Műszaki dokumentációkezelés az ELO-ban Ajkai Elektronikai Kft. esettanulmánya Dezsényi Csaba Ovitas Magyarország Kft. csaba.dezsenyi@ csaba.dezsenyi @ovitas.hu
ELO bevezetés projekt Ajkai Elektronikai Kft.
Közepes méretű vállalat (270 fő) Fém alkatrészek gyártása, elsősorban autóipari felhasználásra
Műszaki dokumentációkezelés Alkatrész dokumentáció, utasítások Munkafolyamat támogatás
Iratkezelés
Érkeztetés, iktatás, átadás-átvétel
Esettanulmány, de a megoldás általánosítható!
2
Mi a műszaki dokumentáció?
3
Mi a műszaki dokumentáció? „Több részből állhat, melyek lehetnek szövegesek és rajzok is” „Rögzített, egyezményes szabályoknak megfelelő műszaki információ” „Célja: a gyártásban, üzembe helyezésben és a karbantartásban részt vevő szakemberek munkájának előkészítése, a munka elvégezhetőségének biztosítása”
4
Mi a műszaki dokumentáció ELOELO-ban? Dokumentáció = több dokumentum! Egységként kell kezelni Dokumentációk közötti kapcsolatok
„Pontos, precíz”
„Mi most az érvényes”? „Mi volt tavaly”? Csoportos verziókezelés Minőség biztosítás, visszakereshetőség
v1
v2
v3
Gyártás a dokumentáció alapján
Sorozat gyártás! Dokumentáció életciklus Munkafolyamat Többen használják, felelősségek
5
Műszaki dokumentáció ELOELO-ban Dokumentáció = több dokumentum! Egységként kell kezelni Dokumentációk közötti kapcsolatok
1
Dokumentáció felépítése
2
Revíziókezelés
3
Workflow
„Pontos, precíz”
„Mi most az érvényes”? „Mi volt tavaly”? Csoportos verziókezelés Minőség biztosítás, visszakereshetőség
Gyártás a dokumentáció alapján
Sorozat gyártás! Dokumentáció életciklus Munkafolyamat Többen használják, felelősségek
6
Műszaki dokumentáció ELOELO-ban Dokumentáció = több dokumentum! Egységként kell kezelni Dokumentációk közötti kapcsolatok
1
Dokumentáció felépítése
7
Dokumentáció felépítése Műszaki dokumentáció Speciális mappa Tetszőleges al-mappa struktúra
Műszaki dokumentumok
Speciális dokumentumok a mappa alatt
Egyéb dokumentumok
Tetszőleges dokumentumok a mappa alatt
Kapcsolódó anyagok
Referencia a mappa alatt Tartalmazott dokumentáció 8
Metaadatok, jogosultságok Ügyfél-specifikus metaadatok Tetszőleges
Megoldás specifikus metaadatok Munkafolyamat információk Státusz Érvényességi adatok
Konfigurálható jogosultságok Típus szerint Életciklus szerint Adatok szerint
9
Műszaki dokumentáció ELOELO-ban
„Pontos, precíz”
„Mi most az érvényes”? „Mi volt tavaly”? Csoportos verziókezelés Minőség biztosítás, visszakereshetőség
2
Revíziókezelés
10
A verziótól a revízióig ELO verziókezelés: 1 dokumentum 1 felhasználó
Ami hiányzik
Több felhasználó dolgozik a munka verzión Érvényes verzió nem változhat meg szerkesztés alatt ELO-ban a munkaverzió csak 1 felhasználónál lehet Több dokumentumot kell együttesen verziózni Közös verziótörténet a teljes dokumentációra Pl.: új dokumentum hozzáadása új verziót kap a dokumentáció Fontos a könnyű visszakereshetőség (pl. audit, reklamáció) Megoldás: REVÍZIÓ-KEZELÉS 11
Új dokumentum revízió
Új dokumentum: munka változat! Érvényes revízió másolata (ha volt) Megfelelő státusz és jogosultságok Csak 1db munka változat lehet
12
Új dokumentáció revízió Szerkesztett dokumentumok jóváhagyásakor
A módosított dokumentumok
archív státuszba kerülnek A jóváhagyott munka változatok érvényesek lesznek
Egy revízió egyszer kerül tárolásra: referenciák használata Archív dokumentáció revízió külön mappa alá kerül
13
Metaadatok Státusz Revíziós szám
Dokumentum revízió Dokumentáció revízió
Érvényesség kezdete-vége Tulajdonosok, jóváhagyók Megjegyzés
14
Műszaki dokumentáció ELOELO-ban
Gyártás a dokumentáció alapján
Sorozat gyártás! Dokumentáció életciklus Munkafolyamat Többen használják, felelősségek
3
Workflow
15
Dokumentáció életciklusa
Új revízió
Létrehozás, módosítás
Jóváhagyás
Érvényesítés
Értesítés
Befejezés, visszajelzés
Lezárás
16
Létrehozás / módosítás Vezetői döntés alapján indul Feladat delegálás
Ki vesz részt, kinek mi a feladata? Személyeket kézzel lehet kijelölni Automatizmus lehetősége
Dokumentumok szerkesztése
Új dokumentum revíziók létrehozása (munka-változatok) Párhuzamos munka Standard ELO funkciók az együttműködéshez
Új revízió Létrehozás, módosítás
Jóváhagyás
Érvényesítés
Értesítés
Befejezés, visszajelzés
Lezárás
17
Jóváhagyás Vezető értesítést kap, ha mindenki befejezte a feladatát Dokumentáció ellenőrzése Döntés: Jóváhagyás: folyamat tovább megy Újabb feladat delegálás: ciklus, vissza az elejére
Jóváhagyás után a dokumentumok már nem módosíthatóak
Új revízió Létrehozás, módosítás
Jóváhagyás
Érvényesítés
Értesítés
Befejezés, visszajelzés
Lezárás
18
Érvényesítés Jóváhagyott dokumentáció végső ellenőrzése Formai ellenőrzés Adatrögzítés
Elkészül a dokumentáció új érvényes revíziója Módosítások „publikusak” lesznek Régi állapot mentésre kerül, mint archív revízió
Új revízió Létrehozás, módosítás
Jóváhagyás
Érvényesítés
Értesítés
Befejezés, visszajelzés
Lezárás
19
Értesítés Minden dokumentumon jelölve vannak az érintett
szervezeti egységek A módosítások alapján automatikusan értesítést kap az, akit érint a módosítás
Új revízió Létrehozás, módosítás
Jóváhagyás
Érvényesítés
Értesítés
Befejezés, visszajelzés
Lezárás
20
Befejezés, visszajelzés A vezetők visszajelzést kapnak, ha minden értesített befejezte a feladatát A munkafolyamat véget ér
Új revízió Létrehozás, módosítás
Jóváhagyás
Érvényesítés
Értesítés
Befejezés, visszajelzés
Lezárás
21
Lezárás, újranyitás Régi, nem használatos dokumentáció lezárható Nem publikus Nem szerkeszthető
Lezárt dokumentáció újranyitható
Új revízió Létrehozás, módosítás
Jóváhagyás
Érvényesítés
Értesítés
Befejezés, visszajelzés
Lezárás
22
Ajka: Problémák és megoldások Elsődleges problémák
Sok papír! Dokumentáció módosítások kezelése nehézkes Lassú Hibázások (pl. régi revízió kint maradt, nem tudta, hogy már új van, stb.) Minőségbiztosítás megoldása nehézkes (pl. auditnál vagy reklamációnál előszedni a megfelelő információt)
Megoldás
ELO: kevesebb papír + hatékony munka Munkafolyamat támogatás: egzakt, precíz, jól dokumentált, jól követhető Hatékony információ visszakeresés (régi revíziók jól áttekinthetőek)
23
Köszönjük a figyelmet!
További információ
Ovitas Magyarország Kft. www.ovitas.hu 24
Az ELO Digital Office, az ELO logó, elo.com, ELOoffice, ELOprofessional és ELOenterprise márkanevek a németországi székhelyű ELO Digital Office GmbH tulajdona. A Microsoft®, MS®, Windows®, Word® és Excel®, PowerPoint®, SharePoint®, Navision® az amerikai Microsoft Corporation bejegyzett márkái. Egyéb cég-, termékvagy szolgáltatás nevek más gyártókhoz tartozhatnak. Jelen nyomtatvány csak általános információkkal szolgál, nem helyettesíti a személyes tanácsadást. Az itt megadott információk akár előzetes értesítés nélkül is változhatnak. AZ ELO termékekre vonatkozó aktuális információk az ELO Digital Office-tól, business partnereitől és képviselőiktől szerezhetők. A változtatások, nyomtatási hibák és tévedés jogát fenntartjuk. © Copyright ELO Digital Office GmbH 2012. Minden jog fenntartva.
