PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH
Halaman: 0/6 No. Semakan: 00
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/AK06/03 ARAHAN KERJA KAWALAN DOKUMEN i-GIMS
No. Isu: 02
Tarikh: 03/01/2011
Rujuk Prosedur: Pengambilan Pelajar Siswazah (UPM/PU/S/P006) Pendaftaran Pelajar Siswazah (UPM/PU/S/P007) Pelantikan Jawatankuasa Penyeliaan Pelajar Siswazah (UPM/PU/S/P009) Penyeliaan Penyelidikan Pelajar Siswazah Dalam Program Dengan Tesis (UPM/PU/S/P010) Pengurusan Prestasi Pelajar Siswazah Dalam Program Dengan Tesis (UPM/PU/S/P011) Pengurusan Prestasi Pelajar Siswazah Dalam Program Tanpa Tesis (UPM/PU/S/P012) Pengurusan Peperiksaan Akhir Kursus Pengajian Siswazah (UPM/PU/S/P013) Penilaian Tesis Pelajar Siswazah (UPM/PU/S/P014) Pengurusan Biasiswa/Bantuan Kewangan Pengajian Siswazah (UPM/PU/S/P016) Pengesahan dan Pengurniaan Ijazah Pelajar Siswazah (UPM/PU/S/P017)
Permohonan Kemasukan BIL.
AKTIVITI
TINDAKAN
1.
Megisi permohonan ke dalam borang online (Portal)
Pemohon (luar dan dalam Negara)
2.
Semakan dan pengesahan maklumat permohonan calon dalam PTO Unit Pengambilan i-GIMS (borang) SPS
3.
Sokongan oleh Fakulti/Institut
4.
Meluluskan permohonan Berdasarkan keputusan mesyuarat JKPPS dan JKPSU
PT/ PTO SPS
5.
Cetak surat tawaran
PT/ PTO SPS
TD Fakulti/TP Institut
PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH
Halaman: 1/6 No. Semakan: 00
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/AK06/03 ARAHAN KERJA KAWALAN DOKUMEN i-GIMS
No. Isu: 02
Tarikh: 03/01/2011
Pendaftaran BIL.
AKTIVITI
TINDAKAN
1.
Pengurusan jadual waktu kursus selepas hari pertama semester bermula hanya PT dan PTO SPS sahaja yang boleh menambah dan menggugurkan kursus.
TD Fakulti
2.
Kemaskini bank kursus
Pentadbir i-GIMS
3.
Pendaftaran kursus selepas tarikh pendaftaran tamat, hanya pentadbir sistem sahaja yang boleh membuat perubahan.
Pelajar, PTO SPS
pelajar yang gagal mendaftar hanya boleh didaftarkan oleh PT/PTO Unit Candidature dan Program Akademik SPS sahaja. 4.
Permohonan Penangguhan Pengajian/Pertukaran Bidang dan Naik Taraf.
Pelajar
5.
Sokongan Penangguhan pengajian/pertukaran bidang dan naik taraf.
Penyelia/Penasihat dan TD/TP
6.
Kelulusan Penangguhan pengajian/pertukaran bidang dan naik taraf.
TD SPS
7.
Mencetak Surat Keputusan Permohonan.
TD SPS
PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH
Halaman: 2/6 No. Semakan: 00
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/AK06/03 ARAHAN KERJA KAWALAN DOKUMEN i-GIMS
No. Isu: 02
Tarikh: 03/01/2011
Biasiswa BIL.
AKTIVITI
TINDAKAN
1.
Permohonan GRA
Pelajar
2.
Semak dan Kemaskini Permohonan GRA
PTO Unit Biasiswa SPS
3.
Sokongan GRA
Pengerusi Jawatankuasa Penyeliaan/Penasihat, Ketua Projek, TD/TP, dan PTO Fakulti/Institut
4.
Melulus dan menolak permohonan selepas kelulusan JKPBPS
PTO Unit Biasiswa SPS
Penamaan Jawatankuasa Penyelia BIL.
AKTIVITI
TINDAKAN
1.
Permohonan Pelantikan Jawatankuasa Penyeliaan
Pelajar
2.
Sokongan Pelantikan Jawatankuasa Penyeliaan
TD/TP
3.
Kelulusan Pelantikan Jawatankuasa Penyeliaan selepas kelulusan JKKPPPTP
PTO Unit Candidature dan Program Akademik SPS
7.
Memasukkan Cadangan Tajuk Tesis Muktamad
Pengerusi Jawatankuasa Peperiksaan Tesis, PT Unit Tesis dan Viva voce SPS
PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH
Halaman: 3/6 No. Semakan: 00
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/AK06/03 ARAHAN KERJA KAWALAN DOKUMEN i-GIMS BIL. 8.
AKTIVITI Pengesahan Tajuk Tesis Muktamad
No. Isu: 02
Tarikh: 03/01/2011
TINDAKAN Dekan, TD, Penyelaras, PT Fakulti/Institut
Penamaan Jawatankuasa Peperiksaan Tesis BIL.
AKTIVITI
TINDAKAN
1.
Permohonan Pelantikan Jawatankuasa Peperiksaan Tesis
Pelajar
2.
Cadangan Pelantikan Jawatankuasa Peperiksaan Tesis
TD/TP
3.
Kelulusan Pelantikan Jawatankuasa Peperiksaan Tesis selepas kelulusan JKKPPPTP
TD/TP
4.
Semakan Kelulusan Pelantikan Jawatankuasa Peperiksaan Tesis
5.
Penghantaran Tesis
6.
Pengesahan Penerimaan Tesis dan Penetapan Tarikh Viva Voce
7.
Penghantaran Tesis Akhir
8.
Semakan dan Pengesahan Tesis Akhir
PTO Unit Tesis SPS Pelajar PTO Unit Tesis SPS Pelajar PTO Unit Tesis SPS
Peperiksaan BIL. 1.
AKTIVITI Memasukkan tarikh peperiksaan
2.
Memasukkan dan Mengubah Gred/Markah (Gred Laporan Kemajuan Pelajar)
3.
Meluluskan permohonan perubahan gred/markah Selepas kelulusan SPS
TINDAKAN TD Penyelia/Penasihat/ Pensyarah Pentadbir i-GIMS
PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH
Halaman: 4/6 No. Semakan: 00
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/AK06/03 ARAHAN KERJA KAWALAN DOKUMEN i-GIMS BIL. 4.
AKTIVITI Cetakan Keputusan Semester/Transkrip
No. Isu: 02
Tarikh: 03/01/2011
TINDAKAN PTO Unit Rekod Akademik dan Pengijazahan SPS
Penyimpanan Data Pelajar Di Dalam Pengkalan Data BIL.
AKTIVITI
TINDAKAN
1.
Maklumat peribadi pelajar
3 tahun
PTM SPS
2.
Data Kemasukan Pelajar
1 tahun
PTM SPS
3.
Data Pendaftaran Pelajar
3 tahun
PTM SPS
4.
Maklumat Akademik Pelajar
3 tahun
PTM SPS
5.
Maklumat Tesis Pelajar
3 tahun
PTM SPS
PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH
Halaman: 5/6 No. Semakan: 00
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/AK06/03 ARAHAN KERJA KAWALAN DOKUMEN i-GIMS
No. Isu: 02
Tarikh: 03/01/2011
Perubahan Dokumen dan Rekod i-GIMS BIL.
AKTIVITI
TINDAKAN
1.
Setiap dokumen dan rekod yang hendak diubah di dalam sistem i-GIMS, pemohon perlulah mengisi borang Ketidakpatuhan (PGR/BR01/KKP) sekiranya, sistem memberikan atau mengeluarkan maklumat yang salah.
PTM SPS
2.
Sekiranya perubahan yang hendak dilakukan melibatkan penambahbaikan, cadangan hendaklah dibincangkan di dalam Mesyuarat Jawatankuasa Jaminan Kualiti Peneraju Proses (JKJK PP) atau arahan dari Dekan.
PTM SPS
Nota:
Kesemua kebenaran capaian pengguna di dalam i-GIMS akan dibuat oleh Unit Teknologi Maklumat SPS.
