HANDLEIDING
KMO-PROGRAMMA programma tot stimulering van innovatie bij kmo’s
Versie 2.1 / maart 2012
IWT Ellipsgebouw Koning Albert II-laan 35, bus 16 1030 Brussel Tel. +32 (0)2 432 42 00 Fax +32 (0)2 432 43 99 www.iwt.be
1
INHOUDSTAFEL Inleiding ...................................................................................................................................... 3 Begeleiding en voorbespreking (optioneel) . .............................................................................. 3 Belangrijke noot ......................................................................................................................... 3 Het kmo-programma gesitueerd in een ruimer kader van steun aan kmo’s ................................ 5 Algemene kenmerken van het kmo-programma ......................................................................... 7 Aanvragers, bedrijfspartners, onderzoekspartners en onderaannemers ..................................... 9 kmo-programma : 2 projectvormen ......................................................................................... 11 kmo-haalbaarheidsstudies ................................................................................................. 11 kmo-innovatieprojecten..................................................................................................... 13 Aanvaardbare projectkosten ........................................................................................ …….....15 Behandeling van de projectaanvraag .......................................................................... …….....18 Rechten en plichten bij de uitvoering van het project ................................................. …….....22
Bijlagen: Toelichtingsdocument kmo-programma: Voorbeelden van steunbare en niet-steunbare activiteiten
Algemene bepalingen kmo-haalbaarheidsstudie
2
Inleiding In deze handleiding wordt uitgelegd wat het kmo-programma is, en hoe Vlaamse kmo’s van de steunregelingen binnen dit programma kunnen genieten. Deze handleiding omvat algemene informatie over het kmo-programma, de verschillende projecttypes met hun belangrijkste kenmerken en modaliteiten. Achteraan de handleiding zijn de benodigde aanvraagdocumenten toegevoegd. Voor specifieke informatie over onder meer aanvaardbare kosten, verslaggevingswijze, ... wordt waar nodig verwezen naar toelichtingsdocumenten en veel gestelde vragen (FAQ) op de website (www.iwt.be). Het wordt aangeraden om regelmatig de website te raadplegen, teneinde steeds de meest actuele versie van de handleiding en bijkomende informatie te bezitten. Met overblijvende vragen na het doornemen van de handleiding en de informatie op de website kan men terecht op het volgende adres : IWT kmo-programma Ellipsgebouw Koning Albert II-laan 35, bus 16 1030 Brussel Tel. +32 (0)2 432 42 00 Fax +32 (0)2 432 43 99
[email protected] De aanvragen worden naar hetzelfde adres gestuurd.
Begeleiding en voorbespreking (optioneel) Binnen het Vlaamse innovatielandschap zijn vele organisaties en personen actief die de kmo op gepaste wijze kunnen bijstaan bij hun ideevorming, hun vragen rond innovatie alsook inhoudelijk kunnen begeleiden. Zij werden gegroepeerd onder het Vlaams InnovatieNetwerk (VIN). Een overzicht van door het IWT gesteunde organisaties en initiatieven kan men terugvinden op www.innovatienetwerk.be. Ook de regionale innovatiecentra kunnen de kmo concreet helpen en gespecialiseerde begeleiding aanbieden bij het definiëren van uw project en het opmaken van het aanvraagdocument. Het dichtstbijzijnde centrum kan men vinden op www.innovatiecentrum.be. Ook kan men steeds terecht bij het IWT om een voorbespreking van uw mogelijk projectvoorstel aan te vragen. Een eenvoudig aanvraagdocument voor dergelijke bespreking is beschikbaar op de website http://www.iwt.be/subsidies/documenten/aanvraag-voorbespreking-iwt-doc .
Belangrijke noot Deze handleiding vervangt alle vorige handleidingen van het kmo-programma. De handleiding is geldig vanaf mei 2012 en te gebruiken voor alle projecten ingediend vanaf deze datum. Er wordt aangeraden om steeds de IWT-website te bekijken voor de meest actuele versie van de handleiding. Ten opzichte van versie 2.0/december 2010 werden de mogelijkheden voor samenwerking met onderzoeksinstellingen in kmo-innovatieprojecten verduidelijkt, zodat de wijze van samenwerking
3
(uitbesteding bij een onderzoeksinstelling of samenwerking als onderzoekspartner) en de modaliteiten van de samenwerking bij aanvraag duidelijk zijn. Verder werd een toelichting en verklaring i.v.m. de fiscale voordelen voor kleine startende ondernemingen opgenomen (YIC-maatregel (Young Innovative Company)). Er wordt nu ook een richtcijfer voor het aantal pagina's en een maximaal aantal pagina's gegeven.
4
Het kmo-programma gesitueerd in een ruimer kader van steun aan kmo’s. Het IWT wil via het kmo-programma de Vlaamse kmo’s en startende ondernemingen een laagdrempelig programma aanbieden ter aanmoediging en ondersteuning van innovatie (in producten, processen en/of diensten). Innovatie vergt veelal een kennisbehoefte (technologisch of niet technologisch) die gepast moet ingevuld worden. De activiteiten die bijdragen tot de invulling van deze kennisbehoefte, worden financieel ondersteund binnen het kmo-programma. Het kmo-programma is echter niet het enige instrument waarmee het IWT steun geeft aan kmo’s in hun innovatietraject. Zo kan een kmo voor grotere onderzoeks- of ontwikkelingsprojecten ook steeds terecht binnen de regeling voor O&O-bedrijfsprojecten. Verdere informatie en de handleiding hiervoor zijn beschikbaar op de website (www.iwt.be) of via
[email protected]. Aanvullend aan de financiering in het kader van een kmo-innovatieproject of een O&Obedrijfsproject, kan men een achtergestelde lening aanvragen. Deze aanvullende financiering vraagt men aan bij PMV-Innovatiemezzanine, Participatiemaatschappij Vlaanderen (http://www.pmv.eu/nl/diensten/innovatiemezzanine). Naast deze directe financieringsinstrumenten voor bedrijven, ondersteunt het IWT binnen het VISprogramma (Vlaamse InnovatieSamenwerkingsverbanden) ook VIS-trajecten waaraan men als kmo kan participeren. De belangrijkste doelstelling van het VIS-trajecten programma is om vanuit een concrete probleemstelling of vraaggedreven opportuniteit van een collectief van bedrijven, innovatieve oplossingen aan te bieden die op korte termijn toepasbaar zijn en die een duidelijk economisch effect realiseren bij de ruime doelgroep, in de eerste plaats Vlaamse kmo’s. Ook kan een kmo als lid van een gebruikerscommissie op de eerste rij participeren in de opvolging van collectieve onderzoeksprojecten bedoeld voor een bredere groep van bedrijven. Dergelijk collectief onderzoek wordt uitgevoerd door een kennisinstelling en is gericht op het verwerven, het bundelen en het vertalen van kennis tot bruikbare innovatietoepassingen voor de bedrijfswereld. Een gelijkaardig initiatief vormen de TEchnologieTRAnsfer projecten uitgevoerd door instellingen van hoger onderwijs (TETRA-fonds). Dit programma richt zich prioritair tot hogescholen en hanteert eveneens gebruikerscommissies waaraan men als bedrijf kan participeren om de projecten op te volgen. Ook het programma Strategisch BasisOnderzoek (SBO) maakt gebruik van dergelijke gebruikerscommissies. Daarnaast ondersteunt het IWT ook meerdere competentiepolen en strategische onderzoekscentra die de Vlaamse bedrijven met raad en daad kunnen bijstaan in hun innovatietraject. Specifiek naar kmo’s gericht ondersteunt het IWT ook een netwerk van regioniale InnovatieCentra. Per provincie zijn er een aantal innovatie-adviseurs actief die als missie hebben bedrijven en ondernemers aan te moedigen en effectief te begeleiden naar efficiënt en duurzaam innoveren. Meer informatie over al deze innovatie-instrumenten is te vinden op de website van het IWT (www.iwt.be). Een overzicht van lopende projecten (collectief onderzoek, VIS, TETRA, …) alsook van de betrokken organisaties en contactpersonen kan men terugvinden op www.innovatienetwerk.be. De regionale innovatiecentra en hun lopende acties vindt men op www.innovatiecentrum.be .
5
Tenslotte wordt hier ook verwezen naar de kmo-portefeuille van het Agentschap Ondernemen. Binnen deze kmo-portefeuille kan men als kmo beroep doen op de zogenaamde Technologieverkenningen. Een technologieverkenning omvat een technologische adviesverstrekking door een door het IWT erkend kenniscentrum, en wordt financieel ondersteund met een subsidie van 75% op de externe kost van het adviesverstrekkende kenniscentrum, dit met een maximum steun van € 10.000 per kmo per kalenderjaar. De technologieverkenningen kunnen ook ingezet worden om samen met de kennisinstelling een voorbereidingstraject ten gronde (naar inhoud) voor een groter internationaal project (Europees Kaderprogramma, Eureka, European Research Area (ERA) ...) uit te voeren. Ook voor een technologietransfer traject in samenwerking met een erkend kenniscentrum en dat loopt via het EEN-loket (Enterprise Europe Network Vlaanderen) bij het IWT kan een technologieverkenning gebruikt worden. Voor meer informatie rond Europese programma’s en EEN kan men terecht op www.europrogs.be respectievelijk http://een.iwt.be/ . Voor de volledige details van deze Technologieverkenningen steunmaatregel en hoe deze aan te vragen wordt verwezen naar de betreffende website van het Agentschap Ondernemen (www.kmo-
portefeuille.be).
6
Algemene kenmerken van het kmo-programma In dit hoofdstuk worden de algemene kenmerken van het kmo-programma samengevat. Belangrijke aspecten worden verder uitgediept in de volgende hoofdstukken. Het kmo-programma biedt directe financiële steun voor kmo’s voor studies en projecten geïnitieerd door die bedrijven, met als doel innovatieve producten, processen en/of diensten te ontwikkelen. Binnen het kmo-programma moet innovatie begrepen worden als het tot stand brengen van een voor de kmo nieuw (of vernieuwend) product, proces of dienst die een vernieuwing bij het bedrijf vereist en die kan leiden tot een substantiële economisch toegevoegde waarde voor de Vlaamse kmo. De activiteiten van kennisontwikkeling ten behoeve van deze innovatie kunnen binnen deze context gesteund worden. De vernieuwing en de betrokken kennisontwikkeling kunnen zowel technologisch als niettechnologisch van aard zijn. De kennisontwikkeling kan door de kmo zelfstandig gebeuren (al dan niet gepaard gaande met gepaste aanwerving van benodigde competenties) en/of in samenwerking met anderen (onderzoeksinstellingen, bedrijven, onderaannemers). Het kmo-programma vertoont de volgende algemene kenmerken :
Het programma staat open voor alle kmo’s met (toekomstige) activiteiten in het Vlaamse gewest, die op termijn in Vlaanderen in voldoende mate economisch toegevoegde waarde zullen creëren door toepassing van de resultaten van het project. Economisch toegevoegde waarde moet hierbij begrepen worden als tewerkstelling en nieuwe investeringen in de eerste plaats bij de Vlaamse vestiging van de kmo, maar ook bij zijn Vlaamse toeleveranciers en partners. Voldoende toegevoegde waarde in Vlaanderen sluit absoluut valorisatie in het buitenland niet uit, laat staan dat het export zou belemmeren.
De beoogde innovatie kan zowel technologisch als niet-technologisch van aard zijn. Ook komen alle activiteiten die de nodige kennisverwerving voor de innovatie ondersteunen in aanmerking voor steun, onafgezien van het feit of deze activiteiten op zich technologisch van aard zijn of niet.
Alle kennis- en toepassingsdomeinen kunnen aan bod komen in het kmo-programma. Met uitzondering van militaire toepassingen zijn er geen restricties op dat vlak.
Het kmo-programma staat permanent open voor het indienen van aanvragen. Elke aanvraag wordt individueel behandeld, waarbij er gestreefd wordt om de doorlooptijd tot een beslissing over de steun zo kort mogelijk te houden.
De behandeling van projecten is interactief, waarbij de aanvrager zo nodig de mogelijkheid krijgt om zijn aanvraag te verbeteren in de loop van de behandelingsprocedure.
7
Concreet worden in het kmo-programma twee projectvormen aangeboden. Het overzicht hieronder geeft bondig de belangrijkste kenmerken en modaliteiten van deze beide projectvormen weer. De details worden verder in de handleiding gegeven.
kmo-haalbaarheidsstudie studie ter voorbereiding van een verder natraject met een welbepaald innovatiedoel maximum 12 maanden minimaal € 10.000 subsidie van 50% van de aanvaarde kosten met een maximum steun van € 25.000, te verhogen tot maximaal € 35.000 in geval de studie aansluit bij een beleidsdoelstelling of in geval van een relevante substantiële externe kennisinbreng Aantal maximaal 3 kmo-haalbaarheidsstudies (incl. O&O-haalbaarheidsstudies) kunnen per kalenderjaar per bedrijf gesteund worden.
Definitie Duur Begroting Steun
uitbreiding voor startende of jonge ondernemingen Startende of jonge ondernemingen kunnen binnen een kmo-haalbaarheidsstudie ook de studie van hun ondernemingsplan/businessmodel opnemen. Op die wijze kunnen zij een kmohaalbaarheidsstudie tot € 50.000 subsidie definiëren. Deze uitbreiding van de steun voor startende of jonge ondernemingen kan maar éénmaal toegekend worden per bedrijf.
kmo-innovatieproject project gericht op de concrete realisatie van een innovatie maximum 24 maanden minimaal € 50.000 subsidie van 35% (45% voor kleine ondernemingen) van de aanvaarde kosten met een maximum steun van € 200.000, te verhogen tot maximaal € 250.000 voor projecten die aansluiten bij een beleidsdoelstelling of die voorzien in een relevante substantiële samenwerking met onafhankelijke bedrijven. De subsidie kan voor startende kleine ondernemingen aangevuld worden met een achtergestelde lening vanuit PMV-Innovatiemezzanine. De som van de IWT-subsidie en de PMV-lening kan maximaal 80% van de aanvaarde projectkosten bedragen. Aantal maximaal 2 kmo-innovatieprojecten kunnen per kalenderjaar per bedrijf gesteund worden
Definitie Duur Begroting Steun
8
Aanvragers, bedrijfspartners, onderzoekspartners en onderaannemers Het kmo-programma is enkel en alleen bedoeld voor Vlaamse kmo aanvragers. Vlaams betekent hier dat het aanvragend bedrijf een exploitatiezetel in Vlaanderen heeft (of kortelings zal hebben) en er economische activiteiten uitoefent (gaat uitoefenen). Ook ondernemingen actief in de social profit sector kunnen aanvrager zijn mits zij een voldoende economisch valorisatiepotentieel met toegevoegde waarde in Vlaanderen kunnen aantonen. Voorwaarde is ook dat het bedrijf beschikt over een rechtspersoonlijkheid1 bij het ondertekenen van de overeenkomst. Het aanvragende bedrijf moet voldoen aan de Europese kmo-definitie. Dit betekent: een onderneming met minder dan 250 werknemers; met niet meer dan € 50 miljoen jaaromzet óf niet meer dan € 43 miljoen jaarlijks balanstotaal; bij de berekening van beide bovenstaande criteria moet er tevens geconsolideerd worden wanneer de onderneming geen zelfstandig bedrijf is: d.i. wanneer er een deelnemingsrelatie bestaat met andere vennootschappen van 25% of meer van het kapitaal of de stemrechten. Een groter aandeelhouderschap door risicokapitaalmaatschappijen, openbare participatiemaatschappijen, universiteiten of onderzoekscentra zonder winstoogmerk, is evenwel toegestaan. Meer details in verband met de juiste interpretatie van deze definitie kan u terug vinden op http://www.iwt.be/glossary/term/69 en in het “toelichtingsdocument voor O&Obedrijfsprojecten: Omschrijving van een kmo en een ko”, eveneens te vinden op de iwt-website. Kleine ondernemingen (ko’s) kunnen bij kmo-innovatieprojecten 10% extra steun verkrijgen. Ook hier wordt de Europese definitie gevolgd. Dit betekent: een onderneming met minder dan 50 werknemers en met niet meer dan € 10 miljoen jaaromzet of balanstotaal. Bij consolidatie moet de onderneming eveneens blijven voldoen aan deze definitie van een ko. Voor startende of jonge ondernemingen bestaat er bij kmo-haalbaarheidsstudies een specifieke steunmodaliteit die enkel voor hen van toepassing is (zie verder). Een startende of jonge onderneming is gedefinieerd als een kleine onderneming die op het ogenblik van de steunaanvraag nog niet langer dan 6 volledige jaren ingeschreven staat in de KruispuntBank van Ondernemingen (KBO). De aanvraag kan gebeuren door een individuele Vlaamse kmo of door verschillende Vlaamse bedrijven die samen het risico en de kosten van het project dragen (bedrijfspartners). Deze bedrijfspartners delen dan ook gezamenlijk volgens onderling te maken afspraken de eigendoms- en valorisatierechten op de potentiële projectresultaten. Mits de aanvragende kmo voldoende eigendomsen valorisatierechten bezit op de projectresultaten, is het toegestaan dat ook grote ondernemingen participeren als bedrijfspartner in een projectaanvraag binnen het kmo-programma. Bij de berekening van de subsidie zal er logischerwijze geen kmo-toeslag op het projectaandeel van deze grote ondernemingen zijn. Voor de uitvoering van een kmo-haalbaarheidsstudie of kmo-innovatieproject kan ook worden samengewerkt met onderzoeksinstellingen zoals universiteiten, hogescholen, collectieve centra, … Ook kunnen bepaalde taakpakketten uitbesteed worden aan andere bedrijven (onderaannemers). Zowel de onderzoeksinstellingen als de onderaannemers kunnen zowel in het binnen- als in het buitenland liggen. De aanvragende kmo (of aanvragende bedrijfspartners) draagt steeds de kosten van deze onderzoeksinstellingen en onderaannemers, en kan deze voor steun inbrengen in het project. De projecten kunnen ook deel uitmaken van een ruimer internationaal project met partijen buiten Vlaanderen. Dit kan in de eerste plaats gebeuren in de context van netwerken zoals EUREKA of de 1
Voor een overzicht van de aanvaardbare rechtspersoonlijkheidsvormen (NV, BVBA, EBVBA, CV, VZW ...) wordt verwezen naar de FAQ onder financiële steun op www.iwt.be
9
samenwerkingen gestimuleerd door de Europese Commissie in de European Research Area. Als buitenlandse bedrijven een eigen valorisatierationale hebben en dus voor eigen rekening aan de projecten deelnemen, zullen ze niet kunnen genieten van Vlaamse steun.
Specifiek : samenwerking met een onderzoeksinstelling in een kmo-innovatieproject. De Europese regelgeving betreffende de Staatssteun op Onderzoek, Ontwikkeling en Innovatie2 bepaalt de principes voor samenwerking tussen bedrijven met onderzoeksorganisaties. Er worden twee vormen van samenwerking met een onderzoeksorganisatie onderscheiden. In de eerste vorm gaat het om uitbesteding en treedt de onderzoeksorganisatie op als een onderaannemer. Voor de prestatie van de onderzoeksorganisatie betaalt het bedrijf de marktprijs voor deze prestatie of dient het volledige kosten te vergoeden vermeerderd met een redelijke marge. In de tweede vorm gaat het om een inhoudelijke samenwerking tussen bedrijf en onderzoeksorganisatie, worden er projectresultaten uit het onderzoek van deze laatste gegenereerd welke vatbaar zijn voor intellectuele eigendomsrechten, en treedt de onderzoeksorganisatie op als onderzoekspartner. In dit geval vergoedt het bedrijf de geleverde prestatie aan reële kost en komt daarenboven een regeling overeen in de participatie van de eigendomsrechten op deze projectresultaten. Deze participatie kan volgende vormen aannemen: o eigendomsrechten bij het bedrijf met een billijke vergoeding naar de onderzoeksorganisatie bij exploitatie van de projectresultaten; o opdeling van de eigendomsrechten waarbij het bedrijf en de onderzoeksorganisatie elk eigendomsrechten heeft op een verschillende groep van deelresultaten met toekenning van domeinen voor (autonome) exploitatie. Ingeval van onmogelijkheid van opsplitsing van de projectresultaten kan deze toekenning van domeinen voor (autonome) exploitatie ook binnen een regime van gedeelde eigendomsrechten; o eigendomsrechten op de projectresultaten bij de onderzoekinstelling met minstens een gebruiksrecht op de benodigde projectresultaten voor het bedrijf; o regeling van onverdeelde gemeenschappelijke eigendomsrechten op de projectresultaten bij het bedrijf en de onderzoeksinstelling. Bovenvernoemde opties zijn slechts voorbeelden. Diverse combinaties van de voorgestelde situaties en andere opties waar de eigendomsrechten op de projectresultaten uit activiteiten van de onderzoeksinstelling gedeeld worden zijn aanvaardbaar, voor zover deze niet strijdig zijn met de doelstellingen van het betrokken programma en voor zover er een participatie in de projectresultaten komende uit het onderzoek van de onderzoeksorganisatie wordt geregeld. Essentieel is dat het bedrijf minstens over de nodige vrijheid beschikt om de geplande valorisatie waar te maken. De samenwerkingspartners dienen de basisafspraken hierover bij indiening van de projectaanvraag bij IWT kenbaar te maken. Het is evenwel in eerste instantie aan de onderzoeksorganisatie om te waken over de correcte toepassing van de marktprijs voor een geleverde prestatie door deze onderzoeksorganisatie. Bij uitbesteding is het aanbevolen om in de offerte melding te maken dat de prestatie te leveren door de onderzoeksinstelling tegen marktprijs vergoed wordt. Meer achtergrondinformatie is te vinden in het Toelichtingsdocument Regeling voor de kosten (versie september 2011) en het Toelichtingsdocument beleidslijn: Gebruik van resultaten van IWT-gesteunde projecten (versie december 2011).
2
Concreet betreft het de Communautaire Kaderregeling (Nr. 2006/C 323/01) van 30 december 2006 inzake Staatssteun voor Onderzoek, Ontwikkeling en Innovatie.
10
kmo-programma : 2 projectvormen Kmo-haalbaarheidsstudies Definitie en steunbare activiteiten Een kmo-haalbaarheidsstudie is algemeen te definiëren als een studie die tot doel heeft betere en onderbouwde inzichten op te leveren rond de mogelijkheden en de haalbaarheid van een innovatie. In een ruimere context gedefinieerd kan een kmo-haalbaarheidsstudie ook aangewend worden om: een globaal ondernemingsplan/businessmodel in relatie tot het innovatieve idee te definiëren (enkel voor startende en jonge ondernemingen en éénmalig toekenbaar – zie verder); een uitgebreid eerste innovatieplan voor de kmo op te stellen met eerste aanwerving van een hooggeschoolde of met externe kennisinbreng; een onderzoeks- en ontwikkelingsproject van internationale samenwerking op te zetten in het kader van internationale samenwerkingsprogramma’s zoals Eureka, Eurostars, ERA, Europese kaderprogramma, ... Typisch is een kmo-haalbaarheidsstudie een (voor)studie van beperkte omvang die tot doel heeft na te gaan of en op welke wijze een innovatie het best kan gerealiseerd worden. Het resultaat van deze (voor)studie laat de kmo toe om op een verantwoorde wijze te beslissen of er al dan niet zinvol kan verdergegaan worden met de beoogde innovatie, en zo ja hoe. Met andere woorden, een kmohaalbaarheidsstudie levert in principe geen resultaten op onder de vorm van bijvoorbeeld een prototype, maar daarentegen wel de noodzakelijke kennis (technologisch en niet-technologisch) om gepast te kunnen starten met het vervolg van het innovatietraject. Dit kan dan een traject zijn van verder onderzoek of ontwikkeling, al dan niet met steun van het IWT. Mogelijk kan de studie ook uitwijzen dat een niet steunbaar engineeringstraject of een investering aangewezen is. Een andere mogelijke conclusie is dat het beoogde innovatietraject stop gezet moet worden wegens niet haalbaar. Welke richting voor het vervolgtraject de kmo-haalbaarheidsstudie finaal na uitvoering ervan ook uitwijst, bij de start van de studie (en dus ook bij de evaluatie van het voorstel door het IWT) moet deze duidelijk een potentieel bieden voor een begin van een ruimer innovatietraject met daarin een relevant potentieel aan (steunbare) onderzoek- en/of ontwikkelingscomponenten. Alle noodzakelijke kennisverwervende activiteiten die substantieel bijdragen tot een onderbouwde definitie van dit vervolg-innovatietraject komen in principe voor steun in aanmerking. Dit kunnen zowel technologische als niet-technologische activiteiten zijn. Voorbeelden van steunbare (en niet steunbare activiteiten) zijn opgenomen in een apart toelichtingsdocument te vinden op de website van het IWT en tevens bijgevoegd bij deze handleiding. Startende en jonge ondernemingen kunnen daarnaast éénmaal een studie uitvoeren met als hoofddoelstelling een globaal ondernemingsplan/businessmodel in relatie tot de beoogde innovatie te definiëren. Tot de steunbare activiteiten binnen dat kader horen dan alle studiewerkzaamheden (incl. externe inbreng) die noodzakelijke kennis opleveren nodig voor de opstelling van een onderbouwd en doordacht ondernemingsplan en/of businessmodel. Ook het opstellen van dit plan zelf behoort tot de steunbare activiteiten. Het implementeren van het ondernemingsplan en businessmodel valt echter buiten het steunbare.
Omvang van een kmo-haalbaarheidstudie Een kmo-haalbaarheidsstudie duurt maximaal 12 maanden. De minimale begroting voor een kmo-haalbaarheidsstudie bedraagt 10.000 euro.
11
Omvang van de steun De steun voor een kmo-haalbaarheidstudie is een directe toelage (subsidie) berekend op basis van de aanvaardbare kosten. Het steunpercentage bedraagt 50%, en de steun bedraagt maximaal 25.000 euro. Een verhoging van dit subsidieplafond tot 35.000 euro is mogelijk: indien de studie aansluit bij een beleidsdoelstelling (Duurzame Technologische Ontwikkeling (DTO), Lucht- en Ruimtevaart (LuRu), Automobiel)3, en/of indien voorzien is in een relevante en substantiële externe kennisinbreng van derden4 (onderzoeksinstellingen, kenniscentra, onafhankelijke bedrijven (als bedrijfspartner of onderaannemer), …).
Een startende of jonge onderneming kan éénmaal binnen een kmo-haalbaarheidsstudie ook een ondernemingsplan/businessmodel gerichte studie in relatie tot een innovatie uitvoeren en daarbij gepaste specifieke expertise inzetten. Voor dergelijke studies verhoogt het subsidieplafond van de kmo-haalbaarheidsstudie tot maximaal 50.000 euro. Indien de kmo-haalbaarheidsstudie voorbereidende studie-activiteiten gericht op een onderzoeks- en ontwikkelingsproject van internationale samenwerking omvat, geldt als vuistregel dat de steun voor het daarvoor voorgestelde takenpakket begrensd wordt op 10.000 euro, mogelijk hoger mits een duidelijke en correcte motivatie. Elke kmo kan tot 3 kmo-haalbaarheidsstudies (inclusief O&O-haalbaarheidsstudies5) gesteund hebben per kalenderjaar.
3
Om de mogelijke extra steun wegens aansluiting bij een beleidsdoelstelling aan te vragen, raadpleegt men de betreffende handleiding op de website (cfr. http://www.iwt.be/subsidies ) en voegt men de bijkomende gevraagde informatie toe als bijlage aan het aanvraagdocument. 4 Dergelijke externe kennisinbreng moet relevant en voldoende substantieel zijn: de kosten van de externe partij bedragen minstens 20% van de aanvaardbare studiekosten. 5 Zie de handleiding O&O-haalbaarheidsstudies op www.iwt.be voor meer informatie hieromtrent
12
Kmo-innovatieprojecten Definitie en steunbare activiteiten Kmo-innovatieprojecten zijn projecten die bijdragen tot het realiseren van een innovatie. Een innovatie kan zowel de ontwikkeling van een volledig nieuw of een beduidend vernieuwend (verbeterd) product, proces, dienst of concept omvatten. Innovatie of vernieuwing is daarbij te interpreteren als vernieuwend voor het bedrijf met een duidelijke impact op de bedrijfsactiviteiten. Met andere woorden, projecten zonder een duidelijk aantoonbare meerwaarde of “me too”-projecten (kopiëren van wat reeds bestaat bij anderen) voldoen niet aan de definitie van een kmoinnovatieproject. Verder worden kmo-innovatieprojecten getypeerd door het feit dat de beoogde innovatie vereist dat de onderneming nieuwe kennis (technologische en/of niet-technologische) ontwikkelt, vergaart en/of creatief en intelligent toepast. Het louter toepassen van welgekende bedrijfseigen know-how volstaat niet. Ten opzichte van de normale bedrijfsactiviteiten en courante vernieuwingsprocessen moet het project duidelijk afwijken in werkwijzen, inhoud, beoogde resultaten en/of risico’s waarvoor kennis moet opgebouwd worden. Op voorwaarde dat engineeringactiviteiten voldoende creatief en intelligent zijn en afwijken van de gebruikelijke werkwijzen (engineeringsactiviteiten) van het bedrijf, kunnen deze activiteiten toch in aanmerking komen. Bijkomende vereiste hierbij is ook dat het product, proces, dienst of concept dat men wenst te realiseren zeer duidelijk als innovatief en origineel te onderscheiden is van wat reeds op de markt aanwezig is. Wanneer de aanvragende kmo voor de uitwerking van zijn innovatief idee niet de nodige competentie in huis heeft en verplicht is om een belangrijk deel uit te besteden, kan de kennisverwerving bij de aanvrager zeer beperkt of moeilijk of niet aantoonbaar zijn. Indien de aanvragende kmo echter voldoende kan aantonen dat hij op basis van dergelijk extern uitbesteed project, in staat zal zijn om zijn potentieel en capaciteiten tot innovatie – m.i.v. de valorisatie ervan – te waarborgen/verbeteren, kan dergelijk project mogelijk toch in aanmerking voor steun komen. Het is duidelijk dat een kmo-innovatieproject het logische vervolg kan zijn op een kmohaalbaarheidsstudie. Er is echter geen enkele verplichting om eerst een dergelijke studie uit te moeten voeren alvorens te starten met een kmo-innovatieproject. Voorbeelden van steunbare (en niet steunbare) technologische en niet-technologische activiteiten zijn terug te vinden in een apart toelichtingsdocument op de website van het IWT, en bijgevoegd als bijlage aan deze handleiding.
Omvang van een kmo-innovatieproject Een kmo-innovatieproject duurt maximaal 24 maanden. De minimale begroting voor een kmo-innovatieproject bedraagt 50.000 euro.
Omvang van de steun De steun voor een kmo-innovatieproject is een directe toelage (subsidie) berekend op basis van de aanvaardbare kosten. Het steunpercentage bedraagt 35% (of 45% voor kleine ondernemingen), en de steun bedraagt maximaal 200.000 euro. Een verhoging van dit subsidieplafond tot 250.000 euro is mogelijk:
13
indien het innovatieproject aansluit bij een beleidsdoelstelling6 (Duurzame Technologische Ontwikkeling (DTO), Lucht en Ruimtevaart (LuRu), automobiel, samenwerking met een onderzoeksinstelling7), of als binnen het project een relevante en substantiële samenwerking tussen minstens twee onafhankelijke bedrijven8 bestaat. Voor dergelijke projecten wordt overigens 10% extra steun toegekend bovenop het basissteunpercentage van 35% (of 45% voor kleine ondernemingen).
Een startende kleine onderneming (niet langer dan 6 volledige jaren ingeschreven bij de KruispuntBank voor Ondernemingen) kan tevens de toegekende steun in een kmo-innovatieproject aanvullen met een achtergestelde lening vanuit PMV-Innovatiemezzanine tot maximaal 80% van de aanvaardbare projectkosten (zie hiervoor de betreffende informatie op de website van het IWT en op http://www.pmv.eu/nl/diensten/innovatiemezzanine). Elke kmo kan tot 2 kmo-innovatieprojecten gesteund hebben per kalenderjaar.
6
Om de mogelijke extra steun wegens aansluiting bij een beleidsdoelstelling aan te vragen, raadpleegt men de betreffende handleiding op de website (cfr. http://www.iwt.be/subsidies ) en voegt men de bijkomende gevraagde informatie toe als bijlage aan het aanvraagdocument. 7 Dergelijke samenwerking moet relevant en voldoende substantieel zijn: de kosten van de onderzoeksinstelling bedragen minstens 20% van de aanvaardbare projectkosten. 8 Samenwerking met onafhankelijke bedrijven houdt in dat elk van de bedrijfspartners risico draagt en voor zijn eigen aandeel in de projectkosten instaat. Geen van de bedrijfspartners heeft daarbij meer dan 70% budgettair aandeel in de totale aanvaardbare projectkosten.
14
Aanvaardbare projectkosten De aanvaarde begroting van het project vormt de basis voor de berekening van de subsidie. Deze begroting moet worden opgesteld zoals uitgelegd in het aanvraagdocument. Welke kosten aanvaardbaar zijn en hoe ze na afloop van de haalbaarheidsstudie of het innovatieproject bewezen moeten worden, wordt in detail uitgelegd in het toelichtingsdocument “Regeling van de kosten”, beschikbaar op de website www.iwt.be. Hieronder worden de belangrijkste principes uiteengezet. In essentie omvat de begroting de personeelskosten van de bedrijfspartners (op basis van menskracht en reële loonkosten), de overige kosten van de bedrijfspartners en de uitbestedingen bij onderzoekspartners en onderaannemers.
Personeelskosten Aanvaardbare personeelskosten zijn gedefinieerd als loonkosten van werknemers bij de bedrijfspartners (al dan niet reeds in dienst of nog aan te werven) en/of bij deelnemende partners of onderaannemers die een actieve en noodzakelijke bijdrage leveren tot de realisatie van de projectdoelstellingen9. Het gaat hier om inzet van personeel die direct in relatie kan gebracht worden met de vermelde steunbare activiteiten van kennisverwerving. Met andere woorden, personeel dat ingezet wordt in een ondersteunende functie voor het project, zoals bijvoorbeeld secretariaatsondersteuning, projectboekhouding, aankoop en besteldienst, technische onderhoudsdienst, ..., behoren tot de vaste kosten (overhead) van het project. Hun activiteiten kunnen niet beschouwd worden als kennisverwervend. De kost hieraan verbonden is dus niet op te nemen onder de rubriek personeelskosten, maar moet worden aanzien als een indirecte of vaste kost (zie hieronder). De aanvaardbare loonkost10 is gedefinieerd als de brutoloonkost met inbegrip van de verplichte werknemers- en werkgeversbijdragen alsook de geldelijke extra-legale voordelen voor zover deze niet afwijken van de normale praktijk bij het bedrijf. Winstafhankelijke uitkeringen zijn echter niet aanvaardbaar. Eventuele verlagingen van de totale loonkost door fiscale maatregelen moeten vooralsnog niet in rekening worden gebracht. Indien gewenst kan de aanvrager de personeelskost ook eenvoudig berekenen als het reële brutoloon verhoogd met 55% ter dekking van de werkgeversbijdragen, zonder dat dit verder verantwoord moet worden.
Niet-personeelskosten Niet-personeelskosten zijn onder te verdelen in directe en indirecte (vaste) kosten. Enkel kosten exclusief B.T.W. worden hier aanvaard. Bij een kmo-haalbaarheidsstudie zijn deze nietpersoneelskosten eenvoudig te begroten als een vast percentage van 50% van de personeelskosten. Bij kmo-innovatieprojecten kunnen deze ofwel eveneens eenvoudig als een vast percentage van de 9
Personeel dat ook nog elders dan bij het aanvragende bedrijf een betrekking heeft of activiteiten uitvoert of van een aan loon gelijkgestelde vergoeding geniet, kan niet voor een hogere bezettingsgraad in de studiekosten begroot worden dan het percentage tijd dat men niet voor deze derden actief is. 10 Voor startende ondernemingen kan aanvaard worden dat een conventionele personeelskost wordt ingebracht door de bedrijfsleider die niet ingeschreven is als personeelslid of die zichzelf een lager loon uitbetaalt dan normaal verantwoord zou zijn gezien zijn functie. Deze kost wordt in elk geval beperkt tot € 5.000 per aanvaarde mensmaand. In het geval van zelfstandige bedrijfsleiders, managementvennootschappen of consultancy bedrijven kunnen de reële kosten (facturen) worden ingebracht. IWT kan echter excessieve kosten a priori niet aanvaarden. In het bijzonder voor startende bedrijven is de aanvaardbare kost voor bedrijfsleiders e.d. die op die wijze vergoed worden beperkt tot € 5.000 per mensmaand.
15
personeelskosten begroot worden (tot maximaal 50%), ofwel mits detaillering van deze kosten tot maximaal 80% van de personeelskosten. Hieronder volgt een bondig overzicht van dergelijke detaillering. Directe kosten omvatten enerzijds kosten voor werkingsmiddelen (onderdelen en grondstoffen voor het prototype, testmateriaal, verbruik van gereedschappen (frezen, lasstaven, ...), onderaanneming/toelevering van specifieke stukken, onderdelen of activiteiten (adviezen, standaardtesten, ...), reiskosten, ... Deze kosten kunnen integraal, d.w.z. aan 100% volle kost, geboekt worden op de projectbegroting. Anderzijds omvatten directe kosten ook duurzame uitrustingsgoederen: goederen die noodzakelijk zijn en specifiek aangekocht worden voor het project, maar die tevens ook buiten het project nog inzetbaar zijn binnen de onderneming. Dergelijke uitrustingsgoederen kunnen geboekt worden op de projectbegroting à rato van hun afschrijvingswaarde. Het IWT hanteert een standaard afschrijvingsperiode van 3 jaar voor computerapparatuur met een max. aankoopprijs van € 15.000 en 5 jaar voor ander materieel (bijv. labo-toestellen, meetapparatuur, ...). Productieapparatuur komt niet in aanmerking, evenals gebouwen en investeringen in algemene infrastructuur. Indirecte kosten, ook wel vaste kosten genoemd, zijn kosten van algemene ondersteunende aard, zoals onder andere reeds hoger vermeld : secretariaatswerking, aankoopdienst, boekhouding, verwarming, huur, enz. Indirecte kosten kunnen forfaitair op maximum 20% van de personeelskosten berekend worden.
Onderaannemingen Kosten voor onderaannemingen (vanaf € 5.000) kan men apart begroten los van de eigen personeelsen niet personeelskosten als deze onderaannemingen direct bijdragen tot de kennisverwerving of ze specifieke taken voor het project omvatten (maatwerk). De aankoop van standaardmateriaal, componenten, diensten en dergelijke valt hier dus niet onder en moet in de eigen nietpersoneelskosten volgens het principe van max. 50% (of eventueel bij kmo-innovatieprojecten tot max. 80%) van de personeelskost opgenomen worden. Belangrijk is dat de gegrondheid van een kost van een onderaanneming wordt aangetoond (bijv. via offertes) en/of dat een onderbouwing wordt geleverd aan de hand van te leveren prestaties en eenheidskosten.
Dossiervoorbereidingskost De kosten ter voorbereiding van de projectaanvraag bij het IWT kunnen apart begroot worden. Deze dossiervoorbereidingskost is beperkt tot maximaal 10% van de totale projectkost, met een maximum van 3.000 euro.
Kosten gerelateerd aan intellectuele eigendom Mits niet reeds gesteund in een voorafgaandelijk IWT-project (bijv. in een kmo-haalbaarheidsstudie) kan de kost van een voorstudie gericht op het analyseren van intellectuele eigendom tot maximaal 2.000 euro ingebracht worden als voorbereidingskost bij een kmo-innovatieproject. De aanvraag omvat dan bijkomend een voorbereidingsrapport met de resultaten van de octrooiliteratuurstudie. Bij een kmo-haalbaarheidsstudie is het inbrengen van dergelijke octrooivoorstudiekost als een aparte kostenpost niet mogelijk. Natuurlijk is het uitvoeren van octrooivoorstudie als activiteit op zich een steunbare activiteit binnen een kmo-haalbaarheidsstudie, en kunnen de ermee overeenstemmende personeelskosten en niet-personeelskosten in de begroting opgenomen worden. Met betrekking tot steun op de voorbereidingskosten en de indieningskosten voor het nemen van intellectuele eigendomsrechten voor de beoogde innovatie, is voorzien dat deze kan aangevraagd 16
worden via een aparte korte aanvraag tijdens of tot 6 maanden na afloop van de betrokken studie of innovatieproject. De steun geldt voor alle titels van bescherming van intellectuele eigendom waarvoor een formele verlenings- of registratieprocedure moet worden gevolgd (dus octrooien, merken, maar ook kwekersrechtcertificaten, maar niet: auteursrechten). Meer informatie is te vinden in de specifieke handleiding op de IWT-website, waar tevens het aanvraagformulier beschikbaar wordt gesteld (zie: http://www.iwt.be/subsidies/extrasteun/ie-subsidie ). De steun op de aanvaardbare kosten voor het nemen van intellectuele eigendomsrechten wordt berekend aan de hand van het toegekend steunpercentage voor de kmo-haalbaarheidsstudie of kmo-innovatieproject waar deze betrekking hebben. De aanvaardbare kost is beperkt tot 20.000 euro. Enkel externe kosten (formele proceduretaksen + kosten van de optredende gemachtigde) zijn aanvaardbaar.
Retro-activiteit van aanvaardbare kosten Belangrijk is dat de steun aan een kmo-haalbaarheidsstudie en kmo-innovatieproject niet retro-actief kan verleend worden. Dat wil zeggen dat, met uitzondering van de voorbereidingkost voor de opmaak van het dossier en de eventuele octrooivoorstudiekost, activiteiten die in het verleden reeds werden uitgevoerd niet voor steun in aanmerking komen. Concreet kunnen slechts kosten aanvaard worden vanaf de in het aanvraagdocument opgegeven startdatum, die ten vroegste met de eerste van de maand waarin u het volledige aanvraagdocument voor de kmo-haalbaarheidsstudie of het kmoinnovatieproject bij het IWT indient, kan samenvallen
17
Behandeling van de projectaanvraag Indienen van de aanvraag Voor advies begeleiding bij de indiening van een aanvraag kan men zich eventueel laten bijstaan door één van de 5 verschillende regionale innovatiecentra, die in elke Vlaamse provincie zijn ondergebracht (zie www.innovatiecentrum.be) of door andere leden van het Vlaams InnovatieNetwerk (VIN – zie www.innovatienetwerk.be) . In het bijzonder voor bedrijven die de eerste maal een aanvraag indienen, maar zeker niet uitsluitend, kan dergelijke begeleiding nuttig zijn. Maar het is absoluut geen verplichting noch vormt het een garantie op steun. De mogelijkheid bestaat ook om vóór de uitwerking van de volledige steunaanvraag een verkennend gesprek te hebben met een adviseur van het IWT (voorbespreking), op basis van een korte projectbeschrijving. Het aanvraagdocument voor deze voorbespreking kan men in editeerbaar Wordformaat terugvinden op de IWT-website. De voorbespreking moet toelaten vragen te stellen en eventueel de kans op steun beter in te schatten. Projectaanvragen worden schriftelijk ingediend op basis van het daartoe bestemde aanvraagdocument voor een kmo-project. Dit document is te vinden in editeerbaar Word-formaat op onze website onder de rubriek kmo-programma. Elektronische aanvragen zijn vooralsnog niet mogelijk. De aanvraag mag in het Nederlands of het Engels opgesteld worden. Aanvragen kunnen elke dag van het jaar ingediend worden.
Ontvankelijkheid en evaluatieprocedure Elke aanvraag voor een kmo-haalbaarheidsstudie of een kmo-innovatieproject wordt direct na ontvangst door het IWT gecontroleerd op de volgende elementen: Beantwoordt het aanvragend bedrijf aan de definitie van een kmo met exploitatiezetel in Vlaanderen? Bevat de aanvraag de vereiste en voldoende informatie (cfr. het aanvraagdocument) om de evaluatie correct te kunnen opstarten? Is voldaan aan de ontvankelijkheidsvoorwaarde dat nog geen andere overheidssteun werd gevraagd of verkregen voor de aangevraagde kmo-haalbaarheidsstudie? Voldoet de onderneming aan de overheidsverplichtingen op sociaal, fiscaal en ecologisch vlak? Is voldaan aan de formele projectvoorwaarden betreffende de maximale duur van het project, de minimale begroting, het aantal reeds gesteunde projecten op jaarbasis? Is de aanvraag ondertekend? Binnen een termijn van 2 tot 3 weken na ontvangst wordt u door het IWT schriftelijk verwittigd van het resultaat van deze controle en of de evaluatie van uw aanvraag al dan niet wordt opgestart. Aan elke aanvraag worden een adviseur en een financieel adviseur toegewezen. Zij zullen de aanvraag grondig met de aanvragende kmo bespreken.11 Tijdens dergelijke vergadering komen volgende punten aan bod: een meer uitvoerige discussie over de geplande innovatie en gerelateerde ondernemingsactiviteiten: markten, klanten, concurrenten, export, eigen onderzoek & ontwikkeling, bedrijfsstrategie, ...;
11
Bij kmo-haalbaarheidsstudies gericht op de voorbereiding van een internationaal samenwerkingsproject wordt standaard geen vergadering georganiseerd. Bij belangrijke onduidelijkheden of tekortkomingen in de aanvraag zal door de projectadviseur wel (telefonisch) contact opgenomen worden met de aanvrager.
18
een gedetailleerde discussie over het projectvoorstel zelf, waarbij ook kan ingegaan worden op vragen die u zelf nog heeft; eventueel een bezoek aan de bedrijfsruimtes. In functie van de resultaten van deze bespreking bestaat steeds de mogelijkheid om zo nodig het projectvoorstel bij te sturen of opnieuw in te dienen als er zich grondige herformuleringen opdringen. De adviseur kan echter het project niet ten gronde herformuleren voor u (m.a.w. geen situatie van “rechter” en “partij”). Uw aanvraag wordt vervolgens beoordeeld door het IWT met advies door externe deskundigen vertrouwd met kmo’s en het kmo-programma. In geval van een kmo-haalbaarheidsstudie worden deze deskundigen schriftelijk bevraagd door het IWT. Uitzondering kan gemaakt worden voor startende of jonge ondernemingen die hun ondernemingsplan en businessplan gerichte activiteiten ook mondeling kunnen komen toelichten tegenover deze deskundigen. In geval van een kmo-innovatieproject is er altijd de mogelijkheid voorzien om het projectvoorstel mondeling toe te lichten aan dit college, waarbij men zich (zo gewenst) kan laten bijstaan door derden (industriële partner, onderzoekspartner, intermediair, …). De beslissing over de toekenning van subsidie aan uw project wordt door het IWT genomen op basis van de globale evaluatie van de selectiecriteria. Bij een normaal verloop mag u een behandelingstermijn verwachten van twee maanden tussen de bevestiging van de opstart van de evaluatie van uw voorstel en de beslissing.
Selectiecriteria Elke aanvraag voor een kmo-haalbaarheidsstudie of kmo-innovatieproject wordt beoordeeld op 2 dimensies: de kwaliteit van het projectvoorstel en de valorisatiemogelijkheden. Elke beoordelingsdimensie heeft een gelijk gewicht in de eindbeoordeling van de studie of het project. Elke dimensie is opgedeeld in een aantal subcriteria die beoordeeld worden. Voor de eerste beoordelingsas (kwaliteit van het voorstel) zijn de subcriteria: - originaliteit en innovatiegerichtheid; - kennismeerwaarde voor de onderneming en bijdrage/relevantie van de studie of het project hiertoe; - kwaliteit van de uitvoering, haalbaarheid binnen het vastgestelde tijdsbestek en met de voorgestelde middelen; - competentie van de uitvoerders (en kwaliteit van de samenwerking). Voor kmo-haalbaarheidsstudies wordt hieraan het criterium toegevoegd of de studie wel degelijk aanleiding kan geven tot een potentieel steunbaar ruimer innovatie-natraject. Voor kmo-innovatieprojecten wordt bijkomend het karakter van de voorgestelde projectactiviteiten (onderzoek en ontwikkeling versus implementatie van nieuwe kennis versus creatieve en intelligente toepassing van aanwezige know-how versus niet steunbare engineering e.a.) afgewogen. De tweede beoordelingsas (economisch valorisatiepotentieel) omvat volgende subcriteria: - potentieel tot economische activiteiten (groeipad/vernieuwingsgraad) en belang van de studie/het project hiervoor; - kansen/bedreigingen in de markt (extern voor het bedrijf); - sterktes/zwaktes van de aanvragende onderneming (en eventuele bedrijfspartner(s)); - socio-economische impact in Vlaanderen (potentieel voor tewerkstelling en investeringen). Voor de beoordeling van deze tweede dimensie (economisch valorisatiepotentieel) wordt er vanuit gegaan dat de kmo-haalbaarheidsstudie (met inbegrip van het vervolgtraject) of het kmoinnovatieproject succesvol is uitgevoerd. Verder wordt er bij de beoordeling rekening gehouden met de fase waarin het projectvoorstel (studie versus ontwikkeling) of de onderneming (starter of niet)
19
zich bevindt en de diepgang en onderbouwing van de informatie aangaande het latere valorisatietraject die op dat moment redelijkerwijze kan verwacht worden. Voor kmo-haalbaarheidsstudies die enkel als doel hebben een internationaal samenwerkingsproject voor te bereiden is hiervan een vereenvoudigde set van criteria afgeleid. Naast bovenvermelde beoordeling van de studie of het project wordt ook nagegaan of de aanvragende kmo (en zijn eventuele bedrijfspartner(s)) voldoet aan eventuele overheids- en vergunningsverplichtingen. Tevens worden de financieringscapaciteiten van de onderneming m.b.t. het projectvoorstel nagegaan. Ten slotte wordt ook geverifieerd, zo van toepassing, in hoeverre de aanvragende kmo (en zijn bedrijfspartner(s)) vorige IWT-projecten correct uitvoerde, onder meer inzake informatieverstrekking, inhoudelijke en financiële verplichtingen en verslaggeving. Elk jaar wordt door de Raad van Bestuur van het IWT beslist in functie van de budgettaire mogelijkheden en de verwachte steunvraag hoe de selectie van de projecten zal gebeuren. Dit selectiviteitsmechanisme houdt rekening met de scores op de beide dimensies en met eventuele prioriteiten. Aanvragen voor een kmo-innovatieproject worden ondergebracht in één van de volgende 3 categoriën: project gesteund, steun afhankelijk van de budgettaire ruimte op het einde in het begrotingsjaar (de zgn. wachtlijn) of project dat niet voor steun in aanmerking komt. Kmohaalbaarheidsstudies worden ondergebracht in twee categoriëen: gesteund of niet gesteund. Verdere gegevens over de wijze van beoordelen, de inhoud van de criteria en het scoremechanisme staan in een toelichtingsdocument op de website van het IWT.
Herziening De aanvrager kan een herziening vragen van een negatieve beslissing. Deze vraag tot herziening moet ingediend worden binnen een termijn van 30 werkdagen na de beslissing en gebaseerd zijn op duidelijke en verifieerbare elementen. Dit zijn ofwel concrete elementen die volgens de aanvragers niet correct werden geapprecieerd, ofwel relevante aanvullende informatie die IWT niet tijdig kon bereiken of die belangrijke bijsturingen betreft die tegemoet komen aan de bemerkingen van IWT. Vanzelfsprekend moeten de aangebrachte elementen voldoende belangrijk zijn om de genomen beslissing te kunnen wijzigen. De Raad van Bestuur van het IWT neemt een beslissing 30 werkdagen na ontvangst van de vraag tot herziening. Als nieuwe externe deskundigen worden geraadpleegd, wordt deze termijn met 30 werkdagen verlengd. Voor een herziening moet het innovatiedoel hetzelfde blijven. Bij een grondige wijziging van het innovatiedoel, kan wel een nieuwe aanvraag worden ingediend met alle normale modaliteiten inclusief de regels met betrekking tot de startdatum en de periode van aanvaarding van de kosten.
Klacht Bij ontevredenheid over de wijze van behandelen door IWT kan te allen tijde schriftelijk, mondeling of elektronisch klacht worden ingediend. Deze klachten worden binnen de 45 dagen na ontvangst behandeld. Klachten over een negatieve beoordeling van een aanvraag kunnen slechts ingediend worden nadat een vraag tot herziening van de beslissing is ingediend en behandeld.
20
Geheimhouding Alle personeelsleden van het IWT, externe deskundigen en leden van de Raad van Bestuur zijn er toe gebonden alle informatie vertrouwelijk te behandelen en geen gegevens aan derden mee te delen of aan te wenden ter voordele van zichzelf. Van de goedgekeurde projecten publiceert het IWT wel de bedrijfsnaam, de titel, startdatum en duur van het project en de toegekende steun in het jaarlijkse IWT-Activiteitenverslag. Eventueel kan van de goedgekeurde projecten een bondige samenvatting worden gepubliceerd, op te stellen in onderling overleg met de aanvrager(s).
21
Rechten en plichten bij de uitvoering van het project Overeenkomst (middelenverbintenis) Na goedkeuring van de aanvraag wordt een overeenkomst afgesloten tussen het IWT en de bedrijfspartners. Voor een kmo-haalbaarheidsstudie bestaat deze overeenkomst eenvoudig uit het volledige en gehandtekende aanvraagdocument enerzijds en het officiële antwoord van het IWT waarin de goedkeuring tot steun wordt meegedeeld anderzijds. Met het indienen van het volledige en door de aanvragende kmo en de eventuele derden gehandtekende aanvraag onderschrijft de aanvrager de modaliteiten van een kmo-haalbaarheidsstudie en erkent hij hiermee de terzake geldende Algemene Bepalingen te zullen naleven. Deze Algemene Bepalingen voor kmo-haalbaarheidsstudies zijn terug te vinden als bijlage aan deze handleiding achteraan evenals op de website. Bij een positieve beslissing over een kmo-innovatieproject wordt een overeenkomst opgemaakt tussen IWT en de bedrijfspartners. De algemene voorwaarden voor IWT-steun zijn gepubliceerd op de website. Essentiële elementen van de overeenkomst zijn de begroting, de steun, het innovatiedoel en eventueel specifieke voorwaarden. De overeenkomst laat de aanvragers flexibiliteit om binnen die contouren de aanpak van het project bij te sturen tijdens de uitvoering. De hoofdverbintenis is een middelenverbintenis, waarbij de bedrijfspartners toezeggen de nodige inspanningen te doen om met de overeengekomen middelen via onderzoeks- en ontwikkelingsactiviteiten het beschreven innovatiedoel te bereiken en de resultaten te valoriseren. In geval er door PMV-Innovatiemezzanine tevens een aanvullende achtergestelde lening aan het kmoinnovatieproject werd toegekend, zal PMV-Innovatiemezzanine zelf hiervoor een aparte leningovereenkomst met de betrokken bedrijfspartner(s) opmaken.
Samenwerkingsovereenkomst Tenzij het IWT dit expliciet als voorwaarde stelt bij de toekenning van de steun, en/of tenzij men een afwijking wenst op de Algemene Bepalingen van een kmo-haalbaarheidsstudie, is er voor kmohaalbaarheidsstudies geen aparte samenwerkingsovereenkomst tussen bedrijfspartners en onderzoekspartners nodig. Als er in het kader van een kmo-innovatieproject meerdere bedrijfspartners samenwerken of als er onderzoekspartners zijn, is er wel een onderlinge samenwerkingsovereenkomst nodig. De samenwerkingsovereenkomst dient te worden opgesteld in uitvoering van de overeenkomst met IWT en mag er op geen enkel moment mee in tegenspraak zijn. De samenwerkingsovereenkomst dient minstens de volgende zaken te regelen : de aanduiding van de coördinator; modaliteiten zoals te leveren diensten of producten, kostenberekeningen, betalingsmodaliteiten enz.; afspraken omtrent intellectuele eigendom (eigendoms- en gebruiksrechten, wijze van bescherming, exploitatiestrategie,…); de procedure bij eventuele onderlinge geschillen; indien een onderzoeksinstelling is betrokken, moeten minstens de voor hen relevante bepalingen uit de IWT-overeenkomst worden opgenomen. In het bijzonder als de afspraken tussen partners een essentiële rol spelen bij de beoordeling van de valorisatiemogelijkheden, zal IWT tijdens de behandeling van de aanvraag inzage vragen in de onderlinge overeenkomsten. In elk geval dient vóór de beslissing van de Raad van Bestuur minstens een intentieverklaring tussen de bedrijfspartners en onderzoekspartners voorgelegd te worden. 22
Behalve bij gemotiveerde uitzonderingen dient de ondertekende samenwerkingsovereenkomst aan IWT te worden overhandigd binnen de 4 maanden na de verzending van de IWT-overeenkomst.
Uitbetaling van de steun Voor kmo-haalbaarheidsstudies gebeurt de uitbetaling van de toegekende steun standaard in 2 gelijke schijven: een eerste schijf van 50% als voorschot na de beslissingsmelding en start van de studie, en een tweede na verslaggeving en afsluiting van de studie. Voor kmo-haalbaarheidsstudies gericht op de voorbereiding van een internationaal samenwerkingsproject gebeurt de uitbetaling van de toegekende steun in 1 enkele schijf na bewijsvoering van effectieve indiening van het internationale samenwerkingsprojectvoorstel en de nodige verslaggeving van de studie. Bij kmo-innovatieprojecten gebeurt de uitbetaling van de toegekende steun in zesmaandelijkse schijven, onder de vorm van voorschotten. De eerste schijf wordt betaald na ondertekening van de overeenkomst en start van het project, en de laatste na de afsluiting van de uitvoering van het IWTproject. De kalender van de uitbetalingen en de voorwaarden die voor elke schijf moeten vervuld zijn, zijn opgenomen in de overeenkomst. Als er bij de uitvoering van het kmo-innovatieproject meerdere partners betrokken zijn, dienen onderling afspraken te worden gemaakt over de financiering van het gedeelte van de begroting dat niet door IWT wordt gedragen. Deze regeling zal ook gespecificeerd zijn in de samenwerkingsovereenkomst. De betalingen door IWT zijn natuurlijk afhankelijk van de correcte naleving van de afspraken. Elk van de bedrijfspartners wordt rechtstreeks en individueel door IWT uitbetaald. Onderzoekspartners kunnen evenwel geen rechtstreekse begunstigden zijn. De bedrijfspartners betalen hun totale factuur, die deel uitmaakt van de aanvaardbare kosten van de bedrijfspartners waarop ze subsidie ontvangen. Het IWT kan steeds afwijken van hogervermelde betalingsschema’s in geval er bijzondere voorwaarden gesteld zijn aan de toekenning van de steun. Naast een correcte uitvoering van de kmo-haalbaarheidsstudie of het kmo-innovatieproject zijn het naleven van de verslagverplichtingen en de meldingsplicht (m.b.t. onvoorziene en belangrijke wijzigingen in de projectuitvoering) basisvoorwaarden voor uitbetaling.
Verslaggeving De verslaggeving over het project bestaat standaard uit korte opvolgingsfiches12 bij elke betalingsschijf en het verslag bij het einde van de uitvoering van het project. Kort samengevat bestaat het eindverslag uit een bondige rapportering over de uitgevoerde activiteiten, geleverde prestaties, behaalde resultaten en geactualiseerde valorisatievooruitzichten. Ook moet een financieel verslag gemaakt worden van de reëel besteedde projectkosten. Een verslaggevingstemplate is terug te vinden op de website onder de rubriek “documenten” bij kmo-haalbaarheidsstudies en -innovatieprojecten. Bij de toekenning van de steun kan voorzien worden dat deze gekoppeld wordt aan een tussentijdse evaluatie van bijvoorbeeld de gemaakte progressie in het project na een bepaald tijdsverloop. Dit zal gemeld worden bij de beslissing over het project en tevens opgenomen worden in de overeenkomst als een specifieke voorwaarde. Bij dergelijke tussentijdse evaluaties kunnen dan steeds specifieke verslagen worden gevraagd.
12
Opvolgingsfiches zijn niet van toepassing bij kmo-haalbaarheidsstudies.
23
Tot slot wordt bij het einde van het project afgesproken welke informatie nog zal moeten geleverd worden tijdens de valorisatieperiode. Standaard zal dit bestaan uit een korte opvolgingsfiche na 3 en/of 5 jaar na het einde van het project die het IWT zal uitsturen.
24
Bijlagen Toelichtingsdocument kmo-programma : Steunbare en niet-steunbare activiteiten Algemene bepalingen kmo-haalbaarheidsstudie
Toelichtingsdocument kmo-programma : Voorbeelden van steunbare en niet-steunbare activiteiten Versie : januari 2010 Onderstaande lijsten van steunbare en niet-steunbare activiteiten in een kmohaalbaarheidsstudie en kmo-innovatieproject worden regelmatig gereviseerd en/of aangevuld met bijkomende illustratieve voorbeelden. De meest actuele lijst met voorbeelden is terug te vinden op de website van het IWT onder de rubriek kmo-programma.
Hieronder volgt een lijst van steunbare activiteiten het kmo-programma. Elk op zich zullen de voorgestelde activiteiten moeilijk of niet een steunbare studie kunnen verantwoorden. Daarentegen moet het geheel aan meerdere te combineren en in te plannen activiteiten beschouwd worden, die leiden tot een voldoende grote kennisopbouw en die een substantiële bijdrage leveren aan het innovatietraject. Tot de steunbare activiteiten bij een kmo-haalbaarheidsstudie behoren onder meer: identificeren, analyseren, bestuderen van de mogelijke technische problemen, invloedsparameters of belemmeringen; het uitvoeren van eerste berekeningen, verkennende (labo)proeven en simulaties; bijkomend het in detail definiëren van de doelstellingen, de taken, termijnen, financiële planning, enz. van de innovatie; het verzamelen van aanvullende basisinformatie in vakliteratuur, in octrooibanken ... het uitvoeren van LCA (LevensCyclusAnalyse) studies; een technologische audit, een innovatiescan, het onderzoek van de noodzaak tot het aantrekken van hoger geschoold technisch-wetenschappelijk personeel, en dergelijke meer; het onderzoek naar de marktaspecten en gebruiksaspecten van de beoogde innovatie; de studie van terzake geldende normeringen en reglementeringen; de studie van aspecten van intellectuele eigendom; het nagaan van de benodigde freedom tot operate; het verkrijgen van zekerheid over de medewerking van alle voor een succesvol project benodigde partners; voorbereidende studie-activiteiten gericht op internationale samenwerking in het kader van een project binnen het Europees kaderprogramma, Eureka, ERA, ... specifieke opleidingen voor het personeel dat de studie dient uit te voeren. Bij een kmo-innovatieproject kan bovenvermelde lijst uitgebreid worden met onder meer: alle ontwerpactiviteiten (berekeningen, simulaties, tekeningen, ...) en functionele designactiviteiten in het kader van het te ontwikkelen product, proces of dienst; het bouwen van een prototype of van proefopstellingen van het product, proces of dienst; alle voor de controle van de goede werking van het ontwerpvoorstel (prototype of testopstelling) noodzakelijke proeven en verificaties; alle in functie van deze controle noodzakelijke door te voeren aanpassingen aan het ontwerp;
Ter verduidelijking van wat wel en niet kan, volgt hier een niet-limitatieve lijst van activiteiten die niet voor steun in aanmerking komen: klassieke vertrouwde engineeringsactiviteiten (d.i. toepassing van aanwezige kennis op maat van een specifieke klant of markt); het implementeren van het businessplan; marketingacties, promotie-activiteiten, ... bedrijfskundig advies in de ruime zin ten behoeve van een doorlichting en aanpassing van de bedrijfsorganisatie (hiervoor kan men zich wenden tot het Agentschap Ondernemen); het aanleggen en uitschrijven van een administratief dossier (vergunning, norm, verkrijgen label, enz.); de loutere uitbesteding van routinematige testen; activiteiten in het kader van kwaliteitsborgingsystemen; accreditatie-activiteiten; homologatietesten; ... zoektocht naar kapitaalverschaffers ten behoeve van de financieringsnoden van het bedrijf; algemene opleidingen; arbeidsmarktbemiddeling; investering en licentiename (wel de verdere kennis-verwerving op basis hiervan).
-
ALGEMENE BEPALINGEN
KMO-HAALBAARHEIDSSTUDIES Versie 1.2 – 16/09/2010 Art.1.Ontvankelijkheidsvoorwaarden Om in aanmerking te komen voor het verkrijgen van SUBSIDIE voor het uitvoeren van een KMO-HAALBAARHEIDSSTUDIE dient het BEDRIJF te voldoen aan de volgende voorwaarden : a) rechtspersoonlijkheid hebben b) voldoen aan de volgende drie formele criteria, op het eind van het laatste afgesloten boekjaar: - minder dan 250 werknemers tewerkstellen (voltijds-equivalenten) - de jaaromzet overschrijdt niet de 50 miljoen EURO ofwel het balanstotaal overschrijdt niet de 43 miljoen EURO - het BEDRIJF wordt voor minder dan 25% rechtstreeks of onrechtstreeks gecontroleerd (via kapitaal of stemrecht) door één of meerdere bedrijven of investeerders die zelf geen KMO zijn. Een groter aandeelhouderschap, evenwel beperkt tot minder dan 50%, door banken of investeringsmaatschappijen (GIMV, VIV, ...) wordt echter wel toegestaan. Eveneens is een KMO, het BEDRIJF dat wegens de spreiding van het kapitaal het onmogelijk is te weten in wiens handen het is, en het BEDRIJF verklaart dat zij redelijkerwijs mag aannemen niet voor 25% of meer in handen te zijn van een niet KMO. c) een exploitatiezetel te hebben in het Vlaams Gewest d) eerder geen enkele andere overheidssteun te hebben gekregen of zullen krijgen voor de aangevraagde KMO-HAALBAARHEIDSSTUDIE e)
voldoen aan de overheidsverplichtingen op sociaal, fiscaal en ecologisch vlak
het niet meer relevant of zinvol zijn van de doelstelling van de KMOHAALBAARHEIDSSTUDIE zoals opgenomen in het aanvraagdocument.
Het BEDRIJF vraagt voorafgaandelijk voor hun uitvoering of toepassing schriftelijk de toestemming van IWT over die acties die een oplossing bieden voor bovenvermelde gebeurtenissen. Indien IWT geen antwoord geeft binnen een periode van veertien werkdagen wordt de toestemming geacht te zijn gegeven. Art.4.Verslaggeving door het BEDRIJF 4.1 Het BEDRIJF verbindt er zich toe, uiterlijk twee maanden na de einddatum, een verslag uit te brengen over de uitvoering van de KMOHAALBAARHEIDSSTUDIE. Dit verslag omvat : - een nota met een beschrijving van de geleverde prestaties (ook van de eventueel betrokken DERDEn) en de resultaten van de KMOHAALBAARHEIDSSTUDIE, aangevuld met een nota over het gevolg dat aan de KMO-HAALBAARHEIDSSTUDIE zal worden gegeven. - een financieel verslag van de gemaakte kosten, conform de geldende regels beschreven in de handleiding in voege op datum van de projectaanvraag, samen met de facturen van de betrokken DERDEn en een kopie van betalingsbewijs van deze factuur. - in geval van een KMO-HAALBAARHEIDSSTUDIE gericht op de voorbereiding van een internationaal samenwerkingsproject: een exemplaar van het ingediende projectvoorstel bij het internationale programma en het bewijs van correcte indiening (acknowledgement of receipt) 4.2. Het BEDRIJF zal de bewijsstukken die te maken hebben met de inhoudelijke en kostenverantwoording van de KMOHAALBAARHEIDSSTUDIE bewaren gedurende de wettelijke termijn van zeven jaar na goedkeuring van het financieel eindverslag. 4.3 Het BEDRIJF meldt in het verslag over de uitvoering van de KMOHAALBAARHEIDSSTUDIE de motieven die aanleiding hebben gegeven tot eventuele onderbreking van de KMO-HAALBAARHEIDSSTUDIE. (cf. 6.4.c)
Art.2.Uitvoering van de KMO-HAALBAARHEIDSSTUDIE
Art.5.Betaling door IWT
De SUBSIDIE, die maximaal 50% van de aanvaarde kosten bedraagt, wordt toegekend aan het BEDRIJF voor de uitvoering van de KMOHAALBAARHEIDSSTUDIE. Het BEDRIJF wendt die SUBSIDIE enkel aan voor de betaling van de eigen prestaties van het BEDRIJF en in voorkomend geval de prestaties van een of meerdere DERDE(N), zoals beschreven in het aanvraagdocument §1 voor de uitvoering van de KMO-HAALBAARHEIDSSTUDIE, eveneens beschreven in het aanvraagdocument.
5.1 IWT staat in voor de betalingen van de SUBSIDIE. Met uitzondering van KMO-HAALBAARHEIDSSTUDIES gericht op de voorbereiding van een internationaal samenwerkingsproject waar de SUBSIDIE in één schijf wordt uitgekeerd volgens artikel 5.2, wordt de SUBSIDIE uitgekeerd in twee betalingen. Een eerste betaling, 50% van de voorziene SUBSIDIE, zal als voorschot worden gedaan ten laatste veertien dagen na de formele goedkeuring van de aanvraag door IWT en, indien van toepassing, na goedkeuring door IWT van de invulling van de bijzondere voorwaarde zoals vermeld in het schrijven van het IWT ter formele goedkeuring van de aanvraag
De start- en einddatum van de KMO-HAALBAARHEIDSSTUDIE zijn vastgelegd in het aanvraagdocument. De duur van de KMOHAALBAARHEIDSSTUDIE kan in geen geval langer zijn dan 12 maand. Art.3.Opvolging van de KMO-HAALBAARHEIDSSTUDIE. 3.1 De correcte uitvoering van de KMO-HAALBAARHEIDSSTUDIE is de verantwoordelijkheid van het BEDRIJF. 3.2 IWT heeft een algemene bevoegdheid tot controle en opvolging. In die context kan het alle initiatieven nemen die redelijkerwijze nodig zijn, bvb. het bezoeken van de plaatsen van uitvoering en het opvragen van alle informatie ter controle. IWT heeft de mogelijkheid om de werkelijkheid en de redelijkheid van de gemaakte kosten te onderzoeken en op basis van dit onderzoek over de aanvaarding van de ingebrachte kosten te beslissen. 3.3 Het BEDRIJF en met zijn toedoen ook de eventuele andere betrokken DERDEN zullen aan deze controles en aan het verstrekken van informatie voor de opvolging medewerken. 3.4 Het BEDRIJF meldt aan IWT onmiddellijk iedere gebeurtenis die zeer ernstige gevolgen heeft op de ononderbroken of zorgvuldige uitvoering van de KMO-HAALBAARHEIDSSTUDIE, in het bijzonder : - de stopzetting van samenwerking met de DERDEN
5.2 Het saldo aan SUBSIDIE wordt afgerekend op basis van de werkelijk gemaakte en door IWT goedgekeurde kosten, na overhandiging van het volledig verslag zoals vermeld in artikel 4 aan IWT. Art.6.Samenwerking met eventuele DERDE. 6.1 Opdracht van de DERDE. De DERDE helpt de KMO-HAALBAARHEIDSSTUDIE mee uitvoeren en is als dusdanig geïdentificeerd in het aanvraagdocument. De DERDE meldt aan het BEDRIJF welke medewerkers belast zijn met de uitvoering van de KMO-HAALBAARHEIDSSTUDIE. Wijzigingen in dit verband worden schriftelijk aan het BEDRIJF gemeld. 6.2 Betaling van de DERDE Het BEDRIJF betaalt de kosten voor de uitvoering van de KMOHAALBAARHEIDSSTUDIE gemaakt door de DERDE op basis van facturatie. Eventuele voorafbetalingen kunnen in onderling akkoord worden geregeld. 6.3 Verantwoording van kosten De DERDE verantwoordt de aangerekende kosten door middel van een factuur. In geval de DERDE een onderzoeksinstelling of kenniscentrum is, dient de factuur de naam van de werknemer(s) van de DERDE die instond(en) voor de begeleiding van het BEDRIJF en de door hen gepresteerde dagen en hun dagkostprijs te vermelden.
6.4 Wederzijdse engagementen a)
Het BEDRIJF en de DERDE erkennen dat de samenwerking bij de uitvoering van de KMO-HAALBAARHEIDSSTUDIE een essentiële voorwaarde is voor het welslagen ervan. Zij zeggen hun volle medewerking toe en verbinden zich er toe voor de duur van de KMO-HAALBAARHEIDSSTUDIE het nodige personeel, gegevens, infrastructuur en andere middelen ter beschikking te stellen zodat de KMO-HAALBAARHEIDSSTUDIE in optimale omstandigheden kan verlopen.
b) Het BEDRIJF en de DERDE verbinden er zich toe alle product- en procesgebonden informatie welke wordt uitgewisseld, strikt vertrouwelijk te houden. Het BEDRIJF en de DERDE zullen deze verplichting eveneens opleggen aan hun werknemers en onderaannemers, die bij deze samenwerking worden betrokken. c)
Het BEDRIJF en de DERDE leggen vooraf de begin – en einddatum voor de samenwerking bij de uitvoering van de KMOHAALBAARHEIDSSTUDIE vast en melden dit bij de aanvraag aan IWT. Zij kunnen hiervan slechts in onderling schriftelijk akkoord van afwijken. Dit wordt door het BEDRIJF gemeld aan IWT bij het verslag cf. 4.1.
6.5. Afspraken met betrekking tot het gebruik van bestaande kennis De DERDE zal alle vooraf aan de KMO-HAALBAARHEIDSSTUDIE ontwikkelde kennis, die beschikbaar is binnen zijn organisatie en alle eigen ontwikkelde technieken, producten of processen die noodzakelijk zijn voor het welslagen van de KMO-HAALBAARHEIDSSTUDIE inbrengen tijdens de duur van zijn begeleiding bij de uitvoering van de KMOHAALBAARHEIDSSTUDIE Het BEDRIJF erkent dat indien voornoemde inbreng aanwijsbaar en betekenisvol bijdraagt tot een ontwikkeling die aan andere partijen kan worden verkocht, het met de DERDE een billijke regeling zal afspreken ter vergoeding van die inbreng. Nadere bepalingen kunnen onderling worden afgesproken. Zij dienen evenwel gemeld aan IWT n.a.v. de verslaggeving vermeld in punt 4.1. 6.6 Andere afspraken Het BEDRIJF en de DERDE kunnen onderling nadere afspraken maken, voor zover deze geen afbreuk doen aan deze algemene bepalingen. Deze afspraken worden gemeld aan IWT. Art.7.Verder gebruik van de resultaten. 7.1 Het BEDRIJF is de eigenaar van de resultaten van de KMOHAALBAARHEIDSSTUDIE. 7.2 Het BEDRIJF verbindt zich ertoe alle inspanningen te leveren die redelijkerwijze mogen worden verwacht om de bereikte resultaten van de KMO-HAALBAARHEIDSSTUDIE te valoriseren volgens de opties omschreven in het projectvoorstel zoals goedgekeurd door IWT en waarop de toekenning van de SUBSIDIE gebaseerd is. Art.8.Publicaties en mededelingen. 8.1 Elke publicatie door het BEDRIJF of de DERDE betreffende de KMO-HAALBAARHEIDSSTUDIE zal de vermelding dragen: "Project verricht met steun van het Vlaamse gewest - IWT" in de taal van de publicatie. 8.2 Het BEDRIJF geeft IWT de toelating de titel, de startdatum, de duur, de STEUN en de bedrijfsnaam te publiceren. Art.9.Adressering voor briefwisseling en betalingen. 9.1 De briefwisseling en mededelingen aan IWT gebeuren aan IWT kmo-programma - Ellipsgebouw- Koning Albert II-laan 35 bus 16 1030 BRUSSEL.
10.1 De verplichtingen opgenomen in deze algemene bepalingen eindigen bij uitbetaling van het saldo van de voorziene SUBSIDIE, met uitzondering van de verdere valorisatie van de verkregen resultaten (cf. 7.2), het bijhouden van de bewijsstukken (cf. 4.3) en de algemene bevoegdheid tot controle en opvolging van IWT waaraan het BEDRIJF en de betrokken DERDEn te allen tijde hun medewerking zullen blijven verlenen. (art 3). 10.2 Indien de DERDE in gebreke blijft zijn opdracht in het kader van de KMO-HAALBAARHEIDSSTUDIE uit te voeren, neemt het BEDRIJF onverwijld de nodige maatregelen om de samenwerking stop te zetten en naar een passende oplossing te zoeken. Het BEDRIJF meldt dit aan IWT (cf. 3.4). 10.3 Onverminderd het bepaalde in art 10.2 kan het BEDRIJF, door een gemotiveerd en aangetekend schrijven aan IWT voortijdig een eind stellen aan de KMO-HAALBAARHEIDSSTUDIE. 10.4 In geval van voortijdige beëindiging van de KMOHAALBAARHEIDSSTUDIE, zal IWT, na onderzoek van de gegrondheid en de onoverkomelijkheid van de aangehaalde redenen, de grootte van de SUBSIDIE vaststellen in functie van de gemaakte kosten. Art.11. Stopzetting of terugvordering van SUBSIDIE. IWT kan de uitbetaling van de SUBSIDIE stopzetten en/of terugvorderen : a)
wanneer het BEDRIJF zijn verplichtingen tot informatie en verslaggeving, of tot medewerking aan de controle niet nakomt (cf. 4.1),
b) bij oneigenlijk gebruik van de SUBSIDIE of van daartoe betaalde sommen, in het bijzonder bij een niet geoorloofde wijziging in doelstelling (cf. 3.4), c)
wanneer het BEDRIJF met het oog op het verkrijgen van de SUBSIDIE onjuiste of onvolledige verklaringen heeft afgelegd,
d) wanneer het BEDRIJF zijn verplichtingen inzake valorisatie niet nakomt (cf. 7.2), e)
wanneer het BEDRIJF een gerechtelijke reorganisatie overweegt aan te vragen en het deze intentie niet voorafgaandelijk aan IWT heeft gemeld,
f)
bij opheffing van de activiteiten, vrijwillige vereffening of faling van het BEDRIJF of indien daartoe een curator, bewindvoerder of vereffenaar wordt aangesteld
Bij beëindiging op grond van één van de redenen artikel 11.a tot artikel 11.d zal IWT de terugbetaling van alle voor deze KMOHAALBAARHEIDSSTUDIE ontvangen sommen van het BEDRIJF vorderen. Bij beëindiging omwille van de redenen vermeld in artikel 11.e en 11.f zal IWT de SUBSIDIE beperken tot die werkzaamheden die IWT redelijkerwijze en billijkerwijze kan goedkeuren, rekening houdend met de geleverde prestaties door de DERDE. In voorkomend geval is het BEDRIJF toch verplicht alle geleverde prestaties door de DERDE in de uitvoering van de KMOHAALBAARHEIDSSTUDIE te betalen. Art.12.Betaling van de prestaties van de DERDE. Onverminderd het bepaalde in artikel 3.4 en 10.2 tot 10.4 is het BEDRIJF verplicht alle door de DERDE geleverde prestaties in uitvoering van de KMO-HAALBAARHEIDSSTUDIE te betalen. Art.13.Aansprakelijkheid. De uitvoering van de KMO-HAALBAARHEIDSSTUDIE kan, in geen geval, voor IWT om het even welke aansprakelijkheid meebrengen voor de schade aan personen, goederen of bedrijven welke rechtstreeks of onrechtstreeks voortspruit uit de uitvoering van de KMOHAALBAARHEIDSSTUDIE.
9.2 De briefwisseling aan het BEDRIJF zal gericht worden aan de aan IWT in het aanvraagdocument gemelde contactpersoon.
Art.14.Geschillen.
9.3 De betalingen gebeuren door overschrijving naar een aan IWT gemeld rekeningnummer ten name van het BEDRIJF met de vermelding van het nummer van de schijf.
Het BEDRIJF, en met diens toedoen ook de DERDE en IWT zullen de geschillen die tussen hen ontstaan met betrekking tot deze algemene bepalingen eerst in onderlinge verstandhouding pogen te regelen.
9.4 Voor de uitvoering van de KMO-HAALBAARHEIDSSTUDIE is het BEDRIJF, de voor IWT enig aanspreekbare rechtspersoon.
Bij ontstentenis van een akkoord tussen het BEDRIJF en IWT zijn alleen de rechtbanken van Brussel bevoegd om te oordelen over vorderingen betreffende geschillen betreffende de uitvoering van deze algemene bepalingen. Het Belgisch recht is van toepassing.
Art.10.Beëindiging van de KMOHAALBAARHEIDSSTUDIE.
