Ledengroep Intern en Overheidsaccountants (LIO)
ACTIVITEITENPLAN 2013
1.
Speerpunten 2013
De speerpunten van het bestuur van LIO zijn gericht op het aangaan van de dialoog met het maatschappelijke verkeer en de private en publieke sectoren om de behoeften van deze stakeholders te kunnen vaststellen. In deze dialoog zal LIO haar kennis en kunde op het gebied van Governance, Risicomanagement & Compliance (GRC) inbrengen om deze stakeholders te laten zien wat LIO hen op dit gebied kan bieden. Belangrijkste aspect voor alle accountants is de verantwoordelijkheid t.a.v. het maatschappelijke verkeer. Dat betekent dat ook voor de werkzaamheden van de intern en overheidsaccountant dit perspectief de belangrijkste is. Wij willen vanuit de verwachtingen van het maatschappelijk verkeer invulling geven aan onze verantwoordelijkheid en de positie van intern en overheidsaccountants versterken. Vanuit onze specifieke kennis en ervaring kunnen wij een belangrijke bijdrage leveren aan het maatschappelijk debat op het terrein van GRC. Onze concrete activiteiten richten zich op het organiseren van de communicatie tussen het maatschappelijk verkeer en onze leden, onze leden onderling en het uitvoeren van ons activiteitenplan. Resumerend onderkent het bestuur van LIO de volgende prioriteiten: a.
b.
c.
GRC-deskundigheid Het bestuur van LIO wil de specifieke GRC-deskundigheid van haar leden inzetten in de maatschappelijke dialoog om haar stakeholders te laten zien wat de beroepsgroep te bieden heeft. Intern en overheidsaccountants zijn bij uitstek dé GRC-specialisten onder de accountants. Zij kennen organisaties ‘van haver tot gort’ en die specifieke deskundigheid wil het bestuur van LIO naar buiten dragen Communicatie Het bestuur van LIO heeft in samenwerking met de afdeling communicatie van de NBA een plan opgesteld waarin de bovenstaande dialoog met de stakeholders in het maatschappelijk verkeer, de private en publieke sectoren en haar leden, de basis vormt voor de geplande activiteiten 2013. Het bestuur van LIO onderkent het IIA Nederland als een zeer bijzondere stakeholder. Het IIA is de beroepsorganisatie van alle internal auditors met zeer verschillende achtergronden, maar zeker ook met RA’s en AA’s. Het bestuur van LIO wil in samenwerking met het bestuur van het IIA Nederland werken aan een goede constructieve samenwerking voor de gezamenlijke achterban. Het communicatieplan is extern gericht en bevat de kernboodschap om de positie van de intern en overheidsaccountants te verbeteren en hen te activeren om deel te nemen aan LIO-activiteiten. Hiertoe worden promotours bij afdelings- en kringvergaderingen, stakeholdergesprekken en een ledenraadpleging ingezet. Er zal periodiek overleg zijn met de afdeling communicatie om het plan actueel en levend te houden. Naast het plan voor de externe communicatie wil het bestuur van LIO in 2013 aandacht schenken aan de interne communicatie binnen het bestuur zelf, naar het NBA-bestuur en de andere NBA-gremia en het NBA-bureau. Uitvoeren LIO activiteitenplan Het bestuur van LIO heeft een activiteitenplan 2013 opgesteld en wil de daarin opgenomen activiteiten (projecten, uitingen, rondetafel- en vaktechnische bijeenkomsten) realiseren binnen het door het NBAbestuur vast te stellen budget.
Het bestuur van LIO heeft bovenstaande prioriteiten 2013 opgesteld op verzoek van het bestuur van de NBA in het kader van de strategische heroverweging en prioritering 2013. Het bestuur van LIO wil met bovenstaande prioriteiten bereiken dat een waardevolle bijdrage wordt geleverd aan de missie van het LIO-bestuur om
1
toegevoegde waarde te bieden aan intern en overheidsaccountants door versterking van hun interne en externe positie.
2. Activiteiten LIO deelt haar activiteiten in naar 7 categorieën, te weten: I Activiteiten t.b.v. de private sector II Activiteiten t.b.v. de publieke sector III Activiteiten voor de gezamenlijke achterban van private en publieke sector IV Activiteiten in samenwerking met IIA Nederland V Activiteiten i.h.k.v. de NBA VI Bestuur VII Ledenservice De eerste vijf categorieën bevatten overwegend activiteiten met een éénmalig karakter (projecten) en de twee laatste categorieën betreffen activiteiten met een overwegend doorlopend karakter. Het bestuur van LIO maakt onderscheid tussen activiteiten met een duidelijk product (bijvoorbeeld: ledenbijeenkomst, rondetafelbijeenkomst, discussierapport, brochure, artikel, webcast, reacties op of bijdragen aan NBA-uitingen) en activiteiten zonder een concreet (eind-)product. In dit document is alleen een samenvatting opgenomen van de beoogde activiteiten 2013. Voor een gedetailleerd overzicht van alle activiteiten en projecten wordt verwezen naar het Excel-werkblad ‘LIO Activiteitenplan & begroting details 2013’. De verwijzing naar de NBAbestuursprioriteiten is gerelateerd aan onderstaande opsomming: 1. 2. 3. 4. 5.
Intensiveer de dialoog Initieer en innoveer Werk aan een toekomstbestendige educatie Verbeter ethisch besef en professioneel-kritische houding Handhaaf stringenter en leer van de uitkomsten
Nu volgt per categorie een korte beschrijving van de activiteiten:
2.1.
Activiteiten (projecten) met een éénmalig karakter
Om de dialoog met de stakeholders aan te gaan en hun behoeften vast te stellen zal het bestuur van LIO in 2013 veelvuldig vaktechnische als rondetafelbijeenkomsten organiseren. Bijeenkomsten i.h.k.v. de éénmalige projecten onder paragraaf 2.1 zijn opgenomen als doorlopende activiteit onder paragraaf 2.2., Categorie VII, Ledenservice. Categorie I, activiteiten t.b.v. de private sector 1 GRC-meting bij woningbouwcorporaties Met dit onderzoek wil LIO een GRC-meetlat ontwikkelen voor woningbouwcorporaties in Nederland, in lijn met het onderzoek ‘GRC in de bouw aan de maat?’ van afgelopen jaar. Recente ontwikkelingen en persberichten roepen vragen op de mate van ‘in control’ zijn over waarderingen van vastgoed en derivaten. LIO is benieuwd naar de volwassenheid van GRC-meetlat in de sector en wil graag de kennis delen met beroepsgenoten en GRCgeïnteresseerden, maar vooral ook de sector handvatten bieden voor verbetering. Het project dient de NBAprioriteiten 1, 2 en 4. De beoogde resultaten zijn een rondetafelbijeenkomst en een rapport (Q4).
2
2 Opvolging onderzoeksrapporten INTAC In het verleden zijn door de vakgroep INTAC 4 arbeidsintensieve onderzoeken uitgevoerd op het gebied van Governance (1: Bondgenoten, IAF en Auditcommissie, 2: Samenwerking interne en externe auditor, 3: IAF in het GRC-web en 4: Governance in duurzaamheid). Het bestuur van LIO wil de informatie uit deze waardevolle rapporten niet verloren laten gaan en opvolging geven door te bezien wat nog actueel is en wat veranderd is ten opzichte van het moment van publicatie en deze informatie delen met haar leden en de leden van de andere ledengroepen als ook commissarissen en andere GRC-geïnteresseerden bij organisaties. het project dient de NBA-prioriteiten 1, 2 en 4 en zal in vier delen worden uitgevoerd verspreid over het jaar met een herziene/opgefriste publicatie per kwartaal (Q1, Q2, Q3 en Q4). Categorie II, activiteiten t.b.v. de publieke sector 1 Beroepsgeheim of transparantie van de accountant in de publieke sector De vraag of de publieke sector wel een beroepsgeheim kent blijft actueel en kan weerlegt worden door de Wet Openbaarheid Bestuur (WOB). De vraag is of beroepsregels voor extern en overheidsaccountants hiermee in de pas lopen. Dit project is reeds gestart in 2012 en zal in 2013 in de periode maart/april tot een discussierapport en een rondetafelbijeenkomst leiden. Het dient de NBA-prioriteit 1. 2 Platform Publieke Jaarverslaggeving De publieke sector zoekt naar gemene delers in de jaarverslaggeving om de toegankelijkheid en vergelijkbaarheid van verslaggevingsinformatie te vergroten en inventariseert daartoe welke systemen er zijn en hoe zij tot elkaar kunnen worden gebracht tot één overzichtelijke wijze van verslaggeving. Het onderzoek, ten behoeve van accountants die werkzaam zijn in de publieke sector, zal worden afgerond met een eindrapportage in juli 2013 (Q3). Het project dient de NBA-prioriteiten 1, 2 en 4. 3 Formeren sectorcommissie of werkgroep Publieke Sector Het bestuur van LIO neemt het voortouw in de formatie van een sectorcommissie of werkgroep Publieke Sector om de dialoog te voeren met accountants uit alle ledengroepen in het publieke domein. Aan deze formatie zijn naar verwachting geen relevante out of pocket kosten verbonden, met een voorbehoud voor eventuele vacatiegelden voor de commissieleden. wel zal deze activiteiten een bijdrage vergen in de vorm van ondersteuning van het bureau (fte’s). De activiteiten passen binnen de NBA-prioriteiten 1 en 2. 4 Gebruik maken van de werkzaamheden van andere accountants en mogelijke follow up Dit betreft de overloop van een project uit 2012 waarbij binnen de publieke sector aandacht wordt geschonken aan de problematiek van het gebruikmaken van werkzaamheden van andere accountants (inclusief zogenaamde SiSa-aanpak) in de publieke sector. De verwachting is dat er een deel van de werkzaamheden overloopt in het nieuwe jaar, waar ter afronding een kleine publicatie gemaakt zal worden. Mogelijk dat na de gereedkomen van Standaard 610 (en nadere invulling van de IFAC rondom het thema directe ondersteuning (direct services)) hierop een vervolg in Q-4 zal plaatsvinden die nader ingaat op de samenwerkingsbehoefte teneinde de onderlinge werkzaamheden beter tussen de intern en overheidsaccountants en de extern accountant af te stemmen (gezamenlijke: risicoanalyse, audit en mogelijk gezamenlijke gecombineerde auditrapportages). De activiteit past binnen de NBA-prioriteit 5.
3
Categorie III, activiteiten t.b.v. de gezamenlijke achterban van private en publieke sector 1 Uitvoering communicatieplan LIO In samenwerking met de Afdeling Communicatie van de NBA wordt gewerkt aan een robuust communicatieplan voor LIO over hoe en met welke middelen naar buiten te treden en naamsbekendheid te vergroten en beter draagvlak te realiseren. Het plan in de vorm van een brochure zal in januari 2013 bij de Nieuwjaarsbijeenkomst aan de leden worden gepresenteerd en het dient de NBA-prioriteiten 1 en 2. 2 Promotour, ledenraadpleging en stakeholdergesprekken Als onderdelen van het communicatieplan worden presentaties gehouden bij de kring- en afdelingsvergaderingen en wordt een ledenraadpleging (enquête) uitgezet, alsmede wordt gesproken met de 25 grootste IAF’s om de wensen en producten voor de leden goed in kaart te brengen. Een brochure van de uitkomsten van de raadpleging en de gesprekken wordt verwacht in mei 2013 (Q2). Het project dient de NBAprioriteiten 1 en 2. 3 Horizontaal toezicht & IAF Met dit project beoogt het LIO-bestuur kennis te delen en de dialoog te openen over de ‘do’s & don’ts’ voor een internal audit functie (IAF) op het gebied van horizontaal toezicht door de Belastingdienst. Dit toezicht is voor veel organisaties een relatief nieuw gebied van interne beheersing en het delen van kennis op GRC-gebied vormt een prioriteit van LIO. De ‘good practices’ van horizontaal toezicht kunnen zowel de overheidsaccountants bij de Belastingdienst als de intern accountants in het bedrijfsleven dienen. Het project dient de NBA-prioriteiten 1, 2 en 4. De beoogde resultaten zijn een rondetafelbijeenkomst en een rapport (Q2). Categorie IV, activiteiten in samenwerking met IIA Nederland 1 Normen voor kwaliteitsbeheersing bij IAF’s Kwaliteitsbeheersing bij IAF’s is geen sinecure. IAF’s opereren zowel nationaal als internationaal en heden ten dage zijn de afdelingen multifunctioneel qua opzet met een breed scala aan audit-specialisten, waaronder ook RA’s en AA’s. IIA Nederland en KOA zijn door de NBA 2010 geaccrediteerd om kwaliteitsonderzoeken bij IAF’s uit te voeren. Er is gebleken dat er behoefte is aan duidelijke, maar ook praktisch toepasbare normen. IIA en LIO pakken samen een project op om tot een advies te komen voor een duidelijke en goede toepasbare norm. Dit advies zullen zij uitbrengen aan het ACB. Het project past binnen de prioriteiten 2 en 5. Deadline is nader te bepalen i.o.m. ACB, maar het voorstel in eind Q-3 2013. 2 Continuous monitoring & auditing Zonder continue monitoring bestaat er geen continue auditing en er zijn steeds meer bedrijven die online realtime in control willen zijn over bepaalde processen. Het bestuur van LIO denkt bij dit proces aan een discussie rapport waarin ter discussie wordt gesteld of continuous auditing de toekomst heeft of dat het alleen een hype is. Het project past binnen de NBA-prioriteit 1 en 2. In Q4 zal een discussienota verschijnen in samenwerking met IIA (nog af te stemmen). 3 Convergentie LIO en IIA Nederland LIO en IIA Nederland hebben een grote gemene deler, namelijk AA’s en RA’s die als internal auditor aan een IAF zijn verbonden. Beide besturen en/of organisaties zouden met het oog op de toekomst en de gezamenlijke doelgroep eens goed op de kaart moeten zetten op welke gebieden en in welke vorm zij zouden kunnen samenwerken en de krachten te bundelen. Er is een legio aan samenwerkingsmogelijkheden en deze dienen in overweging te worden genomen om synergie te bereiken en niet steeds in dezelfde vijver te vissen. Deadline
4
n.t.b. i.o.m. IIA, maar het voorstel is een notitie met de ideeën uit te brengen medio oktober 2013. Het project past binnen de NBA-prioriteit 2. Categorie V, activiteiten in het kader van de NBA In deze categorie zijn activiteiten en projecten opgenomen die niet zelfstandig door LIO zijn geïnitieerd, maar waarin het bestuur van LIO een bijdrage levert door het geven van input. De input zal worden gegeven in de vorm van mondelinge en schriftelijke reacties en/of advies. Het betreft diverse uitingen, zoals de Verordening Gedragscode (VGC), Verordening Ledengroepen (VLG), Nadere Voorschriften Onafhankelijkheid (NVO), Nadere Voorschriften Accountantsafdelingen (NVAA), participatie in de PML MBO en PML Logistiek en reacties op NBA uitingen (NBA-uitingenoverzicht). Er zijn naar verwachting geen relevante ‘out of pocket’ kosten zoals drukwerk wel zullen deze activiteiten een hoge bijdrage in de vorm van ondersteuning van het bureau (fte’s) vergen voor het samenstellen van de reacties en de te houden bijeenkomsten met de stakeholders (zie ook categorie VII). Deze activiteiten passen binnen alle gestelde NBA-prioriteiten.
2.2.
Activiteiten met een doorlopend karakter
Categorie VI, Bestuur e
In de bijlage ‘LIO Activiteitenplan & begroting details 2013’ zijn in deze 6 categorie de vergaderingen en bijeenkomsten van het LIO-bestuur en diverse gremia opgenomen. Het betreft m.n. reguliere maandelijkse bestuursvergaderingen, driemaandelijks bestuurlijk overleg met IIA, halfjaarlijkse bijeenkomsten met het ACB en overlegstructuren met andere NBA-gremia, bijvoorbeeld SBB, SVB, PCNA, PPJ, IIRC, Cie. Onderwijs, Cie. Bezwaarschriften, etc.. Er zijn geen ‘out of pocket’ kosten in de vorm van buitenshuis georganiseerde bijeenkomsten en of drukwerk etc., wel kennen deze activiteiten een hoge bijdrage in de vorm van ondersteuning van het bureau (fte’s). de activiteiten passen binnen de NBA-prioriteiten 1, 2, 4 en 5. Categorie VII, Ledenservice De LIO-ledenservice kent diverse onderdelen met een doorlopend en/of terugkerend karakter, maar zeker ook concrete producten in de vorm van bijeenkomsten voor de leden. Een actuele website en relevante nieuwsberichten voorzien in een deel van de informatiebehoefte van de leden. De helpdeskfunctie speelt een belangrijke rol bij het oplossen van vraagstukken van vaktechnische aard. Het bestuur van LIO wil twee keer per jaar een algemene ledenbijeenkomst organiseren met actuele onderwerpen voor de gehele achterban. Dit betreffen de LIO-Nieuwjaarsbijeenkomst en de LIO-najaarsbijeenkomst. Het bestuur streeft erna om één bijeenkomst buitenshuis op een attractieve locatie te organiseren en één bijeenkomst in het gebouw van de NBA. De bijeenkomst van januari 2013 is in volle voorbereiding en het voorgestelde programma kan binnenkort worden verspreid. Daarnaast wil het bestuur voor dezelfde gehele achterban meerdere rondetafelbijeenkomsten organiseren. Twee concrete onderwerpen zijn al bekend, te weten: ‘IAF en opdrachten van toezichthouders’ en Kwaliteitsonderzoek II. Deze laatste rondetafelbijeenkomst zal worden gecombineerd met de LIONieuwjaarsbijeenkomst op 17 januari 2013. Aanvullend voor 2013 wil het bestuur vaktechnische bijeenkomsten organiseren voor haar leden die werkzaam zijn in specifieke sectoren met specifieke vaktechnische vraagstukken, zoals bijvoorbeeld financiële instellingen, de zorg, het onderwijs, chemie, internationaal, etc. De bijeenkomsten kunnen ook betrekking hebben op de éénmalige projecten zoals beschreven in paragraaf 2.1. De definitieve onderwerpen zullen nader worden ingevuld nadat de behoefte bij de leden is geïnventariseerd bij de stakeholdergesprekken en de ledenraadpleging. Afhankelijk van de behoefte zullen goede locaties in den lande worden gekozen, waarbij gebruik zal worden gemaakt van de faciliteiten bij de werkgevers van bestuursleden en leden. De bijeenkomsten betreffen (rondetafel-)bijeenkomsten waarvan het product in een infographic zal worden gepubliceerd. Naar verwachting zullen er naast cateringkosten, geen andere out of pocket kosten benodigd
5
zijn. Daarentegen is voor deze activiteiten een intensieve bijdrage van ondersteuning van het bureau (in fte’s) gewenst. De vaktechnische bijeenkomsten vallen onder de NBA-prioriteiten 1, 2, 4 en 5.
3. Middelen 3.1.
Personele ondersteuning (in fte)
De totaal benodigde personele ondersteuning voor de activiteiten van LIO bedraagt 3,50 fte’s. Deze 3,50 fte’s zijn gedetailleerd onderbouwd in de bijlage ‘LIO Activiteitenplan & begroting details 2013’. LIO’s activiteiten zijn in dit overzicht voor 1,9 fte’s toegewezen aan de technische adviseurs van het bureau medewerkers, zijnde San Croonenberg en Koos Vos en voor de ondersteuning voor 0,3 fte’s aan Jenny Dankbaar (in totaal toegewezen is 2,3 fte’s). Om alle LIO-activiteiten te realiseren zijn 1, 25 fte’s extra nodig. In het detailoverzicht is dit zichtbaar gemaakt door het toewijzen van activiteiten aan de drie bovengenoemde medewerkers, voor zover zij beschikbaar zijn voor LIO en een p.m. post van 1,25 fte’s die nader dient te worden toegewezen/ingevuld. Het bestuur van LIO vraagt aandacht voor voldoende toewijzing van personeel aan haar activiteiten 2013. Het bestuur van de NBA heeft LIO 2,75 fte’s toegekend op basis van een aangepast voorstel van het MT en de directie.
3.2.
Out-of-pocket (per project/activiteit, in €)
De totaal begrote out of pocket kosten voor LIO’s activiteiten bedragen €115.000 inclusief vacatiegelden. In 2013 zal een nieuwe vacatiegeldregeling in werk treden waarbij bestuursleden kunnen opteren voor een vergoeding voor de gederfde inkomsten. Deze vacatiegeldvergoeding kan maximaal oplopen tot circa €400 per dagdeel (incl. km-vergoeding, reistijd en BTW). Bij 7 bestuursleden en zo’n 15 officiële LIO-bijeenkomsten zijn maximaal 7 * 15 * €400 = €42.000 gemoeid. Voor de onderbouwing van de genoemde bedragen wordt verwezen naar de bijlage ‘LIO Activiteitenplan & begroting details 2013’. Het bestuur van de NBA heeft LIO €58.000 budget toegekend op basis van een aangepast voorstel van het MT en de directie. In dit voorstel zijn de vacatiegelden gemaximaliseerd op €25.000 op basis van de toezegging van enkele bestuursleden geen gebruik te willen maken van de vacatiegeldregeling.
3.3.
Gebruik collectieve faciliteiten
Het bestuur van LIO heeft in haar planning van de activiteiten 2013 rekening gehouden met een beslag van €15.000 van de collectieve middelen. Voor de onderbouwing van deze begrote middelen wordt verwezen naar de bijlage ‘LIO Activiteitenplan & begroting details 2013’.
Dit activiteitenplan is vastgesteld door het bestuur van LIO in de bestuursvergadering van 1 november 2012. Het plan is goedgekeurd door het bestuur van de NBA in de bestuursvergadering van 11 december 2012.
Ingrid Doerga, Voorzitter bestuur LIO
6
