Opheffen van PG-organisaties Stappenplan
Inhoud 1) Inleiding ........................................................................................................... 2 Leeswijzer .................................................................................................. 2 2) Overdracht activiteiten ....................................................................................... 3 3) Vermogenspositie .............................................................................................. 4 Personeel .................................................................................................... 4 Overeenkomsten ......................................................................................... 5 Materiële vaste activa .................................................................................. 5 4) Besluit tot ontbinding ......................................................................................... 5 5) Vereffening ....................................................................................................... 6 6) Bewaring boeken ............................................................................................... 7 7) Alle stappen samengevat .................................................................................... 8 8) Geraadpleegde documenten ................................................................................ 9
Verantwoording Dit document is samengesteld door DE GRAAF strategie- & beleidsadvies B.V.
Opheffen van PG-organisaties - een stappenplan, versie mei 2014
1) Inleiding De patiëntenbeweging werd de laatste jaren hard getroffen door de bezuinigingen op de instellingssubsidies. Deze bezuinigingen sloegen vaak grote gaten in de begrotingen van de patiënten- en gehandicaptenorganisaties. PGOsupport hoorde de afgelopen tijd regelmatig berichten over reorganisaties, ontslagen en dreigende opheffing van organisaties. In veel gevallen stond PGOsupport de getroffen organisaties met raad en daad terzijde. Nu vanaf 2014 de instellingssubsidies daadwerkelijk volledig zijn afgebouwd, krijgt PGOsupport geregeld de vraag: ‘Wij overwegen met onze activiteiten te stoppen. Hoe kunnen wij op een nette en juridisch verantwoorde manier onze organisaties opheffen?’ Om aan die vraag te voldoen heeft PGOsupport de navolgende notitie opgesteld. Hoe pijnlijk het ook moge zijn, u heeft de wens uw activiteiten af te bouwen en uw stichting of vereniging op te heffen. De voorliggende notitie tracht in de vorm van een stappenplan enige duidelijkheid te verschaffen over de wijze waarop u uw stichting of vereniging kunt opheffen en wat daar allemaal voor nodig is. Daarbij is het verstandig ook na te gaan of u uw activiteiten kunt onderbrengen bij een andere PG-organisatie. Hierbij is uw achterban wellicht het meest gebaat. Het is niet de bedoeling om een uitputtende beschrijving te geven van hoe precies te handelen. Vaak vergt een en ander maatwerk. De ervaring leert wel dat onzorgvuldigheid of overhaast handelen tot aanzienlijke problemen kan leiden. Schroom daarom niet om bij vragen contact met ons op te nemen.
Leeswijzer In deze notitie wordt ingegaan op de te nemen stappen die bij het opheffen van een stichting of vereniging gezet moeten worden. Hieraan voorafgaand wordt in § 2 het alternatief namelijk de overdracht van activiteiten aan een andere organisatie aangestipt. In § 3 behandelen wij de vermogenspositie. In § 4 gaan wij in op het besluit tot ontbinding. In § 5 bespreken wij de vaak noodzakelijke vereffening en in § 6 gaan wij in op het bewaren van de boeken. In § 7 en § 8 worden tenslotte alle stappen nog eens samengevat op een rijtje gezet en wordt aangegeven welke documenten voor deze notitie zijn geraadpleegd.
Opheffen van PG-organisaties - een stappenplan 2
2) Overdracht activiteiten Er kan een aantal redenen zijn om een stichting of vereniging op te heffen, bijvoorbeeld: Het vermogen van de stichting of vereniging is onvoldoende. De stichting of vereniging blijkt (op termijn) niet in staat aan haar financiele verplichtingen te kunnen voldoen. Het doel van de stichting of de vereniging kan niet meer worden bereikt. Er zijn geen leden meer om de vereniging in stand te houden. Er is geen behoefte meer aan de stichting of de vereniging. Voor dat u een proces start om uw organisatie op te heffen of, zoals de wet zegt, te ontbinden, kan het verstandig zijn eerst na te gaan of er een verwante organisatie is die (een deel van) uw activiteiten zou willen overnemen. Dit heeft als mogelijk voordeel dat er voor uw leden en/of achterban ook in de toekomst nog activiteiten ondernomen worden en dat leden of donateurs, afhankelijk van de gekozen samenwerkingsvorm, eenvoudiger verbonden blijven c.q. raken aan deze verwante organisatie. Een bijkomend voordeel is dat de andere organisatie in veel gevallen ook gebruik kan blijven maken van de instellingssubsidie van het ministerie van VWS (Fonds PGO) 1. Sinds geruime tijd stimuleert de overheid vooral de kleinere organisaties een meer formele, organisatorische samenwerking aan te gaan. Zo'n organisatorische samenwerking, die ook tot een fusie zou kunnen leiden, biedt in de visie van de overheid mogelijk een oplossing voor de continuïteitsproblemen die als gevolg van de bezuinigingen op de instellingssubsidies zijn ontstaan2. Wanneer het onderbrengen van uw activiteiten bij een andere organisatie succesvol is verlopen, kan men alsnog de eigen vereniging of stichting ontbinden.
1 2
De instellingssubsidie van maximaal € 35.000.
Voor meer informatie over de verschillende vormen van samenwerking zie de toolkit ‘Samenwerking’ van PGOsupport.
Opheffen van PG-organisaties - een stappenplan 3
3) Vermogenspositie U heeft uw activiteiten overgedragen of heeft besloten dit niet te doen en u bent van plan uw stichting of vereniging te ontbinden. Hoe gaat het nu verder? Allereerst moet u vaststellen wat de vermogenspositie van uw stichting of vereniging is. Soms maken besturen de fout dat eerst tot ontbinding van een stichting of vereniging wordt besloten en men pas daarna de vermogenspositie in kaart gaat brengen. Als bestuur dient u daarom eerst na te gaan of er baten zijn, wat de schulden zijn en hoe die zich tot elkaar verhouden. Indien er baten zijn, dient worden bekeken of de aanwezige schulden de baten overtreffen. Is dit laatste vermoedelijk het geval, dan moet het faillissement van de stichting of de vereniging worden aangevraagd met alle gevolgen van dien. Het is dus zaak om ervoor te zorgen dat voordat tot ontbinding wordt besloten, uw stichting of vereniging -indien mogelijk- een positieve vermogenspositie heeft. Zo mogelijk kunnen al de bezittingen van uw organisatie (de activa) te gelde worden gemaakt. Een positieve vermogenspositie kan eventueel ook gerealiseerd worden door bijvoorbeeld schuldeisers te verzoeken de schulden aan uw stichting of vereniging kwijt te schelden of derden te verzoeken de schulden van uw stichting of vereniging over te nemen. Denk daarbij ook aan overleg met uw belangrijkste subsidiegevers, waaronder het ministerie van VWS. Pas als een negatieve vermogenspositie onvermijdelijk is, dient het faillissement van de stichting of de vereniging te worden aangevraagd. Op deze specifieke situatie gaat deze notitie verder niet in.
Personeel Een speciaal aandachtspunt betreft de positie van eventueel aanwezig personeel. Indien u personeel in dienst heeft, kunt u het beste contact opnemen met het UWV. Soms is het verstandig om een sociaal plan op te stellen. Dit is niet wettelijk verplicht. Vaak zijn hierover in de geldende cao wel afspraken gemaakt. Meestal wordt alleen een sociaal plan opgesteld als er een aanzienlijk aantal medewerkers ontslagen dient te worden. Voor de werknemers die ontslagen worden, regelt het sociaal plan in dat geval onder meer: • ontslagvergoeding; • deelname aan de pensioenregeling; • eventuele kwijtschelding van studiekosten; • mogelijke aanvulling op het salaris; • scholing.
In de meeste gevallen kunt u volstaan door bij het UWV toestemming te vragen om uw werknemer(s) te ontslaan. U vraagt dan om een ontslagvergunning om bedrijfseconomische redenen. Voor nadere informatie en benodigde stukken zie www.uwv.nl. Het UWV bekijkt of uw ontslagaanvraag redelijk is. De behandeling van de ontslagaanvraag duurt, bij een goede onderbouwing, meestal 4 tot 6 weken.
Opheffen van PG-organisaties - een stappenplan 4
Overeenkomsten Maak ook een adequaat overzicht van eventuele (doorlopende) overeenkomsten en de termijnen die nodig zijn om deze overeenkomsten op te zeggen. Denk daarbij aan huurovereenkomsten, telefoon- en internetabonnementen, tijdschriften, overeenkomsten met een ondersteuningsbureau, verzekeringen, etc. Soms zijn deze partijen bereid de overeenkomst eerder te ontbinden omdat zij bij een faillissement vaak helemaal niets krijgen.
Materiële vaste activa Wellicht beschikt u als stichting of vereniging ook over materiële vaste activa. Dit zijn bezittingen waarvan het daarvoor benodigde vermogen voor een periode langer dan één jaar is vastgelegd. Voorbeelden hiervan zijn grond, gebouwen, auto’s en computers. Het zijn de bezittingen die een organisatie langdurig gebruikt voor de bedrijfsvoering en waarvan zij zelf het economisch eigendom bezit. Materiële vaste activa onderscheiden zich van immateriële en financiële vaste activa doordat zij stoffelijk van aard zijn. Je kunt ze pakken of aanraken. Als het goed is zijn deze activa in uw laatste jaarverslag gewaardeerd en in geld uitgedrukt. Let er op dat deze waardering realistisch is en afgestemd is op de waarde die men er in het economisch verkeer voor krijgt. Probeer deze materiële activa vast te gelde te maken door verkoop via de daarvoor geëigende kanalen. Aangezien de meeste PG-organisaties niet over substantiële, materiële vaste activa beschikken, zal een en andere in de meeste gevallen niet tot problemen leiden.
4) Besluit tot ontbinding Indien u tot de conclusie gekomen bent dat er binnen uw stichting of vereniging nog baten zijn en die baten de eventuele schulden overtreffen, kan vervolgens het besluit tot ontbinding worden genomen. Bij de stichting is dit veelal een besluit van het bestuur. Bij een vereniging wordt dit besluit door de algemene ledenvergadering genomen. In uw statuten is geregeld op welke wijze de ontbinding van de stichting of vereniging dient plaats te vinden. Artikelen over dit onderwerp bevinden zich meestal op het einde van de statuten. Dikwijls gelden er zwaardere eisen voor de besluitvorming, bijvoorbeeld: Een bepaald aantal bestuursleden of leden van de algemene vergadering moet aanwezig zijn. Om een rechtsgeldig besluit te nemen is meestal een grotere meerderheid dan het traditionele ‘de helft plus één’ vereist. Het kan dan gaan om een tweederde meerderheid of zelfs consensus. Bereid de besluitvorming goed en tijdig voor. U wilt wellicht uw stichting of vereniging per 31 december van enig jaar ontbinden. Vooral als een hoge(re) opkomst vereist is moet men qua tijd daarvoor voldoende ruimte reserveren. Als deze opkomst namelijk niet wordt gehaald, moet er volgens de statuten vaak een nieuwe vergadering moet worden uitgeschreven.
Opheffen van PG-organisaties - een stappenplan 5
Is een rechtsgeldig ontbindingsbesluit genomen, dan dient de Kamer van Koophandel daarover geïnformeerd te worden. Met het op schrift gestelde besluit (bijv. de notulen) dient met een daarvoor bestemd formulier (formulier 17a)3 de ontbinding in het Handelsregister bij de Kamer van Koophandel te worden ingeschreven. Zie ook de website van de Kamer van Koophandel www.kvk.nl). Vanaf het moment van ontbinding dient op alle uitingen van de stichting de bewoording ‘in liquidatie’ aan de naam van uw stichting of vereniging te worden toegevoegd. Voor de buitenwereld is dat een signaal dat met uw stichting of vereniging geen nieuwe zaken meer gedaan moeten worden of dat men lopende zaken nog snel moet afwikkelen. Het bestuur treedt vervolgens af en de stichting bestaat alleen nog voor zover dat in het kader van de vereffening nodig is. Let er vooral op een besluit tot ontbinding van uw stichting of vereniging niet te lichtvaardig te nemen. Zo’n besluit is namelijk onherroepelijk en kan niet door uzelf ongedaan gemaakt worden. Hiervoor is de tussenkomst van de rechter noodzakelijk. Hij zal het herroepingsbesluit moeten toetsen.
5) Vereffening Zoals hiervoor aangegeven wordt van het ontbindingsbesluit opgave gedaan aan de Kamer van Koophandel. Zijn er geen baten of schulden, dan kan uw stichting of vereniging direct worden uitgeschreven en houdt zij direct op te bestaan. Dit wordt wel een ‘turboliquidatie’ genoemd. Heeft uw stichting of vereniging nog wel baten en schulden, dan blijft zij na de ontbinding voortbestaan zo lang als dit nodig is voor de vereffening van het vermogen. Soms is dit vermogen zeer gering, maar dat maakt voor de procedure niet uit. De vereffening vindt plaats door één of meer vereffenaars. Als de statuten hierover niets zeggen en er geen speciale vereffenaars zijn aangewezen, fungeert meestal het bestuur of een van de bestuursleden als vereffenaar. Het besluit daartoe wordt genomen door het bestuur zelf (bij een stichting) of door de algemene ledenvergadering (bij een vereniging). Na de formele ontbinding van uw stichting of vereniging wordt het nog aanwezige vermogen vereffend. Schulden worden betaald en bezittingen te gelde gemaakt. Een na de afrekening eventueel resterend positief saldo wordt overeenkomstig de statuten uitgekeerd. Bij een stichting is dit meestal aan een vergelijkbaar, ideëel of sociaal doel. Het komt ook voor dat de statuten bepalen hoe, en door wie, een bestemming aan een positief saldo wordt gegeven. Bepalen de statuten niet anders, dan komt bij een vereniging een positief saldo in principe toe aan de leden. Tijdens de periode van vereffening dient een aantal formaliteiten in acht te worden genomen. Deze zijn bij wet aan de vereffenaar opgedragen.
3
Zie bijlage 1
Opheffen van PG-organisaties - een stappenplan 6
De vereffenaar dient een ‘rekening en verantwoording’ op te stellen waaruit de omvang en de samenstelling van het overschot blijkt. Indien er twee of meer gerechtigden tot het vermogen van uw stichting of vereniging zijn, stelt de vereffenaar tevens een plan van verdeling op dat de grondslagen van de verdeling bevat. De rekening en verantwoording en eventueel het plan van verdeling dienen te worden neergelegd bij het handelsregister waar uw stichting of vereniging staat ingeschreven en ten kantore van uw stichting of vereniging. De stukken dienen twee maanden bij het handelsregister ter inzage te liggen. De vereffenaar maakt door middel van een kennisgeving in een landelijk dagblad, alsmede in de Staatscourant bekend, waar en tot wanneer de ‘rekening en verantwoording’ en eventueel het plan van verdeling ter inzage liggen. Vanaf het moment van deze kennisgeving kan iedere belanghebbende door het indienen van een verzoekschrift in verzet komen bij de rechtbank. Indien er geen verzet is gedaan, kan het overschot na het verkrijgen van de akte van non-verzet worden uitgekeerd. De rechtspersoon houdt in dit geval na het uitkeren van het overschot aan de rechthebbenden op te bestaan. Gedurende de vereffening blijven de statuten van uw stichting of vereniging van kracht voor zover dat met de vereffening verenigbaar is. Nadat de vereffening is afgerond dient de Kamer van Koophandel geïnformeerd te worden over de beëindiging van de werkzaamheden van de stichting of vereniging (formulier 17b)4. De rechtspersoon wordt vervolgens uit het handelsregister geschreven. Als de rechtspersoon is opgehouden te bestaan en er blijken achteraf nog schuldeisers en of baten te zijn, dan kan de vereffening worden heropend. In dat geval ‘herleeft’ de rechtspersoon, maar blijft ontbonden, voor het afwikkelen van de vereffening. Belanghebbenden kunnen de rechtbank dan verzoeken de vereffening te heropenen.
6) Bewaring boeken Een zogenaamde bewaarder moet na de beëindiging van uw stichting of vereniging nog zeven jaar lang de boeken en bescheiden van uw stichting of vereniging bewaren. Meestal is de bewaarder de vereffenaar of een van de laatste bestuursleden. Ook kan iemand anders als bewaarder worden aangewezen, bijvoorbeeld een andere (verwante) organisatie. Het besluit daartoe wordt genomen door het bestuur (bij een stichting) of door de algemene ledenvergadering (bij een vereniging). De bewaarder moet binnen acht dagen nadat de bewaarplicht is ingegaan bij het handelsregister opgave doen van zijn naam, adres, etc. (formulier 17b).
4
Zie bijlage 2.
Opheffen van PG-organisaties - een stappenplan 7
7) Alle stappen samengevat
Wanneer u van plan bent uw stichting of vereniging op te heffen, overweegt u of er een verwante organisatie is die (een deel van) uw activiteiten zou willen overnemen.
Wanneer u uw activiteiten heeft overgedragen of besloten heeft dit niet te doen, maakt u een adequaat overzicht van uw vermogenspositie (staat van baten en lasten).
Indien u slechts een of enkele personeelsleden heeft, vraagt u een ontslagvergunning aan bij het UWV. Overweeg bij een groter aantal personeelsleden de opstelling van een sociaal plan.
Inventariseer overeenkomsten met langer doorlopende verplichtingen en zeg deze overeenkomsten op.
Begin materiele activa te gelde te maken.
Overleg met uw belangrijkste subsidiegevers en eventuele schuldeisers.
Roep bij een in principe batig saldo een bestuursvergadering (bij een stichting) of een algemene ledenvergadering bijeen conform de eisen die uw statuten daaraan stellen.
Neem als bestuur of algemene ledenvergadering het besluit tot ontbinding.
Laat, indien er sprake is van een batig saldo, hoe gering ook, het bestuur of de algemene vergadering een vereffenaar benoemen met de opdracht een eventueel batig saldo toe te kennen aan een bepaald doel (bij een stichting) of aan bepaalde personen (bij een vereniging).
Ga met de notulen van het bestuur of de algemene ledenvergadering naar de Kamer van Koophandel en laat met behulp van formulier 17a de ontbinding in het Handelsregister bij de Kamer van Koophandel inschrijven.
Vereffen het vermogen (betaal schulden en maak bezittingen te gelde). Maak een ‘rekening en verantwoording’ op waaruit de omvang en de samenstelling van het overschot blijkt en stel een plan van verdeling op dat ook de grondslagen van de verdeling bevat (overeenkomstig de statuten of de besluitvorming van het bestuur c.q. de algemene ledenvergadering). Leg de ‘rekening en verantwoording’ en eventueel het plan van verdeling ter inzage bij het handelsregister en ten kantore van uw eigen organisatie. Plaats een
Opheffen van PG-organisaties - een stappenplan 8
advertentie in een landelijk dagblad en in de Staatscourant.
Indien er niemand bezwaar (verzet) heeft, kan het overschot worden uitgekeerd.
Nadat de vereffening is afgerond stelt u de Kamer van Koophandel op de hoogte door middel van formulier 17b. Daarbij geeft u de naam en het adres op van de bewaarder. Hij of zij moet nog 7 jaar lang de boeken en bescheiden van uw stichting of vereniging bewaren.
Uw stichting of vereniging wordt vervolgens uit het handelsregister geschreven en is daarmee formeel opgeheven.
8) Geraadpleegde documenten
Handboek Stichting en Vereniging 2013. Onder redactie van Dr. J.J. A. Hamers, e.a. Uitgeverij Paris, Zutphen, 2013 Haastige spoed …. De ontbinding van een stichting of vereniging. Mr. A.A.W. Alders, Pellicaan advocaten. Rotterdam, 2009 Website Kamer van Koophandel (www.kvk.nl) Website UWV (www.uwv.nl)
Opheffen van PG-organisaties - een stappenplan 9
