Notulen van de Algemene Ledenvergadering Vve de Weere dd. 10 november 2010 Aanwezig
Afwezig
:Dhr. Dijkhuizen (voorzitter), Dhr. Wiering (adminstrateur/bestuurder) Dhr. Behrens (technisch beheer) 36 leden, 24 volmachten, totaal 607 stemmen :Dhr. van Wilsem (vice voorzitter), Mevr. Tijsen (notuliste) 4 leden met bericht
Wegens afwezigheid van de notuliste treedt de heer Wiering op als notulist. De vergadering kende een onrustig en bewogen verloop. Geregeld moest tijd ingeruimd worden voor eigenaars die hun ergernis uitten of hun bezorgdheid uitspraken over de kwaliteit van het huidige beheer. Geklaagd werd o.a. over het uitblijven van acties bij de beheerders, de traagheid van reageren en de stroefheid in de communicatie. Van de zijde van de beheerders werd de eigenaars passiviteit en besluiteloosheid verweten en gebrek aan initiatief. 1.
Opening Dhr. Dijkhuizen opent de vergadering om 20.20 uur, nadat eerst de aanwezige- en volmachtstemmen zijn gecontroleerd en geteld. Er zijn 607 van de 1200 stemmen, dus voldoende om de vergadering te laten plaatsvinden.
2.
Ingekomen stukken Er is een brief binnen gekomen van de heer N. Th. Van Amsterdam en de heer L. Weda. Beiden hebben betrekking op de verschuldigde servicekosten. Zullen bij punt 5 van de agenda worden behandeld. Ook is er een brief ontvangen van de Viva Zorggroep. Zij vragen de leden om toestemming voor het plaatsen van een sleutelkluis bij de entree van het complex. Dhr. Wiering legt uit wat de bedoeling is van zo’n sleutelkluis en welk protocol door de zorgverleners in acht moet worden genomen. Na deze uitleg wordt het verzoek meteen in stemming gebracht. Uitslag: Voor – niemand en tegen stemmen alle aanwezige leden. Verzoek afgewezen. Dhr. Wiering zal de Viva Zorggroep en Mevr. Claus (Zonnebloem) op de hoogte brengen van dit besluit.
3.
Vaststelling agenda cq. toevoeging punten agenda Punt 4 “Bekrachtigen van genomen besluiten 1 januari t/m heden” komt te vervallen. De heer Schot brengt onder de aandacht dat in de vergadering van 2 februari 2010 is afgesproken dat de evaluatie van Kramer&Wiering/WBBS en de eventuele verlenging van hun contract in de eerstvolgende vergadering aan de orde zal komen. Dit punt blijkt echter niet op de agenda te zijn opgenomen, maar moet dit jaar nog wel worden behandeld. De voorzitter deelt mee dat er over enkele weken, dus in 2010, nog een ledenvergadering zal worden gehouden en dat deze kwestie dan op de agenda komt. De heer Bouma wijst er in dit verband op dat er in vier jaar tijd ongeveer € 125.000.aan beheerskosten is uitgegeven en dat het nu het moment is om te weten
1
welke activiteiten daarvoor zijn verricht. Hij vraagt de heer Wiering een overzicht van alle tijdsbestedingen op te stellen en dat overzicht z.s.m. aan de leden te verstrekken. Ook de heer Behrens zegt toe dit overzicht z.s.m. te verstrekken. Punt 7b “ Afrekening stookkosten” Bij punt 10 “Verslag werkgroep” Bij punt 11 “Verhuur vuilnisruimte” Bij punt 12 “Inspectieronde door flat” 4.
Vaststellen notulen algemene ledenvergadering van 2 februari 2010 T.a.v. punt 5, 6e alinea deelt de heer Schot mee dat de heer Wiering als administrateur/bestuurder geen lid kan zijn van de financiële commissie. Alleen eigenaars kunnen lid zijn van een commissie. E.e.a. hoeft overigens geen belemmering te zijn voor het voeren van gesprekken tussen een commissie en de bestuurder.
5.
Herberekening servicekosten 2009/2010 / Wijziging splitsingsakte In de vorige vergadering (2-2-2010) is meegedeeld dat de servicekosten 2009 worden herberekend conform de breukdelen in de akte van splitsing. Daarna zal verrekening plaatsvinden met de eigenaars. Voorts is meegedeeld dat over een eventuele wijziging in de berekening van de servicekosten 2010 de ALV zal moeten besluiten. In verband daarmee zal er door de bestuurder met de financiële commissie worden uitgezocht wat er eventueel mogelijk is t.a.v. het wijzigen van de akte van splitsing. Nog voor de voorjaarsvergadering 2010 ontvangen de eigenaars een brief over de uitkomsten van de inventarisatie. In de vergadering zal dan de te volgen koers worden bepaald. De voorzitter informeert of de financiële commissie al heeft nagedacht over dit onderwerp. Bij monde van de heer Schot laat de commissie weten de problematiek onder controle te hebben, maar omdat de heer Wiering het heeft laten afweten is er nog geen brief voor de eigenaars. De vergadering verzoekt de heer Wiering z.s.m. met de financiële commissie de brief af te ronden en de eigenaars te informeren. De heer Wiering deelt daarop mee a.s. maandag e.e.a. met de commissie te zullen bespreken.
6.
Jaarstukken 2006 t/m 2009 Aangehouden tot de volgende vergadering
7a.
Verslag kascommissie De heer Schot deelt mee dat de jaarstukken over het verstreken boekjaar voor 31 mei moeten worden behandeld. De jaarstukken 2006 en 2007 kwamen echter pas eind 2008 beschikbaar. De commissie vond de stukken niet in orde en heeft haar bevindingen neergelegd in een verslag. Dit verslag is in 2009 nog eens met de heer Wiering besproken, er zijn toezeggingen gedaan, maar dit heeft nog niet geleid tot verbeterde jaarstukken. Om e.e.a. in de toekomst soepeler te laten verlopen, heeft de commissie in de voorjaarsvergadering van 2009 voorgesteld dat voortaan z.s.m. de
2
concept-jaarstukken aan de commissie worden verstrekt. Na bestudering stuurt de commissie haar op- en aanmerkingen naar de administrateur/bestuurder, die daarna de definitieve versie van de jaarstukken aan de eigenaars doet toekomen. Deze aanpak is door de heer Wiering geaccepteerd, maar de commissie heeft tot op heden nog geen enkel concept-jaarstuk ontvangen. In februari 2010 heeft de commissie opnieuw met de heer Wiering gesproken over het verstrekken van financiële stukken. Er zijn stukken toegezegd en er werd een vervolg gepland, maar de vervolgbijeenkomst is door de heer Wiering afgezegd en daarna heeft de commissie niets meer vernomen. De jaarstukken 2006 tot en met 2009 die nu voorliggen heeft de commissie net als de andere eigenaars pas twee dagen in bezit. Zodra de boekhouding beschikbaar komt zal de commissie beginnen met het controleren van de jaarstukken. Voorts deelt de heer Schot mee dat de commissie heeft geconstateerd dat bij de afrekening van de stookkosten 2008-2009 de warmwaterkosten veel te laag zijn uitgevallen vergeleken met de jaren 2006 tot en met 2008. De commissie heeft daarop contact opgenomen met Techem over de oorzaak van het probleem. Techem vond de warmwaterkosten ook opmerkelijk laag, maar liet weten dat zij de berekening van de warmwaterkosten hebben verricht op basis van de watermeteraflezing die de technisch beheerder van de Weere heeft doorgegeven. De commissie heeft vervolgens in februari de problematiek in een notitie voorgelegd aan de heer Wiering. Een antwoord op deze notitie is tot nog toe uitgebleven. De heer Wiering deelt mee dat de watermeter voor het eerst in 2009 is opgenomen en doorgegeven aan Techem in 2009. De warmwaterkosten in de jaren ervoor zijn gebaseerd op schattingen van Techem van de gebruikte waterhoeveelheid, waardoor de aflezing 2009 van het waterverbruik een afwijkende waarde oplevert. 7b.
Afrekening stookkosten Vanuit de vergadering vraagt men zich af waarom het wederom zo lang duurt. Dhr. Wiering legt uit dat het wordt veroorzaakt door een aantal nalatige bewoners. Zij reageren laat of zelfs geheel niet op de verzoeken om de meterstanden door te geven. Zelfs nu zijn er nog bewoners die niet hebben gereageerd. Onderzocht wordt of de nalatige bewoners een soort boete (verhoging) in rekening kan worden gebracht. Sommige bewoners blijken de meterstanden via email te hebben doorgegeven aan Techem. Door gebrekkige communicatie is dat niet bekend geworden bij Kramer&Wiering.
8.
Begrotingen 2009-2010-2011 Dhr. Wiering geeft aan hoe de begrotingen tot stand zijn gekomen en wat van belang is bij het bepalen van de hoogte van de bedragen. Mevr. Meij vraagt zich af waarom de bestuurskosten in de betreffende jaren verschillen. Dhr. Wiering geeft uitleg. Tevens wordt er opgemerkt dat het begrotingen betreft en dus schattingen / verwachtingen zijn voor het komende jaar. Afgesproken wordt om de begrotingen te verduidelijken en aan te passen.
3
Dhr. Schot merkt nog op dat het gewenst is niet zo nu en dan, maar elk jaar in de najaarsvergadering de begroting voor het komende jaar te behandelen. Tevens worden dan de servicekosten voor het komende jaar vastgesteld. 9.
Meerjarenbegroting In de begroting is voor isolatie een onjuist bedrag opgenomen; dit wordt aangepast. Isolatie: Dhr. Behrens geeft aan dat de kosten van isoleren per appartement ongeveer € 2000,-- zijn. Hij legt uit wat na-isoleren is en er volgt een levendige discussie over pir/pur/schuim isolatie. Dubbelglas: Dhr. Behrens geeft allerlei prijzen per vierkante meter en legt uit welke soorten HR-glas er zijn. De prijzen die worden genoemd vindt men nogal hoog. Dhr. Bouma merkt op dat hij alles heeft gedaan via glashandel Bakker en die was goedkoper.
10.
Voortgang groot onderhoud Kleurkeuze Er is door de werkgroep onderzoek gedaan naar de kleurmogelijkheden. Hier zijn 4 combinaties uit voortgekomen. Er zijn inmiddels ook offertes binnen en de fa. Logchies kwam als goedkoopste uit de bus. Er volgt nog enige discussie over het voorstel om de flat in zijn geheel te schilderen. Besloten wordt om dit niet te doen. Betonwerk Het betonwerk wordt mogelijk nog even uitgesteld, omdat is gebleken dat de aanwezige verflagen te dik zijn geworden. Logchies komt met een nieuw plan en kostenplaatje. Er volgt nog enige discussie over de verflagen die weg zijn. De nooduitgang aan de kant van het administratiekantoor is slecht. Dhr. Behrens zal dit onderzoeken. Dhr. Bouma geeft aan dat er op diverse plaatsen scheuren in het gebouw zitten. Dhr. Behrens zal dit nader onderzoeken. Isolatie De kwestie isolatie was ook al ter sprake gekomen bij de meerjarenbegroting. Er wordt afgesproken dat iedereen zelf de isolatie ter hand mag nemen, mits alles in goede staat wordt teruggebracht. Hekwerken De kosten van vervanging door de fa Logchies zijn € 232.000,--. Dhr. Tromp (van Deco Finish) heeft een alternatief door het vervangen van de metalen platen door kunststof beplating, kosten € 170.000,--. Er wordt afgesproken nog een derde optie/offerte aan te vragen. Bellentableau In de pauze is door dhr. Behrens uitleg gegeven over het nieuwe bellentableau. Deze is kleiner, maar heeft een ingebouwde camera. De bewoner kan kiezen voor de standaard uitvoering zonder, maar ook voor de optie met zwart/wit of kleurencamera tegen bijbetaling. Ook bestaat de mogelijkheid om de camera op een later tijdstip te plaatsen. De kosten zijn dan wel hoger. Deurdrangers Hiervoor is door de gemeente subsidie verleend voor 50% van de kosten. Er is echter enige onduidelijkheid over de voorwaarden in de brief die is ontvangen van de gemeente. De heer Schot meldt dat hij een e-mail heeft ontvangen met het oorspronkelijke susidiebesluit van het college van B&W. Er worden in het besluit uitgebreide eisen gesteld aan de toegangkelijkheid tot aan de deur van het appartement. Deze eisen suggereren de plaatsing van meer deurdrangers dan het geplande aantal. Besloten wordt om de Gemeentedienst (dhr. Bruijn) een brief te schrijven en om opheldering te vragen. Risico de subsidie mis te lopen nadat de deurdrangers zijn geplaatst moet worden vermeden.
4
Dubbel glas Is al ter sprake gekomen en besloten wordt dat vervanging voor eigen rekening zal zijn. Garagedeuren Er wordt nog onderzocht of de garagedeuren moeten worden geschilderd of dat vervanging een gunstige optie is. Komt in de volgende vergadering weer ter sprake. Vanuit de vergadering komt de vraag of er in de garagedeur een zgn loopdeur mag worden geplaatst. Dit mag voor eigen rekening. Er was ook nog een optie om de garagedeuren een stukje naar voren te halen. Dit stuit op allerlei juridische problemen en de kosten wegen niet op tegen de voordelen. Werkgroep Er wordt door de leden gevraagd naar de voortgang en de werkzaamheden van de werkgroep. Mevr. Mey geeft als werkgroeplid uitleg van de werkzaamheden die zijn gedaan. Door dhr. van Wilsem was ook nog een berekening gemaakt om alle eerder genoemde akties tegelijkertijd te doen. Dit zou echter betekenen dat ieder lid ongeveer € 6000,-- zou moeten bijdragen om dit te verwezelijken. Goed en mooi plan, maar niet haalbaar.
-
Er wordt besloten om te stemmen over: de kleurkeuze achterzijde gebouw het bellentableau de deurdrangers Kleurkeuze
blauw oranje beige rood
= = = =
13 stemmen 5 stemmen 1 stem 20 stemmen
De aanwezige leden hebben hun keuze gemaakt benevens 5 volmachten, die hun voorkeur hebben uitgesproken. De overig volmachten komen bij de meerderheid. De keuze is gevallen op de combinatie rood. Bellentableau De meerderheid is voor vervanging van het huidige bellentableau door de getoonde versie. Alle bewoners/leden ontvangen een brief waarin zij kunnen aangeven of ze kiezen voor de basisoptie (gratis) of met een monitor (bijbetaling). Dit bedrag zal via een eenmalige machtiging worden geïncasseerd. Deurdrangers De meerderheid is voor plaatsing van de deurdranger mits het gesubsidieerde plan in overeenstemming is met de condities van het besluit van B&W. De heer Wiering neemt daarover contact op met de gemeente. 11.
Algemeen onderhoud Schoonmaakwerk De meningen lopen wat uiteen. Er is een mededeling van een bewoonster die haar complimenten uitspreekt over de wijze waarop wordt
5
schoongemaakt. Anderen hebben een heel andere mening en vinden dat het allemaal veel beter kan en moet. De komende weken zal het schoonmaakwerk in de gaten worden gehouden. Vuilnisstort Door de gemeente zijn ondergrondse vuilcontainers geplaatst ter hoogte van het parkeerterrein naast de school. De heer Schot heeft bezwaar gemaakt bij de gemeente over de plaatsing van de containers. In een daaropvolgend gesprek met de wethouder en de projectleider deelden deze mee dat over de plaatsing in 2008 overleg is gepleegd met vertegenwoordigers van het bestuur van de Vve. Er wordt ontkend dat dit overleg heeft plaats gehad. Bij het doornemen van het container-dossier heeft de heer Schot geconstateerd dat in het oorspronkelijke plan ook bij de oostelijke achteringang een ondergrondse container was gepland. Dit is niet doorgegaan, vanwege allerlei leidingen en kabels die op de bewuste plek in de grond zouden zitten. De heer Behrens spreekt hier zijn twijfels over uit en zegt dit uit te gaan zoeken. De heer Schot verklaart binnenkort nog een gesprek te zullen hebben met de gemeente, maar zijn verwachtingen daarover zijn niet hoog gespannen. Waterleidingen Er is onderzoek gedaan naar een aantal leidingen voor warm water ivm. temperatuurwisselingen. Het blijkt dat in het verleden een aantal leidingen zijn “aangepast” om legionella te voorkomen. Uit onderzoek blijkt dat dit niet juist is gedaan. Nader onderzoek volgt, zowel naar de actie die in het verleden is gedaan en door wie, als naar de gevolgen hiervan en eventuele nieuw te ondernemen acties. Verhuur vuilnisruimte Van diverse kanten zijn vragen en verzoeken binnengekomen met betrekking tot de vrijgekomen containerruimte in de flat. Een aantal mensen willen de ruimte een functie geven voor algemeen gebruik. Er hebben zich ook een aantal leden gemeld die de ruimte graag willen huren. Een en ander wordt onderzocht. Inspectieronde flatgebouw Er volgt een verzoek van een lid aan dhr. Behrens om met enige regelmaat de flat te inspecteren op scheuren en andere zaken als gevolg van de bouwactiviteiten aan de overkant. 12.
Rondvraag Mevr. Dasselaar meldt dat het aandeel in de reserve groot onderhoud door de leden, indien van toepassing, aangegeven moet worden in box III van de inkomstenbelasting. Zij vindt dit maar raar. Dhr. Wiering deelt mede dat dit al een aantal jaren het geval is. Om deze onrechtvaardigheid aan te vechten moet je in Den Haag zijn. Dhr. Schot vraagt of de vergaderingen t.b.v. een vlot en duidelijk verloop voortaan beter gestructureerd kunnen worden. Hij merkt op dat het gebruik van een laptop met powerpoint presentatie in het bedrijfsleven inmiddels een effectief communicatiemiddel is geworden in vergaderingen.
6
Zowel dhr. Dijkhuizen als dhr. Wiering vinden het een mooi voorstel, maar delen mede beiden niet van plan te zijn om hiervan gebruik te maken. Dhr. ????? merkt op dat door de problemen met de bel een medebewoner enige tijd in zijn woning heeft gelegen nadat hij was gevallen. Dit is heel vervelend, inmiddels is door de Vve toestemming verleent voor de aanschaf van een nieuw bellentableau. Hiermee zijn de problemen van gevallen medebewoners niet opgelost, maar de Vve heeft al eerder aangegeven dat zij zich niet verantwoordelijk voelen voor die problemen, dat dient de bewoner zelf op te lossen. Verder zijn er geen vragen. 13.
Sluiting Om 00.25 uur sluit dhr. Dijkhuizen de vergadering en dankt iedereen voor zijn en haar aanwezigheid. Hij wenst iedereen een goede nacht.
7
