Samen inkopen, Samen werken

Samen inkopen, Samen werken Een businesscase voor Oldambt, Delfzijl en Stadskanaal Tineke Lupi

René Koenen (Fm Portal® Inkoop) en Gert Walhof (Gert Walhof inkoopadvies)

Samen inkopen, Samen werken Een businesscase voor Oldambt, Delfzijl en Stadskanaal

René Koenen (Fm Portal® Inkoop) en Gert Walhof (Gert Walhof advies)

Den Haag, september 2015

Uitgave Platform31 Den Haag, september 2015 Redactie: Wim Vierling, Platform31

Postbus 30833, 2500 GV Den Haag www.platform31.nl

Inhoudsopgave Voorwoord

5

1 Aanleiding onderzoek

6

2 Onderzoeksvragen en aanpak onderzoek

7

3 Resultaten onderzoeken en analyses

8

4 Business case inkoopsamenwerking

15

5 Conclusies en aanbevelingen

23

6 Aanzet tot implementatieplan

26

7 Bijlage

28

Voorwoord Het experiment ‘Nieuwe juridische en financiële instrumenten in de strijd tegen leegstand en verpaupering in de binnenstad’ maakt deel uit van het experimentenprogramma ‘bevolkingsdaling tweede ronde’ van het ministerie van BZK. Binnen dit experiment wordt - in overleg en samenwerking tussen gemeente Oldambt, binnenstadsondernemers en deskundigen - langs twee lijnen gezocht naar een oplossing voor de toenemende leegstand en verpaupering om daarmee een belangrijke stap te zetten naar een aantrekkelijker winkelcentrum. De eerste lijn zet in op het vinden van werkbare juridische instrumenten die de functie en uitstraling van panden en percelen in het winkelgebied (centrum en schil) versterken. In de tweede lijn staat de zoektocht naar en ontwikkeling van nieuwe financieringsvormen centraal waarmee gemeente en ondernemers samen trachten financiële middelen te genereren om het winkelgebied te versterken. Binnen de tweede lijn hebben de ondernemersorganisaties van binnenstadsondernemers in Delfzijl, Winschoten en Stadskanaal de handen ineen geslagen. Eerste stap daarbij was het uitzetten van een onderzoek waarin wordt nagegaan of, en zo ja in welke mate, samenwerking op het gebied van inkoop tot kostenvoordeel leidt. Het onderzoek diende ook inzicht te bieden in de voorwaarden om inkoopsamenwerking succesvol te gaan invoeren. Drie organisaties ontvingen een offerteverzoek. ®

1

Medio mei 2015 werd Fm Portal Inkoop de onderzoeksopdracht gegund. Het onderzoek is in de ®

periode van mei-juli 2015 uitgevoerd door Fm Portal Inkoop en Gert Walhof advies. Het onderzoek laat zien dat de centrumondernemers in Delfzijl, Winschoten en Stadskanaal die gaan

5

deelnemen aan het beoogde inkoopsamenwerkingsverband op diverse productgroepen een aanzienlijk inkoopvoordeel van gemiddeld 20 procent kunnen gaan behalen. De risico’s voor de ondernemers en ®

de ondernemersverenigingen zijn klein. Dit heeft vooral te maken met het feit dat Fm Portal Inkoop als franchisegever weinig verplichtingen vooraf oplegt en afrekent op basis van de daadwerkelijk gerealiseerde gezamenlijke omzet. Alleen indien de aanpak geen succes heeft, zou dit voor de ondernemersverenigingen als mede initiatiefnemers kunnen leiden tot beperkte imagoschade. Indien het inkoopvoordeel praktijk wordt, is nadere afstemming nodig tussen de leden en besturen binnen de ondernemersverenigingen om na te gaan welk deel van het voordeel ten goede komt aan het bedrijfsresultaat van de deelnemende ondernemers en welk geïnvesteerd zal worden in gezamenlijke activiteiten. Ruud Dorenbos Platform31

_________ 1

Vertegenwoordigers van de drie gemeenten, de lokale ondernemersverenigingen en Platform31 vormden namens de opdrachtgevers de begeleidingsgroep. De gemeente Oldambt trad op als penvoerder. Het onderzoek is financieel mogelijk gemaakt door bijdragen van de provincie Groningen en de gemeenten Oldambt, Delfzijl en Stadskanaal.

Samen inkopen, Samen werken

1 Aanleiding onderzoek De Organisaties van Centrumondernemers in Oldambt, Delfzijl en Stadskanaal willen de concurrentiekracht van de aangesloten ondernemers versterken. Samenwerking bij het inkopen van goederen en diensten lijkt aantrekkelijk om voordeel te behalen. Een onderzoek moet zicht geven op de mogelijke resultaten en voorwaarden om inkoopsamenwerking succesvol te gaan invoeren. Het inkoopvoordeel kan zowel worden gebruikt voor het verbeteren van het resultaat van de deelnemende bedrijven als voor gezamenlijke activiteiten. ®

Fm Portal Inkoop wordt in de memo van 12 december 2014 (Gert Jan van ’t Land, gemeente Oldambt) uitgenodigd een onderzoeksvoorstel te maken. Dit voorstel wordt op 2 januari 2015 aangeleverd en op 18 februari 2015 aan de begeleidingsgroep gepresenteerd. Na een gesprek op 24 april 2015 met een ®

afvaardiging van de begeleidingsgroep, stuurt Fm Portal Inkoop op 12 mei 2015 een aangepaste versie van het voorstel. Dit voorstel wordt goedgekeurd. Op 22 mei 2015 verstrekt de penvoerder, de gemeente Oldambt, de opdracht voor het uitvoeren van het onderzoek. Het

onderzoek

‘Voorstel

tot

opstarten

Inkoopsamenwerking’

maakt

deel

uit

van

het

experimentenprogramma 2de ronde bevolkingsdaling van het ministerie van Binnenlandse Zaken. Opdrachtgevers voor het onderzoek ‘Voorstel tot opstarten Inkoopsamenwerking’ zijn de gemeenten Oldambt, Delfzijl en Stadskanaal en Platform31. Het onderzoek is financieel mogelijk gemaakt door bijdragen van de provincie Groningen en de gemeenten Oldambt, Delfzijl en Stadskanaal. 6

Een belangrijke voorwaarde van de opdrachtgevers is, dat ondernemers direct bij het onderzoek worden betrokken. In totaal 13 ondernemers waren bereid deel te nemen aan interviews op 1 juni 2015 en 119 ondernemers hebben in juni 2015 de enquête ingevuld.

2

_________ 2

De onderzoekers willen alle ondernemers die de enquête hebben ingevuld bedanken. Daarnaast bedanken we de medewerkers van de gemeenten Oldambt, Delfzijl en Stadskanaal en de bestuurders van de ondernemersverenigingen, die betrokken waren bij de voorbereidingen. Gert Jan van ’t Land bedanken wij ook voor het leggen van de verbindingen tijdens de uitvoering van het onderzoek.


2 Onderzoeksvragen en aanpak onderzoek Tijdens het onderzoek zijn antwoorden gezocht op de volgende vragen: Hoofdvraag Kunnen

de

centrumondernemers

in

Delfzijl,

Oldambt

en

Stadskanaal

hun

individueel

ondernemingsresultaat verbeteren en hun gezamenlijke activiteiten in de binnensteden financieren door middel van de netto opbrengsten uit inkoopsamenwerking, rekening houdend met de voorwaarden die de ondernemers daaraan stellen? Deelvragen

•

®

Welke voordelen kunnen worden behaald door inkoopsamenwerking met Fm Portal Inkoop toe te passen voor de centrumondernemers in Oldambt, Delfzijl en Stadskanaal?

• •

Wat zijn de kosten, opbrengsten, benodigde inspanningen voor implementatie en risico’s? Wat zijn de wensen van de ondernemers met betrekking tot het verdelen van het netto voordeel tussen de individuele ondernemers en de investeringen in gezamenlijke activiteiten?

•

Hoe ziet een eenvoudige business case er uit en wat is het voorstel voor de aanpak van de implementatie?

Voor de uitvoering van het onderzoek is de volgende aanpak gehanteerd: 7

Voorbereidingen. Het maken van de vraagstelling voor de interviews en enquête. Interviews. Op 1 juni 2015 werd per gemeente een groepsinterview gehouden. Het doel was per interview vijf ondernemers aan tafel te krijgen. In totaal namen dertien ondernemers en drie medewerkers van gemeenten hieraan deel. Naast het verzamelen van informatie om de onderzoeksvragen te kunnen beantwoorden, was het testen van de enquête een belangrijk onderdeel van de interviews. Enquête. Op 11 juni 2015 kregen de leden van de ondernemersverenigingen Centrumondernemers Oldambt, Handelsvereniging Centrum Delfzijl en Centrum Winkeliers Stadskanaal een e-mail met het verzoek de web-enquête in te vullen. Voor iedere ondernemersvereniging werd een lokale introductie bij de vragenlijst gemaakt. De vragenlijst zelf was uniform. Bij de uitvoering was er daarom technisch sprake van drie enquêtes. De uitnodigingen tot deelname en een aantal herinneringen werden door de secretariaten van de ondernemersverenigingen verstuurd. In totaal werden 427 ondernemers gevraagd de enquête in te vullen. Op 23 juni 2015 werd de mogelijkheid tot deelname aan de enquête gesloten. Deelname vond anoniem plaats. Rapportage. Het concept rapport met de onderzoeksresultaten, de analyses en de antwoorden op de onderzoeksvragen is op 1 juli 2015 aan de begeleidingsgroep aangeboden. Op die dag werd de inhoud ook gepresenteerd en besproken. Opmerkingen van de begeleidingsgroep werden door de onderzoekers beoordeeld en verwerkt in het definitieve rapport.


3 Resultaten onderzoeken en analyses De resultaten van het onderzoek zijn onder te verdelen in het resultaat van de interviews en het resultaat van de enquêtes. Resultaat interviews Van de interviews is een verslag gemaakt. Daarin staat welke ondernemers aan de interviews deelnamen en wat er over de besproken onderwerpen is opgemerkt. Het verslag is te vinden in de eerste bijlage van dit rapport. Op deze plaats nemen we de belangrijkste resultaten op:

•

De ondernemers zijn geïnteresseerd in inkoopsamenwerking en vooral benieuwd naar wat het kan opleveren (inkoopvoordeel), welke inspanningen gedaan moeten worden om het te verkrijgen en de mate van commitment die moet worden aangegaan (lidmaatschap?, abonnement?, contract?).

•

De

ondernemers

willen

altijd

autonoom

kunnen

beslissen

of

ze

deelnemen

aan

inkoopsamenwerking en van welke leveranciersafspraken ze gebruik gaan maken.

•

De deelnemers stellen dat het belangrijk is, dat lokale en regionale leveranciers een kans krijgen om ook leverancier te worden binnen het inkoopsamenwerkingsverband.

•

De ondernemers willen dat de organisatie die de inkoopsamenwerking ondersteunt niet alleen afspraken maakt met leveranciers over assortiment, kwaliteit, prijzen en condities, maar deze ook bewaakt en actueel houdt. Een aantal ervaringen met inkoopsamenwerking is soms positief, “wij hebben de premies voor een aantal verzekeringen bijna weten te halveren” en soms negatief “toen

8

ik de collectief gecontracteerde leverancier vroeg om een betere prijs, kreeg ik die bijna direct”.

•

Over de mogelijkheden om ook ondernemers buiten de centrumondernemers te laten deelnemen verschillen de meningen. In Oldambt ziet men mogelijkheden zo de gezamenlijke inkoopomzet en het voordeel te vergroten. In Delfzijl lijken de mogelijkheden beperkt (Seaports, grote chemie- en energie bedrijven hebben een eigen infrastructuur voor contracteren leveranciers).

•

Over de wenselijkheid om een deel van het door gezamenlijk inkopen verkregen voordeel in te zetten voor gezamenlijke activiteiten wordt verschillend gedacht. Iedereen is het er over eens dat primair de ondernemers direct moeten profiteren. In Delfzijl en Stadskanaal is de mening dat het gehele inkoopvoordeel ten goede moet komen aan de ondernemers. In Winschoten vinden de deelnemers het nuttig dat zij een klein deel voor gezamenlijke activiteiten kunnen inzetten.

•

Er zijn meerdere aanbevelingen gedaan voor wat betreft de enquête:

o o

Stuur per ondernemersvereniging een enquête uit met een eigen introductie. Zorg ervoor dat het invullen van de enquête maximaal vijf minuten in beslag neemt. Ondernemers worden bijna dagelijks lastig gevallen met verzoeken om deel te nemen aan onderzoeken.

o

Pas de vraag over ‘Welk deel inkoopvoordeel voor gezamenlijke activiteiten?’ aan. Geef een paar opties waaruit men kan kiezen.

o •

®

Probeer de aanpak van Fm Portal Inkoop in de vorm van een schema te gieten.

De kennismaking met Fm Portal

®

Inkoop tijdens de interviews in de vorm van een vraag–en-

antwoord spel verloopt goed. De meeste vragen worden direct en naar tevredenheid beantwoord. Wat overblijft is de vraag naar bewijs, werkt het ook in de praktijk voor ons?


Reacties op enquête Hier presenteren we de resultaten van de enquête in een aantal tabellen. Deze volgen de opzet van de vragenlijst (zie bijlage). In de tabellen zijn de resultaten gemarkeerd met een groene kleur die wij de specifieke aandacht van de lezer waard vinden. Gemeente

N

Aantal reacties

%

Oldambt

181

69

38

Stadskanaal

196

36

18

Delfzijl

50

14

28

Totaal

427

119

28

N = aantal uitgestuurde uitnodigingen tot deelname Ondernemers zijn primair met de klanten bezig. Onderzoek naar onderwerpen als inkoopsamenwerking hebben niet de hoogste prioriteit. Indien dan in verenigingsverband een dergelijk onderwerp door middel van een enquête aan de orde komt, is een response van 20 procent en hoger een goed resultaat. Hierdoor zijn de resultaten van de enquête een goede indicatie voor de meningen van de ondernemers. Er is een verschil in respons tussen de drie deelnemende kernen. Dit verschil in respons is te verklaren door de mate waarin de ondernemersverenigingen reminders of herhaalde oproepen tot deelname hebben verzonden. In Oldambt is dit het meest intensief gebeurd. Het onderzoek is primair gericht op de leden van de ondernemersverenigingen die mede initiatiefnemer zijn tot het onderzoek. Uit een toelichting achteraf op de gebruikte adressenbestanden blijkt dat niet

9

altijd alleen de leden zijn benaderd:

•

Oldambt: leden van de Centrumdetaillisten (123 ondernemers) uitgebreid met bedrijven die in de gemeente gevestigd zijn en waar bij de gemeente Oldambt een mailadres van bekend is. Er zijn tien ondernemers buiten het centrum gevestigd aan wie de vragenlijst is toegestuurd.

•

Stadskanaal: leden van de Centrum Winkeliers Stadskanaal en de leden van de Algemene Handelsvereniging Stadskanaal.

•

Delfzijl: leden van de Handelsvereniging Centrum Delfzijl.

In alle gemeenten zijn primair de centrumdetaillisten benaderd om deel te nemen aan het onderzoek. In Oldambt en Stadskanaal zijn ook een aantal andere ondernemers benaderd voor deelname aan het onderzoek. Uit de volgende tabel blijkt dat het overgrote deel van de respondenten detaillisten waren. De samenstelling van de groep enquêtedeelnemers is goed bruikbaar voor het onderzoek: alle onderzochte bedrijven zijn ondernemers in één van de drie kernen die deelname aan gezamenlijke inkoop kunnen overwegen.


Profiel deelnemende bedrijven Oldambt Branche

Aantal

Stadskanaal %

Aantal

Delfzijl

%

Aantal

%

Detailhandel

48

70

31

86

14

100

Horeca

5

7

1

3

0

0

Anders

16

23

4

11

0

0

Totaal

69

100

36

100

14

100

Oldambt Omvang op basis aantal medewerkers (fte*)

Aantal

Stadskanaal %

Aantal

Delfzijl

%

Aantal

%

1 - 2 fte

30

43

17

47

5

36

3 - 4 fte

24

35

14

39

5

36

5 - 9 fte

11

16

3

8

1

7

10 > fte

2

3

1

3

1

7

Niet beantwoord

2

3

1

3

2

14

Totaal *Fulltime Employee

69

100

36

100

14

100

Gezien het feit dat de ondernemersverenigingen voornamelijk detaillisten als leden hebben en de leden van deze ondernemersverengingen de kern vormen van de benaderde bedrijven, is het niet 10

verbazingwekkend dat het overgrote deel van de deelnemers als branche ‘Detailhandel’ noemt. Uit de nadere omschrijving bij ‘Anders’ is af te leiden dat het hier vooral gaat om dienstverlenende bedrijven 3

met bedrijven als klant. Het midden- en kleinbedrijf (MKB) wordt nader ingedeeld in midden-, klein- en microniveau op basis van het aantal medewerkers, de omzet en het balanstotaal. Uitgaande van het aantal medewerkers (fte), behoren de meeste deelnemende bedrijven tot de categorie micro (minder dan 10 fte). Voor wat betreft de response in de categorie ‘Niet beantwoord’ lijkt het hier te gaan om zelfstandigen zonder personeel. Potentieel deelnemers inkoopsamenwerking Oldambt Aangesloten bij een keten Nee Ja, het bedrijf is filiaal van een landelijke of regionale keten Ja, het bedrijf is een zelfstandige onderneming en franchisenemer van een landelijke of regionale formule Niet beantwoord Totaal

%

Aantal

%

26

38

21

58

8

57

9

13

7

19

2

14

30

43

7

19

2

14

4

6

1

3

2

14

69

www.mkbservicedesk.nl/documenten/Infographic_mkbservicedesk.pdf


Delfzijl

Aantal

_________ 3

Stadskanaal

100

36

100

Aantal

14

%

100

Oldambt Aangesloten bij een inkoopsamenwerkingsverband Nee

Aantal 49

Stadskanaal % 71

Delfzijl

Aantal 22

% 61

Aantal 5

% 36

Ja

17

25

12

33

7

50

Niet beantwoord

3

4

2

6

2

14

Totaal

69

100

36

100

14

100

Een belangrijk deel van de deelnemers is aangesloten bij een keten of franchiseformule en/of is aangesloten bij een inkoopsamenwerkingsverband. Overigens mogen de antwoorden op deze twee vragen niet worden opgeteld. Een ondernemer kan deelnemen aan een franchiseformule en aan een inkoopsamenwerkingsverband. Uit de interviews weten we dat ketens/ franchiseformules in een aantal gevallen ook afspraken met leveranciers aanbieden voor de inkopen waar de ondernemer niet gebonden is aan de ketens/ franchiseformules. Een voorbeeld dat aan de orde kwam tijdens een interview was van een franchisenemer van een grote landelijke keten, waarvan de franchisenemers zich hebben verenigd en samen met succes onder andere verzekeringen inkopen. Ondernemers die aangesloten zijn bij een keten of franchiseformule moeten over het algemeen een groot deel zo niet alle producten en diensten die ze aan hun klanten aanbieden, verplicht afnemen bij of via de keten of franchisegever. Bij detailhandelsbedrijven gaat het dan vaak om meer dan 60 procent van de omzet. De beoogde inkoopsamenwerking zal daarom waarschijnlijk het meest succesvol zijn als deze is gericht op producten en diensten die worden ingekocht voor de bedrijfsvoering.

11

Het overzicht van de inkoopsamenwerkingsverbanden waar ondernemers bij aangesloten zijn, is divers. Het geeft in ieder geval aan dat een groot deel van de ondernemers ervaringen heeft met inkoopsamenwerking. Uit de interviews weten we dat deze ervaringen zowel positief als negatief zijn. Oldambt Bij keten of inkoopsamenwerking: keuze leveranciers wordt bepaald door ondernemer

Stadskanaal

Delfzijl

Aantal

%

Aantal

%

Aantal

%

Ja

26

74

13

72

6

75

Nee

9

26

5

28

2

25

Totaal

35

100

18

100

8

100

Tussen de 25 en 30 procent van de respondenten die nu aangesloten zijn bij een keten en/of inkoopsamenwerkingsverband geven aan niet vrij te zijn in het kiezen van leveranciers. Dit heeft tot gevolg dat de totale potentiële omzet voor het beoogde inkoopsamenwerkingsverband kleiner wordt. Om dit effect te kwantificeren is nader onderzoek nodig.


Potentieel inkoopsamenwerking: productgroepen en eis inkoopvoordeel Oldambt Productgroepen

Stadskanaal

Delfzijl

Totaal

Aantal

%

Aantal

%

Aantal

%

Aantal

%

Top 8

8

13

3

10

1

3

12

12

6

Verzekeringen Telefonie en dataverbindingen (vast / mobiel / data)

11

18

1

3

4

13

16

16

3

12

20

1

3

4

13

17

17

2

Beveiliging (inbraak en brand)

11

18

1

3

3

10

15

15

4

Schoonmaak (interieur en glasbewassing)

10

17

2

6

2

6

14

14

5

Energie (elektriciteit en gas)

Afvalverwerking

16

27

3

10

6

19

25

24

1

Kantoorartikelen

7

12

2

6

2

6

11

11

7

Airco en cv onderhoud

7

12

1

3

2

6

10

10

8

Totaal aantal deelnemers enquete Gebonden door keten/franchise/inkoopsamenwerking Totaal potentiële deelnemers inkoopsamenwerking

69

36

14

119

9

5

2

16

60

31

12

103

Top 8 = rangorde op basis aantal keren geselecteerd door ondernemers. De ondernemers is gevraagd om aan te geven welke productgroepen ze interessant vinden om onder te brengen in de beoogde inkoopsamenwerking. Daarbij is gevraagd om een indicatie te geven van de jaarlijkse afname in de betreffende productgroep bij de huidige leverancier en om een indicatie van het minimale procentuele inkoopvoordeel dat de inkoopsamenwerking moet opleveren, wil men een overstap naar een andere leverancier overwegen. 12

De in bovenstaand overzicht genoemde productgroepen zijn gekozen op basis van de ervaringen van Fm Portal

®

Inkoop en getoetst tijdens de interviews. Respondenten konden alle productgroepen

invullen, maar ook na één productgroep doorgaan naar de volgende vraag uit de enquête. Vaak is door de ondernemers wel de productgroep ingevuld, maar geen opgave gedaan van de jaarafname en de minimale eis inkoopvoordeel. Afhankelijk van de productgroep geeft tussen de 10 en 20 procent van de ondernemers in Oldambt en Delfzijl aan, die potentieel kunnen gaan deelnemen (totaal aantal respondenten -/- respondenten die niet zelfstandig kunnen beslissen), gebruik te willen maken van één of meerdere productgroepen binnen het nieuwe inkoopsamenwerkingsverband. In Stadskanaal is de animo beduidend lager en ligt deze tussen de 5 en 10 procent. Uit de enquête blijkt dat ondernemers minimaal 10 procent inkoopvoordeel als ondergrens zien, om van de huidige naar een leverancier te willen switchen waarmee binnen het inkoopsamenwerkingsverband afspraken zijn gemaakt.


Ondernemers is ook gevraagd aan te geven welke andere productgroepen kansrijk zijn, maar niet in de tabel staan. Dit levert het volgende overzicht op: Andere interessante pakketten Brandstof Juridische Bijstand Aannemers voor verbouwing/renovatie Advertenties en promotiemateriaal Zonnepanelen Verlichting (armaturen/tl-buizen) Service en toebehoren kasregisters * * Genoemd tijdens interviews Verdeling inkoopvoordeel Oldambt Bereidheid om klein deel voordeel in te zetten voor financiering gezamenlijke activiteiten.

Aantal

Stadskanaal

%

Aantal

Delfzijl

%

Aantal

%

Ja

16

31

8

32

7

70

Nee

36

69

17

68

3

30

Totaal

52

100

25

100

10

100

Oldambt Verdeling inkoopvoordeel: bedrijf / gezamenlijke activiteiten

Aantal

13

Stadskanaal %

Aantal

Delfzijl

%

Aantal

%

95 % - 5%

2

13

0

0

2

29

90 % - 10%

6

38

3

38

2

29

85 % - 15%

3

19

2

25

2

29

80 % - 20%

4

25

1

13

1

14

Anders

1

6,25

2

25

0

0

Totaal

16

100

8

100

7

100

Van de ondernemers die kunnen deelnemen aan inkoopsamenwerking en deze vraag hebben beantwoord, geeft ruim tweederde in Oldambt en Stadskanaal aan niet bereid te zijn een deel van het inkoopvoordeel te investeren in gezamenlijke activiteiten. In Delfzijl is dit andersom en geeft ruim tweederde aan, deze bereidheid wel te hebben. Opvallend is, dat tijdens de interviews in Oldambt en Delfzijl deze verhouding omgekeerd was. De ondernemers die bereid zijn een deel van het inkoopvoordeel te investeren in gezamenlijke activiteiten kiezen verspreid over de mogelijkheden voor wat betreft de verdeling van het voordeel. Als er sprake is van een rode draad dan kan worden gezegd dat de meeste respondenten bereid zijn tussen de 10 procent en 15 procent van het inkoopvoordeel te investeren in gezamenlijke activiteiten. Daarbij hoort de kanttekening dat bij de vraag als aanname werd vermeld, dat het inkoopvoordeel 20 procent zou bedragen (van iedere € 100 inkoopvoordeel mag tussen de € 10 en € 15 naar gezamenlijke activiteiten gaan).


Afsluitende opmerkingen De ondernemers krijgen aan het einde van de enquête de mogelijkheid opmerkingen te maken. Een aantal respondenten neemt de mogelijkheid te baat om aan te geven gebonden te zijn aan inkoopafspraken van een keten of franchiseorganisatie. Ook wordt een aantal keren gemeld dat men denkt te klein te zijn om van inkoopsamenwerking te profiteren of dat men de inkoop “al goed geregeld” heeft. Een aantal respondenten geeft aan ook mogelijkheden te zien als leverancier binnen het inkoopsamenwerkingsverband.

14


4 Business case inkoopsamenwerking De afspraak is om een eenvoudige business case te maken waarin baten, kosten en voorwaarden aan de orde komen. Deze business case is uiteraard gebaseerd op de beschikbare informatie uit het onderzoek en een aantal aannames. Het volgende kan worden opgemerkt: Baten Voor de baten is een prognose gemaakt van het te realiseren inkoopvoordeel en de verdeling daarvan. Er zijn natuurlijk ook een aantal andere voordelen die moeilijker direct in geld zijn uit te drukken. We noemen:

•

Inkoopvoordeel betekent dat bedrijven de concurrentiestrijd beter aan kunnen. Het voordeel kan immers dienen ter verbetering van het bedrijfsresultaat en/of worden geïnvesteerd.

•

®

Doordat de organisatie gebruik maakt van een externe provider (in dit geval Fm Portal Inkoop) is een ondernemer minder tijd bezig met inkopen.

•

Door inkoopsamenwerking te organiseren voor de leden worden de ondernemersverenigingen aantrekkelijker. Dit heeft invloed op ledentrouw en het maakt de vereniging aantrekkelijker voor nieuwe leden.

Deze voordelen zijn niet gekapitaliseerd en als baten opgenomen. De formule om de baten per productgroep te berekenen is: aantal deelnemers x bemiddelde (=via de

15

gezamenlijke inkoop tot stand gebrachte) omzet per deelnemer per jaar x inkoopvoordeel. Vervolgens kunnen alle productgroepen worden opgeteld om te komen tot de totale gezamenlijke omzet en inkoopvoordeel. De aanname is, dat door positieve ervaringen en het aflopen van afspraken van individuele ondernemers met bestaande leveranciers in de tijd de deelname van ondernemers zal toenemen. Samen zijn dit de variabelen die kunnen worden beïnvloed voor hogere baten. Bij het lezen van de tabellen zijn de volgende opmerkingen van belang:

•

Productgroepen: de in de enquête genoemde productgroepen kunnen

worden uitgebreid (zie

suggesties ondernemers), wat tot een hogere gezamenlijke omzet en inkoopvoordeel zal leiden.

•

Aantal deelnemers: het vertrekpunt is het totaal aantal ondernemers dat benaderd is om aan de enquête deel te nemen gecorrigeerd voor de ondernemers die gebonden zijn aan andere inkoopafspraken en daarom niet kunnen deelnemen aan de beoogde inkoopsamenwerking.Er is gewerkt met een indicatie van potentiële deelname van ondernemers. Voor wat betreft de deelname per productgroep is in het eerste jaar uitgegaan van de resultaten uit de enquête. Daarnaast is een ambitie na drie jaren inkoopsamenwerking opgenomen, waarbij de aanname is dat dan de deelname is gestegen naar 50 procent van de ondernemers die potentieel aan het beoogde inkoopsamenwerkingsverband kunnen deelnemen. Hierbij moet worden opgemerkt dat het groeitempo om de ambities na drie jaar te bereiken per gemeente verschillend is. De enquête laat immers zien dat er verschillende interesses zijn per gemeente met betrekking tot het inkopen van bepaalde productgroepen binnen het beoogde samenwerkingsverband.

•

De indicatie voor de bemiddelde omzet is uit de resultaten van de enquête af te leiden. Gezien het beperkte aantal antwoorden is deze indicatie vergeleken met vergelijkbare klanten in het segment


®

van detaillisten bij Fm Portal Inkoop. Hierbij hebben wij naar de meest voorkomende diensten gekeken die nu afgenomen worden door een gemiddeld MKB bedrijf. Deze klanten hebben de ®

onderstaande kosten in 2014 via Fm Portal Inkoop. De genoemde bedragen zijn inclusief alle belastingen en BTW.

o o o •

Jaarrekening voor energie € 5.872,00 Jaarrekening voor afval € 711,00 Jaarrekening voor kantoorartikelen € 1.267,00

In het onderzoek is gewerkt met de aanname dat het inkoopvoordeel 20 procent is. Dit is gebaseerd op de ervaringen van Fm Portal

®

Inkoop. Daarvan is 12,5 procent bestemd voor

gezamenlijke activiteiten. (van iedere € 100 inkoopvoordeel gaat gemiddeld € 12,50 naar gezamenlijke activiteiten). De resultaten zijn in de volgende tabellen per gemeente uitgewerkt.

16


Oldambt Resultaat 1 jaar na introductie

Ambitie na 3 jaren

Productgroep

Indicatie Potentieel jaarafname per aantal deelnemer deelnemers

Afvalverwerking

€

1.000

13

21

€

20.996

€

4.199

€

525

50

79

€

78.735

€

15.747

€

1.968


€

2.000

18

29

€

57.739

€

11.548

€

1.443

50

79

€

157.470

€

31.494

€

3.937

€

1.000

20

31

€

31.494

€

6.299

€

787

50

79

€

78.735

€

15.747

€

1.968

Beveiliging (inbraak en brand) Schoonmaak (interieur en glasbewassing)

€

1.000

18

29

€

28.870

€

5.774

€

722

50

79

€

78.735

€

15.747

€

1.968

€

1.000

17

26

€

26.245

€

5.249

€

656

50

79

€

78.735

€

15.747

€

1.968


€

4.000

27

42

€

167.968

€

33.594

€

4.199

50

79

€

314.940

€

62.988

€

7.874

Kantoorartikelen

€

1.000

12

18

€

18.372

€

3.674

€

459

50

79

€

78.735

€

15.747

€

1.968


€

1.500

12

18

€

27.557

€

5.511

€

689

50

79

€

118.103

€

23.621

€

2.953

€

379.240

€ 75.848

€

9.481

€

984.188

€ 196.838

€

24.605

%

Totaal Totaal aantal leden % leden dat niet kan deelnemen Potentiele deelnemers

Gezamenlijke Inkoopomzet voordeel

Waarvan voor gezamenlijke activiteiten.

absoluut €

Potentieel aantal deelnemers %

181


Gezamenlijke Inkoopomzet voordeel absoluut €

17

13 157

Toelichting tabel gemeente Oldambt ®

Op basis van een indicatieve afname per jaar per productgroep (meest linker kolom) die is gebaseerd op ervaringsgegevens van Fm Portal Inkoop en de enquêteresultaten (aantal geïnteresseerde ondernemers per productgroep, tweede en derde kolom) is de gezamenlijke inkoopwaarde (kolom omzet) uitgerekend. Op basis van de aanname dat het inkoopvoordeel door gezamenlijke inkoop 20 procent is, kan het gezamenlijke inkoopvoordeel worden uitgerekend. Uitgaande van de in de enquête genoemde percentage van 12,5 procent van het inkoopvoordeel, dat de ondernemers zeggen bereid te zijn hiervan af te staan voor gezamenlijke activiteiten, kan worden berekend welk bedrag beschikbaar komt voor gezamenlijke activiteiten. Deelname aan gezamenlijke inkoop van de ondernemers die aan de enquête hebben deelgenomen, leidt dan tot een bedrag van € 9.481 voor gezamenlijke activiteiten en een inkoopvoordeel van € 75.848 aan het einde van het eerste jaar na introductie. In het rechterdeel van de tabel worden de ambities weergegeven na drie jaar. We gaan er van uit dat dan 50 procent van de centrumondernemers deelneemt aan gezamenlijke inkoop. Op dezelfde wijze als hiervoor leidt deze situatie tot een budget van € 24.605 voor gezamenlijke activiteiten en een inkoopvoordeel van € 196.838. Alle bedragen zijn op jaarbasis en netto na afdracht van kosten die gezamenlijke inkoop met zich meebrengt.


Delfzijl Resultaat 1 jaar na introductie

Ambitie na 3 jaren

Productgroep


Afvalverwerking

€

1.000

3

1

€

1.387

€

277

€

35

50

22

€

21.500

€

4.300

€

538


€

2.000

13

6

€

11.097

€

2.219

€

277

50

22

€

43.000

€

8.600

€

1.075

€

1.000

13

6

€

5.548

€

1.110

€

139

50

22

€

21.500

€

4.300

€

538


€

1.000

10

4

€

4.161

€

832

€

104

50

22

€

21.500

€

4.300

€

538

€

1.000

6

3

€

2.774

€

555

€

69

50

22

€

21.500

€

4.300

€

538


€

4.000

19

8

€

33.290

€

6.658

€

832

50

22

€

86.000

€

17.200

€

2.150

Kantoorartikelen

€

1.000

6

3

€

2.774

€

555

€

69

50

22

€

21.500

€

4.300

€

538


€

1.500

6

3

€

4.161

€

832

€

104

50

22

€

32.250

€

6.450

€

806

€

65.194

€ 13.039

€

1.630

€

268.750

€

53.750

€

6.719

%

Totaal



absoluut €




absoluut €

18 Totaal aantal leden

50

% leden dat niet kan deelnemen

14

Potentiele deelnemers

43

Toelichting tabel gemeente Delfzijl ®

Op basis van een indicatieve afname per jaar per productgroep (meest linker kolom) die is gebaseerd op ervaringsgegevens van Fm Portal Inkoop en de enquêteresultaten (aantal geïnteresseerde ondernemers per productgroep, tweede en derde kolom) is de gezamenlijke inkoopwaarde (kolom omzet) uitgerekend. Op basis van de aanname dat het inkoopvoordeel door gezamenlijke inkoop 20 procent is, kan het gezamenlijke inkoopvoordeel worden uitgerekend. Uitgaande van de in de enquête genoemde percentage van 12,5 procent van het inkoopvoordeel, dat de ondernemers zeggen bereid te zijn hiervan af te staan voor gezamenlijke activiteiten, kan worden berekend welk bedrag beschikbaar komt voor gezamenlijke activiteiten. Deelname aan gezamenlijke inkoop van de ondernemers die aan de enquête hebben deelgenomen, leidt dan tot een bedrag van € 1.630 voor gezamenlijke activiteiten en een inkoopvoordeel van € 13.039 aan het einde van het eerste jaar na introductie. In het rechterdeel van de tabel worden de ambities weergegeven na drie jaar. We gaan er van uit dat dan 50 procent van de centrumondernemers deelneemt aan gezamenlijke inkoop. Op dezelfde wijze als hiervoor leidt deze situatie tot een budget van € 6.719 voor gezamenlijke activiteiten en een inkoopvoordeel van € 53.750. Alle bedragen zijn op jaarbasis netto na afdracht van kosten die gezamenlijke inkoop met zich meebrengt.


Stadskanaal Resultaat 1 jaar na introductie

Ambitie na 3 jaren

Productgroep


Afvalverwerking

€

1.000

10

16

€

15.933

€

3.187

€

398

50

82

€

82.320

€

16.464

€

2.058


€

2.000

3

5

€

10.622

€

2.124

€

266

50

82

€

164.640

€

32.928

€

4.116

€

1.000

3

5

€

5.311

€

1.062

€

133

50

82

€

82.320

€

16.464

€

2.058


€

1.000

3

5

€

5.311

€

1.062

€

133

50

82

€

82.320

€

16.464

€

2.058

€

1.000

6

11

€

10.622

€

2.124

€

266

50

82

€

82.320

€

16.464

€

2.058


€

4.000

10

16

€

63.732

€

12.746

€

1.593

50

82

€

329.280

€

65.856

€

8.232

Kantoorartikelen

€

1.000

6

11

€

10.622

€

2.124

€

266

50

82

€

82.320

€

16.464

€

2.058


€

1.500

3

5

€

7.966

€

1.593

€

199

50

82

€

123.480

€

24.696

€

3.087

€

130.119

€ 26.024

€

3.253

€ 205.800

€

25.725

%

Totaal



absoluut €




absoluut €

€ 1.029.000

19 Totaal aantal leden % leden dat niet kan deelnemen Potentiele deelnemers

196 16 165

Toelichting tabel gemeente Stadskanaal ®

Op basis van een indicatieve afname per jaar per productgroep (meest linker kolom) die is gebaseerd op ervaringsgegevens van Fm Portal Inkoop en de enquêteresultaten (aantal geïnteresseerde ondernemers per productgroep, tweede en derde kolom) is de gezamenlijke inkoopwaarde (kolom omzet) uitgerekend. Op basis van de aanname dat het inkoopvoordeel door gezamenlijke inkoop 20 procent is, kan het gezamenlijke inkoopvoordeel worden uitgerekend. Uitgaande van de in de enquête genoemde percentage van 12,5 procent van het inkoopvoordeel, dat de ondernemers zeggen bereid te zijn hiervan af te staan voor gezamenlijke activiteiten, kan worden berekend welk bedrag beschikbaar komt voor gezamenlijke activiteiten. Deelname aan gezamenlijke inkoop van de ondernemers die aan de enquête hebben deelgenomen leidt dan tot een bedrag van € 3.253 voor gezamenlijke activiteiten en een inkoopvoordeel van € 26.024 aan het einde van het eerste jaar na introductie. In het rechterdeel van de tabel worden de ambities weergegeven na drie jaar. We gaan er van uit dat dan 50 procent van de centrumondernemers deelneemt aan gezamenlijke inkoop. Op dezelfde wijze als hiervoor leidt deze situatie tot een budget van € 25.725 voor gezamenlijke activiteiten en een inkoopvoordeel van € 205.800. Alle bedragen zijn op jaarbasis netto na afdracht van kosten die gezamenlijke inkoop met zich meebrengt.


Kosten ®

De kosten bestaan vooral uit de fee voor de faciliterende organisatie (Fm Portal Inkoop). Deze fee is bij het berekenen van het inkoopvoordeel in de tabellen in de vorige alinea al verrekend. Dit betekent dat het getoonde inkoopvoorbeeld netto voor de ondernemers is en er niets meer aan Fm Portal

®

Inkoop moet worden afgedragen. ®

De aanpak en de opbouw van de fee van Fm Portal Inkoop is als volgt:

•

®

Fm Portal Inkoop treedt naar de ondernemersverenigingen die het inkoopsamenwerkingsverband willen

starten

op

als

franchisegever

van

aanpak

van

Fm

Portal

®

Inkoop.

De

ondernemersverenigingen worden franchisenemers en hebben de mogelijkheid om een zelf gekozen naam en/of label te gebruiken. De ondernemers die via de ondernemersverengingen ®

gebruik maken van Fm Portal Inkoop betalen niet het abonnement van € 200 exclusief btw per ®

jaar, dat Fm Portal Inkoop normaal in rekening brengt.

•

®

Fm Portal Inkoop brengt bij de meeste diensten en producten over de gezamenlijke omzet van de deelnemende ondernemers een fee van 5 procent in rekening bij de leverancier. Dit is al meegenomen in de prijs die de ondernemer aangeboden heeft gekregen. Deze fee is als volgt opgebouwd:

Omschrijving

Percentage

Kick-back fee voor vereniging

40%

®

Backoffice Fm Portal Inkoop

40%

Research & Development

10%

Licentie fee

10%

5% fee van contract/ factuurbedrag

21

100%

In de meeste gevallen wordt er gerekend met een fee van 5 procent op het contract of factuurbedrag. Er zijn echter ook diensten waar meer of minder fee wordt berekend of er met een eenmalig bonus per afname wordt gewerkt. De verdeling van de fee zal in deze gevallen hetzelfde worden berekend. Om verwarring te voorkomen moet worden opgemerkt dat in bovenstaande tabel de kick-back fee voor ®

verenigingen is opgenomen, zoals deze door Fm Portal Inkoop standaard wordt gehanteerd. In de enquête is aan de ondernemers gevraagd welk deel van het inkoopvoordeel men zou willen afstaan ®

voor gezamenlijke activiteiten. De standaard kick-back fee van Fm Portal Inkoop en het resultaat van de enquête wijken van elkaar af. Uitgedrukt in een percentage van de omzet gaat het om respectievelijk 2 procent en 2,5 procent.

•

®

Fm Portal Inkoop kan de deelnemende ondernemers onder andere de volgende diensten leveren:

o o o o o o o

Energie/gas Telefonie; Afval Verzekering WOZ; Beveiliging; Kantoorartikelen.


Een totaal overzicht van de producten en diensten die Fm Portal® Inkoop levert, kunt u terecht op de website fmportal.nl. Kritische succesfactoren Op basis van het onderzoek zijn er een aantal kritische succesfactoren te benoemen die voorwaarde ®

zijn voor een succesvolle introductie van inkoopsamenwerking door middel van Fm Portal Inkoop:

•

Binnen de ondernemersverenigingen zal nog een nader gesprek met de leden moeten plaatsvinden om afspraken te maken over het niveau en kwaliteit van de gezamenlijke activiteiten, hoe deze te financieren en of het herverdelen van het inkoopvoordeel daar een rol bij gaat spelen? Ook gezien de verschillende constructies per gemeente voor de financiering van gezamenlijke activiteiten op dit moment c.q. de plannen die daarvoor nu in behandeling zijn, is dit een discussie die lokaal moet plaatsvinden. De aanbeveling is om daarbij te werken met een plan waarbij de gezamenlijke activiteiten concreet worden gemaakt.

•

®

Het is belangrijk dat Fm Portal Inkoop een ‘proof of concept’ gaat leveren. Ondernemers willen in de praktijk zien of de aanpak werkt. Tijdens één van de interviews werd voorgesteld om per gemeente een pilot op te zetten. Bij het beantwoorden van de enquête heeft een aantal ondernemers hun belangstelling kenbaar gemaakt.

•

®

Het is belangrijk dat Fm Portal Inkoop bij de start van de beoogde inkoopsamenwerking ook een aantal afspraken met lokale en regionale leveranciers kan aanbieden of op verzoek moet kunnen maken. Voor veel ondernemers zijn bestaande inkooprelaties immers belangrijk.

• 22

De introductie van de inkoopsamenwerking door middel van Fm Portal

®

Inkoop vraagt om een

goed plan dat per ondernemersvereniging en de daarbij behorende inzet. Daarbij kunnen ondernemers als ambassadeur gaan optreden, maar niet eerder dan dat zij zelf positieve ervaringen hebben opgedaan.


5

Conclusies en aanbevelingen

Antwoorden op onderzoeksvragen ®

Op basis van de resultaten van het onderzoek en de ervaring van Fm Portal Inkoop elders kunnen de in hoofdstuk 2 van dit rapport gestelde vragen als volgt worden beantwoord. Het is belangrijk bij het lezen van deze antwoorden steeds de kritische succesfactoren in beeld te houden. Deelvragen 

®

Welke voordelen kunnen worden behaald door inkoopsamenwerking met Fm Portal Inkoop toe te passen voor de Centrumondernemers in Oldambt, Delfzijl en Stadskanaal?

Ondernemers die gaan deelnemen aan het beoogde inkoopsamenwerkingsverband kunnen op diverse productgroepen een aanzienlijk inkoopvoordeel van gemiddeld 20 procent gaan behalen. Daarnaast zijn er ook een aantal kwalitatieve voordelen te behalen voor zowel ondernemers als de ondernemersverenigingen. Deze voordelen zijn wel beschreven maar niet gekapitaliseerd.



Wat zijn de kosten, opbrengsten, benodigde inspanningen voor implementatie en risico’s?

Ten behoeve van de businesscase is een indicatie gemaakt van de baten van de inkoopsamenwerking

23

voor de deelnemende ondernemers en de ondernemersverenigingen. Het gaat om aanzienlijke bedragen die door de uitbreiding van het aantal productgroepen en het aantal deelnemende ondernemers een groot groeipotentieel hebben. Voor wat betreft het aandeel ter financiering van gezamenlijke activiteiten, uitgedrukt als een percentage van de gezamenlijke omzet, moet worden opgemerkt dat op basis van de resultaten van de enquête in de businesscase gerekend is met 2,5%, ®

terwijl de standaard kick back fee van Fm Portal Inkoop voor de meeste productgroepen 2% is van de omzet. De 2,5 % is gebaseerd op de uitkomst van de vraag dat men gemiddeld bereid is 12,5% van het inkoopvoordeel over te hebben voor gezamenlijke activiteiten. Als er dan 12,5% van 20% inkoopvoordeel berekend wordt, is dit 2,5% van de omzet (100%). Met die 2,5% is in de businesscase gerekend. Indien voor de beoogde inkoopsamenwerking wordt gewerkt met de standaard ‘kick back fee’, dan moeten de berekeningen van het inkoopvoordeel voor gezamenlijke activiteiten in de businesscases licht naar beneden worden bijgesteld. De risico’s voor de ondernemers en de ondernemersverenigingen zijn klein. Dit heeft vooral te maken ®

met het feit dat Fm Portal Inkoop als franchisegever weinig verplichtingen vooraf oplegt en afrekent op basis van de daadwerkelijk gerealiseerde gezamenlijke omzet. Indien de aanpak geen succes heeft, zou dit voor de ondernemersverenigingen als mede initiatiefnemers kunnen leiden tot beperkte imagoschade. 

Wat zijn de wensen van de ondernemers met betrekking tot het verdelen van het netto voordeel tussen de individuele ondernemers en de investeringen in gezamenlijke activiteiten?

De meeste ondernemers in Oldambt en Stadskanaal vinden dat het gehele inkoopvoordeel aan de individuele ondernemers moet worden uitgekeerd. In Delfzijl is de mening tegenovergesteld. Indien de ondernemersverenigingen starten met de Fm Portal

®

Inkoop en de gebruikelijke aanpak gaan


implementeren, is het raadzaam om de kick back fee van Fm Portal

®

Inkoop naar de

ondernemersverenigingen inzichtelijk te maken voor de ondernemers en afspraken te maken hoe deze gelden te besteden.



Hoe ziet een eenvoudige businesscase er uit en wat is het voorstel voor de aanpak van de implementatie?

De businesscase bestaat uit baten, kosten en kritische succesfactoren zoals aangegeven in hoofdstuk ®

5. In hoofdstuk 6 heeft Fm Portal Inkoop een eerste schets gemaakt van een implementatieplan. Hoofdvraag 

Kunnen de Centrumondernemers in Oldambt, Delfzijl en Stadskanaal hun individueel ondernemingsresultaat verbeteren en hun gezamenlijke activiteiten in de binnensteden financieren door middel van de netto opbrengsten uit inkoopsamenwerking, rekening houdend met de voorwaarden die de ondernemers daaraan stellen?

Ondernemers in Oldambt, Delfzijl en Stadskanaal kunnen aanzienlijke inkoopvoordelen realiseren door samen te werken. Hoe dit inkoopvoordeel wordt gebruikt is een verdelingsvraagstuk. Per gemeente kunnen de ondernemers met de bestuurders van de ondernemersverenigingen en vertegenwoordigers van de gemeente hierover afspraken maken. Samenwerken om inkoopvoordeel te behalen met Fm Portal 24

®

Inkoop sluit aan bij de belangrijkste voorwaarden die ondernemers daaraan stellen: geen

contracten, abonnementen of andere verplichtingen vooraf en ook regionale- en lokale afspraken met leveranciers aanbieden.

Conclusies 

De ondernemers zijn geïnteresseerd in inkoopsamenwerking. Om de stap van interesse naar daadwerkelijke deelname te overbruggen willen ze graag bewijs. Bewijs dat het ®

inkoopvoordeel geleverd wordt en dat de ondersteuning door Fm Portal Inkoop in de praktijk werkt zoals gepresenteerd. 

De ondernemersverenigingen kunnen voor de leden een belangrijke rol spelen door als ®

franchisenemer van Fm Portal Inkoop namens de leden te gaan optreden. Daardoor wordt ®

het gebruik van de dienstverlening van Fm Portal Inkoop gratis (normaal abonnement € 200 exclusief btw per jaar) en krijgen de verenigingen een ‘kick back fee’ als percentage van de omzet. Over de bestemming van deze fee is goede afstemming tussen leden en bestuur nodig. 

De ondernemers verwachten dat Fm Portal

®

Inkoop ook afspraken met lokale en ®

regionale leveranciers gaat aanbieden. Fm Portal is goed in staat om afspraken te maken met regionale/lokale toeleveranciers om zo tegemoet te komen aan deze wens. Een aantal ®

ondernemers ziet kansen om ook als leverancier van Fm Portal Inkoop te gaan leveren aan collega ondernemers in de regio.




®

De Fm Portal Inkoop formule voldoet aan de verwachtingen van de ondernemers. Geen abonnementen of contracten om mee te kunnen doen, zelf kunnen beslissen van welke afspraken met leveranciers gebruik wordt gemaakt, ondersteuning bij het inzichtelijk houden van de lopende afspraken per ondernemer en het actueel houden van de contracten met leveranciers.



De inkoopsamenwerking kan vooral succesvol zijn waar het producten en diensten betreft die ondernemers nodig hebben voor de eigen bedrijfsvoering. De zogenaamde facilitaire producten en diensten.



In

Oldambt

en

Stadskanaal

vindt

tweederde

van

de

ondernemers

dat

het

inkoopvoordeel geheel ten goede aan het bedrijfsresultaat moet komen. In Delfzijl wil tweederde van de ondernemers wel een deel van het inkoopvoordeel investeren in gezamenlijke activiteiten. Dit vraagt om nadere afstemming tussen de leden en besturen binnen de ondernemersverenigingen. Tot slot Ondernemers willen graag inkoopvoordeel behalen om het bedrijfsresultaat te verbeteren. Een deel van dit inkoopvoordeel investeren in gezamenlijke activiteiten is voor de ondernemers nog niet vanzelfsprekend en voor de ondernemersverenigingen en gemeenten een belangrijke motivatie om er mee te willen starten. Het is belangrijk dat ondernemers, besturen van ondernemersorganisaties en gemeenten hiervoor meer op één lijn komen. Concrete voorbeelden uit andere gemeenten over het effect van gezamenlijke activiteiten op het attractief houden van het centrum voor lokale consumenten

25

(omzet vloeit niet weg) en het attractief maken voor consumenten van buiten de gemeenten (nieuwe omzet kansen) zijn een goede ondersteuning bij dit gesprek. Daarnaast biedt een aanpak van inkoopsamenwerking aangeboden door de ondernemersverenigingen ®

in samenwerking met Fm Portal Inkoop, als het aanbod aan lokale en regionale leveranciers wordt ingevuld, ook een versterking van de onderlinge samenwerking tussen de ondernemers. Succesvolle inkoopsamenwerking ‘van, voor en door’ ondernemers kan ook op andere gebieden samenwerking stimuleren. Beide genoemde punten bieden kansen op versterking van de lokale en regionale economie. Dit is in het belang van alle partijen.


6 Aanzet tot implementatieplan

®

Fm Portal Inkoop ziet een toekomst in het concept GrIP, Groninger Inkoop Platform. Dit platform geeft de mogelijkheid om samen met en voor de lokale ondernemers inkoopvoordeel te behalen. De 26

verschillende ondernemersverenigingen kunnen zich aansluiten bij dit platform en zo kunnen de ®

deelnemende ondernemers gebruik maken van de voordelen van Fm Portal Inkoop.

Welke voordelen zijn er?

•

®

Fm Portal Inkoop ontzorgt op de volgende punten:

o o

Scan op basis van huidige gegevens Verzorging van soepele overstap naar nieuwe leverancier (of overstap van regionale leverancier naar inkopen via GrIP)

o o •

Contractbeheer, waarbij contacten online beschikbaar zijn Beheer van vragen, opmerkingen en klachten

Verdeling van het inkoopvoordeel kan op maat gemaakt worden per vereniging. Bijvoorbeeld aan de hand van postcode verdeling.

• •

Alle verenigingen en stichtingen kunnen zich aansluiten. Er is een mogelijkheid om een algemeen telefoonnummer voor het platform beschikbaar te maken (Kosten zullen hiervoor wel door berekend worden).

•

®

Fm Portal Inkoop zal geïnteresseerde ondernemers benaderen op een manier afgestemd met de initiatief nemers van dit onderzoek. ®

Per gemeente kan Fm Portal Inkoop een aantal pilots uitvoeren om de ondernemer te laten ervaren ®

wat de mogelijkheden zijn. Voor het vervolg werkt Fm Portal Inkoop op basis van het cure no pay ®

principe. Dit betekent dat Fm Portal Inkoop op eigen kosten de scan voor de behoevende service uit voert, maar dat bij een besparing van minimaal 10 procent er van de ondernemer wel verwacht wordt


over te stappen op de aangeboden leverancier. Natuurlijk bepaalt de ondernemer mede welke leveranciers er worden meegenomen in de scan. Stappenplan bij interesse ondernemer Wanneer een ondernemer echt wil gaan besparen volgen er verschillende stappen. Daarom is hieronder in een duidelijk overzicht aangegeven wat de vervolg stappen voor de ondernemers zullen zijn. Er zal contact zijn tussen de ondernemers en Fm Portal

®

Inkoop, zodat de juiste gegevens

®

beschikbaar zijn voor Fm Portal Inkoop om een scan uit te voeren. Aan de hand van de scan zal de ondernemer een voorstel krijgen waarin verschillende partijen worden aangeboden. De ondernemer heeft zelf ook inspraak welke partijen er worden betrokken bij de scan. Wanneer de ondernemer een keuze heeft gemaakt, zal Fm Portal

®

Inkoop het contract beheren. Dit houdt in dat de contracten ®

beheerd zullen worden door Fm Portal Inkoop, maar tegelijkertijd inzichtelijk zijn voor de ondernemer op een online portal. Daarnaast kan de ondernemer bij Fm Portal

®

Inkoop terecht met vragen,

opmerkingen of klachten over de afgenomen dienst(en).

Contact

Scan

Keuze

Beheer

• Interesse bij

• Ondernemer

• Ondernemer

ondernemer inkoopvoordeel • Fm Portal ® Inkoop geeft uitleg werkwijze

biedt gegevens aan over de huidige dienst • Fm Portal ® Inkoop voert een scan uit

• Contracten, vragen en klachten worden

krijgt verschillende aanbiedingen van lokale, regionale of landelijke partijen

27

beheerd door Fm Portal ® Inkoop • Contracten inzichtelijk op platform

Cure no Pay


7 Bijlage Verslag interviews 1 juni 2015 Inleiding Onderdeel van het onderzoek in het kader van het ‘Voorstel opstarten samen inkopen’ waren groepsinterviews op 1 juni 2015 met ondernemers in Winschoten, Delfzijl en Stadskanaal. De interviews werden afgenomen door Gert Walhof en René Koenen. Mirjam Drost ondersteunde de organisatie en leverde aantekeningen voor dit verslag. Deelnemers interviews Winschoten

28

Naam

Functie

Organisatie

André Hofman

Ondernemer

Slagerij Hofman

Koos de Ruiter

Ondernemer

Lichtcentrum K. de Ruiter

Pascal Meinders

Eigenaar In Bloei

Bloemenzaak In Bloei

David Stolk

Dendermonde Horeca

Brasserie Dendermonde

Henk Boven

Ondernemer

Newlands Casuals

Henry Kamp

Voorzitter bestuur

KVO Oldambt

Gert Jan van ’t Land

Adviseur Gemeente

Gemeente Oldambt

Jakob Mooibroek

Ondernemer

Jean Christ’elle

Reinier Doornbos

Ondernemer

Hema

Voorzitter bestuur

Handelsvereniging Delfzijl

Gea Smit-Prins

Ondernemer

Smit Sport

Herman Visker

Project Secretaris

Gemeente Delfzijl

J.A. Venekamp

Eigenaar

Intertoys

J.H. Santing

Directeur

Santing BV

R. Schulte

Eigenaar

Horeca Support

K.J. Havinga

Voorzitter bestuur

Centrum Winkeliers /

Delfzijl

Stadskanaal

Algemene Handelsvereniging Stadskanaal Y. Scheringa


Beleidsmedewerker

Gemeente Stadskanaal

De gegevens van de deelnemers zijn afkomstig van de door de aanwezigen ingevulde presentielijsten. Aanpak Interviews Voor de interviews was de volgende agenda opgesteld: 1.

Introductie

2.

Voorstellen

3.

Fm Portal® Inkoop

4.

Kunt en wilt u mee doen aan inkoopsamenwerking?

5.

Keuze contractleveranciers?

6.

Ondersteuning door Fm Portal® Inkoop en verdeling van opbrengsten?

7.

Beoordelen opzet enquête onder ondernemers

8.

Wordt u inkoopsamenwerking ambassadeur in uw stad?

9.

Afsluiting ®

Onder punt 3 gaf René Koenen een inleiding van de aanpak van Fm Portal Inkoop. Dat was in alle gevallen ook de start van de discussie. Gert Walhof heeft bewaakt dat de resterende onderwerpen (4 t/m 8) ook aan de orde kwamen. Voor dit verslag zijn alle tijdens de discussie gemaakte opmerkingen gerubriceerd in de volgorde van de agenda. Verslag interviews Zoals afgesproken met de deelnemers zijn er geen notulen gemaakt, maar een verslag. Indien een

29

opmerking specifiek was voor een bepaald interview is dat aangegeven door W=Winschoten, D=Delfzijl of S=Stadskanaal. Opmerkingen zonder een verwijzing zijn in alle interviews gemaakt. Tijdens de introductie werd de hoofdvraag van het onderzoek toegelicht. Deze hoofdvraag is: 

Kunnen de Centrumondernemers in Delfzijl, Winschoten en Stadskanaal hun individueel ondernemingsresultaat verbeteren en hun gezamenlijke activiteiten in de binnensteden financieren door middel van de netto opbrengsten uit de Fm Portal® inkoopsamenwerking, rekening houdend met de voorwaarden die de ondernemers daaraan stellen?

Verslag per onderdeel ®

Fm Portal Inkoop Na de uitleg van de aanpak door René Koenen werden de volgende vragen gesteld / opmerkingen gemaakt:

•

Er zijn de nodige vragen over welke verplichtingen worden aangegaan. René legt uit dat de ®

ondernemers geen abonnement of contract sluiten met Fm Portal Inkoop. Dit wordt als positief ervaren.

•

®

Het is belangrijk dat lokale/regionale leveranciers ook een kans krijgen bij Fm Portal Inkoop. René geeft aan dat dit het geval is. In dien mogelijk krijgen deelnemende ondernemers per aandachtsgebied (bijvoorbeeld schoonmaak) een keuze uit een lokale, regionale of landelijk werkende leverancier.


•

W: er zijn ervaringen met andere samenwerkingsverbanden die ook raamcontracten met toeleveranciers bieden. Deze zijn niet altijd positief (“één keer onderhandelen en ik kreeg meer inkoopvoordeel dan het collectief” en “soms wordt geprobeerd je contracten met een looptijd tot wel 5 jaar aan te smeren”).

•

W: Er ontstaat discussie of de ondernemers op bedrijventerreinen ook mee mogen doen? Vanuit ®

Fm Portal Inkoop is dit geen probleem. Mogelijk hebben deze ondernemers geen direct belang bij gezamenlijke activiteiten alhoewel ze natuurlijk wel onderdeel van de gemeenschap zijn. Het bestuur kan overleg hierover met deze ondernemers starten. D: op bedrijventerrein Seaport zitten bedrijven in chemie en energie. Deze behoren tot grote concerns en hebben ook al gezamenlijke afspraken met leveranciers. Verder is er niet veel bedrijvigheid en is het centrum de motor.

•

D: Is het mogelijk voor de introductie een pilot te doen met een ondernemer om meer inzicht te krijgen in de mogelijke opbrengsten? Voorbeelden werken bij de introductie aanstekelijk.

•

®

D: Er ontstaat tijdens de discussie de overweging om de samenwerking met Fm Portal Inkoop direct te introduceren en af te zien van de enquête. Motivatie: door introductie van de inkoopsamenwerking wordt het lidmaatschap van de ondernemersvereniging nog aantrekkelijker en dat is vervolgens mogelijk een extra stimulans om mee te doen. Besloten wordt de enquête wel te versturen.

•

®

D: is het ook mogelijk dat medewerkers van ondernemers profiteren? Fm Portal Inkoop heeft ook de mogelijkheid een employee benefit programma op te zetten.

•

S: wat te doen met ondernemers die geen lid zijn van de Centrum Winkeliers? Die profiteren wel erg eenvoudig als de leden extra geld stoppen (deel inkoopvoordeel) in pot voor gezamenlijke activiteiten.

30

•

S: Er wordt opgemerkt dat men van FM Portal® Inkoop verwacht dat leveranciersafspraken steeds actueel gehouden worden. Ze moeten altijd interessant zijn en niet alleen nu.

•

®

Mogelijke andere interessante aandachtsgebieden voor contracten Fm Portal Inkoop:

o o

S: service en toebehoren kasregisters W:

diverse

soorten

onderhoudscontracten

(lift,

gereedschap,

meldkamers,

slagbomen, beveiliging)

o

D: verzekeringen (de Hema-franchisenemers hebben hier collectieve regelingen voor met zeer aantrekkelijke premies)

Kunt en wilt u mee doen aan inkoopsamenwerking?

•

Primair staat het belang van de ondernemers. Deze hebben het de afgelopen jaren moeilijk gehad en dat is nog niet voorbij.

•

De aanwezige ondernemers hebben de mogelijkheid om zelfstandig te beslissen of ze aan ®

inkoopsamenwerking via Fm Portal Inkoop mee doen. Een aantal geeft aan ook bij een ander samenwerkingsverband te zijn aangesloten. Keuze contractleveranciers?

•

Twee uitgangspunten volgen uit de discussie voor wat betreft leverancierskeuze belangrijk:

o

Lokale

en

regionale

collega’s

hebben

een

streepje

voor

(mits

ze

uiteraard

goederen/diensten leveren van goede kwaliteit tegen scherpe prijzen). Zo wordt bedrijvigheid in de regio gehouden en dat is in ieders belang.

o

Reciprociteit (als ik bij jou koop, doe jij dat dan ook bij mij c.q. ben je bereid op andere manieren te helpen als dat gevraagd wordt) is belangrijk.


Wel wordt opgemerkt dat de gunfactor bij lokale/ regionale leveranciers belangrijk is, maar dat niet duidelijk is of dit bij een hogere prijs stand houdt?

• •

Daarnaast wordt flexibiliteit als erg belangrijk kenmerk van een interessante leverancier genoemd. D: ook de gemeente stuurt op het geven van kansen voor lokale ondernemers bij haar inkoop. ®

Ondersteuning door Fm Portal Inkoop en verdeling van opbrengsten?

•

®

Over de gewenste ondersteuning vanuit het back-office van Fm Portal Inkoop komen geen opmerkingen. In algemene zin wordt opgemerkt dat ondernemers ontzorgen en transparantie belangrijk is voor deelname.

•

Over de verdeling van het inkoopvoordeel zijn de meningen verdeeld:

o o

W: een klein deel voor gezamenlijke activiteiten (1% van de omzet) is acceptabel. ®

D/S: maximaal de kick back fee van Fm Portal Inkoop naar de ondernemersverenigingen. Verder alles naar de individuele ondernemers. Uit de discussie blijkt dat de ondernemersverengingen ook niet direct een bestemming hebben voor extra geld.

•

Ook blijkt dat per gemeente een andere constructie bestaat voor het genereren van inkomsten voor gezamenlijke activiteiten (D: via de reclameheffing; W: nieuw binnenstadfonds i.o.; Stadskanaal via OZB).

Beoordelen opzet enquête onder ondernemers. De deelnemers kregen een concept van de enquête die aan alle ondernemers zou worden verstuurd. Zij werden gevraagd om te beoordelen of:

• • •

Is de vraag duidelijk?

31

Zijn de antwoordmogelijkheden duidelijk (en compleet)? Is de vraag eenvoudig te beantwoorden ?

Opmerkingen tijdens de interviews en geschreven op de enquête formulieren:

• • • • • • •

Verstuur de enquête uit naam van de lokale ondernemersvereniging aan haar leden. Gebruik ‘Jip&Janneke’ taal. D: zorg ervoor dat de introtekst kort en wevend (voor deelname later) is. D: gebruikt logo is inmiddels vervangen. Vraag 3 (In welke plaats is Uw bedrijf gevestigd?) kan dan komen te vervallen. Vraag 9 – antwoord ‘nee’: verwijzen naar vraag 12 en niet 13. Vraag 10 (Voor welke producten/diensten overweegt u gebruik te maken van de door Fm Portal ® Inkoop gecontracteerde leveranciers?):

o o o

Tabel onduidelijk – neem ondernemer hier meer in mee Vervang ‘centrumactiviteiten’ door ‘gezamenlijke activiteiten’ Een aantal ondernemers heeft de enquête al ingevuld. Hieruit blijkt dat vooral de indicatie van de jaarafname geen parate kennis is.

•

Vraag 11 (Wat is een goede verdeling van het inkoopvoordeel tussen uw bedrijf en uw ondernemersvereniging ter financiering van centrumactiviteiten?):

o

W: geef een aantal opties waar ondernemers uit kunnen kiezen.


Wordt u inkoopsamenwerking ambassadeur in uw stad? Het lijkt te vroeg voor deze vraag. Alle deelnemers geven aan geen bezwaar te hebben tegen het vermelden van hun namen op de introductie van de enquête met de toevoeging dat zij de collega’s adviseren de enquête snel in te vullen. Gert Walhof 15 juni 2015

32


Postbus 30833, 2500 GV Den Haag

www.platform31.nl

twitter: @platform31

Samen inkopen, Samen werken

Recommend Documents