UITVOERINGSPLAN OPHEFFEN REGIO CENTRAAL GRONINGEN INLEIDING Medio 2008 is de opdracht verstrekt om een onderzoek te doen naar het toekomstperspectief van de Regio Centraal Groningen (RCG). In het najaar 2008 is dit onderzoek gestart en in december 2008 heeft het RCG-bestuur - mede op basis van het onderzoeksrapport ‘Regio Centraal Groningen in toekomstperspectief’ - een besluit genomen over de toekomst van de RCG. Dit betekent dat het voornemen bestaat om de RCG per 1 januari 2010 op te heffen. Het definitief opheffen van de RCG is overigens niet een verantwoordelijkheid van het bestuur van de RCG. In de Gemeenschappelijke Regeling Regio Centraal Groningen is daarover onder andere het volgende afgesproken: 1. De regeling kan worden opgeheven bij daartoe strekkende besluiten van tenminste tweederde van het aantal raden, tweederde van het aantal colleges van burgemeester en wethouders en tweederde van het aantal burgemeesters van de deelnemende gemeenten. 2. In geval van opheffing van de regeling, regelt het algemeen bestuur de financiële gevolgen alsmede de overige gevolgen daarvan bij een liquidatieplan. De bepalingen van de regeling blijven daarbij zoveel mogelijk van kracht. 3. Het liquidatieplan wordt niet vastgesteld, dan nadat de raden, de colleges van burgemeester en wethouders en de burgemeesters zijn gehoord. In dit plan zijn bepalingen omtrent de vereffening van het vermogen van het samenwerkingsverband naar de deelnemende gemeenten toe. 4. Het liquidatieplan voorziet in de gevolgen die de opheffing heeft voor het personeel. 5. De organen van het samenwerkingsorgaan blijven, zonodig, na het tijdstip van de opheffing van de regeling in functie, totdat de liquidatie is voltooid. Met dit uitvoeringsplan wordt invulling gegeven aan het liquidatieplan, zoals bedoeld in de gemeenschappelijke regeling en hanteren in het vervolg het begrip ‘uitvoeringsplan’.
HET PROCES TOT NOG TOE In het proces tot nog toe zijn, naast diverse bilaterale overleggen met medewerkers en bestuurders, de volgende data belangrijk: Werkbijeenkomst met medewerkers over het toekomstperspectief van de RCG Werkbijeenkomst met medewerkers over het toekomstperspectief van de RCG Werkbijeenkomst RCG-bestuur over het toekomstperspectief van de RCG Mondeling medewerkers informeren over resultaat werkbijeenkomst bestuur en concept advies Rapport (inclusief advies) bespreken met medewerkers Rapport (inclusief advies) behandelen in RCG-bestuur Aanpassingen aanbrengen n.a.v. reacties medewerkers en bestuur Verzending definitief rapport en besluit naar medewerkers Verzending definitief rapport en besluit naar gemeenten CC brief aan gemeenten verzonden naar Gedeputeerde Staten
RCG uitvoeringsplan
1/7
9 september 2008 16 september 2008 3 oktober 2008 6 oktober 2008 2 december 2008 5 december 2008 december 2008 21 januari 2009 22 januari 2009 2 februari 2009
Overleg met medewerkers over concept uitvoeringsplan Òverleg met medewerkers over concept uitvoerngsplan
16 februari 2009 2 maart 2009
LOPENDE VERPLICHTINGEN De RCG heeft twee verplichtingen die – inhoudelijk beschouwd – op basis van convenanten na 1 januari 2010 doorlopen: 1. Convenant Wonen, Welzijn, Zorg Regio Groningen-Assen 2007-2010; 2. Convenant Wonen, Welzijn, Zorg Regio’s Noord- en Oost-Groningen 2008-2011. De RCG verzorgt de ondersteuning van de uitvoering van de convenanten, specifieke ondersteuning bij de uitvoering van de pilots en de jaarlijkse monitoring van de realisatie van de afspraken zoals vastgelegd in het convenant. Voor de pilot Verzoamelstee is door de Regio Groningen-Assen een subsidie verstrekt voor de komende drie jaar. De RCG voert het beheer over deze subsidie. Twee andere subsidie-aanvragen lopen nog. Het opheffen van de RCG heeft op zichzelf beschouwd geen inhoudelijke consequenties voor zowel het convenant als de pilot. Desgewenst kan een andere partij, bijvoorbeeld de Vereniging van Groninger Gemeenten, verantwoordelijkheden overnemen.
BESLUIT WONINGGEBONDEN SUBSIDIES Het Besluit Woninggebonden Subsidies (BWS) is een subsidieregeling ter stimulering van de woningbouw in de sociale sector en dateert van 1992. De regeling is de opvolger van verschillende subsidieregelingen die werden uitgevoerd door het Ministerie van VROM. Het BWS moet er voor zorgen dat er woningen werden gebouwd in de sociale sector, zodat de woningen ook bereikbaar waren voor de mensen met de lagere inkomens. De uitvoering van het BWS is in 1992 middels decentralisatie door VROM overgeheveld naar de grote gemeenten en samenwerkingsverbanden (WGR-regio’s), in casu het samenwerkingsverband Regio Centraal Groningen. Begin jaren 2000 is deze taak uitbesteed aan de gemeente Groningen, inclusief de overheveling van een personeelslid. De RCG was en is nog steeds verantwoordelijk voor de uitvoering, het afleggen van verantwoording middels de rekening van de RCG, het zetten van handtekeningen onder beschikkingen door de RCG en het uitvoeren van risico-analyses door de RCG. Sinds 1993 verleent de RCG subsidies aan woningcorporaties, particulieren en gemeenten. Ultimo 2004 zijn onder deze regeling de laatste verplichtingen aangegaan. Voor het toekennen van subsidies werden door het Ministerie van VROM budgetten beschikbaar gesteld. Zowel de ontvangsten van de toegekende budgetten als de uitbetaling aan de aanvragers van subsidie vindt plaats over meerdere jaren. De ontvangsten en uitbetalingen zijn gebaseerd op de Netto Contante Waarde –methode (NCW), hetgeen wil zeggen dat zowel de ontvangsten als uitgaven zijn opgebouwd uit rente en aflossing. Tijdens de looptijd (ongeveer 25 jaar) vinden om de vijf c.q. tien jaar op wisselende momenten diverse herzieningen plaats aan de ontvangstenkant. Aan de uitgavenkant worden in verband hiermee nog steeds gewijzigde beschikkingen afgegeven waardoor de regeling erg complex is (regeling met financiële risico’s). De regeling heeft een ingewikkelde financieringssystematiek. Als gevolg hiervan is op voorhand onzeker of bij afloop van de regeling (alle gelden zijn van VROM ontvangen en alle verplichtingen zijn door RCG betaald) een positief dan wel negatief saldo zal overblijven. De afloop zal nog vele jaren op zich laten wachten en de deelnemende gemeenten zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor financiële risico’s.
RCG uitvoeringsplan
2/7
Voor de regeling blijft het hebben van een rechtspersoon noodzakelijk. Zowel de uitvoeringsverplichtingen als de financiële verplichtingen (dat kan zowel positief als negatief zijn) lopen door na 1 januari 2010. Jaarlijks zal een rekening moeten worden opgemaakt, inhoudende de verantwoording. Deze rekening zal moeten worden gecontroleerd door de accountant en zal moeten worden vastgesteld door het bevoegde algemeen bestuur. Met inachtneming van de bestaande regelgeving en in overleg met het ministerie, de portefeuillehouder van de RCG, de financiële administratie van de RCG, de controlfunctie van de gemeente Groningen en de secretaris-directeur a.i., is de meest praktische oplossing: 1. de BWS-taken van de RCG onderbrengen bij het ‘uitvoeringsorgaan BWS’; 2. de gemeenschappelijke regeling met betrekking tot naam en inhoud aanpassen; 3. de administratie van de BWS continueren bij de huidige medewerker van de gemeente Groningen en de verantwoording continueren bij de huidige medewerker van de RCG, mede werkzaam bij de gemeente Marum; 4. bij een daadwerkelijke afkoop van BWS door het rijk – in afwachting van landelijke ontwikkelingen - e.e.a. laten overgaan in de WGR in liquidatie.
VERENIGING GRONINGER GEMEENTEN De Vereniging Groninger Gemeenten (VGG) is met de leden een onderzoek gestart naar de wensen om een VGG-nieuwe stijl te starten. Onderdeel van dit onderzoek is het peilen van de mogelijkheden om het Project WWZ - dat organisatorisch geplaatst is bij de RCG - over te hevelen naar de VGG. Zowel de VGG als het Project WWZ hebben een verantwoordelijkheid voor alle 25 Groningse gemeenten. Conform de planning van de VGG zal gedurende het voorjaar 2009 dit onderzoek afgerond zijn. Tijdens de ledenvergadering van de VGG, d.d. juni 2009, zal terzake een definitief besluit genomen worden.
PERSONELE ZAKEN De Sociale Leidraad van de gemeente Groningen is van toepassing op deze ‘reorganisatie’ en daarmee staan de werkgelegenheidshandhaving en het aanbieden van een passende functie voor de medewerkers voorop. Het voorgenomen besluit om de RCG op te heffen, heeft consequenties op het personele vlak. Er zijn vijf medewerkers in vaste dienst. De overige medewerkers zijn in tijdelijke dienst of gedetacheerd en de daarbij behorende overeenkomsten hebben een doorlooptijd tot 1 januari 2010. Met uitzondering van de medewerkers in tijdelijke dienst tot 1 januari 2010, heeft het opheffen van de RCG gevolgen voor de volgende medewerkers in vaste dienst:
a. b. c. d. e.
Medewerker Secretariaat Projectbureau WWZ Zorgbeleid RCG, project WWZ, inclusief Wonen met Zorg Zorgbeleid RCG, project WWZ, inclusief Wonen met Zorg Arbeidsmarktbeleid, economische zaken en informatievoorziening Financiële administratie TOTAAL
RCG uitvoeringsplan
3/7
FTE 0,7778 0,8889 0,8889 1 0,1481 3,7037
De ontwikkelingen bij de VGG betekenen dat naar verwachting uiterlijk juni 2009 duidelijk is of het Project WWZ en zo mogelijk nog andere werkzaamheden, wel of niet overgeheveld kunnen worden. In die context zijn voor de RCG-medewerkers in principe twee sporen aan de orde: 1. Indien overheveling aan de orde is, is duidelijk onder welke condities dit kan. De periode mei-december 2009 kan dan benut worden om de overheveling te realiseren. Daarbij heeft plaatsing van het Project (en eventuele andere werkzaamheden), bij een gemeente, bijvoorbeeld de gemeente Groningen of de gemeente HoogezandSappemeer, voorkeur. Om praktische redenen en gelet op de bestaande regelingen, bestaat er een eerste voorkeur, ook bij het personeel van de RCG, voor een plaatsing bij de gemeente Groningen. Vervolgens kan dan desgewenst detachering bij de VGG plaatsvinden. 2. Indien overheveling niet aan de orde is volgt het traject conform de sociale leidraad van de gemeente Groningen. Voor de medewerker bedoeld onder punt d, loopt op dit moment - tot 1 januari 2010 - een parttime detachering bij een andere gemeente. In afwachting van de ontwikkelingen bij deze gemeente is plaatsing bij deze gemeente, na 1 januari 2010, een mogelijk scenario. Mocht dit scenario geen of slechts parttime doorgang vinden, dan zijn de bovengenoemde sporen ook van toepassing op deze medewerker. Voor de medewerker bedoeld onder punt e is een werkrelatie voor de periode na 1 januari 2010 nog aan de orde: • zoals eerder aangegeven, vraagt de BWS nog personele inzet, ook voor de periode na 1 januari 2010; • omdat de organen van de RCG ook na het tijdstip van de opheffing van de gemeenschappelijke regeling, in functie blijven totdat de liquidatie is voltooid, is de verwachting dat er nog enige tijd werkzaamheden na de liquidatie van de RCG gedaan moeten worden; de ambtelijke werkzaamheden die hier uit voortvloeien kunnen bij deze medewerker ondergebracht worden. Voor deze medewerker vindt voor onbepaalde tijd plaatsing bij de gemeente Groningen plaats. Vanwege de gewenste functiescheiding is het niet aan te bevelen dit de dienst ROEZ van de gemeente Groningen te laten zijn. Dekking van deze kosten kan plaatsvinden uit de BWS-gelden.
ARCHIEF Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de archiefbescheiden en het toezicht op de bewaring en het beheer van de archiefbescheiden met inachtneming van een door het algemeen bestuur vast te stellen regeling. De secretaris is belast met de bewaring en het beheer van de archiefbescheiden. Voor de bewaring van de op grond van de Archiefwet 1995 over te brengen archiefbescheiden is door het dagelijks bestuur een archiefbewaarplaats aangewezen. Gedeputeerde Staten van Groningen oefenen het toezicht uit op de zorg voor de archiefbescheiden. In overleg met de gemeente Groningen (Bestuursdienst; CIM: concerninformatiemanagement) en de Groninger Archieven is afgesproken dat de documenten die in aanmerking komen voor permanente bewaring overgebracht zullen worden naar de Groninger Archieven. Daarbij geldt als uitgangspunt dat alleen documenten die een beleidsmatig karakter hebben (versneld) overgedragen kunnen worden. Overigens blijft de verantwoordelijkheid bestaan tot het moment van vernietiging of overdracht.
RCG uitvoeringsplan
4/7
Het archief van de financiële administratie is en blijft in de gemeente Marum totdat de fiscale controletermijnen zijn verstreken. Daarna gaat ook het archief van de financiële administratie naar de gemeente Groningen.
FINANCIËN Met het voorgenomen opheffen van de RCG wordt er voor de periode 2010 geen reguliere begroting gemaakt. Zoals aangegeven in deze notitie zijn met name op het personele vlak nog veel onzekerheden Het is dan ook nagenoeg ondoenlijk om op dit moment een goede liquidatiebegroting te maken. De begroting 2009 gaat uit van een bijdrage van € 0,93 per inwoner. Voor de gemeente Groningen is dit € 0,73. Het verschil in de hoogte van de bijdrage is het gevolg van het feit dat de cyclus voorbereiding, sluiten overeenkomsten, voortgangscontrole, uitvoering en accountantscontrole budget volwasseneneducatie vanaf 1 januari 2007 niet langer meer door de gemeente Groningen voor de RCG wordt uitgevoerd.. Evenals vorige jaren is conform het besluit van het toenmalige Algemeen Bestuur, d.d. 4 december 2003, een deel van de BWS-reseve (vrij besteedbaar en grotendeels opgebouwd uit rentevoordelen) aangewend voor het sluitend maken van de begroting Voor 2009 wordt deze bijdrage geraamd op € 219.000,-- (totale bijdragen gemeenten € 254.000,--) Een deel van de vaste uitgaven van de RCG werd afgelopen jaren gedekt uit externe gefinancieerde projecten. Deze projecten zijn met uitzondering van het project WWZ nagenoeg allemaal afgerond. De RCG beschikt per 31 december 2008 over een reserve positie van € 635.000,-- dat vrij te besteden is. Het project WWZ kent op dit moment een kostenpost van circa € 359.000,-- (inclusief huidige bezetting van 4 personen en overhead). Deze kostenpost is inclusief inhuur extern personeel ad € 84.000,--. Bij overheveling van bovenstaande formatieplaatsen zonder inhuur extern personeel zullen de kosten substantieel lager zijn. De keuze voor al of niet inhuur extern personeel is aan de nieuwe, ontvangende partij. Op dit moment wordt van de deelnemende gemeenten inclusief de RCG-gemeenten een bijdrage gevraagd van € 5.760,-- (bedrag 2009: € 5.920,--) voor het WWZ-project. Totaal derhalve 25 x € 5.760,- is € 144.000,--. De voorziening voor het project WWZ beloopt per 31 december 2008 € 140.000,--. Een verdeling van de kosten in de nieuwe setting (dus voortzetting WWZ-project) per inwoner, zou betekenen € 0,63 per inwoner (€ 359.000 -- / 572.702 inwoners). Een verdeling van de kosten in de nieuwe setting per gemeente zou betekenen € 14.360,-- per gemeente (€ 359.000,-- / 25 gemeenten). Over de keuze van de verdeelsystematiek zouden in dat geval nadere afspraken moeten worden gemaakt. Ook gedacht zou kunnen worden aan een soort tussenvorm (deels vast bedrag, deels een bedrag per inwoner). Het gehele proces van opheffing van de RCG leidt tot frictiekosten. Er wordt naar gestreefd die frictiekosten zo laag mogelijk te houden, maar niet alle frictiekosten zijn te vermijden. Over de totale hoogte van de frictiekosten is op dit moment nog geen uitspraak te doen. Wel zullen hiervoor gelden gereserveerd moeten worden. De hoogte hiervan is sterk afhankelijk van de personele verplichtingen na 1 januari 2010.
RCG uitvoeringsplan
5/7
Voor wat betreft de financiën kan afrondend geconcludeerd worden dat er nog teveel onzekerheden zijn om een uitspraak te doen over de financiële verplichtingen na 1 januari 2010. Uiterlijk bij de aanbieding van de concept rekening 2009 is een definitief beeld te geven. Vanwege de kosten verband houdende met de afbouw van de RCG, leverende gemeenten voor 2010 nog hun financiële bijdragen.
OVERIGE MIDDELEN De RCG heeft overeenkomsten afgesloten met betrekking tot: • huur ruimte; • kopiëren; • telefonie; • meubilair; • salarisverwerking; • ARBO-dienst; • VNG (lidmaatschap); • verzekeringen; • informatie en automatisering. Deze overeenkomsten zijn veelal afgesloten met de gemeente Groningen. In deze overeenkomsten zijn geen bepalingen opgenomen die randvoorwaarden stellen aan het opzeggen. Derhalve kunnen deze vroegtijdig per 1 januari 2010 opgezegd worden. Indien sprake zou zijn van het overhevelen van werkzaamheden (WWZ) dan is het aan de ontvangende partij (bijvoorbeeld de VGG) om ondersteunende zaken in de middelensfeer tijdig en adequaat te regelen. Bij de feitelijke beëindiging van de overeenkomsten dient getoetst te worden in welke mate de ontvangende partij deze zaken geregeld heeft. De abonnementen van de RCG zullen lopende het jaar worden geïnventariseerd en opzegd. In het scenario dat sprake is van overheveling van werkzaamheden WWZ, zullen abonnementen eveneens worden overgeheveld.
STAPPENPLAN ACTIE Principe-besluit opheffen RCG Schriftelijk bericht aan RCGmedewerkers 3. Inventarisatie en registratie belangstelling medewerkers 4. Schriftelijk berichten deelnemende gemeenten aan RCG 5. Schriftelijk berichten deelnemende gemeenten aan Projectbureau WWZ 6. Schriftelijk bericht naar gemeente Groningen inzake arbeidsvoorwaarden 7. Start overleg met mobiliteitsbureau 8. Behandeling concept uitvoeringsplan 9. Behandeling uitvoeringsplan 10. Berichten deelnemende gemeenten 11. Presentatie loopbaancentrum 1. 2.
RCG uitvoeringsplan
DOOR WIE RCG-bestuur Secretaris-directeur
TERMIJN 5 december 2008 januari 2009
Organisatie
vanaf januari 2009
RCG-bestuur
januari 2009
RCG-bestuur
januari 2009
RCG-bestuur
februari 2009
Organisatie Medewerkers RCG-bestuur RCG-bestuur Loopbaancentrum
januari 2009 februari- maart 2009 13 maart 2009
6/7
medio 2009
12. Definitief besluit tot opheffing RCG, inclusief uitvoeringsplan 13. Principe-besluit WWZ (onder voorbehoud) 14. Structureel overleg RCG-medewerkers en VGG-secretaris (afhankelijk van besluit VGG) 15. Definitief besluit WWZ 16. Beëindigen overeenkomsten per 1 januari 2010: • Huur • Telefoon • Meubilair • ICT • Abonnementen, • Etc. 17. Opleveren huisvesting 18. Ontslag, plaatsing, detachering medewerkers
Gemeenteraden Colleges Burgemeesters VGG ledenvergadering RCG-medewerkers VGG secretaris
mei – juni 2009
VGG ledenvergadering Organisatie
2 juni 2009
Organisatie
1 december 2009 – 1 januari 2010 1 januari 2010
Organisatie
16 april 2009 mei – december 2009
1 juli 2009
COMMUNICATIE, INFORMATIE EN INSPRAAK Vanaf de start van de onderzoeksopdracht (september 2008) tot en met de effectuering van het bestuursbesluit (1 januari 2010) is overleg en communicatie een belangrijk element in het gehele traject. De onderzoeksopdracht is gestart met het voeren van bilaterale overleggen en interviews met de medewerkers en de bestuurders van de RCG. Met de medewerkers die in dienst zijn van de RCG en waarvoor dit uitvoeringsplan gevolgen heeft, wordt maandelijks een bilateraal overleg gehouden. Dit overleg staat in het teken van informatie-uitwisseling, er is gelegenheid om vragen te stellen en de stand van zaken komt aan de orde. Zo nodig worden aanvullende afspraken gemaakt. Het bilaterale overleg wordt voorlopig geïnitieerd door de secretaris-directeur a.i. en kan in het vervolgtraject desgewenst overgenomen worden door de ontvangende partij, het loopbaancentrum en/of de gemeente Groningen. Naast de bilaterale gesprekken vindt maandelijks een werkoverleg met het gehele team plaats.
drs. M.A.J.R. Hermans, secretaris-directeur a.i. RCG.
RCG uitvoeringsplan
7/7
