SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001 : 2008 FAKULTAS EKOLOGI MANUSIA INSTITUT PERTANIAN BOGOR
PROSEDUR PELAYANAN SURAT KEHILANGAN
NO. DOKUMEN
: POB-FEMA-12
REVISI
: 02
NO. SALINAN
:
Bogor, 24 November 2014
Dekan Fakultas Ekologi Manusia
Dr. Arif Satria NIP:19710917 199702 1 003
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
No.Dokumen : POB-FEMA-12
FAKULTAS EKOLOGI MANUSIA
Tgl Berlaku
: 24/11/2014
PELAYANAN SURAT KEHILANGAN
No. Revisi
: 02
1. TUJUAN Terselenggaranya tertib administrasi dalam pelayanan surat kehilangan Kartu Tanda Mahasiswa (KTM). 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini berlaku bagi mahasiswa dalam pengurusan surat keterangan kehilangan KTM mulai dari mengajukan ke Fakultas sampai surat keterangan diterima oleh mahasiswa. 3. PENGERTIAN/DEFINISI 3.1. FEMA adalah Fakultas Ekologi Manusia. 3.2. IPB adalah Institut Pertanian Bogor. 4. REFERENSI Tidak ada. 5. KETENTUAN UMUM Mahasiswa harus melampirkan surat pengantar keterangan kehilangan dari Departemen. 6. PROSEDUR 6.1
Mahasiswa mengisi buku/formulir permohonan Surat Keterangan Hilang di masing-masing Departemen, menyerahkan kembali kepada Staf Bagian Akademik Departemen.
6.2
Staf Bagian Akademik Departemen menerima, meneliti formulir permohonan
Surat
Keterangan
Hilang
beserta
persyaratan
permohonan, membuat surat keterangan berdasarkan data pada formulir
permohonan
keterangan
hilang,
lalu
meminta
disahkan/ditandatangani oleh Ketua atau Sekretaris Departemen.
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa ijin Pengendali Dokumen/ Wakil Manajemen Fakultas Ekologi Manusia, Institut Pertanian Bogor
2
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
No.Dokumen : POB-FEMA-12
FAKULTAS EKOLOGI MANUSIA
Tgl Berlaku
: 24/11/2014
PELAYANAN SURAT KEHILANGAN
No. Revisi
: 02
6.3
Staf Bagian Akademik Fakultas menerima surat permohonan, mencatat pada agenda persuratan akademik, membuat surat keterangan kehilangan sesuai dengan format yang telah ditetapkan
6.4
Staf Bagian Akademik Fakultas menyampaikan kepada Kepala Tata Usaha Fakultas untuk diperiksa dan paraf pada surat.
6.5
Kepala Tata Usaha Fakultas menyerahkan kepada Staf Bagian Akademik Fakultas untuk diserahkan kepada Wakil Dekan untuk disahkan
6.6
Wakil Dekan menerima, meneliti dan menandatangani surat keterangan kehilangan, mengembalikan kepada Staf Bagian Akademik Fakultas
6.7
Staf Bagian Akademik Fakultas menerima surat keterangan kehilangan yang telah ditandatangani, mengarsipkan dan menyerahkan kepada Mahasiswa
6.8
Mahasiswa menerima surat keterangan kehilangan.
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa ijin Pengendali Dokumen/ Wakil Manajemen Fakultas Ekologi Manusia, Institut Pertanian Bogor
3
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
No.Dokumen : POB-FEMA-12
FAKULTAS EKOLOGI MANUSIA
Tgl Berlaku
: 24/11/2014
PELAYANAN SURAT KEHILANGAN
No. Revisi
: 02
7. BAGAN ALIR PROSEDUR AKTIVITAS
REKAMAN / DOKUMEN
KETERANGAN
Mulai
MAHASISWA
1
Surat Permohonan Kehilangan
2
Surat Kehilangan
Mengajukan surat pengantar kehilangan kepada Staf Bagian Akademik Fakultas
STAF BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS
Menerima surat permohonan, Mencatat dan membuat surat kehilangan sesuai format Fakultas dan menyerahkan kepada Kepala TU Fakultas untuk Paraf
KEPALA TATA USAHA FAKULTAS
Agenda Persuratan Akademik
3
Surat Kehilangan
4
Surat Kehilangan
Memeriksa dan paraf pada surat kehilangan
STAF BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS
Menerima surat kehilangan yang sudah diparaf dan menyerahkan kepada Wakil Dekan
WAKIL DEKAN
5 Surat Kehilangan
Menerima, meneliti, dan tanda tangan pada surat kehilangan
STAF BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS
6 Surat Kehilangan
Menerima surat kehilangan dan menyerahkan kepada Mahasiswa
MAHASISWA
7 Surat Kehilangan
Menerima surat kehilangan yang telah ditandatangani Wakil Dekan
Selesai
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa ijin Pengendali Dokumen/ Wakil Manajemen Fakultas Ekologi Manusia, Institut Pertanian Bogor
4
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
No.Dokumen : POB-FEMA-12
FAKULTAS EKOLOGI MANUSIA
Tgl Berlaku
: 24/11/2014
PELAYANAN SURAT KEHILANGAN
No. Revisi
: 02
8. WAKTU : 2 hari kerja untuk proses yang dilakukan di Fakultas.
9. DOKUMEN PENDUKUNG No
Kode
1
-
Surat Pengantar Permohonan
Bagian Akademik Departemen
2
-
Surat Keterangan Kehilangan
Bagian Akademik Fakultas
-
Agenda Persuratan Akademik
Bagian Akademik Fakultas
3
Nama Dokumen
Lokasi
Bagian
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa ijin Pengendali Dokumen/ Wakil Manajemen Fakultas Ekologi Manusia, Institut Pertanian Bogor
5
