PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP STATIS PEMERINTAH KOTA SURAKARTA DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan dalam Memperoleh Sebutan Vokation Ahli Madya (A. Md.) dalam Bidang Manajemen Administrasi
Oleh: DANANG SAPUTRO D1506068
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2009
30
31
32
PERNYATAAN
Nama
: Danang Saputro
NIM
: D1506068
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “Prosedur Pengelolaan Arsip Statis Pemerintah Kota Surakarta Di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta” adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.
Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut.
Surakarta,
Juni 2009
Yang membuat pernyataan,
Danang Saputro
33
MOTTO Kebahagiaan, kedamaian dan ketentraman hati senantiasa berawal dari ilmu pengetahuan. Itu karena ilmu mampu menembus yang samar, menentukan sesuatu yang hilang dan menyingkap yang tersembunyi. Selain itu, naluri jiwa manusia itu adalah selalu ingin mengetahui hal-hal yang baru dan ingin mengungkap sesuatu yang menarik. (Dr. Aidh Alqorni)
34
PERSEMBAHAN Rabbi-ku yang kasih-Nya tak pernah bisa ku ungkapkan Bapak dan Ibu serta kakakku tercinta, terima kasih atas doanya, dukungan, nasihat, cinta tulus dan kasih sayangnya.
35
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang senantiasa memberikan rahmat dan hidayahnya sehingga tugas akhir ini dapat terselesaikan. Sholawat dan salam senantiasa tercurah kepada Nabi Muhammad SAW beserta keluarganya dan sahabat-sahabatnya. Tugas akhir ini merupakan salah satu syarat untuk memenuhi sebagian persyaratan dalam memperoleh sebutan vokation Ahli Madya (A. Md.) dalam bidang Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Adapun judul dari tugas akhir ini adalah ”Prosedur Pengelolaan Arsip Statis Pemerintah Kota Surakarta Di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta”. Dukungan, bimbingan dan bantuan dari semua pihak sangat besar pengaruhnya bagi penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini. Oleh karena itu penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada: 1. Ibu Dra. Suprapti selaku pembimbing yang berkenan meluangkan waktu untuk membimbing dan mengarahkan dalam penyusunan tugas akhir ini. 2. Bapak Drs. H. Supriyadi, SN, SU selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta. 3. Bapak Drs. H. Sakur, MS selaku Ketua Program Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta. 4. Bapak Drs. Ali, M. Si selaku Sekretaris Program Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta. 5. Bapak Dwi Moelyadi, SH selaku Pimpinan dan Bapak M. Yuhri selaku Kepala Seksi Pengelolaan Arsip, yang telah memberikan izin untuk mengadakan pengamatan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
36
6. Bapak Sri Wahyudi selaku arsiparis dan pembimbing di lapangan beribu-ribu terima kasih penulis haturkan atas kesediaannya untuk memberikan pengarahan dan bimbingan dalam penyusunan tugas akhir ini. 7. Semua karyawan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. 8. Semua teman-teman seperjuangan yang telah memberikan kebersamaan dalam setiap waktu. 9. Semua pihak yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu yang dengan senang hati memberikan dorongan, kritik, saran maupun ide-ide sehingga tugas akhir ini dapat terselesaikan. Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini sangat sederhana dan masih banyak kekurangan. Semua ini karena keterbatasan kemampuan yang ada pada penulis. Akan tetapi, dalam kesederhanaan ini semoga tidak mengurangi baik arti maupun manfaatnya terutama bagi para pembaca. Penulis hanya dapat mengucapkan terima kasih atas bantuan semua pihak dan semoga Allah SWT membalasnya serta penulisan tugas akhir ini dapat bermanfaat, Amin.
Surakarta,
Juni 2009
Danang Saputro
37
DAFTAR ISI
Halaman JUDUL
i
PERSETUJUAN
ii
PENGESAHAN
iii
PERNYATAAN
iv
MOTTO
v
PERSEMBAHAN
vi
KATA PENGANTAR
vii
DAFTAR ISI
ix
DAFTAR TABEL
xi
DAFTAR BAGAN
xii
DAFTAR GAMBAR
xiii
ABSTRAK
xiv
BAB I.
PENDAHULUAN
1
A. Latar Belakang Masalah
1
B. Rumusan Masalah
4
C. Tujuan Pengamatan
4
BAB II.
TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
5
A. Tinjauan Pustaka
5
B. Metode Pengamatan
16
BAB III. DESKRIPSI LOKASI
19
A. Lokasi Pengamatan
19
B. Sejarah Berdirinya Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
19
C. Visi dan Misi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
21
D. Tugas dan Fungsi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
22
38
E. Struktur Organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta F. Pegawai Seksi Pengelolaan Arsip BAB IV. PEMBAHASAN
23 27 30
A. Prosedur Pengelolaan Arsip Statis Pemerintah Kota Surakarta Di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
30
B. Kendala yang Dihadapai dalam Pengelolaan Arsip Statis Pemerintah Kota Surakarta Di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
46
C. Langkah-Langkah untuk Mengatasi Kendala dalam Pengelolaan Arsip Statis Pemerintah Kota Surakarta Di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta BAB V.
47
PENUTUP
48
A. Kesimpulan
48
B. Saran
50
DAFTAR PUSTAKA DOKUMENTASI TABEL RALAT LAMPIRAN
39
DAFTAR TABEL
Halaman Tabel. 4. 1: Inventarisasi Arsip
38
Tabel. 4. 2: Contoh Kartu Fieches
41
Tabel. 4. 3: Daftar Inventarisasi Arsip
43
Tabel. 4. 4: Form Berita Acara Penyerahan Arsip Statis
44
40
DAFTAR BAGAN
Halaman Bagan. 2. 1. Klasifikasi arsip
9
Bagan. 2. 2. Model Analisis Interaktif
18
Bagan. 3. 1. Struktur Organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
24
41
DAFTAR GAMBAR
Halaman Gambar 4. 1. Penataan boks arsip ke dalam rak arsip
45
42
ABSTRACTEDLY
DANANG SAPUTRO, D1506068, MANAGEMENT PROCEDURE ARCHIVES CITY GOVERNMENT STILL SURAKARTA AT OFFICE ARCHIVES AND CITY REGION LIBRARY SURAKARTA, Final Task, Study's Program Administration Management, Diploma III Program, Social Science and Politics Faculty, Sebelas Maret University, Surakarta, 2009, 50 Pages. Office Archives and City Region library Surakarta constitutes activity archives institute that is at Surakarta's City Government. To render task and function at Office Archives and City Region library Surakarta, therefore needs to be done by archives management that corresponds to procedure efficiency reaches that and effectiveness. The importance for still archives management shall be done since remembers archives as source of information for observational, cultural asset, nation memory and as material as job which its information is utilized for decision making material. In this watch, writer takes title ”Management Procedure Archive City Government Still Surakarta At Office Archives and City Region library Surakarta”. To the effect of observing it is subject to be get Madya's Pro Mention (A. Md.) on Diploma III Program, Social Science and Politics Faculty, Administration Management, Sebelas Maret University Surakarta, to know management procedure archives still at Office Archives and City Region library Surakarta, to know emerging constraint deep management archive City Government stills Surakarta at Office Archives and City Region library Surakarta, to know trick settle emerging constraint deep management archives City Government still Surakarta at Office Archives and City Region library Surakarta. This watch utilize qualitative descriptive method with data source of primary data and secondary data. Data collecting tech is done with observation, interview and library data. Analysis data began by gathers data, doing early analysis of acquired data, doing deeper data digging up if apparently deep analysis it less visceral, the latest stage which is conclusion pull. Management procedure archives City Government still Surakarta at Office Archives and City Region library Surakarta utilizes Mayor Decree guidance No. 045 / 98 / 1 / 2004 about still archives managements that cover separation document, agglomeration archives, stocktaking archives, hand over archives, settlement and laid up archives, preserve and archives care. In its performing, extant constraint which is settlement and laid up archives was optimal because in its performing archives still just worked by an archivist just. In term preserve and care haven't is equal to since have not utilized equipment that modern as vacum cleaner as cleansing as dust, medium's reducing is electronic as computer, telephone, fan or AC. Therefore, need to mark sense activity equipment increase archives and activity supporter equipment archive.
43
44
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah Dalam kegiatan suatu lembaga atau organisasi, pasti menghasilkan produk-produk kantor seperti surat, formulir, dan laporan-laporan. Jadi, kegiatan dari suatu lembaga atau organisasi pada dasarnya adalah menghasilkan, menerima, mengolah, dan menyimpan berbagai surat, formulir, laporan dan lain sebagainya. Semua kegiatan itu harus dilakukan agar pekerjaan berjalan dengan tertib dan menyeluruh. Untuk mewujudkan hal tersebut, maka diperlukan suatu pengelolaan terhadap produk-produk kantor secara efektif. Salah satu diantaranya adalah pengelolaan terhadap arsip. Dalam pemahaman sederhana dapat dikatakan bahwa arsip merupakan salah satu produk kantor (office work). Arsip pada dasarnya merupakan dokumen organisasi yang menyangkut kepentingan organisasi, baik berupa buku-buku, laporan, makalah, surat dan sebagainya. Secara khusus yang dimaksud dengan arsip pada bagian ini adalah kumpulan warkat/surat yang disimpan secara sistematis, karena memiliki nilai manfaat yang sewaktuwaktu akan digunakan. Dalam kegiatan kearsipan, terutama dalam proses penyimpanan dibutuhkan biaya yang cukup besar. Tenaga-tenaga profesional juga dibutuhkan dalam kegiatan kearsipan supaya arsip dapat dengan mudah ditemukan jika sewaktu-waktu diperlukan. Jika sistem kearsipan dalam bagian administrasi berjalan dengan baik maka kegiatan administrasi akan berjalan
dengan
lancar.
Sebaliknya,
jika
sistem
kearsipan
kurang
diperhatikan, maka kegiatan administrasi akan sedikit terhambat. Hal ini dikarenakan arsip-arsip dan dokumen-dokumen yang sulit ditemukan atau bahkan tidak diketahui keberadaannya. Oleh karena itu, dibutuhkan suatu lembaga yang dapat mengelola arsip-arsip dengan baik.
1
45
Di Pemerintahan Kota Surakarta, telah ada sebuah lembaga kearsipan yaitu Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta merupakan leading sector dari pengelolaan arsip di Pemerintahan Kota Surakarta. Mengingat arsip sebagai sumber informasi yang dipergunakan baik secara langsung atau tidak langsung dalam penyusunan perencanaan, pelaksanaan, penelitian, evaluasi dan pengembangan penyelenggaraan pemerintahan serta penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, keberadaan arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta semakin menumpuk. Hal itu dikarenakan ada arsip yang bersifat permanen yaitu arsip statis sehingga membutuhkan pengelolaan yang baik. Hal tersebut diungkapkan oleh Bapak Sri Wahyudi selaku arsiparis di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, “Arsip-arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta cenderung diabaikan cara pengelolaannya karena merupakan hasil samping dari organisasi. Jadi apabila tidak dibutuhkan, arsip-arsip tersebut dianggap tidak perlu. Akan tetapi jika dibutuhkan, maka arsiparsip tersebut baru dianggap penting. Oleh karena itu, banyak yang menganggap bahwa arsip statis tidak perlu ditangani lebih lanjut karena pada umumnya jarang digunakan” (wawancara tanggal 2 Maret 2009). Dalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuanketentuan Pokok Kearsipan telah disebutkan bahwa tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. Menurut Widjaja (1993:99), menyebutkan bahwa khusus di Indonesia menurut Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan, Bab IV pasal 9, yang berkewajiban untuk menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip-arsip Negara Republik Indonesia terutama arsip-arsip yang berfungsi statis adalah:
46
1.
Arsip Nasional Pusat (Arsip Nasional Republik Indonesia) Wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip dari lembagalembaga negara dan badan-badan pemerintah pusat misalnya arsip-arsip yang berasal dari Badan Usaha Milik Negara (BUMN).
2.
Arsip Nasional Daerah (Arsip Nasional Wilayah) Wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip dari lembagalembaga negara dan badan-badan pemerintah pusat di daerah misalnya arsip-arsip yang berasal dari kantor wilayah, departemen-departemen pusat yang ada di pemerintah pusat daerah dan sebagainya.
3.
Arsip Nasional Pusat (Arsip Nasional Republik Indonesia) maupun Arsip Nasional Daerah (Arsip Nasional Wilayah) Wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip yang berasal dari badan-badan swasta (misalnya bank-bank swasta) dan perorangan (misalnya arsip yang dibuat oleh Ir. Soekarno atau tokoh-tokoh nasional). Dari beberapa pernyataan di atas, dapat kita pahami bahwa pengelolaan
arsip khususnya arsip statis sangat perlu dilakukan karena jika tidak, akan mengakibatkan arsip semakin menumpuk dan akan menimbulkan banyak permasalahan yang bersifat komplek karena melibatkan banyak unsur yang saling terkait dari permasalahan arsip tersebut. Dengan adanya pengelolaan arsip yang baik, informasi akan mudah diperoleh karena di dalam arsip statis ternyata masih digunakan untuk masa yang akan datang. Arsip juga digunakan oleh suatu organisasi untuk tumbuh dan berkembang karena suatu organisasi membutuhkan banyak informasi yang tepat dalam pengambilan keputusan. Hal tersebut kemudian mendorong Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta untuk mengelola arsip statis dengan baik dan juga mendukung supaya tujuan suatu organisasi bisa tercapai. Berdasarkan uraian latar belakang di atas, penulis dihadapkan pada pengamatan mengenai pengelolaan arsip statis di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Dengan alasan tersebut, penulis tertarik untuk menyusun Tugas Akhir mengenai Prosedur Pengelolaan Arsip Statis
47
Pemerintah Kota Surakarta Di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
B. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka rumusan masalah yang akan penulis ambil dari pengamatan ini adalah: 1.
Bagaimana prosedur pengelolaan arsip statis Pemerintah Kota Surakarta di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta?
2.
Apa saja yang menjadi kendala dalam pengelolaan arsip statis Pemerintah Kota Surakarta di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta?
3.
Bagaimana cara mengatasi kendala-kendala yang muncul dalam pengelolaan arsip statis Pemerintah Kota Surakarta di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta?
C. Tujuan Pengamatan 1.
Tujuan Objektif a) Untuk mengetahui prosedur pengelolaan arsip statis Pemerintah Kota Surakarta di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. b) Untuk mengetahui kendala-kendala yang muncul dalam pengelolaan arsip statis Pemerintah Kota Surakarta di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. c) Untuk mengetahui cara-cara mengatasi kendala yang muncul dalam pengelolaan arsip statis Pemerintah Kota Surakarta di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
2.
Tujuan Subjektif Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh sebutan Ahli Madya (A. Md.) pada Program Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.
48
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
A. Tinjauan Pustaka 1.
Pengertian Prosedur Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (1998:703), prosedur adalah tahap-tahap kegiatan untuk menyelesaikan suatu aktifitas, metode langkah demi langkah secara pasti dalam memecahkan suatu problem atau masalah. Arti prosedur menurut Em Zul Fajri dan Ratu Aprilia Senja (2003:672) adalah cara memecahkan suatu masalah yang dilakukan langkah demi langkah dan cara melakukan kegiatan yang disusun secara rapi dan sistematis. Menurut Peter Salim dan Yenny Salim (1991:1194), prosedur adalah tahap-tahap kegiatan dalam melaksanakan suatu kegiatan dan metode langkah demi langkah secara nyata dalam memecahkan masalah. Dari beberapa pengertian prosedur di atas, dapat disimpulkan bahwa prosedur merupakan suatu tahap kegiatan untuk melaksanakan suatu aktifitas dan metode langkah demi langkah secara pasti dan nyata serta disusun dengan rapi dalam memecahkan suatu masalah.
2.
Pengertian Pengelolaan Arti pengelolaan dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia (1994:444) adalah sebagai berikut: a.
Pengurusan, penyelenggaraan, manajemen, proses.
b.
Jalannya suatu peristiwa dari awal sampai dengan akhir. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (1998:411), memberikan
pengertian pengelolaan adalah sebagai berikut:
49
a.
Proses cara pembuatan mengelola.
b.
Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakkan tenaga orang lain.
c.
Proses yang membantu merumuskan kebijaksanaan dan tujuan organisasi.
d.
Proses yang memberikan pengawasan kepada semua hal yang terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan.
3.
Pengertian Arsip a.
Pengertian Arsip Menurut Asal Katanya Menurut Thomas Wiyasa (2001:43), bahwa arsip berasal dari bahasa Yunani yaitu dari kata arche, kemudian berubah menjadi archea dan yang selanjutnya mengalami perubahan lagi menjadi archeon. Arche artinya permulaan dan berarti juga jabatan atau fungsi/kekuasaan peradilan. Archea artinya dokumen atau catatan mengenai permasalahan, dan archeon berarti Balai Kota. Pernyataan lain, kata arsip berasal dari bahasa Belanda yakni archief. Menurut Atmosudirdjo, 1982:157-158 (Wursanto, 1991:14), archief dalam bahasa Belanda mempunyai beberapa pengertian sebagai berikut: 1) Tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip, bahanbahan
tertulis,
piagam-piagam,
surat-surat,
keputusan-
keputusan, akta-akta, daftar-daftar, dokumen-dokumen, petapeta. 2) Kumpulan teratur dari bahan-bahan kearsipan tersebut. 3) Bahan-bahan yang harus diarsip itu sendiri 4) Dalam bahasa Inggris, arsip dinyatakan dengan istilah file, yang berasal dari bahasa latin filum yang berarti tali atau benang. Pada awalnya orang-orang Inggris menyatukan warkat dengan cara mengikat dengan tali atau benang
50
b.
Pengertian Arsip Menurut Kamus/Ensiklopedi 1) Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia (Wursanto, 1991:13), arsip adalah simpanan surat-surat penting. Menurut pengertian tersebut, tidak semua dikatakan arsip. Surat dapat dikatakan arsip apabila memenuhi persyaratan sebagai berikut: a) Surat tersebut harus masih mempunyai kepentingan (bagi lembaga, organisasi, instansi, perseorangan) baik untuk masa kini maupun masa yang akan datang, dan b) Surat tersebut, karena masih mempunyai nilai kepentingan, harus disimpan dengan menggunakan suatu sistem tertentu sehingga dengan mudah dan cepat ditemukan apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali. 2) Menurut Kamus Administrasi Perkantoran (Wursanto, 1991:13), arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara tertur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Menurut pengertian tersebut, warkat yang selanjutnya disebut arsip harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut: a) Warkat tersebut harus masih mempunyai kegunaan, b) Warkat tersebut harus disimpan secara teratur dan berencana, dan c) Warkat tersebut dapat ditemukan dengan mudah dan cepat apabila diperlukan kembali.
c.
Pengertian Arsip Menurut Undang-Undang Menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 pasal 1 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan (Wursanto, 1991:16), memberikan rumusan arsip sebagai berikut: 1) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak
51
apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. 2) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Selanjutnya, Undang-Undang No.7 Tahun 1971 memberikan penjelasan bahwa yang dimaksud dengan naskah-naskah dalam corak apapun dari suatu arsip, adalah meliputi baik yang tertulis, maupun yang dapat dilihat dan didengar seperti hasil rekaman, film dan sebagainya. Sedangkan yang dimaksud dengan berkelompok ialah naskah-naskah yang berisikan hal-hal yang berhubungan satu dengan yang lain yang dihimpun dalam satu berkas tersendiri mengenai masalah yang sama.
d.
Pengertian Arsip Menurut Seminar Dokumentasi/Arsip KementrianKementrian Menurut Seminar Dokumentasi/Arsip Kementrian-Kementrian yang diselenggarakan di Jakarta pada 28 Februari sampai 2 Maret 1957 (Wursanto, 1991:17), telah memberikan rumusan tentang arsip sebagai berikut: 1) Arsip adalah kumpulan surat-menyurat yang terjadi karena pekerjaan,
aksi,
transaksi,
tindak-tanduk,
dokumenter
(dokumentaire handeling), yang disimpan sehingga pada tiap kali dibutuhkan dapat dipersiapkan, untuk melaksanakan tindakan-tindakan selanjutnya. 2) Arsip adalah suatu badan, di mana diadakan pencatatan, penyimpanan serta pengolahan-pengolahan tentang segala surat, baik dalam pemerintahan maupun dalam soal umum, baik ke dalam maupun keluar dengan satu sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan.
52
e.
Pengertian Arsip Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN) Pengertian arsip menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN) (Wursanto, 1991:18) memberikan rumusan tentang arsip yaitu segala kertas naskah, buku, foto, film, microfilm, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, asli atau salinannya, serta dengan segala cara penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan,
sebagai
bukti
atas
kebijaksanaan-kebijaksanaan,
tujuan
organisasi,
fungsi-fungsi,
keputusan-keputusan,
prosedur-
prosedur, pekerjaan-pekerjaan, atau kegiatan-kegiatan pemerintah yang lain, atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya. Bagan di bawah ini menyajikan pengklasifikasian arsip yang mengilhami pembahasan lebih lanjut:
Bagan. 2. 1. Klasifikasi arsip Aktif Dokumen (Record/arsip dinamis) Inaktif Arsip
Arsip Statis (Archives) Sumber: Badri Munir Sukoco dalam Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, 2007:82
4.
Pengertian Arsip Statis Dalam Manajemen Arsip Dinamis (Sulistyo-Basuki, 2003:12) istilah arsip dinamis dan statis berasal dari konsep Belanda yaitu dynamisch archief dan statisch archief. Dengan semakin berpengaruhnya
53
bahasa Inggris dan buku ajar dalam bahasa Indonesia, istilah yang digunakan dalam buku bahasa Inggris adalah record dan archives. Istilah archives diterjemahkan menjadi arsip statis kadang-kadang disingkat arsip saja, namun istilah records diterjemahkan dalam berbagai istilah. Walaupun hingga saat ini belum ada kesepakatan menyangkut istilah records yang sepadan dengan pengertian arsip dinamis. Menurut Thomas Wiyasa (2003:81), arsip statis yaitu arsip yang sudah tidak diperlukan dalam penyelenggaraan administrasi dan mempunyai nilai informasi yang tinggi yang biasa disimpan di ARNAS. Menurut fungsinya arsip statis yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari (Wursanto, 1991:29). Menurut Sutarto (1992:215), bahwa fungsi arsip statis adalah arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Dari beberapa pengertian arsip statis menurut fungsinya di atas, dapat disimpulkan bahwa arsip statis merupakan arsip yang mempunyai nilai informasi yang penting tetapi sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam proses perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan administrasi sehari-hari. Wursanto (1991:236-237), menyebutkan bahwa arsip statis mengandung berbagai macam pengertian. Sebagai bahan perbandingan, di bawah ini beberapa rumusan tentang arsip statis: a.
Menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang ketentuanketentuan pokok kearsipan, yang dimaksud arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari Administrasi Negara.
b. Dalam Buku Pedoman Pelayanan Tata Usaha untuk Perguruan Tinggi di Lingkungan Depdikbud, diberikan suatu rumusan bahwa arsip statis ialah berkas yang tidak dipergunakan secara langsung
54
untuk
perencanaan,
pelaksanaan
kegiatan
maupun
untuk
penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan. Berkas ini tidak lagi berada di setiap organisasi pencipta arsip, akan tetapi telah berada di Arsip Nasional Republik Indonesia. c. Dalam buku Dasar-Dasar Kearsipan, yang dimaksud dengan arsip statis ialah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,
penyelenggaraan
kehidupan
kebangsaan
pada
umumnya. d. Dalam buku Pengurusan Surat dan Kearsipan, arsip statis ialah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan administrasi negara.
5. Pengertian Pengelolaan Arsip a.
Pengertian Pengelolaan Arsip Menurut Sri Utami, S. Sos. (2002:1), pengelolaan arsip adalah mengelola arsip-arsip sesuai dengan sistem kearsipan yang ada sehingga arsip-arsip tersebut dapat dikelola dengan baik dan dapat ditemukan kembali dengan mudah, cepat dan tepat. Sedangkan menurut Kusdartiyah (1980:2), pengelolaan arsip adalah suatu kegiatan pengaturan informasi dan fisik arsip untuk memudahkan penemuan kembali. Pengelolaan arsip perlu dilakukan secara benar untuk mencapai tujuan penyimpanan arsip. Mengenai tujuan pengelolaan arsip, Basir Barthos (1990:12), menyebutkan bahwa tujuan pengelolaan arsip adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan
serta
untuk
menyediakan
bahan
pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. Menurut Mustari Irawan dkk (2002:7), adalah mampu menyediakan arsip yang benar, pada waktu yang tepat dan untuk orang yang tepat dan dengan biaya yang seefisien mungkin.
55
Siyamta,
SH.
(2002:1),
untuk
mengetahui
keberhasilan
pengelolaan arsip dapat diukur dengan: 1) Volume Arsip a) Ada tidaknya pemindahan arsip b) Ada tidaknya pemusnahan arsip c) Ada tidaknya penyerahan arsip 2) Keamanan a) Kondisi fisik dan informasi arsip b) Peralatan arsip c) Kondisi ruang arsip 3) Efisiensi a) Kecepatan waktu yang digunakan untuk penemuan arsip b) Berkurangnya biaya c) Kondisi ruang arsip 4) Efektifitas a) Ketepatan penemuan kembali arsip b) Ketepatan sarana terhadap penggunaan arsip
b.
Tahap-Tahap Pengelolaan Arsip Statis Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia (2005:7-17), tahaptahap dalam pengelolaan arsip statis adalah sebagai berikut: 1) Perencanaan Perencanan merupakan kegiatan awal, dapat berupa proposal atau rencana kerja yang di dalamnya memuat usulan tentang perlunya diadakan pembenahan. Rencana kerja ini harus didasarkan pada data yang tepat dan akurat. Perencanaan ini diajukan ke pimpinan untuk memperoleh persetujuan, sehingga dapat diperoleh anggaran sesuai dengan yang dibutuhkan. 2) Penelitian Penelitian dilakukan terhadap sejarah organisasi pencipta arsip dan sejarah sistem penataan yang sudah ada sehingga
56
berdasarkan hasil penelitian ini penataan arsip akan dapat dilaksanakan berdasarkan azas provenance dan azas original order. Azas
provenance
terkait
dengan
penciptaan
arsip,
sedangkan azas original order terkait dengan sistem penataan aslinya. 3) Pendeskripsian Pendeskripsian sebenarnya merupakan kegiatan perekaman informasi setiap seri arsip. Perekaman ini secara umum memiliki standar yang di dalamnya minimal memuat lima hal yaitu informasi seri, tahun seri, tingkat keasliannya, bentuk redaksi, kondisi fisik. Setiap kali membuat deskripsi arsip, maka perlu diberi indentitas kode nomor untuk menandai deskripsi dan fisik arsipnya. Kesamaan kode deskripsi dengan
kode fisik harus
benar-benar dijaga, jangan sampai terjadi kekeliruan. Akibat kesalahan ini, berarti hilangnya informasi arsip yang kita deskripsikan. 4) Penyusunan Daftar Pertelaan Arsip Sementara Pembuatan daftar pertelaan arsip berdasarkan kartu-kartu deskripsi yang kemudian dikelompokkan berdasarkan kartu-kartu deskripsi yang kemudian dikelompokkan berdasarkan sistem penataan aslinya. 5) Penilaian Arsip Sekalipun penilaian arsip telah dilaksanakan oleh instansiinstansi masing-masing, namun dalam setiap kegiatan penyerahan arsip statis perlu diadakan penilaian kembali oleh Arsip Nasional. 6) Penyusunan Daftar Arsip yang Disimpan, Dimusnahkan, dan Diserahkan Hasil dari kegiatan seleksi dan penilaian arsip-arsip di atas adalah tersusunnya daftar arsip yang akan disimpan, atau daftar
57
arsip yang diusulkan musnah atau daftar arsip yang diusulkan diserahkan ke Arsip Nasional. 7) Penyimpanan Penyimpanan arsip dilakukan terhadap arsip bernilai guna permanen yang telah habis masa simpannya dan dinyatakan tidak operasional di instansi penciptanya. Penyerahan arsip statis ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) atau ke lembaga yang ditunjuk. Penyerahan arsip dilakukan sekurang-kurangnya satu kali dalam sepuluh tahun. Adapun prosedur penyerahan arsip statis menurut Arsip Nasional Republik Indonesia (2005:7-17), antara lain: a) Memeriksa dan meneliti arsip yang sudah habis masa simpannya dan dinyatakan tidak operasional namun masih memiliki nilai guna bagi kepentingan pertanggungjawaban nasional. b) Mengelompokkan arsip yang telah diteliti berdasarkan jenis/seri arsip. c) Mencatat jenis/seri arsip yang akan diserahkan dalam Daftar Pertelaan Arsip (DPA). d) Memasukkan arsip ke dalam boks dan memberi label sesuai dengan isi boks. e) Arsip yang akan diserahkan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia
(ANRI),
dan
yang
diserahkan
kepada
Badan/Kantor Kearsipan Daerah dikonsultasikan dengan ANRI/Badan/Kantor yang bersangkutan. f)
Penyerahan arsip dilaksanakan dengan keputusan Pimpinan Lembaga Negara/Badan Pemerintahan yang bersangkutan atau pejabat lain yang ditunjuk untuk itu dengan dibuat Berita Acara Penyerahan Arsip dan disertai Daftar Pertelaan Arsip yang akan diserahkan yang masing-masing dibuat rangkap dua, rangkap pertama untuk instansi yang bersangkutan,
58
rangkap kedua untuk Arsip Nasional Republik Indonesia atau Badan/Kantor Kearsipan Daerah yang bersangkutan. 8) Pemeliharaan dan Perawatan Satu hal yang penting dalam penataan arsip adalah mengenai pemeliharaan dan perawatan fisik yang menjamin kelestarian informasi yang terkandung di dalamnya. Memelihara dan merawat arsip tidaklah mudah. Dalam hal ini, dibutuhkan keahlian khusus di bidang teknis perawatan arsip. Arsip dapat rusak karena beberapa faktor yaitu faktor biologis, disebabkan oleh jamur dan serangga. Jamur dapat merusak selulos kertas sehingga kertas cepat menjadi kuning, coklat atau berbintik-bintik hitam. Jamur timbul karena faktor lingkungan seperti kelembaban, temperatur, dan cahaya yang terlalu gelap. Serangga seringkali di tempat-tempat gelap dan bersarang diantara lembaran-lembaran arsip, rak, lemari dan lacilaci meja serta sudut-sudut ruang. Jenis serangga yang gemar makan kertas adalah rayap, kutu buku serta kecoa. Faktor fisik, disebabkan oleh faktor cahaya dan sinar matahari yang mengadung ultra violet dapat merusak selulos kertas. Kondisi kertas tergantung oleh derajat panas dan kadar kelembaban di dalam ruang penyimpanan. Derajat panas yang tinggi akan menyebabkan kertas menjadi kering dan mudah rapuh. Sedangkan uap air menyebabkan kertas lembab dan basah sehingga menimbulkan jamur. Faktor kimiawi, disebabkan karena adanya zat kimia yang terdapat dalam udara ruang penyimpanan dan dalam arsip dapat menyebabkan kerusakan kertas, seperti gas asidik, pencemaran atmosfer, debu dan tinta. Pencemaran karena adanya nitrogen, sulfur, acid, asam belerang merupakan penyebab kerusakan terbesar. Kertas yang baik adalah yang bebas dari asam yaitu pH7. Pencemaran udara banyak terjadi di daerah industri, dan faktor
59
lainnya seperti banjir, kebakaran, dan kerusakan akibat perbuatan manusia baik yang disengaja maupun tidak disengaja.
B. Metode Pengamatan 1.
Sumber Data Sumber data merupakan fakta-fakta atau keterangan suatu objek yang diamati yang terdiri dari: a.
Data Primer Menurut Moleong (1993:3), data primer adalah data yang dikumpulkan dan diolah sendiri oleh organisasi yang menerbitkan atau menggunakannya. Dalam hal ini, penulis memperoleh data langsung dari informan dan observasi.
b.
Data Sekunder Data sekunder adalah data yang diterbitkan atau digunakan oleh organisasi yang bukan pengolahnya (Moleong, 1993:3). Maksud dari pernyataan tersebut data diperoleh secara tidak langsung melalui dokumentasi serta buku-buku atau arsip dan keterangan-keterangan lain yang berhubungan dengan masalah pengamatan yang digunakan sebagai pelengkap dan pendukung dari data primer.
2.
Teknik Pengumpulan Data Dalam cara atau teknik pengumpulan data dari Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta sehingga diperoleh data yang diperlukan, penulis menggunakan teknik: a.
Observasi Menurut Mohammad Pabundu Tika, (1997:67-68) menjelaskan mengenai pengertian observasi yaitu cara dan teknik pengumpulan data dengan melakukan pengamatan dan pencatatan secara sistematik terhadap gejala-gejala atau fenomena yang ada pada objek pengamatan.
60
b.
Wawancara Wawancara adalah suatu bentuk komunikasi verbal, dengan kata lain wawancara adalah metode pengumpulan data untuk mendapatkan informasi dengan cara mengadakan pertanyaan secara langsung dengan responden yaitu karyawan atau pegawai Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
c.
Data Perpustakaan Data perpustakaan adalah data yang diperoleh dari perpustakaan atau melalui penerbitan resmi suatu instansi atau badan atau yayasan (Moh. Pabundu Tika, 1997:90). Data yang dimaksud dapat berupa buku-buku, majalah dan sebagainya. Data perpustakaan merupakan metode pokok dalam pengamatan ini, sebab pengolahan data banyak menggunakan data perpustakaan yang ada.
3.
Teknik Analisis Milles dan Heberman dalam HB. Sutopo (2002:91), model analisis data yang digunakan dalam pengamatan ini adalah model analisis interaktif, yang terdiri dari: a. Reduksi Data (Data Redction) Merupakan
proses
pemilihan,
pemfokusan,
penyederhanaan,
pengabstrakan dan transformasi data yang muncul dari catatan di lapangan, proses ini akan berlangsung terus sepanjang pengamatan. Caranya dengan mempertegas, memperpendek, membuat fokus dan membuang hal-hal yang tidak penting sehingga peneliti dapat memfokuskan arah penelitian. b. Penyajian Data (Data Display) Terdiri dari sekumpulan informasi yang tersusun yang memberikan kemungkinan adanya penarikan kesimpulan dan pengambilan tindakan. Sajian data ini harus mengacu pada rumusan masalah yang telah dirumuskan pada pertanyaan pengamatan. Dalam tahap ini
61
penulis menyajikan data yang diperoleh dengan sesistematis mungkin. c. Penarikan Kesimpulan (Conclusion Drawing) Setelah waktu pengumpulan data selesai dilakukan, maka tahap selanjutnya yang dilakukan adalah usaha penarikan kesimpulan berdasarkan hal yang terdapat dalam reduksi data maupun penyajian data atau dengan kata lain dimulai dari awal pengumpulan data. Dalam hal ini penulis harus sudah mulai mengerti apa arti dan halhal yang ditemui.
Adapun langkah-langkah yang dilakukan dalam pengamatan ini adalah: 1) Pengumpulan data 2) Melakukan analisis awal dari data yang diperoleh 3) Melakukan penggalian data yang lebih mendalam 4) Penarikan kesimpulan terakhir. Ketiga komponen di atas akan saling menunjang dan berada dalam satu sistem yang mendukung analisis pengamatan, sebagaimana terlihat dalam bagan di bawah ini: Bagan . 2. 2. Model Analisis Interaktif Pengumpulan data
Reduksi data
Penyajian data
Penarikan kesimpulan Sumber: Miles dan Heberman dalam H. B. Sutopo, 2002:96
62
BAB III DESKRIPSI LOKASI
A. Lokasi Pengamatan Dalam melakukan pengamatan guna menyelesaikan Tugas Akhir, penulis mengambil lokasi di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang beralamat di Jalan Kepatihan No. 3 Surakarta 57129 Telp. (0271) 643320. Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang sekarang ini merupakan pindahan dari Jalan Kolonel Sutarto No. 174 A yang sekarang ini digunakan sebagai depo (tempat untuk menyimpan) arsip. Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Kota Surakarta Nomor 6 Tahun 2001, sebagai Lembaga Teknis Daerah dan merupakan unsur penunjang Pemerintah Daerah di bidang kearsipan dan perpustakaan daerah yang dipimpin oleh seorang kepala kantor yang dalam melaksanakan tugas berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah.
B. Sejarah Berdirinya Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah No. 6 Tahun 2001. Sebelum dibentuk Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, penyelenggaraan urusan pemerintahan di bidang kearsipan ditangani oleh Kantor Sekretaris Daerah Pemerintah Kota Surakarta, khususnya di Bagian Umum. Namun, setelah ada keputusan Menteri Dalam Negeri No. 28 Tahun 1992, maka susunan organsasi dan tata kerja Sekretaris Wilayah Daerah Pemerintah Kota Surakarta menjadi pola maksimal. Adanya Surat Keputusan dari Menteri Dalam Negeri merupakan jawaban atas Surat Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Tengah tanggal 28 September 1992 No. 061/29056. Surat Gubernur tersebut berisi usulan tentang peningkatan pola organisasi Sekretariat Wilayah/Daerah Tingkat II
63
yang merupakan kelanjutan dari Surat Walikota Madya Kepala Daerah Tingkat II Surakarta tanggal 29 April 1992 yang berisi pengajuan permohonan
agar
susunan
organisasi
dan
tata
kerja
Sekretariat
Wilayah/Daerah Kota Surakarta menjadi pola maksimal. Sebagai jawaban atas surat tersebut, Menteri Dalam Negeri mengeluarkan surat persetujuan atas perubahan susunan organisasi dan tata kerja Sekretariat Wilayah/Daerah Kota Surakarta menjadi pola maksimal. Surat itu dikeluarkan pada tanggal 8 Oktober 1992 No. 061/2597/SJ. Berdasarkan atas Surat Keputusan Menteri Dalam Negeri tersebut, selanjutnya disusun Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta No. 1 Tahun 1993 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Wilayah/Daerah dan Sekretariat DPRD Tingkat II Surakarta. Atas hal tersebut, terbentuklah Peraturan Daerah No. 7 Tahun 1993 seri: D No. 6 tanggal 22 April 1993, yang disyahkan dengan Keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Tengah No. 183.3/173/1993 tanggal 23 Maret 1993. Selanjutnya, Peraturan Daerah tersebut mengalami perubahan sebanyak dua kali, perubahan pertama dengan Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II No. 2 Tahun 1996 tentang Perubahan Pertama Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta No. 1 Tahun 1993 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Wilayah/Daerah dan Sekretariat DPRD Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta. Kemudian Peraturan Daerah dirubah lagi dengan Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta No. 17 Tahun 1999 tentang Perubahan Kedua Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta No. 1 Tahun 1993 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Wilayah/Daerah dan Sekretariat DPRD Tingkat II Surakarta. Perubahan kedua Peraturan Daerah ini termuat dalam Lembaran Daerah Kotamadya Surakarta Tahun 1999 No. 31 Seri: D No. 12. Dengan adanya Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta tentang Perubahan Kedua Peraturan Daerah Kotamadya Tingkat II Surakarta No. 1 Tahun 1993 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Wilayah/Daerah dan Sekretariat DPRD Tingkat II Surakarta
64
tersebut, maka penyelenggaraan urusan pemerintah di bidang kearsipan masih ditangani oleh Bagian Umum di bawah Sekretariat Wilayah/Daerah Kota Surakarta. Kemudian, dengan adanya Undang-Undang No. 22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah yang menganut prinsip penyelenggaraan otonomi daerah
yang
luas, nyata dan
bertanggungjawab.
Demi
kelancaran
penyelenggaraan tersebut, Pemerintah Daerah Kota Surakarta merasa perlu adanya penataan kembali perangkat Pemerintah Daerah Kota Surakarta sesuai dengan Peraturan Pemerintah No. 84 Tahun 2000 tentang Pedoman Organisasi Perangkat Daerah. Untuk itu, diterbitkanlah Peraturan Daerah Kota Surakarta No. 6 Tahun 2001 yang termuat dalam Lembaran Daerah Kota Surakarta Tahun 2001 No. 14 seri: D 12 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah Kota Surakarta. Dengan adanya Peraturan Daerah Kota Surakarta No. 6 Tahun 2001 tersebut, maka dibentuklah Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang menangani penyelenggaraan urusan pemerintah di bidang kearsipan. Peraturan daerah ini kemudian ditindaklanjuti dengan Keputusan Walikota Surakarta No. 36 Tahun 2001 tentang Pedoman Uraian Tugas Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Kemudian, muncul Peraturan Walikota Surakarta No. 32 Tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
C. Visi dan Misi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta Dalam pelaksanaan kegiatan, Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta mempunyai visi dan misi. Adapun visi dan misi tersebut adalah sebagai berikut: 1. Visi “Terwujudnya budaya masyarakat yang cerdas dan berbudi luhur bertumpu pada informasi”
65
2. Misi a. Menyediakan dan melayani kebutuhan informasi serta pengetahuan ilmiah. b. Mendorong, meningkatkan dan memotivasi masyarakat untuk gemar membaca. c. Mendorong terwujudnya penataan arsip dan perpustakaan yang moderen. d. Menjadikan arsip dan perpustakaan sebagai pusat ilmu pengetahuan dan teknologi (IPTEK), sarana penelitian, sarana rekreasi serta pendidikan. e. Mewujudkan Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah sebagai Pembina kearsipan dan perpustakaan di instansi dan mayarakat.
D. Tugas dan Fungsi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta 1.
Tugas Pokok Kantor
Arsip
berkedudukan
dan di
Perpustakaan Kota
Surakarta,
Daerah
Kota
merupakan
Surakarta unsur
yang
penunjang
pemerintah daerah di bidang kearsipan dan perpustakaan daerah. Adapun kedudukan, tugas pokok dan fungsi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yaitu Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah dalam melaksanakan tugas dipimpin seorang Kepala Kantor yang berkedudukan di bawah dan bertanggungjawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah. Tugas pokok Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah yakni melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah di bidang kearsipan dan perpustakaan.
2.
Fungsi Untuk melaksanakan tugas pokok, Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah mempunyai fungsi sebagai berikut: a.
Penyelenggaraan kesekretariatan kantor
66
b.
Penyusunan rencana program, pengendalian, evaluasi dan pelaporan
c.
Pengelolaan dan pelayanan arsip
d.
Pengelolaan perpustakaan
e.
Penyelenggaraan pelayanan perpustakaan
f.
Penyelenggaraan sosialisasi
g.
Pembinaan jabatan fungsional
E. Struktur Organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta Struktur organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan derah Kota Surakarta disusun untuk membantu dalam pencapaian tujuan organisasi secara lebih efektif. Dengan adanya tujuan organisasi, maka dibutuhkan suatu struktur organisasi yang menentukan seluruh tugas, wewenang dan tanggung jawab dalam suatu organisasi. Dalam rangka melaksanakan ketentuan pasal 72 Peraturan Daerah Kota Surakarta Nomor 6 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kota Surakarta, maka ditetapkan Peratutan Walikota tentang Penjabaran Tugas Pokok dan Fungsi serta Tata Kerja Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Adapun struktur organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta sesuai dengan Peraturan Walikota Surakarta No. 32 Tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas Pokok , Fungsi dan Tata Kerja Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Mengenai bagan struktur organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta adalah sebagai berikut :
67
Bagan 3.1. Struktur Organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
KEPALA
KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL
SEKSI PENGELOLAAN ARSIP
SUB BAGIAN TATA USAHA
SEKSI PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN
SEKSI PELAYANAN PERPUSTAKAAN
Sumber: Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, 2009
Di bawah ini merupakan tanggung jawab, fungsi dan tugas masingmasing bagian dalam struktur organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta adalah sebagai berikut : a. Kepala Kantor Kepala Kantor mempunyai tugas sebagai motivator dan innovator. Cakupan tugas-tugasnya adalah menggerakkan seluruh unsur, baik berupa sumber daya manusia, dana maupun lainnya untuk dapat dikelola dan dimanfaatkan menjadi kekuatan-kekuatan yang potensial bagi instansi.
68
Kegiatan utama yang diemban adalah pelayanan masyarakat yang membutuhkan suatu informasi bersumber dari buku, dokumen dan media informasi lainnya. b. Subbagian Tata Usaha Subbagian Tata Usaha mempunyai tugas melakukan penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan, pengkoordinasian penyelenggaraan tugas secara terpadu, pelayanan administrasi dan pelaksanaan di bidang Tata Usaha, meliputi: perencanaan, evaluasi dan pelaporan, keuangan, umum dan kepegawaian. c. Seksi Pengelolaan Arsip Seksi Pengelolaan Arsip mempunyai tugas melakukan penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pengelolaan arsip, meliputi: pembinaan teknis kearsipan, pengelolaan arsip dinamis inaktif dan statis serta memberikan layanan kearsipan sesuai dengan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Kantor. d. Seksi Pengelolaan Perpustakaan Seksi Pengelolaan Perpustakaan mempunyai tugas melakukan penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pengelolaan
perpustakaan,
meliputi:
pengadaan,
pengolahan
dan
pemeliharaan bahan pustaka sesuai dengan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Kantor. e. Seksi Pelayanan Perpustakaan Seksi Pelayanan Perpustakaan mempunyai tugas melakukan penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pelayanan perpustakaan, meliputi: pelayanan sirkulasi dan referensi, pendidikan pemakai dan penyebarluasan informasi serta pembinaan perpustakaan sesuai dengan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Kantor. f. Jabatan Fungsional Jabatan Fungsional mempunyai tugas sesuai dengan Jabatan Fungsional masing-masing berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
69
Di bawah ini merupakan tata kerja bagi setiap bidang dalam Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yaitu sebagai berikut : a.
Kepala Kantor, Subbagian dan Seksi dalam melaksanakan tugasnya berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan kebijakan yang ditetapkan oleh Walikota.
b.
Kepala Kantor, Subbagian dan Seksi dalam melaksanakan tugasnya memperhatikan prinsip-prinsip manajemen yang meliputi perencanaan pengorganisasian, pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan sesuai dengan bidang tugasnya masing-masing.
c.
Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala Kantor, Kepala Subbagian, Kepala Seksi dan Pejabat Fungsional wajib menerapkan prinsip koordinasi, integrasi dan sinkronisasi secara vertikal maupun horisontal baik ke dalam maupun antar satuan organisasi dalam lingkungan Pemerintah Daerah serta instansi lain sesuai dengan tugas pokoknya masing-masing.
d.
Kepala Kantor, Kepala Subbagian dan Kepala Seksi bertanggungjawab dalam memimpin, mengkoordinasikan dan memberikan bimbingan serta petunjuk-petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya masing-masing.
e.
Kepala Kantor, Kepala Subbagian dan Kepala Seksi wajib mengikuti dan mematuhi petunjuk-petunjuk dan bertanggungjawab pada atasan masingmasing serta menyampaikan laporan tepat pada waktunya.
f.
Dalam menyampaikan laporan masing-masing kepada atasan, tembusan laporan dapat disampaikan kepada satuan organisasi lain di lingkungan kantor yang secara fungsional mempunyai hubungan kerja.
g.
Setiap laporan yang diterima oleh Kepala Kantor, Kepala Subbagian dan Kepala Seksi dari bawahan wajib diolah dan dipergunakan sebagai bahan penyusunan laporan lebih lanjut dan dijadikan bahan untuk memberikan petunjuk kepada bawahan.
h.
Kepala Subbagian, Kepala Seksi dan Pejabat Fungsional menyampaikan laporan kepada Kepala Kantor dan berdasarkan hal tersebut Kepala
70
Subbagian Tata Usaha menyusun laporan berkala Kepala Kantor kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah. Di bawah ini merupakan peraturan tentang kepegawaian yang ada di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, meliputi : a.
Jenjang jabatan dan kepangkatan serta susunan kepegawaian diatur sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
b.
Kepala Kantor, Kepala Subbagian, Kepala Seksi dan pejabat fungsional di lingkungan kantor diangkat dan diberhentikan oleh pejabat yang berwenang sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.
F. Pegawai Seksi Pengelolaan Arsip Dalam pengelolaan arsip terutama arsip statis, tentu membutuhkan sebuah seksi tersendiri guna mengelola arsip-arsip tersebut. Adapun mengenai pegawai dalam seksi pengelolaan arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta terdiri dari tiga bagian yaitu: 1.
Kepala Seksi Pengelolaan Arsip Kepala seksi pengelolaan arsip, saat ini dijabat oleh Drs. M. Yuhri. Mengenai tugas-tugasnya adalah sebagai berikut: a.
Melaksanakan pembinaan teknis kearsipan, mengelola arsip dinamis dan statis serta memberikan layanan kearsipan sesuai dengan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh kepala kantor.
b.
Menyusun program dan rincian kerja seksi pengelola arsip berdasarkan rencana strategis dan program kerja tahunan kantor.
c.
Membagi tugas kepada bawahan sesuai bidang tugas agar tercipta pemerataan tugas.
d.
Memberi petunjuk dan arahan kepada bawahan guna kejelasan pelaksanaan tugas.
e.
Mengawasi
pelaksanaan
tugas
bawahan
agar
tidak
terjadi
penyimpangan. f.
Memeriksa hasil kerja bawahan untuk mengetahui kesulitan dan hambatan serta memberikan jalan keluarnya.
71
g.
Menilai hasil kerja bawahan secara periodik guna bahan peningkatan kinerja.
h.
Melaksanakan pembinaan teknis kearsipan.
i.
Melaksanakan tertib administrasi serta membuat laporan berkala dan tahunan.
j.
Melaksanakan koordinasi guna kelancaran pelaksanaan tugas.
k.
Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas.
l.
Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.
m. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
2.
Arsiparis Arsiparis di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, saat ini dijabat oleh Sri Wahyudi, S. Sos. Mengenai tugas-tugasnya adalah sebagai berikut: a.
Menyusun program dan dan rincian kerja seksi pengelola arsip berdasarkan rencana strategis dan program kerja tahunan kantor.
b.
Melaksanakan pembinaan teknis kearsipan.
c.
Menerima, menyimpan, mengolah dan memelihara arsip serta melaksanakan penyusutan arsip.
d.
Melaksanakan pelayanan kearsipan.
e.
Menginventarisasi permasalahan-permasalahan guna menyiapkan bahan petunjuk pemecahan masalah.
f.
Melaksanakan tertib administrasi serta membuat laporan berkala dan tahunan.
g.
Melaksanakan koordinasi guna kelancaran pelaksanaan tugas.
h.
Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas.
i.
Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.
72
j.
3.
Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
Staf Pengelola Arsip Mengenai staf pengelola arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta terdiri dari: 1) Haryanto, S. Sos. 2) Sriyati 3) Sumarno, SH. Adapun mengenai tugas dari staf pengelola arsip adalah sebagai berikut: a.
Menerima, menyimpan, mengolah dan memelihara arsip serta melaksanakan penyusutan arsip.
b.
Melaksanakan layanan kearsipan.
c.
Menginventarisasi permasalahan-permasalahan guna menyiapkan bahan petunjuk pemecahan masalah.
d.
Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
73
BAB IV PEMBAHASAN
Pada awal mengenai
penulisan pengamatan ini, telah disebutkan bahwa tujuan
kearsipan
pertanggungjawaban
ialah nasional
untuk
menjamin
tentang
perencanaan,
keselamatan pelaksanaan
bahan dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. Oleh karena itu, dalam pengelolaannya perlu sekali diperhatikan agar arsip-arsip khususnya arsip yang bersifat statis tetap terjaga sehingga mudah dalam pencariannya jika sewaktuwaktu dibutuhkan. Keberadaan pusat arsip untuk mengelola arsip-arsip khususnya arsip statis sangat perlu sekali karena mengingat begitu pentingnya mengenai keberadaan arsip statis tersebut. Dalam pengelolaan arsip statis membutuhkan prosedur pengelolaan arsip yang baik dan tidak boleh dianggap remeh. Berdasarkan hal tersebut, dalam pengamatan yang dilakukan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, maka penulis membahas tiga rumusan masalah meliputi:
D. Prosedur Pengelolaan Arsip Statis Pemerintah Kota Surakarta Di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta Pengelolaan arsip merupakan kegiatan pengaturan informasi arsip sehingga arsip-arsip dapat ditemukan dengan mudah, cepat dan tepat. Di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, pengelolaan arsip statis dilakukan untuk menata arsip-arsip sesuai dengan sistem pola baru kartu kendali sehingga arsip-arsip tersebut dapat dikelola dengan baik dan benar, apabila dibutuhkan cepat ditemukan baik untuk penelitian ataupun pertanggungjawaban nasional. Menurut Bapak Sri Wahyudi, S. Sos (wawancara tanggal 2 Maret 2009) selaku arsiparis di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta mengungkapkan bahwa:
74
“Pengelolaan arsip statis Pemerintah Kota Surakarta di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta menggunakan Surat Keputusan Walikota No. 045/98/1/2004, karena merupakan kesimpulan dari Arsip Nasional Republik Indonesia dan sesuai dengan kondisi yang ada di Pemerintah Kota Surakarta” Dari keterangan tersebut, dapat disimpulkan bahwa dalam prosedur pengelolaan arsip statis Pemerintah Kota Surakarta di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta menggunakan Surat Keputusan Walikota No. 045/98/1/2004. Adapun mengenai pokok dari pengelolaan arsip statis dalam Surat Keputusan Walikota No. 045/98/1/2004 adalah sebagai berikut: 1.
Pemilahan dokumen
2.
Pengelompokan arsip
3.
Inventarisasi arsip
4.
Penyerahan arsip
5.
Penataan dan penyimpanan arsip
6.
Pemeliharaan dan perawatan arsip
Mengenai pelaksanaan prosedur pengelolaan arsip statis Pemerintah Kota Surakarta di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta berdasarkan Keputusan Walikota No. 045/98/1/2004 adalah sebagai berikut:
1.
Pemilahan dokumen Tahap awal dari kegiatan pengelolaan arsip statis adalah pekerjaan memilah dokumen untuk membedakan antara arsip dan non arsip. Pemilahan dokumen dilakukan terutama pada saat arsip dalam keadaan inaktif menuju ke statis (permanen). Kegiatan pemilahan arsip Pemerintah Kota Surakarta di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yaitu memindah arsiparsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan (Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta). Arsip-arsip dipilah-pilah supaya bisa membedakan mana yang termasuk arsip (Surat Pertanggungjawaban,
75
Surat Keputusan Walikota) dan non arsip (blangko, formulir, duplikasi dan lain-lain). Kemudian yang termasuk arsip, dipisah-pisahkan antara arsip yang mempunyai nilai guna permanen, dinilai kembali, dan musnah. Sumber arsip dari unit pengolah adalah berasal dari: a.
Sekretariat Daerah, terdiri dari: 1)
Sekretaris Daerah
2)
Asisten Pemerintah
3)
Asisten Perekonomian, Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat, membawahkan: a)
Bagian Administrasi Perekonomian, membawahkan: - Subbagian Pengembangan Usaha Daerah - Subbagian Infrastruktur Perekonomian - Subbagian Perekonomian Rakyat
b)
Bagian Administrasi Pembangunan, membawahkan: - Subbagian Penyusunan Program - Subbagian Pengendalian Progaram - Subbagian Pelaporan
c)
Bagian administrasi kesejahteraan rakyat, membawahkan: - Subbagian Kesejahteraan - Subbagian Agama, Pendidikan dan Kebudayaan - Subbagian Bagian Pemuda dan Olah Raga
4)
Asisten Administrasi
5)
Kelompok Jabatan Fungsional a)
Bagian Organisasi, membawahkan: - Subbagian Kelembagaan - Subbagian Ketatalaksanaan - Subbagian Akuntabilitas dan Kinerja Aparatur
b)
Bagian Humas dan Protokol, membawahkan: - Subbagian pemberitaan
76
- Subbagian Pengumpulan dan Distribusi Informasi - Subbagian Protokol c)
Bagian Umum, membawahkan: - Subbagian
Tata
Usaha
Pimpinan
Telekomunikasi - Subbagian Rumah Tangga dan Keuangan - Subbagian Perlengkapan b.
Sekretariat DPRD 1)
Sekretaris DPRD
2)
Bagian Legislasi, membawahkan:
3)
4)
5)
6) c.
-
Subbagian Rapat dan Risalah
-
Subbagian Penyusunan Peraturan
-
Subbagian Evaluasi dan Pelaporan
Bagian Keuangan, membawahkan: -
Subbagian Anggaran
-
Subbagian Perbendaharaan
-
Subbagian Akuntansi
Bagian Humas dan Protokol, membawahkan: -
Subbagian Humas dan Dokumentasi
-
Subbagian Protokol
Bagian Umum, membawahkan: -
Subbagian Tata Usaha
-
Subbagian Rumah Tangga dan Perlengkapan
Kelompok Jabatan Fungsional
Dinas Daerah, terdiri dari: 1) Dinas Pendidikan, Pemuda dan Olah Raga 2) Dinas Kesehatan 3) Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan Transmigrasi 4) Dinas Perhubungan 5) Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
dan
Sandi
77
6) Dinas Kebudayaan dan Pariwisata 7) Dinas Pekerjaan Umum 8) Dinas Tata Ruang Kota 9) Dinas Kebersihan dan Pertamanan 10) Dinas Koperasi dan Usaha Mikro Kecil Menegah (UMKM) 11) Dinas Perindustrian dan Perdagangan 12) Dinas Pengelolaan Pasar 13) Dinas Pertanian 14) Dinas Pendapatan, Pengelolaan Keuangan dan Aset 15) Dinas Komunikasi dan Informatika d.
Lembaga Teknis Daerah, terdiri dari: 1)
Inspektorat
2)
Badan Perencanaan Pembangunan Daerah
3)
Badan Kepegawaian Daerah
4)
Badan Lingkungan Hidup
5) Badan Pemberdayaan Masyarakat, Pemberdayaan Perempuan, Perlindungan Anak dan Keluarga Berencana 6)
Kantor Kesatuan Bangsa, Politik dan Perlindungan Masyarakat
7)
Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah
8)
Kantor Ketahanan Pangan
9)
Kantor Penanaman Modal
10) Rumah Sakit Umum Daerah e.
Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu
f.
Satuan Polisi Pamong Praja
g.
Kecamatan 1)
Banjarsari
2)
Jebres
3)
Laweyan
4)
Pasar Kliwon
5)
Serengan
78
h.
Kelurahan, yaitu: 1) Banyuanyar 2) Gilingan 3) Kadipiro 4) Keprabon 5) Kestalan 6) Ketelan 7) Manahan 8) Gandekan 9) Jagalan 10) Jebres 11) Kampong Sewu 12) Kepatihan Kulon 13) Kepatihan Wetan 14) Bumi 15) Jajar 16) Karangasem 17) Kerten 18) Laweyan 19) Pajang 20) Baluwarti 21) Gajahan 22) Joyosuran 23) Kampong Baru 24) Kauman 25) Danukusuman 26) Jayengan 27) Joyotakan 28) Kemlayan 29) Purbayan 30) Mangkubumen
79
31) Nusukan 32) Punggawan 33) Stabelan 34) Sumber 35) Timuran 36) Mojosongo 37) Pucangsawit 38) Purwodiningratan 39) Sudiroprajan 40) Tegalharjo 41) Penumping 42) Panularan 43) Purwosari 44) Sondakan 45) Sriwedari 46) Kedunglumbu 47) Sangkrah 48) Semanggi 49) Kratonan 50) Serengan 51) Tipes
Dari berbagai unit pengolah arsip di atas, yang belum memindahkan arsip ke lembaga kearsipan dalam hal ini Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta masih sangat banyak dan hanya sekitar 30% saja yang sudah memindahkan arsip ke Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
80
2.
Pengelompokan Arsip Tahap kedua dari pengelolaan arsip statis adalah pengelompokan arsip. Kegiatan pengelompokan arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta adalah: a.
Mengambil arsip-arsip yang mempunyai nilai guna permanen
b.
Kemudian arsip diseleksi mana yang mempunyai nilai guna primer (untuk
kepentingan
organisasi,
contoh:
arsip
Surat
Pertanggungjawaban Kegiatan Pengadaan Mobil Dinas Tahun 1997 dan lain-lain) c.
Mengelompokkan arsip yang mempunyai nilai guna sekunder atau arsip statis untuk pertanggungjawaban nasional atau untuk penelitian, contoh berkas pembangunan gedung Balai Kota Surakarta mulai dari perencanaan sampai peresmiannya.
3.
Inventarisasi Arsip Dalam penginventarisan arsip statis, harus memperhatikan faktor-faktor dari arsip dinamis (prinsip asal-usul, prinsip penataan arsip, informasi tentang organisasi). Tabel di bawah ini adalah contoh inventarisasi arsip secara umum (lihat Tabel 4. 1, hal: 38).
38
Tabel. 4. 1: Inventarisasi Arsip
Kode 000
Masalah
Sub Masalah
Aktif (Th)
Inaktif Nilai (Th) Akhir
UMUM LAMBANG
001 001.1 001.2 001.3
Lambang Garuda Bendera Kebangsaan Lambang Daerah Propinsi / Kabupaten
25 25 25
5 5 5
P P P
Tanda Bintang Penghargaan Satya Lencana Perghargaan Parasamya
25 25 25
5 5 5
P P P
Hari Nasional Hari Raya Keagamaan Hari Ulang Tahun
1 1 1
2 2 2
M M M
Pencalonan, Pengangkatan Presiden Pertanggungjawaban Presiden Pada MPR Amanat Kenegaraan
5 5 5
5 5 5
P P P
TANDA PENGHARGAAN
002 002.1 002.2 002.3 003
HARI RAYA 003.1 003.2 003.3
100
PEMERINTAHAN 110
PEMERINTAH PUSAT 111 111.1 111.2
30
39
31
120
PEMERINTAH PROVINSI 120.04 120.1 120.2
130
Laporan Daerah/Monografi Koordinasi Pemerintah Propinsi Instansi Tingkat Propinsi
5 5 5
5 5 5
P P P
Koordinasi Pemerintah Kab/Kota Instansi Tingkat Kabupaten/Kota Dinas Otonomi
5 5 5
5 5 5
P P P
Pembinaan Ideologi Pancasila Organisasi Kekuatan Sosial Politik Organisasi Kemasyarakatan
2 2 2
5 5 5
DK P P
PDI GOLKAR PPP
2 2 2
8 8 8
P P P
Perintis Kemerdekaan Angkatan 45 Veteran
5 5 5
1 1 1
P P P
PEMERINTAH KABUPATEN 130.1 130.2 130.21
200
POLITIK 201
HUBUNGAN LUAR NEGERI 201.1 201.2 201.3
210
KEPARTAIAN 211 212 213
220
ORG. KEMASYARAKATAN 221.1 221.2 221.3
Sumber: Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, 2009
40
Kegiatan inventarisasi dalam pengelolaan arsip statis mempunyai 2 unsur yaitu: a.
Deskripsi arsip Pembuatan deskripsi arsip statis dilakukan untuk menentukan prinsip apa yang akan digunakan untuk menangani arsip tersebut. Pembuatan deskripsi arsip statis, isinya harus ringkas dan praktis. Dalam proses penginventarisan arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, arsip-arsip statis yang sudah diinventarisasi
kemudian
dicatat
dalam
kartu
fieches
yang
mempunyai fungsi untuk mencatat permasalahan arsip sesuai dengan klasifikasi arsip berdasarkan kode klasifikasi yang ada. Dalam pembuatan deskripsi arsip pada fieches, ada 5 (lima) unsur yang harus diperhatikan yaitu: 1) Bentuk redaksi Menyatakan jenis, berkas, dan bahasa yang digunakan dalam berkas tersebut misalnya, surat, laporan, nota dinas dan sebagainya. 2) Isi informasi Apa yang terkandung di dalam arsip tersebut, ditulis secara ringkas dan padat misalnya; laporan mengenai kegiatan penelitian mahasiswa UNS tahun 2008. 3) Tingkat perkembangan Menyatakan jenis identitas serta asal sumber arsip tersebut, misal konsep, tembusan, copy, salinan, asli dan sebagainya. 4) Tanggal Penulisan tanggal, bulan dan tahun dalam deskripsi mutlak diperlukan terutama untuk menggabungkan beberapa surat menjadi satu berkas dalam urutan yang kronologis.
30
31 41
5) Bentuk luar Pada akhir deskripsi, perlu diberi penjelasan mengenai bentuk luar yang menyatakan jumlah arsip misalnya lembar, berkas, sampul, folder dan sebagainya.
Tabel. 4. 2: Contoh Kartu Fieches Kode Klasifikasi
Isi Berkas
Hasil Pelaksanaan
Nomor Definitif
:
Unit Pengolah : Bulan/Tahun : Media
:
Kelengkapan :
Tingkat Perkembangan
Masalah
:
Nilai guna
:
Aktif
:
Inaktif
: :
Asli
:
Eksemplar/Lembar/Berkas
Tembusan
:
Eksemplar/Lembar/Berkas
Salinan/Ganda :
Eksemplar/Lembar/Berkas
Foto Copy
:
Eksemplar/Lembar/Berkas
Jml Retensi
Pertinggal
:
Eksemplar/Lembar/Berkas
Retensi JRA : DK / P / M Tahun
:
Nama Korektor:
Sumber: Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, 2009
32 42
b.
Prinsip-prinsip inventarisasi Dalam inventarisasi arsip statis di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, ada beberapa prinsip yang digunakan antara lain: 1) Prinsip asal-usul yaitu prinsip yang mengaitkan arsip pada sumber asalnya. Arsip diatur tanpa melepaskan arsip dari instansi yang menciptakannya. Pengaturannya dihubungkan dengan pengelompokan fisik yang ada yaitu archival groups dan series. 2) Prinsip masalah yaitu penyusunan kembali arsip berdasarkan masalahnya, biasanya prinsip ini digunakan untuk arsip-arsip yang sangat kacau.
4.
Penyerahan Arsip Penyerahan arsip dilakukan terhadap arsip yang bernilai guna permanen yang telah habis masa simpannya dan dinyatakan tidak operasional di instansi penciptanya. Di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, arsip-arsip yang bernilai guna sekunder (statis) diserahkan ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dengan dilampiri Daftar Inventarisasi Arsip dan Berita Acara Penyerahan Arsip Statis. Tetapi, Pemerintah Kota Surakarta selama ini belum pernah menyerahkan arsip statis ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Setelah berlakunya UU No. 32 tahun 2004 menegaskan bahwa masing-masing daerah boleh menyimpan dan merawat arsip-arsip statis sendiri. Kemudian Pemerintah Kota Surakarta menegaskan bahwa pengelolaan arsip statis masih menjadi tanggungjawab seksi pengelolaan arsip pada Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Berikut ini adalah contoh Daftar Inventarisasi Arsip dan Berita Acara Penyerahan Arsip Statis (lihat Tabel 4. 3, hal: 43 dan Tabel 4. 4, hal: 44).
43
Tabel. 4. 3: Daftar Inventarisasi Arsip No. Urut
Retensi Masalah/ Klasifikasi
Nomor
Rincian Masalah
Keterangan Aktif (Th)
Inaktif (Th)
Berkas
Boks
2
5
1
1
Baik
2
5
2
1
Baik
2
3
3
1
Baik
2
5
5
1
Baik
000 (Umum) 1
020
SPJ pembuatan rak dll yang terbuat dari alumunium tahun anggaran 1993/1994
2
020
Rekapitulasi surat pertanggungjawaban biaya pengadaan mesin parporasi tahun 2001
400 (Kesejahteraan Rakyat) 3
483.1
Surat izin memasang reklame atas nama PT. Karka Hamukti untuk pemasangan papan nama Coca-Cola tahun 1995
900 (Keuangan) 4
935
Surat
pertanggungjawaban
penyuluhan
hukum perpajakan bulan November 1993 sampai dengan Maret 1994
Sumber: Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, 2009
30
xxxi 44
Tabel. 4. 4: Form Berita Acara Penyerahan Arsip Statis
BERITA ACARA PENYERAHAN ARSIP STATIS
Pada hari ini ………………..., tanggal ……., bulan ……………….., tahun ……… kami yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama
:
Jabatan
:
Dalam hal ini bertindak atas Arsip Nasional Republik Indonesia untuk selanjutnya disebut pihak kedua, menyatakan telah mengadakan serah terima arsip-arsip seperti tercantum dalam Daftar Inventarisasi Arsip untuk disimpan di Arsip Nasional Republik Indonesia.
Yang menerima
Yang Menyerahkan
Pihak Kedua
Pihak Pertama
(………………….....)
(………………….....)
Arsip Nasional RI
Instansi yang menyerahkan
Sumber: Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, 2009
xxxi
xxxii 45
5.
Penataan dan Penyimpanan Arsip Dalam hal penataan dan penyimpanan arsip statis Pemerintah Kota Surakarta di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, arsip-arsip statis yang sudah dicatat dalam kartu fieches, kemudian diketik dalam Daftar Inventarisasi Arsip yang mempunyai fungsi untuk mengetahui arsip-arsip itu disimpan dan merupakan sarana temu balik arsip. Kemudian berkasnya dimasukkan ke dalam boks sesuai dengan nomor urut atau nomor definitif. Langkah selanjutnya, dalam boks ditulis nomor boks dan nomor berkas yang ada di dalam boks arsip tersebut. Setelah selesai, boks-boks arsip tersebut ditata ke rak arsip, urut sesuai dengan nomor boks. Rak bagian atas ditulis unit organisasi mana. Di bawah ini adalah contoh penataan dan penyimpanan arsip:
Gambar 4. 1. Penataan boks arsip ke dalam rak arsip.
Sumber: Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, 2009
xxxii
xxxiii 46
6.
Pemeliharaan dan Perawatan Satu hal penting di dalam penataan arsip statis adalah mengenai pemeliharaan dan perawatan fisik yang menjamin kelestarian informasi yang terkandung di dalam arsip. Dalam hal pemeliharaan dan perawatan arsip statis di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta masih tradisional karena masih menggunakan kemoceng untuk membersihkan rak dan boks-boks arsip dari debu. Hal lain yang dilakukan adalah menebar kapur barus secara rutin setiap tiga bulan sekali baik di dalam boks atau di luar boks atau di sekitar rak arsip untuk mengusir serangga dan sejenisnya yang dapat merusak arsip. Mengenai sirkulasi udara, setiap ruangan dibuat banyak ventilasinya supaya sirkulasi udaranya lancar.
E. Kendala yang Dihadapai dalam Pengelolaan Arsip Statis Pemerintah Kota Surakarta Di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta Dalam pelaksanaan pengelolaan arsip statis Pemerintah Kota Surakarta di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, terdapat beberapa kendala antara lain: 1.
Dalam hal penataan dan penyimpanan arsip belum optimal karena dalam pelaksanaannya arsip statis hanya dikerjakan oleh seorang arsiparis saja. Akibatnya, proses penataan arsip berjalan dengan lambat dan arsiparsipnya cenderung terabaikan sehingga semakin lama arsip akan semakin menumpuk banyak dan tertata kurang rapi.
2.
Mengenai pemeliharaan dan perawatan yang dilakukan oleh Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta juga masih belum memadai karena pemeliharaan dan perawatannya masih sangat tradisional yaitu masih menggunakan kemoceng sebagai pembersih debu.
3.
Selain kendala di atas, sarana elektronik seperti komputer, telepon, kipas angin atau AC juga masih kurang. Dengan adanya sarana penunjang seperti peralatan elektronik tersebut, maka dalam pengelolaan arsip akan
xxxiii
xxxiv 47
tercipta suasana yang nyaman dan cepat selesai. Hal ini dikarenakan dalam pengelolaan arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta sudah menggunakan sebuah aplikasi yang berfungsi untuk memanajemen arsip yaitu aplikasi simardi.
F. Langkah-Langkah untuk Mengatasi Kendala dalam Pengelolaan Arsip Statis Pemerintah Kota Surakarta Di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta Untuk mengatasi kendala-kendala yang dihadapi oleh Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dalam mengelola arsip statis adalah sebagai berikut: 1.
Dalam hal penataan dan penyimpanan arsip, arsiparis mengajak pegawai lain pada seksi pengelolaan arsip untuk membantunya karena di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta hanya terdapat satu arsiparis saja sehingga membutuhkan tenaga pembantu untuk menata dan menyimpan arsip.
2.
Mengenai pemeliharaan dan perawatan, Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta mengambil langkah untuk tetap masih menggunakan peralatan apa adanya tetapi arsiparis juga mengajak pegawai lain pada seksi pengelolaan arsip untuk membantunya dalam hal pemeliharaan dan perawatan.
3.
Mengenai sarana elektronik yang masih kurang, maka pegawai pada seksi pengelolaan arsip mengambil langkah untuk meminjamkam secara pribadi peralatan elektronik seperti komputer. Akan tetapi, sarana elektronik yang lainnya masih belum seluruhnya bisa teratasi namun dengan peminjaman komputer tersebut sudah sedikit membantu.
xxxiv
xxxv
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan Berdasarkan hasil pengamatan yang telah dibahas dalam Bab IV, maka dapat disimpulkan bahwa prosedur pengelolaan arsip statis Pemerintah Kota Surakarta di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta didasarkan pada Keputusan Walikota No. 045/98/1/2004 meliputi: 1.
Pemilahan arsip, yaitu memisahkan antara yang termasuk arsip dan non arsip, kemudian yang termasuk golongan arsip, dipisahkan antara yang bernilai guna permanen, dinilai kembali dan musnah.
2.
Pengelompokan arsip, merupakan pengelompokkan arsip permanen yang terbagi menjadi dua yaitu arsip yang bernilai guna primer (kepentingan organisasi) dan bernilai guna sekunder (untuk arsip statis).
3.
Inventarisasi arsip, terdiri dari dua unsur yaitu deskripsi arsip yang berfungsi untuk menentukan prinsip apa yang akan digunakan untuk menangani arsip dan unsur yang kedua adalah prinsip-prinsip inventarisasi yang terdiri dari prinsip asal-usul yaitu prinsip yang mengaitkan arsip pada sumber asalnya dan prinsip masalah yaitu penyusunan kembali arsip berdasarkan masalahnya, biasanya prinsip ini digunakan untuk arsip-arsip yang sangat kacau.
4.
Penyerahan arsip, dilakukan terhadap arsip yang bernilai guna permanen yang telah habis masa simpannya dan dinyatakan tidak operasional di instansi penciptanya. Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta belum menyerahkan arsip ke Arsip Nasional Republik Indonesia tetapi sudah mempunyai tempat sendiri untuk menyimpan arsip.
5.
Penataan
dan
penyimpanan,
merupakan
suatu
tahap
dalam
pengelolaan arsip statis yang mempunyai fungsi untuk mengatur
xxxv
xxxvi
penempatannya yang bertujuan agar arsip bisa ditemukan dengan cepat dan tepat jika sewaktu-waktu dibutuhkan. 6.
Pemeliharaan dan perawatan, bertujuan untuk menjamin kelestarian informasi yang terkandung di dalam arsip.
Dalam pengelolaan arsip statis Pemerintah Kota Surakarta di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta masih ada kendala-kendala yang dihadapi antara lain: 4.
Penataan dan penyimpanan arsip belum optimal karena dalam pelaksanaan pengelolaan arsip statis masih dikerjakan oleh seorang arsiparis saja dan perlu tenaga pembantu.
5.
Pemeliharaan
dan
perawatan
belum
memadai
karena
masih
menggunakan alat-alat tradisional seperti kemoceng dan penebaran kapur barus. 6.
Kurangnya sarana elektronik seperti komputer, telepon, kipas angin atau AC.
Sehubungan dengan adanya berbagai macam kendala yang dihadapi, maka langkah-langkah untuk mengatasi kendala tersebut adalah: 4.
Dalam hal penataan dan penyimpanan arsip, arsiparis mengajak pegawai lain pada seksi pengelolaan arsip untuk membantunya.
5.
Mengenai pemeliharaan dan perawatan masih menggunakan peralatan tradisional tetapi arsiparis juga mengajak pegawai lain bagian seksi pengelolaan arsip untuk membantunya dalam hal pemeliharaan dan perawatan.
6.
Mengenai sarana elektronik yang masih kurang, maka pegawai pada seksi pengelolaan arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta mengambil langkah untuk meminjamkam secara pribadi peralatan elektronik salah satunya adalah komputer.
xxxvi
xxxvii
B. Saran Berdasarkan kesimpulan dari hasil pengamatan dan pembahasannya, penulis mengajukan saran-saran dengan harapan untuk dapat dijadikan masukan dan pertimbangan bagi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dalam rangka meningkatkan pengelolaan arsip statis antara lain: 1.
Mengenai pemeliharaan dan perawatan arsip statis, hendaknya peralatannya dimodernisasi misalnya mengganti kemoceng dengan vacum cleaner untuk membersihkan debu sehingga pelaksanaan pemeliharaan dan perawatan bisa dilakukan dengan efektif dan efisien.
2.
Perlu adanya peningkatan perangkat pendukung dalam bidang kearsipan seperti komputer, telepon maupun AC sehingga pengelolaan arsip serta pelayanan jasa kearsipan akan lebih efektif dan efisien.
xxxvii
xxxviii
DAFTAR PUSTAKA
Badri Munir Sukoco. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Surabaya: Erlangga. Basir Barthos. 1990. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara. Em Zul Fajri dan Ratu Aprilia Senja. 2003. Kamus Lengkap Bahasa Indonesia. Difa Publiser. Kusdartiyah. 1980. Petunjuk Administrasi Umum dan Administrasi Keuangan. Semarang: Mohammad Pabundu Tika. 1997. Metode Penelitian Geografi. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama. Moleong, Lexy J. 1993. Metode Penelitian Kualitatif. Jakarta: PT. Remaja Rosdakarya. Mustari Irawan. 2002. Bahan Ajar Pendidikan dan Pelatihan Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Pendidikan dan Kebudayaan. 1998. Kamus Besar Bahasa Indonesia, Jakarta: Balai Pustaka. Salim, Peter & Yenny Salim, 1991. Kamus Bahasa Indonesia Kontemporer. Jakarta: Modern English Press. Siyamta. 2002. Penyusutan Arsip. Jawa Tengah: Sri Utami. 2002. Pengantar Kearsipan dalam Bimbingan Teknis Kearsipan. Surakarta: Badan Arsip Propinsi. Sulistyo dan Basuki. 2003. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. Sutarto. 1992. Sekretaris dan Tata Warkat. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press. Sutopo, H. B. 2002. Metodelogi Penelitian Kualitatif. Surakarta: Universitas Sebelas
Maret Press.
Thomas Wiyasa. 2003. Tugas Sekretaris dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis.
Jakarta: Pradnya Paramita.
xxxviii
xxxix
Widjaja, A. W. 1993. Administrasi Kearsipan. Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada. Wursanto, Ig. 1991. Kearsipan 1. Yogyakarta: Kanisius. Wursanto, Ig. 1991. Kearsipan 2. Yogyakarta: Kanisius. ____________. 2005. Manajemen Arsip Statis, Pusat Pendidikan dan Pelatihan Arsip Nasional Republik Indonesia, Jakarta:
xxxix
