PROSEDUR PENGENDALIAN STANDARD (STANDARD OPERATION PROCEDURE (S.O.P)) TINDAKAN PEMBAIKAN REKOD SELEPAS BENCANA BANJIR
1. Menubuhkan pasukan petugas yang diketuai oleh Pegawai Khidmat Pengurusan, Kader, PRJ, Jabatan terlibat. Ahli-ahli terdiri daripada: a. Kakitangan Unit Registri Jabatan terlibat; b. Bantuan petugas sukarelawan; terdiri daripada kakitangan Jabatan yang terlibat; dan c. Kakitangan Arkib Negara Malaysia (sebagai penasihat / pakar rujuk untuk melaksanakan pemulihan rekod) 2. Penyediaan ruang yang bersesuaian dan keluasan yang boleh menampung jumlah rekod yang perlu diselamatkan, termasuk:. Peralatan (Rujuk Lampiran 1); Peredaran udara yang baik; Berdekatan dengan sumber air dan elektrik 3. Mengalihkan semua rekod yang terjejas akibat bencana ke ruang yang kering dan tidak terdedah kepada cahaya matahari. 4. Menyelamatkan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan oleh Arkib Negara Malaysia (Rujuk Lampiran 2). Carta aliran kerja disediakan seperti di Lampiran 3. 5. Kumpulan rekod yang rosak teruk dan tidak dapat dipulihara, hendaklah dimusnahkan segera. Permohonan pemusnahan hendaklah dimajukan serta merta kepada kakitangan Arkib Negara Malaysia yang bertugas dalam pasukan berkenaan (Seksyen 26 (1C) Akta Arkib Negara 2003) 6. Sediakan laporan keseluruhan pelaksanaan kerja-kerja penyelamatan rekod. 7. Sediakan makan dan minum petugas sukarelawan sepanjang pelaksanaan bantuan penyelamatan rekod (atas budi bicara).
2
tempoh
Lampiran 1 SENARAI MINIMA PERALATAN PASUKAN BERTINDAK BENCANA BIL. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34.
PERALATAN Apron Plastik Takung plastik (Tray) / Besen Jaring (net mesh) plastik (lembut dan keras) Suratkhabar / Bloating Paper Tisu dapur (Tuala Dapur) But keselamatan (Kasut getah) Polyester Sheet / Plastik Alas Meja Perspex Sheet / Kepingan Plastik (Saiz A3) Penyepit baju / Klip kertas Getah paip Gunting Pisau Pemotong Wayar Playar Tukul Besi Paku Mop Penyapu Kipas (Portable fan) Hairdryer (Pengering rambut) Seterika Kabel sambungan (Extension cable) Tali Sarung tangan getah Spatula (Besi / Plastik) Span Berus Cat Tuala kecil Topeng muka (Mask) Peti kecemasan (First-aid kit) Plastik sampah / Tong sampah Lampu Kesemasan / lampu Suluh Gougle / Cermin mata keselamatan Topi keselamatan
3
Lampiran 2 DOKUMEN / FAIL Fail Basah (Keseluruhan) Letakkan rekod di ruang yang selamat / sesuai Potong tali hijau (jika ada) Pisahkan helaian fail menggunakan spatula. Mengangkat helaian menggunakan Polyester Sheet / Plastik Alas Meja / jaring plastik (net mesh) / suratkhabar Letakkan helaian pada jaring plastik (net mesh) / suratkhabar Keringkan (Angin semulajadi / Kipas angin / Pendingin hawa). Rujuk Lampiran 4 untuk proses pengeringan. Fail Basah (Sebahagian) Letakkan rekod di ruang yang selamat / sesuai Potong tali hijau (jika ada) Pisahkan helaian fail menggunakan spatula. Mengangkat helaian menggunakan Polyester Sheet / Plastik Alas Meja / jaring plastik (net mesh) / suratkhabar Letakkan helaian pada jaring plastik (net mesh) / suratkhabar Keringkan (Angin semulajadi / Kipas angin / Pendingin hawa). Rujuk Lampiran 4 untuk proses pengeringan. Jika sedikit, kaedah pengeringan boleh menggunakan Pengering rambut (hairdryer) Fail Berlumpur Letakkan rekod di ruang yang selamat / sesuai. Angkat fail menggunakan Perspex Sheet / Kepingan Plastik Bawa fail ke tempat cucian / punca air Siram fail yang berlumpur, bermula dari belakang fail (Spine) Gunakan berus / span untuk membuang lumpur, dengan berhati-hati Potong tali hijau (jika ada) Buka kulit fail menggunakan spatula Pisahkan helaian fail menggunakan Polyester Sheet / Plastik Alas Meja / jaring plastik (net mesh) bersama spatula Pindahkan ke atas Perspex Sheet / Kepingan Plastik. Ulang aliran air sehingga bersih. Mengeluarkan lumpur dengan aliran air bersih menggunakan span / berus. Terbalikkan helaian, keluarkan Polyester Sheet / Plastik Alas Meja / jaring plastik (net mesh), dan bersihkan permukaan helaian. Pindahkan helaian fail ke suratkhabar menggunakan Polyester Sheet / Plastik Alas Meja / jaring plastik (net mesh) 4
Keringkan (Angin semulajadi / Kipas angin / Pendingin hawa). Rujuk Lampiran 4 untuk proses pengeringan.
Nota : Rekod / Dokumen / Fail yang tidak sempat diproses boleh disimpan menggunakan Peti Sejuk Beku (Freezer) bagi menghentikan proses pertumbuhan kulat, dan menghalang helaian dari melekat
5
BUKU Basah Lapiskan suratkhabar pada setiap helaian. Pisahkan setiap helaian menggunakan spatula / Polyester Sheet / Plastik Alas Meja. Letak Perspex Sheet / Kepingan Plastik di atas buku, dan tekan dengan kadar yang sederhana. Tukar suratkhabar. Dirikan buku untuk proses pengeringan (Angin semulajadi @ Kipas angin) Nota : Bagi buku yang nipis dan ringan, proses pengeringan boleh dilakukan dengan kaedah menyidai
Nota : Bagi buku yang lembap, proses pengeringan boleh dilakukan menggunakan Pengering Rambut (hairdryer)
Basah (Berlumpur) Angkat buku menggunakan Perspex Sheet / Kepingan Plastik Bawa buku ke tempat cucian / punca air Siram buku yang berlumpur, bermula dari belakang buku (Spine) Gunakan berus / span untuk membuang lumpur, dengan berhati-hati Selak helaian menggunakan spatula. Bersihkan setiap helaian , sekiranya berlumpur Lapiskan suratkhabar pada setiap helaian. Pisahkan setiap helaian menggunakan spatula / Polyester Sheet / Plastik Alas Meja. Letak Perspex Sheet / Kepingan Plastik di atas buku, dan tekan dengan kadar yang sederhana. Tukar suratkhabar / Tissu. Dirikan buku untuk proses pengeringan (Angin semulajadi @ Kipas angin) Nota : Proses pembersihan buku perlu bermula dari tulang belakang buku (Book Spine)
6
GAMBAR FOTO DAN NEGATIF (BERWARNA DAN TIDAK BERWARNA) Basah Rendam gambar dalam air bersih sekiranya gambar melekat di sampul. Keluarkan gambar dari sampul dengan berhati-hati, menggunakan penyepit. Keringkan secara semulajadi dengan menyidai menggunakan penyepit (sertamerta) Sidai secara berasingan dan tidak bertindih Nota : Jangan sentuh permukaan gambar dengan jari semasa basah.
Nota : Buat salinan gambar sebelum proses pembersihan
Nota : Asingkan gambar hitam putih dan gambar berwarna semasa rendaman.
Berlumpur Rendam gambar dalam air bersih sekiranya gambar melekat di sampul. Keluarkan gambar dari sampul dengan berhati-hati, menggunakan penyepit. Letakkan gambar di atas Perspex Sheet / Kepingan Plastik. Alirkan air bersih sehingga hilang lumpur. Keringkan secara semulajadi dengan menyidai menggunakan penyepit (sertamerta). Sidai secara berasingan dan tidak bertindih Nota : Bersihkan gambar menggunakan span / berus dengan berhatihati.
Nota : Lap negatif dan mikrofilem menggunakan kain sutera (silk) atau kain kapas (cotton)
7
Nota : Gambar foto, negatif atau filem tersebut boleh dikeringkan mengikut langkah-langkah di atas atau dihantar terus ke makmal pemprosesan foto untuk dirawat.
8
BAHAN AUDIO, VIDEO DAN MULTIMEDIA Pita magnetik (audio dan video) Keluarkan bahan dari kotak simpanan. Buka casing. Cuci pita menggunakan putik kapas (Cotton bud) yang basah. Tutup semula casing. Keringkan dalam masa 48 jam dalam keadaan berdiri (Angin semulajadi @ Kipas angin). Nota : Dilarang menyejuk beku dan memainkan / memutarkan pita Piring hitam / Cakera Padat (CD) Keluarkan bahan dari sampul. Alirkan air bersih ke kedua-dua permukaan bahan. Bersihkan menggunakan berus, mengikut aliran sehala (Pusingan Jam). Keringkan dengan menggunakan kain. Nota : Lap bahan menggunakan kain sutera (silk) atau kain kapas (cotton)
Nota : Keringkan secara semulajadi / anginkan menggunakan kipas.
9
Lampiran 3 FAIL BASAH (KESELURUHAN)
Mula
Alih
Potong
Pisahkan
Angkat
Letakkan rekod di ruang yang selamat / sesuai
Potong tali hijau (jika ada)
Pisahkan helaian fail menggunakan spatula.
Mengangkat helaian menggunakan Polyester Sheet / Plastik Alas Meja / jaring plastik (net mesh) / suratkhabar
Letak
Letakkan helaian pada jaring plastik (net mesh) / suratkhabar
Kering
Angin semulajadi / Kipas angin / Pendingin hawa
Tamat
10
Lampiran 4 KAEDAH PENGERINGAN Kaedah (1) Sidai
Sesuai dilakukan di dalam dewan atau ruang yang luas dan bertutup.
Cara-cara: a) Sediakan tempat penyidai. b) Sidai helaian fail yang telah diletakkan ke atas suratkhabar / jaring plastik (net mesh) nipis. c) Sepit helaian menggunakan penyepit baju / klip kertas.
Nota : Susunan helaian mengikut turutan dari kiri ke kanan Nota : Sekiranya kipas digunakan, aliran angin tidak boleh menghala terus ke helaian yang disidai Kaedah (2) Bungkus
Sesuai dilakukan di ruang pejabat / kecil. Boleh dilaksanakan di atas meja atau lantai.
Bahan Tambahan: Kain Gore-Tex dan Blotting Paper Cara-cara: a) Lapiskan helaian dengan kertas Blotting. b) Ulang proses sehingga habis keseluruhan fail. c) Bungkus lapisan tersebut dengan kain Gore-Tex. Nota : Ulang proses bagi kesemua fail yang terjejas. Kaedah (3) Lapisan • •
Sesuai dilakukan di ruang pejabat / kecil. Boleh dilaksanakan di atas meja atau lantai.
Cara 3.1 : Kertas Blotting a) Lapiskan helaian dengan kertas Blotting. b) Ulang proses sehingga habis keseluruhan fail. 11
c) d)
Dirikan lapisan helaian di atas suratkhabar. Biarkan kering (Angin semulajadi / Kipas angin / Pendingin hawa).
Cara 3.2 : Kertas Newsprint a) Lapiskan helaian dengan kertas Newsprint. b) Ulang proses sehingga habis keseluruhan fail. c) Dirikan lapisan helaian di atas suratkhabar. d) Biarkan kering (Angin semulajadi / Kipas angin / Pendingin hawa). Cara 3.3 : Suratkhabar a) Lapiskan helaian dengan suratkhabar. b) Ulang proses sehingga habis keseluruhan fail. c) Dirikan lapisan helaian di atas suratkhabar d) Biarkan kering (Angin semulajadi / Kipas angin / Pendingin hawa). Cara 3.4 : Jaring Plastik (Net mesh) keras a) Lapiskan helaian dengan jaring plastik (Net mesh) keras b) Ulang proses sehingga habis keseluruhan fail. c) Dirikan lapisan helaian di atas suratkhabar d) Biarkan kering (Angin semulajadi / Kipas angin / Pendingin hawa). Cara 3.5 : Jaring Plastik (Net mesh) nipis a) Lapiskan helaian dengan jaring plastik (Net mesh) nipis b) Ulang proses sehingga habis keseluruhan fail. c) Dirikan lapisan helaian di atas suratkhabar d) Biarkan kering (Angin semulajadi / Kipas angin / Pendingin hawa). Kaedah (4) Haba (heat) • •
Sesuai dilakukan di ruang pejabat / kecil. Boleh dilaksanakan di atas meja atau lantai.
Cara 4.1 : Penggunaan Pengering Rambut a) Halakan pengering rambut ke setiap helaian b) Susun helaian yang telah kering mengikut lampiran asal Cara 4.2 : Penggunaan Seterika a) Lapiskan helaian menggunakan kertas Bloating / kertas lukisan / kain b) Pastikan suhu seterika pada kadar yang sederhana. c) Ulang proses sehingga selesai keseluruhan fail. d) Susun helaian yang telah kering mengikut lampiran asal
12
