gemeente
Haarlemmermeer
Nota van B&W onderwerp Programma Versterking Strategisch Vermogen 2014-2015 Portefeuilehouder drs. Theo Weterings Collegevergadering 2 3 s e p t e m ber 2 0 1 4
inlichtingen Nurullah Gerdan (023 567 4906) Registratienummer
2014.0041678
Achtergrond en aanleiding In de jaren 2012-2013 hebben we onder leiding van strateeg Roel in 't Veld een programma uitgevoerd ter versterking van het strategisch vermogen van het bestuur en de organisatie. De functie van In 't Veld was tijdelijk. Vanaf het begin was de intentie dat de organisatie de manier van denken en werken, zoals ontwikkeld in het programma "Versterking Strategisch Vermogen", zou oppakken na het vertrek van de strateeg, met een aantal andere accenten. Wij willen doorgaan met een strategisch programma en stemmen derhalve in met de opzet en de inhoud van het Programma Versterking Strategisch Vermogen 2014-2015. Resultaten programma 2012-2013 Binnen het programma Versterking Strategisch Vermogen is een breed scala aan activiteiten georganiseerd en zijn verscheidene producten opgeleverd. In de bijlage zijn de belangrijkste resultaten op kernachtige wijze behandeld. Context Gemeenten in Nederland staan voor grote opgaven. We leven in een recessie, er wordt bezuinigd, ontwikkelingen van 'buitenaf leiden tot steeds meer onzekerheid en het openbaar bestuur staat onder druk. De gemeente Haarlemmermeer kent bovendien heel specifieke omstandigheden die de polder kenmerken. De contrasten tussen landelijk en stedelijk, Schiphol en landbouw, grote bedrijventerreinen en (oude) dorpskernen vragen steeds weer om maatwerk. De ligging van de gemeente Haarlemmermeer in een dynamische regio vereist bovendien een slimme strategische opstelling in allerlei bestuurlijke verbanden. De activiteiten binnen het programma gaan dan ook vaak over thema's die sterk van invloed zijn op het welzijn en welvaart in dit gebied. Het risico dat het bestuur en de organisatie minder verstandige lange termijn beslissingen neemt, kan toenemen wanneer de politieke en maatschappelijke druk groter wordt. Gezien de opgaven waar de gemeente voor staat is het verstandig vooruit te kijken. Dit strategisch programma helpt bestuur en organisatie om los te komen van de waan van de dag en de blik te richten naar de toekomst.
onderwerp Volgvel
Programma Versterking Strategisch Vermogen 2014-2015 2
Strategie dient de dagelijkse gang van zaken. Strategisch vermogen staat in dienst van het nemen van 'goede' beslissingen. Het is dus zaak om steeds de verbindingen tussen de lange termijn en vandaag, tussen abstract en concreet, tussen buiten en binnen in het oog te houden. Daarvoor is omgang nodig met: complexiteit en onzekerheid, lange termijn kwesties, samenhang en overzicht, de ontmoeting van politiek met de samenleving. Het programma Versterking Strategisch Vermogen stelt dus niet 'de strategie' van de gemeente vast, maar tracht het strategisch vermogen te vergroten middels leren, inspireren en positioneren. Het vertrekpunt is dat men bestuurlijk en ambtelijk open staat voor een vervolg, waarbij het vervolg in ieder geval moet voldoen aan de volgende elementen: • Organisatie aan zet: zelf doen en laten zien. Een verschuiving van de trekkende rol van de tijdelijk strateeg naar een trekkende rol van de gemeentesecretaris en directeuren en een actievere en initiërende rol van medewerkers; • Verbinding met dagelijkse praktijk: repertoire van interventies uit programma moet herkenbaar terugkomen in aanpak regulier werk; • Van buiten naar binnen: hoogwaardig in de uitvoering, verruimend in proces en inhoud, verbinding tussen buiten en binnen als constante, maar minder belastend in termen van gevraagde tijd; • Organiseer ontmoeting: betrek vertegenwoordigers van bedrijven, organisaties, instellingen en andere overheden (regionaal en nationaal), en zeker ook inwoners bij het nadenken over de toekomst van Haarlemmermeer; • Laat ruimte voor creativiteit, improvisatie en ambitie: durf te dromen en wees open minded en nieuwsgierig bij de start van een nieuw traject. Welke ontwikkelingen spelen er, wat zijn opvallende signalen, wie kan ons verrassende inzichten bieden, wat zijn vernieuwende werkvormen?
Doelstelling Binnen het programma worden hoogwaardige activiteiten georganiseerd die de doelstellingen "leren" en "positioneren" ondersteunen. Er worden bijeenkomsten georganiseerd om mensen te inspireren door middel van interessante sprekers en thema's, en gelijktijdig de mogelijkheid te bieden elkaar te ontmoeten. Een goede positionering van ons gemeentebestuur helpt bij het behartigen van de belangen van onze burgers, de invloedspositie van de gemeente in de regio en faciliteert betere samenwerking met partners, bedrijven en burger(groepen). Daarnaast worden workshops en masterclasses georganiseerd om strategische competenties te ontwikkelen. Verkenningen, analyses, onderzoek en scenario's die dienstbaar zijn aan agenda- en beleidsvorming trachten we het inzicht van bestuur en organisatie op tal van onderwerpen te vergroten. Uiteindelijk gaat het erom dat we een goed zicht hebben op onze continu veranderende maatschappelijke context en dat we daar goed op kunnen inspelen.
onderwerp Volgvel
Programma Versterking Strategisch Vermogen 2014-2015 3
Tabel 2.1: overzicht van de doelgroepen en de daarbij behorende aandachtspunten per doelgroep binnen dit programma Doelgroep
Belangrijkste aandachtspunten per doelgroep
Lokale samenleving
kennisuitwisseling, dialoog over toekomst van Haarlemmermeer
Stakeholders
een gemeenschappelijk referentiekader, onderhouden van relaties
College van B&W
positionering, netwerken en relaties, inspiratie en reflectie
Gemeenteraad
het bieden van inspiratie en reflectie
Ambtelijke organisatie
bredere inzichten, integraliteit, betere onderbouwing advisering, bieden van gezagvolle tegenspraak, verbinding met dagelijkse praktijk leggen
Bij het vergroten van het strategisch vermogen onderscheiden we een drietal invalshoeken die van belang zijn, onder de noemer van Randloos Denken. Deze drie invalshoeken worden gekoppeld aan onze belangrijkste doelstellingen: leren en positioneren. 1. Toekomstdenken (met als onderliggende motivatie: nieuwe inzichten) Los van de waan van de dag. Rekening houden met onzekerheid en meervoudige toekomsten. 2. Interdisciplinariteit (met als onderliggende motivatie: ontmoeten en samenwerken) Los van je functie, positie, discipline, afdeling of organisatie. Leg dwarsverbanden om inzichten te krijgen die je normaal gesproken niet krijgt. Bereik samen resultaten die je normaal gesproken alleen niet zou bereiken. 3. Handelingsperspectieven (met als onderliggende motivatie: spiegelen en reflecteren) Sta op gezette tijden stil bij je werk en reflecteer. Sta open voor kritiek en andere invalshoeken (ontvankelijkheid/ omdenken). Ga op zoek naar kritische vrienden om je werk/project/proces te verbeteren. Ruimte voor creativiteit en fantasie. Loskoppelen van vaste denkpatronen. Comité van Aansporing, Inspiratie en Reflectie Om bestuur en directie blijvend te voorzien van gezagvolle tegenspraak wordt het Comité van Aansporing, Inspiratie en Reflectie (verder: CAIR) in het leven geroepen. Het CAIR heeft als belangrijkste taak aansporen, inspireren en reflecteren. De voormalige strateeg Roel in 't Veld neemt daarin zitting als voorzitter en kan op deze wijze met anderen de organisatie en het bestuur een spiegel voor houden. Vanuit de organisatie zitten er een aantal vaste leden bij, zoals de burgemeester en de gemeentesecretaris. Het CAIR komt vier keer per jaar samen en heeft een zitting van twee jaar. Twee keer zal het vaste team bij elkaar komen, één keer met het college van B en W en één keer met de directie. Taakstelling van het comité: 1. Helpt bij vormgeving hoofdlijnen programma door brainstormen en adviseren; 2. Is klankbord voor reflectie op aangename en onaangename ervaringen binnen het programma; 3. Helpt stakeholders te overtuigen van noodzaak van steun aan programma; 4. Helpt bij het selecteren van buitenstaanders die in het programma een rol zouden kunnen spelen en bij het inviteren van geschikt bevonden personen; 5. Adviseert over publicitaire uitingen vanuit het programma, zoals artikelen en conferenties; 6. Draagt bij aan de evaluatie van het programma.
onderwerp Volgvel
Programma Versterking Strategisch Vermogen 2014-2015 4
Het comité zal bestaan uit een gemêleerd gezelschap. De leden zullen verschillen in geslacht, leeftijd, professionele achtergrond en netwerk. Het comité zal bij voorkeur bestaan uit vijf personen (inclusief de voorzitter). De selectie van het comité zal geschieden door middel van een selectiecommissie, in ieder geval bestaande uit dhr. Th. Weterings, dhr. C. Brugman en dhr. R.J. in 't Veld. Activiteiten De activiteiten die zullen plaatsvinden tijdens het vervolg van het strategisch programma treft u aan in de bijlage. De activiteiten zullen qua tijd, intensiteit en belasting voor de organisatie afgestemd worden met andere programma's die de organisatie in brede zin betreffen, zoals Toekomstig werken en de Organisatiekoers. Door samenwerking en afstemming te vergroten kan meer toevoegde waarde worden gecreëerd. Personeel en organisatie De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor dit programma en tevens de voorzitter van het kernteam en vormt de verbinding tussen de organisatie en het college van B&W. Hij doet dat niet alleen, maar wordt enerzijds geprikkeld door het CAIR en krijgt anderzijds ondersteuning vanuit het kernteam (en eventueel anderen uit de organisatie). Afstemming met de portefeuillehouder c.q. burgemeester vindt plaats met de gemeentesecretaris en een vertegenwoordiging van het kernteam. De gemeentesecretaris is uitdrager van het gedachtegoed en is verantwoordelijk voor de borging in de organisatie. Dit zal ook de stijl en de aanpak van het programma zijn: veel meer als onderdeel van de organisatie met het gedachtegoed als norm, waarbij de directie richting zal geven aan de verbinding tussen de resultaten van het programma en hetgeen dat wordt uitgevoerd binnen de organisatie. Voor een deel zal het nieuwe programma ook gevormd worden door initiatieven uit de organisatie. Ambassadeurs van het strategisch programma (strategienetwerk) vormen een belangrijk onderdeel in het vervolg van het programma. Deze groep bestaat zowel uit consumenten als producenten van het programma. Het kernteam zorgt voor de dagelijkse leiding en faciliteert initiatieven. Het versterkte strategisch vermogen zien we nu al en zullen we de komende tijd steeds vaker terug zien in de aanpak van het reguliere werk. De komende tijd zullen we de opgedane inzichten en methoden ook gaan benutten in onze speerpunten, zoals bij de Plan van Aanpak Participatie (bijvoorbeeld door de benutting van de toekomstverkenning Lokale Democratie), de Economische Kadernota (door de benutting van de toekomstverkenningen en de scenariostudie Randloos Duurzaam) en het programma duurzaamheid 2.0 (scenariostudie Randloos Duurzaam). Voor dit soort type strategische beleidsadvisering zal het strategisch programma een rol hebben als inspirator en het bieden van strategische inzichten. Daarnaast vindt er een inhoudelijke en procesmatige verbinding plaats met andere programma's en organisatieonderdelen, zoals: de Organisatiekoers en team onderzoek.
onderwerp Volgvel
Programma Versterking Strategisch Vermogen 2014-2015 5
Middelen In dit programma was voor 2014 een bedrag van € 190.000 gereserveerd. In de komende Najaarsrapportage zal een aframing plaatsvinden van € 50.000. Voor 2015 is een bedrag van € 140.000 gereserveerd. De globale verdeling van het budget zal geschieden als volgt: Opleiding & Ontwikkeling (Masterclasses, leerateliers, drukwerk e.a.)
€ 40.000
Positioneren (CAIR, diner pensants, lezing, spiegelconferenties, drukwerk e.a.)
€ 50.000
Programmasecretaris
€ 50.000
Evaluatie Het CAIR zal in combinatie met het college van B&W aan het einde van het programma zorg dragen voor de evaluatie. In- en externe communicatie Het programma wordt in de communicatie ondersteund door een programmasecretaris (vanuit Staf Bestuur en Directie) en een communicatieadviseur (vanuit Communicatie en Externe Betrekkingen). De interne communicatie loopt onder andere via e-mail, Yammer, intranet en sharepoint / teamsite (office 365). De externe communicatie zal verlopen middels de website randloosdenken.nl, persberichten en sociale media. Besluit Op grond van het voorgaande hebben wij besloten om: 1. in te stemmen met de opzet en de inhoud van het Programma Versterking Strategisch Vermogen 2014-2015; 2. deze nota ter informatie te zenden aan de raad.
Burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlemmermeer, namens dezen, de portefeuillehouder.
Bijlage(n) - Resultaten programma 2012-2013 -Activiteiten 2014-2015
onderwerp Volgvel
Programma Versterking Strategisch Vermogen 2014-2015 6
Bijlage: Resultaten programma 2012-2013 Binnen het programma Versterking Strategisch Vermogen is een breed scala aan activiteiten georganiseerd en zijn verscheidene producten opgeleverd. Hieronder zijn de belangrijkste resultaten op kernachtige wijze behandeld. Toekomstverkenningen Onder leiding van 3 externe fellows - Albert Jan Kruiter (Instituut voor Publieke Waarden), Roeland Stolk (Berenschot) en Corniel van Leeuwen (Erasmus Universiteit) - zijn drie toekomstverkenningen geproduceerd: Toekomst van de Lokale Democratie, Toekomst van Watergovernance en Toekomst van de Sociale Sfeer. Deze verkenningen zijn vormgegeven met ambtenaren uit verschillende clusters alsmede verschillende stakeholders die in de dagelijkse praktijk bezig zijn op deze terreinen, zoals Hoogheemraadschap Rijnland, Provincie Noord-Holland, Dorps- en Wijkraden, Schiphol Group, de Sociale Verzekeringsbank, de GGD, Ymere, het ministerie van Binnenlandse Zaken, VNG, leerlingen van het Kaj Munk college en Nova college, etc. De toekomstverkenningen zijn gepresenteerd tijdens het regionaal congres 'De Herovering van de Toekomst' in De Meerse, waar ruim 300 genodigden uit de regio aan hebben deelgenomen. Scenariostudie Onder de naam Randloos Duurzaam is eind 2013 een scenariostudie met unieke methodologie verschenen als afronding van het programma. Ook voor de scenariostudie zijn veel externen geraadpleegd, waaronder SEO onderzoeksbureau. Schiphol Group, AirFrance KLM, Amsterdam in Business, Planbureau voor de Leefomgeving, Ministerie van EL&I, provincie Noord-Holland, Raad voor het Openbaar Bestuur, Ymere, KING VNG, GGDA/RK, de WRR, Shell en gemeente Amsterdam. De scenariostudie is tijdens een kleinschalige conferentie (ongeveer 150 personen) gepresenteerd aan relevant publiek. Leerateliers Strategisch Vermogen Zowel voor de ambtelijke top als voor de 'aanstormende talenten' binnen de organisatie zijn twee atelier leergangen opgezet onder leiding van de strateeg. Het doel van de ateliers waren het verhogen van de strategische competenties. Positionering Haarlemmermeer Alle drie de toekomstverkenningen hebben geleid tot een publicatie die breed is verspreid (500 exemplaren per verkenning zijn verspreid onder alle 300 congresdeelnemers, bestuur G32, bestuur VNG, burgemeesters in AM en Kennemerland en Provinciale Staten NoordHolland). Onder een soortgelijke groep is vervolgens ook de scenariostudie verspreid. Het strategisch programma heeft een website: wvvw.randloosdenken.nl. hier zijn de publicaties ook digitaal beschikbaar. Daarnaast heeft het kernteam van het programma opgetreden tijdens verschillende congressen en festivals. Er zijn meerdere publicaties verschenen in verschillende bladen en kranten, zoals Binnenlands Bestuur, NRC Handelsblad, Trouw (socialevraagstukken.nl), VNG Magazine en het Haarlems Dagblad. Zowel lokaal, regionaal als nationaal heeft de manier waarop Haarlemmermeer omgaat met haar toekomst bekendheid en erkenning gekregen.
onderwerp Volgvel
Programma Versterking Strategisch Vermogen 2014-2015 7
Bijlage: Activiteiten 2014-2015 De activiteiten die in ieder geval zullen plaatsvinden tijdens het vervolg van het strategisch programma treft u hieronder. Opleiding en Ontwikkeling Vervolg Leergang Strategisch Vermogen Planning: 4 bijeenkomsten (4 kwartaal '14, 1 slotbijeenkomst in december '15) de
s t e
kwartaal '15, 3
de
kwartaal '15 en een
Onder de deelnemers van de atelieropleidingen van vorig jaar blijkt een groot animo te zijn voor voortzetting van de leerateliers Strategisch Vermogen. Daarnaast bestaat ook buiten die groep een brede behoefte voor meer aandacht voor strategische competenties. Om in deze behoefte te voorzien worden voor drie ateliergroepen een reeks van drie bijeenkomsten georganiseerd per ateliergroep en een gezamenlijke slotbijeenkomst met deelnemers van alle ateliergroepen met het thema Strategie & Praktijk. Albert Jan Kruiter (Instituut voor Publieke Waarden) die in het vorige strategisch programma aan ons verbonden was als fellow, wordt aangesteld als leermanager voor de ateliers. Hij zal de bijeenkomsten voorbereiden, optreden als dagvoorzitter tijdens de bijeenkomsten en zal zorgdragen voor een goede en leerzame verloop van de ateliers. Deelname aan de ateliers is verplicht voor directie en clustermanagers en facultatief voor deelnemers aan de andere twee ateliers. De inhoud en opzet van de ateliers wordt gevormd op basis van korte individuele met alle deelnemers. Door middel van de leerateliers ambiëren we de strategische competenties van circa 50 medewerkers te vergroten. Opzet bijeenkomsten: externe spreker, voordracht deelnemers op basis van literatuur aangedragen door spreker, reflectie en discussie. Duur maximaal 3 uur. Masterclass Scenariodenken Planning: 28 oktober 2014 Deze masterclass wordt verzorgd door 2 auteurs van de Haarlemmermeerse scenariostudie in samenwerking met Michiel de Vries van Jester Strategy (o.a. auteur scenariostudie MRA 2025). Door middel van deze masterclass kunnen medewerkers zelf aan de slag met deze methode binnen de eigen organisatie/ werkveld en kunnen beter omgaan met scenariostudies van andere stakeholders. Op deze wijze wordt tevens gestimuleerd om de reeds opgeleverde scenariostudie beter te benutten in het reguliere werk. Masterclass Haarlemmermeers Scenariodenken Planning: 11 november 2014 Onder de vlag van de Dutch Future Society wordt een nieuw toekomstverkenners netwerk uit de publieke sector opgericht met het doel ambtelijke kennisuitwisseling en ontmoeting te bevorderen rond toekomstonderzoek (Netwerk TOPS: Toekomstonderzoekers Publieke Sector). De eerste bijeenkomst zal worden verzorgd door kernteamleden van het strategisch programma. Hiermee brengen we de scenariostudie Randloos Duurzaam breed onder de aandacht bij andere overheden, bestaande uit het Rijk, provincies en gemeenten. Stresstest Verbonden partijen Planning: 17 november 2014
Onderwerp Volgvel
Programma Versterking Strategisch Vermogen 2014-2015 8
Workshop strategisch risicomanagement met verbonden partijen, onder leiding van de controller. Dit is een simulatiespel waar een aandeelhoudersvergadering wordt nagebootst van een private organisatie met een publieke taakstelling. Strategische Summerschool Planning: zomer 2015 Tijdens het zomerreces is het vaak erg stil in de organisatie. De achterblijvers werken vaak stilletjes op de eigen werkplek of werken thuis. Goed moment om competenties te ontwikkelen. We kunnen dan bijvoorbeeld 2 keer een 3-daagse cursus organiseren (aan het begin en aan het eind van het zomerreces). Strategieprijs Haarlemmermeer 2014 Planning: 2 december 2015 (Slotbijeenkomst Ateliers) De winnaars van het Leeratelier Strategisch Vermogen onder leiding van Roel in 't Veld kwamen met het initiatief om de beker door te geven. In 2014 willen we de beker doorgeven aan een individu of groep die het gedachtegoed van het strategieprogramma het beste implementeert in zijn (dagelijks) werk. De winnaar wordt geselecteerd door de directie.
Pos/'f/oneren CAIR (Het Comité van Aansporing, Inspiratie en Reflectie) Planning: vier keer per jaar Het CAIR heeft als belangrijkste taak aansporen, inspireren en reflecteren. Het CAIR komt vier keer per jaar samen en heeft een zitting van twee jaar. Twee keer zal het vaste team bij elkaar komen, één keer met het college van B en W en één keer met de directie. Diners pensant met het college van B&W Planning: in afstemming met de bestuurlijke agenda's Een diner pensant is een zorgvuldig uitgedachte en geregisseerde dialoog aan een met zorg gedekte tafel. Telkens wanneer een diner pensant wordt georganiseerd zullen de deelnemers middels een memo geïnformeerd worden. Voorbeelden van mogelijke diners pensant: • Ontmoeting met maatschappelijk en ondernemend Haarlemmermeer over de toekomst van Haarlemmermeer • Ontmoeting tussen de colleges van B&W van Zaanstad, Almere en Haarlemmermeer • Thema: druk op de middenklasse Vakgroeplunches I lezingen Planning: ongeveer eens per 2 maanden Maandelijkse lunches rondom strategische thema's zullen gecoördineerd worden vanuit Team Luchthaven Zaken en Economische Zaken. Om de beurt kunnen verschillende clusters een themalunch initiëren. Miniconferentie Kijk op de Wijk Planning: 28 november 2014 Team onderzoek maakt producten die bruikbaar zijn om te presenteren in kleine, maar hoogwaardige conferenties en interne sessies. De kennis die deze onderzoeken opleveren zijn essentieel voor goed doordacht beleid op allerlei vlakken.
onderwerp Volgvel
Programma Versterking Strategisch Vermogen 2014-2015 9
Miniconferentie De Staat van Haarlemmermeer Planning: 2de kwartaal 2015 Dit wordt een soortgelijke bijeenkomst als de miniconferentie over Kijk op de Wijk. 1852-lezing en de Cruquiusprijs Planning: januari/februari 2015 De 1852-lezing is een nieuw jaarlijks terugkomend fenomeen over duurzame (economische) ontwikkeling. De lezing wordt gehouden door een hoogwaardige externe spreker en coreferent, interessant voor een breed maatschappelijk publiek, zowel lokaal, regionaal als nationaal. De Cruquiusprijs wordt tijdens de lezing uitgereikt aan een inwoner, ondernemer of stichting die in Haarlemmermeer op innovatieve en duurzame wijze een positieve bijdrage heeft geleverd aan of bedacht voor mens, milieu of maatschappij. Cruquius staat bekend om zijn grote rol bij de drooglegging van Haarlemmermeer. Tijdens zijn leven is echter nauwelijks iets van zijn grote plannen (o.a. drooglegging Haarlemmermeer) uitgevoerd. Dit wijst op hoe lang het duurt voor strategische beslissingen zijn uitwerking kunnen krijgen in de toekomst.
Toekomsten en omgeving Reflectiebijeenkomst scenariostudie 2013 Planning: 1 kwartaal 2015 Een jaar na publicatie van de scenariostudie Randloos Duurzaam kijken we gezamenlijk hoe de ontwikkelingen die zijn geschetst zich hebben ontwikkeld. Zaten de auteurs er volledig naast? Welke toekomsten zijn nu al realiteit? Waar moeten we nog meer rekening mee houden? s , e
Early warning systeem (optioneel) Planning: vanaf 2015 Middels deze route willen wij onszelf en onze omgeving scherp houden over welke strategische ontwikkelingen er zich in de buitenwereld afspelen, waar we wellicht op zouden moeten of kunnen inspelen. Hiervan is nog geen concrete uitwerking beschikbaar. Toekomstverkenning(en) Planning: gedurende 2015 In het tweede jaar zal er ook gewerkt worden aan producten, zoals bijvoorbeeld toekomstverkenningen. Het thema zal bepaald onder andere worden naar aanleiding van de input uit het 'Early warning systeem' en de reflectiebijeenkomst over scenariostudie van 2013. Hierin zal ook specifiek aandacht zijn voor de inbreng van het college van B&W en de directie. De toekomstverkenning zal gepresenteerd worden op een conferentie.
