Mendelova univerzita v Brně Provozně ekonomická fakulta

Mendelova univerzita v Brně Provozně ekonomická fakulta

CUA analýza datových schránek obcí ve správních obvodech měst Šlapanice a Židlochovice Diplomová práce

Vedoucí práce:

Vypracovala:

Ing. Michal Petrůj, Ph.D.

Bc. Lucie Flajšingerová

Brno 2011

Tímto bych ráda poděkovala svému vedoucímu Ing. Michalu Petrůjovi, Ph.D. za odborné a vstřícné vedení, cenné rady a připomínky, které mi poskytl během zpracování této diplomové práce. Dále bych chtěla poděkovat Ing. Pavlu Drahonskému, starostovi obce Moutnice, že mi umožnil pracovat při studiu. Poděkovaní patří také mé rodině za veškerou podporu a trpělivost během studia.

Prohlašuji, že jsem tuto diplomovou práci s názvem CUA analýza datových schránek obcí ve správních obvodech měst Šlapanice a Židlochovice vypracovala samostatně s využitím pramenů uvedených v seznamu literatury. V Brně 27. května 2011

__________________ Bc. Lucie Flajšingerová

Abstrakt FLAJŠINGEROVÁ, L. CUA analýza datových schránek obcí ve správních obvodech měst Šlapanice a Židlochovice. Diplomová práce. Brno, 2011. Tato diplomová práce se zabývá problematikou datových schránek v obcích okresu Brno-venkov. Povinnost obcí doručovat dokumenty prostřednictvím datové schránky vůči orgánům veřejné moci a soukromoprávním subjektům vychází přímo ze zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, jenž nabyl účinnosti 1. července 2009. V literární rešerši se věnuji objasnění základních pojmů, které s datovými schránkami úzce souvisí. Zabývám se zde např. vývojem eGovernmentu v ČR, informačním systémem datových schránek, autorizovanou konverzí dokumentů, zaručeným elektronickým podpisem, spisovou službou a vznikem technologických center. Na literární rešerši navazuje vlastní práce, jejímž cílem je zhodnotit ekonomický přínos datových schránek pro provoz úřadů I. a II. typu v okrese Brno-venkov, a to na základě posouzení současného stavu používání datových schránek a vyhodnocení jejich nákladové užitečnosti. V rámci této práce byla provedena nákladově užitková analýza (CUA) datových schránek. Spolu s analýzou byl proveden dotazníkový průzkum na obcích, jejichž respondenty byli úředníci obecních úřadů ve správních obvodech měst Šlapanice a Židlochovice, kteří s datovými schránkami již půldruhého roku pracují. Z dotazníkového šetření a CUA analýzy vyplývá, že jsou datové schránky v porovnání s listinou korespondencí bezpečnější, rychlejší a spolehlivější. Klíčová slova Informační a komunikační technologie, eGovernment, datová schránka, datová zpráva, spisová služba, technologické centrum, orgány veřejné moci, analýza nákladů a užitku.

Abstract FLAJŠINGEROVÁ, L. CUA analysis of the data boxes village in the administrative districts cities Šlapanice and Židlochovice. Thesis. Brno, 2011. The thesis deals with data boxes in the municipalities of Brno-country district. The obligation of municipalities to deliver documents via the data box to public authorities and private operators comes directly from the act No. 300/2008 Coll., on electronic actions and authorized the conversion of documents, which came into effect on 1. July 2009. The literature research is devoted to clarifying the basic concepts of data boxes that are closely related. In general, I deal with the development of eGovernment in the Czech Republic, the information system of data boxes, authorized the conversion of documents, electronic signature, records management and the development of technology centers. Own perpetrated research is following, aimed on evaluation of the economic benefits of data boxes in the operation of the authorities I. and II. type in the Brnocountry district, based on an assessment of the current state of application data boxes and evaluating their cost-utility. As a crucial part of this work, cost-utility analysis (CUA) of data boxes was carried out. Together with the analysis was carried out also a questionnaire survey to municipalities in which respondents were officials of municipal offices in the administrative district of cities Šlapanice and Židlochovice which have been using data boxes for half a second year. The result of the CUA analysis and the survey is that data boxes, compared with the schedule of correspondence are more safer, faster and more reliable. Keywords Information and communication technology, eGovernment, data box, data message, file services, technology center, public authorities, cost utility analysis.

Obsah

11

Obsah 1

Úvod

13

2

Cíl práce

15

3

Metodický postup

17

4

Literární rešerše

23

5

4.1

Historie informační politiky v ČR .......................................................... 23

4.2

eGovernment v České republice ............................................................. 29

4.3

Datové schránky ..................................................................................... 35

4.3.1

Informační systém datových schránek ........................................... 36

4.3.2

Náklady ISDS ...................................................................................37

4.3.3

Zřízení a přístup do DS ................................................................... 38

4.3.4

Bezpečnost přístupu do DS a oprávněné osoby ............................. 39

4.3.5

Datová zpráva................................................................................... 41

4.3.6

Autorizovaná konverze dokumentů................................................ 42

4.3.7

Elektronický podpis ........................................................................ 44

4.3.8

Časové razítko ................................................................................. 45

4.3.9

Certifikační autorita a certifikát ..................................................... 45

4.4

Spisová služba ......................................................................................... 46

4.5

Technologické centrum .......................................................................... 47

Vlastní práce 5.1

51

Charakteristika současného stavu DS v obcích ....................................... 51

5.1.1

Správní obvod Města Šlapanice ...................................................... 52

5.1.2

Správní obvod Města Židlochovice ................................................. 54

5.2

CUA analýza datových schránek............................................................. 55

5.3

Dotazníkový průzkum............................................................................. 64

5.3.1

Vyhodnocení dotazníků .................................................................. 65

12

Obsah

6

Diskuse

87

7

Závěr

89

8

Literatura

95

Přílohy

105

Dotazník

106

Úvod

13

1 Úvod V prvním desetiletí 21. století Evropská unie zaostává ve výzkumu a vývoji v oblasti informačních a komunikačních technologií (dále jen „ICT“) za jinými světovými regiony, zejména USA, Japonskem a Jižní Koreou. V rámci programu pro konkurenceschopnost a inovace na období 2007–2013 přijala EU svůj v historii největší rozpočet na výzkum a inovace v oblasti ICT, více než 10 miliard EUR, neboť jak vyplývá ze Sdělení Komise Evropských společenství1, ICT vedou k hospodářské a společenské modernizaci. Významnou oblastí politiky je elektronická správa, kde je již přes 50 % služeb veřejné správy plně dostupných online. Počet občanů, kteří ve styku s veřejnou správou používají ICT, je stále nízký, avšak trvale stoupá. Evropská unie definovala budování infrastruktury elektronických komunikací jako jeden ze základních pilířů budování informační společnosti. Z výzkumu organizace při Evropské komisi IDABC2 vyplývá, že stav eGovernmentu v oblasti služeb dostupných v elektronické formě a jejich kvalitě se na nejvyšším stupni umístily vyspělé země, jako jsou Rakousko, Norsko, Švédsko, Spojené království, Francie a Finsko. Podle měřítek Evropské komise má eGovernment v České republice jisté rezervy v oblasti služeb poskytovaných občanům, kteří mnohdy mají k dispozici online informace o veřejné službě, ale nemohou si stáhnout příslušné formuláře přímo z Internetu, aby je mohl úřad dále zpracovat. Tradiční forma doručování dokumentů ze strany orgánů veřejné moci v ČR byla doposud realizována prostřednictvím provozovatele poštovních služeb. Procesní předpisy umožňovaly také např. doručování pomocí veřejné datové sítě na elektronickou adresu. V roce 2000 vstoupil v platnost zákon o elektronickém podpisu, jehož snahou bylo, aby komunikace s orgány veřejné moci probíhala nejen v listinné podobě, ale i v podobě elektronické prostřednictvím tzv. dato-

1

Communication from the Commission to the European Parliament, the Council, the European

Economic and Social Committee ande the Committee of the Regions – Preparing Europe’s digital future i2010, 2008 2

Interoperable Delivery of European eGovernment Services to public Administrations,

nesses and Citizens

Busi-

14

Úvod

vých zpráv. Problematika doručování elektronickou cestou však nebyla v naší republice upravena jednotně. Teprve o sedm let později díky spolupráci mezi Ministerstvem spravedlnosti ČR a Ministerstvem vnitra ČR byl zpracován návrh zákona, který se neorientoval na doručování prostřednictvím běžného e-mailu. A tak účinností zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, došlo k podstatnému rozšíření elektronické formy doručování, a to o datové schránky, které představují přelom ve způsobu elektronické komunikace mezi orgány veřejné moci navzájem a orgány veřejné moci a adresáty veřejné správy. Datové schránky jsou světovým unikátem, který nenalezneme nikde jinde v takové podobě jako v České republice. Elektronické datové schránky spolu s Czech POINTy, komunikační infrastrukturou veřejné správy (KIVS) a základními registry (provoz je plánovaný od léta 2012) jsou součástí celkové koncepce elektronizace veřejné správy, kterou představuje eGON3. Od letošního roku je dalším symbolem eGovernmentu Klaudie. Datové schránky a konverze dokumentů umožňují snadnou a přímou elektronickou komunikaci, která plně nahrazuje dosavadní doporučené zásilky. Navíc přináší možnost snadného přeposílání došlé pošty na další úřady a odbory, čímž se výrazně urychlí vyřizování řady agend, které byly závislé na doručenkách. Vzhledem k neustálému vývoji eGovernmentu v České republice jsem se rozhodla zanalyzovat současnou situaci provozu datových schránek v obcích. Provoz datových schránek budu posuzovat z hlediska jejich spolehlivosti, rychlosti a bezpečnosti ve vztahu k listinnému doručování. Neboť se jedná o kritéria, která nelze kvantifikovat, rozhodla jsem se zpracovat nákladově užitkovou analýzu, pomocí které zhodnotím užitečnost projektu datových schránek. K získání aktuálních dat poslouží dotazníkový průzkum vybraného vzorku obcí, který naváže na analýzu užitku. V rámci této práce tedy bude provedena nákladově užitková analýza datových schránek, a to na obcích, na něž je přenesen základní výkon státní správy (tzv. obce I. typu) a na obcích s pověřeným obecním úřadem (tzv. obce II. typu). Spolu s analýzou bude proveden průzkum formou dotazníkového šetření, jehož respondenty budou úředníci obecních úřadů ve správních obvodech Města Šlapanice a Města Židlochovice, kteří s datovými schránkami pracují. 3

eGON je symbolem eGovernmentu. Bližší informace v dalším textu.

Cíl práce

2

15

Cíl práce

Cílem diplomové práce je formulovat doporučení pro minimalizaci nákladů a zvýšení užitečnosti datových schránek (dále jen „DS“) chodu skupiny úřadů v obcích I. a II. typu ve správních obvodech Města Šlapanice a Města Židlochovice. Práce vznikla za účelem zhodnocení současného stavu používání DS, posouzení ekonomického přínosu a vyhodnocení jejich užitečnost. Snahou je navrhnout řešení, která bude možné aplikovat i na ostatní obce I. a II. typu v okrese Brno-venkov. Konkrétní návrhy řešení vyplynou na základě CUA analýzy a následného dotazníkového průzkumu provedeného v předmětných obcích. Přestože byly datové schránky v České republice formálně spuštěny již 1. 7. 2009, fakticky se rozběhly až k 1. 11. 2009. V ostrém provozu jsou tedy více než půldruhého roku. V současné době se všechny obce nachází ve fázi běžného provozu, kdy přebírají a odesílají dokumenty přes datovou schránku, provádějí autorizované konverze dokumentů (pokud je obec zároveň pracovištěm Czech POINTu) a zajišťují platnost digitálních certifikátů4. Výše popsanému cíli odpovídá příslušná hypotéza: „Datové schránky jsou v porovnání s listinnou korespondencí spolehlivější, bezpečnější a rychlejší.“ Ve své práci chci navázat na průzkum magazínu Egovernment, kterého se koncem roku 2009 zúčastnilo mimo jiné 400 úředníků z malých a středních obcí. Další průzkum provedl měsíčník Moravské hospodářství v srpnu 2010. Cílem mého průzkumu je získat aktuální výsledky práce úředníků obcí s DS a porovnat je s těmi, které vznikly již měsíc po ostrém provozu DS, a kriticky zhodnotit použité metody ve vztahu k dosaženým výsledkům. Řešení budou zvolena v rovině zvýšení spolehlivosti, bezpečnosti a rychlosti doručování. Záměrem této práce je najít vhodná doporučení zlepšených postupů pro práci s DS. Daná doporučení by mohla být jádrem pro následné vytvoření metodické příručky (jednotného návodu) na obsluhu DS, aby byla práce s nimi pro úředníky méně časově náročná, pracná a komplikovaná. I když je pravdou, že v říjnu 2010 (rok po spuštění DS) byla vydána kniha Petra Budiše 4

Jedná se o datovou zprávu spojující data pro ověřování elektronických podpisů s podepisující

osobou včetně její identifikace.

16

Cíl práce

a Ivy Hřebíkové s názvem „Datové schránky“, která obsahuje i praktické návody pro práci s DS přes webové rozhraní. Úředníci obcí však spíše využívají konkrétní informační systémy, a proto je v tomto směru úlohou daných dodavatelů uskutečnit praktická školení o tom, jak se má s DS efektivně pracovat. Povinnost obcí doručovat dokumenty prostřednictvím datové schránky vůči orgánům veřejné moci a soukromě-právním subjektům vychází přímo ze zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, konkrétně je toto usnesení obsaženo v § 17 výše uvedeného zákona. Proto i ty nejmenší obce by se měly více než rok po spuštění projektu DS nacházet v situaci běžného provozu.

Metodický postup

17

3 Metodický postup Pro snadnější přehlednost je diplomová práce rozdělena na literární rešerši a vlastní práci, které jsou dále členěny na podkapitoly a oddíly. Literární rešerše obsahuje základní pojmy související s datovými schránkami v České republice, které jsou nezbytné pro pochopení celého textu. Zabývám se zde např. vývojem eGovernmentu v ČR, informačním systémem datových schránek, autorizovanou konverzí dokumentů, zaručeným elektronickým podpisem, spisovou službou a vznikem technologických center. Vzhledem k poměrně aktuálnímu tématu jsou vedle literárních publikací zdrojem informací také články v odborných časopisech, materiály ze školení či konferencí, právní předpisy a oficiální webové stránky, zejména Ministerstva vnitra ČR. Cílem vlastní práce je zhodnotit ekonomický přínos datových schránek pro provoz úřadů I. a II. typu v okrese Brno-venkov, a to na základě posouzení současného stavu používání datových schránek a vyhodnocení jejich nákladové užitečnosti. Do okresu Brno-venkov náleží 180 obcí I. a II. typu. Z toho správní obvod města Židlochovice tvoří 24 obcí a správní obvod města Šlapanice tvoří 40 obcí, což je třetina obcí celého okresu. Pro reprezentativní vzorek mého dotazníkového šetření jsem si vybrala právě výše uvedené dva správní obvody daného okresu, neboť se domnívám, že je to dostačující počet obcí pracující s datovými schránkami pro to, abych mohla vyvodit vhodné závěry a doporučení. Z názvu diplomové práce vyplývá, že pro hodnocení projektu datových schránek bude použita metoda CUA5, a to z pohledu kontroly ex post. Analýza nákladů a užitku je specifickým případem CEA, tedy analýzy efektivnosti nákladů. Dle Ochrany CUA používáme všude tam, kde je široké spektrum výstupu, které pojímáme jako jednotlivé dílčí vlastnosti tvořící celkovou užitečnost programu (Ochrana, 2005, str. 92). Jedná se o analýzu užitečnosti nákladů, která vychází z teorie užitku. Jde o subjektivní metodu, kdy hodnotitel porovnává alternativy dle jejich užitku. Záměrem této nákladově výstupové metody je zjistit, nakolik jednotlivě hodnocené varianty, s ohledem na vynaložené náklady, odpovídají očekávanému uspokojení potřeb a cílů. Užitek lze měřit zejména na zákla-

5

Cost utility analysis = analýza nákladů a užitku.

18

Metodický postup

dě expertně vyjádřené hodnoty varianty bodovým hodnocením. Cílem je maximalizovat uspokojení, tedy u všech hodnocených atributů dosáhnout maximálního počtu bodů. Výsledky je vhodné uspořádat do následující tabulky 1, kterou vyhodnotím celkový užitek projektu datových schránek v porovnání s listinnou korespondencí. Jak je vidět v tabulce 1, nezvolila jsem pro všechna kritéria stejnou váhu. Spolehlivosti jsem přiřadila nejvyšší váhu, neboť se domnívá, že cílem projektu datových schránek bylo především zvýšit množství doručených dokumentů jejich adresátům. Naopak rychlosti jsem přiřadila nejnižší váhu z toho důvodu, že je sice důležitá z hlediska doručování, ale není podstatnější než bezpečnost doručování. Z pohledu úředníka bych upřednostnila bezpečné a spolehlivé doručení dokumentů s minimálními náklady bez ohledu na rychlost jeho doručení. Samozřejmě se musí délka doručení dokumentů pohybovat v určitých mezích, např. do několika dní. Nákladovou efektivnost jsem nezařadila z toho důvodu, že obce za odesílání datových zpráv nic neplatí, tudíž jsou pro ně náklady nulové, a tak by toto hodnocené kritérium postrádalo význam. Tab. 1

Kritérium

Rozhodovací tabulka analýzy užitečnosti nákladů

Váha

Alternativa

Alternativa

Alternativa

kritéria

A

B

C

Rychlost

0,25

Spolehlivost

0,45

Bezpečnost

0,30

Celkový užitek

1,00

Zdroj: Ochrana, 2005, str. 113; upraveno autorkou

V tomto případě se jedná o hodnocení variant, jejichž kritéria nelze číselně vyjádřit, a proto budu postupovat podle vyhlášky č. 240/2004 Sb., o informačním systému o zadávání veřejných zakázek a metodách hodnocení nabídek podle jejich ekonomické výhodnosti.

Metodický postup

19

Dle Ochrany (Ochrana, 2005, str. 111) se postupuje následovně: 1. Stanovíme váhy jednotlivých kritérií. 2. Jednotlivé nabídky seřadíme pro každé kritérium do pořadí. 3. 4. 5. 6.

Pro každé kritérium pak podle předepsaného algoritmu přiřadíme body. Stanovíme dílčí váženou užitnost pro jednotlivá kritéria. Vypočteme celkovou váženou užitečnost. Nabídky seřadíme do pořadí a doporučíme k realizaci.

Pro hodnocení jednotlivých variant stanovím kvalitativní kritéria. Každému kritériu přidělím váhu dle expertního hodnocení tak, aby jejich součet činil 100 %. Jednotlivým alternativám přidělím body, které následně vynásobím konkrétními vahami. Algoritmus pro přidělení bodů pro dané kritérium je dán vztahem:

(3.1) kde b v

počet přidělených bodů kritériu počet variant

V této práci budu hodnotit tři varianty, proto 100/3 = 33,33 bodů. Bodová stupnice bude následující: • Varianta vyhovuje nejlépe

100 bodů

• Varianta vyhovuje uspokojivě

66,67 bodů (100 - 33,33)

• Varianta vyhovuje nejméně

33,34 bodů (66,67 - 33,33)

Jedná se o metodu RS, tedy metodu měření užitku na škále, kdy se varianty hodnotí na základě kvalitativní charakteristiky, které jsou kvantifikovány. Nejlépe vyhovující alternativě tedy přidělím 100 bodů, druhé v pořadí přidělím 66,67 bodů a třetí variantě 33,34 bodů.

20

Metodický postup

Na základě přidělených bodů pro dané kritérium provedu dílčí vážené užitečnosti. Výsledné pořadí je určeno dle dosažených bodů, které představují celkový užitek jednotlivých variant: (3.2) kde UA,B,C

celkový užitek altertanivy A nebo B nebo C (v bodech)

AA,B,C V1,2,3

alternativa A nebo B nebo C váha kritéria č. 1, 2, 3

Nejvhodnější je ta varianta, jež přináší nejvyšší celkový užitek. Při měření užitku hledáme odpověď na otázku: „Na kolik procent mě daná varianta uspokojuje (Ochrana, 2005, str. 96)?“ Výstupem použití metody CUA bude vyhodnocení účelnosti projektu datových schránek. Pro ex-post fázi hodnocení projektu zvolím porovnání užitku s nulovým stavem (před zavedením DS, kdy existovala jen listinná korespondence) a užitku s projektovým stavem (během provozu DS). Tak lze vhodně posoudit užitek před projektem a po jeho zavedení. Přestože není nákladová efektivnost nedílnou součástí CUA analýzy, pokusím se ji alespoň hrubě kvantifikovat. V metodě CUA platí pro náklady vztah: (3.3) kde C

náklady (celkové náklady za odeslané datové zprávy nebo dopisy)

P

cena za jednotku (za jednu datovou zprávu nebo dopis)

J

počet jednotek výstupu (počet odeslaných datových zpráv nebo dopisů)

Tímto způsobem budou ve Vlastní práci vypočteny náklady Ministerstva vnitra ČR, které zaplatí za odeslané datové zprávy během jednoho měsíce. Ze státního rozpočtu jsou hrazeny všechny zprávy, které prostřednictvím datových schránek odešlou orgány veřejné moci, mezi které náleží i obce I. a II. typu. Na nákladově užitkovou analýzu navážu dotazníkovým průzkumem. Dotazník se skládá z 28 otázek převážně uzavřeného typu, kde mají respondenti (oslovení úředníci předmětných obcí) možnost výběru z několika variant. Dle Řezankové (Řezanková, 2007, str. 11) v rámci uzavřených otázek rozlišujeme otázky alternativní (nabízejí dvě varianty) a selektivní (více než dvě varianty). Jsou za-

Metodický postup

21

řazeny i otevřené otázky, kde je možnost vyjádřit svůj názor, a otázky polouzavřené, kdy si může respondent buď vybrat některou z nabízených variant odpovědí, nebo uvést svoji odlišnou odpověď. V úvodu jsou obsaženy meritorní otázky, které jsou zaměřené na problematiku datových schránek. V závěru jsou položeny identifikační otázky, které zjišťují pracovní zařazení úředníků, velikost obecního úřadu a typ obce, na které vykonávají svoji funkci. Cílem dotazníkového šetření je zjistit aktuální situaci týkající se provozu datových schránek na úřadech, jež svojí působností spadají mezi obce I. a II. typu. Proto byly na úvod položeny otázky, které porovnávají datové schránky s listinnou korespondencí. Snahou je stanovit, zda jsou pro úředníky po více než ročním provozu datové schránky přínosem nebo spíše komplikací při doručování. S datovými schránkami úzce souvisí provádění autorizované konverze dokumentů, proto byly zařazeny otázky, jež se k ní vztahují. Další část dotazníku je zaměřena na spisovou službu, která řeší mimo jiné problematiku skartace a dlouhodobé archivace elektronických dokumentů. Podstatná je také část průzkumu věnující se finančním otázkám. Ty se týkaly jak prvotních finančních investic souvisejících se zavedením datových schránek, tak i měsíčních nákladů, které jsou potřebné pro běžný provoz DS. Používání datových schránek může obcím přinést také příjmy, a to v podobě přijatých plateb za provádění autorizované konverze dokumentů. Zároveň mohou být úsporou nejen času, ale i finančních prostředků za poštovné. Potvrzení nebo vyvrácení těchto tvrzení vyplyne z vyhodnocení dotazníkového průzkumu. Dotazník uzavírají otázky identifikačního charakteru a v závěru je úředníkům dána možnost vyjádřit své podněty nebo připomínky vztahující se k datovým schránkám. La6,

K vytvoření elektronického dotazníku jsem využila univerzitní systém Rekterý slouží k provádění výzkumu prostřednictvím sběru dat. Po vyplnění je

dotazník automaticky odeslán, a tak zůstává zachována anonymita respondenta, v čemž spatřuji velkou výhodu. Vyhodnocení dotazníku zároveň poslouží jako materiál pro CUA analýzu datových schránek, ze kterých následně navrhnu vhodná doporučení.

6

Research Laboratory = výzkumná laboratoř.

22

Metodický postup


23

4 Literární rešerše Ve své diplomové práci se zaměřuji na CUA analýzu datových schránek obcí I. a II. typu ve správních obvodech měst Šlapanice a Židlochovice nacházejících se v okrese Brno-venkov. Jednotlivé pojmy budou postupně vysvětleny v rámci této literární rešerše v následujících podkapitolách a oddílech. Nejdříve je však vhodné podívat se na historii informační politiky v České republice, abych vytvořila ucelený obraz o jejím vývoji.

4.1 Historie informační politiky v ČR Do poloviny 90. let neexistovala v České republice ucelená koncepce státní informační politiky v oblasti budování informačních systémů. V listopadu 1996 byl zřízen Úřad pro státní informační systém (dále jen „ÚSIS“), který byl ustanoven zákonem č. 272/1996 Sb. ÚSIS převzal kompetence v oblasti budování státního informačního systému od bývalého Ministerstva hospodářství a Úřadu vlády ČR. Problém však spočíval v tom, že zákonem nebyly stanoveny jeho kompetence. Situace se vyřešila až schválením zákona č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy. Základním smyslem zákona bylo vytvořit legislativní předpoklady pro efektivní využívání informací z jednotlivých informačních systémů veřejné správy. V roce 2000 byla instituce ÚSIS nahrazena Úřadem pro veřejné informační systémy (ÚVIS), který plní funkci správního úřadu pro informační systémy veřejné správy. Jeho hlavním úkolem bylo provádět kontrolu, hodnotit projekty, stanovit pravidla a ukládat sankce za porušení zákona o informačních systémech veřejné správy. Podrobný výčet jeho kompetencí je obsažen v § 4 výše citovaného zákona. O dva roky později byl tento orgán zrušen a jeho pravomoci přešly na Ministerstvo informatiky ČR. V říjnu roku 1998 byla usnesením vlády č. 680 zřízena Rada pro státní informační politiku, která spolu s ÚSIS vypracovala materiál na podporu informační politiky „Státní informační politika – cesta k informační společnosti“. Tento významný strategický dokument byl projednán a následně schválen vládou. Jednalo se o základní politický dokument vlády ČR reagující na nástup informační společnosti. Jeho cíle byly spatřovány zejména v oblasti informační gramotnosti; rozvoje informačních systémů veřejné správy; důvěryhodnosti a bezpečnosti informačních systémů a ochraně osobních dat; stabilní

24


a bezpečné informační společnosti. V Evropské unii byla podobná koncepce stanovena až o rok později. První komplexnější plán s názvem „Koncepce budování informačních systémů veřejné správy“ vznikl v březnu 1999. Jádrem státní informační politiky bylo vytváření veřejně přístupné služby přes příslušné komunikační rozhraní za účelem rozvoje oboustranné komunikace mezi veřejnou správou a občany. Předpokládalo se, že důležitou roli bude v tomto ohledu hrát Internet, jehož dostupnost a využití se mělo podstatně rozšířit (Mates, Smejkal, 2006, str. 15). Koncepci vypracovali tehdejší předseda ÚSIS Karel Berka, ministr vnitra Václav Grulich, místopředseda vlády a ministr práce a sociálních věcí Vladimír Špidla a ministr pro místní rozvoj Jaromír Císař. Koncepce vznikla v době velkého rozmachu informačních a komunikačních technologií (dále jen „ICT“), které byly zaváděny institucemi veřejné správy (např. možnost činit podání k orgánům veřejné moci elektronicky se zaručeným elektronickým podpisem). Představou bylo vzájemné propojení individuálních informačních systémů veřejné správy, které by poskytovaly služby svým provozovatelům, celé veřejné správě i nejširší veřejnosti. Úřady však chápaly ICT jako prostředek k uchování dat, niko-li jako prostředek služby občanům. Zcela zde chyběla závazná pravidla pro spolupráci mezi jednotlivými subjekty veřejné správy ve sdílení a výměně dat. Následkem byla existence mnoha neprovázaných databází veřejné správy, které obsahovaly duplicitní údaje. Koncepce nakonec vyústila ve vydání zákona č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy a o změně některých dalších zákonů. V květnu 2002 byl schválen „Akční plán realizace státní informační politiky do roku 2002“, jenž byl ovlivněn iniciativou Evropské unie nazvanou eEurope. Jednalo se o časový harmonogram plnění vytyčených cílů. Mezi tyto cíle patřilo např. vybudování systému veřejných informačních služeb a zahájení provozu vybraných elektronických služeb veřejné správy; vybudování a provozování Portálu veřejné správy; vybudování sítě kontaktních míst veřejné správy s odpovídajícím vybavením ICT a funkční vazbou na registry veřejné správy; vytvořit základní komunikační infrastrukturu veřejné správy a aplikovat bezpečnostní politiku ISVS.


25

V reakci na blížící se vstup České republiky do Evropské unie (vstoupili jsme do ní 1. května 2004) vypracovalo Ministerstvo informatiky ČR v roce 2003 novou strategii ISVS s názvem „Státní informační a komunikační politika e-Česko 2006“, jejímž cílem bylo vytvořit systém schopný konkurovat Evropě. Podkladem pro tvorbu dokumentu byl Akční plán EU eEurope 2005, jenž je součástí tzv. Lisabonské strategie v oblasti informační společnosti. Úkolem vlády v této oblasti bylo soustředit pozornost na pokračování legislativního zakotvení informační společnosti, budování elektronických služeb veřejné správy (např. služby eGovernmentu, e-zdravotnictví), podporu vysokorychlostního přístupu k Internetu a zvyšování informační gramotnosti občanů (především problematika informatizace škol). Financování rozvoje ICT považovala vláda za úkol soukromého sektoru s tím, že bude přednostně podporovat projekty využívající financování nebo spolufinancování z prostředků EU. Svoji roli spatřoval stát zejména ve vytváření stabilního prostředí pro investory. V červnu 2005 zveřejnila Evropská komise „Akční plán i2010 (A European Information Society for growth and employment7)“. Ten představuje komplexní strategii pro oblast informační společnosti a médií, která zároveň navazuje na předchozí Akční plány eEurope 2002, 2003 a 2005. Její hlavní priority lze shrnout do tzv. „3i“, kterými jsou inovace, investice a integrace do každodenního života. Současnou iniciativou Evropské unie v oblasti informační politiky je „Europe 2020 Strategy“. Zřejmě nejvýznamnějším produktem Ministerstva informatiky bylo spuštění Portálu veřejné správy k 6. říjnu 2003, který představuje informační systém, poskytující systematicky utříděné a vzájemně propojené informace o jednotlivých subjektech, jejich činnosti a výsledcích těchto činností (Mates, Smejkal, 2006, str. 16). Cílem tohoto projektu bylo vytvoření virtuálního úřadu, neboli vytvoření informačního systému se záměrem usnadnit veřejnosti dálkový přístup ke kompletním informacím a službám jednotlivých institucí veřejné správy. Účelem projektu bylo mimo jiné posílit důvěru občanů ve veřejnou správu a tím zvýšit její efektivitu. Portál veřejné správy se nachází na adrese http://portal.gov.cz a je koncipován tak, aby s ním mohli pracovat i uživatelé nevzdělaní v oblasti informatiky. Základem služeb tohoto portálu je několik na-

7

Evropská informační společnost pro růst a zaměstnanost.

26


vzájem propojených systémů, kterými jsou např. adresář úřadů, životní situace8, vyhledávání zákonů, online noviny Veřejné správy, slovník pojmů a mapové služby (národní geoportál INSPIRE). Myšlenka základních kontaktních míst (Czech POINTů) se zrodila až v září 2006, kdy vláda ČR vydala „Usnesení o souboru opatření pro urychlení rozvoje eGovernmentu v České republice“, které navrhovalo zjednodušení komunikace s orgány veřejné správy. Ministerstvo informatiky ČR bylo po čtyřech letech své působnosti zrušeno, a tak část jeho agend převzalo v roce 2007 Ministerstvo pro místní rozvoj, Ministerstvo průmyslu a obchodu a Ministerstvo vnitra, které má i v současné době na starosti projekt eGovernment. Kromě informačních systémů s celostátní působností vznikly i systémy na regionální a místní úrovni. Zmínit lze elektronický portál územních samospráv ePUSA (dostupné na www.epusa.cz), jehož provozovatelem je Ministerstvo vnitra ČR. Funkcí tohoto portálu je poskytovat veřejnosti garantovaná data o obcích a územním členění krajů včetně správních úřadů. Údaje do tohoto systému zadávají samy obce, čímž se má zvýšit jejich zájem o využívání Internetu. Tento portál také spolupracuje s projektem Czech POINT. V roce 2006 byla ePUSA magazínem Egovernment oceněna jako „2. nejzajímavější projekt“. Již 15 let je společností Webhouse, s.r.o. provozován portál Města a obce online (dostupné na www.mool.cz), jenž je součástí projektu Veřejná správa online9. Návštěvník stránek zde má možnost přístupu k Deníku veřejné správy, který je vydáván firmou Triada, spol. s r.o. Na daném portálu mohou mít všechny obce zdarma stránku svého úřadu obsahující základní informace o dané obci a díky systému vismo také dokumenty ze svých úředních desek. Portál Města a obce online je zároveň hlavním partnerem projektu ePUSA, a tak i údaje uváděny na obou portálech jsou částečně sdíleny. Pokud bych měla výše uvedené regionální informační systémy srovnat, tak mohu říci, že v případě ePUSy se jedná o průvodce českou samosprávou umožňující vyhledání kontaktních údajů pro všechny obce a kraje České republiky. V případě Měst a obcí online jde o bezplatné zveřejňování povinně zveřejňo8

Služba „Životní situace“ se v roce 2005 umístila mezi nejlepší projekty v rámci eEurope Awards

for e-Government a byla označena za zdařilého průvodce občana veřejnou správou. 9

Veřejná správa online je společným projektem společností Triada, spol. s r.o., a Webhouse,

s.r.o.


27

vaných informací10 obcí a měst. Přístupové údaje do ePUSy obdržely všechny obce a města od Ministerstva vnitra ČR. Obce tedy mají autorizovaný přístup do systému a tím i právo aktualizovat zde uvedené informace (např. po volbách do zastupitelstev obcí bylo nutné změnit jména starostů a místostarostů obcí), a to zejména z důvodu, že systém spolupracuje s informačním systémem pro krizové řízení. U portálu Města a obce online se jedná o zcela dobrovolnou registraci obcí, kdy mohou také online aktualizovat údaje o svém úřadě. Oba výše uvedené regionální portály obsahují povinně zveřejňované informace dle zákona o jednotlivých obcích (název obce, adresa, důvod a způsob založení, organizační struktura, kontakty apod.). EPUSA je mimo jiné napojena na veřejnou databázi Českého statistického úřadu, ze které vyčteme podrobnější informace např. o hospodářské činnosti, skladbě obyvatel obce, o sportovním vyžití, nabídce zdravotnictví a školství v dané obci. Dne 16. dubna 2011 byl spuštěn nový portál Seznam orgánů veřejné moci (www.seznamovm.cz), který má postupem času nahradit stávající portál ePUSA a některé další webové aplikace veřejné správy. Tento portál by se měl stát novým autorizovaným zdrojem informací o orgánech státní správy, územní samosprávy a právnických osobách působících v oblasti veřejné správy. V červnu letošního roku by mělo dojít ke spuštění jednotného administrátorského rozhraní (Správa dat), které v sobě bude integrovat funkcionality současných portálů ePUSA, Administrace Czech POINT a Portál OVM. Do nového portálu tedy budou přenesena všechna data z existujících systémů, dojde tedy pouze ke změně administračního rozhraní. Orgánům veřejné moci zůstanou stejné přihlašovací údaje (jméno a heslo), které dosud používaly pro přihlášení do portálů ePUSA nebo Administrace Czech POINT. Ke kompletnímu převedení stávajících lokálních systému na Seznam OVM by mělo dojít koncem roku 2011, kdy bude vypnut portál ePUSA. Seznam orgánů veřejné moci byl vytvořen Ministerstvem vnitra ČR na základě zmocnění uvedené v § 20 odst. j) zákona č. 300/2008 Sb. z důvodu rozvoje informačních systémů v oblasti eGovernmentu.

10

Dle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím.

28


Internet nám přináší nový rozměr v přístupu k informacím. Zajištění vhodných podmínek pro efektivní tvorbu a šíření informací má potenciál i na úrovni veřejné správy, jak dokládají výše uvedené portály. Veřejná správa tak může občanům poskytovat nejrůznější služby on-line (např. vyplňování formulářů přes Internet). Obr. 1

Jednotlivci ve věku 16-74 let používající Internet ve vztahu k veřejné správě v roce 2009

Zdroj: Český statistický úřad 2011, http://www.czso.cz/csu/2010edicniplan.nsf/t/F3004122A7/ $File/970310.pdf

Z obrázku 1 je patrné, že občané České republiky ve využívání Internetu ve vztahu k veřejné správě zaostávají za většinou zemí EU27. V roce 2009 použilo Internet ve vztahu k veřejné správě v průměru 36 % dospělé populace EU27, v Česku to bylo ve stejném roce 27 %. Například Slovensko tento průměr převyšuje. Ve vztahu k veřejné správě používají Internet nejvíce občané skandinávských zemí a Nizozemska. V těchto zemích používá Internet k tomuto účelu více jak 60 % jednotlivců ve věku 16–74 let. Naopak na konci pomyslného žebříčku zaostává Řecko, Bulharsko a Rumunsko. Zároveň Mates a Smejkal upozorňují, že pokud má být eGovernment funkční, je zapotřebí zvolit takové prostředky informační a komunikační techniky, které budou zajišťovat kompatibilitu jednotlivých technických i organizačních komponentů v rámci celého systému orgánů státní moci a zvláště veřejné správy (Mates, Smejkal, 2006, str. 22). Elektronická komunikace mezi jednotlivými informačními systémy by měla v první řadě probíhat na základě zvláštních


29

právních předpisů (např. vyhlášky ministerstva vnitra), které upravují předávání, zpřístupnění či sdílení dat. Elektronický přenos dokumentů by měl umožnit jejich automatizované evidování v systémech spisové služby a zálohování. Zavádění eGovernmentu s sebou přináší mnohé výhody, kterými jsou např. lepší dostupnost služeb pro občany, zvýšení rychlosti fungování orgánů veřejné moci, flexibilita a snížení nákladů na jejich činnost. Zejména zmíněná zvýšená rychlost je však zcela závislá na lidském faktoru, a proto se jedná pouze o potenciální přínos. Rizikem se však stává možnost napadení či poškození elektronicky vedených informačních systémů, ať již úmyslně nebo z nedbalosti při selhání lidského faktoru. Hrozí zde riziko úniku citlivých údajů, či ztráty dat a tím i nefunkčnost veřejné správy při neočekávané poruše elektronických systémů. Toto nebezpečí se zvyšuje právě díky moderním technologiím, které umožňují soustředit na jednom místě větší množství informací, např. na flash disku je možné uchovat řádově desetitisíce stran textu. V této podkapitole jsem nastínila, jak probíhal vývoj informační politiky v naší republice. V následující podkapitole se budu věnovat elektronizaci veřejné správy v ČR, se kterou souvisí např. pojmy eGovernment, eGON, Czech POINT a následně i datové schránky, jež budou podrobněji rozebrány v dalším textu.

4.2 eGovernment v České republice Cesta k rozvoji eGovernmentu v České republice byla zahájena po roce 1990, což souviselo se dvěma okolnostmi: změněné poměry umožnily po stránce politické i sociální realizaci těchto forem „úřadování“ a současně se vytvořily technické podmínky pro masové zavádění moderní výpočetní techniky, která byla dosud dosažitelná jen pro relativně úzký okruh osob (Mates, Smejkal, 2006, str. 13). Zpočátku se tento proces potýkal s technickými problémy kvůli chybějícím znalostem, neboť do té doby byl výkon veřejné moci založen především na dokumentech v listinné podobě a s tím související způsob předávání a zpracování dokumentů v organizaci. Cílem eGovernmentu je usnadnit komunikaci veřejnosti s úřady, a to díky zajištění požadované míry informovanosti, resp. dostupnosti získávání informací. To však nelze uvést do praxe jediným zákonem, nelze to ani realizovat jediným technologickým řešením a ani k jedinému datu.

30


V letech 2006 až 2009 vykonával funkci ministra vnitra MUDr. Mgr. Ivan Langer, který inicioval vznik projektů, jako jsou kontaktní místa Czech POINT nebo systém datových schránek, jež představují reformu komunikace ve státní správě. Snaha o modernizaci státní správy byla již před vstupem ministra Langera do funkce, ale nebyly učiněny žádné významné kroky k její realizaci. Dříve než přistoupím k samotným datovým schránkám, je vhodné představit projekt eGovernment, jenž se stal hlavním tématem modernizace a zefektivnění veřejné správy České republiky. Používání datových schránek totiž úzce souvisí s Czech POINTy, které mimo jiné obsluhují i obecní úřady. V současnosti je eGovernment v ČR prezentován odpovědným resortem, kterým je Ministerstvo vnitra ČR. Symbolem eGovernmentu je eGON, který byl vytvořen koncem roku 2006 a je dle Ministerstva vnitra ČR charakterizován jako „ komplexní projekt elektronizace veřejné správy, jehož hlavním cílem je usnadnění života občanům a zvýšení efektivity veřejné správy díky důmyslnému využití informačních technologií“. Obr. 2

eGON

Zdroj: Ministerstvo vnitra ČR 2011, http://www.mvcr.cz/clanek/egon-jako-symbolegovernmentu-moderniho-pratelskeho-a-efektivniho-uradu-252052.aspx

Na obrázku eGONa mohu názorně ukázat jeho funkce. Prsty tvoří Czech POINT11, jehož pilotní provoz byl zahájen v roce 2007. Jedná se o soustavu dostupných kontaktních míst, která mají usnadnit kontakt občanů s veřejnou správou. Po celé republice i mimo ni se postupně vytvořila rozsáhlá síť poboček, 11

Český podací ověřovací informační národní terminál.


31

jejichž cílem je, abychom na jednom úřadě vyřídili vše potřebné. Podle § 8a zákona č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy, jsou těmito kontaktními místy nejen obecní, městské a krajské úřady, ale i pobočky České pošty, pobočky Hospodářské komory ČR, notáři a dokonce česká zastupitelství v zahraničí. V roce 2008 se vládě ČR podařilo zajistit pro realizaci elektronizace veřejné správy potřebný objem finančních prostředků, a to díky podpoře strukturálních fondů Evropské unie. Integrovaný operační program (IOP) a Operační program lidské zdroje a zaměstnanost (OP LZZ) poskytly pro územní samosprávné celky prostředky v celkové výši 268 mil. EUR, což představovalo cca 6,7 mld. Kč. Finanční spoluúčast žadatele na projektu činí 15 % celkového rozpočtu projektu. V té době se začala rozrůstat síť kontaktních míst po celé České republice, a to zejména i na malých obcích. Cílem projektu bylo zajistit poskytování rychlejších a spolehlivějších veřejných služeb nejširší veřejnosti. K 8. květnu 2011 je po celé České republice 6 624 kontaktních míst veřejné správy, z toho je 5 140 (77,6 %) na obecních úřadech. Na realizaci systému Czech POINT Ministerstvo vnitra ČR schválilo doposud 448 mil. Kč z evropských peněz. Prostřednictvím Czech POINTu si mohou občané vyřídit nejen výpisy z Rejstříku trestů, Katastru nemovitostí, Obchodního či Živnostenského rejstříku a bodového hodnocení řidiče, ale také si díky nim mohou požádat o zřízení datové schránky nebo nechat provést konverzi dokumentu z listinné do elektronické podoby a naopak. Jedná se tedy o maximální využití údajů z veřejných i neveřejných informačních systémů tak, aby byly minimalizovány požadavky na občany. Tyto služby jsou samozřejmě zpoplatněny. Budoucí vizí je, že by občan mohl své záležitosti vyřizovat z domova prostřednictvím Internetu. Od 1. 7. 2010 je systém Czech POINT využíván i pro hlášení matričních událostí a pro potřeby úřadů slouží rozhraní CzechPOINT@Office, které slouží zejména k provádění autorizované konverze dokumentů související s využíváním datových schránek. Pro potřeby autorizované konverze slouží tzv. Úschovna dokumentů, díky které lze předat dokumenty ke konverzi nebo si již zkonvertovaný dokument vyzvednout, což názorně dokládá obrázek 5 na straně 42.

32


Aktuálně je připravována novela zákona č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy, jejíž schválení bude mít výrazný dopad na stávající systém Czech POINTů. Dle návrhu by se novými kontaktními místy staly banky, což by znamenalo další výrazné rozšíření počtu kontaktních míst veřejné správy. Oběhovou soustavu představuje KIVS (komunikační infrastruktura veřejné správy), která zajišťuje bezpečný přenos dat. Jejím přínosem je zefektivnění veřejné správy, neboť vytváří jednotnou datovou síť veřejné správy, čímž poskytuje bezpečné připojení a vyšší standard nabízených služeb. Prostřednictvím KIVSu jsou např. propojeny orgány veřejné moci s Czech POINTy nebo registry. Ministerstvo vnitra ČR uvádí, že tento projekt dosáhl během krátké doby úspor ve výši 250 miliónů Kč, o jaké období se konkrétně jednalo, však ministerstvo neuvádí. Rámcové smlouvy na poskytování hlasových, popř. datových služeb KIVS byly v roce 2007 uzavřeny mezi tehdejším Ministerstvem informatiky (ministrem byl v té době MUDr. Mgr. Ivan Langer) na straně jedné a operátory Telofónica O2 Czech Republic, a.s., GTS NOVERA, a.s. a konsorciem T-Systems PragoNet, a.s. a ČD Telematika, a.s. Srdce představuje zákon o eGovernmentu12, jenž je zásadní normou Ministerstva vnitra pro zavádění datových schránek od 1. července 2009. Tento zákon má za úkol vytvořit optimální podmínky pro elektronickou komunikaci mezi úřady a občany i mezi úřady navzájem. Formu pro komunikaci s orgány veřejné moci představují datové schránky, jejichž informační systém zabezpečuje doručení zpráv v elektronické podobě. Dalším prvkem daného zákona je autorizovaná konverze dokumentů13. Mozek se skládá ze základních registrů veřejné správy, což jsou aktuální databáze dat o občanech a státních i nestátních subjektech. Přijetí zákona č. 111/2009 Sb., o základních registrech, umožňovalo spustit zkušební provoz již v červenci 2010. Jejich provoz měl nastat v červenci 2011, ale kvůli zpoždění výběrových řízení je začátek ostrého provozu přesunut na 1. července 2012. Úřady budou povinny využívat data ze základních registrů a nikoli je vyžadovat po občanovi. Má se tak zamezit neefektivnímu získávání údajů, které má již stát k dispozici. Smyslem je, aby se například změna trvalého pobytu promítla 12

Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů.

13

Převedení dokumentu obsaženého v datové zprávě do listinné formy (nebo naopak) a zároveň

ověření shody jejich obsahu a připojení ověřovací doložky.


33

i v ostatních registrech. Nejčastěji využívané údaje vedené veřejnou správou budou rozděleny do čtyř základních registrů. Jedná se o registr obyvatel, registr osob (právnických osob, podnikajících fyzických osob a orgánů veřejné moci), registr územní identifikace (adres a nemovitostí) a registr práv a povinností (agend orgánů veřejné moci). Nemělo by již docházet k zapisování odlišných nebo nepřesných údajů do různých evidencí orgány veřejné moci. Díky spolupráci s Českým úřadem zeměměřickým a katastrálním je v současné době téměř před dokončením registr územní identifikace adres a nemovitostí. Pro OVM je velice důležité zaregistrovat svoji angendu do registru práv a povinností, jinak z něj nebudou moci po 1. 7. 2012 získávat informace v něm uvedené, které nesmí vyžadovat od občanů. Aktuální informace o všech registrech jsou k dispozici na www.szrcr.cz. V dubnu letošního roku se stala novým symbolem eGovernmentu Klaudie. Ta symbolizuje prostředky cloud computingu a jejím úkolem je zajistit, aby ICT projekty byly efektivnější, levnější a umožnily přechod od současného stavu blížícího se správě majetku k modelu poskytování a nákupu služeb. Klaudie představuje komplex systémů, který by měl poskytovat centrální nebo regionální agendové služby pro orgány veřejné moci a jejich klienty, tzn. fyzické i právnické osoby. Zároveň by tyto služby měly být poskytovány celoplošně a nepřetržitě. Obr. 3

Klaudie

Zdroj: Ministerstvo vnitra ČR 2011, http://www.mvcr.cz/clanek/klaudie-od-spravy-majetku-kmodelu-poskytovani-a-odebirani-sluzeb.aspx

34


Nezbytnou součástí Klaudie bude CMS 2.0, tzv. „Centrální místo služeb“, které zajistí propojení sítí orgánů veřejné moci, k čemuž využije KIVS, se kterým bude zcela integrováno. Další důležité složky Klaudie představují eGON centra14 a eGon služby15 (služby informačních systémů veřejné správy). „Realizace i následný provoz všech projektů musí být ekonomicky uskutečnitelné. Proto musí být smyslem projektů účelnost a užitečnost,“ uvedl k jednotlivým projektům na 14. ročníku konference Internet ve státní správě a samosprávě v Hradci Králové dnes již bývalý ministr vnitra Radek John. Vzhledem k tomu, že státní finance nejsou v dobrém stavu, rozhodlo se Ministerstvo vnitra přijít právě s konceptem cloud computingu, jenž má přinést úspory provozních nákladů resortu. Díky prostředkům ze strukturálních fondů EU, např. IOP16 narůstá objem investic, ale peněz na běžný provoz daného projektu je nedostatek. Cílem je dosáhnout efektivnějšího využití zdrojů, flexibilní využití kapacit serverů (paměti, úložiště apod.) a dle aktuální potřeby zvyšovat či snižovat výkon více systémů. Klaudie se tedy zaměřuje na úsporu provozních nákladů projektu eGovernment. Do této chvíle jsem se v literární rešerši věnovala historii informační společnosti a následně vývoji eGovernmentu v České republice. Nyní se dostávám ke stěžejnímu pojmu této diplomové práce, kterým je datová schránka. V rámci následující podkapitoly bude představen informační systém datových schránek, zřízení a přístup do DS, oprávněné osoby a komunikace s DS, dále budou vysvětleny pojmy, jako jsou autorizovaná konverze dokumentů, elektronický podpis, časové razítko a certifikační autorita. Na datové schránky poté naváže podkapitola věnující se spisové službě.

14

eGON centrum je informačním místem, jehož úkolem je pomoci obcím a krajům s elektroni-

zací veřejné správy, např. s agendou související s čerpáním prostředků ze strukturálních fondů. Bližší informace jsou k dispozici na odborném portálu www.egoncentrum.cz. 15

eGon služby mohou být poskytovány zaměstnancům OVM nebo přímo soukromoprávním

uživatelům. Jedná se o vzdělávací, administrativní a technologické služby poskytované eGON centrem. V Jihomoravském kraji se jedná např. o vzdělávací eGON centrum v Pohořelicích zajišťující vzdělávání úředníků obcí ze správního obvodu měst Pohořelice, Židlochovice a Mikulova. 16

Integrovaný operační program.


35

4.3 Datové schránky Náměstkem ministra vnitra pro veřejnou správu, informatiku, legislativu a archivnictví byl v době působení ministra Ivana Langera Mgr. Zdeněk Zajíček. Ten byl díky širokému rozsahu působnosti schopen iniciovat významné změny v různých odvětvích státní správy. Mezi největší a z hlediska eGovernmentu také pravděpodobně nejvýznamnější projekt, který realizoval, patří vytvoření a spuštění systému datových schránek. Účinnost zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, přináší od 1. července 2009 zásadní změny v oblasti doručování dokumentů, které se nejvýznamněji projevily v elektronické komunikaci mezi orgány veřejné moci navzájem a orgány veřejné moci a adresáty veřejné správy (fyzickými podnikajícími i nepodnikajícími osobami a právnickými osobami). Mohu říci, že jsou datové schránky přelomem ve způsobu výkonu veřejné správy. Daný zákon byl ještě před nabytím účinnosti novelizován, a to v rámci zákona o archivnictví a spisové službě. Dle Smejkala (Smejkal, 2009, str. 26) byly některé přijaté novelizační body zásadního charakteru: více datových schránek pro orgány veřejné moci; změny u konverze dokumentů a zařazení správních deliktů. Datové schránky jsou prostředkem pro zajištění elektronické komunikace v rámci eGovernmentu, který je technologicky navržen jako elektronické úložiště určené k doručování orgány veřejné moci, provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci a dodávání dokumentů fyzických osob, podnikajících fyzických osob a právnických osob (Budiš, Hřebíková, 2010, str. 38). Datové schránky zřizuje a spravuje Ministerstvo vnitra – to je také správcem informačního systému datových schránek, který je informačním systémem veřejné správy obsahujícím informace o datových schránkách a jejich uživatelích. Provozovatelem tohoto informačního systému je držitel poštovní licence, tedy Česká pošta, s. p., které za provoz ISDS17 náleží z prostředků státního rozpočtu odměna. Povinnosti Ministerstva vnitra a České pošty vyplývají ze zákona č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy a o změně některých dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a zákona č. 300/2008 Sb.

17

Informační systém datových schránek

36


Datová schránka není náhradou elektronické pošty a ani není archivem doručovaných dokumentů, neboť datová zpráva je ve schránce k dispozici pouze po dobu 90 dní. Subjekt používající DS tedy musí zajistit dlouhodobou archivaci dokumentů v digitální podobě. K 31. březnu 2011 bylo celkem zřízeno 429 764 datových schránek, z toho 8 481 pro orgány veřejné moci. Během posledních tří měsíců se jedná o nárůst 808 DS zřízených pro OVM. Ty během necelého dvouletého provozu odeslaly 42 milionů datových zpráv. Průměrná úspěšnost doručení prostřednictvím datových schránek tvoří 96,6 %, zbytek představuje fikci doručení. Ke zvýšené úspěšnosti doručování přispěla mj. také novela občanského soudního řádu18, který jako primární způsob doručování určuje datové schránky. Informace o datových schránkách (např. datum zřízení DS, zpřístupnění, odeslání dokumentu) a jejich uživatelích (jméno a příjmení administrátora a oprávněných osob) jsou obsaženy v informačním systému datových schránek. 4.3.1

Informační systém datových schránek

Informační systém datových schránek (dále jen „ISDS“) zajišťuje veškeré požadované bezpečnostní atributy nutné pro zajištění důvěryhodnosti elektronického přenosu dat v rámci eGovernmentu (Budiš, Hřebíková, 2010, str. 40). Ministerstvo vnitra ČR jako správce a Česká pošta, s. p., jako provozovatel ISDS by měli zajistit vhodná opatření v rámci bezpečnosti ISDS. Česká pošta nabízí produkt s názvem Bezpečný klíč k datové schránce, jenž je prioritně určen pro uživatele DS a má zajistit vyšší stupeň bezpečnosti při přistupování k DS. Daný produkt obsahuje komerční a kvalifikovaný certifikát vydaný certifikační autoritou PostSignum a USB token včetně softwaru pro bezpečné uložení soukromých klíčů a certifikátů (nutné např. pro opatření datové zprávy zaručeným elektronickým podpisem). Správce ani provozovatel ISDS nemají oprávnění k přístupu do datových schránek jiných subjektů, je tedy na každém uživateli, aby se řídil určitými bezpečnostními zásadami při užívání DS. Těmito zásadami je mimo jiné instalování kvalitního antivirového programu včetně jeho pravidelné aktualizace, používání obousměrného osobního firewallu (bezpečnostní software), pravidelné zálohování důležitých dat a instalování výhradně legálního softwaru.

18

Zákon č. 7/2009 Sb., kterým se mění zákon č. 99/1963 Sb., občanský soudní řád


37

ISDS je informačním systémem veřejné správy, pro jehož správu zákon č. 365/2000 Sb., ukládá povinnost uplatňovat opatření odpovídající bezpečnostním požadavkům na zajištění důvěrnosti, integrity a dostupnosti informací zpracovávaných v těchto informačních systémech (Budiš, Hřebíková, 2010, str. 152). Uživatelé DS totiž očekávají zajištění dostupné, bezpečné a efektivní elektronické komunikace. Česká pošta, s. p. v Provozním řádu deklaruje nepřetržitý provoz ISDS 24 hodin denně a 7 dní v týdnu s výjimkou plánovaných odstávek, které jsou zveřejňovány na webových stránkách www.datoveschranky.info Pro správné fungování aplikace a přenos datových souborů je nutné na počítač nainstalovat modul 602XML Filler umožňující práci s formuláři. Důvěrnost komunikace prostřednictvím DS je zaručena šifrováním, které je obdobně využíváno v elektronickém bankovnictví. Integrita dokumentu znamená zajištění neměnnosti datových zpráv v průběhu zpracování a přenosu a je zajištěna pomocí kryptografických mechanismů. Touto obecně užívanou technologií je elektronický podpis, který je k datové zprávě připojen. Bezpečnostním opatřením je také přihlašovací jméno konkrétní osoby a heslo, které je uživatel nucen každých 90 dní měnit (nově lze nastavit heslo jako trvalé). Toto opatření bezpochyby přispívá ke zvýšení bezpečnostního systému, ale zároveň snižuje uživatelský komfort. Dalším zabezpečením DS proti zneužití neoprávněnou osobou je nastavení funkcionality, která zablokuje přístup k datové zprávě po pěti chybných pokusech o přihlášení. 4.3.2

Náklady ISDS

Ministerstvo vnitra jako správce DS uzavřelo 27. 2. 2009 s provozovatelem, kterým je Česká pošta, smlouvu, ve které byly stanoveny náklady za odeslání zpráv prostřednictvím datových schránek. Ze smlouvy vyplývá, že provoz DS bude pro právnické a fyzické i fyzické podnikající osoby zdarma. Výjimku tvoří orgány veřejné moci, které budou mít zpoplatněno odesílání zpráv do DS.

38


Tab. 2

Cena odeslaných datových zpráv

Hranice

Cena služby pro uživatele

Transakcí kumulativně

Cena za odeslanou zprávu v Kč bez DPH

Cena za odeslanou zprávu v Kč s DPH

0 - 33 mil.

15,04

17,90

33 - 66 mil.

13,36

15,90

66 - 100 mil.

11,68

13,90

100 - 123 mil.

10,00

11,90

nad 123 mil.

88,32

99,90

Zdroj: Smejkal, 2009, str. 88; upraveno autorkou

Cena je stanovena v závislosti na počtu odeslaných datových zpráv, přičemž hranice odeslaných zpráv je počítána kumulativně. Smejkal to vysvětluje tak, že ve chvíli, kdy počet datových zpráv odeslaných za celou dobu provozu všemi orgány veřejné moci překročí hranici 33 milionů, sníží se cena na 15,90 Kč včetně DPH pro všechny uživatele (Smejkal, 2009, str. 89). Náklady spojené s provozováním informačního systému DS hradí stát z prostředků státního rozpočtu. Dle aktuálních statistik překonaly odeslané datové zprávy prostřednictvím ISDS v průběhu prvního čtvrtletní 2011 tuto 33 milionovou hranici. Z toho vyplývá, že od 1. dubna 2011 platí stát za odeslanou datovou zprávu o dvě koruny méně. 4.3.3

Zřízení a přístup do DS

Existují dva způsoby zřízení datové schránky, a to ze zákona a na žádost. DS byly zřízeny ze zákona orgánům veřejné moci, právnickým osobám a insolvenčním správcům do 28. září 2009 (do 90 dnů od účinnosti zákona č. 300/2008 Sb.). Advokátům a daňovým poradcům budou zřízeny ze zákona 1. července 2012. Fyzické osoby a podnikající fyzické osoby mohou o zřízení DS požádat Ministerstvo vnitra prostřednictvím kontaktního místa veřejné správy (pracoviště Czech POINTu). Formulář žádosti je k dispozici na internetových stránkách www.datoveschranky.info. Následující text bude zaměřen na DS orgánů veřejné moci (dále „OVM“), konkrétně obcí, neboť se následující vlastní práce věnuje datových schránkám, které používají úředníci na obcích I. a II. typu.


39

Pro orgány územního samosprávného celku (obce, kraje) se zřizuje pouze jedna datová schránka orgánu veřejné moci. Na rozdíl např. od notářů a soudních exekutorů, kteří mohou mít DS orgánu veřejné moci, ale současně také DS fyzické osoby. Novelizace zákona č. 300/2008 Sb., provedená zákonem č. 190/2009 Sb., umožňuje, aby orgány veřejné moci disponovaly více DS z důvodu potřeby jejich vnitřních organizačních jednotek (obvykle územních pracovišť). Tyto DS jsou zřízeny na žádost orgánu veřejné moci, nikoli přímo ze zákona. Podle Budiše a Hřebíkové není smyslem zavedení dalších DS orgánu veřejné moci nahrazení již dříve existujících forem interní komunikace uvnitř orgánu veřejné moci (Budiš, Hřebíková, 2010, str. 118). Komunikaci prostřednictvím DS lze využít, pokud neexistuje jiný efektivní způsob komunikace mezi organizačními složkami téhož orgánu veřejné moci (jeho detašovanými pracovišti). Jako příklad mohu uvést Městský úřad Šlapanice, který má detašované pracoviště v Brně na Opuštěné ulici pro občany z jiných obcí spadající ho správního obvodu Šlapanic. DS je zpřístupněna prvním přihlášením oprávněné osoby nebo automaticky 15. dnem od doručení přístupových údajů, bez ohledu na to, zda poslední den lhůty připadne na pracovní den, víkend nebo svátek. Zákon umožňoval automatické zpřístupnění DS až 1. listopadu 2009, což využila i většina orgánů veřejné moci. 4.3.4

Bezpečnost přístupu do DS a oprávněné osoby

Datové schránky představují jednu z nejvíc zabezpečených forem elektronické komunikace, plně vycházející z ústavního principu listovního tajemství (čl. 13 Listiny základních práv a svobod) zaručujícího tajemství zpráv podávaných telefonem, telegrafem nebo jiným podobným zařízením (Budiš, Hřebíková, 2010, str. 129). Bezpečnost datových zpráv je zajišťována nejen technologickými prostředky informačního systému datových schránek, ale i pravidly přístupu do datové schránky, který je umožněn pouze oprávněné osobě. Ta se do datové schránky přihlašuje prostřednictvím přístupových údajů, jimiž se rozumí uživatelské jméno a heslo. Heslo by mělo mít minimálně osm znaků obsahující kombinaci písmen, číslic a speciálních znaků, např. anBe15!k. Pro zvýšení bezpečnosti je systém datových schránek nastaven tak, že každé tři měsíce vyžaduje změnu hesla, což na

40


druhou stranu snižuje komfort pro samotného uživatele. Hesla se totiž nemohou opakovat, není tedy možné střídat dvě hesla dokola. ISDS nově poskytuje možnost nastavit si heslo jako trvalé, a to přes webový portál www.mojedatovaschranka.cz v panelu „Nastavení“. Pokud této možnosti uživatel nevyužije, je zde zároveň upozorněn na přesné datum i čas, ve kterém vyprší platnost starého hesla. ISDS také podporuje zvýšení bezpečnosti přihlašování využitím certifikátu uloženého na USB tokenu, čipové kartě nebo jiném technickém zařízení. Více o náležitostech přístupových údajů a bezpečnostních zásadách přístupu do DS je uvedeno ve vyhlášce Ministerstva vnitra č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek. Podle § 8 zákona č. 300/2008 Sb., je osobou oprávněnou k přístupu do DS OVM vedoucí orgánu veřejné moci, kterým je například starosta obce, pro něhož byla DS zřízena. Ten má přístup i k dokumentům určeným do vlastních rukou adresáta. Jedná se tedy o hlavní osobu určenou pro nakládání s DS. Vedoucí může být zastupován administrátorem, který činí úkony při administraci ISDS, nikoliv při užívání datové schránky. K přístupu do DS může vedoucí OVM určit fyzickou osobu, která je nazývána pověřenou osobou. Tou může být současně administrátor, který má v tomto případě možnost číst došlé zprávy a odesílat je. Následující obrázek č. 5 znázorňuje oprávněné osoby k přístupu do datové schránky.


41

Obr. 4

Oprávněné osoby

Zdroj: Prezentace Zdeňka Zajíčka – Projekt Datové schránky, Ministerstvo vnitra ČR 2011, http://www.mvcr.cz/clanek/datove-schranky-co-jsou-datove-schranky.aspx

Pověřená osoba je oprávněna k přístupu k dokumentům určeným do vlastních rukou adresáta tehdy, stanoví-li tak vedoucí OVM nebo administrátor. Přičemž lze u každé datové schránky určit libovolný počet osob, které budou mít do DS přístup. Podle Smejkala může být pověřené osobě přiděleno právo číst zprávy, číst zprávy do vlastních rukou, vytvářet a odesílat datové zprávy nebo prohlížet seznam dodaných zpráv i doručenek. (Smejkal, 2009, str. 61). 4.3.5

Datová zpráva

Prostřednictvím datové schránky jsou doručovány dokumenty neboli datové zprávy. Datová zpráva je tvořena obálkou a obsahem zprávy, která může mít jednu nebo více příloh v libovolném počítačovém formátu, s výjimkou spustitelných souborů (např. exe) a komprimovaných souborů (např. zip, rar). Povolené přílohy datových zpráv mohou být ve formátu pdf, PDF/A, xml, html, txt, rtf, doc, xls, jpg, png, tiff apod. Na konci roku 2010 byla novelizována vyhláška č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek, která stanoví nové přístupové datové formáty Office, jako jsou např. docx, xlsx a pptx. Přesný výčet povolených formátů datových zpráv je uveden v Příloze výše uvedené vyhlášky. Novela této prováděcí vyhlášky připouští i grafické formáty, ve kterých se dělají mapy, plány a výkresy. Zákon

42


č. 300/2008 Sb., však zatím neumožňuje jejich autorizovanou konverzi, což výrazně ztěžuje práci např. stavebním úřadům, které nemohou vést stavební řízení prostřednictvím datových schránek. Podstatné také je, aby měla datová zpráva maximální velikost 10 MB, má-li být bez problémů doručena. Náklady datových zpráv jsou vyčísleny ve vlastní práci. S datovými schránkami souvisí a pro účely vlastní práce je důležitý pojem autorizované konverze dokumentů, který v následující části vysvětlím. Dále je pro pochopení dotazníkového šetření a provedení CUA analýzy ve vlastní práci nezbytné definovat zaručený elektronický podpis, časové razítko a elektronickou spisovou službu. 4.3.6

Autorizovaná konverze dokumentů

Dokumenty doručované prostřednictvím datových schránek musí mít formu datové zprávy. Vzhledem k tomu, že primární zpracování dokumentu může mít povahu listinnou, ale k dalšímu zpracování je nutné jej převést do digitální podoby, byla zavedena zákonem č. 300/2008 Sb., autorizovaná konverze dokumentů. Dle § 22 výše zmíněného zákona se konverzí rozumí úplné převedení dokumentu v listinné podobě do dokumentu obsaženého v datové zprávě nebo naopak, ověření shody obsahu těchto dokumentů a připojení ověřovací doložky. Je nutné zdůraznit, že provedením autorizované konverze dokumentů se nepotvrzuje správnost ani pravdivost údajů uvedených v dokumentu. Ověřuje se pouze shoda vstupu a výstupu. Výstupem se rozumí dokument, který vznikl provedením konverze, a má stejné právní účinky jako jeho ověřená kopie (tzv. vstup). Dokumenty v digitální i analogové podobě jsou tedy autorizovanou konverzí stavěny na stejnou úroveň.


Obr. 5

43

Potvrzení o předání výstupu provedené autorizované konverze z listinné do elektronické podoby dokumentu na žádost.

Zdroj: Výstup z Czech POINTu 2011, zpracováno autorkou

Na výše uvedeném obrázku je ilustrativní příklad potvrzení obsahující údaje o tom, kde se nachází konvertovaný dokument v elektronické podobě. Žadatel má možnost si ho na uvedené adrese Úschovny vyzvednout během tří dnů a dále s ním pracovat. K provádění autorizovaných konverzí dokumentů je nutné, aby byl daný obecní úřad zároveň pracovištěm Czech POINTu. Autorizovaná konverze dokumentů je jedinečným institutem eGovernmentu, který umožňuje zpracování dokumentů v digitální i analogové podobě s následným využitím jejich doručení prostřednictvím datových schránek (Budiš, Hřebíková, 2010, str. 41), stejně jako jejich využití pro další zpracování úřady jak v digitální, tak v analogové podobě s identickými uživatelskými účinky. Technické náležitosti provádění autorizované konverze dokumentů jsou uvedeny v prováděcím předpisu k zákonu č. 300/2008 Sb., kterým je vyhláška Ministerstva vnitra č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů.

44


Autorizovaná konverze dokumentů může být prováděna na žádost nebo z moci úřední. Na žádost ji provádějí advokáti dle zákona č. 85/1996 Sb., o advokacii, a kontaktní místa veřejné správy, kam spadají notáři, krajské úřady, obecní úřady, zastupitelské úřady, Česká pošta, s. p. jako držitel poštovní licence a Hospodářská komora České republiky. Z moci úřední je konverze prováděna orgány veřejné moci z důvodu výkonu jejich působnosti. 4.3.7

Elektronický podpis

Koncem roku 1999 přijal Evropský parlament a Rada Směrnici 1999/93/ES o zásadách Společenství pro elektronické podpisy, která mimo jiné stanovila lhůtu, ve které byly členské státy povinny požadavky této směrnice transponovat do svých právních řádů. Česká republika se stala třetí zemí, kde vstoupil v platnost zákon upravující užívání elektronického podpisu – zákon č. 227/2000 Sb. Elektronický podpis bych vysvětlila jako údaje v elektronické podobě, které jsou připojeny k datové zprávě. Elektronický podpis je nezbytnou součástí datové zprávy, neboť slouží k ověření identity podepsané osoby. Dle Matese a Smejkala se dá elektronický podpis využít všude tam, kde je dnes nutný vlastnoruční podpis. Všechny dokumenty lze převést z papírové podoby na dokumenty elektronické a všechny podpisy je možné převést na jejich elektronickou, ovšem digitální formu (Mate, Smejkal, 2006, str. 123). Možnost ověření elektronického podpisu je vyšší a rychlejší než u vlastnoručního podpisu, přesto je jeho zneužití podstatně nižší díky kryptografickým principům, na kterých je elektronický podpis založen. Podle § 11 odst. 1 zákona o elektronickém podpisu lze v oblasti orgánů veřejné moci za účelem podpisu používat pouze zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb, tj. uznávaný elektronický podpis (Budiš, Hřebíková, 2010, str. 94). Obdobou elektronického podpisu je elektronická značka, která má stejné vlastnosti vůči označovaným datům. Používání elektronických značek je vhodné v situaci, kdy je nezbytné důvěryhodným způsobem označovat velký objem datových z práv v krátkém časovém období, neboť označování zpráv může probíhat


45

bez přímé součinnosti označující osoby. Na rozdíl od zaručeného elektronického podpisu, který vytváří fyzická osoba vždy pro jednu určitou datovou zprávu. Zcela novou metodou pro elektronické podpisování je dynamický biometrický podpis. V tomto případě se již nepodepisuje počítač, ale přímo osoba, a to s využitím speciálního pera a digitalizačního tabletu. Zároveň zde odpadá problém časově limitované platnosti certifikátu, neboť žádný certifikát není zapotřebí. Vlastnoruční podpis na tabletu představuje biometrickou stopu, která je unikátní pro každého člověka z důvodu rychlosti a tlaku při jednotlivých tazích perem na podložku. Jedná se tedy o základní rysy vlastnoručního podpisu, který nelze padělat. Pro verifikaci podpisu dochází k porovnání biometrického vzorku v databázi podpisů, a ten je následně buď akceptován, nebo zamítnut, pokud je padělaný. Zatím však chybí technická norma, která by stanovila parametry pro zpracování dynamického biometrického podpisu, a proto je zatím jedinou možností využívat zaručený elektronický podpis, který je popsán výše. 4.3.8

Časové razítko

Kvalifikované časové razítko představuje datovou zprávu, která spojuje data v elektronické podobě s časovým okamžikem. Zaručuje, že uvedená data existovala před daným časovým okamžikem, a proto lze časové razítko použít jako důkaz o tom, že konkrétní dokument existoval v době, jež je v časovém razítku uvedena. Přesný čas je důležitý např. v případě správního řízení, u něhož se rozhodující časový okamžik počítá na dny. Podle Budiše a Hřebíkové je velice důležité, aby autorita vydávající časová razítka (TSA – Time Stamp Autority), mohla průkazným způsobem doložit příslušnou přesnost a synchronizaci časového zdroje, a to i následně (Budiš, Hřebíková, 2010, str. 165). 4.3.9

Certifikační autorita a certifikát

Nedílnou součástí systémů využívajících elektronický podpis, zejména pak zaručený elektronický podpis, je poskytovatel certifikačních služeb, vydavatel certifikátů, tzv. certifikační autorita (Budiš, Hřebíková, 2010, str. 160). Ta vystupuje při vzájemné komunikaci dvou subjektů jako nezávislý subjekt, který prostřednictvím certifikátu svazuje identifikaci subjektu s jeho elektronickým podpisem. Certifikát obsahuje data pro ověření elektronického podpisu (šifrovací klíč),

46


identifikační údaje držitelů certifikátů, jeho platnost, označení certifikační autority, která certifikát vydala, a některé další informace. Certifikační autorita, která splní veškeré požadavky na ni kladené zákonem a vyhláškou má možnost získat tzv. akreditaci, tedy jistou formu garance kvality poskytovaných služeb. Podle Budiše a Hřebíkové jsou kvalifikované certifikáty vydávané akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb z pohledu zákona nejvyšší kvalitou ve vztahu k elektronickému podpisu a standardem v komunikaci se státní správou (Budiš, Hřebíková, 2010, str. 161). V současné době jsou v České republice tři akreditovaní poskytovatele certifikačních služeb, kterými jsou První certifikační autorita, a.s., Česká pošta, s. p., a eIdentity, a.s.

4.4 Spisová služba S nástupem datových schránek se zvyšuje význam uchovávání dat v elektronické podobě, a tedy funkce spisové služby. Základní legislativní normou v České republice je pro oblast spisové služby zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě. Podrobná pravidla jsou dána vyhláškou Ministerstva vnitra ČR č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. Nicméně každá organizace připravuje svůj vnitřní spisový a skartační řád. Dle Lechnera (Lechner, 2009, str. 7) na základě zadání Evropské unie je již od roku 1999 vyvíjena specifikace MoReq, která definuje modelové požadavky pro elektronické spisové služby a do budoucna se s ní počítá jako s direktivou EU. Právní předpisy týkající se spisové služby připouští možnost jejího vedení za použití výpočetní techniky, což zajišťuje přesné dodržování pravidel spisové služby pomocí počítačového programu. Program spisová služba sleduje oběh dokumentů v organizaci, a to od příchodu dokumentu, přes jeho zpracování až po jeho archivaci a skartaci. Spisová služba zcela respektuje platné legislativní předpisy a zaručuje komplexní ochranu dat před úmyslným zneužitím i před jejich poškozením či ztrátou. Podstatné je také to, aby byl daný program spisové služby schopen pracovat s datovou schránkou. Elektronická realizace spisové služby s sebou přináší mnoho změn v organizaci od úpravy vnitřních směrnic až po jejich dodržování. V souvislosti s elektronickou spisovou službou se více prosazují elektronické dokumenty, které nejsou převáděny do papírové podoby, a tehdy vstupuje do role elektronická archivace dokumentů. Základní výhodou elektronické spisové služby oproti kla-


47

sickému řešení je přehledná evidence s možností rychlého vyhledávání a přímé kontroly plnění zadaných úkolů. Konkrétní výhody lze spatřovat v přesném dohledu nad dodržováním pravidel daných legislativou a vnitřními předpisy úřadu; přesný časový a jmenný přehled o oběhu dokumentů; tvorba odpovědí za pomoci předem vytvořených šablon a možnost vyhledání dokumentů např. dle čísla jednacího. S příchodem elektronických dokumentů musí příjemce dokumentu řešit nejen běžné úkony výkonu spisové služby (příjem, evidenci, rozdělování, vyřizování, podepisování, odesílání, vyřazování ve skartačním řízení), ale musí se také zabývat dlouhodobou archivací dokumentů v digitální podobě. Spisovou službu mohou efektivně využívat jen úřady, jež se nepřihlašují do datové schránky přes webové rozhraní. Zdali obce I. a II. typu spíše využívají speciální software poskytující přímou vazbu datové schránky na spisovou službu, ukáže vyhodnocení dotazníkového průzkumu, který jsem provedla a je popsán ve vlastní práci, v podkapitole „Dotazníkový průzkum“. Přímou vazbu na spisovou službu a úložiště dokumentů má projekt technologického centra, který s datovými schránkami úzce souvisí. Díky očekávanému zvýšení počtu dokumentů zpracovávaných v elektronické podobě, je třeba vytvořit dostatečné kapacity garantovaného19 i negarantovaného20 úložiště dokumentů souvisejících s výkonem veřejné správy.

4.5 Technologické centrum Projekt technologického centra chce mimo jiné navázat na projekt Czech POINT obcím, neboť situace zejména u obcí I. typu je velice složitá vzhledem k jejich personálním a finančním možnostem. Cílem tohoto projektu je vytvořit technologické provozní prostředí pro bezpečné zpracování, přenášení a uchovávání velkého množství dat. Technologické centrum by mělo sloužit zejména k provozu elektronických spisových služeb včetně pracovních datových úložišť.

19

Garantované úložiště slouží k ukládání dokumentů uzavřených spisů v elektronické podobě

do elektronické spisovny na úrovni technologického centra kraje. Musí splňovat dlouhodobé uložení spisů dle platné legislativy, včetně požadavků na skartaci. 20

Negarantované úložiště je určeno pro ukládání nevyřízených a neuzavřených spisů na úrovni

technologického centra obcí s rozšířenou působností.

48


Obr. 6

Architektura technologických center

Zdroj: Odbor strukturálních fondů MV ČR 2011, http://www.osf-mvcr.cz/vyzvy/2-1-zavadeniict-v-uzemni-verejne-sprave-leden-2010

Z obrázku 6 je patrné, že jsou technologická centra součástí systému eGovernment a současně jsou propojená ke komunikační infrastruktuře veřejné správy (KIVS). Vizí do budoucna je, aby tento systém umožnil propojení agendových systémů (např. Czech POINT) a základních registrů. Snahou je také integrovat informační systém datových schránek s agendovými systémy prostřednictvím spisových služeb. Technologické centrum kraje by mělo sloužit ke zpracování klíčových dat regionu prostřednictvím aplikací a systémů, jako jsou spisové služby, datové sklady, digitální mapy veřejné správy (DMVS) atd.


49

Jednotlivé obce s rozšířenou působností (dále jen „ORP“), mezi nimi i města Šlapanice a Židlochovice, budou ukládat data ze spisové služby do datového úložiště Jihomoravského kraje. Dlouhodobé uchovávání elektronických dokumentů budou tedy zajišťovat technologická centra krajů a následně pak Národní digitální archiv. Krátkodobé uchovávání těchto dokumentů si ale musí jednotlivé obce řešit od začátku fungování ISDS samy. Optimální variantou je, kdy má obec vlastní technologické vybavení, provozuje elektronickou spisovou službu s napojením na ISDS a datové úložiště v technologickém centru na obci s rozšířenou působnosti, tzn. na Městském úřadě Šlapanice nebo Židlochovice. V rámci technologického centra ORP bude jako povinná součást vybudováno negarantované úložiště dat z jednotlivých spisových služeb obcí. V případě havárie úložiště elektronických dokumentů na obci budou data obnovena z datového úložiště technologického centra ORP. Od října 2009 do května 2010 byla Ministerstvem vnitra České republiky vyhlášena Výzvu č. 6 k předkládání žádostí o finanční podporu v rámci Integrovaného operačního programu na „Rozvoj služeb eGovernmentu v obcích". V rámci tohoto projektu může obec s rozšířenou působností zřídit technologické centrum a pořídit elektronickou spisovou službu včetně řešení elektronické spisové služby obcí ve správním obvodu ORP. Obce základního typu, které projevily zájem využít spisovou službu na ORP, mohou získat dotaci až do výše 19 000 Kč. U obcí s matrikou se jedná o dotaci do 35 000 Kč a u obcí s matričním a stavebním úřadem až do výše 60 000 Kč. Dotace z Evropského fondu regionálního rozvoje činí 85 % celkových způsobilých výdajů, žadatel se na spolufinancování projektu podílí 15%. Město Židlochovice vypsalo v dubnu 2011 veřejnou zakázku na realizaci 1. etapy projektu Rozvoj služeb eGovernmentu v obcích ORP Židlochovice I-III. Předmět zakázky se skládá ze dvou částí: 1.

Vybudování infrastruktury pro provozování aplikací a služeb technologického centra Města Židlochovice.

2.

Upgrade stávající spisové služby Města Židlochovice na neomezenou licenci a plnou kompatibilitu s Informačním systémem datových schránek a pořízení spisové služby pro obce I. a II. typu a jejich zřizované organizace.

50


Lhůta pro podávání nabídek byla ukončena 3. 5. 2011. Vzhledem k tomu, že došlo k procesní chybě ve zveřejnění21, bylo výběrové řízení téhož dne zrušeno. Zadávací řízení bude v nejbližší době vyhlášeno znovu. Příznivější situace je ve Městě Šlapanice, které má veřejnou zakázku úspěšně dávno za sebou a podle slov tajemníka Ing. Václava Hrabálka je projekt Rozvoj služeb eGovernmentu v ORP Šlapanice v podstatě před dokončením.

21

Výzva k podání nabídky nebyla zveřejněna na profilu Města Židlochovice po celou dobu trvání

lhůty pro podávání nabídek, a tím došlo k porušení zákona o veřejných zakázkách.

Vlastní práce

51

5 Vlastní práce Do této chvíle byla diplomová práce věnována vývoji eGovernmentu v České republice a definici jednotlivých pojmů souvisejících s datovými schránkami. Cílem vlastní práce je potvrdit nebo zamítnout stanovenou hypotézu: „Datové schránky jsou v porovnání s listinnou korespondencí spolehlivější, bezpečnější a rychlejší.“ K tomu poslouží jak CUA analýza datových schránek, tak následný dotazníkový průzkum. V současné době se již žádný úřad územního samosprávného celku neobejde bez funkčního vnitřního informačního systému. Např. nový správní řád, zákon č. 500/2004 Sb., přinesl povinnost zveřejňování obsahu úřední desky způsobem umožňujícím dálkový přístup, tedy na Internetu prostřednictvím webových stránek obce. Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, s sebou přináší nové povinnosti, které znamenají pro obce mít vlastní počítačové vybavení. Jedná se o komunikaci prostřednictvím informačního systému datových schránek a potřebu provádět autorizovanou konverzi dokumentů.

5.1

Charakteristika současného stavu DS v obcích

Tato práce je zaměřena na analýzu datových schránek v obcích spadající do správního obvodu města Šlapanice a Židlochovice, která se nachází v okrese Brno-venkov. Vzhledem k tomu, že se jedná o orgány veřejné moci, mají tyto obce ze zákona povinnost používat ke komunikaci datové schránky, má-li adresát, kterému doručují, datovou schránku zřízenou. DS fungují již půldruhého roku, předmětné obce se tedy nacházejí ve fázi běžného provozu, kdy je jim prostřednictvím DS doručována korespondence a ony ji jejich prostřednictvím odesílají. Do datové schránky se obce přihlašují prostřednictvím webového rozhraní informačního systému datových schránek (www.mojedatovaschranka.cz) v případě, že vedou spisovou službu v listinné podobě. Vhodnější variantou je pořízení vlastní elektronické spisové služby, popř. využití hostování v technologickém centru kraje nebo obce s rozšířenou působností, neboť je zaručena správná archivace a skartace dokumentů v dgitální podobě. Jsou-li obce zároveň pracovištěm Czech POINTu, provádějí i autorizovanou konverzi dokumentů.

52

Vlastní práce

Následujícími obrázky se snažím čtenáři přiblížit oblast měst Židlochovice a Šlapanice nacházející se v Jihomoravském kraji. Obr. 7

Administrativní rozdělení okresu Brno-venkov

Zdroj: Český statistický úřad 2011, http://www.brno.czso.cz/xb/redakce.nsf/i/brno_venkov/$File/ Brno-venkov.gif; upraveno autorkou

Z obrázku 7 je zřejmé, že okres Brno-venkov tvoří 7 měst. Tato města (Ivančice, Kuřim, Pohořelice, Rosice, Šlapanice, Tišnov a Židlochovice) jsou tzv. obcemi s rozšířenou působností, jež vykonávají přenesenou působnost pro více obcí v zákonem stanoveném rozsahu a ve správních obvodech daných vyhláškou Ministerstva vnitra. Pro svou analýzu jsem si zvolila právě dva správní obvody, a to města Šlapanice a Židlochovice. Výběr těchto obcí byl záměrný i z toho důvodu, neboť v dané oblasti žiji a pracuji. 5.1.1

Správní obvod Města Šlapanice

V současné době jsou Šlapanice pověřeným městem, jehož městský úřad vykonává pověřenou působnost pro 40 obcí severovýchodní až jihovýchodní části bývalého okresu Brno-venkov. Dané obce jsou zobrazeny na obrázku 8. V dotazníkovém průzkumu jsem oslovila 39 obcí, protože Město Šlapanice již nespadá do mé kategorie respondentů, kterými jsou úředníci obcí I. a II. typu. Šlapanice leží ve východní části okresu Brno-venkov v přímém styku s územím města Brna (vzdálenost pouhých 9 km), v jeho metropolitní oblasti.

Vlastní práce

53

Díky tomu má Městský úřad Šlapanice zřízené detašované pracoviště právě Brně (Opuštěná ulice, budova bývalého učiliště), které je dostupné pro občany obcí spadající do jejího správního obvodu. Do katastrálního území Šlapanic zasahuje areál mezinárodního letiště Brno-Tuřany. Šlapanice jsou přirozeným výchozím místem do oblasti Slavkovského bojiště "bitvy tří císařů" mimo jiné na vrch Žuráň a na Mohylu míru u Prace. Obr. 8

Správní obvod Obce s rozšířenou působností Šlapanice

Zdroj: Český statistický úřad 2011, http://www.brno.czso.cz/xb/redakce.nsf/i/administrativni_mapa_so_orp_slapanice/$File /ORP6216.jpg

54

5.1.2

Vlastní práce

Správní obvod Města Židlochovice

Město Židlochovice je stejně jako Šlapanice obcí s rozšířenou působností, tzv. obcí III. typu, neboli ORP. Do správního obvodu města Židlochovice náleží 23 obcí I. a II. typu, které jsou znázorněny na následujícím obrázku 9. Stejně jako u Šlapanic jsem ani v tomto případě neoslovila přímo Město Židlochovice, jež se nachází mimo kategorii mých respondentů. První písemná zmínka o tomto městě pochází z roku 1237. V průběhu staletí náležely Židlochovice významným šlechtickým rodům (Lucemburkové, Pernštejnové, Žerotínové, Sinzendorfové, Dietrichštejnové, Habsburkové). V roce 1873 v době vlády Habsburků byly Židlochovice povýšeny na město. Obr. 9

Správní obvod Obce s rozšířenou působností Židlochovice

Zdroj: Český statistický úřad 2011, http://www.brno.czso.cz/xb/redakce.nsf/i/administrativni_mapa_so_orp_zidlochovice/$File/ ORP6221.jpg

Vlastní práce

55

5.2 CUA analýza datových schránek Tato část závěrečné práce je zaměřena na analýzu užitečnosti nákladů, ve které porovnávám datové schránky s klasickým listinným doručováním dle jejich užitku. Hodnocení užitku je stanoveno na základě tří kritérií, kterými jsou rychlost, spolehlivost a bezpečnost doručování. Těmto kritériím jsem dle expertního hodnocení přiřadila váhu, konkrétně rychlosti 25 %, spolehlivosti 45 % a bezpečnosti 30 % ze 100 %. Dále jsem si zvolila tři varianty, které budu vzájemně porovnávat: • Alternativa A: Doručování prostřednictvím datových schránek. • Alternativa B: Doručování prostřednictvím pošty – obyčejný dopis (10 Kč). • Alternativa C: Doručování prostřednictvím pošty – doporučený dopis (průměrná cena 34 Kč). Následně jsem pro každou variantu určila ordinální pořadí kritérií a dle algoritmu uvedeného v metodické části této práce přiřadila pro každou alternativu konkrétní body ze stupnice od 33,34 do 100. To názorně zobrazuje tabulka 3. Tab. 3

Kritérium

Přidělení bodů podle kritérií

Alternativa A

Alternativa B

Alternativa C

Rychlost

66,67 bodů

33,34 bodů

33,34 bodů

Spolehlivost

100 bodů

33,34 bodů

66,67 bodů

Bezpečnost

66,67 bodů

33,34 bodů

66,67 bodů

Zdroj: Zpracováno autorkou

Nyní bude vysvětleno, z jakého důvodu jsem jednotlivým alternativám přidělila konkrétní počty bodů. Kritérium rychlosti se týká délky doručení samotného dokumentu, který je v případě DS doručen ještě týž den (během několika minut), ale u poštovního doručení to bývá nejdříve následující den, kdy navíc musí jít úředník pro dopisy na poštu, aby je mohl následně zpracovat v kanceláři. V podkapitole Dotazníkový průzkum je úředníky malých obcí ze správního obvodu měst Šlapanice a Ži-

56

Vlastní práce

dlochovice potvrzeno, že jsou pro ně datové schránky přínosem i z toho důvodu, že jim na rozdíl od poštovního doručování šetří čas. Z obrázku 13 výše uvedené podkapitoly však vyplývá, že je pro třetinu úředníků zpracování korespondence rychlejší, ale další třetina respondentů uvádí, že je pro ně práce s DS stejně časově náročná jako poštovní korespondence, popř. dokonce časově náročnější. Z těchto důvodů je kritérium rychlosti u projektu datových schránek považováno za uspokojující (nikoli však nejlépe vyhovující) a je mu přiděleno 66,67 bodů ze 100. Shodně (33,34 bodů) jsem přidělila variantám B a C představující doručování prostřednictvím pošty (tedy tzv. stav bez projektu), neboť je zde rychlost zpracování dokumentů i jejich odeslání a následné doručení adresátovi stejně rychlé bez ohledu na to, zda se jedná o obyčejnou či doporučenou zásilku. Variantu A (tedy tzv. stav s projektem) vnímám pro kritérium spolehlivosti za nelépe vyhovující z důvodu, že je datová zpráva doručena okamžikem, kdy se oprávněná osoba (adresát) přihlásí do své DS. Pokud nastane situace, že se do DS nikdo nepřihlásí po dobu deseti dnů, nastává fikce doručení, kterou je písemnost také doručena. Proto je zde zaručena téměř 100 % jistota doručení, a tak této alternativě přiděluji maximálních 100 bodů. V případě alternativ B a C nemá odesílatel v podstatě žádnou jistotu, že bude dopis doručen adresátovi, neboť je jen vůlí adresáta, zda si dopis převezme. V případě doporučeného dopisu má alespoň odesílatel potvrzení (tzv. podací lístek), že zásilku skutečně odeslal na danou adresu. Proto jsem přiřadila variantě C 66,67 bodů a variantě B 33,34 bodů, neboť kritériu spolehlivosti vyhovuje nejméně. Bezpečnost doručování je v případě tzv. stavu s projektem i bez projektu poněkud diskutabilní. Datové schránky jsou zabezpečené technologickými prostředky ISDS i přístupovými údaji oprávněné osoby představující uživatelské jméno a heslo. Zvýšení bezpečnosti také přináší přihlašování do DS s využitím certifikátů, který je uložen na USB tokenu nebo čipové kartě. Přesto existují rizika, která bezpečnost DS snižují, a to v podobě selhání techniky. Poškození elektroniky může pro úředníka představovat nenávratnou ztrátu dat. Na tomto místě bych se opět odkázala na výsledky mého dotazníkového průzkumu, konkrétně komentář k obrázku 23, který dokládá, že úředníci malých obcí ze Šlapanicka a Židlochovicka používají k zabezpečení své datové schránky antivirový program (uvedlo tak 89 % respondentů), pravidelně zálohují data v počítači a popř. používají osobní firewall. Zde tedy hraje podstatnou roli lidský faktor a zodpověd-

Vlastní práce

57

nost konkrétních úředníků. Bezpečnost poštovního doručování však nemohou v podstatě žádným způsobem ovlivnit. Pouze u doporučené formy dopisů je jakousi zárukou, že budou předány pouze adresátovi, kterému jsou určeny, popřípadě se po vypršení úložní doby na poště vrátí zpět odesílateli. Za tuto službu už si ale musí úředníci připlatit. Obyčejný dopis je v porovnání s jeho doporučenou alternativou sice levnější, úředník však nemá žádný přehled o jeho doručení. Proto v této situaci z hlediska bezpečnosti doručování nepřiděluji žádné alternativě maximální počet bodů, ale alternativě A a C dávám 66,67 bodů a nejméně vyhovující alternativě B přiděluji 33,34 bodů. Následně jsem příslušnou váhu vynásobila počtem přidělených bodů zvolených variant řešení a výsledný počet bodů představuje celkový užitek jednotlivých alternativ. To znázorňuje následující tab. 4. Tab. 4

Stanovení výsledných vah a pořadí nabídek

Váha kritéria

Alternativa A

Alternativa B

Alternativa C

Rychlost

0,25

16,67

8,34

8,34

Spolehlivost

0,45

45

15

30

Bezpečnost

0,30

20

10

20

Celkový užitek

1,00

Kritérium

Pořadí Zdroj: Zpracováno autorkou

81,67 bodů 33,34 bodů 58,34 bodů 1

3

2

58

Vlastní práce

Výpočet celkového užitku pro jednotlivé alternativy vychází ze vzorce 3.2, který je uveden v Metodickém postupu:

Jako nejlepší varianta se jeví doručování prostřednictvím datových schránek (tedy varianta A, neboli tzv. stav s projektem), neboť nejlépe splňují požadavky na rychlost doručení, spolehlivost i bezpečnost přenášených zpráv. Varianty B a C reprezentují tzv. stav bez projektu. Doporučený dopis je vhodnější, a to z důvodu zajištění vyšší spolehlivosti a bezpečnosti při doručování. Z výše provedené analýzy mohu konstatovat, že nynější stav s datovými schránkami je pro obce efektivnější z hlediska jejich užitku, než tomu bylo před zavedením tohoto projektu. V souvislosti se zřizováním datových schránek nebyla možnost využít jakékoli dotace. Je však potřeba zdůraznit, že v rámci přípravy na realizaci zákona č. 300/2008 Sb., mohly obce využít výzvy ke zřízení kontaktního místa (Czech POINTu), a tím získat finanční prostředky z fondů Evropské unie na technické vybavení, které je schopné zároveň zabezpečit fungování datových schránek. Záleželo tedy na konkrétním zastupitelstvu obce, zda se rozhodlo k výzvě připojit, a tím získat peníze z dotace. Zřízení datových schránek pro obce je povinné, vyplývající ze zmíněného zákona. Samotná aktivace DS je však zcela zdarma. V podstatě jediným nákladem je zřízení elektronického podpisu, které se aktuálně pohybuje od 290 Kč bez DPH/osobu s platností na jeden rok. Opětovná aktivace certifikátu k elektronickému podpisu je opět zpoplatněna. Náklady spojené s provozováním informačního systému datových schránek hradí stát České poště z prostředků státního rozpočtu. Náklady spojené s provozem informačního systému datových schránek jsou na základě smlouvy s Českou poštou v současnosti hrazeny částkou, která je složena jednak z tzv.

Vlastní práce

59

provozního paušálu, a jednak z poplatku za jednu odeslanou datovou zprávu. Poplatek za jednu odeslanou datovou zprávu v současné době činí 13,36 Kč bez DPH. Poplatek za jednu odeslanou datovou zprávu je výrazně nižší, než je cena doporučeného dopisu, za který orgány veřejné moci platí mezi 26 až 42 Kč, na druhou stranu je třeba uvést, že část korespondence orgánů veřejné moci je tvořena „obyčejnými“ poštovními zásilkami za 10 Kč, což je oproti datové zprávě levnější. U listinné korespondence však nemůžeme brát v úvahu pouze cenu za poštovné. Další náklady představuje tisk dokumentu (0,15 Kč za papír A4 + 0,5 Kč toner v tiskárně + 0,2 Kč opotřebení tiskárny = 0,85 Kč/1 list A4), obálka (1 Kč) a poštovné (10 Kč/obyčejný dopis). Cena se tak navýší z 10 Kč na 11,85 Kč za jeden odeslaný dopis obsahující pouze jeden list papíru. Pokud bych chtěla být preciznější, připočítala bych ještě náklady na práci úřednice, která musí dopis připravit a náklady na archivaci 10 let. Dle aktuálního platného ceníku při ceně 15,90 Kč vč. DPH za zprávu inkasuje Česká pošta jako provozovatel ISDS, více než 43,4 mil Kč s DPH. Navíc za provoz ISDS platí Ministerstvo vnitra podle dodatku ke smlouvě České poště měsíční „provozní paušál“ ve výši 15 milionů Kč. Cena za jednu odeslanou datovou zprávu tak vzroste k 22 Kč s DPH. Následující tabulka zobrazuje úspory, které orgány veřejné moci dosáhly při používání datových schránek namísto poštovních zásilek během měsíce dubna 2011, to znamená v době, kdy byla snížena cena za odeslanou datovou zprávu o dvě koruny z důvodu překročení 33 milionové hranice za odeslané zprávy.

60

Tab. 5

Vlastní práce

Úspory za používání datových schránek OVM za období 1. 4. – 30. 4. 2011

Počet odeslaných datových zpráv OVM

Cena za všechny odeslané DZ bez DPH (při ceně 15,90 Kč) Cena, kterou by uživatelé zaplatili, pokud by zasílali zprávy poštovní zásilkou (při prům. ceně doporučeného dopisu 34 Kč)

Úspora veřejných rozpočtů OVM za měsíc

2 469 894 39 271 315 Kč

83 976 396 Kč

44 705 081 Kč

Zdroj: Zpracováno autorkou Vysvětlivky: DZ = datová zpráva, OVM = orgán veřejné moci

Z tabulky 5 vyplývá, že orgány veřejné moci, mezi něž spadají i obce mého zkoumaného správního obvodu měst Šlapanice a Židlochovice, mohou ušetřit měsíčně kolem 44,7 mil. Kč. Je nutné upozornit, že jsou výpočty pouze orientační, protože každý měsíc je počet odeslaných datových zpráv jiný. Faktické úspory jsou ovšem nižší, neboť některé dopisy jsou zasílány „obyčejnou“ zásilkou, jejíž cena je 10 Kč. Já jsem zde počítala s průměrnou cenou 34 Kč za doporučený dopis. V úvahu beru jen náklady na poštovné, nezapočítávala jsem náklady na papír, tisk apod., jak bylo uvedeno výše.

Vlastní práce

61

Pro srovnání je vhodné vyčíslit náklady, které za odeslané datové zprávy, hradí stát. To názorně ukazuje následující tabulka 6. Tab. 6

Měsíční náklady Ministerstva vnitra ČR za odeslané datové zprávy OVM

Počet odeslaných datových zpráv OVM

Cena za odeslanou zprávu včetně „provozního paušálu“ s DPH

Náklady ministerstva za odeslané datové zprávy OVM

2 469 894 22 Kč 54 337 668 Kč

Zdroj: Zpracováno autorkou Vysvětlivky: OVM = orgán veřejné moci

Výpočet nákladů výše uvedené tabulky vychází ze vzorce 3.3 Metodického postupu. Z tabulek 5 a 6 je patrné, že orgány veřejné moci měsíčně uspoří cca 44 mil. Kč na poštovném, ale stát zaplatí za provoz datových schránek OVM kolem 54 mil Kč. Není tedy divu, že v loňském roce navrhlo Ministerstvo financí úpravu zákona č. 300/2008 Sb., podle pravidla: „kdo posílá, ten platí“. V tom případě by se na úhradě provozních nákladů ISDS spolupodílely také orgány veřejné moci. Pro rok 2011 nebyl zákon změněn, a proto i nadále budou financovány náklady spojené s provozováním ISDS z veřejné pokladní správy. Obce tedy zatím nebudou platit náklady za jednotlivé datové zprávy posílané datovými schránkami. Aktuálně se Ministerstvo vnitra snaží s Českou poštou vyjednat snížení ceny za datové zprávy. Pro srovnání mohu uvést, že před snížením ceny za odeslanou datovou zprávu, platil stát do konce března 2011 24 Kč. Toto snížení o 2 Kč přinesly státu úspory ve výši 4 939 788 Kč/měsíc, pokud bych počítala se stejným objemem odeslaných zpráv OVM. Poroste-li množství odeslaných datových zpráv stejným (popř. vyšším) tempem jako doposud, dá se předpokládat, že by se stát v roce 2014 (možná i dříve) mohl dostat na nejnižší možnou cenu, která je v současné době vyčíslena na 9,90 Kč s DPH bez provozního paušálu a 18 Kč včetně provozního paušálu. To by představovalo celkové měsíční náklady za odeslané datové zprávy OVM ve výši 44 458 092 Kč (18 Kč * 2 469 894 DZ), jednalo by se tedy o úsporu

62

Vlastní práce

14 819 364 Kč/měsíc (59 277 456 Kč – 44 458 092 Kč) od počátku provozu datových schránek. Výpočty jsou opět pouze orientační, neboť stále počítám se stejným objemem odeslaných datových zpráv, který byl platný pouze pro měsíc duben 2011. Také lze jen těžko odhadnout tempo růstu datových zpráv, které orgány veřejné moci ročně odešlou. Předpokládat lze pouze to, že nedojde k podstatnému navýšení nově zřízený datových schránek OVM, jako tomu bude např. v případě podnikajících fyzických osob. Dále je pravděpodobné, že se Ministerstvu vnitra podaří u České počty vyjednat dřívější snížení ceny, např. u provozního paušálu, který nyní činí 15 mil. Kč/měsíc, což představuje částku 8,10 Kč/1 DZ. V poslední tabulce 7 jsem porovnala náklady obce, která měsíčně odešle v průměru 20 datových zpráv, popř. dopisů poštou. Zvolila jsem 20 dopisů, neboť z dotazníkového průzkumu vyplynulo, že obce I. a II. typu správního obvodu města Šlapanice a Židlochovice ze 48 % odešlou měsíčně do 20 dokumentů poštou. U datových schránek je to do 10 zpráv měsíčně. Počítám s aktuální sníženou cenou datové zprávy, která platí od 1. 4. letošního roku, tj. 13,36 bez DPH. U poštovního doručování záleží na typu a hmotnosti zásilky. Jedná-li se o obyčejný dopis, cena je 10 Kč. Doporučený dopis stojí 26 Kč a doporučený dopis určený do vlastních rukou se pohybuje v cenové výši 42 Kč. Všechny tyto ceny se týkají standardní zásilky o hmotnosti do 50 gramů a s rozměry maximálně 23,1 x 16,4 x 0,5 cm. U doporučené zásilky jsem použila průměrnou cenu 34 Kč, stejně jako v předchozích výpočtech.

Vlastní práce

Tab. 7

63

Náklady za odeslané zprávy DS a poštou obcemi I. a II. typu

DZ bez DPH

DZ s DPH

Obyčejný dopis

Doporučený dopis

20 DZ

20 DZ

20 dopisů

20 dopisů

Počet zpráv Cena za ks

13,36 Kč

15,90 Kč

10 Kč

34 Kč

267,20 Kč

318 Kč

200 Kč

680 Kč

3 206,40 Kč

3 816 Kč

2 400 Kč

8 160 Kč

Celkem za měsíc Celkem za rok

Zdroj: Zpracováno autorkou Vysvětlivky: DS = datová schránka, DZ = datová zpráva

Z tabulky 7 vyplývá, že kdyby obec musela hradit odeslané datové zprávy, náklady by se jí v porovnání s obyčejnými zásilkami zvýšily cca o 1 000 Kč ročně, což je zcela zanedbatelná částka i pro ty nejmenší obce v okresu Brno-venkov. V porovnání s doporučeným dopisem by naopak dvou a půl násobek ušetřily. Jedná-li se však o obecní úřad, resp. městský úřad, který má vysoký obrat dopisů, je pro něj odesílání prostřednictvím datových schránek výhodnější, neboť cena datové zprávy je stejná bez ohledu na velikost souboru. Zatím ale mají obce odesílání datových zpráv zdarma. Zpoplatnění datových schránek obcemi by určitě bylo krokem zpět. Navíc by hrozilo, že by se demotivovaní uživatelé vrátili k listinnému doručování. Jak už bylo zmíněno, zatím nebyl návrh ministrů vnitra a financí vládou přijat, a tak ani v letošním roce 2011 nemusí orgány veřejné moci za užívání datových schránek nic platit. Za zmínku jistě stojí elektronická komunikace prostřednictvím e-mailu. Ta je pro mnoho úředníků nejjednodušší. Přitom i u této formy komunikace lze k odesílanému dokumentu připojit elektronický podpis, čímž lze bezpečně ověřit pravost dokumentu v digitální podobě. Odesílání je stejně rychlé jako u datových schránek. Na druhou stranu má datová schránka vyšší zabezpečení proti neoprávněnému vstupu, nežli obyčejný e-mail. Bezesporu největší výhodou je, že odesílání i přijímání pošty e-mailem je zcela zdarma, to znamená, že ani stát nic neplatí, jak je tomu u provozu informačního systému datových schránek. Účinností zákona č. 300/2008 Sb., však již OVM nemají na výběr a jako primární prostředek pro doručování musí využívat datovou schránku, zejména

64

Vlastní práce

ve vztahu k jinému OVM. E-mail tak mohou v podstatě použít jen pro komunikaci, která se neeviduje v podacím deníku, resp. ve spisové službě. K doplnění metody CUA jsem použila dotazníkový průzkum, který mi poskytl konkrétní přehled o praktickém využití datových schránek obcemi ze správních obvodů měst Židlochovice a Šlapanice.

5.3 Dotazníkový průzkum V této části vlastní práce bude provedeno vyhodnocení dotazníkového šetření, které jsem uskutečnila v rámci dvou správních obvodů v okrese Brno-venkov v Jihomoravském kraji. Oslovila jsem obecní, popřípadě městské úřady, jež spadají do správního obvodu města Šlapanice a Židlochovice. Konkrétně se jednalo o 39 obcí ze Šlapanicka a 23 obcí ze Židlochovicka. Do šetření jsem zahrnula obce, na které je přenesen základní výkon státní správy (tzv. obce I. typu) a obce s pověřeným obecním úřadem (tzv. obce II. typu). Osloveni byli statutární zástupci předmětných obcí, kteří byli požádáni, aby dotazník postoupili kompetentním osobám, které pracují s datovými schránkami. Důležité bylo, aby za každou obec byl vyplněn právě jeden dotazník a nedošlo tak ke zkreslení vyhodnocení. Dotazník jsem vytvořila v elektronické podobě díky univerzitnímu systému ReLa (Research Laboratory) a následně jej zaslala na e-mailové adresy předmětných obcí. Všechny kontakty jsem získala z internetového portálu územních samospráv www.epusa.cz, kde by měly být údaje zcela aktuální. Z celkového počtu 62 oslovených obcí byla návratnost 43,5 %, kterou představuje 27 dotazníků. Sestavení otázek pro dotazníkové šetření se odvíjelo od stanovené hypotézy: „Datové schránky jsou v porovnání s listinnou korespondencí spolehlivější, bezpečnější a rychlejší.“ Cílem průzkumu je zjistit, jak jsou úředníci po půl druhém roce provozu spokojeni s datovými schránkami. Zdali jsou pro ně v porovnání s listinnou korespondencí přínosem nebo jen zbytečnou komplikací při doručování.

Vlastní práce

5.3.1

65

Vyhodnocení dotazníků

Z důvodu nízké návratnosti, která byla nižší než 30 dotazníků, nebylo možné pro analýzu dat z dotazníkového šetření využít náročnější statistickou analýzu typu testování hypotéz, např. o průměrné odpovědi. Proto má dotazníkové šetření jen doplňující funkci k CUA analýze. Pro názornost jsem u vyhodnocení většiny otázek využila grafického zobrazení. U otázek, kde měli respondenti možnost vybrat (popř. doplnit) pouze jednu variantu odpovědi a jejich hodnoty po sečtení nabývají 100 %, jsem zvolila výsečový graf. Ten ilustrativně znázorňuje, jak velkou část z celku představuje každá z hodnot. Pro otázky s možností výběru většího počtu odpovědí, jsem použila sloupcový graf, jenž názorně porovnává hodnoty různých variant odpovědí. Úvodní otázky mapují konkrétní práci úředníků s datovými schránkami, zda se vyskytují nějaké potíže, kolik měsíčně odesílají a přijímají datových zpráv, a s kým nejčastěji formou datových schránek komunikují. Pro srovnání jsou zde uvedeny i obdobné otázky týkající se poštovního doručování. Práce s datovými schránkami s sebou přináší i provádění autorizované konverze dokumentů, proto jsem zařadila také otázky, které se týkají nejen jí samotné, ale i nákupu technického vybavení, které s konverzí úzce souvisí. Za vhodné jsem považovala začlenění otázky týkající se zabezpečení datové schránky a využití služeb odborníka přes informační a komunikační technologie. Dotazník vyplnili zejména úředníci (z 92,6 %) vykonávající svoji profesi v obci, na kterou je přenesen základní výkon státní správy, tzv. obci I. typu. Zbývající respondenti jsou zaměstnáni na obci s pověřeným obecním úřadem, tzv. obci II. typu. V dotazníkovém průzkumu byla převaha obecních úřadů (74 %), na kterých pracuje do pěti stálých zaměstnanců. Přestože jsem se snažila oslovit statutární zástupce obcí, dotazník vyplňovaly převážně administrativní pracovnice (55,6 %) a účetní, které vykonávají i administrativní činnost (18,5 %). Toto pracovní zařazení se dalo očekávat k výše zmíněné skutečnosti, že se dotazníkového šetření s převahou zúčastnily malé obce s nižším počtem zaměstnanců. Na těchto obecních úřadech jsou většinou zastoupeny pouze funkce starosty, účetní a administrativní pracovnice. Starostové obcí vyplňovali dotazník pouze v 11 %. V jednom případě se vyskytla pozice vedoucí stavebního úřadu, matrikářky a pracovnice podatelny.

66

Vlastní práce

Obr. 10 Otázka č. 1: Jakým způsobem se přihlašujete do DS?


Z obrázku 10 je zřetelné, že téměř 93 % oslovených úředníků využívá k přihlášení do datových schránek speciální software místo webového rozhraní www.mojedatovaschranka.cz. To hodnotím velice kladně, neboť přihlašování přes webové rozhraní neumožňuje provázat systém se spisovou službou, což může v budoucnu přinést úřadům problémy s archivací a skartací dokumentů. Od 1. 7. 2012 budou mít orgány veřejné moci povinnost používat elektronickou spisovou službu, aby mohly elektronické dokumenty dlouhodobě archivovat.

Vlastní práce

Obr. 11

67

Otázka č. 2: Vyskytují se při práci s DS nějaké potíže?


Optimistickou informací je zjištění, že více než polovina dotazovaných nemá žádné problémy s používáním datových schránek. Ti, kteří se s potížemi potýkají, uvádějí, že se jedná o obtížné a nepřehledné vyhledávání adres DS, to uvedlo necelých 15 % úředníků (v absolutní hodnotě se jednalo o 4 úředníky). Konkrétně se jedná o adresy, které jsou špatně identifikovatelné. Na tento problém upozorňovali uživatelé datových schránek již od samého počátku, proto Česká pošta na webovém rozhraní nově připravila možnost vyhledávat DS i podle identifikačního čísla organizace, což práci výrazně zjednoduší. Z předchozího obrázku 10 však vyplynulo, že k přihlašování do DS využívá webové rozhraní minimum obcí. Záleží tedy především na konkrétních firmách poskytujících spisovou službu provázanou s DS, jak aplikaci vyhledávání v adresáři pro své uživatele upraví. Pro některé respondenty je obtížné vkládat přílohy k datovým zprávám, to se týká větší velikosti souboru. Informační systém datových schránek umožňuje odeslat datovou zprávu o velikosti nepřekračující 10 MB. Naopak komplikace s přihlášením do DS, doručováním, odesíláním dokumentů

68

Vlastní práce

a elektronickým podpisem nemá žádná obec. To si vysvětluji tím, že obce mají povinnost při komunikaci používat datové schránky, a tak si tyto standardní úkony za půldruhého roku užívání osvojily. Pro více než polovinu úředníků obcí (55,6 %) jsou datové schránky přínosem, neboť dle jejich názoru šetří čas (rychlejší komunikace) a finance (náklady na poštovné a papír). Pro některé z nich představují DS jednoduchý způsob doručování. Necelá čtvrtina uživatelů (22,2 %) vidí datové schránky spíše jako komplikaci nebo zbytečnost. Vadí jim neustálé zjišťování existence DS adresáta a provádění konverzí dokumentů ve chvíli, kdy je třeba, aby měl dokument platnost originálu. Ostatní dotazovaní nedokážou situaci posoudit, neboť jsou pro ně DS někdy přínosem a jindy komplikací při doručování. Pokud porovnám výsledky s dotazníkem, který provedl v srpnu 2010 měsíčník Moravské hospodářství, jsou úředníci se systémem datových schránek stále více spokojeni. Zejména pro malé obce (I. a II. typu) znamenalo zavedení DS další nároky na vzdělávání zaměstnanců, což mohlo v počátcích způsobit nárůst práce a určité komplikace, jež byly vnímány negativně. V současné době polovina dotazovaných obcí (55,6%) zvládá provoz datových schránek zcela sama. Dalších 37 % obcí si musela v souvislosti s datovými schránkami najmout odborníka přes informační technologie, z toho 26 % úřadů využívá odborníka i na jinou práci týkající se výpočetní techniky.

Vlastní práce

69

Obr. 12 Otázka č. 3: Absolvoval(a) jste nějaké školení kvůli DS (ať již před spuštěním nebo během provozu DS)?


Téměř polovina úředníků se zúčastnila nějakého školení zaměřeného na datové schránky. Jednalo se především o školení od firmy Triada, spol. s r.o.: Praktická realizace eGovernmentu na úřadě, Spisová služba v prostředí úřadů ÚSC, Datové schránky. Tyto semináře proběhly na jaře roku 2009, tedy ještě před spuštěním datových schránek. Posledním školením od výše uvedené společnosti byla „Práce s datovými schránkami prostřednictvím IS MUNIS“, které bylo realizováno v listopadu téhož roku, tedy v době, kdy měly všechny obecní a městské úřady zřízenou datovou schránku ze zákona. Praktická školení byla nabídnuta úředníkům také od společnosti Gordic, spol. s r.o. a ALIS, spol. s r.o. Další pracovníci využili seminář pořádaný Krajským úřadem Jihomoravského kraje, Českou poštou, s. p. nebo vyzkoušeli testovací provoz DS. Třetina dotazovaných však uvedla, že se žádného školení nezúčastnila, a to buď z toho důvodu, že jim žádné nebylo nabídnuto, anebo to nepovažovali za nutné. Přitom školení byla primárně zajištěna tzv. eGON centry kraje a obcí s rozšířenou působností, která na tuto činnost obdržela finanční dotaci. Proto např. úředníci ze správního obvodu města Židlochovice mohli využít zdarma školení ve vzdělávacím eGON centru Pohořelice. Je tedy možné, že některé obce nebyly o školení dostatečně informovány, což bych považovala za pochybení ze strany eGON center.

70

Vlastní práce

Obr. 13 Otázka č. 5: Jsou pro Vás DS úsporou času?


Třetina úředníků vnímá datové schránky jako úsporu času, neboť je pro ně zpracování korespondence rychlejší. Stejné procento oslovených úředníků považuje práci s datovými schránkami za stejně časově náročnou, jako tomu bylo u poštovní korespondence. Pro 7,4 % jsou DS úsporou času z důvodu, že chodí méně na poštu. Z dotazníkového průzkumu vyplývá, že DS jako úsporu času vnímají hlavně pracovníci např. stavebních úřadů, kteří mají vyšší oběh dokumentů. Téměř 15 % obcí však považuje práci s DS časově náročnější, než když využívali poštovních služeb. Zde je vhodné podotknout, že se jedná i o úředníky, kteří prošli školením na datové schránky a nemají s jejich ovládáním větší problémy, přesto pro ně bylo listinné doručování časově méně náročné. Situaci nedokáže posoudit 11 % dotazovaných. V této situaci pravděpodobně hraje velmi důležitou roli lidský faktor. Je rozdíl, jestli s datovými schránkami denně pracuje člověk, který zcela bez problémů ovládá výpočetní techniku, nebo úředník, který byl 20 let zvyklý výhradně na listinnou korespondenci a datovou schránku využívá jen několikrát za měsíc.

Vlastní práce

71

Obr. 14 Otázka č. 6: Kolik v průměru za měsíc odešlete zpráv přes DS?


Z výše uvedeného grafu vyplývá, že obecní úřady I. a II. typu odesílají měsíčně přes datové schránky pouze do deseti zpráv, uvedlo tak 66,6 % úředníků. V rozmezí 11–20 datových zpráv je odesláno v 18,5 %. Pouze 11 % obcí odesílá měsíčně více než 41 zpráv datovými schránkami. Zde se pravděpodobně jedná o městské úřady, což vyplývá z počtu stálých zaměstnanců obce, který je u těchto odpovědí nejvyšší. Pro ně je zároveň vyřizování korespondence přes datové schránky výrazně rychlejší, než tomu bylo u listinného doručování. Domnívám se, že deset zpráv měsíčně je opravdu málo. Může to být způsobeno skutečností, že úřady zatím využívají datové schránky jen k nejnutnější komunikaci v rámci orgánů veřejné moci, ale např. faktury stále odesílají poštou i v případě, že dodavatelé také mají zřízenou datovou schránku. Pravděpodobná je i situace, že písemnosti určené jinému orgánu veřejné moci – konkrétně ty, které nejsou zapsané přímo v podacím deníku, odesílají obce prostřednictvím emailu. Běžně tak probíhá komunikace mezi krajem a obcemi s rozšířenou působností a následně obcemi nižší úrovně. Běžný e-mail je praktičtější v tom smyslu, že umožňuje zaslání hromadné zprávy více příjemcům najednou. Tuto možnost datové schránky nemají.

72

Vlastní práce

Obr. 15 Otázka č. 7: Kolik v průměru za měsíc odešlete dokumentů poštou?


Přestože mají obecní úřady ze zákona povinnost odesílat dokumenty prostřednictvím datových schránek, nevyhnou se ani poštovnímu odesílání, a to zejména ve vztahu k fyzickým osobám, které nemají zřízenou DS (viz následující obrázek 16), proto neexistuje úřad, který by neodesílal žádné dokumenty poštou. Z výše uvedeného grafu je patrné, že téměř polovina respondentů odešle měsíčně poštou do 20 dokumentů. V rozmezí 21–40 dokumentů odešle měsíčně 37 % úředníků. Stejné procento (7,4 %) úředníků odešle měsíčně více než 41, popř. více než 61 dokumentů poštou. V porovnání s odeslanými datovými zprávami stále listinná korespondence převažuje. Z předchozího obrázku 14 vyplynulo, že více než polovina obcí odešle měsíčně pouze do 10 zpráv datovými schránkami. Zde je nutné podotknout, že u malých obcí běžná komunikace s občany prostřednictvím dopisů jen tak nezmizí, proto bude i nadále hrát listinné doručování významnou roli.

Vlastní práce

73

Obr. 16 Otázka č. 8: Komu nejčastěji posíláte dokumenty poštou?


Jak již bylo uvedeno u předchozího obrázku 15, nejčastěji komunikují obecní úřady formou poštovní korespondence s občany, kteří nemají zřízenou datovou schránku. Překvapivým výsledkem ale je, že téměř 30 % úředníků uvedlo, že dokumenty odesílají poštou také orgánům veřejné moci. To si vysvětluji tím, že nejrůznější formuláře, např. týkající se sociálního a zdravotního pojištění zaměstnanců jsou odesílány spíše v listinné podobě nežli v elektronické, neboť to od nich dané orgány veřejné moci nevyžaduji, i když je to zákonná povinnost. Za porušení povinnosti vzájemné komunikace mezi OVM prostřednictvím datových schránek totiž není zákonem stanovena žádná sankce. Stát by tím sankcioval sám sebe, což je nesmyslné.

74

Vlastní práce

Obr. 17

Otázka č. 9: Kolik v průměru za měsíc obdržíte zpráv přes DS?


Pohyb dokumentů na obcích I. a II. typu není příliš velký, jak dokazuje výše uvedený obrázek 17. Téměř polovina úředníků obdrží v průměru za měsíc do 20 datových zpráv, což odpovídá jedné zprávě za pracovní den. Třetina respondentů obdrží do 40 datových zpráv měsíčně. Přes datové schránky je na úřad zasláno v rozmezí 41–60, resp. 61–80 dokumentů za měsíc v 7,4 %. Pouhých 3,7 % respondentů obdrží měsíčně více než 81 datových zpráv. To se opět týká větší obce, která má v rozmezí 11–15 stálých zaměstnanců. Obr. 18 Otázka č. 10: Kolik v průměru za měsíc obdržíte dokumentů poštou?


Vlastní práce

75

U obrázku 18 je vhodné srovnání s předchozím grafem znázorňujícím počet doručených datových zpráv. Prakticky stejné procento úředníků uvedlo, že obdrží do 20, respektive do 40 dokumentů datovými schránkami i poštou. Zcela stejný počet respondentů obdrží v průměru za měsíc v rozmezí 41–60 dokumentů, a to jak poštou, tak i prostřednictvím datových schránek. U vyššího počtu došlé korespondence (nad 61 došlých dokumentů měsíčně) převažuje listinná podoba nad elektronickou. Z výše uvedených obrázků 14–18 zabývajících se počtem doručených a odeslaných dokumentů poštou a datovými schránkami vyplývá, že u obcí I. a II. typu stále ještě převažuje forma listinné korespondence nad doručováním datovými schránkami. Počet odeslaných i přijatých poštovních zásilek se v průměru pohybuje do 40 kusů měsíčně. U odesílání dokumentů prostřednictvím datových schránek je to pouze do 10 datových zpráv měsíčně. Z toho mohu usoudit, že je zatím systém datových schránek málo rozvinut. Obr. 19 Otázka č. 11: Od koho nejčastěji dostáváte dokumenty poštou?


I zde je nečekaný výsledek v podobě třetiny dokumentů, které obce nejčastěji obdrží poštou od orgánů veřejné moci, jež mají datové schránky zřízeny ze zákona, a tudíž povinnost vzájemně komunikovat jejich prostřednictvím. Sama ze své praxe mohu potvrdit, že např. od Okresního soudu Brno-venkov dostává obec Moutnice žádosti o sdělení převážně poštou. Na obecní úřady přichází 22,2 % dokumentů od fyzických nebo podnikajících fyzických osob. Od právnických osob dostává nejčastěji dokumenty poštou 7,4 % obcí.

76

Vlastní práce

Z jiné otázky vyplynulo, že celkem 89 % úředníků potvrzuje, že jim orgány veřejné moci stále posílají dokumenty poštou místo datovými schránkami, čímž porušují zákon. Z toho polovina úředníků jim také odpovídá prostřednictvím poštovní korespondence a druhá polovina se jim snaží odpovídat datovými schránkami. Zbylých 11 % uvádí, že si korespondenci s orgány veřejné moci předávají výhradně přes datové schránky, což ukládá zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Obr. 20 Otázka č. 12: Kolik v průměru za měsíc provedete konverzí dokumentů (na žádost i z moci úřední)?


Tady je jasně patrné, že konverze dokumentů zatím není příliš využívána, to dokazuje 63 % odpovědí, které uvádí, že měsíčně provedou do deseti autorizovaných konverzí. Zajímavé je i zjištění, že celá čtvrtina obcí dosud žádnou konverzi neprováděla, přestože s datovými schránkami pracují již 18 měsíců (období od listopadu 2009 do dubna 2011). Důvodem neprovádění konverze dokumentů nemůže být fakt, že by dané obce nebyly pracovištěm Czech POINTu, protože to uvedla jen necelá 4 %. Obce I. a II. typu provedou v průměru za měsíc maximálně do 20 konverzí, což uvádí 11,1 % úředníků. Dle výsledků dotazníkového průzkumu se na žádném obecním, popř. městském úřadě neprovádí měsíčně vyšší počet autorizovaných konverzí dokumentů, a to jak na žádost, tak ani z moci úřední. Obce tedy správně pochopily, že není nutné všechny došlé dokumenty v digitální podobě konvertovat do analogové (listinné) podoby. Konverze dokumentů je nutná až ve chvíli, kdy nestačí běžná kopie, ale je vyžadováno, aby měl dokument právní sílu

Vlastní práce

77

ověřené kopie. Neboť dle zákona má dokument vzniklý autorizovanou konverzí stejné právní účinky jako ověřená kopie dokumentu. Konvertovaný dokument může být vyžadován např. soudem jako podklad pro vydání rozhodnutí. Obr. 21 Otázka č. 13: Museli jste kvůli DS kupovat speciální technické vybavení?


U této otázky měli úředníci možnost výběru více odpovědí. Polovina z nich musela kvůli zavedení datových schránek pořídit speciální software. Mohlo se jednat o program, který je provázaný se spisovou službou. Dotazovaní museli v 18,5 % případů zakoupit skener, který je nutný pro provádění autorizované konverze dokumentů, ať už z listinné podoby do elektronické nebo naopak. U odpovědi jiné byla uvedena tiskárna, počítač a multifunkční zařízení (tiskárna, kopírka a skener v jednom). Třetina předmětných obcí v souvislosti s datovými schránkami nic kupovat nemusela. To může být způsobeno tím, že před spuštěním systému DS byla masivně rozšiřována síť kontaktních míst na úřadech (tzv. Czech POINT), v rámci kterých byly úřady kompletně vybaveny novými počítači, tiskárnami, kopírkami a skenery. Toto technické vybavení bylo financováno formou dotace z fondů Evropské unie. Blíže viz komentář k obrázku 24.

78

Vlastní práce

Obr. 22 Otázka č. 14: Provedla Vaše obec s účinností zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, změny interních dokumentů (např. organizační řád, spisový a skartační řád, normy týkající se využívání informačních technologií)?


Pouhých 18,5 % obcí provedly změny interních dokumentů přímo s nabytím účinnosti výše citovaného zákona, tedy od 1. 7. 2009. Většina (41 %) provedla změny s časovým zpožděním od účinnosti zákona. Obce ve 26 % však žádné změny do interních norem nepromítly. Jako důvod uvádějí, že zatím neměly dostatek času, nebo že na malé obci nemají kompetentní osobu, která by změny v organizačním či ve spisovém a skartačním řádu provedla, anebo že datové schránky využívají příliš málo. Někteří úředníci důvod nezavedení změn do interních norem obce neznají. Zbylých 14,5 % se k otázce nedokázalo vyjádřit. Nezavedení změn v interních dokumentech obcí vnímám jako nedostatečnou aktivitu z jejich strany. Portál www.datoveschranky.info přímo nabízí návod obsahující postup implementace datových schránek na malých obcích. Zde je zcela jasně popsáno, jakým způsobem by měly být změny provedeny v organizačním řádu, podpisovém řádu a spisovém a skartačním řádu. Tento návod vydalo Ministerstvo vnitra ČR již 1. 7. 2009, obce tedy měly dostatek času provést příslušné změny ještě před spuštěním projektu datových schránek.

Vlastní práce

79

Obr. 23 Otázka č. 17: Jak významné je pro vás dosáhnout následujících přínosů?


U výše uvedené otázky měli respondenti možnost vybrat tři pro ně nejvýznamnější přínosy. Z grafu vyplývá, že pro celých 63 % úředníků je nejvýznamnější snížení rizika ztráty dokumentu. Dalších téměř 60 % vidí přínos v urychlení práce v souvislosti s používáním datových schránek. Téměř shodně (kolem 40 %) se pohybuje přínos v podobě snížení chybovosti při zpracování dokumentů, přehled o stavu jednotlivých případu (např. fikce doručení) a zvýšení informační bezpečnosti. Jako jiné byla uvedena varianta snížení úhrad za poštovné. Z další otázky vyplynulo, že k zabezpečení datových schránek používají pravidelně obce v 89 % antivirový program, což v absolutní hodnotě představuje 24 odpovědí. Zcela nezbytné je, aby obecní úřady pravidelně zálohovaly data v počítači, což dělá 78 % úředníků. Méně často k zabezpečení DS používají osobní firewall (11 % respondentů). V současné době nabízí Česká pošta jako provozovatel ISDS pro uživatele datových schránek přihlašujících se přes webové rozhraní službu Bezpečný klíč, která slouží k ochraně elektronické identity uživatele DS, neboť soukromé klíče certifikátu nejsou uloženy v osobním počítači, ale na externím úložišti v podobě USB tokenu, čímž se podstatně snižuje riziko jejich zneužití.

80

Vlastní práce

SPISOVÁ SLUŽBA Každá organizace by měla mít svůj vnitřní spisový a skartační řad, a proto se v této části dostávám k otázkám týkajících se elektronické spisové služby. Ta by měla respektovat platné legislativní předpisy a být tak pro úřady vhodným pomocníkem při elektronické archivaci a skartaci dokumentů. Podrobnější informace ke spisové službě jsou uvedeny v literární rešerši. Obr. 24 Otázka č. 19: Systém DS nezajišťuje problematiku archivace nebo skartace, pořídili jste si spisovou službu?


Ještě před zavedením datových schránek (před 1. 7. 2009) byla zavedena spisová služba v 37 % obcí. Dalších 44,4 % obecních úřadů ji zavedlo spolu se zřízením datových schránek nebo během jejich provozu v následujícím roce. Necelých 15 % obcí to má v plánu během letošního roku 2011. Jako zodpovědný přístup úřadů vnímám to, že neexistuje obec, která by o zavedení spisové služby do budoucna neuvažovala. S plánovanou změnou zákona o archivnictví a spisové službě, totiž úřadům ani nic jiného nezbude, neboť od 1. 7. 2012 bude jejich povinností mít elektronickou spisovou službu. Další otázka se týkala spokojenosti obcí se společností, od které si pořídily spisovou službu. Úřady jsou z 85,2 % spokojeny se službami firmy, od které mají určité programové vybavení (např. vedení účetnictví, evidence obyvatel, podatelny, pokladny, fakturace), nebo od ní obdrželi nejvýhodnější nabídku, a proto si od ní pořídily i spisovou službu. Jsou i obce, jež získaly zajímavější

Vlastní práce

81

nabídku od konkurenční firmy, a proto se rozhodly využít jejich služeb. U možnosti jiné bylo uvedeno, že se daná obec otázkou spisové služby zatím nezabývala, což vidím jako podstatný problém, neboť spisová služba zahrnuje archivaci a skartaci digitálních dokumentů. V současné době se připravuje změna zákona o archivnictví a spisové službě, který by měl obcím ukládat povinnost všechny své spisy převést do digitální podoby a správně je zarchivovat. To že většina obcí přistupuje do datové schránky přes spisovou službu, však neznamená, že by nevyužívala informační systém datových schránek. Dodavatelé spisových služeb na základě výzvy Ministerstva vnitra ČR uzavřeli dohodu o jednotném formátu výměny písemností mezi spisovými službami. V praxi to znamená, že spisová služba odešle dokument prostřednictvím ISDS a spisová služba příjemce (adresáta) zapíše do podacího deníku informace o odesílateli, kterými jsou jméno a adresa odesílatele, předmět datové zprávy a její datum odeslání. Pracovnicím na podatelně se tak výrazně urychlí práce, která dříve spočívala v ručním zapisování těchto informací. Nyní stačí, aby úřednice doplnily spisový a skartační znak a odpovědnou osobu, která písemnost vyřídí. NÁKLADY/ PŘÍJMY Nyní následuje okruh otázek, které se týkají finančních prostředků, jež musely obce do zřízení datových schránek investovat. Zařazena je otázka, která se vztahuje k měsíčním provozním výdajům datových schránek, popř. k jejich finančním úsporám. Položena byla také otázka na průměrnou výši příjmů, které obcím plynou z provádění autorizované konverze dokumentů, jsou-li zároveň pracovištěm Czech POINTu.

82

Vlastní práce

Obr. 25 Otázka č. 21: V jaké výši byla finanční investice úřadu v přímé souvislosti s DS (včetně proškolení pracovníků, zřízení elektronického podpisu)?


Každá obec musela vynaložit jisté finanční prostředky v souvislosti se zaváděním datových schránek. Pro necelou polovinu z nich představovala tato investice částku do 5 000 Kč. Čtvrtina obcí již musela vynaložit finance ve výši 5 001– 10 000 Kč. Shodné procento obcí (11,1 %) pak vynaložily částky v rozmezí 10 001–20 000 Kč a více než 40 000 Kč. Nejméně obcí (3,7 %) investovala od 20 001 do 40 000 Kč. V tomto případě záleží na počtu osob, které s datovými schránkami pracují. Od toho se odvíjí počet zaměstnanců, kteří se zúčastnili jednotlivých školení (za jednoho úředníka, který absolvoval několik školení, mohla obec zaplatit až 7 383 Kč, jak vyplývá z nabídky firmy Triada, spol. s r.o.) i počet zřízených elektronických podpisů (do 31. 10. 2010 byl náklad za zřízení jednoho elektronického podpisu 190 Kč, po 1. listopadu byla cena navýšena na 290 Kč). Poměrně nízké finanční investice přisuzuji tomu, že v roce 2009 byla obcím poskytnuta účelové neinvestiční dotace z Evropského fondu pro regionální rozvoj (ERDF) na zřízení kontaktního místa v projektu Czech POINT v následující cenové výši: Dotace ze strukturálního fondu ERDF (85 %) Obecní rozpočet (15 %)

79 837 Kč 14 090 Kč

Celkové způsobilé výdaje

93 927 Kč

Vlastní práce

83

Technické vybavení pracoviště Czech POINT obsahuje např. multifunkční zařízení (barevná laserová tiskárna s kopírkou a skenerem), počítač, dva LCD monitory a čtečku čárových kódů. Obce si tak mohly s relativně nízkými výdaji obnovit svoji výpočetní techniku, jež je využívána nejen v rámci daného projektu. K provozu datových schránek tedy obce nemusely vynakládat další finanční prostředky. Obr. 26 Otázka č. 22: Jak vysoké jsou Vaše měsíční provozní výdaje na DS (např. nákup tonerů a papíru do tiskáren na konverzi dokumentů, provoz spisové služby, nákup časových razítek)?


Měsíční náklady na provoz datových schránek jsou pro obecní úřady I. a II. typu poměrně nízké, neboť téměř polovina respondentů uvedla, že se jedná o částku do 500 Kč. Pro třetinu úřadů představují provozní výdaje 501–1 000 Kč měsíčně. Do 5 000 Kč se vejde 11,1 % obcí. Zbývajících 7,4 % obcí má měsíční provozní náklady na datové schránky ve výši 5 001–10 000 Kč. Náklady nad 10 000 Kč nemá žádná z obcí. Tyto relativně nízké provozní výdaje si vysvětluji tím, že ne každá obec používá časová razítka. Spotřeba tonerů a papíru v tiskárnách není nijak podstatná v porovnání s běžným provozem úřadu. Navíc z průzkumu vyplynulo, že obce provádějí autorizované konverze dokumentů jen minimálně, což dokládá obrázek 27. A provoz spisové služby se může pohybovat v řádech několika tisíců ročně, proto je měsíční částka v podstatě zanedbatelná.

84

Vlastní práce

Obr. 27 Otázka č. 23: Kolik finančních prostředků Vám DS měsíčně ušetří na poštovném?


Z výše uvedeného obrázku je zřejmé, že datové schránky na obecních úřadech neušetří mnoho finančních prostředků na poštovném. To dokazuje odpověď 81,5 % úředníků, kteří uvedli, že se jedná o minimální snížení nákladů na poštovném, řádově ve stokorunách měsíčně. To dokládá i tabulka 7 předchozí podkapitoly CUA analýzy datových schránek. Provozem datových schránek ušetří na poštovném měsíčně do 2 000 Kč 7,4 % úřadů. Shodně (3,7 %) poté ušetří obce v rozmezí 2 001–5 000 Kč a 5 001–10 000 Kč. Více než 20 000 Kč ušetří obec (resp. město), která uvedla, že datovými schránkami ušetří měsíčně až 40 000 Kč. To je způsobeno tím, že tato obec provozuje stavební úřad, jenž odesílá 1000 dokumentů za měsíc. Při odesílání poštou zaplatil za jeden doporučený dopis do vlastních rukou 40 Kč, ale datová zpráva je zdarma. Ve stavebním řízení totiž figuruje velké množství účastníků řízení, kteří musí být vyrozuměni (např. Brněnské vodárny a kanalizace, a. s., Hasičský záchranný sbor Jihomoravského kraje, E.ON Distribuce, a.s., JMP, a.s.), kterým lze doručovat datovou schránkou, na rozdíl od většiny fyzických osob.

Vlastní práce

85

Obr. 28 Otázka č. 24: Jak vysoké jsou odhadem Vaše průměrné měsíční příjmy z konverze dokumentů?


Příjmy z autorizované konverze jsou minimální, jak dokládá uvedený obrázek 28. Úřady v 66,7 % nemají z konverze vůbec žádné příjmy. Nemusí to nutně znamenat, že by obec konverzi dokumentů neprováděla, ale pokud ji provádí pro vlastní potřeby, tak je samozřejmě služba zdarma. Právnické osoby, které potřebují zkonvertovat dokument, možná spíše využívají pracoviště Czech POINTu, které je v blízkosti sídla jejich firmy, tzn. ve větších městech. Čtvrtina úředníků uvádí, že průměrné příjmy z konverze dokumentů se pohybují od 30 do 300 Kč měsíčně, což znamená, že provedou do 10 konverzí. Pouhých 3,7 % má příjmy v rozmezí 601–1 200 Kč, opět se jedná o větší obec, resp. město s 16– 20 stálými zaměstnanci. Stále existují i obce, které neprovozují služby Czech POINTu, a proto ani nemohou provádět autorizovanou konverzi dokumentů, v tomto dotazníkovém průzkumu to uvedla jedna obec.

86

Vlastní práce

Diskuse

87

6 Diskuse Touto prací jsem chtěla navázat na průzkum datových schránek, který provedl magazín eGovernment v roce 2009 a měsíčník Moravské hospodářství v roce 2010. K získání aktuálních informací jsem využila dotazníkový průzkum, kterého se zúčastnili úředníci pracující s datovými schránkami, a jsou zaměstnání na obcích spadající do správního obvodu měst Šlapanice a Židlochovice v okrese Brno-venkov. Cílem mé práce bylo formulovat doporučení pro minimalizaci nákladů a zvýšení užitečnosti datových schránek chodu skupiny úřadů v obcích I. a II. typu. Ke splnění tohoto cíle jsem použila metodu CUA, kterou jsem porovnávala situaci se zavedením datových schránek a před ní, tedy s tradičním poštovním doručováním. Výstupem použití nákladově užitkové analýzy je vyhodnocení účelnosti projektu datových schránek. Analýzu nákladů a užitku jsem zvolila z toho důvodu, že zvolená kritéria hodnocení daných alternativ nelze kvantitativně vyjádřit. Nebylo možné provést nákladovou efektivnost projektu, protože obce za odeslané datové zprávy nic neplatí, a tak by její výpočet při neexistenci nákladů ztrácel význam. Nákladová efektivnost navíc není nedílnou součástí CUA, a proto se domnívám, že byla CUA vhodnou metodu pro splnění cíle této práce. Pro konkrétnější představu jsem zvolila porovnání výpočtu nákladů, a to jak pro malé obce, tak i pro stát, který hradí odeslané datové zprávy za všechny orgány veřejné moci. Dotazníkové šetření mělo přinést zhodnocení současného stavu používání datových schránek v praxi úředníků malých obcí a objasnit, zda jsou pro ně po půldruhém roce běžného provozu přínosem při práci nebo spíše zbytečnou komplikací. Určité nedostatky spatřuji v nízké návratnosti dotazníků, která byla 43,5 %, kvůli které jsem neprováděla podrobnější statistickou analýzu, kde bych testovala hypotézu, např. o průměrné odpovědi. Nastavení systému ReLa, ve kterém vyhodnocení dotazníků probíhalo, mi neumožnil zjistit, které obce dotazníky vyplnily. Pokud bych tuto možnost měla, požádala bych obecní úřady, které dotazníky neodeslaly, o jejich vyplnění ještě jednou, čímž by se mohla zvýšit návratnost dotazníků. Zároveň jsem nemohla vyhodnotit dotazníky zvlášť za správní obvody měst Šlapanice a Židlochovice. Pro srovnání by bylo zajímavé např. zjištění, které obce se více zúčastnily školení na DS. Tomu se dalo předejít zařazením identifikační otázky v dotazníku, kde by respondent uvedl, zda je za-

88

Diskuse

městnán na obci spadající do správního obvodu Šlapanic nebo Židlochovic. Přesto mi tyto nedostatky neznemožnily naplnit předem stanovený cíl. V dotazníkovém průzkumu magazínu Egovernment z listopadu 2009 hodnotili respondenti projekt datových schránek jako smysluplný. Zároveň však upozorňovali na legislativní problémy týkající se archivace, platnosti elektronických dokumentů, konverze dokumentů apod. Na legislativních změnách se v současné době pracuje v podobě novelizací jednotlivých zákonů. Nespokojenost uživatelů datových schránek se z počátku jejich provozu týkala i nárůstu práce, neboť hodnotili DS jako zbytečně komplikované. Dále jim chybělo skutečné praktické školení. Z mého aktuálního dotazníkového průzkumu vyplynulo, že po půldruhém roce fungování hodnotí úředníci malých obcí datové schránky jako přínosné, neboť jim šetří čas i finance. Pro některé DS dokonce představují jednoduchý způsob v doručování, což hodnotím obzvlášť pozitivně. Zde je jasně vidět, že se úředníci s datovými schránkami již sžili a jsou užitečným přínosem pro jejich práci, to vyplývá i z provedené analýzy nákladů a užitku v kapitole Vlastní práce. Praktické školení je spíše v rukou konkrétních firem, které dodávají na obce spisovou službu, která s datovými schránkami spolupracuje. Tyto firmy jistě své klienty rádi proškolí, ale tato služba už je samozřejmě zpoplatněna. Je pravdou, že byly vyčleněny finanční prostředky pro kraje a obce s rozšířenou působností na proškolení úředníků ze svých správních obvodů. Tato školení však byla zaměřena na práci v prostředí webového portálu nebo v prostředí spisové služby, kterou daná obce s rozšířenou působností využívá. Tudíž byla tato školení pro mnohé účastníky bezpředmětná, přestože byla zdarma. Z průzkumu magazínu Egovernment také vyplynulo, že některé orgány veřejné moci nerespektovaly zavedení datových schránek a dokumenty i nadále zasílaly poštou. Tato situace, bohužel, přetrvává i dnes, přestože tyto orgány vědomě porušují zákon. V současné době totiž neexistuje žádná sankce, pokud OVM datovou schránku nepoužívá. Stát by tak sankcioval sám sebe, což je nesmyslné. Záleží tedy pouze na zodpovědnosti každého, jak k tomuto povinnému způsobu elektronické komunikace přistoupí. Další názor z počátku provozu DS byl, že měl být celý projekt spuštěn spíše po etapách, jako je tomu v případě základních registrů. Je totiž pravdou, že teprve v současné době se směřuje k realizaci technologických center na uchovávání digitálních dokumentů, což mělo být vyřešeno podstatně dříve.

Závěr

89

7 Závěr Nové informační a komunikační technologie vytváří potenciálně efektivní veřejnou správu, která nabízí nové služby, které musí být pro všechny uživatele (fyzické a právnické osoby) jednoduché a dostupné. Občané získávají stále více dovedností potřebných pro práci s novými technologiemi, přičemž pro stále větší množství oborů platí, že nedostatek této kvalifikace je důvodem pro znevýhodnění, či dokonce vyloučení z trhu práce. Komplexní systém rozvoje eGovernmentu vznikající v České republice, je zcela ojedinělý. V některých zemích (např. Velké Británii) fungují dílčí projekty, jako jsou registry, kontaktní místa nebo datové schránky, ale nikde nejsou propojené do jednotného systému jako u nás. Pro tuto práci jsem si zvolila stále ještě aktuální a velice diskutované téma datových schránek. Od 1. listopadu 2009 mají obce jakožto součást orgánu veřejné moci povinnost využívat ke komunikaci datové schránky, umožňuje-li to povaha dokumentu a příjemce zprávy má datovou schránku zřízenou. Od 1. 7. 2010 může být věcný obsah posílaný přes DS libovolný, ale nedoporučovala bych tímto způsobem posílat plány, výkresy nebo mapy, neboť zatím nemohou být konvertovány. Formou datových zpráv mohou být zcela běžně posílány i faktury, což zatím malé obce příliš nevyužívají. Z mého dotazníkového průzkumu předmětných obcí vyplývá, že téměř všechny oslovené obce (93 %) používají k přihlášení do své datové schránky speciální software, který je provázaný s elektronickou spisovou službou umožňující archivaci elektronických dokumentů. V současnosti se připravuje změna zákona o archivnictví a spisové službě, která od 1. 7. 2012 uloží obcím povinnost převést všechny spisy do elektronické podoby a následně je dlouhodobě archivovat. Dále více než polovina oslovených uvedla, že jim práce s datovými schránkami nečiní žádné problémy. Obce si tak během půldruhého roku provozu datových schránek zcela osvojily odesílání datových zpráv, vkládání příloh i přikládání elektronického podpisu k dokumentu. Ti, kteří se s nějakými potížemi potýkají, uvedli, že spočívají v nepřehledném vyhledávání adres datových schránek. Firmy dodávající obcím program komunikující s datovou schránkou by se měly pokusit tento problém vyřešit. Česká pošta již na tuto stížnost uživatelů DS reagovala a na webovém rozhraní www.mojedatovaschranka.cz zavedla možnost vyhledávání DS podle identifikačního čísla organizace.

90

Závěr

Další povzbudivou informací je fakt, že více než polovina úředníků obcí I. a II. typu (55,6 %) shledává datové schránky jako přínosné z důvodu, že jim šetří čas při komunikaci i náklady na poštovné a tisk. Pro necelou čtvrtina respondentů (22,2 %) jsou datové schránky spíše komplikací při doručování, či dokonce zbytečností. Zejména jim vadí neustálé ověřování existence DS adresáta. Tuto situaci také informační systém datových schránek částečně vyřešil, neboť prostředí webového portálu umožňuje zavedení adresáře uživatelů a seznamu „oblíbených adresátů“. Opět tedy záleží na konkrétních dodavatelích spisové služby, jak svoji službu obcím přizpůsobí. Určitou nevýhodu ISDS spatřuji v povinném nainstalování programu 602XML Filler, který neumožňuje přihlášení z jiného počítače, např. v době pobytu v zahraničí. V současné době je bez instalace tohoto doplňku umožněn pouze náhled datové zprávy včetně přílohy. Tento režim zobrazí obsah zprávy, neumožní však datovou zprávu odesílat nebo přeposílat ke konverzi. Nedostatkem datových schránek je i autorizovaná konverze dokumentů, kterou je možné provádět pouze v době platného elektronického podpisu, který byl k danému dokumentu připojen. Zatím nedořešenou otázkou zůstává dlouhodobé uchovávání elektronických dokumentů. Doba uložení přečtené datové zprávy v ISDS činí pouze 90 dní a potom je její obsah automaticky ze systému vymazán. Pouhé uložení zprávy na disk uživatele tedy způsobí, že po vypršení platnosti certifikátu k elektronickému podpisu, nebude možné ověřit pravost tohoto podpisu a tím pádem ani nechat provést konverzi dokumentu. Vzhledem k nárůstu dokumentů v elektronické podobě je nutné zajistit jejich bezpečné dlouhodobé uložení a následnou archivaci, což je další přetrvávající problém, kterým by se mělo Ministerstvo vnitra ČR zabývat. Obce budou muset uchovávat datové zprávy po celou dobu životního cyklu spisu, do kterého byly zařazeny, až do ukončení skartačního řízení. Funkci bezpečného dlouhodobého úložiště by měla plnit Technologická centra krajů a obcí s rozšířenou působností. Díky 96 % úspěšnosti doručení prostřednictvím datových schránek se v České republice zvýšila vymahatelnost práva. Zavedení datových schránek přispělo k určitým úsporám v oblasti zrychlení některých správních či soudních procesů.

Závěr

91

Podle aktuálních informací bylo již přeneseno víc než 42 milionů datových zpráv. Tohle rostoucí tempo by mohlo znamenat, že ještě v letošním roce 2011 bude překročena 66 milionová hranice odeslaných zpráv, která by přinesla další snížení ceny za jednu odeslanou datovou zprávu o 2 Kč, a to na 11,68 Kč bez DPH. V současné době obce za provoz datových schránek nic neplatí. Obecní úřady tak při využívání datových schránek ušetří na poštovném sto procent za každou odeslanou zprávu. Přesto jsou pro malé obce I. a II. typu úspory na poštovném minimální. Jedná se o cca 1 000 Kč za rok, což je pro provoz úřadu zanedbatelná částka. Výrazné úspory jsou z pohledu orgánů veřejné moci jako celku, neboť se pohybují v řádech desítek milionů Kč měsíčně. Pro daňové poplatníky se však nic nemění, protože jsou to stále oni, kdo datové schránky financují. Pro stát, je dle mého názoru, provoz datových schránek zatím ztrátový. Bylo by tedy vhodné, aby Ministerstvo vnitra vyjednalo s Českou poštou, jako provozovatelem ISDS, snížení ceny za odeslanou datovou zprávu i provozního paušálu, který činí 15 milionů Kč měsíčně. Při provedené CUA analýze a následném dotazníkovém průzkumu mohu konstatovat, že se systém datových schránek na obcích I. a II. typu zaběhl a je plně funkční, spolehlivý a bezpečný, a proto hodnotím současný stav využívání systému DS obcemi v okrese Brno-venkov jako úspěšný. Prakticky všechny obce, které se zúčastnily mého průzkumu, aktivně datové schránky využívají, a naplňují tak ustanovení zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů. Předem stanovenou hypotézu: „Datové schránky jsou v porovnání s listinnou korespondencí spolehlivější, bezpečnější a rychlejší“ tedy přijímám. Závěrem bych chtěla uvést konkrétní doporučení pro obce I. a II. typu ve vazbě na výsledky metody CUA a dotazníkového průzkumu: • Doporučuji obcím, aby plně využívaly systém datových schránek a neobcházely tak zákon s vědomím, že jim nehrozí žádná sankce. Jedině tak se naučí s DS správně a efektivně pracovat, což jim podstatně ušetří čas a zvýší užitek, než kdyby používali poštovní doručování. • Dále bych doporučila i zbývajícím obcím, které se zatím do své DS přihlašují přes webové rozhraní, aby zavedly elektronickou spisovou službu, která bude provázaná s informačním systémem datových schránek. Zde upozor-

92

Závěr

ňuji na skutečnost, že od 1. července 2012 budou mít obce ze zákona povinnost dlouhodobě archivovat dokumenty v digitální podobě, což bez elektronické spisové služby nebude možné. • V informačním systému datových schránek by mohla být zavedena funkcionalita umožňující hromadné odesílání zpráv, jak to umožňuje běžný email. Došlo by tak k dalšímu zjednodušení a urychlení práce úředníků při odesílání dokumentů více adresátům, např. ve správním či stavebním řízení. • Pro zjednodušení práce s datovými schránkami bych navrhovala nastavit informační systém datových schránek tak, aby mohl být používán v prostředí Outlooku. Pro úředníky by to byl jednoduchý přístup do datové schránky v prostředí, které dobře znají a orientují se v něm, neboť ho používají ke každodenní komunikaci prostřednictvím e-mailu. • Informační systém datových schránek by mohl poskytovat adresář orgánů veřejné moci (popř. do budoucna všech subjektů vlastnících datovou schránku), který by podstatně ulehčil vyhledávání datových schránek. V současné době sice nabízí možnost nastavení deseti „předvolených“ adres, pokud však úřad komunikuje s osmi různými zdravotními pojišťovnami (má-li např. obec 15 členů zastupitelstva), je toto množství zcela nedostačující. • Omezenou platnost certifikátů nutných k elektronickému podepisování by vyřešilo zavedení dynamického biometrického podpisu, který je blíže popsán v Literární rešerši, v oddílu 4.3.7 Elektronický podpis. Tím by se zároveň odstranila administrativní náročnost při vyřizování elektronického podpisu. • Obce s rozšířenou působností (Židlochovice a Šlapanice) by měly v co nejkratší možné době zřídit technologické centrum, které bude sloužit obcím spadajícím do jejich správního obvodu k ukládání dat v digitální podobě, čímž bude zároveň zajištěna dlouhodobá archivace elektronických dokumentů. • Měla by být provedena novelizace zákona č. 300/2008 Sb., která by umožňovala provádět autorizovanou konverzi výkresů, plánů a map, což zatím zcela znemožňuje provádět stavební řízení prostřednictvím datových schrá-

Závěr

93

nek. Zejména stavebním úřadům by se tak výrazně snížily náklady na poštovné a tisk dokumentů. • Nedoporučovala bych, aby došlo ke změně zákona č. 300/2008 Sb., která by ukládala obcím povinnost podílet se na úhradě odeslaných datových zpráv. Pro malé obce by to jednoznačně znamenalo nárůst nákladů na provoz datových schránek, který je v současné době v podstatě nulový. Náklady by nemohly být pokryty příjmy z provozu DS, neboť malé obce mají ve většině případů (jak vyplynulo z dotazníkového průzkumu) nulové příjmy z autorizované konverze dokumentů. • Jednotlivé firmy poskytující obcím spisovou službu by mohly vytvořit určitý manuál, kde by byl popsán (včetně grafického zobrazení) postup práce uživatelů s datovými schránkami. Úředníci by tak nemuseli utrácet peníze a ztrácet čas za školení, která často nejsou prakticky zaměřená. Výše uvedená doporučení by měla obcím I. a II. typu v okrese Brno-venkov přinést zjednodušení práce s datovými schránkami. To by následně mohlo přispět k navýšení využívání této formy elektronické komunikace. Přesto není možné očekávat, že elektronická forma komunikace výrazně převáží nad listinnou korespondencí, neboť malé obce komunikují především se svými občany, kteří si nechali zřídit datovou schránku spíše jen ve výjimečných případech, a tak komunikace prostřednictvím poštovních zásilek na malých obcích jen tak nevymizí.

94

Závěr

Literatura

95

8 Literatura 1.

BRADÁČKOVÁ, D. Řešení nejen pro datové schránky. Egovernment: elektronizace veřejné správy, č. 3, 2009, s. 12–13. ISSN 1801-9420.

2.

BUDIŠ, P., HŘEBÍKOVÁ, I. Datové schránky. 1. vydání. Olomouc: ANAG, spol. s r.o., 2010. 287 s. ISBN 978-80-7263-617-4.

3.

EGGENHOFER, G., FRANCŮ, M. ICT řešení pro veřejnou správu provozované v podmínkách EU [online]. Praha: X. ročník konference Systémová integrace, 2002, [cit. 21. 4. 2011]. Dostupné z: .

4.

HRDÁ, V. Datové schránky: Papírování vzrostlo až o 160 %. Moravské hospodářství, č. 9, 2010, s. 1 a 12.

5.

HŘEBÍKOVÁ, I. Datové schránky a činnost správních úřadů. Veřejná správa: Datové schránky - zásadní změna v komunikaci, č. 14, 2009, s. I–XV. ISSN 1213-6581.

6.

JEMELKA, P. E-government – Strategické dokumenty [online]. Praha: Informační systémy veřejné správy, 2007, [cit. 25. 3. 2011]. Dostupné z: .

7.

JIRKOVSKÝ, M. Datové schránky - zapínáme. Egovernment: elektronizace veřejné správy, č. 2, 2009, s. 8–17. ISSN 1801-9420.

8.

KAŠPÁRKOVÁ, M. Informační systém datových schránek. Obec a finance, roč. XIV, č. 3, 2009, s. 25. ISSN 1211-4189.

9.

KUBA, T. A KOL. Typový postup implementace zákona č. 300/2008 Sb. Malá a střední obec [online]. Praha: Ministerstvo vnitra ČR, 2009, [cit. 5. 4. 2011]. Dostupné z: .

10. LECHNER, T. Datové schránky a jejich financování. Obec a finance, roč. XIV, č. 3, 2009, s. 36-37. ISSN 1211-4189.

96

Literatura

11. LECHNER, T. Sborník přednášek – Spisová služba v prostředí úřadů ÚSC. 1. vydání. Praha: Triada, spol. s r.o., 2009. 12. MATES, P., SMEJKAL, V. E-government v českém právu. 1. vydání. Praha: Linde Praha, a.s., 2006. 244 s. ISBN 80-7201-614-8. 13. NEZNÁMÝ

AUTOR.

Aktuální statistiky Czech POINT [online]. Praha: Ministerstvo vnitra ČR, 2011, [cit. 8. 5. 2011]. Dostupné z: .

14. NEZNÁMÝ AUTOR. Bezpečný klíč k datové schránce – Veřejné správa [online]. Praha: Česká pošta, 2010, [cit. 26. 4. 2011]. Dostupné z: . 15. NEZNÁMÝ AUTOR. Communication from the Commission to the European Parliament, the Council, the European Economic and Social Committee ande the Committee of the Regions – Preparing Europe’s digital future i2010 [online]. Brusel: Komise Evropských společenství, 2008, [cit. 22. 2. 2011]. Dostupné z: . 16. NEZNÁMÝ

AUTOR.

Datové schránky a činnost správních orgánů [online].

Praha: Ministerstvo vnitra ČR, 2010, [cit. 12. 3. 2011]. Dostupné z: . 17. NEZNÁMÝ

AUTOR.

Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby –

Strategie realizace Smart Administration v období 2007 – 2015 [online]. Praha: Ministerstvo vnitra ČR, 2006, [cit. 2. 4. 2011]. Dostupné z: <www.mvcr.cz/soubor/modernizace-dokumenty-strategie-pdf.aspx>. 18. NEZNÁMÝ AUTOR. Elektronická spisová služba (Typizovaný projektový záměr) [online]. Praha: Odbor strukturálních fondů Ministerstva vnitra ČR, 2009, [cit. 10. 5. 2011]. Dostupné z: . 19. NEZNÁMÝ AUTOR. Elektronický portál územních samospráv (ePUSA) [online]. Praha: Ministerstvo vnitra ČR, 2011, [cit. 4. 3. 2011]. Dostupné z: .

Literatura

97

20. NEZNÁMÝ AUTOR. Informační systém datových schránek – Základní informace. Verze 3.0. Praha: Ministerstvo vnitra ČR, 2009. 21. NEZNÁMÝ AUTOR. Integrovaný operační program pro období 2007 – 2013 [online]. Praha: Ministerstvo pro místní rozvoj ČR, 2007, [cit. 30. 4. 2011]. Dostupné z: . 22. NEZNÁMÝ úřad

AUTOR.

Mapy a kartogramy [online]. Praha: Český statistický Jihomoravský kraj, 2010, [cit. 31. 3. 2011]. Dostupné

z: . 23. NEZNÁMÝ AUTOR. Města a obce online [online]. Praha: Webhouse, 2011, [cit. 4. 3. 2011]. Dostupné z: . 24. NEZNÁMÝ AUTOR. Portál veřejné správy České republiky [online]. Praha: Ministerstvo vnitra ČR, 2011, [cit. 4. 3. 2011]. Dostupné z: . 25. NEZNÁMÝ

AUTOR.

Státní informační a komunikační politika e-Česko 2006 [online]. Praha: Ministerstvo informatiky ČR, 2003, [cit. 19. 4. 2011]. Dostupné z: .

26. NEZNÁMÝ AUTOR. Státní politika v elektronických komunikacích – Digitální Česko [online]. Praha: Ministerstvo průmyslu a obchodu ČR, 2010, [cit. 10. 5. 2011]. Dostupné z: . 27. NEZNÁMÝ AUTOR. Strategie implementace eGovernmentu v území [online]. Praha: Ministerstvo vnitra ČR, 2008, [cit. 30. 3. 2011]. Dostupné z: . 28. NEZNÁMÝ AUTOR. Technologická centra krajů (Typizovaný projekt) [online]. Praha: Odbor strukturálních fondů Ministerstva vnitra ČR, 2009, [cit. 10. 5. 2011]. Dostupné z: . 29. NOVÁK, P., ŘÍHA, P. EGON NEWS speciál k ISSS (Internet ve státní správě a samosprávě) [online]. Praha: Ministerstvo vnitra ČR, 2011, [cit. 30. 4. 2011]. Dostupné z: .

98

Literatura

30. OCHRANA, F. Nákladově užitkové metody ve veřejném sektoru. 1. vydání. Praha: Ekopress, s.r.o., 2005. 175 s. ISBN 80-86119-96-3. 31. ŘEZANKOVÁ, H. Analýza dat z dotazníkových šetření. 1. vydání. Praha: Professional Publishing, 2007. 212 s. ISBN 978-80-86946-49-8. 32. SKARLANDTOVÁ, E. Informační a komunikační technologie ve veřejné správě v roce 2009 [online]. Praha: Český statistický úřad, 2010, [cit. 19. 4. 2011]. Dostupné z: . 33. SMEJKAL, V. Datové schránky v právním řádu ČR. Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů s komentářem. 1. vydání. Praha: ABF, a.s., 2009. 176 s. ISBN 978-8086284-78-1. 34. ŠPAČEK, D. E-Government v praxi české samosprávy. In Sborník Konference e-Government v praxi obcí a měst. Brno: Magnus Regio s.r.o., 2011, s. 13–14.

Literatura

99

Právní předpisy: 35. Zákon č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím. 36. Zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu. 37. Vyhláška č. 240/2004 Sb., o informačním systému o zadávání veřejných zakázek a metodách hodnocení nabídek podle jejich ekonomické výhodnosti, ve znění vyhlášky č. 137/2005 Sb. 38. Zákon č. 81/2006 Sb., kterým se mění zákon č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy. 39. Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. 40. Novelizace zákona č. 300/2008 Sb. provedená zákonem č. 190/2009 Sb. 41. Zákon č. 7/2009 Sb., kterým se mění zákon č. 99/1963 Sb., občanský soudní řád. 42. Zákon č. 190/2009 Sb., kterým se mění zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě. 43. Vyhláška č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů. 44. Vyhláška č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání informačního systému datových schránek.

100

Literatura

Seznam obrázků

101

Seznam obrázků Obr. 1

Jednotlivci ve věku 16-74 let používající Internet ve vztahu

k veřejné správě v roce 2009

28

Obr. 2

eGON

30

Obr. 3

Klaudie

33

Obr. 4

Oprávněné osoby

41

Obr. 5 Potvrzení o předání výstupu provedené autorizované konverze z listinné do elektronické podoby dokumentu na žádost.

43

Obr. 6

Architektura technologických center

48

Obr. 7

Administrativní rozdělení okresu Brno-venkov

52

Obr. 8

Správní obvod Obce s rozšířenou působností Šlapanice

53

Obr. 9

Správní obvod Obce s rozšířenou působností Židlochovice

54

Obr. 10

Otázka č. 1: Jakým způsobem se přihlašujete do DS?

66

Obr. 11

Otázka č. 2: Vyskytují se při práci s DS nějaké potíže?

67

Obr. 12 Otázka č. 3: Absolvoval(a) jste nějaké školení kvůli DS (ať již před spuštěním nebo během provozu DS)?

69

Obr. 13

Otázka č. 5: Jsou pro Vás DS úsporou času?

70

Obr. 14

Otázka č. 6: Kolik v průměru za měsíc odešlete zpráv přes DS?

71

Obr. 15 Otázka č. 7: Kolik v průměru za měsíc odešlete dokumentů poštou?

72

Obr. 16

73

Otázka č. 8: Komu nejčastěji posíláte dokumenty poštou?

102

Seznam obrázků

Obr. 17

Otázka č. 9: Kolik v průměru za měsíc obdržíte zpráv přes DS?

74

Obr. 18 Otázka č. 10: Kolik v průměru za měsíc obdržíte dokumentů poštou?

74

Obr. 19

75

Otázka č. 11: Od koho nejčastěji dostáváte dokumenty poštou?

Obr. 20 Otázka č. 12: Kolik v průměru za měsíc provedete konverzí dokumentů (na žádost i z moci úřední)?

76

Obr. 21 Otázka č. 13: Museli jste kvůli DS kupovat speciální technické vybavení?

77

Obr. 22 Otázka č. 14: Provedla Vaše obec s účinností zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, změny interních dokumentů (např. organizační řád, spisový a skartační řád, normy týkající se využívání informačních technologií)?

78

Obr. 23 Otázka č. 17: Jak významné je pro vás dosáhnout následujících přínosů?

79

Obr. 24 Otázka č. 19: Systém DS nezajišťuje problematiku archivace nebo skartace, pořídili jste si spisovou službu?

80

Obr. 25

Otázka č. 21: V jaké výši byla finanční investice úřadu v přímé

souvislosti s DS (včetně proškolení pracovníků, zřízení elektronického podpisu)?

82

Obr. 26 Otázka č. 22: Jak vysoké jsou Vaše měsíční provozní výdaje na DS (např. nákup tonerů a papíru do tiskáren na konverzi dokumentů, provoz spisové služby, nákup časových razítek)?

83

Obr. 27

Otázka č. 23: Kolik finančních prostředků Vám DS měsíčně

ušetří na poštovném? Obr. 28 Otázka č. 24: Jak vysoké jsou odhadem Vaše průměrné měsíční příjmy z konverze dokumentů?

84

85

Seznam tabulek

103

Seznam tabulek Tab. 1

Rozhodovací tabulka analýzy užitečnosti nákladů

18

Tab. 2

Cena odeslaných datových zpráv

38

Tab. 3

Přidělení bodů podle kritérií

55

Tab. 4

Stanovení výsledných vah a pořadí nabídek

57

Tab. 5 Úspory za používání datových schránek OVM za období 1. 4. – 30. 4. 2011

60

Tab. 6 Měsíční náklady Ministerstva vnitra ČR za odeslané datové zprávy OVM

61

Tab. 7

63

Náklady za odeslané zprávy DS a poštou obcemi I. a II. typu

104

Seznam tabulek

Přílohy

105

Přílohy

106

Dotazník

Dotazník Vážené kolegyně a kolegové, obracím se na Vás s prosbou o vyplnění následujícího dotazníku, jehož účelem je posoudit současný stav užívání datových schránek (dále jen „DS“) a vyhodnotit jejich užitečnost pro chod skupiny obecních úřadů v obcích I. a II. typu ve správních obvodech měst Šlapanice a Židlochovice. Snahou je zhodnotit ekonomický přínos DS a navrhnout řešení, která bude možné aplikovat na ostatní obce I. a II. typu v okrese Brno-venkov. Konkrétní návrhy řešení vyplynou na základě tohoto dotazníkového šetření, proto prosím, abyste u každé otázky vybrali (popř. doplnili) odpověď, která nejlépe vystihuje Váš názor. Výsledky průzkumu také poslouží jako podklady pro vypracování mé diplomové práce na Mendelově univerzitě v Brně. Bc. Lucie Flajšingerová, administrativní pracovnice OÚ Moutnice a studentka oboru Veřejná správa Provozně ekonomické fakulty v Brně. 1. Jakým způsobem se přihlašujete do DS? (Vyberte jednu možnost.) a) přes webové rozhraní www.mojedatovaschranka.cz b) přes speciální software (např. od firmy Triada, spol. s r.o.; Gordic, spol. s r.o.) c) jinak (prosím, uveďte, jak)……………………………………………………………….. 2. Vyskytují se při práci s DS nějaké potíže? (Můžete označit více odpovědí.) a) Ano, s přihlášením do DS. b) Ano, s doručováním dokumentů. c) Ano, s odesíláním dokumentů. d) Ano, s vazbou na spisovou službu. e) Ano, s vyhledáváním v adresáři. f) Ano, s vložením přílohy. g) Ano, s elektronickým podpisem. h) Ne, žádné problémy s DS nemáme. i) jiné (prosím, uveďte, jaké)…………………………………………………………………

Dotazník

107

3. Jaká jste absolvoval(a) školení kvůli DS (ať již před spuštěním nebo během provozu DS)? a) Doplňte téma jednotlivých školení včetně termínů a jména pořadatele: ……………………………………………………………………………………………………….. b) Žádného školení jsem se nezúčastnil(a), protože mi nebylo nabídnuto. c) Žádného školení jsem se nezúčastnil(a), neboť jsem to nepovažoval(a) za nutné. 4. Jsou podle Vašeho názoru DS přínosem, nebo zbytečnou komplikací při doručování? a) DS jsou přínosem, protože (doplňte větu, prosím) …………………………….. b) DS jsou komplikací, protože (doplňte větu, prosím) …………………………... 5. Jsou pro Vás DS úsporou času? (Označte jednu odpověď.) a) Ano, zpracování korespondence je rychlejší. b) Ano, chodíme méně na poštu. c) Ne, práce s DS je stejně časově náročná jako poštovní korespondence. d) Ne, práce s DS je pro nás časově náročnější než poštovní korespondence. e) Nedokážu posoudit. 6. Kolik v průměru za měsíc odešlete zpráv přes DS? (Vyberte jednu variantu.) a) 1–10 b) 11–20 c) 21–30 d) 31–40 e) více než 41 7. Kolik v průměru za měsíc odešlete dokumentů poštou? (Vyberte jednu variantu.) a) žádné b) 1–20 c) 21–40 d) 41–60 e) více než 61

108

Dotazník

8. Komu nejčastěji posíláte dokumenty poštou? (Vyberte jednu variantu nebo doplňte vlastní odpověď.) a) Občanům (fyzickým osobám), kteří nemají zřízenou DS. b) podnikajícím fyzickým osobám c) právnickým osobám d) orgánům veřejné moci (např. zdravotním pojišťovnám, obcím, krajům, ministerstvům, notářům, soudům, soudním exekutorům, policii) e) jiným subjektům:........................................................................................... 9. Kolik v průměru za měsíc obdržíte zpráv přes DS? (Vyberte jednu variantu.) a) 0–20 b) 21–40 c) 41–60 d) 61–80 e) více než 81 10. Kolik v průměru za měsíc obdržíte dokumentů poštou? (Vyberte jednu variantu.) a) 0–20 b) 21–40 c) 41–60 d) 61–80 e) více než 81 11. Od koho nejčastěji dostáváte dokumenty poštou? (Vyberte jednu variantu nebo doplňte vlastní odpověď.) a) od občanů (fyzických osob) b) od podnikajících fyzických osob c) od právnických osob d) od orgánů veřejné moci (např. zdravotních pojišťoven, obcí, krajů, ministerstev, notářů, soudů, soudních exekutorů, policie) e) jiné…………………………………………………………………………………………………… 12. Kolik v průměru za měsíc provedete konverzí dokumentů (na žádost i z moci úřední)? (Vyberte jednu variantu.) a) Doposud jsme žádnou konverzi neprováděli. b) 1–10 c) 11–20

Dotazník

109

d) 21–30 e) více než 31 13. Museli jste kvůli DS kupovat speciální technické vybavení? (Můžete vybrat více odpovědí.) a) Ano, software (doplňte konkrétně, prosím). ……………………………………… b) Ano, skener. c) Ano, jiné (doplňte jaké, prosím). ……………………………………………………… d) Ne, nic jsme kupovat nemuseli. 14. Provedla Vaše obec s účinností zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, změny interních dokumentů (např. organizační řád, spisový a skartační řád, normy týkající se využívání informačních technologií)?(Vyberte jednu odpověď). a) Ano, s nabytím účinnosti výše zmiňovaného zákona od 1. 7. 2009. b) Ano, ale s časovým zpožděním od účinnosti zákona. c) Ne, naše obec žádné změny do interních norem nepromítla (uveďte důvod, prosím). …………………………………………………………………………………………… 15. Setkáváte se s tím, že Vám dosud např. některá ministerstva, soudy nebo pojišťovny zasílají dokumenty poštou místo DS? (Vyberte jednu odpověď.) a) Ano a my jim také poštou odpovídáme. b) Ano, ale snažíme se jim odpovídat přes DS. c) Ne, s orgány veřejné moci si korespondenci předáváme přes DS. 16. Museli jste si kvůli DS najmout odborníka přes informační technologie? (Vyberte jednu odpověď.) a) Ano, bylo to nezbytné. b) Ano, ale využíváme ho i na jinou práci týkající se výpočetní techniky. c) Ne, provoz DS zvládáme sami. 17. Jak významné je pro vás dosáhnout následujících přínosů? (Vyberte tři nejvýznamnější, prosím.) a) urychlení práce b) snížení chybovosti při zpracování dokumentů c) přehled o stavu jednotlivých případů (např. fikce doručení) d) zvýšení informační bezpečnosti e) snížení rizika ztráty dokumentu f) jiné………………………………………………………………………………………………….

110

Dotazník

18. Jak máte DS zabezpečenou? (Můžete vybrat více možností.) a) Pravidelně používáme antivirový program. b) Používáme osobní firewall. c) Pravidelně zálohujeme data v počítači. d) jinak………………………………………………………………………………………………. SPISOVÁ SLUŽBA: 19. Systém DS nezajišťuje problematiku archivace nebo skartace, pořídili jste si spisovou službu? (Vyberte jednu odpověď.) a) Ano, ještě před zavedením DS , tedy před 1. 7. 2009. b) Ano, spolu se zřízením DS, tedy v období po 1. 7. 2009. c) Ano, během provozu DS v roce 2010. d) Máme to v plánu během letošního roku. e) Ne, zatím o ní neuvažujeme (doplňte důvod, prosím). 20. Pořídili jste si spisovou službu od společnosti, od které máte i jiné programové vybavení? (Vyberte jednu odpověď nebo doplňte vlastní názor.) a) Ano, neboť jsme s jejich službami spokojeni. b) Ano, neboť jejich nabídka byla nejvýhodnější. c) Ano, neboť jsme jinou nabídku neobdrželi. d) Ne, konkurenční firma nám poskytla zajímavější nabídku. e) jiné…………………………………………………………………………………………………. NÁKLADY/ PŘÍJMY: 21. V jaké výši byla finanční investice úřadu v přímé souvislosti s DS (včetně proškolení pracovníků, zřízení elektronického podpisu)? a) 0 Kč b) do 5 000 Kč c) 5 001–10 000 Kč d) 10 001–20 000 Kč e) 20 001–40 000 Kč f) více než 40 000 Kč

Dotazník

111

22. Jak vysoké jsou Vaše měsíční provozní výdaje na DS (např. nákup tonerů a papíru do tiskáren na konverzi dokumentů, provoz spisové služby, nákup časových razítek)? a) do 500 Kč b) 501–1 000 Kč c) 1 001–5 000 Kč d) 5 001–10 000 Kč e) více (uveďte částku, prosím) ……………………………………………………………. 23. Kolik finančních prostředků Vám DS měsíčně ušetří na poštovném? a) Snížení nákladů na poštovné je minimální, řádově ve stokorunách. b) do 2 000 Kč c) 2 001–5 000 Kč d) 5 001–10 000 Kč e) 10 001–20 000 Kč f) více (uveďte částku, prosím) ……………………………………………………………. 24. Jak vysoké jsou odhadem Vaše průměrné měsíční příjmy z konverze dokumentů? a) 0 Kč b) 30–300 Kč c) 301–600 Kč d) 601–1200 Kč e) Více než 1201 Kč f) Autorizovanou konverzi dokumentů neprovádíme, protože nejsme pracovištěm Czech POINTu. 25. V obci jakého typu vykonáváte svou profesi? a) V obci, na kterou je přenesen základní výkon státní správy (tzv. obec I. typu). b) V obci s pověřeným obecním úřadem (tzv. obec II. typu). 26. Kolik má Váš obecní/městský úřad stálých zaměstnanců? a) 1–5 zaměstnanců b) 6–10 zaměstnanců c) 11–15 zaměstnanců d) 16–20 zaměstnanců e) více než 20 zaměstnanců

112

Dotazník

27. Kterou funkci vykonáváte na obecním (městském) úřadě? a) Pracovnice podatelny - mám na starosti především korespondenci. b) Administrativní pracovnice - mimo jiné pracuji s korespondencí. c) Účetní, ale vykonávám i administrativní činnost. d) matrikářka e) zechnik (např. stavebního úřadu) f) místostarosta/místostarostka obce (města) g) starosta/starostka obce (města) h) jinou………………………………………………………………………………………………… 28. Máte-li jakékoli další podněty nebo připomínky týkající se datových schránek, prosím, vyjádřete je zde: …………………………………………………………………………………..………………………… ………………………………………………………..…………………………………………………… ……………………………..……………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………..

Děkuji za Váš čas, který jste věnovali vyplnění tohoto dotazníku.

Mendelova univerzita v Brně Provozně ekonomická fakulta

Recommend Documents