Meer doen met eigen mensen Terugdringen inhuur externen
1. Voornemen tot reductie inhuur externen met 10 % Bij de behandeling van de jaarrekening 2007 zijn er door uw Raad kritische vragen gesteld over de inhuur door de gemeente van externen. Op 15 juli jl. heeft de raad bij de behandeling van de Perspectiefnota de motie ‘minimalisatie kosten inhuur derden’ aangenomen. Deze motie behelsde een reductie van de kosten inhuur derden met 10 % (basis jaarrekening 2007) in 2015. Het gaat hier om de inhuur ten laste van de algemene dienst en bijzondere projecten. Toegezegd is voor de begrotingsbehandeling in een notitie aan te geven hoe de gemeente in de komende jaren met externe inhuur om zal gaan en welke maatregelen genomen zullen worden om de omvang en de kosten op termijn terug te brengen. In deze notitie zullen wij achtereenvolgens kort ingaan op de aard van de inhuur van derden, de oorzaken van de toename in 2007 en de verwachtingen ten aanzien van de komende jaren. Met de Raad zijn wij van mening dat we moeten streven de omvang van de externe inhuur significant terug te brengen. De voorgenomen reductie van 10 % zal stapsgewijs moeten plaatsvinden. Het is van belang hierbij onderscheid te maken in een incidenteel en structureel gefinancierde component inhuur derden. In de Begroting 2009 gaan we hier uitgebreid op in. Als uitwerking van de motie hebben we in de Begroting indicatief vanaf 2011 een voordelig structureel netto-effect van € 150.000 en vanaf 2015 € 250.000 verwerkt. Dit is een indicatie van het netto-effect van de transformatie van inhuur derden in eigen vaste formatie. Tegenover het terugdringen van de kosten van inhuur derden met circa € 400.000 staan namelijk extra kosten (circa € 150.000) in verband met het versterken van de vaste formatie. Voor de realisatie van het effect op langere termijn zien we gedifferentieerde dekkingsmogelijkheden, te weten: de algemene dienst, kredieten, projecten algemene dienst, grondexploitatie en kostendekkende activiteiten. In deze notitie stellen wij voor een aantal maatregelen te nemen met het oog op resultaten op de kortere termijn en een aantal waarvan het effect op de langere termijn te verwachten is. 2. Aard van de inhuur De inhuur, waar wij in deze notitie op doelen, betreft het inzetten van externe krachten om werk te doen dat tot de eigen taken van de organisatie hoort, die onder leiding van het eigen management worden uitgevoerd en waarvoor per arbeidsuur betaald wordt. Het gaat dus niet om bepaalde resultaten die extern ingekocht worden (b.v. een benchmark, uitbesteed werk zoals de catering, een extern juridisch advies e.d.). De inhuur van externe krachten, waarop wij in deze notitie doelen, kan in drie categorieën worden verdeeld: 1. Vinex en andere ruimtelijke projecten. De gemeente heeft een grootschalige en langdurige groeitaak die een éénmalig karakter heeft. Bij de start van Vinex is gekozen om, in aansluiting op de aanpak van de vorige groeitaak, de organisatie als volgt op te zetten: de regietaak wordt in eigen huis gestalte gegeven door de afdeling Projectontwikkeling, terwijl een gecoördineerde aansturing vanuit het college plaatsvindt;
-
er is geen eigen organisatie ten behoeve van éénmalige inhoudelijke taken opgericht; externe deskundigheid wordt ingehuurd ten behoeve van de ontwikkeling en realisatie van de bouwtaak op omvang en niveau van de Vinex-taak (inhuur ontwerpdisciplines: stedenbouw, landschap, civieltechniek c.a., verkeer en milieu op het niveau van ontwerpteam en projectgroepen); externe capaciteit wordt aangetrokken voor directievoering op bouwlocaties. Financiering vindt plaats uit de grondexploitatie en speciaal ter beschikking gestelde kredieten. 2. Incidentele taken/projecten, die eenmalige specifieke deskundigheid vragen Financiering hiervan vindt plaats uit speciaal daarvoor ter beschikking gestelde budgetten. Het gaat meestal om projecten (WMO, ICT, opzetten nieuwe Web-site), waarvoor tijdelijk specifieke deskundigheid vereist is. 3. Frictie in de reguliere bezetting De kosten hiervan komen ten laste van de reguliere personeelsbudgetten (algemene dienst). Door allerlei omstandigheden kan het nodig zijn personeel in te huren. Als er sprake is van onderbezetting wegens ziekte of zwangerschap, van vacatures of van pieken in het werk wordt gebruik gemaakt van externe krachten via uitzendbureaus of andere gespecialiseerde bureaus. De inhuur is dan ter overbrugging van een bepaalde periode totdat e.e.a. kan worden opgevangen door de vaste bezetting.
3. Oorzaken van de toename inhuur en verwachtingen voor de komende jaren In 2007 zijn de kosten van de eerste twee categorieën gedaald. De kosten van inhuur ten laste van de algemene dienst (de derde categorie) zijn echter gestegen met 11 %. Een belangrijke oorzaak van deze toename is extern bepaald, nl. de ontwikkelingen op de arbeidsmarkt. Vanaf medio 2006 vertoont de arbeidsmarkt een heel ander beeld dan in de rustige jaren daarvoor. De gespannen arbeidsmarkt heeft tot gevolg gehad dat het verloop toenam en dat vacatures steeds moeilijke vervulbaar werden. Meer dan in de jaren voor 2006 moest er worden ingehuurd om in de nodige frictie te voorzien. Daarnaast zijn in 2007 de bezuinigingstaakstellingen op de formatie verwezenlijkt, die voortkwamen uit de Herob-operatie in 2003. De taakstellingen in het kader van Herob waren gebaseerd op de vooronderstelling dat de groei van Houten in 2007 beëindigd zou zijn, waardoor de organisatie kon inkrimpen. Anticiperend op de verwachte beëindiging van de groeitaak, op veranderingen in beleid en wetgeving werd daar waar dat relevant was de vaste formatie bewust beperkt gehouden. Dit gold met name voor Bouwzaken en voor Openbare Werken. De werkelijkheid is echter anders. Houten groeit nog steeds, de omgeving verandert waardoor ook de organisatie van Houten zich moet blijven ontwikkelen, de beheerstaken en de wettelijke taken zijn toegenomen. Niettemin zijn de taakstellingen gerealiseerd en verwerkt in de loonsom. Het gevolg is dat er vanaf 2007 geen ruimte meer is in de vaste formatie en dus evenmin voor de opvang van frictie tengevolge van verloop, ziekte e.d.
In de komende jaren groeit Houten nog steeds. De samenleving van Houten ontwikkelt zich en de beheerstaak neemt toe. Dat brengt met zich mee dat Houten moet beschikken over een personeelsbestand op voldoende niveau, zowel qua omvang als in kwaliteit. De arbeidsmarkt zal ook in de komende jaren weinig ruimte vertonen. Vooral op technisch en juridisch-technisch terrein, op ICT-gebied, voor financiële functies, management en projectleiding zal het moeilijk blijven om goede krachten te vinden. De afgelopen jaren is de trek van vakspecialisten naar gespecialiseerde bureaus en naar het bedrijfsleven groot geweest. Salaristechnisch is het voor de gemeente moeilijk om te concurreren met deze werkgevers. De gemeente zal zich op andere terreinen moeten ontwikkelen als aantrekkelijke werkgever. De vergrijzing van de beroepsbevolking zal in de komende jaren meer en meer gevoeld worden. Grote groepen bereiken de pensioengerechtigde leeftijd bereiken en verlaten het arbeidsproces. In deze situatie zal Houten zich als werkgever moeten handhaven.
4. Maatregelen voor de kortere termijn Een aantal maatregelen kan al op korte termijn worden genomen en is al in voorbereiding. 1. -
-
-
Beëindiging inhuur op de kortere termijn: Bij de afdeling Bouwzaken worden al geruime tijd externe technisch en juridisch medewerkers ingezet. Anticiperend op de verwachte beëindiging van de groeitaak en belangrijke veranderingen in de wetgeving werd de vaste formatie bewust beperkt gehouden. Intussen werd de organisatie rondom de taken van vergunningverlening en handhaving geanalyseerd. Op dit moment worden de werkprocessen geanalyseerd en beschreven. Voor de zomer van 2009 zal de organisatiestructuur met de werkprocessen en de ondersteunende systemen volledig zijn uitgewerkt. Thans is al zicht op de te verwachten omvang van de formatie. Hierop wordt geanticipeerd door medewerkers in vaste dienst te nemen. Al geruime tijd wordt extra capaciteit ingehuurd voor beveiliging en bodediensten. Op dit moment wordt onderzocht welk gedeelte hiervan behoort tot het vaste en reguliere deel van de taken van de gemeente met het oog op omzetting in vaste formatie. Voor een deel is dit al gebeurd. In de komende periode zal in de organisatie verder gegaan worden met het onderzoeken welke reguliere taken uitgevoerd worden door derden. Bekeken zal worden of het in de rede ligt e.e.a. in vaste dienst uit te voeren. Op diverse plekken in de organisatie is langdurige inhuur al omgezet in vaste krachten (ondermeer bij Openbare Werken).
2.
Beperken langdurige inhuur Inhuur zal in principe niet voor langer dan zes maanden plaatsvinden. Indien voortzetting van de inhuur niet te vermijden valt, moet de gemeentesecretaris daarvoor expliciete toestemming geven.
3.
Projectleiding en interim-management Op dit moment is het vaak een automatisme om bij incidentele taken/projecten voor de leiding daarvan extern naar een geschikte kracht te zoeken. Hetzelfde gebeurt bij interim-management.
In het vervolg zal bij de start van projecten steeds expliciet gekeken worden naar de mogelijkheid van projectleiding in eigen huis. Op de kortere termijn zal dat nog lastig zijn, omdat de expertise op het gebied van projectmatig werken binnen de gemeente nog niet groot genoeg is. Wij gaan onderzoeken of het raadzaam is om bovenformatief extra capaciteit vrij te maken in het kader van projectmatig werken. Speciale aandacht zal worden besteed aan het creëren van vaardigheden op het gebied van projectleiding en projectmatig werken bij de gemeente (zie hieronder). 4. Sturingsinstrumenten Het sturingsinstrumentarium wordt op dit moment opnieuw bekeken en aan de huidige situatie en doelstellingen aangepast. Vanaf 2003 werd de formatieontwikkeling en de kosten inhuur intensief gevolgd en beheerd met name met het oog op budgetontwikkeling en het bereiken van de herobtaakstellingen. Het ging hierbij dus vooral om het terugbrengen van de formatie en de beheersing van de personeelsbudgetten. Beperken van de inhuur van derden was geen doelstelling op zich. In de komende periode zal het gaan om de inhoudelijke kwaliteit van de uit te voeren taken, een daarop toegesneden omvang en kwaliteit van het vaste personeelsbestand en beperking van de inhuur van externe krachten. Het sturingsinstrumentarium wordt daarop aangepast. Een van de onderdelen daarvan zal het wijzigen van de begrotingssystematiek op de salarispost zijn. De begroting zal niet langer het maximumsalaris als uitgangspunt nemen. Uit de begroting wordt de daadwerkelijk te verwachten salarislast voor de activiteiten gedekt. Hierdoor komt de frictie eerder in beeld. Om de kosten van de noodzakelijke inhuur zoveel te sturen en te beheersen worden aanbestedingen gehouden en mantelcontracten afgesloten. 5.
Maatregelen op de langere termijn
1. Beeld personeelsbehoefte op de langere en middellange termijn In de komende periode zal er een strategische discussie worden gevoerd over de toekomstige personeelsbehoefte in relatie tot de gemeentelijke activiteiten op de langere termijn (ruimtelijke ontwikkelingen – o.m. Eiland van Schalkwijk/strategie grondexploitatie - , de ontwikkeling van de lokale samenleving, landelijke ontwikkelingen onder meer op het gebied van wetgeving, politieke ambities, bewegingen op de arbeidsmarkt). De gemeenteraad zal in de toekomst vooral financieringsmaatregelen voorgelegd krijgen op basis van meerjarige inzichten ten aanzien van benodigd personeel. 2. Inzicht in ontwikkeling van de arbeidsmarkt Naast een meerjarig inzicht in de personeelsbehoefte is een inzicht nodig in de ontwikkeling van de arbeidsmarkt om goed te kunnen anticiperen. Hierbij wordt gebruik gemaakt van externe bronnen (CWI, VNG e.d.). Het is bovendien van belang om de lokale en regionale arbeidssituaties goed te kennen en aan te boren. Mogelijk kan er met andere organisaties nauwer worden samengewerkt. In de komende periode zullen de mogelijkheden hiertoe nader worden onderzocht. 3. Houten als werkgever Wil Houten zijn ambities kunnen waarmaken, dan moet het werken bij de gemeente Houten aantrekkelijk worden/blijven. Dat brengt met zich mee dat er geïnvesteerd zal
moeten worden op diverse terreinen. Zo moet gekeken worden naar de beloning. De mogelijkheden op dit terrein zijn beperkt; onderzocht zal worden welke ruimte er is om ook op financieel terrein een aantrekkelijke werkgever te zijn in moeilijke concurrentiepositie. Maar er zijn andere mogelijkheden om de aantrekkingskracht van Houten te verhogen. In de eerste plaats gaat het om het werk zelf. Houten is een interessante gemeente waar veel gebeurt. Het gaat erom dit goed over het voetlicht te brengen. Bovendien biedt Houten de mogelijkheid aan medewerkers zich te ontplooien en diverse kanten van het werken in een gemeente te ontdekken en te ontwikkelen. In de komende periode zal doorgegaan worden met organisatieontwikkeling, personeelsontwikkeling en het optimaliseren van het HRM-instrumentarium. Projectmatig werken staat nog in de kinderschoenen. Op dit terrein kan nog veel bereikt worden. In de komende periode zal hieraan specifieke aandacht worden besteed. Projecten kunnen bij uitstek ambitieuze en talentvolle medewerkers de kans bieden zich verder te ontplooien. Het HRM-instrumentarium kan nog verder worden ontwikkeld en gerichter worden ingezet. Het gaat daarbij om instrumenten als loopbaanontwikkeling, het werken met competenties, een goed opleidingenbeleid, stagebeleid, een strak verzuimbeleid en een toegesneden werving- en selectiebeleid. Op een aantal terreinen kan samenwerking met andere organisaties soelaas bieden. Zo zijn er al contacten met buurgemeenten op het gebied van systeembeheer, ICT, Web-site. In de komende periode zal met het management samen bekeken worden welke ontwikkelingen er zijn, welke consequenties e.e.a. heeft en hoe de beschikbare mogelijkheden op het gebied van HRM het best aangewend kunnen worden. Het zal echter de nodige investering vergen om Houten als werkgever goed op de kaart te zetten en te houden. Samengevat De afgelopen jaren hebben er door interne (taakstellingen) en externe (arbeidsmarkt en toename takenpakket) toe geleid dat de formatie onder druk staat. In 2007 heeft dit geleid tot een aanzienlijke toename van de inhuur van externe krachten met name door frictie in de reguliere bezetting. In de komende jaren groeit Houten nog steeds. De samenleving van Houten ontwikkelt zich en de beheerstaak neemt toe. Dat brengt met zich mee dat Houten moet beschikken over een personeelsbestand op voldoende niveau, zowel qua omvang als in kwaliteit. Naar verwachting zal de arbeidsmarkt ook in de komende jaren weinig ruimte vertonen. In deze situatie zal Houten zich als werkgever moeten handhaven. Onderscheiden worden drie categorieën inhuur externe krachten. Voorgesteld wordt om de inhuur van externen voor incidentele taken en projecten (categorie 2) en voor frictie in de reguliere bezetting (categorie 3) fasegewijs te verminderen tot 10 % 2015. Hiertoe worden maatregelen voor de kortere termijn voorgesteld en maatregelen die pas op termijn effect zullen sorteren. In de Begroting hebben we als uitwerking van deze motie een structureel voordeel van € 150.000 (vanaf 2011) en structureel € 250.000 (vanaf 2015) verwerkt. Voor de realisatie van het effect op langere termijn zien we gedifferentieerde dekkingsmogelijkheden, te weten: de algemene dienst, kredieten, projecten algemene dienst, grondexploitatie en kostendekkende activiteiten.
Om deze resultaten te bereiken worden de volgende maatregelen genomen: Voor de korte termijn: Beëindiging op de korte termijn van een aantal lopende contracten. Het gaat hier met name om de inhuur bij Bouwzaken, voor beveiliging en bodediensten, bij Openbare Werken; Beperking van langdurige inhuur tot zes maanden; afwijking van deze termijn kan slechts bij toestemming van de gemeentesecretaris indien e.e.a. volstrekt onvermijdelijk is; Bij de start van projecten wordt steeds expliciet bekeken naar de mogelijkheid van projectleiding in eigen huis. Dit gebeurt eveneens indien interim-management nodig is. Overwogen wordt met het oog hierop extra capaciteit bovenformatief vrij te maken. Het sturingsinstrumentarium wordt opnieuw bekeken en aan de huidige situatie en doelstellingen aangepast. Voor de langere termijn: Aan de hand van verkenningen van het takenpakket van de gemeentelijke organisatie zal een beeld worden ontwikkeld van de personeelsbehoefte op de langere en de middellange termijn, zowel qua omvang als kwaliteit. De gemeenteraad zal in de toekomst vooral financieringsmaatregelen voorgelegd krijgen op basiseis van meerjarige inzichten ten aanzien van benodigd personeel. Naast een meerjarig inzicht in de personeelsbehoefte is een inzicht nodig in de ontwikkeling van de arbeidsmarkt om goed te kunnen anticiperen. Het is verder van belang om de lokale en regionale arbeidssituaties goed te kennen en aan te boren. Dit vergt speciale kennis en capaciteit in de organisatie. Houten moet zich profileren als aantrekkelijke werkgever. In de komende periode zal worden doorgegaan met organisatieontwikkeling, personeelsontwikkeling en het optimaliseren van het HRM-instrumentarium. Het zal de nodige investering vergen Houten als werkgever goed op de kaart te zetten en te houden.
