PENGENALAN Pembuatan roti bermula sejak manusia mengenali gandum sebagai bahan makanan. Bahan-bahan asas untuk membuat roti juga tidak banyak berubah walaupun teknologi pembuatannya telah berubah dari masa ke semasa. Roti dalam berbagai bentuk digemari oleh kebanyakan orang. Baunya yang segar ketika dibakar membangkitkan selera mereka yang terhidu aromanya. Mengambil roti sebagai makanan ruji juga merupakan sebahagian dari diet yang sihat. Roti mengandungi karbohidrat kompleks, gentian, protein, kumpulan vitamin-vitamin B dan beberapa jenis mineral. Secara amnya, industri bakeri boleh dibahagikan kepada dua, iaitu bakeri runcit dan bakeri borong. Bakeri runcit mengeluar dan menjual terus kepada pelanggan di premis mereka berbagai jenis roti, pastri dan kek yang dibuat dari bahan mentah atau bekalan yang dibeku. Bakeri borong pula mengeluarkan dan mengedarkan keluaran secara volum, termasuk berbagai jenis roti, rols, piza, kek, pai, donut, mufin, pastri, dan sebagainya. Bakeri runcit pada amnya pula boleh dibahagikan kepada dua jenis utama, iaitu bakeri runcit ‘barisan penuh’ (full-line) yang menyediakan berbagai jenis kek, roti, pastri dan biskut dan bakeri runcit ‘istimewa’ (specialty) yang menyediakan secara spesifik produk-produk tertentu sahaja seperti ‘bagel”, roti, kek, ‘cookies”, mufin, donut, dan lain-lain. Satu lagi bakeri jenis runcit ialah ‘bakeri dalam stor’ (“in-store bakery”) yang didapati di dalam pasar-pasar raya dan jenis ini didapati jarang diceburi oleh usahawan-usahawan pada peringkat permulaan. Perniagaan-perniagaan ini juga boleh berbentuk bebas ataupun francais. 1
Didapati juga ramai pengusaha bakeri memperolehi jualan tambahan melalui jualan minuman ringan seperti jus, teh dan kopi, makanan-makanan yang disejuk-beku seperti pastri-pastri lapis, karipap, dan sebagainya, kuih-muih dan berbagai jenis biskut terutamanya semasa musim perayaan. Perolehan jualan serta keuntungan boleh mencapai tahap yang tinggi jika lokasi dan pasarannya adalah sesuai dan keluaran yang dihasilkan bermutu tinggi. Walau bagaimanapun pasaran bakeri adalah sangat kompetitif. Oleh itu, kerap terdapat premis-premis bakeri yang tidak dapat bertahan lama, terutama mereka yang di bandar-bandar besar. Hanya premis-premis bakeri yang mengeluarkan berbagai jenis produk yang menepati kehendak setempat, dengan harga yang berpatutan mampu bersaing di dalam pasaran-pasaran yang mencabar. Berdasarkan kajian profil industri kek, pastri dan roti oleh pihak Kementerian Pembangunan Usahawan dan Koperasi, didapati bahawa perniagaan bakeri runcit pada keseluruhannya memerlukan pelaburan pada purata RM100,000 (terendah RM20,000 dan tertinggi RM350,000), dengan tahap pulangan dalam lingkungan 25-30%. Perniagaan ini boleh dikategorikan sebagai perniagaan yang sederhana stabil dengan tahap risiko yang rendah dengan pertumbuhan yang tinggi serta berpotensi untuk dimajukan oleh usahawan sebagai perniagaan pemilikan sendiri. Pelaburan dan Potensi Keuntungan Perniagaan Bakeri Runcit RM Terendah
Pertengahan
A. Pelaburan Permulaan
20,000
100,000
350,000
B. Jualan Kasar (bulanan)
10,000
38,000
60,000
2
Tertinggi
C. Untung Bersih sebelum
2,500
11,000
18,000
cukai (bulanan) D. Kestabilan
Sederhana
E. Faktor Risiko
Rendah
F. Prospek Pertumbuhan Industri
Baik
E. Potensi Pemilikan
Ya
Memulakan sesuatu perniagaan bukan sekadar mengubah kehidupan, tetapi merupakan pelaburan kewangan utama bagi seseorang usahawan. Justeru itu sebaik sahaja mengambil keputusan untuk berniaga, anda perlu menyedari sepenuhnya komitmen yang perlu anda laksanakan. Oleh itu, anda perlu memperlengkapkan diri dengan maklumatmaklumat yang sesuai, yang tepat dan terkini berkaitan dengan perniagaan yang akan diceburi. Panduan memulakan perniagaan ini menyediakan beberapa maklumat yang diperlukan oleh seseorang usahawan untuk membuka perniagaan dan ianya dibahagikan kepada 12 bab. Setiap bab menumpukan kepada bahagian-bahagian tertentu dalam fasa permulaan sesebuah perniagaan bakeri runcit.
PENYELIDIKAN PASARAN Sebelum memulakan perniagaan, anda perlu terlebih dahulu menyiasat dan meneliti kemungkinan permintaan bagi produk anda dan siapakah yang bakal menjadi pelanggan anda nanti. Ini memerlukan penyelidikan pasaran. Penyelidikan pasaran yang dibuat dengan teliti akan mengambarkan tahap daya maju perniagaan anda.
3
Penyelidikan juga dapat menganggarkan jumlah pelaburan yang diperlukan, menentukan saiz permintaan bagi produk anda dan membantu anda mengenali lokasi yang terbaik. Setiap perniagaan biasanya mempunyai daya penarik kepada sekumpulan orang tertentu yang akan menjadi pelangganpelanggan utama mereka. Anda boleh mengkategorikan pelanggan-pelanggan anda kepada segmen-segmen pasaran yang jelas. Mengenalpasti segmen-segmen pasaran boleh membantu anda menganggarkan potensi saiz pasaran anda, mengenalpasti keperluan spesifik mereka dan membantu anda menyesuaikan perniagaan dan pemasaran untuk memenuhi keperluan mereka. Untuk memberikan anda idea tentang persaingan, anda juga perlu menyelidiki lain-lain perniagaan yang sama dalam kawasan anda untuk mengenalpasti peluang-peluang dan ancaman-ancaman yang bakal dihadapi oleh perniagaan anda. Penyelidikan industri pula adalah berguna untuk memberi gambaran yang lebih tepat mengenai industri dalam mana anda bersaing termasuk faktor-faktor kejayaan utama, trend-trend, cabaran-cabaran dan peluang-peluang yang sedia wujud. Untuk memudahkan penyelidikan, anda dinasihatkan supaya memecahkan penyelidikan anda kepada dua bahagian yang berasingan: • •
Penyelidikan tempatan Penyelidikan persekitaran lebih luas
Penyelidikan tempatan melibatkan penilaian secara fizikal kebolehlaksanaan perniagaan anda dalam sesuatu persekitaran tertentu dan mungkin berbentuk pemerhatian
4
secara fizikal, temu ramah, dan perbincangan dengan rakan perniagaan tempatan. Penyelidikan persekitaran lebih luas melibatkan kajian faktorfaktor luaran yang boleh memberi kesan kepada kejayaan perniagaan anda merangkumi dari yang lebih luas seperti politik dan ekonomi kepada perubahan-perubahan dalam kawasan perniagaan tempatan. Rujukan yang biasa digunakan untuk mendapatkan maklumat termasuk dari Majlis Perbandaran Tempatan, persatuan-persatuan industri dan perniagaan, media secara umum dan Internet. Kaedah tinjauan atau survei secara formal boleh dilakukan menggunakan beberapa cara termasuk temubual individu ke individu, surat menyurat secara terus, dan temu bual telefon. Walau bagaimanapun, setiap jenis tinjauan mempunyai kebaikan dan kelemahan tersendiri termasuk dari segi kos. PREMIS-PREMIS Lokasi merupakan faktor paling penting yang menentukan kejayaan sesuatu perniagaan runcit. Sasaran pasaran anda dan demografi pengguna memainkan peranan yang sangat besar di dalam keputusan pemilihan lokasi. Dua aspek utama yang perlu diputuskan apabila memilih lokasi ialah: • •
menentukan sesuatu kawasan sama ada di bandar atau sub-bandar memilih tapak yang spesifik di dalam kawasan pilihan anda
5
Sama ada anda memilih kawasan di bandar atau sub-bandar, anda perlu bertanyakan pada diri anda soalan-soalan berikut: • • •
Adakah populasinya cukup besar untuk menampung perniagaan anda? Adakah lokasi tersebut mempunyai asas ekonomi yang stabil yang akan menggalakkan pengwujudan persekitaran yang sihat untuk perniagaan anda? Adakah perincian-perincian demografinya bersesuaian dengan pasaran yang anda inginkan?
Faktor-faktor lain yang harus dipertimbangkan termasuk penilaian aliran trafik pejalan-pejalan kaki, kewujudan ruang letak kereta yang mencukupi, lokasi pesaing-pesaing di persekitaran lokasi, dan pengezonan kawasan dan permit-permit yang diperlukan. Ada beberapa opsyen outlet runcit yang boleh dipertimbangkan untuk sesuatu perniagaan baru, termasuk pusat membeli-belah, bangunan bebas dan kawasan perindustrian. Pusat membelibelah adalah popular di kalangan pengguna-pengguna tetapi kos pemasaran dan penyelenggaraan adalah tinggi. Meletakkan perniagaan anda di bangunan bebas, seperti di rumah kedai, adalah opsyen yang baik jika lokasinya sesuai dan kawasan perindustrian pula adalah paling sesuai untuk kilang bakeri yang besar atau jika perlu berdekatan dengan industri-industri lain kerana anda menjadi pembekal kepada mereka. Susunatur sesebuah bakeri mestilah menarik dan mudah dilihat kerana roti dan lain-lain produk yang dibakar mesti dijual dengan cepat selepas dikeluarkan. Susunatur harus dirancang supaya 50 peratus dari ruang dikhaskan untuk pengeluaran, 25 peratus untuk ruang penyimpanan dan pejabat dan baki 25 peratus untuk perkhidmatan pelanggan. Bahagian perkhidmatan pelanggan 6
digunakan untuk mempamerkan roti, pastri, kek dan baranganbarangan jualan yang lain. Anda harus mengambil perhatian bahawa lokasi dan rekabentuk bangunan bakeri boleh menyumbang kepada kontaminasi dan tahap kerosakan keluaran oleh makhluk perosak. Oleh itu, anda perlu memberi perhatian kepada perkara-perkara berikut: • • • • • •
bangunan sepatutnya bersih, jauh dari longkang, paya dan tempat pembuangan sampah bangunan dan kawasan sekeliling adalah bebas dari tempat pembiakan serangga-serangga, burung-burung dan binatang-binatang kawasan dalaman adalah cukup besar untuk membawa masuk alat-alat kelengkapan pembersihan lantai dan dinding mesti rata serta tiada ruang bagi makhluk perosak tinggal serta memudahkan pembersihan ruang makan, kawasan rekreasi dan kawasan penyimpanan mestilah diasingkan dari kawasan pengeluaran semua tempat terbuka premis termasuk pintu-pintu, tingkap-tingkap dan salur pengaliran udara perlu diskrin untuk menghindar kemasukan makluk perosak
Sama ada anda membeli atau menyewa premis, komitmen kewangan yang diperlukan adalah di antara yang paling besar yang anda perlu buat dalam perniagaan. Oleh itu, anda harus merancang dengan teliti dan memahami apa yang terlibat apabila memilih di antara opsyen-opsyen berkenaan. Pajakan merupakan pilihan popular di kalangan ramai pengusaha yang memulakan perniagaan runcit. Ianya suatu perjanjian ikatan undang-undang di antara pemilik hartanah dan penyewa. 7
Untuk sesebuah perniagaan baru, opsyen yang lebih baik ialah pajakan untuk tempoh satu hingga lima tahun dengan opsyen untuk memperbaharui dua tempoh lanjutan, pada kadar sewa yang dipersetujui, kerana ia memberikan anda fleksibiliti untuk pindah ke premis yang lain setelah tamat tempoh permulaan atau untuk sambung dengan suatu tempoh lanjutan di premis yang sama. Terma-terma dan syarat-syarat pajakan sebaiknya ditetapkan pada peringkat perundingan awal di antara pihak pemilik hartanah dan bakal penyewa. Adalah mustahak anda mengetahui kesemua terma-terma dan syarat-syarat perjanjian pajakan yang anda akan tandatangani. Sebelum anda menandatangani pajakan: • • • • •
pastikan janji-janji lisan yang dibuat telah dimasukkan ke dalam dokumen periksa hartanah dan ambil nota dan gambar sebagai bukti keadaan premis sebelum pindah, untuk mengelak pertikaian selepas tamat pajakan kelak berbual dengan penyewa-penyewa yang lain – tanyakan tentang perhubungan mereka dengan tuan punya hartanah minta penyata kewangan yang diaudit untuk perbelanjaan-perbelanjaan seperti penyelenggaraan, perkhidmatan dan iklan. pastikan anda tahu siapa dan dimana wang pendahuluan disimpan dan siapa yang akan mendapat faedah yang diperolehi dari wang tersebut
Membeli premis adalah satu lagi pilihan yang boleh dipertimbangkan, dan seperti juga memajak, mempunyai kebaikan-kebaikan dan keburukan-keburukan tersendiri. Membeli premis adalah suatu komitmen kewangan yang besar 8
dan akan mengikat modal yang mungkin boleh dilaburkan dengan lebih baik di tempat lain di dalam perniagaan. Apabila membuat keputusan sama ada untuk membeli atau menyewa, anda dinasihatkan mempertimbangkan dua perkara berikut, iaitu arah tuju masa depan perniagaan dan pulangan yang anda jangka perolehi dari pelaburan anda.
KELENGKAPAN Semua jenis perniagaan memerlukan kelengkapan dan peralatan pada peringkat permulaan perniagaan. Sebelum mendapatkan kelengkapan dan peralatan anda perlu memutuskan sama ada untuk membeli atau memajak. Pemajakan membolehkan anda untuk mendapatkan keperluan kelengkapan anda tanpa wang pendahuluan yang besar. Dengan cara ini anda dapat mengurangkan keperluan kewangan dan membolehkan modal digunakan untuk perbelanjaan perniagaan yang lain. Bagi perniagaan baru, pemajakan adalah suatu alternatif yang baik. Apabila anda memajak kelengkapan, syarikat yang terlibat, sama ada ianya pembuat, peniaga, broker atau institusi kewangan, adalah pemilik kelengkapan tersebut. Syarikat pemajak akan memberikan kelengkapan tersebut kepada anda dan anda perlu membayar setiap bulan kepada syarikat tersebut. Pada akhir tempoh pajakan, anda mempunyai pilihan sama ada untuk membelinya, memulangkannya atau menambah tempoh pajakannya. Sebelum menandatangani sebarang pajakan pastikan bahawa terma dan syarat perjanjian telah difahami sepenuhnya. 9
Sekiranya selepas menandatangani perjanjian pajakan, anda mendapati bahawa kelengkapan tersebut tidak sesuai, anda akan menghadapi kesukaran untuk menukar kelengkapan tersebut. Anda boleh membeli berbagai jenis kelengkapan terpakai untuk berbagai jenis perniagaan dengan membayar hanya sebahagian harga barunya. Kelengkapan terpakai mungkin peninggalan perniagaan yang telah gagal atau kelengkapan berlebihan yang tidak diperlukan lagi dan biasanya dijual melalui lelong atau iklan kecil di kebanyakan surat-surat khabar. Anda mungkin perlu melabur sebanyak RM100,000 untuk kelengkapan-kelengkapan baru sebuah bakeri runcit. Jika anda ingin memulakan dengan peruntukan yang lebih kecil, anda boleh membeli pakej kelengkapan terpakai dengan harga yang lebih rendah. Kelengkapan-kelengkapan utama yang diperlukan oleh sebuah bakeri runcit ialah peti sejuk, almari-almari perhiasan, sink, pengadun doh, pembahagi doh, pembentuk doh, tempat penaikan roti, penghiris roti, ketuhar berputar dua-rak atau ketuhar berpusing. Pengadun doh digunakan untuk menghasilkan adunan doh dan boleh didapati dengan jenis berkuasa rendah, berkuasa sederhana dan berkuasa tinggi. Apabila doh telah kembang, pembahagi doh digunakan untuk membahagikan doh kepada ketulan-ketulan mengikut berat yang diperlukan. Mesin pembentuk doh melaksanakan tiga operasi, iaitu pengepingan untuk mengeluarkan lebihan gas dari doh, pengikalan untuk menghasilkan bentuk doh dan tegangan yang sesuai dalam doh dan pengedapan untuk mengedap hujung 10
roti. Tempat penaikan roti menaikan doh selepas ianya dibentuk dan ketuhar jenis berputar atau rak digunakan untuk membakar roti. Pertimbangan juga harus diberikan kepada pemilihan dulang, sama ada menggunakan jenis aluminium, keluli biasa, plat timah atau ‘steelumat’, supaya dapat mencapai tahap pemanasan dan jangka hayat yang maksimum pada kos yang minimum. Selain daripada kelengkapan-kelengkapan utama dan dulangdulang, anda juga perlukan perkakas-perkakas dapur seperti rak-rak, alat-alat penimbang, dan lain-lain lagi. Penyelengaraan adalah penting untuk memastikan kelengkapan-kelengkapan sentiasa didalam keadaan yang baik. Sistem penyelenggaraan kelengkapan yang baik harus mempunyai item-item seperti berikut: • • • • •
daftar logi lembaran pemeriksaan kad-kad sejarah gambarajah mesin peralatan-peralatan, barang-barang ganti dan kepakaran teknikal
Walaupun fokus utama anda ialah untuk melengkapkan premis dengan kelengkapan pengeluaran reroti, anda juga perlu memberi perhatian secukupnya kepada keperluan kelengkapan pejabat, termasuk meja dan kerusi, mesin faks, mesin daftar tunai, mesin pencetak, mesin fotokopi, mesin pencicang, dan kelengkapan berbilang fungsi.
11
Sekarang ini perniagaan boleh dihubungi dengan berbagai cara termasuk melalui telefon, telefon bimbit, pager, peti suara, emel, dan mesin penjawab, oleh itu pemilihan sistem komunikasi yang paling sesuai juga adalah penting. Kebanyakan perniagaan menggunakan komputer di dalam operasi perniagaan mereka, termasuk untuk pakej akaun, pemprosesan kata, lembaran hamparan, perisian tempat jual dan pangkalan data pengurus kontak. Anda perlu mengambil langkah-langkah untuk melindungi data-data di dalam komputer termasuk perlindungan virus, penggunaan perisian sandaran fail dan perisian pendinding api. Setelah melabur dalam kelengkapan perniagaan, anda juga harus pastikan yang anda telah memberi perlindungan yang secukupnya. Peralatan-peralatan perlindungan yang boleh dipasang di premis anda termasuk penggera-penggera pencuri, cermin-cermin kedudukan strategik, pintu-pintu dan tingkaptingkap keselamatan dan kamera litar tertutup.
STOK DAN PEMBEKAL Stok dan perhubungan dengan pembekal memainkan peranan yang penting di dalam sesebuah perniagaan runcit. Pengurusan stok merupakan suatu seni yang harus dapat mengimbangi kos menyimpan terlalu banyak dengan kos menyimpan terlalu sedikit stok. Menyimpan terlalu banyak stok akan menyusutkan tahap kewangan kerana wang tersangkut dalam bentuk stok, sebaliknya jika stok tidak mencukupi boleh menyebabkan perniagaan kehilangan pendapatan kerana kekurangan jualan dan pilihan untuk pelanggan-pelanggan.
12
Ramuan-ramuan utama didalam pembuatan reroti adalah tepung, rai dan lain-lain bijirin, air, yis, garam, minyak dan lemak, gluten, bahan pembaik roti, gula, produk-produk susu, telur, buah-buah kering, bahan-bahan soya dan pelbagai ramuan lain seperti kekeras-kekeras, keju, serbuk bawang putih, kepingkeping bawang, biji bijan, kas-kas dan sebagainya. Tepung merupakan bahan utama didalam pengeluaran reroti dan rai merupakan bijirin yang kedua paling popular selepas gandum. Air ialah bahan utama doh dan seharusnya tidak mengandungi sebarang bakteria yang merbahaya, serta bebas dari bau, rasa dan warna. Yis memainkan peranan yang penting dalam pengeluaran reroti dan diedarkan dalam bentuk basah dan kering. Fermentasi yis dipengaruhi oleh garam dalam doh yang mengurangkan kadar pengeluaran gas. Bahan pembaik roti adalah campuran serbuk satu atau lebih agen-agen ubahsuaian gluten dan sangat penting untuk mengawal kualiti roti. Pemilihan bahan pembungkusan untuk produk makanan biasanya dibuat di atas dasar kos, hayat penyimpanan yang diperlukan, dan rupabentuk. Bahan-bahan mentah yang digunakan secara meluas ialah politena, filem selulosa bersalut dan polipropilina berorientasi bersalut. Bantuan pemerosesan yang biasa digunakan di dalam bakeri ialah agen-agen pelepas roti dan pelincir-pelincir untuk pembahagi-pembahagi doh. Jenis dan banyaknya ramuan yang anda pesan akan bergantung kepada produk-produk yang anda jual. Kebiasaannya, anda harus peruntukkan sebanyak 35% dari pendapatan kasar mingguan anda untuk stok. Lebih dari separuh adalah diperlukan untuk membeli tepung dan jarak 13
pesanan terbaik ialah setiap minggu atau dua minggu dan ianya dibeli dari kilang atau pembekal-pembekal yang berdekatan. Apabila membeli stok terdapat dua perkara penting yang harus dipertimbangkan. Pertama, anda perlu mempunyai suatu sistem untuk mengetahui stok yang perlu diganti serta kaedah untuk meramal bila stok akan berkurangan. Kedua, anda perlu memahami sistem penghantaran pembekal anda, seperti tempoh penghantaran dan kitaran penghantaran mereka. Anda akan menghadapi masalah kekurangan stok sekiranya anda tidak mengetahui kekangan-kekangan masa dan jadual penghantaran pembekal-pembekal, terutamanya jika anda membuat pesanan terlalu lambat. Sistem pembelian stok yang biasa digunakan ialah pembelian secara kegunaan semasa (‘just-in-time’) dan pembelian secara pukal. Pilihan kaedah pembelian terbaik bergantung kepada kapasiti penyimpanan sedia ada dan modal kerja, sama ada item tersebut boleh rosak apabila disimpan lama dan penjimatan kos yang boleh diperolehi jika membeli secara pukal. Sebagai perniagaan runcit anda sering berurusan dengan pelbagai pembekal. Secara umumnya, pembekal-pembekal adalah terdiri daripada pengeluar-pengeluar, pemborongpemborong, pembekal-pembekal bebas dan pengimportpengimport. Beberapa tip penting yang harus dijadikan panduan didalam membuat pemilihan pembekal ialah: • • •
buat perbandingan diantara pembekal-pembekal cari bukti kebolehpercayaan pembekal cari bukti kualiti dan konsistensi produk 14
• • • •
dapatkan masa pusingan pesanan pembekal buat penilaian etika pembekal ketahui opsyen-opsyen dan kaedah-kaedah kredit pembekal dan pembayaran buat penilaian tentang jaminan kewangan pembekal
Ambil kira beberapa tip berikut apabila berbincang harga dengan pembekal-pembekal: • • • • • •
buat penilaian harga yang anda percaya boleh jual stok atau produk dalam perniagaan anda ketahui dengan jelas kadar harga yang anda berupaya untuk beli stok fahami tahap kecenderungan pembekal untuk dapatkan akaun anda bertanyakan tentang sebarang subsidi pengiklanan,diskaun-diskaun kuantiti, rebat-rebat dan sebagainya selesaikan kesemua isu sekali gus semasa perbincangan dengan pembekal bertanyakan tentang sebarang tawaran untuk stok-stok perabis
Pembekal-pembekal yang boleh dipercayai adalah suatu aset kepada perniagaan anda. Sebagai perniagaan baru, anda perlu mewujudkan perhubungan yang baik dengan pembekalpembekal. Walau bagaimanapun, jika tidak berpuas hati, anda mempunyai pilihan untuk pindah kepada pembekal-pembekal lain. Sebagai langkah keselamatan, anda harus guna lebih dari satu pembekal untuk setiap barangan. Untuk mendapatkan kredit dari pembekal, anda perlu memberikan keyakinan kepada mereka melalui kejujuran anda
15
dan penyata kewangan peribadi anda. Berikut adalah beberapa tip berguna bila berurusan melalui kredit perdagangan (pembekal): • • •
•
jika boleh, ambil sepenuhnya kesempatan terma kredit yang ditawarkan oleh pembekal buat pembayaran awal, jika dibawah terma kredit, ada diberikan diskaun tunai untuk pembayaran awal jika anda jalin hubungan yang baik dengan pembekal, buat bayaran dalam jangka waktu yang ditetapkan dan dianggap boleh dipercayai, anda boleh runding terma kredit yang lebih panjang sentiasa hormati pemuitang-pemuitang atau pembekalpembekal perdagangan anda
PERSONEL Anda perlu mengambil kakitangan-kakitangan untuk membantu anda untuk menjalankan perniagaan dengan berkesan. Apabila memulakan perniagaan, ramai pengusaha tertarik mendapatkan bantuan dari ahli keluarga dan kawan-kawan kerana mereka mengenali dengan dekat kakitangan-kakitangan yang mereka bekerja dan ianya boleh membantu mengurangkan kos. Beberapa panduan umum jika anda berhasrat untuk bekerja bersama ahli keluarga dan kawan-kawan adalah seperti berikut: •
wujudkan peraturan-peraturan pengendalian perniagaan dari mula dan nyatakan peranan masing-masing
16
• • •
• •
wujudkan penghuraian kerja setiap orang untuk mengurangkan masalah dan perselisihan faham dikalangan pekerja-pekerja isu-isu yang berkaitan dengan kerja harus diselesaikan di tempat kerja dan tidak dibawa ke rumah jangan ambil ahli keluarga oleh kerana perhubungan keluarga atau kawan-kawan atas pertimbangan ‘untuk membantu’, pastikan mereka mempunyai minat dan kelayakan yang diperlukan galakkan ahli keluarga mendapatkan pengalaman luar yang dapat membantu syarikat gariskan langkah-langkah untuk selesaikan pertikaianpertikaian dalam syarikat
Anda harus juga memberi pertimbangan sewajarnya mendapatkan orang luar untuk membantu anda terutamanya jika anda dapati bahawa ahli keluarga bukan opsyen yang terbaik untuk memajukan perniagaan anda. Pendekatan yang didapati paling berkesan di dalam perniagaan bakeri runcit ialah untuk mengambil seorang pembuat reroti/ pengurus dan seorang pembantu pembuat reroti. Pembuat reroti/pengurus biasanya ditugaskan untuk membeli stok, berurusan dengan pembekal-pembekal dan menyelia pengeluaran sementara pembantu pembuat reroti akan bekerja secara shif. Jika boleh, anda harus juga mendapatkan seorang penolong pengurus untuk membantu menyelia pengeluaran dan menjalankan operasi kedai. Tugas-tugas yang perlu dijalankan serta kekerapan anda perlukan sesuatu tugas dijalankan akan menentukan jawatanjawatan dan terma-terma pekerjaan kakitangan. Anda harus pertimbangkan persoalan-persoalan berikut:
17
• • • •
Adakah tugas berkenaan perlu dilaksanakan setiap hari? Adakah permintaan turun naik sepanjang hari atau minggu? Adakah permintaan tinggi untuk beberapa bulan atau pada masa-masa tertentu sepanjang tahun? Adakah ia memerlukan kepakaran-kepakaran tertentu?
Jawapan kepada persoalan-persoalan di atas akan membantu anda menentukan masa yang seharusnya diperuntukkan untuk kerja-kerja tersebut. Jumlah wang yang anda peruntukkan untuk kakitangan akan menentukan syarat-syarat pekerjaan kakitangan, termasuk sama ada ianya harus sepenuh masa, separuh masa atau kerja sambilan. Sebagai majikan, adalah penting anda memahami keperluan pekerja-pekerja separuh masa dan sambilan kerana terdapat beberapa pertimbangan undang-undang dan pencukaian yang berbeza. Pihak kerajaan menyediakan insentif dalam bentuk bantuan kewangan kepada majikan-majikan untuk program-program perantisan dan pelatih. Anda harus menghubungi pihak Pembangunan Sumber Manusia Berhad (PSMB) dan Majlis Latihan Vokasional Kebangsaan (MLVK) untuk menentukan sama ada perniagaan anda layak mendapatkan bantuan kewangan. Setelah menetapkan jenis kakitangan yang diperlukan, anda harus menggariskan penghuraian kerja bagi jawatan-jawatan tersebut. Ini akan membantu anda untuk memilih orang yang paling sesuai serta tahap kemahiran yang diperlukan. Perniagaan kecil boleh mendapat manfaat dari proses penghuraian kerja kerana ia mampu menjelaskan dengan tepat apa dan bagaimana menjalankan kerja berkenaan. 18
Bahagian-bahagian yang terdapat di dalam penghuraian kerja adalah seperti berikut: • • • • • •
Tajuk Ringkasan Tugas-tugas utama Tugas-tugas sampingan Spesifikasi kerja Keadaan kerja
Kaedah yang boleh digunakan untuk mendapatkan kakitangan termasuk: • • • • • •
maklumat dari mulut ke mulut iklan melalui tingkap kedai atau papan notis awam iklan di surat khabar, majalah perdagangan atau industri laman web: melalui agensi-agensi pekerjaan Internet mengambil ahli keluarga atau kawan-kawan melalui agensi-agensi pekerjaan
Resume adalah alat utama yang akan digunakan pada peringkat awal untuk menilai kakitangan yang berpotensi. Anda boleh meminta pemohon menghantar resume mereka. Setelah menerima resume, anda perlu mengisih pemohon-pemohon yang tidak sesuai, menyenarai pendek pemohon-pemohon untuk di temu duga, telefon mereka dan atur tarikh dan masa temu duga. Kebiasaannya di antara tiga hingga lima pemohon dipanggil untuk temu duga. Selepas temu duga anda harus siapkan senarai pendek pemohon-pemohon berdasarkan kriteriakriteria objektif seperti kelayakan-kelayakan, pengalamanpengalaman dan prestasi masa lalu dan jika perlu telefon
19
perujuk-perujuk mereka untuk mendapatkan maklumat lanjut tentang pemohon yang anda pilih. Setelah membuat tawaran pekerjaan secara lisan dan tawaran tersebut diterima, anda harus menyediakan surat perlantikan bertulis yang mengandungi terma-terma dan syarat-syarat perlantikan. Anda bebas untuk menentukan jumlah gaji dan upah yang dibayar kepada para pekerja. Walau bagaimanapun, undangundang memerlukan para pekerja diberikan faedah perubatan, sumbangan kepada Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP) dan Pertubuhan Keselamatan Sosial (PERKESO) dan membuat pemotongan cukai pendapatan pekerja. Masa bekerja, hari rehat, cuti awam, kerja lebih masa, kerja shif pekerja adalah tertakluk kepada peruntukkan di dalam Akta Pekerjaan, 1955. Anda harus menyimpan rekod-rekod peribadi para pekerja anda, termasuk: • • • • • • •
data-data peribadi seperti nama, alamat, tarikh lahir, dan sebagainya tarikh pengambilan kelulusan-kelulusan dan pengalaman-pengalaman rekod-rekod latihan ganjaran-ganjaran yang dibayar kepada pekerja maklumat lengkap cuti yang diambil oleh pekerja maklumat lengkap penamatan pekerja
Sebagai majikan, untuk mengekalkan khidmat pekerja-pekerja dan memastikan pengurusan kakitangan yang berkesan, anda harus mengambil langkah-langkah berikut:
20
• • •
menyediakan latihan yang secukupnya melakukan penilaian prestasi pekerja memberikan bonus-bonus dan insentif-insentif prestasi
Jika anda perlu membuang pekerja, tanyakan diri anda soalansoalan berikut: • •
Sudahkah pekerja tersebut diberi peluang untuk membela diri? Sudahkah anda memberikan jangkamasa notis yang diperlukan?
Bila memecat pekerja, anda harus pastikan telah melakukan perkara-perkara yang berikut: • • •
memberikan pekerja berkenaan pengesahan bertulis tentang pemecatannya kecuali disebabkan salah laku serius, memberikan pekerja tersebut jangkamasa notis yang diperlukan oleh undang-undang atau bayaran sebagai ganti kecuali jika mempunyai sebab-sebab tertentu, berikan pekerja berkenaan sebab-sebab pemecatan secara ringkas dan bertulis.
Jika pekerja yang meletakkan jawatan, anda harus memberi perhatian kepada perkara-perkara berikut: • • • •
pemberhentian kerja dikemukakan didalam bentuk bertulis penerimaan pemberhentian kerja juga didalam bentuk bertulis pekerja mesti memberi notis jika pekerja memberi notis yang kurang dari keperluan atau gagal mengikut tempoh notis yang dikehendaki, adalah terpulang kepada budi bicara anda sama ada untuk menerimanya. 21
OPERASI PERNIAGAAN Bagaimana anda mengendalikan operasi-operasi harian dan fungsi pentadbiran boleh menyumbang kepada kejayaan keseluruhan perniagaan anda. Pada dasarnya, pembentukan sebuku roti bermula dengan tindakan yis ke atas ramuan-ramuan yang lain. Yis terdiri dari kulat-kulat kecil yang bercambah dan akan bertambah biak apabila dicampur dengan gula dan air. Proses penapaian akan menukarkan gula kepada karbon dioksida dan alkohol. Doh dibentuk apabila gandum, garam, lelemak dan ramuan-ramuan yang lain dicampurkan dengan yis dan air. Yis bertindak sebagai agen penaik yang akan menaikkan doh. Doh kemudiannya diuli, iaitu tindakan menggaul, menolak dan menarik, suatu proses yang membolehkan karbon dioksida yang terbentuk semasa fermentasi terlepas keluar supaya doh boleh naik. Doh kemudiannya diset dalam tempat yang hangat untuk proses pengembangan. Pada peringkat ini, yis akan mengembangkan doh dan menjadikannya jisim yang lebih besar. Setelah doh berkembang sepenuhnya, ia kemudian ditekankan untuk mengeluarkan kesemua gas dan dibahagi kepada bahagian-bahagian yang diletakkan di atas dulang atau bekas pembakar. Akhir sekali, dulang atau bekas berisi doh ini diletakkan di tempat yang hangat sekali lagi sehingga saiz doh mengembang dua kali ganda sebelum ianya sedia untuk dibakar. Didalam operasi komersil terdapat empat kaedah utama pembuatan reroti yang diamalkan oleh para pengusaha:
22
• • • •
proses penapaian pukal proses span dan doh pembangunan doh mekanikal proses-proses doh cepat
Kebanyakan pengusaha bakeri bersetuju bahawa di dalam perniagaan bakeri, yang melariskan jualan ialah tarikan pelanggan kepada produk-produk mereka. Oleh itu, kebanyakan daripada mereka mempunyai tingkap-tingkap kaca yang besar untuk mempamerkan produk-produk mereka kepada pelanggan-pelanggan yang lalu lalang. Tetapi setelah pelanggan-pelanggan memasuki kedai, mereka akan dapati bahawa pilihan-pilihan yang disajikan adalah terhad dan kebanyakan bakeri tidak akan melayan pesanan-pesanan khas. Pengusaha-pengusaha yang berpengalaman sudah mengetahui pilihan yang mendapat sambutan pelanggan melalui analisis trend jualan yang lepas dan menggelak pesanan khas kerana persediaannya boleh memakan masa yang lama dan pulangan kewangannya kurang memuaskan. Faktor kritikal dalam operasi mana-mana bakeri ialah masalah pengeluaran yang terkurang atau terlebih berbanding permintaan pelanggan. Jika mengeluarkan terlalu sedikit, anda akan rugi sebab hilang peluang jualan dan jika mengeluarkan terlebih, anda akan juga rugi sebab bilangan item yang habis tempoh terlalu tinggi. Anda perlu sentiasa mengimbangkan di antara pengeluaran dan permintaan oleh pelanggan untuk memaksimumkan keuntungan. Anda juga akan dapati bahawa kos pengeluaran anda adalah berkait rapat dengan jumlah produk yang dapat dikeluarkan setiap jam bekerja. Oleh itu, jika anda dapat meningkatkan pengeluaran dengan menambahkan bilangan pekerja serta 23
mesin, anda dapat mengurangkan kos pengeluaran setiap unit dan meningkatkan keuntungan perniagaan. Ramai pemilik perniagaan kecil mendapati bahawa pengetahuan bagaimana perniagaan beroperasi setiap hari adalah sama pentingnya dengan perancangan untuk mewujudkannya. Walaupun modal adalah mencukupi, ramalan kewangan dan belanjawan terbaik telah disediakan, dan produk anda popular, jika anda tidak tahu bagaimana untuk mengurus dengan baik operasi harian dan tugas-tugas pentadbiran, anda mungkin akan gagal. Pertama sekali, anda harus mendapatkan bantuan seorang akauntan yang baik, ia boleh memberi kesan yang mendalam kepada kejayaan atau kegagalan perniagaan anda. Keduanya, anda perlu menentukan tugas-tugas pentadbiran dan operasi harian dan bagaimana untuk menguruskannya. Tugas-tugas pentadbiran termasuk berkaitan kewangan harian perniagaan, seperti perbankan dan penyimpanan rekod, dan tugas-tugas operasi pula termasuk aspek-aspek perkhidmatan pelanggan, kawalan stok dan bekalan, pengwujudan sistem jualan dan sebagainya. Setelah mengenalpasti tugas-tugas harian yang diperlukan, anda harus merekabentuk dan melaksanakan sistem-sistem yang sesuai untuk memenuhi keperluan ini dan mengimbangkan peranan dan tanggungjawab anda sebagai sebahagian dari aktiviti-aktiviti harian perniagaan. Penyimpanan rekod yang tepat dan sesuai adalah perlu untuk mengurus simpan kira, aliran tunai, operasi-operasi kewangan harian dan isu undang-undang. Rekod-rekod ini menyediakan maklumat mengenai keadaan kewangan perniagaan dan membantu anda untuk mengenalpasti dan membetulkan sebarang masalah perbelanjaan sebelum ia menjadi lebih besar. Rekod-rekod juga mesti disimpan untuk menentukan 24
liabiliti-liabiliti cukai perniagaan. Butiran berkenaan transaksitransaksi perniagaan mesti disimpan untuk selama tujuh tahun mengikut peraturan pencukaian Malaysia. Anda perlu simpan rekod-rekod jualan dan rekod-rekod perbelanjaan operasi. Rekod-rekod jualan termasuk semua pendapatan yang diperolehi daripada jualan semua jenis produk. Rekod-rekod perbelanjaan operasi juga disebut sebagai pembayaran-pembayaran atau akaun-akaun belum bayar. Semua pembayaran mesti dibuat dengan cek, supaya dapat didokumenkan semua perbelanjaan perniagaan untuk tujuan-tujuan pencukaian. Jika pembayaran tunai diperlukan, resit untuk pembayaran atau sekurang-kurangnya penerangan mengenainya perlu dimasukkan ke dalam rekod-rekod perniagaan. Lain-lain rekod yang harus disimpan termasuk sebarang dokumen relevan bertujuan membuktikan pendapatan dan perbelanjaan bercukai, dokumen-dokumen yang mengandungi maklumat sebarang anggaran, penentuan atau perhitungan pencukaian, rekod-rekod berkaitan polisi-polisi insurans perniagaan, rekod-rekod senarai gaji semua kakitangan termasuk berkaitan PCB, KWSP dan PERKESO, dan rekodrekod daftar aset yang anda beli secara tunai, sewa beli atau jenis kontrak pinjaman yang lain. Suatu dana runcit tunai perlu diwujudkan untuk perbelanjaanperbelanjaan segera dan terlalu kecil untuk pembayaran melalui cek. Runcit tunai boleh disediakan dengan menunaikan cek dan meletakkan wang tersebut ke dalam peti besi atau kotak yang berkunci. Rekod kesemua item yang dibeli dari dana runcit tunai harus dicatit di dalam borang atau buku tunai runcit.
25
Anda perlu menyediakan sistem untuk mengendalikan tunai, cek dan transaksi-transaksi lain yang anda terima setiap hari. Kebanyakan perniagaan kecil mengendalikan urusan-urusan perbankan mereka setiap hari, untuk mengelak risiko menyimpan jumlah tunai yang besar di premis mereka. Sistem perakaunan yang baik memerlukan anda melakukan penyesuaian bank dari masa ke semasa. Ianya penting untuk mengetahui keadaan sebenar aliran tunai anda. Secara tradisi, penyesuaian disempurnakan setiap bulan setelah menerima penyata-penyata bank melalui pos. Penyesuaian bank membandingkan rekod aktiviti akaun bank dengan rekod-rekod dalaman/buku cek. Ia satu cara untuk memastikan bahawa jumlah tunai dalam buku-buku anda adalah tepat pada bila-bila masa. Proses ini bermula dengan baki akhir di dalam penyata bank. Baki ini kemudiannya diselaraskan dengan sebarang transaksi-transaksi yang belum dijelaskan di dalam akaun. Satu dari tugas harian yang paling penting ialah melayan pelanggan-pelanggan. Perhatian khas harus diberikan kepada berbagai aspek perkhidmatan pelanggan yang anda berikan. Sebagai sebahagian dari operasi perniagaan, anda harus bersedia untuk menghampiri, menarik, menjual, melayan dan mengekalkan para pelanggan anda. Justeru itu, pengwujudan polisi perkhidmatan pelanggan boleh membantu anda mengabungkan kesemua aspek ini ke dalam suatu pendekatan perkhidmatan yang konsisten, menghapuskan kekeliruan tentang apa yang perniagaan anda sediakan dan apa yang pelanggan anda boleh harapkan daripada anda. Pemungutan hutang pelanggan adalah diantara tugas perniagaan yang kurang menyenangkan, tetapi perlu dilakukan. Terdapat beberapa cara mengutip hutang tertangguh secara bijaksana yang mampu mendapatkan balik hutang dan masa yang sama mengekalkan hubungan baik dengan pelanggan. 26
Opsyen-opsyen termasuk menawarkan diskaun bagi pembayaran awal, mengenakan caj-caj kredit dan mengejar pembayaran-pembayaran lewat. Pertikaian boleh berlaku di dalam mana-mana perniagaan. Pertikaian boleh berlaku dengan pelanggan-pelanggan ataupun pembekal-pembekal, termasuk pertikaian-pertikaian kontraktual kepada masalah-masalah dengan rakan-rakan perniagaan, bank-bank atau majlis-majlis perbandaran. Jika sesuatu pertikaian tidak boleh diselesaikan di antara kedua belah pihak secara baik, jalan penyelesaian yang paling baik selain menggunakan mahkamah yang memerlukan perbelanjaan guaman yang tinggi, ialah melalui pengantaraan (mediation) dan penimbangtaraan (arbitration). Pengantaraan ialah prosedur alternatif menyelesaikan berbagai jenis pertikaian di dalam bidang komersil, industri dan kerajaan dengan bantuan pihak ketiga yang berkemahiran dan bebas sebagai pengantara. Penimbangtaraan adalah proses penyelesaian formal di mana pihak-pihak terlibat merujuk pertikaian mereka kepada pihak ketiga yang bebas (penimbang tara) untuk ditentukan. Setelah bekerja keras mewujudkan perniagaan dan ianya beroperasi dengan jayanya, anda harus pastikan bahawa perniagaan anda telah diberi perlindungan yang secukupnya. Perlindungan disini bermakna mencari jalan untuk memastikan perniagaan berjalan dengan lancar, melindungi pelaburan anda dan meminimumkan kerugian-kerugian kewangan. Ini boleh dilakukan dengan beberapa cara dari mendapatkan insurans kepada pemantauan terhadap kecurian dan pemasangan alat-alat keselamatan yang sesuai. 27
PERKESO dan Insurans Kenderaan Bermotor Pihak Ketiga adalah wajib bagi semua perniagaan yang mempunyai kakitangan-kakitangan atau yang menggunakan kenderaan bermotor. Sebagai tambahan, anda harus mendapatkan insurans untuk empat jenis risiko yang berikut: • • •
•
kehilangan atau kerosakan harta benda termasuk stok, kelengkapan perabot dan peralatan, kenderaan bermotor dan bangunan-bangunan kerugian disebabkan gangguan terhadap perniagaan anda akibat peristiwa yang telah diinsuranskan kecederaan peribadi dan kerosakan yang dialami oleh orang awam atau harta benda mereka, disebabkan oleh kecuaian anda atau produk yang rosak yang dikeluarkan atau dibekalkan oleh anda kerugian yang dialami oleh perniagaan disebabkan oleh kematian atau ketidakupayaan kakitangan utama atau pekerja-pekerja
Memastikan keselamatan perniagaan boleh dimulakan dengan memastikan bahawa anda telah melaksanakan perkaraperkara asas keselamatan yang diperlukan termasuk memasang kunci-kunci lokos pada semua pintu dan tingkap premis anda. Kemudian anda boleh pertimbang untuk menggantikan kaca-kaca tingkap dan pintu dengan kaca berlamina atau lekapkan filem tahan pecah kepada kaca-kaca yang sedia ada. Anda boleh juga pasangkan gril kepada tingkap-tingkap dan pintu-pintu dan pastikan premis perniagaan anda dikunci setiap kali anda pulang. Setelah melaksanakan perkara-perkara asas keselamatan ini, anda boleh tingkatkan tahap keselamatan seterusnya dengan memasang penggera-penggera kecurian dan keselamatan.
28
Jenis sistem keselamatan yang anda harus pasang bergantung kepada kemampuan anda. Kecurian adalah masalah besar di dalam mana-mana industri peruncitan. Anda perlu ada polisi yang tegas terhadap kecurian. Apabila merekabentuk susunatur kedai, anda harus mengambilkira kemungkinan berlakunya kecurian dengan memastikan barangan-barangan dan pelanggan-pelanggan boleh dilihat dengan jelas tanpa halangan. Cermin-cermin, lubang-lubang intai atau televisyen litar tertutup pada tempattempat yang strategik adalah alat-alat pencegahan berguna yang dapat memberikan pengawasan penting.
PENGIKLANAN DAN PROMOSI Setelah membuka perniagaan dan mengeluarkan barangan, anda perlu memberitahu orang ramai tentang baranganbarangan anda. Disini pengiklanan dan promosi memainkan peranan yang penting untuk memastikan barangan anda menjadi kegunaan ramai dan mendapat tempat di hati pelanggan. Kunci kepada suatu kempen pemasaran yang berjaya ialah mengenali para pelanggan anda, mewujudkan imej perniagaan yang kukuh dan menyelidik opsyen-opsyen pengiklanan dan promosi yang sedia ada. Pada peringkat permulaan, anda harus membuat keputusan sama ada untuk menyerahkan kempen anda kepada sebuah agensi pengiklanan atau untuk anda mengendalikannya sendiri. Jika menyerahkan kepada sebuah agensi, kosnya adalah tinggi tetapi jika mengendalikannya sendiri anda harus pastikan bahawa anda memahami bagaimana pengiklanan berfungsi dan kaedah-kaedah pemasaran yang sedia ada. 29
Sebelum anda boleh mengiklan dan mempromosi, anda perlu mewujudkan suatu imej perniagaan. Tanpa imej perniagaan, adalah sukar untuk memperkenalkan sesuatu perniagaan kepada orang ramai dan untuk bakal pelanggan menilai perniagaan anda. Logo adalah suatu gambaran visual yang berupaya membina imej sesuatu perniagaan. Rekabentuk tanda perniagaan di luar juga memainkan peranan yang penting dalam menggambarkan imej perniagaan anda. Pengiklanan digunakan untuk meningkatkan kesedaran tentang perniagaan anda, merangsang jualan dan mewujudkan nic pasaran perniagaan anda. Perantaraan pengiklanan yang harus digunakan bergantung kepada matlamat serta pasaran anda. Didalam menilai perantaraan pengiklanan yang paling sesuai, anda harus mengambil kira faktor-faktor seperti berikut: • • • • •
Kesampaian: bilangan orang yang terdedah kepada produk anda dalam jangkamasa tertentu Kekerapan: purata bilangan kali sasaran audiens melihat atau mendengar mesej iklan anda Kos: bergantung kepada perantaraan pengiklanan yang dipilih. Impak: rayuan kepada deria yang sesuai, persembahan rekabentuk, penggunaan warna atau bunyi Kebolehpilihan: setakat mana anda boleh menghadkan mesej kepada prospek dan pelanggan yang berpotensi.
Anda mempunyai beberapa pilihan media cetak seperti suratsurat khabar, majalah-majalah, halaman kuning, surat-surat berita dan sebagainya. Untuk memaksimumkan perbelanjaan
30
pengiklanan, anda harus kaji di mana pesaing-pesaing anda mengiklan produk-produk mereka. Anda juga boleh memilih untuk menggunakan media elektronik seperti radio dan televisyen. Oleh kerana anda terpaksa mengulangi hebahan yang sama, anda harus memastikan bahawa iklan anda adalah kreatif dan tidak membosankan. Pengiklanan di luar adalah suatu bentuk pengiklanan yang efisien dan efektif. Anda boleh mengiklan di lokasi-lokasi spesifik seperti di jalan-jalan raya, perhentian-perhentian bas atau menggunakan pengiklanan transit seperti di belakang bas, teksi dan keretapi. Setelah memilih perantaraan yang sesuai, anda boleh menyediakan kempen pengiklanan yang bersesuaian dengan perantaraan dan kos yang telah ditetapkan. Bahan-bahan promosi boleh diperolehi dalam berbagai bentuk dan merupakan cara yang berkesan dan tidak begitu mahal untuk memasarkan perniagaan anda. Alat-alat promosi yang boleh digunakan termasuk: • • • • • • • •
Risalah dan brosur Mel terus Kad perniagaan Pengakuan pelanggan Tele-pemasaran Pertunjukan perdagangan Rangkaian perniagaan Penajaan
Satu cara yang baik untuk menarik perhatian pelanggan berpotensi ialah melalui peruntukkan hadiah atau bahan promosi 31
percuma seperti kupon dan baucer, ganjaran frekuensi, pertandingan, dan pemberian sampel. Anda harus periksa keberkesanan pengiklanan dari masa ke semasa untuk mendapat gambaran prestasi kempen anda. Jika sesuatu cara pengiklanan didapati kurang berhasil, anda harus berhenti menggunakannya dan cuba cara pengiklanan yang lain.
KEHENDAK UNDANG-UNDANG Sebelum memulakan perniagaan anda perlu memahami dan mematuhi berbagai kewajipan dan keperluan undang-undang. Sebarang keputusan yang anda ambil diperingkat awal akan mempengaruhi aspek undang-undang pada jangka masa panjang. Diantara pertimbangan pertama ialah memilih struktur perniagaan yang paling sesuai untuk keperluan anda, menetapkan nama perniagaan dan mendaftarkan perniagaan anda. Tiga struktur perniagaan yang paling biasa digunakan untuk menjalankan perniagaan ialah pemilikan perseorangan, perkongsian dan Syarikat Sendirian Berhad. Pemilikan perseorangan ialah struktur perniagaan yang paling mudah. Ia merujuk kepada perniagaan yang dimiliki dan dijalankan oleh seorang individu yang bertanggungjawab membuat keputusan dan memiliki semua keuntungannya. Perkongsian pula merujuk kepada suatu pakatan atau gabungan dengan sekurangnya dua atau lebih tetapi tidak melebihi 20 orang untuk menjalankan sesuatu perniagaan. 32
Struktur ini adalah yang paling sesuai untuk menjalankan perniagaan dengan seorang atau lebih rakan kongsi. Syarikat Sendirian Berhad wujud sebagai sebuah entiti sah yang berasingan, bertanggungjawab membuat keputusannya sendiri dan dipertanggungjawabkan mengikut undang-undang. Akta Syarikat, 1965, adalah peruntukkan utama yang mengawal selia pembentukkan dan operasi syarikat. Setelah memutuskan struktur perniagaan yang paling sesuai, anda kemudian perlu menimbangkan nama perniagaan dan pendaftarannya. Kecuali jika anda memutuskan untuk beroperasi di bawah nama sendiri, anda diperlukan oleh undang-undang untuk mendaftarkan nama ini sebelum memulakan perniagaan. Kemudian anda perlu memahami perkara-perkara berkaitan tanda perniagaan, paten dan hak cipta, dan menentukan komponen harta intelek perniagaan yang seharusnya dilindungi. Keperihatinan anda mengenai hak-hak di sisi undang-undang dan pengambilan perlindungan sewajarnya, dapat membantu memastikan perniagaan anda tidak dieksploitasi atau diambil kesempatan oleh pihak yang tidak bertanggungjawab. Tanda perdagangan adalah suatu tanda yang boleh dilihat dan merupakan alat berguna untuk mengenalpasti barangan atau perkhidmatan anda. Logo perniagaan ialah suatu contoh tanda perdagangan. Walaupun pendaftaran tanda perdagangan tidak wajib, anda dinasihatkan untuk mendaftarkannya untuk mendapatkan perlindungan undang-undang daripada persaingan yang tidak adil dan kegiatan peniru-peniru. Paten memberikan seseorang pencipta proses atau produk hak eksklusif untuk mengguna, membuat atau menjual ciptaannya dengan sah. Akta Paten, 1986, menyediakan peruntukan33
peruntukan untuk memohon dan mendaftar paten-paten di Malaysia. Hak cipta boleh digunakan kepada sebarang karya asli yang telah ditulis, direka, dicipta atau direkabentuk. Untuk mendapatkan perlindungan dibawah Akta Hak Cipta, 1987, karya tersebut mestilah di dalam bentuk yang nyata dan asli. Hak cipta boleh digunakan kepada semua jenis karya dari artikel-artikel surat khabar, kepada direktori-direktori perniagaan, iklan-iklan, buku-buku, gambar-gambar, lukisanlukisan, program-program komputer, edisi-edisi karya yang diterbitkan dan sebagainya. Semua jenis perniagaan memerlukan lesen atau permit perniagaan apabila memulakan perniagaan. Untuk membuka sebuah bakeri, anda perlu mendapatkan satu lesen perniagaan premis makanan daripada pihak berkuasa tempatan serta memenuhi syarat-syarat yang telah ditetapkan oleh pihak Bomba dan Jabatan Kesihatan. Anda juga perlu mendapatkan permit papan tanda daripada pihak berkuasa tempatan. Sesetengah pihak berkuasa tempatan memerlukan para pekerja yang mengendalikan makanan mendapatkan kad pengendalian makanan yang memerlukan mereka menghadiri kursus pengendalian makanan serta mendapatkan suntikan demam kepialu terlebih dahulu. Anda juga perlu menghubungi pihak Jabatan Kastam Diraja Malaysia untuk memastikan sama ada anda perlu mendapatkan lesen cukai perkhidmatan. Sebagai seorang pemilik perniagaan, cara anda mengendalikan perniagaan ditentukan oleh peraturan-peraturan dibawah undang-undang perlindungan pengguna. Pada masa kini, Malaysia mempunyai sebanyak 29 undang-undang yang berhubungkait dengan perlindungan pengguna yang ditadbir di 34
bawah bidang kuasa berbagai Kementerian. Di antara yang paling penting ialah Akta Perlindungan Pengguna, 1999, Akta Perihal Dagangan, 1972, Akta Kawalan Harga, 1946, Akta Kawalan Bekalan, 1961, Akta Kawalan Bekalan, 1961, dan Akta Timbang dan Sukat, 1972. Memilih dan berurusan dengan seorang peguam juga suatu pengalaman yang unik kepada kebanyakan pemilik perniagaan kecil. Jika anda memerlukan seorang peguam untuk tujuan berkaitan dengan perniagaan, adalah lebih baik anda mendapatkan khidmat seorang peguam yang biasa dengan kesemua aspek undang-undang berkaitan dengan perniagaan kecil dan pencukaian.
PENCUKAIAN Sistem pencukaian di Malaysia adalah kompleks, tetapi sedikit pengetahuan tentang sistem ini boleh membantu anda membuat keputusan-keputusan yang lebih baik untuk perniagaan anda. Satu daripada isu utama pencukaian yang anda mungkin perlu kendalikan ialah cukai perkhidmatan. Cukai perkhidmatan ialah suatu cukai penggunaan yang dikenakan kepada pengguna yang menggunakan perkhidmatan yang ditetapkan berkuatkuasa mengikut peruntukan Akta Cukai Perkhidmatan 1975. Perkhidmatan yang dikenakan cukai perkhidmatan termasuk restoran, bar, kedai kopi dan tempat menjual makanan dengan perolehan jualan tahunan berjumlah RM300,000 keatas. Permohonan lesen perlu dibuat di pejabat Kastam Diraja Malaysia yang terdekat. Cukai perkhidmatan dibayar kepada Jabatan Kastam apabila bayaran diterima daripada pelanggan. 35
Struktur perniagaan anda akan memberi kesan kepada cara anda membayar cukai. Pemilikan perseorangan dan perkongsian dikenakan cukai sebagai perseorangan mengikut kadar progresif dan syarikat-syarikat pula dikenakan cukai pada kadar tetap untuk syarikat. Di dalam Sistem Taksiran Sendiri yang baru dilaksanakan, anda perlu mengira dan membayar cukainya sendiri. Kewajipan anda sebagai pembayar cukai sekiranya menjalankan perniagaan adalah seperti berikut: • • •
Menyimpan rekod perniagaan dengan lengkap mengenai segala urusan jualan, belian, stok dan semua perbelanjaan perniagaan Menyimpan semua resit, bil, penyata bank dan keratan cek bagi menyokong rekod-rekod diatas Mendapatkan khidmat agen pencukaian yang bertauliah bagi membantu dalam penyediaan penyata akaun perniagaan untuk tujuan cukai pendapatan.
Kewajipan anda sebagai majikan pula adalah seperti berikut: • • • • •
Menyedia penyata saraan bagi pekerja-pekerja bergaji lebih dari RM12,000 setahun setiap tahun Memberitahu kepada pihak Lembaga Hasil Dalam negeri setiap pekerja yang mula menggaji yang boleh atau mungkin boleh dikenakan cukai pendapatan Memberi notis pemberhentian pekerjaan kerana persaraan Memberi notis tentang pekerja yang akan meninggalkan Malaysia bagi tempoh tiga bulan atau lebih Menahan wang pekerja dalam keadaan dimana pekerja akan bersara atau meninggalkan Malaysia
36
•
Membuat potongan cukai setiap bulan daripada saraan pekerja-pekerja berdasarkan kapada Jadual Potongan Cukai Bulanan (PCB)
Perancangan cukai yang baik bukan sahaja berupaya mengurangkan cukai anda, tetapi menjimatkan wang untuk anda dan perniagaan anda. Anda berhak menuntut sebarang pengurangan yang sah dan ini memerlukan perancangan yang teliti. Anda harus bincang peluang-peluang ini dengan akauntan atau penasihat pencukaian anda.
PENGURUSAN KEWANGAN Pengurusan kewangan merujuk kepada pengurusan kesemua aspek kewangan perniagaan secara cekap dan berkesan untuk meningkatkan prestasi perniagaan keseluruhannya. Pengurusan kewangan boleh dibahagikan kepada tiga aspek penting seperti berikut: • • •
Mendapatkan kewangan untuk membiayai perniagaan Menguruskan kewangan sebagai sebahagian dari operasi perniagaan Merancang untuk masa hadapan
Mendapatkan kewangan untuk memulakan perniagaan dan menentukan jumlah pinjaman merupakan satu daripada cabaran pertama yang perlu dihadapi oleh pemilik perniagaan. Ini melibatkan penentuan: • •
Kos-kos permulaan Modal kerja
37
Kos-kos permulaan adalah kos-kos yang terlibat untuk menyediakan perniagaan anda sehingga peringkat ianya boleh buka pintu dan mula berniaga. Ini biasanya adalah perbelanjaanperbelanjaan yang diperlukan sekali sahaja dan termasuk: • • • • • • • • •
Kos-kos penyelidikan Bayaran cengkeram untuk premis anda Kos-kos pengubahsuaian semula Kos-kos lekapan dan lengkapan Yuran-yuran penyambungan telefon, air, lampu dan sebagainya Yuran-yuran perakaunan dan perundangan Kos-kos kelengkapan Kos pengiklanan dan pemasaran permulaan Pembelian stok permulaan dan lain-lain
Modal kerja pula adalah wang yang digunakan di dalam sesuatu perniagaan untuk operasi-operasi biasanya. Ini termasuk perbelanjaan-perbelanjaan tetap, berubah dan operasi. Perbelanjaan-perbelanjaan tetap ialah kos-kos operasi tetap, seperti berikut: • • • • •
Sewa atau pembayaran balik gadai janji Faedah dan pembayaran balik pinjaman Upah dan gaji Insurans Cukai pintu, elektrik, gas, air dan sebagainya.
Perbelanjaan-perbelanjaan berubah akan berubah mengikut jumlah jualan dan perniagaan yang dijalankan, dan ianya termasuk:
38
• • •
Stok yang dibeli untuk jualan semula Kos-kos yang dibelanjakan untuk menyediakan produk untuk jualan Kos-kos perkapalan dan sebagainya
Perbelanjaan-perbelanjaan operasi pula termasuk: • • • •
Tunai runcit Kos-kos pengiklanan Hutang-hutang lapuk Elaun untuk belanja-belanja yang tidak diramal
Terdapat beberapa cara yang boleh digunakan oleh seseorang usahawan memperolehi kewangan untuk menceburkan diri di dalam bidang perniagaan termasuk: • • • • • •
Menggunakan wang simpanan sendiri Meminjam dari ahli keluarga dan kawan-kawan Meminjam dari institusi-institusi kewangan Mendapatkan modal dari rakan kongsi Menjual ekuiti di dalam perniagaan Memperolehi geran-geran atau bantuan dari kerajaan
Setiap satu daripada sumber-sumber kewangan ini mempunyai kebaikan-kebaikan dan keburukan-keburukan, dan anda harus mempertimbangkannya dengan teliti sebelum membuat sebarang keputusan. Anda harus pastikan bahawa anda mewujudkan perhubungan yang baik dengan pengurus bank anda dan apabila diperlukan mereka boleh membantu mendapatkan pinjaman atau menambah kemudahan kredit anda.
39
Setelah memperolehi modal permulaan yang diperlukan dan perniagaan telah mula beroperasi, anda juga perlu sentiasa memantau wang yang masuk dan keluar daripada perniagaan anda. Ini sangat penting kerana maklumat-maklumat ini akan membantu anda untuk lebih memahami perjalanan perniagaan anda. Pengurusan kewangan yang baik meliputi lima prinsip utama: • • • • •
Pengurusan semua aset untuk memberi keuntungan terbaik Pengurusan aset-aset semasa untuk memastikan pulangan yang maksimum Penjanaan modal tambahan untuk mendapatkan aset-aset seterusnya Penilaian keperluan untuk aset-aset baru atau masa depan Pembayaran hutang daripada modal operasi semasa
Terdapat dua asas sistem perakaunan yang digunakan untuk tujuan penyimpanan rekod, iaitu asas tunai dan asas akru. Yang mana lebih sesuai bergantung kepada keadaan perniagaan anda termasuk dari segi jumlah jualan, keperluan pencukaian, bagaimana anda memilih bentuk perniagaan anda dan sama ada anda memberikan kredit. Dalam perakaunan asas tunai, anda menjalankan perniagaan dan membayar cukai berdasarkan aliran tunai ‘masa sebenar’. Pendapatan tunai dikenalpasti sebaik sahaja anda menerima bayaran, dan perbelanjaan apabila anda membuat bayaran. Kedua-dua pendapatan dan perbelanjaan diletakkan di dalam buku-buku dan dicaj pada tempoh ianya dibayar atau diterima. Di dalam perakaunan asas akru, pendapatan dan perbelanjaan dicaj kepada tempoh dimana ianya diperolehi atau dibelanja, 40
tidak kira sama ada wang telah atau belum diterima atau dibayar. Perakaunan asas akru merupakan kaedah yang lebih popular kerana ia mampu memberikan nilai pendapatan dan prestasi perniagaan yang lebih baik. Untuk memahami kedudukan kewangan perniagaan, anda harus merujuk kepada tiga penyata penting berikut: • • •
Kunci kira-kira Penyata untung dan rugi atau pendapatan Penyata aliran tunai
Kunci kira-kira ialah suatu jadual aset-aset dan liabiliti-liabiliti perniagaan serta modal atau ekuiti pemilik, pada sesuatu masa tertentu. Ianya biasa dihasilkan apabila buku-buku ditutup selepas tempoh tertentu. Penyata untung dan rugi menunjukkan perolehan-perolehan dan perbelanjaan-perbelanjaan perniagaan bagi sesuatu tempoh tertentu dan adalah ukuran muktamad prestasi perniagaan anda. Penyata aliran tunai menunjukkan perubahan-perubahan kedudukan tunai perniagaan bagi tempoh tertentu, iaitu tahun kewangannya. Ia menunjukkan perubahan-perubahan kepada baki-baki tunai perniagaan, seperti tunai ditangan, di antara permulaan dan akhir tempoh tersebut. Walaupun ketiga-tiga penyata ini menyediakan gambaran keseluruhan tentang kesihatan kewangan perniagaan anda, ianya mungkin tidak mampu memberitahu aspek-aspek tertentu perniagaan yang memerlukan analisis dan tafsiran yang lebih mendalam. Teknik-teknik analisis kewangan yang paling popular digunakan ialah analisis pulang modal dan analisis nisbah. 41
Analisis pulang modal ialah suatu konsep penting yang menentukan titik dimana perniagaan anda mula membuat keuntungan. Analisis pulang modal adalah paling penting pada peringkat perancangan perniagaan dan menunjukkan tahap jualan yang anda perlu capai untuk membayar semua perbelanjaan anda. Analisis nisbah digunakan untuk menentukan kestabilan berbagai aspek kewangan sesuatu perniagaan melalui perhubungan diantara dua angka atau dua aspek perniagaan anda. Ukuran-ukuran ini termasuk nisbah-nisbah untuk mengukur kecairan, keuntungan dan kecekapan. Ia boleh membantu mengenalpasti kelemahan-kelemahan dan kekuatan-kekuatan kewangan, supaya anda boleh mengambil tindakan-tindakan yang sewajarnya. Akhir sekali, anda perlu menimbangkan aspek perancangan untuk masa depan supaya anda boleh membuat keputusankeputusan yang bersesuaian dan mengambil langkah-langkah yang betul dari peringkat permulaan. Satu aspek penting perancangan sesuatu perniagaan baru ialah meramal jangkaan untuk masa hadapan. Ini perlu dibuat dengan teliti kerana berdasarkan ramalan ini anda akan membuat keputusan-keputusan untuk: • • • •
Menganggarkan jualan dan keuntungan Menganggarkan aliran tunai Bagaimana menggunakan keuntungan Mengabungkan kesemua ini ke dalam suatu rancangan perniagaan.
42
MEMULAKAN PERNIAGAAN Apabila memulakan perniagaan, anda berhasrat meningkatkan kemungkinan kejayaan dan mengurangkan bilangan kesilapan yang dilakukan. Untuk mencapai tujuan ini, anak kunci utamanya ialah perancangan dan ianya perlu didokumenkan ke dalam suatu rancangan perniagaan. Rancangan perniagaan adalah suatu dokumen yang penting kerana ia merupakan rangka tindakan yang boleh membantu membina perniagaan anda serta alat yang akan membantu memperolehi kewangan untuk perniagaan anda. Suatu rancangan perniagaan mempunyai seksyen-seksyen spesifik yang akan membantu anda memperjelaskan matlamatmatlamat perniagaan anda. Struktur keseluruhan rancangan perniagaan secara amnya adalah seperti berikut: • • • • •
•
Lembaran muka depan Ringkasan Eksekutif atau Penyataan Tujuan Isi Kandungan Deskripsi Perniagaan Data Perniagaan Latarbelakang Struktur perniagaan Analisis SWOT Analisis pasaran dan industri Strategi-strategi pemasaran Analisis persaingan Premis-premis dan lokasi Struktur pengurusan Data Kewangan Ramalan aliran tunai Kunci Kira-kira 43
•
Penyata untung dan rugi Sumber-sumber kewangan anda Belanjawan dan sararan-sasaran Ramalan jangkaan jualan Dokumen-dokumen Sokongan
Contoh seperti resume-resume peribadi, kunci kira-kira peribadi, laporan-laporan kredit, surat-surat rujukan, salinansalinan pajakan dan sebagainya. Lazimnya, suatu rancangan perniagaan harus memasukkan kesemua maklumat yang pemilik perniagaan perlukan untuk menjalankan perniagaan secara efisien. Rancangan perniagaan yang baik harus jelas, ringkas, dibentangkan secara logik, dan nampak bersih, tepat dan profesional. Belanjawan pula boleh membantu anda untuk merancang dan mengawal perniagaan anda. Secara tradisional, belanjawan ditetapkan untuk 12 bulan kehadapan, kadang kala dengan unjuran-unjuran suku tahun untuk selama tiga hingga empat tahun kehadapan. Pengalaman menunjukkan bahawa pemilik perniagaan yang meluangkan masa untuk merancang aliran tunai mencapai kedudukan kewangan yang lebih baik berbanding mereka yang tidak melakukannya. Selain memulakan perniagaan sendiri dari peringkat awal, anda juga mempunyai opsyen untuk membeli perniagaan yang sedia ada. Apabila membeli perniagaan, anda perlu pertama sekali mengenalpasti mengapa perniagaan itu dijual. Anda perlu mendapat sebanyak mana maklumat berkenaan perniagaan tersebut dan mengenalpasti di mana letak kelemahannya dan menentukan sama ada perniagaan tersebut mempunyai potensi di masa hadapan. Setelah menyiasat dengan teliti dan membuat penilaian tentang nilai perniagaan tersebut, anda bolehlah berunding harga dengan pihak penjual. 44
Tinjauan yang dilakukan menunjukkan bahawa sifat peribadi seseorang usahawan memainkan peranan yang sangat penting untuk menentukan kejayaan sesebuah perniagaan kecil. Kajian profil industri oleh pihak Kementerian Pembangunan Usahawan dan Koperasi telah menekankan kepentingan sifat-sifat sabar, rajin, berdisiplin, dedikasi, jimat cermat dan tidak membazir. Kajian ini telah juga menekankan keperluan usahawan mempunyai pengetahuan dan pengalaman yang mencukupi serta mempunyai minat pada bidang yang hendak diceburi. Jika anda sentiasa memantau pelanggan-pelanggan dan pesaing-pesaing anda dan menjangka dengan lebih awal perubahan-perubahan yang diperlukan, anda seharusnya dapat menjayakan perniagaan anda. Salah satu cara yang dapat membantu perniagaan anda menjadi lebih berdaya maju dan kompetitif ialah dengan menggunakan kaedah mengukur rujuk perniagaan. Proses mengukur rujuk (“benchmarking”) membolehkan anda membuat perbandingan di antara perniagaan anda dengan perniagaanperniagaan yang lain di dalam industri yang sama atau yang lain untuk mengenalpasti kelemahan-kelemahan dan mendapatkan strategi-strategi baru untuk mengatasinya.
45
KANDUNGAN
Pengenalan ............................................................... 1 Penyelidikan Pasaran ............................................. 3 Premis ........................................................................ 5 Kelengkapan ............................................................. 9 Stok & Pembekal ......................................................12 Personel ..................................................................... 16 Operasi Perniagaan .................................................22 Pengiklanan & Promosi ......................................... 29 Kehendak Undang-Undang .................................. 32 Percukaian ................................................................ 35 Pengurusan Kewangan ......................................... 37 Memulakan Perniagaan ..........................................43 i
PANDUAN PERNIAGAAN KEDAI BAKERI
HAKCIPTA TERPELIHARA © Semua hak terpelihara. Tiada mana-mana bahagian jua daripada penerbitan ini boleh diterbitkan semula atau disimpan dalam bentuk yang boleh diperolehi semula atau disiar dalam sebarang bentuk dengan apa cara, elektronik, mekanikal, fotokopi, rakaman atau sebaliknya tanpa mendapat izin daripada Kementerian Pembangunan Usahawan dan Koperasi.
Penerbitan Oleh INSTITUT KEUSAHAWANAN NEGARA KEMENTERIAN PEMBANGUNAN USAHAWAN DAN KOPERASI
