MANUÁL PRO STÁŽISTU v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“
Fond dalšího vzdělávání Na Maninách 20, 170 00 Praha 7 Tel.: 277 277 070, http://fdv.mpsv.cz IČO: 00405698, č. účtu: 33531641/0100
Manuál pro stážistu byl vytvořen v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“, registrační číslo CZ.1.07/3.1.00/41.0001, který je spolufinancován z fondů EU – z Operačního programu Vzdělávání pro konkurenceschopnost. Autor: Fond dalšího vzdělávání, příspěvková organizace Ministerstva práce a sociálních věcí Verze: 5.0 Účinnost od: 1. 1. 2014 Platnost od: 1. 1. 2014 Schválila: PhDr. Kateřina Šímová, hlavní manažer projektu Datum vydání: 18. 12. 2013
2
Obsah Změnový list............................................................................................................................................. 5 1 Úvod ................................................................................................................................................... 7 2 Základní informace pro stážisty.......................................................................................................... 8 2.1 Uchazeč o stáž/stážista .............................................................................................................. 8 2.1.1 Status studenta .................................................................................................................... 9 2.1.2 Uchazeč o zaměstnání ........................................................................................................ 9 2.2 Výhody plynoucí z účasti v projektu ......................................................................................... 10 2.3 Na co má stážista nárok ........................................................................................................... 10 3 Stáž .................................................................................................................................................. 11 3.1 Základní informace o stáži ........................................................................................................ 11 3.2 Služební cesty na stáži ............................................................................................................. 13 3.3 Evaluace průběhu stáže ........................................................................................................... 13 4 Proplácení přímé podpory stážisty (stravné, cestovné, ubytování, příp. další výdaje) .................... 14 4.1 Stravné...................................................................................................................................... 16 4.1.1 Nárok na proplácení stravného ......................................................................................... 16 4.1.2 Předání stravenek stážistovi, distribuční seznam ............................................................. 16 4.1.3 Podmínky proplácení stravného – deník stážisty .............................................................. 17 4.2 Cestovné ................................................................................................................................... 21 4.2.1 Nárok na proplácení cestovného ....................................................................................... 21 4.2.2 Podmínky proplácení cestovného – tabulka cestovních dokladů ...................................... 23 4.3 Ubytování .................................................................................................................................. 25 4.3.1 Nárok na proplácení ubytování .......................................................................................... 25 4.3.2 Podmínky proplácení ubytování – originál účetního dokladu s průvodním listem ............ 26 5 Stručný popis průběhu realizace stáží ............................................................................................. 27 6 Registrace do projektu ..................................................................................................................... 30 6.1 Registrační formulář v IS ASAP ............................................................................................... 30 7 Přihlášení na stáž ............................................................................................................................. 32 7.1 Vyplnění profilu uchazeče ......................................................................................................... 32 7.2 Přihlášení ke kartě stáže .......................................................................................................... 34 7.3 Uchazeč je přihlášen ke kartě stáže ......................................................................................... 36 7.4 Osobní pohovor ........................................................................................................................ 36 8 Stážista je vybrán na stáž ................................................................................................................ 37 8.1 Harmonogram stáže ................................................................................................................. 38 8.2 Smlouva o zajištění stáže ......................................................................................................... 39
3
9 Probíhající stáž ................................................................................................................................. 40 9.1 Zahájení stáže .......................................................................................................................... 41 9.1.1 Vstupní zdravotní prohlídka, očkování .............................................................................. 42 9.1.2 Vstupní evaluační dotazník ............................................................................................... 43 9.2 Změny v průběhu realizace stáže ............................................................................................. 43 9.2.1 Změny v docházce na stáž ................................................................................................ 43 9.3 Přehled administrativních povinností prováděných stážistou ................................................... 46 9.4 Průběžný evaluační dotazník.................................................................................................... 46 10 Závěrečná fáze stáže ....................................................................................................................... 47 10.1 Způsoby ukončení stáže ........................................................................................................... 47 10.2 Závěrečný evaluační dotazník .................................................................................................. 48 10.3 Dokumenty za poslední měsíc stáže, vyhodnocení realizace stáže ........................................ 49 10.4 Úhrada fixních nákladů na stáž ................................................................................................ 49 10.5 Certifikát .................................................................................................................................... 50 11 Kontrola realizace stáže ................................................................................................................... 50 12 Odkazy a kontakty ............................................................................................................................ 51 13 Přílohy .............................................................................................................................................. 51
4
Změnový list Manuál pro stážistu verze 5.0 obsahuje níže uvedené významné změny oproti Manuálu pro stážistu verze 4.0 s odkazem na konkrétní kapitolu, která danou změnu upravuje. Pro komplexní přehled ale důrazně doporučujeme prostudovat celou verzi 5.0 Manuálu pro stážistu. Změny nabývají účinnosti dne 1. 1. 2014. Touto aktualizací se ruší Metodické pokyny č. 4 a 5 k Manuálu pro stážistu - verze 4.0. Předmět revize
Kapitola (strana)
Formální úpravy, formulační upřesnění
celý dokument
Je nezbytné, aby měl uchazeč o stáž / stážista možnost přístupu k internetu.
1 (str. 7)
Zaměstnaná osoba se může účastnit projektu za předpokladu, že její zaměstnavatel podporuje její zapojení do projektu a umožní jí splnit všechny podmínky projektu, zejm. absolvovat stáž dle harmonogramu v souladu s pravidly projektu.
2.1 (str. 8)
Byl zaveden pojem „přímá podpora stážisty“ (proplácení výdajů na cestovné, ubytování a stravné, případně i dalších výdajů, které přímo souvisejí s realizací stáže a jsou definovány v šabloně stáže).
2.3 (str. 10)
Konzultant FDV v průběhu realizace stáže i před jejím zahájením komunikuje výhradně přímo s uchazečem o stáž/stážistou.
3.1 (str. 12)
Služební cesty jsou možné v maximálním rozsahu do poloviny počtu dní naplánované docházky na stáž.
3.2 (str. 13)
Evaluace průběhu stáže Nová kapitola – byla aktualizována pravidla pro odevzdávání evaluačních dotazníků. Změny provedeny i v souvisejících kapitolách 9.1.2, 9.4 a 10.2.
3.3 (str. 13)
Byla zásadním způsobem upravena pravidla docházky na stáž – viz kapitola 4.1.3.
4.1.3 (str. 17)
Stážista uvádí informaci o tom, zda bude nárokovat proplacení cestovních výdajů, v dotazníku pro stážistu, který vyplňuje před podpisem Smlouvy o zajištění stáže. Pokud stážista v dotazníku uvede, že cestovné nárokovat nebude, není možné tuto skutečnost v průběhu stáže měnit (s výjimkou objektivně doložených důvodů).
4.2.1 (str. 21)
Výdaje na přímou podporu stážisty jsou uhrazeny na základě doložení dokladů vystavených v Kč.
4.2.4.2 (str. 22)
Jako součást profilu nahrává uchazeč dokumenty, bez jejichž doložení není možné se přihlásit ke kartě stáže.
7.1 (str. 32)
V případě, že je maximální počet uchazečů o stáž naplněn a má-li uchazeč o danou stáž zvýšený zájem, může se na stáž přihlásit jako náhradník. Přihlášením na stáž, u které již byla naplněna kapacita uchazečů, se aktivuje funkce tzv. „hlídacího psa“. Hlídací pes uchazeče na stáž automaticky přihlásí v případě, že by se některý z přihlášených uchazečů ještě před ukončením termínu pro přihlašování z karty stáže odhlásil (o tomto je uchazeč informován e-mailem). V opačném případě je po skončení lhůty pro přihlašování daná přihláška s aktivním hlídacím psem smazána. To, zda je uchazeč na stáž přihlášen nebo zda má u dané stáže pouze aktivovanou funkci hlídacího psa, může uchazeč zkontrolovat v seznamu svých přihlášek.
7.2 (str. 35)
Byla zásadním způsobem upravena pravidla pro sestavování harmonogramu stáže – viz kapitola 8.1.
8.1 (str. 38)
Každou změnu docházky musí mentor/poskytovatel stáže nahlásit konzultantovi FDV nejpozději do 14:00 hodin předcházejícího pracovního dne.
9.2.1 (str. 43)
Takto nahlášená změna docházky následně podléhá schválení ze strany FDV.
5
Konzultant FDV zkontroluje, zda je nahlášená změna docházky v souladu s pravidly a pokud ano, obratem změnu písemně schválí e-mailem. Teprve poté je možné změnu docházky realizovat. V případě, že nebude změna nahlášena ve výše uvedeném termínu, nebude ze strany FDV schválena a docházka musí probíhat podle předem schváleného harmonogramu. Neakceptováním neschválení změny se poskytovatel stáže a stážista vystavují riziku, že bude toto při kontrole stáže klasifikováno jako neodstranitelné pochybení, které může vést k předčasnému ukončení stáže bez nároku na proplacení výdajů stážisty a nákladů poskytovatele stáže. Výjimky z tohoto pravidla jsou možné pouze z objektivních důvodů, které musí být řádně doloženy (např. v případě onemocnění stážisty je doloženo potvrzení od lékaře). Dle Smlouvy o zajištění stáže je stáž považována za řádně ukončenou:
10.1 (str. 47)
uplynutím doby realizace stáže, která byla sjednána ve Smlouvě o zajištění stáže nebo absolvováním celkové hodinové dotace stáže stanovené v šabloně stáže a absolvováním všech činností dle šablony, pokud je toto splněno před uplynutím doby realizace stáže a je to schváleno ze strany FDV.
Nepřítomnost stážisty na místě výkonu stáže v garantovaném intervalu je považována za pochybení stážisty i poskytovatele stáže.
10.1 (str. 48)
Podmínkou pro odeslání certifikátu stážistovi je doručení všech distribučních seznamů (včetně distribučního seznamu za poslední měsíc stáže) konzultantovi FDV.
10.5 (str. 50)
Aktualizace všech příloh dokumentu.
přílohy
6
1
Úvod
Cílem manuálu je seznámit uchazeče o stáž / stážisty s realizací projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ krok za krokem: od základních pojmů a ustanovení, přes registraci do informačního systému ASAP (Agendový systém aktivit projektu, dále také „IS ASAP“)1 a průběh stáže až po její ukončení. Projekt „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ zprostředkovává odborné stáže, jejichž cílem je poskytnout stážistům praktické vzdělání. Projekt „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ (dále jen „projekt“) je spolufinancován z fondů EU – z Operačního programu Vzdělávání pro konkurenceschopnost. Je realizován od června 2012 do října 2014 a jeho hlavním cílem je zavedení inovativního systému dalšího vzdělávání prostřednictvím stáží ve firmách a zvýšení uplatnitelnosti občanů na trhu práce. Realizátorem projektu je Fond dalšího vzdělávání (dále jen „FDV“), příspěvková organizace Ministerstva práce a sociálních věcí ČR2. Protože se jedná o pilotní projekt, jehož cílem je nastavit systém poskytování stáží, jsou veškeré dokumenty, které s realizací projektu souvisí (manuály, metodiky, formuláře, pravidla související se zapojením do projektu apod.), průběžně aktualizovány. O těchto změnách jsou účastníkům projektu v případě jejich zájmu zasílány informace na jejich e-mailové adresy. Účastníci jsou povinni se s aktuálními dokumenty seznámit a řídit se jimi. Aktuální dokumenty a metodické pokyny jsou vždy k dispozici na stránkách projektu, které je nutné pravidelně sledovat. Z tohoto důvodu je nezbytné, aby měl uchazeč o stáž / stážista možnost přístupu k internetu. Úplné a závazné informace o projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ jsou k dispozici výhradně na oficiálních webových stránkách www.stazevefirmach.cz nebo u pracovníků Fondu dalšího vzdělávání (FDV). Oficiální informace o projektu mohou poskytovat také pracovníci poboček Úřadu práce ČR. Pracovníci FDV informují veřejnost o projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ prostřednictvím e-mailových adres:
[email protected],
[email protected],
[email protected],
[email protected],
[email protected],
[email protected] či z e-mailových adres jednotlivých pracovníků FDV, které jsou vždy ve formátu
[email protected], případně
[email protected]. Pouze sdělení obdržená z uvedených oficiálních e-mailových adres jsou relevantní a závazná. Informace poskytnuté z jiných zdrojů nejsou důvěryhodné. Informace o projektu podávané pracovníky FDV a úřadem práce jsou zdarma. FDV se distancuje od všech forem úplatného poskytování administrativních služeb a informací o projektu. Bližší informace o projektu je možné obdržet také na bezplatné infolince – 800 779 977, která je v provozu v pracovní dny od 9 do 16 hodin.
1
ASAP byl vytvořen jako komunikační platforma pro účely projektu. Slouží k propojení cílové skupiny (stážistů), poskytovatelů stáží a Fondu dalšího vzdělávání. 2 Fond dalšího vzdělávání je registrován na Úřadu pro ochranu osobních údajů pod číslem registrace: 00005666.
7
2 Základní informace pro stážisty 2.1
Uchazeč o stáž/stážista
Cílovou skupinou projektu jsou výhradně osoby s trvalým pobytem na území České republiky, které mají trvalé bydliště mimo území Hl. m. Praha (platí po celou dobu trvání stáže)3. Uchazečem o stáž/stážistou nesmí být: - osoba samostatně výdělečně činná (OSVČ) – je-li uchazeč o stáž OSVČ, musí si živnost před přihlášením ke kartě stáže přerušit a tuto skutečnost doložit (obnovení živnosti je následně možné až po ukončení realizace stáže); - matka na mateřské dovolené; - osoba se statusem studenta (denní studium/prezenční forma studia, nejdéle do 26 let věku, více viz kapitola 2.1.1); - osoba, která již v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ stáž absolvovala nebo absolvuje (souběžné absolvování stáží není možné)4; - osoba, která byla v posledních 5 letech zaměstnancem poskytovatele stáže (platí pro hlavní pracovní poměr i pro dohodu o provedení práce a dohodu o pracovní činnosti)5; - osoba, která měla v posledních 5 letech s poskytovatelem stáže obchodní vztah (dle Obchodního zákoníku); - osoba, která je ve vztahu k osobě mentora osobou blízkou (tj. existuje mezi nimi např. manželský vztah, příbuzenský vztah v přímé linii nebo obdobný vztah) dle § 22 zákona č. 89/2012 Sb., Občanský zákoník v platném znění; - osoba, která je v pracovně-právním vztahu s Fondem dalšího vzdělávání (platí pro hlavní pracovní poměr, dohodu o pracovní činnosti i dohodu o provedení práce); + další obdobné případy, ve kterých by nebyl zachován základní princip projektu, tj. poskytnout praxi „externímu“ uchazeči o stáž (bude posuzováno individuálně). Uchazečem o stáž/stážistou může být: - osoba, která nemá státní občanství České republiky, pokud má na území České republiky trvalý pobyt (více viz níže); - absolvent, jehož dokončené vzdělání odpovídá požadavkům dané šablony stáže, který již aktuálně nebude ve studiu dále pokračovat; - uchazeč o zaměstnání (tj. osoba v evidenci úřadu práce); - osoba vracející se na trh práce – např. osoba na rodičovské dovolené; - zaměstnaná osoba (tj. osoba mající zájem o kariérní vzdělávání) – za předpokladu, že její zaměstnavatel podporuje zapojení do projektu a umožní jí splnit všechny podmínky projektu, zejm. absolvovat stáž dle harmonogramu v souladu s pravidly projektu; - osoba se zdravotním postižením (OZP) nebo osoba zdravotně znevýhodněná (OZZ); 3
Toto omezení vyplývá z pravidel Operačního programu Vzdělávání pro konkurenceschopnost. Výjimkou je případ, kdy byla první stáž předčasně ukončena z důvodu pochybení na straně poskytovatele stáže. V takovém případě se za předpokladu, že stáž probíhala ze strany stážisty řádně, může stážista přihlásit na novou stáž. Tyto případy jsou vždy posuzovány Fondem dalšího vzdělávání. 5 Tento údaj uchazeči čestně prohlašují při registraci do informačního systému ASAP. 4
8
- nezletilá nebo nesvéprávná osoba (všechny dokumenty, které stážista v průběhu projektu podepisuje, musí být podepsány zákonným zástupcem/opatrovníkem stážisty). Nemá-li uchazeč o stáž státní občanství České republiky (a má-li na území České republiky trvalý pobyt), musí k dokladu o nejvyšším dosaženém vzdělání dle zákona č. 561/2004 Sb. v platném znění doložit osvědčení o uznání rovnocennosti zahraničního vysvědčení v ČR nebo rozhodnutí o uznání platnosti zahraničního vysvědčení v ČR (tzv. nostrifikace). Dojde-li v průběhu realizace stáže ke změně výše uvedených vstupních podmínek (tedy např. získá-li stážista status studenta, trvalé bydliště v Praze, stane-li se OSVČ apod.), je stážista povinen o této změně neprodleně informovat svého konzultanta FDV. Stáž není možné v tomto případě dokončit. Neoznámení takové skutečnosti je považováno za hrubé porušení pravidel projektu. 2.1.1 Status studenta Dle zákona č. 117/1995 Sb., o státní sociální podpoře v platném znění, je studentem osoba, která se soustavně připravuje na budoucí povolání na střední nebo vysoké škole, nejdéle však do 26 let věku. Za soustavnou přípravu na budoucí povolání se považuje studium na střední škole, konzervatoři, vyšší odborné škole, jazykové škole s právem státní jazykové zkoušky a na vysoké škole (v bakalářském, magisterském a doktorském studijním programu), a to včetně prázdnin, které jsou součástí školního / akademického roku. Status studenta zaniká: u studentů středních a vyšších odborných škol – 31. 8. v daném roce ukončení studia; u studentů vysokých škol – posledním dnem měsíce následujícího po kalendářním měsíci, ve kterém byla složena závěrečná zkouška předepsaná daným studijním programem; při studiu dálkového, distančního, večerního nebo kombinovaného studia na středních a vysokých školách, je-li osoba v době takového studia výdělečně činná (podle § 10 zákona č. 117/1995 Sb.), nebo má-li v době takového studia nárok na podporu v nezaměstnanosti nebo podporu při rekvalifikaci; dnem přihlášení na úřad práce. 2.1.2 Uchazeč o zaměstnání Stane-li se stážistou uchazeč o zaměstnání evidovaný na úřadu práce, je povinen předem konzultovat svoji účast v projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ se svojí zprostředkovatelkou / zprostředkovatelem. Uchazeč informuje zprostředkovatelku o tom, že bude v případě jeho vybrání na stáž kontaktována Fondem dalšího vzdělávání za účelem potvrzení účasti uchazeče v projektu. FDV kontaktuje zprostředkovatelku na e-mailovou adresu, kterou stážista uvádí v Dotazníku pro vybrané uchazeče o stáž. Současně s hlášením o zahájení stáže zasílá FDV zprostředkovatelce harmonogram dané stáže. Uchazeč je povinen si ověřit, že účast na stáži není v rozporu s povinnostmi, které vůči úřadu práce má.
9
Povinnosti a závazky, které má stážista ve vztahu k úřadu práce (např. dostavit se na úřad práce ve sjednaném termínu), mu zapojením do projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ nezanikají. V případě, že uchazeč o stáž pobírá podporu v nezaměstnanosti, vstupem do projektu mu nárok na tuto podporu nezaniká. Podmínky poskytování podpory v nezaměstnanosti jsou výhradně v kompetenci úřadu práce. Uchazeč o stáž, který je vedený v evidenci úřadu práce déle než 6 měsíců, je povinen tuto skutečnost doložit při vyplňování svého profilu v informačním systému ASAP vložením skenu Potvrzení o době vedení v evidenci uchazečů o zaměstnání (vydá zprostředkovatel/ka úřadu práce). Tato povinnost se nevztahuje na uchazeče, kteří jsou vedeni v evidenci úřadu práce po dobu kratší než 6 měsíců. 2.2
Výhody plynoucí z účasti v projektu
Projekt „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ efektivně napomáhá řešit problém nedostatečné praxe, s nímž se potýká řada občanů při hledání zaměstnání. Projekt přináší účastníkům mnoho výhod:
2.3
zvýšení konkurenceschopnosti na pracovním trhu; navázání kontaktů; propojení teorie s praxí – nové znalosti a zkušenosti ze specifického oboru; odborný dohled mentora; certifikát dokládající absolvování stáže; možnost nástupu do zaměstnání po skončení stáže u poskytovatele stáže (stážista ale nástup do zaměstnání u poskytovatele stáže nemůže nárokovat); možnost individuálního nastavení docházky na stáž (domluva harmonogramu s poskytovatelem stáže při respektování limitů uvedených v šabloně stáže a tomto manuálu); čerpání výhod plynoucích z projektu – FDV hradí stravné, výdaje na cestovné a ubytování (případně další výdaje vyplývající ze šablony stáže), za podmínek stanovených tímto manuálem; zapojením do projektu neztrácí osoba evidovaná na úřadu práce nárok na čerpání podpory v nezaměstnanosti, osoba na rodičovské dovolené rodičovský příspěvek; v případě dodržení podmínek stanovených Smlouvou o zajištění stáže uhradí FDV v rámci projektu náklady na stáž poskytovateli stáže za stážistu. Na co má stážista nárok
Stážista má za jasně stanovených podmínek nárok na proplácení výdajů na cestovné, ubytování a stravné, případně i dalších výdajů, které přímo souvisejí s realizací stáže a jsou definovány v šabloně stáže (tzv. přímá podpora stážisty, více viz kapitola 4). Stážista nemá nárok na finanční odměnu za výkon stáže.
10
Stážista po skončení stáže nemůže u poskytovatele nárokovat nástup do zaměstnání. Poskytovatel může stážistu zaměstnat, záleží však pouze na jeho rozhodnutí, zda tak učiní. Stážistovi se doporučuje zřídit si pojištění odpovědnosti v běžném občanském životě 6 a v případě výkonu rizikovějších stáží také úrazové pojištění po dobu výkonu stáže. Výdaje vzniklé s uvedenou pojistnou smlouvou stážista nemá právo nárokovat k proplacení.
3 Stáž Stáže probíhají u subjektů, které zapojením se do projektu získají ojedinělou možnost zaškolit a vychovat si budoucí odborníky v oblasti, ve které vykonávají svoji hospodářskou či jinou (doplňkovou) činnost, s možností (nikoli povinností) tyto proškolené pracovníky následně zaměstnat. Registrace do projektu a výběr stáží probíhá v informačním systému ASAP (dostupný na www.stazevefirmach.cz), který slouží k propojení stážistů, poskytovatelů stáží a FDV. Klíčovými dokumenty, podle kterých stáže probíhají, jsou především tyto materiály:
Smlouva o zajištění stáže včetně příloh (především příloha 3 – Šablona a karta stáže a příloha 4 – Harmonogram stáže); Manuál pro stážistu včetně příloh (aktuální verze); Metodické pokyny k Manuálu pro stážistu (pokud byly k aktuální verzi manuálu vydány).
Vzor Smlouvy o zajištění stáže, Manuál pro stážistu a případné Metodické pokyny jsou k dispozici v informačním systému ASAP ve složce Dokumenty pro uchazeče. Uchazeč o stáž/stážista je povinen se s těmito dokumenty seznámit a v průběhu realizace stáže sledovat jejich případnou aktualizaci. Stáž je zahájena podpisem Smlouvy o zajištění stáže, která společně s přílohami stanovuje práva a povinnosti stážisty, poskytovatele stáže a FDV při realizaci stáže. Smlouva musí být stvrzena podpisem všech tří smluvních stran: stážistou, poskytovatelem stáže a FDV. 3.1
Základní informace o stáži
Délka stáže je určena počtem hodin, který je stanoven v šabloně stáže (liší se dle konkrétní typové pozice). Docházka na stáž v předepsaném rozsahu hodin je nezbytným předpokladem pro splnění podmínek stáže. Stáže mohou začínat pouze 1. nebo 15. den v kalendářním měsíci. Stáže probíhají podle předem stanoveného harmonogramu (rozpisu docházky), který sestaví mentor stáže po 6
V opačném případě, pokud stážista způsobí škodu na majetku poskytovateli stáže, bude odpovědnost za škodu na majetku poskytovatele vypořádána podle občanského zákoníku, tj. do plné výše škody.
11
domluvě se stážistou. Harmonogram je závazný a stanovuje, které dny bude stážista na stáž docházet, kolik hodin stáže v dané dny absolvuje a kde bude stáž probíhat. Termín posledního dne docházky na stáž je tedy výsledkem rozplánování docházky na základě dohody mezi stážistou a mentorem stáže, přičemž musí být splněny podmínky, že stáž lze vykonávat v rozmezí 1 – 6 měsíců (toto rozmezí je blíže závazně stanoveno v příslušné šabloně stáže) a musí být naplněna hodinová dotace dané stáže. Oficiální termín ukončení stáže je vždy stanoven na 14. den po posledním dni docházky na stáž. Stážista musí absolvovat v každém dni, kdy dochází na stáž, minimálně 4 hodiny nepřetržité stáže, docházka na stáž zároveň nesmí přesáhnout 12 hodin. Stážista musí v průběhu stáže prakticky absolvovat všechny činnosti (aktivity), které jsou uvedeny v rámcových činnostech v příslušné šabloně stáže (díl 1.2 šablony). Pouze v takovém případě mu může být při splnění všech dalších podmínek vydán certifikát o absolvování stáže. Stážistu v průběhu stáže odborně vede mentor, který je hlavní osobou zodpovědnou na straně poskytovatele stáže za průběh a kvalitu stáže. Během realizace stáže může stážista vykonávat některé dílčí činnosti pod dohledem různých specialistů, které k tomu mentor stáže pověří. Stážista má zároveň přiděleného svého konzultanta FDV, se kterým v průběhu realizace stáže komunikuje a obrací se na něj v případě jakýchkoliv dotazů či oznámení. Konzultant FDV v průběhu realizace stáže i před jejím zahájením komunikuje výhradně přímo s uchazečem o stáž/stážistou. S realizací projektu souvisí některé administrativní povinnosti. Jedná se především o pravidelné dokládání dokumentů na konci každého kalendářního měsíce – deníků stážisty, případně také cestovních dokladů a dokladů za ubytování (viz dále). Přehled činností, které musí stážista vykonat na konci každého kalendářního měsíce, je přehledně uveden v kapitole 9.3. V průběhu stáže stážista dále vyplňuje evaluační dotazníky (více viz kapitola 3.3) a na konci stáže je povinen zajistit doručení originálu Žádosti o úhradu fixních nákladů na stáž společně s kopií faktury za fixní náklady na stáž a distribučního seznamu potvrzujícího převzetí stravenek za poslední měsíc/měsíce stáže konzultantovi FDV. Vzhledem k tomu, že výše uvedené dokládané dokumenty představují důležitou zpětnou vazbu k dané stáži, je nezbytné, aby tyto dokumenty vyplňoval stážista osobně (případně s využitím pomoci konzultanta FDV, který je stážistovi v průběhu stáže k dispozici). Je důležité, aby stážista poskytoval v této souvislosti součinnost poskytovateli i konzultantovi FDV. Stážista může v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ absolvovat pouze jednu stáž. Před zapojením se do projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ je uchazeč povinen seznámit se s Manuálem pro stážistu. Pro úspěšné zakončení stáže a získání
12
certifikátu musí stážista absolvovat stáž v předepsaném rozsahu hodin a prakticky vykonat na stáži všechny činnosti, které ukládá šablona stáže. 3.2
Služební cesty na stáži
Za služební cestu je v rámci projektu považována jakákoliv cesta mimo místa výkonu stáže, která poskytovatel specifikuje v harmonogramu stáže (následně jsou tato místa uvedena také ve Smlouvě o zajištění stáže). Služební cesty musí přímo souviset s realizací stáže, jsou možné pouze na základě dohody a souhlasu poskytovatele stáže a stážisty a musí být schváleny ze strany FDV. Dny, ve kterých bude stážista cestovat mimo místa výkonu stáže, je nutné předem rozplánovat v harmonogramu stáže (v maximálním rozsahu do poloviny počtu dní naplánované docházky na stáž). V případě změn termínů služebních cest je o této změně vždy nutné předem informovat konzultanta FDV. Do deníku stážisty pak stážista vyplňuje, kde na služební cestě byl a jaký byl její účel/jaké činnosti tam vykonával. Výdaje spojené se služební cestou jsou hrazeny dle dohody mezi poskytovatelem stáže a stážistou. Ze strany FDV nejsou cestovní a jiné výdaje spojené se služební cestou propláceny (FDV hradí cestovné pouze do míst výkonu stáže uvedených ve Smlouvě o zajištění stáže). Doba cestování v rámci služební cesty se nezapočítává do doby výkonu stáže. Služební cesty realizované v průběhu stáže mohou být vykonávány pouze na území České republiky. V případě, že není na služební cestě přítomen mentor stáže, ručí za to, že se stážistovi věnuje jiný k tomu kompetentní specialista. 3.3
Evaluace průběhu stáže
Stážista i mentor stáže vyplňují v průběhu realizace stáže celkem tři evaluační dotazníky – vstupní, průběžný a závěrečný. Formuláře evaluačních dotazníků jsou dostupné na odkazu http://dotaznik.stazevefirmach.cz (pro vyplnění dotazníků je tedy nutné mít přístup na internet). Dotazníky jsou zpřístupňovány postupně, v termínech, kdy je požadováno jejich vyplnění (více viz kapitoly 9.1.2, 9.4 a 10.2). O zpřístupnění dotazníku je stážistovi zaslána informace na e-mail, který uvedl při registraci v IS ASAP. Po kliknutí na uvedený odkaz je stážista přesměrován do přihlašovacího formuláře, ve kterém zadá stejné přístupové údaje jako při přihlašování do informačního systému ASAP. Po vyplnění příslušného dotazníku je nutné dotazník odeslat kliknutím na odkaz „odeslat formulář“. Po úspěšném vyplnění a uložení dotazníku je v aplikaci k dispozici jeho náhled. Smyslem evaluačních dotazníků je získat informace o skutečném průběhu stáže. Z tohoto důvodu je nezbytné, aby evaluační dotazníky vyplňoval stážista osobně. Odpovědi budou vyhodnocovány anonymně (na základě těchto informací tedy nebudou stážisté ani poskytovatelé stáží zpětně nijak postihováni). V souvislosti s evaluací projektu může být stážista požádán o součinnost i po skončení realizace stáže.
13
4 Proplácení přímé podpory ubytování, příp. další výdaje)
stážisty
(stravné,
cestovné,
Přímou podporou stážisty se rozumí proplácení stravného, výdajů na cestovné a ubytování, případně i dalších výdajů definovaných šablonou stáže nebo tímto manuálem. Po podpisu Smlouvy o zajištění stáže, nejdříve však od prvního dne zahájení realizace stáže a v případě splnění všech podmínek, které vyplývají ze Smlouvy o zajištění stáže a z tohoto manuálu (viz dále), má stážista nárok na proplácení těchto (případně dalších v šabloně jasně definovaných) výdajů:
stravné (propláceno formou stravenek předávaných poskytovatelem stáže, resp. doručených poštou, zpětně za uplynulý měsíc/uplynulé měsíce dle odchozeného počtu hodin stáže, viz dále);
cestovné (propláceno převodem na bankovní účet stážisty na základě předložení příslušných cestovních dokladů, viz dále);
ubytování (propláceno převodem na bankovní účet stážisty na základě předložení příslušných dokladů za výdaje na ubytování, viz dále).
Nárok na proplacení přímé podpory stážisty je zakotven ve Smlouvě o zajištění stáže, a to v maximálních částkách, které jsou komunikovány se stážistou před podpisem Smlouvy o zajištění stáže (viz kapitola 8). Stážista nemá na vyplacení těchto maximálních částek automatický nárok. Veškeré výdaje jsou mu proplaceny až na základě doložení originálních dokladů, dokládajících vynaložení výdajů. V případě stravného je tímto dokladem deník stážisty (viz níže). Stážista může současně uplatňovat nárok na proplacení všech 3 výše uvedených výdajů. Příklad: Bude-li stážista docházet na stáž od pondělí do pátku, má nárok na proplacení ubytování v průběhu týdne (za předpokladu splnění podmínek popsaných níže), na proplacení cestovného z místa kontaktní adresy na místo výkonu stáže a zpět na začátku a na konci týdne i každodenních cest z místa ubytování (hostelu apod.) na místo výkonu stáže a zpět (za předpokladu splnění podmínek popsaných níže) a na proplacení stravného, které se odvíjí od počtu celkově odchozených hodin stáže zaznamenaných v deníku stážisty a schválených ze strany FDV.
Pro uznání nároku na cestovné a ubytování je zásadní kontaktní adresa stážisty, kterou uvádí při přihlášení na stáž. Za kontaktní adresu se považuje taková adresa, na které se stážista zdržuje a kde přebírá poštu. Neuvede-li stážista kontaktní adresu, je za kontaktní adresu považována adresa trvalého bydliště stážisty. Kontaktní adresa musí být na území ČR a může být na území Hl. m. Praha (toto je možné pouze v případě, že se liší od adresy trvalého bydliště). Výše nároku na cestovné příp. na ubytování je vždy vypočítávána vzhledem ke kontaktní adrese stážisty (tzn., předpokládá se, že stážista na stáž cestuje z místa kontaktní adresy). Výdaje za cestovné a ubytování jsou stážistovi propláceny převodem na bankovní účet. Stážista proto musí mít bankovní účet zřízený (případně se může dohodnout s osobou, které důvěřuje, na zasílání výše uvedených finančních částek na její účet – odpovědnost za uzavření takové dohody nese pouze stážista). Případné náklady spojené se založením a
14
vedením účtu nebudou stážistovi ze strany FDV ani ze strany poskytovatele proplaceny. Proplácení výdajů za cestovné a ubytování jiným způsobem (např. formou poštovní poukázky) není možné. V případě nemoci nebo jiné absence na stáži (viz kapitola 9.2.1) nemá stážista nárok na proplacení žádných výše uvedených výdajů. Doklady na stravné, za cestovné a ubytování předkládá stážista vždy za předcházející kalendářní měsíc. Ve výjimečných případech jsou ze strany FDV akceptovány doklady předložené stážistou se zpožděním jednoho kalendářního měsíce. Doklady (resp. těmito doklady prokazované výdaje) předložené později nebudou stážistovi proplaceny. Příklad: Stážista předkládá doklady za duben začátkem května. Je přijatelné, aby doložil doklady za duben ještě začátkem června (tj. v řádných lhůtách stanovených pro předkládání dokladů za měsíc květen). Doklady, resp. těmito doklady prokazované výdaje, předložené později nebudou stážistovi proplaceny.
V případě posledního měsíce docházky na stáž je nutné doložit doklady na stravné, za cestovné a ubytování ve stanoveném termínu (viz dále). Doklady doložené se zpožděním nejsou v případě posledního měsíce stáže ze strany FDV akceptovatelné a nebudou proplaceny. Je-li stážistou nezletilá osoba nebo osoba nesvéprávná, je možné v případě, že není možné jednoduše zajistit podpisy od zákonného zástupce/opatrovníka stážisty, předem dojednat s konzultantem FDV individuální plán termínů. Nárok na úhradu stravného, výdajů za cestovné a ubytování stážistovi vzniká pouze za předpokladu, že plní všechny podmínky stáže řádně a včas, tj. v předepsaném formátu a ve stanovených termínech (viz dále). Nesplňuje-li některý z doložených dokladů (zejména deník stážisty, tabulka cestovních dokladů, účetní doklad za ubytování) předepsané náležitosti, je stážista požádán konzultantem FDV o nápravu. Proplacení všech dokladů za daný měsíc je v takovém případě pozdrženo, dokud není náprava zjednána. V případě nedodržování pravidel na straně stážisty má FDV právo výdaje spojené s cestovným, ubytováním a stravné stážistovi neproplatit. Veškeré změny je nutno řešit individuálně s přiděleným konzultantem FDV. V případě včasné konzultace změny lze předejít mnoha případným komplikacím. Přímá podpora stážisty není podle zákona č. 110/2006 Sb., o životním a existenčním minimu v platném znění započitatelným příjmem pro posouzení, zda příjmy dosahují částek životního nebo existenčního minima. Veškeré uznatelné výdaje může stážista nárokovat nejdříve od prvního dne zahájení realizace stáže a pouze v případě splnění všech podmínek, které vyplývají z tohoto manuálu a ze Smlouvy o zajištění stáže. Doklady, resp. těmito doklady prokazované výdaje, předložené stážistou se zpožděním delším než jeden kalendářní měsíc nebudou stážistovi proplaceny.
15
4.1
Stravné
4.1.1 Nárok na proplácení stravného Za každou celou absolvovanou hodinu stáže má stážista nárok na proplacení stravného ve formě stravenky v hodnotě 20 Kč. Stážistovi jsou předávány stravenky v nominální hodnotě 80 Kč v odpovídajícím počtu kusů stravenek. V případě, kdy není celková výše nároku stážisty na stravenky dělitelná 80 Kč, je stážistovi předán odpovídající počet stravenek v nominální hodnotě 80 Kč a zbytek nároku na stravné (menší než 80 Kč) je dorovnán stravenkami v nominální hodnotě 20 až 60 Kč. Nárok na stravenky vzniká stážistovi s odevzdáním řádně vyplněného deníku stážisty za daný kalendářní měsíc stáže (viz níže), a to dle počtu celých absolvovaných hodin stáže v daném kalendářním měsíci schválených ze strany FDV. Za předpokladu splnění všech podmínek stanovených tímto manuálem obdrží stážista stravenky za v předchozím kalendářním měsíci realizované hodiny docházky na stáž obvykle koncem následujícího kalendářního měsíce. V případě opakovaného nedodržování povinností stážisty daných Smlouvou o zajištění stáže a tímto manuálem může být stáž ze strany FDV předčasně ukončena. 4.1.2 Předání stravenek stážistovi, distribuční seznam V průběhu realizace stáže jsou stravenky stážistovi předávány ve dvojím režimu: 1) V průběhu stáže jsou stravenky za každý kalendářní měsíc stáže zpravidla zasílány na adresu poskytovatele stáže (režim A). Poskytovatel má po obdržení stravenek povinnost stážistovi stravenky neodkladně předat. Stravenky jsou předávány v obálce označené jménem stážisty, počtem ks stravenek a jejich nominální hodnotou. Součástí zásilky je distribuční seznam, který stážista podepíše (svým podpisem stvrzuje počet a hodnotu převzatých stravenek) a předá jej mentorovi stáže, který jej uchová pro následné odeslání na FDV. 2) Za poslední kalendářní měsíc stáže jsou stravenky zpravidla zasílány přímo stážistovi na uvedenou kontaktní adresu (režim B). Stravenky jsou stejně jako v předchozím případě předávány v obálce označené jménem stážisty, počtem kusů stravenek a jejich nominální hodnotou. Stážista zkontroluje počet a hodnotu stravenek a svým podpisem na distribučním seznamu potvrdí jejich převzetí (podrobněji viz níže). Převzetí stravenek stážista potvrzuje svým podpisem na distribučním seznamu, jehož originál je poté nutné doručit na FDV. Způsob doručení opět závisí na režimu zasílání stravenek: 1) Pokud byly stravenky zaslány v režimu A (k poskytovateli stáže), předá stážista podepsaný distribuční seznam mentorovi stáže, který jej uchová. Při následném odesílání dokumentů za kalendářní měsíc stáže konzultantovi FDV jej přiloží k deníku stážisty. Zaslání stážistou podepsaného distribučního seznamu je nezbytným podkladem pro objednání a následné dodání stravenek v následujících měsících.
16
Při nedodání distribučního seznamu společně s deníkem stážisty je objednávání, resp. dodávání stravenek dočasně pozastaveno. 2) Byly-li stravenky zaslány v režimu B, je nezbytné, aby podepsaný distribuční seznam zaslal konzultantovi FDV stážista ihned po obdržení stravenek. Distribuční seznam musí být zaslán poštou. Teprve po jeho doručení může být stáž uzavřena a stážistovi je odeslán certifikát o absolvování stáže. Zásilka se stravenkami je odesílána jako cenné psaní. V případě nevyzvednutí zásilky v uvedeném termínu bude poskytovatel stáže nebo stážista (dle režimu doručení) kontaktován konzultantem a upozorněn na nevyzvednutí zásilky. Zásilka bude v následujícím kalendářním měsíci znovu odeslána na adresu poskytovatele stáže nebo kontaktní adresu stážisty (dle dohody). V případě nevyzvednutí zásilky ani po opakovaném odeslání stážistovi nárok na stravenky zaniká. Za účelem doručení stravenek (na adresu poskytovatele nebo na kontaktní adresu stážisty) poskytne FDV dodavateli stravenek veškeré nezbytné podklady (tedy jméno, adresu doručení a telefon příjemce). Telefonický kontakt je dodavatelem požadován pro případ nutného kontaktování příjemce při doručování stravenek prostřednictvím České pošty. Stážista obdrží stravenky za odchozený kalendářní měsíc stáže obvykle nejpozději do konce následujícího kalendářního měsíce. V průběhu stáže jsou stravenky zpravidla zasílány na adresu poskytovatele stáže, který je stážistovi předá. Po skončení stáže obdrží stážista zásilku se stravenkami za poslední kalendářní měsíc stáže zpravidla na svoji kontaktní adresu. Převzetí stravenek musí stážista vždy potvrdit podpisem na distribučním seznamu, jehož originál je následně odeslán konzultantovi FDV. 4.1.3 Podmínky proplácení stravného – deník stážisty7 Stážista má povinnost průběžně vyplňovat deník stážisty (viz příloha 1), který je mu zaslán konzultantem FDV po podpisu Smlouvy o zajištění stáže (nejpozději pak v den zahájení stáže). Vzor vyplnění deníku stážisty je předmětem přílohy 2 tohoto manuálu. Deník stážisty vyplňuje stážista elektronicky za každý kalendářní měsíc stáže. Do deníku se zapisuje docházka, změny oproti původně stanovenému závaznému harmonogramu (rozpisu docházky) včetně zdůvodnění a popis činností vykonávaných v průběhu stáže. Každý den, kdy stážista dochází na stáž, je povinen vyplnit do deníku stážisty:
docházku – čas příchodu na stáž a čas odchodu;
délku přestávky na jídlo a oddech (viz níže)8;
7
Uvedená pravidla se týkají stáží, které byly zahájeny 1. 1. 2014 nebo později. Stáže zahájené před 1. 1. 2014 se při dokládání a uznávání docházky na stáž řídí Manuálem pro stážistu verze 4.0. 8 Ze Smlouvy o zajištění stáže vyplývá, že poskytovatel je povinen poskytnout stážistovi nejdéle po 6 hodinách stáže přestávku na jídlo a oddech v trvání nejméně 30 minut; mladistvému stážistovi (osobě mladší 18 let) musí být tato přestávka poskytnuta nejdéle po 4,5 hodinách nepřetržité stáže.
17
popis konkrétních činností, kterými se daný den zabýval, a ve kterých tak zlepšoval své znalosti a dovednosti (viz příloha 2). V průběhu realizace stáže musí stážista vykonat všechny činnosti definované v šabloně stáže a toto musí být z deníku zřejmé. Jednotlivé konkrétní činnosti vykonávané na stáži stážista přiřadí k činnostem definovaným v šabloně stáže (tzn., uvede písmeno, kterým je daná činnost v šabloně označena). Konzultant FDV na konci stáže zhodnotí, zda byly všechny činnosti absolvovány v souladu s cíli šablony stáže;
místo výkonu stáže v případě služební cesty (stážista uvede cíl služební cesty (adresu) v popisu činností, které daný den vykonával);
vysvětlení každého případného nesouladu docházky s harmonogramem stáže v položce „vysvětlení změn docházky oproti harmonogramu“ (POZOR! Každá změna v docházce musí být již předem schválena konzultantem FDV).
Stážista je povinen vyplňovat délku přestávky na jídlo a oddech v souladu s těmito pravidly:
nejdéle po 6 hodinách stáže je povinná přestávka na jídlo a oddech v trvání nejméně 30 minut;
mladistvému stážistovi musí být přestávka v trvání nejméně 30 minut poskytnuta nejdéle po 4,5 hodinách stáže.
Délka přestávky na jídlo a oddech se do odchozených hodin stáže nezapočítává. Stážista je povinen odečítat od docházky přestávku v minimální délce trvání 30 minut ve výše uvedených případech vždy – i tehdy, když přestávku na jídlo a oddech nečerpal. Je tedy důležité, aby v případě, kdy je přestávka na jídlo a oddech dle výše uvedených pravidel povinná, stážista přestávku skutečně dodržel. Z času příchodu, času odchodu a délky přestávky na jídlo a oddech je v deníku stážisty automaticky vypočítáno, kolik hodin a minut docházky za daný den stážista absolvoval. Stážista musí absolvovat v každém dni, kdy dochází na stáž, minimálně 4 hodiny nepřetržité stáže9. Docházka na stáž nesmí překročit v daný den 12 hodin (do této délky se nezapočítává délka přestávky na jídlo a oddech). Docházka nad rámec 12 hodin nebude ze strany FDV uznána. Docházka na stáž musí probíhat v intervalu od 6:00 do 20:00 hodin (docházka mimo tento interval nebude ze strany FDV uznána). Výkon stáže nad rámec tohoto intervalu je možný pouze v případě směnných provozů, u kterých je možné rozplánovat v omezené míře také tzv. noční směny (za noční směnu se považuje taková docházka na stáž, která i jen částečně překročí uvedený interval a současně splňuje pravidla pro uplatnění směnného provozu). 9
Ve výjimečných případech, které jsou řádně vysvětlené v deníku stážisty (změny v docházce – např. náhlé zdravotní problémy), je možné proplatit stravné, výdaje na cestovné a ubytování i v den stáže, ve kterém stážista stáž neabsolvoval v délce minimálně 4 hodiny. Konzultant FDV v těchto případech hodnotí, zda se skutečně jedná o výjimečné případy.
18
Docházka v jednotlivých dnech se sčítá v rámci kalendářního měsíce. Ze strany FDV je při kontrole deníku stážisty schválena docházka na stáž v takovém rozsahu (tj. počtu hodin), který byl na daný kalendářní měsíc naplánován v harmonogramu stáže. Z toho vyplývá, že pokud nebyly v daném měsíci stáže ze strany FDV schváleny změny v docházce, je nezbytné, aby se počet naplánovaných hodin docházky v daném měsíci (dle harmonogramu) shodoval s počtem skutečně odchozených hodin stáže vykázaných v deníku za daný měsíc stáže. Docházka nad rámec naplánovaného harmonogramu (pokud se nejedná o nahlášenou a ze strany FDV schválenou změnu docházky) nebude ze strany FDV uznána. Nazveme-li tuto docházku nad rámec naplánovaného harmonogramu „přesčasem“, je důležité uvést, že „přesčasy“ nejsou v rámci projektu uznávány. Stážista si tedy musí plánovat docházku podle harmonogramu tak, aby mu zbytečné „přesčasy“ nevznikaly. Příklad: Stážista dochází na stáž vždy v pondělí, úterý a ve středu. Na daný měsíc měl naplánovanou docházku 96 hodin. V důsledku sčítání docházky v jednotlivých dnech absolvoval v daném měsíci ve skutečnosti 98 hodin a 25 minut stáže. V daném měsíci nebyla ze strany FDV schválena žádná změna docházky, která by mohla navýšit počet hodin docházky. Do docházky se tedy stážistovi započítá pouze 96 hodin docházky, za které rovněž obdrží stravenky (za předpokladu dodržení pravidel, která pro vyplnění deníku stážisty stanoví Manuál pro stážistu). Byla-li v daném měsíci schválena změna docházky, v jejímž důsledku došlo ke změně počtu hodin docházky v daném měsíci (např. stážista předem nahlásil, že bude na stáži v jednom týdnu z uvedených důvodů také ve čtvrtek 8 hodin a tato změna mu byla ze strany FDV schválena), bude schválena docházka 104 hodin (tedy 96 původně naplánovaných hodin + 8 hodin schválené změny docházky). O těchto 8 hodin nad rámec původně v harmonogramu naplánované docházky je stážista povinen snížit počet hodin docházky v následujícím měsíci (tuto změnu – tedy, který den stážista na stáži nebude z toho důvodu, že odchodil v předchozím měsíci 8 hodin docházky navíc, je stážista povinen opět předem nahlásit konzultantovi FDV).
Při výkonu stáže je důležité si uvědomit, že stáž musí být realizována dle harmonogramu (viz kapitola 8.1), který je závazný. Jakoukoliv změnu docházky je stážista povinen hlásit mentorovi stáže, který je povinen ji nahlásit nejpozději do 14:00 hodin předcházejícího pracovního dne konzultantovi FDV. Takto nahlášená změna musí být následně ze strany FDV schválena (podrobněji viz kapitola 9.2.1). Na základě řádně vyplněného deníku stážisty je stážistovi přiznán nárok na stravné a dále je posuzován i nárok na proplacení výdajů za ubytování a cestovné (je kontrolován soulad časových údajů na jízdenkách s docházkou na stáž uvedenou v deníku). Proto, je-li stáž takového charakteru, že stážista nemá každý den přístup k počítači, je doporučeno, aby mentor stáže stážistovi deník na aktuální měsíc vytiskl. Stážista tak bude mít možnost vyplňovat deník průběžně v papírové podobě a na konci kalendářního měsíce jej jednorázově přepíše do počítače. Deník stážisty vyplňuje stážista průběžně za daný kalendářní měsíc. U stáží, které začínají v polovině kalendářního měsíce, tedy stážista v prvním zaslaném deníku dokládá svoji docházku pouze za druhou polovinu prvního kalendářního měsíce.
19
Do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala, stážista:
vytiskne vyplněný deník (pouze daný měsíc), opatří jej svým podpisem a předá mentorovi;
současně vloží vyplněný deník (nepodepsaný) v elektronické podobě (celý soubor, tj. včetně harmonogramu a ostatních listů deníku) do informačního systému ASAP;
spolu s deníkem předá stážista mentorovi také podepsaný distribuční seznam (pokud tak dosud neučinil), dokládající převzetí stravenek za předchozí kalendářní měsíc stáže.
Mentor zajistí podepsání vytištěného deníku statutárním zástupcem (nebo jím pověřenou osobou) a nejpozději do 3 pracovních dnů od převzetí deníku od stážisty jej odešle doporučeně poštou konzultantovi FDV spolu s ostatními dokumenty – distribučním seznamem (dokládá převzetí stravenek za předchozí kalendářní měsíc stážistou), tabulkou cestovních dokladů (nárokuje-li stážista proplacení výdajů za cestovné), účetním dokladem za ubytování včetně průvodního listu (nárokuje-li stážista proplacení výdajů za ubytování), případně dalšími relevantními dokumenty. Je velmi důležité, aby stážista deník stážisty před odevzdáním pečlivě zkontroloval. Zejména musí být dodržena tato pravidla:
počet odchozených hodin stáže v každém dni musí být v rozsahu od minimálně 4 do maximálně 12 hodin (přestávka na jídlo a oddech se do tohoto času nezapočítává); v případě, že docházka na stáž v daný den trvala více než 6 hodin (u mladistvých více než 4,5 hodiny), je stážista povinen dodržet povinnou přestávku na jídlo a oddech v minimální délce 30 minut; stáž musí probíhat v intervalu od 6:00 - 20:00 hodin (u směnných provozů je v omezené míře možná výjimka z tohoto intervalu); stážista musí být každý den přítomen na stáži v garantovaném intervalu, který je uveden v harmonogramu stáže; počet skutečně odchozených hodin stáže musí v daném měsíci odpovídat počtu hodin naplánovaných v harmonogramu (platí v případě, že nebyla schválena změna v docházce, která by počet hodin stáže v daném měsíci ovlivnila); pokud v daném měsíci došlo k předem nahlášené (a ze strany FDV schválené) změně docházky, musí být tato skutečnost v deníku uvedena v poli „vysvětlení změn docházky oproti harmonogramu“; v deníku musí být uveden popis činností, které stážista v daných dnech vykonával a tyto činnosti musí být přiřazeny k činnostem dle šablony (kódování písmeny); stážista hlídá, zda činnosti odpovídají šabloně stáže a zda průběžně vykonává všechny činnosti uvedené v šabloně; byla-li v daný den vykonávána služební cesta, musí být u daného dne uvedeno, kde stážista na služební cestě byl a co na ní vykonával (doba strávená cestováním v rámci služební cesty se do doby výkonu stáže nezapočítává);
20
deník stážisty musí být stážistou podepsán (datum podpisu nesmí předcházet datu posledního dne docházky v daném měsíci).
Konzultant FDV deník stážisty zkontroluje a je-li v pořádku, schválí jej v IS ASAP10. Podle počtu schválených celých odchozených hodin stáže v daném měsíci přizná stážistovi nárok na stravné. Stravenky jsou stážistovi doručeny na adresu poskytovatele stáže, resp. na jeho kontaktní adresu obvykle do konce následujícího kalendářního měsíce (viz kapitola 4.1.2). 4.2
Cestovné
4.2.1 Nárok na proplácení cestovného Stážista uvádí informaci o tom, zda bude nárokovat proplacení cestovních výdajů, v dotazníku pro stážistu, který vyplňuje před podpisem Smlouvy o zajištění stáže. Na základě této skutečnosti je pak vypočítána maximální výše nároku na cestovné, která je uvedena ve Smlouvě. Pokud stážista v dotazníku uvede, že cestovné nárokovat nebude, není možné tuto skutečnost v průběhu stáže měnit (s výjimkou objektivně doložených důvodů). Veškeré uznatelné (tj. ze strany FDV proplatitelné) výdaje, vznikají až po podpisu Smlouvy o zajištění stáže všemi třemi smluvními stranami, nejdříve však od prvního dne zahájení realizace stáže a za předpokladu splnění všech podmínek, které vyplývají z tohoto manuálu (netýká se výdajů za vstupní zdravotní prohlídku, event. očkování stážisty (viz kapitola 9.1.1). Z toho vyplývá, že výdaje, které uchazeč o stáž vynaloží v souvislosti s cestováním na osobní pohovor nebo na schůzku k podpisu Smlouvy, nebudou ze strany FDV proplaceny. FDV proplácí pouze výdaje spojené s cestou na stáž a ze stáže (případné cestovní výdaje vzniklé v průběhu přestávky na jídlo a oddech FDV nehradí). Stážistovi jsou propláceny výdaje na cestovné pouze z místa kontaktní adresy (případně trvalého bydliště, je-li tato adresa stejná), která je uvedena ve Smlouvě o zajištění stáže. V odůvodněných případech mohou být proplaceny také výdaje za cestovné z místa, které je na přímé trase z místa kontaktní adresy (případně trvalého bydliště, je-li tato adresa stejná) do místa výkonu stáže. V případě více než jednoho místa výkonu stáže, musí být všechna tato místa (maximálně 3) uvedena ve Smlouvě o zajištění stáže. V takovém případě pak FDV proplácí výdaje na cestovné dle jízdenek do míst výkonu stáže uvedených ve Smlouvě o zajištění stáže (do maximální výše výdajů na cestovné, která je vypočítána na základě harmonogramu stáže a je uvedena ve Smlouvě). Cesty do všech ostatních míst výkonu stáže (mimo tyto uvedené ve Smlouvě o zajištění stáže) jsou považovány za služební cesty. Služební cesty realizované v rámci stáže nejsou propláceny v rámci cestovních výdajů ze strany FDV, ale na základě dohody mezi stážistou a poskytovatelem stáže.
10
Schválení deníku v IS ASAP jsou nadřazeny výsledky kontrol řádné realizace stáže (tzn., při zjištění pochybení stážisty nebo poskytovatele stáže při administrativní kontrole nebo kontrole na místě mohou být finanční částky kráceny bez ohledu na předchozí schválení deníku stážisty v systému ASAP).
21
FDV nepožaduje zakoupení časového / slevového kuponu (např. Opencard, in-karta). Z tohoto důvodu také případné výdaje na pořízení těchto kuponů nebudou ze strany FDV proplaceny. 4.2.1.1 Soukromé vozidlo Doprava na stáž soukromým vozem v rámci projektu není Fondem dalšího vzdělávání proplácena. Ve výjimečných případech je cestovné autem propláceno držitelům průkazů ZTP, příp. ZTP/P, pokud nemají možnost dopravit se z/do místa kontaktní adresy do/z míst/a výkonu stáže jiným způsobem. Hrazení výdajů za pohonné hmoty související s možností používat soukromý vůz pro dopravu na stáž musí být v takovém případě zakotveno ve Smlouvě o zajištění stáže. V případech uvedených výše je stážistovi hrazena spotřeba pohonných hmot. Při výpočtu nároku se vychází ze vzdálenosti mezi místem kontaktní adresy stážisty a místem výkonu stáže a z kombinované spotřeby pohonných hmot vozu, kterou stážista musí doložit kopií technického průkazu automobilu. Dále se postupuje v souladu s vyhláškou Ministerstva práce a sociálních věcí, která stanoví průměrnou cenu pohonných hmot (pro daný kalendářní rok). Stážistovi není hrazeno opotřebení vozu, tzv. amortizace. Výdaje na cestovné soukromým vozem nejsou stážistovi propláceny (výjimkou mohou být pouze držitelé průkazu ZTP, ZTP/P a pouze tehdy, je-li tato skutečnost zakotvena ve Smlouvě o zajištění stáže). 4.2.1.2 Veřejná doprava Cestuje-li stážista na stáž veřejnou dopravou, jsou mu propláceny cestovní výdaje na základě doložených originálů jízdenek vystavených v Kč. Jízdenky musí být vždy označeny a musí z nich být patrné datum a čas platnosti (je kontrolován soulad časových údajů na jízdenkách s docházkou na stáž uvedenou v deníku stážisty). SMS jízdenky nejsou FDV propláceny. FDV proplácí pouze jízdenky v ceně jízdného 2. třídy. V případě, že stážista předloží jízdenku 1. třídy, je ze strany FDV proplacena pouze částka do výše ceny jízdenky 2. třídy. Místenky jsou stážistovi propláceny pouze v případě, že nelze zakoupit jízdenku bez místenky. Časové jízdenky/kupony Časové jízdenky/kupony (vystaveny v Kč) na veřejnou dopravu (městskou, meziměstskou, regionální integrovanou apod.) s platností na určité období jsou stážistovi propláceny poměrně dle počtu dnů stáže (konkrétně: cena kuponu / počet dní platnosti kuponu x počet dní docházky na stáž v příslušném období platnosti kuponu).
22
Časové jízdenky/kupony jsou propláceny všem stážistům, kteří je využívají při cestování na stáž, bez rozdílu místa kontaktní adresy a místa výkonu stáže, s ohledem na následující pravidla:
Stážista dokládá za každý měsíc trvání stáže ORIGINÁLY jednotlivých časových jízdenek/kuponů (případně originály účetních dokladů o zaplacení časových jízdenek/kuponů).
Stážista dokládá za každý měsíc trvání stáže současně s jízdenkami/kupony také KOPII průkazu/karty, k níž se časový kupon/časová jízdenka váže – jedná se o tzv. personifikované cestovní doklady (stážista nemá nárok na proplacení výdajů na pořízení průkazu/karty, ani výdajů na fotografie na průkaz/kartu apod.). Není-li vydání časové jízdenky/časového kuponu vázáno na existenci, resp. vlastnictví průkazu/karty (tzv. nepersonifikované cestovní doklady), stážista kopii průkazu/karty nedokládá.
Z předkládaných personifikovaných cestovních dokladů musí být vždy jednoznačně patrné, na koho je časový kupon, případně časová jízdenka vystavena, např. ID kuponu se musí shodovat s ID průkazu.
K poměrnému proplacení časové jízdenky/časového kuponu dojde ze strany FDV vždy až po předložení originálu časové jízdenky/časového kuponu, případně originálu účetního dokladu o zaplacení časové jízdenky/časového kuponu, popř. jeho úředně ověřené kopie. Toto platí zejména pro případy, kdy je časový kupon/časová jízdenka spojená s dokladem o zaplacení, přičemž platnost tohoto časového kuponu/časové jízdenky přesahuje období výkonu stáže. Nárok je tedy stážistovi přiznán, je ale vyplacen až po dodání požadovaného dokladu.
V případě zakoupení časové jízdenky/časového kuponu přes internet dokládá stážista daňový doklad, který zašle dopravce stážistovi e-mailem (obvykle současně s potvrzením přijetí platby nebo s informací o vyzvednutí časové jízdenky/časového kuponu). Z dokladu musí být patrné ID karty, ke které doklad patří.
V případě, že má stážista nárok na ubytování (viz dále), ale tuto možnost nevyužije, jsou mu propláceny cestovní výdaje pouze do výše součtu ceny ubytování a cestovného z/do místa kontaktní adresy do/z místa výkonu stáže, na které by měl nárok, kdyby ubytování využil. Cestovní výdaje jsou stážistovi propláceny na základě doložení originálů cestovních dokladů (např. jízdenek). Časová jízdenka/časový kupon na veřejnou dopravu je stážistovi proplácen v poměrné výši, jsou-li k němu doloženy veškeré požadované doklady. Jednotlivé jízdenky jsou propláceny v případě, jsou-li z nich patrné potřebné údaje.
4.2.2 Podmínky proplácení cestovného – tabulka cestovních dokladů Doklady za výdaje na cestovné dokládá stážista vždy za kalendářní měsíc, což platí jak pro stáže začínající 1. den v měsíci, tak pro stáže začínající 15. den v měsíci. Stážista předkládá doklady za cestovné ke dnům, ve kterých v daném kalendářním měsíci dojížděl na stáž (tj. u
23
stáží, které začínají 15. den v měsíci, stážista předkládá první doklady za cestovné pouze za druhou polovinu daného kalendářního měsíce). Cestovní doklady stážista průběžně organizuje do tabulky cestovních dokladů (viz příloha 3 tohoto manuálu), kterou nalezne v Dokumentech pro uchazeče v informačním systému ASAP. Vzor vyplněné tabulky cestovních dokladů je předmětem přílohy 4 tohoto manuálu. Stážista vyplní tabulku cestovních dokladů podle níže uvedených pravidel:
jízdenky připevňuje k danému datu do tabulky za roh sešívačkou (příloha 4);
na dokladech musí být čitelné všechny údaje (způsob připevnění nesmí překrývat údaje na dokladu);
doklady se v rozložené podobě nesmí překrývat (z důvodu následného skenování tabulky cestovních dokladů konzultantem FDV – i ze skenu musí být patrné všechny údaje na dokladech);
doklady jsou řazeny chronologicky, tedy v čase od nejstaršího po nejnovější;
stážista dokládá ORIGINÁLY jednotlivých cestovních dokladů; výjimkou jsou karty/průkazy k časovým jízdenkám, časovým či slevovým kuponům a také samotné časové kupony/jízdenky, jejichž platnost je delší než sledované období (např. čtvrtletní kupon) – v tomto případě připevňuje stážista do tabulky originál dokladu o zaplacení časového kuponu/časové jízdenky (doklad musí být vystaven na jeho jméno, popř. musí být jinak prokázáno, že zakoupený časový kupon/časová jízdenka náleží stážistovi) a kopii průkazu/karty popř. časového kuponu/časové jízdenky.
FDV si veškeré doklady předložené za daný měsíc ponechává. Jízdenky je stážista povinen předkládat uvedeným způsobem. Nedodržení předepsaného způsobu bude mít za následek zpoždění v proplacení cestovních výdajů, a to minimálně o 1 měsíc. V případě opakovaného nedodržování postupů může být stáž předčasně ukončena. V případě, že má stážista nárok na cestování na stáž osobním automobilem (viz kapitola 4.2.1.1), zašle mu konzultant FDV současně se Smlouvou následující informaci:
kolik Kč mu bude proplaceno jako cestovné za jeden den stáže (tj. cesta na stáž a zpět) v případě, že stážista neuplatňuje nárok na ubytování;
kolik Kč mu bude proplaceno jako cestovné za jednu cestu z místa kontaktní adresy do místa ubytování a zpět (týdně) a za jednu cestu z místa ubytování do místa výkonu stáže a zpět (denně) v případě, že uplatňuje nárok na ubytování.
Vyplněnou tabulku cestovních dokladů stážista předá do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce mentorovi stáže. Mentor odešle tabulku cestovních dokladů do 3 pracovních dnů od převzetí od stážisty konzultantovi FDV spolu s dalšími dokumenty.
24
Doklady za cestovné předkládá stážista vždy za předcházející kalendářní měsíc. Ve výjimečných případech jsou ze strany FDV akceptovány doklady předložené stážistou se zpožděním jednoho měsíce. Doklady, resp. těmito doklady prokazované výdaje, předložené stážistou se zpožděním delším než jeden kalendářní měsíc nebudou stážistovi proplaceny. Obvykle do 30 pracovních dní od doručení podkladů na adresu FDV obdrží stážista finanční prostředky na bankovní účet. V průběhu kontroly předložených dokladů na straně FDV může být stážista telefonicky kontaktován konzultantem nebo finančním manažerem k upřesnění některých nesrovnalostí v dokladech. Za vyplnění tabulky cestovních dokladů je odpovědný vždy stážista. Za odeslání dokumentu ke kontrole FDV je pak odpovědný poskytovatel stáže. Stážista má nárok na proplacení jen těch výdajů, které v předepsaných termínech doloží originálními doklady. FDV doporučuje předkládat doklady v předepsaném formátu, dojde tak ke zkrácení doby administrace na straně FDV a tedy i k dřívějšímu odeslání platby na bankovní účet stážisty. 4.3
Ubytování
4.3.1 Nárok na proplácení ubytování Na ubytování vzniká stážistovi nárok pouze v případě, že dojíždění veřejnou dopravou mezi místem kontaktní adresy a místem výkonu stáže trvá déle než 75 minut (bude ověřováno konzultantem FDV). Nárok na ubytování stážistovi nevzniká, shoduje-li se město, ve kterém stáž probíhá, s městem, ve kterém má stážista trvalou nebo kontaktní adresu (tedy cestuje-li stážista v rámci jednoho města). Nárok na proplacení ubytování vzniká stážistovi nejdříve dnem zahájení stáže (v odůvodněných případech je možné proplatit ubytování i den před nástupem na stáž). Ubytování v průběhu stáže si zajišťuje stážista sám. Za vhodné ubytování je považováno ubytování v hostelech, internátech, turistických ubytovnách nebo VŠ kolejích atd. V žádném případě není propláceno ubytování v podnájmu v rámci nájemní smlouvy. Ubytování se musí nacházet v blízkosti místa výkonu stáže. Stážista má nárok na proplacení výdajů za ubytování pouze ve dnech souvisejících s docházkou na stáž dle harmonogramu. Ubytování bez stravy je propláceno do maximální výše 350,- Kč/osobu/noc. Stojí-li ubytování méně než 350,- Kč/osobu/noc, proplatí FDV toto ubytování pouze do výše skutečné ceny ubytování. V případě, že je ubytování dražší než 350,- Kč/osobu/noc, je stážistovi ubytování propláceno pouze do výše maximální stanovené ceny za ubytování, tj. 350,- Kč/osobu/noc. Např. Stojí-li ubytování 400,- Kč/osobu/noc, je stážistovi proplaceno pouze 350,- Kč/osobu/noc a zbylých 50,- Kč si musí stážista doplatit sám.
25
Počet nocí ubytování je dán rozvržením docházky na stáž (počtem dní stáže). Uvažujeme-li, že stážista dochází na stáž od pondělí do pátku každý den (tedy 5 dní docházky v daném týdnu), pak budou stážistovi proplaceny výdaje za ubytování za 4 noci. Ve výjimečných případech mohou být stážistovi proplaceny výdaje za ubytování i v den předcházející dnu docházky na stáž, příp. v den stáže, po kterém stážista dle harmonogramu na stáž nedochází. Stážista se může ubytovat již v neděli večer pouze v případě, že veřejná doprava nenabízí vhodný spoj v pondělí ráno (nestihl by nastoupit na stáž). Stážista se může ubytovat ještě v pátek po odchodu ze stáže, pouze pokud veřejná doprava nenabízí vhodný spoj do místa kontaktní adresy v pátek večer (nestihl by se dostat ještě týž den zpět do místa kontaktní adresy). V případě, že stážista využívá ubytování i mimo dny, kdy chodí na stáž, jsou stážistovi proplaceny výdaje za ubytování pouze v poměrné výši. Např. Chodí-li stážista na stáž v pondělí, úterý a středu, má nárok na proplacení ubytování za 2 noci (z pondělí na úterý a z úterý na středu). Platí-li si ale stážista ubytování v místě výkonu stáže celý týden, proplatí mu FDV ubytování pouze za uvedené 2 noci.
Případné změny adresy ubytování, kontaktní adresy i adresy trvalého bydliště v průběhu stáže je stážista povinen oznámit neprodleně konzultantovi FDV. FDV neproplácí poplatky za rezervaci a storno poplatky. 4.3.2 Podmínky proplácení ubytování – originál účetního dokladu s průvodním listem Na konci každého kalendářního měsíce si stážista vyžádá od poskytovatele ubytování účetní doklad za ubytování vystavený v Kč. Originál účetního dokladu za ubytování předává stážista spolu s průvodním listem účetního dokladu za ubytování do 3 pracovních dnů od konce daného kalendářního měsíce, za který je proplacení ubytování nárokováno, mentorovi stáže. Mentor do 3 pracovních dnů od převzetí dokumentů od stážisty odešle doklady konzultantovi FDV spolu s dalšími dokumenty. Průvodní list účetního dokladu za ubytování (viz příloha 5 tohoto manuálu) je stážistovi k dispozici v informačním systému ASAP. Doklady, na základě kterých stážista nárokuje proplacení ubytování, musí splňovat níže uvedené náležitosti:
doklady musí být vystaveny vždy na jméno stážisty, musí obsahovat přesné datum ubytování (tzn. vypsané jednotlivé dny, kdy byl stážista ubytován) a musí být vystaveny v Kč;
stážista dokládá ORIGINÁLY dokladů za ubytování, které uhradil (faktura, paragon, příjmový pokladní doklad; Pozor! FDV neproplácí zálohovou (proforma) fakturu);
z dokladů předložených stážistou musí být zřejmé skutečné uhrazení výdaje za ubytování (k faktuře za ubytování, která nebyla uhrazena stážistou v hotovosti, je tedy nutné doložit v originále i paragon / pokladní doklad / výpis z bankovního účtu
26
(stačí kopie – např. printscreen) / stvrzenku z platebního terminálu nebo jiný doklad, kterým stážista prokáže úhradu výdaje za ubytování);
jednotlivé doklady musí být seřazeny chronologicky (od nejstaršího po nejnovější) a s průvodním listem účetního dokladu za ubytování musí být sešité sešívačkou.
Doklady za ubytování předkládá stážista vždy za celý předcházející kalendářní měsíc, což platí jak pro stáže začínající 1. den v měsíci, tak pro stáže začínající 15. den v měsíci. U stáží, které začínají v polovině kalendářního měsíce, tedy stážista dokládá první účetní doklad za ubytování pouze za druhou polovinu kalendářního měsíce. Ve výjimečných případech jsou za strany FDV akceptovány doklady předložené stážistou se zpožděním jednoho měsíce. Doklady, resp. těmito doklady prokazované výdaje, předložené stážistou se zpožděním delším než jeden kalendářní měsíc nebudou stážistovi proplaceny. Výdaje za ubytování je stážista povinen předkládat výše uvedeným způsobem. Nedodržení předepsaného způsobu bude mít za následek zpoždění v proplacení výdajů, a to minimálně o jeden měsíc. V průběhu kontroly předložených dokladů na straně FDV může být stážista e-mailem / telefonicky kontaktován konzultantem nebo finančním manažerem za účelem vysvětlení případných nesrovnalostí v dokladech. V případě opakovaného nedodržování postupů může být stáž předčasně ukončena. Obvykle do 30 pracovních dnů od doručení podkladů na adresu FDV obdrží stážista příslušné finanční prostředky na bankovní účet. Za vyplnění průvodního listu účetního dokladu za ubytování a obstarání originálu účetního dokladu za ubytování je zodpovědný vždy stážista. Za odeslání dokumentů ke kontrole FDV je pak odpovědný poskytovatel stáže. FDV proplatí stážistovi jen ty doklady za ubytování, které doloží v podobě originálu s náležitostmi stanovenými tímto manuálem a ve stanovených termínech. FDV doporučuje předkládat doklady v předepsaném formátu, dojde tak ke zkrácení doby administrace na straně FDV a tudíž k dřívějšímu odeslání platby na účet stážisty.
5
Stručný popis průběhu realizace stáží
Uchazeč o stáž může jako neregistrovaný uživatel na portálu www.stazevefirmach.cz prohlížet veřejně přístupné dokumenty (Manuál pro stážistu, Manuál pro poskytovatele stáží) a může nahlížet do katalogu stáží. V této fázi není možné zobrazit žádnou konkrétní nabídku stáže, k dispozici jsou pouze stručné přehledy nabízených stáží. Chce-li uchazeč získat podrobnější informace o nabízených stážích nebo chce-li se sám na stáž přihlásit, musí se zaregistrovat do IS ASAP (viz kapitola 6).
27
Jako registrovaný uživatel může uchazeč o stáž v systému ASAP prohlížet konkrétní vypsané stáže (tj. karty stáží, inzeráty), na které se může přihlásit (splňuje-li požadovanou kvalifikaci a podmínky projektu). Pokud se chce uchazeč o stáž přihlásit ke kartě stáže, musí po registraci vyplnit profil uchazeče a další požadované údaje (údaje o dosaženém vzdělání, dosavadní praxi, jazykových a dalších dovednostech apod.). Profil uchazeče a k němu se vztahující povinné doplňující dokumenty jsou prvními podklady, které má poskytovatel stáže k dispozici při rozhodování o případném výběru uchazeče na stáž. Šablona stáže je vytvářena pro konkrétní typovou pozici a představuje základní rámec stáže. Obsahuje základní informace o stáži (popis dané pozice, délka a náklady na stáž), rámec vykonávaných činností a osvojených odborných kompetencí a požadavky na stážistu i na poskytovatele stáže (včetně požadavků na mentora). Šablona obsahuje klíčové informace pro průběh stáže. Součástí šablony je také orientační harmonogram stáže, který určuje, kolik hodin by se měl stážista věnovat specifickým činnostem, aby bylo dosaženo co nejefektivnějšího přenosu znalostí a zkušeností, a do jaké míry by měl být v jednotlivých fázích stáže zapojen mentor. Tento harmonogram má pouze informativní charakter (nejedná se o podrobný časový harmonogram stáže, který je přílohou Smlouvy o zajištění stáže, a který je závazný). Karta stáže plní roli inzerátu pro konkrétní stáž – obsahuje podrobnější informace o nabízené stáži i upřesnění požadavků na stážistu. Karta stáže vychází ze šablony stáže a musí s ní být v souladu. K jedné šabloně může být vypsáno více karet stáží (např. k šabloně (typové pozici) autoelektrikář mohou být vypsány 3 karty stáží – tzn. 3 konkrétní nabídky od firem, které chtějí přijmout stážistu na tuto pozici). Ke kartě stáže se můžou přihlašovat uchazeči o danou stáž, a to až do termínu, který je u konkrétní karty uveden. Každého přihlášeného uchazeče kontroluje konzultant FDV (HR specialista) – na základě doložených materiálů a údajů (životopis, certifikáty, kompetence) a po případné telefonické či e-mailové konzultaci vyhovující kandidáty schvaluje a nevyhovující kandidáty zamítá (viz kapitola 7). Po uplynutí doby, kterou měli uchazeči na přihlášení ke kartě stáže, vybere poskytovatel ze seznamu vhodné uchazeče, které pozve na osobní pohovor. Na základě osobního jednání pak vybere uchazeče, který se může stát stážistou (viz kapitola 7). Tohoto uchazeče poskytovatel nejprve telefonicky kontaktuje a po potvrzení jeho zájmu o stáž jej v informačním systému ASAP vybere na stáž (dochází ke spárování poskytovatele a uchazeče o stáž). V okamžiku, kdy dojde ke spárování, dostává stáž číslo, které určuje pořadí, v jakém jsou uzavírány Smlouvy o zajištění stáže. Vybraný uchazeč je následně (obvykle nejpozději do 3 pracovních dnů) kontaktován konzultantem FDV, který mu sdělí další postup. Konzultant FDV stážistovi sdělí, že jej bude kontaktovat poskytovatel stáže za účelem domluvení časového harmonogramu stáže (viz kapitola 8.1). Harmonogram stanovuje, ve kterých měsících bude stáž probíhat, které dny v týdnu bude stážista na stáž docházet
28
(včetně hodinové dotace) a kde bude stáž vykonávat. Takto sestavený harmonogram je pak součástí Smlouvy o zajištění stáže a je závazný. Konzultant FDV sepíše Smlouvu o zajištění stáže, kterou zašle poskytovateli stáže (Smlouvu odesílá k prostudování e-mailem také stážistovi). Poskytovatel následně iniciuje schůzku se stážistou, na které je Smlouva oběma přítomnými stranami podepsána (viz kapitola 8). Po zahájení stáže mentor i stážista průběžně vyplňují evaluační dotazníky (viz kapitola 3.3), které jsou dostupné on-line. Vzhledem k tomu, že má stážista nárok na proplacení přímé podpory, odesílají vždy začátkem kalendářního měsíce stážista a poskytovatel / mentor stáže klíčové podklady (doklady za ubytování a cestovné, distribuční seznam a deník stážisty jako podklad pro vyplacení stravenek) za uplynulý měsíc stáže poštou konzultantovi FDV (více viz kapitola 9). Všechny změny (zejména změny docházky na stáž) a nestandardní situace, které vzniknou v průběhu stáže, musí být konzultovány s konzultantem FDV. V průběhu stáže jsou iniciovány kontroly řádné realizace stáže ze strany FDV (viz kapitola 11). Po dobu realizace stáže je poskytovatel povinen umožnit stážistovi alespoň 2x měsíčně přístup k počítači, tiskárně, skeneru a kopírce, a to za účelem vyřízení administrativních úkonů spojených s projektem. Na konci stáže vystaví poskytovatel stážistovi fakturu na celkové fixní náklady na stáž, a to přesně ve výši dané šablonou stáže, která je přílohou Smlouvy o zajištění stáže. Faktura je, za předpokladu dodržení veškerých podmínek stanovených Smlouvou o zajištění stáže a příslušnými manuály, uhrazena poskytovateli za stážistu ze strany FDV11 do data splatnosti (viz kapitola 10). V rámci projektu se předpokládá uzavření minimálně 5 000 Smluv o zajištění stáže. S ohledem na cíle projektu a rozpočet si FDV vyhrazuje právo Smlouvu o zajištění stáže neuzavřít. Zároveň si FDV vyhrazuje právo, s ohledem na podmínky projektu, upravit počet realizovaných stáží pro 1 šablonu. Např. Byla-li šablona „programátor“ otestována 110x, tedy proběhlo-li 110 stáží, vyhrazuje si FDV právo neuzavírat další Smlouvy o zajištění stáže, jež by umožňovaly realizaci dalších stáží na pozici „programátor“, neboť by v rozpočtu projektu nezbyly dostatečné finanční prostředky na testování dalších šablon. Příklad je pouze hypotetický.
FDV si dále vyhrazuje právo dočasně či trvale pozastavit některé schválené šablony nebo karty stáží, a to z výše uvedených či jiných důvodů. Všechny výše uvedené fáze procesu realizace stáží jsou podrobně rozpracovány v následujících kapitolách (kapitoly 6 – 10).
11
FDV vystupuje v roli operátora, který za stážistu danou částku uhradí.
29
6
Registrace do projektu
Uchazeč, který se chce zapojit do projektu (tzn., chce se přihlásit na stáž), se musí na portálu www.stazevefirmach.cz registrovat do informačního systému ASAP. Registrace je nezávazná. Je nezbytné, aby uchazeč prováděl registraci osobně, neboť bude po případném přihlášení se na stáž komunikovat prostřednictvím svého účtu v IS ASAP s konzultantem FDV. Po registraci je možné:
detailně prohlížet karty stáží (tj. konkrétní nabídky stáží, inzeráty);
nahlížet do veškerých dokumentů, se kterými bude stážista i poskytovatel stáže v průběhu stáže pracovat (vzor harmonogramu stáže, vzor Smlouvy o zajištění stáže, tabulka cestovních dokladů apod.);
přihlásit se na stáž.
Jednotlivé šablony si může uchazeč stáhnout ve formátu PDF nebo vytisknout. Je důležité, aby se uchazeč před přihlášením na stáž seznámil se šablonou stáže, která je umístěna v zápatí karty (inzerátu) stáže. Do informačního systému ASAP je možné se zaregistrovat pouze pod jedním e-mailem, na jehož základě si uchazeč vytvoří svůj profil. K tomuto e-mailu musí mít uchazeč aktivní přístup, neboť mu na něj budou zasílány veškeré podklady a dokumenty, které s realizací stáže souvisí. V případě, že by se stážista zaregistroval do systému pod více e-maily, jedná se o porušení pravidel projektu, což může vést k vyloučení uchazeče z projektu (deaktivování všech profilů uchazeče). Dokončením registrace uchazeč o stáž souhlasí se zpracováním, shromažďováním a uchováváním osobních údajů ve smyslu zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů ve znění pozdějších předpisů (souhlas je součástí Všeobecných podmínek ASAP12, které je nutné před dokončením registrace odsouhlasit). 6.1
Registrační formulář v IS ASAP
Registrace sestává z vyplnění registračního formuláře, který obsahuje přihlašovací údaje do informačního systému ASAP a základní parametry stáže, o kterou by měl uchazeč potenciálně zájem. Není-li uvedeno jinak, jedná se o povinné údaje:
jméno a příjmení;
informace o evidenci na úřadu práce (Povinný údaj pro uchazeče evidované na úřadu práce. Je doporučeno vložené datum pečlivě překontrolovat, neboť již nebude možné jej později měnit. Údaj bude ověřován konzultantem FDV. Následně bude uchazeč evidovaný na úřadu práce déle než 6 měsíců dokládat potvrzení o evidenci na úřadu práce – kopie průkazky uchazeče o zaměstnání nepostačuje!);
12
http://www.stazevefirmach.cz/administrator/index.php?option=com_staze&controller=dokumenty_list&task=doku menty_list.getfile&id=3240
30
kraj zájmu (Uchazeč vybere preferovaný kraj výkonu stáže. Je možné označit více krajů. Kraj požadovaného výkonu stáže se nemusí shodovat s místem trvalého bydliště uchazeče. Tento údaj je možné editovat.);
obor hledané stáže (Je možné označit více oborů. Pokud si uchazeč nevybere z nabídky oborů, je možné níže preferovaný obor vypsat. Uchazeč vyplňuje takový obor, ve kterém již splňuje určitou kvalifikaci a chce se v něm dále vzdělávat. Je důležité si uvědomit, že stáž má za cíl prohloubit dosavadní znalosti, nikoliv vzdělat stážistu v novém oboru. Bude-li zde vyplněn obor, který se uchazeči líbí, ale nemá v tomto oboru získanou potřebnou míru kvalifikace, bude uchazeč po přihlášení na stáž v tomto oboru odmítnut konzultantem FDV (HR specialistou) z důvodu nesplnění podmínek na kvalifikaci definovaných šablonou. Tento údaj je možné editovat.);
e-mail (Vyplněný e-mail nelze měnit, jelikož bude sloužit jako přihlašovací jméno do systému. Je proto vhodné údaj pečlivě překontrolovat. Pro další realizaci stáže je dobré si uvědomit, že e-mail bude používán pro korespondenci stážisty s konzultantem FDV a s poskytovatelem stáže. Je proto nutné zadat e-mail, který stážista aktivně používá a má k němu přístupové údaje.);
heslo;
kontrola hesla.
Stážista si může v průběhu registrace v profilu uchazeče objednat automatické zasílání aktuálních informací o projektu (tzv. newsletter) na e-mail, který uvedl při registraci do IS ASAP (zasílání na jiný e-mail není možné). Zasílání novinek je možné kdykoliv deaktivovat. Předpokladem pro úspěšné dokončení registrace je odsouhlasení Všeobecných podmínek ASAP a potvrzení toho, že byl uchazeč o stáž srozuměn s pravidly zapojení se do projektu (např. povinnost mít trvalé bydliště mimo území Hl. m. Praha, povinnost nebýt OSVČ, poskytnutí údajů pro účely evaluace v rámci projektu, povinnost nepřihlásit se na stáž u poskytovatele stáže, pokud byl uchazeč v posledních 5 letech zaměstnancem daného poskytovatele stáže atd.). V opačném případě není možné registraci dokončit. Proběhne-li registrace v pořádku, obdrží uchazeč automaticky generovaný e-mail s potvrzením přihlašovacích údajů. Registraci je nutné potvrdit kliknutím na odkaz uvedený v notifikaci. Následně je již možné provést jako registrovaný uchazeč přihlášení do systému, kde uchazeč vyplní svůj profil. Veškeré údaje, kromě registračního jména (e-mailu) a data, od kterého je uchazeč evidován na úřadu práce, může uchazeč libovolně editovat. Uchazeč o stáž je povinen uvádět v IS ASAP výhradně pravdivé a dostatečně jasné a určité informace. V opačném případě může být uchazeč vyloučen z projektu (deaktivováním profilu uchazeče).
31
7
Přihlášení na stáž
V případě, že se chce registrovaný uchazeč přihlásit na konkrétní stáž (tzn. přihlásit se ke kartě stáže), musí si nejprve vyplnit svůj profil, jenž slouží jako přehledný životopis. Každý uchazeč může mít v IS ASAP vytvořený pouze jeden profil. Podrobné instrukce pro přihlášení ke kartě stáže jsou k dispozici v Dokumentech pro uchazeče v informačním systému ASAP (Návod na přihlášení uchazeče o stáž ke kartě stáže) nebo v instruktážním videu na http://www.youtube.com/watch?v=s3mGwh-J-Dc. 7.1
Vyplnění profilu uchazeče
Vyplnění profilu sestává z vyplnění klíčových informací o uchazeči. Jako součást profilu nahrává uchazeč dokumenty, bez jejichž doložení není možné se přihlásit ke kartě stáže. PROFIL UCHAZEČE ZÁKLADNÍ ÚDAJE o
titul (Nepovinný údaj.);
o
jméno a příjmení (Bude automaticky vyplněno dle údajů zadaných při registraci.);
o
rodné číslo (Údaj je dostupný pouze pro pracovníky FDV.);
o
adresa trvalého bydliště (Nesmí být na území Hl. m. Praha.);
o
kontaktní adresa (Za kontaktní adresu se považuje taková adresa, na které se uchazeč zdržuje a kde přebírá poštu. Na tuto adresu budou stážistovi doporučeně zasílány klíčové dokumenty, je proto důležité uvést adresu, na které bude stážista v průběhu stáže skutečně k zastižení. Kontaktní adresa je zároveň důležitým údajem z hlediska proplácení cestovného a ubytování (viz kapitola 4). Kontaktní adresu může mít uchazeč na území Hl. m. Praha.);
o
telefon.
DALŠÍ ÚDAJE o
evidence na úřadu práce (Bude automaticky vyplněno dle údajů zadaných při registraci.);
o
kraj zájmu (Bude automaticky vyplněno na základě údajů zadaných při registraci, údaje je však možné v profilu editovat.);
o
obor hledané stáže (Bude automaticky vyplněno na základě údajů zadaných při registraci, údaje je však možné v profilu editovat).
PŘIHLAŠOVACÍ ÚDAJE o
e-mail (Bude automaticky vyplněn na základě údajů zadaných při registraci, údaj není možné měnit.);
32
o
heslo a potvrzení hesla (Bude automaticky vyplněno na základě údajů zadaných při registraci. Heslo je možné měnit.);
o
odběr newsletteru (Je možné zadat požadavek na zasílání novinek v projektu – např. o vydání nových metodických pokynů. Z odběru novinek se lze kdykoliv odhlásit.).
MOJE VZDĚLÁNÍ A PRAXE Tyto informace jsou klíčové z hlediska hodnocení kvalifikace uchazeče. Je proto důležité, aby uchazeč tato pole vyplnil obzvlášť pečlivě a aby uváděl relevantní informace, ze kterých je patrné, zda splňuje požadavky na stážistu dané šablonou a kartou stáže. o
vzdělání obor, dosažená kvalifikace, oficiální název školy, studijní obor, studium od-do, doklad o nejvyšším dosaženém vzdělání;
o
zaměstnání/praxe obor, zaměstnavatel, pozice, zaměstnání/praxe od-do, náplň práce;
o
kurzy/semináře/rekvalifikace obor, dosažená kvalifikace, organizátor kurzu/školitel, kurzu/semináře/rekvalifikace, délka trvání od-do, potvrzení o absolvování;
název
JAZYKOVÉ ZNALOSTI A JINÉ CERTIFIKÁTY Jedná se o nepovinné údaje. Je však důležité si uvědomit, že tyto informace mohou mít značný vliv na úspěch při výběru uchazečů na stáž. o
jazykové znalosti ovládané jazyky; úroveň (Požadavky na jazykovou vybavenost se řídí Evropskými jazykovými standardy, specifikace jazykových úrovní je uvedena v systému ASAP.);
o
certifikáty
o
jiné dovednosti (např. řidičské oprávnění, znalost práce s PC apod.).
MOJE DOKUMENTY: Uchazeč se může přihlásit ke kartě stáže pouze za předpokladu, že má ve svém profilu nahrané všechny povinné dokumenty. Ostatní dokumenty jsou pro uchazeče povinné pouze v případě, že jsou relevantní, nebo pokud je vyžaduje šablona stáže. o
dokumenty povinné pro všechny uchazeče: životopis uchazeče (Je požadován aktuální životopis uchazeče. Dokument je dostupný pro pracovníky FDV, po přihlášení ke kartě stáže je viditelný také poskytovateli stáže.);
33
čestné prohlášení uchazeče (Formulář čestného prohlášení je k dispozici v IS ASAP v Dokumentech pro uchazeče (náhled je k dispozici v příloze 8 tohoto manuálu). Uchazeč je povinen formulář vytisknout, vyplnit jej a podepsat. Do systému pak vkládá sken podepsaného čestného prohlášení. Tento dokument je po přihlášení ke kartě stáže dostupný pouze pro pracovníky FDV.); potvrzení o nejvyšším dosaženém vzdělání (Dokument slouží ke kontrole správnosti zadaných údajů, po přihlášení ke kartě stáže je dostupný pouze pro pracovníky FDV.); o
ostatní dokumenty: potvrzení o evidenci na úřadu práce (Povinný dokument pro uchazeče evidované na úřadu práce déle než 6 měsíců. Je požadováno písemné potvrzení o evidenci na úřadu práce, nikoliv kopie Průkazu uchazeče o zaměstnání. Potvrzení nesmí být k datu registrace starší než 1 měsíc. Dokument je dostupný pouze pro pracovníky FDV.); potvrzení o přerušení živnosti (Povinný dokument pro uchazeče, kteří byli před přihlášením ke kartě stáže OSVČ. Dokument je dostupný pouze pracovníkům FDV.); průkaz mimořádných výhod ZTP, ZTP/P (Povinný dokument pro držitele průkazu. Dokument je dostupný pouze pracovníkům FDV.); zdravotní průkaz pracovníka v potravinářství, výpis z Rejstříku trestů (Povinný dokument pouze pokud ho vyžaduje šablona, resp. karta stáže. Dokument je dostupný pracovníkům FDV i poskytovateli stáže.); motivační dopis, reference, doplňující dokumenty apod. (Nepovinné dokumenty, které jsou dostupné pracovníkům FDV i poskytovateli stáže).
V případě doložení neúplných povinných a relevantních dokumentů může být uchazeč konzultantem FDV (HR specialistou) z karty stáže odhlášen. Svůj profil může uchazeč editovat (upravovat). Na kartu, ke které se přihlásí, se vždy nahraje aktuální profil uchazeče o stáž (uchazeč vybere, které dokumenty a údaje chce poskytovateli stáže zpřístupnit). Pokud uchazeč změní informace v profilu, změní se pouze informace uvedené v následně vyplňovaných kartách stáží. Editací profilu již nedochází ke změně údajů u karet stáží, ke kterým se uchazeč přihlásil před změnou údajů v profilu. Je proto důležité, aby si uchazeč nejprve zkontroloval (aktualizoval) svůj profil a teprve poté se přihlásil k další vybrané kartě stáže. Dojde-li ke změně, kterou by uchazeč ke kartě stáže chtěl uvést, kontaktuje konzultanta FDV prostřednictvím e-mailu
[email protected]. 7.2
Přihlášení ke kartě stáže
Uchazeč se může přihlásit současně maximálně k 10 kartám stáží. V případě, že uchazeč není na stáž vybrán, může se hlásit k dalším kartám.
34
Ke kartě stáže se mohou přihlásit jen ti uchazeči, kteří nebyli v posledních 5 letech zaměstnanci poskytovatele stáže (platí pro hlavní pracovní poměr i pro dohodu o provedení práce a dohodu o pracovní činnosti), nejsou OSVČ (případné provozování živnosti je nutné před přihlášením ke kartě stáže přerušit) a nemají status studenta (v případě, že uchazeč před předpokládaným zahájením stáže ukončí studium, uvede tuto informaci do poznámky v čestném prohlášení uchazeče o stáž). Tyto skutečnosti uchazeči čestně prohlašují již při registraci do IS ASAP. Je-li stáž nabízena pro 1 stážistu, může se k dané kartě stáže přihlásit až 15 uchazečů. Z tohoto počtu je specifický počet míst určen pro znevýhodněné uchazeče (tj. uchazeče, kteří jsou evidováni déle než 6 měsíců na úřadu práce, což dokládají potvrzením o evidenci na úřadu práce doloženým ve svém profilu). V případě, že je maximální počet uchazečů o stáž naplněn a má-li uchazeč o danou stáž zvýšený zájem, může se na stáž přihlásit jako náhradník. Přihlášením na stáž, u které již byla naplněna kapacita uchazečů, se aktivuje funkce tzv. „hlídacího psa“. Hlídací pes uchazeče na stáž automaticky přihlásí v případě, že by se některý z přihlášených uchazečů ještě před ukončením termínu pro přihlašování z karty stáže odhlásil (o tomto je uchazeč informován e-mailem). V opačném případě je po skončení lhůty pro přihlašování daná přihláška s aktivním hlídacím psem smazána. Zda je uchazeč na stáž přihlášen nebo zda má u dané stáže pouze aktivovanou funkci hlídacího psa může uchazeč zkontrolovat v seznamu svých přihlášek. Ke kartě stáže musí být nahrány všechny povinné dokumenty. Dále uchazeč při přihlášení ke kartě stáže vybere další dokumenty, které chce k dané kartě stáže nahrát, a které tedy mohou být k dispozici poskytovateli stáže. Je důležité si uvědomit, že každý doložený dokument může zvýšit šance uchazeče při výběru ze strany poskytovatele. Před ukončením lhůty pro přihlašování se může uchazeč z karty stáže odhlásit. Po uplynutí termínu pro přihlašování již toto není možné. Před přihlášením ke kartě stáže by si měl uchazeč pečlivě prostudovat šablonu a kartu stáže: V šabloně stáže by se měl zaměřit na: základní informace o stáži (definice pozice, časová dotace); požadavky na stážistu (minimální úroveň a obor vzdělání, popř. vyžadovaná praxe); detailní popis cílů stáže (rámec činností, které bude stážista na stáži vykonávat). V kartě stáže by se měl zaměřit zejména na: upřesnění pozice; předpokládaný začátek a konec stáže; termín, do kterého se mohou stážisté přihlašovat na stáž;
35
místo/a výkonu stáže (stáž může probíhat až na třech místech, ani jedno z těchto míst nesmí být na stejné adrese, na které má stážista trvalé bydliště, kontaktní adresu nebo adresu současného zaměstnání; v „Dalších požadavcích na stážistu a upřesněních“ je uvedena informace o případných služebních cestách na stáži); cíl a náplň stáže; upřesnění požadavků na stážistu (požadavky na jazykovou vybavenost, řidičský průkaz, zdravotní způsobilost apod.). Přehled všech přihlášek včetně jejich aktuálního stavu má uchazeč k dispozici v agendě „Moje přihlášky/stáže“. O změně stavu přihlášky není uchazeč informován, změny může průběžně sledovat po přihlášení do informačního systému ASAP. 7.3
Uchazeč je přihlášen ke kartě stáže
Uchazeče o stáž přihlášené ke kartě stáže kontroluje a schvaluje po ukončení přihlašování ke kartě stáže konzultant FDV (HR specialista). Tento proces obvykle trvá 7 kalendářních dní. Je-li uchazeč na základě jím doložených materiálů a údajů (životopis, certifikáty, vzdělání apod.) vyhodnocen jako nedostatečně kvalifikovaný, je konzultantem FDV kontaktován (telefonicky nebo e-mailem) a je požadováno doplnění poskytnutých informací popř. vysvětlení nejasností. V případě, že se potvrdí, že uchazeč nesplňuje požadavky dané šablonou a kartou stáže, není na kartě stáže schválen. Nejčastějšími důvody k neschválení uchazeče na kartě stáže jsou:
uchazeč má status studenta;
uchazeč nesplňuje požadovanou kvalifikaci definovanou v šabloně stáže;
uchazeč má trvalé bydliště na území Hl. m. Praha;
nedodání kompletní dokumentace.
Seznam schválených uchazečů je následně zpřístupněn poskytovateli stáže, který vybere ze seznamu vhodné kandidáty, které pozve na osobní pohovor (více viz kapitola 7.4). Termín a místo pohovoru sdělí poskytovatel stáže uchazeči e-mailem. Uchazeči, který se přihlásil ke kartě stáže, je doporučeno, aby v informačním systému ASAP průběžně kontroloval, zda nedošlo u dané karty ke změnám (např. změna stavu, jiné změny ze strany FDV nebo poskytovatele stáže). 7.4
Osobní pohovor
V případě, že má poskytovatel stáže vážný zájem nabídnout uchazeči stáž, je uchazeč poskytovatelem pozván na osobní pohovor. Poskytovatel stáže s uchazečem domluví termín osobního pohovoru (e-mailem nebo telefonicky) a v informačním systému ASAP změní stav z „Přihlášen ke kartě stáže“ na „Pozván na pohovor“ (současně připíše termín, čas a místo konání osobního pohovoru).
36
V případě, že se nemůže uchazeč na osobní pohovor dostavit v domluveném termínu, omluví se poskytovateli (zašle e-mail, telefonicky). Opakované nedostavení se na pohovor bez omluvy může vést k vyloučení uchazeče z projektu. Dokud může být uchazeč pozván na pohovor, je jeho stav nastaven jako „Přihlášen ke kartě stáže“. Je-li přihlášený uchazeč na základě doloženého životopisu poskytovatelem odmítnut, je jeho stav změněn na „Nevybrán na stáž“. Osobního pohovoru se může kromě poskytovatele stáže účastnit také zástupce FDV. Je velmi doporučeno, aby si uchazeč s poskytovatelem na pohovoru domluvili předběžný harmonogram stáže, který bude v případě výběru uchazeče na stáž finalizován do závazné podoby (viz dále). Uspěje-li stážista u osobního pohovoru, je vybrán na stáž. Ještě před tím, než poskytovatel zanese tuto skutečnost do IS ASAP, kontaktuje vybraného uchazeče (telefonicky nebo emailem) a ověří, zda jeho zájem o stáž přetrvává. Poté změní poskytovatel stav uchazeče z „Pozván na pohovor“ na „Vybrán na stáž/stáž čeká na schválení“. Stav ostatních nevybraných uchazečů poskytovatel změní na „Nevybrán na stáž“ a současně stručně vypíše důvod, proč nebyli uchazeči na stáž vybráni. Je také vhodné, aby poskytovatel uchazeče kontaktoval (telefonicky nebo e-mailem) a tuto skutečnost jim sdělil (není to ovšem povinností poskytovatele). V okamžiku, kdy je uchazeč vybrán na stáž, dochází k tzv. spárování s poskytovatelem stáže. Stáž v tuto chvíli dostává specifické číslo a je jí přidělen konkrétní konzultant FDV.
8
Stážista je vybrán na stáž
Zpravidla do 3 pracovních dnů od okamžiku, kdy je stážista spárován s poskytovatelem stáže, je stážista kontaktován přiděleným konzultantem FDV. Konzultant stážistu kontaktuje telefonicky – telefonický kontakt je podmínkou pro zahájení přípravy Smlouvy o zajištění stáže. Konzultant se stážistovi představí a sdělí mu specifické číslo stáže. Zároveň stážistu požádá o neprodlené vyplnění krátkého dotazníku pro vybrané uchazeče o stáž (formulář dotazníku zašle konzultant stážistovi na e-mail uvedený v IS ASAP) a o doložení skenu občanského průkazu (povinné). Konzultant zároveň stážistu informuje o tom, že bude kontaktován poskytovatelem stáže za účelem sestavení závazného harmonogramu stáže. Vyplněný dotazník pro vybrané uchazeče o stáž slouží jako klíčový podklad pro přípravu Smlouvy o zajištění stáže a pro výpočet maximální výše nároků na stravné, cestovné a ubytování. Je proto vhodné, aby si stážista předem rozmyslel, zda bude proplacení výdajů na cestovné a ubytování spojených se stáží nárokovat (změna těchto skutečností v průběhu stáže je možná pouze v případě objektivních důvodů, které jsou řádně doloženy). Bude-li stážista nárokovat proplacení cestovného a výdajů na ubytování, v dotazníku přesně uvede, jakým způsobem se bude na stáž dopravovat a kde bude ubytován
37
(včetně ceny ubytování za osobu na noc). Konzultant FDV bude požadovat sdělení těchto informací. Stážista vkládá vyplněný dotazník a sken občanského průkazu do IS ASAP do složky „Moje přihlášky/stáže“ ke stáži, u které je uveden stav „Vybrán na stáž/Stáž čeká na schválení“ (kliknutím na „Detaily“ → „Dokumenty“ → „Otevřít“ → „Nový“) do 2 pracovních dnů. O vložení dokumentů informuje konzultanta FDV e-mailem. V okamžiku zaslání skenu občanského průkazu je přihlášení na stáž ze strany stážisty závazné. V tuto chvíli jsou zahájeny práce na přípravě Smlouvy o zajištění stáže a již tedy není možné od stáže odstoupit ze subjektivních důvodů (například za účelem nástupu na jinou stáž). Odstoupení v této fázi je možné pouze z objektivních důvodů (např. dlouhodobá nemoc stážisty, získání zaměstnání), které musí stážista doložit relevantními dokumenty. Odstoupení od stáže z jiných než objektivních důvodů bude mít za následek vyřazení stážisty z IS ASAP a tedy i z účasti na jakékoliv jiné stáži v rámci projektu. Pro usnadnění komunikace a efektivnější a rychlejší administraci projektu je vyžadováno, aby stážista uváděl specifické číslo stáže při jakémkoliv kontaktu s FDV a aby s jakýmkoliv dotazem (případně informací o změně) kontaktoval svého přiděleného konzultanta. 8.1
Harmonogram stáže
Harmonogram stáže určuje, v jakých měsících a které dny v týdnu bude stážista docházet na stáž (včetně hodinové dotace a garantovaného intervalu) a kde bude v dané dny stáž probíhat. Harmonogram je závazný a představuje klíčový dokument pro podpis Smlouvy o zajištění stáže. Za účelem domluvení podrobného harmonogramu stáže je stážista kontaktován poskytovatelem stáže. Při sestavování harmonogramu musí být dodržena následující pravidla:
stáž musí být rozvržena přesně na počet hodin daných šablonou stáže (celé hodiny); stáž může začít pouze 1. nebo 15. den v kalendářním měsíci; stáž je oficiálně ukončena 14. den po posledním dni docházky na stáž; stáž nelze vykonávat o víkendu a státních svátcích; každý den, kdy bude stážista docházet na stáž, musí být stáž naplánována na minimálně 4 hodiny souvislé docházky; docházka na stáž nesmí být naplánována na více než 8 hodin denně (výjimkou jsou směnné provozy, u kterých smí být naplánována docházka až do maximálního rozsahu 12 hodin stáže); do absolvovaných hodin se nezapočítává délka přestávky na jídlo a oddech (více viz kapitola 4.1.3); stáž musí být rozplánována v rozsahu počtu měsíců, který je uveden v dané šabloně stáže (do tohoto rozsahu se nezapočítává 14-denní rezerva na konci stáže); ke každému dni docházky musí být uvedeno místo výkonu stáže, případně rozplánována služební cesta (služební cesty jsou možné maximálně do výše poloviny počtu dní docházky na stáž);
38
v harmonogramu musí být uveden časový interval čtyř hodin, ve kterých poskytovatel stáže garantuje přítomnost stážisty na místě výkonu stáže ve dnech docházky na stáž (dále také „garantovaný interval“), toto časové rozmezí může být uvedeno i jako 2 + 2 hodiny za den.
Při sestavování harmonogramu je dále nutné zohlednit pravidlo, že musí docházka na stáž probíhat v intervalu od 6:00 do 20:00 hodin (výjimky jsou možné pouze u směnných provozů). Harmonogram slouží mimo jiné jako podklad pro výpočet maximální výše nároků na proplacení výdajů na cestovné a ubytování stážisty, proto je důležité, aby byl domluven co nejpřesněji. Vyplněný dokument poskytovatel vloží do informačního systému ASAP. Konzultant FDV harmonogram zkontroluje a je-li v souladu s pravidly, schválí jej (v opačném případě je nutno harmonogram přepracovat). Konzultant FDV připraví pro stážistu na všechny relevantní měsíce stáže deník stážisty (v podobě dokumentu programu MS Excel - v jednotlivých listech sešitu). Deník stážisty konzultant odešle mentorovi stáže i stážistovi e-mailem nejpozději v den zahájení stáže. Harmonogram je přílohou Smlouvy o zajištění stáže a je závazný. Podpisem Smlouvy všechny smluvní strany vyjadřují souhlas s tím, že bude harmonogram dodržován. Drobné změny harmonogramu jsou považovány za změnu docházky a nebudou kvůli nim vydávány dodatky ke Smlouvě. Významnější změny harmonogramu musí být řešeny dodatkem ke Smlouvě (o nutnosti sepsat dodatek ke Smlouvě informuje konzultant FDV). Jakékoliv změny v docházce je potřeba předem včas (do 14:00 hodin předchozího pracovního dne) písemně nahlásit konzultantovi FDV a současně je uvést v deníku stážisty za daný měsíc. 8.2
Smlouva o zajištění stáže
Smlouvu o zajištění stáže vyhotoví konzultant FDV na základě informací a podkladů, které obdržel od poskytovatele stáže a od stážisty. Smlouva společně s přílohami stanovuje práva a povinnosti stážisty, poskytovatele stáže a FDV při realizaci stáže. Smlouva musí být stvrzena podpisem všech tří smluvních stran: stážistou, poskytovatelem stáže a FDV. Ředitel FDV nebo jím pověřená osoba podepisuje Smlouvu jako poslední a Smlouva tudíž nabývá platnosti dnem podpisu ze strany FDV. Ve Smlouvě o zajištění stáže je uvedena maximální výše nároku na přímou podporu stážisty (tedy stravného, výdajů za ubytování, cestovné, zdravotní prohlídku, očkování a případné ostatní výdaje dle šablony schválené ze strany FDV). Stážista má nárok na proplacení přímé podpory do výše těchto maximálních částek, pouze však na základě doložení řádně vyplněného deníku stážisty (podklad pro vyplacení stravného), řádně vyplněné tabulky cestovních dokladů (včetně doložených originálních účetních dokladů za cestovné), řádně vyplněného průvodního listu účetního dokladu za ubytování (včetně doložených originálních dokladů za ubytování), případně dalších řádně doložených uznatelných výdajů.
39
Konzultant FDV zasílá vyhotovenou Smlouvu e-mailem poskytovateli stáže a pro informaci také stážistovi (aby měl stážista dostatek času na její prostudování). Poskytovatel stáže Smlouvu vytiskne a následně je povinen kontaktovat stážistu a domluvit s ním termín schůzky k podpisu Smlouvy. Na schůzce k podpisu Smlouvy si poskytovatel stáže se stážistou potvrdí konkrétní čas nástupu stážisty na stáž. Smlouva je podepisována ve 3 originálech (1 pro stážistu, 1 pro poskytovatele a 1 pro FDV). Podepsané originály Smlouvy odešle poskytovatel stáže konzultantovi FDV poštou. Je nezbytně nutné, aby byla Smlouva (podepsaná poskytovatelem i stážistou) doručena konzultantovi FDV nejpozději jeden pracovní den před datem zahájení stáže. Obsahuje-li Smlouva všechny náležitosti, zajistí konzultant FDV podepsání Smlouvy ředitelem FDV nebo jím pověřenou osobou. Smlouvu podepsanou všemi třemi smluvními stranami následně konzultant FDV zasílá doporučeně poštou stážistovi i poskytovateli stáže. Nejpozději v den zahájení stáže zasílá konzultant FDV e-mailem stážistovi i mentorovi stáže deník stážisty a „Klíčové informace o průběhu stáže“. Tyto informace jsou k dispozici v následujících kapitolách manuálu, přehledně pak v příloze 6 tohoto manuálu. K datu zahájení stáže přechází stáž do fáze „Stáž - Probíhající stáž“.
9
Probíhající stáž
Poskytovatel stáže, mentor i stážista mají povinnost spolupracovat s FDV po celou dobu realizace stáže. Nesoučinnost může být podle Smlouvy o zajištění stáže důvodem k předčasnému ukončení stáže. V případě, že se stážista dozví o skutečnosti, která z jeho strany nebo ze strany poskytovatele mění podmínky stáže nebo Smlouvu o zajištění stáže, musí být o této změně neprodleně informovány zbývající dvě smluvní strany (za FDV především konzultant FDV). Takovými skutečnostmi může být:
změna harmonogramu stáže (je nutné sepsat dodatek ke Smlouvě);
změna mentora stáže (je nutné sepsat dodatek ke Smlouvě);
změna trvalého bydliště stážisty (je-li nové bydliště na území Hl. m. Praha, stáž je nutné ukončit);
změna čísla účtu stážisty (tuto změnu musí stážista neprodleně nahlásit e-mailem, jinak si FDV vyhrazuje právo výdaje za cestovné příp. ubytování stážistovi neuhradit);
jakákoliv další změna, která má vliv na realizaci stáže a je v rozporu se Smlouvou o zajištění stáže nebo s příslušnými manuály a metodikami.
Stáž musí probíhat v souladu s příslušnou šablonou a kartou stáže a v souladu se Smlouvou o zajištění stáže. Především musí být splněna tato kritéria:
40
stáž musí probíhat v souladu s časovým harmonogramem, který je přílohou Smlouvy o zajištění stáže;
stážista musí v průběhu realizace stáže vykonat všechny činnosti uvedené v šabloně stáže (díl 1.2 šablony), činnosti musí být vykonány prakticky, nikoliv pouze teoreticky – porušení tohoto pravidla může vést k neproplacení nákladů spojených s realizací stáže poskytovateli, resp. výdajů stážistovi, nevydání certifikátu apod.13;
stážista a poskytovatel stáže musí plnit povinnosti, které jim stanovuje Smlouva, aktuální manuály (zejm. Manuál pro stážistu, Manuál pro poskytovatele stáží), metodiky (zejm. Metodika kontrol) a případné aktuální metodické pokyny;
musí být dodržena práva poskytovatele stáže, mentora, stážisty a FDV;
poskytovatel musí stážistovi zajistit materiální a technické zabezpečení stáže a specifika pro danou typovou pozici, které stanovuje šablona stáže;
stáž musí probíhat tak, aby byla pro stážistu přínosem;
mentor musí vykonávat všechny činnosti, které jsou uvedeny v šabloně stáže.
Výsledky a produkty činnosti stážisty na stáži (např. zdrojový kód) jsou i po skončení stáže majetkem společnosti poskytovatele. Jakékoliv nedodržení práv a povinností vyplývajících ze Smlouvy o zajištění stáže je stážista i poskytovatel stáže povinen neprodleně nahlásit konzultantovi FDV. V případě hrubého porušení Smlouvy o zajištění stáže nebo Všeobecných podmínek IS ASAP ze strany stážisty nemusí být ze strany FDV proplacena za stážistu poskytovateli fixní částka za realizovanou stáž v plné výši. FDV by v takovém případě uhradil poskytovateli pouze poměrnou část fixních nákladů do okamžiku, kdy byla stáž z důvodu hrubého porušení ze strany stážisty přerušena (a to pouze za předpokladu, že bude stážista s FDV na předčasném ukončení stáže spolupracovat). Porušení pravidel projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ může znamenat vyloučení z tohoto projektu, z projektu „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání“ i z dalších projektů, jejichž realizátorem je FDV. 9.1
Zahájení stáže
Stáž může být oficiálně zahájena pouze 1. nebo 15. den v kalendářním měsíci. V praxi však stážista zahajuje docházku na stáž v den, na kterém se s poskytovatelem domluvili v harmonogramu stáže. Tento den se tedy nemusí shodovat s 1. nebo 15. dnem kalendářního měsíce, musí se ale shodovat s předem stanoveným harmonogramem. 13
Pokud není z objektivních důvodů možné, aby stážista vykonal všechny činnosti uvedené v šabloně stáže (např. spadá-li mezi činnosti roční uzávěrka, kterou ale nelze provést v období realizace stáže), musí být s jejich výkonem stážista alespoň teoreticky seznámen a tuto skutečnost musí uvést v deníku stážisty.
41
Např. Začíná-li stáž 1. den v měsíci, který připadá na pondělí, ale stážista podle harmonogramu dochází na stáž pouze v úterý a ve středu, dostaví se stážista na stáž poprvé v úterý, tedy 2. den v kalendářním měsíci.
Hned od prvního dne zahájení docházky na stáž zaznamenává stážista svoji docházku v deníku stážisty. Podrobné pokyny pro vyplňování deníku stážisty jsou uvedeny v kapitole 4.1.3. Nárokuje-li stážista cestovné nebo ubytování, postupuje v souladu s pravidly uvedenými v kapitolách 4.2.2 a 4.3.2. 9.1.1 Vstupní zdravotní prohlídka, očkování Stážista podpisem Smlouvy o zajištění stáže mimo jiné čestně prohlašuje, že je zdravotně způsobilý k výkonu stáže. V případě, že stáž probíhá na pracovišti, na kterém jsou vykonávány práce spadající do kategorie rizikových prací (dle vyhlášky č. 432/2003 Sb., kterou se stanoví podmínky pro zařazování prací do kategorií, limitní hodnoty ukazatelů biologických expozičních testů, podmínky odběru biologického materiálu pro provádění biologických expozičních testů a náležitosti hlášení prací s azbestem a biologickými činiteli), má poskytovatel stáže povinnost zajistit stážistovi nejpozději 1. den nástupu na stáž vstupní zdravotní prohlídku u svého podnikového lékaře. Stážista je povinen zdravotní prohlídku podstoupit. V případě, že poskytovatel stáže nedisponuje podnikovým lékařem, zajistí si stážista vstupní prohlídku u svého lékaře. Zařazení pracoviště poskytovatele do kategorie rizikových prací musí poskytovatel stáže doložit konzultantovi FDV kopií rozhodnutí orgánu ochrany veřejného zdraví. Doloží-li poskytovatel stáže tento doklad a jsou-li splněny všechny podmínky, které vyplývají ze Smlouvy o zajištění stáže a z tohoto manuálu, budou stážistovi výdaje na vstupní zdravotní prohlídku proplaceny ze strany FDV. Nárok na proplacení výdajů na vstupní zdravotní prohlídku musí být zakotven ve Smlouvě o zajištění stáže. Pokud je zákonem stanoveno povinné očkování, proplácí FDV v tomto případě stážistovi také výdaje za očkování (postup je stejný jako v případě zdravotní prohlídky). Výdaje na vstupní zdravotní prohlídku/očkování jsou stážistovi propláceny na základě předložení příslušného originálního dokladu (vystaveného v Kč) dokládajícího vynaložení výdajů na vstupní zdravotní prohlídku/očkování, a to převodem na bankovní účet stážisty. Originál dokladu předkládá stážista připevněný k Průvodnímu listu účetního dokladu za vstupní zdravotní prohlídku/očkování (k dispozici v IS ASAP) v prvním kalendářním měsíci stáže spolu s deníkem stážisty a s dalšími doklady (pokud stážista nárokuje další výdaje). Výdaje na vstupní zdravotní prohlídku/očkování jsou uznatelné (a stážista je tedy může nárokovat) pouze pokud byly vynaloženy nejdříve jeden den po datu osobního pohovoru. V případě, že poskytovatel stáže vyžaduje vstupní zdravotní prohlídku nadstandardně (tzn., její povinnost nevyplývá z režimu pracoviště poskytovatele dle vyhlášky č. 432/2003 Sb.), je na domluvě stážisty a poskytovatele, kdo z nich bude tuto prohlídku hradit.
42
9.1.2 Vstupní evaluační dotazník V den zahájení stáže je stážista vyzván e-mailem k vyplnění vstupního evaluačního dotazníku, který je dostupný on-line na http://dotaznik.stazevefirmach.cz. Na vyplnění vstupního dotazníku má stážista lhůtu 7 pracovních dnů od zahájení stáže. Vstupní evaluační dotazník má povinnost vyplnit a včas odevzdat i mentor stáže. Evaluační dotazníky slouží k hodnocení kvality poskytované stáže a jsou významným podkladem pro závěrečnou evaluaci projektu. Odpovědným vyplněním dotazníků stážista a mentor stáže přispějí k efektivnímu nastavení systému poskytování stáží. 9.2
Změny v průběhu realizace stáže
Obecně platí pravidlo, že změnu, která souvisí s realizací stáže, hlásí ten, na jehož straně změna vznikla. Změnu je třeba hlásit předem a písemně zbývajícím dvěma smluvním stranám. Stážista je tedy povinen o všech změnách, které souvisí s realizací stáže, předem písemně informovat konzultanta FDV a mentora stáže. V případě změny v docházce na stáž je dostačující, když stážista předem písemně informuje mentora stáže, který má povinnost neprodleně písemně informovat konzultanta FDV – více viz kapitola 9.2.1. Za změnu v realizaci stáže se považuje např.:
změna v docházce na stáž (více viz kapitola 9.2.1); změna trvalého bydliště stážisty; změna kontaktních údajů stážisty; změna bankovního spojení stážisty; změna vstupních podmínek umožňujících účast v projektu (např. získání statusu studenta, získání trvalého bydliště v Hl. m. Praha, založení živnosti apod.).
Řádně nahlášená změna vstupních podmínek je důvodem k předčasnému ukončení stáže z objektivních důvodů (více viz kapitola 10.1). Neoznámení změny vstupních podmínek je klasifikováno jako hrubé porušení pravidel projektu. V takovém případě není stážistovi proplaceno stravné ani výdaje na cestovné, ubytování, příp. další výdaje a proplacení fixních nákladů na stáž může být v plné výši požadováno po samotném stážistovi. 9.2.1 Změny v docházce na stáž Stážista i poskytovatel stáže mají povinnost řídit se harmonogramem stáže, který je přílohou Smlouvy o zajištění stáže. Za změnu v docházce je považována zejména: změna dne docházky na stáž, změna místa výkonu stáže (vč. služebních cest), změna garantovaného časového intervalu nebo taková změna hodinové dotace stáže, která bude mít vliv na celkový počet hodin stáže v daném kalendářním měsíci. Na změny v docházce se vztahují stejná pravidla jako na sestavení harmonogramu stáže.
43
Stážista je povinen jakoukoli změnu v docházce na stáž oproti harmonogramu předem (nebo jakmile je to možné) písemně hlásit mentorovi stáže. Mentor stáže je povinen předem písemně hlásit všechny změny v docházce na stáž oproti harmonogramu (tj. změny ze strany stážisty i změny ze strany poskytovatele) konzultantovi FDV. Každou změnu docházky musí mentor nahlásit konzultantovi FDV nejpozději do 14:00 hodin předcházejícího pracovního dne. Takto nahlášená změna docházky následně podléhá schválení ze strany FDV. Konzultant FDV zkontroluje, zda je nahlášená změna docházky v souladu s pravidly a pokud ano, obratem změnu písemně schválí e-mailem. Teprve poté je možné změnu docházky realizovat. V případě, že nebude změna nahlášena ve výše uvedeném termínu, nebude ze strany FDV schválena a docházka musí probíhat podle předem schváleného harmonogramu. Neakceptováním neschválení změny se poskytovatel stáže a stážista vystavují riziku, že bude toto při kontrole stáže klasifikováno jako neodstranitelné pochybení, které může vést k předčasnému ukončení stáže bez nároku na proplacení výdajů stážisty a nákladů poskytovatele stáže. Výjimky z tohoto pravidla jsou možné pouze z objektivních důvodů, které musí být řádně doloženy (např. v případě onemocnění stážisty je doloženo potvrzení od lékaře). Stážista musí v průběhu stáže absolvovat přesně stanovený počet hodin stáže, který je uvedený v šabloně stáže. Není proto přípustné, aby se mentor se stážistou domluvili na tom, že dostane stážista „volno“ bez náhrady docházky. Docházku na stáž vyplňuje stážista průběžně do deníku stážisty (viz kapitola 4.1.3). V případě, že se docházka neshoduje s plánovaným harmonogramem, je stážista povinen uvést v deníku důvod nesouladu (tato změna ale zároveň musí být nahlášena konzultantovi FDV, kterým musí být schválena ještě před jejím uskutečněním). 9.2.1.1 Změny v docházce ze strany stážisty Jakoukoliv změnu v docházce stážisty (např. náhlý zdravotní problém, nemoc, návštěva lékaře) je stážista povinen předem (nebo jakmile je to možné) písemně (e-mailem) hlásit mentorovi stáže. V případě, že se stážista bez udání důvodu nedostaví na stáž, musí mentor o této skutečnosti neprodleně písemně informovat konzultanta FDV. V odůvodněných případech (například pokud není konzultant FDV předem informován o absenci stážisty na stáži) může FDV požadovat od stážisty doložení potvrzení o návštěvě lékaře/nemoci od lékaře. V případě absence stážisty na stáži se mentor stáže domluví se stážistou na náhradě docházky v jiný den (pro tyto účely je v harmonogramu připravena dvoutýdenní rezerva na konci stáže) a tuto skutečnost nahlásí konzultantovi FDV písemně (e-mailem) – hlášení změny podléhá pravidlům uvedeným výše. V e-mailu bude uvedeno, ze kterých dní byla docházka přesunuta na které jiné dny, včetně časové dotace a garantovaného intervalu
44
docházky v daných dnech a místa výkonu stáže. Pro náhradu docházky platí stejná pravidla jako pro sestavení harmonogramu stáže. Pokud bude v důsledku přesunu docházky překročen termín ukončení stáže, je nutné sepsat dodatek ke Smlouvě (dodatek sepíše konzultant FDV). Dojde-li ke změně docházky oproti harmonogramu, nevzniká stážistovi automaticky nárok na proplacení výdajů za cestovné, ubytování a stravné dle aktuální docházky. Proplacení těchto výdajů je posuzováno a schvalováno individuálně konzultantem FDV s ohledem na limity stanovené ve Smlouvě o zajištění stáže. 9.2.1.2 Změny v docházce ze strany mentora O změně, která nastane, musí mentor/poskytovatel stáže předem písemně informovat stážistu a konzultanta FDV. Změny, které nemají vliv na Smlouvu o zajištění stáže: krátkodobá absence mentora – např. návštěva u lékaře (mentor by měl tyto absence plánovat, pokud mu to situace dovoluje, mimo harmonogram stáže); stáž může pokračovat bez přerušení, zastoupí-li mentora osoba, která má odbornost v daném oboru (tj. specialista) – i v tomto případě je ale nutné písemně předem informovat konzultanta FDV; není-li k dispozici osoba, která by mentora mohla zastoupit, musí se stáž v daných dnech zrušit a naplánovat na jiné dny v termínu realizace stáže – o této změně musí být informován konzultant FDV písemně (e-mailem), tj. poskytovatel stáže uvede, na které dny byla stáž přesunuta, kolik hodin bude stážista v těchto dnech na stáž docházet a kde bude stáž probíhat. Změny, v jejichž důsledku musí dojít k úpravě Smlouvy o zajištění stáže:
dlouhodobá absence mentora – v jejím důsledku může nejčastěji dojít: ke změně mentora stáže (v případě, že má poskytovatel jinou osobu, která je schopna zajistit požadovanou kvalitu stáže a splňuje podmínky dané šablonou stáže); ke změně termínu ukončení stáže (v případě, že poskytovatel nemá jinou osobu, která splňuje podmínky dané šablonou stáže a stáž je tedy nutné dočasně přerušit);
v důsledku těchto změn je nutné sepsat dodatek ke Smlouvě o zajištění stáže (dodatek sepisuje konzultant FDV); konzultant FDV vždy poskytovatele stáže informuje o krocích, které jsou nezbytné k sepsání dodatku ke Smlouvě.
Změny s negativním vlivem na průběh realizace stáže
jedná se o změny, v jejichž důsledku není možné stáž nadále realizovat a je potřeba ji předčasně ukončit;
45
ze strany poskytovatele stáže může nastat taková změna v případě, že poskytovatel již nedisponuje mentorem ani jinou osobou, která by ho mohla zastoupit (např. rozvázání pracovního poměru, dlouhodobá nemoc apod.).
9.3
Přehled administrativních povinností prováděných stážistou
Jak již bylo uvedeno v kapitole 4, má stážista povinnost na konci každého kalendářního měsíce vykonat administrativní činnosti, na základě kterých mu může být přiznáno stravné a proplaceny výdaje za cestovné a ubytování. Podrobný popis činností je uveden ve výše zmíněné kapitole. Níže je uveden pouze stručný přehled klíčových administrativních činností: Činnost
Důvod
vyplnění deníku stážisty
klíčové pro vyplacení stravného a uznávání dokladů za cestovné a ubytování
do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, za který je deník předkládán
vyplnění tabulky cestovních dokladů
klíčové pro proplacení výdajů za cestovné
do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, za který jsou cestovní doklady předkládány
stážista předá vyplněnou tabulku cestovních dokladů mentorovi stáže
vyžádání originálu účetního dokladu od poskytovatele ubytování (příp. také dokladu o jeho zaplacení stážistou)
klíčové pro proplacení výdajů za ubytování
do konce kalendářního měsíce, za který je doklad za ubytování vystaven
stážista originál účetního dokladu přiloží k průvodnímu listu účetního dokladu za ubytování
vyplnění průvodního listu účetního dokladu za ubytování
klíčové pro proplacení výdajů za ubytování
podpis a odeslání distribučního seznamu
klíčové pro zaslání stravenek
Termín odevzdání
do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, za který je doklad za ubytování vystaven distribuční seznam ke stravenkám za předcházející kalendářní měsíc je zasílán společně s deníkem stážisty za právě ukončený kalendářní měsíc
Akce stážista předá podepsaný vytištěný deník mentorovi stáže stážista vloží dokument v elektronické podobě do IS ASAP
stážista předá účetní doklad s průvodním listem mentorovi stáže stážista předá podepsaný distribuční seznam mentorovi stáže, v posledním měsíci stáže zasílá distribuční seznam konzultantovi FDV
Vedle těchto pravidelně prováděných činností stážista v průběhu stáže vyplňuje také evaluační dotazníky, k jejichž vyplnění je vyzýván e-mailem (více viz kapitola 3.3). 9.4
Průběžný evaluační dotazník
Průběžný evaluační dotazník je stážistovi zpřístupněn po prvních 30 dnech stáže na odkazu http://dotaznik.stazevefirmach.cz. O zpřístupnění dotazníku je stážista informován na e-mail uvedený v ASAPu.
46
Průběžný evaluační dotazník je stážista povinen vyplnit do 3 pracovních dnů od uplynutí prvních 30 dnů stáže. Pokud stáž trvá pouze 1 měsíc, nevyplňují stážista ani mentor stáže průběžný evaluační dotazník, ale pouze vstupní a závěrečný evaluační dotazník. Průběžný evaluační dotazník má povinnost vyplnit a včas odevzdat i mentor stáže. Evaluační dotazníky slouží k hodnocení kvality poskytované stáže a jsou významným podkladem pro závěrečnou evaluaci projektu. Odpovědným vyplněním dotazníků stážista a mentor stáže přispějí k efektivnímu nastavení systému poskytování stáží.
10
Závěrečná fáze stáže
10.1 Způsoby ukončení stáže Oficiální datum ukončení stáže je uvedeno v harmonogramu stáže, který je přílohou Smlouvy o zajištění stáže. Upravit toto datum je možné pouze se souhlasem FDV (vyhotovením dodatku ke Smlouvě). Podmínky ukončení stáže jsou stanoveny ve Smlouvě (Článek I.). Stáž může být ukončena dvojím způsobem: 1. řádně ukončená stáž o stáž, kdy všichni účastníci naplní veškeré povinnosti vyplývající ze Smlouvy o zajištění stáže a jejích příloh; o dle Smlouvy o zajištění stáže je stáž považována za řádně ukončenou: - uplynutím doby realizace stáže, která byla sjednána ve Smlouvě o zajištění stáže nebo - absolvováním celkové hodinové dotace stáže stanovené v šabloně stáže a absolvováním všech činností dle šablony, pokud je toto splněno před uplynutím doby realizace stáže a je to schváleno ze strany FDV (poté je již možné stážistu u poskytovatele stáže zaměstnat); 2. předčasně ukončená stáž o ukončení stáže z objektivních důvodů - např. v případě, že si stážista našel práci na plný úvazek, získal status studenta, získal trvalé bydliště na území Hl. m. Prahy, společnost poskytovatele zanikla apod.; - tyto objektivní důvody je nutné doložit (např. potvrzením o studiu, potvrzením od budoucího zaměstnavatele apod.); - stáž je předčasně ukončena odstoupením od Smlouvy, které vyhotoví konzultant FDV (nutná součinnost všech smluvních stran); - výdaje/náklady jsou uhrazeny na základě doložených dokladů jak stážistovi, tak poskytovateli poměrně k počtu dnů řádně realizované stáže.
47
o ukončení stáže z důvodu pochybení některé ze smluvních stran - poskytovatel, stážista nebo FDV nedodrželi náležitosti plynoucí ze Smlouvy o zajištění stáže a jejích příloh (Článek VI. Smlouvy o zajištění stáže); -
v takovém případě se posuzuje, na čí straně k pochybení došlo: k pochybení došlo na straně poskytovatele: - stážistovi jsou ze strany FDV proplaceny výdaje za cestovné, ubytování a stravné za dny realizované stáže (v případě doložení potřebných dokladů); - poskytovateli nebudou proplaceny fixní náklady na stáž a nemusí mu být umožněno vypsat další kartu stáže (mohou mu být ukončeny i ostatní jeho probíhající stáže a stornovány karty čekající na schválení); k pochybení došlo na straně stážisty: - poskytovateli jsou fixní náklady na stáž proplaceny ze strany FDV poměrně (dle počtu skutečně realizovaných, konzultantem FDV schválených hodin stáže) na základě žádosti zaslané stážistou; - stážista nemá nárok na vydání certifikátu a nebudou mu proplaceny výdaje spojené se stáží (všechny, které dosud nebyly ze strany FDV uhrazeny).
Nepřítomnost stážisty na místě výkonu stáže v garantovaném intervalu je považována za pochybení stážisty i poskytovatele stáže. Stáž je ukončena odstoupením od Smlouvy, které vyhotoví konzultant FDV. Odstoupení od Smlouvy o zajištění stáže se vždy provádí písemnou formou a oznamuje se všem zúčastněným stranám. Stáž je ukončena dnem doručení odstoupení poslední ze smluvních stran. Odstoupí-li stážista od Smlouvy z objektivních důvodů, které řádně doložil, je možné, aby se v případě, že důvody pro předčasné ukončení stáže opět pominou, přihlásil na novou stáž. Tuto možnost (tedy absolvovat stáž znovu v případě, že byla předchozí stáž ukončena dohodou z objektivních důvodů) má však stážista pouze jednou. Stážista může absolvovat v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ pouze jednu stáž. Toto neplatí pouze tehdy, pokud stáž nebyla dokončena z důvodu překážek/pochybení na straně poskytovatele stáže (a za předpokladu, že stážista na stáž řádně docházel). V takovém případě bude stážistovi umožněno přihlásit se na novou stáž. 10.2
Závěrečný evaluační dotazník
V poslední den docházky na stáž dle harmonogramu, který je uvedený ve Smlouvě, je stážista e-mailem vyzván k vyplnění závěrečného evaluačního dotazníku na http://dotaznik.stazevefirmach.cz. Na vyplnění dotazníku má stážista lhůtu 3 pracovní dny. Závěrečný evaluační dotazník má povinnost vyplnit a včas odevzdat i mentor stáže. Evaluační dotazníky slouží k hodnocení kvality poskytované stáže a jsou významným
48
podkladem pro závěrečnou evaluaci projektu. Odpovědným vyplněním dotazníků stážista a mentor stáže přispějí k efektivnímu nastavení systému poskytování stáží. 10.3
Dokumenty za poslední měsíc stáže, vyhodnocení realizace stáže
Do 3 pracovních dnů od posledního dne docházky na stáž je stážista povinen vždy (tj. v případě řádného i předčasného ukončení stáže) předat mentorovi deník stážisty za poslední měsíc stáže, případně také tabulku cestovních dokladů a průvodní list účetního dokladu za ubytování dle pravidel uvedených výše. Stravenky za poslední měsíc stáže (nebo jeho část) budou zaslány zpravidla přímo stážistovi na kontaktní adresu. Po obdržení stravenek je stážista povinen zaslat podepsaný distribuční seznam obratem poštou konzultantovi FDV (až tehdy, kdy konzultant obdrží všechny distribuční seznamy dokládající převzetí stravenek v průběhu celé stáže, odešle stážistovi certifikát). Po ukončení stáže jsou konzultantem FDV překontrolovány všechny dokumenty (zejména deníky stážisty, doklady za cestovné a ubytování za poslední měsíc stáže a doložení všech evaluačních dotazníků) a stáž je celkově vyhodnocena. Je-li realizovaná stáž ukončena řádně a jsou-li všechny dokumenty v pořádku, je poskytovatel stáže kontaktován konzultantem FDV (e-mailem) s informací o schválení docházky na stáž a s výzvou k vystavení faktury za fixní náklady na stáž ve výši dané šablonou stáže. Faktura je vystavena na jméno stážisty, který ji dále postupuje FDV (viz níže). 10.4
Úhrada fixních nákladů na stáž
Dle Smlouvy o zajištění stáže vystaví poskytovatel po ukončení stáže stážistovi fakturu za fixní náklady na stáž. Originál faktury spolu s jednou prostou kopií faktury a prázdným formulářem „Žádost o úhradu fixních nákladů na stáž“ (viz příloha 7 tohoto manuálu) poskytovatel nejpozději do 3 pracovních dní od data vystavení zašle poštou (případně osobně předá) stážistovi. V opačném případě si FDV vyhrazuje právo nedodržet datum splatnosti faktury; současně ani FDV, ani stážistovi nevzniká povinnost uhradit sankce za nezaplacení faktury do data splatnosti. Stážista vyplní po obdržení zásilky Žádost o úhradu fixních nákladů na stáž (je také k dispozici v IS ASAP). Kopii faktury spolu s originálem Žádosti o úhradu fixních nákladů na stáž stážista odešle konzultantovi FDV doporučeně poštou. Kopie faktury spolu s Žádostí o úhradu fixních nákladů na stáž musí být doručena na FDV nejpozději 10 pracovních dní před datem splatnosti faktury. Je-li úhrada nárokována řádně a včas, uhradí Fond dalšího vzdělávání za stážistu poskytovateli stáže náklady na stáž, a to v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“, který je spolufinancován z Operačního programu Vzdělání pro konkurenceschopnost (OP VK). V opačném případě, tj. není-li kopie faktury spolu s Žádostí o úhradu fixních nákladů na stáž doručena stážistou na FDV nejpozději 10 pracovních dní před datem splatnosti faktury, popř.
49
vykazuje-li Žádost o úhradu fixních nákladů na stáž hrubé nedostatky, nemá FDV povinnost fakturu proplatit a náklady na stáž mohou být nárokovány na samotném stážistovi. 10.5
Certifikát
Je-li stáž ukončena řádně a úspěšně, obdrží stážista certifikát o absolvování stáže (Europass). Je-li stáž ukončena předčasně z objektivních důvodů, obdrží stážista certifikát pouze v případě, že odchodil minimálně 90 % hodinové dotace stáže a absolvoval na stáži všechny činnosti dle šablony stáže. Je-li stáž ukončena předčasně z důvodu pochybení stážisty, není certifikát stážistovi vydán. Konzultant FDV zasílá certifikát cca týden před posledním dnem docházky na stáž e-mailem mentorovi stáže. Poskytovatel certifikát doplní, vytiskne a zajistí podpis statutárního zástupce, mentora stáže a stážisty (na 1. a 3. straně certifikátu). Podepsaný certifikát odešle společně s deníkem stážisty a s dokumenty za cestovné a ubytování za poslední měsíc stáže poštou konzultantovi FDV. Certifikát podepsaný ze strany FDV zasílá konzultant po ukončení stáže stážistovi na kontaktní adresu. Podmínkou pro odeslání certifikátu je doručení všech distribučních seznamů (včetně distribučního seznamu za poslední měsíc stáže) konzultantovi FDV.
11
Kontrola realizace stáže
V průběhu procesu realizace stáží probíhají ze strany FDV intenzivní kontrolní mechanismy, které mají zajistit kontrolu plnění cílů projektu. Cílem kontrol realizace stáží je ověřit, zda stáže probíhají v souladu se Smlouvou o zajištění stáže, šablonou a kartou stáže a případně včas identifikovat nedostatky, které by mohly ovlivnit úspěšnou realizaci stáží. Detailní informace o kontrolách jsou k dispozici v Manuálu pro stážistu a poskytovatele stáží: Kontrola realizace stáže (dostupný v IS ASAP). Kontrolní činnost probíhá ve dvou formách:
administrativní kontrola – monitoring dokumentů předkládaných stážistou a mentorem stáže, případně telefonické hovory se stážistou a mentorem stáže;
kontrola na místě – fyzická kontrola stážisty a mentora/poskytovatele stáže v místě výkonu stáže, případně na jiném místě (např. kontrola ubytování stážisty, které je mu v rámci projektu propláceno). Kontroly na místě mohou být předem hlášené i nehlášené, kontrola může proběhnout opakovaně. V průběhu kontroly na místě mohou být kontrolovány výstupy stáže (přímo jejich fyzická podoba, nebo například dokumentované fotografiemi, printscreeny a podobně).
Na základě vyhodnocení výsledků kontrol jsou hrazeny stážistovi výdaje spojené se stáží.
50
Dle časového hlediska se rozlišují tři druhy kontrol:
předběžná kontrola – probíhá před podpisem Smlouvy, jedná se o kombinaci kontroly administrativní a fyzické, která vychází z vyhodnocení vstupních dokumentů předkládaných mentorem a uchazečem o stáž a která zároveň zahrnuje možnost účasti členů realizačního týmu na osobních pohovorech;
průběžná kontrola – probíhá po podpisu Smlouvy a zahájení realizace stáže, jedná se o kombinaci kontroly administrativní a kontroly na místě, vychází z podnětů konzultanta FDV a z vyhodnocení pravidelně dokládaných dokumentů (deníku stážisty apod.);
následná kontrola – probíhá po ukončení realizace stáže na základě předložených dokumentů (např. faktury). Po jejím ukončení budou proplaceny fixní náklady na stáž.
Nejčastějším pochybením při kontrolách realizace stáže je nehlášená absence stážisty v místě výkonu stáže uvedeném v harmonogramu. Absence stážisty musí být vždy předem nahlášena mentorem dané stáže konzultantovi FDV, který absenci musí schválit. Pokud FDV nebyla ze strany poskytovatele sdělena informace o absenci stážisty na stáži, jedná se o porušení ustanovení Smlouvy ze strany poskytovatele i ze strany stážisty (viz kapitola 9.2.2). Pro případy nehlášené kontroly je nutné mít na stáži stále k dispozici výstupy aktivit stážisty, vést evidenci jeho docházky a předložit ji ke kontrole (ideálně, je-li to možné, začlenit stážistu do docházkového systému poskytovatele). Porušení Smlouvy v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ může vést k vyloučení nejen z tohoto projektu, ale také z dalších projektů, jejichž realizátorem je FDV.
12
Odkazy a kontakty
Více informací o projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ je zveřejněno na stránkách projektu www.stazevefirmach.cz. Pro zodpovězení konkrétních dotazů je vyžadováno, aby stážista přednostně kontaktoval přiděleného konzultanta. V případě, že konzultant není ze závažných důvodů dostupný, je možné využít přímého kontaktu s jinými konzultanty FDV:
13
na e-mailu:
[email protected];
na bezplatné informační lince 800 779 977 (dostupná v pracovních dnech od 9 do 16 hod).
Přílohy
Příloha 1 – Deník stážisty Příloha 2 – Deník stážisty – příklad
51
Příloha 3 – Tabulka cestovních dokladů Příloha 4 – Tabulka cestovních dokladů – příklad Příloha 5 – Průvodní list účetního dokladu za ubytování Příloha 6A – Schéma podpisu Smlouvy o zajištění stáže Příloha 6B – Schéma procesu stáží Příloha 7 – Žádost o úhradu fixních nákladů na stáž Příloha 8 – Čestné prohlášení uchazeče
52
Příloha 1
Deník stážisty (rozpis docházky a popis činností) Deník stážisty vyplňuje stážista elektronicky za každý kalendářní měsíc, ve kterém stáž probíhala (i jen částečně). Stážista předá vytištěný a podepsaný deník za daný měsíc mentorovi stáže, a to do 3 pracovních dnů od konce daného měsíce, za který je deník předkládán. Stážista současně vloží deník v elektronické podobě (tj. bez podpisů) do systému ASAP, a to do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, za který je deník předkládán. Mentor zajistí podpis tištěného deníku stážisty statutárním zástupcem (nebo jím pověřenou osobou) a do 3 pracovních dnů od převzetí deníku od stážisty jej zašle konzultantovi FDV spolu s dalšími dokumenty. Základní údaje o stáži: Poskytovatel stáže Název 0 organizace: Mentor Jméno: 0 Stážista Jméno: 0
Vyplní konzultant FDV: 0 Číslo jednací: Číslo stáže: Termín stáže: Konzultant Jméno, příjmení: 0 Schválil konzultant: Datum: Počet hodin nahlášených schválených změn v docházce (+/-):
Název šablony: 0
Poskytovatel garantuje přítomnost stážisty na stáži v čas. intervalu
0
nebo také 0
Do níže uvedené tabulky uveďte Vaši docházku na stáž v daném měsíci. Trvá-li docházka déle než 6 hodin, má stážista povinnost přestávky na jídlo a oddech v délce minimálně 30 minut. Stážista musí každý den docházky absolvovat minimálně 4 hodiny nepřetržité stáže, stáž nesmí trvat déle než 12 hodin (do této délky se nezapočítává přestávka na jídlo a oddech). Stáž může začínat nejdříve v 6:00 hod. a končit nejpozději ve 20:00 hod. (výjimka je možná pouze u směnných provozů). Stážista musí být na stáži každý den přítomen v garantovaném časovém intervalu. POZOR: Docházka se sčítá v rámci měsíce. Počet skutečně odchozených hodin stáže se na konci měsíce musí shodovat s počtem hodin docházky naplánovaným v harmonogramu stáže na daný měsíc. Bude-li stážista v daném měsíci docházet na stáž více hodin, než bylo naplánováno v harmonogramu stáže (aniž by předem nahlásil změnu docházky), docházka nebude ze strany FDV uznána (hodiny se nezapočítají do docházky na stáž a stážista za tyto hodiny neobdrží stravenky). Do docházky se započítávají pouze celé odchozené hodiny v součtu za daný měsíc. V průběhu stáže musí stážista absolvovat všechny činnosti uvedené v šabloně stáže (díl 1.2). leden 2014
místo výkonu stáže
plánovaná docházka dle harmonogramu
čas příchodu (např. 8:02)
čas odchodu (např. 16:49)
přestávka (např. 0:36)
odchozené hodiny
1
st
0
0
0:00
2
čt
0
0
0:00
3
pá
0
0
0:00
4
so
0
0
0:00
5
ne
0
0
0:00
6
po
0
0
0:00
7
út
0
0
0:00
8
st
0
0
0:00
9
čt
0
0
0:00
10
pá
0
0
0:00
11
so
0
0
0:00
12
ne
0
0
0:00
13
po
0
0
0:00
14
út
0
0
0:00
15
st
0
0
0:00
16
čt
0
0
0:00
17
pá
0
0
0:00
18
so
0
0
0:00
19
ne
0
0
0:00
20
po
0
0
0:00
21
út
0
0
0:00
22
st
0
0
0:00
23
čt
0
0
0:00
24
pá
0
0
0:00
25
so
0
0
0:00
26
ne
0
0
0:00
27
po
0
0
0:00
28
út
0
0
0:00
29
st
0
0
0:00
30
čt
0
0
0:00
31
pá
0
0
0:00
Celkem naplánovaných hodin docházky v daném měsíci (dle harmonogramu): Celkem skutečně odchozených hodin stáže:
Podpis statutárního zástupce:
popis konkrétních činností vykonávaných na stáži
písmeno označující činnost v dílu 1.2. šablony stáže
vysvětlení změn docházky oproti harmonogramu, případně další poznámky
Stážista obdrží stravenky za počet celých hodin stáže, který skutečně odchodil v souladu s harmonogramem stáže, případně mimo plánovanou docházku, pokud tuto změnu předem schválil konzultant FDV. Stravné bude proplaceno maximálně do výše nároku uvedeného ve Smlouvě o zajištění stáže.
0 0:00 Datum:
Na základě řádně realizované docházky na stáž v daném měsíci stážista tímto v rámci projektu Stáže ve firmách – vzdělávání praxí (registrační číslo CZ.1.07/3.1.00/41.0001) žádá Fond dalšího vzdělávání o budoucí úhradu poměrné částky fixních nákladů na stáž za výše uvedený měsíc v rozsahu vykázaných odchozených hodin stáže. Stážista žádá, aby úhrada byla zaslána na účet poskytovatele stáže po ukončení stáže.
Podpis stážisty:
Datum:
Vyplní finanční manažer FDV: Počet hodin docházky, za které budou stážistovi vyplaceny stravenky: Počet neuznaných hodin docházky: Odůvodnění: nenahlášené změny v docházce jiný důvod: Schválil finanční manažer: Datum:
Fond dalšího vzdělávání, Na Maninách 20, 170 00 Praha 7, Tel.: 277 277 070, http://fdv.mpsv.cz IČO: 00405698, č. účtu: 33531641/0100
Příloha 2
Příloha 3
Tabulka cestovních dokladů Tabulka cestovních dokladů slouží k přehledné organizaci a celkové kompletaci cestovních dokladů. Cestovní doklady stážista průběžně připevňuje za roh sešívačkou (tak, aby nedošlo k zakrytí obsahu jízdenky) nebo lepí lepidlem do příslušného pole k danému datu. Doklady NESMÍ být přeložené a NESMÍ se překrývat. Vyplněnou tabulku cestovních dokladů stážista předá do 3 pracovních dnů od konce předchozího kalendářního měsíce mentorovi stáže, který ji odešle do 3 pracovních dnů od převzetí na FDV spolu s dalšími dokumenty. Stránku pro organizaci cestovních dokladů si stážista vytiskne (kopíruje) tolikrát, kolikrát ji pro evidenci cestovních dokladů za aktuální kalendářní měsíc potřebuje. Zakoupil-li stážista časovou jízdenku/časový kupon na veřejnou dopravu, připevňuje do tabulky také originál dokladu o zaplacení. Jedná-li se o personifikovaný cestovní doklad, dokládá stážista také kopii průkazu/karty. Doklad o zaplacení musí být v takovém případě vystaven na jméno stážisty, popř. musí být jinak prokázáno, že zakoupený kupon náleží stážistovi (více viz Manuál pro stážistu). Vyplní stážista:
STÁŽISTA Jméno, příjmení, titul: Číslo stáže:
CESTOVNÍ DOKLADY Cestovní doklady za období: Celková hodnota přiložených cestovních dokladů: Stážista nárokuje k proplacení:
Podpis stážisty: Datum: V případě nezletilosti stážisty bude uvedeno jméno a podpis zákonného zástupce stážisty. Jméno a podpis zákonného zástupce: Datum: Vyplní FDV: Číslo jednací: Schválil konzultant:
Schválil finanční manažer: Datum:
Datum:
Poznámky:
Poznámky:
Celkem k proplacení (schválil FM): Fond dalšího vzdělávání, Na Maninách 20, 170 00 Praha 7, Tel.: 277 277 070, http://fdv.mpsv.cz IČO: 00405698, č. účtu: 33531641/0100
Datum
Cesta na stáž (popř. zpáteční jízdenka)
Cesta ze stáže
4
R
O
VZ
R
O
VZ
Příloha 5 Průvodní list účetního dokladu za ubytování Originál účetního dokladu za ubytování předává stážista spolu s průvodním listem účetního dokladu za ubytování do 3 pracovních dnů od konce daného kalendářního měsíce mentorovi stáže, který zašle originál účetního dokladu i průvodní list účetního dokladu za ubytování do 3 pracovních dnů od převzetí od stážisty konzultantovi FDV spolu s dalšími dokumenty. V případě předkládání více dokladů musí být doklady seřazené chronologicky (od nejstaršího po nejnovější doklad) a s průvodním listem účetního dokladu za ubytování sešité sešívačkou. Vyplní stážista:
STÁŽISTA Jméno, příjmení, titul: Číslo stáže: UBYTOVÁNÍ Ubytování za období: Přílohy:
Číslo originálu účetního dokladu za ubytování
Výše dokladu v Kč
Celková výše účetních dokladů:
Podpis stážisty: Datum: V případě nezletilosti stážisty bude uvedeno jméno a podpis zákonného zástupce stážisty. Podpis zákonného zástupce: Datum: Vyplní FDV: Číslo jednací: Schválil konzultant:
Schválil finanční manažer: Datum:
Datum:
Poznámky:
Poznámky:
Výše uznaných nákladů: Fond dalšího vzdělávání, Na Maninách 20, 170 00 Praha 7, Tel.: 277 277 070, http://fdv.mpsv.cz IČO: 00405698, DIČ: CZ00405698, č. účtu: 33531641/0100
Příloha 6A Stážista (uchazeč o stáž)
Konzultant FDV
Poskytovatel stáže
Schéma podpisu Smlouvy o zajištění stáže Konzultant FDV pošle stážistovi (uchazeči) dotazník pro uchazeče o stáž, který obsahuje: - žádost o zaslání skenu občanského průkazu - informace o ubytování a cestovném - žádost o zaslání čísla účtu. Konzultant FDV současně kontaktuje poskytovatele stáže a požádá ho o: - vložení harmonogramu stáže do 2 pracovních dnů do IS ASAP - vložení pojistné smlouvy (pojištění třetích osob) do IS ASAP - potvrzení kontaktní osoby a mentora - kontrolu, zda nedošlo k přečerpání limitu podpory malého rozsahu (de-minimis). Poskytovatel stáže kontaktuje stážistu za účelem domluvení závazného harmonogramu stáže (tzn. rozpis docházky na stáž). Poté vloží harmonogram spolu s dalšími dokumenty do systému ASAP.
Stážista (uchazeč) pošle e-mailem konzultantovi FDV ve lhůtě 2 pracovních dnů elektronicky vyplněný dotazník pro uchazeče o stáž spolu se skenem občanského průkazu.
Stážista (uchazeč) domlouvá s poskytovatelem stáže harmonogram stáže. Konzultant FDV připraví Smlouvu o zajištění stáže. Dokument pošle jako PDF e-mailem poskytovateli stáže. Stážista (uchazeč) je pozván na schůzku k podpisu Smlouvy do pracoviště poskytovatele.
Poskytovatel stáže 3 x tiskne Smlouvu o zajištění stáže, kontaktuje stážistu a domluví s ním schůzku k podpisu Smlouvy.
Poskytovatel a stážista (uchazeč): - podepíší Smlouvu o zajištění stáže - potvrdí si podle harmonogramu přesné datum nástupu stážisty na stáž. Poskytovatel stáže zasílá všechny 3 originály smlouvy doporučeně poštou konzultantovi FDV.
Konzultant FDV: - zajistí podpis Smlouvy ze strany FDV - zanáší poskytovatele do registru de-minimis - odesílá po jednom originálu Smlouvy doporučeně poštou poskytovateli stáže i stážistovi.
Stážista (uchazeč) obdrží doporučeně poštou originál podepsané Smlouvy o zajištění stáže.
Poskytovatel stáže obdrží doporučeně poštou originál podepsané Smlouvy o zajištění stáže.
Příloha 6B Termín
Stážista
Konzultant FDV
Poskytovatel stáže
Schéma procesu stáží Zahájení stáže
1. den nástupu na stáž
Stážista nastoupí na stáž. Podle harmonogramu může zahájit docházku na stáž kterýkoliv den na začátku měsíce, oficiálně jsou však stáže zahajovány pouze 1. nebo 15. den v měsíci.
nejpozději 1. den nástupu na stáž
Pokud je pracoviště poskytovatele zařazeno mezi riziková pracoviště, musí stážista nejpozději 1. den nástupu na stáž absolvovat vstupní zdravotní prohlídku.
do 7 pracovních dnů od zahájení stáže
VSTUPNÍ EVALUAČNÍ DOTAZNÍK Stážista vyplní do 7 pracovních dnů od zahájení stáže vstupní evaluační dotazník, který je dostupný on-line na http://dotaznik.stazevefirmach.cz.
VSTUPNÍ EVALUAČNÍ DOTAZNÍK Mentor stáže vyplní do 7 pracovních dnů od zahájení stáže vstupní evaluační dotazník, který je dostupný on-line na http://dotaznik.stazevefirmach.cz.
Probíhající stáž - činnosti opakující se denně
každý den stáže
DENÍK STÁŽISTY Každý den stáže stážista vyplní do deníku stážisty docházku na stáž (čas příchodu, čas odchodu, délku přestávky na oběd). Ke každému dni docházky také uvede popis vykonávaných činností v daném dni. TABULKA CESTOVNÍCH DOKLADŮ Každý den stáže stážista připevní cestovní doklady, jejichž proplacení bude nárokovat, do tabulky cestovních dokladů.
Probíhající stáž - po prvním měsíci (myšleno 30 dnech) stáže
do 3 pracovních dnů od uplynutí prvního měsíce (30 dní) stáže
PRŮBĚŽNÝ EVALUAČNÍ DOTAZNÍK Do 3 pracovních dnů od uplynutí prvního měsíce (30 dní) stáže vyplní stážista průběžný evaluační dotazník, který je dostupný on-line na http://dotaznik.stazevefirmach.cz.
PRŮBĚŽNÝ EVALUAČNÍ DOTAZNÍK Do 3 pracovních dnů od uplynutí prvního měsíce (30 dní) stáže mentor stáže vyplní průběžný evaluační dotazník, který je dostupný on-line na http://dotaznik.stazevefirmach.cz.
Probíhající stáž - činnosti opakující se v průběhu měsíce (s výjimkou prvního a posledního)
v průběhu měsíce
Dodavatel stravenek na základě dat poskytnutých FDV zašle poskytovateli stáže pro stážistu stravenky.
STRAVENKY Stážista převezme po kontrole od poskytovatele stáže stravenky za daný kalendářní měsíc. Převzetí potvrdí svým podpisem na distribučním seznamu, který je následně zaslán na FDV.
STRAVENKY Na základě řádně vyplněné docházky stážisty jsou poskytovateli stáže pro stážistu dodavatelem doručeny stravenky za minulý kalendářní měsíc, ve kterém stáž probíhala. Poskytovatel stravenky předá stážistovi oproti jeho podpisu distribučního seznamu, který je následně zaslán na FDV.
Probíhající stáž - činnosti opakující se na konci kalendářního měsíce na konci kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala
FAKTURA ZA UBYTOVÁNÍ Na konci každého kalendářního měsíce si stážista vyžádá od poskytovatele ubytování fakturu (účetní doklad) za ubytování. DENÍK STÁŽISTY Do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala, stážista překontroluje, zda je řádně vyplněný deník stážisty (rozpis docházky a popis činností). Elektronicky vyplněný deník stážista vloží do systému ASAP.
do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce
Konzultant FDV zkontroluje elektronicky vyplněný deník v systému ASAP. S jeho schválením vyčká na dodání tištěného deníku (nutná kontrola souladu). DENÍK STÁŽISTY Stážista deník vytiskne, opatří ho svým podpisem a předá ho do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala, mentorovi stáže.
TABULKA CESTOVNÍCH DOKLADŮ Do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala, stážista překontroluje, zda je řádně vyplněná tabulka cestovních dokladů. Tento dokument opatří svým podpisem a předá ho mentorovi stáže.
do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce
DOKUMENTY K ODESLÁNÍ NA FDV Mentor od stážisty do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala, převezme tyto dokumenty: - deník stážisty - tabulku cestovních dokladů - fakturu za ubytování včetně průvodního listu - je-li pracoviště poskytovatele zařazeno do ketagorie rizikových prací, předává stážista v prvním měsíci stáže také průvodní list účetního dokladu za zdravotní prohlídku spolu s originálem dokladu. Mentor zajistí podpis statutárního zástupce na deníku stážisty.
FAKTURA ZA UBYTOVÁNÍ Do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce stážista vyplní průvodní list účetního dokladu za ubytování a spolu s originálem faktury ho odevzdá mentorovi stáže.
Všechny výše uvedené dokumenty spolu se stážistou podepsaným distribučním seznamem odešle mentor/poskytovatel stáže doporučeně poštou FDV. Učiní takto nejpozději do 3 pracovních dnů od převzetí dokumentů od stážisty. Konzultant FDV zkontroluje deník stážisty. Podle počtu odchozených hodin stáže přizná stážistovi nárok na stravenky, přidělené v následujícím měsíci za daný kalendářní měsíc. Podle popisu činností vyhodnotí, zda stáž probíhá v souladu se šablonou a kartou stáže. Dále konzultant zkontroluje: - tabulku cestovních dokladů - fakturu za ubytování s průvodním listem. Na základě doložených dokladů budou stážistovi náklady na ubytování a cestovné proplaceny.
do 30 pracovních dnů od doručení podkladů FDV
Stážistovi jsou proplaceny náklady na ubytování a cestovné na bankovní účet.
Dodavatel stravenek zašle na základě dat poskytnutých FDV poskytovateli stáže pro stážistu stravenky.
Ukončení stáže týden před posledním dnem docházky na stáž
Konzultant FDV vyplní certifikát o absolvování stáže a pošle jej v PDF e-mailem poskytovateli. Poskytovatel stáže certifikát vytiskne a zajistí potřebné podpisy (mentor, statutární zástupce, stážista). Uchová jej pro další kroky. Stážista podepíše certifikát.
do 3 pracovních dnů od posledního dne docházky na stáž
ZÁVĚREČNÝ EVALUAČNÍ DOTAZNÍK Stážista do 3 pracovních dnů od ukončení stáže vyplní závěrečný evaluační dotazník, který je dostupný na http://dotaznik.stazevefirmach.cz.
ZÁVĚREČNÝ EVALUAČNÍ DOTAZNÍK Poskytovatel stáže do 3 pracovních dnů od ukončení stáže vyplní závěrečný evaluační dotazník, který je dostupný na http://dotaznik.stazevefirmach.cz.
Kontrola stáže a proplacení fixních nákladů na stáž Je-li realizovaná stáž ukončena řádně, kontaktuje konzultant FDV poskytovatele s výzvou o vystavení faktury za fixní náklady na stáž.
lhůta pro kontrolu dokumentů ze strany KZ je 14 pracovních dnů
FAKTURA ZA FIXNÍ NÁKLADY NA STÁŽ Poskytovatel vystaví stážistovi fakturu za fixní náklady na stáž: - stážistovi je zaslán/předán originál a prostá kopie faktury a prázdný formulář „Žádost o úhradu fixních nákladů na stáž“.
ŽÁDOST O ÚHRADU FIXNÍCH NÁKLADŮ NA STÁŽ Stážista po obdržení faktury: - vyplní žádost o úhradu fixních nákladů na stáž - kopii faktury spolu s žádostí odešle konzultantovi FDV doporučeně poštou tak, aby byly dokumenty doručeny na FDV nejpozději 10 pracovních dní před datem splatnosti faktury. Je-li úhrada nárokována řádně a včas: - FDV uhradí za stážistu poskytovateli stáže náklady na stáž - konzultant FDV odešle stážistovi certifikát o úspěšně realizované stáži.
Stážista obdrží certifikát.
Poskytovateli je uhrazena faktura za fixní náklady na stáž.
Příloha 7
Fond dalšího vzdělávání Na Maninách 20 Praha 7, 170 00 IČ: 00405698
Žádost o úhradu fixních nákladů na stáž Na základě úspěšné realizace stáže v projektu Stáže ve firmách – vzdělávání praxí, registrační číslo CZ.1.07/3.1.00/41.0001, Vás žádám o úhradu fixních nákladů na stáž. Žádám, aby tato úhrada byla zaslána na účet poskytovatele stáže. Vyplní stážista: Číslo stáže: STÁŽISTA Jméno, příjmení, titul: Číslo občanského průkazu: POSKYTOVATEL STÁŽE Jméno (firma): FAKTURA NA NÁKLADY STÁŽE VYSTAVENÁ POSKYTOVATELEM STÁŽE Číslo faktury: Výše faktury: Přílohy: Kopie faktury za fixní náklady na stáž č.: Datum: Podpis stážisty (v případě nezletilosti stážisty bude uvedeno jméno a podpis zákonného zástupce stážisty):
Vyplní FDV: Zkontroloval konzultant (datum a podpis): Vyplní finanční manažer FDV: Číslo jednací: Schválil: Datum: Poznámky:
Fond dalšího vzdělávání, Na Maninách 20, 170 00 Praha 7, Tel.: 277 277 070, http://fdv.mpsv.cz IČO: 00405698, č. účtu: 33531641/0100
Příloha 8
Čestné prohlášení uchazeče Já ………………………………………………………………, datum narození ……………………….., bytem ……………………………………………………., tímto čestně prohlašuji, že mnou níže uvedené skutečnosti jsou přesné, pravdivé, úplné a aktuální. Jsem si vědom/a toho, že pokud by mnou uvedené informace v tomto čestném prohlášení byly nepravdivé, budu čelit všem z toho vyplývajícím právním následkům. Čestně prohlašuji, že: (v tabulce prosím zaškrtněte křížkem všechny skutečnosti, které se vztahují k Vaší osobě)
☐
jsem občanem České republiky
☐
jsem osoba s trvalým pobytem na území České republiky
☐
jsem osoba s trvalým bydlištěm na území Hlavního města Praha
☐
jsem osoba samostatně výdělečně činná (OSVČ)
☐
jsem osoba se statusem studenta (dle zákona č. 117/1995 Sb.)
☐
jsem matka na mateřské dovolené
☐
jsem rodič na rodičovské dovolené
☐
jsem evidován/a na Úřadu práce ČR
☐
jsem držitelem/držitelkou průkazu mimořádných výhod ZTP nebo ZTP/P
☐
jsem osoba pečující o osobu blízkou
☐
jsem nezletilá osoba
☐
jsem zaměstnaná osoba (tj. osoba mající zájem o kariérní vzdělávání) jsem dosud neabsolvoval/a stáž v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“
☐
Pokud v tuto chvíli víte, že dojde ke změně některé z těchto skutečností, informujte nás o tom zde:
Prohlašuji, že mám přístup k účtu v IS ASAP, do kterého jsem se v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ zaregistroval/a pod e-mailem …………………………………………...... a současně, že mám přístup do této e-mailové schránky a její obsah pravidelně kontroluji. Dále podpisem tohoto čestného prohlášení potvrzuji, že jsem se seznámil/a s Všeobecnými podmínkami IS ASAP a s aktuálním zněním Manuálu pro stážistu. V ………………………………… dne ………………………… .................................. podpis
