Port of Amsterdam en DMS. Congres SharePoint

Port of Amsterdam en DMS Congres SharePoint Utrecht, 23 september 2014

Port of partnerships

Overzicht Havens Amsterdam (NZKG)

2

Haven Amsterdam Algemene informatie      

Zeehaven nr. 4 in Europa Cacaohaven nr. 1 van de wereld Benzinehaven nr. 1 van de wereld Kolenhaven nr. 2 van Europa Top 10 cruisebestemming van Europa Havens Amsterdam (NZKG)

         

Haven Amsterdam (haventerrein+vaarwater) Inkomen (omzet) Jaarlijkse investering Jaarlijkse investering havenbedrijfsleven Personeel Havenbedrijf Amsterdam Werkgelegenheid NZKG (direct + indirect) Aantal bedrijven in havengebied Overslag in regio Nieuwe uitgiftes Toegevoegde waarde maritieme industrie

3

4.500 HA 2.600 HA € 135 miljoen € 18,8 miljoen € 500 miljoen 355 59.000 2.165 94,3 miljoen ton 4 HA € 6,0 miljard

Bedrijven in het havengebied

4

Sluizencomplex IJmuiden

Restricties schepen Lengte: 350 meter Breedte: 45 meter Lichting max 13,10 meter in zoutwater* * Maximale lichting door Velsertunnel – niet door zeesluizen in IJmuiden 5

All Weather Terminal

6

Agenda

Voorstellen: Havenbedrijf Amsterdam Documentbeheer bij Havenbedrijf Amsterdam DMS, SharePoint, SharePoint DMS Traject tot nu toe De gebruikers Vragen

7

Document ’beheer’

8

Document ’beheer’ in beweging Clean Desk

Clean Disk  DMS

9

Idee DMS: proces/projectgericht werken

Stroomlijnen en delen. Dossiervorming en dossierbeheer:

Creatie

In behandeling

Gesloten

Business case

Professionalisering  Informatie (in de vorm van dossiers/documenten) toegankelijk maken.  Processen beter beheersen.  Kloof tussen werkproces en archivering dichten.  Organisatiegeheugen op peil.

11

Keuze DMS: SharePoint

How good is SharePoint as Document Management System?

Can I use SharePoint 2010 as a Document Management system?

12

Traject

 BuCa  Projectplan, MT-besluit  Selectie bureau en opdracht:

 Ontwerp  Kick-off/workshop, interviews  Functionele beschrijving, datamodel, autorisatiemodel,  Generiek  Pilots: 1 programmasite met 2 projecten, 1 proces

use cases

 Realisatie  Health check  Technische installatie/beheer door andere partij.

 Aanpak: semi scrum  Aantal rondes acceptatietesten obv use cases

 ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- Livegang pilots  Uitbouwen proces-/projectsites, postproces, RMA 13

Use cases

Use Cases:       

Actoren Pre-condities Post-condities Hoofdflow Alternatieve flows Subflows Functionaliteit

14

Ontwerp

Functionele beschrijving

Use cases

Functione el ontwerp

Autorisatie model

Data model

Ordening op processen, en dus niet op afdelingen. Overzichten op o.m. relatie (klant), object, productlijn, mandaat d.m.v. metadata. Werkwijze van gebruiker verandert. 15

Processen en overzichten

Aanbestedin g

Dossier A

Kade x

Beheer

Verhuur

16

Dossier E

Dossier B

Kade y Dossier D

Dossier C

Kade z

Dossier F

Maatwerk

 Dossier acties

Knop “maak (sub)dossier aan”, linken, niet kunnen verwijderen van brondossiers, afsluiten, vertrouwelijkheid, controle volledigheid.  Document acties

Conversie, aangepaste nummering, groeperen, publicatie externe systemen, niet kunnen verwijderen van documenten, registreren inkomend poststuk, aanbieden uitgaand poststuk.  Verplaatsen dossiers en documenten --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Koppelingen  E-mail

14

Keuzes

         

DMS? SharePoint? Doelstellingen? Opdrachtgever? Processen of teams? Leverancier? Fixed price/t&m? Eigenaarschap? Scrum / waterval? Taken, verantwoordelijkheden, rollen?  Beheer (technisch, functioneel)  Gebruik (draagvlak)

18

IMPLEMENTATIE

HOE GAAN MIJN COLLEGA’S MET HET DMS WERKEN?

IMPLEMENTATIE

Verwachting: Het gaat werken als het een coproductie wordt. Ambitie: Proces/projecteigenaren of leden melden zich aan voor het DMS. Varen op: Goed team, goed systeem, ervaring M10.

IMPLEMENTATIE Componenten

Beoogd effect

Introductie

Belangstelling

Verband DMS en proces/project

Planning

Inbreng eigenaar en leden

Blauwdruk informatie

Inbreng voorstel

Aanvulling en draagvlak

Demonstratie inrichting

Acceptatie

Training

Gezamenlijke ingebruikneming

Ondersteuning

Eenduidige werkwijze

Evaluatie

Zicht op herhaling of aanpassing componenten

IMPLEMENTATIE

Timing Verwachting Deelnemers Vorm Vakmanschap Interactie

Vragen?

23