ELO for SharePoint ECM-functionaliteit voor Microsoft SharePoint
Meer functionaliteit voor meer effectiviteit ELO ECM voor Microsoft SharePoint De ELO Enterprise-Content-Management(ECM)-systemen bieden alle noodzakelijke functieelementen voor het effectief beheren en controleren van informatie gedurende de gehele levenscyclus ervan. U kunt met ELO uw complete bedrijfsprocessen automatiseren, compliance waarborgen, locatie-overkoepelend informatie beschikbaar stellen en voor transparante bedrijfsprocessen zorgen. De naadloze integratie van Microsoft SharePoint op het naar eigen wensen aan te passen ELO ECM-platform biedt u de volle ECM- en Collaboration-Management-power van beide systeemwerelden. Door de verbinding van het informatieportaal SharePoint met het ELO-ECM platform kunt u het archiveren van gegevens verbeteren, processen optimaliseren, transparantie verhogen en zo echte bedrijfsvoordelen genereren.
Enterprise-Content-Management · Documentmanagement · Archivering · Workflow · www.elo.com
ELO for SharePoint
ECM-functionaliteit voor Microsoft SharePoint
Integraal informatiemanagement Optimale economische resultaten worden bereikt door solide informatiemanagement. Informatie is het voornaamste element bij het opbouwen van klantrelaties, bij het genereren van innovaties en is fundamenteel bij teamwerk. Des te belangrijker is het dus dat uw IT-investeringen in informatiemanagement de best mogelijke resultaten behalen. Hierbij is het vooral zaak om bedrijfsapplicaties naadloos met elkaar te verbinden zonder dat er interfaceproblemen of media-onderbrekingen ontstaan.
Het krachtige informatie- en documentenplatform Vooral op het gebied van Collaboration-Management en teamwerk biedt Microsoft met Microsoft SharePoint een uitstekend systeemplatform om individuele bedrijfsoplossingen uit te werken. Het platform is hiervoor echter slechts één element van een complete systeemoplossing. Pas in combinatie met de ELO ECM-functieelementen krijgt u de complete oplossing voor een uitgebreide, op bedrijfsprocessen gerichte IT-omgeving. Op basis van webparts wordt de ELO ECM-systeemomgeving naadloos in SharePoint geïntegreerd. De webparts zorgen ervoor dat gebruikers via SharePoint toegang kunnen krijgen tot alle ELO ECM-functies zoals bijv. archief- of workflowbewerking. Het ELO-archief fungeert als het centrale archiefbackend waar de gehele bedrijfskennis samenkomt. Als webpart wordt ELO eenvoudig via slepen en neerzetten in de vertrouwde portaalomgeving geïntegreerd.
Enterprise-Content-Management
De configuratie van het webpart kan elke gebruiker individueel uitvoeren, zodat alleen de voor hem relevante informatie wordt getoond. De volgende varianten zijn beschikbaar:
DocLibrary-archivering
· gefilterde lijsten van documenten maken
Met ELO for SharePoint kunnen alle documenten uit de Document Libraries heel eenvoudig en volgens de rechtsvoorschriften worden gearchiveerd. Afhankelijk van het documenttype wordt op basis van regels geconfigureerd hoe de documenten uit SharePoint moeten worden gearchiveerd, volautomatisch of handmatig. Daarbij wordt rekening gehouden met nieuwe documenttypes en documentversies, al naargelang configuratie ook met het verwijderen van documenten uit Document Libraries.
· een lijst maken van alle documenten in bewerking
Transparantie en controle
·
toegang en navigatie in de archiefstructuur
· documentenonderzoek overkoepelend en gekwalificeerd
· monitoring van de lopende workflowprocessen
Integratie in een heterogeen IT-landschap Als SharePoint al beschikt over een optimale integratie in Microsoft-producten, dan vult ELO for SharePoint deze aan met een groot aantal extra applicatie- en functie-uitbreidingen. Daarbij hoort de koppeling aan een CAD- of ERP-systeem, die voor een optimale weergave van een procesgerichte oplossing onmisbaar is. ELO beschikt over krachtige standaard interfaces naar bijna alle belangrijke business-applicaties zoals SAP, BaaN of Microsoft Dynamics. Door ELO for SharePoint krijgt u een centraal en uitgebreid bedrijfsprocesplatform.
Een einde van wettelijk vastgelegde regelmatig te verrichten bezigheden in het bedrijfsleven is nog lang niet in zicht. Deze zullen met de globalisering waarschijnlijk alleen maar verder toenemen. Ondanks de wirwar van voorschriften en paragrafen met betrekking tot de omgang met informatie, gegevensbeveiliging enz. gaat het echter vooral om transparantie en controle. Compliance vereist de veilige en geregelde omgang met informatie van het ontstaan, via het bewerken, doorgeven, analyseren en opslaan tot en met het mogelijk wissen. Voor uw bedrijf betekent deze compliance-vervulling, geheel onafhankelijk van dat wat wettelijk opgelegd is, meer transparantie en procesveiligheid in het verloop van uw bedrijfsprocessen.
www.elo.com
3
ELO for SharePoint
ECM-functionaliteit voor Microsoft SharePoint
Compliance waarborgen, proceskwaliteit verhogen De ELO ECM-Suite stelt alle functionaliteiten beschikbaar die volgens de wet voor een langdurige archivering noodzakelijk zijn. De juiste archiveringsstrategie ontlast SharePoint van langetermijndocumenten. Afhankelijk van de eisen in het bedrijf biedt ELO for SharePoint twee archiveringsalternatieven aan: 1. Directe archivering Bij de directe archivering schrijft SharePoint direct in het ELO-archief. De documenten worden hierbij niet meer in de SQL-server opgeslagen, maar uitsluitend in het ELOsysteem. Omdat zowel schrijf- als leesopties transparant vanuit de SharePoint-gebruikersinterface plaatsvinden, werken de gebruikers zoals ze gewend zijn. De SharePoint SQL-database blijft slank en goed presteren. Bovendien wordt een hogere veiligheid bereikt, omdat via het ELO-archiefsysteem documenten bovendien in speciale langetermijnopslag kunnen worden beheerd. 2. Asynchrone archivering Bij de asynchrone archivering worden de documenten in het bewerkingsproces tijdelijk in de SharePoint Document Libraries opgeslagen. Met afsluiting van het bewerkingsproces kunnen de documenten vervolgens op basis van regels in het centrale ELOarchief worden overgenomen. Ook daarna is de transparante toegang tot documenten zoals gebruikelijk vanuit SharePoint gegeven. Zowel het automatisch converteren in langetermijnformaten als het aanbrengen van een digitale stapelhandtekening wordt door ELO mogelijk gemaakt. ELO kan hierbij ook complete map- en documentbibliotheken naar het archief verplaatsen. Bij de archivering worden de metagegevens overgenomen of vindt een toewijzing van de SharePoint-attributen aan het archiefschema plaats. Door ELO for SharePoint krijgt u een maximale archivering volgens de rechtsvoorschriften.
Enterprise-Content-Management
Globale SharePoint-zoekfunctie
Individueel en doelgericht zoeken
De standaard zoekfunctie van SharePoint wordt uitgebreid met de globale zoekmogelijkheden van het ELO ECM-systeem. Hierbij worden de zoekresultaten verbonden met de resultatenlijst uit SharePoint. De ELO-lijstitems worden via een link weergegeven en kunnen via deze direct worden opgevraagd. De integratie van het archief als Content Source in de SharePoint-zoekfunctie wordt net als de weergave van de archiefstructuren, in navigeerbare vorm, in webparts aangeboden.
Bij het zoeken kunnen voor elke gebruiker individuele instellingen worden opgeslagen om gericht relevante informatie gefilterd weer te geven. Via het webpart kunnen diverse zoekmodi worden geselecteerd. Zo is gericht zoeken binnen het ELO-archief mogelijk. Hierdoor wordt voor de informatiewerker veel extra informatie uit de bestaande werkproces-omgeving toegankelijk. Daarbij kunnen zoekaanvragen op documenttype en trefwoorden in fulltext of thesaurus plaatsvinden.
Storage-Systeem Toepassingen
Email Server
ELO ECM-Systeem Scanner / MFP
ERP-Systeem
SharePoint Portal
Afb.: beschikbaarstelling van informatie en gegevensuitwisseling tussen het ELO ECM-systeem, SharePoint en andere toepassingen
www.elo.com
5
ELO for SharePoint
ECM-functionaliteit voor Microsoft SharePoint
Geïntegreerd e-mailmanagement : kosten verlagen en ressources sparen Door de scheiding van Microsoft Exchange en SharePoint bestaat net als voorheen geen gemeenschappelijk gegevensbeheer. Met ELO for SharePoint kunnen gebruikers een globale e-mailmanagement-strategie realiseren. Dit omvat zowel de servergebaseerde als de clientgebaseerde e-mailarchivering. Voor de gebruikers is het natuurlijk mogelijk om via SharePoint toegang te krijgen tot alle e-mails in het ELO-archief. ELO regelt automatisch de verbinding van e-mailinhoud met de bijbehorende bedrijfsprocessen. U beschikt daardoor over de betrouwbare inbedding van het e-mailmanagement in het gehele bedrijfsproces. De Single Instance-archivering in ELO zorgt er bovendien voor dat de gegevensopslag plaatsbesparend en efficiënt plaatsvindt. Hierbij worden bijlagen slechts één keer in het ELO-archief opgeslagen. Bovendien wordt door de ELOarchieffuncties gewaarborgd dat e-mails volgens de rechtsvoorschriften worden bewaard.
ELO-workflow: complexe processen weergeven en met SharePoint vervlechten De ELO ECM-Suite brengt een in de standaard geïntegreerde krachtige workflow-server mee. Deze kant-en-klare workflow-functionaliteit kan zonder tijdrovend programmeren worden gebruikt voor de weergave van specifieke bedrijfsprocessen in SharePoint. Via een grafische designer-gebruikersinterface kunnen eenvoudig complexe bedrijfsprocessen gemodelleerd en in het productieve gebruik met SharePoint worden vervlochten. De ELO-workflow geeft de actuele takenlijst van een gebruiker weer en maakt het mogelijk om workflows of herinneringen te accepteren, te bewerken en voort te zetten. Het bij de workflow horende document kan worden weergegeven en bewerkt. De grafische workflow-monitoring zorgt er bovendien voor dat elk bedrijfsproces gedetailleerd kan worden gevolgd. Transparantie en controle voor uw bedrijf zijn zodoende gewaarborgd.
Enterprise-Content-Management
Verbinding voor mobiel werken
Meer automatisering in het proces
Mobiliteit speelt in de steeds sneller wordende arbeidswereld een grote rol. ELO geeft gebruikers daarom de mogelijkheid om via de webclient of de app "ELO for Mobile Devices" (voor iOs en Android) toegang te krijgen tot het archief en zo mobiel deel te nemen aan de bedrijfsprocessen. Met deze twee mobiele oplossingen kunnen ELO-workflows gestart en bewerkt worden. Op deze manier worden de beide alternatieve ECM-toegangsvarianten ook in verbinding met SharePoint steeds relevanter. Door de nauwe samenwerking van SharePoint met het ELO ECM-archief zijn deze oplossingen een belangrijke tool om het samenspel tussen ECM en SharePoint met succes vorm te geven.
Met ELO for SharePoint krijgt u de mogelijkheid van automatische classificatie van binnenkomende post. Papieren documenten worden direct als ze binnenkomen, ingescand en in elektronische vorm beschikbaar gesteld voor de relevante bewerkingsstappen. Daardoor wordt voorkomen dat post lang blijft liggen en wordt een onmiddellijke geautomatiseerde bewerking van de documenten mogelijk. Met behulp van de ELO-module ELO DocXtractor kan een geautomatiseerde documentclassificatie en gegevensextractie plaatsvinden. Daarbij worden in het kader van een intelligente Free Form herkenning de inhoudelijk en voor bewerking relevante gegevens geëxtraheerd en geautomatiseerd naar de daaropvolgende processtap gebracht.
Voordelen ELO for SharePoint: · automatisch en transparant overnemen en controleren van inhoud · uitbreiding van SharePoint met archivering volgens de rechtsvoorschriften · archivering met links in SharePoint voor overzicht en controle · ELO back-up beschermt kritische informatie voor business- samenwerking · automatisering van opslaan en wissen in overeenstemming met voorschriften en wettelijke eisen · gelijktijdig gebruik van Collaboration- en ECM-functies · gecentraliseerd gegevensbeheer, werken met ELO vanuit een vertrouwde portaalomgeving, ECM, archivering en workflow · indexering van documenten direct bij het scannen mogelijk · parallelle toegang via Portal en Rich Clients, replicatie van diverse locaties, servergebaseerde e-mailarchivering, volledig geïntegreerde zoekfunctie
Mogelijkheden SharePoint: ad-hoc samenwerking, webgebaseerd documenten archiveren en vervangen, Office-integratie, live-communicatie Het ELO ECM-platform levert bovendien: centraal archiveren op basis van regels en volgens rechtsvoorschriften, inhoud op verschillende opslageenheden opslaan en beheren, replicatie van archieven/archiefgedeeltes, mobile/offline client, dossier- en organisatiestructuren flexibel weergeven, workflow, scannen en classificeren, integratie in heterogene IT-landschappen, centrale bedrijfsrepository, geïntegreerde handtekening SharePoint en ELO bieden: ad-hoc communicatie, beschikbaarheid van alle documenten en informatie van alle toepassingen, platformonafhankelijkheid, geregelde ECM-oplossing voor uw bedrijf
www.elo.com
7
ELO for SharePoint ECM-functionaliteit voor Microsoft SharePoint
ELO® is verkrijgbaar bij:
Artikelnr. A000-SHARP-NL
ELO Digital Office GmbH, Tübinger Straße 43, D-70178 Stuttgart,
[email protected]
ELO Digital Office, het ELO logo, elo.com, ELOoffice, ELOprofessional en ELOenterprise zijn merken van ELO Digital Office GmbH in Duitsland en/of andere landen. Microsoft®, MS®, Windows®, Word® en Excel®, PowerPoint®, SharePoint®, Navision® zijn gedeponeerde merken van Microsoft Corporation in de VS en/of andere landen. Andere bedrijfs-, product- of servicenamen kunnen merken van andere fabrikanten zijn.Deze publicatie dient alleen voor vrijblijvende algemene informatie en is geen vervanging voor een zorgvuldig individueel advies. De informatie in deze publicatie kan op elk moment, ook zonder voorafgaande kennisgeving, worden gewijzigd. Met name kunnen technische eigenschappen en functies ook per land variëren. Actuele informatie over ELO producten, contractvoorwaarden en prijzen krijgt u bij ELO en de ELO businesspartners en/of ELO channelpartners. De productinformatie geeft de huidige versie weer. Onderwerp en omvang van de diensten zijn uitsluitend gebaseerd op de desbetreffende contracten. De naleving van bepaalde rechtsvoorschriften van producten en overige diensten wordt door ELO noch gewaarborgd, noch gegarandeerd en noch als eigenschap toegezegd. De klant is verantwoordelijk voor de naleving van toepasselijke veiligheidsvoorschriften en overige voorschriften van nationaal en internationaal recht. Onder voorbehoud van wijzigingen, vergissingen en drukfouten. Nadruk en vermenigvuldiging, ook bij wijze van uittreksel, uitsluitend met schriftelijke toestemming van ELO Digital Office GmbH. © Copyright ELO Digital Office GmbH 2016. Alle rechten voorbehouden.
Enterprise-Content-Management · Documentmanagement · Archivering · Workflow · www.elo.com
