MANUÁL PRO STÁŽISTU v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí 2“
Fond dalšího vzdělávání Na Maninách 20, 170 00 Praha 7 Tel.: 277 277 070, http://fdv.mpsv.cz IČO: 00405698, č. účtu: 33531641/0100
Manuál pro stážistu byl vytvořen v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí 2“, registrační číslo CZ.1.07/3.1.00/49.0001, který je spolufinancován z fondů EU – z Operačního programu Vzdělávání pro konkurenceschopnost. Autor: Fond dalšího vzdělávání, příspěvková organizace Ministerstva práce a sociálních věcí Verze: 1.0 Účinnost od: 11. 9. 2014 Platnost od: 11. 9. 2014 Schválila: PhDr. Kateřina Šímová, hlavní manažer projektu Datum vydání: 11. 9. 2014
2
Obsah
1
Úvod ................................................................................................................................ 5
2
Základní informace pro stážisty ....................................................................................... 6 2.1
3
4
Uchazeč o stáž/stážista ............................................................................................. 6
2.1.1
Definice žáka a studenta ...................................................................................... 8
2.1.2
Uchazeč o zaměstnání......................................................................................... 9
2.2
Výhody plynoucí z účasti v projektu ......................................................................... 10
2.3
Upozornění pro stážistu ........................................................................................... 10
2.4
Regionální pracoviště projektu ................................................................................. 10
Stručný popis průběhu realizace stáží ........................................................................... 11 3.1
Klíčové pojmy .......................................................................................................... 11
3.2
Zapojení do projektu ................................................................................................ 13
3.3
Stáž – základní informace ........................................................................................ 15
3.4
Služební cesty/pochůzky na stáži ............................................................................ 17
3.5
Evaluace (hodnocení) průběhu stáže ....................................................................... 17
Proplácení přímé podpory stážisty (stravné, cestovné, ubytování, příp. další výdaje) .... 18 4.1
Stravné .................................................................................................................... 20
4.1.1
Nárok na proplácení stravného .......................................................................... 20
4.1.2
Předání stravenek stážistovi, distribuční seznam ............................................... 20
4.1.3
Podmínky proplácení stravného – deník ............................................................ 21
4.2
Cestovné ................................................................................................................. 25
4.2.1
4.2.1.1
Soukromé vozidlo ......................................................................................... 26
4.2.1.2
Veřejná doprava ........................................................................................... 26
4.2.2 4.3
5
Podmínky proplácení cestovného – tabulka cestovních dokladů ........................ 27
Ubytování ................................................................................................................ 29
4.3.1
Nárok na proplácení ubytování .......................................................................... 29
4.3.2
Podmínky proplácení ubytování – originál účet. dokladu s průvodním listem ..... 30
Registrace do projektu ................................................................................................... 31 5.1
6
Nárok na proplácení cestovného ........................................................................ 25
Registrační formulář v IS ASAP ............................................................................... 32
Přihlášení na stáž .......................................................................................................... 33
3
6.1
Vyplnění profilu uchazeče o stáž.............................................................................. 33
6.2
Přihlášení ke kartě ................................................................................................... 36
6.3
Uchazeč o stáž je přihlášen ke kartě ........................................................................ 37
6.4
Osobní pohovor ....................................................................................................... 38
Stážista je vybrán na stáž .............................................................................................. 39
7
7.1
Harmonogram stáže ................................................................................................ 40
7.2
Podpis Smlouvy ....................................................................................................... 41
Probíhající stáž .............................................................................................................. 42
8
Zahájení stáže ......................................................................................................... 43
8.1
8.1.1
Vstupní zdravotní prohlídka, očkování................................................................ 43
8.1.2
Vstupní evaluační dotazník ................................................................................ 44
Změny v průběhu realizace stáže ............................................................................ 45
8.2
Změny v docházce na stáž................................................................................. 45
8.2.1
8.2.1.1
Změny v docházce ze strany stážisty ........................................................... 46
8.2.1.2
Změny v docházce ze strany mentora .......................................................... 47
Přehled administrativních povinností prováděných stážistou.................................... 47
8.3
Závěrečná fáze stáže .................................................................................................... 48
9
9.1
Způsoby ukončení stáže .......................................................................................... 48
9.2
Závěrečný evaluační dotazník ................................................................................. 50
9.3
Dokumenty za poslední měsíc stáže, vyhodnocení realizace stáže ......................... 50
9.4
Úhrada fixních nákladů na stáž ................................................................................ 51
9.5
Certifikát .................................................................................................................. 51
10
Kontrola realizace stáže.............................................................................................. 52
10.1
Typy kontrol .......................................................................................................... 52
10.1.1
Administrativní kontrola ................................................................................... 52
10.1.2
Kontrola na místě ............................................................................................ 53
10.2
Výsledek kontroly .................................................................................................. 55
10.3
Předkládané dokumenty a jejich uchovávání ........................................................ 56
11
Odkazy a kontakty ...................................................................................................... 56
12
Přílohy ........................................................................................................................ 57
4
1
Úvod
Cílem tohoto manuálu je seznámit uchazeče o stáž/stážisty s realizací a pravidly projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí 2“, reg. č. CZ.1.07/3.1.00/49.0001, krok za krokem: od základních pojmů a ustanovení, přes registraci do informačního systému ASAP (Agendový systém aktivit projektu, dále jen „IS ASAP“)1 a průběh stáže až po její ukončení. Projekt „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí 2“ zprostředkovává odborné stáže, jejichž cílem je poskytnout stážistům praktické vzdělání. Projekt „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí 2“ (dále také jako „projekt“ nebo „Stáže ve firmách 2“) je spolufinancován z fondů EU – z Operačního programu Vzdělávání pro konkurenceschopnost. Je realizován na základě právního aktu ze dne 29. 8. 2014 od 1. 8. 2014 do 30. 6. 2015 a jeho hlavním cílem je rozšíření systému poskytování stáží nastaveného projektem „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ (dále také jako „Stáže ve firmách 1“) o nové inovativní systémové prvky. Dojde tak k posílení stáží jako jednoho ze způsobů dalšího individuálního profesního vzdělávání obyvatel České republiky. V rámci projektu se předpokládá uzavření minimálně 900 Smluv o zajištění stáže (dále jen „Smlouva“). Realizátorem projektu je Fond dalšího vzdělávání (dále jen „FDV“), příspěvková organizace Ministerstva práce a sociálních věcí ČR2. Protože se jedná o pilotní projekt, jehož cílem je rozšířit systém poskytování stáží o nové inovativní prvky, jsou veškeré dokumenty, které s realizací projektu souvisí (manuály, metodické pokyny, prohlášení FDV, formuláře, pravidla související se zapojením do projektu apod.), průběžně aktualizovány. Aktuální dokumenty a informace jsou vždy k dispozici na webových stránkách projektu (www.stazevefirmach.cz), které je nutné pravidelně sledovat a řídit se jimi. O zásadních změnách jsou účastníkům projektu v případě zájmu zasílány informace na jejich e-mailové adresy. Z tohoto důvodu je nezbytné, aby měl uchazeč o stáž/stážista možnost přístupu k internetu. Uchazečům o stáž budou v průběhu projektu k dispozici také regionální pracoviště projektu v krajských městech ČR. Podrobné a aktuální informace o regionálních pracovištích (adresy, kontakty) jsou průběžně dostupné na webových stránkách projektu (www.stazevefirmach.cz). O činnosti regionálních pracovišť pojednává více kapitola 2.4 tohoto manuálu. Úplné a závazné informace o projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí 2“ jsou k dispozici výhradně na oficiálních webových stránkách www.stazevefirmach.cz nebo u pracovníků FDV. Základní informace o projektu mohou poskytovat také pracovníci poboček Úřadu práce ČR (dále jen „úřad práce“). Pracovníci FDV informují veřejnost o projektu prostřednictvím e-mailových adres:
[email protected],
[email protected],
[email protected] či z emailových adres jednotlivých pracovníků FDV, které jsou vždy ve formátu
[email protected], případně
[email protected]. IS ASAP byl vytvořen jako komunikační platforma pro účely projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“. Slouží k propojení cílové skupiny (stážistů), poskytovatelů stáží a Fondu dalšího vzdělávání. 2 FDV je registrován na Úřadu pro ochranu osobních údajů pod číslem registrace: 00005666. 1
5
Pouze sdělení obdržená z uvedených oficiálních e-mailových adres jsou relevantní a závazná. Informace poskytnuté z jiných zdrojů nemusí být důvěryhodné. Informace o projektu podávané pracovníky FDV a úřadem práce jsou zdarma. FDV se distancuje od všech forem úplatného poskytování administrativních služeb a informací o projektu. Bližší informace o projektu je možné obdržet také na infolince3 – 601 384 844, která je v provozu v pracovní dny od 9 do 16 hodin. FDV si vyhrazuje právo pořizovat zvukový záznam z telefonických hovorů mezi pracovníky FDV a účastníky projektu za účelem zjištění zpětné vazby na realizaci jednotlivých stáží a projektu.
2 Základní informace pro stážisty Uchazeč o stáž/stážista
2.1
Uchazečem o stáž/stážistou se může stát pouze plně svéprávná, zletilá osoba s trvalým pobytem na území České republiky mimo území hl. m. Prahy4 (platí po celou dobu trvání stáže), a zároveň v době přihlášení na stáž, tj. ke kartě stáže (dále jen „karta“) splňuje zařazení alespoň do jedné z těchto kategorií:
osoby ve věkové kategorii 50+; osoby ve věkové kategorii 40+ (pouze v případě, že se jedná o osoby ohrožené nezaměstnaností); osoby zapojené na trhu práce pouze na základě dohod konaných mimo pracovní poměr (dohoda o pracovní činnosti, dohoda o provedení práce); osoby po mateřské/rodičovské dovolené připravující se na vstup na trh práce; osoby evidované jako uchazeči o zaměstnání na úřadu práce déle než tři měsíce (podmínka délky evidence se nevztahuje na absolventy a osoby, které předčasně opustily systém vzdělávání bez řádného zakončení studia, po prvním vstupu na trh práce); osoby nezaměstnané déle než tři měsíce, které nejsou evidované jako uchazeči o zaměstnání na úřadu práce (podmínka délky nezaměstnanosti se nevztahuje na absolventy a osoby, které předčasně opustily systém vzdělávání bez řádného zakončení studia, po prvním vstupu na trh práce); pedagogičtí pracovníci středních škol, kteří vyučují odborné předměty (pro tuto specifickou cílovou skupinu uchazečů o stáž/stážistů bude v průběhu projektu vydána samostatná metodika).
Osoba ve věkové kategorii 40+ (pouze v případě, že se jedná o osobu ohroženou nezaměstnaností, např. osoba ve výpovědní době apod.) nebo ve věkové kategorii 50+ se
3 4
Infolinka projektu je zpoplatněna podle běžného tarifu Vašeho telefonního operátora. Toto omezení vyplývá z pravidel Operačního programu Vzdělávání pro konkurenceschopnost.
6
může do projektu zapojit bez ohledu na svůj ekonomický status, tzn., že se může jednat i o osobu zaměstnanou (tj. osoba mající zájem o kariérní vzdělávání). Uchazečem o stáž/stážistou se může stát také absolvent (případně osoba, která předčasně opustila systém vzdělávání bez řádného zakončení studia) po prvním vstupu na trh práce, a to v případě, že je evidován jako uchazeč o zaměstnání na úřadu práce, případně je osobou nezaměstnanou a není v evidenci úřadu práce. Za absolventa je považována osoba nejdéle po dobu dvou let od ukončení studia. Na tyto osoby se délka doby evidence na úřadu práce/nezaměstnanosti nevztahuje. Osoba se zdravotním postižením (OZP) nebo osoba zdravotně znevýhodněná (OZZ) může být uchazečem o stáž/stážistou v případě, že zároveň splňuje zařazení do jedné z kategorií uvedených výše. Doloží-li uchazeč o stáž doklad o požadovaném vzdělání, u kterého vzniká povinnost dle zákona č. 561/2004 Sb., školský zákon, ve znění pozdějších předpisů, doložit osvědčení o uznání rovnocennosti zahraničního vysvědčení v ČR nebo rozhodnutí o uznání platnosti zahraničního vysvědčení v ČR (tzv. nostrifikace), je uchazeč o stáž rovněž povinen toto osvědčení nebo rozhodnutí doložit. Tento doklad je nutné doložit také v případě, že uchazeč o stáž absolvoval daný stupeň vzdělání v České republice, ale vzdělávací instituce, která mu doklad o dosaženém vzdělávání vydala, není akreditována MŠMT (např. pobočky zahraničních univerzit).
Uchazečem o stáž/stážistou nesmí být:
osoba nezletilá; osoba nesvéprávná; osoba s trvalým pobytem na území hl. m. Prahy; osoba samostatně výdělečně činná (dále jen „OSVČ“) – je-li uchazeč o stáž OSVČ dle § 9 zákona č. 155/1995 Sb., o důchodovém pojištění, ve znění pozdějších předpisů, musí si živnostenské oprávnění před přihlášením ke kartě přerušit, příp. ukončit a tuto skutečnost doložit (obnovení živnostenského oprávnění je následně možné až po ukončení realizace stáže, více viz níže); osoba na mateřské dovolené; osoba pobírající starobní důchod; osoba, která je žákem nebo studentem, více viz kapitola 2.1.1); osoba, která již v rámci projektů „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ a „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí 2“ stáž absolvovala a získala certifikát o absolvování stáže (dále jen „certifikát“)5; osoba, která byla v posledních 5 letech zaměstnancem poskytovatele stáže (platí pro pracovněprávní vztah na základě pracovní smlouvy i pro dohodu o provedení práce a dohodu o pracovní činnosti);
Výjimkou jsou případy, kdy byla první stáž předčasně ukončena z důvodu překážek/pochybení na straně poskytovatele stáže (za předpokladu, že stáž probíhala ze strany stážisty řádně) nebo z objektivních důvodů na straně stážisty, pokud důvody pro předčasné ukončení stáže pominuly, a stážista nezískal certifikát. Stážista se v takovém případě může přihlásit na novou stáž. Tyto případy vždy posuzuje FDV. 5
7
osoba, která je ve vztahu k osobě mentora stáže (dále jen „mentor“) osobou blízkou (tj. existuje mezi nimi např. manželský/partnerský vztah, příbuzenský vztah v přímé linii nebo obdobný vztah) dle § 22 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů; osoba, která je v pracovněprávním vztahu s FDV v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí 2“ (platí pro pracovněprávní vztah na základě pracovní smlouvy, dohodu o pracovní činnosti i dohodu o provedení práce); osoba, která byla vyloučena z projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ či projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí 2“ či jiného projektu realizovaného FDV z důvodu porušení podmínek uvedených projektů; další obdobné případy, ve kterých by nebyl zachován základní princip projektu, tj. poskytnout praxi „externímu“ uchazeči o stáž (bude posuzováno individuálně).
Uchazeči o stáž je před přihlášením ke kartě doporučeno ověřit si, že není veden v živnostenském rejstříku. Pro ověření může uchazeč o stáž využít např. webovou stránku www.rzp.cz. Pokud má uchazeč o stáž v živnostenském rejstříku vedené platné živnostenské oprávnění, musí být živnostenské oprávnění v době přihlašování ke kartě ukončeno či přerušeno, a to na celou dobu trvání realizace stáže. Tuto skutečnost doloží uchazeč o stáž veřejnou listinou o dané skutečnosti (potvrzení vydává např. ČSSZ, její součásti, Živnostenské úřady/odbory obcí apod.). Toto potvrzení nesmí být s datem starším než 3 měsíce. Obnovení živnostenského oprávnění je možné až po ukončení realizace stáže (obnovení živnostenského oprávnění v době realizace stáže není přípustné – stáž by v takovém případě nemohla být řádně dokončena, viz níže).
Dojde-li v průběhu realizace stáže ke změně výše uvedených podmínek, za kterých se uchazeč o stáž/stážista nemůže zapojit do projektu (tedy např. získá-li stážista trvalý pobyt v Praze apod. – tzv. objektivní důvody), je stážista povinen o této změně neprodleně informovat svého konzultanta FDV. Stáž není možné v tomto případě řádně dokončit. Neoznámení takové skutečnosti je považováno za porušení pravidel projektu, na jehož základě může být uchazeč o stáž vyloučen z projektu. Stáž v rámci projektu Stáže ve firmách 2 může absolvovat také stážista, který absolvoval stáž v rámci projektu „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání“ nebo „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání 2“, a to po ukončení realizace stáže v rámci těchto projektů. Uchazeč o stáž musí rovněž splňovat podmínky pro cílovou skupinu projektu Stáže ve firmách 2 uvedené výše.
2.1.1 Definice žáka a studenta Uchazečem o stáž/stážistou se nemůže stát osoba, která je žákem nebo studentem dle zákona č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (školský zákon), ve znění pozdějších předpisů, nebo studentem dle zákona č. 111/1998 Sb., o vysokých školách a o změně a doplnění dalších zákonů (zákon o vysokých školách), ve znění pozdějších předpisů. Kompletní výčet osob je tak uveden ve zmíněných zákonech a níže jsou uvedeny nejčastější varianty:
8
Žák střední školy:
se stává žákem 1. dnem školního roku, popř. dnem uvedeným v rozhodnutí o přijetí ke studiu na střední škole; přestává být žákem den po úspěšném vykonání závěrečné zkoušky (nevykonal-li závěrečnou zkoušku v řádném termínu, přestává být žákem 30. června roku, v němž měl vzdělávání řádně ukončit).
Student vyšší odborné školy:
se stává studentem dnem zápisu ke studiu na vyšší odborné škole; přestává být studentem den po úspěšném vykonání absolutoria (nevykonal-li absolutorium v řádném termínu, přestává být studentem 30. června roku, v němž měl vzdělávání řádně ukončit, výjimkou jsou vzdělávací programy v délce 3,5 roku – zde je datum stanoveno na 31. ledna roku, v němž měl student vzdělávání řádně ukončit).
Student vysoké školy:
se stává studentem dnem zápisu ke studiu na vysoké škole; přestává být studentem v den, kdy byla vykonána státní zkouška předepsaná na závěr studia nebo její poslední část.
V době přerušení studia na střední škole/vyšší odborné škole/vysoké škole není osoba nadále žákem/studentem této školy (stává se jím až dnem opětovného zápisu do studia). Za žáka/studenta jsou dle výše uvedených zákonů považovány osoby jak v prezenční, distanční i kombinované formě studia.
2.1.2 Uchazeč o zaměstnání Stane-li se stážistou uchazeč o zaměstnání evidovaný na úřadu práce, je třeba, aby neprodleně oznámil svoji účast v projektu své zprostředkovatelce. Uchazeč o stáž informuje zprostředkovatelku o tom, že bude v případě jeho vybrání na stáž kontaktována ze strany FDV za účelem potvrzení účasti jeho osoby v projektu. FDV kontaktuje zprostředkovatelku na e-mailovou adresu, kterou stážista uvádí v Dotazníku pro vybrané uchazeče o stáž (zasílán uchazeči o stáž elektronicky před zahájením stáže). Současně s hlášením o zahájení stáže zasílá FDV zprostředkovatelce harmonogram dané stáže. Stážista je povinen si ověřit, že účast na stáži není v rozporu s povinnostmi, které vůči úřadu práce má. Povinnosti a závazky, které má stážista ve vztahu k úřadu práce (např. dostavit se na úřad práce ve sjednaném termínu), mu zapojením do projektu nezanikají. V případě, že uchazeč o stáž pobírá podporu v nezaměstnanosti, vstupem do projektu mu nárok na tuto podporu nezaniká. Podmínky poskytování podpory v nezaměstnanosti jsou výhradně v kompetenci úřadu práce. Uchazeč o stáž, který je vedený v evidenci úřadu práce jako uchazeč o zaměstnání, je povinen tuto skutečnost doložit při vyplňování svého profilu v IS ASAP vložením skenu Potvrzení o době vedení v evidenci uchazečů o zaměstnání (vydá zprostředkovatelka úřadu práce).
9
Výhody plynoucí z účasti v projektu
2.2
Projekt „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí 2“ mj. efektivně napomáhá řešit problém nedostatečné praxe, s nímž se potýká řada osob při hledání zaměstnání. Projekt přináší účastníkům mnoho výhod:
2.3
zvýšení konkurenceschopnosti na pracovním trhu; navázání kontaktů; propojení teorie s praxí – nové znalosti a zkušenosti ze specifického oboru; odborný dohled proškoleného mentora; získání certifikátu; možnost nástupu do zaměstnání po skončení stáže u poskytovatele stáže (nárok na vznik pracovního poměru však stážistovi nevzniká); možnost individuálního nastavení docházky na stáž - domluva harmonogramu s poskytovatelem stáže při respektování podmínek uvedených v šabloně stáže (dále jen „šablona“) a tomto manuálu; čerpání výhod plynoucích z projektu – FDV hradí stravné formou stravovacích poukazů (dále jen „stravenky“), výdaje na cestovné a ubytování, případně další výdaje vyplývající ze šablony a Smlouvy, za podmínek stanovených tímto manuálem (více viz kapitola 4); zapojením do projektu neztrácí osoba evidovaná na úřadu práce nárok na čerpání podpory v nezaměstnanosti, osoba na rodičovské dovolené rodičovský příspěvek; v případě dodržení podmínek stanovených Smlouvou uhradí FDV v rámci projektu fixní náklady na stáž poskytovateli stáže za stážistu.
Upozornění pro stážistu
Stážista nemá nárok na finanční odměnu za výkon stáže. Podpisem Smlouvy nevzniká mezi poskytovatelem stáže a stážistou pracovněprávní vztah. Obsahem a účelem stáže je výhradně další vzdělávání stážisty. Vztah mezi stážistou, poskytovatelem stáže a FDV se tak neřídí zákoníkem práce. Poskytovatel stáže může, stejně jako nemusí, stážistu po ukončení stáže zaměstnat. Během trvání stáže však pracovněprávní vztah mezi nimi není dovoleno uzavřít. Stážistovi se z důvodu jeho ochrany doporučuje zřídit si pojištění odpovědnosti v běžném občanském životě a v případě výkonu rizikovějších stáží také úrazové pojištění po dobu výkonu stáže. Výdaje vzniklé s uvedenými typy pojištění stážista nemá právo nárokovat k proplacení.
2.4
Regionální pracoviště projektu
Uchazečům o stáž/stážistům budou v průběhu projektu k dispozici regionální pracoviště projektu v krajských městech ČR. Aktuální seznam regionálních pracovišť s kontaktními údaji na jednotlivé pracovníky FDV je k dispozici na webových stránkách projektu (www.stazevefirmach.cz).
10
Regionální pracoviště slouží především jako informační a poradenské místo pro uchazeče o stáž/stážisty, případně poskytovatele stáží. Konzultanti FDV zde realizují individuální poradenství a konzultační činnost, např. podporu:
s registrací do IS ASAP; s výběrem typové pozice, resp. s výběrem konkrétní vhodné stáže na základě získaného vzdělání a kompetencí uchazeče o stáž; s přihlášením na konkrétní stáž; v průběhu samotné realizace stáže (s dokládáním potřebných dokumentů apod.).
V rámci individuálního poradenství budou posuzovány především odborné kompetence uchazeče o stáž získané jak z počátečního i dalšího vzdělání, tak z praxe, a podle nich budou uchazeči o stáž nabízeny jednotlivé typové pozice stáží. Individuální poradenství je určeno především osobám s nízkou kvalifikací, nezaměstnaným a osobám ve věkové kategorii 50+. Služeb regionálních pracovišť mohou využít také uchazeči o stáž/stážisté, kteří nemají přístup k internetu, případně neovládají v potřebné míře práci s PC. Veškeré služby poskytované regionálními konzultanty FDV jsou bezplatné.
3 Stručný popis průběhu realizace stáží Klíčové pojmy
3.1
IS ASAP IS ASAP slouží k propojení uchazečů o stáž/stážistů, poskytovatelů stáží a FDV. Jedná se o informační systém, ve kterém registrované osoby mohou dle rolí vykonávat následující činnosti: o
poskytovatelé stáží: nabízet stáže v daných oborech pro jednotlivé typové pozice (stanovené šablonami); editovat a aktualizovat údaje o poskytovateli stáže a o nabízených stážích; vybírat z přihlášených uchazečů o stáž vhodné kandidáty; přihlašovat mentory na školení v oblasti rozvoje mentorských dovedností (dále jen „školení mentorů“); stahovat dokumenty, které využívají v průběhu realizace konkrétní stáže; vkládat dokumenty;
o
uchazeči o stáž/stážisté: hlásit se k aktuálním nabídkám stáží;
11
editovat a aktualizovat údaje ve svém profilu; získat informace o průběhu výběru vhodných uchazečů o stáž (termín pohovorů, přijetí na stáž, zamítnutí přihlášení na stáž z důvodu nesplnění požadavků daných šablonou a kartou); stahovat dokumenty, které využívají v průběhu realizace konkrétní stáže; vkládat dokumenty; o
konzultanti FDV: komunikovat s mentory/poskytovateli stáže a uchazeči o stáž/stážisty; spravovat klíčové dokumenty; schvalovat dokumenty vložené mentorem/poskytovatelem stáže a uchazečem o stáž/stážistou; administrativně zajišťovat a podporovat průběh stáží.
Konzultant FDV Konzultant FDV je členem realizačního týmu projektu. Jménem FDV komunikuje s uchazeči o stáž/stážisty, s osobami poskytovatele stáže, s úřady práce a dalšími subjekty, které se jakýmkoliv způsobem účastní projektu nebo mají zájem získat o projektu bližší informace. Na základě údajů poskytnutých stážistou a poskytovatelem stáže připravuje Smlouvu, vytváří pro stážistu deník stážisty (dále jen „deník“), schvaluje změny v docházce na stáž apod. V průběhu realizace stáže je poskytovateli stáže i stážistovi k dispozici pro případ řešení jakýchkoliv situací souvisejících s projektem.
Šablona Šablona je vytvořena pro konkrétní typovou pozici a představuje základní rámec stáže. Obsahuje základní informace o stáži (popis dané pozice, délka a celkové hrazené náklady na stáž), rámec vykonávaných činností a osvojených odborných kompetencí a požadavky na stážistu i na poskytovatele stáže (včetně požadavků na mentora). Šablona obsahuje klíčové informace pro průběh stáže. Součástí šablony je orientační rozsah mentoringu, který určuje, kolik hodin by se měl stážista věnovat daným specifickým činnostem, aby bylo dosaženo co nejefektivnějšího přenosu znalostí a zkušeností, a do jaké míry má být do daných fází stáže zapojen mentor. Tento harmonogram má pouze informativní charakter (nejedná se o podrobný časový harmonogram stáže, který je přílohou Smlouvy a je tak závazný). Na základě šablony poskytovatel stáže vypisuje tzv. kartu, tj. konkrétní nabídku stáže (viz níže). Dle jedné šablony může být vypsáno více karet od různých poskytovatelů stáží.
12
Karta Kartu vytváří poskytovatel stáže k příslušné šabloně. Karta plní roli inzerátu pro konkrétní stáž, tj. obsahuje podrobnější informace o nabízené stáži (např. místo výkonu stáže, termín stáže, jméno mentora) i upřesnění jejích cílů či požadavků na stážistu. Ke kartě se přihlašují uchazeči o stáž, kteří mají zájem o danou stáž.
Smlouva Smlouva společně s přílohami stanovuje práva a povinnosti stážisty, poskytovatele stáže a FDV při realizaci stáže. Ve Smlouvě je dále uvedena informace o výši fixních nákladů na stáž (tj. finanční částce, která bude po skončení stáže fakturována stážistovi ze strany poskytovatele stáže a kterou FDV v případě splnění všech podmínek ze strany poskytovatele stáže i stážisty poskytovateli stáže na základě Smlouvy uhradí). Tato částka je uvedena včetně DPH. Smlouva musí být stvrzena podpisem všech tří smluvních stran (tj. poskytovatelem stáže, stážistou a FDV). Každá ze smluvních stran obdrží jeden výtisk Smlouvy.
3.2
Zapojení do projektu
Uchazeč o stáž může jako neregistrovaný uživatel na portálu www.stazevefirmach.cz prohlížet veřejně přístupné dokumenty (Manuál pro stážistu, Manuál pro poskytovatele stáží) a může nahlížet do katalogu stáží. V této fázi není možné zobrazit žádnou konkrétní nabídku stáže, k dispozici jsou pouze stručné přehledy nabízených stáží. Chce-li uchazeč o stáž získat podrobnější informace o nabízených stážích nebo chce-li se sám na stáž přihlásit, musí se zaregistrovat do IS ASAP (viz kapitola 5). Jako registrovaný uživatel může uchazeč o stáž v IS ASAP prohlížet konkrétní vypsané stáže (tj. inzerované karty), na které se může přihlásit (splňuje-li požadovanou kvalifikaci a podmínky projektu). Pokud se chce uchazeč o stáž přihlásit ke kartě, musí po registraci vyplnit profil uchazeče o stáž a další požadované údaje (údaje o dosaženém vzdělání, dosavadní praxi, jazykových a dalších dovednostech apod.). Profil uchazeče o stáž a k němu se vztahující povinné doplňující dokumenty jsou prvními podklady, které má poskytovatel stáže k dispozici při rozhodování o případném výběru uchazeče o stáž na konkrétní stáž. Ke kartě se mohou přihlašovat uchazeči o stáž, a to až do termínu, který je u konkrétní karty uveden. Přihlášené uchazeče o stáž schvaluje/zamítá konzultant FDV (HR specialista) – na základě doložených dokumentů (životopis, certifikáty, kompetence), viz kapitola 6. Po uplynutí doby, kterou měli uchazeči o stáž na přihlášení k dané kartě, vybere poskytovatel stáže z přihlášených vhodné uchazeče o stáž, které pozve na osobní pohovor. Na základě osobního pohovoru pak vybere uchazeče o stáž, který se může stát stážistou (viz kapitola 6.4). Tohoto uchazeče o stáž poskytovatel stáže nejprve telefonicky kontaktuje a po potvrzení jeho zájmu o stáž jej v IS ASAP vybere na stáž (dochází ke spárování poskytovatele stáže a uchazeče o stáž).
13
V okamžiku, kdy dojde ke spárování, dostává stáž specifické číslo, které určuje pořadí, v jakém jsou uzavírány Smlouvy. Vybraný uchazeč o stáž je následně (obvykle nejpozději do 3 pracovních dnů) kontaktován konzultantem FDV, který mu sdělí další postup. Konzultant FDV stážistovi sdělí, že jej bude kontaktovat poskytovatel stáže za účelem domluvení časového harmonogramu stáže (viz kapitola 7.1). Harmonogram stanovuje, ve kterých měsících bude stáž probíhat, které dny v týdnu bude stážista na stáž docházet (včetně hodinové dotace) a kde bude stáž vykonávat (místo výkonu stáže). Takto sestavený harmonogram je pak součástí Smlouvy a je závazný. Konzultant FDV vyhotoví Smlouvu, kterou zašle poskytovateli stáže (Smlouvu odesílá současně k prostudování e-mailem také stážistovi). Poskytovatel stáže si následně domluví schůzku se stážistou, na které je Smlouva oběma přítomnými stranami podepsána (viz kapitola 7.2). Po zahájení stáže mentor i stážista vyplňují vstupní a závěrečné evaluační dotazníky (viz kapitola 3.5), které jsou dostupné on-line. Vzhledem k tomu, že má stážista nárok na proplacení přímé podpory, odesílá vždy začátkem kalendářního měsíce poskytovatel stáže/mentor klíčové podklady (doklady za ubytování a cestovné, distribuční seznam a deník jako podklad pro vyplacení stravenek) za uplynulý měsíc stáže poštou konzultantovi FDV (více viz kapitola 4). Všechny změny (zejména změny docházky na stáž) a nestandardní situace, které vzniknou v průběhu stáže, musí být neprodleně nahlášeny konzultantovi FDV. V průběhu stáže mohou být realizovány kontroly řádné realizace stáže ze strany FDV (viz kapitola 10), a to jak kontroly na místě, tak i kontroly administrativního charakteru. Po dobu realizace stáže je poskytovatel stáže povinen umožnit stážistovi alespoň 2x měsíčně přístup k počítači, tiskárně, skeneru a kopírce, a to za účelem vyřízení administrativních úkonů spojených s projektem. Na konci stáže vystaví poskytovatel stáže stážistovi fakturu na fixní náklady na stáž, a to přesně ve výši dané Smlouvou6. Faktura je, za předpokladu dodržení veškerých podmínek stanovených Smlouvou a příslušnými manuály, uhrazena poskytovateli stáže za stážistu ze strany FDV do data její splatnosti (viz kapitola 9.4). V rámci projektu se předpokládá uzavření minimálně 900 Smluv. S ohledem na cíle a rozpočet projektu si FDV vyhrazuje právo Smlouvu neuzavřít. Zároveň si FDV vyhrazuje právo, s ohledem na podmínky projektu, upravit počet realizovaných stáží pro 1 šablonu/1 poskytovatele stáže. Poskytovatel stáže/stážista nemůže nárokovat k proplacení ze strany FDV žádné náklady/výdaje vzniklé před podpisem Smlouvy7. FDV si dále vyhrazuje právo dočasně či trvale pozastavit vypisování karet k vybraným šablonám, případně přednostně schvalovat karty k vybraným šablonám (např. k šablonám, V případě předčasného ukončení stáže bude poskytovateli stáže při dodržení pravidel projektu proplacena poměrná výše fixních nákladů na stáž, která je vypočítána finančním manažerem FDV. Tato poměrná částka je vypočítána na základě počtu skutečně realizovaných, resp. schválených hodin stáže. 7 Výjimkou jsou výdaje vynaložené na zdravotní prohlídku/očkování stážisty, viz kapitola 8.1.1. 6
14
které jsou určeny převážně pro uchazeče o stáž s požadovanou úrovní vzdělání ISCED 3), nebo pozastavit schvalování uchazečů o stáž přihlášených ke kartám, jejichž nejvyšší dosažené vzdělání je vyšší než ISCED 3 (tj. vyšší sekundární vzdělání8). Všechny výše uvedené fáze procesu realizace stáží jsou podrobně rozpracovány v následujících kapitolách (kapitoly 5 – 9).
3.3
Stáž – základní informace
Stáže probíhají u subjektů, které zapojením do projektu získají ojedinělou možnost zaškolit a vyprofilovat si budoucí odborníky v dané oblasti, s možností (nikoli povinností) tyto proškolené osoby následně zaměstnat. Zároveň bude podpořeno další vzdělávání osob, které se v rámci projektu stanou mentory konkrétních stáží, a to v podobě absolvování školení mentorů (podrobnější informace o školení mentorů je uvedeno v Manuálu pro poskytovatele stáží). Registrace do projektu a výběr konkrétních stáží probíhá v IS ASAP (dostupný na www.stazevefirmach.cz), který slouží k propojení uchazečů o stáž/stážistů, poskytovatelů stáží a FDV. Stáž je zahájena podpisem Smlouvy, která společně s přílohami stanovuje práva a povinnosti stážisty, poskytovatele stáže a FDV při realizaci stáže. Smlouva musí být stvrzena podpisem všech tří smluvních stran: stážistou, poskytovatelem stáže a FDV. Délka stáže je určena počtem hodin, který je stanoven v šabloně (liší se dle konkrétní typové pozice). Docházka na stáž v předepsaném rozsahu hodin je nezbytným předpokladem pro splnění podmínek stáže. Stáž lze vykonávat v rozmezí 1 – 6 měsíců (toto rozmezí je závazně stanoveno v příslušné šabloně). Stáže mohou začínat pouze 1. nebo 15. den v kalendářním měsíci. Stáže probíhají podle předem stanoveného harmonogramu (rozpisu docházky), který sestaví mentor po domluvě se stážistou. Harmonogram je závazný a stanovuje, které dny bude stážista na stáž docházet, kolik hodin stáže v dané dny absolvuje a v jakém místě bude stáž probíhat. Samotná docházka na stáž může být zahájena až po úspěšném absolvování školení mentorů mentorem dané stáže. Termín posledního dne docházky na stáž je výsledkem rozplánování docházky na základě dohody mezi stážistou a mentorem, přičemž musí být naplněna hodinová dotace stáže. Oficiální termín ukončení stáže je vždy stanoven na 14. den po posledním dni docházky na stáž dle harmonogramu (toto datum je uvedeno v IS ASAP jako „Termín stáže do“). Stážista musí absolvovat v každém dni, kdy dochází na stáž, minimálně 4 hodiny nepřetržité stáže, docházka na stáž zároveň v jeden den nesmí přesáhnout 12 hodin. Do této doby se nezapočítává přestávka na jídlo a oddech (viz kapitola 4.1.3). Za vyšší sekundární vzdělání je dle Metodiky monitorovacích indikátorů Operačního programu Vzdělávání pro konkurenceschopnost považováno středoškolské vzdělání zakončené výučním listem nebo maturitní zkouškou (Metodika je dostupná zde: http://www.op-vk.cz/cs/prijemce/dokumenty-pro-prijemce/metodika-monitorovacichindikatoru.html). 8
15
Aby byly naplněny podmínky stáže, musí stážista v průběhu stáže absolvovat praktickou formou všechny činnosti (aktivity), které jsou uvedeny v rámcových činnostech v příslušné šabloně (díl 1.2)9. Pouze v takovém případě může být stážistovi při splnění všech dalších podmínek vydán certifikát a poskytovateli stáže proplaceny fixní náklady na stáž. Stážistu v průběhu stáže odborně vede mentor, který je hlavní osobou odpovědnou na straně poskytovatele stáže za průběh a kvalitu stáže. Během realizace stáže může stážista vykonávat některé dílčí činnosti pod dohledem specialistů, které k tomu mentor pověří. Stážista má zároveň přiděleného svého konzultanta FDV, se kterým v průběhu realizace stáže komunikuje a obrací se na něj v případě jakýchkoliv dotazů či oznámení. Konzultant FDV v průběhu realizace stáže i před jejím zahájením komunikuje výhradně přímo s uchazečem o stáž/stážistou. S realizací projektu souvisí některé administrativní povinnosti. Jedná se především o pravidelné dokládání dokumentů na konci každého kalendářního měsíce – deníku, případně také cestovních dokladů, dokladů za ubytování a distribučního seznamu (v případě, že byly stážistovi vyplaceny stravenky za předcházející měsíc/měsíce stáže). Přehled činností, které musí stážista vykonat na konci každého kalendářního měsíce, je přehledně uveden v kapitole 8.3. V průběhu stáže stážista dále vyplňuje vstupní a závěrečný evaluační dotazník (více viz kapitola 3.5) a na konci stáže je povinen zajistit doručení originálu Žádosti o úhradu fixních nákladů na stáž společně s kopií faktury za fixní náklady na stáž a distribučního seznamu potvrzujícího převzetí stravenek za poslední měsíc/měsíce stáže konzultantovi FDV. Vzhledem k tomu, že výše uvedené dokládané dokumenty představují důležitou zpětnou vazbu k dané stáži, je nezbytné, aby tyto dokumenty vyplňoval stážista osobně (případně s využitím pomoci konzultanta FDV, který je stážistovi v průběhu stáže k dispozici). Je důležité, aby stážista poskytoval v této souvislosti součinnost poskytovateli stáže i konzultantovi FDV. Klíčovými dokumenty, podle kterých dokumenty“, jsou především tyto:
stáže
probíhají
(dále
jen
„projektové
Smlouva včetně příloh (především příloha 1 – Šablona stáže a příloha 3 – Harmonogram stáže);
Manuál pro stážistu včetně příloh (aktuální verze);
Manuál pro poskytovatele stáží včetně příloh (aktuální verze);
Metodické pokyny k Manuálu pro stážistu a Manuálu pro poskytovatele stáží (pokud byly k aktuálním verzím vydány);
Prohlášení FDV (zveřejňovaná na webových stránkách projektu);
Pokud není z objektivních důvodů možné, aby stážista vykonal všechny činnosti uvedené v šabloně (např. z důvodu sezónnosti některých činností, životního cyklu projektu apod.), musí být s jejich výkonem stážista alespoň teoreticky seznámen a toto musí být uvedeno v deníku. 9
16
Všeobecné podmínky využívání služeb na serveru www.stazevefirmach.cz a informačního systému ASAP (dále jen „Všeobecné podmínky IS ASAP“) 10.
Všechny dokumenty jsou k dispozici v IS ASAP v záložce Dokumenty pro uchazeče, příp. na webových stránkách projektu (www.stazevefirmach.cz). Uchazeč o stáž/stážista je povinen se s těmito dokumenty seznámit a v průběhu realizace stáže sledovat jejich případnou aktualizaci.
3.4
Služební cesty/pochůzky na stáži
Za služební cestu/pochůzku11 je v rámci projektu považována jakákoliv cesta mimo místa výkonu stáže, která poskytovatel stáže specifikuje v harmonogramu stáže (následně jsou tato místa uvedena také ve Smlouvě). Služební cesty/pochůzky musí přímo souviset s realizací stáže, jsou možné pouze na základě dohody a souhlasu poskytovatele stáže a stážisty a musí být schváleny ze strany FDV. Dny, ve kterých bude stážista vykonávat služební cesty/pochůzky, je nutné předem rozplánovat v harmonogramu stáže (v maximálním rozsahu do poloviny počtu dní naplánované docházky na stáž). V případě změn termínů služebních cest/pochůzek je o této změně vždy nutné předem informovat konzultanta FDV (jakákoliv změna docházky na stáž podléhá schválení ze strany FDV). Do deníku pak stážista vyplňuje místo služební cesty/pochůzky a jaký byl její účel/jaké činnosti na ní vykonával. Výdaje spojené se služební cestou/pochůzkou jsou hrazeny dle dohody mezi poskytovatelem stáže a stážistou. Ze strany FDV nejsou cestovní a jiné výdaje spojené se služební cestou/pochůzkou propláceny (FDV hradí cestovné pouze z kontaktní adresy stážisty do míst výkonu stáže uvedených ve Smlouvě o zajištění stáže a zpět). Doba cestování v rámci služební cesty/pochůzky se nezapočítává do doby výkonu stáže. Služební cesty/pochůzky realizované v průběhu stáže mohou být vykonávány pouze na území České republiky. V případě, že není na služební cestě/pochůzce přítomen mentor stáže, musí se stážistovi věnovat jiný k tomu kompetentní specialista.
3.5
Evaluace (hodnocení) průběhu stáže
Stážista i mentor stáže vyplňují v průběhu realizace stáže dva evaluační dotazníky – vstupní a závěrečný. Formuláře evaluačních dotazníků jsou dostupné na odkazu http://dotaznik.stazevefirmach.cz (pro vyplnění dotazníků je tedy nutné mít přístup na internet). Dotazníky jsou zpřístupňovány postupně, v termínech, kdy je požadováno jejich vyplnění (více viz kapitoly 8.1.2 a 9.2). O zpřístupnění dotazníku je stážistovi zaslána informace na e-mail, který je uveden ve Smlouvě. Po kliknutí na uvedený odkaz je stážista přesměrován do přihlašovacího formuláře, ve kterém zadá stejné přístupové údaje jako při přihlašování do IS ASAP. Po vyplnění Dostupné zde: http://www.stazevefirmach.cz/clanky/vseobecne-podminky-asap.html. Označení „služební cesta/pochůzka“ je pro potřeby projektu Stáže ve firmách 2 chápáno jako jeden pojem (nelze samostatně používat pouze jednu jeho část). 10 11
17
příslušného dotazníku je nutné dotazník odeslat kliknutím na odkaz „odeslat formulář“. Po úspěšném vyplnění a uložení dotazníku je v aplikaci k dispozici jeho náhled. Smyslem evaluačních dotazníků je získat informace o skutečném průběhu stáže. Z tohoto důvodu je nezbytné, aby evaluační dotazníky vyplňoval stážista osobně. Odpovědi budou vyhodnocovány anonymně (na základě těchto informací tedy nebudou stážisté zpětně nijak postihováni). V souvislosti s evaluací projektu může být stážista požádán o součinnost i po skončení realizace stáže.
4 Proplácení přímé podpory ubytování, příp. další výdaje)
stážisty
(stravné,
cestovné,
Přímou podporou stážisty se rozumí proplácení stravného (formou stravenek), výdajů na cestovné a ubytování, případně i dalších výdajů definovaných šablonou nebo tímto manuálem. Po podpisu Smlouvy, nejdříve však od prvního dne zahájení realizace stáže a v případě splnění všech podmínek, které vyplývají ze Smlouvy a z tohoto manuálu (viz dále), má stážista nárok na proplácení těchto (případně dalších v šabloně jasně definovaných) výdajů:
stravné (propláceno formou stravenek předávaných poskytovatelem stáže, resp. doručených poštou, zpětně za uplynulý měsíc/uplynulé měsíce dle odchozeného počtu hodin stáže, viz dále);
cestovné (propláceno převodem na bankovní účet stážisty na základě předložení příslušných cestovních dokladů, viz dále);
ubytování (propláceno převodem na bankovní účet stážisty na základě předložení příslušných dokladů za výdaje na ubytování, viz dále).
Nárok na proplacení přímé podpory stážisty je zakotven ve Smlouvě, a to v maximálních částkách, které jsou komunikovány se stážistou před podpisem Smlouvy (viz kapitola 7). Stážista nemá na vyplacení těchto maximálních částek automatický nárok. Veškeré výdaje jsou mu proplaceny až na základě doložení originálních dokladů, dokládajících vynaložení výdajů. V případě stravného je tímto dokladem deník (viz níže). Stážista může současně uplatňovat nárok na proplacení všech 3 výše uvedených výdajů. Příklad: Bude-li stážista docházet na stáž od pondělí do pátku, má nárok na proplacení ubytování v průběhu týdne (za předpokladu splnění podmínek popsaných níže), na proplacení cestovného z místa kontaktní adresy na místo výkonu stáže a zpět na začátku a na konci týdne i každodenních cest z místa ubytování (hostelu apod.) na místo výkonu stáže a zpět (za předpokladu splnění podmínek popsaných níže) a na proplacení stravného, které se odvíjí od počtu celkově odchozených hodin stáže zaznamenaných v deníku a schválených ze strany FDV.
Pro uznání nároku na cestovné a ubytování je zásadní kontaktní adresa stážisty, kterou uvádí při přihlášení na stáž. Za kontaktní adresu se považuje taková adresa, na které se
18
stážista zdržuje a kde přebírá poštu. Neuvede-li stážista kontaktní adresu, je za kontaktní adresu považována adresa trvalého pobytu stážisty. Kontaktní adresa musí být na území ČR a může být na území hl. m. Prahy (toto je možné pouze v případě, že se liší od adresy trvalého pobytu). Výše nároku na cestovné příp. na ubytování je vždy vypočítávána vzhledem ke kontaktní adrese stážisty (tzn., předpokládá se, že stážista na stáž cestuje z místa kontaktní adresy). Výdaje za cestovné a ubytování jsou stážistovi propláceny převodem na bankovní účet. Stážista proto musí mít bankovní účet zřízený (případně se může dohodnout s osobou, které důvěřuje, na zasílání výše uvedených finančních částek na její účet – odpovědnost za uzavření takové dohody nese pouze stážista). Případné náklady spojené se založením a vedením bankovního účtu nebudou stážistovi ze strany FDV ani ze strany poskytovatele stáže proplaceny. Proplácení výdajů za cestovné a ubytování jiným způsobem (např. formou poštovní poukázky) není možné. V případě nemoci nebo jiné absence na stáži (viz kapitola 8.2.1) nemá stážista nárok na proplacení žádných výše uvedených výdajů. Doklady na stravné (deník), za cestovné a ubytování předkládá stážista vždy za předcházející kalendářní měsíc. V odůvodněných případech jsou ze strany FDV akceptovány doklady předložené stážistou se zpožděním jednoho kalendářního měsíce. Doklady (resp. těmito doklady prokazované výdaje) předložené později nebudou stážistovi proplaceny. Příklad: Stážista předkládá doklady za duben začátkem května. Je přijatelné, aby doložil doklady za duben ještě začátkem června (tj. v řádných lhůtách stanovených pro předkládání dokladů za měsíc květen). Doklady, resp. těmito doklady prokazované výdaje, předložené později nebudou stážistovi proplaceny.
V případě posledního měsíce docházky na stáž je nutné doložit doklady na stravné, za cestovné a ubytování ve stanoveném termínu (viz dále). Doklady doložené se zpožděním nejsou v případě posledního měsíce stáže ze strany FDV akceptovatelné a nebudou proplaceny. Nárok na úhradu stravného, výdajů za cestovné a ubytování stážistovi vzniká pouze za předpokladu, že plní všechny podmínky stáže řádně a včas, tj. v předepsaném formátu a ve stanovených termínech (viz dále). Nesplňuje-li některý z doložených dokladů (zejména deník, tabulka cestovních dokladů, účetní doklad za ubytování) předepsané náležitosti, je stážista požádán konzultantem FDV, případně finančním manažerem FDV o nápravu. Proplacení všech dokladů za daný měsíc je v takovém případě pozdrženo, dokud není náprava zjednána. V případě porušení pravidel projektu na straně stážisty má FDV právo stravné a výdaje spojené s cestovným a ubytováním stážistovi neproplatit. Veškeré změny je nutno řešit individuálně s přiděleným konzultantem FDV. V případě včasné konzultace změny lze předejít mnoha případným komplikacím. V případě opakovaného nedodržování postupů souvisejících s přímou podporou stážisty může dojít ke vzniku opakovaného odstranitelného pochybení, na jehož
19
základě poté vzniká pochybení neodstranitelné. Na základě vzniku neodstranitelného pochybení je poté stáž předčasně ukončena. Přímá podpora stážisty není podle zákona č. 110/2006 Sb., o životním a existenčním minimu, ve znění pozdějších předpisů, započitatelným příjmem pro posouzení, zda příjmy dosahují částek životního nebo existenčního minima.
4.1
Stravné
4.1.1 Nárok na proplácení stravného Za každou celou absolvovanou hodinu stáže má stážista nárok na proplacení stravného ve formě stravenky v hodnotě 20 Kč. Stážistovi jsou předávány stravenky v nominální hodnotě 80 Kč v odpovídajícím počtu kusů stravenek. V případě, kdy není celková výše nároku stážisty na stravenky dělitelná 80 Kč, je stážistovi předán odpovídající počet stravenek v nominální hodnotě 80 Kč a zbytek nároku na stravné (menší než 80 Kč) je dorovnán stravenkami v nominální hodnotě 20 až 60 Kč. Nárok na stravenky vzniká stážistovi s odevzdáním řádně vyplněného deníku za daný kalendářní měsíc stáže (viz níže), a to dle počtu celých absolvovaných hodin stáže v daném kalendářním měsíci schválených ze strany FDV. Za předpokladu splnění všech podmínek stanovených tímto manuálem obdrží stážista stravenky za v předchozím kalendářním měsíci realizované hodiny docházky na stáž obvykle koncem následujícího kalendářního měsíce.
4.1.2 Předání stravenek stážistovi, distribuční seznam V průběhu realizace stáže jsou stravenky stážistovi předávány ve dvojím režimu: 1) V průběhu stáže jsou stravenky za každý kalendářní měsíc stáže zpravidla zasílány na adresu poskytovatele stáže (režim A). Poskytovatel stáže má po obdržení stravenek povinnost stážistovi stravenky neodkladně předat. Stravenky jsou předávány v obálce označené jménem stážisty, počtem kusů stravenek a jejich nominální hodnotou. Součástí zásilky je distribuční seznam, který stážista podepíše (svým vlastnoručním podpisem stvrzuje počet a hodnotu převzatých stravenek) a předá jej mentorovi, který jej uchová pro následné odeslání na FDV. 2) Za poslední kalendářní měsíc stáže jsou stravenky zpravidla zasílány přímo stážistovi na uvedenou kontaktní adresu (režim B). Stravenky jsou stejně jako v předchozím případě předávány v obálce označené jménem stážisty, počtem kusů stravenek a jejich nominální hodnotou. Stážista zkontroluje počet a hodnotu stravenek a svým vlastnoručním podpisem na distribučním seznamu potvrdí jejich převzetí (podrobněji viz níže). Převzetí stravenek stážista potvrzuje svým vlastnoručním podpisem na distribučním seznamu, jehož originál je poté nutné doručit na FDV. Způsob doručení opět závisí na režimu zasílání stravenek:
20
1) Pokud byly stravenky zaslány v režimu A (k poskytovateli stáže), předá stážista vlastnoručně podepsaný distribuční seznam mentorovi, který jej uchová. Při následném odesílání dokumentů za kalendářní měsíc stáže konzultantovi FDV jej mentor přiloží k deníku. Zaslání stážistou podepsaného distribučního seznamu je nezbytným podkladem pro objednání a následné dodání stravenek v následujících měsících. Při nedodání distribučního seznamu společně s deníkem je objednávání, resp. dodávání stravenek dočasně pozastaveno. 2) Byly-li stravenky zaslány v režimu B, je nezbytné, aby podepsaný distribuční seznam zaslal konzultantovi FDV stážista ihned po obdržení stravenek. Distribuční seznam opatřený vlastnoručním podpisem stážisty musí být zaslán poštou12. Teprve po doručení všech distribučních seznamů může být stáž uzavřena a stážistovi je odeslán certifikát. Zásilka se stravenkami je odesílána jako cenné psaní. V případě nevyzvednutí zásilky v uvedeném termínu bude poskytovatel stáže nebo stážista (dle režimu doručení) upozorněn konzultantem FDV na nevyzvednutí zásilky a vyzván ke zdůvodnění. Zásilka může být v následujícím kalendářním měsíci znovu odeslána na adresu poskytovatele stáže nebo kontaktní adresu stážisty (dle dohody). V případě nevyzvednutí zásilky ani po druhém odeslání stážistovi nárok na stravenky zaniká. Za účelem doručení stravenek (na adresu poskytovatele stáže nebo na kontaktní adresu stážisty) poskytne FDV dodavateli stravenek veškeré nezbytné podklady (tedy jméno, adresu doručení a telefon příjemce). Telefonický kontakt je dodavatelem požadován pro případ nutného kontaktování příjemce při doručování stravenek prostřednictvím České pošty. 4.1.3 Podmínky proplácení stravného – deník S ohledem na relevantnost údajů o docházce je nutné, aby stážista vyplňoval průběžně deník, který je mu zaslán konzultantem FDV po podpisu Smlouvy (nejpozději pak v den zahájení stáže). Vzor vyplnění deníku je předmětem přílohy 2 tohoto manuálu. Deník vyplňuje stážista elektronicky za každý kalendářní měsíc stáže. Do deníku se zapisuje docházka, změny oproti původně stanovenému závaznému harmonogramu (rozpisu docházky) včetně zdůvodnění a popis činností vykonávaných v průběhu stáže. Každý den, kdy stážista dochází na stáž, je povinen vyplnit do deníku:
docházku – čas příchodu na stáž a čas odchodu;
délku přestávky na jídlo a oddech (viz níže)13;
popis konkrétních činností, kterými se daný den zabýval, a ve kterých tak zlepšoval své znalosti a dovednosti (viz příloha 2). V průběhu realizace stáže musí stážista vykonat všechny činnosti definované v šabloně a toto musí být z deníku zřejmé.
Stážista odesílá originálně podepsaný distribuční seznam na adresu FDV poštou na vlastní náklady. Ze Smlouvy vyplývá, že poskytovatel stáže je povinen poskytnout stážistovi nejdéle po 6 hodinách nepřetržité stáže přestávku na jídlo a oddech v trvání nejméně 30 minut. 12 13
21
Jednotlivé konkrétní činnosti vykonávané na stáži stážista přiřadí k činnostem definovaným v šabloně (tzn., uvede písmeno, kterým je daná činnost v šabloně označena). Konzultant FDV na konci stáže zhodnotí, zda byly všechny činnosti absolvovány v souladu se šablonou;
místo výkonu stáže v případě služební cesty/pochůzky (stážista uvede cíl služební cesty/pochůzky (adresu) v popisu činností, které daný den vykonával);
vysvětlení každého případného nesouladu docházky s harmonogramem stáže v položce „vysvětlení změn docházky oproti harmonogramu“ (POZOR! Každá změna v docházce musí být již předem schválena konzultantem FDV, viz kapitola 8.2.1).
Stážista je povinen dodržovat délku přestávky na jídlo a oddech nejdéle po 6 hodinách nepřetržité stáže v trvání nejméně 30 minut. Délka přestávky na jídlo a oddech se do odchozených hodin stáže nezapočítává. Stážista je povinen odečítat od docházky přestávku v minimální délce trvání 30 minut ve výše uvedených případech vždy. Je tedy důležité, aby v případě, kdy je přestávka na jídlo a oddech dle výše uvedeného pravidla povinná, stážista přestávku skutečně dodržel. Z času příchodu, času odchodu a délky přestávky na jídlo a oddech je v deníku automaticky vypočítáno, kolik hodin a minut docházky za daný den stážista absolvoval. Stážista musí absolvovat v každém dni, kdy dochází na stáž, minimálně 4 hodiny nepřetržité stáže14. Docházka na stáž nesmí překročit v daný den 12 hodin (do této délky se nezapočítává délka přestávky na jídlo a oddech). Docházka nad rámec 12 hodin nebude ze strany FDV uznána. Docházka na stáž musí probíhat v rozmezí od 6:00 do 20:00 hodin (docházka mimo toto rozmezí nebude ze strany FDV uznána). Výkon stáže nad rámec tohoto rozmezí je možný pouze v případě směnných provozů, u kterých je možné rozplánovat v omezené míře také tzv. noční směny15 (za noční směnu se považuje taková docházka na stáž, která i jen částečně překročí uvedené rozmezí a současně splňuje pravidla pro uplatnění směnného provozu). Docházka v jednotlivých dnech se sčítá v rámci kalendářního měsíce. Ze strany FDV je při kontrole deníku schválena docházka na stáž max. v rozsahu (tj. počtu hodin), který byl na daný kalendářní měsíc naplánován v harmonogramu stáže. Z toho vyplývá, že pokud nebyly v daném měsíci stáže ze strany FDV schváleny změny v docházce, je nezbytné, aby se počet naplánovaných hodin docházky v daném měsíci (dle harmonogramu) shodoval s počtem skutečně odchozených hodin stáže vykázaných v deníku za daný měsíc stáže. Docházka nad rámec naplánovaného harmonogramu (pokud se nejedná Ve výjimečných případech, které jsou řádně vysvětlené v deníku (změny v docházce – např. náhlé zdravotní problémy), je možné proplatit stravné, výdaje na cestovné a ubytování i v den stáže, ve kterém stážista stáž neabsolvoval v délce minimálně 4 hodin. Konzultant FDV v těchto případech hodnotí, zda se skutečně jedná o výjimečné případy. 15 Nejedná se o noční směnu dle zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů. 14
22
o nahlášenou a ze strany FDV schválenou změnu docházky) nebude ze strany FDV uznána. Stážista si tedy musí plánovat docházku podle harmonogramu tak, aby mu „přesčasy“ nevznikaly. Příklad: Stážista dochází na stáž vždy v pondělí, úterý a ve středu. Na daný měsíc měl naplánovanou docházku 96 hodin. V důsledku sčítání docházky v jednotlivých dnech absolvoval v daném měsíci ve skutečnosti 98 hodin a 25 minut stáže. V daném měsíci nebyla ze strany FDV schválena žádná změna docházky, která by mohla navýšit počet hodin docházky. Do docházky se tedy stážistovi započítá pouze 96 hodin docházky, za které rovněž obdrží stravenky (za předpokladu dodržení pravidel, která pro vyplnění deníku stanoví Manuál pro stážistu). Byla-li v daném měsíci schválena změna docházky, v jejímž důsledku došlo ke změně počtu hodin docházky v daném měsíci (např. stážista předem nahlásil, že bude na stáži v jednom týdnu z uvedených důvodů také ve čtvrtek 8 hodin a tato změna mu byla ze strany FDV schválena), bude schválena docházka 104 hodin (tedy 96 původně naplánovaných hodin + 8 hodin schválené změny docházky). O těchto 8 hodin nad rámec původně v harmonogramu naplánované docházky je stážista povinen snížit počet hodin docházky v následujícím měsíci (tuto změnu – tedy, který den stážista na stáži nebude z toho důvodu, že odchodil v předchozím měsíci 8 hodin docházky navíc, je stážista povinen opět předem nahlásit konzultantovi FDV a zapsat patřičným způsobem do deníku v obou kalendářních měsících, kterých se tato změna docházky týká).
Při výkonu stáže je důležité si uvědomit, že stáž musí být realizována dle harmonogramu (viz kapitola 7.1), který je závazný a je přílohou Smlouvy. Jakoukoliv změnu docházky je stážista povinen hlásit mentorovi, který je povinen ji nahlásit nejpozději do 14:00 hodin předcházejícího pracovního dne konzultantovi FDV. Takto nahlášená změna musí být následně ze strany FDV schválena (podrobněji viz kapitola 8.2.1). Na základě řádně vyplněného deníku je stážistovi přiznán nárok na stravné (ve formě stravenek) a dále je posuzován i nárok na proplacení výdajů za ubytování a cestovné (je kontrolován soulad časových údajů na jízdenkách s docházkou na stáž uvedenou v deníku). Proto, je-li stáž takového charakteru, že stážista nemá každý den přístup k počítači, je doporučeno, aby mentor stážistovi deník na aktuální měsíc vytiskl. Stážista tak bude mít možnost vyplňovat deník průběžně v papírové podobě a na konci kalendářního měsíce jej jednorázově přepíše na počítači do elektronické podoby. Deník vyplňuje stážista průběžně za daný kalendářní měsíc. U stáží, které začínají v polovině kalendářního měsíce, tedy stážista v prvním zaslaném deníku dokládá svoji docházku pouze za druhou polovinu prvního kalendářního měsíce stáže. Do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala, stážista:
vytiskne vyplněný deník (pouze daný měsíc), opatří jej svým podpisem a předá mentorovi;
současně vloží vyplněný deník (nepodepsaný) v elektronické podobě (celý soubor, tj. včetně harmonogramu a ostatních listů deníku) do IS ASAP;
23
spolu s deníkem předá stážista mentorovi také vlastnoručně podepsaný distribuční seznam (pokud tak dosud neučinil), dokládající převzetí stravenek za předchozí kalendářní měsíc/měsíce stáže (vyjma prvního kalendářního měsíce stáže), vyplněnou a podepsanou tabulku cestovních dokladů včetně cestovních dokladů (nárokuje-li stážista proplacení výdajů za cestovné) a vyplněný a podepsaný průvodní list k účetnímu dokladu za ubytování včetně účetního dokladu za ubytování (nárokuje-li stážista proplacení výdajů za ubytování).
Mentor zajistí podepsání vytištěného deníku oprávněnou osobou poskytovatele stáže, tj. osoba, která za poskytovatele stáže podepsala Smlouvu (dále jen „oprávněná osoba“) a nejpozději do 3 pracovních dnů od převzetí deníku od stážisty jej odešle doporučeně poštou konzultantovi FDV spolu s ostatními dokumenty – distribučním seznamem (dokládá převzetí stravenek za předchozí kalendářní měsíc/měsíce stážistou, byly-li v předchozím kalendářním měsíci stáže vyplaceny), tabulkou cestovních dokladů (nárokuje-li stážista proplacení výdajů za cestovné), účetním dokladem za ubytování včetně průvodního listu (nárokuje-li stážista proplacení výdajů za ubytování), případně dalšími relevantními dokumenty. Je velmi důležité, aby stážista deník před odevzdáním pečlivě zkontroloval. Zejména musí být dodržena tato pravidla:
počet odchozených hodin stáže v každém dni musí být v rozsahu od minimálně 4 do maximálně 12 hodin (přestávka na jídlo a oddech se do tohoto času nezapočítává); v případě, že docházka na stáž v daný den trvala více než 6 hodin, je stážista povinen dodržet povinnou přestávku na jídlo a oddech v minimální délce 30 minut; stáž musí probíhat v rozmezí od 6:00 - 20:00 hodin (u směnných provozů je v omezené míře možná výjimka z tohoto rozmezí); stážista musí být každý den přítomen na stáži v garantovaném intervalu, který je uveden v harmonogramu stáže; počet skutečně odchozených hodin stáže musí v daném měsíci odpovídat počtu hodin naplánovaných v harmonogramu (platí v případě, že nebyla schválena změna v docházce, která by počet hodin stáže v daném měsíci ovlivnila); pokud v daném měsíci došlo k předem nahlášené (a ze strany FDV schválené) změně docházky, musí být tato skutečnost v deníku uvedena v poli „vysvětlení změn docházky oproti harmonogramu“; v deníku musí být uveden popis činností, které stážista v daných dnech vykonával a tyto činnosti musí být přiřazeny k činnostem dle šablony (kódování písmeny); stážista hlídá, zda činnosti odpovídají šabloně a zda průběžně vykonává všechny činnosti v šabloně uvedené; byla-li v daný den vykonávána služební cesta/pochůzka, musí být u daného dne uvedeno, kde stážista na služební cestě/pochůzce byl a co na ní vykonával (doba strávená cestováním v rámci služební cesty/pochůzky se do doby výkonu stáže nezapočítává);
24
deník musí být stážistou vlastnoručně podepsán (datum podpisu nesmí předcházet datu posledního dne docházky v daném měsíci).
Konzultant FDV deník zkontroluje a je-li v pořádku, schválí jej v IS ASAP16. Podle počtu schválených celých odchozených hodin stáže v daném měsíci přizná stážistovi nárok na stravné. Stravenky jsou stážistovi doručeny na adresu poskytovatele stáže, resp. na kontaktní adresu stážisty obvykle do konce následujícího kalendářního měsíce (viz kapitola 4.1.2).
4.2
Cestovné
4.2.1 Nárok na proplácení cestovného Stážista uvádí informaci o tom, zda bude nárokovat proplacení cestovních výdajů, v Dotazníku pro uchazeče o stáž, který vyplňuje před podpisem Smlouvy. Na základě této skutečnosti je pak vypočítána maximální výše nároku na cestovné, která je uvedena ve Smlouvě. Pokud stážista v dotazníku uvede, že cestovné nárokovat nebude, není možné tuto skutečnost v průběhu stáže měnit (s výjimkou objektivně doložených důvodů). Veškeré uznatelné (tj. ze strany FDV proplatitelné) výdaje, vznikají až po podpisu Smlouvy všemi třemi smluvními stranami, nejdříve však od prvního dne zahájení realizace stáže a za předpokladu splnění všech podmínek, které vyplývají z tohoto manuálu (netýká se výdajů za vstupní zdravotní prohlídku, event. očkování stážisty (viz kapitola 8.1.1). Z toho vyplývá, že výdaje, které uchazeč o stáž vynaloží v souvislosti s cestováním na osobní pohovor nebo na schůzku k podpisu Smlouvy, nebudou tyto ze strany FDV proplaceny. FDV proplácí pouze výdaje spojené s cestou na stáž a ze stáže (případné cestovní výdaje vzniklé v průběhu přestávky na jídlo a oddech FDV nehradí). Stážistovi jsou propláceny výdaje na cestovné pouze z místa kontaktní adresy (případně adresy trvalého pobytu, je-li tato adresa stejná), která je uvedena ve Smlouvě. V odůvodněných případech mohou být proplaceny také výdaje za cestovné z místa, které je na přímé trase z místa kontaktní adresy (případně adresy trvalého pobytu, je-li tato adresa stejná) do místa výkonu stáže. Nárokuje-li stážista rovněž náklady na ubytování (viz kapitola 4.3), mohou mu být proplaceny také výdaje za cestovné z místa ubytování do místa výkonu stáže. V případě více než jednoho místa výkonu stáže, musí být všechna tato místa (maximálně 3) uvedena ve Smlouvě. V takovém případě pak FDV proplácí výdaje na cestovné dle jízdenek do míst výkonu stáže uvedených ve Smlouvě (do maximální výše výdajů na cestovné, která je vypočítána na základě harmonogramu stáže a je uvedena ve Smlouvě). Případné cesty mezi jednotlivými místy výkonu stáže (uvedenými ve Smlouvě) během jednoho dne (tzv. „přejezdy“) nejsou propláceny v rámci cestovních výdajů ze strany FDV, ale na základě dohody mezi stážistou a poskytovatelem stáže. Cesty do všech ostatních míst výkonu stáže (mimo tato uvedená ve Smlouvě) jsou považovány za služební cesty/pochůzky.
Schválení deníku v IS ASAP jsou nadřazeny výsledky kontrol řádné realizace stáže (tzn., při zjištění pochybení stážisty nebo poskytovatele stáže při administrativní kontrole nebo kontrole na místě mohou být finanční částky kráceny bez ohledu na předchozí schválení deníku v IS ASAP). 16
25
Služební cesty/pochůzky realizované v rámci stáže nejsou propláceny v rámci cestovních výdajů ze strany FDV, ale stejně jako cesty mezi jednotlivými místy výkonu stáže během jednoho dne na základě dohody mezi stážistou a poskytovatelem stáže. FDV nepožaduje zakoupení časového/slevového kuponu (např. Opencard, in-karta). Z tohoto důvodu také případné výdaje na pořízení těchto kuponů nebudou ze strany FDV proplaceny.
4.2.1.1 Soukromé vozidlo Doprava na stáž soukromým vozem v rámci projektu není ze strany FDV proplácena, kromě případů využití automobilu držiteli průkazu ZTP, příp. ZTP/P, pokud nemají možnost dopravit se z/do místa kontaktní adresy do/z míst/a výkonu stáže jiným způsobem. Hrazení výdajů za pohonné hmoty související s možností používat soukromý vůz pro dopravu na stáž musí být v takovém případě zakotveno ve Smlouvě. V případech uvedených výše je stážistovi hrazena spotřeba pohonných hmot. Při výpočtu nároku se vychází ze vzdálenosti mezi místem kontaktní adresy stážisty a místem výkonu stáže a z kombinované spotřeby pohonných hmot vozu, kterou stážista musí doložit kopií technického průkazu automobilu. Dále se postupuje v souladu s vyhláškou Ministerstva práce a sociálních věcí, která stanoví průměrnou cenu pohonných hmot (pro daný kalendářní rok). Stážistovi není hrazeno opotřebení vozu, tzv. amortizace. 4.2.1.2 Veřejná doprava Cestuje-li stážista na stáž veřejnou dopravou, jsou mu propláceny cestovní výdaje na základě doložených originálů jízdenek vystavených v Kč. Jízdenky musí být vždy označeny a musí z nich být patrné datum a čas platnosti (je kontrolován soulad časových údajů na jízdenkách s docházkou na stáž uvedenou v deníku). SMS jízdenky nejsou ze strany FDV propláceny. FDV proplácí pouze jízdenky v ceně jízdného 2. třídy (platí pro vlakové spoje). V případě, že stážista předloží jízdenku 1. třídy, je ze strany FDV proplacena pouze částka do výše ceny jízdenky 2. třídy. Místenky jsou stážistovi propláceny pouze v případě, že nelze zakoupit jízdenku bez místenky. Časové jízdenky/kupony Časové jízdenky/kupony (vystaveny v Kč) na veřejnou dopravu (městskou, meziměstskou, regionální integrovanou apod.) s platností na určité období jsou stážistovi propláceny poměrně dle počtu dnů stáže (konkrétně: cena kuponu / počet dní platnosti kuponu x počet dní docházky na stáž v příslušném období platnosti kuponu). Časové jízdenky/kupony jsou propláceny všem stážistům, kteří je využívají při cestování na stáž, s ohledem na následující pravidla:
26
Stážista dokládá za každý měsíc trvání stáže ORIGINÁLY jednotlivých časových jízdenek/kuponů (případně originály účetních dokladů o zaplacení časových jízdenek/kuponů).
Stážista dokládá za každý měsíc trvání stáže současně s jízdenkami/kupony také KOPII průkazu/karty, k níž se časový kupon/časová jízdenka váže – jedná se o tzv. personifikované cestovní doklady (stážista nemá nárok na proplacení výdajů na pořízení průkazu/karty, ani výdajů na fotografie na průkaz/kartu apod.). Není-li vydání časové jízdenky/časového kuponu vázáno na existenci, resp. vlastnictví průkazu/karty (tzv. nepersonifikované cestovní doklady), stážista kopii průkazu/karty nedokládá.
Z předkládaných personifikovaných cestovních dokladů musí být vždy jednoznačně patrné, na koho je časový kupon, případně časová jízdenka vystavena, např. ID kuponu se musí shodovat s ID průkazu.
K poměrnému proplacení časové jízdenky/časového kuponu dojde ze strany FDV vždy až po předložení originálu časové jízdenky/časového kuponu, případně originálu účetního dokladu o zaplacení časové jízdenky/časového kuponu, popř. jeho úředně ověřené kopie. Toto platí zejména pro případy, kdy je časový kupon/časová jízdenka spojená s dokladem o zaplacení, přičemž platnost tohoto časového kuponu/časové jízdenky přesahuje období výkonu stáže. Nárok je tedy stážistovi přiznán, je ale vyplacen až po dodání požadovaného dokladu.
V případě zakoupení časové jízdenky/časového kuponu přes internet dokládá stážista daňový doklad, který zašle dopravce stážistovi e-mailem (obvykle současně s potvrzením přijetí platby nebo s informací o vyzvednutí časové jízdenky/časového kuponu). Z dokladu musí být patrné ID karty, ke které doklad patří.
V případě, že má stážista nárok na ubytování (viz dále), ale tuto možnost nevyužije, jsou mu propláceny cestovní výdaje pouze do výše součtu ceny ubytování a cestovného z/do místa kontaktní adresy do/z místa výkonu stáže, na které by měl nárok, kdyby ubytování využil.
4.2.2 Podmínky proplácení cestovného – tabulka cestovních dokladů Doklady za výdaje na cestovné dokládá stážista vždy za kalendářní měsíc, což platí jak pro stáže začínající 1. den v měsíci, tak pro stáže začínající 15. den v měsíci. Stážista předkládá doklady za cestovné ke dnům, ve kterých v daném kalendářním měsíci docházel na stáž (tj. u stáží, které začínají 15. den v měsíci, stážista předkládá první doklady za cestovné pouze za druhou polovinu daného kalendářního měsíce stáže). Cestovní doklady stážista průběžně organizuje do tabulky cestovních dokladů (viz příloha 3 tohoto manuálu), kterou nalezne v Dokumentech pro uchazeče v IS ASAP. Vzor vyplněné tabulky cestovních dokladů je předmětem přílohy 4 tohoto manuálu.
27
Stážista vyplní tabulku cestovních dokladů podle níže uvedených pravidel:
jízdenky připevňuje k danému datu do tabulky za roh sešívačkou, případně lepidlem (příloha 4);
na dokladech musí být čitelné všechny údaje (způsob připevnění nesmí překrývat údaje na dokladu);
doklady se v rozložené podobě nesmí překrývat (z důvodu následného skenování tabulky cestovních dokladů konzultantem FDV – i ze skenu musí být patrné všechny údaje na dokladech);
doklady jsou řazeny chronologicky, tedy v čase od nejstaršího po nejnovější;
stážista dokládá ORIGINÁLY jednotlivých cestovních dokladů; výjimkou jsou karty/průkazy k časovým jízdenkám, časovým či slevovým kuponům a také samotné časové kupony/jízdenky, jejichž platnost je delší než sledované období (např. čtvrtletní kupon) – v tomto případě připevňuje stážista do tabulky originál dokladu o zaplacení časového kuponu/časové jízdenky (doklad musí být vystaven na jeho jméno, popř. musí být jinak prokázáno, že zakoupený časový kupon/časová jízdenka náleží stážistovi) a kopii průkazu/karty popř. časového kuponu/časové jízdenky17.
FDV si veškeré doklady předložené za daný měsíc ponechává. Jízdenky je stážista povinen předkládat uvedeným způsobem. Nedodržení předepsaného způsobu bude mít za následek zpoždění v proplacení cestovních výdajů, a to minimálně o 1 měsíc. I z tohoto důvodu může být stáž předčasně ukončena. V případě, že má stážista nárok na cestování na stáž soukromým vozidlem (viz kapitola 4.2.1.1), zašle mu konzultant FDV současně se Smlouvou následující informaci:
kolik Kč mu bude proplaceno jako cestovné za jeden den stáže (tj. cesta na stáž a zpět) v případě, že stážista neuplatňuje nárok na ubytování;
kolik Kč mu bude proplaceno jako cestovné za jednu cestu z místa kontaktní adresy do místa ubytování a zpět (týdně) a za jednu cestu z místa ubytování do místa výkonu stáže a zpět (denně) v případě, že uplatňuje nárok na ubytování.
Vyplněnou a vlastnoručně podepsanou tabulku cestovních dokladů stážista předá do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce mentorovi. Mentor odešle tabulku cestovních dokladů do 3 pracovních dnů od převzetí od stážisty konzultantovi FDV spolu s dalšími dokumenty. Doklady za cestovné předkládá stážista vždy za předcházející kalendářní měsíc. V odůvodněných případech jsou ze strany FDV akceptovány doklady předložené stážistou se zpožděním jednoho měsíce. Doklady, resp. těmito doklady prokazované výdaje, Pokud stážista doloží originál dokladu o zaplacení (např. čtvrtletní jízdenky), je povinen následující měsíc (nárokuje-li opět výdaje za tento doklad), doložit vyplněnou a podepsanou tabulku cestovních dokladů s kopií originálu dokladu o zaplacení. Jestliže stážista nevlastní originál dokladu o zaplacení, lze doložit originál jízdního kuponu po ukončení jeho platnosti s tím, že cestovné bude stážistovi uhrazeno najednou za všechny předchozí měsíce, ke kterým se jízdní kupon vztahoval. 17
28
předložené stážistou se zpožděním delším než jeden kalendářní měsíc nebudou stážistovi proplaceny. Obvykle do 30 pracovních dní od doručení podkladů na adresu FDV obdrží stážista finanční prostředky na bankovní účet. V průběhu kontroly předložených dokladů na straně FDV může být stážista telefonicky kontaktován konzultantem FDV nebo finančním manažerem FDV k upřesnění některých nesrovnalostí v dokladech.
4.3
Ubytování
4.3.1 Nárok na proplácení ubytování Na ubytování vzniká stážistovi nárok pouze v případě, že dojíždění veřejnou dopravou mezi místem kontaktní adresy uvedené v Dotazníku pro uchazeče o stáž a místem výkonu stáže trvá déle než 75 minut (bude ověřováno konzultantem FDV). Nárok na ubytování stážistovi nevzniká, shoduje-li se město, ve kterém stáž probíhá, s městem, ve kterém má stážista trvalou nebo kontaktní adresu (tedy cestuje-li stážista v rámci jednoho města). Nárok na proplacení ubytování vzniká stážistovi nejdříve dnem zahájení stáže (v odůvodněných případech je možné proplatit ubytování i den před nástupem na stáž). Ubytování v průběhu stáže si zajišťuje stážista sám. Za vhodné ubytování je považováno ubytování v hostelech, internátech, turistických ubytovnách, VŠ kolejích atd. V žádném případě není propláceno ubytování v podnájmu v rámci nájemní smlouvy. Ubytování se musí nacházet v blízkosti místa výkonu stáže. Stážista má nárok na proplacení výdajů za ubytování pouze ve dnech souvisejících s docházkou na stáž dle harmonogramu (viz níže). Ubytování bez stravy je propláceno do maximální výše 350,- Kč vč. DPH/osobu/noc. Stojí-li ubytování méně než 350,- Kč/osobu/noc, proplatí FDV toto ubytování do výše skutečné ceny ubytování. V případě, že je ubytování dražší než 350,- Kč/osobu/noc, je stážistovi ubytování propláceno pouze do výše maximální stanovené ceny za ubytování, tj. 350,- Kč/osobu/noc. Např. Stojí-li ubytování 400,- Kč/osobu/noc, je stážistovi proplaceno pouze 350,- Kč/osobu/noc a zbylých 50,- Kč si musí stážista doplatit sám.
Počet nocí ubytování je dán rozvržením docházky na stáž (počtem dní stáže). Uvažujeme-li, že stážista dochází na stáž od pondělí do pátku každý den (tedy 5 dní docházky v daném týdnu), pak budou stážistovi proplaceny výdaje za ubytování za 4 noci. V odůvodněných případech mohou být stážistovi proplaceny výdaje za ubytování i v den předcházející dnu docházky na stáž, příp. v den stáže, po kterém stážista dle harmonogramu na stáž nedochází. Stážista se může ubytovat již v neděli večer pouze v případě, že veřejná doprava nenabízí vhodný spoj v pondělí ráno (nestihl by nastoupit na stáž). Stážista se může ubytovat ještě v pátek po odchodu ze stáže, pouze pokud veřejná doprava nenabízí vhodný spoj do místa kontaktní adresy v pátek večer (nestihl by se dostat ještě týž den zpět do místa kontaktní adresy). V případě, že stážista využívá ubytování i mimo dny, kdy chodí na stáž, jsou stážistovi proplaceny výdaje za ubytování pouze v poměrné výši.
29
Např. Chodí-li stážista na stáž v pondělí, úterý a středu, má nárok na proplacení ubytování za 2 noci (z pondělí na úterý a z úterý na středu). Platí-li si ale stážista ubytování v místě výkonu stáže celý týden, proplatí mu FDV ubytování pouze za uvedené 2 noci.
Případné změny adresy ubytování, kontaktní adresy i adresy trvalého pobytu v průběhu stáže je stážista povinen oznámit neprodleně konzultantovi FDV. FDV neproplácí poplatky za rezervaci a storno poplatky.
4.3.2 Podmínky proplácení ubytování – originál účet. dokladu s průvodním listem Na konci každého kalendářního měsíce si stážista vyžádá od ubytovacího zařízení účetní doklad za ubytování vystavený v Kč. Originál účetního dokladu za ubytování předává stážista spolu s vyplněným a vlastnoručně podepsaným průvodním listem účetního dokladu za ubytování do 3 pracovních dnů od konce daného kalendářního měsíce, za který je proplacení ubytování nárokováno, mentorovi. Mentor do 3 pracovních dnů od převzetí dokumentů od stážisty odešle doklady konzultantovi FDV spolu s dalšími dokumenty. Průvodní list účetního dokladu za ubytování (viz příloha 5 tohoto manuálu) je stážistovi k dispozici v IS ASAP. Doklady, na základě kterých stážista nárokuje proplacení ubytování, musí splňovat níže uvedené náležitosti:
doklady musí být vystaveny vždy na jméno stážisty, musí obsahovat přesné datum ubytování (tzn. vypsané jednotlivé dny, kdy byl stážista ubytován) a musí být vystaveny v Kč;
stážista dokládá ORIGINÁLY dokladů za ubytování, které uhradil (faktura, paragon, příjmový pokladní doklad; Pozor! FDV neproplácí zálohovou (proforma) fakturu);
z dokladů předložených stážistou musí být zřejmé skutečné uhrazení výdaje za ubytování stážistou (k faktuře za ubytování, která nebyla uhrazena stážistou v hotovosti, je tedy nutné doložit v originále i paragon/pokladní doklad/výpis z bankovního účtu (stačí kopie – např. printscreen)/stvrzenku z platebního terminálu nebo jiný doklad, kterým stážista prokáže úhradu výdaje za ubytování);
jednotlivé doklady musí být seřazeny chronologicky (od nejstaršího po nejnovější) a s průvodním listem účetního dokladu za ubytování musí být sešité sešívačkou.
Doklady za ubytování předkládá stážista vždy za celý předcházející kalendářní měsíc, což platí jak pro stáže začínající 1. den v měsíci, tak pro stáže začínající 15. den v měsíci. U stáží, které začínají v polovině kalendářního měsíce, tedy stážista dokládá první účetní doklad za ubytování pouze za druhou polovinu kalendářního měsíce stáže. V odůvodněných případech jsou ze strany FDV akceptovány doklady předložené stážistou se zpožděním jednoho měsíce. Doklady, resp. těmito doklady prokazované výdaje, předložené
30
stážistou se zpožděním delším než jeden kalendářní měsíc nebudou stážistovi proplaceny. Výdaje za ubytování je stážista povinen předkládat výše uvedeným způsobem. Nedodržení předepsaného způsobu bude mít za následek zpoždění v proplacení výdajů, a to minimálně o jeden měsíc. V průběhu kontroly předložených dokladů na straně FDV může být stážista e-mailem/ telefonicky kontaktován konzultantem FDV nebo finančním manažerem FDV za účelem vysvětlení případných nesrovnalostí v dokladech. Obvykle do 30 pracovních dnů od doručení podkladů na adresu FDV obdrží stážista příslušné finanční prostředky na bankovní účet.
5
Registrace do projektu
Uchazeč o stáž, který se chce zapojit do projektu (tzn., chce se přihlásit na stáž), se musí na portálu www.stazevefirmach.cz registrovat do IS ASAP. V případě, že se uchazeč o stáž zaregistroval do IS ASAP již v projektu Stáže ve firmách 1, nemusí se do informačního systému znovu registrovat (použije k přihlášení své původní uživatelské jméno a heslo). Po prvním přihlášení do systému pouze zaktualizuje své údaje a potvrdí souhlas se Všeobecnými podmínkami IS ASAP18. Registrace do IS ASAP je bezplatná a nezávazná. Je nezbytné, aby uchazeč o stáž prováděl registraci osobně, neboť bude po případném přihlášení se na stáž komunikovat prostřednictvím svého účtu v IS ASAP s konzultantem FDV. Po registraci je možné:
detailně prohlížet karty (tj. konkrétní nabídky stáží, plnící funkci inzerátu);
nahlížet do veškerých dokumentů, se kterými bude stážista i poskytovatel stáže v průběhu stáže pracovat (vzor harmonogramu stáže, vzor Smlouvy, tabulka cestovních dokladů apod.);
přihlásit se na stáž.
Jednotlivé šablony si může uchazeč o stáž stáhnout ve formátu PDF nebo vytisknout. Je důležité, aby se uchazeč o stáž před přihlášením na stáž seznámil se šablonou, která je umístěna v zápatí karty (inzerátu). Do IS ASAP je možné se zaregistrovat pouze pod jedním e-mailem, na jehož základě si uchazeč o stáž vytvoří svůj profil. K tomuto e-mailu musí mít uchazeč o stáž aktivní přístup, neboť mu na něj budou zasílány veškeré podklady a dokumenty, které s realizací stáže souvisí. V případě, že by se stážista zaregistroval do systému pod více e-maily, jedná se o porušení pravidel projektu, což může vést k vyloučení uchazeče o stáž z projektu (deaktivování všech profilů uchazeče o stáž). Dokončením registrace uchazeč o stáž 18
Dostupné zde: http://www.stazevefirmach.cz/clanky/vseobecne-podminky-asap.html
31
souhlasí se zpracováním, shromažďováním a uchováváním osobních údajů ve smyslu zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů (souhlas je součástí Všeobecných podmínek IS ASAP, které je nutné před dokončením registrace odsouhlasit).
Registrační formulář v IS ASAP
5.1
Registrace sestává z vyplnění registračního formuláře, který obsahuje přihlašovací údaje do IS ASAP a základní parametry stáže, o kterou by měl uchazeč o stáž potenciálně zájem. Není-li uvedeno jinak, jedná se o povinné údaje:
jméno a příjmení;
informace o evidenci na úřadu práce (Povinný údaj pro uchazeče o stáž evidované na úřadu práce. Je doporučeno vložené datum pečlivě překontrolovat, neboť jej uchazeč o stáž nemůže sám zpětně editovat. Údaj je možné změnit pouze na základě žádosti zaslané na e-mail
[email protected]. Údaj bude ověřován konzultantem FDV. Následně bude uchazeč o stáž evidovaný na úřadu práce dokládat potvrzení o evidenci na úřadu práce – kopie průkazky uchazeče o zaměstnání není dostačující!);
kraj zájmu (Uchazeč o stáž vybere preferovaný kraj výkonu stáže. Je možné označit více krajů. Kraj požadovaného místa výkonu stáže se nemusí shodovat s adresou trvalého pobytu uchazeče o stáž. Tento údaj je možné editovat.);
obor hledané stáže (Je možné označit více oborů. Pokud si uchazeč o stáž nevybere z nabídky oborů, je možné níže preferovaný obor vypsat. Uchazeč o stáž vyplňuje takový obor, ve kterém již splňuje určitou kvalifikaci a chce se v něm dále vzdělávat. Je důležité si uvědomit, že stáž má za cíl prohloubit dosavadní znalosti, nikoliv vzdělat uchazeče o stáž v novém oboru. Bude-li zde vyplněn obor, který se uchazeči o stáž líbí, ale nemá v tomto oboru získanou potřebnou míru kvalifikace, bude uchazeč o stáž po přihlášení na stáž v tomto oboru odmítnut konzultantem FDV (HR specialistou) z důvodu nesplnění podmínek na kvalifikaci definovaných šablonou. Tento údaj je možné editovat.);
e-mail (Vyplněný e-mail nelze měnit, jelikož bude sloužit jako přihlašovací jméno do systému. Je proto vhodné údaj pečlivě překontrolovat. Pro další realizaci stáže je dobré si uvědomit, že e-mail bude používán pro korespondenci uchazeče o stáž/stážisty s konzultantem FDV a s poskytovatelem stáže. Je proto nutné zadat email, který uchazeč o stáž aktivně používá a má k němu přístupové údaje.);
heslo;
kontrola hesla.
Uchazeč o stáž si může v průběhu registrace v profilu uchazeče o stáž zažádat o automatické zasílání aktuálních informací o projektu (tzv. newsletter) na e-mail, který uvedl
32
při registraci do IS ASAP (zasílání na jiný e-mail není možné). Zasílání newsletteru je možné kdykoliv deaktivovat zasláním žádosti na e-mailovou adresu
[email protected]. Předpokladem pro úspěšné dokončení registrace je odsouhlasení Všeobecných podmínek IS ASAP a potvrzení toho, že byl uchazeč o stáž srozuměn s pravidly zapojení se do projektu (např. povinnost mít adresu trvalého pobytu mimo území hl. m. Prahy, povinnost nebýt OSVČ, poskytnutí údajů pro účely evaluace v rámci projektu, povinnost nepřihlásit se na stáž u poskytovatele stáže, pokud byl uchazeč o stáž v posledních 5 letech zaměstnancem daného poskytovatele stáže atd.). V opačném případě není možné registraci dokončit. Proběhne-li registrace v pořádku, obdrží uchazeč o stáž automaticky generovaný e-mail s potvrzením přihlašovacích údajů. Registraci je nutné potvrdit kliknutím na odkaz uvedený v notifikaci. Následně je již možné provést jako registrovaný uživatel přihlášení do systému, kde uchazeč o stáž vyplní svůj profil. Uchazeč o stáž je povinen uvádět v IS ASAP výhradně pravdivé a dostatečně jasné informace. V opačném případě může být uchazeč o stáž vyloučen z projektu (deaktivováním profilu uchazeče).
Přihlášení na stáž
6
V případě, že se chce registrovaný uchazeč o stáž přihlásit na konkrétní stáž (tzn. přihlásit se ke kartě), musí si nejprve vyplnit svůj profil. Každý uchazeč o stáž může mít v IS ASAP vytvořený pouze jeden profil. Podrobné instrukce pro přihlášení ke kartě jsou k dispozici v Dokumentech pro uchazeče v IS ASAP (Návod na přihlášení uchazeče o stáž ke kartě stáže).
6.1
Vyplnění profilu uchazeče o stáž
Vyplnění profilu sestává z vyplnění klíčových informací o uchazeči o stáž. Jako součást profilu nahrává uchazeč o stáž dokumenty, bez jejichž doložení není možné se přihlásit ke kartě. PROFIL UCHAZEČE O STÁŽ ZÁKLADNÍ ÚDAJE o
titul (Nepovinný údaj.);
o
jméno a příjmení (Bude automaticky vyplněno dle údajů zadaných při registraci.);
o
rodné číslo (Údaj je dostupný pouze pro pracovníky FDV a je možné jej následně změnit pouze na základě žádosti na e-mail
[email protected], ke které musí uchazeč o stáž doložit sken občanského průkazu pro ověření správnosti údaje);
33
o
adresa trvalého pobytu (Nesmí být na území hl. m. Prahy. Údaj je možné editovat do odeslání první přihlášky ke kartě, následně je možné jej změnit pouze na základě žádosti na e-mail
[email protected]);
o
kontaktní adresa (Za kontaktní adresu se považuje taková adresa, na které se uchazeč o stáž zdržuje a kde přebírá poštu. Na tuto adresu budou stážistovi doporučeně zasílány klíčové dokumenty, je proto důležité uvést adresu, na které bude stážista v průběhu stáže skutečně k zastižení. Kontaktní adresa je zároveň důležitým údajem z hlediska proplácení cestovného a ubytování (viz kapitola 4). Kontaktní adresu může mít uchazeč o stáž na území hl. m. Prahy. Údaj je možné editovat do odeslání první přihlášky ke kartě, následně je možné jej změnit pouze na základě žádosti na e-mail
[email protected]);
o
telefon (Údaj je možné editovat do odeslání první přihlášky ke kartě, následně je možné jej změnit pouze na základě žádosti na e-mail
[email protected]).
DALŠÍ ÚDAJE o
evidence na úřadu práce (Bude automaticky vyplněno dle údajů zadaných při registraci.);
o
kraj zájmu (Bude automaticky vyplněno na základě údajů zadaných při registraci, údaje je však možné v profilu editovat.);
o
obor hledané stáže (Bude automaticky vyplněno na základě údajů zadaných při registraci, údaje je však možné v profilu editovat).
o
individuální poradenství (Uchazeč o stáž zaškrtne pole v případě, že má zájem o bezplatné individuální poradenství).
PŘIHLAŠOVACÍ ÚDAJE o
e-mail (Bude automaticky vyplněn na základě údajů zadaných při registraci);
o
heslo a potvrzení hesla (Bude automaticky vyplněno na základě údajů zadaných při registraci. Heslo je možné měnit.);
o
odběr newsletteru (Je možné zadat požadavek na zasílání novinek v projektu – např. o vydání nových metodických pokynů. Z odběru novinek se lze kdykoliv odhlásit.).
MOJE VZDĚLÁNÍ A PRAXE Tyto informace jsou klíčové z hlediska hodnocení kvalifikace uchazeče o stáž. Je proto důležité, aby uchazeč o stáž tato pole vyplnil obzvlášť pečlivě a aby uváděl relevantní informace, ze kterých je patrné, zda splňuje požadavky na stážistu dané šablonou a kartou. o
vzdělání obor, dosažená kvalifikace, oficiální název školy, studijní obor, studium od-do, doklad o požadovaném vzdělání;
34
o
zaměstnání/praxe obor, zaměstnavatel, pozice, zaměstnání/praxe od-do, náplň práce;
o
kurzy/semináře/rekvalifikace obor, dosažená kvalifikace, organizátor kurzu/školitel, název kurzu/semináře/ rekvalifikace, délka trvání od-do, potvrzení o absolvování.
JAZYKOVÉ ZNALOSTI A JINÉ CERTIFIKÁTY Jedná se o nepovinné údaje. Je však důležité si uvědomit, že tyto informace mohou mít značný vliv na úspěch při výběru uchazečů o stáž poskytovatelem stáže. o
jazykové znalosti ovládané jazyky; úroveň (Požadavky na jazykovou vybavenost se řídí Evropskými jazykovými standardy, specifikace jazykových úrovní je uvedena v IS ASAP.);
o
certifikáty
o
jiné dovednosti (např. řidičské oprávnění, znalost práce s PC apod.).
MOJE DOKUMENTY: Uchazeč o stáž se může přihlásit ke kartě pouze za předpokladu, že má ve svém profilu nahrané všechny povinné dokumenty. Ostatní dokumenty jsou pro uchazeče o stáž povinné pouze v případě, že jsou relevantní, nebo pokud je vyžaduje šablona. o
dokumenty povinné pro všechny uchazeče o stáž: životopis uchazeče o stáž (Je požadován aktuální životopis uchazeče o stáž. Dokument je dostupný pro pracovníky FDV, po přihlášení ke kartě je viditelný také poskytovateli stáže.); čestné prohlášení uchazeče o stáž (Formulář čestného prohlášení je k dispozici v IS ASAP v Dokumentech pro uchazeče (náhled je k dispozici v příloze 8 tohoto manuálu). Uchazeč o stáž je povinen formulář vytisknout, vyplnit jej a podepsat. Do systému pak vkládá sken podepsaného čestného prohlášení. Tento dokument je po přihlášení ke kartě dostupný pouze pro pracovníky FDV.); doklad o požadovaném vzdělání (Dokument slouží ke kontrole správnosti zadaných údajů, po přihlášení ke kartě je dostupný pouze pro pracovníky FDV.);
o
ostatní dokumenty: potvrzení o evidenci na úřadu práce (Povinný dokument pro všechny uchazeče o stáž evidované na úřadu práce. Je požadováno písemné potvrzení o evidenci na úřadu práce, nikoliv kopie Průkazu uchazeče o zaměstnání. Potvrzení nesmí být ke dni přihlášení k dané kartě starší než 3 měsíce. Dokument je dostupný pouze pro pracovníky FDV.);
35
potvrzení o přerušení živnosti (Povinný dokument pro uchazeče o stáž, kteří byli před přihlášením ke kartě OSVČ. Dokument je dostupný pouze pracovníkům FDV.); průkaz mimořádných výhod ZTP, ZTP/P (Povinný dokument pro držitele průkazu. Dokument je dostupný pouze pracovníkům FDV.); zdravotní průkaz pracovníka v potravinářství, výpis z Rejstříku trestů apod. (Povinný dokument pouze pokud ho vyžaduje šablona, resp. karta. Dokument je dostupný pracovníkům FDV i poskytovateli stáže.); motivační dopis, reference, doplňující dokumenty apod. (Nepovinné dokumenty, které jsou dostupné pracovníkům FDV i poskytovateli stáže). V případě doložení neúplných povinných a relevantních dokumentů může být uchazeč o stáž konzultantem FDV (HR specialistou) zamítnut. Svůj profil (kromě základních údajů a nahraných dokumentů) může uchazeč o stáž editovat (upravovat). Na kartu, ke které se přihlásí, se vždy nahraje aktuální profil uchazeče o stáž (uchazeč o stáž vybere, které dokumenty a údaje chce poskytovateli stáže zpřístupnit). Pokud uchazeč o stáž změní informace ve svém profilu, změní se pouze informace uvedené v následně vyplňovaných přihláškách ke kartám. Editací profilu již nedochází ke změně údajů u přihlášek ke kartám, ke kterým se uchazeč o stáž přihlásil před těchto změnou údajů. Je proto důležité, aby si uchazeč o stáž nejprve zkontroloval (aktualizoval) svůj profil a teprve poté se přihlásil k další vybrané kartě. Dojde-li ke změně, kterou by uchazeč o stáž ke kartě chtěl uvést, kontaktuje FDV prostřednictvím e-mailu
[email protected].
6.2
Přihlášení ke kartě
Uchazeč o stáž se může přihlásit současně maximálně k 10 kartám. V případě, že uchazeč o stáž není na stáž vybrán, může se hlásit k dalším kartám. K jedné kartě se může přihlásit maximálně 20 uchazečů o stáž. Ke kartě se může přihlásit jen ten uchazeč o stáž, který splňuje podmínky uvedené v kapitole 2.1 tohoto manuálu. Tyto skutečnosti uchazeč o stáž čestně prohlašuje již při registraci do IS ASAP. V případě, že uchazeč o stáž neuvede výhradně pravdivé a dostatečně jasné informace, může být vyloučen z projektu (deaktivováním profilu uchazeče o stáž).
Před přihlášením ke kartě by si měl uchazeč o stáž pečlivě prostudovat šablonu a kartu: V šabloně by se měl zaměřit na: základní informace o stáži (definice pozice, časová dotace); požadavky na stážistu (požadovaná úroveň a obor vzdělání, popř. vyžadovaná praxe); detailní popis cílů stáže (rámec činností, které bude stážista na stáži vykonávat).
36
V kartě by se měl zaměřit zejména na: upřesnění pozice; předpokládaný začátek a konec stáže; termín, do kterého se mohou uchazeči o stáž přihlašovat na stáž; místo/a výkonu stáže (stáž může probíhat až na třech místech, ani jedno z těchto míst nesmí být na stejné adrese, na které má stážista hlášen trvalý pobyt, kontaktní adresu nebo adresu současného zaměstnání; v „Dalších požadavcích na stážistu a upřesněních“ je uvedena informace o případných služebních cestách/pochůzkách na stáži); cíl a náplň stáže; upřesnění požadavků na stážistu (požadavky na jazykovou vybavenost, řidičský průkaz, zdravotní způsobilost apod.). K přihlášce ke kartě musí být nahrány všechny povinné dokumenty. Dále uchazeč o stáž při přihlášení ke kartě vybere další dokumenty, které chce k dané přihlášce ke kartě nahrát, a které tedy mohou být k dispozici poskytovateli stáže. Je důležité si uvědomit, že každý doložený dokument může zvýšit šance uchazeče o stáž při výběru ze strany poskytovatele stáže. Před ukončením lhůty pro přihlašování se může uchazeč o stáž z karty odhlásit. Po uplynutí termínu pro přihlašování již toto není možné. Přehled všech přihlášek včetně jejich aktuálního stavu má uchazeč o stáž k dispozici v agendě „Moje přihlášky/stáže“. O změně stavu přihlášky není uchazeč o stáž informován, změny může průběžně sledovat po přihlášení do IS ASAP.
Uchazeč o stáž je přihlášen ke kartě
6.3
Uchazeče o stáž přihlášené ke kartě schvaluje/zamítá po ukončení přihlašování ke kartě konzultant FDV (HR specialista). Tento proces obvykle trvá 7 kalendářních dní. Obsahují-li doložené dokumenty (životopis, certifikáty, vzdělání apod.) nejasnosti, může být uchazeč o stáž kontaktován (telefonicky nebo e-mailem) konzultantem FDV (HR specialistou) a vyzván k doplnění poskytnutých informací popř. vysvětlení nejasností. V případě, že se potvrdí, že uchazeč o stáž nesplňuje požadavky dané šablonou a kartou, není jeho přihláška ke kartě schválena. Nejčastějšími důvody k neschválení přihlášky uchazeče o stáž ke kartě jsou:
uchazeč o stáž je žákem nebo studentem;
uchazeč o stáž nesplňuje požadovanou kvalifikaci definovanou v šabloně;
uchazeč o stáž má adresu trvalého pobytu na území hl. m. Prahy;
nedodání kompletní dokumentace.
37
Seznam schválených uchazečů o stáž je následně zpřístupněn poskytovateli stáže, který vybere ze seznamu vhodné kandidáty, které pozve na osobní pohovor (více viz kapitola 6.4). Termín a místo pohovoru sdělí poskytovatel stáže uchazeči o stáž e-mailem. Poskytovatel stáže má povinnost pozvat na osobní pohovor minimálně 1 uchazeče o stáž na každých 5 přihlášených uchazečů o stáž. Uchazeči o stáž, který se přihlásil ke kartě, je doporučeno, aby v IS ASAP průběžně kontroloval, zda nedošlo u dané karty ke změnám (např. změna stavu, jiné změny ze strany FDV nebo poskytovatele stáže).
6.4
Osobní pohovor
V případě, že má poskytovatel stáže vážný zájem nabídnout uchazeči o stáž danou stáž, je daný uchazeč o stáž poskytovatelem stáže pozván na osobní pohovor. Poskytovatel stáže s uchazečem o stáž domluví termín osobního pohovoru (e-mailem nebo telefonicky) a v IS ASAP změní stav z „Přihlášen ke kartě stáže“ na „Pozván na pohovor“. Současně uvede termín, čas a místo konání osobního pohovoru. V případě, že se nemůže uchazeč o stáž na osobní pohovor dostavit v domluveném termínu, omluví se včas poskytovateli stáže (e-mailem, telefonicky). Opakované nedostavení se na pohovor bez omluvy může vést k vyloučení uchazeče o stáž z projektu. V odůvodněných případech, kdy není možné osobní pohovor uskutečnit, může pohovor proběhnout formou skupinového hovoru prostřednictvím programu Skype, přičemž jedním z účastníků hovoru bude také zástupce FDV (HR specialista). Dokud může být uchazeč o stáž pozván na pohovor, je jeho stav nastaven jako „Přihlášen ke kartě stáže“. Je-li přihlášený uchazeč o stáž na základě doloženého životopisu poskytovatelem stáže odmítnut, je jeho stav změněn na „Nevybrán na stáž“. Osobního pohovoru se může kromě poskytovatele stáže účastnit také zástupce FDV (HR specialista). Je velmi doporučeno, aby si uchazeč o stáž spolu s poskytovatelem stáže na pohovoru domluvili předběžný harmonogram stáže, který bude v případě výběru uchazeče o stáž na danou stáž finalizován do závazné podoby (viz dále). Uspěje-li uchazeč o stáž u osobního pohovoru, je vybrán na stáž. Ještě před tím, než poskytovatel stáže zanese tuto skutečnost do IS ASAP, kontaktuje vybraného uchazeče o stáž (telefonicky nebo e-mailem) a ověří, zda jeho zájem o stáž přetrvává. Poté změní poskytovatel stáže stav uchazeče o stáž z „Pozván na pohovor“ na „Vybrán na stáž/stáž čeká na schválení“. Stav ostatních nevybraných uchazečů o stáž poskytovatel stáže změní na „Nevybrán na stáž“ a současně stručně vypíše důvod, proč nebyli uchazeči o stáž na danou stáž vybráni. Je také vhodné, aby poskytovatel stáže zbylé uchazeče o stáž kontaktoval (telefonicky nebo e-mailem) a tuto skutečnost jim sdělil (není to ovšem povinností poskytovatele stáže).
38
V okamžiku, kdy je uchazeč o stáž vybrán na danou stáž, dochází k tzv. spárování s poskytovatelem stáže. Stáž v tuto chvíli dostává specifické číslo a je jí přidělen konkrétní konzultant FDV.
7
Stážista je vybrán na stáž
Zpravidla do 3 pracovních dnů od okamžiku, kdy je stážista spárován s poskytovatelem stáže, je stážista kontaktován přiděleným konzultantem FDV. Konzultant FDV stážistu kontaktuje telefonicky – telefonický kontakt je podmínkou pro zahájení přípravy Smlouvy. Konzultant FDV se stážistovi představí a sdělí mu specifické číslo stáže. Zároveň stážistu požádá o neprodlené vyplnění krátkého Dotazníku pro vybrané uchazeče o stáž (formulář dotazníku zašle konzultant FDV stážistovi na e-mail uvedený v IS ASAP) a o doložení oboustranného skenu občanského průkazu19 (povinné). Konzultant FDV zároveň stážistu informuje o tom, že bude kontaktován poskytovatelem stáže za účelem sestavení závazného harmonogramu stáže. Vyplněný Dotazník pro vybrané uchazeče o stáž slouží jako klíčový podklad pro přípravu Smlouvy a pro výpočet maximální výše nároků na stravné, cestovné a ubytování. Je proto vhodné, aby si stážista předem rozmyslel, zda bude proplacení výdajů na cestovné a ubytování spojených se stáží nárokovat (změna těchto skutečností v průběhu stáže je možná pouze v případě objektivních důvodů, které jsou řádně doloženy). Bude-li stážista nárokovat proplacení cestovného a výdajů na ubytování, v dotazníku přesně uvede, jakým způsobem se bude na stáž dopravovat a kde bude ubytován (včetně ceny ubytování za osobu na noc). Konzultant FDV bude požadovat sdělení těchto informací. Stážista vkládá vyplněný dotazník a oboustranný sken občanského průkazu do IS ASAP do záložky „Moje přihlášky/stáže“ ke stáži, u které je uveden stav „Vybrán na stáž/Stáž čeká na schválení“ (kliknutím na „Detaily“ → „Dokumenty“ → „Otevřít“ → „Nový“) do 2 pracovních dnů od vyzvání konzultantem FDV. O vložení dokumentů informuje konzultanta FDV emailem. V okamžiku zaslání skenu občanského průkazu je přihlášení na stáž ze strany stážisty závazné. V tuto chvíli jsou zahájeny práce na přípravě Smlouvy a již tedy není možné od stáže odstoupit ze subjektivních důvodů (například za účelem nástupu na jinou stáž). Odstoupení v této fázi je možné pouze z objektivních důvodů (např. dlouhodobá nemoc stážisty, získání zaměstnání), které musí stážista doložit relevantními dokumenty. Odstoupení od stáže z jiných než objektivních důvodů bude mít za následek vyloučení stážisty z IS ASAP a tedy i z účasti na jakékoliv jiné stáži v rámci projektu.
V případě, že stážista není občanem České republiky, dokládá jiný identifikační doklad, na němž musí být uvedena adresa trvalého pobytu stážisty. 19
39
Pro usnadnění komunikace a efektivnější a rychlejší administraci projektu je vyžadováno, aby stážista uváděl specifické číslo stáže při jakémkoliv kontaktu s FDV a aby s jakýmkoliv dotazem (případně informací o změně) kontaktoval svého přiděleného konzultanta FDV.
Harmonogram stáže
7.1
Harmonogram stáže určuje, v jakých měsících a které dny v týdnu bude stážista docházet na stáž (včetně hodinové dotace a garantovaného intervalu) a kde bude v dané dny stáž probíhat. Harmonogram je závazný a představuje klíčový dokument pro podpis Smlouvy. Za účelem domluvení podrobného harmonogramu stáže je stážista kontaktován poskytovatelem stáže. Při sestavování harmonogramu musí být dodržena následující pravidla:
stáž musí být rozvržena přesně na počet hodin daných šablonou (celé hodiny); stáž může začít pouze 1. nebo 15. den v kalendářním měsíci; stáž je oficiálně ukončena 14. den po posledním dni docházky na stáž uvedeném v harmonogramu stáže; stáž nelze vykonávat o víkendu a státních svátcích; každý den, kdy bude stážista docházet na stáž, musí být stáž naplánována na minimálně 4 hodiny souvislé docházky; docházka na stáž nesmí být naplánována na více než 8 hodin denně (výjimkou jsou směnné provozy, u kterých smí být naplánována docházka až do maximálního rozsahu 12 hodin stáže, respektive však maximálně 40 hodin týdně); do absolvovaných hodin se nezapočítává délka přestávky na jídlo a oddech (více viz kapitola 4.1.3); stáž musí být rozplánována v rozsahu počtu měsíců, který je uveden v dané šabloně (do tohoto rozsahu se nezapočítává 14-denní rezerva na konci stáže); ke každému dni docházky musí být uvedeno místo výkonu stáže, případně rozplánována služební cesta/pochůzka (služební cesty/pochůzky jsou možné maximálně do výše poloviny počtu dní docházky na stáž); v harmonogramu musí být uveden časový interval 4 hodin, ve kterých poskytovatel stáže garantuje přítomnost stážisty v místě výkonu stáže ve dnech docházky na stáž (dále také „garantovaný interval“), toto časové rozmezí může být uvedeno i jako 2 + 2 hodiny za den. docházka na stáž musí probíhat v rozmezí od 6:00 do 20:00 hodin (výjimky jsou možné pouze u směnných provozů – tuto skutečnost schvaluje konzultant FDV).
Harmonogram slouží mimo jiné jako podklad pro výpočet maximální výše nároků na proplacení výdajů na cestovné a ubytování stážisty, proto je důležité, aby byl domluven co nejpřesněji. Vyplněný dokument vloží poskytovatel stáže/mentor do IS ASAP. Konzultant FDV harmonogram zkontroluje a je-li v souladu s pravidly, schválí jej (v opačném případě je nutno harmonogram přepracovat). Konzultant FDV připraví pro stážistu na všechny relevantní měsíce stáže deník (v podobě dokumentu programu MS Excel - v jednotlivých listech sešitu).
40
Deník konzultant FDV odešle mentorovi i stážistovi e-mailem nejpozději v den zahájení stáže. Harmonogram je přílohou Smlouvy, tvoří její nedílnou součást a je tak závazný. Podpisem Smlouvy všechny smluvní strany vyjadřují souhlas s tím, že bude harmonogram dodržován. Drobné změny harmonogramu jsou považovány za změnu docházky a nebudou kvůli nim vydávány dodatky ke Smlouvě. Významnější změny harmonogramu musí být řešeny dodatkem ke Smlouvě (o nutnosti sepsat dodatek ke Smlouvě informuje konzultant FDV). Jakékoliv změny v docházce je potřeba předem včas (do 14:00 hodin předchozího pracovního dne) písemně nahlásit konzultantovi FDV a současně je uvést v deníku za daný měsíc.
7.2
Podpis Smlouvy
Smlouvu vyhotoví konzultant FDV na základě informací a podkladů, které obdržel od poskytovatele stáže a od stážisty. Smlouva společně s přílohami stanovuje práva a povinnosti stážisty, poskytovatele stáže a FDV při realizaci stáže. Smlouva musí být stvrzena podpisem všech tří smluvních stran: stážistou, poskytovatelem stáže a FDV. FDV podepisuje Smlouvu jako poslední ze smluvních stran a Smlouva tudíž nabývá platnosti a stává se účinnou tímto dnem. Ve Smlouvě je uvedena maximální výše nároku na přímou podporu stážisty (tedy stravného, výdajů za ubytování, cestovné, zdravotní prohlídku, očkování a případné ostatní výdaje dle šablony schválené ze strany FDV). Stážista má nárok na proplacení přímé podpory do výše těchto maximálních částek, pouze však na základě doložení řádně vyplněného deníku (podklad pro vyplacení stravného), řádně vyplněné tabulky cestovních dokladů (včetně doložených originálních účetních dokladů za cestovné), řádně vyplněného průvodního listu účetního dokladu za ubytování (včetně doložených originálních dokladů za ubytování), případně dalších řádně doložených uznatelných výdajů. Konzultant FDV zasílá vyhotovenou Smlouvu e-mailem poskytovateli stáže a pro informaci také stážistovi (aby měl stážista dostatek času na její prostudování). Poskytovatel stáže Smlouvu vytiskne a následně je povinen kontaktovat stážistu a domluvit s ním termín schůzky k podpisu Smlouvy. Na schůzce k podpisu Smlouvy si poskytovatel stáže se stážistou potvrdí konkrétní čas nástupu stážisty na stáž. Smlouva je podepisována ve 3 originálech (1 pro stážistu, 1 pro poskytovatele stáže a 1 pro FDV). Podepsané originály Smlouvy odešle poskytovatel stáže konzultantovi FDV poštou. Je nezbytně nutné, aby byla Smlouva (podepsaná poskytovatelem stáže i stážistou) doručena konzultantovi FDV nejpozději tři pracovní dny před datem zahájení stáže. Obsahuje-li Smlouva všechny náležitosti, zajistí konzultant FDV podepsání Smlouvy ze strany FDV. Smlouvu podepsanou všemi třemi smluvními stranami následně konzultant FDV zasílá doporučeně poštou stážistovi i poskytovateli stáže. V případě vzniku pochybností o pravosti podpisů stážisty, mentora stáže nebo oprávněné osoby poskytovatele stáže si FDV vyhrazuje právo vyzvat všechny smluvní strany k osobní návštěvě FDV za účelem nového podpisu Smlouvy (podpis bude realizován po předložení
41
OP, případně jiného identifikačního dokladu) nebo k zaslání nového dokumentu s úředně ověřeným podpisem zbylých smluvních stran. Nejpozději v den zahájení stáže zasílá konzultant FDV e-mailem stážistovi i mentorovi deník, Klíčové informace o průběhu stáže a stručný návod Deník stážisty – jak vyplňovat. K datu zahájení stáže přechází stáž do fáze „Stáž - Probíhající stáž“.
Probíhající stáž
8
Poskytovatel stáže, mentor i stážista mají povinnost spolupracovat s FDV po celou dobu realizace stáže. Nesoučinnost stážisty/poskytovatele stáže může být podle Smlouvy důvodem k předčasnému ukončení stáže. V případě, že se stážista dozví o skutečnosti, která z jeho strany nebo ze strany poskytovatele stáže mění podmínky stáže nebo Smlouvu, musí být o této změně neprodleně informovány zbývající dvě smluvní strany (za FDV především konzultant FDV). Takovými skutečnostmi může být zejména:
změna harmonogramu stáže (je nutné sepsat dodatek ke Smlouvě);
změna mentora (je nutné sepsat dodatek ke Smlouvě);
změna adresy trvalého pobytu stážisty (je-li nová adresa trvalého pobytu na území hl. m. Prahy, stáž je nutné ukončit);
změna čísla bankovního účtu stážisty (tuto změnu musí stážista neprodleně nahlásit e-mailem svému konzultantovi FDV, jinak si FDV vyhrazuje právo výdaje za cestovné příp. ubytování stážistovi neuhradit);
jakákoliv další změna, která má vliv na realizaci stáže a je v rozporu se Smlouvou nebo s příslušnými manuály a souvisejícími dokumenty.
Stáž musí probíhat v souladu se Smlouvou, příslušnou šablonou a kartou. Především musí být splněna tato kritéria:
stáž musí probíhat v souladu s harmonogramem, který je přílohou Smlouvy;
stážista musí v průběhu realizace stáže vykonat všechny činnosti uvedené v šabloně (díl 1.2), činnosti musí být vykonány prakticky, nikoliv pouze teoreticky – porušení tohoto pravidla může vést k neproplacení nákladů spojených s realizací stáže poskytovateli stáže, resp. výdajů stážistovi, nevydání certifikátu apod.20;
smluvní strany jsou povinny plnit povinnosti, které jim stanovuje Smlouva, její přílohy, popř. související dokumenty;
Pokud není z objektivních důvodů možné, aby stážista vykonal všechny činnosti uvedené v šabloně (např. spadá-li mezi činnosti roční uzávěrka, kterou ale nelze provést v období realizace stáže), musí být s jejich výkonem stážista alespoň teoreticky seznámen a tuto skutečnost musí uvést v deníku. 20
42
poskytovatel stáže je povinen stážistovi zajistit materiální a technické vybavení specifické pro danou typovou pozici, které stanovuje šablona;
stážista je povinen dodržovat relevantní pokyny mentora vztahující se k bezpečnosti a výkonu činností na stáži.
Výsledky z činnosti stážisty na stáži (např. zdrojový kód) jsou i po skončení stáže majetkem poskytovatele stáže. Jakékoliv nedodržení práv a povinností vyplývajících ze Smlouvy jsou relevantní smluvní strany povinny neprodleně nahlásit konzultantovi FDV. V případě vzniku pochybení dle ustanovení Smlouvy nebo dle Všeobecných podmínek IS ASAP ze strany stážisty nemusí být ze strany FDV proplacena stážistovi přímá podpora a poskytovateli stáže částka fixních nákladů za stáž stanovená Smlouvou (viz kapitola 10). Porušení pravidel projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí 2“ ze strany stážisty může znamenat jeho vyloučení z tohoto projektu, z projektu „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání 2“ i z dalších projektů, jejichž realizátorem je FDV.
8.1
Zahájení stáže
Stáž může být oficiálně zahájena pouze 1. nebo 15. den v kalendářním měsíci. V praxi však stážista zahajuje docházku na stáž v den, na kterém se s poskytovatelem stáže domluvili v harmonogramu stáže. Tento den se tedy nemusí shodovat s 1. nebo 15. dnem kalendářního měsíce, musí se ale shodovat s předem stanoveným harmonogramem. Např. Začíná-li stáž 1. den v měsíci, který připadá na pondělí, ale stážista podle harmonogramu dochází na stáž pouze v úterý a ve středu, dostaví se stážista na stáž poprvé v úterý, tedy 2. den v kalendářním měsíci.
Hned od prvního dne zahájení docházky na stáž zaznamenává stážista svoji docházku do deníku. Podrobné pokyny pro vyplňování deníku jsou uvedeny v kapitole 4.1.3 a dokumentu „Deník stážisty – jak vyplňovat“, který je zasílán e-mailem spolu s deníkem. Nárokuje-li stážista cestovné nebo ubytování, postupuje v souladu s pravidly uvedenými v kapitolách 4.2.2 a 4.3.2.
8.1.1 Vstupní zdravotní prohlídka, očkování Stážista podpisem Smlouvy mimo jiné čestně prohlašuje, že je zdravotně způsobilý k výkonu stáže. V případě, že stáž probíhá na pracovišti, na kterém jsou vykonávány práce spadající do příslušné kategorie prací (dle přílohy vyhlášky č. 432/2003 Sb., kterou se stanoví podmínky pro zařazování prací do kategorií, limitní hodnoty ukazatelů biologických expozičních testů, podmínky odběru biologického materiálu pro provádění biologických expozičních testů a náležitosti hlášení prací s azbestem a biologickými činiteli, ve znění pozdějších předpisů), má poskytovatel stáže povinnost zajistit stážistovi nejpozději 1. den docházky na stáž vstupní zdravotní prohlídku u poskytovatele pracovnělékařských služeb (dříve závodní
43
preventivní péče), popř. u jiného vhodného lékaře. Stážista je povinen zdravotní prohlídku podstoupit. Zařazení pracoviště poskytovatele stáže do příslušné kategorie prací (dle přílohy výše uvedené vyhlášky) je poskytovatel stáže povinen doložit konzultantovi FDV kopií rozhodnutí orgánu ochrany veřejného zdraví. Doloží-li poskytovatel stáže tento doklad a jsou-li splněny všechny podmínky, které vyplývají ze Smlouvy a z tohoto manuálu, budou stážistovi výdaje na vstupní zdravotní prohlídku proplaceny ze strany FDV. Nárok na proplacení výdajů na vstupní zdravotní prohlídku musí být zakotven ve Smlouvě. Pokud je v šabloně stanoveno povinné očkování ze zákona, proplácí FDV v tomto případě stážistovi také výdaje za očkování (postup je stejný jako v případě zdravotní prohlídky). Výdaje na vstupní zdravotní prohlídku/očkování jsou stážistovi propláceny na základě předložení příslušného originálního účetního dokladu (vystaveného v Kč) dokládajícího vynaložení výdajů na vstupní zdravotní prohlídku/očkování, a to převodem na bankovní účet stážisty. Originál tohoto dokladu předkládá stážista připevněný k průvodnímu listu účetního dokladu za vstupní zdravotní prohlídku/očkování (k dispozici v IS ASAP) v prvním kalendářním měsíci stáže21 spolu s deníkem a s dalšími doklady (pokud stážista nárokuje další výdaje). Výdaje na vstupní zdravotní prohlídku/očkování jsou uznatelné (a stážista je tedy může nárokovat) pouze pokud byly vynaloženy nejdříve jeden den po datu osobního pohovoru (a následně byla podepsána Smlouva). V případě, že poskytovatel stáže vyžaduje vstupní zdravotní prohlídku mimo režim pracoviště poskytovatele stáže dle vyhlášky č. 432/2003 Sb.), je na domluvě stážisty a poskytovatele stáže, kdo z nich bude tuto prohlídku hradit.
8.1.2 Vstupní evaluační dotazník V den zahájení stáže je stážista vyzván e-mailem k vyplnění vstupního evaluačního dotazníku, který je dostupný on-line na http://dotaznik.stazevefirmach.cz. Vstupní dotazník je třeba stážistou vyplnit do 7 pracovních dnů od zahájení stáže. Smyslem vstupního evaluačního dotazníku je získat informace o skutečném průběhu stáže. Z tohoto důvodu je nezbytné, aby evaluační dotazník vyplnil stážista osobně. Odpovědi budou vyhodnocovány anonymně (na základě těchto informací tedy nebude stážista zpětně nijak postihován). Vstupní evaluační dotazník má povinnost vyplnit a včas odevzdat i mentor. Evaluační dotazníky jsou významným podkladem pro závěrečnou evaluaci projektu. Zodpovědným vyplněním dotazníků stážista a mentor přispějí k efektivnímu nastavení systému poskytování stáží.
V případě, že se jedná o očkování, kdy je nutná aplikace více vakcín s určitým časovým odstupem, doloží stážista příslušné dokumenty společně, tedy až po absolvování všech vakcín. 21
44
Změny v průběhu realizace stáže
8.2
Obecně platí pravidlo, že změnu, která souvisí s realizací stáže, hlásí ten, na jehož straně změna vznikla. Změnu je třeba hlásit předem a písemně zbývajícím dvěma smluvním stranám. Stážista je tedy povinen o všech změnách, které souvisí s realizací stáže, předem písemně informovat konzultanta FDV a mentora. V případě změny v docházce na stáž je dostačující, když stážista předem písemně informuje mentora, který má povinnost neprodleně písemně informovat konzultanta FDV – více viz kapitola 8.2.1. Za změnu v realizaci stáže se považuje např.:
změna v docházce na stáž (více viz kapitola 8.2.1); změna adresy trvalého pobytu stážisty; změna kontaktních údajů stážisty; změna bankovního spojení stážisty; změna vstupních podmínek umožňujících účast v projektu (např. získání trvalého pobytu v hl. m. Praha, založení živnosti apod.).
Řádně nahlášená změna podmínek, za kterých se stážista nemůže účastnit projektu, je důvodem k předčasnému ukončení stáže z objektivních důvodů (více viz kapitola 9.1). Neoznámení změny těchto podmínek je klasifikováno jako porušení pravidel projektu. V takovém případě není stážistovi proplaceno stravné ani výdaje na cestovné, ubytování, příp. další výdaje a proplacení fixních nákladů na stáž může být ve výši stanovené Smlouvou požadováno po samotném stážistovi.
8.2.1 Změny v docházce na stáž Stážista i poskytovatel stáže mají povinnost řídit se harmonogramem stáže, který je přílohou Smlouvy. Za změnu v docházce je považována zejména: změna dne docházky na stáž, změna místa výkonu stáže (vč. služebních cest/pochůzek), změna garantovaného časového intervalu nebo taková změna hodinové dotace stáže, která bude mít vliv na celkový počet hodin stáže v daném kalendářním měsíci. Na změny v docházce se vztahují stejná pravidla jako na sestavení harmonogramu stáže (viz kapitola 7.1). Stážista je povinen jakoukoli změnu v docházce na stáž oproti harmonogramu předem (nebo jakmile je to možné) písemně hlásit mentorovi. Mentor je povinen předem písemně hlásit všechny změny v docházce na stáž oproti harmonogramu (tj. změny ze strany stážisty i změny ze strany poskytovatele stáže) konzultantovi FDV. Každou změnu docházky musí mentor nahlásit konzultantovi FDV nejpozději do 14:00 hodin předcházejícího pracovního dne. Takto nahlášená změna docházky následně podléhá schválení ze strany FDV. Konzultant FDV zkontroluje, zda je nahlášená změna docházky v souladu s pravidly a pokud ano,
45
obratem změnu písemně schválí e-mailem. Teprve poté je možné změnu docházky realizovat. V případě, že nebude změna nahlášena ve výše uvedeném termínu, nebude ze strany FDV schválena a docházka musí probíhat podle předem schváleného harmonogramu. Neakceptování neschválení změny bude klasifikováno jako neodstranitelné pochybení, vedoucí k předčasnému ukončení stáže bez nároku na proplacení výdajů stážistovi a fixních nákladů poskytovatele stáže. V případě, že konzultant FDV není ze závažných důvodů dostupný, je možné využít přímého kontaktu s příslušným nadřízeným pracovníkem FDV, který je uveden ve Smlouvě (článek I., odst. 11). Stážista musí v průběhu stáže absolvovat přesně stanovený počet hodin stáže, který je uvedený v šabloně22. Docházku na stáž vyplňuje stážista průběžně do deníku (viz kapitola 4.1.3). V případě, že se docházka neshoduje s plánovaným harmonogramem, je stážista povinen uvést následně v deníku důvod nesouladu (tato změna ale zároveň musí být nahlášena konzultantovi FDV, kterým musí být schválena ještě před jejím uskutečněním).
8.2.1.1 Změny v docházce ze strany stážisty Jakoukoliv změnu v docházce stážisty (např. náhlý zdravotní problém, nemoc, návštěva lékaře) je stážista povinen předem (nebo jakmile je to možné) písemně (e-mailem) hlásit mentorovi. V odůvodněných případech může FDV požadovat od stážisty doložení potvrzení o důvodu absence na stáži. V případě absence stážisty na stáži se mentor domluví se stážistou na náhradě docházky v jiný den (pro tyto účely je v harmonogramu připravena dvoutýdenní rezerva na konci stáže) a tuto skutečnost nahlásí konzultantovi FDV písemně (e-mailem) – hlášení změny podléhá pravidlům uvedeným výše. V e-mailu bude uvedeno, ze kterých dní byla docházka přesunuta a na které dny, včetně časové dotace a garantovaného intervalu docházky v daných dnech a místa výkonu stáže. Pro náhradu docházky platí stejná pravidla jako pro sestavení harmonogramu stáže. Pokud bude v důsledku přesunu docházky překročen termín ukončení stáže, je nutné (za dodržení dalších podmínek projektu) sepsat dodatek ke Smlouvě, který vyhotoví konzultant FDV. Dojde-li ke změně docházky oproti harmonogramu, nevzniká stážistovi automaticky nárok na proplacení výdajů za cestovné, ubytování a stravné dle aktuální docházky. Proplacení těchto výdajů je posuzováno a schvalováno individuálně konzultantem FDV s ohledem na limity stanovené ve Smlouvě.
Není proto přípustné, aby se mentor se stážistou domluvili na tom, že dostane stážista „volno“ bez náhrady docházky. 22
46
8.2.1.2 Změny v docházce ze strany mentora O změně, která nastane, musí mentor/poskytovatel stáže předem písemně informovat stážistu a konzultanta FDV. Změny, které nemají vliv na Smlouvu: krátkodobá absence mentora (do 5 pracovních dnů) – např. návštěva u lékaře (mentor by měl tyto absence plánovat, pokud mu to situace dovoluje, mimo harmonogram stáže);
stáž může pokračovat bez přerušení, zastoupí-li mentora osoba, která má odbornost v daném oboru (tj. specialista) – i v tomto případě je ale nutné písemně předem informovat konzultanta FDV;
není-li k dispozici osoba, která by mentora mohla zastoupit, musí se stáž v daných dnech zrušit a naplánovat na jiné dny v termínu realizace stáže – o této změně musí být informován konzultant FDV písemně (e-mailem), tj. poskytovatel stáže uvede, na které dny byla stáž přesunuta, kolik hodin bude stážista v těchto dnech na stáž docházet a kde bude stáž probíhat.
Změny, v jejichž důsledku je nutné sepsat dodatek ke Smlouvě:
dlouhodobá absence mentora (nad 5 pracovních dnů) – v jejím důsledku může nejčastěji dojít: ke změně mentora (v případě, že má poskytovatel stáže jinou osobu, která je schopna zajistit požadovanou kvalitu stáže a splňuje podmínky dané šablonou); ke změně termínu ukončení stáže (v případě, že poskytovatel stáže nemá jinou osobu, která splňuje podmínky dané šablonou a stáž je tedy nutné dočasně přerušit);
konzultant FDV vždy stážistu informuje o krocích, které jsou nezbytné k sepsání dodatku ke Smlouvě.
Změny s negativním vlivem na průběh realizace stáže
8.3
jedná se o změny, v jejichž důsledku není možné stáž nadále realizovat a je potřeba ji předčasně ukončit; ze strany poskytovatele stáže může nastat taková změna v případě, že poskytovatel stáže již nedisponuje mentorem ani jinou osobou, která by ho mohla zastoupit (např. rozvázání pracovního poměru, dlouhodobá nemoc apod.). Přehled administrativních povinností prováděných stážistou
Jak již bylo uvedeno v kapitole 4, má stážista povinnost na konci každého kalendářního měsíce vykonat administrativní činnosti, na základě kterých mu může být přiznáno stravné a proplaceny výdaje za cestovné a ubytování. Podrobný popis činností je uveden ve výše zmíněné kapitole. Níže je uveden pouze stručný přehled klíčových administrativních činností:
47
Činnost
Důvod
vyplnění deníku
klíčové pro vyplacení stravného a uznávání dokladů za cestovné a ubytování
do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, za který je deník předkládán
vyplnění tabulky cestovních dokladů
klíčové pro proplacení výdajů za cestovné
do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, za který jsou cestovní doklady předkládány
stážista předá vyplněnou tabulku cestovních dokladů mentorovi
vyžádání originálu účetního dokladu od ubytovacího zařízení (příp. také dokladu o jeho zaplacení stážistou)
klíčové pro proplacení výdajů za ubytování
do konce kalendářního měsíce, za který je doklad za ubytování vystaven
stážista originál účetního dokladu přiloží k průvodnímu listu účetního dokladu za ubytování
vyplnění průvodního listu účetního dokladu za ubytování
klíčové pro proplacení výdajů za ubytování
do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, za který je doklad za ubytování vystaven
stážista předá účetní doklad s průvodním listem mentorovi
klíčové pro zaslání stravenek
distribuční seznam ke stravenkám za předcházející kalendářní měsíc je zasílán společně s deníkem za právě ukončený kalendářní měsíc
stážista předá podepsaný distribuční seznam mentorovi, v posledním měsíci stáže zasílá podepsaný distribuční seznam konzultantovi FDV
podpis a odeslání distribučního seznamu
Termín odevzdání
Akce stážista předá podepsaný vytištěný deník mentorovi stážista vloží dokument v elektronické podobě do IS ASAP
Vedle těchto pravidelně prováděných činností stážista na začátku a konci stáže vyplňuje také evaluační dotazníky, k jejichž vyplnění je vyzýván e-mailem (více viz kapitola 3.5).
9 9.1
Závěrečná fáze stáže Způsoby ukončení stáže
Oficiální datum ukončení stáže je uvedeno v harmonogramu stáže, který je nedílnou součástí Smlouvy a je tak závazný. Upravit toto datum je možné pouze se souhlasem FDV (vyhotovením dodatku ke Smlouvě). Podmínky ukončení stáže jsou stanoveny ve Smlouvě. Stáž může být ukončena dvojím způsobem: 1. řádně ukončená stáž stáž, kdy stážista, poskytovatel stáže a FDV naplní veškeré povinnosti vyplývající ze Smlouvy a jejích příloh; dle Smlouvy je stáž považována za řádně ukončenou:
48
uplynutím doby realizace stáže, která byla sjednána ve Smlouvě, a současně absolvováním celkové hodinové dotace stáže stanovené v šabloně a absolvováním všech činností dle šablony nebo
absolvováním celkové hodinové dotace stáže stanovené v šabloně a absolvováním všech činností dle šablony, pokud je toto splněno před uplynutím doby realizace stáže a schváleno ze strany FDV (poté je již možné stážistu u poskytovatele stáže zaměstnat).
2. předčasně ukončená stáž ukončení stáže z objektivních důvodů
např. v případě, že si stážista našel zaměstnání, získal trvalý pobyt na území hl. m. Prahy apod.; tyto objektivní důvody je nutné doložit (např. potvrzením od budoucího zaměstnavatele apod.); stáž je předčasně ukončena odstoupením od Smlouvy, které vyhotoví konzultant FDV (nutná součinnost všech smluvních stran); výdaje/náklady jsou uhrazeny na základě doložených dokladů jak stážistovi, tak poskytovateli stáže poměrně k počtu dnů řádně realizované stáže.
ukončení stáže z důvodu pochybení některé ze smluvních stran
poskytovatel stáže, stážista nebo FDV nedodrželi náležitosti plynoucí ze Smlouvy a jejích příloh;
v takovém případě se posuzuje, na čí straně k pochybení došlo: o k pochybení došlo na straně poskytovatele stáže: o stážistovi jsou ze strany FDV proplaceny výdaje za cestovné, ubytování a stravné za dny realizované stáže (v případě doložení potřebných dokladů); o poskytovateli stáže nebudou proplaceny fixní náklady na stáž a nemusí mu být umožněno vypsat další kartu (mohou mu být ukončeny i ostatní jeho probíhající stáže a stornovány karty čekající na schválení); o k pochybení došlo na straně stážisty: o poskytovateli stáže jsou fixní náklady na stáž proplaceny ze strany FDV poměrně (dle počtu skutečně realizovaných, konzultantem FDV schválených hodin stáže) na základě žádosti zaslané stážistou; o stážista nemá nárok na vydání certifikátu a nebudou mu proplaceny výdaje spojené se stáží (všechny, které dosud nebyly ze strany FDV uhrazeny).
Nepřítomnost stážisty na místě výkonu stáže v garantovaném intervalu je považována za pochybení stážisty i poskytovatele stáže.
49
Stáž je ukončena odstoupením od Smlouvy, které vyhotoví konzultant FDV. Odstoupení od Smlouvy se vždy provádí písemnou formou a oznamuje se všem zúčastněným stranám. Stáž je ukončena dnem doručení odstoupení poslední ze smluvních stran. Odstoupí-li stážista od Smlouvy z objektivních důvodů, které řádně doložil, a nebyl mu vydán certifikát, je možné, aby se v případě, že důvody pro předčasné ukončení stáže opět pominou, přihlásil na novou stáž. Tuto možnost (tedy absolvovat stáž znovu v případě, že byla předchozí stáž ukončena dohodou z objektivních důvodů) má však stážista pouze jednou. Stážista může absolvovat v rámci projektů „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ a „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí 2“ pouze jednu stáž. Toto neplatí pouze tehdy, pokud stáž nebyla dokončena z důvodu překážek/pochybení na straně poskytovatele stáže (a za předpokladu, že stážista na stáž řádně docházel) nebo z objektivních důvodů na straně stážisty, pokud důvody pro předčasné ukončení stáže pominou (viz výše), a stážistovi nebyl vydán certifikát. V takovém případě bude stážistovi umožněno přihlásit se na novou stáž.
9.2
Závěrečný evaluační dotazník
V poslední den docházky na stáž dle harmonogramu, který je uvedený ve Smlouvě, je stážista e-mailem vyzván k vyplnění závěrečného evaluačního dotazníku na http://dotaznik.stazevefirmach.cz. Závěrečný dotazník je třeba vyplnit stážistou do 3 pracovních dnů od ukončení docházky na stáž. Smyslem závěrečného evaluačního dotazníku je získat informace o skutečném průběhu stáže. Z tohoto důvodu je nezbytné, aby evaluační dotazník vyplnil stážista osobně. Odpovědi budou vyhodnocovány anonymně (na základě těchto informací tedy nebude stážista zpětně nijak postihován). Závěrečný evaluační dotazník má povinnost vyplnit a včas odevzdat i mentor. Evaluační dotazníky jsou významným podkladem pro závěrečnou evaluaci projektu. Zodpovědným vyplněním dotazníků stážista a mentor přispějí k efektivnímu nastavení systému poskytování stáží.
9.3
Dokumenty za poslední měsíc stáže, vyhodnocení realizace stáže
Do 3 pracovních dnů od posledního dne docházky na stáž je stážista povinen vždy (tj. v případě řádného i předčasného ukončení stáže) předat mentorovi deník za poslední měsíc stáže, případně také tabulku cestovních dokladů a průvodní list účetního dokladu za ubytování dle pravidel uvedených výše. Stravenky za poslední měsíc stáže (nebo jeho část) budou zaslány zpravidla přímo stážistovi na kontaktní adresu. Po obdržení stravenek je stážista povinen zaslat vlastnoručně podepsaný distribuční seznam obratem poštou konzultantovi FDV (až tehdy, kdy konzultant FDV obdrží všechny distribuční seznamy dokládající převzetí stravenek v průběhu celé stáže, odešle stážistovi certifikát).
50
Po ukončení stáže jsou konzultantem FDV překontrolovány všechny dokumenty (zejména deníky, doklady za cestovné a ubytování za poslední měsíc stáže a doložení evaluačních dotazníků) a stáž je celkově vyhodnocena. Je-li realizovaná stáž ukončena řádně a jsou-li všechny dokumenty v pořádku, je poskytovatel stáže kontaktován konzultantem FDV (emailem) s informací o schválení docházky na stáž a s výzvou k vystavení faktury za fixní náklady na stáž ve výši dané Smlouvou. Faktura je vystavena na jméno stážisty, který ji dále postupuje FDV (viz níže).
9.4
Úhrada fixních nákladů na stáž
Dle Smlouvy vystaví poskytovatel stáže po ukončení stáže stážistovi fakturu za fixní náklady na stáž. Originál faktury spolu s jednou prostou kopií faktury a prázdným formulářem „Žádost o úhradu fixních nákladů na stáž“ (viz příloha 7 tohoto manuálu) poskytovatel stáže nejpozději do 3 pracovních dní od data vystavení zašle poštou (případně osobně předá) stážistovi. V opačném případě si FDV vyhrazuje právo nedodržet datum splatnosti faktury; současně ani FDV, ani stážistovi nevzniká povinnost uhradit sankce za nezaplacení faktury do data splatnosti. Stážista vyplní po obdržení zásilky Žádost o úhradu fixních nákladů na stáž (je také k dispozici v IS ASAP). Kopii faktury spolu s originálem Žádosti o úhradu fixních nákladů na stáž stážista odešle konzultantovi FDV na vlastní náklady doporučeně poštou. Kopie faktury spolu s Žádostí o úhradu fixních nákladů na stáž musí být doručena na FDV nejpozději 15 pracovních dní před datem splatnosti faktury. Je-li úhrada nárokována řádně a včas, uhradí FDV za stážistu poskytovateli stáže fixní náklady na stáž, a to v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí 2“, který je spolufinancován z Operačního programu Vzdělání pro konkurenceschopnost. V opačném případě, tj. není-li kopie faktury spolu s Žádostí o úhradu fixních nákladů na stáž doručena stážistou na FDV nejpozději 15 pracovních dní před datem splatnosti faktury, popř. vykazuje-li Žádost o úhradu fixních nákladů na stáž nedostatky, nemá FDV povinnost fakturu proplatit a fixní náklady na stáž mohou být nárokovány na samotném stážistovi.
9.5
Certifikát
Je-li stáž ukončena řádně a úspěšně, obdrží stážista certifikát dokládající absolvování stáže. Je-li stáž ukončena předčasně z objektivních důvodů, obdrží stážista certifikát pouze v případě, že odchodil minimálně 90% hodinové dotace stáže a absolvoval na stáži všechny činnosti dle šablony. Je-li stáž ukončena předčasně z důvodu pochybení stážisty, není certifikát stážistovi vydán. Konzultant FDV zasílá certifikát cca týden před posledním dnem docházky na stáž e-mailem mentorovi. Mentor certifikát vytiskne a zajistí podpis oprávněné osoby poskytovatele stáže. Podepsaný certifikát odešle společně s deníkem a s dokumenty za cestovné a ubytování za poslední měsíc stáže poštou konzultantovi FDV. Certifikát podepsaný ze strany FDV zasílá konzultant FDV po ukončení stáže stážistovi na kontaktní adresu. Podmínkou pro odeslání
51
certifikátu je doručení všech distribučních seznamů (včetně distribučního seznamu za poslední měsíc stáže) konzultantovi FDV.
Kontrola realizace stáže
10
Cílem kontroly řádné realizace stáže je ověřit, zda realizace stáže probíhá jak v souladu s ustanoveními Smlouvy, tak i v souladu s aktuálním zněním projektových dokumentů. Případně pak včasně identifikovat nedostatky, které by mohly ovlivnit řádnou realizaci stáže. Na základě vyhodnocení výsledků kontroly řádné realizace stáže jsou hrazeny jak výdaje za přímou podporu stážisty (výdaje za stravné, cestovné, ubytování, příp. další výdaje definované šablonou), tak náklady poskytovatele stáže spojené s realizací stáže (tzv. fixní náklady na stáž).
10.1 Typy kontrol Před zahájením realizace stáže a v jejím průběhu jsou prováděny dva typy kontrol: administrativní kontrola a kontrola na místě. Administrativní kontrola může probíhat i po ukončení stáže.
Dle časového hlediska se rozlišují tři druhy kontrol: •
předběžná kontrola – probíhá před podpisem Smlouvy, jedná se o kombinaci kontroly administrativní, která vychází z vyhodnocení vstupních dokumentů předkládaných mentorem a uchazečem o stáž a která zároveň zahrnuje možnost účasti HR specialistů na osobních pohovorech;
•
průběžná kontrola – probíhá po podpisu Smlouvy a zahájení realizace stáže. Jedná se o kombinaci kontroly administrativní a kontroly na místě;
•
následná kontrola – probíhá po ukončení realizace stáže zejména na základě předložených dokumentů (např. faktury) a tato kontrola má administrativní charakter.
10.1.1 Administrativní kontrola Administrativní kontrola stáží spočívá ve vyhodnocování dokumentace předkládané uchazečem o stáž/stážistou a poskytovatelem stáže. Kontrola probíhá na pracovišti FDV. Tento typ kontroly je součástí vyhodnocení stáže a má vliv na proplácení výdajů za přímou podporu stážisty a fixních nákladů poskytovatele stáže na realizovanou stáž. Tuto kontrolu provádí členové realizačního týmu projektu.
52
10.1.2 Kontrola na místě Kontrolu na místě provádí pověření zástupci FDV. Prostřednictvím kontroly na místě dochází k ověřování, zda je stáž realizována v souladu se Smlouvou a projektovými dokumenty. Zároveň dochází k ověřování, zda výdaje za přímou podporu stážisty a fixní náklady na stáž jsou skutečně vynakládány dle ustanovení Smlouvy. Kontrolou na místě je ověřováno, zda je zajištěn soulad realizace stáže s podmínkami odpovídajícími Smlouvě, zejména pak soulad realizace stáže se šablonou, která tvoří nedílnou součást Smlouvy - příloha č. 1 a harmonogramem stáže, který tvoří taktéž nedílnou součást Smlouvy - příloha č. 3. Kontrola na místě probíhá v místě výkonu stáže (v případě, že jsou hrazeny výdaje za ubytování ze strany FDV, může kontrola na místě taktéž probíhat v místě ubytování stážisty.) V rámci kontroly se porovnává skutečný stav se stavem deklarovaným, přičemž kontrola obsahuje i kontrolu dokladů nezbytných k řádné realizaci stáže (např. deník, jízdní doklady, dokládání naplňování cíle stáže - e-mailová komunikace, výstupy stážistovy činnosti v listinné či elektronické podobě, příp. modely, výrobky aj.). Kontrola na místě může být u konkrétní stáže i u jednoho poskytovatele stáže provedena opakovaně. Kontrolu na místě mohou provádět pouze osoby, které jsou ze strany FDV k provedení kontroly na místě pověřeny. Pověření zástupci FDV se vždy na úvod kontroly prokážou Pověřením ke kontrolám na místě FDV, přičemž pověření zástupci jsou povinni dodržovat mlčenlivost a údaje z kontrol jsou považovány za důvěrné, což je uvedeno i v Poučení o právech a povinnostech kontrolujících a kontrolovaných osob v souvislosti s prováděním kontrol realizace stáží v rámci projektu (dále jen „Poučení“). Přítomnost oprávněné osoby poskytovatele stáže při kontrole na místě není nutná. Kontrola na místě může být hlášená i nehlášená. Hlášená kontrola je poskytovateli stáže a stážistovi předem oznámena, a to písemně minimálně 5 kalendářních dnů před jejím vykonáním. Nehlášená kontrola může být vykonána kdykoli v průběhu realizace stáže, a to bez předchozího oznámení poskytovateli stáže a stážistovi. Realizace kontroly na místě probíhá dle níže uvedeného postupu: Pověření zástupci FDV se dostaví na adresu místa výkonu stáže, která je uvedena ve Smlouvě, v příloze č. 3 – Harmonogram stáže. Poskytovateli stáže je doporučeno jednoznačně specifikovat místo výkonu stáže, a to především z důvodu realizace kontrol na místě (např. za adresu uvést, že stáž probíhá v 5. podlaží) a vhodným způsobem místo výkonu stáže označit. Po příchodu do místa výkonu stáže pověření zástupci FDV kontaktují poskytovatele stáže dostupným způsobem (např. prostřednictvím zvonku, případně recepce) s žádostí o umožnění přístupu do místa výkonu stáže, případně do míst, která souvisí s realizací stáže (např. ubytovací zařízení). V případě, že není místo výkonu stáže řádně označeno a pověřeným zástupcům FDV není umožněn přístup do místa výkonu stáže, jsou mentor, oprávněná osoba poskytovatele stáže a stážista kontaktováni telefonicky na čísla uvedená ve Smlouvě. Z telefonických rozhovorů
53
mohou být ze strany FDV pořizovány záznamy, a to především z důvodu zjištění zpětné vazby na realizaci stáže a projektu. Je vhodné, aby telefonní číslo mentora bylo v průběhu realizace stáže dostupné pro potřeby kontaktování ze strany pověřených zástupců FDV, kteří vykonávají kontrolu na místě. Kontaktování mentora, oprávněné osoby poskytovatele stáže a stážisty je ze strany pověřených zástupců FDV prováděno opakovaně. Poskytovatel stáže je povinen od okamžiku prvotního pokusu o kontaktování (osobního, či telefonického) umožnit pověřeným zástupcům FDV přístup do místa výkonu stáže, a to neprodleně. V případě, že v místě výkonu stáže není přítomna některá ze smluvních stran, případně mentor, je daná osoba kontaktována telefonicky na čísle uvedeném ve Smlouvě. Vykonají-li pověření zástupci FDV veškeré výše uvedené kroky pro kontrolu realizace stáže v místě výkonu stáže a ze strany mentora (resp. poskytovatele stáže), případně stážisty nebude umožněn přístup do místa výkonu stáže, bude takovéto jednání považováno ze strany FDV za nedostranitelné pochybení vzniklé dle ustanovení čl. VI. odst. 2 Smlouvy, a to jak na straně stážisty, tak i na straně poskytovatele stáže. Je-li pověřeným zástupcům FDV umožněn přístup do místa výkonu stáže, případně do míst, která souvisí s realizací stáže (např.: ubytovací zařízení), jsou přítomným osobám ze strany pověřených zástupců FDV předloženy identifikační průkazy (občanský průkaz) a Pověření ke kontrolám na místě FDV. Pověření ke kontrolám na místě FDV obsahuje jméno a příjmení zaměstnance FDV (včetně čísla občanského průkazu), který je oprávněn provádět kontrolu na místě. Stážista a mentor (příp. oprávněná osoba poskytovatele stáže) jsou následně povinni předložit pověřeným zástupcům FDV identifikační průkazy s fotografií nebo jedinečným identifikačním údajem (rodné číslo, datum narození). Pověření zástupci FDV následně vysvětlí účel kontroly a seznámí kontrolované osoby s průběhem kontroly a Poučením. Poučení popisuje proces kontroly na místě (záhájení kontroly, oprávnění kontrolujících, povinnosti stážisty a poskytovatele stáže apod.) a informaci, zdali bude z kontroly na místě pořizován zvukový záznam. FDV je oprávněn celý proces kontroly na místě zaznamenávat, a to především z důvodu zjištění zpětné vazby na realizaci stáže a projekt. Poučení je nutné ze strany přítomných osob vlastnoručně podepsat. Nebude-li Poučení ze strany stážisty či mentora podepsáno, bude takovéto jednání považováno ze strany FDV za neodstranitelné pochybení na straně stážisty i poskytovatele stáže vzniklé dle ustanovení čl. VI. odst. 2 Smlouvy.
Po podepsání Poučení přítomnými osobami je zahájena část kontroly, která je zaměřena na ověření řádné realizace stáže a činností vykonávaných na stáži s ohledem na danou typovou pozici. Ověřování probíhá formou oddělených pohovorů s mentorem a stážistou. Z pohovorů jsou na místě vyhotoveny Záznamy z pohovoru, které podepisuje stážista, mentor a pověření zástupci FDV. Pro případy nehlášené kontroly na místě je nutné mít na stáži stále k dispozici výstupy z činnosti stážisty, řádně vést evidenci docházky v deníku a předložit jej ke kontrole.
54
Předmětem kontroly na místě je zejména dokumentace o proškolení stážisty v bezpečnosti a ochraně zdraví při výkonu stáže, pojistná smlouva poskytovatele stáže (pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou třetím osobám) nebo dokumentace poskytovatele stáže související s realizací stáže. V případě, že není ze strany stážisty či ze strany poskytovatele stáže požadovaná a relevantní dokumentace doložena, může se jednat o nesoučinnost při kontrole řádné realizace stáže, která může vyústit v předčasné ukončení stáže. Na základě proběhlé kontroly na místě je vyhotoven Protokol z kontroly na místě – část I., který obsahuje základní údaje o kontrole, a informaci o tom, zdali je kontrola na místě uzavřena ihned či bude uzavřena až zasláním Oznámení o ukončení kontroly (viz kapitola 11.2).
10.2 Výsledek kontroly V případě zjištění pochybení stážisty či poskytovatele stáže při kontrole řádné realizace stáže může být ze strany FDV přerušena docházka stážisty na stáž a administrace dané stáže. S přerušením docházky současně dochází k přerušení proplácení výdajů za přímou poporu stážisty/fixních nákladů souvisejících s realizací stáže dle Smlouvy. V případě pochybení poskytovatele stáže je pozastavena také veškerá činnost daného poskytovatele stáže v projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí 2“ a může být pozastavena jeho činnost také v dalších projektech FDV, tzn. poskytovateli stáže nejsou schvalovány další vypsané karty, u poskytovatele stáže není zahájena nová stáž atp. Přerušení docházky na stáž je vždy oznámeno všem smluvním stranám písemně, a to na e-mailové kontakty stážisty a mentora uvedené ve Smlouvě, a trvá až do řádného vypořádání kontroly. O výsledku kontroly a o jejím ukončení mohou být jak stážista, tak i poskytovatel stáže, v případě kontroly na místě ukončené bez zjištění informováni ihned v závěru kontroly na místě (část I). V ostatních případech jsou informováni písemně zasláním Protokolu z kontroly na místě, který je stážistovi i poskytovateli stáže zaslán na kontaktní adresu uvedenou ve Smlouvě. Jedná se o případy, kdy v místě výkonu stáže není k dispozici veškerá požadovaná dokumentace, a ze strany poskytovatele stáže je nutné tuto dokumentaci dodat, a to ve lhůtě 5 pracovních dní. Po dodání požadované a relevantní dokumentace je kontrola uzavřena zasláním Oznámení o ukončení kontroly všem smluvním stranám. V případě, že není ze strany stážisty či ze strany poskytovatele stáže požadovaná dokumentace doložena, může se jednat o nesoučinnost při kontrole řádné realizace stáže, která může vyústit v předčasné ukončení stáže. Protokol z kontroly na místě (část II) je zasílán jak poskytovateli stáže, tak i stážistovi také v případě, že je ze strany FDV dožadováno vyjádření ke zjištěným neodstranitelným pochybení uvedených v Protokolu z kontroly na místě (část II), která vyplynula z realizované kontroly na místě. Smluvní strany se mohou k výsledkům kontroly vyjádřit. Vyjádření smluvních stran musí být na FDV doručeno ve lhůtě 5 pracovních dní ode dne jejich
55
doručení smluvním stranám. Kontrola je uzavřena zasláním Oznámení o ukončení kontroly všem smluvním stranám. Protokol z kontroly na místě (část II) je taktéž zasílán jak poskytovateli stáže, tak i stážistovi v případě zjištění neodstranitelného pochybení dle čl. VI. odst. 2 Smlouvy: „a) Absence stážisty na stáži v době, kterou poskytovatel stáže stanovil jako garantovaný časový interval v harmonogramu. b) Neoznámení změny docházky či absence stážisty na stáži v době, kterou poskytovatel stáže stanovil v harmonogramu jako garantovaný časový interval.“ tedy v případě, že stážista není přítomen v garantovaném intervalu v místě výkonu stáže. Kontrola je uzavřena zasláním Oznámení o ukončení kontroly všem smluvním stranám. O výsledku administrativní kontroly a o jejím ukončení jsou jak stážista, tak i poskytovatel stáže informováni písemně. V rámci zaslaných výstupů z realizované kontroly řádné realizace stáže (jak administrativní, tak i kontroly na místě) může být jak po poskytovateli stáže, tak i po stážistovi požadováno se k výsledku kontroly ve lhůtě 5 pracovních dní vyjádřit. Vyjádření musí být v dané lhůtě doručeno na FDV. Nevyjádří-li se žádná ze smluvních stran ve stanovené lhůtě, či není zaslaným vyjádřením zjištění řádně vysvětleno, jsou zjištěná pochybení z kontroly ze strany FDV považována za relevantní.
10.3 Předkládané dokumenty a jejich uchovávání Veškerá dokumentace nutná k realizaci stáže je zasílána ze strany FDV ostatním smluvním stranám a dotčeným subjektům. Dokumentace (např. Dotazník pro poskytovatele stáže, deník apod.) je nahrávána do IS ASAP stážistou a poskytovatelem stáže, nebo jsou další relevantní dokumenty zasílány příslušnému konzultantovi FDV poštou nebo elektronicky. V souladu s pravidly definovanými v šabloně je poskytovatel stáže povinen po dobu realizace stáže archivovat veškeré originální dokumenty, které se k realizaci stáže vztahují a které FDV zaslal pouze v elektronické podobě (naskenované). e vlastním zájmu stážisty a poskytovatele stáže však doporučujeme uchovat v období po skončení realizace stáže následující dokumenty:
11
Smlouva včetně dodatků (poskytovatel stáže i stážista); Certifikát (stážista); Faktura za fixní náklady na stáž (poskytovatel stáže i stážista).
Odkazy a kontakty
Více informací o projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí 2“ je zveřejněno na stránkách projektu www.stazevefirmach.cz. Pro zodpovězení konkrétních dotazů je vyžadováno, aby stážista přednostně kontaktoval přiděleného konzultanta FDV. V případě, že konzultant FDV není ze závažných důvodů dostupný, je možné využít přímého kontaktu s jinými konzultanty FDV:
56
na e-mailu, příp. telefonním čísle další osoby FDV uvedené ve Smlouvě;
na e-mailu:
[email protected];
na infolince23 projektu 601 384 844 (dostupná v pracovních dnech od 9 do 16 hod).
V případě, že stáž neprobíhá řádným způsobem, je o tom stážista povinen obratem informovat FDV.
12
Přílohy
Příloha 1 – Deník stážisty Příloha 2 – Deník stážisty – vzor Příloha 3 – Tabulka cestovních dokladů Příloha 4 – Tabulka cestovních dokladů – vzor Příloha 5 – Průvodní list účetního dokladu za ubytování Příloha 6A – Zjednodušené schéma podpisu Smlouvy o zajištění stáže Příloha 6B – Zjednodušené schéma průběhu stáže Příloha 7 – Žádost o úhradu fixních nákladů na stáž Příloha 8 – Čestné prohlášení uchazeče o stáž
23
Infolinka projektu je zpoplatněna podle běžného tarifu Vašeho telefonního operátora.
57
Příloha 1
Deník stážisty (rozpis docházky a popis činností) Deník stážisty vyplňuje stážista elektronicky za každý kalendářní měsíc, ve kterém stáž probíhala (i jen částečně). Stážista předá vytištěný a podepsaný deník za daný měsíc mentorovi, a to do 3 pracovních dnů od konce daného měsíce, za který je deník předkládán. Stážista současně vloží deník v elektronické podobě (tj. bez podpisů) do IS ASAP, a to do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce stáže, za který je deník předkládán. Mentor zajistí podpis tištěného deníku stážisty oprávněnou osobou poskytovatele stáže a do 3 pracovních dnů od převzetí deníku od stážisty jej zašle konzultantovi FDV spolu s dalšími případnými dokumenty. Základní údaje o stáži: Poskytovatel stáže Název: 0 Mentor Jméno: 0 Stážista Jméno: 0
Vyplní konzultant FDV: Číslo stáže: 0 Termín stáže: Konzultant FDV Jméno, příjmení, titul: 0 Schválil konzultant FDV: Datum: Počet hodin nahlášených schválených změn v docházce (+/-):
Název šablony: 0
Poskytovatel stáže garantuje přítomnost stážisty na stáži v časovém intervalu
0
nebo také
0
Do níže uvedené tabulky uveďte Vaši docházku na stáž v daném měsíci. Trvá-li docházka déle než 6 hodin, má stážista povinnost přestávky na jídlo a oddech v délce minimálně 30 minut (v případě, že je stážista povinen vyplnit přestávku, zbarví se odchozené hodiny červeně). Stážista musí každý den docházky absolvovat minimálně 4 hodiny nepřetržité stáže, stáž nesmí trvat déle než 12 hodin (do této délky se nezapočítává přestávka na jídlo a oddech). Stáž může začínat nejdříve v 6:00 hod. a končit nejpozději ve 20:00 hod. (výjimka je možná pouze u směnných provozů). Stážista musí být na stáži každý den přítomen v garantovaném časovém intervalu. POZOR: Docházka se sčítá v rámci měsíce. Počet skutečně odchozených hodin stáže se na konci měsíce musí shodovat s počtem hodin docházky naplánovaným v harmonogramu stáže na daný měsíc. Bude-li stážista v daném měsíci docházet na stáž více hodin, než bylo naplánováno v harmonogramu stáže (aniž by předem nahlásil změnu docházky konzultantovi FDV), docházka nebude ze strany FDV uznána (hodiny se nezapočítají do docházky na stáž a stážista za tyto hodiny neobdrží stravenky). Do docházky se započítávají pouze celé odchozené hodiny v součtu za daný měsíc. V průběhu stáže musí stážista absolvovat všechny činnosti uvedené v šabloně stáže (díl 1.2). září 2014
místo výkonu stáže
plánovaná docházka dle harmonogramu
čas příchodu (např. 8:02)
čas odchodu (např. 16:49)
přestávka (např. 0:36)
odchozené hodiny
1
po
0
0
0:00
2
út
0
0
0:00
3
st
0
0
0:00
4
čt
0
0
0:00
5
pá
0
0
0:00
6
so
0
0
0:00
7
ne
0
0
0:00
8
po
0
0
0:00
9
út
0
0
0:00
10
st
0
0
0:00
11
čt
0
0
0:00
12
pá
0
0
0:00
13
so
0
0
0:00
14
ne
0
0
0:00
15
po
0
0
0:00
16
út
0
0
0:00
17
st
0
0
0:00
18
čt
0
0
0:00
19
pá
0
0
0:00
20
so
0
0
0:00
21
ne
0
0
0:00
22
po
0
0
0:00
23
út
0
0
0:00
24
st
0
0
0:00
25
čt
0
0
0:00
26
pá
0
0
0:00
27
so
0
0
0:00
28
ne
0
0
0:00
29
po
0
0
0:00
30
út
0
0
0:00
Celkem naplánovaných hodin docházky v daném měsíci (dle harmonogramu): Celkem skutečně odchozených hodin stáže:
Podpis oprávněné osoby poskytovatele stáže:
popis konkrétních činností vykonávaných na stáži
písmeno označující činnost v dílu 1.2. šablony stáže
vysvětlení změn docházky oproti harmonogramu, případně další poznámky
Stážista obdrží stravenky za počet celých hodin stáže, který skutečně odchodil v souladu s harmonogramem stáže, případně mimo plánovanou docházku, pokud tuto změnu předem schválil konzultant FDV. Stravné bude proplaceno maximálně do výše nároku uvedeného ve Smlouvě o zajištění stáže.
0 0:00 Datum:
Na základě řádně realizované docházky na stáž v daném měsíci stážista tímto v rámci projektu Stáže ve firmách – vzdělávání praxí 2 (registrační číslo CZ.1.07/3.1.00/49.0001) žádá Fond dalšího vzdělávání o budoucí úhradu poměrné částky fixních nákladů na stáž za výše uvedený měsíc v rozsahu vykázaných odchozených hodin stáže. Stážista žádá, aby úhrada byla zaslána na účet poskytovatele stáže po ukončení stáže.
Podpis stážisty:
Datum:
Vyplní finanční manažer FDV: Počet hodin docházky, za které budou stážistovi vyplaceny stravenky: Počet neuznaných hodin docházky: Odůvodnění: nenahlášené změny v docházce jiný důvod: Schválil finanční manažer FDV: Datum:
Fond dalšího vzdělávání, Na Maninách 20, 170 00 Praha 7, Tel.: 277 277 070, http://fdv.mpsv.cz IČO: 00405698, č. účtu: 33531641/0100
Příloha 2
Deník stážisty (rozpis docházky a popis činností) Deník stážisty vyplňuje stážista elektronicky za každý kalendářní měsíc, ve kterém stáž probíhala (i jen částečně). Stážista předá vytištěný a podepsaný deník za daný měsíc mentorovi, a to do 3 pracovních dnů od konce daného měsíce, za který je deník předkládán. Stážista současně vloží deník v elektronické podobě (tj. bez podpisů) do IS ASAP, a to do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce stáže, za který je deník předkládán. Mentor zajistí podpis tištěného deníku stážisty oprávněné osoby poskytovatele stáže a do 3 pracovních dnů od převzetí deníku od stážisty jej zašle konzultantovi FDV spolu s dalšími případnými dokumenty. Základní údaje o stáži: Poskytovatel stáže Název: Poskytovatel Mentor Jméno: Mentor Stážista Jméno: Stážista
Vyplní konzultant FDV: Číslo stáže: 125 Termín stáže: 1.9.2014 - 15.12.2014 Konzultant FDV Jméno, příjmení, titul: 0 Schválil konzultant FDV: Datum: Počet hodin nahlášených schválených změn v docházce (+/-):
Název šablony: Sociální pracovník (480/3 - 6)
Poskytovatel stáže garantuje přítomnost stážisty na stáži v časovém intervalu
10-12
nebo také
13-15
Do níže uvedené tabulky uveďte Vaši docházku na stáž v daném měsíci. Trvá-li docházka déle než 6 hodin, má stážista povinnost přestávky na jídlo a oddech v délce minimálně 30 minut (v případě, že je stážista povinen vyplnit přestávku, zbarví se odchozené hodiny červeně). Stážista musí každý den docházky absolvovat minimálně 4 hodiny nepřetržité stáže, stáž nesmí trvat déle než 12 hodin (do této délky se nezapočítává přestávka na jídlo a oddech). Stáž může začínat nejdříve v 6:00 hod. a končit nejpozději ve 20:00 hod. (výjimka je možná pouze u směnných provozů). Stážista musí být na stáži každý den přítomen v garantovaném časovém intervalu. POZOR: Docházka se sčítá v rámci měsíce. Počet skutečně odchozených hodin stáže se na konci měsíce musí shodovat s počtem hodin docházky naplánovaným v harmonogramu stáže na daný měsíc. Bude-li stážista v daném měsíci docházet na stáž více hodin, než bylo naplánováno v harmonogramu stáže (aniž by předem nahlásil změnu docházky konzultantovi FDV), docházka nebude ze strany FDV uznána (hodiny se nezapočítají do docházky na stáž a stážista za tyto hodiny neobdrží stravenky). Do docházky se započítávají pouze celé odchozené hodiny v součtu za daný měsíc. V průběhu stáže musí stážista absolvovat všechny činnosti uvedené v šabloně stáže (díl 1.2). září 2014
místo výkonu stáže
plánovaná docházka dle harmonogramu
čas příchodu (např. 8:02)
čas odchodu (např. 16:49)
přestávka (např. 0:36)
odchozené hodiny
popis konkrétních činností vykonávaných na stáži
písmeno označující činnost v dílu 1.2. šablony stáže
1
po
0
0
2
út
A
8
7:00
15:30
0:32
7:58
Seznámení se s organizací, školení BOZP
3
st
A
8
6:54
15:34
0:30
8:10
Seznámení se s dokumentací, individuálním plánem klienta,tvorba individuálního plánu
4
čt
A
8
7:02
15:23
0:30
7:51
Náslech práce s klientem v rámci sociálně právního poradenství, studium odborných časopisů
f
5
pá
A
8
6:57
15:43
0:34
8:12
Doprovod klienta na úřad v Praze, vyřízení dávek hmotné nouze, zpracování individuálního plánu klienta
d,g
6
so
0
0
vysvětlení změn docházky oproti harmonogramu, případně další poznámky
0:00
g,f
změna místo výkonu stáže - nahlášeno 4.9.2014
0:00
7
ne
0
0
8
po
A
8
6:54
15:34
0:30
8:10
Individuální práce s klientem pod dohledem mentora, zajištění kompenzačních pomůcek pro klientku
b,f
9
út
A
8
6:57
15:43
0:34
8:12
Studium hodnotících standardů organizace, zapracování nových podnětů pod dohledem mentora
e,g
10
st
A
8
7:00
15:30
0:32
7:58
Účast na pravidelném sezení s dlouhodobě nezaměstnanými klienty, pomoc s hledáním možností
b,c a,g,e a,b
0:00
11
čt
B
8
6:52
15:15
0:31
7:52
Náslech sociálně právního poradenství v občanské poradně, tvorba dokumentace pro poradnu s mentorem
12
pá
B
8
6:57
15:43
0:34
8:12
Stínování mentora při sociálně právním poradenství, sezení s klienty
13
so
0
0
14
ne
0
0
15
po
B
8
7:00
15:30
0:32
7:58
Sociálně právní poradenství v oblasti exekucí klientů, spolupráce s mentorem na žádosti o oddlužení
a
16
út
B
8
6:52
15:15
0:31
7:52
Pomoc klientce při komunikaci s OSPOD, vyřízení potřebných dokumentů ohledně přídavku na děti
b,d
17
st
B
8
7:05
15:17
0:30
7:42
Vyřízení žádosti o kompenzační pomůcky pro nevidomého klienta, vedení dokumentace - indiv. plány klientů
d,c,g
18
čt
X
8
6:54
15:34
0:30
8:10
Doprovod klienta na ÚP (Praha 4), pomoc při vyřízení sociálních dávek a dávek hmotné nouze
d
19
pá
C
8
6:57
15:43
0:34
8:12
Seznámení se s fungováním manželské poradny, seznámení se s pravidly poradenství, náslech poradenství
a
20
so
0
0
21
ne
0
0
22
po
C
8
6:52
15:15
0:31
7:52
Zapojení se do rozhovorů s klienty pod dohledem mentora, zpracování zápisů z jednotlivých schůzek dle vzoru
a,g
23
út
C
8
6:54
15:34
0:30
8:10
Účast na pravidelném skupinovém sezení rodin se zdravotně postiženými dětmi v poradně, četba rodinných
c,a
24
st
X
8
7:00
15:30
0:32
7:58
Doprovod mentora do základní školy na Praze 4 - přednáška o drogové prevenci a šikaně
c
25
čt
A
8
6:50
15:40
0:35
8:15
hlášená nepřítomnost z důvodu nemoci, bude nahrazeno 1.12.2014
26
pá
A
8
6:57
15:43
0:34
8:12
hlášená nepřítomnost z důvodu nemoci, bude nahrazeno 2.12.2014
27
so
0
0
28
ne
0
0
29
po
X
8
6:54
15:34
0:30
8:10
30
út
B
8
7:15
15:00
0:32
7:13
0:00 0:00
0:00 0:00
0:00 0:00
Celkem naplánovaných hodin docházky v daném měsíci (dle harmonogramu): Celkem skutečně odchozených hodin stáže:
Podpis oprávněné osoby poskytovatele stáže:
Stážista obdrží stravenky za počet celých hodin stáže, který skutečně odchodil v souladu s harmonogramem stáže, případně mimo plánovanou docházku, pokud tuto změnu předem schválil konzultant FDV. Stravné bude proplaceno maximálně do výše nároku uvedeného ve Smlouvě o zajištění stáže.
168 168:19 Datum:
Na základě řádně realizované docházky na stáž v daném měsíci stážista tímto v rámci projektu Stáže ve firmách – vzdělávání praxí 2 (registrační číslo CZ.1.07/3.1.00/49.0001) žádá Fond dalšího vzdělávání o budoucí úhradu poměrné částky fixních nákladů na stáž za výše uvedený měsíc v rozsahu vykázaných odchozených hodin stáže. Stážista žádá, aby úhrada byla zaslána na účet poskytovatele stáže po ukončení stáže.
Podpis stážisty:
Datum:
Vyplní finanční manažer FDV: Počet hodin docházky, za které budou stážistovi vyplaceny stravenky: Počet neuznaných hodin docházky: Odůvodnění: nenahlášené změny v docházce jiný důvod: Schválil finanční manažer FDV: Datum:
Fond dalšího vzdělávání, Na Maninách 20, 170 00 Praha 7, Tel.: 277 277 070, http://fdv.mpsv.cz IČO: 00405698, č. účtu: 33531641/0100
Příloha 3
Tabulka cestovních dokladů Tabulka cestovních dokladů slouží k přehledné organizaci a celkové kompletaci cestovních dokladů za daný měsíc stáže. Cestovní doklady stážista průběžně připevňuje za roh sešívačkou (tak, aby nedošlo k zakrytí obsahu jízdenky) nebo lepí lepidlem do příslušného pole k danému datu. Doklady NESMÍ být přeložené a NESMÍ se překrývat. Vyplněnou tabulku cestovních dokladů stážista předá do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce mentorovi, který ji odešle do 3 pracovních dnů od převzetí na FDV spolu s dalšími dokumenty za daný měsíc. Stránku pro organizaci cestovních dokladů si stážista vytiskne (kopíruje) tolikrát, kolikrát ji pro evidenci cestovních dokladů za daný kalendářní měsíc potřebuje. Zakoupil-li stážista časovou jízdenku/časový kupon na veřejnou dopravu, připevňuje do tabulky také originál dokladu o zaplacení. Jedná-li se o personifikovaný cestovní doklad, dokládá stážista také kopii průkazu/karty. Doklad o zaplacení musí být v takovém případě vystaven na jméno stážisty, popř. musí být jinak prokázáno, že zakoupený kupon náleží stážistovi (více viz Manuál pro stážistu). Vyplní stážista:
STÁŽISTA Jméno, příjmení, titul: Číslo stáže:
CESTOVNÍ DOKLADY Cestovní doklady za období (měsíc): Celková hodnota přiložených cestovních dokladů: Stážista nárokuje k proplacení: Počet stran přílohy s doloženými cestovními doklady:
Podpis stážisty:
Datum:
Vyplní FDV: Schválil konzultant FDV: Datum:
Schválil finanční manažer FDV: Datum:
Poznámky:
Poznámky:
Celkem k proplacení (schválil FM): Fond dalšího vzdělávání, Na Maninách 20, 170 00 Praha 7, Tel.: 277 277 070, http://fdv.mpsv.cz IČO: 00405698, č. účtu: 33531641/0100
Datum
Cesta na stáž (popř. zpáteční jízdenka)
Cesta ze stáže
Příloha 4
Datum
Cesta na stáž (popř. zpáteční jízdenka)
Cesta ze stáže
Příloha 5 Průvodní list účetního dokladu za ubytování Originál účetního dokladu za ubytování předává stážista spolu s tímto průvodním listem do 3 pracovních dnů od konce daného kalendářního měsíce mentorovi. Mentor odesílá oba dokumenty do 3 pracovních dnů od převzetí od stážisty konzultantovi FDV spolu s dalšími dokumenty za daný měsíc. V případě předkládání více účetních dokladů za ubytování musí být doklady seřazené chronologicky (od nejstaršího po nejnovější doklad) a s průvodním listem účetního dokladu za ubytování musí být sešité sešívačkou, více viz Manuál pro stážistu. Vyplní stážista:
STÁŽISTA Jméno, příjmení, titul: Číslo stáže: UBYTOVÁNÍ Ubytování za období: Přílohy:
Číslo originálu účetního dokladu za ubytování
Výše dokladu v Kč
Celková výše účetních dokladů:
Podpis stážisty:
Datum:
Vyplní FDV: Schválil konzultant: Datum:
Schválil finanční manažer: Datum:
Poznámky:
Poznámky:
Výše uznaných nákladů:
Fond dalšího vzdělávání, Na Maninách 20, 170 00 Praha 7, Tel.: 277 277 070, http://fdv.mpsv.cz IČO: 00405698, DIČ: CZ00405698, č. účtu: 33531641/0100
Dny ubytování, ke kterým se doklad vztahuje
Příloha 6A
Uchazeč o stáž (stážista)
Konzultant FDV
Poskytovatel stáže
Zjednodušené schéma podpisu Smlouvy o zajištění stáže (dále jen "Smlouva") Konzultant FDV zašle stážistovi (uchazeči) dotazník pro uchazeče o stáž, který obsahuje: - žádost o zaslání skenu občanského průkazu; - informace o ubytování a cestovném; - žádost o zaslání čísla bankovního účtu stážisty. Konzultant FDV současně kontaktuje poskytovatele stáže a zašle mu aktuální formulář harmonogramu a dotazník pro poskytovatele stáže, který obsahuje: - kontakt na mentora; - informace o pojistné smlouvě poskytovatele stáže; - žádost o zaslání čísla bankovního účtu poskytovatele stáže; Poskytovatel stáže kontaktuje vybraného uchazeče o stáž za účelem domluvení závazného harmonogramu (tzn. rozpis docházky na stáž). Ve lhůtě 2 pracovních dnů vloží poskytovatel stáže harmonogram spolu s dotazníkem pro poskytovatele stáže, příp. dalšími dokumenty do IS ASAP.
Uchazeč o stáž vloží ve lhůtě 2 pracovních dnů od vyzvání elektronicky vyplněný dotazník pro uchazeče o stáž spolu s oboustranným skenem občanského průkazu do IS ASAP.
Uchazeč o stáž domlouvá s poskytovatelem stáže harmonogram. Konzultant FDV připraví Smlouvu. Dokument pošle jako PDF e-mailem poskytovateli stáže i uchazeči o stáž k prostudování. Poskytovatel stáže 3 x tiskne Smlouvu, kontaktuje uchazeče o stáž a domluví s ním schůzku k podpisu Smlouvy.
Uchazeč o stáž je pozván poskytovatelem stáže na schůzku k podpisu Smlouvy.
Poskytovatel stáže a uchazeč o stáž: - podepíší Smlouvu; - potvrdí si podle harmonogramu přesné datum nástupu na stáž. Poskytovatel stáže zasílá všechny 3 originály Smlouvy spolu s vyplněným originálem čestného prohlášení o podpoře de minimis doporučeně poštou konzultantovi FDV. Konzultant FDV: - zajistí podpis Smlouvy ze strany FDV; - zasílá mentorovi pozvánku na školení; - zanáší poskytovatele stáže do registru podpory de-minimis; - odesílá po jednom originálu Smlouvy doporučeně poštou poskytovateli stáže i stážistovi. Stážista obdrží doporučeně poštou originál podepsané Smlouvy.
Poskytovatel stáže obdrží doporučeně poštou originál podepsané Smlouvy.
Příloha 6B Termín
Stážista
Konzultant FDV
Poskytovatel stáže (mentor)
Zjednodušené schéma průběhu stáže Zahájení stáže po oficiálním termínu zahájení stáže, nejpozději však 1 den před nástupem stážisty na stáž
ŠKOLENÍ MENTORA Mentor dané stáže úspěšně absolvuje školení v oblasti rozvoje mentorských dovedností (platí v případě, že nedoložil náhradní doklad dle přílohy 9).
1. den docházky na stáž
Stážista nastoupí na stáž. Podle harmonogramu může zahájit docházku na stáž kterýkoliv den na začátku měsíce, oficiálně jsou však stáže zahajovány pouze 1. nebo 15. den v měsíci.
nejpozději 1. den docházky na stáž
Pokud je pracoviště poskytovatele stáže zařazeno mezi riziková pracoviště, musí stážista nejpozději 1. den docházky na stáž absolvovat vstupní zdravotní prohlídku.
do 7 pracovních dnů od zahájení stáže
VSTUPNÍ EVALUAČNÍ DOTAZNÍK Stážista vyplní do 7 pracovních dnů od zahájení stáže vstupní evaluační dotazník, který je dostupný on-line na http://dotaznik.stazevefirmach.cz.
VSTUPNÍ EVALUAČNÍ DOTAZNÍK Mentor vyplní do 7 pracovních dnů od zahájení stáže vstupní evaluační dotazník, který je dostupný on-line na http://dotaznik.stazevefirmach.cz.
Probíhající stáž - činnosti opakující se denně
každý den stáže
DENÍK STÁŽISTY Každý den stáže stážista vyplní do deníku stážisty docházku na stáž (čas příchodu, čas odchodu, délku přestávky na oběd). Ke každému dni docházky také uvede popis vykonávaných činností v daném dni. TABULKA CESTOVNÍCH DOKLADŮ Každý den stáže stážista připevní cestovní doklady, jejichž proplacení bude nárokovat, do tabulky cestovních dokladů.
Probíhající stáž - činnosti opakující se v průběhu měsíce (s výjimkou prvního a posledního)
v průběhu měsíce
Dodavatel stravenek na základě dat poskytnutých ze strany FDV zašle poskytovateli stáže pro stážistu stravenky.
STRAVENKY Stážista převezme po kontrole od poskytovatele stáže stravenky za daný kalendářní měsíc. Převzetí potvrdí svým podpisem na distribučním seznamu, který je následně zaslán na FDV.
STRAVENKY Na základě řádně vyplněné docházky stážisty jsou poskytovateli stáže pro stážistu dodavatelem doručeny stravenky za minulý kalendářní měsíc, ve kterém stáž probíhala. Poskytovatel stáže stravenky předá stážistovi oproti jeho podpisu distribučního seznamu, který je následně zaslán na FDV.
Probíhající stáž - činnosti opakující se na konci kalendářního měsíce na konci kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala
FAKTURA ZA UBYTOVÁNÍ Na konci každého kalendářního měsíce si stážista vyžádá od ubytovacího zařízení účetní doklad za ubytování. DENÍK STÁŽISTY Do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala, stážista překontroluje, zda je řádně vyplněný deník stážisty (rozpis docházky a popis činností). Elektronicky vyplněný deník stážista vloží do IS ASAP.
do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce
Konzultant FDV zkontroluje elektronicky vyplněný deník v IS ASAP. S jeho schválením vyčká na dodání tištěného deníku (nutná kontrola souladu). DENÍK STÁŽISTY Stážista deník vytiskne, opatří ho svým podpisem a předá ho do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala, mentorovi.
TABULKA CESTOVNÍCH DOKLADŮ Do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala, stážista překontroluje, zda je řádně vyplněná tabulka cestovních dokladů. Tento dokument opatří svým podpisem a předá ho mentorovi.
do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce
FAKTURA ZA UBYTOVÁNÍ Do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce stážista vyplní průvodní list účetního dokladu za ubytování a spolu s originálem účetního dokladu ho odevzdá mentorovi.
DOKUMENTY K ODESLÁNÍ NA FDV Mentor od stážisty do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala, převezme tyto dokumenty: - deník stážisty; - tabulku cestovních dokladů; - účetní doklad za ubytování včetně průvodního listu; - je-li pracoviště poskytovatele stáže zařazeno do ketagorie rizikových prací, předává stážista v prvním měsíci stáže také průvodní list účetního dokladu za zdravotní prohlídku spolu s originálem dokladu. Mentor zajistí podpis statutárního zástupce poskytovatele stáže na deníku stážisty, příp. na průvodním listu účetního dokladu za zdravotní prohlídku. Všechny výše uvedené dokumenty spolu se stážistou podepsaným distribučním seznamem odešle mentor/poskytovatel stáže doporučeně poštou FDV. Učiní takto nejpozději do 3 pracovních dnů od převzetí dokumentů od stážisty.
Konzultant FDV zkontroluje deník stážisty. Podle počtu odchozených hodin stáže přizná stážistovi nárok na stravenky, přidělené v následujícím měsíci za daný kalendářní měsíc. Podle popisu činností vyhodnotí, zda stáž probíhá v souladu se šablonou a kartou stáže. Dále konzultant FDV zkontroluje: - tabulku cestovních dokladů; - účetní doklad za ubytování s průvodním listem; - příp. další doložené doklady (dle šablony stáže a Smlouvy). Na základě doložených dokladů budou stážistovi náklady proplaceny na jeho bankovní účet.
do 30 pracovních dnů od doručení podkladů FDV
Stážistovi jsou proplaceny náklady na ubytování a cestovné, příp. další náklady (dle šablony stáže a Smlouvy) na bankovní účet.
Dodavatel stravenek zašle na základě dat poskytnutých ze strany FDV poskytovateli stáže pro stážistu stravenky.
Ukončení stáže týden před posledním dnem docházky na stáž
Konzultant FDV vyplní certifikát o absolvování stáže a pošle jej v PDF e-mailem mentorovi. Mentor certifikát vytiskne a zajistí podpis oprávněné osoby poskytovatele stáže. Certifikát odesílá na FDV s ostatními doklady za poslední kalendářní měsíc docházky na stáž.
do 3 pracovních dnů od posledního dne docházky na stáž
ZÁVĚREČNÝ EVALUAČNÍ DOTAZNÍK Stážista do 3 pracovních dnů od ukončení stáže vyplní závěrečný evaluační dotazník, který je dostupný na http://dotaznik.stazevefirmach.cz.
ZÁVĚREČNÝ EVALUAČNÍ DOTAZNÍK Mentor do 3 pracovních dnů od ukončení stáže vyplní závěrečný evaluační dotazník, který je dostupný na http://dotaznik.stazevefirmach.cz.
Kontrola stáže a proplacení fixních nákladů na stáž lhůta pro kontrolu dokumentů ze strany FDV je 14 pracovních dnů
Je-li realizovaná stáž ukončena řádně, kontaktuje konzultant FDV poskytovatele stáže s výzvou o vystavení faktury za fixní náklady na stáž.
FAKTURA ZA FIXNÍ NÁKLADY NA STÁŽ Poskytovatel stáže vystaví stážistovi fakturu za fixní náklady na stáž: - stážistovi je zaslán/předán originál a prostá kopie faktury a prázdný formulář „Žádost o úhradu fixních nákladů na stáž“.
ŽÁDOST O ÚHRADU FIXNÍCH NÁKLADŮ NA STÁŽ Stážista po obdržení faktury: - vyplní žádost o úhradu fixních nákladů na stáž; - kopii faktury spolu s žádostí odešle konzultantovi FDV doporučeně poštou tak, aby byly dokumenty doručeny na FDV nejpozději 15 pracovních dní před datem splatnosti faktury.
Je-li úhrada nárokována řádně a včas: - FDV uhradí za stážistu poskytovateli stáže fixní náklady na stáž; - konzultant FDV odešle stážistovi po doručení všech distribučních seznamů na FDV certifikát o úspěšně realizované stáži.
Stážista obdrží certifikát.
Poskytovateli stáže je uhrazena faktura za fixní náklady na stáž.
Příloha 7
Fond dalšího vzdělávání Na Maninách 20 170 00 Praha 7 IČO: 00405698
Žádost o úhradu fixních nákladů na stáž Na základě řádné realizace stáže v rámci projektu Stáže ve firmách – vzdělávání praxí 2, registrační číslo CZ.1.07/3.1.00/49.0001, Vás žádám o úhradu fixních nákladů na stáž. Žádám, aby tato úhrada byla zaslána na bankovní účet poskytovatele stáže. Vyplní stážista: Číslo stáže: STÁŽISTA Jméno, příjmení, titul: Číslo občanského průkazu: POSKYTOVATEL STÁŽE Název poskytovatele stáže: FAKTURA ZA FIXNÍ NÁKLADY NA STÁŽ VYSTAVENÁ POSKYTOVATELEM STÁŽE Číslo faktury: Výše faktury: Přílohy: Kopie faktury za fixní náklady na stáž Datum: Podpis stážisty:
Vyplní FDV: Zkontroloval konzultant FDV (podpis): Datum: Vyplní finanční manažer FDV: Schválil: Datum: Poznámky:
Fond dalšího vzdělávání, Na Maninách 20, 170 00 Praha 7, Tel.: 277 277 070, http://fdv.mpsv.cz IČO: 00405698, č. účtu: 33531641/0100
Příloha 8
Čestné prohlášení uchazeče o stáž Já, níže podepsaná/ý ……………………………………………………, datum narození ………..…………, adresa trvalého pobytu……………………………………………………………………………………………, kontaktní e-mail………………………………………………………………………………………………tímto čestně prohlašuji, že mnou níže uvedené skutečnosti jsou přesné, pravdivé, úplné a aktuální. Jsem si vědom/a toho, že pokud by mnou uvedené informace v tomto čestném prohlášení byly nepravdivé, budu z projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí 2“ vyloučen/a bez náhrady výdajů a budu čelit všem z toho vyplývajícím právním následkům. Čestně prohlašuji, že jsem1: pedagogický pracovník střední školy vyučující odborné předměty osoba ve věkové kategorii 50+ osoba ve věkové kategorii 40+, která je ohrožena nezaměstnaností osoba zapojená na trhu práce pouze na základě dohod konaných mimo pracovní poměr (dohoda o pracovní činnosti, dohoda o provedení práce) rodič po mateřské/rodičovské dovolené připravující se na vstup na trh práce osoba evidovaná jako uchazeč o zaměstnání na úřadu práce déle než 3 měsíce osoba nezaměstnaná déle než 3 měsíce, která není evidována na úřadu práce absolvent (příp. osoba, která předčasně opustila systém vzdělávání bez řádného zakončení studia) po prvním vstupu na trh práce, který je evidován jako uchazeč o zaměstnání na úřadu práce/je osobou nezaměstnanou, která není evidována na úřadu práce Zároveň čestně prohlašuji, že splňuji všechna níže uvedená kritéria: jsem osobou plně svéprávnou; nejsem osobou samostatně výdělečně činnou (OSVČ); nejsem žákem ani studentem (dle zákona č. 561/2004 Sb., ani dle zákona č. 111/1998 Sb.); nepobírám starobní důchod; nejsem osobou na mateřské dovolené; nejsem a ani jsem v předchozích 5 letech nebyl/a zaměstnancem poskytovatele stáže; nezískal/a jsem v rámci projektů „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí,“ ani „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí 2“ certifikát o absolvování stáže; nebyl/a jsem vyloučen/a z projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ či projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí 2“ či jiného projektu realizovaného Fondem dalšího vzdělávání z důvodu porušení podmínek uvedených projektů; nejsem v pracovněprávním vztahu s Fondem dalšího vzdělávání v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí 2“. Dále podpisem tohoto čestného prohlášení potvrzuji, že jsem se seznámil/a s Všeobecnými podmínkami využívání služeb na serveru www.stazevefirmach.cz a informačního systému ASAP a s aktuálním zněním Manuálu pro stážistu. V ………………………… dne ………………
.................................................................. vlastnoruční podpis uchazeče o stáž
Uchazeč o stáž musí v době přihlášení ke kartě stáže spadat alespoň do jedné z uvedených kategorií, kterou označí zaškrtnutím příslušného pole. 1
