InterMap Térinformatikai Tanácsadó Iroda 1037 Budapest, Viharhegyi út 19/c. Tel.: 06-1-212-2070, 06-1-214-0352, Fax: 06-1-214-0352 Honlap: www.intermap.hu, e-mail:
[email protected]
PÁTY ÖNKORMÁNYZATA POLGÁRMESTERI HIVATALÁNAK SZERVEZETFEJLESZTÉSE
SZERVEZETFEJLESZTÉSI FELMÉRÉS
DÖNTÉSTÁMOGATÁS KÉZIRAT
Készült az Új Magyarország Fejlesztési terv Államreform Operatív Program „Polgármesteri Hivatalok Szervezetfejlesztése” Pályázat „Páty polgármesteri hivatalának szervezetfejlesztése” ÁROP-3.A.1/A-2008-0006 kódszámú pályázat keretében 2009
VIAD’ORO
KÖZIGAZGATÁSFEJLESZTÉSI TANÁCSADÓ ÉS SZOLGÁLTATÓ KFT.
[email protected] 30-555-9096
1
1. A stratégiatervezés 1.1. Stratégiai tervezés az ügytípusokban pénzügy-adóügyi irodához, a gazdasági irodához, a mőszaki irodához és a pályázatkezeléshez tartozó ügytípusok) Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának pénzügy-adóügyi, a mőszaki irodájához és a pályázatkezeléshez tartozó ügytípusok irányítási és megvalósítási feladataihoz az ügymenetek szervezése során stratégiai tervezés nem kapcsolódik. 1.2. Tervdokumentumok 1.2.1. Képzési terv Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a gazdasági ügytípus szervezéséért a felelıs munkatársak a pénzügyi irodavezetı és a jegyzı. A pénzügyi irodavezetı végzettsége agrármérnöki és önkormányzati közgazdasági diploma, amelye megfelelı a feladat ellátáshoz. A gazdasági iroda vezetıje szerepel a polgármesteri hivatal éves képzési tervében. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a mőszaki irodához tartozó ügytípus szervezésért az mőszaki iroda vezetıje a felelıs. Az irodavezetı építész végzettségő. A végzettségek elegendıek a feladatok ellátáshoz Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a mőszaki irodához tartozó ügytípus eljárásában az irodavezetın kívül egy ügyintézı vesz részt. Az ügyintézı építész végzettségő. A végzettsége elegendıek a feladatok ellátáshoz. A polgármesteri hivatal képzési tervében nem szerepel a mőszaki iroda munkatársainak továbbképzése. Az adóügyi elıadónak közgazdasági szakközépiskolai végzettsége van. A polgármesteri hivatal képzési tervében nem szerepel az adóügyi elıadó továbbképzése, saját akaratából azonban szeretne részt venni továbbképzésen. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a pályázatkezelés ügytípusának eljárásában dolgozó munkatárs a pénzügyi iroda irodavezetıjeként dolgozik, munkaköri leírásában nem szerepel a pályázatokkal kapcsolatos munka. Ezt a feladatot, informális felkérés alapján látja el. Egyébként a pénzügyi ügytípusok eljárásában dolgozik, felelıssége a pénzügyi az ügytípusoknál van. A pályázatkezelési ügytípus eljárásában résztvevı munkatárs beosztása pénzügyi elıadó. Személyes gyakorlata alapján készít pályázatot, nincs ez irányú szakképesítése senkinek. A pályázatkezelési ügytípus eljárásában résztvevı munkatárs nem tudja, hogy szerepel-e az éves képzési tervben. A pénzügyi irodavezetı végzettsége agrármérnöki és önkormányzati közgazdasági diploma, amelye megfelelı a feladat ellátáshoz. A pénzügyi iroda vezetıje szerepel a polgármesteri hivatal éves képzési tervében. Az adóügyi és a mőszaki elıadó nem ismeri a hivatal éves képzési terve összeállításának folyamatát. A mőszaki iroda elıadója önként nem, csak utasítás alapján venne részt képzésen. Mőszaki képzési terv nincs, új jogszabály érvénybe lépése esetén eseti elıadást tartanak, amin a mőszaki iroda elıadója részt vesz. Új ügyintézıknek informális tapasztalat átadatást szoktak adni. A gazdasági iroda vezetıje szerint folyamatos jogkövetés és oktatáson való folyamatos részvétel jellemzi a szakterületét. A továbbképzést támogatja a jegyzı, bárki elmehet tanulni. Vezetıi kezdeményezés is van, amikor kifejezetten elküldik továbbképzésre az ügyintézıket. De sok esetben az ügyintézık saját maguk jelzik az igényüket továbbképzés iránt. A SZALDO tagok megkapnak minden aktuális költségvetési, számviteli kiadványt. A SZALDO könyveket is rendszeresen vásárolják és jellemzı az ügyin-
2
tézıkre az önképzés is. A pénzügyi iroda véleményezi a továbbképzési igények fedezetét, de általában az önkormányzat költségvetésében mindig van forrás a továbbképzésre. Továbbképzést érintı Informális javaslatokat a vezetık azonnal elfogadják. A megszerzett tudás automatikusan be kell, hogy épüljön a mindennapi munkába. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának éves képzési tervének elıkészítése tárgyévet megelızı év novemberében történik. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának éves képzési tervét a jegyzı terjeszti a képviselıtestület elé, költségvetése részét képezi az önkormányzat éves költségvetési tervének. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának éves képzési tervét a jegyzı állítja össze és terjeszti az önkormányzat képviselıtestülete elé. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának éves képzési tervének végleges változatát az önkormányzat éves költségvetési tervének elfogadásával együtt fogadja el az önkormányzat képviselıtestülete. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának éves képzési tervét önkormányzat képviselıtestülete fogadja el. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának éves képzési terve elfogadásának szintje önkormányzati határozat. Az pénzügyi-adóügyi elıadó, a gazdasági iroda vezetıje, a mőszaki elıadó és a pályázatkezelı nem ismeri a hivatal éves képzési terve felülvizsgálatának folyamatát. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának éves képzési tervének felülvizsgálata nem jellemzı. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának éves képzési tervének konkrét értékelését, felülvizsgálatát senki nem végzi, még a képzés elvégzését igazoló dokumentumokat sem kérik be. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának éves képzési tervének értékelését, esetleges felülvizsgálatát a jegyzı végzi.
2. Az ügytípusok eredményei 2.1. A pénzügy-adóügyi irodához tartozó ügytípusok eredményei Az adóügyin iroda ügytípusaihoz tartozó egy ügy ügyintézési ideje nem lépi túl a jogszabály szabta 30 napos határidıt. Az adóügyek feldolgozása folyamatos, várakozási idı nincs (eseti, rendkívüli csúszás lehet). Belsı ügyfélként a vezetı adóügyi ügyintézı információkat inkább kér más irodától, nem pedig ad. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában az adóügy ügytípusához tartozó ügyek éves száma évente 100 db ügyirattal nı, 2009-ben 420 db volt több. A helyi adók közül az iparőzési adóügyek darabszáma a legmagasabb 700 db.
3
Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában az adóügyi iroda ügyfélbarát eljárása, hogy ügyfél írásos kérelme alapján adóhátralék kifizetésére részletfizetéses kedvezményt nyújtanak, akár hosszabb idıre is. Ügyfélbarát megoldás az is, hogy igény esetén az ügyfélfogadás rendjén túl is fogadnak ügyfelet. 2.2. A gazdasági irodához tartozó ügytípusok eredményei A gazdasági irodához kapcsolódó ügytípusokhoz tartozó egy ügy ügyintézési ideje nem lépi túl a jogszabály szabta 30 napos határidıt. A gazdasági irodához kapcsolódó ügytípus ügyintézésére jellemzı a rugalmas munkavégzés, pontos feladat ismerete mellett optimális. A helyettesítés is megoldott. Hivatalon kívül inkább az ügyfélszolgálat végzi a feladatokat. A gazdasági irodához tartozó ügytípusok tartozó ügyek (lépések) napi, heti, havi, éves számát nem ismeri az ügyintézı. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a gazdasági iroda ügyfélbarát eljárása, ha rugalmas az ügyintézést, gyakori a kommunikációt és a tájékoztatás.
2.3. A mőszaki irodához tartozó ügytípusok eredményei A mőszaki irodához tartozó egy ügy ügyintézési ideje nem lépi túl a jogszabály szabta 30 napos határidıt A hiánypótlási felhívás ügyintézési ideje 15 nap KET alapján. Az ügyfelek általában nem tudják erre a határidıre beszerezni a hiánypótló iratokat, beszerezni, de nem utasítják el az ügyfelet, noha a KET alapján el kellene. Egy ügyre jutó idı változó: 2 órától napokig is eltarthat. A helyszíni szemle ideje általában egy óra (jegyzıkönyvet vesznek fel). A részeredmény a szakhatósági állásfoglalás: 2-3 héttıl akár 2-3 hónapig is eltarthat, mire sikerül beszerezni. A mőszaki irodához tartozó ügytípusok tartozó ügyek (lépések) napi, heti, havi, éves számát nem ismeri az ügyintézı. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a mőszaki iroda ügyfélbarát eljárása, ha folyamatos tájékoztatják az ügyfelet, valamint gyors és hatékony az ügyintézés. 2.4. A pályázatkezelés ügytípus eredményei A pályázatkezelés ügytípus ügyintézési ideje nincs pontosan tervezve, a pályázatkezelı koordinálja saját belátása szerint, a pályázati felhívás szerinti idıpontokat betartva. A pályázatkezelés ügytípus egy ügyre jutó idı hivatalon belül nem becsülhetı az eltérı nagyságú projektek miatt, a hivatalon kívüli idıtartam néha lassú a külsı ügyfelekkel valót kapcsolattartás lassúsága miatt. A pályázatkezeléshez tartozó ügytípusok tartozó ügyek (lépések) napi, heti, havi, éves számát nem ismeri a pályázatkezelı ügyintézı. Véleménye szerint a legtöbb idıt és feladatot a pályázat elıkészítése igényel. Bár az önkormányzatot sok kudarc éri a pályázatok elıkészítése során, az ötletek befogadására nagy a nyitottság, mivel az rendelkezésre álló önerı mértéke nincs maximalizálva.
4
Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a pályázatkezelés ügytípus ügyfélbarát eljárása a rugalmas ügyintézés, a gyakorik kommunikáció a pályázat tervezésében és megvalósításában résztvevı hivatali és külsıs munkatársakkal. 3. Az ügytípusok eljárásrendje Az adóügy ügytípusnak külön eljárásrendje nincs, nem szerepel az ügyrendben – abban a pénzügy és a vagyonügy szerepel. A külön eljárásrend hiánya nem befolyásolja az adóügy ügytípusának menetét. A szükséges eljárások az adóügyi iroda négy fı munkatársának munkaköri leírásában benne vannak. A munkaköri leírásokat a jegyzı állítja össze, egyetértésben a dolgozókkal. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának négyfıs adóügyi irodája – a napi ügymenete szerint – a hivatalon belül rendszeres, horizontális kapcsolatban áll a pénzügyi irodával, a mőszaki irodával, az igazgatási irodával. A kapcsolatokat közvetlenül a jegyzı felügyeli. A kapcsolatok nem bonyolultak, jegyzı és elıadó között gyorsan zajlanak. Mivel a helyi jogszabályok elfogadás rendjének törvényi felügyelete megszőnt, ezért gazdasági irodához tartozó ügytípusok eljárásrendjéért a jegyzı a felelıs. A jegyzı munkáját két bizottság is segíti: a pénzügyi és településfejlesztési bizottság. A koordinációs munkákért az irodavezetı a felelıs. Van egy szervezési ügyintézı is, aki a titkárságról átveszi az anyagokat valamint megírja az elıterjesztéseket a bizottság részére. Errıl jegyzıkönyv készül, és ha a hatáskörébe tartozik határozat, illetve. döntés születik arról, hogy ki a felelıs és mit kell tenni. Ha nem döntéshozó a bizottság, akkor a javaslat a testület elé kerül, de a döntésbıl soha nem hagyják ki a pénzügyi bizottságot. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának gazdasági irodájában nincs párhuzamos munkavégzés: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
szóbeli egyeztetések: kezdeményezı fél és az irodavezetı a források megteremtése: Irodavezetı és a pénzügy egyszerőbb esetekben elıterjesztés a jegyzınek és döntés születik: irodavezetı elıterjesztés a bizottságnak és egyes esetekben döntés születhet: irodavezetı elıterjesztés a bizottságnak: irodavezetı elıterjesztés a testületnek, ha minden részlet egyértelmő: bizottság elıterjesztés a testületnek bizottság (konzultálhat az önkormányzat által alkalmazott külsıs céggel is pl. ügyvéd, közbeszerzı, belsı ellenır) 8. döntéshozatal: testület és a bizottság 9. felelısök kijelölése: jegyzı, polgármester, illetve a szervezési ügyintézı Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának gazdasági irodájának munkatársa szerint a döntési idı gyorsítható lenne.
A mőszaki irodához tartozó ügytípusnak külön eljárásrendje nincs, mivel a jogszabályok mindent leszabályoznak. Ami egyébként nem teljesen igaz, mivel ezek egy része keretjogszabály. Kapcsolódó jogszabályok: KET, 37/2007-es ÖTM , HÉSZ, OTÉK, Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának mőszaki irodájában nincs párhuzamos munkavégzés, mert ugyanannak az embernek kell elbírálni az egész eljárást. Az ügyintézı szerint létszámot kell növelni a döntési folyamat gyorsításához. A pályázatkezelés ügytípusnak leírt eljárásrendje nincs. A legfontosabb lépés, hogy a pályázat elkészítéséhez és megvalósításához a polgármester vagy a jegyzı kijelöli a felelıs ügyintézıket. A felelıs
5
feladata a pályázat elkészítésének és megvalósításának koordinálása. A pályázat-felelıs a koordináció során elıterjesztéseket tesz a pályázatkezelés ügytípus ügyintézıjének, mint irodavezetınek, vagy a bizottságnak. A pályázat elıre menetelével kapcsolatos elıterjesztéseket a polgármester vagy a képviselı-testület fogadja el. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a pályázatkezelés ügytípus ügymeneteinek folyamata: 1. pályázati felhívás szinopszisának elkészítése intézményvezetık/szakpolitikáért felelıs munkatárs/ külsı cég/ polgármester/ testületi tag ötlete alapján – pályázatkezelı ügyintézı 2. pályázathoz szükséges források (pl. önerı) behatárolása: pályázatkezelı, pénzügyi elıadó 3. pályázat szinopszisának, önerı mértékének elıterjesztése a xx bizottságnak: pályázatkezelı 4. pályázati lehetıségek véleményezése, polgármester, alpolgármester, jegyzı tájékoztatása: bizottság 5. a pályázat koncepcióját, tervét a polgármester, alpolgármester, jegyzı kedvezı fogadtatása esetén a képviselı-testület elé terjeszti: a bizottság 6. ha a képviselı-testület elfogadta a pályázat szakmai és pénzügyi koncepcióját, megtörténik a pályázat elıkészítéséhez, megvalósításához a felelısök kijelölése: polgármester, jegyzı 7. támogatási szerzıdés aláírása: polgármester 8. közbeszerzés elıkészítése, lebonyolítása: közbeszerzı cég 9. bizottság tájékoztatása a közbeszerzés eredményérıl: közbeszerzı cég 10. közbeszerzés eredményének elıterjesztése a képviselıtestületnek: bizottság 11. közbeszerzés eredményének elfogadása, kapcsolódó döntések: képviselı-testület 12. szerzıdés tervezet elıkészítésében résztvevık: polgármester, alpolgármester, jegyzı, bizottság, külsı szerzıdéses ügyvéd, a projektért felelıs személy Az adóügyi és a gazdasági iroda munkatársainak munkaköri leírásának esetleges módosítása pár nap alatt végrehajtható. De nem jellemzı a munkaköri leírás módosítása, mert az adóügyi feladatok nem változnak. Az adóügy ügytípusainak eljárásrendje elektronikusan a hivatal szerverén egy közös könyvtárban található meg. A gazdasági irodához ügytípusok eljárásrendje elektronikusan a hivatal szerverén egy közös könyvtárban található meg. A mőszaki irodához tartozó ügytípusnak külön eljárásrendje nincs, ezért módosítása, elfogadása sincs. A mőszaki irodához tartozó ügytípusoknak nincs eljárásrendje, tehát elektronikusan sincs meg. A pályázatkezelés ügytípusnak külön eljárásrendje nincs, ezért módosítása, elfogadása sincs. A pályázatkezelés ügytípusnak nincs eljárásrendje, tehát elektronikusan sincs meg. 4. Az ügytípusok elemzése Az adóügy ügytípusairól elıadói ív alapján a hivatal titkársága készít statisztikát. Az elemzésrıl, további lépésekrıl az ügyintézınek nincs tudomása. Az adóügy ügytípus statisztikai mérésének feladatáról, a kapcsolódó folyamatokról az ügyintézınek nincs tudomása. Az adóügy ügytípusai statisztikai méréséhez kapcsolódó döntések folyamatáról az ügyintézınek nincs tudomása. A gazdasági irodához tartozó ügytípusokról az irodának saját statisztikája nincs, csak felkérésre készítenek, minden adat analitikus nyilvántartásformájában rendelkezésre áll. A gazdasági irodához tartozó
6
ügytípushoz kapcsolódó statisztikai mérésének feladatáról, a kapcsolódó folyamatokról az ügyintézınek nincs tudomása. A mőszaki irodához tartozó ügytípusról kötelezı a KSH felé havonta jelenteni: pl. a használatbavételi engedélyekrıl folyamatosan készül statisztika a KSH-nak. Éves statisztikai jelentéseket szintén kell készíteni a KSH-nak. A mőszaki irodához tartozó ügytípushoz kapcsolódó eljárások minısége érdekli a jegyzıt, de erre vonatkozóan nincs statisztika. A mőszaki irodához tartozó ügytípushoz kapcsolódó statisztikai mérésének feladatáról, a kapcsolódó folyamatokról az ügyintézınek nincs tudomása. A mőszaki irodához tartozó ügytípushoz kapcsolódó statisztikai mérésének kapcsolódó döntések folyamatáról az ügyintézınek nincs tudomása. A pályázatkezelés ügytípusnak nincs statisztikai statisztika (vagy más típusú) elemzése. 5. Az ügymenetek folyamatai 5.1. Az pénzügyi-adóügy ügytípus folyamatai Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában az adóügy ügytípusához tartozó eljárás a helyi adóról (helyi adók: iparőzési adó, gépjármő-adó, talajterhelési díj, köztartozások, magánszemélyek kommunális adója, telekadó) szóló bevallással indul, amely az ügyfélszolgálathoz érkezik, onnan kerül a négyfıs adóügyi irodához. Az adóügy ügytípusa menetének köztes lépései a következık: 1. adóigazolás kiadása (helyi szerkesztéső formanyomtatványon), 2. adatellenırzés, 3. hiánypótlás (15 napon belül), 4. iktatás (ügyfélszolgálaton) után kerül az ügyintézıhöz. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában az adóügyi ügyintézı informatikai szakalkalmazás segítségével dolgozza fel az ügyiratot, iktatja, majd döntést, illetve határozatot hoz az ügyben. A döntés, illetve határozat új szerkezető formanyomtatványon készül. A döntést, illetve határozatot az ügyintézı megküldi az adózóhoz. Miután a térti vevény megérkezik a hivatalba, 15 napon belül jogerıre emelkedéssel végzıdik a határozathozatal. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában az adóügy ügytípusa menetéhez kapcsolódó dokumentumok típusa helyi adónemenként eltérı, csak a helyi iparőzési adó dokumentumát szabályozza PM rendelet. Az adó ügyintézéshez tartozó határozatokat formanyomtatványon dokumentálják. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában az adóügy ügytípusa menetéhez kapcsolódó dokumentumokat az adóügyi irodavezetı fogadja el, a jegyzı ellenırzi. A jegyzı bekérhet egy-egy ügyiratot, fıként az adózó panasza, fellebbezése alapján, illetve felettes szerv kérése esetén. Panasz esetén szóban történik az egyeztetés, a visszacsatolás. 5.2. A gazdasági irodához kapcsolható ügytípushoz tartozó folyamatok
Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a gazdasági irodához kapcsolható ügytípushoz tartozó ügymenetek tervezéssel, jogszabályokkal, munkaköri leírásokkal és felelısök kiosztásával jól
7
koordináltak. Az a gazdasági iroda vezetıje az ügyintézıvel folytatott informális megbeszélés alapján elıkészíti a jegyzı vagy a pénzügyi bizottság részére a döntést igénylı témákat. Összetettebb ügyek esetén informális megbeszélés történik egy adott szakpolitikáért felelıs munkatárs, pénzügyi ügyintézı és irodavezetı között. Az összetettebb ügyek során a megoldási lehetıségek keresése és elıkészítés után a jegyzı megvizsgálja a törvényi szempontok alapján a tervezett döntés tartalmát, s ez után kerül csak a pénzügyi bizottság elé. A pénzügyi bizottság elutasítás, illetve kiegészítési kívánalmak esetén az önkormányzattal szerzıdött külsı szakértı cégek is (pl. ügyvéd, közbeszerzési szakértı), belsı ellenır javaslatot tesznek az üggyel kapcsolatban. A szakértıi véleményekkel kiegészített dokumentáció kerül a képviselıtestület elé. Végsı döntést hozhat a képviselıtestület, a jegyzı, a polgármester és a pénzügyi bizottság is az ügytípustól függıen. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a gazdasági irodához tartozó ügytípusok az ügyintézı munkaköri leírása szerint, illetve jogszabály által leszabályozott munkavégzéssel, informális megbeszéléssel, továbbá a közszolgáltató intézmények vezetıinek írásos megkeresésével indulhat. A lakosság részére külön ügyfélfogadási idı van hétfın és szerdán. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a gazdasági irodához tartozó ügytípusok köztes lépései közé tartoznak az ügyintézık és vezetık közötti folyamatos szóbeli tájékoztatások, a javaslattervezetek szükség szerinti korrigálásra, a jogkövetés ellenırzése. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a gazdasági irodához tartozó ügytípusok ügymenetei köztes lépéseihez kapcsolódó dokumentumok az iktatott dokumentumok, a testületi- és bizottsági elıterjesztések, a rendelettervezetek, az analitikus nyilvántartások, a számlázások és az értesítések. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a gazdasági irodához tartozó ügytípusok ügymenetei köztes lépéseihez kapcsolódó dokumentumokat az ügyintézı készíti elı, az irodavezetı állítja össze, és a pénzügyi bizottság terjeszti elı a jegyzınek, a polgármesternek, az alpolgármesternek, illetve a képviselıtestületnek. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a gazdasági irodához tartozó ügytípusok ügymenetei köztes lépéseihez kapcsolódó dokumentumok közül a határozatokat mindig a képviselıtestület hozza, majd az üggyel kapcsolatos további döntéseket a polgármester, jegyzı, bizottság vagy az irodavezetı hozhat. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a gazdasági irodához tartozó ügytípusok befejezésekor az adott szakpolitika felelıséhez kötıdik a teljesítésigazolás. A vállalkozói, megbízási szerzıdésekben mindig meg van nevezve az önkormányzat felelıse. A vállalkozói, megbízási szerzıdésekben az önkormányzat részérıl megnevezett felelıstıl az önkormányzat döntéshozó és a jegyzı mindig kér beszámolót, és a beruházott termékek, vásárolt szolgáltatások felhasználásról mindig készül nyilatkozat is. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában megfogalmazódott az igény a hivatali minıségbiztosítási rendszer kiépítésére és a visszacsatolásra. 5.3. A mőszaki irodához tartozó ügytípusok folyamatai: • • •
beérkezik a hivatalba az ügyirat (a külsı ügyfél általában kézzel hozza be, kisebb esetben postán), következı lépésként iktatják, majd bekerül a mőszaki irodára,
8
• • • •
• • • • • • • • • •
ezután az a kijelölt ügyintézıhöz kerül, az ügyintézı átvizsgálja hogy a szükséges iratok benne vannak-e az ügyiratban, hiány esetén hiánypótlás történik, ha minden irat rendben van és egyébként szükséges, akkor az ügyintézı állásfoglalást kérhet a szakhatóságoktól (változó a szakhatóságok mőködése 30 naptól-3 hónapig, családi házzal kapcsolatos ügy esetén nem kell szakahatósági állásfoglalás, ha csak használatba vételi engedélyt kérnek az ügyfelek. Ebben az esetben az ügyintézı csak átnézi a tervdokumentációt). helyszíni szemle, utána határozattervet készít az ügyintézı, amit átad a mőszaki iroda vezetıjének jóváhagyásra, majd a határozat sokszorosítása következik, Ezt követıen az összes lehetséges szomszédnak térti vevénnyel kimegy a határozattervezet, vagy az ügyintézı megkéri az ügyfelet, hogy szerezze meg az összes szomszéd hozzájárulását (a mőszaki iroda alkalmaz egy lemondó nyilatkozat sablont), 15 nap után jogszerősítik: pecséttel és aláírással el kell látni a határozat minden oldalát, a határozatot az ügyintézı írja alá (Használatbavételi engedély esetén csak a határozatot kell jogerıre emelni), Ha az érintettek élnek a fellebbezési jogukkal, ez 15 napot igényel a KET alapján, a fellebbezı kérelmet az elsı fokú szervhez nyújtják be (azaz a polgármesteri hivatalhoz), a polgármesteri hivatalban a fellebbezést iktatják, majd a mőszaki irodán belül ugyanazon ügyintézıhöz kerül. ha az ügyintézı (illetve jegyzı) szerint a fellebbezés indokolt, akkor kijelölés kéréssel együtt továbbítják a közigazgatási hivatal felé a fellebbezést, vagy megváltoztatják az eredeti határozatukat, vagy saját hatáskörben új eljárást folytatnak le, A mőszaki iroda ügyintézıje szerint nem lehet iratmintát készíteni a fellebbezéshez.
5.4. A pályázatkezelés szakaszolása
Már a pályázat költségvetésének tervezésénél pályázati önrész kerül elkülönítésre. Az önrész elkülönítésérıl a pénzügyi iroda javaslata alapján, a képviselıtestület dönt. Maga a pályázás tervszerőtlenül, rendszer nélkül történik. Például, ha egy közszolgáltató intézmény vezetıje talál egy pályázat felhívást, akkor bejön az irodavezetıhöz és informálisan tájékozódik. Megnézik a forrást, ha kell, átcsoportosítják a közszolgáltató intézmény költségvetését. A forrásról és a pályázatról készül egy összefoglaló elıterjesztés, melyet a pénzügyi bizottság elé visznek. A pénzügyi bizottság terjeszti elı a képviselıtestület részére. A képviselıtestület dönt a pályázaton való részvételrıl. Külsı cég ritkán ír pályázatot, inkább csak nagyobb volumenő projektek esetén, ezeket a képviselı testület nagyon komolyan veszi, igény tart a koordinációra is. Az elıkészítéseket ebben az esetben a pályázatíró cég végzi és minden dokumentum általában a pénzügyi osztályhoz kerül.( Rengeteg kudarc érte az önkormányzatot a pályázatok terén.) A képviselıtestületi döntést követıen a pályázati anyagokat tehát az intézményvezetık, vagy pénzügyesek, vagy szakpolitikának megfelelı kollega, vagy külsıs cég állítja össze és minden döntést igénylı dokumentumot a polgármester ír alá. A pályázatkezelés ügytípusának eljárása során szóban folyamatos tájékoztatást kap a hivatal vezetıje az elırehaladásról. A pénzügyi osztály koordinálja a pályázati projekt dokumentációnak adminisztrációs teendıit. A közszolgáltató intézmények esetén az intézményvezetık teljesen kézben tartják a pályázatukhoz kapcsolódó adminisztrációt
9
Egy pályázat teljesítésigazolása az adott szakpolitikához felelısének feladata. A vállalkozói vagy megbízási szerzıdésben meg van nevezve az önkormányzat felelıse is. Beszámolót mindig kérnek a pályázat eredményeirıl és nyilatkozat is születik a felhasználásról. A pályázatkezelés ügytípusa eljárásainak elırehaladásáról nem szokott a képviselı testület információt kérni. Az ügytípushoz kapcsolódó iratokból csak azokat, amelyeket iktatni kell. Egy pályázathoz kapcsolódó dokumentumokat a pályázat témájához kapcsolódó szakpolitikának megfelelı ügyintézı vagy intézményvezetı, illetve az irodavezetı állítja össze, és a bizottság terjeszti elı a képviselıtestület elé. Normális esetben elıterjesztés készül a jegyzınek, a polgármesternek, az alpolgármesternek, a képviselıtestületnek. A határozatokat mindig a képviselıtestület hozza, majd az pályázatokkal kapcsolatban a polgármester dönt szóban, illetve neki van aláírási joga is. 6. Az ügyfélszolgálat Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában mőködik ügyfélszolgálat, egy fı fıállású köztisztviselı látja el a kapcsolódó feladatokat. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának ügyfélszolgálata az igazgatási irodán belül mőködik. Az ügyfélszolgálatot ellátó egy fıállás köztisztviselınek az irodavezetı a közvetlen fınöke. Az irodavezetı közvetlen fınöki a hivatalvezetı, vagyis a jegyzı. Páty önkormányzata polgármesteri hivatala ügyfélszolgálatának eljárásrendje nincs kidolgozva, ezért elektronikus változata sincs. Páty önkormányzata polgármesteri hivatala ügyfélszolgálatának mőködését az igazgatási irodavezetı és a jegyzı folyamatosan, napi rendszerességgel értékeli. A folyamatos értékelést hasznosnak tartják. Páty önkormányzata polgármesteri hivatala ügyfélszolgálata tevékenységének értékelését évente egyszer történik, összevonva a nagyobb szervezeti egység, az igazgatási iroda tevékenységének statisztikai alapú elemzésével. Az elemzést az igazgatási iroda vezetıje végzi el, írásban terjeszti elı a jegyzınek, aki a jelentést figyelembe veszi az ügyfélszolgálatot ellátó egy fı fıállású köztisztviselı teljesítményértékelése során. Páty önkormányzata polgármesteri hivatala ügyfélszolgálata tevékenységének statisztikai alapú elemzése nem történik. Páty önkormányzata polgármesteri hivatala ügyfélszolgálata tevékenységének folyamatos, napi szintő értékelésé elsısorban az igazgatási iroda vezetıje jegyzı felé tett szóbeli tájékoztatása alapján történik. Az igazgatási iroda vezetıjétıl kapott írásos dokumentumok (iktatókönyv alapján megállapítható, hogy az ügyfélszolgálat ügyintézıje hány ügyet intézett el) a éves teljesítményértékelést segítik. Az ügyfélszolgálat ügyvitelének figyelemmel kísérését az iktatórendszer segíti. Páty önkormányzata polgármesteri hivatala ügyfélszolgálata tevékenységének értékelésének eredményeirıl a jegyzı dönt, évente egyszer. Az értékelésrıl szóló visszacsatolása évente egyszer, szóban történi az ügyfélszolgálatot ellátó egy fı fıállású köztisztviselı felé. Az értékelés az
10
ügyek számának összesítésén túl kiterjed az ügyfélszolgálati munka minıségére is, az ügyintézı ügyfelek felé mutatott emberi hozzáállására, toleranciára. Páty önkormányzata polgármesteri hivatala ügyfélszolgálata tevékenységének értékelésének eredményeivel összefüggı jegyzıi döntések folyamatát nem kell módosítani. Páty önkormányzata polgármesteri hivatala ügyfélszolgálata mőködésérıl a hivatalban kifüggesztett plakátok tájékoztatják az ügyfeleket. A plakátok ismertetik, hogy melyik ügyben melyik ügyintézıhöz fordulhat az ügyfél. Az önkormányzat honlapján folyamatosan karbantartott információk támogatják az önkormányzati hivatal szolgáltató színvonalát. Páty önkormányzata polgármesteri hivatala ügyfélszolgálatával kapcsolatos elektronikus ügyintézés fejlesztésére még nincs a hivatal felkészülve. Az önkormányzat honlapján az őrlapok letöltésére van lehetıség (CLBPS 2. szint). Páty önkormányzata polgármesteri hivatala ügyfélszolgálatával kapcsolatos elektronikus ügyintézését jelenleg nem lehet rendszeresen mérni. Becslés alapján állapítható meg, hogy az ügyintézéshez szükséges őrlapok letöltését a lakosság kb. 5 %-a használja. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában az ügyfélszolgálat elektronikus megoldásainak statisztika elemzése nem történik, így döntések sem kapcsolódnak hozzá. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának honlapján elektronikusan egy ügyleírás sem érhetı el. Igény van rá, a pályázat során egy részük teljesítendı. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a minden ügyintézı kapcsolatban áll egymással intraneten keresztül. 7. Rendeletalkotási folyamatok A képviselıtestület üléseinek napirendjét a jegyzı állítja össze és küldeti ki a képviselıknek. A testületi ülések jegyzıkönyveit kijelölt testületi tagok hitelesítik, a testület döntéseit – határozatokat, rendeleteket a jegyzı készíti végleges tartalmi és formai alakba. Páty önkormányzata képviselıtestületének 14 fı képviselı tagja van. A testületnek öt állandó bizottságai: 1. 2. 3. 4. 5.
pénzügyi-ügyrendi, településfejlesztési és gazdálkodási, közoktatási-közmővelıdési közbiztonsági környezetvédelmi-egészségügyi
A civil szervezetek aránya a bizottságokban: kb. 10 % Páty önkormányzata képviselıtestülete üléseire napirend szerint bekerülı anyagok elıkészítése során az egyes bizottságok bizottsági üléseinek elıkészítenek egy-egy témát, majd annak írásos dokumentációját egy adott bizottság elnöke eljuttatja a jegyzıhöz. A polgármester, a jegyzı szóban egyezteti a bizottság elıterjesztését, majd a jegyzı elıkészíti egy adott bizottsági anyaghoz kapcsolódó rendelettervezetet és visszaküldi a benyújtó bizottsághoz véleményezésre, esetleg kiegészítı javaslat megfo-
11
galmazása céljából. Egy adott bizottság tagjai egyeztetés után elfogadják a jegyzı által számukra megküldött tervezetet, visszajuttatják a jegyzıhöz, aki aztán a jegyzı hivatalos formában, megfelelı alakisággal ellátva kiküldi a képviselıknek az anyagokat, így terjeszti a képviselıtestület elé. Szükség esetén a képviselıtestület visszaadja a dokumentációt az adott bizottságnak, újraegyeztetésre (amelynek célja általában érdekérvényesítés) Páty önkormányzata által fenntartott közszolgáltató intézmények vezetıinek lehetıségük van az önkormányzat képviselıtestülete elé önállóan napirendi pontként elıterjesztést kezdeményezni a jegyzınél, azonban ez nem jellemzı. Páty önkormányzat képviselıtestülete elé önállóan napirendi pontként elıterjesztés civil kezdeményesre is érkezhet. Ennek tipikus esete: a zaj- és rezgésvédelemmel kapcsolatos rendelet igényét civil szervezet jelentette a jegyzınek. A jegyzı a civil szervezet által benyújtott kezdeményezı dokumentumot továbbítja a kapcsolódó bizottsághoz, és aztán megy a rendes útján. Páty önkormányzat képviselıtestülete elé benyújtásra kezdeményezett dokumentumok, a véleményezés, illetve a rendelet elıkészítéshez tartozó anyagok nem kötöttek alakisághoz, de maga a rendelet már kötött. Páty önkormányzata képviselıtestülete üléseire a határozati javaslatokat és a rendeletterveket a jegyzı készíti el, és terjeszti elı. A dokumentumok megfelelı alakisággal, azonosító számmal ellátottak, hogy a változások követhetıek legyenek. A képviselı testület tagjai csak papírlapon kapják meg a dokumentációt. Igény van elektronikus adathordozóra, ez a pályázat során teljesítendı. Páty önkormányzata képviselıtestületében jogszabályalkotás, szabályozás elfogadásának rendje a határozati javaslat, illetve a rendelettervezet tárgyától függıen változik. A költségvetés elfogadása a legidıigényesebb, A többi döntés elıkészítése jellemzıen az adott bizottság munkájától függ, a kezdeményezéstıl számítva általában 1-1.5 hónap. A helyi jogszabály hatályossága és érvényessége szintén az elıterjesztés tárgyától függ. A helyi jogszabályok határozatok és rendeletek azokat elfogadó testületi ülés utáni elsı munkanapon kerülnek kihirdetésre és lépnek hatályba. Az adórendeleteket általában tárgyév január 1.-én lépnek hatályba. Páty önkormányzatánál helyi jogszabály (határozat, rendelet) elindítását vagy módosítását a képviselıtestület tagjai, bizottságai, illetve bármely helyi lakos, vállalkozás vagy szervezet kezdeményezheti. Írásos javaslatával a jegyzıhöz kell fordulnia. A jegyzı, ha megalapozottnak tartja a módosítás kezdeményezését a hivatalos úton terjeszti az érintett bizottság elé, amely megvitatás elfogadás (vagy elutasítás) után visszaküldi a jegyzınek. A jegyzı pedig elıkészíti és beterjeszti a módosítást a képviselıtestület számára. Páty önkormányzatánál helyi jogszabály (határozat, rendelet) módosításának kifejezetten van alakisága, amelyhez a jegyzı (testület) ragaszkodik. Páty önkormányzata képviselıtestületének éves munkaterve van. A munkaterv tartalmát az elızı évek gyakorlata szerint a jegyzı állítja össze, a polgármester jóváhagyja és a jegyzı a pénzügyi-ügyrendi bizottságon keresztül terjeszti elfogadásra a képviselıtestület elé. A képviselıtestület tárgyév január hónapjában tárgyalja meg a tárgyévi munkatervet, javaslatot tehetnek annak kiegészítésére, módosítá-
12
sára. A javaslatokat a jegyzı terjeszti elı a képviselıtestület ülésére. Kötelezı témája a munkatervnek a MÁK felé a költségvetés, illetve a zárszámadás elfogadása. Páty önkormányzata képviselıtestülete nem tart szünetet, sıt beruházások miatt egy hónapon belül több ülésük is van.. Az ülések idıpontjai nincsenek konkrétan meghatározva, mind a rendes, mind a rendkívüli testületi üléseket a jegyzı hívja össze. A polgármester és a jegyzı részérıl egyaránt kívánatos, hogy Páty önkormányzata képviselıtestületének tagja képzésen vegyenek részt. Páty önkormányzata képviselıtestülete üléseinek ideje változó, a napirendek nagy száma (esetenként több mint 30), és az ülések sok esetben este nyolcig tartanak, vagy elhúzódnak éjszákig. A képviselık szeretik a munkájuk, szívesen viszik a közügyeket. Rendkívüli ülések éves száma kb. négy db, általában 1-2 napirendi pontot tárgyalnak. Páty önkormányzata képviselıtestülete üléseinek jegyzıkönyvei (kivéve a zárt üléseké) a központi TERKA rendszerben, döntései a KÖZADAT rendszerben találhatók elektronikusan. A dokumentumok papíralapon megtekinthetık az állampolgárok, civil szervezetek és vállalkozások számára. Korábban a könyvtárban, jelenleg az önkormányzati hivatalban tekinthetık meg a jegyzıkönyvek és az egyéb dokumentumok. Állampolgári igény a betekintésre nincs. Páty önkormányzata képviselıtestülete üléseinek jegyzıkönyvei és döntései, illetve testület éves munkájáról szóló beszámoló rövidítve megjelenik a település honlapján. A jegyzı felügyeli a honlap fejlesztését szerzıdés alapján végzı külsı cég munkáját. A honlap tartalomfejlesztése iránti igény szerint tervezik az üvegzseb törvény szerinti kívánalmak betartását, és törvények közreadását (pl. Ötv.) is. Pátyon az állampolgári aktivitás kismérető, kevés lakossági visszajelzés az önkormányzat munkájáról, de a nyilvánosság alkalmainak és a visszacsatolás lehetıségeinek több színterét is nyújtja az önkormányzat. Állampolgári bejelentésrıl, kezdeményezésrıl a jegyzı dönti el, hogy indokolt-e, megfelelı fontossággal rendelkezik-e. Ha indokolt a kezdeményezés, akkor a jegyzı a képviselıtestület elé terjeszti. Példa: a kerékpárút kiépítésével kapcsolatban egyaránt volt támogató és kritikus lakossági észrevétel is, amiket a döntés-elıkészítésbe visszacsatoltak. Pátyon a nyilvánosság eléggé rétegezett, többszintő: egyházak rendszeresen tartanak rendezvényeket, a civil szervezetek (pl. nyugdíjas klub) ugyancsak, 4-5 db-ot évente. A kkv-kra nem jellemzı jelenleg a nyilvánosságon való aktív részvétel. Páty önkormányzata képviselıtestülete üléseinek jegyzıkönyvei a központi TERKA rendszerben, döntései a KÖZADAT rendszerben találhatók elektronikusan. A testületi ülések jegyzıkönyveit kijelölt képviselık hitelesítik a testületi ülést követı 4-5 napon belül. A testületi ülésekrıl hangfelvétel (ritkábban videófelvétel) készül, amit átírnak és archiválnak A dokumentumok papíralapon megtekinthetık az állampolgárok, civil szervezetek és vállalkozások számára. Korábban a könyvtárban, jelenleg az önkormányzati hivatalban tekinthetık meg a jegyzıkönyvek és az egyéb dokumentumok. Állampolgári igény a betekintésre nincs.
13
Az államigazgatási hivatal a testület döntéseinek törvényességi ellenırzését végzi. A dokumentumokat elektronikus úton adja át az önkormányzati hivatal az államigazgatási hivatalnak, ahonnan az észrevételek, módosítási javaslatok is elektronikusan éreznek meg. Páty község önkormányzata és államigazgatási hivatal közötti kapcsolat kiemelkedıen jó. Páty önkormányzata rendeletalkotási, illetve egyéb szabályozási folyamataihoz kapcsolódnak IKT megoldások. Elektronikus változatban a település honlapján elérhetık: a nyilvános testületi ülések jegyzıkönyvei. A képviselık papíralapon kapják meg az elıterjesztéseket, ami túl sok. Igény van rá, hogy a képviselık elektronikusan férjenek hozzá az elıterjesztésekhez. Ez a pályázat céljai között szerepel. Páty önkormányzata rendeletalkotási, illetve egyéb szabályozási folyamataiban a képviselı testület tagjai számára nincsenek elektronikusan rendelkezésre álló döntés-elıkészítı dokumentumok. Igény van rá, a pályázat céljai között szerepel. 8. A polgármesteri hivatal szervezeti egységei közötti együttmőködés 8.1. A polgármesteri hivatal szervezeti egységei közötti információáramlás Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának szervezeti egységei között az információ részben elektronikus úton közlekedik. Az ügyiratok követése az iktatórendszeren keresztül valósítható meg. Élı, személyes kapcsolat is van a szervezeti egységek között: aktuális témákban, de legalább évente 3-4 irodavezetıi értekezletet hív össze a jegyzı. Többre a hivatal kis létszáma miatt nincs szükség. Az értekezletek jellemzı témái: a döntési mechanizmus áttekintése, az elvárt eredmények megfogalmazása. Páty önkormányzati hivatalának szervezeti egységek közötti információáramlásban a munkavállalók közötti személyes kapcsolattartás napi szinten folyamatos. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának szervezeti egységei közötti információáramlás (egyeztetések egy-egy ügyben, tájékoztatás az ügyintézés elırehaladásáról, egyedi problémák megbeszélése) nincs külön szabályozva, de tervezik Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának szervezeti egységei közötti, a hivatal vezetıje (jegyzı) által összehívott egyeztetések évi 4-5 esetben fordulnak elı, több alkalomra nincs szükség. Irodavezetık nem kezdeményeznek értekezleteket, mert a döntéseiket túlnyomó részben önállóan hozzák, beszámolót, visszacsatolást a jegyzı felé az irodavezetık szóban teszik meg. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának szervezeti egységei közötti információáramlás informatikai támogatottságára jelenleg az iktatórendszer áll rendelkezése. Más egyébre (pl. csoportmunka) jelenleg nincs lehetıség, de igénylik. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának szervezeti egységei közötti papíralapú információáramlás (egyeztetések egy-egy ügyben, tájékoztatás az ügyintézés elırehaladásáról, egyedi problémák megbeszélése) tipikus esetei a következık: eseti (ritka: 2 db/év) adóügyi vagy mőszaki területen. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának szervezeti egységei közötti információáramlás (egyeztetések egy-egy ügyben, tájékoztatás az ügyintézés elırehaladásáról, egyedi problémák megbeszélése nem az ügyintézık között, hanem a jegyzı és az irodavezetık között szóban történik problémás esetekben papíralapon. De igény van az IKT támogatottságra (pl. e-mail, elektronikus őrlapok stb.).
14
Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának szervezeti egységei közötti információáramlás gyorsítását IKT eszközökkel tervezik gyorsítani. A vezetık részérıl erıs az igény a rendszeres értekezletek megtartására. Az irodavezetık közremőködésével lezajló információáramlás (a jegyzı felé) gyorsítja az ügyintézést, nem köti le az ügyintézıket a jelentési kötelezettség. Egyébként az ügyintézık tartják a határidıket. Problémákat a létszámhiány okoz: pl a mőszaki iroda létszámhiánnyal küzd: 4 ember munkáját 2 státuszban dolgozó munkatárs látja le. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának szervezeti egységei közötti intranet kapcsolat az összes munkatárs között megvan. 8.2. A hivatal szervezeti egységei közötti koordináció Páty önkormányzata polgármesteri hivatalán belüli, a szervezeti egységek közötti koordináció a pénzügyi és az adóügyi iroda, valamint az igazgatásügyi és az építésügyi (mőszaki) iroda dolgozói között szóban történik. Tipikus esetek: használatba vételi vagy bontási engedély (adóügyi és az építésügyi- mőszaki iroda), bevallások feldolgozása (adóügyi és a pénzügyi iroda), szakhatósági megkeresések. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalán belüli a gazdasági irodának kapcsolata van szinte minden ügytípussal. A pályázatkezelés ügytípus során Páty önkormányzata polgármesteri hivatalán belüli kapcsolat az adóügyi, a pénzügyi, az igazgatásügyi szervezeti egységeket és a mőszaki irodát érinti. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalán belüli, a szervezeti egységek közötti koordinációnak van hivatalon belüli írásos, elfogadott eljárásrendje. Az irodák közötti napi együttmőködést a jegyzı felügyeli. Jegyzı utasításba adja: hogy a mőszaki iroda értesítse az adóügyi irodát építési, bontási, használatbavételi vagy telek-összevonási engedély kiadása során. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalán belüli, a pályázatkezelés ügytípust érintı, szervezeti egységek közötti koordinációnak nincs a hivatalon belüli írásos, elfogadott eljárásrendje. A pályázatkezelés ügytípusához kapcsolódó egy-egy dokumentum életútját lehet követni, a követés kommunikációs támogatása általában telefonon történik. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalán belüli, a szervezeti egységek közötti koordináció az ügyintézık között jellemzıen szóban történik, a munkatársak önállóan kezdeményezik. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalán belüli, a szervezeti egységek közötti együttmőködés informális típusa része személyes kapcsolatokon alapul. Tipikus esetei: fénymásolás, nyomtatás. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalán belül, az adóügyi szervezeti egységben csak belsı koordináció zajlik, az irodavezetıvel történı megbeszélés. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalán belül régebben hivatal dolgozóinak informális tájékoztatásával kezdıdött a hét Páty önkormányzata polgármesteri hivatalán belüli, a szervezeti egységek közötti koordináció eljárásrendjének elektronikus változata rendelkezésre áll, minden munkatárs hozzáfér.
15
Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának adóügyi irodája vezetı eladója, a mőszaki iroda elıadója, illetve a pályázatkezelı ügyintézı a szervezeti egységek közötti koordináció eljárásrendjének elektronikus változatát még nem látta, nem ismeri.
Páty önkormányzata polgármesteri hivatalán belüli, a szervezeti egységek közötti koordináció statisztika elemzése csak a kötelezı módon történik (vagy más típusú elemzése nincs). Kapcsolódó formanyomtatványokra igény van Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának gazdasági irodája ügyintézıje szerint a szervezeti egységek közötti koordináció eljárásrendjének statisztika (vagy más típusú) elemzése nincs. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának adóügyi irodája vezetı eladója szerint a szervezeti egységek közötti koordináció eljárásrendjének statisztika (vagy más típusú) elemzése nincs. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának pályázatkezelı ügyintézıje szerint a szervezeti egységek közötti koordináció eljárásrendjének statisztika (vagy más típusú) elemzése nincs. (A pályázatkezelı ügyintézı analitikus nyilvántartásokat készít.) Mivel Páty önkormányzata polgármesteri hivatalán belüli, a szervezeti egységek közötti koordináció statisztika elemzése nem nyilvános, ezért ezzel kapcsolatos ügyfél megelégedettség nem mérhetı. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának adóügyi irodája vezetı eladója, a gazdasági iroda ügyintézıje, a mőszaki elıadó és a pályázatkezelı ügyintézı szerint a szervezeti egységek közötti koordináció eljárásrendjének statisztika (vagy más típusú) elemzése nincs, tehát gyorsasága, ügyfél megelégedettség nem mérhetı Páty önkormányzata polgármesteri hivatalán belüli, a szervezeti egységek közötti koordináció statisztika elemzése az ügyrend alapján történik, ezért ezzel kapcsolatos külön döntések nincsenek. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának adóügyi irodája vezetı eladója, a gazdasági iroda ügyintézıje a mőszaki elıadó és a pályázatkezelı ügyintézı szerint a szervezeti egységek közötti koordináció eljárásrendjének statisztika (vagy más típusú) elemzése nincs, tehát kapcsolódó döntések sincsenek. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalán belüli, a szervezeti egységek közötti koordinációt jelenleg nem támogatják elektronikus megoldások (csoportmunka, workflow stb.), de hivatal vezetıje, az önkormányzat és a hivatal dolgozói igénylik. A pályázat során megvalósul Páty önkormányzata polgármesteri hivatalán belüli, a szervezeti egységek közötti koordináció módosítására a jegyzı szerint nincs igény. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalán belüli, a szervezeti egységek közötti koordináció módosítására az ügyintézık szerint nagyon nagy igény van Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának vezetıi közötti intranet kapcsolat minden vezetınek rendelkezésére áll. Az elıadóknak nincs. 9. Az önkormányzati intézmények
16
9.1. Az önkormányzati intézmények felügyelete Páty önkormányzata által fenntartott közszolgáltató intézmények vezetıi készítik elı a közszolgáltató intézmény szmsz-ét és a közszolgáltató intézmények szakmai programját. A közszolgáltató intézmény vezetıje továbbítja a dokumentumokat a jegyzıhöz, aki önállóan a jogszabályok és határidık szempontjából ellenırzi, majd elıterjesztésre készíti a képviselı testület ülésére. Az alapító okiratokat, szmsz-t a testület rendelettel, a szakmai programokat határozattal hagyja jóvá. Az intézményvezetık a közszolgáltató intézmények éves költségvetésének tervét az önkormányzati hivatal pénzügyi irodájának nyújtják be, áttekintés után kerül az éves költségvetési tervbe. A közszolgáltató intézmények szakmai programjai régiek, nincsenek meg elektronikusan, de igény van rá. Páty önkormányzata által fenntartott intézmények szmsz-ei régiek, részben már nem aktuálisak, új készítésére nem fogalmazódott meg igény. Páty önkormányzata által fenntartott intézmények szmsz-ének, tervezési programjainak módosítását az intézmény vezetıje kezdeményezheti a jegyzın keresztül a képviselıtestület felé. Erre azonban még nem volt példa. Páty önkormányzata által fenntartott intézmények vezetıi szakmai kompetenciájához tartozik az intézmény szakmai programjának összeállítása, döntési joga van az intézmény munkatársai bér és járulékokat érintı költségvetésének összeállításában, felelıssége a szakmai terv és (a dologi költségvetéssel kiegészített) intézményi költségvetési terv betartásában. Az intézményvezetık kinevezése, munkájuk értékelése a polgármester és képviselıtestület feladata, az intézmények dolgozóinak munkájának felügyelete és értékelése az intézményvezetı feladata. A képviselıtestület rendelkezik az intézmény létszámáról, az intézmény vezetıjének csak a keretlétszám kitöltésével kapcsolatban lehet önálló döntése. Az intézmények költségvetési tervét tárgyévet megelızı év november végéig nyújtja be az intézményvezetı a pénzügyi irodán keresztül a jegyzınek, aki a testület szakbizottságai ( pénzügyi, oktatási) elé terjeszti megvitatásra. Páty önkormányzata által fenntartott intézményeket érintı döntések, ellenırzések közé tartozik a mőködési engedély kiadó hatóság rendszeres külsı ellenırzése, a szakmailag kompetens módszertani szervezet ellenırzése, az Ász ellenırzése. Az ellenırzések alapján az intézményvezetıvel közösen a jegyzı intézkedési tervet készít, amelyet a jegyzı elfogadásra (határozat) a testület elé terjeszt. A testületi határozatban elfogadott intézkedési tervet eljuttatják a MÁK-hoz. Páty önkormányzata által fenntartott intézmények tevékenységérıl évente egy bizottsági meghallgatáson az intézmény vezetıje számol be. A beszámolót a bizottság a jegyzın keresztül a testület elé terjeszti, amelynek elfogadó és jóváhagyó hatásköre van. Páty önkormányzata által fenntartott intézmények és az önkormányzati hivatal közötti koordináció szolgáltatóvá tételének elektronikus megoldásai jelenleg nincsenek. A pályázatból megvalósítandó. Páty önkormányzata által fenntartott intézmények és az önkormányzati hivatal közötti elektronikus alapú koordinációra van igény, amit belsı portál segítségével valósítanának meg. A pályázatból megvalósítandó.
17
Páty önkormányzata által fenntartott intézmények vezetıi és dolgozói rendszeresen vesznek részt továbbképzéseken.. Az intézményvezetıknek kötelezı szakvizsgázniuk, az önkormányzati hivatal dolgozó az államigazgatási hivataltól kapják meg az éves továbbképzési tervet. A jegyzı tervezi meg az éves képzési tervet – a testület határozatban jóváhagyja – a munkatársak pedig tudomásul véve a döntést, részt vesznek a képzéseken. Páty önkormányzata a munkatársak önálló, egyedi képzési kezdeményezéseit mindig támogatja, például tanulmányi szerzıdés vagy tanulmányi szabadság formájában. A többcélú kistérségi tárulás szervezi és finanszírozza a közös logopédust, illetve a hátrányos helyzetőekkel foglalkozó szakembert. 9.2. Az önkormányzati intézmények információáramlása Páty önkormányzata által felügyelt közszolgáltató intézményekkel a rendszeres információ áramlás legjelentısebb tárgya az intézmények éves költségvetésének megtervezése és elfogadása. Az önkormányzat rendesen bázisalapú ciklusterv alapján készíti költségvetését, ennek megfelelıen az önkormányzata által felügyelt közszolgáltató intézmények is hasonló módon terveznek. A költségvetés tervezésének általános folyamata a következı: •
önkormányzat által felügyelt közszolgáltató intézmények vezetıi saját hatáskörben elkészítik az intézmények éves költségvetésének tervét, amely általában az intézmények munkavállalóinak bér és járulék költségeit tartalmazza, illetve az állami normatíva felhasználását
•
a közszolgáltató intézmények vezetıi az intézmények éves költségvetésének tervét az önkormányzat költségvetésének tervezése elıtti idıszakban (általában tárgyévet megelızı év november hónapja) bemutatják a jegyzınek
•
a jegyzıvel történı egyeztetés a közszolgáltató intézmény saját hatáskörben tervezett bér és járulékok költségtervén túl érinti az intézmény dologi költségvetését, amelynek tervét azonban a jegyzı készíti elı
•
az intézményvezetı és jegyzı egyeztetése során elkészült intézményi költségvetés tervét a jegyzı terjeszti a rendes éves költségvetési terv részeként a testület elı, amely módosíthatja, illetve elfogadhatja önkormányzati rendelet szintő helyi jogszabályban
•
a közszolgáltató intézmények szakmai programját (pl. az iskola pedagógia programját, illetve annak indokolt módosítását) az intézmény vezetıje készíti el, és nyújtja be a jegyzıhöz, aki a testület elé terjeszti, a testület pedig önkormányzati határozat szintő helyi jogszabályban fogadja el
•
a közszolgáltató intézmények alapító okiratát, szmsz-ét a (egyeztetve az intézmény vezetıjével)jegyzı állítja össze és terjeszti a testület elé, amely önkormányzati határozat szintő helyi jogszabályban fogadja el
•
a közszolgáltató intézmények nyilvános szakmai rendezvényeikrıl, programjaikról szóban tájékoztatják a polgármestert, a jegyzı felé írásban részvételre kérı meghívó érkezik
A polgármesteri hivatal és az önkormányzat által felügyelt közszolgáltató intézmények közötti információáramlásnak külön kijelölt felelıse egyik oldalról sincs. A közszolgáltató intézmény vezetıje és a jegyzı között a napi kapcsolat személyes, a hivatalban zajlik.
18
A polgármesteri hivatal és az önkormányzat által felügyelt közszolgáltató intézmények közötti szakmai információ nagyobb részét a költségvetés tervezés döntés-elıkészítéséhez szükséges dokumentumok alkotják. Ezeken túl jelentısebb információt a közszolgáltató intézmény belsı ellenırzési tervének elıkészítése igényli. A közszolgáltató intézmények vezetıi részt vesznek az intézmény belsı ellenırzési tervének elıkészítésében. A belsı ellenırzési tervet (illetve annak tartalmát) a jegyzı terjeszti elı, a testület fogadja el önkormányzati rendelet szintő helyi jogszabály formájában a tárgyévet megelızı év november 15. napjáig. A belsı ellenırzésrıl szóló jelentést a jegyzı fogadja be. Amennyiben a belsı ellenırzés módosítási javaslatot, észrevételt tartalmaz, a jegyzı intézkedési tervet készít, amely megvalósítása kötelezı érvényő a közszolgáltató intézmény vezetıjére nézve. A közszolgáltató intézmény belsı ellenırzésének jelentését az éves zárszámadással együtt (tárgyév május vége) a jegyzı terjeszti a testület elé, amely a zárszámadással együtt önkormányzati rendelet szintő helyi jogszabály formájában. A testületi elfogadás idıpontjáig a belsı ellenırzésben megfogalmazott észrevételek, ajánlások alapján a jegyzı saját hatáskörben tesz intézkedéseket. Egyéb területek, amelyekrıl az intézményvezetık tájékoztatás adnak vagy kérnek: rendkívüli kiadások, pályázatok Az önkormányzat által felügyelt közszolgáltató intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának támogatására jelenleg nem áll rendelkezésre informatikai támogatás. Azonban mind a hivatal vezetıje, mint az intézmények vezetıi igénylik, és a pályázat során megvalósítandó. A közszolgáltató intézmények vezetıi számára elektronikusan rendelkezésre álló döntés-elıkészítı dokumentumok jelenleg nem állnak rendelkezésre. Azonban mind a hivatal vezetıje, mint az intézmény vezetıje igényi, és a pályázat során megvalósítandó. 9.3. Az önkormányzat által fenntartott közszolgáltató intézmények mőködése és szervezete Páty önkormányzata által fenntartott közintézmények erıforrás kérdéseit az intézményvezetık kezelik, mert részben önálló intézményként mőködnek. Személyi vagy státuszbıvítést érintı kérdéseken túlmenıen az intézmény vezetıje önálló. Az erıforrások kezelését érintı döntések szabályozása az intézmény szmsz-ében található. Páty önkormányzata által fenntartott közintézmények szakmai eredményeirıl az intézményvezetı készít éves beszámolót írásban, amelyet a jegyzıszóban terjeszt a képviselıtestület elé, amely határozatban elfogadja. A közintézmények vezetıi negyedéves pénzügyi jelentést készítenek a célelıirányzat felhasználásáról, havi jelentést a tartozásállomány alakulásáról. A beszámolókat a jegyzı terjeszti a képviselıtestület elé, amelyek csak tájékoztató információt jelentenek, elfogadni vagy határozatot hozni róla nem kell. A közös fenntartású intézmények költségvetésérıl a társult önkormányzatok közösen döntenek, a közintézmények vezetıi a szakmai kérdésekben Hidasnémeti önkormányzati hivatalának számolnak be. Páty önkormányzata által fenntartott közintézmények mőködésének célvizsgálatát évente külsı cég végzi el az önkormányzat megbízásából. Az intézmények belsı ellenırzését az önkormányzat által éves megbízási szerzıdés keretében alkalmazott belsı ellenır végzi el. AZ önkormányzat éves megbízási szerzıdés keretében könyvvizsgálót is alkalmaz.
19
Páty önkormányzata által fenntartott közintézmények költségvetés tervezetérıl az intézményvezetı készít éves beszámolót írásban, amelyet a jegyzıszóban terjeszt a képviselıtestület elé, amely az éves költségvetés megvitatása során az önkormányzat költségvetésének keretében rendeletben elfogadja. A közintézmények vezetıi negyedéves pénzügyi jelentést készítenek a célelıirányzat felhasználásáról, havi jelentést a tartozásállomány alakulásáról. A beszámolókat a jegyzı terjeszti a képviselıtestület elé, amelyek csak tájékoztató információt jelentenek, elfogadni vagy határozatot hozni róla nem kell. A közös fenntartású intézmények költségvetésérıl a társult önkormányzatok közösen döntenek, a közintézmények vezetıi a szakmai kérdésekben Hidasnémeti önkormányzati hivatalának számolnak be. Páty önkormányzata által fenntartott közintézmények költségvetésében takarékosságra hosszú távon nincs esély a forrásszőke miatt. Páty önkormányzata által fenntartott közintézmények mőködésének hiányosságai csak forráshiányból fakadnak. Kiemelkedı hiányosságok nincsenek. Testületi döntés született azonban abban, hogy az óvodai étkezési díj nem vagy késı befizetése miatt a kézpénzes befizetést felváltották a banki átutalással.
10. Mérések Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának és a nyújtott közszolgáltatások eredményességé mérése a munkatársak között személyre lebontott elvárások szerint a teljesítményértékelés keretében minden év novemberében történik Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának adóügyi irodájától a képviselıtestület, illetve a hivatalvezetı (jegyzı) azt várja el, hogy minél több adó legyen befizetve, eredményesek legyenek a helyszíni felderítések. (A helyszínek kiválasztása adóügyi nyilvántartás alapján történik. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának mőszaki irodájától a képviselıtestület, illetve a hivatalvezetı (jegyzı) azt várja el, hogy a határidık be legyenek tartva. Az eredmények iránti elvárás nem dokumentált. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának pályázatkezelı ügyintézıjétıl azt várják el, hogy egy pályázat elıkészítése és egy pályázat utókövetése során pontos munkavégzés történjen. A munkavégzés eredményességét belsı ellenırzés, nyertes pályázat esetén külsı ellenırzés is értékeli. A pályázatkezelı a pályázat elırehaladásáról, illetve teljesítésérıl beszámolókat készít a bizottságnak, amely elıterjeszti a képviselı-testületnek. A pályázat utókövetése során a pályázatkezelı táblázatos nyilvántartást vezet a határidıkrıl, kimutatást a teendıkrıl várható dátum szerint. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában az adóügy ügytípus legfontosabb eredménye, ha minél több adó van befizetve. Páty önkormányzata polgármesteri hivatala mőszaki irodájának legfontosabb eredménye a meghozott döntés. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a pályázatkezelés ügytípus legfontosabb eredménye, ha a döntéstámogatáshoz pontos, gyors, friss információk állnak rendelkezésre. Fontos elvárás hogy, pontos munkavégzés történjen, a pályázatkezelı a határidıket betartsa, és átlátható legyen minden adminisztráció.
20
Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában az adóügy ügytípushoz kapcsolódóan negyedévenként történik informális zárás, év végén pedig formális jelentés. Az adóügyi iroda éves jelentésében egyaránt szerepelnek az adóhátralékok és a túlfizetések. Az adóügyi iroda az éves jelentést átadja a pénzügyi irodának, ahol elıkészítik az éves költségvetés tervezéséhez. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a mőszaki irodához tartozó ügytípus ügymeneteihez kapcsolódóan a mőszaki iroda irodavezetıje tart informálisan ellenırzést. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a pályázatkezelés ügytípus ügymeneteihez kapcsolódóan a pénzügy, az irodavezetı, a bizottság, a kiválasztott felelıs, a polgármester tart ellenırzést. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának és a nyújtott közszolgáltatások eredményessége szintjének megtartása, illetve növelése anyagi jutalmazással motiválja a jegyzı: a jutalmazás a teljesítményértékelés alapján történik. A jutalmazás nem automatikusan történik, két forrása van: jegyzı keretbıl a jegyzı dönt önállóan a jutalmazottakról és a jutalom mértékérıl. Az önkormányzat rendelkezik jutalmazási alappal, melynek felhasználására a képviselıtestület tehet javaslatot. A jutalmazás rendjében célprémium nem szerepel. Minden dolgozó kap jutalmat, de nem ugyanolyan mértékben. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának és a nyújtott közszolgáltatások eredményességét mérı mutatószámok még nincsenek kidolgozva. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának és a nyújtott közszolgáltatások eredményességének célrendszere és mérési eljárása nem szerepel a hivatal, illetve az intézmények szmsz-ében, hanem a dolgozók munkaköri leírásában. A mőszaki iroda ügyintézıjének minden feladata szerepel a munkakörleírásában. A pályázatkezelıi munkakör önállóan nincs rögzítve sem szmsz-ben, sem munkaköri leírásban. Általánosságban a pénzügyi iroda feladatellátásába tartozik Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának és a nyújtott közszolgáltatások eredményességének célrendszerét általános szinten a testület tárgyév február hónapjában határozatban állapítja meg. Az egyes dolgozókra vonatkozóan a teljesítményértékelési dokumentumban szerepelnek személyre szólóan az elvárások . Ezeket a jegyzı szóban ismerteti egyenként a dolgozókkal, átadáskor megbeszélik a célrendszer tartalmát és a dolgozó visszajelzését a jegyzı figyelembe veszi. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának és a nyújtott közszolgáltatások eredményessége mérésének értékelési szempontjait a jegyzı határozza meg. Az elvégzett feladatok minısítésére tízes skálán nyugvó szempontrendszert alkalmaznak. Az értékelés meghatározó módját és eljárást a teljesítményértékelés eljárásrendje határozza meg. Az értékelési szempontok megfogalmazásánál a jegyzı figyelembe veszi a dolgozó véleményét is. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának és a nyújtott közszolgáltatások eredményessége mérésének fıbb elemeit a költségvetés határozza meg (pl. a jutalmazás anyagi kereteit). A jegyzı megfogalmaz egyedi elvárásokat, amely alapján döntheti úgy, ha gyengébb a dolgozó teljesítménye, akkor módosul a feladatrendszer, és erkölcsi motivációval serkenti jobb és eredményesebb munkára a dolgozót a jegyzı.
21
Páty önkormányzata polgármesteri hivatalának és a nyújtott közszolgáltatások mérésének eredménye a hivatal központi rendszerében van nyilvántartva Páty önkormányzata hivatalának és a nyújtott közszolgáltatások eredményessége szintjének megtartása, illetve növelése anyagi jutalmazással motiválja a jegyzı: a jutalmazás a teljesítményértékelés alapján történik. A jutalmazás nem automatikusan történik, két forrása van: jegyzı keretbıl a jegyzı dönt önállóan a jutalmazottakról és a jutalom mértékérıl. Az önkormányzat rendelkezik jutalmazási alappal, melynek felhasználására a képviselıtestület tehet javaslatot. Páty önkormányzata hivatalának és a nyújtott közszolgáltatások eredményessége szintjének megtartása, illetve növelése anyagi jutalmazással motiválja a jegyzı: a jutalmazás a teljesítményértékelés alapján történik. A jutalmazás nem automatikusan történik, két forrása van: jegyzı keretbıl a jegyzı dönt önállóan a jutalmazottakról és a jutalom mértékérıl. Az önkormányzat rendelkezik jutalmazási alappal, melynek felhasználására a képviselıtestület tehet javaslatot. Páty önkormányzata hivatalának és a nyújtott közszolgáltatások eredményessége szintjének megtartása, illetve növelése anyagi jutalmazással motiválja a jegyzı: a jutalmazás a teljesítményértékelés alapján történik. A jutalmazás nem automatikusan történik, két forrása van: jegyzı keretbıl a jegyzı dönt önállóan a jutalmazottakról és a jutalom mértékérıl. Az önkormányzat rendelkezik jutalmazási alappal, melynek felhasználására a képviselıtestület tehet javaslatot. Páty önkormányzata hivatala szervezeti egységeinek értékelési rendjének megváltoztatására jelenleg nincs igény. Páty önkormányzata hivatalában bevezették a korszerősített teljesítményértékelést, amely eljárás korábban valamennyi dolgozót érintett, de ma 25 fıbıl 19 fıt. A teljesítményértékelés néhány egyedi esetben mérlegeléssel is történhet. 11. Projektmenedzsment a hivatalban Páty önkormányzati hivatalának vezetıi és az új dolgozói körében már van érdeklıdés a projektszemlélet iránt, több esetben alkalmazzák már. Páty önkormányzati hivatalának vezetıi a projektszemléletet általában a pályázati projektek (pl. hulladékgyőjtı pályázat) megvalósítása során alkalmazzák. Hatósági ügyek elvégzésében vagy közszolgáltatások ellátásában a projektszemléletet nem jellemzı. Páty önkormányzati hivatalában a projektszemléletet bevezetése az egyedi hatósági ügyek eljárásában nem lehetséges (hiszen azt magasabb szintő jogszabály határozza meg), de a közszolgáltatások ellátásában lehet rá mód. Erre most nincs példa, de nyitottak rá. Páty önkormányzati hivatalában a projektmenedzsment képzésben a jegyzı vett részt. Páty önkormányzati hivatalában a projektmenedzsmentet jelenleg nem támogatja IKT eszköz, és PM sw-t sem használnak. 12. A szakpolitikák Páty önkormányzati hivatalában nincsenek felelısei az egyes szakpolitikáknak azok a képviselıtestület bizottságaihoz vannak delegálva.
22
Páty önkormányzata szakpolitikák felelısei a képviselıtestület bizottságai, amelyek tárgyévet megelızı év október-november hónapjában felmérést készítenek az egyes szakpolitikák állapotáról, kapcsolódó igényeirıl, tervdokumentumairól, amelyeket az egyes bizottság feldolgoz és a jegyzın keresztül a testület elé terjeszti, amely dönt az erıforrásigényekrıl Az önkormányzati szakpolitikai prioritások és a költségvetés elıkészítése és elfogadása közötti tartalmi és eljárási kapcsolatok a következık: •
A pénzügyi teljesítések értékelése a gazdasági ellenırzési folyamatába van beépítve.
•
A szakmai teljesítések értékelése a szakmai szervezetek ellenırzési folyamatába van beépítve.
Páty önkormányzatánál szakpolitikák szakmai és pénzügyi képviseletét a képviselıtestület bizottságai látják el. Például a környezetvédelmi bizottság egy tagja rendelkezik környezetvédelmei alapvizsgával. Páty önkormányzata szakpolitikák tervezését és értékelését a képviselıtestület bizottságai végzik. Páty önkormányzata szakpolitikák felelısei a képviselıtestület bizottságai. A hatás- és felelısségi körrıl a hivatal szmsz-ének mellékletei gondoskodnak. Páty önkormányzatánál az egyes szakpolitikákhoz nem kapcsolódnak mérési eljárások. Páty önkormányzatánál az egyes szakpolitikák tervezése során nem alkalmazzák a stratégiai tervezés módszertanát. 13. Gazdálkodási felelısségvállalás Páty önkormányzati hivatalának pénzügyi és gazdálkodási felelısségvállalás szabályozása a hivatal szmsz-ben van rögzítve. Páty önkormányzati hivatalának pénzügyi és gazdálkodási felelısségvállalásának eredményességét jelenleg nem mérik 14. Stratégiai tervezés a költségvetés tervezésében Páty önkormányzata ötéves stratégiai programmal rendelkezik, amelyet 2006-ban fogadtak el. Az intézmények igényei, a könyvelı jelentései alapján a költségvetés tervét a pénzügyi iroda közremőködésével a jegyzı terjeszti elı a testületnek. A beterjesztésnek (figyelemmel a központi költségevetés elfogadásának idıpontjával) tárgyév február 15.-éig meg kell történnie, a testületnek rendelettel kell elfogadni 30 napon belül. A költségvetés tervének elkészítésében most már elfordulnak civil kezdeményezések is, korábban ez nem volt jellemzı. A jelenlegi tervezés kétütemő bázislapú ciklusterv. Módosításra, javaslatra nyitottak. Páty önkormányzatának választott tisztségviselıi és a polgármesteri hivatal vezetıi jelenleg nem ismerik a stratégiai tervezés módszertanát. Igény van rá, a pályázat keretében képzés során megvalósítandó.
23
Bár Páty önkormányzatánál a stratégiai tervezés a kapcsolódó szakmai ismeretek jelenlegi hiánya miatt nem terjed el, a beruházásoknál, fejlesztéseknél viszont jelentkezik a stratégiai tervezés, annak kiterjesztése iránti elkötelezettséget még nem érezni a képviselıtestületben. A stratégiai tervezés bevezetésének elınyeit látják Páty önkormányzatánál, de akadálynak érzik, hogy felsıbb szinten (szakigazgatás) sincs még stratégiai tervezés bevezetve. Továbbá a normatív finanszírozás, a ciklusterv gátat szab a stratégiai tervezés bevezetésének. A képviselıtestület is idegenedik a stratégiai tervezés esetleges bevezetésétıl. Páty önkormányzatánál a stratégiai tervezés bevezetését jelenleg képzés nem támogatja. Páty önkormányzatánál a stratégiai tervezést IKT eszköz nem támogatja. A testület félé benyújtott költségvetési táblák papírlapúak, igény van elektronikus adathordozóra, amely a pályázat keretei között megvalósítandó. 15. A költségvetéshez tartozó folyamatok 15.1.
A költségvetés készítésének és elfogadásának folyamata
Páty önkormányzata költségvetésének elkészítéséért a jegyzı felel, aki a tervezési munkában a hivatalon belül a bizottságok munkájára támaszkodik. Az önkormányzat által fenntartott közszolgáltató intézmény(ek) vezetı(i) saját hatáskörükben elkészítik a közszolgáltató intézmény(ek) intézményi költségvetési tervét, amely az intézményben dolgozó közalkalmazottak bér és járulékainak tervezésébıl áll. Az intézmények dologi kiadásainak tervezését a jegyzı végzi el. Az intézmények költségvetés tervezetét az intézmény vezetıje nyújtja be a jegyzınek. A döntés-elıkészítés folyamatát meghatározza a központi költségvetés elfogadásának idıpontja, hiszen az tartalmazza a normatív támogatás elemeit A jegyzı állítja össze az önkormányzat éves költségvetésének végleges tervét, amelyet a képviselıtestület elé terjeszt. A képviselıtestület a beterjesztett éves költségvetési terv elfogadásáról rendeletben dönt. A költségvetési terv mellé csatolt dokumentumok: részletes indoklás, rendeletterv, táblázatok. Az önkormányzat éves költségvetési tervének képviselıtestület elı történı beterjesztése a tárgyév február15.-i megtörténik, a terv megvitatása és elfogadása ettıl kezdıdıen 30 napon belül megtörténik Páty önkormányzata költségvetésének elkészítéséhez és elfogadásához döntés-támogatási eszközök a hivatal szmsz-ében szabályzatban találhatók. Páty önkormányzata költségvetésének elkészítéséhez és elfogadásához stratégiai tervezés módszertanát nem alkalmazzák. Páty önkormányzata költségvetésének elkészítéséhez és elfogadásához egyéb módszertant nem alkalmaznak. Egyes pályázatok egyedi költségvetése, annak tervezése esetileg igényelhet egyéb módszertant. Páty önkormányzata éves költségvetés tervének megvitatása és az elfogadása a testület nyilvános ülésén történi, amelyen bármely állampolgár, akár társadalmi szervezet képviseletében is részt vehet. Azonban ezt a lehetıséget nem használják k az állampolgárok, érdeklıdés nem tapasztalható. A költ-
24
ségvetés tervdokumentumai nem nyilvánosak, de az elızı év sarokszámai megjelennek a település honlapján. Az intézmények vezetıi készítik el az intézmény éves költségvetés tervezetét, amelyben az intézmény közalkalmazottainak bér- és járulékai szerepelnek Páty önkormányzata éves költségvetés tervének megvitatása és az elfogadása folyamatához jelenleg IKT támogatottságként egy pénzügyi rendszert alkalmaznak. Az önkormányzat éves költségvetési tervének képviselıtestület elı történı beterjesztése a tárgyév február15.-i megtörténik, a terv megvitatása és elfogadása ettıl kezdıdıen 30 napon belül megtörténik. Páty önkormányzata által fenntartott intézmények költségvetési tervét tárgyév január végére kéri be a jegyzı. Páty önkormányzati hivatalában költségvetés készítését érintı képzést, továbbképzést jelenleg a pénzügyi iroda vezetıjénél alkalmaznak. Javasolt a képzés kiterjesztése más szakirányú munkatárs felé is. Az intézmények vezetıi számára betekinthetı a döntés-elıkészítı dokumentáció, de nem kapják meg automatikusan, csak a saját intézményükét ismerik. Nincs alapos IKT támogatottság sem. Csak excel Az önkormányzat éves költségvetési tervének képviselıtestület elı történı beterjesztése a tárgyév február15.-i megtörténik, a terv megvitatása és elfogadása ettıl kezdıdıen 30 napon belül megtörténik A jegyzı állítja össze az önkormányzat éves költségvetésének végleges tervét, amelyet a képviselıtestület elé terjeszt. A képviselıtestület a beterjesztett éves költségvetési terv elfogadásáról rendeletben dönt. Az önkormányzat éves költségvetési tervének képviselıtestület elı történı beterjesztése a tárgyév február15.-i megtörténik, a terv megvitatása és elfogadása ettıl kezdıdıen 30 napon belül megtörténik Páty önkormányzata költségvetésének tervezéséhez és végrehajtásához döntés-támogatási eszközök nem kapcsolódnak Páty önkormányzata költségvetésének tervezéséhez és végrehajtásához stratégiai módszertant nem alkalmaznak. Páty önkormányzata költségvetésének tervezési és végrehajtási folyamatában egyéb módszertant mint a bázisalapú ciklusterv, nem alkalmaznak. Páty önkormányzata éves költségvetés tervének megvitatása és az elfogadása a testület nyilvános ülésén történik, amelyen bármely állampolgár, akár társadalmi szervezet képviseletében is részt vehet. Azonban ezt a lehetıséget nem használják ki az állampolgárok, érdeklıdés nem tapasztalható. A költségvetés tervdokumentumai nem nyilvánosak, de az elızı év sarokszámai igen. Páty önkormányzata részérıl új költségvetés tervezési és végrehajtási technikák alkalmazása elfogadásának folyamatát érintıen képzést, továbbképzést nem terveznek.
25
Páty önkormányzata költségvetésének tervezési és végrehajtási folyamatában egyéb módszertant mint a bázisalapú ciklusterv, nem alkalmaznak. Változtatásra van igény, de nem életszerő, mert nem bonyolult a költségvetés. Intraneten keresztül nem állnak kapcsolatban egymással a hivatal és az intézmények vezetıi, de igény van rá, és a pályázat során megvalósítandó.
Páty önkormányzatánál jelenleg új költségvetés tervezési és végrehajtási technikákat nem alkalmaznak. Tehát IKT támogatottsága nem releváns. A jegyzı tervezi, a testület majd dönt róla. 15.2.
A költségvetés végrehajtásának ellenırzés
Páty önkormányzati hivatalában a pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenırzés belsı ellenırzési terv alapján készül, folyamatba építetten évközben. A pénzügyi iroda készíti elı a pénzügyi adatlapokat, beszámolókat és írásban és adja át a testület pénzügyi-ügyrendi bizottságának, amely megvitatás után a jegyzın keresztül a testület elé terjeszti. Páty önkormányzati hivatalában a pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenırzés belsı ellenırzési terv alapján készül, folyamatba építetten évközben. A pénzügyi iroda készíti elı a pénzügyi adatlapokat, beszámolókat és írásban és adja át a testület pénzügyi-ügyrendi bizottságának, amely megvitatás után a jegyzın keresztül a testület elé terjeszti. Páty önkormányzati hivatalában a pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenırzéshez döntéstámogatási eszközök jelenleg nem kapcsolódnak. Páty önkormányzati hivatalában a pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenırzésnél jelenleg a stratégiai tervezés módszertana nincs jelen Páty önkormányzati hivatalában a pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenırzésben a belsı ellenırzése kívül külsı auditort alkalmaznak. Páty önkormányzati hivatalában a pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenırzésnek folyamatában részben vesznek részt az intézménynek felelısei, attól függıen, milyen jelegő az ellenırzés, mire terjed ki. Páty önkormányzati hivatalában a pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenırzésnek nyilvánossága jelenleg az ellenırzés jelentését értékelı testületi ülésen jelenik meg. A bizottsági ülés elıtt keletkezı dokumentumok nem nyilvánosak. Páty önkormányzati hivatalában a pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenırzéséhez a pénzügyi iroda vezetıjének továbbképzését tervezik. Páty önkormányzati hivatalában a pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenırzésének rendje éves terv szerint történik Az ellenırzési tervet a képviselıtestület hagyja jóvá a tárgyévet megelızı év végén. Páty önkormányzati hivatalában a pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenırzésének jelenleg nincs IKT támogatottsága. Az igény meg van rá, a pályázat során megvalósítandó.
26
Páty önkormányzati hivatalában a pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenırzésben hivatal vezetıi számára nem állnak rendelkezésre elektronikusan döntés-elıkészítı dokumentumok. Az igény meg van rá, a pályázat során megvalósítandó. 16. Közbeszerzés 16.1.
Közbeszerzési eljárások lebonyolítása
Páty önkormányzatának közbeszerzési koncepcióit a pénzügyi iroda vezetıje, a testület közbeszerzési bizottsága és egy külsı közbeszerzési tanácsadó cég egyezteti. A koncepciót a pénzügyi iroda vezetıje terjeszti a jegyzın keresztül a testület elé. A testület közbeszerzési bizottsága külsı közbeszerzési tanácsadó cég közremőködésével elkészíti az ajánlatkérést, közzéteszi, az ajánlatokat a külsı közbeszerzési tanácsadó cég elbírálja, majd a testület közbeszerzési bizottsága tárgyalja meg, és terjeszti a testület elé. A jegyzı nem is szerepel a folyamatban. A közbeszerzésrıl a képviselıtestület dönt. Páty önkormányzatánál a közbeszerzés lebonyolításához jelenleg közbeszerzési szabályzat áll rendelkezésre, mint döntés-támogató eszközök. Az ÁSZ 2007-ben ellenırizte és rendben találta. A döntéstámogatáshoz külsı szakértı céget vesz igénybe az önkormányzat, amelynek részérıl a közbeszerzési bizottság vesz részt az egyeztetésben Páty önkormányzatánál a közbeszerzés lebonyolításához jelenleg nem kapcsolódik stratégiai tervezés. Páty önkormányzatánál a közbeszerzés lebonyolításához a Kbt. iránymutatásain túl nem alkalmaznak egyéb technikákat. Páty önkormányzatánál a közbeszerzések lebonyolításában az intézménye vezetıje az intézményt érintı beruházás során (pl. iskolaépület felújítása) konzultációs joggal élhet, Páty önkormányzatánál a közbeszerzések lebonyolításának jelenleg nincs nyilvánossága, így felelıse sem. Jogszabályban elıírt nyilvánosságot sem tartják be (üvegzseb trv.) Elektronikusan sincs információ. De tervezik. A pályázat során megvalósítandó cél. Páty önkormányzatánál a közbeszerzések lebonyolításának folyamatához jelenleg nem terveznek képzéseket. A pénzügyi iroda munkatársa rendelkezik a megfelelı képzettséggel. Páty önkormányzatánál a közbeszerzések lebonyolításánál a közbeszerzési eljárások lebonyolításának ideje megfelelı. A határidık betarthatók, nem kell változtatni. A külsı cég munkájával elégedettek. Páty önkormányzatánál a közbeszerzések lebonyolítását IKT eszközök nem támogatják, nincs erre szükség, mert külsı cég végzi a kacsolódó szakmai eljárásokat. Páty önkormányzatánál a közbeszerzések lebonyolításával kapcsolatban elektronikusan rendelkezésre álló döntés-elıkészítı dokumentumok jelenleg nincsenek, csak papíralapon. Igény van arra, hogy a hivatal belsı portálján jelen legyen. 16.2.
A környezetbarát közbeszerzési gyakorlat
27
Páty önkormányzatánál a környezetbarát közbeszerzési gyakorlat bevezetésével kapcsolatban elektronikusan rendelkezésre álló döntés-elıkészítı dokumentumok jelenleg nincsenek. 17. Nyilvánosság fejlesztése 17.1.
Szervezeti megoldások
Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásához nem kapcsolódnak külön döntés-elkészítési folyamatok. Javasolt az eljárásrend kidolgozása a honlap tartalommenedzsment eljárásrendjével egybe kapcsolva Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásáért és a döntések nyilvánossá tételéért jelenleg felelıs nincs megjelölve. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a döntések nyilvánossá tételéhez jelenleg egyéb technikákat nem alkalmaznak. Páty önkormányzati intézményeiben a döntések nyilvánossá tételéhez jelenleg felelıs nincs megjelölve. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a döntések nyilvánossá tételében nincs felelıs. Külön szabályozásban, munkaköri leírásban még nem jelenik meg. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a döntések nyilvánossá tételéhez kapcsolódóan képzést, továbbképzést terveznek. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a döntések nyilvánossá tételének nincsenek idıpontjai. Páty önkormányzata polgármesteri jelenleg nem rendelkezik kommunikációs vagy PR tervvel, koncepcióval. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a döntések nyilvánossá tételének jelenleg nincs IKT támogatottsága. Azonban a honlap tartalomfejlesztése iránt igény van, ez a pályázat során megvalósítandó. 17.2.
Kapcsolatszervezés
Páty önkormányzata polgármesteri hivatala részérıl a nyilvánosság folyamatát szabályozó dokumentum jelenleg nincs az önkormányzatnál, ezért eljárásrend sem létezik, munkaköri leírásokban sem szerepel Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában a rendszeres tájékoztatáshoz jelenleg nem állnak rendelkezésre technikai feltételeit
Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában jelenleg nem állnak rendelkezésre az internetes tartalommenedzsment fejlesztésének feltételei, de a pályázat során megvalósítandó. A nyilvánosság folyamatát szabályozó dokumentum jelenleg nincs a polgármesteri hivatalban, ezért eljárásrend sem létezik, munkaköri leírásokban sem szerepel.
28
Páty önkormányzata jelenleg nem rendelkezik kommunikációs vagy PR tervvel, koncepcióval. Egyes pályázatokhoz azonban feltétel, egy elkészült alapján ki lehet terjeszteni települési szintre. Páty önkormányzatánál jelenleg nincs rendszeres a sajtófigyelés és -elemzés, panaszkezelés. Páty önkormányzata képviselıtestület állandó és ad hoc bizottságainak munkájában részt vesznek a társadalmi szervezetek képviselıi. Páty önkormányzata képviselıtestületének bizottságainak munkájában nem vesznek részt civil és a vállalkozói szféra képviselıi. Pátyon a vállalkozások nem veszek részt nyilvános fórumokon, ilyen alkalmakra nincs igény.
Páty önkormányzatnak honlapján jelenleg nincs panaszkezeléssel foglalkozó rovat. Tervezik és a pályázat során megvalósítandó. 17.3.
Partnerség
Páty önkormányzata partnerei: önkormányzati társulások, többcélú társulás, Pátyi Ipari Park, Pátyi Vagyonkezelı. A partnerség építése a polgármester és az alpolgármester személyéhez, nem pedig a hivatalhoz kapcsolódik. Páty önkormányzata képviselıtestület állandó és ad hoc bizottságaiba külsı partnerek delegálnak tagokat: településfejlesztési koncepció kialakításához ipari park megalapításához, szabályozási tervek megvitatásához. Páty önkormányzata polgármesteri hivatalában döntés-elıkészítés tervdokumentumai, a projektek megvalósítása ellenırzésének eredményei nem férhetık hozzá nyilvános fórumokon Páty önkormányzatánál a horizontális alapelvek érvényesülése jelenleg nincs jelen.
29
