Penyelesaian Masalah dan Membuat Keputusan

Penyelesaian Masalah dan Membuat Keputusan Pendekatan penyelesaian masalah dan membuat keputusan secara strategik ABDUL RAZAK ALIAS Pensyarah Kanan Institut Aminuddin Baki Bandar Enstek, Nilai [email protected] / 0199474045

Ketua Jabatan Jabatan Mentoring & Coaching Institut Aminuddin Baki Genting Highlands NPQH (IAB); Diploma Pertanian (UPM); Diploma Pendidikan (UTM), Bacelor Sains Pertanian (UPM); Sarjana Kepengetuaan (UM)

ABDUL RAZAK BIN ALIAS

Certificate in Coaching Practice Programme (UMCCeD); Kursus Leadership Coaching & Mentoring (IAB); Certificate Programme on Coaching & Mentoring (The University of Waikato); Coaching & Mentoring – Awareness (Shaker Sdn Bhd)

Pengalaman Mengajar & Mentadbir 1990 Mula mengajar, SMK Kuala Krau 1992 – 1999 PK Kokurikulum SMK Kuala Krau PK HEM, SMK Kuala Krau GKMP T & V, SMK Kuala Krau 1999 – 2000 Cuti Belajar 2001 PK Petang, SMK Mentakab 2002 – 2009 Memangku Pengetua & Care Taker, SBPI Temerloh PK, SBPI Temerloh 2009 PK, SMK Datuk Bahaman 2009 – 2014 Ketua Jabatan JMC, IAB 2009 – Sekarang Pensyarah Kanan, IAB

Bidang Latihan di IAB Coaching & Mentoring Perancangan Strategik 019 – 947 4045 abdulrazakal@iab. edu.my

ABDUL RAZAK ALIAS / 0199474045; [email protected]

“Tiada masalah begitu besar atau kompleks yang tidak dapat lari daripadanya.”


“Sentiasa terdapat penyelesaian yang mudah untuk setiap masalah manusia.”

• dan bertenang Berhenti

• rancangan Fikir

• secara bijak Menyelesaikan Masalah


“Sumber kesilapan yang paling biasa dalam membuat keputusan (pengurusan) ialah penekanan kepada mencari jawapan yang betul daripada soalan yang betul.”


Cabaran Yang Kita Hadapi

Bekerja secara bersendirian - Kenal pasti satu atau dua cabaran yang tidak dapat diselesaikan atau masalah yang dihadapi organisasi pada hari ini atau satu atau dua keputusan yang perlu dibuat dalam masa terdekat. Tulis di atas kad. - Apabila anda telah selesai dengan kad anda, kumpulkannya di meja anda dan serahkan kepada jurulatih.


Objektif Pembelajaran

Di akhir sesi latihan peserta berupaya; • mengenal pasti halangan biasa kepada penyelesaian masalah dan membuat keputusan yang berkesan • menggunakan prinsip penyelesaian masalah dan membuat keputusan yang berkesan dalam situasi kehidupan sebenar. • menjelaskan model tujuh langkah penyelesaian masalah.


Objektif Pembelajaran

• menggunakan model penyelesaian masalah terhadap situasi yang spesifik. • menulis pernyataan masalah yang jelas. • menjelaskan model tujuh langkah membuat keputusan. • membincangkan strategi dan kaedah untuk melibatkan pelbagai pemegang taruh dalam penyelesaian masalah dan membuat keputusan.


Agenda Pembelajaran Sesi 1

• Meneroka sejarah kita menyelesaikan masalah dan membuat keputusan. • Mengenal pasti prinsip penyelesaian masalah dan membuat keputusan. • Menjelaskan dua pendekatan penyelesaian masalah dan membuat keputusan. • Menggunakan model penyelesaian masalah.


Agenda Pembelajaran Sesi 2

• Menulis pernyataan masalah. • Menggunakan model membuat keputusan. • Melibatkan orang lain dalam penyelesaian masalah dan membuat keputusan.


Bertemu dan Meraikan!

• Perkenalkan diri anda dengan rakan semeja. • Kongsikan objektif anda untuk hari ini. • Sebagai satu kumpulan … kenal pasti beberapa matlamat / isu yang diminati. • Bangunkan dua atau tiga soalan tentang penyelesaian masalah dan membuat keputusan yang kumpulan anda mahukan jawapan sebelum berakhirnya hari ini.


Apakah masalah?

Apakah keputusan?


Masalah adalah … • ketiadaan atau kekosongan yang tinggal sehingga respons yang sesuai ditemui. [“jurang” antara status semasa dan status yang dikehendaki.] Masalah muncul dalam situasi di mana seorang individu atau kumpulan gagal untuk mencari cara yang berkesan untuk mencapai atau memenuhi keperluan seseorang, kumpulan, komuniti atau masyarakat.


Keputusan adalah …

• pilihan yang diambil daripada antara penyelesaian atau pilihan alternatif apabila berhadapan dengan menyelesaikan masalah, memenuhi keperluan yang tidak dipenuhi atau mencari cara terbaik untuk mencapai matlamat atau citacita.


Sejarah PMMK Kita …

Secara bersendirian … • Kenal pasti contoh dalam organisasi di mana penyelesaian masalah dan membuat keputusan berlaku dengan baik. Mengapakah ianya berlaku dengan baik? Apakah akibat ianya dapat dilakukan dengan baik?


Sejarah PMMK Kita … Secara bersendirian … • Kenal pasti contoh dalam organisasi di mana penyelesaian masalah dan membuat keputusan TIDAK berlaku dengan baik. Mengapakah ianya tidak berlaku dengan baik? Apakah akibat tidak mencapai keputusan yang diharapkan ini?


Sejarah PMMK Kita …

Dalam kumpulan kecil … • Berkongsi sejarah PMMK anda. • Kenal pasti trend dan tema PMMK yang berjaya. Apakah beberapa sebab menghasilkan PMMK yang baik? Apakah akibatnya? • Kenal pasti trend dan tema PMMK yang tidak berjaya. Apakah sebabnya? Apakah akibatnya?


7 Prinsip Pemikiran – Penembusan Penyelesaian Masalah & Membuat Keputusan Dalam kumpulan kecil … • Fahami dan bincang artikel berkaitan dengan tujuh prinsip …?


7 Prinsip Pemikiran – Penembusan PMMK 1. Menangani setiap masalah berdasarkan keunikannya. 2. Menjelaskan tujuan anda. 3. Meneroka “penyelesaian-selepasseterusnya”. 4. Menggunakan pemikiran bersistem. 5. Menghadkan pengumpulan data anda. 6. Melibatkan perspektif yang pelbagai. 7. Melihat kembali penyelesaian, masalah dan penyelesaian-selepasseterusnya.


7 Prinsip Pemikiran – Penembusan PMMK Secara bersendirian 1. Prinsip manakah organisasi lakukan fungsi dengan cukup baik dalam mengamalkan pendekatan mereka terhadap penyelesaian masalah dan membuat keputusan? 2. Prinsip manakah organisasi cenderung tidak mengamalkan?


7 Prinsip Pemikiran – Penembusan PMMK Dalam kumpulan kecil, bincang … 1. Prinsip manakah organisasi cenderung untuk ikut dan amalkan. 2. Prinsip manakah organisasi cenderung untuk TIDAK ikut dan amalkan. 3. Bagi prinsip yang dikenal pasti dalam soalan kedua, kenal pasti tindakan yang individu harus ambil bagi meningkatkan pengaplikasian prinsip ini dalam organisasi.


Pendekatan PMMK

• •

Pendekatan Intuitif – Menyelesaikan masalah melalui instuisi (gerak hati), celik akal, dan pemikiran mencapah. Pendekatan Rasional / Analitis – Menyelesaikan masalah melalui proses berstruktur formal, sistematik, berperaturan dan saintifik.


Bila menggunakan pendekatan ini

Dalam kumpulan kecil anda, pendekatan yang ditetapkan untuk anda, … • Kenal pasti kekuatan dan kelemahan pendekatan ini. • Kenal pasti bila untuk menggunakan setiap pendekatan dan TIDAK menggunakan setiap pendekatan.


Model Penyelesaian Masalah 1. Memilih dan mendefiniskan masalah Mengecilkan masalah Siapa perlu terlibat 2. Mendefinisi hasil yang dihasratkan, tujuan yang lebih tinggi dan pengukuran Kenal pasti ukuran kejayaan 3. Kenal pasti sebab yang berpotensi 4. Kenal pasti halangan yang berpotensi 5. Kenal pasti tindakan menangani punca 6. Membangunkan pelan tindakan 7. Melaksanakan, memantau, menilai dan menyemak


Model Penyelesaian Masalah 1.

2.

3. 4. 5. 6. 7.

Memilih masalah dan menentukan pernyataan masalah (mengecilkan masalah; siapa perlu terlibat) Menentukan hasil yang diingini – matlamat dan objektif (ukuran kejayaan) Menyenaraikan punca masalah yang berpotensi. Mengenalpasti halangan dan rintangan yang berpotensi Mengenalpasti tindakan untuk menangani punca masalah dan menyelesaikan masalah. Membangunkan garis masa pelaksanaan dan menugaskan tanggungjawab untuk tindakan Melaksanakan, memantau kemajuan, dan menyemak semula rancangan.


Model Penyelesaian Masalah

1

• Memilih masalah dan menentukan pernyataan masalah (mengecilkan masalah; siapa perlu terlibat)

2

• Menentukan hasil yang diingini – matlamat dan objektif (ukuran kejayaan)

3

• Menyenaraikan punca masalah yang berpotensi.

4

• Mengenalpasti halangan dan rintangan yang berpotensi

5

• Mengenalpasti tindakan untuk menangani punca masalah dan menyelesaikan masalah.

6

• Membangunkan garis masa pelaksanaan dan menugaskan tanggungjawab untuk tindakan

7

• Melaksanakan, memantau kemajuan, dan menyemak semula rancangan.


Apakah yang mempengaruhi penyelesaian masalah anda?


Faktor yang mempengaruhi proses penyelesaian masalah • Siapa yang terlibat (dan tahap pengetahuan terhadap masalah) • Apakah maklumat yang anda ada disediakan untuk anda • Masa yang ada • Pengalaman dan pengetahuan berkaitan masalah • Dinamik kumpulan • Saiz kumpulan • Penyelesaian masalah secara kumpulan dll.


Kecerdasan Imaginasi Anda • Apakah kecerdasan imaginasi anda? • Bekerja sebagai satu pasukan bagi menyelesaikan teka teki “di luar kotak” ini. • Bekerja dengan pantas bagi menjadi kumpulan pertama melengkapkan kuiz Kecerdasan Imaginasi


Dalam atau Luar?


Muda atau veteran?


Dalam bayangan …


Sambungkan titik-titik …


Sambungkan titik-titik …


Ianya sangat mudah mencadangkan penyelesaian apabila anda tidak tahu terlalu banyak tentang masalah. Malcolm Forbes U.S. business leader


Menulis Pernyataan Masalah

• Menyatakan masalah secara objektif (berasaskan kenyataan atau fakta sebenar). Memberi tumpuan kepada fakta: antara apakah yang diketahui dengan apakah yang diandaikan. • Menyatakan soalan: Apakah yang tidak berfungsi? Apakah yang tidak betul? Mengapakah isu ini kita perlu beri perhatian? • Elakkan sebab dan penyelesaian tersirat. • Mengecilkan skop masalah.


Menulis Pernyataan Masalah • Kenal pasti hubungan sesuatu masalah dengan masalah lain. • Membangunkan visi masalah yang dikongsi bersama. • Membangunkan visi hasil yang dikongsi bersama


Sampel Pernyataan Masalah Kepimpinan atasan tidak menyokong keputusan oleh staf barisan hadapan. Kita tidak bekerja bersama secara efektif sebagai satu pasukan.

Kakitangan memiliki sikap yang buruk di setiap peringkat organisasi


Sampel Pernyataan Masalah Kepimpinan atasan tidak menyokong keputusan oleh staf barisan hadapan.

Kepimpinan atasan membuat keputusan dan mengambil tindakan yang bertentangan dengan cadangan staf barisan hadapan.

Kita tidak bekerja bersama secara efektif sebagai satu pasukan.

Kita tidak mencapai prestasi hasil dan keputusan yang spesifik.

Kakitangan memiliki sikap yang buruk di setiap peringkat organisasi

Kakitangan di setiap peringkat organisasi tidak mencapai kualiti dan matlamat produktiviti mereka.


Sampel Pernyataan Masalah Kesilapan operator mencipta jumlah reja yang tidak boleh diterima. Peluasan produk baru kita keseluruhannya gagal kerana kurangnya pemahaman terhadap keperluan pelanggan. Generasi baru pekerja mempunyai idea yang tidak realistik apa yang dilakukan bagi mengerakkan organisasi ke peringkat lebih tinggi.


Sampel Pernyataan Masalah Kesilapan operator mencipta jumlah reja yang tidak boleh diterima.

Bagaimanakah kita boleh menambah baik kualiti produk dan produktiviti pekerja dalam proses pembuatan kita?

Peluasan produk baru kita secara keseluruhannya gagal kerana kurangnya pemahaman terhadap keperluan pelanggan.

Peluasan produk baru kita gagal mencapai sasaran jualan untuk 3 suku tahun terakhir.

Generasi baru pekerja mempunyai idea yang tidak realistik apa yang dilakukan bagi mengerakkan organisasi ke peringkat lebih tinggi.

Pekerja baru (umur 19 25) cenderung menunjukkan tahap kekecewaan yang tinggi dengan laluan kerjaya organisasi.


Alat dan Teknik PMMK • • • • • • • • • •

Percambahan Fikiran (Brainstorming) Teknik Kumpulan Nominal Diagram Sebab_akibat Matriks Keputusan Diagram Kesamaan Dan Saling Berhubungan Analisis Force Field Matriks „Adalah / Bukanlah‟ Pemetaan Minda Diagram Pokok Perbandingan Berpasang


Percambahan Fikiran


Teknik Kumpulan Nominal


Diagram Sebab Akibat


Matriks Keputusan


Diagram Kesamaan dan Saling Berhubungan


Analisis Force Field


Matriks Adalah / Bukanlah


Pemetaan Minda


Diagram Pokok


Perbandingan Berpasangan


Proses Membuat Keputusan

• Menjelaskan keputusan yang ingin dibuat • Mengecilkan keputusan • Kenal pasti siapa perlu terlibat • Menjelaskan hasil yang dihasratkan, objektif strategik dan tujuan yang lebih tinggi • Kenal pasti ukuran kejayaan • Susun kemestian dan kemahuan anda, susun secara berperingkat daripada banyak kepada kurang dan beri nilai (1 – 10) setiap satu


Proses Membuat Keputusan • Kenal pasti alternatif keputusan dan pilihan • Memilih alternatif terbaik • Kenal pasti halangan yang berpotensi • Membangunkan pelan tindakan / pelaksanaan. • Melaksanakan, mengawasi, menilai dan menyemak


Melibatkan Orang Lain • Bilakah ianya wajar untuk melibatkan orang lain? • Bilakah ianya tidak wajar atau tidak sesuai melibatkan orang lain?


Melibatkan Orang Lain

Autokratik

Saya putuskan

Demokratik

Kita putuskan

Memberi kuasa Anda putuskan


Melibatkan Orang Lain

Penyertaan penting kerana … 1. Ia meningkatkan kemungkinan menjelaskan masalah / keputusan dengan betul dan memahami konteks masalah / keputusan – termasuk penyebab mendasari – dan mengenal pasti keperluan kemestian / kemahuan yang kritikal. 2. Ia boleh mempengaruhi secara positif tahap komitmen terhadap penyelesaian / keputusan pada mereka yang diminta untuk melaksanakan penyelesaian atau keputusan


Terima Kasih! • • •

•

Mengintergrasikan prinsip penyelesaian masalah dan membuat keputusan ke dalam amalan harian. Menggunakan model penyelesaian masalah kepada situasi harian anda. Mengamalkan model membuat keputusan dan menggunakan matriks keputusan membantu mendefinisi keperluan membuat keputusan. Memikirkan peluang dan strategi bagi melibatkan orang lain dalam PMMK.

Penyelesaian Masalah dan Membuat Keputusan

Recommend Documents