nederlands
Inhoud
SharePoint als ECM De oplossing voor u
Inleiding en oplossingsoverzicht _______________________________ Microsoft Dynamics Integratie _________________________________ E-Mail Management __________________________________________ Office Integratie _____________________________________________ Patent Management _ ________________________________________ Postverwerking _____________________________________________ Kwaliteitsmanagement _______________________________________ SAP Integratie _______________________________________________ SAP Inkoopfactuurverwerking _________________________________ Scannen ____________________________________________________ SharePoint Compliance _______________________________________ Contract Management ________________________________________ Workflow ___________________________________________________
pagina 4-5 pagina 6-7 pagina 8-9 pagina 10-11 pagina 12-13 pagina 14-15 pagina 16-17 pagina 18-19 pagina 20-21 pagina 22-23 pagina 24-25 pagina 26-27 pagina 28-29
Met ecspand SharePoint uitbreiden tot een compleet ECM-Platform SharePoint: Microsoft SharePoint is een geïntegreerde portaaloplossing met server functies die bijdraagt aan de verbetering van de effectiviteit en de samenwerking binnen een organisatie: SharePoint biedt uitgebreid contentmanagement, bedrijfsbreed zoeken en de mogelijkheid om over afdelingen heen gegevens en documenten beschikbaar te stellen voor samenwerken. Enterprise Content Management (ECM): Enterprise Content Management is de oplossing voor de registratie, het beheer, de opslag, het archiveren en het beschikbaar stellen van documenten en hun inhoud ter ondersteuning van de organisatorische processen. ECM software en een ECM strategie maken het formele beheer van alle gestructureerde en ongestructureerde informatie binnen en buiten documenten mogelijk. ecspand is de ideale ECM uitbreiding voor Microsoft SharePoint . ecspand biedt naast standaard ECM diensten en producten ook voorgeconfigureerde ECM-oplossingen: eenvoudig, volledig, overzichtelijk en revisiezeker – inclusief volledige integratie met de standaard Office-tools.
Microsoft Dynamics Integratie
Slimmer werken.
De oplossing bestaat uit twee basis functies: het verwerken van zowel uitgaande als inkomende documenten. Hiervoor zijn niet alleen de door de Dynamicsgebruiker gegenereerde documenten beschikbaar, maar ook de overige voor het proces relevante documenten. Dynamics Integration is onder andere de basis voor de standaard ecspand oplossing inkoopfactuurverwerking.
Gebruiker
“Van de ecspand oplossing Microsoft Dynamics Integratie liggen de voordelen voor de hand: Optimalisatie van bedrijfsprocessen, volledige transparantie van transacties, sneller inzicht in status en uitkomsten van werkprocessen. De revisiezekere archivering van de gegenereerde documenten én inzicht in de naleving van opgestelde regels en randvoorwaarden maken deze oplossing compleet.”
Techniek
In SharePoint direct documenten opvragen uit Microsoft Dynamics
Gebaseerd op het gestandaardiseerde object model van Dynamics
Het logisch ordenen van documenten en bestanden van een specifiek proces in een dossier
Integratie mogelijkheden met Dynamics NAV, AX en CRM
Naadloze integratie Herkenbare Microsoft gebruikers interface
Modules zijn los inzetbaar (bijvoorbeeld alleen voor archivering binnen de financiële administratie) Microsoft gecertificeerde koppeling
7
E-Mail Management
Ruil uw overstroomde mailbox in voor structuur.
Deze compleet standaard ecspand oplossing biedt u ongekende functionaliteit. Uw E-Mail verkeer zal vanuit technisch, organisatorisch en juridisch oogpunt optimaal worden afgehandeld. Uw E-Mail systeem wordt ontlast en uw E-Mails kunnen aan elk gewenst bedrijfsproces worden toegewezen. Aan alle wettelijke eisen voor bewaarplicht kan automatisch worden voldaan. Deze oplossing is uit te breiden met automatische E-Mail classificering en verwerking ter voorbereiding van het gebruik van de inhoud in andere bedrijfssystemen.
Gebruiker Transparante zoekmogelijkheden in uw eigen mailbox en waar nodig in het SharePoint archief Geen lokale PST-bestanden
“E-Mail archivering? Vandaag de dag een must! Nog beter: De ecspand oplossing E-Mail Management. Waarom? U bent verzekerd van een goede structuur, uw E-Mails worden perfect gemanaged, aan de juiste gebruiker toegewezen, beantwoord, volgens de bedrijfsrichtlijnen bewaard en kunnen te allen tijde teruggezocht en opgevraagd worden.”
Proces gestuurde E-Mail verwerking geïntegreerd met Outlook Volledige traceerbaarheid, transparantie en beschikbaarheid van E-Mails (eDiscovery)
Techniek Ontlasting van de Exchange database Uitlezen van PST-bestanden Geoptimaliseerd herstel van de Exchange servers Kortere back-up tijden Betere server prestaties Eenvoudig beheer Klaar voor Exchange 2010
9
Office Integratie
Tijd besparen is waarde creëren.
Deze oplossing is een universele interface voor het procesmatig opslaan van ieder informatieobject (Office-bestanden en E-Mails). De snelle en veilige manier van opslaan in SharePoint ontlast de gebruiker en zorgt voor een eenvoudige en praktische afhandeling.
Gebruiker Intuïtieve verwerking van gerelateerde opslag van alle documenten Eenvoudige indexering door geautomatiseerde overname van verplichte velden en data
Techniek Universele interface Centrale administratie Eenmalige, centrale configuratie
Procesmatige verwerking van E-Mails
“De ecspand Office Integratie zorgt voor een snelle en makkelijke verwerking van proces-georiënteerde E-Mail en Office-bestanden. Eenvoudig documenten slepen naar uw eigen mappenstructuur door middel van drag & drop. Praktisch!”
Eenvoudige drag & drop functionaliteit 11
Patent Management
Uw (patent) rechten in één oogopslag. “De oplossing Patent Management: een MUST voor iedere innovatieve onderneming met veel patent gerelateerde onderzoeken en ontwikkelingen. Lopende eigen patent gerelateerde projecten worden compleet georganiseerd en bewaakt. Een extra module zorgt voor automatische downloads van relevante gegevens uit octrooi databases wereldwijd, gebaseerd op vastgelegde interesseprofielen. Op deze manier blijft u op de hoogte van relevante ontwikkelingen, terwijl u zich concentreert op uw eigen concurrentievoordeel door innovatie.”
Deze oplossing biedt u een compleet overzicht van alle documenten en processen met betrekking tot octrooien en ondersteunt de patentafdeling bij het wereldwijd zoeken naar beschikbare documenten over relevante innovaties, inclusief de bewaking, evaluatie en analyse. Een groot voordeel is dat er een naadloze samenwerking op een eenduidig platform mogelijk wordt gemaakt binnen de organisatie met betrekking tot het beheer van innovatieprojecten. Ook het management heeft de mogelijkheid om hun eigen marktwaardeanalyses van een innovatie eenduidig te laten ondersteunen. Externen kunnen eveneens probleemloos deelnemen.
Gebruiker
Techniek
Geïntegreerde toepassing van patent gerelateerde processen
Geen lokaal geïnstalleerde clientsoftware nodig
Virtuele samenvatting van alle octrooi informatie en daaraan gerelateerde documenten
Oplossing gebaseerd op SharePoint
Archivering van geregistreerde patenten Bewaking, projectmanagement en evaluatie in een uniforme, volledig web based oplossing
Snel beschikbaar te maken via intranet of extranet Maximale flexibiliteit met tegelijkertijd hoge upgrade zekerheid door standaardisatie op SharePoint
13
Postverwerking
Automatisch doorsturen.
Met deze oplossing kunt u de postverwerking en distributie elegant digitaliseren en integreren. De oplossing bestaat uit scanverwerking, automatische classificatie en een workflow die het doorsturen van documenten regelt en opmerkingen en noties digitaal bij het poststuk opslaat. Door een complete integratie van de postverwerkingactiviteiten in SharePoint worden stukken als bijlage van een taak inclusief actietermijn aan de ontvanger beschikbaar gesteld. Deze oplossing kan ook probleemloos met de E-Mail management oplossing worden gecombineerd.
Gebruiker Eenvoudig Werken in de bekende SharePoint omgeving Universele oplossing voor de gehele postverwerking en andere documenten stromen
“De oplossing tegen de dreigende papiervloed: Postverwerking van ecspand voor SharePoint. U verkort de doorlooptijd, informatie wordt sneller doorgegeven en transparant weergegeven. Kortom, het systeem versnelt en vereenvoudigt routinematig werk, waardoor een snelle ROI wordt behaald en uw mensen de ruimte krijgen voor echte waardetoevoeging en creativiteit.”
Optimalisatie van de postverwerking, zeker bij distributie naar meerdere vestingen Reductie van de vloed aan papier en E-Mail
Techniek Gebruik maken van uw huidige scanners en multifunctionals Load balancing: bepaal centraal hoeveel stukken er maximaal in het postvak van een gebruiker mogen zitten Waarschuwing wanneer er een opstopping in een verwerkingsproces ontstaat Korte inrichtingstijd, continue optimalisering in het lopende proces
15
Kwaliteitsmanagement
Kwaliteit overtuigt.
Door middel van digitale routing beheert ecspand de gegevens en documenten voortvloeiende uit de kwaliteitsborging. Sjablonen en standaard tekstblokken vereenvoudigen het kwaliteitsmanagement. Reeds ingerichte document bibliotheken geven u direct inzicht in bijvoorbeeld arbeidsvoorschriften, formulieren en handboeken. Automatische herinneringen en vooringestelde termijnen zorgen ervoor dat u altijd de controle en het overzicht behoudt. Het kwaliteitsmanagement wordt gecompleteerd door het gebruik van inzet van een controle- en vrijgaveworkflow inclusief deploy functie.
Gebruiker Mappenstructuren volgens de juiste (ISO)norm Proces georiënteerde mappenstructuur gebaseerd op documentatieopbouw of checklisten
“De ecspand oplossing voor Kwaliteitsmanagement zorgt er voor, dat de processen in een onderneming rechtszeker en volgens geldende kwaliteitsnormen uitgevoerd worden. De oplossing zorgt voor compliance en maakt gebruikt van kwaliteitsmanagement methodieken zoals bijvoorbeeld Six Sigma. Uiteraard is het ook de oplossing voor de voorbereiding en protocollering van audits.”
Eenvoudig zoeken naar QM documenten Ondersteuning van alle taken door complexe parallelle workflows Intuïtief werken door volledige Office integratie
Techniek Snel inzetbaar via intranet of extranet Maximale flexibiliteit en hogere veiligheid door standaardisatie van upgrades Grafische visualisatie van en navigatie door de processen met MS Visio Automatisch genereren van PDF 17
SAP Integratie
Processen optimaliseren. “Met de SAP Integratie is het naleven van compliance regels zeer eenvoudig te realiseren. De volledige verwerking van administratieve processen kan inzichtelijk gemaakt worden. Twee strategische platformen worden samengebracht en bedrijfsprocessen worden geoptimaliseerd.“
Archivering voor SAP: met ecspand heel eenvoudig, maar bovenal binnen de bekende SAP omgeving. Door de verwerking van uitgaande en inkomende documenten hebt u niet alleen de beschikking over door de gebruiker gegenereerde documenten, maar beschikt u over alle overige documenten die betrokken zijn bij het proces: alle documenten in één oogopslag.
Gebruiker
Standaard zoekfuncties in SharePoint op basis van ecspand (voor niet SAPgebruikers) maar ook direct vanuit SAP (voor SAP-gebruikers)
Gebruikers blijven in hun eigen werkomgeving (SAP en SharePoint) Automatische dossiervorming in ecspand (direct vanuit SAP kan men in SharePoint opgeslagen documenten oproepen) Naadloze integratie
Techniek Gecertificeerde SAP archief link interface inclusief Content Server koppeling Aanpassingen via de standaard SAP interface Verwerking van inkomende en uitgaande documenten (via barcode) Gecertificeerde module voor het direct opvragen van documenten uit SAP Werken vanuit de webbrowser Archivering van relevante documenten met ecspand in SharePoint
19
SAP Inkoopfactuurverwerking
Een goed overzicht. “De voordelen van de ecspand oplossing SAP Inkoopfactuurverwerking zijn kort maar krachtig: Automatisering, kostenbesparing, transparantie. De doorlooptijden van facturen worden verkort, zodat de maandafsluiting sneller plaats kan vinden.“
Aan de hand van continue gedigitaliseerde processen zorgt deze oplossing voor geautomatiseerde herkenning, digitale controle, kostentoewijzing en goedkeuring van facturen in combinatie met SAP. De diverse rapportages bieden transparantie in alle factuur gerelateerde gegevens en stellen u op elk moment in staat een gedetailleerde analyse te maken. Ideaal om tijd en kosten te besparen en de ROI te verbeteren. De productiviteit van uw medewerkers wordt verhoogd en de documenten zijn op ieder moment en op elke locatie opvraagbaar.
Gebruiker Naadloze integratie Eenvoud Bekende en vertrouwde vensters Alles in een gestandaardiseerd formaat Geen tijdvretende nabel acties Proces is compleet transparant Minimaliseren van handmatige handelingen
Techniek Integratie in SAP met een gecertificeerde koppeling Gebruik van bestaande platformen Probleemloos toevoegen van proces gebruikers ADS koppeling Hoogwaardige rekeningsherkenning 21
Scannen
Scannen en meer.
De scanoplossing richt zich op bestaande en nieuw binnenkomende papieren documenten. U hebt de mogelijkheid om via een centrale scan opstelling of via andere scanners uw fysieke documenten eenvoudig in SharePoint te krijgen. De gangbare mogelijkheden, zoals barcode herkenning, automatische paginaoriëntering en het herkennen en verwijderen van lege pagina’s is uiteraard standaard aanwezig. Echter ook classificering en indexering kan direct vanuit de scanapplicatie. U kunt deze oplossing uiteraard combineren met ecspand voor postverwerking.
Gebruiker
“De centrale Scannen oplossing van ecspand zorgt voor een consequent gebruik van SharePoint. Papier wordt gedigitaliseerd en geclassificeerd. Alle documenten in een standaard formaat en geen kopieën meer nodig. De bestaande IT infrastructuur kan gebruikt worden, dus behoud van investeringen. Eenvoudiger kan niet!“
Techniek
Gemakkelijk direct naar SharePoint scannen
Snelle implementatie van (de)centrale scanstations
Handmatig, semi automatisch en automatisch verwerken van document stapels, versneld het scan proces
Eenvoudige integratie tussen bestaande scanners en SharePoint
Eenvoudige gebruikersschermen Zowel het scannen van een enkele pagina als van stapels wordt ondersteund
Koppelen van desktopscanners en netwerkscanners Geïntegreerde OCR herkenning
23
SharePoint Compliance
Uw goed recht.
Wetten, regels en richtlijnen moeten ook met de inzet van SharePoint opgevolgd worden. De regelgever schrijft immers vaak voor dat het langdurig, revisiezeker archiveren van documenten gebaseerd moet zijn op nationale en internationale standaarden en regels. Wij kunnen dit verzorgen door een volledig geconfigureerde SharePoint compliance oplossing. Gegevens waarvoor een bewaarplicht geldt, worden op basis van wettelijke dan wel interne bedrijfsregels gearchiveerd. Gedurende de verplichte bewaartermijn kan de gearchiveerde data probleemloos van de ene naar de andere storage oplossing verplaatst en gekopieerd worden. Het daadwerkelijk verwijderen van gearchiveerde gegevens kan echter alleen nadat de bewaartermijn is afgelopen.
Gebruiker
“Met SharePoint Compliance wordt een revisiezekere, bedrijfsconforme, duurzame archivering van alle bewaarplicht gerelateerde data zeker gesteld. Alle onderdelen van deze oplossing zijn via Audits gecertificeerd.“
Techniek
Geen opleiding nodig
Ontlasting van de SharePoint SQL database
Gemakkelijk en transparant terugvinden van alle documenten en hun versies
Snellere backup en recovery
Werken met bekende applicaties
Gecertificeerde koppelingen met storage oplossingen
Optimale systeem benutting
Eenvoudige administratie via SharePoint Flexibel configureerbare bewaarregels
25
Contract Management
Orde op zaken.
Weet u hoeveel contracten u heeft? En hoeveel geld er in deze contracten omgaat? Verschaf uzelf inzicht! De browser gebaseerde SharePoint oplossing zorgt voor eenvoudig vastleggen, vinden en beheren van alle gangbare contractvormen. Verkrijg dankzij de eenduidige en volledige contract module ongekend inzicht in de waarde van uw contracten, uw verplichtingen en de financiële consequenties van uw verplichtingen. De oplossing is makkelijk te integreren met uw strategische ERP applicaties.
Gebruiker Eenvoudig beheren van vergelijkbare contracten Bijhouden van looptijden Proces georiënteerde behandeling van contracten
“Met de oplossing Contract Management verkrijgt u een overzicht van alle actieve contracten en looptijden. Transparantie vanaf de installatie, opzeggingen en verplichtingen zult u nooit meer vergeten. Contractmanagement is een standaard product, geen projectmatige oplossing.“
Eenvoudige en gebruiksvriendelijk
Techniek SharePoint gebaseerde oplossing Snel beschikbaar te maken in intranet en extranet Maximale flexibiliteit in combinatie met een hoge upgradezekerheid door gebruik van standaard componenten 27
Workflow
Betere samenwerking.
De oplossing maakt het voor uw organisatie mogelijk de interne processen te verbeteren en de productiviteit te verhogen. Of het nu om stam- of om persoonlijke gegevens gaat, commentaar, vrijgave, ondertekening of doorlooptijden. De meest complexe workflows kunnen op basis van SharePoint eenvoudig en snel via de browser afgehandeld worden. Zakelijke werkzaamheden worden geautomatiseerd. De naadloze integratie met SharePoint maakt het nóg eenvoudiger documenten en informatie doelgericht te verspreiden, processen te vereenvoudigen, inzicht te vergroten en processen te bewaken.
Gebruiker Eenvoudig en overzichtelijk Snel doorsturen Snelle reactie Verbeterde resultaatgerichtheid
“De Workflow oplossing verbindt afdelingen, verhoogt de transparantie, verlaagt de doorlooptijden en verhoogt de uitkomstzekerheid.“
Techniek Maakt gebruik van bestaande infrastructuur Gebaseerd op Windows workflow foundation Gegevens vanuit uw strategische applicaties beschikbaar
29
Our passion for your success. ecspand your SharePoint.
Contact Docdynamic is het Nederlandse d.velop competence centre (d.cc) voor het ECM systeem ecspand van de Duitse leverancier d.velop (www.d-velop.de). Als d.cc zijn wij verantwoordelijk voor het partnerprogramma en de verkoop en ondersteuning van ecspand in Nederland en Vlaanderen. „Het meest succesvol zijn zij die over de beste informatie beschikken“ werken dagelijks meer dan 500.000 mensen verdeeld over ruim 2000 server installaties met onze software. Met onze kennis en ervaring helpen wij organisaties hun slagvaardigheid te verbeteren door de kwaliteit en toegankelijkheid van informatie te verhogen. Met ecspand heeft Docdynamic een perfecte aanvulling in haar portfolio voor bedrijven die SharePoint hebben ingezet.
Docdynamic B.V. Postbus 110077 7502 LA Enschede
www.docdynamic.nl
T +31 (0) 541 855 855 F +31 (0) 541 855 856 E
[email protected]
