Ophrys heeft voor u de oplossing binnen handbereik!
1.
Compliancescan
Met de Compliancescan bieden wij u de mogelijkheid om te toetsen of uw kantoor een volledige en goede invulling heeft gegeven aan de Wet financieel toezicht. Op de Compliancescan ontvangt u een return on investment van € 200 per jaar in combinatie met een onderhoudsovereenkomst. Meer informatie hierover vindt u bij ‘Doorlopend onderhoud’.
1.1.
Quickscan
Ophrys controleert in een dagdeel alle aspecten van Wft Compliance binnen uw kantoor. Wij beoordelen de volgende facetten van uw kantoor: ✤ Heeft uw kantoor de benodigde procesbeschrijvingen opgesteld ✤ Gebruikt u de juiste documenten in uw adviestraject en zijn deze documenten compliant ✤ Of uw personeelsdossiers aan de gestelde richtlijnen voldoen Van onze bevindingen ontvangt u een uitgebreide rapportage waarin naast een grafisch overzicht ook alle aspecten puntsgewijs zijn toegelicht.
1.2.
Uitgebreide scan
Ophrys is gedurende een volledige dag bij u op kantoor aanwezig en controleert naast bovengenoemde elementen van de Quickscan ook nog enkele adviesdossiers. Meer informatie hierover vindt u bij ‘Controle Adviesdossier’. Van onze bevindingen ontvangt u uiteraard ook een uitgebreide rapportage, welke wij in een persoonlijk gesprek met u nabespreken. Ophrys kan vervolgens aan de eventueel geconstateerde knelpunten voor u op een professionele wijze invulling geven.
Risico-analyse Ophrys
2.
Compliancetraject
1.
Huidig beloningsbeleid
1.a.
Binnendienst
deze functiegroep kennen wij de volgende functies: Met de 3 onderdelen van het CompliancetrajectIn geven wij daadwerkelijk invulling Medewerker commerciële binnendienst aan Wft Compliance binnen uw kantoor. Wij gaan daarbij uit van uw eigen beloning deze medewerk(st)er bestaat voor 100% uit een vast kantoorsituatie en gaan op basis daarvan voor uDeaan hetvoor werk.
De hoogte van het vaste salaris wordt bepaald door de volgende factore opleiding
Uiteraard kunt u naast het complete traject ook kiezen ervaring voor een of meerdere specifieke onderdelen. 1.b. Buitendienst
In deze functiegroep kennen wij de volgende functies: Hypotheekadviseur
Vakbekwaamheid
2.1. Naam
De beloning voor deze medewerkers bestaat voor 80% uit een vast sala uit een variabele beloning.
Personeelsbeheer
man
De hoogte van het vaste salaris wordt bepaald door de volgende factore opleiding ervaring
Datum in dienst Dienstverband
fulltime
onbepaalde tijd
Wft-functie
beleidsbepaler
Functie
directeur
BSN nummer Overzicht opleidingen
Zie Curriculum Vitae in personeelsdossier
Diploma’s die kwalificeren voor het Wft Naam diploma
Assurantie B
Assurantie B
Datum
18-10-1994
18-10-1994
Nummer
86269
2486269
Instituut
SEA
SEA
Permanente Educatie
Schade
Leven
Hypotheken SEH
Schade
Leven
Hypotheken
Datum
Geldig t/m 30-06-2011
Geldig t/m 30-06-2011
Nummer
21-06-2010
21-06-2010
Instituut
Dukers & Baelemans
Dukers & Baelemans
Naam diploma
Assurantie B
2.
Geldig t/m 30-06-2011
Te behalen Wft-diploma’s
De variabele beloning voor de buitendienst wordt bepaald door de volge Nieuwe omzet van de adviseur Hierbij geldt de regeling dat de adviseur 30% van de eerstej schadeverzekeringen en 20% van de afsluitprovisie op levensv hypotheken ontvangt. Basis Consumptief Beleggen
Risicofactoren in het huidige beloningsbeleid
Wij hebben intern bekeken of er mogelijk nega negatieve effecten u beloningsbeleid. Daarbij hebben wij gekeken naar negatieve effecten o Basisonze medewerkers, ConsumpBeleggen SEH op de risico’s die ons bedrijf loopt of op het belang v tief
Geldig t/m 30-06-2011
Geldig t/m
Geldig t/m
Geldig t/m
30-06-2011 31-12-2011 2.a. 30-06-2011 Vaste salarissen De hoogte van de vaste salarissen zijn marktconform. Wij toetsen dit hand van de in de branche beschikbare marktgegevens. De vaststelling van de hoogte van het vaste salaris vindt intern pla opleiding en ervaring van de betreffende medewerker. Wij toetsen niet regelmatig de kwaliteit van het functioneren van de me zorgvuldig behandelen van klanten.
Te behalen vóór Instituut …….
Beheerst beloningsbeleid Lopende opleidingen / PE Naam De Wft stelt bepaalde eisen aan uw personeelsbeleid. Zo moet u zorgdragen voor Geplande einddatum ………. beheerst beloningsbeleid binnen uw kantoor. Dit bestaat afhankelijk van de een grootte van uworganisatorische kantoor doorgaans Gelden (tussentijdse) voorzieningen teruit: borging van de vakbekwaamheid? JA ✤Toepassing Eenkennisrisico-analyse van uw huidige beloningsbeleid en expertsystemen ✤4 ogenEen bedrijfsprocedure principe ✤Permanente Opzet nieuwe begeleiding feitelijkprestatiebeloning leidinggevende
Personeelsdossiers Ook moeten uw personeelsdossiers aan bepaalde vereisten voldoen. Ophrys geeft samen met u de juiste invulling aan het beloningsbeleid. Daarnaast controleren en completeren wij de personeelsdossiers. Tevens stellen wij de benodigde overzichten voor vakbekwaamheid en integriteit op. checklist vakbekwaamheid en integriteit versie 11.8.0
Documenten digitaal Alle documenten van het onderdeel Personeelsbeheer ontvangt u van ons fysiek maar ook digitaal op CD-rom, zodat u een complete borging heeft van uw personeelsbeleid.
Risico-analyse b
2.
Compliancetraject
Naam klant Soort traject
2.2.
Advies en bemiddeling
/
Klantbeheer 1.1
Execution o
fysiek
d
fysiek
d
checklist klantdossier
Adviestraject 1.2 getekende opdrachtbevestiging U heeft uiteraard een geheel eigen werkwijze in het adviestraject en dat moet zo 1.3 inventarisatie klantprofiel blijven. Daarmee kunt u zich immers onderscheiden van andere financieel 1.4 beleggersrisicoprofiel (indien van toepassing) dienstverleners. Samen brengen wij het adviestraject in kaart en zorgen ervoor dat 1.5 UPO’s en opgave AOW-rechten u met behoud van uw eigen karakter een professioneel adviestraject krijgt dat verzekeringen (collectief) voldoet aan alle gestelde eisen. Ophrys geeft1.6 onderWIA/WGA andere invulling aan: 1.7 ANW-hiaat ✤ Dienstverleningsdocument en Algemene voorwaarden verzekeringen (collectief) ✤ analyses en berekeningen hypotheek Klantinventarisatie en Adviesdocument 1.8 ✤ Tarieven en Service-abonnement 1.9 analyses en berekeningen verzekeringen
Wensen en doelstellingen Uitgesproken voorkeuren
1.10
analyses en berekeningen i.g.v. overlijden, AO, WW en pensioen
1.11
motivering advies
1.12
document afwijkende beslissing klant
1.13
ontvangst uitgereikte/ontvangen documenten
1.14 factuur Lage maandlasten Opbouwen van een hoge einduitkering 1.15 aantekeningen en notities Hypotheekconstructie zonder beleggingselement Een beperkt beleggingselement is aanvaardbaar 1.16 diversen Hypotheekconstructie met beleggingselement Fiscaal zo gunstig mogelijke constructie Lening op een zo kort mogelijke termijn inlossen Wil de mogelijkheid hebben tot extra aflossen zonder boete Heeft voorkeur voor huidige huisbankier Lopende levensverzekeringen inbrengen 2.1 kopie aanvraagformulier hypotheek Nadruk op lage maandlasten Nadruk op stabiele maandlasten 2.2
Wat is uw wens m.b.t. verantwoord lenen?
kopie offerte hypotheek
Lenen wat nodig is om de woning te kunnen kopen ongeacht 2.3 kopie aanvraagformulieren verzekeringen (kapitaal, de normen. risico, AO en WW,lijfrente) Zo veel mogelijk lenen Niet meer lenen dan volgens de CHF-toetsing verantwoord is 2.4 kopie offerte verzekeringen (kapitaal, risico, AO en Lening op basis van NHG WW,lijfrente) Anders, nl.
Toelichting:
Adviesdossier Binnen het onderdeel Klantbeheer beoordelen wij ook een adviesdossier op opbouw, samenstellingAntwoord: klantprofiel en motivatie van uw advies. Wij hanteren daarbij Verwacht u binnen 2 tot 5 jaar te gaan verhuizen? de uitgangspunten zoals de AFM die stelt in haar leidraden en overige publicaties. Meer informatie hierover vindt u bij ‘Controle adviesdossier’. Verwacht u binnen 2 tot 5 jaar bij een andere werkgever te
Antwoord:
Professionele uitstraling gaan werken of voor uzelf te beginnen? Een professionele uitstraling van het adviestraject zal de komende jaren een Hoeveel van de gehele hypotheek steeds belangrijker item De worden in ‘de nieuwe wereld’. Ophrys zorgt ervoor dat de hypotheekschuld wilt u 75% van de hypotheek minimaal op het einde van de 50% van de hypotheek benodigde documenten van het adviestraject uniformiteit uitstralen. U ontvangt looptijd hebben afgelost? 25% van de hypotheek Ik wil niets aflossen en benin bekend met dit risico een map met daarin uw adviestraject fysieke vorm en een CD-rom met de Ik wil zoveel mogelijk aflossen zodat er een acceptabele restschuld overblijft op basis van de geldende normen digitale bestanden om mee te werken. Toelichting:
Hoe lang wilt u de rente vastzetten?
Variabele rente 1 tot 3 jaar vast 5 tot 10 jaar vast 12 tot 30 jaar vast
klantprofiel hypotheken versie 11.9.0
2.
Compliancetraject
2.3.
Procesbeheer
Beschrijving bedrijfprocessen In het kader van de Wft dient u de bedrijfsprocessen te borgen. Processen als vakbekwaamheid, integriteit en nazorg moeten worden vastgelegd. Maar ook zaken als reclame-uitingen, bedrijfs- en productinformatie. U kunt werkzaamheden deze en de 16. Uitbesteding andere processen alleen aantoonbaar maken door ze te beschrijven. Ophrys P.A. Meeuwsen neemt dit volledig uit handen. Samen inventariserenBeheerder we hoe de Ellen bedrijfsprocessen binnen uw kantoor zijn ingericht en vervolgens stelt Ophrys een handboek Schade Leven Hypothecair Bevoegd voor voor samen met de bedrijfsprocessen,
Consum
1. Binnen Ophrys zijn onderstaande werkzaamheden uitbesteed aan … a. Beantwoording inkomend telefoonverkeer b. Telefonische verkoop / klantenwerving c. Commercieel klant- / portefeuillebeheer d. Administratief klant-/portefeuillebeheer incidenten nog minder, toch wordt van u e. Schadebehandeling
Klachten- en incidentenregistratie Klachten komen niet vaak voor en verlangt dat de administratie hiervan goed op orde is. Ophrys geeft invulling aan directie is verantwoordelijk voor de selectie van derden voo een correcte klachten- en incidentenregistratie. 2. De werkzaamheden, voor het vaststellen van de waarborgen voor d voor de bewaking daarvan.
6.
3. De onder punt 1. genoemde werkzaamheden zijn door ons k gedeeltelijk uitbesteed. [korte beschrijving geven van werkzaamheden].
Nazorg Beheerder Bevoegd voor
4. Per uitbestede werkzaamheid wordt in de checklist uitbesteding voorschriften van toepassing zijn en deze worden periodiek getoets Ellen P.A. Meeuwsen Schade
Leven
5. Door de directie worden gemaakte afspraken en de vereiste uitbesteding schriftelijk vastgelegd met de derde. Deze overeenko Hypothecair Consumptief Beleggen geval de onder punt 6. en 7. genoemde zaken.
6. Bijwij werkzaamheden waarbij een derde klantcontact heeft wordt 1. Om binnen Ophrys de verplichting tot nazorg te borgen hebben een beleid overeenkomst in ieder geval vastgelegd dat: bepaalt en vastgelegd in deze procedure. a. Deze derde zich duidelijk presenteert als zijnde een vertegen kantoor. 2. In het Dienstverleningsdocument van ons kantoor is vastgelegd dat wij nazorg bieden b. Dat deInpersonen, in dienst van deze derde, die de werkzaa betreffende relevante wijzigingen in wetgeving en productvoorwaarden. deze voor ons kantoor niet eerder betrokken zijn geweest bij een fai situatie nemen wij zelf contact op met de klant. Eventuele wijzigingen in een persoonlijke situatie moet de klant zelf aan ons doorgeven. c. Dat de personen, in dienst van deze derde, die de werkzaa voor ons kantoor beschikken over een Verklaring omtrent het g Dat de in: personen, in dienst van deze derde, die de werkzaa 3. Als relevante wijzigingen beschouwen wij binnen ons kantoor d. wijzigingen voor kantoor beschikken over voldoende deskun a. Wet- en regelgeving die kunnen leiden tot een andere inrichting van ons een eerder werkzaamheden die door hun worden uitgevoerd. uitgebracht advies. e. van Er de een periodieke rapportage wordt geleverd door deze derde b. Productvoorwaarden die kunnen leiden tot het niet behalen doelstellingen die hebben plaatsgevonden met de klanten van ons kant van de klant. vastgelegd op welke wijze en met welke periodiciteit deze rapp
4. De adviseur legt van elke klant in het klantdossier vast welke impactvolle en 7. afgesloten. Bij werkzaamheden complexe producten zijn gesloten en de datum dat deze zijn Daarnaast waarbij een derde administratieve werkza wordt in de worden deze producten ook geregistreerd in ons administratiesysteem ……schriftelijke overeenkomst in ieder geval vastgelegd: a. De werkinstructies aan de hand waarvan de werkzaa plaatsvinden. 5. De directie en de adviseur inventariseren periodiek aan de hand van vakinformatie en Dat ons informatie van aanbieders, welke veranderingen op het gebiedb.van wetenkantoor toegang heeft tot de administratie van de zak Documenten digitaal uitbesteed. regelgeving en productvoorwaarden zich hebben voorgedaan of binnenkort zullen c. Dat de administratie van de uitbestede werkzaamheden ook ac voordoen.
Alle documenten van het onderdeel Procesbeheer ontvangt u van ons fysiek maar ook digitaal opvan CD-rom, zodat u het handboek beschikbaar kunt stellen aan 6. Op basis de hierboven genoemde inventarisatie wordt ook door de directie en de adviseur bepaalt welke klanten meer specifieke informatie moeten ontvangen over de uw personeel via intranet. relevante wijzigingen. 7. De adviseur benadert de geselecteerde klanten schriftelijk, mondeling of per email en maakt indien nodig, of door de klant gewenst, een afspraak voor een toelichtend gesprek. 8. Naast bovenstaande activiteiten geeft ons kantoor op onderstaande wijze invulling aan pro-actieve contactmomenten: a. Een digitale / fysieke nieuwsbrief welke ieder ….. wordt verstuurd. De inhoud hiervan wordt verzorgd door …… b. Voor onze particuliere klanten iedere …. jaar een onderhoudsgesprek en voor onze zakelijke relatie een jaarlijks onderhoudsgesprek. c. De adviseur heeft minimaal 1x per jaar op eigen initiatief telefonisch contact met zijn klanten en indien door de klant gewenst wordt er een afspraak gemaakt voor een onderhoudsgesprek. 9. Iedere medewerker van ons kantoor houdt in het klantdossier bij wanneer, welke informatie, over welk onderwerp en hoe - schriftelijk of mondeling - aan de klant is
Procedures en procesbeschrijvingen versie 11.8.0
Proc
De Loo 81 5731 MP Mierlo 0492 344 988 06 15 90 90 44
[email protected] www.ophrys.nl
