MANUÁL PRO STÁŽISTU v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“
Fond dalšího vzdělávání Na Maninách 20, 170 00 Praha 7 Tel.: 277 277 070, http://fdv.mpsv.cz IČO: 00405698, č. účtu: 33531641/0100
Manuál pro stážistu byl vytvořen v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“, registrační číslo CZ.1.07/3.1.00/41.0001, který je spolufinancován z fondů EU – z Operačního programu Vzdělávání pro konkurenceschopnost. Autor: Fond dalšího vzdělávání, příspěvková organizace Ministerstva práce a sociálních věcí Verze: 4.0 Účinnost od 15. 7. 2013 Platnost od 15. 7. 2013 Schválil: Ing. Radek Rinn, hlavní manažer projektu Datum vydání: 9. 7. 2013
2
Obsah
Změnový list............................................................................................................................................. 5 1 Úvod ................................................................................................................................................... 8 2 Základní informace pro stážisty.......................................................................................................... 9 2.1 Uchazeč o stáž/stážista .............................................................................................................. 9 2.1.1 Status studenta .................................................................................................................. 10 2.1.2 Uchazeč o zaměstnání ...................................................................................................... 10 2.2 Výhody plynoucí z účasti na projektu ....................................................................................... 11 2.3 Na co má stážista nárok ........................................................................................................... 12 3 Stáže ................................................................................................................................................ 12 3.1 Služební cesty na stáži ............................................................................................................. 14 4 Proplácení stravného, cestovného a ubytování ............................................................................... 14 4.1 Stravné...................................................................................................................................... 16 4.1.1 Nárok na proplácení stravného ......................................................................................... 16 4.1.2 Předání stravenek stážistovi, distribuční seznam ............................................................. 17 4.1.3 Podmínky proplácení stravného – deník stážisty .............................................................. 18 4.2 Cestovné ................................................................................................................................... 21 4.2.1 Nárok na proplácení cestovného ....................................................................................... 21 4.2.2 Podmínky proplácení cestovného – tabulka cestovních dokladů ...................................... 23 4.3 Ubytování .................................................................................................................................. 26 4.3.1 Nárok na proplácení ubytování .......................................................................................... 26 4.3.2 Podmínky proplácení ubytování – originál účetního dokladu s průvodním listem ............ 27 5 Stručný popis průběhu realizace stáží ............................................................................................. 28 6 Registrace ........................................................................................................................................ 31 6.1 Registrační formulář v systému ASAP ..................................................................................... 32 7 Přihlášení na stáž ............................................................................................................................. 33 7.1 Vyplnění profilu uchazeče ......................................................................................................... 33 7.2 Přihlášení ke kartě stáže .......................................................................................................... 36 7.3 Uchazeč je přihlášen ke kartě stáže ......................................................................................... 38 7.4 Osobní pohovor ........................................................................................................................ 38 8 Stážista je vybrán na stáž ................................................................................................................ 39 8.1 Harmonogram stáže ................................................................................................................. 40 8.2 Smlouva o zajištění stáže ......................................................................................................... 41 9 Probíhající stáž ................................................................................................................................. 42 9.1 Zahájení stáže .......................................................................................................................... 43 9.1.1 Vstupní zdravotní prohlídka, očkování .............................................................................. 44 9.1.2 Vstupní evaluační dotazník ............................................................................................... 44
3
9.2 Změny v realizaci stáže ............................................................................................................ 45 9.2.1 Změny v docházce na stáž ................................................................................................ 45 9.3 Přehled administrativních povinností prováděných stážistou ................................................... 48 9.4 Průběžný evaluační dotazník.................................................................................................... 48 10 Závěrečná fáze stáže ....................................................................................................................... 49 10.1 Ukončení stáže ......................................................................................................................... 49 10.2 Závěrečný evaluační dotazník .................................................................................................. 51 10.3 Vyhodnocení stáže ................................................................................................................... 51 10.4 Úhrada fixních nákladů na stáž ................................................................................................ 51 10.5 Certifikát .................................................................................................................................... 52 11 Kontrola realizace stáže ................................................................................................................... 52 12 Odkazy a kontakty ............................................................................................................................ 53 13 Přílohy .............................................................................................................................................. 54
4
Změnový list Manuál pro stážistu verze 4.0 obsahuje níže uvedené významné změny oproti Manuálu pro stážistu verze 3.0 s odkazem na konkrétní kapitolu, která danou změnu upravuje. Pro komplexní přehled ale důrazně doporučujeme prostudovat celou verzi 4.0 Manuálu pro stážistu. Změny nabývají platnosti a účinnosti od 15. 7. 2013. Předmět revize
Kapitola (strana)
Formální úpravy
celý dokument
Úprava a specifikace definice uchazeče o stáž /stážisty.
2.1 (str. 9)
Stážistou se může stát osoba, která nemá státní občanství České republiky, pokud má na území České republiky trvalý pobyt. V takovém případě ale musí k dokladu o nejvyšším dosaženém vzdělání doložit dle zákona č. 561/2004 Sb. osvědčení o uznání rovnocennosti zahraničního vysvědčení v ČR nebo rozhodnutí o uznání platnosti zahraničního vysvědčení v ČR. O nostrifikaci rozhoduje v případě doložení základního, středního nebo vyššího odborného vzdělání příslušný krajský úřad (dle trvalého pobytu). Absolvent zahraniční vysoké školy může požádat o uznání vysokoškolského vzdělání rektorát VŠ s podobným studijním programem nebo MŠMT.
2.1 (str. 11)
Stáže probíhají podle předem stanoveného harmonogramu (rozpisu docházky), který sestaví poskytovatel stáže po domluvě se stážistou. Harmonogram je závazný a stanovuje, které dny bude stážista na stáž docházet, kolik hodin stáže v dané dny absolvuje a kde bude stáž probíhat. Termín posledního dne docházky na stáž je tedy výsledkem dohody mezi stážistou a poskytovatelem stáže, přičemž musí být splněny podmínky, že stáž lze vykonávat v rozmezí 1 – 6 měsíců a musí být naplněna hodinová dotace dané stáže. Termín ukončení stáže je pak stanoven vždy na 14. den po posledním dni docházky na stáž.
3 (str. 14)
Aby byly naplněny podmínky stáže, musí stážista v průběhu stáže prakticky absolvovat všechny činnosti (aktivity), které jsou uvedeny v rámcových činnostech v příslušné šabloně stáže. Jen v takovém případě mu může být vydán certifikát o absolvování stáže.
3 (str. 14)
Přehled činností, které musí stážista vykonat na konci (či v polovině) každého kalendářního měsíce, je přehledně uveden v kapitole 9.3. Vzhledem k tomu, že dokládané dokumenty představují důležitou zpětnou vazbu k dané stáži, je nezbytné, aby tyto dokumenty vyplňoval stážista osobně (případně s využitím pomoci konzultanta FDV, který je stážistovi v průběhu stáže k dispozici).
3 (str. 14)
Za služební cestu je v rámci projektu považována jakákoliv cesta mimo pravidelná místa výkonu stáže, která poskytovatel specifikuje v harmonogramu stáže, a následně jsou tato místa uvedena také ve Smlouvě o zajištění stáže.
3.1 (str. 15)
FDV hradí cestovné pouze do pravidelných míst výkonu stáže uvedených ve Smlouvě o zajištění stáže
3.1 (str. 15)
Pro uznání nároku na cestovné a ubytování je zásadní kontaktní adresa stážisty, kterou uvádí při přihlášení na stáž. Za kontaktní adresu se považuje taková adresa, na které se stážista zdržuje a kde přebírá poštu. Neuvede-li stážista kontaktní adresu, je za kontaktní adresu považována adresa trvalého bydliště stážisty. Kontaktní adresa musí být na území ČR a může být na území Hl. m. Praha (pouze v případě, že je jiná než adresa trvalého bydliště). Výše nároku na cestovné příp. na ubytování je vždy vypočítávána vzhledem ke kontaktní adrese stážisty (předpokládá se, že stážista na stáž cestuje z místa kontaktní adresy).
4 (str. 16)
Poskytnuté stravenky ani proplacené jízdné nejsou podle zákona č. 110/2006 Sb., o životním a existenčním minimu započitatelnými příjmy pro posouzení, zda příjmy dosahují částek životního nebo existenčního minima.
4 (str. 17)
5
Stravenky jsou předávány v obálce označené jménem stážisty, počtem ks stravenek a jejich nominální hodnotou. Součástí zásilky je distribuční seznam, který stážista podepíše (svým podpisem stvrzuje počet a hodnotu převzatých stravenek) a předá jej mentorovi stáže.
4.1.2 (str. 18)
Při nedodání distribučního seznamu společně s deníkem stážisty je dodání stravenek dočasně pozastaveno. V případě stravenek za poslední měsíc stáže zasílá podepsaný distribuční seznam konzultantovi FDV poštou stážista ihned po obdržení stravenek. Teprve po jeho doručení může být stáž uzavřena a stážistovi je odeslán certifikát o absolvování stáže.
4.1.2 (str. 19)
Z času příchodu, času odchodu a délky přestávky na jídlo a oddech je v deníku stážisty automaticky vypočítáno, kolik hodin a minut docházky za daný den stážista absolvoval. Docházka v jednotlivých dnech se sčítá v rámci celého kalendářního měsíce a na konci měsíce je zaokrouhlena na celé odchozené hodiny stáže (pro účely přiznání stravenek). Z toho vyplývá, že stážistovi se do docházky započítávají pouze celé absolvované hodiny stáže v daném měsíci (v součtu za jednotlivé dny docházky). V případě předčasného ukončení stáže se docházka rovněž zaokrouhluje dolů na celé odchozené hodiny stáže.
4.1.3 (str. 20)
Datum podpisu deníku stážisty nesmí předcházet datu posledního dne docházky v daném měsíci.
4.1.3 (str. 22)
Doprava na stáž soukromým vozem v rámci projektu není Fondem dalšího vzdělávání proplácena. Ve výjimečných případech je cestovné autem propláceno držitelům průkazů ZTP, příp. ZTP/P, pokud nemají možnost dopravit se na stáž jiným způsobem.
4.2.1.1 (str. 23)
Veřejná doprava
4.2.1.2 (str. 23)
Byly významně upraveny (zjednodušeny) podmínky proplácení cestovních výdajů, zejména časových jízdenek/kuponů. Uchazeč, který se chce zapojit do projektu, se musí na portálu www.stazevefirmach.cz registrovat do systému ASAP. Registrace je nezávazná. Je nezbytné, aby registraci prováděl uchazeč osobně, neboť bude v případě přihlášení na stáž komunikovat prostřednictvím svého účtu v systému ASAP s konzultantem FDV.
6 (str. 32)
Podrobný postup přihlášení ke kartě stáže je k dispozici v dokumentech pro uchazeče v systému ASAP (Návod na přihlášení uchazeče o stáž ke kartě stáže) nebo na instruktážním videu na http://www.youtube.com/watch?v=s3mGwh-J-Dc.
7 (str. 34)
Ke kartě stáže se mohou přihlásit jen ti uchazeči, kteří nebyli v posledních 5 letech zaměstnanci poskytovatele stáže (platí pro hlavní pracovní poměr i pro dohodu o provedení práce a dohodu o pracovní činnosti), nejsou OSVČ (případné provozování živnosti je nutné před přihlášením ke kartě stáže přerušit) a nemají status studenta (v případě, že uchazeč před předpokládaným zahájením stáže (dle dané karty stáže) ukončí studium, uvede tuto informaci do poznámky v čestném prohlášení uchazeče o stáž). Tento údaj uchazeči čestně prohlašují při registraci do systému ASAP.
7.2 (str. 38)
Stáž může probíhat až na třech místech výkonu stáže, ani jedno z těchto míst nesmí být na stejné adrese, na které má stážista trvalé bydliště nebo kontaktní adresu; v „Dalších požadavcích na stážistu a upřesněních“ jsou uvedena případná další místa výkonu stáže včetně informace o případných služebních cestách na stáži).
7.2 (str. 38)
Konzultant FDV kontaktuje po spárování s poskytovatelem stáže stážistu telefonicky (telefonický kontakt je podmínkou pro zahájení přípravy Smlouvy o zajištění stáže) a teprve následně mu zasílá klíčové informace a dokumenty e-mailem.
8 (str. 40)
Konzultant FDV zasílá vyhotovenou Smlouvu e-mailem poskytovateli stáže a pro informaci také stážistovi (aby měl stážista dostatek času na její prostudování).
8.2 (str. 42)
Smlouva je podepisována ve 3 originálech (1 pro stážistu, 1 pro poskytovatele a 1 pro FDV). Stážista musí v průběhu realizace stáže vykonat všechny činnosti uvedené v cílech šablony stáže (činnosti musí být na stáži vykonány prakticky, nikoliv pouze teoreticky);
6
9 (str. 44)
porušení tohoto pravidla může vést k předčasnému ukončení stáže a v důsledku také k neproplacení nákladů spojených s realizací stáže poskytovateli, resp. výdajů stážistovi, nevydání certifikátu apod. Porušení pravidel projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ znamená vyloučení z tohoto projektu i z projektu „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání“, jehož realizátorem je rovněž FDV.
9 (str. 44)
Originál dokladu za vstupní zdravotní prohlídku předkládá stážista připevněný k Průvodnímu listu účetního dokladu za vstupní zdravotní prohlídku (k dispozici v systému ASAP) v prvním kalendářním měsíci stáže spolu s deníkem stážisty a doklady za cestovné a ubytování (pokud tyto výdaje stážista nárokuje).
9.1.1 (str. 45)
Změny v realizaci stáže
9.2 (str. 46)
Byla zásadním způsobem upravena kapitola specifikující pravidla provádění změn v průběhu realizace stáže. Ukončení stáže
10.1 (str. 50)
Byly specifikovány způsoby ukončení stáže (řádné i předčasné ukončení stáže). Nejčastějším pochybením při kontrolách stáže je nehlášená absence stážisty v místě výkonu stáže uvedeném v harmonogramu. Absence stážisty musí být vždy nahlášena předem konzultantovi dané stáže (zpětné nahlášení absence je porušením ustanovení Smlouvy o zajištění stáže). Pokud FDV nebyla sdělena informace o absenci stážisty na stáži, jedná se o porušení Smlouvy ze strany poskytovatele i ze strany stážisty.
11 (str. 53)
Pro případy nehlášené kontroly je nutné mít na stáži stále k dispozici výstupy aktivit stážisty, vést evidenci jeho docházky a předložit ji ke kontrole (ideálně, je-li to možné, začlenit stážistu do docházkového systému poskytovatele). Porušení Smlouvy v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ vede k vyloučení nejen z tohoto projektu, ale také z projektu „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání“, reg. č. CZ.1.04/2.1.00/99.00001, jehož realizátorem je rovněž FDV. Aktualizace všech příloh dokumentu.
přílohy
7
1
Úvod
Cílem manuálu je seznámit uchazeče o stáž / stážisty s realizací projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ krok za krokem: od základních pojmů a ustanovení, přes registraci do systému ASAP (Agendový systém aktivit projektu)1 a průběh stáže až po její ukončení. Projekt „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ zprostředkovává odborné stáže, jejichž cílem je poskytnout stážistům praktické vzdělání. Projekt „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ (dále jen „projekt“) je spolufinancován z fondů EU – z Operačního programu Vzdělávání pro konkurenceschopnost. Je realizován od června 2012 do října 2014 a jeho hlavním cílem je zavedení inovativního systému dalšího vzdělávání prostřednictvím stáží ve firmách a zvýšení uplatnitelnosti občanů na trhu práce. Realizátorem projektu je Fond dalšího vzdělávání (dále jen „FDV“), příspěvková organizace Ministerstva práce a sociálních věcí ČR. Protože se jedná o pilotní projekt, jehož cílem je nastavit systém poskytování stáží, jsou veškeré dokumenty, které s realizací projektu souvisí (metodiky, manuály, formuláře, pravidla související se zapojením do projektu apod.), průběžně aktualizovány. O těchto změnách jsou účastníkům projektu zasílány informace na jejich e-mailové adresy. Účastníci jsou povinni se s aktuálními dokumenty seznámit a řídit se jimi. Aktuální dokumenty a metodické pokyny jsou vždy k dispozici v systému ASAP.
Úplné a závazné informace o projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ jsou k dispozici výhradně na oficiálních webových stránkách www.stazevefirmach.cz nebo u pracovníků Fondu dalšího vzdělávání (FDV). Oficiální informace o projektu mohou poskytovat také pracovníci poboček Úřadu práce ČR. Pracovníci FDV informují veřejnost o projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ prostřednictvím e-mailových adres:
[email protected],
[email protected],
[email protected],
[email protected],
[email protected],
[email protected] či z e-mailových adres jednotlivých pracovníků FDV, které jsou vždy ve formátu
[email protected], případně
[email protected]. Pouze sdělení obdržená z uvedených oficiálních e-mailových adres jsou relevantní a závazná. Informace poskytnuté mimo výše uvedené kontakty nejsou důvěryhodné. Informace o projektu podávané pracovníky FDV a úřadem práce jsou zdarma. FDV se distancuje od všech forem úplatného poskytování administrativních služeb a informací o projektu. Bližší informace o projektu je možné obdržet také na bezplatné infolince – 800 779 977, která je v provozu v pracovní dny od 9 do 16 hodin. 1
ASAP byl vytvořen jako komunikační platforma pro účely projektu. Slouží k propojení cílové skupiny (stážistů), poskytovatele stáže a Fondu dalšího vzdělávání.
8
2 Základní informace pro stážisty 2.1
Uchazeč o stáž/stážista
Cílovou skupinou projektu jsou výhradně osoby s trvalým pobytem na území České republiky, které mají trvalé bydliště mimo území Hl. m. Praha (platí po celou dobu trvání stáže)2.
Uchazečem o stáž/stážistou nesmí být: - osoba samostatně výdělečně činná (OSVČ) – je-li uchazeč o stáž OSVČ, musí si živnost před přihlášením ke kartě stáže přerušit a tuto skutečnost doložit; - matka na mateřské dovolené; - osoba se statusem studenta – stážista může pokračovat ve studiu nad rámec svého dokončeného vzdělání, ale nesmí mít v době přihlášení ke kartě stáže status studenta (více viz kapitola 2.1.1); - osoba, která již v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ stáž absolvovala nebo absolvuje (souběžné absolvování stáží není možné)3; - osoba, která byla v posledních 5 letech zaměstnancem poskytovatele stáže (platí pro hlavní pracovní poměr i pro dohodu o provedení práce a dohodu o pracovní činnosti)4; - osoba, která měla v posledních 5 letech s poskytovatelem stáže obchodní vztah (dle Obchodního zákoníku); - osoba, která je ve vztahu k osobě mentora osobou blízkou (tj. existuje mezi nimi např. manželský vztah, příbuzenský vztah v přímé linii nebo obdobný vztah) dle § 116 zákona č. 40/1964 Sb., Občanský zákoník ve znění pozdějších předpisů; - osoba, která je v pracovněprávním vztahu s Fondem dalšího vzdělávání (platí pro hlavní pracovní poměr, dohodu o pracovní činnosti nebo dohodu o provedení práce); + další případy, ve kterých by nebyl zachován základní princip projektu, tj. poskytnout praxi „externímu“ uchazeči o stáž (bude posuzováno individuálně).
Uchazečem o stáž/stážistou může být: - absolvent s dokončeným stupněm vzdělání dle požadavků daných šablonou stáže, který již dále nebude ve studiu pokračovat; - uchazeč o zaměstnání (tj. nezaměstnaná osoba); - osoba vracející se na trh práce - např. osoba na rodičovské dovolené; - osoba mající zájem o kariérní vzdělávání (tj. zaměstnaná osoba); - nezletilá osoba. 2
Toto omezení vyplývá z pravidel Operačního programu Vzdělávání pro konkurenceschopnost. Výjimkou je případ, kdy byla první stáž předčasně ukončena z důvodu pochybení na straně poskytovatele stáže. V takovém případě se stážista může přihlásit na novou stáž. 4 Tento údaj uchazeči čestně prohlašují při registraci do systému ASAP. 3
9
Stážistou se může stát i osoba, která nemá státní občanství České republiky, pokud má na území České republiky trvalý pobyt. V takovém případě ale musí k dokladu o nejvyšším dosaženém vzdělání doložit dle zákona č. 561/2004 Sb. osvědčení o uznání rovnocennosti zahraničního vysvědčení v ČR nebo rozhodnutí o uznání platnosti zahraničního vysvědčení v ČR (tzv. nostrifikace). O nostrifikaci rozhoduje v případě doložení základního, středního nebo vyššího odborného vzdělání příslušný krajský úřad (dle trvalého pobytu). Absolvent zahraniční vysoké školy může požádat o uznání vysokoškolského vzdělání rektorát VŠ s podobným studijním programem nebo MŠMT. Stážistou se může stát také nezletilá osoba nebo osoba nesvéprávná. V tomto případě je nutné, aby byly všechny dokumenty, které stážista v průběhu projektu podepisuje, podepsány zákonným zástupcem/opatrovníkem stážisty. V případě, že by zajištění podpisů od zákonného zástupce/opatrovníka mělo vliv na dodržení lhůt, je stážista o této skutečnosti povinen informovat příslušného konzultanta FDV a dojednat s ním individuální plán termínů. Dojde-li v průběhu realizace stáže ke změně výše uvedených vstupních podmínek (tedy např. získá-li stážista status studenta, trvalé bydliště v Praze, stane-li se OSVČ apod.), je stážista povinen o této změně neprodleně informovat svého konzultanta FDV. Stáž není možné v tomto případě dokončit. Neoznámení takové skutečnosti je považováno za hrubé porušení pravidel projektu.
2.1.1 Status studenta Dle zákona č. 117/1995 Sb., o státní sociální podpoře, je studentem osoba, která se soustavně připravuje na budoucí povolání (prezenční forma studia, denní studium) na střední nebo vysoké škole, nejdéle však do 26 let věku. Za soustavnou přípravu na budoucí povolání se považuje doba denního studia na střední škole, konzervatoři, vyšší odborné škole a jazykové škole s právem státní jazykové zkoušky a doba prezenčního studia na vysoké škole, a to včetně prázdnin, které jsou součástí školního anebo akademického roku. Status studenta zaniká: 31. 8. v daném roce ukončení studia (u studentů středních škol a vyšších odborných škol); posledním dnem měsíce následujícího po kalendářním měsíci, ve kterém byla složena závěrečná zkouška předepsaná daným studijním programem (u studentů vysokých škol); dnem přihlášení na úřad práce.
2.1.2 Uchazeč o zaměstnání Stane-li se stážistou uchazeč o zaměstnání evidovaný na úřadu práce, který pobírá podporu v nezaměstnanosti, vstupem do projektu mu podpora v nezaměstnanosti nezaniká.
10
Uchazeč je v takovém případě povinen předem konzultovat svoji účast v projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ se svou zprostředkovatelkou/zprostředkovatelem na úřadu práce. Uchazeč informuje zprostředkovatelku/zprostředkovatele o tom, že v případě jeho zapojení do projektu bude zprostředkovatelka/zprostředkovatel kontaktován/a Fondem dalšího vzdělávání za účelem potvrzení účasti uchazeče v projektu. FDV také současně s hlášením o vstupu na stáž zašle zprostředkovatelce/zprostředkovateli harmonogram stáže. Uchazeč je povinen si ověřit, že účast na stáži není v rozporu s povinnostmi, které má uchazeč vůči úřadu práce. Povinnosti, které má stážista ve vztahu k úřadu práce, mu zapojením do projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ nezanikají. Uchazeč o stáž, který je evidovaný na úřadu práce déle než 6 měsíců, je povinen tuto skutečnost doložit při vyplňování svého profilu v systému ASAP vložením skenu potvrzení o evidenci na úřadu práce. Uchazeči, kteří jsou evidováni na úřadu práce po dobu kratší, než je 6 měsíců, toto potvrzení dokládat nemusejí.
Výhody plynoucí z účasti na projektu
2.2
Projekt „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ napomáhá efektivně řešit problém nedostatečné praxe, s nímž se potýká řada občanů při hledání zaměstnání. Projekt přináší účastníkům mnoho výhod:
5
zvýšení konkurenceschopnosti na pracovním trhu; navázání kontaktů; propojení teorie s praxí – nové znalosti a zkušenosti ze specifického oboru; odborný dohled mentora; certifikát dokládající absolvování stáže; možnost nástupu do zaměstnání po skončení stáže u poskytovatele stáže (stážista ale nástup do zaměstnání u poskytovatele stáže nemůže nárokovat); možnost individuálního nastavení docházky na stáž (domluva harmonogramu s poskytovatelem stáže při respektování limitů uvedených v šabloně stáže a tomto manuálu); čerpání výhod plynoucích z projektu – FDV hradí stravné, výdaje na cestovné a ubytování, za podmínek stanovených tímto manuálem (na území ČR)5; zapojením do projektu neztrácí osoba evidovaná na úřadu práce nárok na čerpání podpory v nezaměstnanosti, osoba na rodičovské dovolené rodičovský příspěvek; v případě dodržení podmínek stanovených Smlouvou o zajištění stáže uhradí FDV v rámci projektu náklady na stáž poskytovateli stáže za stážistu.
V souladu se Smlouvou o zajištění stáže a Manuálem pro stážistu.
11
2.3
Na co má stážista nárok
Stážista má za jasně stanovených podmínek nárok na proplácení výdajů na cestovné, ubytování a stravné (viz dále). Stážista nemá nárok na finanční odměnu za výkon stáže. Stážista po skončení stáže nemůže u poskytovatele nárokovat nástup do zaměstnání. Poskytovatel může stážistu zaměstnat, záleží však pouze na jeho rozhodnutí, zda tak učiní. Stážistovi se doporučuje zřídit si pojištění odpovědnosti v běžném občanském životě 6 a v případě výkonu rizikovějších stáží také úrazové pojištění po dobu výkonu stáže. Výdaje vzniklé s uvedenou pojistnou smlouvou stážista nemá právo nárokovat k proplacení.
3 Stáže Stáže probíhají u subjektů, které získají zapojením se do projektu ojedinělou možnost zaškolit a vychovat si budoucí odborníky v oblasti, ve které vykonávají svoji hospodářskou či jinou (doplňkovou) činnost, s možností (nikoli povinností) tyto proškolené pracovníky následně zaměstnat. Registrace do projektu a výběr stáží probíhá v systému ASAP (dostupný na www.stazevefirmach.cz), který slouží k propojení stážistů, poskytovatelů stáže a FDV. V tomto systému probíhá podstatná část komunikace mezi stážistou, poskytovatelem a Fondem dalšího vzdělávání.
Klíčovými dokumenty, podle kterých stáže probíhají, jsou především tyto materiály:
Smlouva o zajištění stáže včetně příloh (především příloha 3 – šablona a karta stáže a příloha 4 – harmonogram stáže); Manuál pro stážistu včetně příloh (aktuální verze); Metodické pokyny k manuálu pro stážistu (pokud byly k aktuální verzi manuálu vydány).
Vzor Smlouvy o zajištění stáže, Manuál pro stážistu a případné Metodické pokyny jsou k dispozici v systému ASAP ve složce Dokumenty pro uchazeče. Uchazeč o stáž/stážista je povinen se s těmito dokumenty seznámit a v průběhu realizace stáže sledovat jejich případnou aktualizaci. 6
V opačném případě, pokud stážista způsobí škodu na majetku poskytovateli stáže, bude odpovědnost za škodu na majetku poskytovatele vypořádána podle občanského zákoníku, tj. do plné výše škody.
12
Stáž je zahájena podpisem Smlouvy o zajištění stáže, která společně s přílohami stanovuje práva a povinnosti stážisty, poskytovatele stáže a FDV při realizaci stáže. Smlouva musí být stvrzena podpisem všech tří smluvních stran: stážistou, poskytovatelem stáže a FDV.
Délka stáže je určena počtem hodin, který je stanoven v šabloně stáže (liší se dle konkrétní typové pozice). Docházka na stáž v předepsaném rozsahu hodin je zásadním předpokladem pro splnění podmínek stáže. Stáže mohou začínat pouze 1. nebo 15. den v kalendářním měsíci. Stáže probíhají podle předem stanoveného harmonogramu (rozpisu docházky), který sestaví poskytovatel stáže po domluvě se stážistou. Harmonogram je závazný a stanovuje, které dny bude stážista na stáž docházet, kolik hodin stáže v dané dny absolvuje a kde bude stáž probíhat. Termín posledního dne docházky na stáž je tedy výsledkem dohody mezi stážistou a poskytovatelem stáže, přičemž musí být splněny podmínky, že stáž lze vykonávat v rozmezí 1 – 6 měsíců (toto rozmezí je blíže stanoveno v příslušné šabloně stáže) a musí být naplněna hodinová dotace dané stáže. Termín ukončení stáže je pak stanoven vždy na 14. den po posledním dni docházky na stáž. Stážista musí absolvovat v každém dni, kdy dochází na stáž, minimálně 4 hodiny nepřetržité stáže. Aby byly naplněny podmínky stáže, musí stážista v průběhu stáže prakticky absolvovat všechny činnosti (aktivity), které jsou uvedeny v rámcových činnostech v příslušné šabloně stáže. Jen v takovém případě mu může být vydán certifikát o absolvování stáže.
Stážistu v průběhu stáže odborně vede mentor, který je hlavní osobou zodpovědnou za průběh a kvalitu stáže. Během realizace stáže může stážista vykonávat některé dílčí činnosti pod dohledem různých specialistů, které k tomu mentor stáže pověří. Stážista má přiděleného svého konzultanta FDV, na kterého se obrací v případě jakýchkoliv dotazů či oznámení. Na realizaci projektu se váže několik administrativních povinností, především se jedná o včasné dokládání požadovaných dokumentů – dotazníků, deníků stážisty a žádostí (viz dále). Je důležité, aby stážista poskytoval v této souvislosti součinnost poskytovateli i konzultantovi FDV. Přehled činností, které musí stážista vykonat na konci (či v polovině) každého kalendářního měsíce, je přehledně uveden v kapitole 9.3. Vzhledem k tomu, že dokládané dokumenty představují důležitou zpětnou vazbu k dané stáži, je nezbytné, aby tyto dokumenty vyplňoval stážista osobně (případně s využitím pomoci konzultanta FDV, který je stážistovi v průběhu stáže k dispozici).
13
Před zapojením se do projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ je uchazeč povinen seznámit se s Manuálem pro stážistu. Pro úspěšné zakončení stáže a získání certifikátu musí stážista absolvovat stáž v předepsaném rozsahu hodin a prakticky vykonat na stáži všechny činnosti, které ukládá šablona stáže.
Služební cesty na stáži
3.1
Za služební cestu je v rámci projektu považována jakákoliv cesta mimo pravidelná místa výkonu stáže, která poskytovatel specifikuje v harmonogramu stáže, a následně jsou tato místa uvedena také ve Smlouvě o zajištění stáže. Služební cesty jsou možné pouze na základě dohody a souhlasu poskytovatele stáže a stážisty. Dny, ve kterých bude stážista cestovat mimo pravidelná místa výkonu stáže, je nutné předem uvést v harmonogramu stáže. V případě změn termínů služebních cest je o této změně vždy nutné předem informovat konzultanta FDV. Do deníku stážisty pak stážista vyplňuje, kde na služební cestě byl a jaký byl její účel/jaké činnosti tam vykonával. Výdaje spojené se služební cestou jsou hrazeny dle dohody mezi poskytovatelem stáže a stážistou. Ze strany FDV nejsou cestovní a jiné výdaje spojené se služební cestou propláceny (FDV hradí cestovné pouze do pravidelných míst výkonu stáže uvedených ve Smlouvě o zajištění stáže). Doba cestování v rámci služební cesty se nezapočítává do doby výkonu stáže. Služební cesty realizované v průběhu stáže mohou být vykonávány pouze na území České republiky. V případě, že není na služební cestě přítomen mentor stáže, ručí za to, že se stážistovi věnuje jiný k tomu kompetentní specialista.
4 Proplácení stravného, cestovného a ubytování Po podpisu Smlouvy o zajištění stáže, nejdříve však od prvního dne zahájení realizace stáže a v případě splnění všech podmínek, které vyplývají ze Smlouvy o zajištění stáže a z tohoto manuálu (viz dále), má stážista nárok na proplácení těchto výdajů:
cestovné (propláceno převodem na bankovní účet stážisty na základě předložení příslušných cestovních dokladů, viz dále);
ubytování (propláceno převodem na bankovní účet stážisty na základě předložení příslušných dokladů za výdaje na ubytování, viz dále);
stravné (propláceno ve formě stravenek předávaných poskytovatelem stáže, resp. poštou, zpětně za uplynulý měsíc dle odchozeného počtu hodin stáže, viz dále).
14
Nárok na proplacení stravného, výdajů na cestovné a ubytování je zakotven ve Smlouvě o zajištění stáže, a to v maximálních částkách, které jsou komunikovány se stážistou v době před podpisem Smlouvy o zajištění stáže (viz kapitola 8). Stážista nemá na vyplacení těchto maximálních částek automatický nárok. Veškeré výdaje jsou mu proplaceny až na základě doložení originálních dokladů, dokládajících vynaložení výdajů za cestovné a ubytování. V případě stravného je tímto dokladem deník stážisty (viz níže). Stážista může uplatňovat nárok současně na proplacení všech 3 výše uvedených výdajů. Příklad: Uvažujeme-li, že stážista dochází na stáž od pondělí do pátku, může mít nárok na proplacení ubytování v průběhu týdne (za předpokladu splnění podmínek popsaných níže), na proplacení cestovného z místa kontaktní adresy na místo výkonu stáže a zpět na začátku a na konci týdne i každodenních cest z místa ubytování (hostelu apod.) na místo výkonu stáže a zpět (za předpokladu splnění podmínek popsaných níže) a na proplacení stravného, které se odvíjí od počtu celkově odchozených hodin stáže zaznamenaných v deníku stážisty a schválených ze strany FDV. Pro uznání nároku na cestovné a ubytování je zásadní kontaktní adresa stážisty, kterou uvádí při přihlášení na stáž. Za kontaktní adresu se považuje taková adresa, na které se stážista zdržuje a kde přebírá poštu. Neuvede-li stážista kontaktní adresu, je za kontaktní adresu považována adresa trvalého bydliště stážisty. Kontaktní adresa musí být na území ČR a může být na území Hl. m. Praha (pouze v případě, že je jiná než adresa trvalého bydliště). Výše nároku na cestovné příp. na ubytování je vždy vypočítávána vzhledem ke kontaktní adrese stážisty (předpokládá se, že stážista na stáž cestuje z místa kontaktní adresy). Výdaje za cestovné a ubytování jsou stážistovi propláceny převodem na bankovní účet. Stážista proto musí mít bankovní účet zřízený. Nemá-li stážista zřízený bankovní účet, může se dohodnout s osobou, které důvěřuje, o zasílání výše uvedených finančních částek na její účet, s tím, že odpovědnost za uzavření takové dohody nese pouze stážista. Rozhodne-li se stážista pro založení účtu pouze pro účely projektu, je doporučeno zřídit si účet u takového finančního domu, který nabízí zřízení účtu včetně vedení účtu zdarma. Případné náklady spojené se založením a vedením účtu nebudou stážistovi ze strany FDV ani ze strany poskytovatele proplaceny. Proplácení výdajů za cestovné a ubytování jiným způsobem (např. formou poštovní poukázky) není možné. V případě nemoci nebo jiné absence na stáži (viz kapitola 9.2.1) nemá stážista nárok na proplacení žádných výše uvedených výdajů. Doklady na stravné, za cestovné a ubytování předkládá stážista vždy za předcházející kalendářní měsíc. Ve výjimečných případech jsou za strany FDV akceptovány doklady předložené stážistou se zpožděním jednoho kalendářního měsíce. Doklady, resp. těmito doklady prokazované výdaje, předložené později nebudou stážistovi proplaceny. Příklad: Stážista předkládá doklady za duben začátkem května. Je přijatelné, aby doložil doklady za duben ještě začátkem června (tj. v řádných lhůtách stanovených pro předkládání dokladů za měsíc
15
květen). Doklady, resp. těmito doklady prokazované výdaje, předložené později nebudou stážistovi proplaceny.
V případě posledního měsíce docházky na stáž je nutné doložit doklady na stravné, za cestovné a ubytování ve stanoveném termínu. Doklady doložené se zpožděním nejsou v případě posledního měsíce stáže ze strany FDV akceptovatelné a nebudou proplaceny.
Nárok na úhradu výdajů za cestovné, ubytování a stravného stážistovi vzniká pouze za předpokladu, že plní všechny podmínky stáže řádně a včas, tj. v předepsaném formátu a ve stanovených termínech (viz dále). Nesplňuje-li některý z doložených dokladů (deník stážisty, tabulka cestovních dokladů, účetní doklad za ubytování) předepsané náležitosti, je stážista požádán konzultantem FDV o nápravu. Proplacení všech dokladů za daný měsíc je v takovém případě pozdrženo, dokud není náprava zjednána. V případě nedodržování pravidel na straně stážisty má FDV právo výdaje spojené s cestovným, ubytováním a stravné stážistovi neproplatit. Veškeré změny je nutno řešit individuálně s přiděleným konzultantem FDV. V případě včasné konzultace změny s konzultantem lze předejít mnoha případným následným komplikacím. Poskytnuté stravenky ani proplacené jízdné nejsou podle zákona č. 110/2006 Sb., o životním a existenčním minimu započitatelnými příjmy pro posouzení, zda příjmy dosahují částek životního nebo existenčního minima. Veškeré uznatelné výdaje může stážista nárokovat nejdříve od prvního dne zahájení realizace stáže a pouze v případě splnění všech podmínek, které vyplývají z tohoto manuálu a ze Smlouvy o zajištění stáže. Doklady, resp. těmito doklady prokazované výdaje, předložené stážistou se zpožděním delším než jeden kalendářní měsíc nebudou stážistovi proplaceny.
4.1
Stravné
4.1.1 Nárok na proplácení stravného Za každou celou absolvovanou hodinu stáže má stážista nárok na proplacení stravného ve formě stravenky ve výši 20 Kč. Stážistovi jsou předávány stravenky v nominální hodnotě 80 Kč v odpovídajícím počtu kusů stravenek. V případě, kdy celková výše nároku stážisty na stravenky nebude dělitelná 80 Kč, bude stážistovi předán odpovídající počet stravenek v nominální hodnotě 80 Kč a zbytek nároku na stravné (menší než 80 Kč) bude dorovnán stravenkami v nominální hodnotě 20 až 60 Kč.
16
Nárok na stravenky vzniká stážistovi s odevzdáním řádně vyplněného deníku stážisty za daný kalendářní měsíc stáže (viz níže), a to dle počtu celých absolvovaných hodin stáže v daném kalendářním měsíci. Za předpokladu splnění všech podmínek stanovených tímto manuálem obdrží stážista stravenky za odchozený kalendářní měsíc stáže obvykle koncem následujícího kalendářního měsíce. V případě opakovaného nedodržování povinností stážisty daných Smlouvou o zajištění stáže a tímto manuálem může konzultant navrhnout zrušení přiznaného nároku.
4.1.2 Předání stravenek stážistovi, distribuční seznam V průběhu realizace stáže jsou stážistovi stravenky předávány dvojím způsobem: 1) V průběhu stáže jsou stravenky za každý kalendářní měsíc stáže zasílány na adresu poskytovatele stáže. Poskytovatel má po obdržení stravenek od dodavatele povinnost stážistovi stravenky neodkladně předat. Stravenky jsou předávány v obálce označené jménem stážisty, počtem ks stravenek a jejich nominální hodnotou. Součástí zásilky je distribuční seznam, který stážista podepíše (svým podpisem stvrzuje počet a hodnotu převzatých stravenek) a předá jej mentorovi stáže. 2) Za poslední kalendářní měsíc stáže nejsou stravenky zasílány na adresu poskytovatele stáže, ale přímo stážistovi na uvedenou kontaktní adresu. Stravenky jsou stejně jako v předchozím případě předávány v obálce označené jménem stážisty, počtem kusů stravenek a jejich nominální hodnotou. Stážista zkontroluje počet a hodnotu stravenek a svým podpisem na formuláři „distribuční seznam“ potvrdí jejich převzetí (více viz níže). V případě nevyzvednutí zásilky v uvedeném termínu bude poskytovatel stáže nebo stážista (dle režimu doručení) kontaktován konzultantem a upozorněn na nevyzvednutí zásilky. Zásilka bude případně v následujícím kalendářním měsíci znovu odeslána na adresu poskytovatele stáže nebo kontaktní adresu stážisty (dle dohody). V případě nevyzvednutí zásilky ani po opakovaném odeslání stážistovi nárok na stravenky zaniká. Za účelem doručení stravenek (na adresu poskytovatele nebo na kontaktní adresu stážisty) poskytne FDV dodavateli stravenek veškeré nezbytné podklady (tedy jméno, adresu doručení a telefon příjemce). Telefonický kontakt je dodavatelem požadován pro případ nutného kontaktování příjemce při doručování stravenek prostřednictvím České pošty. Převzetí stravenek stážista potvrzuje svým podpisem na distribučním seznamu, který poté předá mentorovi stáže. Mentor přiloží podepsaný distribuční seznam k ostatním dokumentům, které zasílá na konci kalendářního měsíce konzultantovi FDV. Zaslání stážistou podepsaného distribučního seznamu je nezbytným podkladem pro dodání stravenek i v následujících měsících. Při nedodání distribučního seznamu společně
17
s deníkem stážisty je dodání stravenek dočasně pozastaveno. V případě stravenek za poslední měsíc stáže zasílá podepsaný distribuční seznam konzultantovi FDV poštou stážista ihned po obdržení stravenek. Teprve po jeho doručení může být stáž uzavřena a stážistovi je odeslán certifikát o absolvování stáže. Stážista obdrží stravenky za odchozený kalendářní měsíc stáže obvykle nejpozději do konce následujícího kalendářního měsíce. V průběhu stáže jsou stravenky zasílány na adresu poskytovatele stáže, který je stážistovi předá. Po skončení stáže obdrží stážista zásilku se stravenkami za poslední kalendářní měsíc stáže na kontaktní adresu. Převzetí stravenek musí stážista vždy potvrdit podpisem na distribučním seznamu, který je následně odeslán konzultantovi FDV.
4.1.3 Podmínky proplácení stravného – deník stážisty Stážista má povinnost průběžně vyplňovat deník stážisty (viz příloha 1), který je mu zaslán konzultantem FDV po podpisu Smlouvy o zajištění stáže, nejpozději v den zahájení stáže. Vzor vyplnění deníku stážisty je předmětem přílohy 2 tohoto manuálu. Deník stážisty je dokument, který vyplňuje stážista elektronicky za každý kalendářní měsíc stáže. Do deníku stážisty se zapisuje docházka, změny oproti původně stanovenému rozpisu docházky (harmonogramu) a popis činností vykonávaných v průběhu stáže. Každý den, kdy stážista dochází na stáž, je povinen vyplnit do deníku stážisty:
docházku – čas příchodu na stáž a čas odchodu;
délku přestávky na jídlo a oddech (do odchozených hodin se tato přestávka nezapočítává)7;
popis činností, kterými se daný den zabýval, a ve kterých tak zlepšoval své znalosti a dovednosti (viz příloha 2). Popis činností je důležité uvést tak, aby bylo z deníku zřejmé, že stážista v průběhu realizace stáže obsáhl všechny činnosti definované v šabloně stáže a naplnil tak cíle stáže. Jednotlivé konkrétní činnosti vykonávané na stáži stážista přiřadí k činnostem definovaným v šabloně stáže (tzn., uvede písmeno, kterým je daná činnost v šabloně označena). Konzultant FDV na konci stáže zhodnotí, zda byly všechny činnosti absolvovány v souladu s cíli šablony stáže;
místo výkonu stáže v případě služební cesty (stážista uvede cíl služební cesty (adresu) v popisu činností, které daný den vykonával);
7
Ze Smlouvy o zajištění stáže vyplývá, že poskytovatel je povinen poskytnout stážistovi nejdéle po 6 hodinách nepřetržité stáže přestávku na jídlo a oddech v trvání nejméně 30 minut; mladistvému stážistovi (osobě mladší 18 let) musí být tato přestávka poskytnuta nejdéle po 4,5 hodinách nepřetržité stáže.
18
vysvětlení případného nesouladu v docházce (který byl již předem nahlášen konzultantovi FDV) s plánovaným harmonogramem (v položce „komentář“).
Stážista musí absolvovat v každém dni, kdy dochází na stáž, minimálně 4 hodiny nepřetržité stáže8. Z času příchodu, času odchodu a délky přestávky na jídlo a oddech je v deníku stážisty automaticky vypočítáno, kolik hodin a minut docházky za daný den stážista absolvoval. Docházka v jednotlivých dnech se sčítá v rámci celého kalendářního měsíce a na konci měsíce je zaokrouhlena na celé odchozené hodiny stáže (pro účely přiznání stravenek). Z toho vyplývá, že stážistovi se do docházky započítávají pouze celé absolvované hodiny stáže v daném měsíci (v součtu za jednotlivé dny docházky). V případě předčasného ukončení stáže se docházka rovněž zaokrouhluje dolů na celé odchozené hodiny stáže. Příklad: Stážista absolvoval v daném měsíci 158 hodin stáže a 25 minut. Do docházky se mu započítá pouze 158 hodin docházky, za které rovněž obdrží stravenky. Nazveme-li zbývajících 25 neuznaných minut „přesčasem“, je důležité uvést, že „přesčasy“ není možné v rámci měsíců sčítat. Stážista si musí plánovat docházku podle harmonogramu tak, aby mu zbytečné „přesčasy“ nevznikaly.
Stážista je povinen vyplňovat délku přestávky na jídlo a oddech v souladu s těmito pravidly:
nejdéle po 6 hodinách nepřetržité stáže je povinná přestávka na jídlo a oddech v trvání nejméně 30 minut;
mladistvému stážistovi musí být přestávka v trvání nejméně 30 minut poskytnuta nejdéle po 4,5 hodinách nepřetržité stáže.
Délka přestávky na jídlo a oddech se do odchozených hodin stáže nezapočítává. Stážista je povinen odečítat od docházky přestávku na oběd v minimální délce trvání 30 minut ve výše uvedených případech vždy – i tehdy, když na obědě nebyl. Je tedy důležité, aby v případě, kdy je přestávka na oběd dle výše uvedených pravidel povinná, stážista skutečně přestávku dodržel. Při výkonu stáže je důležité si uvědomit, že stáž musí být realizována dle harmonogramu (viz kapitola 8.1), který je závazný. Jakoukoliv odchylku od harmonogramu je stážista povinen hlásit konzultantovi FDV s předstihem nebo okamžitě, jakmile je to možné. Na základě řádně vyplněného deníku stážisty je stážistovi přiznán nárok na stravné a dále je posuzován i nárok na proplacení výdajů za ubytování a cestovné (je kontrolován soulad 8
Ve výjimečných případech, které jsou řádně vysvětlené v deníku stážisty (změny v docházce – např. náhlé zdravotní problémy), je možné proplatit stravné, výdaje na cestovné a ubytování i v den stáže, ve kterém stážista stáž neabsolvoval v délce minimálně 4 hodiny. Konzultant FDV v těchto případech hodnotí, zda se skutečně jedná o výjimečné případy.
19
časových údajů na jízdenkách s docházkou na stáž uvedenou v deníku). Proto, je-li stáž takového charakteru, že stážista nemá každý den přístup k počítači, je doporučeno, aby poskytovatel stáže stážistovi deník na aktuální měsíc vytiskl. Stážista tak bude mít možnost vyplňovat deník průběžně v papírové podobě a na konci kalendářního měsíce jej jednorázově přepíše do počítače. Deník stážisty vyplňuje stážista průběžně za daný kalendářní měsíc, což platí jak pro stáže začínající 1. den v měsíci, tak pro stáže začínající 15. den v měsíci. U stáží, které začínají v polovině kalendářního měsíce, tedy stážista v prvním zaslaném deníku dokládá svoji docházku pouze za druhou polovinu prvního kalendářního měsíce.
Do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala, stážista:
vytiskne vyplněný deník (pouze daný měsíc), opatří jej svým podpisem a předá mentorovi;
spolu s deníkem předává stážista mentorovi také podepsaný distribuční seznam, dokládající převzetí stravenek v předchozím měsíci;
současně vloží vyplněný deník (nepodepsaný) v elektronické podobě (celý soubor, tj. včetně harmonogramu a ostatních listů deníku) do systému ASAP.
Mentor zajistí podpis vytištěného deníku statutárním zástupcem (nebo jím pověřenou osobou) a nejpozději do 3 pracovních dnů od převzetí deníku od stážisty jej odešle doporučeně poštou konzultantovi FDV spolu s ostatními dokumenty – tabulkou cestovních dokladů (nárokuje-li stážista proplacení výdajů za cestovné), účetním dokladem za ubytování včetně průvodního listu (nárokuje-li stážista proplacení výdajů za ubytování), distribučním seznamem (dokládá převzetí stravenek za předchozí kalendářní měsíc stážistou), případně dalšími relevantními dokumenty.
Je důležité, aby stážista před odevzdáním deník zkontroloval:
zda se plán docházky za daný měsíc shoduje s docházkou stanovenou v harmonogramu (tj. zda počet plánovaných hodin v předem stanovených dnech odpovídá skutečné docházce na stáž);
zda souhlasí počet celkem odchozených hodin stáže s počtem hodin naplánovaných v harmonogramu na daný měsíc;
zda jsou v případě nesouladu docházky s harmonogramem tyto změny vysvětleny v poli pro komentář;
20
zda je řádně vyplněn popis činností, kterými se stážista v jednotlivých dnech v daném měsíci zabýval;
zda činnosti vykonávané stážistou odpovídají šabloně stáže (stážista hlídá, aby v průběhu stáže vykonal všechny činnosti uvedené v šabloně stáže);
zda je deník stážistou podepsán (datum podpisu nesmí předcházet datu posledního dne docházky v daném měsíci).
Konzultant FDV deník stážisty zkontroluje. Podle počtu schválených celých odchozených hodin stáže v daném měsíci přizná konzultant FDV stážistovi nárok na stravné. Stravenky jsou stážistovi doručeny na adresu poskytovatele stáže, resp. na jeho kontaktní adresu obvykle do konce následujícího kalendářního měsíce (viz kapitola 4.1.2).
4.2
Cestovné
4.2.1 Nárok na proplácení cestovného Veškeré uznatelné (ze strany FDV proplatitelné) výdaje, vznikají až po podpisu Smlouvy o zajištění stáže všemi třemi smluvními stranami, nejdříve však od prvního dne zahájení realizace stáže a za předpokladu splnění všech podmínek, které vyplývají z tohoto manuálu (netýká se výdajů za vstupní zdravotní prohlídku, event. očkování stážisty (viz kapitola 9.1.1). Z toho vyplývá, že výdaje, které uchazeč o stáž vynaloží v souvislosti s cestováním na osobní pohovor nebo na schůzku k podpisu Smlouvy, nebudou ze strany FDV proplaceny. FDV proplácí pouze výdaje spojené s cestou na stáž a ze stáže. Stážistovi jsou propláceny výdaje na cestovné pouze z místa kontaktní adresy (případně trvalého bydliště, je-li tato adresa stejná), která je uvedena ve Smlouvě o zajištění stáže. V odůvodněných případech mohou být proplaceny také výdaje za cestovné z místa, které je na přímé trase z místa kontaktní adresy (případně trvalého bydliště, je-li tato adresa stejná) do místa výkonu stáže. V případě více než jednoho pravidelného místa výkonu stáže, musí být všechna tato místa (maximálně 3) uvedena ve Smlouvě o zajištění stáže. V takovém případě pak FDV proplácí výdaje na cestovné dle jízdenek do pravidelných míst výkonu stáže uvedených ve Smlouvě o zajištění stáže (nejvýše do maximální výše výdajů na cestovné, která je vypočítána na základě harmonogramu stáže a je uvedena ve Smlouvě). Cesty do všech ostatních míst výkonu stáže (mimo tyto uvedené ve Smlouvě o zajištění stáže) jsou považovány za služební cesty. Služební cesty realizované v rámci stáže nebudou propláceny v rámci cestovních výdajů ze strany FDV, ale na základě dohody mezi stážistou a poskytovatelem stáže. FDV nepožaduje zakoupení časového / slevového kuponu (např. Opencard, in-karta). Z tohoto důvodu také případné výdaje na pořízení těchto kuponů nebudou FDV proplaceny.
21
4.2.1.1 Soukromé vozidlo Možnost používat soukromý vůz pro dopravu na stáž musí být v takovém případě zakotvena ve Smlouvě o zajištění stáže. V případech uvedených výše je stážistovi hrazena spotřeba pohonných hmot. Při výpočtu nároku se vychází ze vzdálenosti mezi místem kontaktní adresy stážisty a místem výkonu stáže a z kombinované spotřeby pohonných hmot vozu, kterou stážista musí doložit kopií technického průkazu automobilu. Dále se postupuje v souladu s vyhláškou Ministerstva práce a sociálních věcí, která stanoví průměrnou cenu pohonných hmot (pro daný kalendářní rok). Stážistovi není hrazeno opotřebení vozu, tzv. amortizace. Výdaje na cestovné soukromým vozem nejsou stážistovi propláceny (výjimkou mohou být pouze držitelé průkazu ZTP, ZTP/P) a pouze tehdy, je-li to zakotveno ve Smlouvě o zajištění stáže.
4.2.1.2 Veřejná doprava Cestuje-li stážista na stáž veřejnou dopravou, jsou mu propláceny cestovní výdaje na základě doložených originálů jízdenek. Jízdenky musí být vždy označeny a musí z nich být patrné datum a čas platnosti. SMS jízdenky nejsou FDV propláceny. FDV proplácí pouze jízdenky v ceně jízdného 2. třídy. V případě, že stážista předloží jízdenku 1. třídy, smí nárokovat k proplacení pouze částku do výše jízdenky 2. třídy. Místenky jsou stážistovi propláceny pouze v případě, že nelze zakoupit jízdenku bez místenky. Místenky nebudou propláceny, jde-li jejich cenu oddělit od ceny jízdenky. V takovém případě bude stážistovi proplacena pouze jízdenka do výše ceny jízdenky bez místenky.
Časové jízdenky/kupony Časové jízdenky/kupony na veřejnou dopravu (městskou, meziměstskou, regionální integrovanou apod.) s platností na určité období jsou stážistovi propláceny poměrně dle počtu dnů stáže (konkrétně: cena kuponu / počet dní platnosti kuponu x počet dní docházky na stáž v příslušném období platnosti kuponu)9. Časové jízdenky/kupony jsou propláceny všem stážistům, kteří je využívají při cestování na stáž, bez rozdílu místa kontaktní adresy a místa výkonu stáže, s ohledem na následující pravidla: 9
Uvedené pravidlo se týká stáží, které byly zahájeny 15. 7. 2013 nebo později. Stáže zahájené před 15. 7. 2013 se při proplácení časových jízdenek/kuponů na veřejnou dopravu řídí Manuálem pro stážistu verze 3.0.
22
Stážista dokládá za každý měsíc trvání stáže ORIGINÁLY jednotlivých časových jízdenek/kuponů (případně originály účetních dokladů o zaplacení časových jízdenek/kuponů).
Stážista dokládá za každý měsíc trvání stáže současně s jízdenkami/kupony také KOPII průkazu/karty, k níž se časový kupon/časová jízdenka váže – jedná se o tzv. personifikované cestovní doklady (stážista nemá nárok na proplacení výdajů na pořízení průkazu/karty, ani výdajů na fotografie na průkaz/kartu apod.). Není-li vydání časové jízdenky/časového kuponu vázáno na existenci, resp. vlastnictví průkazu/karty (tzv. nepersonifikované cestovní doklady), stážista kopii průkazu/karty nedokládá.
Z předkládaných personifikovaných cestovních dokladů musí být vždy jednoznačně patrné, na koho je časový kupon, případně časová jízdenka vystavena, např. ID kuponu se musí shodovat s ID průkazu.
K poměrnému proplacení časové jízdenky/časového kuponu dojde ze strany FDV vždy až po předložení originálu časové jízdenky/časového kuponu, případně originálu účetního dokladu o zaplacení časové jízdenky/časového kuponu, popř. jeho úředně ověřené kopie. Toto platí zejména pro případy, kdy je časový kupon/časová jízdenka spojená s dokladem o zaplacení, přičemž platnost tohoto časového kuponu/časové jízdenky přesahuje období výkonu stáže. Nárok je tedy stážistovi přiznán, je ale vyplacen až po dodání požadovaného dokladu.
V případě zakoupení časové jízdenky/časového kuponu přes internet dokládá stážista daňový doklad, který zašle dopravce stážistovi e-mailem (obvykle současně s potvrzením přijetí platby nebo s informací o vyzvednutí časové jízdenky/časového kuponu). Z dokladu musí být patrné ID karty, ke které doklad patří.
V případě, že má stážista nárok na ubytování (viz dále), ale tuto možnost nevyužije, jsou mu propláceny cestovní výdaje pouze do výše součtu ceny ubytování a cestovného z a do místa kontaktní adresy, na které by měl nárok, kdyby ubytování využil. Cestovní výdaje jsou stážistovi propláceny na základě doložení originálů cestovních dokladů (např. jízdenek). Časová jízdenka/časový kupon na veřejnou dopravu je stážistovi proplácen v poměrné výši, jsou-li k němu doloženy veškeré požadované doklady. Jednotlivé jízdenky jsou propláceny v případě, jsou-li z nich patrné potřebné údaje.
4.2.2 Podmínky proplácení cestovného – tabulka cestovních dokladů Doklady za výdaje na cestovné dokládá stážista vždy za kalendářní měsíc, což platí jak pro stáže začínající 1. den v měsíci, tak pro stáže začínající 15. den v měsíci. Stážista předkládá doklady za cestovné ke dnům, ve kterých v daném kalendářním měsíci dojížděl na stáž (tj. u
23
stáží, které začínají 15. den v měsíci, stážista předkládá první doklady za cestovné pouze za druhou polovinu daného kalendářního měsíce). Cestovní doklady stážista průběžně organizuje do tabulky cestovních dokladů (příloha 3 tohoto manuálu), kterou stážista nalezne v Dokumentech pro uchazeče v systému ASAP. Vzor vyplněné tabulky cestovních dokladů je předmětem přílohy 4 tohoto manuálu. Stážista má povinnost cestovní doklady do tabulky cestovních dokladů organizovat průběžně. Stážista vyplní tabulku cestovních dokladů podle níže uvedených pravidel:
jízdenky připevňuje k danému datu do tabulky za roh sešívačkou (příloha 4);
na dokladech musí být čitelné všechny údaje (způsob připevnění nesmí překrývat údaje na dokladu);
doklady se v rozložené podobě nesmí překrývat (z důvodu následného skenování tabulky cestovních dokladů konzultantem FDV – i ze skenu musí být patrné všechny údaje na dokladech);
doklady jsou řazeny chronologicky, tedy v čase od nejstaršího po nejnovější doklad;
stážista dokládá ORIGINÁLY jednotlivých cestovních dokladů; výjimkou jsou karty/průkazy k časovým jízdenkám, časovým či slevovým kuponům a také samotné časové kupony/jízdenky, jejichž platnost je delší než sledované období (např. čtvrtletní kupon) – v tomto případě připevňuje stážista do tabulky originál dokladu o zaplacení časového kuponu/časové jízdenky (doklad musí být vystaven na jeho jméno, popř. musí být jinak prokázáno, že zakoupený časový kupon/časová jízdenka náleží stážistovi) a kopii průkazu/karty popř. časového kuponu/časové jízdenky.
FDV si ponechává veškeré předložené doklady za daný měsíc. Jízdenky je stážista povinen předkládat uvedeným způsobem. Nedodržení předepsaného způsobu bude mít za následek zpoždění v proplacení cestovních výdajů, a to minimálně o 1 měsíc. V případě opakovaného nedodržování postupů může konzultant FDV navrhnout zrušení přiznaného nároku.
V případě, že má stážista nárok na cestování na stáž osobním automobilem (viz kapitola 4.2.1.1), zašle mu konzultant FDV současně se Smlouvou následující informaci:
v případě, že stážista neuplatňuje příspěvek na ubytování: kolik Kč mu bude proplaceno jako cestovné za jeden den stáže (tj. cesta na stáž a zpět);
24
v případě, že uplatňuje příspěvek na ubytování: kolik Kč mu bude proplaceno jako cestovné za jednu cestu z místa kontaktní adresy do místa ubytování a zpět (týdně) a za jednu cestu z místa ubytování do místa výkonu stáže a zpět (denně).
V případě použití osobního automobilu stážista vyplňuje tabulku cestovních dokladů tímto způsobem:
do sloupce „Datum“ stážista vyplní dny, ve kterých využil osobní automobil;
do sloupců „Cesta na stáž“ a „Cesta ze stáže“ stážista vepíše „osobní automobil“;
k tabulce cestovních dokladů stážista nepřikládá žádný doklad;
v tabulce vyplňuje kolonku „Celková hodnota přiložených cestovních dokladů“ na základě násobku počtů dnů/týdnů stáže a náhrady cestovného za jednu zpáteční cestu (tj. cestu na stáž a zpět). Příklad: Na základě spotřeby vozu a vzdálenosti místa kontaktní adresy od místa výkonu stáže vypočítá konzultant FDV cenu za jednu cestu na stáž a zpět na 72 Kč. Cestoval-li stážista na stáž osobním autem v daném kalendářním měsíci například 10x, vyplní v tabulce cestovních dokladů kolonku „Celková hodnota přiložených cestovních dokladů“ podle vzorce počtů dnů x cena za jednu cestu na stáž a zpět, tedy 10 x 72 = 720 Kč. Uplatňuje-li stážista nárok na ubytování, vypočítává konzultant FDV cenu cesty z místa kontaktní adresy do místa ubytování a zpět (např. 250 Kč, tzv. „dlouhá cesta“) a cenu cesty z místa ubytování do místa výkonu stáže (např. 20 Kč, tzv. „krátká cesta“). Cestoval-li stážista na stáž osobním autem z místa kontaktní adresy do místa ubytování (dlouhá cesta) v daném kalendářním měsíci například 4x, a z místa ubytování do místa výkonu stáže (krátká cesta) celkem 16x, vyplní v tabulce cestovních dokladů kolonku „Celková hodnota přiložených cestovních dokladů“ podle vzorce (počet dlouhých cest x cena dlouhé cesty) + (počet krátkých cest x cena krátké cesty), tedy (4 x 250 Kč) + (16 x 20 Kč).
Vyplněnou tabulku cestovních dokladů stážista předá do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce mentorovi stáže, který ji odešle do 3 pracovních dnů od převzetí od stážisty konzultantovi FDV spolu s dalšími dokumenty. Doklady za cestovné předkládá stážista vždy za předcházející kalendářní měsíc. Ve výjimečných případech jsou ze strany FDV akceptovány doklady předložené stážistou se zpožděním jednoho měsíce. Doklady, resp. těmito doklady prokazované výdaje, předložené stážistou se zpožděním delším než jeden kalendářní měsíc nebudou stážistovi proplaceny.
Obvykle do 30 pracovních dní od doručení podkladů na adresu FDV obdrží stážista finanční prostředky na bankovní účet. V průběhu kontroly předložených dokladů na straně
25
FDV může být stážista telefonicky kontaktován konzultantem nebo finančním manažerem k upřesnění některých nesrovnalostí v dokladech. Za vyplnění tabulky cestovních dokladů je odpovědný vždy stážista. Za odeslání dokumentu ke kontrole FDV je pak odpovědný poskytovatel stáže. Stážista má nárok na proplacení jen těch výdajů, které v předepsaných termínech doloží originálními doklady. FDV doporučuje předkládat doklady v předepsaném formátu, dojde tak k výraznému zkrácení doby administrace na straně FDV a tedy i k dřívějšímu odeslání platby na bankovní účet stážisty.
4.3
Ubytování
4.3.1 Nárok na proplácení ubytování Ubytování si zajišťuje stážista sám. Za vhodné ubytování je považováno ubytování v hostelech, internátech, turistických ubytovnách nebo VŠ kolejích atd. V žádném případě není propláceno ubytování v podnájmu v rámci nájemní smlouvy. Ubytování se musí nacházet v blízkosti místa výkonu stáže. Stážista má nárok na proplacení výdajů za ubytování pouze ve dnech souvisejících s docházkou na stáž dle harmonogramu. Ubytování bez stravy je propláceno do maximální výše 350,- Kč/osobu/noc. V případě, že je ubytování dražší než 350,- Kč/osobu/noc, je stážistovi ubytování propláceno pouze do výše maximální stanovené ceny za ubytování, tj. 350,- Kč/osobu/noc. Např. stojí-li ubytování 400,- Kč/osobu/noc, je stážistovi proplaceno pouze 350,- Kč/osobu/noc a zbylých 50,- Kč si musí stážista doplatit sám. Stojí-li ubytování méně než 350,- Kč/osobu/noc (např. 200,- Kč/osobu/noc), proplatí FDV toto ubytování pouze do výše skutečné ceny ubytování.
Na ubytování vzniká stážistovi nárok pouze v případě, že dojíždění veřejnou dopravou mezi místem kontaktní adresy a místem výkonu stáže trvá déle než 75 minut (bude ověřováno konzultantem FDV). Nárok na ubytování stážistovi nevzniká, shoduje-li se město, ve kterém stáž probíhá, s městem, ve kterém má stážista trvalou nebo kontaktní adresu (tedy cestuje-li stážista v rámci jednoho města). Nárok na proplacení ubytování vzniká stážistovi nejdříve dnem zahájení stáže (v odůvodněných případech je možné proplatit ubytování i den před nástupem na stáž – viz výše).
Počet nocí ubytování je dán počtem dní stáže a rozvržením docházky na stáž. Uvažujeme-li, že stážista dochází na stáž od pondělí do pátku každý den (tedy 5 dní docházky v daném týdnu), pak budou stážistovi proplaceny výdaje za ubytování za 4 noci. Ve výjimečných případech mohou být stážistovi proplaceny výdaje za ubytování i v den předcházející dnu docházky na stáž, příp. v den stáže, po kterém stážista dle harmonogramu na stáž nedochází. Stážista se může ubytovat již v neděli večer pouze v případě, že veřejná doprava nenabízí vhodný spoj v pondělí ráno (nestihl by nastoupit na stáž). Stážista se může
26
ubytovat ještě v pátek po odchodu ze stáže, pouze pokud veřejná doprava nenabízí vhodný spoj do místa kontaktní adresy v pátek večer (nestihl by se dostat zpět do místa kontaktní adresy). V případě, že stážista využívá ubytování i mimo dny, kdy chodí na stáž, je stážistovi proplacena faktura (účetní doklad) za ubytování pouze v poměrné výši. Např. chodí-li stážista na stáž v pondělí, úterý a středu, má nárok na proplacení ubytování za 2 noci (z pondělí na úterý a z úterý na středu). Platí-li si ale stážista ubytování v místě výkonu stáže celý týden, proplatí mu FDV ubytování pouze za uvedené 2 noci.
Případné změny adresy ubytování, kontaktní adresy i adresy trvalého bydliště v průběhu stáže je stážista povinen oznámit neprodleně konzultantovi FDV. FDV neproplácí poplatky za rezervaci a storno poplatky.
4.3.2 Podmínky proplácení ubytování – originál účetního dokladu s průvodním listem Na konci každého kalendářního měsíce si stážista vyžádá od poskytovatele ubytování účetní doklad za ubytování. Originál účetního dokladu za ubytování předává stážista spolu s průvodním listem účetního dokladu za ubytování do 3 pracovních dnů od konce daného kalendářního měsíce, za který je proplacení ubytování nárokováno, mentorovi stáže. Mentor do 3 pracovních dnů od převzetí dokumentů od stážisty odešle doklady konzultantovi FDV spolu s dalšími dokumenty. Průvodní list účetního dokladu za ubytování (viz příloha 5 tohoto manuálu) je stážistovi k dispozici v systému ASAP.
Doklady, na základě kterých stážista nárokuje proplacení ubytování, musí splňovat níže uvedené náležitosti:
doklady musí být vystaveny vždy na jméno stážisty a musí obsahovat přesné datum ubytování (tzn. vypsané jednotlivé dny, kdy byl stážista ubytován);
stážista dokládá ORIGINÁLY dokladů za ubytování, které uhradil (faktura, paragon, příjmový pokladní doklad; Pozor! FDV neproplácí zálohovou (proforma) fakturu);
z dokladů předložených stážistou musí být zřejmé i skutečné uhrazení výdaje za ubytování (k faktuře za ubytování, která není uhrazena stážistou v hotovosti, je tedy nutné doložit v originále i paragon / pokladní doklad / výpis z bankovního účtu (stačí kopie – např. printscreen) / stvrzenku z platebního terminálu nebo jiný doklad, kterým stážista prokáže úhradu výdaje);
27
jednotlivé doklady musí být seřazeny chronologicky (od nejstaršího po nejnovější) a s průvodním listem účetního dokladu za ubytování musí být sešité sešívačkou.
Doklady za ubytování předkládá stážista vždy za celý předcházející kalendářní měsíc, což platí jak pro stáže začínající 1. den v měsíci, tak pro stáže začínající 15. den v měsíci. U stáží, které začínají v polovině kalendářního měsíce, tedy stážista dokládá první účetní doklad za ubytování pouze za druhou polovinu kalendářního měsíce. Ve výjimečných případech jsou za strany FDV akceptovány doklady předložené stážistou se zpožděním jednoho měsíce. Doklady, resp. těmito doklady prokazované výdaje, předložené stážistou se zpožděním delším než jeden kalendářní měsíc nebudou stážistovi proplaceny. Výdaje za ubytování je stážista povinen předkládat výše uvedeným způsobem. Nedodržení předepsaného způsobu bude mít za následek zpoždění v proplacení výdajů, a to minimálně o 1 měsíc. V průběhu kontroly předložených dokladů na straně FDV může být stážista e-mailem / telefonicky kontaktován konzultantem nebo finančním manažerem k upřesnění některých nesrovnalostí v dokladech. V případě opakovaného nedodržování postupů může konzultant navrhnout zrušení přiznaného nároku. Obvykle do 30 pracovních dní od doručení podkladů na adresu FDV obdrží stážista příslušné finanční prostředky na bankovní účet. Za vyplnění průvodního listu účetního dokladu za ubytování a obstarání originálu účetního dokladu za ubytování je zodpovědný vždy stážista. Za odeslání dokumentů ke kontrole FDV je pak odpovědný poskytovatel stáže. FDV proplatí stážistovi jen ty doklady za ubytování, které doloží v podobě originálu s náležitostmi stanovenými tímto manuálem a ve stanovených termínech. FDV doporučuje předkládat doklady v předepsaném formátu, dojde tak k výraznému zkrácení doby administrace na straně FDV a tudíž k dřívějšímu odeslání platby na účet stážisty.
5
Stručný popis průběhu realizace stáží
Uchazeč o stáž může jako neregistrovaný uživatel na portálu www.stazevefirmach.cz prohlížet veřejně přístupné dokumenty (Manuál pro stážistu, Manuál pro poskytovatele stáží) a může nahlížet do katalogu stáží. V této fázi není možné zobrazit žádnou konkrétní nabídku stáže, k dispozici jsou pouze výpisy. Chce-li uchazeč získat podrobnější informace o již
28
nabízených stážích nebo chce-li se sám na stáž přihlásit, musí se registrovat do systému ASAP. Uchazeč o stáž může jako registrovaný uživatel v systému ASAP prohlížet konkrétní vypsané stáže (tj. karty stáží, inzeráty), na které se může přihlásit (splňuje-li požadovanou kvalifikaci).
Pokud se chce uchazeč o stáž přihlásit ke kartě stáže, musí mít vyplněný profil uchazeče, údaje o dosaženém vzdělání, dosavadní praxi, jazykových a dalších dovednostech apod. Profil uchazeče a k němu se vztahující povinné doplňující dokumenty jsou prvními podklady, které má poskytovatel stáže k dispozici při rozhodování o výběru uchazeče na stáž. Šablona stáže je vytvářena pro konkrétní typovou pozici a představuje základní rámec stáže. Obsahuje základní informace o stáži (popis pozice, délka a náklady na stáž), rámec vykonávaných činností a osvojených odborných kompetencí a požadavky na stážistu i na poskytovatele stáže (včetně požadavků na mentora). Šablona obsahuje klíčové informace pro průběh stáže. Součástí šablony je také orientační harmonogram stáže, který určuje, kolik hodin by se měl stážista věnovat specifickým činnostem, aby bylo dosaženo co nejefektivnějšího přenosu znalostí a zkušeností, a do jaké míry by měl být v jednotlivých fázích stáže zapojen mentor. Tento harmonogram má pouze informativní charakter (nejedná se o podrobný časový harmonogram stáže, který je přílohou Smlouvy o zajištění stáže, a který je závazný). Karta stáže plní roli inzerátu pro konkrétní stáž – obsahuje podrobnější informace o nabízené stáži i upřesnění požadavků na stážistu. Karta stáže vychází ze šablony stáže a musí s ní být v souladu. K jedné šabloně může být vypsáno více karet stáží. Např. šablona (typová pozice) autoelektrikář může mít 3 karty stáží – tzn. 3 konkrétní nabídky od firem, které chtějí přijmout stážistu na pozici autoelektrikář (např. autoelektrikář značkového servisu, autoelektrikář diagnostik, autoelektrikář pro autobusy). Ke kartě stáže se můžou přihlašovat uchazeči o danou stáž, a to až do termínu, který je u konkrétní karty uveden. Každého přihlášeného uchazeče kontroluje konzultant FDV (HR specialista) – vyhovující kandidáty schvaluje a nevyhovující kandidáty na základě jimi doložených materiálů a údajů (životopis, certifikáty, kompetence) po případné telefonické či e-mailové konzultaci zamítá (viz kapitola 7). Po uplynutí doby, kterou uchazeči měli na přihlášení ke kartě stáže, vybere poskytovatel ze seznamu vhodné uchazeče, které pozve na osobní pohovor. Na základě osobního jednání pak vybere ty uchazeče, kteří se mohou stát stážisty (viz kapitola 7). Tyto uchazeče poskytovatel nejprve telefonicky kontaktuje a po potvrzení jejich zájmu o stáž je v systému ASAP vybere na stáž (dochází ke spárování poskytovatele a uchazeče o stáž).
29
V okamžiku, kdy dojde ke spárování, dostává stáž číslo, které určuje pořadí, v jakém jsou uzavírány Smlouvy o zajištění stáže. Vybraný uchazeč je následně (obvykle nejpozději do 3 pracovních dnů) kontaktován konzultantem FDV, který mu sdělí další postup. V této fázi se stává klíčovým dokumentem časový harmonogram stáže (viz kapitola 8.1), který stanovuje, ve kterých měsících bude stáž probíhat, které dny v týdnu bude stážista na stáž docházet (včetně hodinové dotace) a kde bude stáž vykonávat. Harmonogram stáže domlouvá poskytovatel stáže se stážistou a bude jej za účelem jeho sestavení kontaktovat. Takto sestavený harmonogram je pak součástí Smlouvy a je závazný. Konzultant FDV sepíše Smlouvu o zajištění stáže, kterou zašle poskytovateli stáže (Smlouvu odesílá konzultant k prostudování e-mailem také stážistovi). Ten následně iniciuje schůzku se stážistou, na které je Smlouva oběma přítomnými stranami podepsána (viz kapitola 8). Na schůzce je také potvrzeno konkrétní datum a čas nástupu stážisty na stáž. Po zahájení stáže poskytovatel i stážista průběžně vyplňují evaluační dotazníky, které vkládají do systému ASAP. Vzhledem k tomu, že má stážista nárok na proplacení výdajů na ubytování, cestovné a na stravenky, odesílají vždy začátkem kalendářního měsíce stážista a poskytovatel stáže klíčové podklady (doklady za ubytování a cestovné a deník stážisty jako podklad pro vyplacení stravenek) za uplynulý měsíc stáže poštou konzultantovi FDV (více viz kapitola 9). Všechny změny (zejména změna docházky na stáž) a nestandardní situace, které vzniknou v průběhu stáže, musí být konzultovány s FDV. V průběhu stáže jsou iniciovány kontroly průběhu stáže ze strany FDV (viz kapitola 11). Po dobu stáže je poskytovatel povinen umožnit stážistovi alespoň 2x měsíčně přístup k počítači, tiskárně, skeneru a kopírce, a to za účelem vyřízení administrativních úkonů spojených s projektem. Na konci stáže vystaví poskytovatel stážistovi fakturu na celkové fixní náklady na stáž, a to přesně ve výši dané šablonou stáže, která je přílohou Smlouvy o zajištění stáže. Faktura je, za předpokladu dodržení veškerých podmínek stanovených Smlouvou o zajištění stáže a příslušnými manuály, uhrazena poskytovateli za stážistu ze strany FDV10 do data splatnosti (viz kapitola 10). V rámci projektu se předpokládá uzavření 5 000 Smluv o zajištění stáže. S ohledem na rozpočet si FDV vyhrazuje právo Smlouvu o zajištění stáže neuzavřít. Zároveň si FDV vyhrazuje právo, s ohledem na podmínky projektu, upravit počet realizovaných stáží pro 1 šablonu. Např. byla-li šablona „programátor“ otestována 110x, tedy proběhlo-li 110 stáží, vyhrazuje si FDV právo neuzavírat další Smlouvy o zajištění stáže, jež by umožňovaly realizaci dalších stáží pro šablonu „programátor“, neboť by v rozpočtu projektu nezbyly dostatečné finanční prostředky na testování dalších šablon. Příklad je pouze hypotetický. 10
FDV vystupuje v roli operátora, který za stážistu danou částku uhradí.
30
FDV si dále vyhrazuje právo dočasně či trvale pozastavit některé schválené šablony stáží, a to z výše uvedených či jiných důvodů.
6
Registrace
Uchazeč, který se chce zapojit do projektu, se musí na portálu www.stazevefirmach.cz registrovat do systému ASAP. Registrace je nezávazná. Je nezbytné, aby registraci prováděl uchazeč osobně, neboť bude v případě přihlášení na stáž komunikovat prostřednictvím svého účtu v systému ASAP s konzultantem FDV. Po registraci je možné:
detailně prohlížet karty stáží (tj. konkrétní nabídky stáží, inzeráty);
nahlížet do veškerých dokumentů, se kterými bude stážista i poskytovatel stáže v průběhu stáže pracovat (vzor harmonogramu stáže, vzor Smlouvy o zajištění stáže, tabulka cestovních dokladů, evaluační dotazníky apod.);
přihlásit se na stáž.
Jednotlivé šablony si může uchazeč stáhnout v PDF nebo vytisknout. Je důležité, aby se uchazeč před přihlášením na stáž seznámil se šablonou stáže, která je umístěna v zápatí karty stáže (inzerátu stáže). Do systému ASAP je možné se zaregistrovat pouze pod jedním e-mailem, na jehož základě si uchazeč vytvoří svůj profil. K tomuto e-mailu musí mít uchazeč aktivní přístup, neboť jsou mu na něj zasílány veškeré podklady a dokumenty, které s realizací stáže souvisí. V případě, že by se stážista zaregistroval do systému pod dalším e-mailem, jedná se o porušení pravidel projektu, což může vést k vyloučení uchazeče z projektu (deaktivování profilů uchazeče). Pokud uchazeč zapomene heslo pro přihlášení do systému, může požádat o vygenerování hesla nového. Dokončením registrace uchazeč o stáž souhlasí se zpracováním, shromažďováním a uchováváním osobních údajů ve smyslu zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů ve znění pozdějších předpisů. Zároveň musí uchazeč potvrdit souhlas se Všeobecnými podmínkami ASAP, které jsou k dispozici v systému ASAP.
31
Registrační formulář v systému ASAP
6.1
Registrace sestává z vyplnění registračního formuláře, který obsahuje přihlašovací údaje do systému ASAP a základní parametry stáže, o kterou by měl uchazeč potenciálně zájem. Není-li uvedeno jinak, jedná se o povinné údaje:
jméno a příjmení;
informace o evidenci na úřadu práce (Povinný údaj pro uchazeče evidované na úřadu práce. Je doporučeno vložené datum pečlivě překontrolovat, jeho hodnotu již nebude možné později měnit. Údaj bude ověřován konzultantem FDV. Následně bude uchazeč evidovaný na úřadu práce déle než 6 měsíců dokládat potvrzení o evidenci na úřadu práce (nepostačuje kopie průkazky uchazeče o zaměstnání).);
kraj zájmu (Tzn. preferovaný kraj výkonu stáže. Je možné označit více krajů. Kraj požadovaného výkonu stáže se nemusí shodovat s místem trvalého bydliště uchazeče. Tento údaj je možné editovat.);
obor hledané stáže (Je možné označit více oborů. Pokud si uchazeč nevybere z nabídky oborů, je možné níže preferovaný obor vypsat. Uchazeč vyplňuje takový obor, ve kterém již splňuje určitou kvalifikaci a chce se v něm dále vzdělávat. Je důležité si uvědomit, že stáž má za cíl prohloubit dosavadní znalosti, nikoliv vzdělat stážistu v novém oboru. Bude-li zde vyplněn obor, který se uchazeči líbí, ale nemá v tomto oboru získanou potřebnou míru kvalifikace, bude uchazeč po přihlášení na stáž v tomto oboru velmi pravděpodobně odmítnut konzultantem FDV (HR specialistou) z důvodu nesplnění podmínek na kvalifikaci definovaných šablonou. Tento údaj je možné editovat.);
e-mail (Vyplněný e-mail nelze měnit, jelikož bude sloužit jako přihlašovací jméno do systému; je proto vhodné údaj pečlivě překontrolovat. Pro další realizaci stáže je dobré si uvědomit, že e-mail bude používán pro korespondenci stážisty s poskytovatelem stáže a s konzultantem FDV. Je proto důrazně doporučeno zadat oficiální e-mail, který stážista aktivně používá a má k němu přístupové údaje.);
heslo;
kontrola hesla.
Stážista si může v průběhu registrace v profilu uchazeče objednat automatické zasílání aktuálních informací o projektu (tzv. newsletter). Zasílání novinek je možné kdykoliv deaktivovat. Předpokladem pro úspěšné dokončení registrace je odsouhlasení Všeobecných podmínek ASAP a potvrzení toho, že byl uchazeč o stáž srozuměn s pravidly zapojení se do projektu (např. povinnost mít trvalé bydliště mimo území Hl. m. Praha, poskytnutí údajů pro účely evaluace v rámci projektu, povinnost nepřihlásit se na stáž u poskytovatele stáže, pokud byl
32
uchazeč v posledních 5 letech zaměstnancem daného poskytovatele stáže atd.). V opačném případě není možné registraci dokončit. Proběhne-li registrace v pořádku, obdrží uchazeč automaticky generovaný e-mail s potvrzením přihlašovacích údajů. Registraci je nutné potvrdit kliknutím na odkaz uvedený v notifikaci. Následně je již možné provést jako registrovaný uchazeč přihlášení do systému, kde uchazeč vyplní svůj profil. Veškeré údaje, kromě registračního jména (e-mailu) a data, od kterého je uchazeč evidován na úřadu práce, může uchazeč libovolně editovat. V případě zapomenutí hesla bude uchazeči/stážistovi na požádání prostřednictvím systému vygenerováno nové heslo, které mu bude zasláno na jeho e-mailovou adresu.
Přihlášení na stáž
7
V případě, že se chce uchazeč přihlásit na stáž (tj. přihlásit se ke kartě stáže), musí mít vyplněný svůj profil, jenž slouží jako přehledný životopis. Každý uchazeč může mít v systému ASAP vytvořený pouze jeden profil. Má-li uchazeč vyplněné povinné informace v profilu, může se začít přihlašovat ke kartám stáží. Podrobný postup přihlášení ke kartě stáže je k dispozici v dokumentech pro uchazeče v systému ASAP (Návod na přihlášení uchazeče o stáž ke kartě stáže) nebo na instruktážním videu na http://www.youtube.com/watch?v=s3mGwh-J-Dc.
Vyplnění profilu uchazeče
7.1
Vyplnění profilu sestává z vyplnění klíčových informací o uchazeči. Není-li uvedeno jinak, jedná se o povinné údaje:
PROFIL UCHAZEČE ZÁKLADNÍ ÚDAJE o
jméno a příjmení (Bude automaticky vyplněno dle údajů zadaných při registraci.);
o
titul (Nepovinný údaj.);
o
rodné číslo (Údaj je dostupný pouze pro pracovníky FDV.);
33
o
adresa trvalého bydliště (Nesmí být na území Hl. m. Praha.);
o
kontaktní adresa (Za kontaktní adresu se považuje taková adresa, na které se uchazeč zdržuje a kde přebírá poštu. Na tuto adresu budou stážistovi zasílány doporučeně poštou klíčové dokumenty, je proto důležité uvést adresu, na které bude stážista k zastižení. Kontaktní adresa je zároveň důležitým údajem z hlediska proplácení cestovného a ubytování (viz kapitola 4). Kontaktní adresu může mít uchazeč na území Hl. m. Praha.);
o
telefon.
DALŠÍ ÚDAJE o
kraj hledané stáže (Bude automaticky vyplněno na základě údajů zadaných při registraci, údaje je však možné v profilu editovat.);
o
obor požadované stáže (Bude automaticky vyplněno na základě údajů zadaných při registraci, údaje je však možné v profilu editovat).
PŘIHLAŠOVACÍ ÚDAJE o
e-mail (Bude automaticky vyplněn na základě údajů zadaných při registraci, údaj není možné měnit.);
o
heslo a potvrzení hesla (Bude automaticky vyplněno na základě údajů zadaných při registraci. Heslo je možné měnit.);
o
odběr newsletteru (Je možné zadat požadavek na zasílání newsletteru i na zrušení jeho odběru.).
MOJE VZDĚLÁNÍ A PRAXE (Tyto informace jsou klíčové z hlediska hodnocení kvalifikace uchazeče. Je proto důležité, aby uchazeč tato pole vyplnil obzvlášť pečlivě, a aby uváděl relevantní informace, ze kterých je patrné, zda splňuje požadavky na stážistu dané šablonou a kartou stáže.) o
vzdělání obor, nejvyšší dosažené vzdělání, oficiální název školy, studijní obor, studium od-do, doklad o nejvyšším dosaženém vzdělání;
o
zaměstnání/praxe obor, zaměstnavatel, pozice, délka zaměstnání/praxe/stáže, náplň práce;
o
kurzy/semináře/rekvalifikace
34
obor, dosažená kvalifikace, organizátor kurzu/školitel, kurzu/semináře/rekvalifikace, délka, potvrzení o absolvování;
název
JAZYKOVÉ ZNALOSTI A JINÉ CERTIFIKÁTY (Nepovinné údaje. Je však důležité si uvědomit, že tyto informace mohou mít značný vliv na úspěch při výběru uchazečů na stáž.) o
jazykové znalosti ovládané jazyky; úroveň (Požadavky na jazykovou vybavenost se řídí Evropskými jazykovými standardy, jejich přesná specifikace je uvedena v systému ASAP.);
o
certifikáty
o
jiné dovednosti (např. řidičské oprávnění, znalost práce s PC apod.).
MOJE DOKUMENTY: o
dokumenty povinné pro všechny uchazeče: životopis uchazeče (Je požadován aktuální životopis uchazeče. Dokument je dostupný pro pracovníky FDV i pro poskytovatele stáže. Uchazeč vkládá životopis jako položku „Doplňující materiál uchazeče“); čestné prohlášení uchazeče (Formulář čestného prohlášení je k dispozici v systému ASAP (náhled je k dispozici v příloze 9 tohoto manuálu). Uchazeč je povinen formulář vytisknout, vyplnit jej a podepsat. Do systému pak vkládá sken podepsaného čestného prohlášení. Tento dokument je dostupný pro pracovníky FDV i pro poskytovatele stáže.); potvrzení o nejvyšším dosaženém vzdělání (Dokument je dostupný pro pracovníky FDV i pro poskytovatele stáže, slouží ke kontrole správnosti zadaných údajů.);
o
ostatní dokumenty: potvrzení o evidenci na úřadu práce (Povinný dokument pro uchazeče evidované na úřadu práce déle než 6 měsíců. Je požadováno písemné potvrzení o evidenci na úřadu práce, nikoliv kopie Průkazu uchazeče o zaměstnání. Potvrzení nesmí být k datu registrace starší než 1 měsíc. Dokument bude dostupný pouze pro pracovníky FDV.);
35
potvrzení o přerušení živnosti (Povinný dokument pro uchazeče, kteří byli před přihlášením ke kartě stáže OSVČ.) průkaz mimořádných výhod ZTP, ZTP/P (Povinný dokument pro držitele průkazu.); zdravotní průkaz pracovníka v potravinářství, výpis z Rejstříku trestů (Povinný dokument pouze pokud ho vyžaduje šablona, resp. karta stáže.); motivační dopis, reference apod. (Nepovinné dokumenty.).
V případě nedoložení všech požadovaných (relevantních) dokumentů bude uchazeč konzultantem FDV (HR specialistou) z karty stáže odhlášen. Svůj profil může uchazeč editovat (upravovat). Na kartu, ke které se uchazeč přihlásí, se vždy nahraje aktuální profil uchazeče o stáž (uchazeč vybere, které dokumenty a údaje chce poskytovateli stáže zpřístupnit). Pokud uchazeč změní informace v profilu, změní se pouze informace uvedené v následně vyplňovaných kartách stáží. Editací profilu již nedochází ke změně údajů u karet stáží, ke kterým se uchazeč přihlásil před změnou profilu. Je proto důležité, aby si uchazeč nejprve zkontroloval (aktualizoval) svůj profil a teprve poté se přihlásil k další vybrané kartě stáže. Dojde-li ke změně, kterou by uchazeč ke kartě stáže chtěl uvést, kontaktuje konzultanta FDV prostřednictvím e-mailu
[email protected].
7.2
Přihlášení ke kartě stáže
Přihlášení na stáž v systému ASAP je závazné a lze jej zrušit pouze ve výjimečných případech (např. v případě dlouhodobé nemoci nebo pokud uchazeč našel zaměstnání na plný úvazek a stáž tedy již nemůže absolvovat11). Uchazeč se může přihlásit současně maximálně k 10 kartám stáží. V případě, že uchazeč není na stáž vybrán, může se hlásit k dalším kartám. Ke kartě stáže se mohou přihlásit jen ti uchazeči, kteří nebyli v posledních 5 letech zaměstnanci poskytovatele stáže (platí pro hlavní pracovní poměr i pro dohodu o provedení práce a dohodu o pracovní činnosti), nejsou OSVČ (případné provozování živnosti je nutné před přihlášením ke kartě stáže přerušit) a nemají status studenta (v případě, že uchazeč před předpokládaným zahájením stáže (dle dané karty stáže) ukončí studium, uvede tuto informaci do poznámky v čestném prohlášení uchazeče o stáž). Tento údaj uchazeči čestně prohlašují při registraci do systému ASAP.
11
Tento fakt je nutné řádně doložit (potvrzení od lékaře, příslib o zaměstnání apod.).
36
Je-li stáž nabízena pro 1 stážistu, může se k dané kartě stáže přihlásit až 15 uchazečů. S počtem nabízených pozic pro stážisty roste počet uchazečů, kteří se mohou na stáž hlásit. Z tohoto počtu je vždy specifický počet míst určen pro znevýhodněné uchazeče (tj. takové, kteří jsou evidováni déle než 6 měsíců na úřadu práce, což dokládají potvrzením o evidenci na úřadu práce doloženým ve svém profilu). V případě, že je maximální počet uchazečů o stáž naplněn a má-li uchazeč o danou stáž zvýšený zájem, může si aktivovat tzv. „hlídacího psa“. Tato služba jej informuje v případě, že by se některý z přihlášených uchazečů ještě před ukončením termínu pro přihlašování ke kartě stáže z karty odhlásil. Uchazeč při přihlášení ke kartě stáže vybere všechny dokumenty, které chce k dané kartě stáže nahrát, a které tedy budou k dispozici poskytovateli stáže. Je důležité si uvědomit, že každý doložený dokument může zvýšit šance uchazeče při výběru ze strany poskytovatele. Před ukončením lhůty pro přihlašování se může uchazeč z karty stáže odhlásit. Po uplynutí termínu pro přihlašování již toto není možné.
Je vhodné, aby si uchazeč před přihlášením ke kartě stáže pečlivě prostudoval: Kartu stáže:
upřesnění pozice;
předpokládaný začátek a konec stáže;
termín, do kterého se mohou stážisté přihlašovat na stáž;
místo/a výkonu stáže (stáž může probíhat až na třech místech výkonu stáže, ani jedno z těchto míst nesmí být na stejné adrese, na které má stážista trvalé bydliště nebo kontaktní adresu; v „Dalších požadavcích na stážistu a upřesněních“ jsou uvedena případná další místa výkonu stáže včetně informace o případných služebních cestách na stáži);
cíl a náplň stáže;
upřesnění požadavků na stážistu (jazyková vybavenost, řidičský průkaz, zdravotní způsobilost apod.).
Šablonu stáže:
požadavky na stážistu (minimální úroveň a obor vzdělání, popř. vyžadovaná praxe);
detailní popis cílů stáže (popis činností, které bude stážista na stáži vykonávat).
37
Přehled všech přihlášek včetně jejich aktuálního stavu má uchazeč k dispozici v agendě „Moje přihlášky/stáže“.
Uchazeč je přihlášen ke kartě stáže
7.3
Uchazeče o stáž přihlášené ke kartě stáže po ukončení přihlašování ke kartě stáže kontroluje a schvaluje konzultant FDV (HR specialista). Tento proces obvykle trvá 7 kalendářních dní. V případě, že jsou někteří uchazeči na základě jimi doložených materiálů a údajů (životopis, certifikáty, vzdělání apod.) vyhodnoceni jako nedostatečně kvalifikovaní, jsou konzultantem FDV kontaktováni (telefonicky nebo e-mailem) a je požadováno doplnění poskytnutých informací popř. vysvětlení nejasností. V případě, že se potvrdí, že uchazeči nesplňují požadavky dané šablonou a kartou stáže, nejsou na kartě stáže schváleni. Nejčastějšími důvody k neschválení uchazeče na kartě stáže jsou:
nedodání povinných dokumentů;
uchazeč má status studenta;
uchazeč má trvalé bydliště na území Hl. m. Praha;
uchazeč nesplňuje požadovanou kvalifikaci definovanou v šabloně stáže.
Seznam schválených uchazečů je poté zpřístupněn poskytovateli stáže, který v systému ASAP vybere ze seznamu vhodné kandidáty, které pozve na osobní pohovor. Termín a místo pohovoru sdělí poskytovatel stáže uchazeči e-mailem. Uchazeči, který se přihlásil ke kartě stáže, je doporučeno, aby v systému ASAP průběžně kontroloval, zda nedošlo u dané karty ke změnám (např. změna statusu, jiné změny ze strany poskytovatele stáže).
7.4
Osobní pohovor
V případě, že má poskytovatel vážný zájem nabídnout uchazeči stáž, je uchazeč pozván poskytovatelem stáže na osobní pohovor. Poskytovatel stáže s uchazečem domluví termín osobního pohovoru (e-mailem nebo telefonicky) a v systému ASAP změní stav z „Přihlášen ke kartě stáže“ na „Pozván na pohovor“ (současně připíše termín, čas a místo konání osobního pohovoru). V případě, že se nemůže uchazeč na osobní pohovor dostavit, omluví se poskytovateli (zašle e-mail, telefonicky). Opakované nedostavení se na pohovor bez omluvy může vést k vyloučení uchazeče z projektu.
38
Není-li uchazeč pozván na pohovor, ale stále může být na pohovor pozván, je jeho status nastaven jako „Přihlášen ke kartě stáže“. Je-li přihlášený uchazeč na základě doloženého životopisu poskytovatelem odmítnut, je jeho status změněn na „Nevybrán na stáž“. Osobního pohovoru se může kromě poskytovatele stáže účastnit také zástupce FDV. Je velmi doporučeno, aby se uchazeč s poskytovatelem na pohovoru domluvili na předběžném harmonogramu stáže, který bude v případě výběru uchazeče na stáž finalizován. Uspěje-li stážista u osobního pohovoru, je vybrán na stáž. Ještě před tím, než poskytovatel zanese tuto skutečnost do systému ASAP, kontaktuje vybraného uchazeče (telefonicky nebo e-mailem) a ověří, zda jeho zájem o stáž přetrvává. Poté změní poskytovatel status uchazeče z „Pozván na pohovor“ na „Vybrán na stáž/stáž čeká na schválení“. Status ostatních nevybraných uchazečů poskytovatel změní na „Nevybrán na stáž“. Současně poskytovatel stručně vypíše důvod, proč nebyl uchazeč na stáž vybrán. Je také vhodné, aby poskytovatel uchazeče kontaktoval (telefonicky nebo e-mailem) a tuto skutečnost mu sdělil (není to ovšem povinností poskytovatele). V okamžiku, kdy je uchazeč vybrán na stáž, je spárován s poskytovatelem stáže. Stáž v tuto chvíli dostává specifické číslo a je jí přidělen konkrétní konzultant FDV. Pro usnadnění komunikace a efektivnější a rychlejší administraci projektu je vyžadováno, aby stážista uváděl specifické číslo stáže při jakémkoliv kontaktu s FDV a aby s jakýmkoliv dotazem (případně informací o změně) kontaktoval přiděleného konzultanta.
8
Stážista je vybrán na stáž
Zpravidla do 3 pracovních dnů od okamžiku, kdy je stážista spárován s poskytovatelem stáže, je stážista kontaktován přiděleným konzultantem FDV. Konzultant stážistu kontaktuje telefonicky (telefonický kontakt je podmínkou pro zahájení přípravy Smlouvy o zajištění stáže) a následně mu zasílá klíčové informace a dokumenty e-mailem. Konzultant se stážistovi představí a sdělí mu specifické číslo stáže. Zároveň stážistu požádá o neprodlené vyplnění krátkého dotazníku pro vybrané uchazeče o stáž (formulář dotazníku zašle konzultant stážistovi e-mailem) a o doložení skenu občanského průkazu (povinné). Konzultant také stážistu informuje o tom, že bude kontaktován poskytovatelem stáže za účelem sestavení závazného harmonogramu stáže. Vyplněný dotazník pro vybrané uchazeče o stáž slouží jako klíčový podklad pro přípravu Smlouvy o zajištění stáže a pro výpočet maximální výše nároků na stravné, cestovné a ubytování. Je proto vhodné, aby si stážista předem rozmyslel, zda bude proplacení výdajů na cestovné a ubytování spojených se stáží nárokovat. Bude-li stážista
39
proplacení cestovného a výdajů na ubytování nárokovat, v dotazníku přesně uvede, jakým způsobem se bude na stáž dopravovat a kde bude ubytován (včetně ceny ubytování za osobu na noc). Konzultant FDV bude požadovat sdělení těchto informací. Stážista vkládá vyplněný dotazník a sken občanského průkazu do systému ASAP do složky „Moje přihlášky/stáže“ ke stáži, u které je uveden status „Vybrán na stáž/Stáž čeká na schválení“ → Detaily → Dokumenty → Otevřít → Nový.
V okamžiku zaslání skenu občanského průkazu je přihlášení na stáž ze strany stážisty závazné. V tuto chvíli jsou zahájeny práce na přípravě Smlouvy o zajištění stáže a již tedy není možné od stáže odstoupit (například za účelem nástupu na jinou stáž). Odstoupení v této fázi je možné pouze z objektivních důvodů (např. dlouhodobější nemoc stážisty, získání zaměstnání), které musí stážista doložit relevantními dokumenty. Odstoupení od stáže z jiných než objektivních důvodů bude mít za následek vyřazení stážisty ze systému ASAP a tedy i z účasti na jakékoliv jiné stáži v rámci projektu.
Harmonogram stáže
8.1
Harmonogram stáže určuje, v jakých měsících a které dny v týdnu bude stážista docházet na stáž (včetně hodinové dotace) a kde bude v dané dny stáž probíhat. Poskytovatel stáže kontaktuje stážistu na základě výzvy od konzultanta FDV a domluví s ním přesný harmonogram stáže. Při sestavování harmonogramu musí být dodržena následující pravidla:
stáž musí být rozvržena přesně na počet hodin daných šablonou stáže (celé hodiny); stáž může začít pouze 1. nebo 15. den v kalendářním měsíci; stáž je oficiálně ukončena 14. den po posledním dni docházky na stáž; stážista musí absolvovat ve dnech docházky na stáž minimálně 4 hodiny nepřetržité stáže; do absolvovaných hodin se nezapočítává přestávka na jídlo a oddech; ke každému dni docházky musí být uvedeno místo výkonu stáže, případně rozplánována služební cesta.
Vyplněný dokument poskytovatel vloží do systému ASAP. Konzultant FDV harmonogram zkontroluje a připraví pro stážistu na všechny relevantní měsíce stáže deník stážisty (v podobě dokumentu programu MS Excel - v jednotlivých listech sešitu). Deník stážisty konzultant odešle poskytovateli stáže i stážistovi e-mailem nejpozději v den zahájení stáže. Harmonogram je klíčovým dokumentem pro podpis Smlouvy o zajištění stáže a významnější změny harmonogramu (tzn. změny, v jejichž důsledku dojde k překročení oficiálního data ukončení stáže) musí být řešeny dodatkem ke Smlouvě. Harmonogram slouží také jako podklad pro výpočet maximální výše nároků na proplacení výdajů na cestovné a ubytování stážisty, proto je důležité, aby byl domluven co nejpřesněji.
40
V případě drobných změn harmonogramu nebudou vydávány dodatky ke Smlouvě o zajištění stáže z důvodu změny maximálních částek pro nárok na proplacení výdajů na cestovné a ubytování. Harmonogram stáže je závazný a jak stážista, tak poskytovatel jsou povinni ho dodržovat. Jakékoliv změny v docházce je potřeba předem písemně nahlásit konzultantovi FDV a současně je uvést v deníku stážisty za daný měsíc.
8.2
Smlouva o zajištění stáže
Smlouvu o zajištění stáže vyhotoví konzultant FDV na základě informací a podkladů, které obdržel od poskytovatele stáže a od stážisty. Smlouva společně s přílohami stanovuje práva a povinnosti stážisty, poskytovatele stáže a FDV při realizaci stáže. Smlouva musí být stvrzena podpisem všech tří smluvních stran: stážistou, poskytovatelem stáže a FDV. Ředitel FDV nebo jím pověřená osoba podepisuje Smlouvu jako poslední a Smlouva tudíž nabývá platnosti dnem podpisu ze strany FDV. Ve Smlouvě o zajištění stáže je také zakotven nárok na proplacení stravného, výdajů na cestovné a ubytování, a to v maximálních částkách. Stážista má nárok na proplacení stravného, výdajů na cestovné a ubytování do výše těchto maximálních částek, pouze však na základě doložení vyplněného deníku stážisty (podklad pro vyplacení stravného) a originálních účetních dokladů za cestovné a ubytování. Konzultant FDV zasílá vyhotovenou Smlouvu e-mailem poskytovateli stáže a pro informaci také stážistovi (aby měl stážista dostatek času na její prostudování). Poskytovatel stáže Smlouvu vytiskne a následně je povinen kontaktovat stážistu a domluvit s ním termín schůzky k podpisu Smlouvy. Na schůzce k podpisu Smlouvy si poskytovatel stáže se stážistou potvrdí konkrétní čas nástupu stážisty na stáž. Smlouva je podepisována ve 3 originálech (1 pro stážistu, 1 pro poskytovatele a 1 pro FDV). Podepsané originály Smlouvy odešle poskytovatel stáže konzultantovi FDV poštou. Je nezbytně nutné, aby byla Smlouva (podepsaná poskytovatelem i stážistou) doručena konzultantovi FDV nejpozději jeden den před datem zahájení stáže. Obsahuje-li Smlouva všechny náležitosti, zajistí konzultant FDV podepsání Smlouvy ředitelem FDV nebo jím pověřenou osobou. Smlouvu podepsanou všemi třemi smluvními stranami zasílá spolu s průvodním dopisem následně konzultant FDV doporučeně poštou stážistovi i poskytovateli stáže. Nejpozději v den zahájení stáže zasílá konzultant FDV stážistovi i poskytovateli stáže emailem připravený deník stážisty a také „Klíčové informace o průběhu stáže“. Tyto informace jsou k dispozici v následujících kapitolách manuálu, přehledně pak v příloze 6 tohoto manuálu.
41
K datu zahájení stáže přechází stáž do fáze „Probíhající stáž“.
Probíhající stáž
9
Poskytovatel stáže, mentor i stážista mají povinnost spolupracovat s FDV po celou dobu realizace stáže. Nesoučinnost může být podle Smlouvy o zajištění stáže považována za důvod k ukončení stáže. V případě, že se stážista dozví o skutečnosti, která z jeho strany nebo ze strany poskytovatele mění podmínky stáže nebo Smlouvu o zajištění stáže, musí být o této změně neprodleně informovány zbývající dvě smluvní strany (především konzultant FDV). Takovými skutečnostmi může být:
změna harmonogramu stáže (je nutné sepsat dodatek ke Smlouvě);
změna mentora (je nutné sepsat dodatek ke Smlouvě);
změna trvalého bydliště stážisty na území Hl. m. Praha (stáž je nutné ukončit);
změna čísla účtu stážisty (tuto změnu musí stážista neprodleně nahlásit e-mailem, jinak si FDV vyhrazuje právo výdaje za cestovné příp. ubytování stážistovi neuhradit)
jakákoliv další změna, která má vliv na realizaci stáže a je v rozporu se Smlouvou o zajištění stáže nebo s příslušnými manuály a metodikami.
Stáž musí probíhat v souladu s příslušnou šablonou a kartou stáže a v souladu se Smlouvou o zajištění stáže. Především musí být splněna tato kritéria:
musí být dodržena práva a povinnosti poskytovatele stáže, mentora, stážisty a FDV;
stáž musí probíhat tak, aby byla pro stážistu přínosem;
stážista musí v průběhu realizace stáže vykonat všechny činnosti uvedené v cílech šablony stáže (činnosti musí být na stáži vykonány prakticky, nikoliv pouze teoreticky); porušení tohoto pravidla může vést k předčasnému ukončení stáže a v důsledku také k neproplacení nákladů spojených s realizací stáže poskytovateli, resp. výdajů stážistovi, nevydání certifikátu apod.12;
12
Pokud není z objektivních důvodů možné, aby stážista vykonal všechny činnosti uvedené v šabloně stáže (např. spadá-li mezi činnosti stáže roční uzávěrka, kterou ale nelze provést v období realizace stáže), musí být s jejich výkonem stážista alespoň teoreticky seznámen a tuto skutečnost uvést v deníku stážisty.
42
stáž musí probíhat v souladu s časovým harmonogramem, který je přílohou Smlouvy o zajištění stáže;
mentor musí vykonávat činnosti, které mu přisuzuje šablona stáže;
poskytovatel musí stážistovi poskytnout materiální a technické zabezpečení stáže a specifika pro danou typovou pozici, které stanovuje šablona stáže, respektive karta stáže;
stážista a poskytovatel stáže musí plnit povinnosti, které jim stanovují aktuální manuály a metodiky (Manuál pro stážistu, Manuál pro poskytovatele stáží, Metodika kontrol atd.).
Výsledky a produkty činnosti stážisty na stáži (např. zdrojový kód) jsou i po skončení stáže majetkem společnosti poskytovatele. Jakékoli nedodržení práv a povinností vyplývajících ze Smlouvy o zajištění stáže je stážista i poskytovatel stáže povinen neprodleně nahlásit konzultantovi FDV. V případě hrubého porušení Smlouvy o zajištění stáže ze strany stážisty nemusí být ze strany FDV proplacena za stážistu poskytovateli fixní částka za realizovanou stáž v plné výši. FDV by v takovém případě uhradil poskytovateli pouze poměrnou část fixních nákladů do okamžiku, kdy byla stáž z důvodu hrubého porušení ze strany stážisty přerušena (a to pouze za předpokladu, že bude stážista s FDV spolupracovat). Porušení pravidel projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ znamená vyloučení z tohoto projektu i z projektu „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání“, jehož realizátorem je rovněž FDV.
9.1
Zahájení stáže
Stáž může být oficiálně zahájena pouze 1. nebo 15. den v kalendářním měsíci. V praxi však stážista nastupuje na stáž v den, na kterém se s poskytovatelem domluvili v harmonogramu stáže. Tento den se tedy nemusí shodovat s 1. nebo 15. dnem kalendářního měsíce, musí se ale shodovat s předem stanoveným harmonogramem. Např. začíná-li stáž 1. den v měsíci, který připadá na pondělí, ale stážista podle harmonogramu dochází na stáž pouze v úterý a ve středu, dostaví se stážista na stáž poprvé v úterý, tedy 2. den v kalendářním měsíci.
43
9.1.1 Vstupní zdravotní prohlídka, očkování Stážista podpisem Smlouvy o zajištění stáže mimo jiné čestně prohlašuje, že je zdravotně způsobilý k výkonu stáže. V případě, že stáž probíhá na pracovišti, na kterém jsou vykonávány práce spadající do kategorie rizikových prací (dle vyhlášky č. 432/2003 Sb., kterou se stanoví podmínky pro zařazování prací do kategorií, limitní hodnoty ukazatelů biologických expozičních testů, podmínky odběru biologického materiálu pro provádění biologických expozičních testů a náležitosti hlášení prací s azbestem a biologickými činiteli), má poskytovatel stáže povinnost zajistit stážistovi nejpozději 1. den nástupu na stáž zdravotní prohlídku u svého podnikového lékaře. Stážista je povinen zdravotní prohlídku podstoupit. V případě, že poskytovatel stáže nedisponuje podnikovým lékařem, zajistí si stážista vstupní prohlídku u svého lékaře. Zařazení pracoviště poskytovatele do kategorie rizikových prací musí poskytovatel stáže doložit konzultantovi FDV kopií rozhodnutí orgánu ochrany veřejného zdraví. Doloží-li poskytovatel stáže tento doklad a jsou-li splněny všechny podmínky, které vyplývají ze Smlouvy o zajištění stáže a z tohoto manuálu, budou stážistovi výdaje za vstupní zdravotní prohlídku proplaceny ze strany FDV. Nárok na proplacení výdajů na vstupní zdravotní prohlídku musí být zakotven ve Smlouvě o zajištění stáže. Pokud je zákonem stanoveno povinné očkování, proplácí FDV v tomto případě stážistovi také výdaje za očkování (postup je stejný jako v případě zdravotní prohlídky). Výdaje za vstupní zdravotní prohlídku/očkování jsou stážistovi propláceny na základě předložení příslušného originálního dokladu dokládajícího vynaložení výdajů na vstupní zdravotní prohlídku/očkování, a to převodem na bankovní účet stážisty. Originál dokladu předkládá stážista připevněný k Průvodnímu listu účetního dokladu za vstupní zdravotní prohlídku (k dispozici v systému ASAP) v prvním kalendářním měsíci stáže spolu s deníkem stážisty a doklady za cestovné a ubytování (pokud tyto výdaje stážista nárokuje). Výdaje za vstupní zdravotní prohlídku/očkování jsou uznatelné (a stážista je tedy může nárokovat), pokud byly vynaloženy po datu osobního pohovoru. V případě, že poskytovatel stáže vyžaduje zdravotní prohlídku nadstandardně (tzn., její povinnost nevyplývá z režimu pracoviště poskytovatele dle vyhlášky č. 432/2003 Sb.), je na domluvě stážisty a poskytovatele, kdo z nich bude tuto prohlídku hradit.
9.1.2 Vstupní evaluační dotazník Stážista do 7 pracovních dnů od zahájení stáže elektronicky osobně vyplní a vloží do systému ASAP (do složky Moje přihlášky/stáže) vstupní evaluační dotazník, který je k dispozici v systému ASAP (Dokumenty pro uchazeče).
44
Stážista je povinen odpovědět na všechny otázky, které jsou v dotazníku uvedeny, a tam, kde je vyžadován komentář, uvést stručné odůvodnění. Evaluační dotazníky slouží k monitoringu kvality poskytovaných stáží. Odpovědným vyplněním dotazníku stážista přispěje k efektivnímu nastavení systému poskytování stáží. Poskytovatel stáže vyplněný evaluační dotazník stážisty v systému ASAP nevidí. Vstupní evaluační dotazník má povinnost vyplnit a včas odevzdat i poskytovatel stáže. Konzultant FDV oba vstupní evaluační dotazníky vyhodnotí. V případě, že by vyšlo najevo, že stáž neprobíhá v souladu s uzavřenou Smlouvou o zajištění stáže, bude konzultant FDV kontaktovat stážistu či poskytovatele stáže a žádat nápravu.
Změny v realizaci stáže
9.2
Obecně platí pravidlo, že změnu, která souvisí s realizací stáže, hlásí ten, na jehož straně změna vznikla. Změnu je třeba hlásit předem a písemně zbývajícím dvěma smluvním stranám. Stážista je tedy povinen o všech změnách, které souvisí s realizací stáže, předem písemně informovat konzultanta FDV a mentora stáže. V případě změny v docházce na stáž je dostačující, když stážista předem písemně informuje mentora stáže, který má povinnost informovat konzultanta FDV - více viz kapitola 9.2.1.
Za změnu v realizaci stáže se považuje např.:
změna v docházce na stáž (více viz kapitola 9.2.1) změna trvalého bydliště změna kontaktních údajů změna bankovního spojení změna vstupních podmínek umožňujících účast v projektu (např. získání statusu studenta, získání trvalého bydliště v hl. m. Praze, založení živnosti apod.)
Řádně nahlášená změna vstupních podmínek je důvodem k předčasnému ukončení stáže z objektivních důvodů – více viz kapitola 10.1. Neoznámení změny vstupních podmínek je klasifikováno jako hrubé porušení pravidel projektu. V takovém případě může být proplacení fixních nákladů na stáž v plné výši požadováno po samotném stážistovi.
9.2.1 Změny v docházce na stáž Stážista má povinnost řídit se harmonogramem stáže, který je přílohou Smlouvy o zajištění stáže. Jakoukoli změnu v docházce na stáž oproti harmonogramu (např. náhlý zdravotní problém, nemoc, návštěva lékaře) je stážista povinen předem (nebo jakmile je to možné)
45
písemně hlásit mentorovi stáže, který změnu neprodleně písemně nahlásí konzultantovi FDV. Mentor/poskytovatel stáže je povinen předem písemně hlásit všechny změny v docházce na stáž (změny ze strany stážisty i změny ze strany poskytovatele) oproti harmonogramu konzultantovi FDV. Za změnu v docházce je považována zejména: změna dne docházky na stáž, změna hodinové dotace v daný den a změna místa výkonu stáže pro daný den. Stážista musí v průběhu stáže absolvovat přesně stanovený počet hodin stáže, který je uvedený v šabloně stáže. Není proto přípustné, aby se poskytovatel se stážistou domluvili na tom, že dostane stážista „volno“ bez náhrady docházky. Docházku na stáž vyplňuje stážista průběžně do deníku stážisty (viz kapitola 4.1.3). Vyplňování deníku stážisty je klíčové pro přiznání nároku na proplacení stravného a výdajů na cestovné a ubytování. V případě, že se docházka neshoduje s plánovaným harmonogramem, je stážista povinen uvést důvod nesouladu (tato změna ale zároveň musí být nahlášena konzultantovi FDV ještě před jejím uskutečněním).
9.2.1.1 Změny v docházce ze strany stážisty Jakoukoliv změnu v docházce stážisty (např. náhlý zdravotní problém, nemoc, návštěva lékaře) je stážista povinen předem (nebo jakmile je to možné) písemně (emailem) hlásit mentorovi stáže. V odůvodněných případech (například pokud není konzultant FDV předem informován o absenci stážisty na stáži) může FDV požadovat od stážisty doložení potvrzení o návštěvě lékaře/nemoci od lékaře. V případě, že se stážista bez udání důvodu nedostaví na stáž, musí poskytovatel stáže o této skutečnosti neprodleně a písemně informovat konzultanta FDV. V případě změny v docházce oproti harmonogramu se poskytovatel stáže domluví se stážistou na přesunu docházky na stáž na jiný den (pro tyto účely je v harmonogramu připravena dvoutýdenní rezerva na konci stáže) a tuto skutečnost oznámí konzultantovi FDV písemně (e-mailem) – v e-mailu bude uvedeno, ze kterých dní přesně byla docházka přesunuta na které jiné dny, včetně časové dotace v daných dnech a místa výkonu stáže. I v tomto případě je nutné dodržet pravidlo, že docházka na stáž musí představovat v daný den minimálně 4 hodiny nepřetržité stáže. V případě, že bude v důsledku přesunu docházky přesažen termín ukončení stáže, sepíše konzultant FDV dodatek ke Smlouvě. Dojde-li ke změně docházky oproti harmonogramu, nevzniká stážistovi automaticky nárok na proplacení výdajů za cestovné, ubytování a stravné dle aktuální docházky. Proplacení těchto
46
výdajů je posuzováno a schvalováno individuálně konzultantem FDV s ohledem na limity stanovené ve Smlouvě o zajištění stáže.
9.2.1.2 Změny v docházce ze strany mentora O změně, která nastane, musí mentor/poskytovatel stáže předem písemně informovat stážistu a konzultanta FDV. Změny, které nemají vliv na Smlouvu o zajištění stáže: krátkodobá absence mentora – např. návštěva u lékaře (mentor by měl tyto absence plánovat, pokud mu to situace dovoluje, mimo harmonogram stáže;) stáž může pokračovat bez přerušení, zastoupí-li mentora osoba, která má odbornost v daném oboru (i v tomto případě je ale nutné písemně předem informovat konzultanta FDV); není-li k dispozici osoba, která by mentora mohla zastoupit, musí se stáž v daných dnech zrušit a naplánovat na jiné dny v termínu realizace stáže – o této změně musí být informován konzultant FDV písemně (e-mailem), tj. poskytovatel stáže uvede, na které dny byla stáž přesunuta, kolik hodin bude stážista v těchto dnech na stáž docházet a kde bude stáž probíhat; Změny, které mají vliv na Smlouvu o zajištění stáže:
jedná se nejčastěji o tyto případy:
změna mentora stáže (v případě, že má poskytovatel jiného odborníka, který je schopen zajistit požadovanou kvalitu stáže a splňuje podmínky dané šablonou stáže);
změna termínu ukončení stáže (v případě, že poskytovatel nemá jiného odborníka, který je schopen zajistit požadovanou kvalitu stáže a splňuje podmínky dané šablonou stáže);
v důsledku těchto změn je nutné sepsat dodatek ke Smlouvě o zajištění stáže (dodatek sepisuje konzultant FDV); konzultant FDV vždy poskytovatele stáže informuje o krocích, které jsou nezbytné k sepsání dodatku ke Smlouvě;
Změny s negativním vlivem na průběh realizace stáže
jedná se o změny, v jejichž důsledku není možné stáž nadále realizovat a je potřeba ji předčasně ukončit;
47
ze strany poskytovatele stáže může nastat taková změna v případě, že poskytovatel již nedisponuje mentorem ani jinou osobou, která by ho mohla zastoupit (např. rozvázání pracovního poměru, dlouhodobá nemoc apod.).
Přehled administrativních povinností prováděných stážistou
9.3
Jak již bylo uvedeno v kapitole 4, má stážista povinnost na konci každého kalendářního měsíce vykonat administrativní činnosti, na základě kterých mu může být přiznáno stravné a proplaceny výdaje za cestovné a ubytování. Podrobný popis činností je uveden ve výše zmíněné kapitole. Níže je uveden pouze stručný přehled klíčových administrativních činností: Činnost
Důvod
Termín odevzdání
vyplnění deníku stážisty
klíčové pro vyplacení stravného a uznávání dokladů za cestovné a ubytování
do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, za který je deník předkládán
vyplnění tabulky cestovních dokladů
klíčové pro proplacení výdajů za cestovné
do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, za který jsou cestovní doklady předkládány
stážista předá vyplněnou tabulku cestovních dokladů poskytovateli stáže
vyžádání originálu účetního dokladu od poskytovatele ubytování (příp. také dokladu o jeho zaplacení stážistou)
klíčové pro proplacení výdajů za ubytování
do konce kalendářního měsíce, za který je doklad za ubytování vystaven
stážista originál účetního dokladu přiloží k průvodnímu listu účetního dokladu za ubytování
vyplnění průvodního listu účetního dokladu za ubytování
klíčové pro vyplacení výdajů za ubytování
do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, za který je doklad za ubytování vystaven
stážista předá účetní doklad s průvodním listem poskytovateli stáže
podpis a odeslání distribučního seznamu
klíčové pro zaslání stravenek
společně s deníkem stážisty za daný kalendářní měsíc
stážista předá podepsaný distribuční seznam poskytovateli stáže
Akce stážista předá podepsaný vytištěný deník poskytovateli stáže stážista vloží dokument v elektronické podobě do systému ASAP
Průběžný evaluační dotazník
9.4
Průběžný evaluační dotazník je vyplňován pravidelně po 30 dnech stáže. Znamená to, že průběžné evaluační dotazníky jsou vyplňovány:
u stáží začínajících 1. den v měsíci do 30. dne daného měsíce (popř. posledního dne kalendářního měsíce);
48
u stáží začínajících 15. den v měsíci do 14. dne následujícího kalendářního měsíce.
Průběžné evaluační dotazníky vkládá stážista do systému ASAP (do složky Moje přihlášky/stáže) vždy do 3 pracovních dnů po skončení daného období. Formuláře pro průběžné evaluační dotazníky jsou k dispozici v systému ASAP v dokumentech pro uchazeče. Stážista je povinen odpovědět na všechny otázky, které jsou v dotazníku uvedeny, a tam, kde je vyžadován komentář, uvést stručné odůvodnění. Evaluační dotazníky slouží k monitoringu kvality poskytovaných stáží. Odpovědným vyplněním dotazníku stážista přispěje k efektivnímu nastavení systému poskytování stáží. Průběžný evaluační dotazník má povinnost vyplnit a včas odevzdat i poskytovatel stáže. Konzultant FDV oba evaluační dotazníky vyhodnotí. V případě, že by vyšlo najevo, že stáž neprobíhá v souladu s uzavřenou Smlouvou o zajištění stáže, může konzultant FDV iniciovat kontrolu na místě. Průběžný evaluační dotazník se nevyplňuje za poslední měsíc realizované stáže. Evaluaci posledního měsíce obsahuje závěrečný evaluační dotazník. V případě, že stáž trvá pouze 1 měsíc, nevyplňuje stážista ani poskytovatel stáže průběžný evaluační dotazník, ale pouze vstupní a závěrečný evaluační dotazník.
Závěrečná fáze stáže
10
10.1 Ukončení stáže Oficiální datum ukončení stáže je uvedeno v harmonogramu stáže, který je přílohou Smlouvy o zajištění stáže. Upravit toto datum je možné pouze se souhlasem FDV (vyhotovením dodatku ke Smlouvě). Podmínky ukončení stáže jsou stanoveny ve Smlouvě. Stáž může být podle Smlouvy o zajištění stáže ukončena dvojím způsobem: řádně ukončená stáž o
stáž, kdy všichni účastníci naplní veškeré povinnosti vyplývající ze Smlouvy o zajištění stáže a jejích příloh;
o
dle Smlouvy o zajištění stáže je stáž považována za řádně ukončenou naplněním hodinové dotace stáže (poté je již možné stážistu u poskytovatele stáže zaměstnat);
předčasně ukončená stáž:
49
o
ukončení stáže z objektivních důvodů (např. stážista si našel práci na plný úvazek, stážista získal status studenta, stážista získal trvalé bydliště na území Hl. m. Prahy, společnost poskytovatele zanikla): -
o
tyto objektivní důvody je nutné doložit (např. potvrzením o studiu, potvrzením od budoucího zaměstnavatele apod.); stáž je předčasně ukončena dodatkem ke Smlouvě, který vyhotoví konzultant FDV a podepíší jej všechny tři smluvní strany; výdaje/náklady jsou pak uhrazeny jak stážistovi, tak poskytovateli poměrně k počtu dnů řádně realizované stáže.
ukončení stáže z důvodu pochybení některé ze smluvních stran (poskytovatel, stážista nebo FDV nedodrželi náležitosti plynoucí ze Smlouvy o zajištění stáže a jejích příloh). -
-
V takovém případě se posuzuje, na čí straně bylo pochybení. Bylo-li pochybení na straně poskytovatele, jsou ze strany FDV stážistovi proplaceny výdaje za cestovné, ubytování a stravné za dny realizované stáže. Poskytovateli nebudou v takovém případě proplaceny fixní náklady na stáž, nebude mu umožněno vypsat další kartu stáže a mohou mu být ukončeny i ostatní jeho probíhající stáže. Bylo-li pochybení na straně stážisty, jsou fixní náklady na stáž poskytovateli proplaceny ze strany FDV poměrně (dle počtu skutečně realizovaných, konzultantem FDV schválených hodin stáže). Stážista nemá v takovém případě nárok na vydání certifikátu a nebudou mu proplaceny výdaje spojené se stáží (ty, které mu dosud nebyly ze strany FDV uhrazeny). Pokud spolu smluvní strany komunikují, je stáž ukončena dodatkem ke Smlouvě. Pokud spolu smluvní strany nekomunikují, je stáž ukončena odstoupením od Smlouvy jedné ze smluvních stran. Odstoupení od Smlouvy o zajištění stáže se vždy provádí písemnou formou a oznamuje se všem zúčastněným stranám.
Odstoupí-li stážista od Smlouvy z objektivních důvodů, které řádně doložil, je možné, aby se v případě, že důvody pro předčasné ukončení stáže opět pominou, přihlásil na novou stáž. Tuto možnost (tedy přihlásit se na stáž znovu v případě, že byla předchozí stáž ukončena stážistou z objektivních důvodů) má však stážista pouze jednou. Stážista může absolvovat v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ pouze jednu stáž. Toto neplatí pouze tehdy, pokud stáž nebyla dokončena z důvodu překážek/pochybení na straně poskytovatele stáže. V takovém případě bude stážistovi umožněno přihlásit se na novou stáž. Do 3 pracovních dnů od posledního dne docházky na stáž je stážista vždy (tj. v případě řádného i předčasného ukončení stáže) povinen předat mentorovi deník stážisty za poslední měsíc stáže, tabulku cestovních dokladů, případně doklad za ubytování dle pravidel uvedených výše. Stravenky za poslední měsíc stáže (nebo jeho část) jsou zaslány přímo
50
stážistovi (má-li na ně nárok). Stážista i poskytovatel jsou také povinni vyplnit závěrečný evaluační dotazník a vložit jej do systému ASAP.
10.2 Závěrečný evaluační dotazník Nejpozději do 3 pracovních dnů od posledního dne docházky na stáž je stážista povinen vyplnit a vložit do systému ASAP (do složky Moje přihlášky/stáže) závěrečný evaluační dotazník (obsahuje evaluaci posledního měsíce a celkové zhodnocení stáže). Formulář je k dispozici v systému ASAP. Závěrečný evaluační dotazník má povinnost vyplnit a včas odevzdat i poskytovatel stáže. Konzultant FDV oba závěrečné evaluační dotazníky vyhodnotí a přistoupí k uzavření dané stáže.
10.3 Vyhodnocení stáže Po ukončení stáže jsou konzultantem FDV překontrolovány všechny dokumenty (zejména deník stážisty, doklady za cestovné a ubytování za poslední měsíc stáže a závěrečný evaluační dotazník) a stáž je celkově vyhodnocena. Je-li realizovaná stáž ukončena řádně a jsou-li všechny dokumenty v pořádku, je poskytovatel stáže kontaktován konzultantem FDV (e-mailem) s výzvou k vystavení faktury za fixní náklady na stáž (ve výši dané šablonou stáže). Faktura je vystavena stážistovi, který ji dále postupuje FDV (viz níže).
10.4 Úhrada fixních nákladů na stáž Dle Smlouvy o zajištění stáže vystaví po ukončení stáže poskytovatel stážistovi fakturu za fixní náklady na stáž. Originál faktury spolu s jednou prostou kopií faktury a prázdným formulářem „Žádosti o úhradu fixních nákladů na stáž“ (viz příloha 7 tohoto manuálu) zašle poštou/osobně předá poskytovatel stážistovi nejpozději do 3 pracovních dní od data vystavení. V opačném případě si FDV vyhrazuje právo nedodržet datum splatnosti faktury; současně ani FDV, ani stážistovi nevzniká povinnost uhradit sankce za nezaplacení faktury do data splatnosti. Stážista po obdržení faktury vyplní Žádost o úhradu fixních nákladů na stáž, která je součástí zásilky od poskytovatele (je také k dispozici v systému ASAP). Kopii faktury spolu s originálem žádosti o úhradu fixních nákladů na stáž stážista odešle konzultantovi FDV doporučeně poštou. Kopie faktury spolu s žádostí o úhradu fixních nákladů na stáž musí být doručena na FDV nejpozději 10 pracovních dní před datem splatnosti faktury. Je-li úhrada nárokována řádně a včas, uhradí Fond dalšího vzdělávání za stážistu poskytovateli stáže náklady na stáž, a to v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání
51
praxí“, který je spolufinancován z Operačního programu Vzdělání pro konkurenceschopnost (OP VK). V opačném případě, tj. není-li kopie faktury spolu s žádostí o úhradu fixních nákladů na stáž doručena stážistou na FDV nejpozději 10 pracovních dní před datem splatnosti faktury, popř. vykazuje-li žádost o úhradu fixních nákladů na stáž hrubé nedostatky, nemá FDV povinnost fakturu proplatit a náklady na stáž mohou být nárokovány na samotném stážistovi.
10.5 Certifikát Je-li stáž ukončena řádně, obdrží stážista certifikát o absolvování stáže (Europass). Je-li stáž ukončena předčasně z důvodu pochybení poskytovatele, obdrží stážista certifikát v případě, že odchodil minimálně 90 % hodinové dotace stáže. Je-li stáž ukončena předčasně z důvodu pochybení stážisty, není certifikát stážistovi vydán. Certifikát je cca týden před posledním dnem docházky na stáž zasílán e-mailem poskytovateli stáže. Poskytovatel certifikát doplní, vytiskne, zajistí podpis statutárního zástupce, mentora stáže a stážisty a takto podepsaný certifikát odešle společně s deníkem stážisty a dokumenty za cestovné a ubytování za poslední měsíc stáže poštou konzultantovi FDV. Po podpisu certifikátu ze strany FDV je po ukončení stáže a v případě splnění všech náležitostí stážistou (včetně doručení Distribučního seznamu dokládajícího převzetí stravenek za všechny měsíce stáže včetně posledního) certifikát zaslán stážistovi na kontaktní adresu.
Kontrola realizace stáže
11
V průběhu celého procesu stáží probíhají ze strany FDV intenzivní kontrolní mechanismy, které mají zajistit kontrolu plnění cílů projektu. Cílem kontrol realizace stáží je ověřit, zda stáže probíhají v souladu se Smlouvou o zajištění stáže, šablonou a kartou stáže a případně včas identifikovat nedostatky, které by mohly ovlivnit úspěšnou realizaci stáží. Detailní informace o kontrolách jsou k dispozici v Metodice kontrol (dostupná v systému ASAP).
Kontrolní činnost má dvě formy:
administrativní – monitoring dokumentů předkládaných stážistou a poskytovatelem stáže, případně telefonické hovory se stážistou a poskytovatelem stáže.
fyzickou – kontrola na místě – fyzická kontrola stážisty a poskytovatele stáže v sídle poskytovatele, případně jiném místě (např. kontrola ubytování stážisty, které je mu v rámci projektu propláceno). Kontroly mohou být předem hlášené i nehlášené,
52
kontrola může proběhnout opakovaně. V průběhu kontroly na místě mohou být kontrolovány výstupy stáže například pořizováním fotografií, printscreen a podobně. Na základě vyhodnocení výsledků kontrol jsou hrazeny stážistovi výdaje spojené se stáží. Dle časového hlediska se rozlišují tři druhy kontrol:
předběžná kontrola – probíhá před podpisem Smlouvy, jedná se o kombinaci kontroly administrativní a fyzické, která vychází z vyhodnocení vstupních dokumentů předkládaných poskytovatelem a uchazečem o stáž a která zároveň zahrnuje možnost účasti členů realizačního týmu na osobních pohovorech;
průběžná kontrola – probíhá po podpisu Smlouvy a zahájení realizace stáže, jedná se o kombinaci kontroly administrativní a fyzické, vychází z podnětů konzultanta FDV, z vyhodnocení evaluačních dotazníků odevzdávaných v měsíčních intervalech stážistou a poskytovatelem stáže a dalších pravidelně dokládaných dokumentů;
následná kontrola – probíhá po ukončení realizace stáže, na základě vyhodnocení evaluací, tj. zhodnocení průběhu stáže poskytovatelem stáže i stážistou a předložených dokumentů (např. faktury). Po jejím ukončení budou proplaceny fixní náklady na stáž.
Nejčastějším pochybením při kontrolách stáže je nehlášená absence stážisty v místě výkonu stáže uvedeném v harmonogramu. Absence stážisty musí být vždy nahlášena předem konzultantovi dané stáže (zpětné nahlášení absence je porušením ustanovení Smlouvy o zajištění stáže). Pokud FDV nebyla sdělena informace o absenci stážisty na stáži, jedná se o porušení Smlouvy ze strany poskytovatele i ze strany stážisty (viz kapitola 9.2.2). Pro případy nehlášené kontroly je nutné mít na stáži stále k dispozici výstupy aktivit stážisty, vést evidenci jeho docházky a předložit ji ke kontrole (ideálně, je-li to možné, začlenit stážistu do docházkového systému poskytovatele). Porušení Smlouvy v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ vede k vyloučení nejen z tohoto projektu, ale také z projektu „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání“, reg. č. CZ.1.04/2.1.00/99.00001, jehož realizátorem je rovněž FDV.
12
Odkazy a kontakty
Více informací o projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ je zveřejněno na www.stazevefirmach.cz.
53
Pro zodpovězení konkrétních dotazů je přednostně vyžadováno, aby stážista kontaktoval přiděleného konzultanta. V případě, že konzultant není ze závažných důvodů dostupný, je možné využít přímého kontaktu s jinými konzultanty FDV:
13
[email protected];
informační linka 800 779 977 – dostupná v pracovních dnech od 9 do 16 hod.
Přílohy
Příloha 1 – Deník stážisty Příloha 2 – Deník stážisty – příklad Příloha 3 – Tabulka cestovních dokladů Příloha 4 – Tabulka cestovních dokladů – příklad Příloha 5 – Průvodní list účetního dokladu za ubytování Příloha 6A – Schéma podpisu Smlouvy o zajištění stáže Příloha 6B – Schéma procesu stáží začínajících 1. den v měsíci Příloha 6C – Schéma procesu stáží začínajících 15. den v měsíci Příloha 7 – Žádost o úhradu fixních nákladů na stáž Příloha 8A – Příloha č. 1 Smlouvy – Čestné prohlášení, souhlas mentora s metodickým vedením stáže a s poskytnutím a zpracováním osobních údajů (mentor – zaměstnanec) Příloha 8B – Příloha č. 1 Smlouvy – Čestné prohlášení, souhlas mentora s metodickým vedením stáže a s poskytnutím a zpracováním osobních údajů (mentor – OSVČ) Příloha 8C – Příloha č. 1 Smlouvy – Čestné prohlášení, souhlas mentora s metodickým vedením stáže a s poskytnutím a zpracováním osobních údajů (mentor – člen statutárního orgánu společnosti) Příloha 9 – Čestné prohlášení uchazeče
54
Příloha 3
Tabulka cestovních dokladů Tabulka cestovních dokladů slouží k přehledné organizaci a celkové kompletaci cestovních dokladů. Cestovní doklady stážista průběžně připevňuje za roh sešívačkou (tak, aby nedošlo k zakrytí obsahu jízdenky) nebo lepí lepidlem do příslušného pole k danému datu. Doklady NESMÍ být přeložené a NESMÍ se překrývat. Vyplněnou tabulku cestovních dokladů stážista předá do 3 pracovních dnů od konce předchozího kalendářního měsíce mantorovi stáže, který ji odešle do 3 pracovních dnů od převzení na FDV spolu s dalšími dokumenty. Stránku pro organizaci cestovních dokladů si stážista vytiskne (kopíruje) tolikrát, kolikrát ji pro evidenci cestovních dokladů za aktuální kalendářní měsíc potřebuje. V případě, že stážista zakoupil časový kupon nebo průkazku na MHD, připevňuje do tabulky doklad o zaplacení (doklad musí být vystaven na jeho jméno, popř. musí být jinak prokázáno, že zakoupený kupon náleží stážistovi) a kopii průkazky na MHD popř. časového kuponu (více viz Manuál pro stážistu). Vyplní stážista:
STÁŽISTA Jméno, příjmení, titul: Číslo stáže:
CESTOVNÍ DOKLADY Cestovní doklady za období: Celková hodnota přiložených cestovních dokladů: Stážista nárokuje k proplacení:
Podpis stážisty: Datum: V případě nezletilosti stážisty bude uvedeno jméno a podpis zákonného zástupce stážisty. Jméno a podpis zákonného zástupce: Datum: Vyplní FDV: Číslo jednací: Schválil konzultant:
Schválil finanční manažer: Datum:
Datum:
Poznámky:
Poznámky:
Celkem k proplacení (schválil FM): Fond dalšího vzdělávání, Na Maninách 20, 170 00 Praha 7, Tel.: 277 277 070, http://fdv.mpsv.cz IČO: 00405698, č. účtu: 33531641/0100
Datum
Cesta na stáž (popř. zpáteční jízdenka)
Cesta ze stáže
R
O
VZ
R
O
VZ
Příloha 5
Průvodní list účetního dokladu za ubytování Originál účetního dokladu za ubytování předává stážista spolu s průvodním listem účetního dokladu za ubytování do 3 pracovních dnů od konce daného kalendářního měsíce mentorovi stáže, který zašle originál účetního dokladu i průvodní list účetního dokladu za ubytování do 3 pracovních dnů od převzetí od stážisty konzultantovi FDV spolu s dalšími dokumenty. V případě předkládání více dokladů musí být doklady seřazené chronologicky (od nejstaršího po nejnovější doklad) a s průvodním listem účetního dokladu za ubytování sešité sešívačkou. Vyplní stážista:
STÁŽISTA Jméno, příjmení, titul: Číslo stáže: UBYTOVÁNÍ Ubytování za období: Přílohy:
Číslo originálu účetního dokladu za ubytování
Výše dokladu v Kč
Celková výše účetních dokladů:
Podpis stážisty: Datum: V případě nezletilosti stážisty bude uvedeno jméno a podpis zákonného zástupce stážisty. Podpis zákonného zástupce: Datum: Vyplní FDV: Číslo jednací: Schválil konzultant:
Schválil finanční manažer: Datum:
Datum:
Poznámky:
Poznámky:
Výše uznaných nákladů:
Fond dalšího vzdělávání, Na Maninách 20, 170 00 Praha 7, Tel.: 277 277 070, http://fdv.mpsv.cz IČO: 00405698, DIČ: CZ00405698, č. účtu: 33531641/0100
Příloha 6A
Stážista (uchazeč o stáž)
Konzultant FDV
Poskytovatel stáže
Schéma podpisu Smlouvy o zajištění stáže Konzultant FDV pošle stážistovi (uchazeči) dotazník pro uchazeče o stáž: - žádost o zaslání skenu občanského průkazu - informace o ubytování a cestovném - žádost o zaslání čísla účtu. Konzultant FDV současně kontaktuje poskytovatele stáže a požádá ho o: - zaslání harmonogramu stáže do 2 pracovních dnů - potvrzení kontaktní osoby a mentora - kontrolu, zda nedošlo k přečerpání limitu podpory malého rozsahu (de-minimis). Poskytovatel stáže kontaktuje stážistu za účelem domluvení závazného harmonogramu stáže (tzn. rozpis docházky na stáž). Poté vloží harmonogram spolu s dalšími dokumenty do systému ASAP.
Stážista (uchazeč) pošle e-mailem konzultantovi FDV ve lhůtě 2 pracovních dnů elektronicky vyplněný dotazník pro uchazeče o stáž spolu se skenem občanského průkazu.
Stážista (uchazeč) domlouvá s poskytovatelem stáže harmonogram stáže. Konzultant FDV připraví Smlouvu o zajištění stáže. Dokument pošle jako PDF e-mailem poskytovateli stáže. Poskytovatel stáže 3 x tiskne Smlouvu o zajištění stáže, kontaktuje stážistu a domluví s ním schůzku k podpisu smlouvy.
Stážista (uchazeč) je pozván na schůzku k podpisu smlouvy do pracoviště poskytovatele.
Poskytovatel a stážista (uchazeč): - podepíší Smlouvu o zajištění stáže - potvrdí si podle harmonogramu přesné datum nástupu stážisty na stáž.
Poskytovatel stáže zasílá všechny 3 originály smlouvy doporučeně poštou konzultantovi FDV. Konzultant FDV: - zajistí podpis smlouvy ze strany FDV - zanáší poskytovatele do registru de-minimis - odesílá po jednom originálu smlouvy doporučeně poštou poskytovateli stáže i stážistovi. Stážista (uchazeč) obdrží doporučeně poštou originál podepsané Smlouvy o zajištění stáže.
Poskytovatel stáže obdrží doporučeně poštou originál podepsané Smlouvy o zajištění stáže.
Příloha 6B
Termín
Stážista
Konzultant FDV
Poskytovatel stáže
Schéma procesu stáží začínajících 1. den v měsíci Zahájení stáže 1. den nástupu na stáž
Stážista nastoupí na stáž. Podle harmonogramu může zahájit docházku na stáž kterýkoliv den na začátku měsíce, oficiálně je však stáž zahájena 1. den v měsíci.
nejpozději 1. den nástupu na stáž
Pokud je pracoviště poskytovatele zařazeno mezi riziková pracoviště, musí stážista nejpozději 1. den nástupu na stáž absolvovat vstupní zdravotní prohlídku.
do 7 pracovních dnů od zahájení stáže
VSTUPNÍ EVALUAČNÍ DOTAZNÍK Stážista do 7 pracovních dnů od zahájení stáže elektronicky vyplní vstupní evaluační dotazník (k dispozici v systému ASAP), který vloží do systému ASAP (do dokumentů Moje přihlášky/stáže).
VSTUPNÍ EVALUAČNÍ DOTAZNÍK Poskytovatel stáže do 7 pracovních dnů od zahájení stáže elektronicky vyplní vstupní evaluační dotazník (k dispozici v systému ASAP), který vloží do systému ASAP. Konzultant FDV vstupní evaluační dotazníky vyhodnotí. V případě, že by vyšlo najevo, že stáž neprobíhá v souladu s uzavřenou Smlouvou o zajištění stáže, bude konzultant FDV kontaktovat stážistu či poskytovatele stáže a žádat nápravu.
Probíhající stáž - činnosti opakující se denně každý den stáže
DENÍK STÁŽISTY Každý den stáže stážista vyplní do deníku stážisty docházku na stáž. Ke každému dni docházky také uvede popis vykonávaných činností v daném dni. TABULKA CESTOVNÍCH DOKLADŮ Každý den stáže stážista připevní cestovní doklady, jejichž proplacení bude nárokovat, do tabulky cestovních dokladů.
Probíhající stáž - činnosti opakující se v průběhu měsíce v průběhu měsíce
Dodavatel stravenek na základě dat poskytnutých FDV zašle poskytovateli stáže pro stážistu stravenky.
STRAVENKY Stážista od poskytovatele stáže po kontrole převezme stravenky za daný kalendářní měsíc oproti podpisu distribučního seznamu.
STRAVENKY Na základě řádně plněné a doložené docházky stážisty jsou poskytovateli stáže pro stážistu dodavatelem doručeny v průběhu měsíce stravenky za minulý kalendářní měsíc, ve kterém stáž probíhala. Poskytovatel stravenky předá stážistovi oproti jeho podpisu distribučního seznamu, který je následně zasílán na FDV.
Probíhající stáž - činnosti opakující se na konci kalendářního měsíce na konci kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala
FAKTURA ZA UBYTOVÁNÍ Na konci každého kalendářního měsíce si stážista vyžádá od poskytovatele ubytování fakturu (účetní doklad) za ubytování.
do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala
PRŮBĚŽNÝ EVALUAČNÍ DOTAZNÍK Do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce stážista elektronicky vyplní průběžný evaluační dotazník za uplynulý měsíc (k dispozici v systému ASAP), který vloží do systému ASAP.
do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce
PRŮBĚŽNÝ EVALUAČNÍ DOTAZNÍK Do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce poskytovatel stáže elektronicky vyplní průběžný evaluační dotazník za uplynulý měsíc (k dispozici v systému ASAP), který vloží do systému ASAP.
Konzultant FDV průběžné evaluační dotazníky vyhodnotí. V případě, že by vyšlo najevo, že stáž neprobíhá v souladu s uzavřenou Smlouvou o zajištění stáže, bude konzultant FDV kontaktovat stážistu či poskytovatele stáže a může iniciovat kontrolu na místě. DENÍK STÁŽISTY Do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala, stážista překontroluje, zda je řádně vyplněný deník stážisty (plán docházky a popis činností). Elektronicky vyplněný deník stážista vloží do systému ASAP.
do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce
Konzultant FDV zkontroluje elektronicky vyplněný deník v systému ASAP. DENÍK STÁŽISTY Stážista deník vytiskne, opatří ho svým podpisem a předá ho do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala, mentorovi stáže. TABULKA CESTOVNÍCH DOKLADŮ Do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala, stážista překontroluje, zda je řádně vyplněná tabulka cestovních dokladů. Tento dokument opatří svým podpisem a předá ho mentorovi stáže.
do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce
DOKUMENTY K ODESLÁNÍ NA FDV Mentor od stážisty do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala, převezme tyto dokumenty: - deník stážisty - tabulku cestovních dokladů - fakturu za ubytování včetně průvodního listu. Mentor zajistí podpis statutárního zástupce na deníku stážisty. Všechny výše uvedené dokumenty spolu se stážistou podepsaným distribučním seznamem odešle mentor/poskytovatel stáže doporučeně poštou FDV. Učiní takto nejpozději do 3 pracovních dnů od převzetí dokumentů od stážisty.
FAKTURA ZA UBYTOVÁNÍ Do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce stážista vyplní průvodní list účetního dokladu za ubytování a spolu s originálem faktury ho odevzdá mentorovi stáže. Konzultant FDV zkontroluje deník stážisty. Podle počtu odchozených hodin stáže přizná stážistovi nárok na stravenky, přidělené v následujícím měsíci za daný kalendářní měsíc. Podle popisu činností vyhodnotí, zda stáž probíhá v souladu se šablonou a kartou stáže. Dále konzultant zkontroluje: - tabulku cestovních dokladů - fakturu za ubytování s průvodním listem. Na základě doložených dokladů budou stážistovi náklady na ubytování a cestovné proplaceny.
do 30 pracovních dnů od doručení podkladů FDV
Dodavatel stravenek na základě dat poskytnutých FDV zašle poskytovateli stáže pro stážistu stravenky.
Stážistovi jsou proplaceny náklady na ubytování a cestovné na bankovní účet.
Ukončení stáže týden před posledním dnem docházky na stáž
Konzultant FDV vyplní certifikát o absolvování stáže a pošle jej v PDF e-mailem poskytovateli. Poskytovatel stáže certifikát vytiskne a zajistí potřebné podpisy (mentor, statutární zástupce, stážista). Uchová jej pro další kroky. Stážista podepíše certifikát.
do 3 pracovních dnů od posledního dne docházky na stáž
ZÁVĚREČNÝ EVALUAČNÍ DOTAZNÍK Stážista do 3 pracovních dnů od ukončení stáže elektronicky vyplní závěrečný evaluační dotazník, který vloží do systému ASAP.
ZÁVĚREČNÝ EVALUAČNÍ DOTAZNÍK Poskytovatel stáže do 3 pracovních dnů od ukončení stáže elektronicky vyplní závěrečný evaluační dotazník, který vloží do systému ASAP. Konzultant FDV závěrečné evaluační dotazníky vyhodnotí.
Kontrola stáže a proplacení fixních nákladů na stáž lhůta pro kontrolu dokumentů ze strany KZ je 14 pracovních dnů
Je-li realizovaná stáž ukončena řádně, kontaktuje konzultant FDV poskytovatele s výzvou o vystavení faktury za fixní náklady na stáž. FAKTURA ZA FIXNÍ NÁKLADY NA STÁŽ Poskytovatel vystaví stážistovi fakturu za fixní náklady na stáž: - stážistovi je zaslán/předán originál a prostá kopie faktury a prázdný formulář „Žádost o úhradu fixních nákladů na stáž“. ŽÁDOST O ÚHRADU FIXNÍCH NÁKLADŮ NA STÁŽ Stážista po obdržení faktury: - vyplní žádost o úhradu fixních nákladů na stáž - kopii faktury spolu s žádostí odešle konzultantovi FDV doporučeně poštou tak, aby byly dokumenty doručeny na FDV nejpozději 10 pracovních dní před datem splatnosti faktury. Je-li úhrada nárokována řádně a včas: - FDV uhradí za stážistu poskytovateli stáže náklady na stáž - konzultant FDV odešle stážistovi certifikát o úspěšně realizované stáži.
Stážista obdrží certifikát.
Poskytovateli je uhrazena faktura za fixní náklady na stáž.
Příloha 6C
Termín
Stážista (uchazeč o stáž)
Konzultant FDV
Poskytovatel stáže
Schéma procesu stáží začínajících 15. den v měsíci Zahájení stáže 1. den nástupu na stáž
Stážista nastoupí na stáž. Podle harmonogramu může zahájit docházku na stáž kterýkoliv den ve 2. polovině měsíce, oficiálně je však stáž zahájena 15. den v měsíci.
nejpozději 1. den nástupu na stáž
Pokud je pracoviště poskytovatele zařazeno mezi riziková pracoviště, musí stážista nejpozději 1. den nástupu na stáž absolvovat vstupní zdravotní prohlídku.
do 7 pracovních dnů od 15. dne v měsíci
VSTUPNÍ EVALUAČNÍ DOTAZNÍK Stážista do 7 pracovních dnů od zahájení stáže elektronicky vyplní vstupní evaluační dotazník (k dispozici v systému ASAP), který vloží do systému ASAP (do dokumentů Moje přihlášky/stáže).
VSTUPNÍ EVALUAČNÍ DOTAZNÍK Poskytovatel stáže do 7 pracovních dnů od zahájení stáže elektronicky vyplní vstupní evaluační dotazník (k dispozici v systému ASAP), který vloží do systému ASAP. Konzultant FDV vstupní evaluační dotazníky vyhodnotí. V případě, že by vyšlo najevo, že stáž neprobíhá v souladu s uzavřenou Smlouvou o zajištění stáže, bude konzultant FDV kontaktovat stážistu či poskytovatele stáže a žádat nápravu.
Probíhající stáž - činnosti opakující se denně každý den stáže
DENÍK STÁŽISTY Každý den stáže stážista vyplní do deníku stážisty docházku na stáž. Ke každému dni docházky také uvede popis vykonávaných činností v daném dni. TABULKA CESTOVNÍCH DOKLADŮ Každý den stáže stážista připevní cestovní doklady, jejichž proplacení bude nárokovat, do tabulky cestovních dokladů.
Probíhající stáž - činnosti opakující se v průběhu měsíce v průběhu měsíce
Dodavatel stravenek na základě dat poskytnutých FDV zašle poskytovateli stáže pro stážistu stravenky.
STRAVENKY Stážista od poskytovatele stáže po kontrole převezme stravenky za daný kalendářní měsíc oproti podpisu distribučního seznamu.
STRAVENKY Na základě řádně plněné a doložené docházky stážisty jsou poskytovateli stáže pro stážistu dodavatelem doručeny v průběhu měsíce stravenky za minulý kalendářní měsíc, ve kterém stáž probíhala. Poskytovatel stravenky předá stážistovi oproti jeho podpisu distribučního seznamu, který je následně zasílán na FDV.
Probíhající stáž - činnosti opakující se v polovině kalendářního měsíce do 3 pracovních dnů od 14. dne následujícího kalendářního měsíce
PRŮBĚŽNÝ EVALUAČNÍ DOTAZNÍK Do 3 pracovních dnů od 14. dne následujícího kalendářního měsíce stážista elektronicky vyplní půběžný evaluační dotazník za uplynulý měsíc (k dispozici v systému ASAP), který vloží do systému ASAP.
do 3 pracovních dnů od 14. dne následujícího kalendářního měsíce
PRŮBĚŽNÝ EVALUAČNÍ DOTAZNÍK Do 3 pracovních dnů od 14. dne následujícího kalendářního měsíce poskytovatel stáže elektronicky vyplní průběžný evaluační dotazník za uplynulý měsíc (k dispozici v systému ASAP), který vloží do systému ASAP.
Konzultant FDV průběžné evaluační dotazníky vyhodnotí. V případě, že by vyšlo najevo, že stáž neprobíhá v souladu s uzavřenou Smlouvou o zajištění stáže, bude konzultant FDV kontaktovat stážistu či poskytovatele stáže a může iniciovat kontrolu na místě.
Probíhající stáž - činnosti opakující se na konci kalendářního měsíce na konci kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala
FAKTURA ZA UBYTOVÁNÍ Na konci každého kalendářního měsíce si stážista vyžádá od poskytovatele ubytování fakturu (účetní doklad) za ubytování.
do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala
DENÍK STÁŽISTY Do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala, stážista překontroluje, zda je řádně vyplněný deník stážisty (plán docházky a popis činností). Elektronicky vyplněný deník stážista vloží do systému ASAP.
do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce
Konzultant FDV schválí elektronicky vyplněný deník v systému ASAP. DENÍK STÁŽISTY Stážista deník vytiskne, opatří ho svým podpisem a předá ho do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala, mentorovi stáže. TABULKA CESTOVNÍCH DOKLADŮ Do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala, stážista překontroluje, zda je řádně vyplněná tabulka cestovních dokladů. Tento dokument opatří svým podpisem a předá ho mentorovi stáže.
do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce
DOKUMENTY K ODESLÁNÍ NA FDV Mentor od stážisty do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala, převezme tyto dokumenty: - deník stážisty - tabulku cestovních dokladů - fakturu za ubytování včetně průvodního listu. Mentor zajistí podpis statutárního zástupce na deníku stážisty. Všechny výše uvedené dokumenty spolu se stáistou podepsaným distribučním seznamem odešle mentor/poskytovatel stáže doporučeně poštou FDV. Učiní takto nejpozději do 3 pracovních dnů od převzetí dokumentů od stážisty.
FAKTURA ZA UBYTOVÁNÍ Do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce stážista vyplní průvodní list účetního dokladu za ubytování a spolu s originálem faktury ho odevzdá mentorovi stáže. Konzultant FDV zkontroluje deník stážisty. Podle počtu odchozených hodin stáže přizná stážistovi nárok na stravenky, přidělené v následujícím měsíci za daný kalendářní měsíc. Podle popisu činností vyhodnotí, zda stáž probíhá v souladu se šablonou a kartou stáže. Dále konzultant zkontroluje: - tabulku cestovních dokladů - fakturu za ubytování s průvodním listem. Na základě doložených dokladů budou stážistovi náklady na ubytování a cestovné proplaceny.
do 30 pracovních dnů od doručení podkladů FDV
Dodavatel stravenek na základě dat poskytnutých FDV zašle poskytovateli stáže pro stážistu
Stážistovi jsou proplaceny náklady na ubytování a cestovné na bankovní účet.
Ukončení stáže týden před posledním dnem docházky na stáž
Konzultant FDV vyplní certifikát o absolvování stáže a pošle jej v PDF e-mailem poskytovateli. Poskytovatel certifikát vytiskne a zajistí potřebné podpisy (mentor, statutární zástupce, stážista). Uchová jej pro další kroky. Stážista podepíše certifikát.
do 3 pracovních dnů od posledního dne docházky na stáž
ZÁVĚREČNÝ EVALUAČNÍ DOTAZNÍK Stážista do 3 pracovních dnů od ukončení stáže elektronicky vyplní závěrečný evaluační dotazník, který vloží do systému ASAP.
ZÁVĚREČNÝ EVALUAČNÍ DOTAZNÍK Poskytovatel stáže do 3 pracovních dnů od ukončení stáže elektronicky vyplní závěrečný evaluační dotazník, který vloží do systému ASAP. Konzultant FDV závěrečné evaluační dotazníky vyhodnotí.
Kontrola stáže a proplacení fixních nákladů na stáž lhůta pro kontrolu dokumentů ze strany KZ je 14 pracovních dnů
Je-li realizovaná stáž ukončena řádně, kontaktuje konzultant FDV poskytovatele s výzvou o vystavení faktury za fixní náklady na stáž. FAKTURA ZA FIXNÍ NÁKLADY NA STÁŽ Poskytovatel vystaví stážistovi fakturu za fixní náklady na stáž: - stážistovi je zaslán/předán originál a prostá kopie faktury a prázdný formulář „Žádost o úhradu fixních nákladů na stáž“. ŽÁDOST O ÚHRADU FIXNÍCH NÁKLADŮ NA STÁŽ Stážista po obdržení faktury: - vyplní žádost o úhradu fixních nákladů na stáž - kopii faktury spolu s žádostí odešle konzultantovi FDV doporučeně poštou tak, aby byly dokumenty doručeny na FDV nejpozději 10 pracovních dní před datem splatnosti faktury. Je-li úhrada nárokována řádně a včas: - FDV uhradí za stážistu poskytovateli stáže náklady na stáž - konzultant FDV odešle stážistovi certifikát o úspěšně realizované stáži.
Stážista obdrží certifikát.
Poskytovateli je uhrazena faktura za fixní náklady na stáž.
Příloha 7
Fond dalšího vzdělávání Na Maninách 20 Praha 7, 170 00 IČ: 00405698
Žádost o úhradu fixních nákladů na stáž Na základě úspěšné realizace stáže v projektu Stáže ve firmách – vzdělávání praxí, registrační číslo CZ.1.07/3.1.00/41.0001, Vás žádám o úhradu fixních nákladů na stáž. Žádám, aby tato úhrada byla zaslána na účet poskytovatele stáže. Vyplní stážista: Číslo stáže: STÁŽISTA Jméno, příjmení, titul: Číslo občanského průkazu: POSKYTOVATEL STÁŽE Jméno (firma): FAKTURA NA NÁKLADY STÁŽE VYSTAVENÁ POSKYTOVATELEM STÁŽE Číslo faktury: Výše faktury: Přílohy: Kopie faktury za fixní náklady na stáž č.: Datum: Podpis stážisty (v případě nezletilosti stážisty bude uvedeno jméno a podpis zákonného zástupce stážisty):
Vyplní FDV: Zkontroloval konzultant (datum a podpis): Vyplní finanční manažer FDV: Číslo jednací: Schválil: Datum: Poznámky:
Fond dalšího vzdělávání, Na Maninách 20, 170 00 Praha 7, Tel.: 277 277 070, http://fdv.mpsv.cz IČO: 00405698, č. účtu: 33531641/0100
Příloha 8A
Čestné prohlášení, souhlas mentora s metodickým vedením stáže a s poskytnutím a zpracováním osobních údajů1
Mentor: Jméno, příjmení: Datum narození: Trvalé bydliště: Zaměstnavatel:
Já, výše uvedený, svým podpisem stvrzuji, že:
jsem u výše uvedeného zaměstnavatele zaměstnán na hlavní pracovní poměr (min. úvazek 1,0) po dobu alespoň 6 měsíců, splňuji kvalifikaci danou šablonou stáže, 2 nebudu / nejsem ve vztahu k osobě stážisty osobou blízkou ve smyslu § 116 zákona č. 40/1964 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů, souběžně s vedením odborné stáže v projektu Stáže ve firmách – vzdělávání praxí (reg. č. 2 CZ.1.07/3.1.00/41.0001) nebudu vést / nevedu též v pozici mentora pracovní stáž v projektu Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání (reg. č. CZ.1.04/2.1.00/99.00001), byl jsem pověřen metodickým vedením stáže (resp. stážisty), byl jsem poučen zaměstnavatelem o skutečnosti, že nesu plnou odpovědnost za realizaci stáže; nejsem v pracovně-právním vztahu k Fondu dalšího vzdělávání (platí pro hlavní pracovní poměr, dohodu o provedení práce, dohodu o pracovní činnosti).
Zároveň souhlasím s poskytnutím a zpracováním osobních údajů v souladu se zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů, pro účely projektu s názvem „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“, registrační číslo CZ.1.07/3.1.00/41.0001.
V………………….. dne………………….
1
………………………………………….. podpis
Tato příloha slouží pro zaměstnance na hlavní pracovní úvazek. Mentor podepisuje čestné prohlášení dvakrát – při vypsání karty stáže (platí budoucí čas) a ve Smlouvě o zajištění stáže (platí přítomný čas). 2
Příloha 8B
Čestné prohlášení, souhlas mentora s metodickým vedením stáže a s poskytnutím a zpracováním osobních údajů1
Mentor: Jméno, příjmení (obchodní firma): IČ: Datum narození: Trvalé bydliště:
Já, výše uvedený, svým podpisem stvrzuji, že:
splňuji kvalifikaci danou šablonou stáže, předmět mé činnosti je v souladu s kvalifikací danou šablonou stáže a danou činnost vykonávám jako OSVČ po dobu alespoň 6 měsíců, což dokládám přiloženými referencemi, 2 nebudu / nejsem osobou blízkou ve vztahu k osobě stážisty ve smyslu § 116 zákona č. 40/1964 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů, 2 nebudu / nejsem s osobou stážisty v období posledních 5 let v obchodním vztahu dle zákona č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník, ve znění pozdějších předpisů, souběžně s vedením odborné stáže v projektu Stáže ve firmách – vzdělávání praxí (reg. č. 2 CZ.1.07/3.1.00/41.0001) nebudu vést / nevedu též v pozici mentora pracovní stáž v projektu Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání (reg. č. CZ.1.04/2.1.00/99.00001), souhlasím s metodickým vedením stáže (resp. stážisty) a nesu plnou odpovědnost za její realizaci, nejsem v pracovně-právním vztahu k Fondu dalšího vzdělávání (platí pro hlavní pracovní poměr, dohodu o provedení práce, dohodu o pracovní činnosti).
Zároveň souhlasím s poskytnutím a zpracováním osobních údajů v souladu se zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů, pro účely projektu s názvem „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“, registrační číslo CZ.1.07/3.1.00/41.0001.
V………………….. dne………………….
1
………………………………………….. podpis
Tato příloha platí pro OSVČ bez zaměstnanců, kteří by splňovali kvalifikaci na mentora danou šablonou. Součástí přílohy budou i reference od třech různých subjektů (ne starší než 1 rok), kterým potenciální OSVČ dodávala a fakturovala. Reference musí obsahovat název, adresu, příp. IČ subjektu, se kterým OSVČ spolupracovala, a období, kdy k dodávkám docházelo, dále kontaktní údaje na osobu, u které lze tyto informace ověřit. Pokud není možno reference doložit, dokládá mentor čestné prohlášení s výše uvedenými informacemi a kontaktními údaji na zástupce subjektu, kterému dodával, a zdůvodnění, proč nebyly poskytnuty reference. 2 Mentor podepisuje čestné prohlášení dvakrát – při vypsání karty stáže (platí budoucí čas) a ve Smlouvě o zajištění stáže (platí přítomný čas).
Příloha 8C
Čestné prohlášení, souhlas mentora s metodickým vedením stáže a s poskytnutím a zpracováním osobních údajů1
Mentor: Jméno, příjmení: Datum narození: Trvalé bydliště: Obchodní firma poskytovatele stáže: IČ poskytovatele stáže:
Já, výše uvedený, svým podpisem stvrzuji, že:
splňuji kvalifikaci danou šablonou stáže, předmět mé činnosti je v souladu s kvalifikací danou šablonou stáže a danou činnost vykonávám u poskytovatele stáže po dobu alespoň 6 měsíců, 2 nebudu / nejsem ve vztahu k osobě stážisty osobou blízkou ve smyslu § 116 zákona č. 40/1964 Sb., občanský zákoník ve znění pozdějších předpisů, souběžně s vedením odborné stáže v projektu Stáže ve firmách – vzdělávání praxí (reg. č. 2 CZ.1.07/3.1.00/41.0001) nebudu vést / nevedu též v pozici mentora pracovní stáž v projektu Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání (reg. č. CZ.1.04/2.1.00/99.00001), souhlasím s metodickým vedením stáže (resp. stážisty), nesu plnou odpovědnost za její realizaci, nejsem v pracovně-právním vztahu k Fondu dalšího vzdělávání (platí pro hlavní pracovní poměr, dohodu o provedení práce, dohodu o pracovní činnosti).
Zároveň souhlasím s poskytnutím a zpracováním osobních údajů v souladu se zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů, pro účely projektu s názvem „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“, registrační číslo CZ.1.07/3.1.00/41.0001.
V………………….. dne………………….
1
………………………………………….. podpis
Tato příloha platí pro členy statutárního orgánu společnosti bez zaměstnanců, kteří by splňovali kvalifikaci na mentora danou šablonou - např. jednatele s.r.o., komplementáře komanditní společnosti aj. 2 Mentor podepisuje čestné prohlášení dvakrát – při vypsání karty stáže (platí budoucí čas) a ve Smlouvě o zajištění stáže (platí přítomný čas).
Příloha 9
Čestné prohlášení uchazeče
Já ………………………………………………………, datum narození ……………………….., bytem ……………………………………………………., tímto čestně prohlašuji, že mnou níže uvedené skutečnosti jsou přesné, pravdivé, úplné a aktuální. Jsem si vědom/a toho, že pokud by mnou uvedené informace v tomto čestném prohlášení byly nepravdivé, budu čelit všem z toho vyplývajícím právním následkům. Čestně prohlašuji, že: (v tabulce prosím zaškrtněte křížkem všechny skutečnosti, které se vztahují k Vaší osobě)
jsem občanem České republiky jsem osoba s trvalým bydlištěm na území Hlavního města Praha jsem osoba samostatně výdělečně činná (OSVČ) jsem osoba se statusem studenta (dle zákona č. 117/1995 Sb.) jsem matka na mateřské dovolené jsem rodič na rodičovské dovolené jsem evidován/a na Úřadu práce ČR jsem držitelem/držitelkou průkazu mimořádných výhod ZTP nebo ZTP/P jsem osoba pečující o osobu blízkou jsem nezletilá osoba jsem osoba mající zájem o kariérní vzdělávání (tj. zaměstnaná osoba) jsem dosud neabsolvoval/a stáž v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ Pokud v tuto chvíli víte, že dojde ke změně některé z těchto skutečností, informujte nás o tom prosím zde:
V ………………………………… dne ………………………… .................................. podpis
