MANUÁL PRO STÁŽISTU v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“
Fond dalšího vzdělávání Na Maninách 20, 170 00 Praha 7 Tel.: 277 277 070, http://fdv.mpsv.cz IČO: 00405698, č. účtu: 33531641/0100
Manuál pro stážistu byl vytvořen v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“, registrační číslo CZ.1.07/3.1.00/41.0001, který je spolufinancován z fondů EU – z Operačního programu Vzdělávání pro konkurenceschopnost. Autor: Fond dalšího vzdělávání, příspěvková organizace Ministerstva práce a sociálních věcí Verze: 3.0 Účinnost od 15. 2. 2013 Platnost od 8. 2. 2013 Schválil: Ing. Radek Rinn, hlavní manažer projektu Datum vydání: 8. 2. 2013
2
Obsah
Změnový list ............................................................................................................................................................ 5 1
Úvod .................................................................................................................................................................. 8
2
Základní informace pro stážisty ......................................................................................................................... 9 2.1 Uchazeč o stáž/stážista ............................................................................................................................. 9 2.1.1 Status studenta ................................................................................................................................ 10 2.1.2 Uchazeč o zaměstnání .................................................................................................................... 10 2.2 Výhody plynoucí z účasti na projektu ...................................................................................................... 11 2.3 Na co má stážista nárok .......................................................................................................................... 12
3
Stáže ................................................................................................................................................................ 12 3.1 Služební cesty na stáži ............................................................................................................................ 14
4
Proplácení stravného, cestovného a ubytování ............................................................................................... 14 4.1 Stravné .................................................................................................................................................... 16 4.1.1 Nárok na proplácení stravného ........................................................................................................ 16 4.1.2 Předání stravenek stážistovi ............................................................................................................ 16 4.1.3 Podmínky proplácení stravného – deník stážisty ............................................................................. 17 4.2 Cestovné ................................................................................................................................................. 20 4.2.1 Nárok na proplácení cestovného ..................................................................................................... 20 4.2.2 Podmínky proplácení cestovného – tabulka cestovních dokladů ..................................................... 23 4.3 Ubytování ................................................................................................................................................ 26 4.3.1 Nárok na proplácení ubytování ........................................................................................................ 26 4.3.2 Podmínky proplácení ubytování – originál účetního dokladu s průvodním listem ............................ 27
5
Stručný popis průběhu realizace stáží ............................................................................................................. 29
6
Registrace ........................................................................................................................................................ 31 6.1 Registrační formulář v systému ASAP..................................................................................................... 32
7
Přihlášení na stáž ............................................................................................................................................ 33 7.1 Vyplnění profilu uchazeče ....................................................................................................................... 33 7.2 Přihlášení ke kartě stáže ......................................................................................................................... 36 7.3 Uchazeč je přihlášen ke kartě stáže ........................................................................................................ 37 7.4 Osobní pohovor ....................................................................................................................................... 38
3
8
Stážista je vybrán na stáž ................................................................................................................................ 39 8.1 Harmonogram stáže ................................................................................................................................ 40 8.2 Smlouva o zajištění stáže ........................................................................................................................ 40
9
Probíhající stáž ................................................................................................................................................ 41 9.1 Zahájení stáže ......................................................................................................................................... 43 9.1.1 Vstupní zdravotní prohlídka ............................................................................................................. 43 9.1.2 Vstupní evaluační dotazník .............................................................................................................. 44 9.2 Probíhající stáž ........................................................................................................................................ 44 9.2.1 Docházka na stáž ............................................................................................................................ 44 9.2.2 Změny v docházce na stáž .............................................................................................................. 44 9.2.3 Přehled administrativních povinností prováděných ke konci kalendářního měsíce.......................... 47 9.2.4 Průběžný evaluační dotazník ........................................................................................................... 48
10 Závěrečná fáze stáže ....................................................................................................................................... 49 10.1 Ukončení stáže ........................................................................................................................................ 49 10.2 Závěrečný evaluační dotazník ................................................................................................................. 50 10.3 Vyhodnocení stáže .................................................................................................................................. 50 10.4 Úhrada fixních nákladů na stáž ............................................................................................................... 51 10.5 Certifikát .................................................................................................................................................. 51 11 Kontroly ............................................................................................................................................................ 52 12 Odkazy a kontakty ........................................................................................................................................... 53 13 Přílohy .............................................................................................................................................................. 53
4
Změnový list Manuál pro stážistu verze 3.0 obsahuje níže uvedené významné změny oproti Manuálu pro stážistu verze 2.0 s odkazem na konkrétní kapitolu, která danou změnu upravuje. Pro komplexní přehled ale důrazně doporučujeme prostudovat celou verzi 3.0 Manuálu pro stážistu. Změny nabývají platnosti dnem vydání dokumentu a účinné jsou od 15. 2. 2013. Touto aktualizací se ruší Metodický pokyn č. 1 k Manuálu pro stážistu - verze 2.0, Manuálu pro poskytovatele - verze 2.0 a Smlouvě o zajištění stáže - verze 2.0 a Metodický pokyn č. 2 k Manuálu pro stážistu, verze 2.0. Předmět revize
Kapitola (strana)
Formální úpravy
celý dokument
Informace o dostupnosti a věrohodnosti informací o projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“)
1 (str. 8)
Uchazečem o stáž/stážistou nemůže být osoba, která je v pracovněprávním vztahu s Fondem dalšího vzdělávání (hlavní pracovní poměr, uzavřená dohoda o pracovní činnosti nebo dohoda o provedení práce).
2.1 (str. 9)
Nová kapitola - Uchazeč o zaměstnání - definuje práva a povinnosti uchazeče o stáž, který je evidován na úřadu práce.
2.1.2 (str. 10)
Termín ukončení stáže je stanoven na 14. den od posledního dne docházky na stáž.
3 (str. 12)
V průběhu stáže může stážista vykonávat některé dílčí činnosti pod dohledem různých specialistů, které k tomu mentor stáže pověří.
3 (str. 13)
Nová kapitola – Služební cesty na stáži - definuje pravidla realizace služebních cest na stáži.
3.1 (str. 14)
Nárok na proplacení stravného, výdajů na cestovné a ubytování je zakotven ve Smlouvě o zajištění stáže, a to v maximálních částkách. Stážista nemá na vyplacení těchto maximálních částek automatický nárok. Veškeré výdaje jsou mu proplaceny až na základě doložení originálních dokladů, dokládajících vynaložení výdajů za cestovné a ubytování.
4 (str. 14)
Doklady na stravné, za cestovné a ubytování předkládá stážista vždy za předcházející kalendářní měsíc. Ve výjimečných případech jsou za strany FDV akceptovány doklady předložené stážistou se zpožděním jednoho kalendářního měsíce. Doklady předložené stážistou později nebudou stážistovi proplaceny.
4 (str. 15)
V případě posledního měsíce docházky na stáž je nutné doložit doklady na stravné, za cestovné a ubytování ve stanoveném termínu. Doklady doložené se zpožděním jednoho měsíce nejsou v případě posledního měsíce stáže ze strany FDV akceptovatelné a nebudou proplaceny. Nesplňuje-li některý z doložených dokladů (deník stážisty, tabulka cestovních dokladů, účetní doklad za ubytování) předepsané náležitosti, je stážista požádán konzultantem FDV o nápravu. Proplacení všech dokladů za daný měsíc je v takovém případě pozdrženo, dokud není náprava zjednána. V případě nedodržování pravidel na straně stážisty má FDV právo výdaje spojené s cestovným, ubytováním a stravné stážistovi neproplatit.
4 (str. 15)
Podepsané doklady za stravné, cestovné a ubytování předává stážista mentorovi stáže, který zajistí jejich podpis statutárním zástupcem (nebo jím pověřenou osobou).
4 (str. 15)
Při převzetí stravenek podepisuje stážista „Distribuční seznam“, který je následně zasílán (poskytovatelem nebo stážistou dle režimu doručení) na FDV.
4.1.2 (str. 17)
V deníku stážisty vyplňuje stážista každý den:
4.1.3 (str. 18)
docházku – čas příchodu na stáž a čas odchodu;
5
délku přestávky na jídlo a oddech;
popis činností, kterými se daný den zabýval (více viz strana 20)
místo výkonu stáže v případě služební cesty (stážista uvede cíl služební cesty (adresu) v popisu činností, které daný den vykonával);
vysvětlení případného nesouladu harmonogramem (v položce komentář).
v
docházce
s plánovaným
Na základě řádně vyplněného deníku stážisty je stážistovi přiznán nárok na stravné a dále je posuzován i nárok na proplacení výdajů za ubytování a cestovné (je kontrolován soulad časových údajů na jízdenkách s docházkou na stáž uvedenou v deníku).
4.1.3 (str. 19)
Stážistovi jsou propláceny výdaje na cestovné pouze z místa kontaktní adresy (případně trvalého bydliště, je-li tato adresa stejná), která je uvedena ve Smlouvě o zajištění stáže.
4.2.1 (str. 20)
V případě více než jednoho pravidelného místa výkonu stáže, musí být všechna tato místa (maximálně 3) uvedena ve Smlouvě o zajištění stáže. V takovém případě pak FDV proplácí výdaje na cestovné dle jízdenek do míst výkonu stáže uvedených ve Smlouvě o zajištění stáže. Cesty do všech ostatních míst výkonu stáže (mimo tyto uvedené ve Smlouvě o zajištění stáže) jsou považovány za služební cesty. Podstatné změny v pravidlech proplácení výdajů za cestování MHD - významné změny v celé kapitole
4.2.1.3 (str. 22)
Tabulka cestovních dokladů - doklady se v rozložené podobě nesmí překrývat (z důvodu následného skenování tabulky cestovních dokladů konzultantem FDV – i ze skenu musejí být patrné všechny údaje na dokladech);
4.3.2 (str. 26)
Stážista dokládá ORIGINÁLY dokladů za ubytování, které uhradil (faktura, paragon, příjmový pokladní doklad. Pozor! FDV neproplácí zálohovou (proforma) fakturu.
4.3.2 (str. 27)
Z dokladů za ubytování předložených stážistou musí být zřejmé i skutečné uhrazení výdaje za ubytování (k faktuře za ubytování je tedy nutné doložit v originále i paragon / pokladní doklad / výpis z bankovního účtu (stačí kopie – např. printscreen) / stvrzenku z platebního terminálu nebo jiný doklad, kterým stážista prokáže úhradu výdaje).
4.3.2 (str. 28)
Zrušena kapitola 5 Neregistrovaný uživatel Do systému ASAP je možné se zaregistrovat pouze pod jedním e-mailem, na jehož základě si uchazeč vytvoří svůj profil. K tomuto e-mailu musí mít uchazeč aktivní přístup, neboť jsou mu na tento e-mail zasílány veškeré podklady a dokumenty, které s realizací stáže souvisí. V případě, že stážista zapomene přístupové heslo k zadanému e-mailu a chce se tedy do systému opětovně zaregistrovat pod jiným emailem, musí o této skutečnosti informovat FDV. Neoznámení této skutečnosti může vést k vyloučení uchazeče z projektu.
6 (str. 31)
MOJE DOKUMENTY:
7.1 (str. 35)
o dokumenty povinné pro všechny uchazeče:
životopis uchazeče (Je požadován aktuální životopis uchazeče. Dokument je dostupný pro pracovníky FDV i pro poskytovatele stáže.);
čestné prohlášení uchazeče (Formulář čestného prohlášení je k dispozici v systému ASAP (příloha 9). Uchazeč je povinen formulář vytisknout, vyplnit jej a podepsat. Do systému pak vkládá sken podepsaného čestného prohlášení. Tento dokument je dostupný pouze pro pracovníky FDV.);
doklad o nejvyšším dosaženém vzdělání (Dokument je dostupný pro pracovníky FDV i pro poskytovatele stáže, slouží ke kontrole správnosti zadaných údajů.);
o ostatní dokumenty:
potvrzení o evidenci na úřadu práce (Povinný dokument pro uchazeče registrované na úřadu práce déle než 6 měsíců. Je požadováno písemné
6
potvrzení o evidenci na úřadu práce, nikoliv kopie Průkazu uchazeče o zaměstnání. Potvrzení nesmí být k datu registrace starší než 1 měsíc.);
průkaz mimořádných výhod ZTP, ZTP/P (Povinný dokument pro držitele průkazu.);
zdravotní průkaz pracovníka v potravinářství, výpis z Rejstříku trestů (Povinný dokument, pokud ho vyžaduje šablona, resp. karta stáže.);
motivační dopis, reference apod. (Nepovinné dokumenty.).
V případě nedoložení všech požadovaných (relevantních) dokumentů bude uchazeč konzultantem FDV (HR specialistou) odhlášen z karty stáže.
7.1 (str. 36)
V případě, že je maximální počet uchazečů o stáž naplněn a má-li uchazeč o danou stáž zvýšený zájem, může si aktivovat tzv. „hlídacího psa“. Tato služba jej informuje v případě, že by se některý z přihlášených uchazečů ještě před ukončením termínu pro přihlašování ke kartě stáže z karty odhlásil.
7.2 (str. 37)
V případě, že se nemůže uchazeč dostavit na osobní pohovor, omluví se poskytovateli (zašle e-mail, telefonicky). Opakované nedostavení se na pohovor bez omluvy může vést k vyloučení uchazeče z projektu.
7.4 (str. 38)
Uspěje-li stážista u osobního pohovoru, je vybrán na stáž. Ještě před tím, než poskytovatel zanese tuto skutečnost do systému ASAP, kontaktuje vybraného uchazeče (telefonicky nebo e-mailem) a ověří, zde jeho zájem o stáž přetrvává. Poté změní poskytovatel status uchazeče z „Pozván na pohovor“ na „Vybrán na stáž/stáž čeká na schválení“.
7.4 (str. 38)
Stážista vkládá vyplněný dotazník a sken občanského průkazu do systému ASAP do složky „Moje přihlášky/stáže“ ke stáži, u které je uveden status „Vybrán na stáž/Stáž čeká na schválení“ → Detaily → Dokumenty → Otevřít → Nový.
8 (str. 39)
V okamžiku zaslání skenu občanského průkazu je přihlášení na stáž ze strany stážisty závazné. V tuto chvíli jsou zahájeny práce na přípravě Smlouvy o zajištění stáže a již tedy není možné od stáže odstoupit (například za účelem nástupu na jinou stáž). Odstoupení v této fázi je možné pouze z objektivních důvodů (např. dlouhodobější nemoc stážisty, získání zaměstnání), které musí stážista doložit relevantními dokumenty. Odstoupení od stáže z jiných než objektivních důvodů bude mít za následek vyřazení stážisty ze systému ASAP a tedy i z účasti na jakékoliv jiné stáži v rámci projektu.
8 (str. 39)
Je nezbytně nutné, aby byla smlouva, podepsaná poskytovatelem i stážistou, doručena konzultantovi FDV nejpozději jeden den před datem zahájení stáže.
8.2 (str. 41)
Výsledky a produkty činnosti stážisty na stáži (např. zdrojový kód) jsou i po skončení stáže majetkem společnosti poskytovatele.
9 (str. 42)
Vstupní zdravotní prohlídka
9.1.1 (str. 43)
Byly významně upraveny podmínky, za kterých je stážista povinen absolvovat zdravotní prohlídku a podmínky úhrady nákladů na zdravotní prohlídku ze strany FDV. Změny v docházce na stáž ze strany stážisty – byly definovány krátkodobé a dlouhodobé změny a konkretizován postup při změnách v docházce stážisty na stáž.
9.2.2.1 (str. 45)
Trvalé změny s negativním vlivem na průběh stáže – nová definice trvalých změn a postup při těchto změnách.
9.2.2 (str. 47)
Certifikát je cca týden před posledním dnem docházky na stáž zasílán e-mailem poskytovateli stáže. Poskytovatel zajistí podpis statutárního zástupce, mentora stáže a stážisty a podepsaný certifikát odešle společně s dokumenty za poslední měsíc stáže poštou konzultantovi FDV. Po podpisu certifikátu ze strany FDV je certifikát zaslán stážistovi doporučeně na kontaktní adresu.
10.5 (str. 51)
Aktualizace všech příloh dokumentu.
přílohy
7
1
Úvod
Cílem manuálu je seznámit stážisty s realizací projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ krok za krokem: od základních pojmů a ustanovení, přes registraci do systému ASAP (Agendový systém aktivit projektu)1 a průběh stáže až po její ukončení. Projekt „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ zprostředkovává odborné stáže, jejichž cílem je poskytnout praktické vzdělání stážistům. Projekt „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ (dále jen „projekt“) je spolufinancován z fondů EU – z Operačního programu Vzdělávání pro konkurenceschopnost. Je realizován od června 2012 do října 2014 a jeho hlavním cílem je zavedení inovativního systému dalšího vzdělávání prostřednictvím stáží ve firmách a zvýšení uplatnitelnosti občanů na trhu práce. Realizátorem projektu je Fond dalšího vzdělávání (dále jen „FDV“), příspěvková organizace Ministerstva práce a sociálních věcí ČR. Veškeré dokumenty, které s realizací projektu souvisí (metodiky, manuály, formuláře, pravidla související se zapojením do projektu apod.), jsou průběžně aktualizovány. O těchto změnách jsou účastníkům projektu zasílány informace na jejich e-mailové adresy. Účastníci jsou povinni se s aktuálními dokumenty seznámit a řídit se jimi. Aktuální dokumenty a metodické pokyny jsou k dispozici v systému ASAP.
Úplné a závazné informace o projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ jsou k dispozici výhradně na oficiálních webových stránkách www.stazevefirmach.cz nebo u pracovníků Fondu dalšího vzdělávání (FDV). Oficiální informace o projektu mohou poskytovat také pracovníci poboček úřadů práce. Pracovníci FDV informují veřejnost o projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ prostřednictvím následujících e-mailových adres:
[email protected],
[email protected],
[email protected] či z e-mailových adres jednotlivých pracovníků FDV, které jsou vždy ve formátu
[email protected]. Pouze sdělení obdržená z uvedených oficiálních e-mailových adres jsou relevantní a závazná. Informace poskytnuté mimo výše uvedené kontakty nejsou důvěryhodné. Informace o projektu podávané pracovníky FDV a poboček úřadu práce jsou zdarma. FDV se distancuje od všech forem úplatného poskytování informací o projektu. Bližší informace o projektu je možné obdržet také na bezplatné infolince – 800 779 977, která je v provozu v pracovní dny od 9 do 16 hodin.
1
ASAP byl vytvořen jako komunikační platforma pro účely projektu. Slouží k propojení cílové skupiny (stážistů), poskytovatele stáže a Fondu dalšího vzdělávání.
8
2 Základní informace pro stážisty 2.1
Uchazeč o stáž/stážista
Cílovou skupinou projektu jsou občané České republiky s trvalým bydlištěm mimo území Hl. m. Praha.
Uchazeč o stáž/stážista musí být: - občan České republiky s trvalým bydlištěm mimo území Hl. m. Praha2.
Uchazečem o stáž/stážistou nesmí být: osoba samostatně výdělečně činná (OSVČ)3; matka na mateřské dovolené; osoba se statusem studenta4; osoba, která již v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ stáž absolvovala5; osoba, která byla v posledních 5ti letech zaměstnancem poskytovatele stáže (platí pro hlavní pracovní poměr i pro dohodu o provedení práce a dohodu o pracovní činnosti)6; - osoba, která v posledních 5ti letech měla s poskytovatelem stáže obchodní vztah (dle Obchodního zákoníku); - osoba, která je ve vztahu k osobě mentora osobou blízkou (tj. existuje mezi nimi např. manželský, příbuzenský vztah v přímé linii nebo obdobný vztah) dle § 116 zákona č. 40/1964 Sb., Občanský zákoník ve znění pozdějších předpisů; - osoba, která je v pracovněprávním vztahu s Fondem dalšího vzdělávání (hlavní pracovní poměr, uzavřená dohoda o pracovní činnosti nebo dohoda o provedení práce). -
Uchazečem o stáž/stážistou může být: -
absolvent s dokončeným stupněm vzdělání dle požadavků daných šablonou stáže; uchazeč o zaměstnání (tj. nezaměstnaná osoba); osoba vracející se na trh práce - např. osoba na rodičovské dovolené; osoba mající zájem o kariérní vzdělávání (tj. zaměstnaná osoba); nezletilá osoba.
2
Toto omezení vyplývá z pravidel Operačního programu Vzdělávání pro konkurenceschopnost. Je-li uchazeč o stáž OSVČ, musí si živnost před podpisem smlouvy přerušit a tuto skutečnost doložit. 4 Stážista může pokračovat ve studiu nad rámec svého dokončeného vzdělání, ale nemůže mít status studenta (více viz kapitola 2.1.1). 5 Výjimkou je případ, kdy první stáž byla ukončena z důvodu pochybení na straně poskytovatele stáže. V takovém případě se stážista může přihlásit na novou stáž. 6 Tento údaj uchazeči čestně prohlašují při registraci do systému ASAP. 3
9
Stážistou se může stát také nezletilá osoba nebo osoba nesvéprávná. V tomto případě je nutné, aby byly všechny dokumenty, které stážista v průběhu projektu podepisuje, podepsány zákonným zástupcem stážisty. V případě, že by zajištění podpisů od zákonného zástupce mělo vliv na dodržení lhůt, je stážista o této skutečnosti povinen informovat příslušného konzultanta FDV a dojednat s ním individuální plán termínů. Dojde-li v průběhu realizace stáže ke změně, která má vliv na to, zda se stážista může nadále účastnit projektu (získá-li stážista status studenta, trvalé bydliště v Praze, stane-li se OSVČ apod.), je povinen neprodleně informovat svého konzultanta FDV. Stáž není možné v tomto případě dokončit. Neoznámení takové skutečnosti je považováno za hrubé porušení pravidel projektu.
2.1.1 Status studenta Dle zákona č. 117/1995 Sb., o státní sociální podpoře, je studentem osoba, která se soustavně připravuje na budoucí povolání (denní studium) na střední nebo vysoké škole, nejdéle však do 26 let věku (u doktorského studia do 28 let věku), a to následujícím způsobem:
studium na středních školách, speciálních školách a vyšších odborných školách v České republice (kromě studia při zaměstnání nebo kombinovaného studia na středních školách, je-li osoba v této době výdělečné činná nebo pobírá hmotné zabezpečení uchazečů o zaměstnání – pak není studentem);
studium na jazykových školách, které jsou uvedeny ve vyhlášce MŠMT č. 167/2006 Sb. o dalším studiu, popřípadě výuka, která se pro účely státní sociální podpory a důchodového pojištění považuje za studium na středních nebo vysokých školách;
studium na vysokých školách v rámci akreditovaného studijního programu, tj. bakalářského, magisterského nebo doktorského studijního programu (nikoli ale formou kombinovaného studia);
teoretická a praktická příprava pro zaměstnání nebo jiná výdělečná činnost pro osoby se zdravotním postižením prováděná podle předpisů o zaměstnanosti;
studium na středních nebo vysokých školách v cizině, pokud je podle rozhodnutí MŠMT stejné jako studium na středních nebo vysokých školách v České republice.
2.1.2 Uchazeč o zaměstnání Stane-li se stážistou uchazeč o zaměstnání registrovaný na úřadu práce, který pobírá podporu v nezaměstnanosti, vstupem do projektu mu podpora v nezaměstnanosti nezaniká.
10
Uchazeč je v takovém případě povinen předem konzultovat svoji účast v projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ se svou zprostředkovatelkou/zprostředkovatelem na úřadu práce. Uchazeč informuje zprostředkovatelku/zprostředkovatele o tom, že v případě jeho zapojení do projektu bude zprostředkovatelka/zprostředkovatel kontaktován/a Fondem dalšího vzdělávání za účelem potvrzení účasti uchazeče v projektu. FDV také současně s hlášením o vstupu na stáž zašle zprostředkovatelce/zprostředkovateli harmonogram stáže. Uchazeč je povinen si ověřit, že účast na stáži není v rozporu s povinnostmi, které má uchazeč vůči úřadu práce. Povinnosti, které má stážista ve vztahu k úřadu práce, mu zapojením do projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ nezanikají.
Uchazeč o stáž, který je registrovaný na úřadu práce déle než 6 měsíců, je povinen tuto skutečnost doložit při vyplňování profilu vložením skenu potvrzení o evidenci na úřadu práce, který nahraje do systému ASAP. Uchazeči, kteří jsou evidováni na úřadu práce po dobu kratší, než je 6 měsíců, toto potvrzení nedokládají.
Výhody plynoucí z účasti na projektu
2.2
Projekt „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ napomáhá efektivně řešit problém nedostatečné praxe, s nímž se potýká řada občanů při hledání zaměstnání. Projekt přináší účastníkům řadu výhod:
7
zvýšení konkurenceschopnosti na pracovním trhu; navázání kontaktů; propojení teorie s praxí – nové znalosti a zkušenosti ze specifického oboru; odborný dohled mentora; certifikát dokládající absolvování stáže; možnost nástupu do zaměstnání po skončení stáže u poskytovatele stáže (stážista však nástup do zaměstnání u poskytovatele stáže nemůže nárokovat); možnost stáže v rámci individuálně upraveného časového úseku (např. zkráceného); čerpání výhod plynoucích z projektu – FDV hradí stravné, výdaje na cestovné a ubytování, za podmínek stanovených tímto manuálem (na území ČR)7; zapojením do projektu neztrácí osoba registrovaná na úřadu práce nárok na čerpání podpory v nezaměstnanosti, osoba na rodičovské dovolené rodičovský příspěvek; v případě dodržení podmínek stanovených Smlouvou o zajištění stáže uhradí FDV v rámci projektu náklady na stáž poskytovateli stáže za stážistu.
V souladu se Smlouvou o zajištění stáže a Manuálem pro stážistu.
11
2.3
Na co má stážista nárok
Stážista má za jasně stanovených podmínek nárok na proplácení výdajů na cestovné, ubytování a stravné (viz dále). Stážista nemá nárok na finanční odměnu za výkon stáže. Stážista po skončení stáže nemůže u poskytovatele nárokovat nástup do zaměstnání. Poskytovatel stážistu může zaměstnat, záleží však pouze na jeho rozhodnutí, zda tak učiní. Stážistovi se doporučuje zřídit si pojištění odpovědnosti v běžném občanském životě 8 a v případě výkonu rizikovějších stáží také úrazové pojištění po dobu výkonu stáže. Výdaje vzniklé s uvedenou pojistnou smlouvou stážista nemá právo nárokovat k proplacení.
3 Stáže Stáže probíhají u subjektů, které zapojením do projektu získají ojedinělou možnost zaškolit a vychovat si budoucí odborníky v oblasti, ve které vykonávají svoji hospodářskou či jinou (doplňkovou) činnost, s možností (nikoli povinností) tyto proškolené pracovníky následně zaměstnat.
Klíčovými dokumenty, podle kterých stáže probíhají, jsou především tyto materiály:
Smlouva o zajištění stáže včetně příloh (především harmonogram, šablona stáže a karta stáže); Manuál pro stážistu včetně příloh (aktuální verze); Metodické pokyny k manuálu pro stážistu (byly-li k aktuální verzi manuálu vydány).
Vzor Smlouvy o zajištění stáže, Manuál pro stážistu a případné Metodické pokyny jsou k dispozici v systému ASAP ve složce Dokumenty pro uchazeče. Uchazeč o stáž/stážista je povinen se s těmito dokumenty seznámit a v průběhu realizace stáže sledovat jejich případnou aktualizaci.
Registrace do projektu a výběr stáží probíhá v systému ASAP (na www.stazevefirmach.cz), který slouží k propojení stážistů, poskytovatelů stáže a FDV. V tomto systému pak probíhá podstatná část komunikace mezi stážistou, poskytovatelem a Fondem dalšího vzdělávání. 8
V opačném případě, pokud stážista způsobí škodu na majetku poskytovateli stáže, bude odpovědnost za škodu na majetku poskytovatele vypořádána podle občanského zákoníku, tj. do plné výše škody.
12
Stáž je zahájena podpisem Smlouvy o zajištění stáže, která společně s přílohami stanovuje práva a povinnosti stážisty, poskytovatele stáže a FDV při realizaci stáže. Smlouva musí být stvrzena podpisem všech tří smluvních stran: stážistou, poskytovatelem stáže a FDV. Délka stáže je určena počtem hodin, který je předepsán v šabloně stáže (liší se dle konkrétní typové pozice). Docházka na stáž v předepsaném rozsahu hodin je zásadním předpokladem pro splnění podmínek stáže. Stáže mohou začínat pouze 1. nebo 15. den v kalendářním měsíci. Stáže probíhají podle předem stanoveného harmonogramu (rozpisu docházky) – ten je závazný a stanovuje, které dny bude stážista na stáž docházet a kolik hodin stáže v dané dny absolvuje. Termín posledního dne docházky na stáž je předmětem dohody mezi stážistou a poskytovatelem stáže, přičemž musí být splněna podmínka, že stáž lze vykonávat v rozmezí 1–6 měsíců (toto rozmezí je blíže stanoveno v příslušné šabloně stáže). Termín ukončení stáže je pak stanoven na 14. den od posledního dne docházky na stáž. Stážista musí absolvovat v každém dni, kdy dochází na stáž, minimálně 4 hodiny nepřetržité stáže. Aby byly naplněny podmínky stáže, musí stážista v průběhu stáže absolvovat všechny činnosti (aktivity), které jsou uvedeny v rámcových činnostech v šabloně stáže. Jen v takovém případě mu může být vydán certifikát o absolvování stáže.
Na realizaci projektu se váže řada administrativních povinností, především se jedná o řádné a včasné dokládání požadovaných dokumentů – dotazníků, formulářů a žádostí (viz dále). Je důležité, aby byl stážista s touto skutečností srozuměn a poskytoval v této souvislosti součinnost poskytovateli i konzultantovi FDV. Přehled činností, které musí stážista vykonat na konci (či v polovině) každého kalendářního měsíce, je přehledně uveden v kapitole 9.2.3. Stážistu v průběhu stáže odborně vede mentor, který je hlavní osobou zodpovědnou za průběh a kvalitu stáže. Během realizace stáže může stážista vykonávat některé dílčí činnosti pod dohledem různých specialistů, které k tomu mentor stáže pověří. Stážista má přiděleného svého konzultanta FDV, na kterého se obrací v případě jakýchkoliv dotazů či oznámení. Před zapojením se do projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ je uchazeč povinen seznámit se s Manuálem pro stážistu. Pro úspěšné zakončení stáže a získání certifikátu musí stážista absolvovat stáž v předepsaném rozsahu hodin a vykonat na stáži všechny činnosti, které ukládá šablona stáže.
13
Služební cesty na stáži
3.1
Pokud se v rámci stáže předpokládá, že bude stážista cestovat v rámci celé ČR (mimo místa výkonu stáže uvedená ve Smlouvě o zajištění stáže), je toto nutné uvést ve Smlouvě o zajištění stáže. Služební cesty mimo místo/a výkonu stáže jsou možné pouze na základě dohody a souhlasu poskytovatele stáže a stážisty. Dny, ve kterých bude stážista cestovat mimo pravidelná místa výkonu stáže, je nutné předem uvést v harmonogramu stáže. V případě změn termínů služebních cest je o této změně vždy nutné předem (nejpozději v den změny) informovat konzultanta FDV. Do deníku stážisty pak stážista vyplňuje, kde na služební cestě byl, jaký byl její účel/jaké činnosti tam vykonával. Výdaje spojené se služební cestou jsou hrazeny dle dohody mezi poskytovatelem stáže a stážistou. Ze strany FDV nejsou cestovní a jiné výdaje spojené se služební cestou propláceny. Doba cestování v rámci služební cesty se nezapočítává do doby výkonu stáže. Služební cesty realizované v průběhu stáže mohou být vykonávány pouze na území České republiky. V případě, že není na služební cestě přítomen mentor stáže, ručí za to, že se stážistovi věnuje jiný k tomu kompetentní specialista.
4 Proplácení stravného, cestovného a ubytování Po podpisu Smlouvy o zajištění stáže, nejdříve však od prvního dne zahájení realizace stáže a v případě splnění všech podmínek, které vyplývají ze Smlouvy o zajištění stáže a z tohoto manuálu (viz dále), má stážista nárok na proplácení těchto výdajů:
cestovné (vypláceno převodem na bankovní účet stážisty na základě předložení příslušných cestovních dokladů, viz dále);
ubytování (vypláceno převodem na bankovní účet stážisty na základě předložení příslušných dokladů za výdaje na ubytování, viz dále);
stravné (vypláceno ve formě stravenek předávaných poskytovatelem stáže, resp. poštou, zpětně za uplynulý měsíc dle odchozeného počtu hodin stáže, viz dále).
Nárok na proplacení stravného, výdajů na cestovné a ubytování je zakotven ve Smlouvě o zajištění stáže, a to v maximálních částkách, které jsou komunikovány se stážistou v době před podpisem Smlouvy o zajištění stáže (viz kapitola 8). Stážista nemá na vyplacení těchto maximálních částek automatický nárok. Veškeré výdaje jsou mu proplaceny až na základě doložení originálních dokladů, dokládajících vynaložení výdajů za cestovné a ubytování. V případě stravného je tímto dokladem deník stážisty (viz níže).
14
Při přihlášení na stáž uchazeč uvádí tyto adresy: o
adresa trvalého bydliště (nesmí být na území Hl. m. Praha);
o
kontaktní adresa (může se shodovat s adresou trvalého bydliště; může být na území Hl. m. Praha; je zásadní z hlediska výpočtu výše nároku na cestovné a ubytování).
Stážista může uplatňovat nárok současně na proplacení všech 3 výše uvedených výdajů. Příklad: Uvažujeme-li, že stážista dochází na stáž od pondělí do pátku, může mít nárok na proplacení ubytování v průběhu týdne (za předpokladu splnění podmínek popsaných níže), na proplacení cestovného z místa kontaktní adresy na místo výkonu stáže a zpět na začátku a na konci týdne i každodenních cest z místa ubytování (hostelu apod.) na místo výkonu stáže a zpět (za předpokladu splnění podmínek popsaných níže) a na proplacení stravného, které se odvíjí od počtu celkově odchozených hodin stáže zaznamenaných v deníku stážisty a schválených ze strany FDV. Výdaje za cestovné a ubytování jsou stážistovi vypláceny převodem na bankovní účet stážisty. Stážista proto musí mít bankovní účet zřízený. Nemá-li stážista zřízený bankovní účet, může se dohodnout s osobou, které důvěřuje, o zasílání výše uvedených finančních částek na její účet, s tím, že odpovědnost za uzavření takové dohody nese pouze stážista. Rozhodne-li se stážista pro založení účtu pouze pro účely projektu, je doporučeno zřídit si účet u takového finančního domu, který nabízí zřízení účtu včetně vedení účtu zdarma. Případné náklady spojené se založením a vedením účtu nebudou stážistovi ze strany FDV ani ze strany poskytovatele proplaceny. Vyplácení výdajů za cestovné a ubytování jiným způsobem (např. formou poštovní poukázky) není možné. V případě nemoci nebo jiné absence (viz kapitola 9.2.2.1) nemá stážista nárok na proplacení žádných výše uvedených výdajů. Doklady na stravné, za cestovné a ubytování předkládá stážista vždy za předcházející kalendářní měsíc. Ve výjimečných případech jsou za strany FDV akceptovány doklady předložené stážistou se zpožděním jednoho kalendářního měsíce. Doklady předložené stážistou později nebudou stážistovi proplaceny. Příklad: Stážista předkládá doklady za duben začátkem května. Je přijatelné, aby doložil doklady za duben ještě začátkem června (tj. v řádných lhůtách stanovených pro předkládání dokladů za měsíc květen). Doklady předložené později nebudou stážistovi proplaceny.
V případě posledního měsíce docházky na stáž je nutné doložit doklady na stravné, za cestovné a ubytování ve stanoveném termínu. Doklady doložené se zpožděním jednoho měsíce nejsou v případě posledního měsíce stáže ze strany FDV akceptovatelné a nebudou proplaceny. Nárok na úhradu výdajů za cestovné, ubytování a stravného stážistovi vzniká pouze za předpokladu, že plní všechny podmínky stáže řádně a včas, tj. ve stanovených termínech a v předepsaném formátu (viz dále). Nesplňuje-li některý z doložených dokladů (deník stážisty, tabulka cestovních dokladů, účetní doklad za ubytování) předepsané náležitosti, je
15
stážista požádán konzultantem FDV o nápravu. Proplacení všech dokladů za daný měsíc je v takovém případě pozdrženo, dokud není náprava zjednána. V případě nedodržování pravidel na straně stážisty má FDV právo výdaje spojené s cestovným, ubytováním a stravné stážistovi neproplatit. Veškeré změny je nutno řešit individuálně s přiděleným konzultantem FDV. V případě včasné konzultace změny s konzultantem lze předejít mnoha případným následným komplikacím. Veškeré uznatelné výdaje může stážista nárokovat nejdříve od prvního dne zahájení realizace stáže a pouze v případě splnění všech podmínek, které vyplývají z tohoto manuálu a ze Smlouvy o zajištění stáže. Doklady předložené stážistou se zpožděním delším než jeden kalendářní měsíc nebudou stážistovi proplaceny.
4.1
Stravné
4.1.1 Nárok na proplácení stravného Za každou celou absolvovanou hodinu stáže má stážista nárok na proplacení stravného ve formě stravenky ve výši 20,- Kč. Stážistovi jsou předávány stravenky v nominální hodnotě 80,- Kč v odpovídajícím počtu kusů stravenek. V případě, kdy celková výše nároku stážisty na stravenky nebude dělitelná 80,- Kč, bude stážistovi předán odpovídající počet stravenek v nominální hodnotě 80,- Kč a zbytek nároku na stravné (menší než 80,- Kč) bude dorovnán stravenkami v nominální hodnotě 20 až 60,- Kč. Nárok na stravenky vzniká stážistovi s odevzdáním řádně vyplněného deníku stážisty (viz níže), a to dle počtu celých absolvovaných hodin stáže. Za předpokladu splnění všech podmínek stanovených tímto manuálem obdrží stážista stravenky za odchozený kalendářní měsíc stáže obvykle koncem následujícího kalendářního měsíce. V případě opakovaného nedodržování povinností stážisty daných Smlouvou o zajištění stáže a tímto manuálem může konzultant navrhnout zrušení přiznaného nároku.
4.1.2 Předání stravenek stážistovi V průběhu realizace stáže jsou stážistovi stravenky předávány dvojím způsobem: 1) V průběhu stáže jsou stravenky za každý kalendářní měsíc stáže zasílány na adresu poskytovatele stáže. Poskytovatel má po obdržení stravenek od dodavatele povinnost stážistovi stravenky neodkladně předat. Stravenky jsou předávány v obálce označené
16
jménem stážisty, počtem ks stravenek a jejich nominální hodnotou. Stážista zkontroluje počet a hodnotu stravenek a svým podpisem na formuláři „Distribuční seznam“ potvrdí jejich převzetí. 2) Za poslední kalendářní měsíc stáže nebudou stravenky zasílány na adresu poskytovatele stáže, ale budou zaslány přímo stážistovi, a to na uvedenou kontaktní adresu. Stravenky jsou stejně jako v předchozím případě předávány v obálce označené jménem stážisty, počtem ks stravenek a jejich nominální hodnotou. Stážista zkontroluje počet a hodnotu stravenek a svým podpisem na formuláři „Distribuční seznam“ potvrdí jejich převzetí. V případě nevyzvednutí zásilky v uvedeném termínu bude poskytovatel stáže nebo stážista (dle režimu doručení) kontaktován konzultantem a upozorněn na nevyzvednutí zásilky. Zásilka bude případně v následujícím kalendářním měsíci znovu odeslána na adresu poskytovatele stáže nebo kontaktní adresu stážisty (dle dohody). V případě nevyzvednutí zásilky ani po opakovaném odeslání stážistovi nárok na stravenky zaniká. Za účelem doručení stravenek (na adresu poskytovatele nebo na kontaktní adresu stážisty) poskytne FDV dodavateli stravenek veškeré nezbytné podklady (tedy jméno, adresu a telefon příjemce). Telefonický kontakt je dodavatelem požadován pro případ nutného kontaktování příjemce při doručování stravenek. Převzetí stravenek stážista potvrzuje svým podpisem na distribučním seznamu, který poté předá mentorovi. Mentor přiloží podepsaný distribuční seznam k ostatním dokumentům, které zasílá na konci kalendářního měsíce konzultantovi FDV. Zaslání stážistou podepsaného distribučního seznamu je nezbytným podkladem pro výplatu stravenek v následujících měsících. V posledním měsíci stáže zasílá stážista tento podepsaný dokument neprodleně konzultantovi FDV. Teprve po jeho doručení může být stáž uzavřena a stážistovi je odeslán certifikát o absolvování stáže. Stážista obdrží stravenky za odchozený kalendářní měsíc stáže nejpozději do konce následujícího kalendářního měsíce. V průběhu stáže jsou stravenky zasílány na adresu poskytovatele stáže, který je stážistovi předá. Po skončení stáže obdrží stážista v případě splnění všech podmínek zásilku se stravenkami za poslední kalendářní měsíc stáže na kontaktní adresu.
4.1.3 Podmínky proplácení stravného – deník stážisty Stážista má povinnost průběžně vyplňovat deník stážisty (příloha 1), který je mu zaslán konzultantem nejpozději v den zahájení stáže. Vzor vyplněného deníku stážisty je předmětem přílohy 2. Deník stážisty je dokument, který vyplňuje stážista elektronicky za každý kalendářní měsíc, ve kterém stáž probíhala. Do deníku stážisty se zapisuje docházka, změny oproti původně
17
stanovenému rozpisu docházky (harmonogramu) a popis činností vykonávaných v průběhu stáže. Každý den, kdy stážista dochází na stáž, je povinen vyplnit do deníku stážisty:
docházku – čas příchodu na stáž a čas odchodu;
délku přestávky na jídlo a oddech9;
popis činností, kterými se daný den zabýval, a ve kterých tak zlepšoval své znalosti a dovednosti (viz příloha 2). Popis činností je důležité uvést tak, aby bylo z deníků jasné, že stážista v průběhu realizace stáže obsáhl všechny činnosti definované v šabloně stáže a naplnil tak cíl stáže. Jednotlivé konkrétní činnosti vykonávané na stáži stážista přiřadí k činnostem, definovaným v šabloně stáže (tzn., uvede písmeno, kterým je daná činnost v šabloně označena). Konzultant FDV na konci stáže hodnotí, zda byly všechny činnosti absolvovány v souladu s cíli šablony stáže;
místo výkonu stáže v případě služební cesty (stážista uvede cíl služební cesty (adresu) v popisu činností, které daný den vykonával);
vysvětlení případného nesouladu v docházce s plánovaným harmonogramem (v položce komentář).
Stážista musí absolvovat v každém dni, kdy dochází na stáž, minimálně 4 hodiny nepřetržité stáže. V opačném případě nemá nárok na proplacení stravného, výdajů na cestovné a ubytování10. V tabulce, do které stážista vyplní v deníku stážisty čas příchodu, čas odchodu a délku přestávky, je automaticky vypočítáno, kolik celých hodin docházky za daný den stážista absolvoval. Z toho vyplývá, že stážistovi se do docházky započítávají pouze celé absolvované hodiny. Příklad: Stážista přijde na stáž v 8:00, ze stáže odejde v 15:00. Z této doby se stážistovi odečte přestávka na oběd (minimálně 30 minut; stážista však byl na obědě 40 minut). Celkem tedy stážista absolvoval 6 hodin a 20 minut stáže, nicméně do celkové docházky se mu započítávají jen celé absolvované hodiny, tedy 6 hodin. Nazveme-li 20 neuznaných minut „přesčasem“, je důležité uvést, že „přesčasy“ není možné v rámci týdnů ani měsíců sčítat. Stážista si musí plánovat docházku podle harmonogramu tak, aby mu zbytečné „přesčasy“ nevznikaly.
9
Ze Smlouvy o zajištění stáže vyplývá, že poskytovatel je povinen poskytnout stážistovi nejdéle po 6 hodinách nepřetržité stáže přestávku na jídlo a oddech v trvání nejméně 30 minut; mladistvému stážistovi (osobě mladší 18 let) musí být tato přestávka poskytnuta nejdéle po 4,5 hodinách nepřetržité stáže. 10 Ve výjimečných případech, které jsou řádně vysvětlené v deníku stážisty (změny v docházce – např. náhlé zdravotní problémy), je možné proplatit stravné, výdaje na cestovné a ubytování i v den stáže, ve kterém stážista stáž neabsolvoval v délce minimálně 4 hodiny. Konzultant FDV v těchto případech hodnotí, zda se skutečně jedná o výjimečné případy.
18
Stážista je povinen vyplňovat délku přestávky na jídlo a oddech v souladu s těmito pravidly:
nejdéle po 6 hodinách nepřetržité stáže je povinná přestávka na jídlo a oddech v trvání nejméně 30 minut;
mladistvému stážistovi musí být přestávka v trvání nejméně 30 minut poskytnuta nejdéle po 4,5 hodinách nepřetržité stáže.
Délka přestávky na jídlo a oddech se do odchozených hodin stáže nezapočítává. Stážista je povinen odečítat od docházky přestávku na oběd v minimální délce trvání 30 minut ve výše uvedených případech vždy – i tehdy, když na obědě nebyl. Je tedy důležité, aby v případě, kdy je přestávka na oběd dle výše uvedených pravidel povinná, stážista skutečně přestávku dodržel. Při výkonu stáže je důležité si uvědomit, že stáž musí být realizována dle harmonogramu (viz kapitola 8.1), který je závazný. Jakoukoliv odchylku od harmonogramu je stážista povinen hlásit konzultantovi FDV s předstihem nebo okamžitě, jakmile je to možné. Na základě řádně vyplněného deníku stážisty je stážistovi přiznán nárok na stravné a dále je posuzován i nárok na proplacení výdajů za ubytování a cestovné (je kontrolován soulad časových údajů na jízdenkách s docházkou na stáž uvedenou v deníku). Proto, je-li stáž takového charakteru, že stážista nemá každý den přístup k počítači, je doporučeno, aby poskytovatel stáže stážistovi deník na aktuální měsíc vytiskl. Stážista tak bude mít možnost vyplňovat deník průběžně v papírové podobě a na konci kalendářního měsíce ho jednorázově přepíše do počítače. Deník stážisty vyplňuje stážista průběžně za daný kalendářní měsíc, což platí jak pro stáže začínající 1. den v měsíci, tak pro stáže začínající 15. den v měsíci. U stáží, které začínají v polovině kalendářního měsíce, tedy stážista v prvním zaslaném deníku dokládá svoji docházku pouze za 2. polovinu prvního kalendářního měsíce. V posledním zaslaném deníku pak stážista dokládá svoji docházku za neúplný poslední kalendářní měsíc stáže.
Do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala, stážista:
vyplněný deník vytiskne (pouze daný měsíc), opatří ho svým podpisem a předá ho mentorovi;
současně vyplněný deník vloží nepodepsaný, v elektronické podobě (celý soubor, tj. včetně harmonogramu a ostatních listů deníku) do systému ASAP.
Mentor zajistí podpis vytištěného deníku statutárním zástupcem (nebo jím pověřenou osobou) a nejpozději do 3 pracovních dnů od převzetí od stážisty deník odešle doporučeně poštou konzultantovi FDV spolu s ostatními dokumenty – tabulkou cestovních dokladů (nárokuje-li stážista proplacení výdajů za cestovné), účetním dokladem za ubytování včetně
19
průvodního listu (nárokuje-li stážista proplacení výdajů za ubytování) a distribučním seznamem, který dokládá převzetí stravenek stážistou. Je důležité, aby stážista před odevzdáním deník zkontroloval:
zda se plán docházky za daný měsíc shoduje s předpokládanou docházkou, stanovenou v harmonogramu (tj. zda počet plánovaných hodin v předem stanovených dnech odpovídá skutečné docházce na stáž);
zda počet celkem odchozených hodin souhlasí s počtem hodin naplánovaných na daný měsíc v harmonogramu;
zda jsou v případě nesouladu plánu docházky a harmonogramu tyto změny vysvětleny v poli pro komentář;
zda je řádně vyplněn popis činností, kterými se stážista v daném měsíci zabýval;
zda činnosti vykonávané stážistou odpovídají šabloně stáže;
zda je deník podepsán stážistou.
Konzultant FDV deník stážisty zkontroluje. Podle počtu schválených celých odchozených hodin v daných dnech přizná konzultant FDV stážistovi nárok na stravné. Stravenky jsou stážistovi doručeny na adresu poskytovatele stáže, resp. na jeho kontaktní adresu nejpozději do konce následujícího kalendářního měsíce (viz kapitola 4.1.2).
4.2
Cestovné
4.2.1 Nárok na proplácení cestovného Veškeré uznatelné (ze strany FDV proplatitelné) výdaje, vznikají až po podpisu Smlouvy o zajištění stáže všemi třemi smluvními stranami, nejdříve však od prvního dne zahájení realizace stáže a za předpokladu splnění všech podmínek, které vyplývají z tohoto manuálu (viz dále). Z toho vyplývá, že výdaje, které uchazeč o stáž vynaloží v souvislosti s cestováním na osobní pohovor nebo na schůzku k podpisu smlouvy, nebudou ze strany FDV proplaceny. Toto se netýká výdajů za vstupní zdravotní prohlídku, event. očkování stážisty (viz kapitola 9.1.1). FDV proplácí pouze výdaje spojené s cestou na stáž a ze stáže. Stážistovi jsou propláceny výdaje na cestovné pouze z místa kontaktní adresy (případně trvalého bydliště, je-li tato adresa stejná), která je uvedena ve Smlouvě o zajištění stáže. V odůvodněných případech mohou být proplaceny také výdaje za cestovné z místa, které je na přímé trase z místa kontaktní adresy (případně trvalého bydliště, je-li tato adresa stejná) do místa výkonu stáže.
20
V případě více než jednoho pravidelného místa výkonu stáže, musí být všechna tato místa (maximálně 3) uvedena ve Smlouvě o zajištění stáže. V takovém případě pak FDV proplácí výdaje na cestovné dle jízdenek do míst výkonu stáže uvedených ve Smlouvě o zajištění stáže (nejvýše do maximální výše výdajů na cestovné, která je vypočítána na základě harmonogramu stáže a je uvedena ve smlouvě). Cesty do všech ostatních míst výkonu stáže (mimo tyto uvedené ve Smlouvě o zajištění stáže) jsou považovány za služební cesty. Služební cesty realizované v rámci stáže nebudou propláceny v rámci cestovních výdajů ze strany FDV, ale na základě dohody mezi stážistou a poskytovatelem stáže.
4.2.1.1 Soukromé vozidlo Doprava na stáž soukromým vozem v rámci projektu není Fondem dalšího vzdělávání proplácena. Výjimkou jsou individuálně posuzované případy – např. doprava handicapovaných osob, které nemají možnost dopravit se na stáž jiným způsobem. Možnost používat soukromý vůz pro dopravu na stáž musí být zakotvena ve Smlouvě o zajištění stáže. V případech uvedených výše je stážistovi hrazena spotřeba pohonných hmot. Při výpočtu nároku se vychází ze vzdálenosti mezi místem kontaktní adresy stážisty a místem výkonu stáže a z kombinované spotřeby pohonných hmot vozu, kterou stážista musí doložit kopií technického průkazu automobilu. Dále se postupuje v souladu s vyhláškou Ministerstva práce a sociálních věcí, která stanoví průměrnou cenu pohonných hmot (pro daný kalendářní rok). Stážistovi není hrazeno opotřebení vozu, tzv. amortizace. Výdaje na cestovné soukromým vozem jsou stážistovi propláceny pouze ve výjimečných případech a pouze tehdy, je-li to zakotveno ve Smlouvě o zajištění stáže.
4.2.1.2 Meziměstská veřejná doprava Cestuje-li stážista na stáž mimo místo kontaktní adresy (tzn. mezi obcemi), jsou mu propláceny cestovní výdaje na základě doložených originálů jízdenek. FDV proplácí pouze jízdenky v ceně jízdného 2. třídy. V případě, že stážista předloží jízdenku 1. třídy, smí nárokovat k proplacení pouze částku do výše jízdenky 2. třídy. Místenky jsou stážistovi propláceny jen v případě, že nelze zakoupit jízdenku bez místenky. Místenky nebudou propláceny, jde-li jejich cenu oddělit od ceny jízdenky. V takovém případě bude stážistovi proplacena pouze jízdenka do výše ceny jízdenky bez místenky. FDV nepožaduje zakoupení slevového kuponu (např. in-karta). Z toho důvodu také případné pořízení těchto kuponů nebude propláceno.
21
4.2.1.3 Městská hromadná doprava (dále jen MHD) Jízdenky a časové kupony MHD jsou propláceny všem stážistům, kteří je využívají při cestování na stáž, bez rozdílu místa kontaktní adresy a místa výkonu stáže, s ohledem na následující pravidla:
Pokud stážista nevlastní časový kupon MHD, budou mu proplaceny jednotlivé jízdenky na MHD v plné výši (stážista si pro účely stáže nemusí pořizovat časový kupon). Jízdenky musí být vždy označeny a musí z nich být patrné datum a čas platnosti.
Pokud stážista vlastní časový kupon MHD, bude mu proplacena poměrná část ceny kuponu dle počtu dní stáže (cena kuponu bude vydělena počtem dní platnosti kuponu a vynásobena počtem dní docházky na stáž v příslušném období).
Pokud stážista nevlastní časový kupon a chtěl by si jej zakoupit (bude jej využívat i k soukromým účelům), bude mu proplacena poměrná část ceny kuponu podle počtu dní docházky na stáž (postupem stejným jako v případě výše).
V případě, že stážista v době vyplňování dotazníku pro vybrané uchazeče o stáž vlastní časový kupon MHD, ale po skončení jeho platnosti (ke kterému dojde v průběhu stáže) si jej nechce znovu zakoupit, musí tuto skutečnost uvést v dotazníku pro vybrané uchazeče o stáž. Tato skutečnost pak bude zohledněna při výpočtu nároku na cestovné (maximální výše nároku bude vypočítána jako poměrná část ceny kuponu po dobu jeho platnosti a dále již jednotlivé jízdenky).
Stážista dokládá ORIGINÁLY jednotlivých cestovních dokladů (tzn. jízdenky, účetní doklady o zaplacení kuponu).
SMS jízdenky nejsou FDV propláceny.
K poměrnému proplacení kuponu musí stážista vždy doložit: o
o
V tabulce cestovních dokladů za první měsíc stáže:
originál dokladu o zaplacení časového kuponu;
kopii časového kuponu pro daný měsíc, ve kterém nárokuje proplacení cestovného;
kopii průkazu/karty, k němuž se časový kupon váže (stážista nemá nárok na proplacení výdajů na pořízení průkazu/karty, ani výdajů na fotografie na průkaz/kartu apod.).
V tabulce cestovních dokladů za každý další měsíc stáže:
kopii průkazu/karty, k němuž se časový kupon váže;
22
kopii časového kuponu pro daný měsíc, ve kterém nárokuje proplacení cestovného.
Z předkládaných dokladů musí být vždy jednoznačně patrné, na koho je časový kupon vystaven, např. ID kuponu se musí shodovat s ID průkazu. V případě, že takový doklad není standardně vystavován, je stážista povinen si o něj u vydavatele kuponu požádat.
K poměrnému proplacení kuponu dojde ze strany FDV vždy až po předložení originálu dokladu o zaplacení, popř. jeho úředně ověřené kopie. Toto platí zejména pro případy, kdy je kupon spojený s dokladem o zaplacení, přičemž platnost tohoto kuponu přesahuje období výkonu stáže. Nárok je tedy stážistovi přiznán, je ale vyplacen až po dodání požadovaného dokladu.
V případě zakoupení kuponu přes internet dokládá stážista daňový doklad, který zašle dopravce stážistovi e-mailem (obvykle současně s potvrzením přijetí platby nebo s informací o vyzvednutí časového kuponu). Z dokladu musí být patrné ID karty, ke které doklad patří.
V případě, že má stážista nárok na ubytování (viz dále), ale tuto možnost nevyužije, jsou mu propláceny cestovní výdaje pouze do výše součtu ceny ubytování a cestovného z a do místa kontaktní adresy, na které by měl nárok, kdyby ubytování využil. Cestovní výdaje jsou stážistovi vypláceny na základě doložení originálů cestovních dokladů (např. jízdenek). Časový kupon na MHD je stážistovi proplácen v poměrné výši, jsou-li k němu doloženy veškeré požadované doklady. Jednotlivé jízdenky jsou propláceny v případě, jsou-li z nich patrné potřebné údaje.
4.2.2 Podmínky proplácení cestovného – tabulka cestovních dokladů Doklady za výdaje na cestovné dokládá stážista vždy za kalendářní měsíc, což platí jak pro stáže začínající 1. den v měsíci, tak pro stáže začínající 15. den v měsíci. Stážista předkládá doklady za cestovné za dny, ve kterých v daném kalendářním měsíci dojížděl na stáž (tj. u stáží, které začínají 15. den v měsíci, stážista předkládá první doklady za cestovné pouze za 2. polovinu daného kalendářního měsíce; u stáží, které končí např. 10. den v měsíci, stážista předkládá za poslední kalendářní měsíc pouze cestovní doklady za dny, kdy v daných deseti dnech dojížděl na stáž). Cestovní doklady stážista průběžně organizuje do tabulky cestovních dokladů (příloha 3), kterou stážista nalezne v dokumentech pro uchazeče v systému ASAP. Vzor vyplněné tabulky cestovních dokladů je předmětem přílohy 4.
23
Stážista má povinnost cestovní doklady do tabulky cestovních dokladů organizovat průběžně. V případě kontroly na místě budou dosud neodevzdané cestovní doklady kontrolovány. Stážista vyplní tabulku cestovních dokladů podle níže uvedených pravidel:
jízdenky připevňuje za roh sešívačkou, lepidlem nebo průhlednou lepenkou k danému datu do tabulky (příloha 4);
na dokladech musí být čitelné všechny údaje (způsob připevnění nesmí překrývat údaje na dokladu);
doklady se v rozložené podobě nesmí překrývat (z důvodu následného skenování tabulky cestovních dokladů konzultantem FDV – i ze skenu musí být patrné všechny údaje na dokladech);
doklady se řadí chronologicky, tedy v čase od nejstaršího po nejnovější doklad;
stážista dokládá ORIGINÁLY jednotlivých cestovních dokladů; výjimkou jsou průkazky k časovým či slevovým kuponům MHD a také samotné kupony, jejichž platnost je delší než sledované období (např. čtvrtletní kupon) – v tomto případě připevňuje stážista do tabulky originál dokladu o zaplacení (doklad musí být vystaven na jeho jméno, popř. musí být jinak prokázáno, že zakoupený kupon náleží stážistovi) a kopii průkazky na MHD popř. časového kuponu.
V případě, že stážista využívá kupon, jehož platnost je delší než období jednoho měsíce (např. čtvrtletní kupon), dodává kopii průkazu, popřípadě časového kuponu v tabulce cestovních dokladů každý měsíc znovu, protože k proplacení nárokuje vždy pouze část ceny kuponu za daný měsíc s ohledem na frekvenci docházení na stáž. FDV si ponechává veškeré předložené doklady za daný měsíc. Jízdenky je stážista povinen předkládat uvedeným způsobem. Nedodržení předepsaného způsobu bude mít za následek zpoždění v proplacení cestovních výdajů, a to minimálně o 1 měsíc. V případě opakovaného nedodržování postupů může konzultant FDV navrhnout zrušení přiznaného nároku.
V případě, že má stážista nárok na cestování na stáž osobním automobilem, zašle mu konzultant FDV současně se smlouvou následující informaci:
v případě, že stážista neuplatňuje příspěvek na ubytování: kolik Kč mu bude proplaceno jako cestovné za jeden den stáže (tj. cesta na stáž a zpět);
24
v případě, že uplatňuje příspěvek na ubytování: kolik Kč mu bude proplaceno jako cestovné za jednu cestu z místa kontaktní adresy do místa ubytování a zpět (týdně) a za jednu cestu z místa ubytování do místa výkonu stáže a zpět (denně).
V případě použití osobního automobilu stážista vyplňuje tabulku cestovních dokladů tímto způsobem:
do sloupce „Datum“ stážista vyplní dny, ve kterých využil osobní automobil;
do sloupců „Cesta na stáž“ a „Cesta ze stáže“ stážista vepíše „osobní automobil“;
k tabulce cestovních dokladů stážista nepřikládá žádný doklad; v tabulce vyplňuje kolonku „Celková hodnota přiložených cestovních dokladů“ na základě násobku počtů dnů/týdnů stáže a náhrady cestovného za jednu zpáteční cestu (tj. cestu na stáž a zpět). Příklad: Na základě spotřeby vozu a vzdálenosti místa kontaktní adresy od místa výkonu stáže vypočítá konzultant FDV cenu za jednu cestu na stáž a zpět na 72 Kč. Cestoval-li stážista na stáž osobním autem v daném kalendářním měsíci například 10x, vyplní v tabulce cestovních dokladů kolonku „Celková hodnota přiložených cestovních dokladů“ podle vzorce počtů dnů x cena za jednu cestu na stáž a zpět, tedy 10 x 72 = 720 Kč. Uplatňuje-li stážista nárok na ubytování, vypočítává konzultant FDV cenu cesty z místa kontaktní adresy do místa ubytování a zpět (např. 250 Kč, tzv. „dlouhá cesta“) a cenu cesty z místa ubytování do místa výkonu stáže (např. 20 Kč, tzv. „krátká cesta“). Cestoval-li stážista na stáž osobním autem z místa kontaktní adresy do místa ubytování (dlouhá cesta) v daném kalendářním měsíci například 4x, a z místa ubytování do místa výkonu stáže (krátká cesta) celkem 16x, vyplní v tabulce cestovních dokladů kolonku „Celková hodnota přiložených cestovních dokladů“ podle vzorce (počet dlouhých cest x cena dlouhé cesty) + (počet krátkých cest x cena krátké cesty), tedy (4 x 250 Kč) + (16 x 20 Kč).
Vyplněnou tabulku cestovních dokladů stážista předá do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce mentorovi stáže, který zajistí podpis statutárního zástupce (nebo jím pověřené osoby) a zašle tabulku do 3 pracovních dnů od převzetí od stážisty konzultantovi FDV spolu s dalšími dokumenty. Doklady za cestovné předkládá stážista vždy za předcházející kalendářní měsíc. Ve výjimečných případech jsou ze strany FDV akceptovány doklady předložené stážistou se zpožděním jednoho měsíce. Doklady předložené stážistou se zpožděním delším než jeden kalendářní měsíc nebudou stážistovi proplaceny.
Nejpozději do 30ti pracovních dní od doručení podkladů na adresu FDV obdrží stážista prostředky na bankovní účet. V průběhu kontroly předložených dokladů na straně FDV může být stážista telefonicky kontaktován konzultantem k upřesnění některých nesrovnalostí v dokladech.
25
Za vyplnění tabulky cestovních dokladů je zodpovědný vždy stážista. Za odeslání dokumentu ke kontrole FDV je pak odpovědný poskytovatel stáže. Stážista má nárok na proplacení jen těch výdajů, které v předepsaných termínech doloží originálními doklady. FDV doporučuje předkládat doklady v předepsaném formátu, dojde tak k výraznému zkrácení doby administrace na straně FDV a tedy i k dřívějšímu odeslání platby na bankovní účet stážisty.
4.3
Ubytování
4.3.1 Nárok na proplácení ubytování Ubytování si zajišťuje stážista sám. Za vhodné ubytování je považováno ubytování v hostelech, internátech, turistických ubytovnách nebo VŠ kolejích atd. V žádném případě není propláceno ubytování v podnájmu v rámci nájemní smlouvy. Ubytování by se mělo nacházet v blízkosti místa výkonu stáže. Stážista má nárok na proplacení výdajů za ubytování pouze ve dnech souvisejících s docházkou na stáž dle harmonogramu. Ubytování bez stravy je propláceno do maximální výše 350,- Kč/osobu/noc. V případě, že je ubytování dražší než 350,- Kč/osobu/noc, je stážistovi ubytování propláceno pouze do výše maximální stanovené ceny za ubytování, tj. 350,- Kč/osobu/noc. Např. stojí-li ubytování 400,- Kč/osobu/noc, je stážistovi proplaceno pouze 350,- Kč/osobu/noc a zbylých 50,- Kč si musí stážista zaplatit sám. Stojí-li ubytování méně než 350,- Kč/osobu/noc (např. 200,- Kč/osobu/noc), proplatí FDV toto ubytování pouze do výše skutečné ceny ubytování.
V případě, že stážista využívá ubytování i mimo dny, kdy chodí na stáž, je stážistovi proplacena faktura (účetní doklad) za ubytování pouze v poměrné výši. Např. chodí-li stážista na stáž v pondělí, úterý a středu, má nárok na proplacení ubytování za 2 noci (z pondělí na úterý a z úterý na středu). Platí-li si ale stážista ubytování v místě výkonu stáže celý týden, proplatí mu FDV ubytování pouze za uvedené 2 noci. Ve výjimečných případech mohou být stážistovi proplaceny výdaje za ubytování i v den předcházející dnu docházky na stáž, příp. v den stáže, po kterém stážista dle harmonogramu na stáž nedochází. V takovém případě musí stážista doložit, že bylo ubytování nutné z hlediska včasného nástupu na stáž (např. v ranních hodinách nebyl k dispozici vhodný spoj) nebo již nebylo možné dostat se týž den zpět do místa kontaktní adresy (např. ve večerních hodinách nebyl k dispozici vhodný spoj).
Pro výpočet maximální výše nároku na ubytování (který je uveden ve smlouvě) je zásadním údajem kontaktní adresa stážisty, neboť se předpokládá, že stážista na stáž cestuje z místa kontaktní adresy. Za kontaktní adresu se považuje taková adresa, na které se uchazeč zdržuje a kde přebírá poštu. Na ubytování vzniká stážistovi nárok pouze v případě, že trvá dojíždění hromadnou dopravou mezi místem kontaktní adresy a místem výkonu stáže déle než 75 minut (bude ověřováno konzultantem FDV). Nárok na ubytování stážistovi nevzniká, shoduje-li se město,
26
ve kterém stáž probíhá, s městem, ve kterém má stážista trvalou nebo kontaktní adresu (tedy cestuje-li stážista v rámci jednoho města). Adresu ubytovacího zařízení, včetně termínů ubytování, musí stážista nahlásit e-mailem svému konzultantovi nejpozději v den ubytování. Nárok na proplacení ubytování vzniká nejdříve dnem nahlášení adresy ubytování v průběhu stáže konzultantovi FDV. Případné změny adresy ubytování, kontaktní adresy i adresy trvalého bydliště v průběhu stáže je stážista povinen oznámit neprodleně konzultantovi FDV. V místě udaného ubytování může v průběhu stáže proběhnout kontrola na místě. Nedodržení podmínek daných manuálem může znamenat neproplacení vzniklých výdajů. Počet nocí ubytování je dán počtem dní stáže a rozvržením docházky na stáž. Uvažujeme-li, že stážista dochází na stáž od pondělí do pátku každý den (tedy pět dní docházky v daném týdnu), pak bude stážistovi přiznán nárok na 4 noci. Stážista se může ubytovat již v neděli večer pouze v případě, že veřejná doprava nenabízí vhodný spoj v pondělí ráno (nestihl by nastoupit na stáž). Stážista se může ubytovat ještě v pátek po odchodu ze stáže, pouze pokud veřejná doprava nenabízí vhodný spoj v pátek večer (nestihl by se dostat zpět do místa kontaktní adresy). FDV neproplácí poplatky za rezervaci a storno poplatky.
4.3.2 Podmínky proplácení ubytování – originál účetního dokladu s průvodním listem Na konci každého kalendářního měsíce si stážista vyžádá od poskytovatele ubytování účetní doklad za ubytování, který na místě uhradí. Originál účetního dokladu za ubytování předává stážista spolu s průvodním listem účetního dokladu za ubytování do 3 pracovních dnů od konce daného kalendářního měsíce, za který je proplacení ubytování nárokováno, mentorovi stáže. Mentor zajistí podpis statutárního zástupce (nebo jím pověřené osoby) a zašle doklad do 3 pracovních dnů od převzetí dokumentů od stážisty konzultantovi FDV spolu s dalšími dokumenty. Průvodní list účetního dokladu za ubytování (příloha 5) je k dispozici stážistovi v systému ASAP. Doklady, na základě kterých stážista nárokuje proplacení ubytování, musí splňovat níže uvedené náležitosti:
doklady musí být vystaveny vždy na jméno stážisty a musí obsahovat přesné datum ubytování (tzn. vypsané jednotlivé dny, kdy byl stážista ubytován);
stážista dokládá ORIGINÁLY dokladů za ubytování, které uhradil (faktura, paragon, příjmový pokladní doklad; Pozor! FDV neproplácí zálohovou (proforma) fakturu);
27
z dokladů předložených stážistou musí být zřejmé i skutečné uhrazení výdaje za ubytování (k faktuře za ubytování je tedy nutné doložit v originále i paragon / pokladní doklad / výpis z bankovního účtu (stačí kopie – např. printscreen) / stvrzenku z platebního terminálu nebo jiný doklad, kterým stážista prokáže úhradu výdaje);
jednotlivé doklady musí být seřazeny chronologicky (od nejstaršího po nejnovější) a s průvodním listem účetního dokladu za ubytování musí být sešité sešívačkou.
Výdaje za ubytování dokládá stážista vždy za kalendářní měsíc, což platí jak pro stáže začínající 1. den v měsíci, tak pro stáže začínající 15. den v měsíci. U stáží, které začínají v polovině kalendářního měsíce, tedy stážista dokládá první účetní doklad za ubytování pouze za 2. polovinu kalendářního měsíce. Doklady za ubytování předkládá stážista vždy za celý předcházející kalendářní měsíc. Ve výjimečných případech jsou za strany FDV akceptovány doklady předložené stážistou se zpožděním jednoho měsíce. Doklady předložené stážistou se zpožděním delším než jeden kalendářní měsíc nebudou stážistovi proplaceny. Výdaje za ubytování je stážista povinen předkládat výše uvedeným způsobem. Nedodržení předepsaného způsobu bude mít za následek zpoždění v proplacení výdajů, a to minimálně o 1 měsíc. V průběhu kontroly předložených dokladů na straně FDV může být stážista telefonicky kontaktován konzultantem k upřesnění některých nesrovnalostí v dokladech.
Nejpozději do 30ti pracovních dní od doručení podkladů na adresu FDV obdrží stážista příslušné prostředky na bankovní účet. Za vyplnění průvodního listu účetního dokladu za ubytování a obstarání originálu účetního dokladu za ubytování je zodpovědný vždy stážista. Za odeslání dokumentů ke kontrole FDV je pak odpovědný poskytovatel stáže. FDV proplatí stážistovi jen ty doklady za ubytování, které doloží v podobě originálu s náležitostmi stanovenými manuálem a ve stanovených termínech. FDV doporučuje předkládat doklady v předepsaném formátu, dojde tak k výraznému zkrácení doby administrace na straně FDV a tudíž k dřívějšímu odeslání platby na účet stážisty.
V případě opakovaného nedodržování postupů může konzultant navrhnout zrušení přiznaného nároku.
28
5
Stručný popis průběhu realizace stáží
Uchazeč o stáž může jako neregistrovaný uživatel na portálu www.stazevefirmach.cz prohlížet veřejně přístupné dokumenty (Manuál pro stážistu, Manuál pro poskytovatele stáží) a může nahlížet do katalogu stáží. Žádná z nabídek stáží ale v této fázi nemůže být zobrazena detailněji, k dispozici jsou pouze výpisy. Chce-li uchazeč získat podrobnější informace o již nabízených stážích nebo chce-li se sám na stáž přihlásit, musí se registrovat do systému ASAP. Registrace je nezávazná. Uchazeč o stáž může jako registrovaný uživatel v systému ASAP prohlížet konkrétní vypsané stáže (tj. karty stáží, inzeráty) a šablony stáží pro dané typové pozice, k nimž jsou karty vypsány.
Chce-li se uchazeč o stáž přihlásit ke kartě stáže, musí mít vyplněný profil uchazeče a údaje o jeho vzdělání, dosavadní praxi, jazykových a dalších dovednostech apod. Profil uchazeče a k němu se vztahující další dokumenty jsou prvními podklady, které má poskytovatel stáže k dispozici při rozhodování o výběru uchazeče na stáž. Šablona stáže je vytvářena pro konkrétní typovou pozici a představuje základní rámec stáže. Obsahuje základní informace o stáži (popis pozice, délka a náklady na stáž), rámec vykonávaných činností a osvojených odborných kompetencí a požadavky na stážistu i na poskytovatele stáže (včetně požadavků na mentora). Šablona obsahuje klíčové informace pro průběh stáže. Součástí šablony je také orientační harmonogram stáže, který určuje, kolik hodin by se měl stážista věnovat specifickým činnostem, aby bylo dosaženo co nejefektivnějšího přenosu znalostí a zkušeností, a do jaké míry by měl být v jednotlivých fázích stáže zapojen mentor. Tento harmonogram má pouze informativní charakter (nejedná se o podrobný časový harmonogram stáže, který je přílohou Smlouvy o zajištění stáže, a který je závazný). Karta stáže plní roli inzerátu pro konkrétní stáž – obsahuje podrobnější informace o nabízené stáži i upřesnění požadavků na stážistu. Karta stáže vychází ze šablony stáže a musí s ní být v souladu. K jedné šabloně může být vypsáno více karet stáží. Např. šablona (typová pozice) autoelektrikář může mít 3 karty stáží – tzn. 3 konkrétní nabídky od firem, které chtějí přijmout stážistu na pozici autoelektrikář (např. autoelektrikář značkového servisu, autoelektrikář diagnostik, autoelektrikář pro autobusy). Ke kartě stáže se můžou přihlašovat uchazeči o stáž, a to až do termínu, který je u konkrétní karty uveden. Každého přihlášeného uchazeče kontroluje konzultant FDV (HR specialista) – vyhovující kandidáty schvaluje a nevyhovující kandidáty ze seznamu na základě jimi doložených materiálů a údajů (životopis, certifikáty, kompetence) po případné telefonické či e-mailové konzultaci zamítá (viz kapitola 7).
29
Po uplynutí doby, kterou uchazeči měli na přihlášení ke kartě stáže (7 kalendářních dní), vybere poskytovatel ze seznamu vhodné uchazeče, které pozve na osobní pohovor. Na základě osobního jednání pak vybere ty uchazeče, kteří se mohou stát stážisty (viz kapitola 7). Tyto uchazeče poskytovatel nejprve telefonicky kontaktuje a po potvrzení jejich zájmu o stáž je v systému ASAP vybere na stáž. V okamžiku, kdy dojde ke spárování poskytovatele stáže a uchazeče o stáž, dostává stáž číslo, které určuje pořadí, v jakém jsou uzavírány Smlouvy o zajištění stáže. Vybraný uchazeč je následně (obvykle nejpozději do 3 pracovních dnů) kontaktován konzultantem FDV, který mu sdělí další postup. V této fázi se stává klíčovým dokumentem časový harmonogram stáže, který stanovuje, ve kterých měsících bude stáž probíhat a které dny v týdnu bude stážista na stáž docházet (včetně hodinové dotace). Harmonogram stáže domlouvá poskytovatel se stážistou a bude jej za účelem jeho sestavení kontaktovat. Takto navržený harmonogram je součástí smlouvy a je závazný. Konzultant FDV sepíše Smlouvu o zajištění stáže, kterou zašle poskytovateli stáže. Ten iniciuje schůzku k podpisu smlouvy se stážistou, na které je smlouva oběma přítomnými stranami podepsána (viz kapitola 8). Na schůzce je také potvrzeno konkrétní datum a čas nástupu stážisty na stáž. Po zahájení stáže poskytovatel i stážista průběžně vyplňují evaluační dotazníky, které vkládají do systému ASAP. Vzhledem k tomu, že má stážista nárok na proplacení výdajů na ubytování, cestovné a na stravenky, odesílají vždy začátkem kalendářního měsíce stážista a poskytovatel stáže klíčové podklady (doklady za ubytování a cestovné a deník stážisty jako podklad pro vyplacení stravenek) za uplynulý měsíc stáže poštou konzultantovi FDV (viz kapitola 9). Všechny nestandardní situace musí být v průběhu projektu konzultovány s FDV. V průběhu stáže může být iniciována kontrola průběhu stáže ze strany FDV (viz kapitola 11). Po dobu stáže je poskytovatel povinen umožnit stážistovi alespoň 2x měsíčně přístup k počítači, tiskárně, skeneru a kopírce, a to za účelem vyřízení administrativních úkonů spojených s projektem. Na konci stáže vystaví poskytovatel stážistovi fakturu za celkové fixní náklady na stáž, a to přesně ve výši dané šablonou stáže, která je součástí Smlouvy o zajištění stáže. Faktura je, za předpokladu dodržení veškerých podmínek stanovených Smlouvou o zajištění stáže a příslušnými manuály, uhrazena poskytovateli za stážistu ze strany FDV11 do data splatnosti (viz kapitola 10). V rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ Fond dalšího vzdělávání neprovádí selekci nabídky stáží ze strany poskytovatelů, ani poptávky o nabízené stáže ze strany 11
FDV vystupuje v roli operátora, který za stážistu danou částku uhradí.
30
uchazečů. FDV dohlíží pouze na to, aby byly vypsané karty stáží v souladu s danými šablonami, a aby uchazeči o stáže odpovídali předpokladům, které jsou na ně kladeny šablonou, resp. kartou stáže. V rámci projektu se předpokládá uzavření 5 000 Smluv o zajištění stáže. S ohledem na rozpočet si však FDV vyhrazuje právo Smlouvu o uzavření stáže neuzavřít. Zároveň si FDV vyhrazuje právo, s ohledem na podmínky projektu, upravit počet realizovaných stáží pro 1 šablonu. Např. byla-li šablona „programátor“ otestována 110x, tedy proběhlo-li 110 stáží, vyhrazuje si FDV právo neuzavírat další Smlouvy o zajištění stáže, jež by umožňovaly realizaci dalších stáží pro šablonu „programátor“, neboť by v rozpočtu projektu nezbyly dostatečné finanční prostředky na testování dalších šablon. Příklad je pouze hypotetický.
FDV si dále vyhrazuje právo dočasně či trvale pozastavit některé schválené šablony stáží, a to z výše uvedených či jiných důvodů.
6
Registrace
Uchazeč, který se chce zapojit do projektu, se musí na portálu www.stazevefirmach.cz registrovat do systému ASAP. Registrace je nezávazná. Po registraci je možné:
detailně prohlížet karty stáží (tj. konkrétní nabídky stáží, inzeráty);
prohlížet šablony stáží pro dané typové pozice, ke kterým vystavují poskytovatelé stáží karty stáží;
nahlédnout do veškerých dokumentů, se kterými bude stážista i poskytovatel stáže v průběhu stáže pracovat (vzor harmonogramu stáže, vzor Smlouvy o zajištění stáže, tabulka cestovních dokladů, evaluační dotazníky apod.);
přihlásit se na stáž.
Jednotlivé šablony a karty stáže si může uchazeč stáhnout v PDF nebo vytisknout. Je důležité, aby se uchazeč před přihlášením na stáž seznámil se šablonou stáže, která je umístěna vždy v zápatí karty stáže (inzerátu stáže). Do systému ASAP je možné se zaregistrovat pouze pod jedním e-mailem, na jehož základě si uchazeč vytvoří svůj profil. K tomuto e-mailu musí mít uchazeč aktivní přístup, neboť jsou mu na tento e-mail zasílány veškeré podklady a dokumenty, které s realizací stáže souvisí. V případě, že stážista zapomene přístupové heslo k zadanému e-mailu a chce se tedy do systému opětovně zaregistrovat pod jiným e-mailem, musí o této skutečnosti informovat FDV. Neoznámení této skutečnosti může vést k vyloučení uchazeče z projektu.
31
Dokončením registrace uchazeč o stáž souhlasí se zpracováním, shromažďováním a uchováváním osobních údajů ve smyslu zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů ve znění pozdějších předpisů.
Registrační formulář v systému ASAP
6.1
Registrace sestává z vyplnění registračního formuláře, který obsahuje přihlašovací údaje do systému ASAP a základní parametry stáže, o kterou by měl uchazeč potenciálně zájem. Není-li uvedeno jinak, jedná se o povinné údaje:
jméno a příjmení;
informace o evidenci na úřadu práce (Povinný údaj pro uchazeče registrované na úřadu práce. Je doporučeno vložené datum pečlivě překontrolovat, jeho hodnotu již nebude později možné měnit. Údaj bude ověřován konzultantem FDV. Následně bude uchazeč evidovaný na úřadu práce déle než 6 měsíců dokládat potvrzení o evidenci na úřadu práce (nepostačuje kopie průkazky uchazeče o zaměstnání).);
kraj zájmu (Tzn. preferovaný kraj výkonu stáže. Je možné označit více krajů. Kraj požadovaného výkonu stáže se nemusí shodovat s místem trvalého bydliště uchazeče.);
obor hledané stáže (Je možné označit více oborů. Pokud si uchazeč nevybere z nabídky oborů, je možné níže preferovaný obor vypsat. Uchazeč vyplňuje takový obor, v rámci kterého již splňuje určitou kvalifikaci a ve kterém se chce dále vzdělávat. Je důležité si uvědomit, že stáž má za cíl prohloubit dosavadní znalosti, nikoliv vzdělat stážistu v novém oboru. Bude-li zde vyplněn obor, který se uchazeči líbí, ale nebude mít v tomto oboru získanou potřebnou míru kvalifikace, bude uchazeč po přihlášení na stáž v tomto oboru velmi pravděpodobně odmítnut konzultantem FDV (HR specialistou) z důvodu nesplnění podmínek na kvalifikaci definovaných šablonou.);
e-mail (Vyplněný e-mail nelze měnit, jelikož bude sloužit jako přihlašovací jméno do systému; je proto vhodné údaj pečlivě překontrolovat. Pro další realizaci stáže je dobré si uvědomit, že e-mail bude používán pro korespondenci stážisty s poskytovatelem stáže a konzultantem FDV. Je proto doporučeno zadat oficiální e-mail, který stážista aktivně používá.);
heslo;
kontrola hesla.
Stážista si může v průběhu registrace objednat automatické zasílání aktuálních informací o projektu (tzv. newsletter). Zasílání novinek je možné kdykoliv deaktivovat.
32
Předpokladem pro úspěšné dokončení registrace je odsouhlasení čestného prohlášení o pravdivosti poskytnutých údajů a potvrzení toho, že byl uchazeč o stáž srozuměn s pravidly zapojení se do projektu (např. povinnost mít trvalé bydliště mimo území Hl. města Praha, poskytnutí údajů pro účely evaluace v rámci projektu, povinnost nepřihlásit se na stáž u poskytovatele stáže, pokud byl uchazeč v posledních 5ti letech zaměstnancem daného poskytovatele stáže atd.). V opačném případě není možné registraci dokončit. Proběhne-li registrace v pořádku, obdrží uchazeč automaticky generovaný e-mail s potvrzením přihlašovacích údajů. Registraci je nutné potvrdit kliknutím na odkaz uvedený v notifikaci. Následně je již možné provést jako registrovaný uchazeč přihlášení do systému. Veškeré údaje, kromě registračního jména (e-mailu) a data, od kterého je uchazeč evidován na úřadu práce, může uchazeč libovolně editovat. V případě zapomenutí hesla bude uchazeči/stážistovi na požádání vygenerováno heslo, které mu bude zasláno na jeho e-mailovou adresu.
Přihlášení na stáž
7
V případě, že se chce uchazeč přihlásit na stáž (tj. přihlásit se ke kartě stáže), musí mít vyplněný svůj profil, jenž slouží jako přehledný životopis. Každý uchazeč může mít v systému ASAP vytvořený pouze jeden profil. Má-li uchazeč vyplněné povinné informace v profilu, může se začít přihlašovat ke kartám stáží.
Vyplnění profilu uchazeče
7.1
Vyplnění profilu sestává z vyplnění klíčových informací o stážistovi. Není-li uvedeno jinak, jedná se o povinné údaje:
PROFIL UCHAZEČE ZÁKLADNÍ ÚDAJE o
jméno a příjmení (Bude automaticky vyplněno dle údajů zadaných při registraci.);
o
titul (Nepovinný údaj.);
o
rodné číslo (Údaj je dostupný pouze pro pracovníky FDV.);
o
adresa trvalého bydliště (Nesmí být na území Hl. m. Praha.);
33
o
kontaktní adresa (Za kontaktní adresu se považuje taková adresa, na které se uchazeč zdržuje a kde přebírá poštu. Na tuto adresu budou stážistovi zasílány doporučeně poštou klíčové dokumenty, je proto důležité uvést adresu, na které bude stážista k zastižení. Kontaktní adresa je zároveň důležitým údajem z hlediska proplácení cestovného a ubytování (viz kapitola 4). Kontaktní adresu může mít uchazeč na území Hl. m. Praha.);
o
telefon.
DALŠÍ ÚDAJE o
kraj hledané stáže (Bude automaticky vyplněno na základě údajů zadaných při registraci, údaje je však možné v profilu editovat.);
o
obor požadované stáže (Bude automaticky vyplněno na základě údajů zadaných při registraci, údaje je však možné v profilu editovat).
PŘIHLAŠOVACÍ ÚDAJE o
e-mail (Bude automaticky vyplněn na základě údajů zadaných při registraci, údaj není možné měnit.);
o
heslo a potvrzení hesla (Bude automaticky vyplněno na základě údajů zadaných při registraci.).
MOJE VZDĚLÁNÍ A PRAXE (Tyto informace jsou klíčové z hlediska hodnocení kvalifikace uchazeče. Je proto důležité, aby uchazeč tato pole vyplnil obzvlášť pečlivě, a aby uváděl relevantní informace, ze kterých je patrné, zda splňuje požadavky na stážistu dané šablonou a kartou stáže.) o
zaměstnání/praxe/stáže obor, zaměstnavatel, pozice, délka zaměstnání/praxe/stáže, náplň stáže;
o
kurzy/semináře/rekvalifikace obor, organizátor kurzu/školitel, název kurzu/semináře/rekvalifikace, délka, potvrzení o absolvování;
o
vzdělání obor, nejvyšší dosažené vzdělání, oficiální název školy, studijní obor, studium od-do, doklad o nejvyšším dosaženém vzdělání;
34
MOJE JAZYKOVÉ A JINÉ DOVEDNOSTI (Nepovinné údaje. Je však důležité si uvědomit, že tyto informace mohou mít značný vliv na úspěch při výběru uchazečů na stáž.) o
jazykové dovednosti ovládané jazyky; úroveň (Požadavky na jazykovou vybavenost se řídí Evropskými jazykovými standardy, jejich přesná specifikace je uvedena v systému ASAP.);
o
řidičské oprávnění skupina řidičského oprávnění;
o
znalost práce s PC.
MOJE DOKUMENTY: o
dokumenty povinné pro všechny uchazeče: životopis uchazeče (Je požadován aktuální životopis uchazeče. Dokument je dostupný pro pracovníky FDV i pro poskytovatele stáže.); čestné prohlášení uchazeče (Formulář čestného prohlášení je k dispozici v systému ASAP (příloha 9). Uchazeč je povinen formulář vytisknout, vyplnit jej a podepsat. Do systému pak vkládá sken podepsaného čestného prohlášení. Tento dokument je dostupný pouze pro pracovníky FDV.); doklad o nejvyšším dosaženém vzdělání (Dokument je dostupný pro pracovníky FDV i pro poskytovatele stáže, slouží ke kontrole správnosti zadaných údajů.);
o
ostatní dokumenty: potvrzení o evidenci na úřadu práce (Povinný dokument pro uchazeče registrované na úřadu práce déle než 6 měsíců. Je požadováno písemné potvrzení o evidenci na úřadu práce, nikoliv kopie Průkazu uchazeče o zaměstnání. Potvrzení nesmí být k datu registrace starší než 1 měsíc. Dokument bude dostupný pouze pro pracovníky FDV.); průkaz mimořádných výhod ZTP, ZTP/P (Povinný dokument pro držitele průkazu.);
35
zdravotní průkaz pracovníka v potravinářství, výpis z Rejstříku trestů (Povinný dokument, pokud ho vyžaduje šablona, resp. karta stáže.); motivační dopis, reference apod. (Nepovinné dokumenty.).
V případě nedoložení všech požadovaných (relevantních) dokumentů bude uchazeč konzultantem FDV (HR specialistou) z karty stáže odhlášen. Svůj profil může uchazeč editovat (měnit). Na kartu, ke které se uchazeč přihlásí, se vždy nahraje aktuální profil uchazeče o stáž (uchazeč vybere, které dokumenty a údaje chce poskytovateli stáže poskytnout). Tyto údaje již po přihlášení ke kartě stáže uchazeč měnit nemůže. Pokud uchazeč změní informace v profilu, změní se pouze informace uvedené v následně vyplňovaných kartách stáží. Editací profilu již nedochází ke změně údajů u karet stáží, ke kterým se uchazeč přihlásil před změnou profilu. Je proto důležité, aby si uchazeč nejprve zkontroloval (aktualizoval) svůj profil a teprve poté se přihlásil k další vybrané kartě stáže. Dojde-li ke změně, kterou by uchazeč ke kartě stáže chtěl uvést, kontaktuje konzultanta FDV prostřednictvím e-mailu
[email protected].
7.2
Přihlášení ke kartě stáže
Přihlášení na stáž v systému ASAP je nutno brát jako závazné a lze jej zrušit pouze ve výjimečných případech (např. v případě dlouhodobé nemoci nebo pokud uchazeč našel zaměstnání na plný úvazek a stáž tedy již nemůže absolvovat12). Uchazeč se může přihlásit současně maximálně k 10 kartám stáží. V případě, že uchazeč není na stáž vybrán, může se hlásit k dalším kartám. Ke kartě stáže se mohou přihlásit jen ti uchazeči, kteří nebyli v posledních 5ti letech zaměstnanci poskytovatele stáže (platí pro hlavní pracovní poměr i pro dohodu o provedení práce a dohodu o pracovní činnosti). Tento údaj uchazeči čestně prohlašují při registraci do systému ASAP. Je-li stáž nabízena pro 1 stážistu, může se k dané kartě stáže přihlásit až 15 uchazečů. S počtem nabízených pozic pro stážisty roste počet uchazečů, kteří se mohou na stáž hlásit. Z tohoto počtu je vždy specifický počet míst určen pro znevýhodněné uchazeče (tj. takové, kteří jsou registrováni déle než 6 měsíců na úřadu práce, což dokládají potvrzením o evidenci na úřadu práce při registraci do systému).
12
Tento fakt je nutné řádně doložit (potvrzení od lékaře, příslib o zaměstnání apod.).
36
V případě, že je maximální počet uchazečů o stáž naplněn a má-li uchazeč o danou stáž zvýšený zájem, může si aktivovat tzv. „hlídacího psa“. Tato služba jej informuje v případě, že by se některý z přihlášených uchazečů ještě před ukončením termínu pro přihlašování ke kartě stáže z karty odhlásil. Je vhodné, aby si uchazeč před přihlášením na stáž pečlivě prostudoval: Kartu stáže:
upřesnění pozice;
předpokládaný začátek a konec stáže;
termín, do kterého se mohou stážisté přihlašovat na stáž;
místo/a výkonu stáže (případná další místa výkonu stáže jsou uvedena v „Dalších požadavcích na stážistu a upřesněních“);
cíl a náplň stáže (včetně informace o případných služebních cestách na stáži);
upřesnění požadavků na stážistu (jazyková vybavenost, řidičský průkaz, zdravotní způsobilost apod.).
Šablonu stáže:
požadavky na stážistu (minimální úroveň a obor vzdělání, popř. vyžadovaná praxe);
detailní popis cílů stáže (popis činností, které bude stážista na stáži vykonávat).
Uchazeč je přihlášen ke kartě stáže
7.3
Uchazeče o stáž přihlášené ke kartě stáže po ukončení přihlašování ke kartě stáže kontroluje a schvaluje konzultant FDV (HR specialista). Tento proces obvykle trvá 7 kalendářních dní. V případě, že jsou někteří uchazeči na základě jimi doložených materiálů a údajů (životopis, certifikáty, vzdělání apod.) vyhodnoceni jako nedostatečně kvalifikovaní, jsou konzultantem FDV kontaktováni (telefonicky nebo e-mailem) a je požadováno doplnění poskytnutých informací popř. vysvětlení nejasností. V případě, že se potvrdí, že uchazeči nesplňují požadavky dané šablonou a kartou stáže, jsou ze seznamu uchazečů odhlášeni. Nejčastějšími důvody k odhlášení uchazeče z karty stáže jsou:
uchazeč má status studenta;
uchazeč má trvalé bydliště na území Hl. m. Praha;
37
uchazeč nesplňuje požadovanou kvalifikaci definovanou v šabloně stáže.
Seznam schválených uchazečů je poté zpřístupněn poskytovateli stáže, který v systému ASAP vybere ze seznamu vhodné kandidáty, které pozve na osobní pohovor. Termín a místo pohovoru sdělí poskytovatel stáže uchazeči e-mailem. Uchazeči, který se přihlásil ke kartě stáže, je doporučeno, aby v systému ASAP průběžně kontroloval, zda nedošlo u dané karty ke změnám (např. změna statusu, jiné změny ze strany poskytovatele stáže).
7.4
Osobní pohovor
V případě, že má poskytovatel vážný zájem nabídnout uchazeči stáž, je uchazeč pozván poskytovatelem stáže na osobní pohovor. Poskytovatel stáže s uchazečem domluví termín osobního pohovoru (e-mailem nebo telefonicky) a v systému ASAP změní stav z „Přihlášen ke kartě stáže“ na „Pozván na pohovor“ (současně připíše termín, čas a místo konání osobního pohovoru). V případě, že se nemůže uchazeč na osobní pohovor dostavit, omluví se poskytovateli (zašle e-mail, telefonicky). Opakované nedostavení se na pohovor bez omluvy může vést k vyloučení uchazeče z projektu. Není-li uchazeč pozván na pohovor, ale stále může být na pohovor pozván, je jeho status nastaven jako „Přihlášen ke kartě stáže“. Je-li přihlášený uchazeč na základě doloženého životopisu poskytovatelem odmítnut, je jeho status změněn na „Nevybrán na stáž“. Osobního pohovoru se může kromě poskytovatele stáže účastnit také zástupce FDV. Je velmi doporučeno, aby se uchazeč na pohovoru s poskytovatelem domluvil na předběžném harmonogramu stáže, který bude v případě výběru uchazeče na stáž finalizován. Uspěje-li stážista u osobního pohovoru, je vybrán na stáž. Ještě před tím, než poskytovatel zanese tuto skutečnost do systému ASAP, kontaktuje vybraného uchazeče (telefonicky nebo e-mailem) a ověří, zde jeho zájem o stáž přetrvává. Poté změní poskytovatel status uchazeče z „Pozván na pohovor“ na „Vybrán na stáž/stáž čeká na schválení“. Status ostatních nevybraných uchazečů poskytovatel změní na „Nevybrán na stáž“. Současně poskytovatel stručně vypíše důvod, proč nebyl uchazeč na stáž vybrán. Je také vhodné, aby poskytovatel uchazeče kontaktoval (telefonicky nebo e-mailem) a tuto skutečnost mu sdělil (není to ovšem povinnost poskytovatele). V okamžiku, kdy je uchazeč vybrán na stáž, je spárován s poskytovatelem stáže. Stáž v tuto chvíli dostává specifické číslo a je jí přidělen konkrétní konzultant. Pro usnadnění komunikace a efektivnější a rychlejší administraci projektu je vyžadováno, aby stážista toto
38
číslo uváděl při jakémkoliv kontaktu s FDV a aby přednostně kontaktoval přiděleného konzultanta.
8
Stážista je vybrán na stáž
Zpravidla do 3 pracovních dnů od okamžiku, kdy je stážista spárován s poskytovatelem stáže, je stážista kontaktován přiděleným konzultantem FDV. Konzultant stážistu kontaktuje telefonicky a následně sděluje klíčové informace e-mailem. Konzultant se stážistovi představí a sdělí mu specifické číslo stáže. Zároveň stážistu požádá o neprodlené vyplnění krátkého dotazníku pro vybrané uchazeče o stáž (formulář dotazníku zašle konzultant stážistovi emailem) a o doložení skenu občanského průkazu (doložení skenu občanského průkazu je povinné). Vyplněný dotazník slouží jako klíčový podklad pro přípravu Smlouvy o zajištění stáže a pro výpočet maximální výše nároků na stravné, cestovné a ubytování (obsahuje kromě jiného číslo účtu, na které si stážista bude chtít nechat zasílat proplacené výdaje na ubytování a cestovné). Stážista vkládá vyplněný dotazník a sken občanského průkazu do systému ASAP do složky „Moje přihlášky/stáže“ ke stáži, u které je uveden status „Vybrán na stáž/Stáž čeká na schválení“ → Detaily → Dokumenty → Otevřít → Nový. Je vhodné, aby si stážista předem rozmyslel, zda bude nárokovat proplacení výdajů na cestovné a ubytování spojených se stáží. Tyto informace jsou důležité z toho důvodu, že ve Smlouvě o zajištění stáže je zakotven nárok na proplacení výdajů na cestovné a ubytování, a to v maximálních částkách. Konzultant FDV bude požadovat sdělení těchto informací. V dotazníku pro vybrané uchazeče o stáž stážista přesně uvede, v případě, že bude nárokovat proplacení cestovného a výdajů na ubytování, jakým způsobem se bude na stáž dopravovat a kde bude ubytován (a za jakou cenu za osobu na noc). Konzultant také stážistu informuje o tom, že bude kontaktován poskytovatelem ohledně sestavení závazného harmonogramu stáže. V okamžiku zaslání skenu občanského průkazu je přihlášení na stáž ze strany stážisty závazné. V tuto chvíli jsou zahájeny práce na přípravě Smlouvy o zajištění stáže a již tedy není možné od stáže odstoupit (například za účelem nástupu na jinou stáž). Odstoupení v této fázi je možné pouze z objektivních důvodů (např. dlouhodobější nemoc stážisty, získání zaměstnání), které musí stážista doložit relevantními dokumenty. Odstoupení od stáže z jiných než objektivních důvodů bude mít za následek vyřazení stážisty ze systému ASAP a tedy i z účasti na jakékoliv jiné stáži v rámci projektu.
39
Harmonogram stáže
8.1
Harmonogram stáže určuje, v jakých měsících bude stáž probíhat a které dny v týdnu bude stážista docházet na stáž k poskytovateli, včetně hodinové dotace. Poskytovatel stáže kontaktuje stážistu a domluví s ním harmonogram stáže. Při sestavování harmonogramu musí být dodržena následující pravidla:
stáž musí být rozvržena přesně na počet hodin, daných šablonou stáže; stáž může začít pouze 1. nebo 15. den v kalendářním měsíci; stáž je oficiálně ukončena 14. den po posledním dni docházky na stáž; stážista musí absolvovat ve dnech docházky na stáž minimálně 4 hodiny nepřetržité stáže; počet hodin je počítán vždy na celé odchozené hodiny (viz kapitola 4.1.3); do absolvovaných hodin se nezapočítává přestávka na jídlo a oddech.
Vyplněný dokument poskytovatel vloží do systému ASAP. Konzultant FDV harmonogram zkontroluje a připraví pro stážistu na všechny relevantní měsíce stáže deník stážisty (v podobě dokumentu programu MS Excel - v jednotlivých listech sešitu). Deník stážisty konzultant odešle poskytovateli stáže i stážistovi e-mailem nejpozději v den zahájení stáže. Harmonogram je klíčovým dokumentem pro podpis Smlouvy o zajištění stáže a významnější změny harmonogramu (tzn. změny, v jejichž důsledku dojde k překročení oficiálního data ukončení stáže) musejí být řešeny dodatkem ke smlouvě. Harmonogram slouží také jako podklad pro výpočet maximální výše nároků na proplacení výdajů na cestovné a ubytování stážisty, proto je důležité, aby byl domluven co nejpřesněji. V případě drobných změn harmonogramu (například změna místa výkonu stáže pro konkrétní den), nebudou vydávány dodatky ke Smlouvě o zajištění stáže z důvodu změny maximálních částek pro nárok na proplacení výdajů na cestovné a ubytování. Stážista zároveň nebude moci nárokovat proplacení výdajů na cestovné a ubytování nad rámec maximálních částek nároku uvedených ve Smlouvě o zajištění stáže, pokud byly překročeny z důvodu změny harmonogramu, nebo dodání nedostatečně podrobného harmonogramu. Harmonogram stáže je závazný a jak stážista, tak poskytovatel jsou povinni ho dodržovat. Jakékoliv plánované změny v docházce je potřeba nahlásit dopředu konzultantovi FDV a současně je uvést v deníku stážisty za daný měsíc.
8.2
Smlouva o zajištění stáže
Na základě informací a podkladů, které konzultant FDV obdržel od poskytovatele stáže i od stážisty, vyhotoví konzultant FDV Smlouvu o zajištění stáže.
40
Smlouva společně s přílohami stanovuje práva a povinnosti stážisty, poskytovatele stáže a FDV při realizaci stáže. Smlouva musí být stvrzena podpisem všech tří smluvních stran: stážistou, poskytovatelem stáže a FDV (ředitel FDV nebo jím pověřená osoba podepisuje smlouvu jako poslední a smlouva tudíž nabývá platnosti dnem jeho podpisu). Ve Smlouvě o zajištění stáže je také zakotven nárok na proplacení stravného, výdajů na cestovné a ubytování, a to v maximálních částkách. Stážista má nárok na proplacení stravného, výdajů na cestovné a ubytování do výše těchto maximálních částek, pouze však na základě doložení vyplněného deníku stážisty (podklad pro vyplacení stravného) a originálních účetních dokladů za cestovné a ubytování. Smlouva bude e-mailem zaslána poskytovateli stáže. Poskytovatel stáže je následně povinen kontaktovat stážistu a domluvit s ním termín schůzky k podpisu smlouvy. Na schůzce k podpisu smlouvy si poskytovatel stáže se stážistou potvrdí konkrétní datum a čas nástupu stážisty na stáž. Smlouva je podepisována ve 4 originálech (1 pro stážistu, 1 pro poskytovatele a 2 pro FDV). Podepsané originály smlouvy odešle poskytovatel stáže konzultantovi FDV poštou. Je nezbytně nutné, aby byla smlouva, podepsaná poskytovatelem i stážistou, doručena konzultantovi FDV nejpozději jeden den před datem zahájení stáže. Obsahuje-li smlouva všechny náležitosti, zajistí konzultant FDV podepsání smlouvy ředitelem FDV nebo jím pověřenou osobou. Smlouvu podepsanou všemi třemi smluvními stranami zašle konzultant spolu s průvodním dopisem doporučeně poštou stážistovi i poskytovateli stáže. O této skutečnosti informuje konzultant FDV stážistu i poskytovatele emailem, jehož přílohou je připravený deník stážisty a také „Klíčové informace o průběhu stáže“. Tyto informace jsou k dispozici v následujících kapitolách manuálu, přehledně pak v příloze 6. K datu zahájení stáže přechází stáž do fáze „Probíhající stáž“.
9
Probíhající stáž
Poskytovatel stáže, mentor i stážista mají povinnost spolupracovat s FDV po celou dobu stáže. Nesoučinnost může být podle Smlouvy o zajištění stáže považována za důvod k ukončení stáže. V případě, že se stážista dozví o skutečnosti, která z jeho strany nebo ze strany poskytovatele mění podmínky stáže, musí být o této změně neprodleně informovány všechny 3 smluvní strany (především konzultant FDV) a musí být zajištěn souhlas všech zapojených aktérů. Takovými skutečnostmi může být:
41
změna harmonogramu;
změna mentora;
změna trvalého bydliště stážisty;
jakákoliv další změna, která má vliv na realizaci stáže a je v rozporu se Smlouvou o zajištění stáže nebo s příslušnými manuály a metodikami.
Stáž musí probíhat v souladu s příslušnou šablonou a kartou stáže a v souladu se Smlouvou o zajištění stáže. Především musí být splněna tato kritéria:
musí být dodržena práva a povinnosti poskytovatele stáže, mentora, stážisty a FDV;
stáž musí probíhat tak, aby byla přínosem pro stážistu i pro poskytovatele stáže;
stážista musí v průběhu realizace stáže vykonávat činnosti, jejichž rámec stanovuje šablona, resp. karta stáže; v průběhu stáže musí stážista vykonat všechny činnosti uvedené v cílech šablony stáže13;
stáž musí probíhat v souladu s časovým harmonogramem, který je přílohou Smlouvy o zajištění stáže;
mentor musí vykonávat činnosti, které mu přisuzuje šablona stáže;
poskytovatel musí stážistovi poskytnout materiální a technické zabezpečení stáže a specifika pro danou typovou pozici, které stanovuje šablona stáže, respektive karta stáže;
stážista a poskytovatel stáže musí plnit povinnosti, které jim stanovují aktuální manuály a metodiky (Manuál pro stážistu, Manuál pro poskytovatele stáží, Metodika kontrol atd.).
Výsledky a produkty činnosti stážisty na stáži (např. zdrojový kód) jsou i po skončení stáže majetkem společnosti poskytovatele. Jakékoli nedodržení práv a povinností vyplývajících ze Smlouvy o zajištění stáže je stážista i poskytovatel stáže povinen neprodleně nahlásit konzultantovi FDV. V případě hrubého porušení Smlouvy o zajištění stáže ze strany stážisty nemusí být ze strany FDV proplacena za stážistu poskytovateli fixní částka na realizovanou stáž v plné výši. FDV by v takovém případě uhradila poskytovateli pouze poměrnou část fixních nákladů do okamžiku, kdy byla stáž z důvodu hrubého porušení ze strany stážisty přerušena. 13
Pokud není z objektivních důvodů možné, aby stážista vykonal všechny činnosti uvedené v šabloně stáže (např. spadá-li mezi činnosti stáže roční uzávěrka, kterou ale nelze provést v období realizace stáže), musí být s jejich výkonem stážista alespoň teoreticky seznámen.
42
9.1
Zahájení stáže
Stáž může oficiálně začít pouze 1. nebo 15. den v kalendářním měsíci. V praxi však stážista nastupuje na stáž v den, na kterém se s poskytovatelem domluvili v harmonogramu stáže. Tento den se tedy nemusí shodovat s 1. nebo 15. dnem kalendářního měsíce. Např. začíná-li stáž 1. den v měsíci, který připadá na pondělí, ale stážista podle harmonogramu dochází na stáž pouze v úterý a ve středu, dostaví se stážista na stáž poprvé v úterý, tedy 2. den v kalendářním měsíci.
9.1.1 Vstupní zdravotní prohlídka Stážista podpisem Smlouvy o zajištění stáže mimo jiné čestně prohlašuje, že je zdravotně způsobilý k výkonu stáže. V případě, že stáž probíhá na pracovišti, na kterém jsou vykonávány práce, spadající do kategorie rizikových prací (dle vyhlášky č. 432/2003 Sb., kterou se stanoví podmínky pro zařazování prací do kategorií, limitní hodnoty ukazatelů biologických expozičních testů, podmínky odběru biologického materiálu pro provádění biologických expozičních testů a náležitosti hlášení prací s azbestem a biologickými činiteli) má poskytovatel stáže povinnost zajistit stážistovi nejpozději 1. den nástupu na stáž zdravotní prohlídku u svého podnikového lékaře. Stážista je povinen zdravotní prohlídku podstoupit. V případě, že poskytovatel stáže nedisponuje podnikovým lékařem, zajistí si stážista vstupní prohlídku u svého lékaře. Pokud je vstupní zdravotní prohlídka vyžadována (tedy pracoviště poskytovatele spadá do kategorie rizikových prací) a jsou-li splněny všechny podmínky, které vyplývají ze Smlouvy o zajištění stáže a z tohoto manuálu, budou stážistovi výdaje za vstupní zdravotní prohlídku proplaceny ze strany FDV. Nárok na proplacení výdajů na vstupní zdravotní prohlídku je zakotven ve Smlouvě o zajištění stáže. Výdaje za vstupní zdravotní prohlídku jsou stážistovi vypláceny na základě předložení příslušných originálních dokladů dokládajících vynaložení výdajů na vstupní zdravotní prohlídku, a to převodem na bankovní účet stážisty. Originály dokladů dokládající úhradu vstupní zdravotní prohlídky (pokud má stážista na proplacení těchto výdajů nárok – viz podmínky výše) předkládá stážista spolu s deníkem stážisty a doklady za cestovné a ubytování za první kalendářní měsíc stáže. Ve výjimečných případech jsou ze strany FDV akceptovány doklady předložené stážistou se zpožděním jednoho měsíce (netýká se jednoměsíčních stáží). Doklady předložené stážistou se zpožděním delším než jeden kalendářní měsíc nebudou stážistovi proplaceny. Výdaje za vstupní zdravotní prohlídku jsou uznatelné (a stážista je tedy může nárokovat), pokud byly vynaloženy po datu osobního pohovoru.
43
V případě, že poskytovatel stáže vyžaduje zdravotní prohlídku nadstandardně (tzn., její povinnost nevyplývá z režimu pracoviště poskytovatele dle vyhlášky č. 432/2003 Sb.), je na domluvě stážisty a poskytovatele, kde bude takovou prohlídku hradit.
9.1.2 Vstupní evaluační dotazník Stážista do 7 pracovních dnů od zahájení stáže elektronicky vyplní a vloží do systému ASAP (do složky Moje přihlášky/stáže) vstupní evaluační dotazník, který si stáhne ze systému ASAP (Dokumenty pro uchazeče). Stážista je povinen odpovědět na všechny otázky, které se v dotazníku nacházejí, a tam, kde je vyžadován komentář, uvést stručné odůvodnění. Evaluační dotazníky slouží k monitoringu kvality poskytovaných stáží. Odpovědným vyplněním dotazníku stážista přispěje k efektivnímu nastavení systému poskytování stáží. Vstupní evaluační dotazník má povinnost vyplnit a včas odevzdat i poskytovatel stáže. Konzultant FDV oba vstupní evaluační dotazníky vyhodnotí. V případě, že by vyšlo najevo, že stáž neprobíhá v souladu s uzavřenou Smlouvou o zajištění stáže, bude konzultant FDV kontaktovat stážistu či poskytovatele stáže a žádat nápravu.
9.2
Probíhající stáž
9.2.1 Docházka na stáž Stážista má povinnost řídit se harmonogramem stáže, který je přílohou Smlouvy o zajištění stáže. Docházku na stáž vyplňuje stážista průběžně do deníku stážisty (viz kapitola 4.1.3). Vyplňování deníku stážisty je klíčové pro přiznání nároku na proplacení stravného, výdajů na cestovné a ubytování. V případě, že se docházka neshoduje s plánovaným harmonogramem, je stážista povinen uvést důvod nesouladu. Vždy je ale nutné o změnách v docházce předem informovat konzultanta FDV.
9.2.2 Změny v docházce na stáž 9.2.2.1 Změny v docházce ze strany stážisty Ke změnám v docházce ze strany stážisty může dojít neočekávaně (např. náhlý zdravotní problém stážisty) i očekávaně (např. návštěva lékaře nebo hospitalizace v nemocnici). Ve všech těchto případech musí jakoukoliv změnu v plánu docházky stážista neprodleně hlásit mentorovi a současně konzultantovi FDV (e-mailem).
44
V případě nemoci stážista neprodleně informuje o této skutečnosti mentora stáže a e-mailem také konzultanta FDV. Po návratu na stáž zašle stážista e-mailem konzultantovi FDV sken čestného prohlášení o nemoci (formulář je k dispozici v systému ASAP) nebo sken potvrzení od lékaře, které obsahuje:
jméno stážisty;
termín, na který lékař zneschopňuje stážistu vykonávat stáž (od – do);
datum, podpis a razítko lékaře.
Změna v docházce na stáž může být:
krátkodobá (v jejím důsledku není nutné měnit oficiální datum ukončení stáže – tzn., že součet všech případných krátkodobých změn docházky na stáž nepřekročí oficiální datum ukončení stáže); dlouhodobá (oficiální datum ukončení stáže bude změněno).
V případě krátkodobé změny se poskytovatel stáže domluví se stážistou na přesunu docházky na stáž a tuto skutečnost oznámí konzultantovi FDV (v e-mailu bude uvedeno, ze kterých dní přesně byla docházka přesunuta na které jiné dny, včetně časové dotace v daných dnech). V případě, že je změna dlouhodobějšího charakteru, kontaktuje poskytovatel stáže neprodleně konzultanta FDV – bude nutné změnit harmonogram stáže, což pravděpodobně povede k sepsání dodatku smlouvy. Konzultant FDV vyzve stážistu a poskytovatele, aby se domluvili na novém harmonogramu stáže, a připraví dodatek ke smlouvě. Dojde-li ke změně docházky oproti harmonogramu, nevzniká stážistovi automaticky nárok na proplacení výdajů za cestovné, ubytování a stravné dle aktuální docházky. Proplacení těchto výdajů je posuzováno a schvalováno individuálně konzultantem FDV s ohledem na limity stanovené ve Smlouvě o zajištění stáže.
9.2.2.2 Změny v docházce ze strany mentora O změně, která nastane, musí mentor/poskytovatel stáže bez zbytečného odkladu informovat stážistu. Neprodleně informuje také konzultanta FDV: 1) Krátkodobé změny krátkodobé změny (např. návštěva u lékaře) by měl mentor plánovat, pokud mu to situace dovoluje, mimo harmonogram stáže; za krátkodobé se považují změny kratší než 5 pracovních dní (včetně);
45
zastoupí-li mentora osoba, která má odbornost v daném oboru, může stáž pokračovat; není-li k dispozici osoba, která by mentora mohla zastoupit, musí se stáž v daných dnech zrušit a naplánovat na jiné dny (o této změně bude detailně informován konzultant FDV e-mailem, tj. poskytovatel stáže uvede, na které dny byla stáž přesunuta a kolik hodin bude stážista v těchto dnech na stáž docházet); o krátkodobé změně musí poskytovatel stáže bez odkladu informovat stážistu (telefonicky / e-mailem) a konzultanta FDV (e-mailem). 2) Dlouhodobé nebo trvalé změny dlouhodobé nebo trvalé změny bez vlivu na průběh realizace stáže: o
za dlouhodobé změny bez vlivu na průběh realizace stáže se považují změny delší než 5 pracovních dní, a to v případě, že poskytovatel disponuje jiným odborníkem, který je schopen zajistit požadovanou kvalitu stáže a splňuje podmínky dané šablonou stáže (tato osoba může nahradit nepřítomného mentora);
o
poskytovatel stáže má povinnost bez zbytečného odkladu informovat stážistu (telefonicky / e-mailem) a změnu mentora konzultovat s konzultantem FDV (telefonicky, e-mailem);
o
poskytovatel stáže vloží do systému ASAP životopis zastupujícího mentora a sken čestného prohlášení zastupujícího mentora (Příloha č. 1 Smlouvy o zajištění stáže);
o
konzultant FDV změnu mentora schválí nebo zamítne (v případě, že nesplňuje požadavky uvedené v šabloně stáže);
o
je-li zastupující mentor konzultantem FDV schválen, sepíše konzultant FDV dodatek Smlouvy o zajištění stáže z důvodu změny mentora;
o
osoba zastupujícího mentora podléhá schválení ze strany FDV a není-li schválena, musí být stáž přerušena až do doby, než bude mentor uschopněn/přítomen;
dlouhodobé nebo trvalé změny s vlivem na průběh realizace stáže: o
za dlouhodobé změny s vlivem na průběh realizace stáže (tzn. změny, které ale nejsou důvodem k ukončení stáže) se považují změny delší než 5 pracovních dní, a to v případě, že poskytovatel nedisponuje jiným odborníkem, který je schopen zajistit požadovanou kvalitu stáže a splňuje podmínky dané šablonou stáže;
46
o
stáž je nutné přerušit až do doby, než bude mentor uschopněn/přítomen;
o
poskytovatel stáže má povinnost bez zbytečného odkladu informovat stážistu (osobně / telefonicky / e-mailem) a situaci oznámit konzultantovi FDV (e-mailem);
o
poskytovatel i stážista se domluví na změně harmonogramu, aktuální harmonogram vloží poskytovatel do systému ASAP;
o
konzultant FDV změnu harmonogramu schválí;
o
v případě, že bude v důsledku změny harmonogramu změněn termín ukončení stáže, sepíše konzultant FDV dodatek Smlouvy o zajištění stáže z důvodu změny harmonogramu.
trvalé změny s negativním vlivem na průběh realizace stáže: o
za trvalé změny s negativním vlivem na průběh stáže se považují změny, v jejichž důsledku není možné stáž nadále realizovat a je potřeba ji předčasně ukončit;
o
strana, u které ke změně došlo, má povinnost bez zbytečného odkladu o této skutečnosti informovat zbývající dvě zúčastněné strany (stážista informuje poskytovatele a FDV, poskytovatel informuje stážistu a FDV);
o
ze strany poskytovatele stáže může nastat taková změna v případě, že poskytovatel již nedisponuje mentorem ani jinou osobou, která by ho mohla zastoupit (např. rozvázání pracovního poměru, dlouhodobá nemoc apod.);
o
ze strany stážisty může být důvodem k ukončení například získání statusu studenta, změna trvalého bydliště (stážista získá trvalý pobyt na území Hl.m. Prahy nebo zřízení živnosti).
Neoznámení nové skutečnosti, která vznikla na straně stážisty a je v rozporu s pravidly projektu (a v jejím důsledku tudíž není možné stáž dokončit), je klasifikováno jako hrubé porušení podmínek projektu. V takovém případě může být proplacení nákladů na stáž v plné výši požadováno po samotném stážistovi.
9.2.3 Přehled administrativních povinností prováděných ke konci kalendářního měsíce Jak již bylo uvedeno v kapitole 4, má stážista povinnost na konci každého kalendářního měsíce vykonat administrativní činnosti, na základě kterých mu mohou být přiznány nároky
47
na proplacení výdajů za cestovné, ubytování a stravné. Podrobný popis činností je uveden ve výše zmíněné kapitole. Níže je uveden pouze stručný přehled klíčových administrativních činností: Činnost
Důvod
vyplnění deníku stážisty
klíčové pro vyplacení stravného a uznávání dokladů za cestovné a ubytování
do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, za který je deník předkládán
klíčové pro vyplacení výdajů za cestovné
do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, za který jsou cestovní doklady předkládány
stážista předá vyplněnou tabulku cestovních dokladů poskytovateli stáže
vyplnění tabulky cestovních dokladů
Termín odevzdání
Akce stážista předá podepsaný vytištěný deník poskytovateli stáže stážista vloží dokument v elektronické podobě do systému ASAP
vyžádání originálu účetního dokladu od poskytovatele ubytování (příp. také dokladu o jeho zaplacení stážistou)
klíčové pro vyplacení výdajů za ubytování
do konce kalendářního měsíce, za který je doklad za ubytování vystaven
stážista originál účetního dokladu přiloží k průvodnímu listu účetního dokladu za ubytování
vyplnění průvodního listu faktury (resp. účetního dokladu) za ubytování
klíčové pro vyplacení výdajů za ubytování
do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, za který je doklad za ubytování vystaven
stážista předá účetní doklad s průvodním listem poskytovateli stáže
9.2.4 Průběžný evaluační dotazník Průběžný evaluační dotazník je vyplňován pravidelně po 30ti dnech stáže. Znamená to, že průběžné evaluační dotazníky jsou vyplňovány:
u stáží začínajících 1. den v měsíci do 30. dne daného měsíce (popř. posledního dne kalendářního měsíce);
u stáží začínajících 15. den v měsíci do 14. dne následujícího kalendářního měsíce.
Průběžné evaluační dotazníky vkládá stážista i poskytovatel do systému ASAP (do složky Moje přihlášky/stáže) vždy do 3 pracovních dnů po skončení daného období. Formuláře pro průběžné evaluační dotazníky jsou k dispozici v systému ASAP.
48
Stážista je povinen (pro úspěšnou realizaci stáže a její konečné proplacení) odpovědět na všechny otázky, které jsou v dotazníku uvedeny, a tam, kde je vyžadován komentář, uvést stručné odůvodnění. Evaluační dotazníky slouží k monitoringu kvality poskytovaných stáží. Odpovědným vyplněním dotazníku stážista přispěje k efektivnímu nastavení systému poskytování stáží. Průběžný evaluační dotazník má povinnost vyplnit a včas odevzdat i poskytovatel stáže. Konzultant FDV oba evaluační dotazníky vyhodnotí. V případě, že by vyšlo najevo, že stáž neprobíhá v souladu s uzavřenou Smlouvou o zajištění stáže, může konzultant FDV iniciovat kontrolu na místě. Průběžný evaluační dotazník se nevyplňuje za poslední měsíc realizované stáže. Evaluaci posledního měsíce obsahuje závěrečný evaluační dotazník. V případě, že stáž trvá pouze 1 měsíc, nevyplňuje stážista ani poskytovatel stáže průběžný evaluační dotazník, ale pouze vstupní a závěrečný evaluační dotazník.
Závěrečná fáze stáže
10
10.1 Ukončení stáže Datum ukončení stáže je uvedeno v harmonogramu stáže, který je přílohou Smlouvy o zajištění stáže. Upravit toto datum je možné pouze se souhlasem FDV (vyhotovením dodatku ke smlouvě). Podmínky ukončení stáže jsou stanoveny ve Smlouvě o zajištění stáže. Stáž může být podle Smlouvy o zajištění stáže ukončena dvojím způsobem:
14
řádně ukončená stáž – stáž, kdy všichni účastníci naplní veškeré náležitosti, které plynou ze Smlouvy o zajištění stáže a jejích příloh;
předčasně ukončená stáž: o
odstoupení od Smlouvy o zajištění stáže z objektivních důvodů (např. stážista si našel práci na plný úvazek14, stážista získal status studenta, stážista získal trvalé bydliště na území Hl. m. Prahy). V takovém případě jsou náklady stáže uhrazeny jak stážistovi, tak poskytovateli poměrně k počtu dnů realizované stáže;
o
odstoupení od Smlouvy o zajištění stáže z důvodu pochybení některé ze smluvních stran (poskytovatel, stážista nebo FDV nedodrželi náležitosti plynoucí ze Smlouvy o zajištění stáže a jejích příloh). V takovém případě se
Tento fakt je nutné doložit potvrzením od (budoucího) zaměstnavatele.
49
posuzuje, na čí straně bylo pochybení, které vedlo k odstoupení od smlouvy. Bylo-li pochybení na straně poskytovatele, jsou ze strany FDV stážistovi proplaceny výdaje za cestovné, ubytování a stravné za dny realizované stáže. Bylo-li pochybení na straně stážisty, jsou poměrné náklady na stáž poskytovateli proplaceny ze strany FDV za stážistu. Stážista nemá v takovém případě nárok na vydání certifikátu. Odstoupení od Smlouvy o zajištění stáže se vždy provádí písemnou formou a oznamuje se všem zúčastněným stranám. Odstoupí-li stážista od smlouvy z objektivních důvodů, je možné, aby se v případě, že důvody pro přerušení stáže opět pominou, přihlásil na novou stáž. Tuto možnost (tedy přihlásit se na stáž znovu v případě, že byla předchozí stáž ukončena stážistou z objektivních důvodů) má však stážista pouze jednou. Stážista může absolvovat v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ pouze jednu stáž. Toto neplatí pouze tehdy, pokud stáž nebyla dokončena z důvodu překážek/pochybení na straně poskytovatele stáže. V takovém případě bude stážistovi umožněno přihlášení se na novou stáž. Do 3 pracovních dnů od posledního dne docházky na stáž je stážista vždy (tj. v případě řádného i předčasného ukončení stáže) povinen předat mentorovi tabulku cestovních výdajů, výdajů za ubytování a deník stážisty za poslední měsíc stáže dle pravidel uvedených výše. Stravenky za poslední měsíc (nebo jeho část) stáže jsou zaslány přímo stážistovi. Stážista je také povinen vyplnit závěrečný evaluační dotazník.
10.2 Závěrečný evaluační dotazník Nejpozději do 3 pracovních dnů od posledního dne docházky na stáž je stážista povinen vyplnit a vložit do systému ASAP (do složky Moje přihlášky/stáže) závěrečný evaluační dotazník (obsahuje evaluaci posledního měsíce a celkové zhodnocení stáže). Formulář je k dispozici v systému ASAP. Závěrečný evaluační dotazník má povinnost vyplnit a včas odevzdat i poskytovatel stáže. Konzultant FDV oba závěrečné evaluační dotazníky vyhodnotí.
10.3 Vyhodnocení stáže Po ukončení stáže jsou konzultantem FDV překontrolovány všechny dokumenty (zejména deník stážisty a doklady za cestovné a ubytování za poslední měsíc stáže a závěrečný evaluační dotazník) a stáž je celkově vyhodnocena. Je-li realizovaná stáž ukončena řádně a jsou-li všechny dokumenty v pořádku, je poskytovatel stáže kontaktován konzultantem FDV
50
(e-mailem) s výzvou o vystavení faktury za fixní náklady na stáž (ve výši dané šablonou stáže). Faktura je vystavena stážistovi, který ji dále postupuje FDV (viz níže).
10.4 Úhrada fixních nákladů na stáž Dle Smlouvy o zajištění stáže po ukončení stáže poskytovatel vystaví stážistovi fakturu za fixní náklady na stáž:
stážistovi je zaslán/předán originál a prostá kopie faktury a prázdný formulář „Žádost o úhradu fixních nákladů na stáž“ (příloha 7); o posílá-li se faktura poštou, je odesílána vždy doporučeně; o pokud předává poskytovatel stáže stážistovi fakturu osobně, je stážista povinen na fakturu dopsat text: „faktura převzata dne: xx. xx. xxxx15“ a svůj podpis;
faktura musí být stážistovi odeslána/předána nejpozději 3 pracovní dny od data vystavení (v opačném případě si FDV vyhrazuje právo nedodržet datum splatnosti faktury; současně ani FDV, ani stážistovi nevzniká povinnost uhradit sankce za nezaplacení faktury do data splatnosti).
Stážista po obdržení faktury vyplní žádost o úhradu fixních nákladů na stáž, která je k dispozici v ASAP. Kopii faktury spolu s originálem žádosti o úhradu fixních nákladů na stáž stážista odešle konzultantovi FDV doporučeně poštou. Kopie faktury spolu s žádostí o úhradu fixních nákladů na stáž musí být doručena na FDV nejpozději 10 pracovních dní před datem splatnosti faktury. Je-li úhrada nárokována řádně a včas, uhradí Fond dalšího vzdělávání za stážistu poskytovateli stáže náklady na stáž, a to v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“, který je spolufinancován z Operačního programu Vzdělání pro konkurenceschopnost (OP VK). V opačném případě, tj. není-li kopie faktury spolu s žádostí o úhradu fixních nákladů na stáž doručena stážistou na FDV nejpozději 10 pracovních dní před datem splatnosti faktury, popř. vykazuje-li žádost o úhradu fixních nákladů na stáž hrubé nedostatky, nemá FDV povinnost fakturu proplatit a náklady na stáž mohou být nárokovány na samotném stážistovi.
10.5 Certifikát Je-li stáž ukončena řádně, obdrží stážista vždy certifikát o absolvování stáže (Europass). Jeli stáž ukončena předčasně z důvodu pochybení poskytovatele, obdrží stážista certifikát 15
Bude uvedeno datum podpisu a převzetí faktury ze strany stážisty.
51
v případě, že odchodil minimálně 90% hodinové dotace stáže. Je-li stáž ukončena předčasně z důvodu pochybení stážisty, není certifikát stážistovi udělen. Certifikát je cca týden před posledním dnem docházky na stáž zasílán e-mailem poskytovateli stáže. Poskytovatel certifikát doplní, vytiskne, zajistí podpis statutárního zástupce, mentora stáže a stážisty a takto podepsaný certifikát odešle společně s deníkem stážisty a dokumenty za cestovné a ubytování za poslední měsíc stáže poštou konzultantovi FDV. Po podpisu certifikátu ze strany FDV je po ukončení stáže a v případě splnění všech náležitostí stážistou certifikát zaslán stážistovi na kontaktní adresu.
11
Kontroly
V průběhu celého procesu stáží probíhají ze strany FDV kontrolní mechanismy, které mají zajistit kontrolu plnění cílů projektu. Cílem kontrol realizace stáží je zajistit, aby realizace stáží probíhala v souladu se Smlouvou o zajištění stáže, a včasně identifikovat nedostatky, které by mohly ovlivnit úspěšnou realizaci stáží. Detailní informace o kontrolách jsou k dispozici v Metodice kontrol. Kontrolní činnost má dvě formy:
administrativní – monitoring dokumentů předkládaných stážistou a poskytovatelem stáže, případně telefonické hovory se stážistou a poskytovatelem stáže. V průběhu kontroly na místě mohou být kontrolovány výstupy stáže například pořizováním fotografií, printscreen a podobně.
fyzickou – kontrola na místě – fyzická kontrola stážisty a poskytovatele stáže v sídle poskytovatele, případně jiném místě (např. kontrola ubytování stážisty, které je mu v rámci projektu propláceno). V průběhu kontroly na místě mohou být kontrolovány výstupy stáže například pořizováním fotografií, printscreen a podobně.
Na základě vyhodnocení výsledků kontrol jsou hrazeny stážistovi náklady na stáž. Dle časového hlediska se rozlišují tři druhy kontrol:
předběžná kontrola – probíhá před podpisem smlouvy, jedná se o kombinaci kontroly administrativní a fyzické, která vychází z vyhodnocení vstupních dokumentů předkládaných poskytovatelem a uchazečem o stáž a která zároveň zahrnuje možnost účasti členů realizačního týmu na osobních pohovorech;
průběžná kontrola – probíhá po podpisu smlouvy a zahájení realizace stáže, jedná se o kombinaci kontroly administrativní a fyzické. Bude vycházet ze zhodnocení výsledků elektronických evaluačních dotazníků odevzdávaných v měsíčních
52
intervalech stážistou a poskytovatelem stáže a dalších pravidelně dokládaných dokumentů;
12
následná kontrola – probíhá po ukončení realizace stáže, na základě vyhodnocení evaluací, tj. zhodnocení průběhu stáže poskytovatelem stáže i stážistou a předložených dokumentů (např. faktury). Po jejím ukončení budou proplaceny náklady na stáž.
Odkazy a kontakty
Více informací o projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ je zveřejněno na www.stazevefirmach.cz. Pro zodpovězení konkrétních dotazů je přednostně vyžadováno, aby stážista kontaktoval přiděleného konzultanta. V případě, že konzultant není ze závažných důvodů dostupný, je možné využít přímého kontaktu s jinými konzultanty FDV:
13
[email protected];
informační linka 800 779 977 – dostupná v pracovních dnech od 9 do 16 hod.
Přílohy
Příloha 1 – Deník stážisty Příloha 2 – Deník stážisty – příklad Příloha 3 – Tabulka cestovních dokladů Příloha 4 – Tabulka cestovních dokladů – příklad Příloha 5 – Průvodní list účetního dokladu za ubytování Příloha 6A – Schéma podpisu smlouvy o zajištění stáže Příloha 6B – Schéma procesu stáží začínajících 1. den v měsíci Příloha 6C – Schéma procesu stáží začínajících 15. den v měsíci Příloha 7 – Žádost o úhradu fixních nákladů na stáž
53
Příloha 8A – Příloha č. 1 smlouvy – Čestné prohlášení, souhlas mentora s metodickým vedením stáže a s poskytnutím a zpracováním osobních údajů (mentor – zaměstnanec) Příloha 8B – Příloha č. 1 smlouvy – Čestné prohlášení, souhlas mentora s metodickým vedením stáže a s poskytnutím a zpracováním osobních údajů (mentor – OSVČ) Příloha 8C – Příloha č. 1 smlouvy – Čestné prohlášení, souhlas mentora s metodickým vedením stáže a s poskytnutím a zpracováním osobních údajů (mentor – člen statutárního orgánu společnosti) Příloha 9 – Čestné prohlášení uchazeče
54
R
O
VZ
R
O
VZ
R
O
VZ
R
O
VZ
Příloha 6A
Stážista (uchazeč o stáž)
Konzultant FDV
Poskytovatel stáže
Schéma podpisu Smlouvy o zajištění stáže Konzultant FDV pošle stážistovi (uchazeči) dotazník pro uchazeče o stáž: - žádost o zaslání skenu občanského průkazu - informace o ubytování a cestovném - žádost o zaslání čísla účtu. Konzultant FDV současně kontaktuje poskytovatele stáže a požádá ho o: - zaslání harmonogramu stáže do 2 pracovních dnů - potvrzení kontaktní osoby a mentora - kontrolu, zda nedošlo k přečerpání limitu podpory malého rozsahu (de-minimis). Stážista (uchazeč) pošle e-mailem konzultantovi FDV ve lhůtě 2 pracovních dnů elektronicky vyplněný dotazník pro uchazeče o stáž spolu se skenem občanského průkazu.
Poskytovatel stáže kontaktuje stážistu za účelem domluvení závazného harmonogramu stáže (tzn. rozpis docházky na stáž). Poté vloží harmonogram spolu s dalšími dokumenty do systému ASAP.
Stážista (uchazeč) domlouvá s poskytovatelem stáže harmonogram stáže. Konzultant FDV připraví Smlouvu o zajištění stáže. Dokument pošle jako PDF e-mailem poskytovateli stáže. Stážista (uchazeč) je pozván na schůzku k podpisu smlouvy do pracoviště poskytovatele.
Poskytovatel stáže 4 x tiskne Smlouvu o zajištění stáže, kontaktuje stážistu a zve ho na schůzku k podpisu smlouvy.
Poskytovatel a stážista (uchazeč): - podepíší Smlouvu o zajištění stáže - potvrdí si podle harmonogramu přesné datum nástupu stážisty na stáž. Poskytovatel stáže zasílá všechny 4 originály smlouvy doporučeně poštou konzultantovi FDV. Konzultant FDV: - zajistí podpis smlouvy ze strany FDV - zanáší poskytovatele do registru de-minimis - odesílá po jednom originálu smlouvy doporučeně poštou poskytovateli stáže i stážistovi. Stážista (uchazeč) obdrží doporučeně poštou originál podepsané Smlouvy o zajištění stáže.
Poskytovatel stáže obdrží doporučeně poštou originál podepsané Smlouvy o zajištění stáže.
Příloha 6B
Termín
Stážista
Konzultant FDV
Poskytovatel stáže
Schéma procesu stáží začínajících 1. den v měsíci Zahájení stáže před začátkem stáže, popř. nejpozději v den ubytování
Stážista musí nahlásit e-mailem svému konzultantovi nejpozději v den ubytování adresu ubytovacího zařízení včetně termínů ubytování.
1. den nástupu na stáž
Stážista nastoupí na stáž. Podle harmonogramu může zahájit docházku na stáž kterýkoliv den na začátku měsíce, oficiálně je však stáž zahájena 1. den v měsíci.
nejpozději 1. den nástupu na stáž
Pokud je pracoviště poskytovatele zařazeno mezi riziková pracoviště, musí stážista nejpozději 1. den nástupu na stáž absolvovat zdravotní prohlídku.
do 7 pracovních dnů v 1. měsíci stáže
VSTUPNÍ EVALUAČNÍ DOTAZNÍK Stážista do 7 pracovních dnů od zahájení stáže elektronicky vyplní vstupní evaluační dotazník (k dispozici v systému ASAP), který vloží do systému ASAP (do dokumentů Moje přihlášky/stáže).
VSTUPNÍ EVALUAČNÍ DOTAZNÍK Poskytovatel stáže do 7 pracovních dnů od zahájení stáže elektronicky vyplní vstupní evaluační dotazník (k dispozici v systému ASAP), který vloží do systému ASAP. Konzultant FDV vstupní evaluační dotazníky vyhodnotí. V případě, že by vyšlo najevo, že stáž neprobíhá v souladu s uzavřenou Smlouvou o zajištění stáže, bude konzultant FDV kontaktovat stážistu či poskytovatele stáže a žádat nápravu.
Probíhající stáž - činnosti opakující se denně každý den stáže
DENÍK STÁŽISTY Každý den stáže stážista vyplní do deníku stážisty docházku na stáž. Ke každému dni docházky také uvede popis vykonávaných činností v daném dni. TABULKA CESTOVNÍCH DOKLADŮ Každý den stáže stážista připevní cestovní doklady, jejichž proplacení bude nárokovat, do tabulky cestovních dokladů.
Probíhající stáž - činnosti opakující se kdykoliv v průběhu měsíce kdykoliv v průběhu měsíce
Dodavatel stravenek na základě dat poskytnutých FDV zašle poskytovateli stáže pro stážistu stravenky.
STRAVENKY Stážista od poskytovatele stáže po kontrole převezme stravenky za daný kalendářní měsíc oproti podpisu distribučního seznamu.
STRAVENKY Na základě řádně plněné a doložené docházky stážisty jsou poskytovateli stáže pro stážistu dodavatelem doručeny v průběhu měsíce stravenky za minulý kalendářní měsíc, ve kterém stáž probíhala. Poskytovatel stravenky předá stážistovi oproti jeho podpisu distribučního seznamu, který je následně zasílán na FDV.
Probíhající stáž - činnosti opakující se na konci kalendářního měsíce na konci kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala
FAKTURA ZA UBYTOVÁNÍ Na konci každého kalendářního měsíce si stážista vyžádá od poskytovatele ubytování fakturu (účetní doklad) za ubytování.
do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala
PRŮBĚŽNÝ EVALUAČNÍ DOTAZNÍK Do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala, stážista elektronicky vyplní průběžný evaluační dotazník za uplynulý měsíc (k dispozici v systému ASAP), který vloží do systému ASAP.
do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce
PRŮBĚŽNÝ EVALUAČNÍ DOTAZNÍK Do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala, poskytovatel stáže elektronicky vyplní průběžný evaluační dotazník za uplynulý měsíc (k dispozici v systému ASAP), který vloží do systému ASAP.
Konzultant FDV průběžné evaluační dotazníky vyhodnotí. V případě, že by vyšlo najevo, že stáž neprobíhá v souladu s uzavřenou Smlouvou o zajištění stáže, bude konzultant FDV kontaktovat stážistu či poskytovatele stáže a může iniciovat kontrolu na místě. DENÍK STÁŽISTY Do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala, stážista překontroluje, zda je řádně vyplněný deník stážisty (plán docházky a popis činností). Elektronicky vyplněný deník stážista vloží do systému ASAP.
do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce
Konzultant FDV archivuje elektronicky vyplněný deník v systému ASAP. DENÍK STÁŽISTY Stážista deník vytiskne, opatří ho svým podpisem a předá ho do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala, mentorovi stáže. TABULKA CESTOVNÍCH DOKLADŮ Do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala, stážista překontroluje, zda je řádně vyplněná tabulka cestovních dokladů. Tento dokument opatří svým podpisem a předá ho mentorovi stáže.
do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce
DOKUMENTY K ODESLÁNÍ NA FDV Mentor od stážisty do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala, převezme tyto dokumenty: - deník stážisty - tabulku cestovních dokladů - fakturu za ubytování včetně průvodního listu. Mentor zajistí podpis statutárního zástupce na těchto dokumentech. Všechny výše uvedené dokumenty spolu s podepsaným distribučním seznamem odešle mentor/poskytovatel stáže doporučeně poštou FDV. Učiní takto nejpozději do 3 pracovních dnů od převzetí dokumentů od stážisty.
FAKTURA ZA UBYTOVÁNÍ Do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala, stážista vyplní průvodní list účetního dokladu za ubytování a spolu s originálem faktury ho odevzdá mentorovi stáže. Konzultant FDV zkontroluje: - deník stážisty Podle počtu odchozených hodin stáže přizná stážistovi nárok na stravenky, přidělené v následujícím měsíci za daný kalendářní měsíc. Podle popisu činností vyhodnotí, zda stáž probíhá v souladu se šablonou a kartou stáže. Dále konzultant zkontroluje: - tabulku cestovních dokladů - fakturu za ubytování s průvodním listem. Na základě doložených dokladů budou stážistovi náklady na ubytování a cestovné proplaceny.
do 30 pracovních dnů od doručení podkladů FDV
Dodavatel stravenek na základě dat poskytnutých FDV zašle poskytovateli stáže pro stážistu stravenky.
Stážistovi jsou proplaceny náklady na ubytování a cestovné na bankovní účet.
Ukončení stáže týden před posledním dnem docházky na stáž
Konzultant FDV vyplní certifikát o absolvování stáže a pošle jej v PDF e-mailem poskytovateli. Poskytovatel certifikát vytiskne a zajistí potřebné podpisy (mentor, statutární zástupce, stážista). Uchová jej pro další kroky. Stážista podepíše certifikát.
do 3 pracovních dnů od ukončení stáže
ZÁVĚREČNÝ EVALUAČNÍ DOTAZNÍK Stážista do 3 pracovních dnů od ukončení stáže elektronicky vyplní závěrečný evaluační dotazník, který vloží do systému ASAP.
ZÁVĚREČNÝ EVALUAČNÍ DOTAZNÍK Poskytovatel stáže do 3. pracovního dne od ukončení stáže elektronicky vyplní závěrečný evaluační dotazník, který vloží do systému ASAP. Konzultant FDV závěrečné evaluační dotazníky vyhodnotí.
Kontrola stáže a proplacení fixních nákladů na stáž lhůta pro kontrolu dokumentů ze strany KZ je 14 pracovních dnů
Je-li realizovaná stáž ukončena řádně, kontaktuje konzultant FDV poskytovatele s výzvou o vystavení faktury za fixní náklady na stáž. FAKTURA ZA FIXNÍ NÁKLADY NA STÁŽ Poskytovatel vystaví stážistovi fakturu za fixní náklady na stáž: - stážistovi je zaslán/předán originál a prostá kopie faktury a prázdný formulář „Žádost o úhradu fixních nákladů na stáž“. ŽÁDOST O ÚHRADU FIXNÍCH NÁKLADŮ NA STÁŽ Stážista po obdržení faktury: - vyplní žádost o úhradu fixních nákladů na stáž - kopii faktury spolu s žádostí odešle konzultantovi FDV doporučeně poštou tak, aby byly dokumenty doručeny na FDV nejpozději 10 pracovních dní před datem splatnosti faktury. Je-li úhrada nárokována řádně a včas: - FDV uhradí za stážistu poskytovateli stáže náklady na stáž - FDV vystaví stážistovi certifikát o úspěšně realizované stáži. Stážista obdrží certifikát.
Poskytovateli je uhrazena faktura za fixní náklady na stáž.
Příloha 6C
Termín
Stážista (uchazeč o stáž)
Konzultant FDV
Poskytovatel stáže
Schéma procesu stáží začínajících 15. den v měsíci Zahájení stáže před začátkem stáže, popř. nejpozději v den ubytování
Stážista musí nahlásit e-mailem svému konzultantovi nejpozději v den ubytování adresu ubytovacího zařízení včetně termínů ubytování.
1. den nástupu na stáž
Stážista nastoupí na stáž. Podle harmonogramu může zahájit docházku na stáž kterýkoliv den v 2. polovině měsíce, oficiálně je však stáž zahájena 15. den v měsíci.
nejpozději 1. den nástupu na stáž
Pokud je pracoviště poskytovatele zařazeno mezi riziková pracoviště, musí stážista nejpozději 1. den nástupu na stáž absolvovat zdravotní prohlídku.
do 7 pracovních dnů od 15. dne v měsíci
VSTUPNÍ EVALUAČNÍ DOTAZNÍK Stážista do 7 pracovních dnů od zahájení stáže elektronicky vyplní vstupní evaluační dotazník (k dispozici v systému ASAP), který vloží do systému ASAP (do dokumentů Moje přihlášky/stáže).
VSTUPNÍ EVALUAČNÍ DOTAZNÍK Poskytovatel stáže do 7 pracovních dnů od zahájení stáže elektronicky vyplní vstupní evaluační dotazník (k dispozici v systému ASAP), který vloží do systému ASAP. Konzultant FDV vstupní evaluační dotazníky vyhodnotí. V případě, že by vyšlo najevo, že stáž neprobíhá v souladu s uzavřenou Smlouvou o zajištění stáže, bude konzultant FDV kontaktovat stážistu či poskytovatele stáže a žádat nápravu.
Probíhající stáž - činnosti opakující se denně/týdně každý den stáže
DENÍK STÁŽISTY Každý den stáže stážista vyplní do deníku stážisty docházku na stáž. Ke každému dni docházky také uvede popis vykonávaných činností v daném dni. TABULKA CESTOVNÍCH DOKLADŮ Každý den stáže stážista připevní cestovní doklady, jejichž proplacení bude nárokovat, do tabulky cestovních dokladů.
Probíhající stáž - činnosti opakující se kdykoliv v průběhu měsíce kdykoliv v průběhu měsíce
Dodavatel stravenek na základě dat poskytnutých FDV zašle poskytovateli stáže pro stážistu stravenky.
STRAVENKY Stážista od poskytovatele stáže po kontrole převezme stravenky za daný kalendářní měsíc oproti podpisu
STRAVENKY Na základě řádně plněné a doložené docházky stážisty jsou poskytovateli stáže pro stážistu dodavatelem doručeny v průběhu měsíce stravenky za minulý kalendářní měsíc, ve kterém stáž probíhala. Poskytovatel stravenky předá stážistovi oproti jeho podpisu distribučního seznamu, který je následně zasílán na FDV.
Probíhající stáž - činnosti opakující se v polovině kalendářního měsíce do 3 pracovních dnů od 14. dne následujícího kalendářního měsíce
PRŮBĚŽNÝ EVALUAČNÍ DOTAZNÍK Do 3 pracovních dnů od 14. dne následujícího kalendářního měsíce stážista elektronicky vyplní půběžný evaluační dotazník za uplynulý měsíc (k dispozici v systému ASAP), který vloží do systému ASAP.
do 3 pracovních dnů od 14. dne následujícího kalendářního měsíce
PRŮBĚŽNÝ EVALUAČNÍ DOTAZNÍK Do 3 pracovních dnů od 14. dne následujícího kalendářního měsíce poskytovatel stáže elektronicky vyplní průběžný evaluační dotazník za uplynulý měsíc (k dispozici v systému ASAP), který vloží do systému ASAP.
Konzultant FDV průběžné evaluační dotazníky vyhodnotí. V případě, že by vyšlo najevo, že stáž neprobíhá v souladu s uzavřenou Smlouvou o zajištění stáže, bude konzultant FDV kontaktovat stážistu či poskytovatele stáže a může iniciovat kontrolu na místě.
Probíhající stáž - činnosti opakující se na konci kalendářního měsíce na konci kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala
FAKTURA ZA UBYTOVÁNÍ Na konci každého kalendářního měsíce si stážista vyžádá od poskytovatele ubytování fakturu (účetní doklad) za ubytování.
do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala
DENÍK STÁŽISTY Do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala, stážista překontroluje, zda je řádně vyplněný deník stážisty (plán docházky a popis činností). Elektronicky vyplněný deník stážista vloží do systému ASAP.
do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce
Konzultant FDV archivuje elektronicky vyplněný deník v systému ASAP. DENÍK STÁŽISTY Stážista deník vytiskne, opatří ho svým podpisem a předá ho do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala, mentorovi stáže. TABULKA CESTOVNÍCH DOKLADŮ Do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala, stážista překontroluje, zda je řádně vyplněná tabulka cestovních dokladů. Tento dokument opatří svým podpisem a předá ho mentorovi stáže.
do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce
DOKUMENTY K ODESLÁNÍ NA FDV Mentor od stážisty do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala, převezme tyto dokumenty: - deník stážisty - tabulku cestovních dokladů - fakturu za ubytování včetně průvodního listu. Mentor zajistí podpis statutárního zástupce na těchto dokumentech. Všechny výše uvedené dokumenty spolu s podepsaným distribučním seznamem odešle mentor/poskytovatel stáže doporučeně poštou FDV. Učiní takto nejpozději do 3 pracovních dnů od převzetí dokumentů od stážisty.
FAKTURA ZA UBYTOVÁNÍ Do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala, stážista vyplní průvodní list účetního dokladu za ubytování a spolu s originálem faktury ho odevzdá mentorovi stáže. Konzultant FDV zkontroluje: - deník stážisty Podle počtu odchozených hodin stáže přizná stážistovi nárok na stravenky, přidělené v následujícím měsíci za daný kalendářní měsíc. Podle popisu činností vyhodnotí, zda stáž probíhá v souladu se šablonou a kartou stáže. Dále konzultant zkontroluje: - tabulku cestovních dokladů - fakturu za ubytování s průvodním listem. Na základě doložených dokladů budou stážistovi náklady na ubytování a cestovné proplaceny.
do 30 pracovních dnů od doručení podkladů FDV
Dodavatel stravenek na základě dat poskytnutých FDV zašle poskytovateli stáže pro stážistu
Stážistovi jsou proplaceny náklady na ubytování a cestovné na bankovní účet.
Ukončení stáže týden před posledním dnem docházky na stáž
Konzultant FDV vyplní certifikát o absolvování stáže a pošle jej v PDF e-mailem poskytovateli. Poskytovatel certifikát vytiskne a zajistí potřebné podpisy (mentor, statutární zástupce, stážista). Uchová jej pro další kroky. Stážista podepíše certifikát.
do 3 pracovních dnů od ukončení stáže
ZÁVĚREČNÝ EVALUAČNÍ DOTAZNÍK Stážista do 3 pracovních dnů od ukončení stáže elektronicky vyplní závěrečný evaluační dotazník, který vloží do systému ASAP.
ZÁVĚREČNÝ EVALUAČNÍ DOTAZNÍK Poskytovatel stáže do 3. pracovního dne od ukončení stáže elektronicky vyplní závěrečný evaluační dotazník, který vloží do systému ASAP. Konzultant FDV závěrečné evaluační dotazníky vyhodnotí.
Kontrola stáže a proplacení fixních nákladů na stáž lhůta pro kontrolu dokumentů ze strany KZ je 14 pracovních dnů
Je-li realizovaná stáž ukončena řádně, kontaktuje konzultant FDV poskytovatele s výzvou o vystavení faktury za fixní náklady na stáž. FAKTURA ZA FIXNÍ NÁKLADY NA STÁŽ Poskytovatel vystaví stážistovi fakturu za fixní náklady na stáž: - stážistovi je zaslán/předán originál a prostá kopie faktury a prázdný formulář „Žádost o úhradu fixních nákladů na stáž“. ŽÁDOST O ÚHRADU FIXNÍCH NÁKLADŮ NA STÁŽ Stážista po obdržení faktury: - vyplní žádost o úhradu fixních nákladů na stáž - kopii faktury spolu s žádostí odešle konzultantovi FDV doporučeně poštou tak, aby byly dokumenty doručeny na FDV nejpozději 10 pracovních dní před datem splatnosti faktury. Je-li úhrada nárokována řádně a včas: - uhradí FDV za stážistu poskytovateli stáže náklady na stáž - vystaví stážistovi certifikát o úspěšně realizované stáži. Stážista obdrží certifikát.
Poskytovateli je uhrazena faktura za fixní náklady na stáž.
