MANUAL PROSEDUR (MP) ATAU STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) Disampaikan oleh: Dr. Eming Sudiana, M.Si.
Pelatihan SPMI, Auditor SPMI, dan Akreditasi Prodi Universitas Perjuangan Tasikmalaya, 3-7 Agustus 2016 9/4/2016
1
Dokumen SPMI Dikti • • • • •
Kebijakan SPMI Manual SPMI Standar SPMI Manual Prosedur ≈ SOP Borang/Formulir
2
1. Mengapa Perlu SOP dan Borang/Formulir Guna menuju Penjaminan Mutu Pendidikan dan mendapatkan kepuasan stakeholders Maka proses pendidikan harus dijalankan dengan baik sesuai dengan standar SPMI Untuk melaksanakan proses pendidikan sesuai dg Standar SPMI diperlukan SOP dan Borang SOP dan Borang harus sesuai dengan jenis dan jumlah Standar Mutu 3
2. Definisi a. Manual Prosedur SPMI atau SOP: • Manual Prosedur SPMI (SOP) ialah dokumen tertulis yang berisi urutan tata kerja untuk melakukan sesuatu guna mencapai hasil sesuai dengan standar SPMI yang telah ditetapkan. === Bandingkan dengan MANUAL SPMI==== • Manual Prosedur SPMI (SOP) merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Dokumen Kebijakan SPMI, Manual SPMI, dan Standar SPMI. • Fungsi Manual Prosedur SPMI atau SOP adalah : 1. sebagai patokan/acuan minimal prosedur yang harus dilakukan untuk mewujudkan isi standar mutu 2. Alat dan objek untuk evaluasi pelaksanaan SPMI 4
b. Formulir/Borang/Proforma SPMI : • Borang/formulir/Froforma ialah dokumen tertulis yg berisi catatan tentang informasi dalam melaksanakan kegiatan SPMI PT • Formulir/Borang/Froforma digunakan sebagai alat untuk merekam atau menyimpan data dan informasi tentang implementasi dari PPEPP dalam masingmasing standar SPMI PT. • Fungsi Borang/Formulir/Froforma adalah : 1. untuk mencatat/merekam informsi proses dan atau hasil kegiatan tertentu 2. Alat untuk memantau, mengontrol, mengendalikan, mengoreksi, dan mengevaluasi pelaksanaan SPMI PT 3. Sebagai bukti otentik untuk mencatat dan merekam pelaksanaan SPMI PT
5
LANDASAN FILOSOFIS MP • Self-explanation – Isi SOP harus mampu menjelaskan
• Independent – SOP tdk memerlukan buku/panduan lain
• Concise – Padat, ringkas
Tahapan kerja/perintah dapat dengan mudah dipahami dan dilaksanakan oleh pengguna
• Comprehensive – Lengkap, menyeluruh
9/4/2016
6
Setiap Standar memerlukan: • Manual prosedur (MP) / SOP • Formulir Kerja (borang) • Dokumen Pendukung (SK, referensi, dsb) Contoh: Standar Evaluasi Kurikulum
9/4/2016
7
MP HENDAKNYA: • MEMBERIKAN PENJELASAN ATAS SATU (1) PROSEDUR/PROSES KEGIATAN SAJA DARI AWAL – AKHIR (SELESAI) • MENCANTUMKAN PERKIRAAN KISARAN WAKTU YANG DIPERLUKAN PENGGUNA DARI AWAL – AKHIR (SELESAI)
9/4/2016
8
TIPE PENYAJIAN MP • • • • •
9/4/2016
Naratif / Deskriptif Bagan alir Tabel Kombinasi di atas Metode lain sesuai dengan keperluan organisasi 9
FORMAT UMUM MP - PROSEDUR Keterangan simbol pada Diagram Alir: No. 1
9/4/2016
Simbol
Keterangan Memulai dan mengakhiri prosedur
2
Proses dikerjakan
3
Pilihan/option/evaluasi/keputusan
4
Dokumentasi/pendataan/pengarsipan
5
Konektor/menyambung ke halaman lain 10
• SOP dg model bagan alir hendaknya dilengkapi dg kolom PIHAK-PIHAK YANG BERKEPENTINGAN • Pihak-pihak yang berkepentingan diurutkan berdasarkan pada urut-urutan kegiatan yang dilakukan, sebagaimana dinyatakan pada prosedur naratif
9/4/2016
11
Contoh: • Isi Standar Evaluasi Kurikulum: Ketua program studi harus melakukan evaluasi kurikulum agar lulusan yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan masyarakat minimal 5 tahun sekali • Standar tsb membutuhkan : (1) MP/SOP evaluasi kurikulum (2) Formulir (format) kurikulum (3) Dokumen pendukung (Kepmendiknas 232045, buku panduan KBK,dsb) 9/4/2016
12
3. Syarat, Struktur dan Format PM / SOP • Syarat Manual Prosedur atau SOP: • harus mengandung informasi penting minimum dr suatu kegiatan. • harus diidentifikasi dan dikendalikan agar memudahkan penggunaannya. • harus dinyatakan secara tertulis dan disyahkan (terdokumentasi) • Manual Prosedur atau SOP minimal memuat: 1. Identitas dan Judul SOP 2. Tujuan SOP 3. Luas Lingkup Prosedur dan Penggunaannya 4. Standar 5. Definisi Istilah 6. Penanggung Jawab 7. Prosedur suatu kegiatan secara tertulis. 8. Bagan alir.
13
1. 2. 3.
Judul: • Ditulis singkat jelas dan sesuai dengan inti target yg ingin dicapai Tujuan (proses dan kegiatan): • Ditulis rinci tapi jelas sesuai dengan target yg ingin dicapai. Luas Lingkup (proses dan kegiatan): • dideskripsi dengan jelas liputan wilayahnya dan kemungkinan yang bukan wilayahnya. •
4.
5.
Tingkat rincian dapat berbeda tergantung pada kerumitan kegiatan, metode yang digunakan, ketrampilan dan latihan yang perlu untuk pelaksanaan kegiatan
Definis Istilah • Jelaskan istilah-istilah yang digunakan dalam SOP secara operasional Tanggungjawab dan wewenang (fungsi organisasi dan orang): • diidentifikasi (format bagan alir / teks).
14
5. Rekaman: • Rekaman kegiatan harus ditentukan dengan pasti. • Cara melengkapi, mengarsip, dan menyimpan rekaman, harus dinyatakan dengan jelas. 6. Lampiran: • Informasi pendukung PM dapat ditambahkan 7. Kajiulang, persetujuan dan revisi: • 8.
Bukti kajiulang dan persetujuan, status dan tanggal revisi MP harus ditulis dengan jelas. Identifikasi Perubahan:
• Sifat perubahan harus dinyatakan dengan jelas di dalam dokumen atau pada lampiran yang sesuai.
15
Yang harus dipertimbangkan dalam deskripsi kegiatan: 1.
Kebutuhan organisasi, pelanggan dan stakeholder lain
2.
Deskripsi proses dalam bentuk bagan alir sesuai dengan kegiatan yang akan dilaksanakan.
3.
Hal yang akan dikerjakan, oleh siapa, oleh bagian mana organisasi, mengapa, kapan, dimana, dan bagaimana.
4.
Deskripsi kendali proses dan kendali kegiatan yang telah diidentifikasi.
5.
Sumber daya yang perlu untuk pelaksanaan kegiatan (personalia, pelatihan, perlengkapan dan bahan).
6.
Dokumentasi yang tepat sehubungan dengan kegiatan yang dikehendaki.
7.
Masukan dan keluaran proses. 16
4. Merancang Manual Prosedur/SOP dan Borang SMPI Jenis dan Jumlah PM/SOP dan Borang: • SOP dan Borang harus disesuaikan dengan isi standar SPMI Perguruan Tinggi Masing-masing • Terdapat berbagai macam dan jumlah SOP maupun Borang • Setiap standar mutu memerlukan minimal satu macam SOP dan satu macam Borang • SOP dan Borang harus sesuai dengan standar mutu dan peruntukannya
17
Contoh Standar, SOP dan Borang SPMI Di UNSOED Standar dari SNP Standar Isi, dapat terdiri atas: 1. Standar Visi dan Misi
Standar Mahasiswa Baru, dpt terdiri atas : 1. Standar Rekruitasi dan Seleksi Calon Mahasiswa Baru
SOP 1. 2.
Borang/Formulir
SOP Perumusan Visi dan Misi SOP Perubahan Visi dan Misi
1. 2.
Borang evaluasi visi dan misi Borang penjaringan pendapat stakeholders tentang visi & misi
1. SOP Penerimaan Mahasiswa Baru, dpt berisi: - Tatacara Promosi - Persyaratan calon mahasiswa baru
1. 2.
Formulir kesediaan promosi Formulir Pendaftaran Mahasiswa Baru
1. 2. 3.
Formulir kesediaan mengawas Formulir kesediaan menyusun soal Daftar Hadir Peserta Ujian Mahasiswa Baru Daftar Hadir Pengawas Ujian Masuk Mahasiswa baru
2. SOP Ujian Masuk Mahasiswa Baru, dapat berisi tentang: - SOP Penyusunan Soal - SOP Pengawas Ujian masuk - SOP Pemeriksaan
4.
1. 3. SOP Daftar Ulang Mahasiswa Baru dan Mahasiswa Lama
2.
Standar Bimbingan Akademik Mahasiswa Baru (BAMBA)
1. SOP BAMBA
2.
1. 2. 3.
Formulir Pendaftaran Ulang Mahasiswa Baru/Lama Formulir Check list Registrasi Mahasiswa Baru/Lama Formulir Peserta BAMBA Formulir Kesediaan Dosen Mengisi Acara BAMBA Borang evaluasi BAMBA 18
Contoh Jenis Standar, SOP dan Borang SPMI Standar dari SNP Standar Proses Pembelajaran: 3. Standar Pelayanan Perkuliahan
SOP
Borang/Formulir
1. SOP Pembimbingan Akademik
1. 2.
Borang Kemajuan Belajar Mahasiswa Borang Pembimbingan Akademik
2. SOP Pelayanan Pengisian KRS
1.
Borang KRS
3. SOP Perubahan dan Pembatalan Kartu Rencana Studi
1.
Formulir Perubahan KRS
4. SOP Perencanaan Pengajaran
1. 2.
Formulir Kesediaan Mengajar Bagi Dosen Formulir Penugasan Mengajar Bagi Dosen Borang GBPP dan SAP
3.
5. SOP Pelaksanaan Proses Pembelajaran di Kelas
1. 2. 3. 4.
4. Standar Praktikum
5. Standar Penilaian Mahasiswa
Berita Acara Perkuliahan Borang daftar Hadir Mahasiswa dan Dosen di Kelas Borang Keaktifan Mahasiswa di Kelas Daftar Hadir Mahasiswa dan Dosen
6. SOP Praktikum - Instruksi Kerja Penggunaan Alat Lab - Instruksi Kerja Pengukuran pH, COD, BOD, Sayatan Preparat, Mereaksikan zat kimia, pembuatan herbarium
1. 2.
Berita Acara Praktikum Borang Pendaftaran Mahasiswa Praktikum
7. SOP Responsi Praktikum
1.
Daftar Hadir Responsi Praktikum
8. SOP Penilaian Mahasiswa, dapat berisi - UTS dan UAS
1. 2. 3.
Daftar Hadir UTS/UAS Daftar Nilai Ujian Matakuliah 19 Kartu Hasil Studi Mahasiswa
Contoh Jenis Standar, SOP dan Borang SPMI: Contoh Standar Standar Penilaian Pendidikan : 7. Standar Penyelesaian Tugas Akhir dan Ujian Akhir Mahasiswa
8. Standar Evaluasi Hasil Belajar Mahasiswa
9. Standar Pelayanan Ijazah dan Transkrip
Contoh SOP
Contoh Borang
1. SOP Penyelesaian Tugas Akhir Mahasiswa Dapat terditri atas: - SOP Kerja Praktik - SOP Seminar dan Ujian Proposal Skripsi - SOP Pembimbingan Kerja Praktik dan Skripsi - SOP Seminar Hasil Penelitian - SOP Ujian Skripsi - SOP Ujian Pendadaran / Komprehensip - SOP Yudisium
1. 2. 3. 4.
Borang Pendaftaran Kerja Praktik Borang Kesediaan Pembimbing Kerja Praktik Borang Proses Pembimbingan Kerja Praktik Borang Usulan Topik Penelitian dan Calon Pembimbing Skripsi 5. Borang Kesediaan Calon Pembimbing Skripsi 6. Borang Proses Pembimbingan Kerja Praktik/Skripsi 7. Borang Pendaftaran Seminar dan Ujian Proposal Skripsi 8. Borang Pendaftaran Seminar dan Ujian Skripsi 9. Borang Pendaftaran Ujian Pendadaran/Komprehensip 10. Daftar Hadir Mahasiswa, Dosen Penguji dan Peserta Seminar 11. Daftar hadir Mahasiswa dan Dosen Penguji Ujian Pendadaran/Komprehensip
2. SOP Evaluasi hasil Belajar Mahasiswa, dapat terdiri atas: - SOP EHB dua tahun pertama - SOP EHB dua tahun kedua
1.
1. SOP Pelayanan Ijazah dan Transkrip
1.
Borang Bukti Penerimaan Ijazah dan Transkrip
2. SOP Pelayanan Transkrip dan Ijazah Yang Hilang
1.
Borang Permohonan Pelayanan Ijazah/Transkrip Hilang Borang Pengganti Ijazah/Transkrip Hilang
2.
2.
Borang evaluasi hasil belajar (EHB) mahasiswa 2 tahun pertama Borang evaluasi hasil belajar (EHB) mahasiswa 2 thn kedua
20
21
Latihan
Menyusun
Prosedur Mutu (SOP) dan Borang SPMI
22
Instruksi Kerja (IK) Praktik Penyusunan PM (SOP) dan Borang SPMI: 1. Peserta dibagi ke dalam 3 kelompok 2. Setiap kelompok mengerjakan penyusunan Prosedur Mutu (SOP) dan Borang/Formulir dari standar SPMI Kelompok 1 Standar Pendidikan Kelompok 2 Standar Penelitian Kelompok 3 Standar Pegabdian Masyarakat 3. Presentasikan SOP dan Borang Hasil Kerja Kelompok tsb
23
24
Materi tugas untuk setiap kelompok Kelompok
Materi Tugas SOP
I
SOP Proses Pembelajaran (Akademik), dpt terdiri atas SOP: 1. Pendaftaran Mahasiswa Baru 2. Pendaftaran Ulang Mahasiswa Baru
Borang Tentukan sendiri
3. 4. 5. 6. 7. 8.
Pendaftaran Ulang Mahasiswa Lama Pembimbingan Akademik Pelayanan Pengisian Kartu Rencana Studi Perubahan dan Pembatalan Kartu Rencana Studi Pelaksanaan Perkuliahan Pelayanan Praktikum - Instruksi Kerja Penggunaan Alat Lab - Instruksi Kerja Pengukuran pH, COD, BOD, Sayatan Preparat, Mereaksikan zat kimia, pembuatan herbarium 9. Penilaian Mahasiswa - Responsi Praktikum - UTS dan UAS 9. Penyelesaian Tugas Akhir 10. Evaluasi Hasil Belajar (Proses DO) 11. Pelayanan Ijazah dan Transkrip
25
Materi tugas untuk setiap kelpompok Kelompok
Materi Tugas SOP
II
SOP Penilaian Pendidikan, dpt terdiri atas:
Borang Tentukan sendiri
1. SOP Penyelesaian Tugas Akhir Mahasiswa, misalnya SOP tentang: - Kerja Praktik - Seminar dan Ujian Proposal - Pembimbingan Kerja Praktik dan Skripsi - Seminar Hasil Penelitian - Ujian Skripsi - Ujian Pendadaran / Komprehensip - Yudisium 2. SOP Evaluasi hasil Belajar Mahasiswa, misalnya SOP tentang: - SOP EHB dua tahun pertama - SOP EHB dua tahun kedua 3. SOP Pelayanan Ijazah & Transkrip, dpt terdiri atas: - SOP Pelayanan Ijazah dan Transkrip - SOP Pelayanan Ijazah Yang Hilang
26
Materi tugas untuk setiap kelompok Kelompok
Materi Tugas SOP
III
SOP Kemahasiswaan, dapat terdiri atas:
Borang
Tentukan sendiri
1. 2. 3. 4. 5.
SOP Pembentukan UKM SOP Menjadi Anggota UKM SOP Peminjaman Fasilitas Oleh UKM SOP Perijinan Penyelenggaraan Kegiatan SOP Mahasiswa yang Mengikuti Kegiatan Dalam dan Luar Negari 6. Mengikuti Kompetisi Karya Tulis Mahasiswa 7. Mengikuti Presentasi Pemikiran Kritis Mahasiswa 8. Pemilihan Mahasiswa Berprestasi 9. Penyelenggaraan Minat Bakat dan Kegemaran 10. Pengajuan Dana Bantuan Kecelakaan Bagi mahasiswa 27
Materi tugas untuk setiap kelompok Kelompok
Materi Tugas SOP
IV
SOP Pendidik & Tenaga Kependidikan, dapat terdiri atas SOP:
Borang Tentukan sendiri
1. 2. 3. 4.
Penyusunan Formasi Pegawai Pemrosesan Rekruitmen (Penerimaan) Pegawai Pengurusan Pemindahan Pegawai Pengangkatan/Perpanjangan Surat Keputusan Tenaga Honorer/Kontrak 5. Pengurusan Kartu Pegawai Yayasan 6. Pemilhan Pegawai Teladan 7. Pengurusan Kartu Asuransi Kesehatan (Askes) 8. Pemberian Penghargaan Pegawai Berprestasi 9. Penyusunan Laporan Daftar Hadir Pegawai 10. Pemberhentian/Pensiun Pegawai, Janda/Duda dan Anak atau Anak-anak 11. Pemberian Cuti Pegawai 12. Kenaikan Pangkat/Golongan/Jabatan 13. Rekruitmen Jabatan Tugas Tambahan Dosen 14. Pengangkatan Jabatan Struktural 15. Pemrosesan Penilaian Pegawai (Pembuatan DP3) 28
Materi tugas untuk setiap kelompok Kelompok
Materi Tugas SOP
II
SOP Penelitian dan Pengabdian Masyarakat, dpt terdiri atas SOP: A. Penelitian: 1. Penyampaian informasi penelitian/PKM dari LPPM ke Fakultas/Dosen/Mahasiswa 2. Usulan dan pelaksaaan Penelitian/PKM oleh Dosen yang didanai dari luar UNIGAL 3. Usulan dan pelaksaaan Penelitian/PKM oleh Dosen yang didanai Unsoed 4. Usulan dan pelaksaaan Penelitian/PKM oleh Dosen yang didanai Fakultas 5. Usulan dan pelaksaaan Penelitian/PKM oleh Dosen Atas Biaya Sendiri 6. Pendaftaran Kuliah Kerja Nyata (KKN) B. Pengabdian Masyarakat: 1. Penyampaian informasi ABMAS dari LPPM ke Fakultas/Dosen/Mahasiswa 2. Usulan dan pelaksaaan ABMAS oleh Dosen/Mahasiswa yang didanai dari luar UNIGAL 3. Dst... Spt SOP penelitian
Borang Tentukan sendiri
29
SOP NON AKADEMIK
30
Materi tugas untuk setiap kelompok Kelompok
Materi Tugas SOP
V
SOP Management Aset, dpt terdiri atas: 1. SOP Pengadaan Barang dan Jasa 2. SOP Inventarisasi Barang Milik Negara/Yayasan 3. SOP Pengamanan Barang Milik Negara/Yayasan 4. SOP Penghapusan Barang Milik Negara/Yayasan 5. Mutasi Barang Milik Negara/ayasan
Borang Tentukan sendiri
31
Materi tugas untuk setiap kelompok Kelompok
VI
Materi Tugas SOP
Borang
16. Pemrosesan Kenaikan Gaji Berkala 17. Pengangkatan Calon Pegawai Tetap Yayasan 18. Pengangkatan Calon Pegawai Tetap Yayasan menjadi menjadi Pegawai Tetap Yayasan 19. Pemrosesan Kenaikan Jabatan Fungsional Dosen 20. Pemrosesan Penjatuhan Hukuman Disiplin Pegawai yayasan 21. Pemrosesan SK Pengaktifan Kembali Dosen Setelah Menyelesaikan Tugas Belajar 22. Pemrosesan SK Tunjangan Tugas Belajar 23. Pemrosesan SK Pembebasan Tugas-tugas Sementara dari Jabatan Dosen karena tugas belajar atau karena ditugaskan secara penuh diluar jabatan fungsionalnya 24. Pemrosesan Pelaksanaan Sumpah Jabatan 25. Evaluasi Kinerja Dosen
Tentukan sendiri
32
Materi tugas untuk setiap kelompok Kelompok
Materi Tugas SOP
VII
SOP Management Pembiayaan, dpt terdiri atas:
Borang Tentukan sendiri
1. SOP Penyusunan Program Kegiatan dan Anggaran 2. SOP Penerimaan Sumber Dana Biaya Pendidikan 3. SOP Penerimaan Sumber Dana Kerjasama (RGU) 4. SOP Permohonan Dana UP/TUP 5. SOP Pencairan Dana UP/TPU 6. SOP Pertanggungjawaban Dana 7. SOP Pencairan Dana Melalui Mekanisme LS 8. SOP Pelaporan Realisasi Anggaran dan Pelaporan Keuangan
33
Materi tugas untuk setiap kelpompok Kelompok
Materi Tugas SOP
VIII
SOP Audit Mutu Akademik Internal
Borang Tentukan sendiri
1. Implementasi AMAI Pada Sistem Penjaminan Mutu Dan Sistem Audit Mutu Akademik Internal Tingkat Fakultas/Lembaga 2. Implementasi AMAI Pada Sistem Penjaminan Mutu Akademik Tingkat Jurusan/Bagian 3. Implementasi AMAI Pada Sistem Penjaminan Mutu Akademik Tingkat Program Studi
34
Contoh Standar, SOP dan Borang SPMI Standar dari SNP Standar Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat,
SOP
Borang/Formulir
1. SOP Penyampaian informasi penelitian 2. SOP Usulan dan pelaksaaan Penelitian yang didanai oleh UNIGAL 3. SOP Usulan dan pelaksaaan Penelitian yang didanai oleh Fakultas 4. SOP Usulan dan pelaksaaan Penelitian yang didanai oleh Non UNIGAL 5. Usulan dan pelaksaaan Penelitian/PKM oleh Dosen atas Biaya Sendiri 6. Pendaftaran Kuliah Kerja Nyata (KKN)
Standar Pendidik dan Tenaga Kependidikan : 1. Standar Penerimaan Calon Pendidik dan Tenaga Kependidikan 2. Standar Studi Lanjut Pendidik dan Tenaga Kependidikan Standar Sarana dan Prasarana: 1. Standar Sarana Proses Pembelajaran 2. Standar Laboratorium 3. Standar Bangunan dan Kelas Standar Pengelolaan: 1. Standar Calon Pimpinan Tingkat Universitas, Fakultas, Lembaga, Jurusan, Program Studi, Laboratorium, Perpustakaan, Kabiro, Kabag, Kasubag 2. Standar Pelayanan Bidang Akademik, Kemahasiswaan, Keuangan Pembiayaan : 1. Standar Pengelolaan Keuangan tingkat Universitas, Fakultas, Lembaga, Perpustakaan, dan Program Studi Standar Audit Internal Mutu Akademik
1. SOP Implementasi AIMA SPMI Tingkat Fakultas dan Prodi
35
