PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH

PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/PS/P013 PROSEDUR PENGENDALIAN PELAJAR BERMASALAH 1.0

Halaman: 1/7 No. Semakan: 09 No. Isu: 02 Tarikh: 18/08/2016

TUJUAN Prosedur ini menerangkan cara menangani pelajar yang bermasalah.

2.0

SKOP Prosedur ini merangkumi langkah mengenal pasti pelajar yang bermasalah, tindakan pembetulan dan pemantauan bagi pelajar program pengajian prasiswazah tidak termasuk Program Asasi Sains Pertanian, Program Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) dan Program Pengajian Mod Eksekutif.

5.0

TANGGUNGJAWAB TNC (A&A), Ketua PTJ, KPAA dan KBAKD bertanggungjawab memastikan Prosedur Pengendalian Pelajar Bermasalah ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat mesti mematuhi prosedur ini.

4.0

DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen UPM/PGR/MK/001

Manual Kualiti Universiti Putra Malaysia Quality Management Systems – requirements MS ISO 9001:2008

PU/PS/GP003

Garis Panduan Sistem Penasihat Kaedah-kaedah Universiti Putra Malaysia (Perkara Akademik Prasiswazah) 2014

-

5.0

Tajuk Dokumen

TERMINOLOGI DAN SINGKATAN BAKD BHEP Ketua PTJ

: : :

KJ

:

Bahagian Urus Tadbir Akademik Bahagian Hal Ehwal Pelajar Dekan Fakulti, Pengarah Pusat Kokurikulum dan Pembangunan Pelajar dan Pengarah Pusat Pemajuan Kompetensi Bahasa Ketua Jabatan di Fakulti

‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/PS/P013 PROSEDUR PENGENDALIAN PELAJAR BERMASALAH


KPAA Masalah Akademik

: :

Masalah Bukan Akademik PA PB Pensyarah PK PKU Program Pengajian Prasiswazah PT PT PTJ PT(P/O)

:

Ketua Pentadbiran (Akademik dan Antarabangsa) Gagal dalam peperiksaan, kehadiran dalam aktiviti pengajaran kurang daripada 80%, kesilapan mendaftar kursus, tidak menghadiri ujian/peperiksaan, tidak membuat/menghantar tugasan, PNGK kurang daripada 2.50, ujian kurang daripada 40%/50% (tertakluk kepada markah lulus kursus), tidak menjalankan latihan industri, tidak melengkapkan projek ilmiah tahun akhir, gagal pakej/posting/peperiksaan profesional Masalah kesihatan, kewangan, peribadi, dan sebagainya

: : : : : :

Penasihat Akademik pelajar Pelajar bermasalah Pensyarah yang mengajar kursus berkenaan Penyelaras Kursus Pusat Kesihatan Universiti Program Bacelor dan Diploma

: : :

PT(P/O) PTJ

:

TDA

:

TNC (A & A) UPM

: :

Pegawai Tadbir Bahagian Urus Tadbir Akademik Pegawai Tadbir Pusat Tanggungjawab Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) Bahagian Urus Tadbir Akademik Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) Pusat Tanggungjawab Timbalan Dekan (Akademik)/ Timbalan Pengarah yang menguruskan hal Akademik Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) Universiti Putra Malaysia


PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/PS/P013 PROSEDUR PENGENDALIAN PELAJAR BERMASALAH 6.0


PROSES TERPERINCI

Tanggungjawab

Carta alir

Perincian

Rekod/ Dokumen Rujukan

6.1 Mula

6.2

PK/Pensyarah/ PA

6.2 Tentukan kategori PB Akademik dan Bukan Akademik

Tentukan kategori pelajar PB Akademik dan Bukan Akademik (a)

Tentukan kategori PB Akademik dan Bukan Akademik.

(b)

Jika PB Akademik, ikut langkah 6.3.

(c)

Jika PB Bukan Akademik, ikut langkah 6.10

Tidak

A

Ya

6.3

6.3 Kenalpasti PB Akademik

PK/Pensyarah

Kenal pasti PB Akademik Kenal pasti PB Akademik melalui :

PA PK/Pensyarah/

(i)

Markah ujian <40%/<50% (tertakluk kepada markah lulus kursus dalam program)

PA

(ii)

Kehadiran kuliah <80% dibuat pada akhir minggu ketujuh (7)

PK/Pensyarah/ PA

(iii) PNGK <2.50 Lain-lain masalah akademik. 6.4

6.4 Edar senarai PB kepada PA berkenaan

PK/Pensyarah/ PA

6.5 Bincang dengan PB untuk kenalpasti punca masalah

PK/Pensyarah/ PA

6.5 D

Edar senarai PB kepada PA berkenaan (a)

Edarkan senarai PB kepada PA yang berkenaan dan sesalinan kepada TDA PB. (sekiranya masalah berkenaan dikenalpasti oleh PK/Pensyarah).

(b)

Bentangkan senarai PB dalam Mesyuarat yang melibatkan pengurusan fakulti untuk makluman dan tindakan.

Bincang dengan PB untuk kenalpasti punca masalah (a)

(b) B

Bincang dengan pelajar untuk mengenalpasti punca masalah yang dihadapi dan beri khidmat nasihat yang bersesuaian. Catitkan ringkasan perbincangan dalam Borang Pengendalian Pelajar Bermasalah atau secara online dalam SMP Modul Sistem Penasihatan Akademik. Jika pelajar tidak datang selepas dipanggil dan diberi peringatan pelajar dianggap tidak berminat mendapat pertolongan. Catit dalam Borang Pengendalian Pelajar Bermasalah. Ikut langkah 6.12


Borang Pengendalian Pelajar Bermasalah (PU/PS/BR05/ PEP) Borang Pengendalian Pelajar Bermasalah (PU/PS/BR05/ PEP)

PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/PS/P013 PROSEDUR PENGENDALIAN PELAJAR BERMASALAH Tanggungjawab PK/Pensyarah

Carta alir


Perincian

B

(c)

Jika kehadiran kuliah pelajar <80%, maklumkan kepada pelajar kesan ketidakhadiran ke kuliah iaitu pelajar adalah dilarang menduduki peperiksaan akhir dan akan diberikan markah sifar. Tindakan yang perlu diambil adalah seperti berikut: (i) Buat semakan statistik kehadiran pelajar pada akhir minggu ketujuh (7) (ii) Jika didapati kehadiran pelajar <80%, maklumkan kepada pelajar mengenai peratusan kekurangan kehadiran melalui email/ telefon/surat atau memo pada akhir minggu ketujuh (7) (iii) Maklumkan kepada pelajar untuk menyemak peratus kehadiran dengan pensyarah pada minggu ketujuh (7) dan keduabelas (12)

Rekod/ Dokumen Rujukan Bahagian C – Sistem Akademik dan Kuliah (Bab III – Kehadiran ke Kuliah ) Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 Perlembagaan Universiti Putra Malaysia (Perkara Akademik) 2003 (Pindaan 2005) Laporan Kehadiran Pelajar – Modul Pensyarah dalam Sistem SMP

(iv) Maklumkan kepada pelajar untuk mengemukakan rayuan kepada Dekan Fakulti sekiranya mempunyai alasan yang munasabah selewat-lewatnya pada minggu ketigabelas. (v) Maklumkan kepada pelajar dan Bahagian Urus Tadbir Akademik keputusan rayuan menduduki peperiksaan akhir.

PK/Pensyarah/ PA

6.6 Jalankan tindakan pembetulan

6.6

Jalankan tindakan pembetulan (a)

Buat tindakan pembetulan seperti; (i)

PK/Pensyarah/ PA (b)

PK/Pensyarah/ PA

6.7 Jalankan pemantauan dan tindakan susulan

6.7

Pelajar berjumpa pensyarah kursus untuk pengajaran tambahan, pelajar berjumpa kaunselor, atau lain-lain yang difikirkan sesuai.

Catitkan tindakan yang perlu diambil dalam Borang Pengendalian Pelajar Masalah.

Jalankan pemantauan dan tindakan susulan (a)

Jalankan pemantauan dan tindakan susulan berdasarkan perkara berikut : (i) Laporan bertulis daripada pihak dirujuk. (ii) Perbincangan semula dengan pelajar.

PK/Pensyarah/ PA

(b) C

Catitkan hasil pemantauan dan tindakan susulan dalam Borang Pengendalian Pelajar Bermasalah (PU/PS/BR05/PEP) dan serahkan borang berkenaan kepada TDA.


Borang Pengendalian Pelajar Masalah (PU/PS/BR05/ PEP)

PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/PS/P013 PROSEDUR PENGENDALIAN PELAJAR BERMASALAH Tanggungjawab

Carta alir

Halaman: 5/7 No. Semakan: 09 No. Isu: 02 Tarikh: 18/08/2016 Rekod/ Dokumen Rujukan

Perincian

C

PK/Pensyarah/ PA

PK/Pensyarah/ PA

6.8

6.8 Tentukan tindakan pembetulan berkesan

D

Tentukan keberkesanan berdasarkan hasil pemantauan pada ujian/semester berikutnya mengikut masalah yang dihadapi oleh pelajar. 6.9

6.9 Berkesa n? Ya

PK/Pensyarah/ PA

Tidak

A

6.10 Kenalpasti PB Bukan Akademik

PA

6.11 Tindakan PTJ berkenaan

KJ

Tentukan tindakan pembetulan berkesan

6.10

6.11

Berkesan ? (a)

Jika tindakan pembetulan tidak berkesan ikut langkah 6.5.

(b)

Jika tindakan pembetulan berkesan ikut langkah 6.12.

Kenalpasti PB Bukan Akademik (a)

Kenalpasti PB bukan akademik berdasarkan masalah pelajar.

(b)

Buat perjumpaan dan adakan perbincangan dengan pelajar. Maklumkan hasil perbincangan kepada Ketua PTJ/TDA/Ketua Jabatan/Penyelaras Kursus/Pensyarah yang berkenaan.

Tindakan PTJ berkenaan (a)

Minta pelajar rujuk kepada PTJ berpandukan kepada masalah seperti berikut: (i) Masalah peribadi rujuk ke Seksyen Kaunseling Bahagian Hal Ehwal Pelajar (ii) Masalah kesihatan Kesihatan Universiti.

rujuk

ke

Pusat

(iii) Masalah kewangan rujuk ke Seksyen Kebajikan Pelajar Bahagian Hal Ehwal Pelajar (iv) Masalah lain rujuk kepada Ketua PTJ. KJ

(b)

Rekodkan perbincangan dengan pelajar.

6.12 Tamat


Borang Pengendalian Pelajar Bermasalah (PU/PS/BR05/ PEP)

Borang Pengendalian Pelajar Bermasalah (PU/PS/BR05/ PEP)


7.0 Bil 1.


REKOD KUALITI Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

UPM/(Kod PTJ)/600-4/12/13

Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail PT(P/O) PTJ

Tanggungjawab Menyelenggara PT PTJ

Pengendalian Pelajar Bermasalah  Borang Pengendalian Pelajar Bermasalah (PU/PS/BRO5/PEP)  Laporan Prestasi Pelajar  Laporan-laporan berkaitan  Surat-surat berkaitan


Tempat dan Tempoh Simpanan Pusat Dokumen dan Rekod PTJ Sehingga pelajar bergraduat atau tamat pengajian

Kuasa Melupus Ketua PTJ

Rincih



8.0

SEJARAH SEMAKAN

No. Isu

No. Semakan

No. CPD

Kelulusan Mesyuarat

Disedia dan Disemak

Dilulus/ diluluskan semula

Tarikh Kuatkuasa

02

00

-

Keluaran Pertama untuk persijilan

TNC (A&A)

WP

03/01/2011

02

01

22/2011

Mesyuarat Pengurusan Akademik 5/2011

TNC (A&A)

WP

08/08/2011

02

02

57/2011


TNC (A&A)

WP

12/09/2011

02

03

98/2011


TNC (A&A)

WP

18/11/2011

02

04

22/2012


TNC (A&A)

WP

30/01/2012

02

05

65/2012

Mesyuarat Pengurusan Akademik 7/2012 (Khas)

TNC (A&A)

WP

14/08/2012

02

06

07/2013


TNC (A&A)

WP

30/04/2013

02

07

3/2014


TNC (A&A)

WP

11/08/2014

TNC (A&A)

WP

05/06/2015

TPKD PP

TWP PP

18/08/2016

02

08

3/2015

02

09

2/2016

Mesyuarat Pengurusan Bahagian Kemasukan dan Bahagian Urus Tadbir Akademik ke-22 Khas (3/2015) Mesyuarat Pengurusan Bahagian Kemasukan dan Bahagian Urus Tadbir Akademik ke-26 (2/2016)


PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH

Recommend Documents