PETUNJUK TEKNIS SISTEM PENGENDALIAN INTERN KEGIATAN RENOVASI MESS TAHUN 2013
A. PENDAHULUAN Kementerian
Pertanian
Republik Indonesia
telah
mencanangkan “program
swasembada daging sapi/kerbau 2014” untuk mendukung program ketahanan pangan dan program diversifikasi pangan nasional. Langkah-langkah operasional telah disempurnakan pada program PSDS/K 2010 – 2014 untuk program swasembada tersebut salah satunya adalah Optimalisasi Inseminasi Buatan (IB) dan Intensifikasi Kawin Alam (INKA). Guna mendukung program tersebut, Balai Inseminasi Buatan (BIB) Lembang sebagai Unit Pelaksana Teknis (UPT) Direktorat Jenderal Peternakan dan Kesehatan Hewan selain mendapat amanah untuk menyediakan benih unggul ternak, juga sejak tahun 2010 telah melaksanakan kegiatan peningkatan kapasitas petugas teknis IB melalui Bimbingan Teknis (Bimtek) sebagai pelaksanaan Surat Kuasa Anggaran (SKPA) Direktur Jenderal Peternakan dan Kesehatan Hewan. Mulai tahun 2013 kegiatan tersebut telah masuk kedalam DIPA BIB Lembang sehingga perlu memperkuat sarana Bimtek yang sudah ada, salah satunya adalah renovasi mess untuk siswa.
B. MAKSUD, TUJUAN DAN SASARAN 1. Maksud Juknis ini dimaksudkan sebagai acuan para pelaksana kegiatan renovasi mess maupun pihak penyedia barang/jasa
agar proses renovasi mess mulai dari
perencanaan, pelelangan, pelaksanaan sampai dengan serah terima dapat berjalan memenuhi kaidah pengadaan yang efisien, efektif, transparan, terbuka, bersaing, adil/tidak diskriminatif dan akuntabel.
1
2. Tujuan a. Menjamin tersedianya kamar bagi siswa Bimtek secara berkesinambungan yang dibiayai oleh DIPA b. Menjamin pemenuhan kebutuhan kamar bagi siswa Bimtek yang lebih baik dan mencukupi. c. Terselenggaranya pola pengadaan Jasa Konstruksi oleh Unit Layanan Pengadaan berjalan dengan lancar.
3. Sasaran : a. Renonasi Mess Atas (“Simmental”) Lokasi Komplek BIB Lembang, Jl. Kayuambon No. 78 Lembang b. Renovasi berupa perubahan dan penambahan kamar dari semula 3 (tiga) kamar menjadi 8 (delapan) c. Penyerahan hasil pekerjaan diupayakan secepatnya atau paling lambat bulan Juli 2013 C. JADWAL RENOVASI MESS BIB LEMBANG No A
URAIAN/KEGIATAN
JAN
PEB
MAR
PERSIAPAN : 1. Pemilihan Konsultan Perencana 2. Penyusunan Dokumen Perencanaan
B
Proses Pelelangan Jasa Konstruksi
C
Pelaksanaan
D
Penyerahan Hasil Pekerjaan
2
APR
MEI
JUNI
JULI
D. RUANG LINGKUP Ruang lingkup Pedoman teknis Renovasi Mess adalah pengendalian melalui penerapan 5 (lima) unsur SPI, yaitu : 1) Lingkungan pengendalian, 2) Penilaian Risiko, 3) Kegiatan Pengendalian, 4) Informasi dan komunikasi, serta 5) Pemantauan. E. SISTEM PENGENDALIAN INTERN
1. Lingkungan Pengendalian Kepala Balai Inseminasi Buatan Lembang menciptakan dan memelihara lingkungan pengendalian yang menimbulkan perilaku positif dan kondusif, melalui : a. Penegakan Integritas dan Nilai Etika, Penegakan integritas dan nilai etika diwajibkan kepada PPK, Bendahara untuk menanda tangani Pakta Integritas, Unit Layanan Pengadaan (ULP) memiliki Sertifikat Pengadaan Barang/Jasa dan menanda tangani pada setiap aktivitas kegiatan pengadaan yang dilaksanakan.
b. Unit Layanan Renovasi Mess Unit Layanan Pengadaan (ULP) ditetapkan melalui KPA Balai Inseminasi Buatan Lembang, dengan seorang Ketua dan sejumlah anggota Pokja yang jumlahnya gasal (ganjil). ULP ini bertugas untuk meyusun dokumen pengadaan, menyusun jadwal kegiatan Renovasi Mess serta mengumumkan pengadaannya terpenuhinya
dan kaidah
memproses pelelangan pengadaan
yang
melalui
efisien,
LPSE sehingga
efektif,
transparan,
terbuka,bersaing, adil/tidak diskriminatif dan akuntabel. Efektivitas dan efisiensi kegiatan. Pokja ULP Renovasi Mess dimonitor dan dievaluasi setiap 1 minggu sekali.
3
c. Sumber Daya Manusia (SDM) Pengelolaan
personil
produktivitasnya
secara
akan
kontinyu
meningkat,
dan
sehingga
konsisten, tujuan
diharapkan
organisasi
yang
dijabarkkan dalam tugas pokok dan fungsi dapat dicapai secara efektif dan efisien. Sistem pembinaan pegawai diharapkan mampu mengakomodasikan kepentingan organisasi dan invidu, yang mencakup aktivitas yang sangat luas. Dalam kegiatan Renovasi Mess, PPK dan ULP akan mengupayakan : 1) Penetapan Kelompok Kerja (Pokja) Renovasi Mess yang merupakan anggota yang tergabung dalam organisasi Unit Layanan Pengadaan (ULP), 2) Tim yang telah ditunjuk wajib melaksankan tugas dengan penuh tanggung jawab, 3) Kompetensi/kinerja Tim dievaluasi setiap 1 minggu,
d. Ketentuan Renovasi Mess Prinsip Renovasi Mess harus memenuhi kriteria rasionalistis, efektifitas, efisiensi dan akuntabilitas. Upaya ini harus dipantau dan dievaluasi setiap minggu sekali agar proses sesuai dengan jadwal sehingga menjamin pelaksanan pelelangan renovasi mess tepat waktu.
e. Prosedur Prosedur adalah rangkaian dari beberapa pernyataan yang mewakili aktivitas yang dilakukan oleh
pejabat tertentu yang mempunyai kewenangan dan
mengetahui ketentuan diatasnya dalam upaya pelaksanaan tugas dan fungsi BIB Lembang. mudah
Prosedur ini dibuat dan ditetapkan secara tertulis untuk
difahami
dan
disosialisasikan
kepada
pihak
tertentu
yang
berkepentingan guna memberikan pelayanan prima kepada pemangku kepentingan (stake holders). Prosedur yang harus tertulis meliputi : 1) Pengumuman Renovasi Mess di LPSE, 2) Pelaksanaan pelelangan oleh Pokja ULP Renovasi Mess, 4
3) Penerimaan hasil renovasi mess oleh Panitia Penerima Barang/ Jasa, 4) Pelaksanaan koordinasi diantara Panitia penerima Barang dengan pelaksana renovasi pada saat tagihan telah jatuh tempo, 5) Pelaksanaan penerimaan hasil renovasi mess
oleh Pejabat Pembuat
Komitmen (PPK) untuk pembayaran melalui pengajuan SPP dan SPM – LS oleh Bendahara.
2. Penilaian Risiko Penilaian Risiko adalah kegiatan penilaian atas kemungkinan kejadian yang mengancam pencapaian maksud, tujuan dan sasaran Renovasi Mess. Tahap-tahapan pada proses penilaian risiko terdiri dari identifikasi risiko dan penanganan risiko, sedangkan proses evaluasi merupakan siklus pengelolaan risiko, seperti terlihat pada diagram : PROSES
SUMBER DATA & OUT PUT
RENOVASI MESS
PENILAIAN RISIKO
- Tupoksi Balai - Tujuan Renovasi
- TOR KEGIATAN - DAFTAR RISIKO
EVALUASI PENANGANAN RISIKO
- TOR KEGIATAN - USULAN (PENANGANAN RISIKO)
a. Identifikasi Risiko Identifikasi risiko dilaksanakan pada saat perencanaan dan pelaksanaan kegiatan Renovasi Mess oleh pelaksana kegiatan, 1) Pentepan Titik Kritis Kegiatan. Titik kritis kegiatan meliputi : a) Pelaksana renovasi mess yang terseleksi kurang memiliki itikad baik b) Pengerjaan renovasi tidak terawasi sesuai spek
5
c) Hasil pekerjaan tidak dapat diserah terimakan sesuai jangka waktu yang disepakati dalam kontrak
2) Menyusun Daftar Risiko Daftar risiko memuat penyebab dan dampak dari risiko yang telah teridentifikasi.
Risiko yang mungkin timbul dalam Renovasi Mess
dicantumkan dalam Tabel Daftar Risiko.
b. Penanganan Risiko Berdasarkan Daftar Risiko disusun rencana upaya-upaya yang akan dilakukan untuk menangani risiko yang telah teridentifikasi. Upaya ini untuk mengeliminasi penyebabnya terjadinya risiko
c. No
Pemantauan dan Evaluasi Terhadap Penanganan Risiko Tahapan Kegiatan
Daftar Risiko
Penyebab
1.
Penyusunan Dokumen Perencanaan
- Penyusun Dokumen Perencanaan tidak tepat waktu
- Kekurang jelasan rencana awal
- Waktu proses lelang tidak sesuai rencana
- Rencana renovasi dipastikan tidak berubah-rubah.
2.
Pelelangan
- Terjadi Lelang Ulang
- Pendaftar tidak memenuhi syarat - Penawaran tidak ada/kurang memenuhi syarat yang ditetapkan,
- Lelang ulang - Waktu pelaksanaan maju
3.
Pelaksanaan renovasi
- Pekerjaan tidak sesuai spek - Penyerahan hasil pekerjaan melebihi waktu yang telah disepakati dalam kontrak
- Pelaksana renovasi mess yang terseleksi kurang memiliki itikad baik - Pengerjaan renovasi tidak terawasi secara detail hari perhari
- Hasil renovasi tidak sesuai dokumen perencanaan - Terjadi addendum atau denda keterlambatan
- Memastikan perencanaan renovasi menarik pemborong - Menggunakan media lain selain di LPSE untuk mengumumkan Selain konsultan pengawas, PPK dan Tim yang ditunjuk mengikuti hari-hari pelaksanaan renovasi mess
6
Dampak
Penanganan Risiko
3. Kegiatan Pengendalian Kegiatan Pengendalian adalah tindakan yang diperlukan untuk mengatasi risiko serta penetapan dan pelaksanaan peraturan dan ketentuan untuk memastikan bahwa tindakan mengatasi risiko telah dilaksanakan dengan efektif. Sehingga seluruh
personil
telah
mematuhinya
untuk
mengatisipasi
terjadinya
penyimpangan terhadap potensi penyimpangan atau titik kritis kegiatan hasil analisa risiko. Tabel Aktivitas Pengendalian Kegiatan Renovasi Mess No
Sub-Unsur
Pelaksanaan
Keluaran (out put)
1.
Penyusunan Dokumen - Pemilihan Konsultan Perencanaan . Perencana yang professional - Negosiasi biaya konsultan - Penyusun Dokumen Perencanaan tepat waktu
- Kontrak dengan Konsultan Perencana - Dokumen Perencanaan berupa Rencana Anggaran Biaya dan Gambar Rencana
2.
Pelelangan.
- Penyusunan Dokumen Peng adaan - Proses lelang melalui LPSE - Penetapan pelaksana renovasi mess - Pemilihan Konsultan Pengawas yang professional - Negosiasi biaya konsultan pengawas
- Dokumen pelelangan renovasi mess - Kontrak renovasi mess - Kontrak konsultan pengawas
3
Pelaksanaan.
- Mobilisasi peralatan dan bahan serta tenaga - Pekerjaan persiapan - Pekerjaan galian dan pondasi - Pekerjaan struktur dan Arsitektur - Pekerjaan Kuda-kuda dan rangka atap - Pekerjaan mekanikal dan elektrikal - Pekerjaan finishing
- Hasil pekerjaan renovasi mess sesuai spek dalam kontrak.
7
4. Informasi dan Komunikasi
Informasi adalah data yang telah diolah yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan dalam rangka penyelenggaraan tugas dan fungsi Instansi Pemerintah. Sedangkan komunikasi adalah proses penyampaian pesan atau informasi dengan menggunakan symbol atau lambang tertentu baik secara langsung maupun tidak langsung untuk mendapatkan unpan balik. Pimpinan unit kerja/satuan kerja (satker) wajib mengidentifikasi, mencatat dan mengkomunikasikan informasi dalam bentuk dan waktu yang tepat. Untuk menyelenggarakan
komunikasi
yang
efektif,
pimpinan
unit
kerja
harus
menyediakan dan memanfaatkan berbagai bentuk dan sarana komunikasi, mengelola, mengembangkan dan memperbarui sistem informasi secara terusmenerus. Unsur informasi dan komunikasi dapat dibagi menjadi 3 sub unsur yaitu : informasi, komunikasi serta bentuk/sarana informasi dan komunikasi. Pimpinan
Satuan
Kerja/Penanggungjawab
Kegiatan
wajib
melakukan
pengendalian informasi kegiatan operasional yang dapat dilakukan melalui : No 1.
Sub Unsur Informasi
Jenis dan Sasaran
Waktu
Keterangan
- TOR/RAB Renovasi Mess
- Sebelum/saat proses Penyusunan RKAKL
- Disampaikan ke eselon I proses penyusunan RKAKL
- Dokumen Perencanaan berupa Rencana Anggaran Biaya dan Gambar Rencana
- Januari-Februari 2013
- Diumumkan melalui LPSE dan di jelaskan saat Aanwijzing
-
Pengumuman Lelang Proses Lelang Dokumen Pengawasan Kontrak Renovasi Mess
- Laporan kegiatan mingguan, bulanan dan Laporan Akhir
8
- Maret-April 2013
- Mei – Juli 2013
- Dibuat oleh konsultan pengawas untuk keperluan penilaian prestasi pekrjaan sebagaidasar pembayaran
No 2.
3.
Sub Unsur Komunikasi
Bentuk dan sarana Informasi
Jenis dan Sasaran
Waktu
Keterangan
- Intern KPA, PPK dan Pokja - Awal Kegiatan ULP
- Dari KPA kepada PPK dan Pokja ULP
- Ekstern : di website (LPSE) - Pada saat Proses dan saat Aanwijzing Pelelangan
- Pokja ULP dengan Rekanan
- Surat Keputusan KPA
- Insidentil
- Dari PPK kepada Konsultan, Pelaksana dan Tim Penerima Hasil Pekerjaan
- Awal Januari 2013
- Pembentukan dan Penunjukan Personalia ULP - Keperluan proses lelang
- TOR/RAB/Dokumen - Awal Kegiatan, dan Perencanaan, Pelelangan Proses Pelaksanaan dan Pengawasan - Laporan/Notulen Rapat
- Insidentil
- Pengendalian dan Pengawasan Renovasi Mess
5. PEMANTAUAN PENGENDALIAN INTERN Pemantauan Pengendalian intern dilaksanakan melalui pemantauan berkelanjutan, evaluasi terpisah, dan tindak lanjut atas rekomendasi audit dan reviu lainnya. Tabel Penilaian Pemantauan Pengendalian Intern No Uraian Ya Tidak A. PEMANTAUAN BERKELANJUTAN 1. Pimpinan telah memiliki mekanisme/prosedur tertulis mengenai pelaksanaan pemantauan berkelanjutan Renovasi Mess 2. Mekanisme atau prosedur yang dibuat telah cukup operasional sebagai acuan dalam pelaksanaan evaluasi Renovasi Mess, seperti rencana evaluasi berkala, kriteria/persyaratan yang digunakan dalam pemantauan 3 Mekanisme/prosedur telah digunakan sebagai acuan pelaksanaan pemantauan Renovasi Mess 4 Pemantauan menggunakan KAK / TOR Renovasi Mess 5 Pemantauan dilakukan oleh personil yang kompeten 6 Pemantauan dilaksanakan secara periodik sesuai tahapan kegiatan atau jadwal waktu yang ditetapkan 7 Pemantauan telah menggunakan kriteria atau persyaratan yang tepat sebagai dasar pelaksanaan pemantauan 8 Ruang lingkup dan frekuensi pemantauan telah mencakup pengendalian intern, keuangan aset Negara, pelaksanaan kegiatan dan pemantauan atas pencapaian tujuan/sasaran produksi, pemeliharaan serta distribusi semen beku, dengan memperhatikan/mempertimbangkan tahap kegiatan pengadaan 9
No Uraian Ya Tidak 9 Pemantauan menggunakan perangkat periksa (check list), prestasi pekerjaan mingguan sampai dengan penyerahan dari rekanan kepada Tim Penerima Hasil Pekerjaan dan PPK. 10 Kegiatan pemantauan telah menghasilkan out put berupa laporan hasil pemantauan 11 Materi dalam laporan minimal menyajikan prestasi pekerjaan sesuai dengan yang dipersyaratkan. 12 Pemantauan dilakukan dengan membandingkan Spek pekerjaan dengan prestasi dilapangan. 13 Hasil pelaksanaan pemantauan segera dilaporkan tepat waktu kepada Kepala Balai 14 Hasil pemantauan didokumentasikan sebagaimana mestinya dan dengan mudah didapat ketika diperlukan 15 Kelemahan yang ditemukan selama pemantauan segera ditindak lanjuti oleh pimpinan dan pihak terkait lainnya 16 Kelemahan yang ditemukan segera dikomunikasikan kepada pihak yang bertanggung jawab atas fungsi tersebut dan atasan langsungnya B. EVALUASI TERPISAH 1 Pimpinan telah memiliki mekanisme atau prosedur tertulis mengenai pelaksanaan evaluasi lingkup Balai 2 Mekanisme yang dibuat minimal telah memuat tahapan dan waktu pelaksanaan Renovasi Mess 3 Mekanisme/prosedur telah digunakan sebagai acuan dalam kegiatan evaluasi Balai 4 Evaluasi menggunakan KAK / TOR Renovasi Mess 5 Tim Evaluasi dilakukan oleh personil yang kompeten, serta dipim pin oleh pejabat yang berwenang dan pengalaman memadai 6 Tim evaluasi memahami secara memadai mengenai visi, misi, dan tujuan BIB Lembang serta kegiatannya 7 Tim Evaluasi memahami bagaimana pengendalian intern BIB Lembang seharusnya bekerja dan bagaimana implementasinya 8 Evaluasi dilaksanakan secara periodik sesuai rencana Renovasi Mess 9 Evaluasi dilakukan pada saat proses Renovasi Mess berlangsung hingga serah terima. 10 Ruang lingkup dan frekuensi evaluasi didasarkan atas hasil penilaian risiko dan pemantauan berkelanjutan 11 Evaluasi menggunakan data dan dokumen Renovasi Mess 12 Evaluasi telah menggunakan kriteria atau persyaratan yang tepat sebagai dasar penilaian pelaksanaan evaluasi 13 Kegiatan evaluasi telah menghasilkan out put berupa laporan hasil pemantauan 14 Evaluasi menilai keberhasilan atau kegagalan dalam mencapai tujuan dan sasaran program/kegiatan 10
No 15 16 17 18
19 C. 1 2
3
4
5 6 7 8 9 10
Uraian Ya Tidak Evaluasi menyajikan prestasi pekerjaan dan waktu pembayaran Hasil evaluasi didokumentasikan dengan baik Kelemahan yang ditemukan selama evaluasi segera diselesaikan oleh ULP/PPK/Kepala Balai dan pihak terkait lainnya Kelemahan yang ditemukan segera dikomunikasikan kepada pihak yang bertanggung jawab atas fungsi tersebut dan atasan langsungnya Hasil pelaksanaan evaluasi segera dilaporkan kepada Kepala Balai atau pihak terkait lainnya PENYELESAIAN AUDIT Balai telah mempunyai mekanisme secara tertulis sebagai prosedur untuk menindak lanjuti temuan hasil audit/reviu lain Mekanisme atau prosedur tersebut materinya telah cukup operasional untuk menindak lanjuti temuan hasil audit atau reviu lainnya Mekanisme atau prosedur tersebut telah digunakan secara optimal untuk menindak lanjuti temuan hasil audit atau reviu lainnya Kepala Balai telah menunjuk Tim atau petugas khusus untuk memantau penyelesaian tindak lanjut hasil audit dan hasil reviu lainnya Kepala balai telah menindak lanjuti seluruh temuan dan rekomendasi hasil audit lainnya Tindakan korektif dilaksanakan oleh Kepala Balai dalam jangka waktu yang ditetapkan Kepala Balai telah menggunakan rekomendasi hasil audit atau reviu lainnya guna memperkuat pengendalian intern Kepala Balai telah mencegah terjadinya temuan yang sama berulang pada tahun berikutnya Kepala Balai telah memantau tindak lanjut atas temuan hasil audit dan reviu serta rekomendasinya Kepala Balai secara berkala melaporkan status penyelesaian audit dan reviu kepada pimpinan sehingga dapat meyakinkan kualitas dan ketepatan waktu penyelesaian setiap rekomendasi
F. PENUTUP Sistem Pengendalian Intern (SPI) kegiatan Renovasi Mess memuat berbagai hal yang berhubungan dengan perencanaan, sistem pemilihan penyedia barang/jasa, serta pelaksanaan dan pengawasan dilapangan. Petujuk Teknis SPI kegiatan Renovasi Mess dimaksudkan untuk mengeliminir timbulnya permasalahan serta hambatan dalam Renovasi Mess dalam rangka menyiapkan kebutuhan kamar untuk peserta Bimtek Peningkatan Kapasitas Teknik Inseminasi Buatan yang secara langsung berpengaruh terhadap kinerja Balai. 11
