PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH

PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/PS/AK030 ARAHAN KERJA JAWATANKUASA HADIAH UNIVERSITI/FAKULTI 1.0

Halaman: 1/8 No. Semakan: 01 No. Isu: 02 Tarikh: 11/08/2014

TUJUAN Arahan kerja ini bertujuan menerangkan kaedah dan tatacara menguruskan Jawatankuasa HadiahUniversiti/Fakulti (JKHU).

2.0

SKOP Arahan kerja ini merangkumi tugas dan tanggungjawab Bahagian Urus Tadbir Akademik selaku Urus Setia Majlis Konvokesyen dan Jawatankuasa-jawatankuasa yang dilantik bagi memastikan majlis Konvokesyen UPM berjalan lancar dan teratur

3.0

DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen

4.0

Tajuk Dokumen

UPM/PGR/MK/001

Manual Kualiti Universiti Putra Malaysia

UPM/PU/PS/P016 UPM/AKD/SenatHadiah(02)/JK Hadiah/Jld.2 -

Prosedur Pengurusan Majlis Konvokesyen Minit Mesyuarat Senat (berkaitan) Kalendar Akademik Akta Universiti dan kolej Universiti 1971, Perlembagaan Universiti Putra Malaysia (Pindaan 2010), Kaedah Universiti Putra Malaysia (Perkara Akademi) 2003 (Pindaan 2005)

TERMINOLOGI DAN SINGKATAN JKHU JKPF KAKD Ketua PTJ KJ KPAA PT PTPTJ TDA

: Jawatankuasa Hadiah Universiti/Fakulti : Jawatankuasa Pengurusan Fakulti : Ketua Bahagian Urus Tadbir Akademik : Semua Dekan Fakulti, Pengarah Pusat Asasi Sains Pertanian dan Pengarah Pusat Inovasi, Keusahawanan dan Pembangunan Pelajar : Ketua Jabatan : Ketua Pentadbiran Akademik dan Antarabangsa : Penolong Pendaftar Bahagian Urus Tadbir Akademik : Penolong Pendaftar Fakulti : Timbalan Dekan Akademik

Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/PS/AK030 ARAHAN KERJA JAWATANKUASA HADIAH UNIVERSITI/FAKULTI

5.0


TANGGUNGJAWAB TNC (A&A), Ketua PTJ dan KPAA bertanggungjawab memastikan Arahan Kerja Jawatankuasa Hadiah Universiti/Fakulti(JKHU) ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat mesti mematuhi arahan kerja ini.



6.0


PROSES PERINCIAN

Tanggungjawab

Carta alir

Perincian

Rekod/ Dokumen Rujukan

6.1 Mula 6.2 PT

6.2 Kenalpasti Hadiah

Kenalpasti Hadiah a) Kenalpasti jenis Hadiah Universiti dan Hadiah Fakulti. b) Jika Hadiah Universiti sedia ada, ikut langkah 6.3

Sedia Ada

A

c) 6.3

6.3 Dapatkan Pencalonan Hadiah

PT

Jika Hadiah baharu, ikut langkah 6.11

Dapatkan Pencalonan a) Kemukakan permohonan pencalonan Hadiah Universiti kepada Dekan Fakulti pada bulan Mac setiap tahun b) Hantar surat maklumbalas dan borang pencalonan yang telah lengkap diisi ke AKD.

Ketua PTJ/TDA PT

c) 6.4 6.4 Sediakan Penilaian Pencalonan

PT

Terima pencalonan dari Fakulti.

Sediakan Penilaian Pencalonan a) Sediakan Skema Pemarkahan untuk menilai calon Hadiah Universiti. b) Susun senarai calon yang telah dinilai mengikut ranking calon setiap kategori hadiah.

Tidak Lengkap

6.5

PT 6.5 Semak

Borang Pencalonan Hadiah Universiti (PU/PS/BR01/KNV )

Skema Pemarkahan Hadiah Universiti

Semak a) Semak dan maklumkan kepada Fakulti jika terdapat pencalonan yang tidak memenuhi syarat/ kriteria dan minta kemukakan semula sebelum Mesyuarat JKHU diadakan. b) Jika Lengkap, ikut langkah 6.6

B c)

Jika Tidak Lengkap, ikut langkah 6.21

Lengkap

6.6

6.6 Perakuan JKHU

PT

Perakuan JKHU a) Adakan mesyuarat untuk memilih calon yang memenuhi kriteria setiap hadiah yang disenaraikan. b)

6.7

6.7 Kelulusan Senat

PT Ya

D Tidak

Dapat dan perakukan senarai Pemenang Hadiah Universiti/ Hadiah Fakulti untuk dibawa ke Senat.

Kelulusan Senat a) Jika ya, ikut langkah 6.8 (untuk Hadiah Universiti) dan 6.18 (untuk Hadiah Fakulti) b) Jika tidak, ikut langkah 6.21.

C Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

Penetapan hadiah peringkat universiti dan fakulti seperti yang diputuskan oleh Senat 507

PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH

Halaman: 4/8 No. Semakan: 01

PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/PS/AK030

No. Isu: 02

ARAHAN KERJA JAWATANKUASA HADIAH UNIVERSITI/FAKULTI

Tarikh: 11/08/2014

C KP (A&A)/PT

6.8 6.8 Maklumkan Kepada Penerima Hadiah dan Penaja

Maklumkan Kepada Penerima Hadiah dan Penaja a) Hubungi Pemenang Hadiah Universiti bagi memastikan kehadiran dan berada di tempat duduk yang ditetapkan semasa Majlis Konvokesyen. b) Maklumkan kepada pihak Penaja Hadiah Universiti bagi mendapatkan hadiah tajaan untuk disampaikan kepadapemenang.

PT

6.9

6.9 Sediakan Sijil dan Hadiah

Sediakan Sijil dan Hadiah a) Pastikan Hadiah Universiti diperoleh dari Penaja sebelum Majlis Konvokesyen berlangsung. b) Pastikan semua maklumat untuk Hadiah Universiti yang berupa pingat, cek dan sijil adalah tepat dan hendaklah disimpan di tempat selamat.

6.10

6.10 Adakan Majlis Konvokesyen PT

sijil untuk majlis Universiti kepada

b) Serahkan cek kepada pemenang selepas Majlis Konvokesyen berlangsung di AKD.

E

6.11 6.11 Hadiah Baharu?

TDA/KJ/PTPTJ

Adakan Majlis Konvokesyen a) Sediakan pingat dan pengurniaan Hadiah pemenang-pemenang.

A

Hadiah Baharu? a) Jika ya, ikut langkah 6.12 b) Jika tidak, ikut langkah 6.13

Tidak 6.12 TDA/KJ/PTPTJ

7.12 Dapatkan Latar Belakang Tajaan Baharu

b) Hantar maklumat latar belakang dan surat tajaan baharu ke AKD untuk pengesahan hadiah baharu.

Ya F

PT

TDA/KJ/PTPTJ

Dapatkan Latar Belakang Tajaan Baharu a) Dapatkan maklumat latar belakang dan surat tajaan baharu dari pihak penaja.

c)

6.13 Tentukan Kesahan Hadiah

6.13

Tamat tempoh

Bawa maklumat latar belakang dan surat tajaan ke mesyuarat JKHU untuk perakuan.

Tentukan Kesahan Hadiah a) Semak tempoh tamat tajaan setiap Hadiah Fakulti sedia ada b) Jika tamat tempoh, ikut langkah 6.14

aktif PT F

G

c)

Jika aktif, ikut langkah 6.15




G 6.14 TDA/KJ/PTPTJ 6.14 Pelanjutan

b) Jika setuju, ikut langkah 6.15

Tidak setuju

setuju uju

TDA/KJ.PTPTJ

H

c)

6.15

6.15 Dapatkan Pencalonan Hadiah

F

Pelanjutan a) Hubungi Penaja untuk melanjutkan penajaan jika tajaan hadiah telah tamat tempoh.

Jika tidak setuju, ikut langkah 6.21

Dapatkan Pencalonan Hadiah a) Gariskan Kriteria Pemenang mengikut kursus dan prestasi pelajar bagi Hadiah Fakulti setelah berhubung dengan penaja. b) Semak keputusan peperiksaan akhir pelajar berdasarkan gred, markah dan purata timbunan. c)

TDA/KJ/PTPT

6.16 Sediakan Penilaian Pencalonan

6.16

Dapatkan maklumat penglibatan, pencapaian , curriculum vitae dan pelbagai dokumen sokongan calon yang dikenalpasti sebagai pemenang.

Sediakan Penilaian Pencalonan a) Kumpulkan senarai nama untuk pencalonan bagi setiap kategori Hadiah Fakulti yang disenaraikan. b) Sediakan senarai pemenang untuk di perakukan.

TDA/KJ/PTPTJ

6.17 Perakuan JKPF

6.17

6.6 Perakuan JKHU

Perakuan JKPF a) Adakan mesyuarat untuk memilih calon yang memenuhi kriteria setiap hadiah yang di senaraikan. b) Bawa senarai Pemenang Hadiah Fakulti ke Mesyuarat JKHU untuk perakuan.

6.7 Kelulusan Senat Tidak

Ya PT

D

6.18 Maklumkan Kepada Fakulti

6.18

Maklumkan kepada Fakulti Hantar surat maklumkan kepada Fakulti senarai Pemenang Hadiah peringkat Fakulti yang telah diperakukan oleh JKHU dan diluluskan oleh Senat.

I


Penetapan hadiah peringkat universiti dan fakulti seperti yang diputuskan oleh Senat 507



I

6.19 Maklumkan Kepada Penerima Hadiah Fakulti Dan Penaja

TDA/KJ/PTPTJ

6.19

Maklumkan Kepada Penerima Hadiah Fakulti dan Penaja a) Hubungi Pemenang Hadiah Fakulti bagi memastikan kehadiran dan berada ditempat duduk yang ditetapkan semasa Majlis Penyampaian Hadiah Fakulti. b) Maklumkan kepada pihak penaja Hadiah Fakulti bagi mendapatkan hadiah tajaan untuk disampaikan kepada pemenang.

6.20 Adakan Majlis Penyampaian Hadiah

TDA/KJ/PTPTJ

6.20

Adakan Majlis Penyampaian Hadiah a) Dapatkan Sijil Hadiah Fakulti daripada AKD. b) Sediakan pingat, cek dan sijil untuk Majlis Penyampaian Hadiah Fakulti kepada pemenangpemenang.

B

6.21 Tamat

D

c)

6.21 E

Adakan Majlis Penyampaian Hadiah Fakulti.

Tamat

H




8.0 REKOD Bil 1.

Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod UPM/100/31/1/4

Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail PT (P/O)

Tanggungjawab Menyelenggara PT

JAWATANKUASA HADIAH UNIVERSITI/FAKULTI 

2.

Surat panggilan Mesyuarat JKHU  Minit mesyuarat JKHU  Salinan kertas cadangan JKHU untuk pertimbangan Senat  Petikan minit Senat berkaitan JKHU  Surat permohonan pencalonan hadiah Universiti kepada fakulti  Borang pencalonan pemenang Hadiah Universiti  Surat dapatkan maklumbalas maklumat tajaan baharu hadiah ke fakulti  Surat maklumbalas maklumat tajaan hadiah baharu dari fakulti  Surat-menyurat yang berkaitan UPM/(KodPTJ)/31/1/4





Kuasa Melupus Pendaftar

3 Tahun

PT (P/O) PTJ

HADIAH FAKULTI 

Tempat dan Tempoh Simpanan Pusat Dokumen dan Rekod

PTPTJ

PTJ 3 Tahun

Petikan minit mesyuarat JKPF yang berkaitan Salinan borang pencalonan yang telah dilengkapkan untuk dihantar ke AKD. (Fail sisipan). Surat tajaan baharu fakulti daripada Penaja (jika ada).


Pendaftar


Bil

Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod







Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail

Tanggungjawab Menyelenggara

Salinan surat maklumbalas maklumat tajaan hadiah baharu kepada AKD Salinan surat maklumbalas pencalonan hadiah universiti dari fakulti Surat menyurat yang berkaitan.


Halaman: 8/8 No. Semakan: 01 No. Isu: 02 Tarikh: 11/08/2014 Tempat dan Tempoh Simpanan

Kuasa Melupus

PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH

Recommend Documents