PETUNJUK TEKNIS SISTEM PENGENDALIAN INTERN KEGIATAN RENOVASI AULA TAHUN 2013
A. PENDAHULUAN Berdasarkan Keputusan Menteri Pertanian Nomor 5928/Kpts/Kp.450/11/2012, tanggal 26 Nopember 2012 tentang Pemberian Penghargaan “Abdibaktitani” kepada Unit Kerja Pelayanan Publik Berprestasi di Bidang Pertanian Tahun 2012; BIB Lembang memperoleh anugerah “Penerima Piala Abdibaktitani” dengan predikat “berprestasi percontohan” yang Pialanya diserahkan langsung oleh Wakil Menteri Pertanian pada hari Kamis, 29 Nopember 2012 di Jakarta. Bahwa sebagai unit kerja pelayanan publik dengan predikat berprestasi percontohan, dipastikan akan banyak tamu yang berkunjung ke BIB Lembang, baik dalam rangka study banding, maupun wisata pendidikan yang dalam setahun bisa mencapai 10.000 orang.
Tamu/pengunjung yang datang dalam jumlah bervariasi dari mulai perorangan, kelompok dan rombongan dengan jumlah s.d. 300 orang. Untuk bisa memfasilitasi pemberian informasi dan promosi, diperlukan Aula yang representative dan dapat menampung seluruh pengunjung sekaligus, sehingga perlu memperkuat sarana bagi tamu pengunjung dan peserta wisata pendidikan
yang sudah ada, salah
satunya adalah dengan merenovasi Aula. B. MAKSUD, TUJUAN DAN SASARAN 1. Maksud Juknis ini dimaksudkan sebagai acuan para pelaksana kegiatan Renovasi Aula maupun pihak penyedia barang/jasa
agar proses Renovasi Aula mulai dari
perencanaan, pelelangan, pelaksanaan sampai dengan serah terima dapat berjalan memenuhi kaidah pengadaan yang efisien, efektif, transparan, terbuka, bersaing, adil/tidak diskriminatif dan akuntabel.
1
2. Tujuan a. Menjamin tersedianya Aula bagi tamu pengunjung dan peserta wisata pendidikan dengan kapasitas yang memadai (diatas 200 orang) yang dibiayai oleh DIPA b. Menjamin pemenuhan kebutuhan akan Aula yang lebih baik dan mencukupi. c. Terselenggaranya proses pengadaan Jasa Konstruksi oleh Unit Layanan Pengadaan dapat berjalan dengan lancar.
3. Sasaran : a. Renovasi Aula (Gedung Promosi) Lokasi Komplek BIB Lembang, Jl. Kayuambon No. 78 Lembang b. Renovasi berupa perubahan Gedung Promosi dengan penambahan ruangan untuk Aula ditingkat dua c. Penyerahan hasil pekerjaan diupayakan secepatnya atau paling lambat bulan Juli 2013 C. JADWAL RENOVASI AULA BIB LEMBANG No A
URAIAN/KEGIATAN
JAN
PEB
MAR
PERSIAPAN : 1. Pemilihan Konsultan Perencana 2. Penyusunan Dokumen Perencanaan
B
Proses Pelelangan Jasa Konstruksi
C
Pelaksanaan
D
Penyerahan Hasil Pekerjaan
2
APR
MEI
JUNI
JULI
D. RUANG LINGKUP Ruang lingkup Pedoman teknis Renovasi Aula adalah pengendalian melalui penerapan 5 (lima) unsur SPI, yaitu : 1) Lingkungan pengendalian, 2) Penilaian Risiko, 3) Kegiatan Pengendalian, 4) Informasi dan komunikasi, serta 5) Pemantauan. E. SISTEM PENGENDALIAN INTERN
1. Lingkungan Pengendalian Kepala Balai Inseminasi Buatan Lembang menciptakan dan memelihara lingkungan pengendalian yang menimbulkan perilaku positif dan kondusif, melalui : a. Penegakan Integritas dan Nilai Etika, Penegakan integritas dan nilai etika diwajibkan kepada PPK, Bendahara untuk menanda tangani Pakta Integritas, Unit Layanan Pengadaan (ULP) memiliki Sertifikat Pengadaan Barang/Jasa dan menanda tangani pada setiap aktivitas kegiatan pengadaan yang dilaksanakan.
b. Unit Layanan Renovasi Aula Unit Layanan Pengadaan (ULP) ditetapkan dengan Keputusan KPA Balai Inseminasi Buatan Lembang, dengan seorang Ketua dan sejumlah anggota Pokja yang jumlahnya gasal (ganjil). ULP ini bertugas untuk meyusun dokumen pengadaan, menyusun jadwal kegiatan Renovasi Aula serta mengumumkan pengadaannya dan memproses pelelangan melalui LPSE sehingga terpenuhinya kaidah pengadaan yang efisien, efektif, transparan, terbuka, bersaing, adil/tidak diskriminatif dan akuntabel. Efektivitas dan efisiensi kegiatan Pokja ULP Renovasi Aula dimonitor dan dievaluasi setiap 1 minggu sekali.
3
c. Sumber Daya Manusia (SDM) Pengelolaan
personil
produktivitasnya
akan
secara
kontinyu
meningkat,
dan
sehingga
konsisten, tujuan
diharapkan
organisasi
yang
dijabarkkan dalam tugas pokok dan fungsi dapat dicapai secara efektif dan efisien. Sistem pembinaan pegawai diharapkan mampu mengakomodasikan kepentingan organisasi dan invidu, yang mencakup aktivitas yang sangat luas. Dalam kegiatan Renovasi Aula, PPK dan ULP akan mengupayakan : 1) Penetapan Kelompok Kerja (Pokja) Renovasi Aula yang merupakan anggota yang tergabung dalam organisasi Unit Layanan Pengadaan (ULP), 2) Tim yang telah ditunjuk wajib melaksankan tugas dengan penuh tanggung jawab, 3) Kompetensi/kinerja Tim dievaluasi setiap 1 minggu,
d. Ketentuan Renovasi Aula Prinsip Renovasi Aula harus memenuhi kriteria rasionalistis, efektifitas, efisiensi dan akuntabilitas. Upaya ini harus dipantau dan dievaluasi setiap minggu sekali agar proses sesuai dengan jadwal sehingga menjamin pelaksanan pelelangan Renovasi Aula tepat waktu.
e. Prosedur Prosedur adalah rangkaian (urut-urutan) dari beberapa perintah atau statemen atau aturan yang mewakili aktivitas, yang dilakukan oleh satu atau beberapa orang dengan peralatan dan waktu tertentu untuk mencapai tujuan yang diharapkan sesuai dengan kebijakan pimpinan. Prosedur harus dibuat sederhana dan mengacu pada tugas pokok dan fungsi, ditetapkan secara tertulis,
mudah
dipahami,
dan
disosialisasikan
kepada
pihak
yang
berkepentingan guna memberikan pelayanan prima kepada pengguna jasa (stakeholders).
4
Pimpinan unit kerja perlu membuat prosedur kerja sebagai sarana pengendalian intern. Penyusunan prosedur dan implementasinya perlu memperhatikan beberapa hal sebagai berikut: 1) Dapat menguraikan tahapan secara rinci target, waktu dan keluaran (output) yang diharapkan sesuai dengan masing-masing tahapan; 2) Prosedur harus memiliki tujuan yang dapat diidentifikasi secara jelas; 3) Pengorganisasian prosedur harus dapat menunjang tercapainya tujuan; 4) Penyusunan prosedur harus didukung dengan kebijakan yang memadai; 5) Peraturan perundang-undangan yang terkait harus dipertimbangkan dalam penyusunan prosedur; 6) Penempatan personil dalam pelaksanaan prosedur harus memadai, baik kuantitas maupun kualitasnya; 7) Prosedur harus dibuat sederhana, efisien, fleksibel kecuali untuk kegiatan yang bersifat mekanis maupun teknis; 8) Kegiatan-kegiatan atau langkah-langkah di dalam prosedur harus terkoordinasi dan terdapat pengecekan internal di dalamnya; 9) Dituangkan secara tertulis dan mudah dimengerti, serta dikomunikasikan kepada semua pihak yang terkait; 10) Hasil pelaksanaan prosedur harus dibuatkan laporannya dan dilakukan evaluasi secara berkala. Pimpinan Satuan Kerja/Penanggungjawab kegiatan wajib menciptakan dan memelihara lingkungan pengendalian yang berkaitan dengan prosedur agar pelaksanaan kegiatan Renovasi Aula dapat dilaksanakan secara efektif. Adapun prosedur yang dimaksud dapat dituangkan di dalam: 1) Penetapan mekanisme dalam setiap tahapan kegiatan yang penting, yaitu : penyusunan dokumen perencanaan, proses pelelangan secara elektronik, proses pelaksanaan dan pengawasan pekerjaan;
5
2) Mekanisme yang telah ditetapkan wajib dipedomani oleh seluruh pelaksana kegiatan.
2. Penilaian Risiko Penilaian Risiko adalah kegiatan penilaian atas kemungkinan kejadian yang mengancam pencapaian maksud, tujuan dan sasaran Renovasi Aula. Tahap-tahapan pada proses penilaian risiko terdiri dari identifikasi risiko dan penanganan risiko, sedangkan proses evaluasi merupakan siklus pengelolaan risiko, seperti terlihat pada diagram : PROSES
SUMBER DATA & OUT PUT
RENOVASI AULA
PENILAIAN RISIKO
- Tupoksi Balai - Tujuan Renovasi
- TOR KEGIATAN - DAFTAR RISIKO
EVALUASI PENANGANAN RISIKO
- TOR KEGIATAN - USULAN (PENANGANAN RISIKO)
a. Identifikasi Risiko Identifikasi risiko dilaksanakan pada saat perencanaan dan pelaksanaan kegiatan Renovasi Aula oleh pelaksana kegiatan, 1) Pentepan Titik Kritis Kegiatan. Titik kritis kegiatan meliputi : a) Pelaksana Renovasi Aula yang terseleksi kurang memiliki itikad baik b) Pengerjaan renovasi tidak terawasi sesuai spek c) Hasil pekerjaan tidak dapat diserah terimakan sesuai jangka waktu yang disepakati dalam kontrak
6
2) Menyusun Daftar Risiko Daftar risiko memuat penyebab dan dampak dari risiko yang telah teridentifikasi.
Risiko yang mungkin timbul dalam Renovasi Aula
dicantumkan dalam Tabel Daftar Risiko.
b. Penanganan Risiko Berdasarkan Daftar Risiko disusun rencana upaya-upaya yang akan dilakukan untuk menangani risiko yang telah teridentifikasi. Upaya ini untuk mengeliminasi penyebabnya terjadinya risiko
c.
Pemantauan dan Evaluasi Terhadap Penanganan Risiko No
Tahapan Kegiatan
Daftar Risiko
Penyebab
1.
Penyusunan Dokumen Perencanaan
- Penyusun Dokumen Perencanaan tidak tepat waktu
- Kekurang jelasan rencana awal
- Waktu proses lelang tidak sesuai rencana
- Rencana renovasi dipastikan tidak berubah-rubah.
2.
Pelelangan
- Terjadi Lelang Ulang
- Pendaftar tidak memenuhi syarat - Penawaran tidak ada/kurang memenuhi syarat yang ditetapkan,
- Lelang ulang - Waktu pelaksanaan maju
3.
Pelaksanaan renovasi
- Pekerjaan tidak sesuai spek - Penyerahan hasil pekerjaan melebihi waktu yang telah disepakati dalam kontrak
- Pelaksana Renovasi Aula yang terseleksi kurang memiliki itikad baik - Pengerjaan renovasi tidak terawasi secara detail hari perhari
- Hasil renovasi tidak sesuai dokumen perencanaan - Terjadi addendum atau denda keterlambatan
- Memastikan perencanaan renovasi menarik pemborong - Menggunakan media lain selain di LPSE Jawa Barat untuk mengumumkan Selain konsultan pengawas, PPK dan Tim yang ditunjuk mengikuti hari-hari pelaksanaan Renovasi Aula
7
Dampak
Penanganan Risiko
3. Kegiatan Pengendalian Kegiatan Pengendalian adalah tindakan yang diperlukan untuk mengatasi risiko serta penetapan dan pelaksanaan peraturan dan ketentuan untuk memastikan bahwa tindakan mengatasi risiko telah dilaksanakan dengan efektif. Sehingga seluruh
personil
telah
mematuhinya
untuk
mengatisipasi
terjadinya
penyimpangan terhadap potensi penyimpangan atau titik kritis kegiatan hasil analisa risiko. Tabel Aktivitas Pengendalian Kegiatan Renovasi Aula No
Sub-Unsur
Pelaksanaan
Keluaran (out put)
1.
Penyusunan Dokumen - Pemilihan Konsultan Perencanaan . Perencana yang professional - Negosiasi biaya konsultan - Penyusun Dokumen Perencanaan tepat waktu
- Kontrak dengan Konsultan Perencana - Dokumen Perencanaan berupa Rencana Anggaran Biaya dan Gambar Rencana
2.
Pelelangan.
- Penyusunan Dokumen Peng adaan - Proses lelang melalui LPSE - Penetapan pelaksana Renovasi Aula - Pemilihan Konsultan Pengawas yang professional - Negosiasi biaya konsultan pengawas
- Dokumen pelelangan Renovasi Aula - Kontrak Renovasi Aula - Kontrak konsultan pengawas
3
Pelaksanaan.
- Mobilisasi peralatan dan bahan serta tenaga - Pekerjaan persiapan - Pekerjaan sub struktur - Pekerjaan upper struktur - Pekerjaan tangga beton - Pekerjaan atap - Pekerjaan drop off area - Pekerjaan dinding - Pekerjaan pintu dan jendela - Pekerjaan plafon - Pekerjaan granite tile/keramik - Pekerjaan finishing - Pekerjaan mekanikal - Pekerjaan elektrikal - Pekerjaan drainase dan taman
- Hasil pekerjaan Renovasi Aula sesuai spek dalam kontrak.
8
4. Informasi dan Komunikasi
Informasi adalah data yang telah diolah yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan dalam rangka penyelenggaraan tugas dan fungsi Instansi Pemerintah. Sedangkan komunikasi adalah proses penyampaian pesan atau informasi dengan menggunakan symbol atau lambang tertentu baik secara langsung maupun tidak langsung untuk mendapatkan unpan balik. Pimpinan unit kerja/satuan kerja (satker) wajib mengidentifikasi, mencatat dan mengkomunikasikan informasi dalam bentuk dan waktu yang tepat. Untuk menyelenggarakan
komunikasi
yang
efektif,
pimpinan
unit
kerja
harus
menyediakan dan memanfaatkan berbagai bentuk dan sarana komunikasi, mengelola, mengembangkan dan memperbarui sistem informasi secara terusmenerus. Unsur informasi dan komunikasi dapat dibagi menjadi 3 sub unsur yaitu : informasi, komunikasi serta bentuk/sarana informasi dan komunikasi. Pimpinan
Satuan
Kerja/Penanggungjawab
Kegiatan
wajib
melakukan
pengendalian informasi kegiatan operasional yang dapat dilakukan melalui : No 1.
Sub Unsur Informasi
Jenis dan Sasaran
Waktu
Keterangan
- TOR/RAB Renovasi Aula
- Sebelum/saat proses Penyusunan RKAKL
- Disampaikan ke eselon I proses penyusunan RKAKL
- Dokumen Perencanaan berupa Rencana Anggaran Biaya dan Gambar Rencana
- Januari-Februari 2013
- Diumumkan melalui LPSE dan di jelaskan saat Aanwijzing
-
Pengumuman Lelang Proses Lelang Dokumen Pengawasan Kontrak Renovasi Aula
- Laporan kegiatan mingguan, bulanan dan Laporan Akhir
9
- Maret-April 2013
- Mei – Juli 2013
- Dibuat oleh konsultan pengawas untuk keperluan penilaian prestasi pekrjaan sebagaidasar pembayaran
No 2.
Sub Unsur
Jenis dan Sasaran
Komunikasi
Waktu
- Dari KPA kepada PPK dan Pokja ULP
- Ekstern : di website (LPSE) - Pada saat Proses dan saat Aanwijzing Pelelangan
- Pokja ULP dengan Rekanan
- Insidentil
3.
Bentuk dan sarana Informasi
Keterangan
- Intern KPA, PPK dan Pokja - Awal Kegiatan ULP
- Surat Keputusan KPA
- Awal Januari 2013
- TOR/RAB/Dokumen - Awal Kegiatan, dan Perencanaan, Pelelangan Proses Pelaksanaan dan Pengawasan - Laporan/Notulen Rapat
- Insidentil
- Dari PPK kepada Konsultan, Pelaksana dan Tim Penerima Hasil Pekerjaan - Pembentukan dan Penunjukan Personalia ULP - Keperluan proses lelang
- Pengendalian dan Pengawasan Renovasi Aula
5. PEMANTAUAN PENGENDALIAN INTERN Pemantauan
Pengendalian
intern
dilaksanakan
melalui
pemantauan
berkelanjutan, evaluasi terpisah, dan tindak lanjut atas rekomendasi audit dan reviu lainnya. Tabel Penilaian Pemantauan Pengendalian Intern No Uraian Ya Tidak A. PEMANTAUAN BERKELANJUTAN 1. Pimpinan telah memiliki mekanisme/prosedur tertulis mengenai pelaksanaan pemantauan berkelanjutan Renovasi Aula 2. Mekanisme atau prosedur yang dibuat telah cukup operasional sebagai acuan dalam pelaksanaan evaluasi Renovasi Aula, seperti rencana evaluasi berkala, kriteria/persyaratan yang digunakan dalam pemantauan 3 Mekanisme/prosedur telah digunakan sebagai acuan pelaksanaan pemantauan Renovasi Aula 4 Pemantauan menggunakan KAK / TOR Renovasi Aula 5 Pemantauan dilakukan oleh personil yang kompeten 6 Pemantauan dilaksanakan secara periodik sesuai tahapan kegiatan atau jadwal waktu yang ditetapkan 7 Pemantauan telah menggunakan kriteria atau persyaratan yang tepat sebagai dasar pelaksanaan pemantauan 8 Ruang lingkup dan frekuensi pemantauan telah mencakup pengendalian intern, keuangan aset Negara, pelaksanaan kegiatan dan pemantauan atas pencapaian tujuan/sasaran produksi, pemeliharaan serta distribusi semen beku, dengan memperhatikan/mempertimbangkan tahap kegiatan pengadaan 10
No Uraian Ya Tidak 9 Pemantauan menggunakan perangkat periksa (check list), prestasi pekerjaan mingguan sampai dengan penyerahan dari rekanan kepada Tim Penerima Hasil Pekerjaan dan PPK. 10 Kegiatan pemantauan telah menghasilkan out put berupa laporan hasil pemantauan 11 Materi dalam laporan minimal menyajikan prestasi pekerjaan sesuai dengan yang dipersyaratkan. 12 Pemantauan dilakukan dengan membandingkan Spek pekerjaan dengan prestasi dilapangan. 13 Hasil pelaksanaan pemantauan segera dilaporkan tepat waktu kepada Kepala Balai 14 Hasil pemantauan didokumentasikan sebagaimana mestinya dan dengan mudah didapat ketika diperlukan 15 Kelemahan yang ditemukan selama pemantauan segera ditindak lanjuti oleh pimpinan dan pihak terkait lainnya 16 Kelemahan yang ditemukan segera dikomunikasikan kepada pihak yang bertanggung jawab atas fungsi tersebut dan atasan langsungnya B. EVALUASI TERPISAH 1 Pimpinan telah memiliki mekanisme atau prosedur tertulis mengenai pelaksanaan evaluasi lingkup Balai 2 Mekanisme yang dibuat minimal telah memuat tahapan dan waktu pelaksanaan Renovasi Aula 3 Mekanisme/prosedur telah digunakan sebagai acuan dalam kegiatan evaluasi Balai 4 Evaluasi menggunakan KAK / TOR Renovasi Aula 5 Tim Evaluasi dilakukan oleh personil yang kompeten, serta dipim pin oleh pejabat yang berwenang dan pengalaman memadai 6 Tim evaluasi memahami secara memadai mengenai visi, misi, dan tujuan BIB Lembang serta kegiatannya 7 Tim Evaluasi memahami bagaimana pengendalian intern BIB Lembang seharusnya bekerja dan bagaimana implementasinya 8 Evaluasi dilaksanakan secara periodik sesuai rencana Renovasi Aula 9 Evaluasi dilakukan pada saat proses Renovasi Aula berlangsung hingga serah terima. 10 Ruang lingkup dan frekuensi evaluasi didasarkan atas hasil penilaian risiko dan pemantauan berkelanjutan 11 Evaluasi menggunakan data dan dokumen Renovasi Aula 12 Evaluasi telah menggunakan kriteria atau persyaratan yang tepat sebagai dasar penilaian pelaksanaan evaluasi 13 Kegiatan evaluasi telah menghasilkan out put berupa laporan hasil pemantauan 14 Evaluasi menilai keberhasilan atau kegagalan dalam mencapai tujuan dan sasaran program/kegiatan 11
No 15 16 17 18
19 C. 1 2
3
4
5 6 7 8 9 10
Uraian Ya Tidak Evaluasi menyajikan prestasi pekerjaan dan waktu pembayaran Hasil evaluasi didokumentasikan dengan baik Kelemahan yang ditemukan selama evaluasi segera diselesaikan oleh ULP/PPK/Kepala Balai dan pihak terkait lainnya Kelemahan yang ditemukan segera dikomunikasikan kepada pihak yang bertanggung jawab atas fungsi tersebut dan atasan langsungnya Hasil pelaksanaan evaluasi segera dilaporkan kepada Kepala Balai atau pihak terkait lainnya PENYELESAIAN AUDIT Balai telah mempunyai mekanisme secara tertulis sebagai prosedur untuk menindak lanjuti temuan hasil audit/reviu lain Mekanisme atau prosedur tersebut materinya telah cukup operasional untuk menindak lanjuti temuan hasil audit atau reviu lainnya Mekanisme atau prosedur tersebut telah digunakan secara optimal untuk menindak lanjuti temuan hasil audit atau reviu lainnya Kepala Balai telah menunjuk Tim atau petugas khusus untuk memantau penyelesaian tindak lanjut hasil audit dan hasil reviu lainnya Kepala balai telah menindak lanjuti seluruh temuan dan rekomendasi hasil audit lainnya Tindakan korektif dilaksanakan oleh Kepala Balai dalam jangka waktu yang ditetapkan Kepala Balai telah menggunakan rekomendasi hasil audit atau reviu lainnya guna memperkuat pengendalian intern Kepala Balai telah mencegah terjadinya temuan yang sama berulang pada tahun berikutnya Kepala Balai telah memantau tindak lanjut atas temuan hasil audit dan reviu serta rekomendasinya Kepala Balai secara berkala melaporkan status penyelesaian audit dan reviu kepada pimpinan sehingga dapat meyakinkan kualitas dan ketepatan waktu penyelesaian setiap rekomendasi
F. PENUTUP Petujuk Teknis SPI kegiatan Renovasi Aula memuat berbagai hal yang berhubungan dengan perencanaan, sistem pemilihan penyedia barang/jasa, serta pelaksanaan dan pengawasan pelaksanaan dilapangan, dimaksudkan untuk mengeliminir timbulnya permasalahan serta hambatan dalam rangka menyiapkan kebutuhan Aula bagi tamu pengunjung dan peserta wisata pendidikan dengan kapasitas yang memadai yang secara langsung berpengaruh terhadap kinerja Balai. 12
