DELING O M Organisatorische wijzigingen automatiseren en versnellen. MODULE
• Jaarlijkse budgettering en personeelsplanning • Interne reorganisaties • Inperkingen van personeelsbestand • Fusies en overnamen • Strategische personeelsplanning voor lange termijn
Het maken vanES modellen is iets dat u regelmatig GR doet — of zou moeten doen — om de koers van S
CC
IO
TE
ITY
S
U uit te zetten. Het maken IN van modellen wordt ook wel het uitvoeren van wat-alsuw organisatie N
DELING MO
scenario's of strategiebepaling genoemd. Hoe u het ook noemt, u zult tijd en resources moeten investeren om weloverwogen leiding mogelijk te maken. Door uw organisatie de vraag 'wat als…?' te stellen als reactie op verschillende gebeurtenisschakelaars kunt u tijd besparen, efficiënt
MODULE
begrotingen risico's verminderen, productiviteit verhogen, kosten verlagen, strategieën en MOD M maken, ODULE ULE doelstellingen beter op elkaar afstemmen, groeikansen versnellen en zelfs talent volgen dat u van
een concurrent zou willen overnemen.
Organisatorische modellen: essentieel voor de toekomst van uw bedrijf.
Het maken van modellen is niet alleen bedoeld voor fusies en overnamen of inperkingen van het personeelsbestand. U kunt personeelsscenarioplanningen gebruiken bij jaarlijkse begrotingsevaluaties voor personeelsbezettingsplanning, kostenramingen en het creëren van nieuwe posities, bij het starten van nieuwe bedrijfseenheden zoals winkellocaties, om strategische plannen voor de lange termijn te maken als reactie op gebeurtenissen van buitenaf, of om de diepte van uw organisatie te evalueren. Aquire biedt de oplossing die u nodig hebt om van het maken van modellen een productieve, oplossingsgerichte inspanning te maken. De module Modellen vervangt de vele spreadsheets en niet beveiligde documenten met verouderde informatie door een veilige samenwerkingsoplossing waarmee u de organisatorische structuur kunt visualiseren, zowel de werkelijke als de geplande, met de meest actuele personeelsgegevens.
Het is natuurlijk makkelijk te vragen 'Wat als...?, maar hoe beantwoordt u de vraag? Met de nieuwe modelmodule van OrgPublisher maakt Aquire het u gemakkelijk verschillende scenario's uit te proberen in een veilige samenwerkingsoplossing. Met de vertrouwde organigraminterface van OrgPublisher kunnen meerdere gebruikers verschillende personeelsplannen maken, bekijken en analyseren, zowel om organisatorische wijzigingen bij te houden als om in de toekomst te kijken. Wijzigingen worden op aanvraag samengevat in gedetailleerde rapporten, zodat u de gevolgen van mogelijke scenario's eenvoudig kunt visualiseren. Bovendien worden de operationele gegevens in de modelmodule dagelijks vernieuwd en worden plannen veilig opgeslagen in een centrale locatie, zodat uw modellen gelijk blijven opgaan met organisatorische wijzigingen en continu levensvatbare scenario's blijven opleveren.
Wat als … u een virtueel organigram had om meerdere scenario's te onderzoeken? Dat hebt u nu. Met de modelmodule kunt u snel modelomgevingen maken voor uw meest recente inspanning — of het nu tijd is voor de jaarlijkse begroting of voor een complexe fusie. Wanneer dat eenmaal is gedaan, kunt u de modelmodule starten en uw scenario testen in een kopie van het organigram van uw bedrijf. Via een intuïtief dashboard kunt u belangrijke cijfers en de voortgang in de richting van uw doelstellingen bijhouden terwijl u het plan verfijnt. U kunt samenwerken met andere gebruikers, of een idee individueel uittesten. De beveiligingsinstellingen voor elke gebruiker bepalen tot welk deel van het organigram deze toegang hebben, zodat ze zich kunnen concentreren op alleen hun eigen verantwoordelijkheidsgebied binnen het plan. Personen die verantwoordelijk zijn voor het initiatief kunnen zowel het volledige overzicht als alle details bekijken. Het visualiseren van een reorganisatie is eenvoudig wanneer u personen, posities of volledige afdelingen naar nieuwe locaties kunt slepen en neerzetten en de resultaten van voorgestelde wijzigingen direct kunt zien in eenvoudig te lezen dashboards, uitgebreide wijzigingsrapporten en het gereviseerde organigram zelf. U kunt op een efficiënte manier meerdere wat-als-scenario's testen en vergelijken en zo tot de best mogelijke oplossing komen. In de tussentijd blijven wijzigingen afgestemd op het bedrijfsbeleid door middel van gedefinieerde bedrijfsregels.
Beveiliging is van essentieel belang — dus waarom verstuurt u gevoelige documenten per e-mail? Organisaties moeten uiterst waakzaam zijn voor wat betreft de beveiliging van vertrouwelijke scenarioplanningen. Wanneer uw bedrijf een overname plant of bijvoorbeeld een inperking van het personeelsbestand, zijn rondgaande geruchten of uitgelekte plannen het laatste dat u wilt. Dit kan grote schade opleveren voor het bedrijf, bijvoorbeeld doordat de aandelenprijzen voor beursgenoteerde bedrijven daar onder lijden. Het e-mailen van spreadsheets of proberen een exemplaar op papier achter slot en grendel te houden is eenvoudig niet voldoende. De beste benadering voor gebeurtenissen van dit type is met absolute beveiliging. Met de modelmodule kunt u geschikte beveiligingsniveaus instellen, zodat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot de informatie die ze moeten zien en waarmee ze moeten werken. Doordat het niet meer nodig is meerdere plandocumenten te maken voor verschillende weergavetoegangsniveaus en die vervolgens samenhangend proberen te integreren, kan de communicatie en besluitvorming sneller verlopen. Voor een waterdichte beveiliging kan Aquire de modelmodule hosten op onze servers, zodat er geen kans is op een inbreuk op de beveiliging van uw eigen IT-afdeling. Het uiteindelijke plan wordt pas bekendgemaakt wanneer uw team het daar gereed voor acht.
Het is begrotingstijd — bent u klaar voor uw jaarlijkse reorganisatie? Mogelijk realiseert u zich het niet, maar elke keer dat het begrotingsseizoen is aangebroken voert uw bedrijf een mini- (of zelfs een niet zo mini-) reorganisatie uit. Financiën vormen de basis van het algehele plan, waarna de managers hun bereik gaan analyseren om te bepalen welke aanpassingen nodig zijn als reactie hierop. Deze aanpassingen kunnen bijvoorbeeld een vermindering van de personeelsbezetting met zich meebrengen, of het creëren van nieuwe vacatures.
Prestatiecijfers visualiseren in een dashboard Vergelijk de huidige cijfers met uw doelcijfers in een kleurgecodeerd organigram, waarin hiaten zijn gemarkeerd die uw acceptabele tolerantieniveaus overschrijden.
Gebruik dit jaar de modelmodule om in slechts enkele minuten het organigram van elke afdeling — actueel en voorgesteld — te visualiseren. Het analyseren en volgen van personeel is van vitaal belang voor zowel het creëren als het vervullen van vacatures. Gegevens rond de invloed op salarissen en personeelsbezetting worden eenvoudig samengevat in een wijzigingsrapport, dat na elke individuele aanpassing kan worden weergegeven. U weet direct hoeveel het zou kosten om die twee nieuwe specialisten toe te voegen, zonder dat u ingewikkelde berekeningen buiten het systeem hoeft uit te voeren. U voert eenvoudig het wijzigingrapport uit en overhandigt dit aan de financiële afdeling. Gebruik de modelmodule om te beheren en controleren of en wanneer die vacatures worden vervuld en houd de begroting continu onder controle, zodat u van elke afdeling weet of de personeelsbezetting boven of onder de planning zit.
Hoe diep is uw organisatie? Bekijk de organisatie in zijn geheel voordat u de aanvraag voor meer personeel van uw marketingafdeling analyseert: is deze te plat? Of misschien wel te diep? Grijp deze jaarlijkse kans aan om het terrein te verkennen en te evalueren of het bedrijf hier of daar enig niveauverschil zou kunnen gebruiken. Visualiseer de gehele organisatie en gebruik het bereik en de functies voor laaganalyse van de modelmodule om gebieden te identificeren die kunnen worden afgevlakt of uitgebreid om beter te worden afgestemd op de algehele organisatorische structuur. Wanneer u het volledige overzicht bekijkt, kunt u die aanvragen van afdelingen met meer inzicht afhandelen en ervoor zorgen dat uw bedrijf efficiënt blijft functioneren.
Eenvoudiger organisatorische modellen maken Maak modellen van mogelijke wijzigingen in de bedrijfsstructuur door personen of het gehele bereik van een manager te verslepen en neer te zetten.
Nu we het toch over begrotingen hebben, wat kost u die lang uitgesponnen inperking van het personeelsbestand? Inkrimpingen zijn in de eerste plaats al een pijnlijk proces. Wanneer u echter een inperking van het personeelsbestand plant omdat u de kosten zo snel mogelijk drastisch moet verlagen, moet dit zo snel en efficiënt mogelijk gebeuren. Laat een inperking van het personeelsbestand ter waarde van miljoenen niet vertragen door inefficiënte processen als per e-mail verzonden spreadsheets en 'plaknotities'. In de modelmodule werken meerdere geautoriseerde gebruikers samen aan hetzelfde plan in een enkele werkruimte. Relevante cijfers zoals bereik- en laaggegevens, begrotingen en verkoopprognoses die op uw model van toepassing zijn, worden weergegeven in dashboards. Met al deze informatie bij de hand kunnen sneller beslissingen worden genomen. Dat leidt tot minder tijd voor rondgaande geruchten bij het koffieapparaat en verlaagde productiviteit. Bovendien kunt u zich niet veroorloven uw beste werknemers kwijt te raken doordat deze hun heil elders gaan zoeken voordat u ze hebt kunnen vertellen dat er voor hen nog steeds een plaats is in het bedrijf. In turbulente tijden als deze kunt u misschien niet eens bijhouden wie er hebben opgezegd en wie er nog steeds in dienst zijn als uw ERP-systemen niet zijn gekoppeld aan uw modeloplossing. De
Bereik en laagcijfers weergeven U kunt duidelijke, beknopte overzichten krijgen van een onbeperkt aantal cijfers zoals personeelsbezetting, kosten en prognoses. Met deze cijfers kunt u punten in de hiërarchie identificeren die kunnen worden aangepast zodat ze beter zijn afgestemd op de algehele organisatorische structuur.
modelmodule houdt uw personeelsgegevens actueel met dagelijkse updates van welk HRIS-systeem u ook gebruikt. Met het inzicht dat u hebt in de gehele organisatie kunt u zelfs massale wijzigingen snel uitvoeren en problemen op het gebied van naleving toch vermijden. En als alles eenmaal voorbij is, kunt u met de modelmodule separatiedocumenten automatisch laten voorbereiden, distribueren en bijhouden.
Bedrijf X komt van Mars, Y komt van — hoe gaat de communicatie verlopen? Na uw laatste overname moet u allebei dezelfde taal kunnen spreken. Gebruik de modelmodule om een gemeenschappelijk platform te delen. Aangezien de modelmodule gebruik maakt van de mogelijkheid van OrgPublisher gegevens van elk ERP-systeem te kunnen lezen, maakt het niet uit dat uw nieuwe overname een andere personeelsdatabase gebruikt dan u, of dat uw gegevensvelden niet overeenkomen. Zodra de overname rond is, helpen de personeelsgegevensexperts van Aquire u bij het maken van een gedetailleerde modelomgeving, waarbij wordt vastgesteld welke specifieke gegevensvelden nodig zijn van het overgenomen bedrijf en hoe deze kunnen worden opgemaakt zodat ze zijn afgestemd op uw bestaande werkwijzen. Vervolgens worden de gegevens van het andere bedrijf overgezet van hun HRIS- en andere systemen naar uw modelomgeving. Nu ze eenmaal uw taal spreken, kunt u de organigrammen van beide organisaties naast elkaar leggen en een begin maken met het opnemen van nieuwe werknemers in uw huidige structuur, het oprichten van nieuwe bedrijfseenheden en het herstructureren van uw personeelsbestand op basis van uw pas gecombineerde bedrijfsdoelstellingen in één gemeenschappelijke virtuele omgeving, hoeveel HRIS-systemen er dan ook in gebruik zijn.
Positieve versus negatieve wijzigingen analyseren Visualiseer snel de invloed van geplande wijzigingen voor een enkele eenheid of de gehele organisatie met de kleurgecodeerde overzichtskolommen voor voor-en-na van het interactieve wijzigingsrapport.
De vrijheid het goed te krijgen voordat u het indient.
Met de modelmodule van Aquire kunt u het nieuwste idee van Diana testen en zien of het werkelijk de beloofde kostenbesparing oplevert. En wanneer de vijf managers van Andre met een aanbeveling komen voor het herstructureren van hun groepen voor een betere efficiëntie, kunnen ze eenvoudig te lezen organigrammen en wijzigingsrapporten overhandigen ter ondersteuning van hun plan. Wanneer u eenmaal de best mogelijke toekomst hebt geanalyseerd en u gereed bent uw plan in te dienen, kunnen deze wijzigingen eenvoudig worden geëxporteerd naar uw huidige HR-systeem om de nieuwe organisatiestructuur te implementeren. Met de modelmodule kunt u zelfs 'sjabloon'-organigrammen maken op basis van uw huidige structuur. U kunt deze bijvoorbeeld gebruiken voor het plannen van nieuwe winkellocaties of personeelsplannen voor franchises. En bent u in een proactieve bui, dan kunt u beginnen met het opstellen van reserveplannen ter voorbereiding op toekomstige risico's of concurrentieproblemen. Het maken van modellen is geen noodzakelijk kwaad — het is een uitgelezen kans op evolutie. Een kans die winstgevendheid en goede resultaten kan bevorderen. Met de modelmodule van Aquire kunt u één of meer mogelijke toekomsten analyseren voordat de beste optie wordt gekozen.
Meer oplossingen. Betere resultaten.
Naast Modellen heeft Aquire nog andere OrgPublisher-samenwerkingsmodules in de aanbieding. Met de opvolgingsmodule kunt u uw talent analyseren en het toekomstig leiderschap van uw personeelsbestand visualiseren. Met onze integriteitsmodule kunt u personeelsgegevens opschonen en beheren op continue basis.
Duik diep in uw personeelsinitiatieven.
Met InSight™, Aquire’s op hiërarchie gebaseerde personeelsplannings- en -analyseoplossing, kunt u trends in uw personeelsbezetting analyseren binnen vrijwel elk onderdeel van uw organisatie. Bepaal welke delen van uw organisatie het meest productief zijn en analyseer kritieke personeelstrends zoals groeisnelheid, verloop en kwaliteit van nieuw aangenomen medewerkers. U kunt zelfs talentmigratietrends analyseren, waaronder werving, promoties, overplaatsingen en uitval. Dit kan op afdeling, functie, kritieke rol, kostenplaats, regio en meer, zodat u tegemoet kunt komen aan de meest complexe personeelsbeslissingen en ervoor kunt zorgen dat uw personeelsinitiatieven overeenkomen met uw strategische bedrijfsplannen.
Aquire’s Unifi™ Platform.
Aquire-oplossingen maken gebruik van het Unifi Technology Platform van het bedrijf. Dit is een innovatieve en flexibele technologiebasis waardoor al Aquire's oplossingen naadloos samen kunnen werken. Dit platform is ook zo ontworpen dat Aquireoplossingen kunnen worden geconfigureerd en uitgebreid zodat ze aan uw specifieke personeelsplannings- en -analysevereisten voldoen. Met het Unifi-platform als onderliggende technologie kunt u erop vertrouwen dat Aquire-oplossingen aan uw behoeften voldoen, vandaag én tot ver in de toekomst.
Over Aquire
Aquire is een leidende aanbieder van personeelsplannings- en analyseoplossingen. Van organigrammen en analyses tot modellering van het personeelsbestand, opvolgingsplanning, gegevensintegriteit en meer — Aquire-oplossingen vergroten de zichtbaarheid van informatie, maken besluitvorming eenvoudiger en stroomlijnen P&O-initiatieven. Meer dan 2700 organisaties in 125 landen vertrouwen op Aquire-oplossingen om de gegevens van 10 miljoen professionele medewerkers te beheren.
Kantoor Noord-Amerika 400 Las Colinas Blvd. Suite 500 Irving, TX 75039 Verenigde Staten Telefoon: +1 214.574.5020 Fax: +1 214.574.5014 Kosteloos: 888.674.2427
10-AQU-300-NL / 31.05.11
Aquire Verenigd Koninkrijk, Ierland en Afrika Enterprise House 5 Roundwood Lane Harpenden Hertfordshire AL5 3BW Verenigd Koninkrijk TEL: 0845 371 7085 TEL (buiten het VK): +44 1582 463489
Aquire Europa en Midden-Oosten BCB Bachstrasse 1 CH-9606 Bütschwil, Sankt Gallen Zwitserland TEL: 043 5004165 TEL (buiten Zwitserland): +41 43 500 4165
aquire.com | blog.aquire.com facebook.com/aquire | twitter.com/aquireinc linkedin.com (OrgPublisher-groep, alleen voor klanten)
