Mijn bedrijfsvoering transparanter m.b.v. Sharepoint als DMS? Hanneke Dam

Mijn bedrijfsvoering transparanter m.b.v. Sharepoint als DMS? Hanneke Dam

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

Digitaal werken onder regie en in samenhang werken vanuit één portal

1. Digitaal werken 2008-2009: van papier naar digitaal transparant en toegankelijk 2. Hoe ziet dit er anno 2010 uit 3. En hoe verder naar einddoel in 2012


middelen Internet om te zoeken Outlook om (samen) te werken

Intranet om te lezen

Corsa om doc. te behandelen

Sectorschijven om tijdelijk doc. op te slaan

Archief om doc. te bewaren

3


Informatieopslag 2008

P-schijf

M-schijf

Q-schijf

Dossiers Persoonlijk

C-schijf

Outlook mappen Dossiers Informatie -centrum Corsa


Nabije toekomst Centrale Database

Tijdelijke papieren Doc.

Mschijf

Beheer van : - structuur, - procedures, - techniek. 5


Werken in 2011 Intranet informatie

Corsa etc.

Xschijf

Smoelenboek + Tel.nrs. 6


Digitaal werken onder regie en in samenhang Opslag en werken vanuit één portal vier deelprojecten: proces en resultaat

1. 2. 3. 4.

Digitaal werken op de afdelingen Organiseren van informatiebeheer Bouwen van nieuw intranet Corsa in relatie tot Sharepoint


Aanpak : deelprojecten 1 en 2 • • • •

Gebruik een externe trigger Zorg dat het probleem gedeeld is Mee laten denken over structuur en indeling Opruim- en ordeningsadvies en ondersteuning door informatiemedewerker • Werken in stappen • VNG-brede en afdelingsbijeenkomsten • Scanloket


Uitgangspunten • • • • • •

Eenmalige opslag meervoudig gebruik Versiebeheer Herkenbare en consistente naamgeving Plaats- en tijdonafhankelijk Openbaar tenzij Digitaal samenwerken


Successen en knelpunten • Iedereen blij met aanbrengen van digitale structuur • Kilometers papier opgeruimd • Toegankelijkheid en terugvindbaarheid verbeterd • De medewerkers vonden de tussenstap al een geweldige prestatie • De enorme infrastructurele problemen met het nieuwe netwerk • Het nieuwe flexibele werkconcept


Nieuw intranet en Sharepoint/Corsa deelprojecten 3 en 4

• Bouw intranet ism afdeling Communicatie • Ontwikkelen webparts voor connectie met andere databases • Sharepoint op eigen afdeling en door projectteam • Volgen van ontwikkelingen waarbij Sharepoint en Corsa ‘samenwerken’


Persoonlijk



Afdelingspagina’s



Geordend en Openbaar • Afdelingsstructuur is zichtbaar • Ordening via mappen : beheer door onze afdeling in nauwe samenwerking met betrokkenen • Openbaar, tenzij: - P&O en F&C en OR - Persoonsgevoelige en privacygevoelige info - (CAO)-onderhandelingen


Documenten delen


Actuele thema’s




En werkt het nu prettig? • Vrij eenvoudig, laagdrempelig • Samenwerken aan documenten verloopt echt handig: realtime en handige rss • Direct te zien en te volgen via Intranet • Verkennerweergave is een optie • Uploaden gaat makkelijk en snel • Werken via de wiki: simpel en snel


vervolg • Via inktvlekmethode digitaal samenwerken mbv Sharepoint uitrollen • Belasting en snelheid Sharepoint monitoren • Impact inschakelen versiebeheer onderzoeken • Combinatie Corsa en Sharepoint onderzoeken • Inzetten Sharepoint ipv Corsa onderzoeken

Conclusie: Mijn bedrijfsvoering is transparanter dmv Sharepoint als DMS!

Vragen?


Forum



Snel naar…



Prikbord/zoek je collega




Nieuwsberichten


Mijn bedrijfsvoering transparanter m.b.v. Sharepoint als DMS? Hanneke Dam

Recommend Documents