MSTS (Sistem Pelacakan Kepuasan Pertemuan)

Memulai: Mengatur Staf dan Ekstraksi Data MSTS Alat Bantu Kerja Meetings Satisfaction Tracking System/MSTS (Sistem Pelacakan Kepuasan Pertemuan)

Alat Bantu Kerja MSTS Holiday Inn: Memulai

2

Instruksi untuk Mengatur Staf dalam MEETINGScope Mengatur staf Anda merupakan langkah pertama dalam memulai program Sistem Pelacakan Kepuasan Pertemuan (MSTS) Anda. Ini memungkinkan sistem untuk mengenali siapa saja dari staf hotel yang terlibat dalam pertemuan/acara tersebut. Anda harus mengatur setiap orang yang terlibat dalam program penjualan atau katering. Misalnya, Manajer Penjualan/Katering, Direktur Penjualan/Katering, Direktur Makanan & Minuman, dan Direktur Umum semua harus dimasukkan ke dalam daftar staf. Sangat penting agar daftar staf tersebut tetap dalam keadaan terkini setiap ada perubahan anggota tim. Apabila sebuah pertemuan dimasukkan ke dalam MSTS dan tenaga penjualan tidak dikenali di daftar staf, maka perencana pertemuan/acara TIDAK akan dikirimi survei. Dengan cara mengikuti langkah-langkah berikut ini, Anda dapat memulai mengatur daftar staf hotel Anda. Apabila Anda memiliki akses login, mohon lanjutkan dengan langkah-langkah berikut. Apabila Anda tidak memiliki akses, mohon hubungi dukungan UniFocus di [email protected] untuk memperoleh akses login.

holidayinn.com

3


Instruksi untuk Mengatur Staf dalam MEETINGScope Masuk ke unifocus.com

Masuk dengan menggunakan alamat email dan kata sandi Anda; apabila Anda lupa kata sandi Anda, Anda dapat mengeklik “Forgot password?” (Lupa kata sandi?) dan kata sandi tersebut akan dikirim kepada Anda melalui email.

Anda juga dapat menandai tautan ini atau menyimpannya di bagian favorit Anda agar mudah diakses: http://partner.unifocus.com/ 1. Klik pada folder “MEETINGScope” di sebelah kiri layar Anda

2. Klik pada “Setup staff” (Mengatur staf) di folder “MEETINGScope”

holidayinn.com


4

Instruksi untuk Mengatur Staf dalam MEETINGScope 3. Ketik nama anggota staf dalam bidang “Name” (Nama) di bawah “Add a Staff Member” (Tambahkan Seorang Anggota Staf) 4. Ketik sebutan mereka dalam bidang “Title” (Gelar - Tn. Ny. dsb.) 5. Ketik alamat email dalam bidang “Email” 6. Catatlah kata sandi yang dihasilkan sistem atau perbarui dengan kata sandi pilihan Anda • Berilah kata sandi ini kepada anggota staf yang sedang Anda atur. Mereka bisa memperbaharui kata sandi tersebut dengan kata sandi pribadi mereka sendiri saat melakukan login pada “profile” (profil) mereka 7. Centanglah kotak “Is Admin” (“Adalah Admin”) apabila Anda ingin agar orang tersebut memiliki akses ke hak administrasi [sistem] yang termasuk mengunggah data pertemuan dan mengatur anggota-anggota staf 8. Klik “Add Staff Member” (Tambahkan Anggota Staf)

9. Anda akan melihat nama anggota staf tersebut dalam daftar anggota staf

holidayinn.com


5

Instruksi untuk Mengatur Staf dalam MEETINGScope 10. Klik pada “Notifications” (Pemberitahuan) di samping nama anggota staf jika Anda ingin dia menerima pemberitahuan melalui email ketika sebuah survei telah selesai

11. Pilihlah jenis pemberitahuan yang akan diterima orang tersebut (Direktur Umum wajib menerima semua Low Scores (Nilai Rendah))

12. Klik “Add” (Tambahkan) 13. Klik “Return to Staff List” (Kembali ke Daftar Anggota Staf) 14. Ikuti langkah 3-12 untuk menambahkan setiap anggota tim yang terlibat dalam proses Penjualan, Katering dan Acara (mis. Direktur Penjualan/Katering, kontak utama MSTS, Manajer Katering, Koordinator, Direktur Makanan & Minuman, dsb.). Dengan cara ini setiap orang diatur dan memiliki akses untuk masuk ke dasbor dan menerima pemberitahuan email setiap kali ada survei yang selesai. Mohon ingat agar daftar ini tetap diperbaharui sesuai dengan perubahan anggota tim Setelah staf Anda telah selesai diatur, langkah berikut adalah untuk menentukan pemberitahuan mana saja yang dibutuhkan setiap orang. Kita memiliki pemberitahuan untuk laporan kilat mingguan, pemberitahuan status file antarmuka dan pemberitahuan laporan bulanan.

holidayinn.com


6

Weekly Flash Report (Laporan Kilat Mingguan) Weekly Flash Report (Laporan Kilat Mingguan) merupakan ringkasan mingguan dari skor survei MSTS bagi hotel yang dikirimkan setiap Senin pagi. Contact person (narahubung) utama untuk MSTS dan/ atau Direktur Penjualan/Katering wajib diatur untuk Weekly Flash Report (Laporan Kilat Mingguan). Ikuti langkah-langkah di bawah ini untuk mengatur berbagai pemberitahuan ini.

holidayinn.com


7

Weekly Flash Report (Laporan Kilat Mingguan) 1. Klik pada “Setup Notifications” (Mengatur Pemberitahuan) dalam folder “MEETINGScope”

2. Gulir ke bawah sampai Anda melihat “Weekly Flash Reports & Interface Confirmations” (Laporan Kilat Mingguan & Konfirmasi Antarmuka)

3. Klik tanda panah ke bawah dalam kotak di sebelah kiri 4. Pilihlah nama anggota staf 5. Klik tanda panah ke bawah dalam kotak di sebelah kanan 6. Pilihlah “Weekly Whole-Property Flash Report” (Laporan Kilat Seluruh-Properti Mingguan) 7. Klik “Add Notification” (Tambahkan Pemberitahuan)

8. Ulangi langkah 1-7 untuk semua anggota tim yang ingin menerima “Weekly Whole Property Flash Report” (Laporan Kilat Seluruh Properti Mingguan). Harap perhatikan bahwa narahubung utama MSTS juga perlu menerima berbagai pemberitahuan berikut: “Interface Not Processed Recently” (Antarmuka Tidak Diproses Baru-baru Ini) dan “Interface Processed” (Antarmuka Diproses). Anda menambahkan berbagai pemberitahuan ini dengan cara mengikuti langkahlangkah di atas dan mengubah langkah 6 dengan memilih “Interface Not Processed Recently” (Antarmuka Tidak Diproses Baru-baru Ini) dan “Interface Processed” (Antarmuka Diproses). holidayinn.com


8

Pemberitahuan Laporan Properti Bulan Siap Dikirim “Property Monthly Report Ready Notification” (Pemberitahuan Laporan Properti Bulanan Siap Dikirim) mengirim pemberitahuan melalui email ketika laporan-laporan bulanan diterbitkan. Harap perhatikan bahwa orang-orang berikut wajib menerima Monthly Report Ready Notificaton (Pemberitahuan Laporan Properti Bulanan Siap Dikirim): Direktur Umum, narahubung utama MSTS dan Direktur Penjualan/Katering.

holidayinn.com


9

Pemberitahuan Laporan Properti Bulan Siap Dikirim 1. Klik pada “Setup Notifications” (Mengatur Pemberitahuan) dalam folder “MEETINGScope”

2. Gulir ke bawah sampai Anda melihat “Property Monthly Report Ready Notification” (Pemberitahuan Laporan Properti Bulanan Siap Dikrim)

3. Klik pada tanda panah ke bawah 4. Pilihlah orang yang akan menerima pemberitahuan 5. Klik “Add Notification” (Tambahkan Pemberitahuan) 6. Ulangi langkah 3-5 untuk setiap anggota tim yang ingin menerima Monthly Report (Laporan Bulanan)

holidayinn.com


10

Ektraksi Data MSTS Ekstraksi Data MSTS menjadi cara Anda menggali informasi pertemuan/acara Anda dari sistem penjualan dan katering Anda. Sistem MSTS membutuhkan agar informasi tersebut dimasukkan setiap minggu, sehingga sistem tersebut tahu siapa yang menjadi perencana pertemuan, alamat email mereka, acara apa yang melibatkan mereka, dan tanggal-tanggal acara tersebut. Ini memastikan undangan survei dikirim kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat. Apabila Anda tidak memiliki sistem penjualan dan katering atau tidak bisa mengekspor informasi tersebut dari sistem Anda, Anda juga dapat mengumpulkannya secara manual dalam sebuah file Excel. Mohon baca informasi berikut untuk membantu Anda menciptakan ekstraksi data ini bagi MSTS.

holidayinn.com


11

Ektraksi Data MSTS • UniFocus TIDAK mampu menerima atau mengolah file PDF—file tersebut HARUS merupakan file Excel, file Text, atau Comma-Separated File (file CSV) • Ciptakan sebuah summary booking report (laporan ringkasan pemesanan) di tingkat BOOKING (pemesanan), bukan di tingkat acara • Selalu buat laporan untuk 7 hari sebelumnya dari semua pertemuan yang pasti (DEF) dalam setiap kumpulan data yang diserahkan setiap minggu • Data tersebut harus diunggah setiap hari Selasa sebelum pukul 18.00 waktu setempat • Pastikan bahwa nama-nama staf dalam file tersebut SAMA PERSIS dengan yang dibuat di daftar staf Anda. Apabila nama-nama tersebut tidak sama persis, survei tidak akan terkirim dan pengolahan file tersebut akan gagal

Sebagai contoh, nama yang Anda lihat dalam kolom Booked By (Dipesan Oleh) di bawah, Heather Fields, merupakan manajer penjualan yang terkait dengan pertemuan tersebut. Namanya di daftar anggota staf yang telah Anda atur di atas harus persis sama dengan apa yang ada di kolom ini. Sistem MSTS adalah sistem yang peka huruf besar/kecil, jadi andaikata hanya satu huruf pun yang salah, sistem tidak akan mengenali nama anggota staf tersebut dan pertemuan tersebut tidak akan menerima survei.

Program MSTS bergantung pada narahubung utama MSTS Anda untuk mengirim file dari sistem penjualan dan katering hotel Anda dengan bidang-bidang berikut. Apabila Anda tidak mampu menggali informasi ini dari sistem penjualan dan katering Anda, Anda dapat menyerahkan informasi ini dalam file Excel dengan dilengkapi informasi wajib yang tertera dalam daftar di bawah ini. Juduljudul dalam file Excel akan terlihat seperti ini untuk sebuah file manual:

holidayinn.com

12


Ektraksi Data MSTS Hanya inilah bidang-bidang yang dapat kami petakan apabila Anda dapat memperoleh data ini dari sistem penjualan dan katering Anda. Informasi ini dapat meningkatkan kemampuan pelaporan Anda, tetapi tidak semua bidang diperlukan untuk membuat sistem MSTS berfungsi. Di bawah ini adalah daftar dari hal yang wajib dan hal yang tidak wajib atau pilihan. Account Name (Nama Akun)

Wajib

Post As (Nama/Deskripsi Pertemuan)

Wajib

Arrival Date (Tanggal Tiba)

Wajib

Departure Date (Tanggal Berangkat)

Wajib

Dipesan Oleh (nama lengkap)

Wajib

Service Mgr. (Manajer Servis (nama lengkap))

Tidak Wajib

Catering Mgr. (Manajer Katering (nama lengkap))

Tidak Wajib

Booking Lead Source (Sumber Pemesanan)

Tidak Wajib

Total Expected Covers (Jumlah Perkiraan Kehadiran)

Tidak Wajib

Total Food Revenue (Jumlah Hasil Penjualan Makanan)

Tidak Wajib

Total Beverage Revenue (Jumlah Hasil Penjualan Minuman)

Tidak Wajib

Guestroom Revenue (Hasil Penjualan Kamar)

Tidak Wajib

Contact (Kontak (nama lengkap))

Wajib

Contact Email (Email Kontak)

Wajib

Contact Address1 (Alamat Kontak1)

Tidak Wajib


Tidak Wajib


Tidak Wajib

Contact City (Kota Kontak)

Tidak Wajib

Contact State (Provinsi Kontak)

Tidak Wajib

Contact Postal Code (Kode Pos Kontak)

Tidak Wajib

Contact Office, Rec Phone (No. Tel. Kantor & Pribadi Kontak)

Tidak Wajib

Property Name (Nama Properti)

Tidak Wajib

Unique Identifier # (# Pengenal Unik) Booking Type/Market Segment (Jenis Pemesanan/ Segmen Pasar) Booking Status (Status Pemesanan)

Tidak Wajib Tidak Wajib Wajib

holidayinn.com


13

Ektraksi Data MSTS Setelah Anda membuat ekstraksi data mohon masuk ke situs mitra Unifocus dan unggah data tersebut dengan mengikuti instruksi di bawah ini:

1. Masuk ke unifocus.com

Masuk dengan menggunakan alamat email dan kata sandi Anda; apabila Anda lupa kata sandi Anda, Anda dapat mengeklik “Forgot password?” (Lupa kata sandi?) dan kata sandi tersebut akan dikirim kepada Anda melalui email.

2. Klik pada folder “Administration” (Administrasi) di bagian kiri layar Anda

holidayinn.com

14


Ektraksi Data MSTS 3. Klik pada “MS Interface Upload” (Unggahan Antarmuka MS) dalam folder “Administration” (Administrasi)

4. Klik tombol “Browse” (Jelajahi)

5. Pilih file yang akan diunggah

holidayinn.com


15

Ektraksi Data MSTS 6. Klik tombol “Upload” (Unggah)

7. Klik “OK” pada pesan konfirmasi

8. Gulir ke bawah untuk melihat file unggahan terbaru

holidayinn.com


16

Dukungan MSTS Harap memaklumi bahwa tim dukungan UniFocus tidak bisa menciptakan permintaan informasi melalui komputer atau melakukan kunjungan lapangan untuk mengaturnya. Akan tetapi, UniFocus bisa mendukung Anda melalui telepon atau email dan akan menjawab dalam waktu satu hari kerja. Apabila hotel Anda memiliki anggota staf yang mempunyai keahlian di bidang IT Anda dapat meminta bantuan mereka dalam mengatur permintaan data pertama ini. UniFocus akan membantu dalam menentukan apakah data yang diekstrasi kompatibel dengan program MSTS. Dukungan UniFocus dapat dihubungi di: [email protected] Nomor telepon AS yang tidak bebas biaya: +1 972 512 5130

© 2015 InterContinental Hotels Group. Hak cipta dilindungi.

holidayinn.com

MSTS (Sistem Pelacakan Kepuasan Pertemuan)

Recommend Documents