EI-02
MINŐSÉGÜGYI ELJÁRÁS A JEGYZŐI KABINET IRODA FOLYAMATSZABÁLYOZÁSA
1.
AZ ELJÁRÁS CÉLJA Az eljárás célja, a Jegyzői Kabinet Iroda által végzett tevékenységének folyamatszabályozása, ezen belül az informatikai, gondnoksági, jogi és személyügyi munkacsoport folyamatainak leírása. Jelen eljárás meghatározza a munkafolyamatok elvégzésének módját, felelőseit, adatait, előírva a felelősségeket és feljegyzési kötelezettségeket.
2.
AZ ELJÁRÁS LEÍRÁSA A Jegyzői Kabinet Iroda tevékenységében a feladatok egyrészt jogszabályi előírásokban jelennek meg, másrészt saját elhatározás alapján – adott évi költségvetési rendeletben biztosított források szerint - fogalmazódnak meg.
2.1
Az Informatikai feladatok leírása
2.1.1. Az informatikai feladatok leírása kifejezetten a szofverfejlesztési, valamint informatikai rendszerek hibáinak elhárítására szolgáló feladatok szabályozását tartalmazza. 2.1.2. A szofverfejlesztési feladatok folyamatát a mellékelt El-02/M01 számú folyamatábra mutatja. Az informatikus a napi munkavégzése során fölveszi, és munkanaplóban regisztrálja a fejlesztési igényeket. Eldönti hogy, elégséges-e a meglévő rendszer módosítása. Ha igen, az informatikus levélben fölveszi a kapcsolatot a fejlesztővel, ha nem, akkor megállapítja az új rendszer megírásába bevonható fejlesztők körét. A fejlesztő és a (leendő) felhasználó tisztázza az elvégzendő feladatot. A fejlesztő levélben választ ad, hogy elvállalja-e a munkát. Ha nem vállalja, akkor másik fejlesztőt kell megkeresni, ha igen, az informatikus a fejlesztőt felkéri a szerződés elkészítésére. 2.1.3. Az informatikus a fejlesztővel megkötendő szerződést, szerződéskötésre előkészíti. A szerződés megkötését követően a fejlesztő a fejlesztést elvégzi. A fejlesztő átadja a felhasználói dokumentációt; és ő, vagy az alapján az informatikus betanítja a felhasználót. A fejlesztő, vagy instrukciói alapján az informatikus üzembe helyezi a rendszert, amely eseményről teljesítési jegyzőkönyvet vesznek föl. 2.1.4. A számítógépes rendszerek hibáinak elhárításáról szóló folyamatokat, az El02/M02 számú folyamatábra tartalmazza. A napi munkavégzés során a rendszergazda felveszi a hibajelzést, és munkanaplójában regisztrálja. A rendszergazda megvizsgálja a hibajelenséget az illető hardver vagy szoftver dokumentációja felhasználásával és az eredményt a munkanaplójában rögzíti. Hibás programhasználat esetén a rendszergazda, vagy az informatikus kioktatja a felhasználót a program helyes használatára.
Hatálybalépés dátuma: 2005.1101..
Változat: 2
Oldal:
1/5
EI-02
MINŐSÉGÜGYI ELJÁRÁS Szoftverhiba esetén az informatikus levélben jelzi a hibát a szoftver készítője, vagy forgalmazója felé, aki a programot szükség szerint módosítja, kijavítja, azt átvezeti a dokumentációban és írásos értesítést küld. Hardverhiba esetén a rendszergazda a szervizkönyvben jelzést tesz a hardverkarbantartó felé. A hardverkarbantartó a hibát elhárítja és arról a szervizkönyvbe bejegyzést tesz. A rendszergazda teszteli a rendszert, ha a teszt eredmény megfelelő, akkor a hibaelhárítást befejezte és ezt a tényt rögzíti a munkanaplójában.
2.2
Gondnoksági feladatok leírása
2.2.1. A gondnoksági feladatok a polgármesteri hivatal épületeinek és berendezéseinek üzemeltetésére, fejlesztésére, karbantartására, a hivatali gépjárművek üzemeltetésére, továbbá az eszközök beszerzésére, valamint az őrzésre és védelemre terjed ki. A polgármesteri hivatal üzemeltetésére, karbantartására – beleértve az üzemeltetés körében szükségessé váló fejlesztéseket és beszerzéseket is – vonatkozó folyamatokat az El-02/M03 számú folyamatábra tartalmazza. 2.2.2. A költségvetés készítésének időszakában az irodavezető az előző év üzemeltetési tapasztalatainak figyelembe vételével elkészíti az üzemeltetési és fejlesztési költségekre vonatkozó előirányzat tervezetét. A gondnokság vezetője igényfelmérést végez a polgármesteri hivatalban és erről feljegyzést készít az irodavezető felé. Az igények és az előirányzatok egyeztetését követően a végleges előirányzat a polgármester és a jegyző jóváhagyását követően bekerül a költségvetés tervezetébe. A jóváhagyott költségvetést követően a pénzügyi irodával egyeztetve, az önkormányzat pénzügyi helyzetének figyelembe vételével az irodavezető meghatározza a végrehajtás ütemezését. Az ütemezést a jegyző és a polgármester hagyja jóvá. Az irodavezető megvizsgálja, hogy az egyes beszerzések, szolgáltatások közbeszerzési eljárás alá tartoznak-e. Ha igen, akkor a közbeszerzésekre vonatkozó törvény alapján megszervezi és irányítja a közbeszerzési eljárási folyamatot. Közbeszerzési eljárás mellőzése esetén a gondnokság köztisztviselője ajánlatokat kér be a beszerzésekre, illetőleg szolgáltatásokra. Ellenőrzi, hogy az ajánlat egyezik-e az előirányzattal, amennyiben igen úgy megírja a megrendelést, illetve előkészíti a szerződés megkötését, ha nem, akkor javaslatot tesz az előirányzat módosítására. A szerződés megkötése esetén a gondnokság vezetője ellenőrzi a szállítást, illetve a szolgáltatás elvégzését, átveszi, intézkedik a nyilvántartásba vételről, illetve üzembe helyezi az adott dolgot. 2.2.3. A karbantartó, az épület üzemeltetése során felmerülő, a belső karbantartó személyzettel elvégeztethető javítási igényeket a bejelentőlapon regisztrálja, a javítást elvégzi és a bejelentőlapra történő bejegyzéssel, tájékoztatja a gondnokság vezetőjét. 2.2.4. A gondnokság folyamatosan biztosítja a polgármesteri hivatal számára az irodaszerekkel történő ellátást. Az irodák által negyedévenként leadott írószer igénylés alapján az ellátmányt összeállítja és az irodák megbízottjainak bizonylaton átadja. Folyamatosan vezeti az írószer és eszközleltárt. Kiadja (és visszaveszi) a polgármesteri hivatal dolgozóinak az eszközöket, arról
Hatálybalépés dátuma: 2005.1101..
Változat: 2
Oldal:
2/5
EI-02
MINŐSÉGÜGYI ELJÁRÁS
személyi lapokon nyilvántartást vezet. Gondoskodik a polgármesteri hivatal gépjárműveinek üzemanyaggal történő ellátásáról, karbantartásáról. Ellenőrzi a járművek üzemanyag felhasználását, arról nyilvántartást vezet. 2.2.5. A gondnokság vezetője a polgármesteri hivatalnak nyújtott szolgáltatások körében kiemelten foglalkozik a takarítással, továbbá az örzés-védelemmel. A pályázaton nyertes takarító cég munkáját naponta ellenőrzi, minőségi kifogás esetén írásos feljegyzést ad át a cég vezetőjének. Ugyancsak folyamatosan ellenőrzi az őrzés-védelmet ellátó cég tevékenységét, amennyiben hiányosságot tapasztal, azt naplóbejegyzéssel jelzi a cég vezetője felé. 2.2.6. A gondnokság vezetője és köztisztviselője folyamatosan gondoskodik a polgármesteri hivatal közüzemi számláinak kifizetéséről, a beérkező számlákat ellenőrzik, leigazolják, majd a számlaigazoló lappal együtt átadják a Pénzügyi Irodának kifizetés céljából. 2.2.7. A gondnokság vezetője folyamatosan gondoskodik a portaszolgálatot ellátó munkatársak ellenőrzéséről, hiányosság esetén feljegyzést készít a munkáltató felé. 2.3.
Jogi referensek feladatainak leírása A jogi referensek csoportvezetés nélkül, közvetlenül a jegyzőnek, illetve az irodavezetőnek alárendelve végzik feladataikat. Jegyzői, tisztségviselői, illetve irodavezetői felkérésre írásos jogi véleményt adnak az Önkormányzat jogi ügyleteit illetően. A polgármesteri hivatal által készített bizottsági és Képviselő-testületi előterjesztéseket a jegyző felkérésére jogi szempontból írásban véleményezik. Peres ügyekben ellátják az Önkormányzat jogi képviseletét. Ügyfélfogadási időben, ügyfelek részére jogi tanácsadást biztosítanak. Az Önkormányzat és a Polgármesteri Hivatal által kötendő szerződéseket előkészítik és szignálják. A jogi referensek látják el a gondozási díjak végrehajtásával kapcsolatos feladatokat. Jogtanácsosi ellenjegyzéssel ellátják az Önkormányzat által kötött adásvételi szerződéseket, valamint a jelzálogjog bejegyzési és törlési okiratokat. Közbeszerzési kiírásokkal kapcsolatos eljárások intézése. A jogi referensek az általuk végzett tevékenységről feljegyzésben tájékoztatják az irodavezetőt július 31., illetve január 31. napjáig.
2.4.
Személyügyi munkacsoport feladatainak leírása
2.4.1. A Személyügyi munkacsoport a polgármesteri hivatal személyi állományának közszolgálati jogviszonyának, illetve munkaviszonyának létesítésével, megszüntetésével, a köztisztviselők vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségeivel és egyéb juttatásaival kapcsolatos feladatok ellátásával foglalkozik. 2.4.2. Figyelemmel kíséri a köztisztviselők előmeneteli pályáján a soronkövetkező eseményeket, és jegyzői jóváhagyásra elkészíti a szükséges dokumentumokat. Feladata továbbá a személyi állományra vonatkozó képesítési követelmények meghatározása, a képzési feladatok tervezése, szervezése, valamint mindezek nyilvántartása, a többször módosított 1992. évi XXIII. tv. (Ktv.) és a hozzákapcsolódó Kormány- és BM rendeletek, valamint az 1992. évi XXII. tv (Mt.) alapján. Hatálybalépés dátuma: 2005.11.01.
Változat: 2
Oldal:
3/5
EI-02
MINŐSÉGÜGYI ELJÁRÁS
2.4.3. A munkatársak felvétele közszolgálati jogviszony, illetve munkaviszony létesítése útján történik. A jelentkezők kiválasztása pályázati eljárás keretében, illetve egyéb esetekben a helyi egységes “Közszolgálati Szabályzatban” meghatározottak jelenlétében megtartott személyes meghallgatás útján történik. A munkáltatói jogkört a jegyző gyakorolja. A jegyző és az önkormányzati főtanácsadó esetében a polgármester gyakorolja a munkáltatói jogkört. A jegyző szóbeli utasítására a személyügyi referens elkészíti a határozatlan, vagy határozott időre szóló kinevezést a Ktv. rendelkezéseinek, illetve a munkaszerződést az Mt. rendelkezéseinek megfelelően. A személyügyi nyilvántartást a személyügyi referens végzi Wintiszt számítógépes programon, illetve papír alapú személyi anyag felfektetésével. A személyi anyagok iktatását a személyügyi munkatársak önállóan – a központ iktatótól elkülönítetten – végzik. A személyügyi referens évente egy alkalommal adatszolgáltatást teljesít a KÖZIGTAD részére a jogszabályoknak megfelelően. 2.4.4. A személyügyi referens vizsgálja, hogy jogszabályok által előírt képesítési feltételnek a munkavállaló megfelel-e, és erről tájékoztatja a jegyzőt. A munkaköri leírást az illetékes iroda vezetője készíti el, és a munkáltatói jogkör gyakorlója, valamint a munkavállaló írja alá. A munkaköri leírás 1 példányát a személyügyi referens a munkavállalónak átadja, egy példányát pedig a személyi anyagokhoz csatolja. 2.4.5. A Ktv alapján a köztisztviselőt előmeneteli pályáján, meghatározott időközönként minősíteni kell. A minősítéseket a személyügyi referens felhívására az illetékes iroda vezetője készíti el, a jegyző hagyja jóvá, a személyügyi referens a személyi nyilvántartásba bevezeti, és a személyi anyagban tárolja. 2.4.6. Az irodavezetők által meghatározott teljesítménykövetelményeket és – értékeléseket a személyi anyaghoz fűzi. 2.4.7. A személyügyi referens gondoskodik a kötelező továbbképzések, nem kötelező továbbképzések és belső oktatások megszervezéséről, lebonyolításáról, valamint ezek nyilvántartásba vételéről. A megvalósult oktatások, képzések, továbbképzések hatékonyságát évenként az irodavezetők értékelik, és írásban megküldik a személyügyi vezetőnek. A személyügyi vezető éves oktatási tervre tesz javaslatot a jegyzőnek. 2.4.8. A személyügyi referens végzi a munkáltatói kölcsönigények ügyintézési feladatát, ezen belül a kölcsönigények iktatásra és bírálatra való előkészítését, részt vesz az elbírálásban. 2.4.9. A bizottság javaslata alapján a polgármester határozza meg a kölcsön összegét, majd a bírálatról a személyügyi referens értesíti a kérelmezőt és a Pénzügyi Irodát. 2.4.10. A hivatal munkatársait megillető üdülési hozzájárulás keretében intézi az üdülési csekkek beszerzését, elkészíti a délegyházi üdülési beosztást a szakszervezet bevonásával. 2.4.11. A személyügyi referens külső és belső szervek részére statisztikai adatszolgáltatást végez. 2.5
Választással, népszavazással, népszámlálással stb. kapcsolatos eseti feladatok leírása.
Hatálybalépés dátuma: 2005.11.01.
Változat: 2
Oldal:
4/5
EI-02
MINŐSÉGÜGYI ELJÁRÁS Az országgyűlési-, valamint a helyi önkormányzati választások továbbá népszavazások, népszámlálások stb. esetén felmerült feladatokat a jegyző a vonatkozó jogszabályok alapján vezeti és koordinálja. Ennek során jegyzői intézkedések, ütemtervek keretében határozza meg a Polgármesteri Hivatal munkatársai által elvégzendő konkrét, operatív feladatokat.
3.
MELLÉKLETEK EI-02/M01 EI-02/M02 EI-02/M03
Fejlesztési feladatok folyamatábrája. Hibaelhárítási feladatok folyamatábrája Üzemeltetési, karbantartási feladatok folyamatábrája
Hatálybalépés dátuma: 2005.11.01.
Változat: 2
Oldal:
5/5
EI-02/M01 DOKUMENTUM
munkanapló
FEJLESZTÉSI FELADATOK FOLYAMATÁBRÁJA FOLYAMATÁBRA FELELŐS
Fejlesztési igények jelentkezése
Informatikus(inf.)
n
Rendszer módosítása elégséges?
Fejlesztésbe bevonható fejlesztési kör definiálása
(inf.)
i levél
Kapcsolatfelvétel a fejlesztővel
Inf.
Probléma tisztázása
fejlesztõ felhasználó
n Fejlesztő vállalja? i írásos ajánlat
felhasználói dokumentáció
teljesítési jegyzõkönyv
Határidők rögzítése
inf.
Feladat végrehajtása
fejlesztõ
Betanítás, vagy betaníttatás a fejlesztővel
inf. v.fejlesztõ
Rendszer üzembehelyezése, vagy üzembehelyeztetése a fejlesztővel
inf. v. fejlesztõ
Hatálybalépés dátuma: 2005.11.01.
Változat: 2
Oldal: 1/1
EI-02/M02 HIBAELHÁRÍTÁSI FELADATOK FOLYAMATÁBRÁJA DOKUMENTUM FOLYAMATÁBRA FELELŐS
Folyamat kezdete
munkanapló
rendszergazda (rg)
Hiba jelzés fogadása
munkanapló hardver, szoftver dokumentáció
Hibajelenség vizsgálata
rg.
i
Hibás programhasználat?
rg.
n i rg.
Szoftver hiba? n n munkanapló
i
levél
Betanítás
rg. v. informatikus
Folyamat vége
Jelzés a programírók felé
informatikus
Jelzés a hardver karbantartók felé
szervízkönyv
levél
rg.
Hardver hiba?
Szoftver módosítás
programíró
szervízkönyv
Hiba elhárítás
n
hardverkarbantartó
Teszt jó? i Folyamat vége
Hatálybalépés dátuma: 2002.06.01.
Változatszám: 1
Oldal: 1/1
EI-02/M03 JEGYZŐI KABINET IRODA ÜZEMELTETÉSI, KARBANTARTÁSI FELADATOK FOLYAMATÁBRÁJA DOKUMENTUM FOLYAMATÁBRA FELELŐS költségvetéshez írásos javaslat
Üzemeltetési folyamatok előirányzatának elkészítése
irodavezetõ
gondnokság vezetõje (gond.vez.)
Polgármesteri Hivatal igényfelmérés
körlevél
Igények és előirányzatok egyeznek?
n i n
i
törvény
Közbeszerzési eljárás lefolytatása
i
Igény módosítható?
gond.vez.
irodavezetõ, gond.vez.
Közbeszerzés hatálya alá esik? n
levél
Ajánlatok bekérése, pályázatás
gond.vez.
n n
Előirányzatok és ajánlatok egyeznek? költségvetés módosításhoz írásos javslat
szerzõdés, megrendelés
munkalap, megbízás építési napló
átadás-átvételi jegyzõkönyv
Hatálybalépés dátuma: 2002.06.01.
Előirányzat módosítható? i
i
Előirányzat módosítása
irodavezetõ
Megrendelés
gond.vez.
Szállítás, kivitelezés
gond.vez.
Üzembehelyezés, átvétel, nyilvántartásba vétel
gond.vez.
Változatszám: 1
Oldal: 1/1
