Kegagalan dalam Pengembangan maupun Penerapan Sistem Informasi di Organisasi (Merujuk Pendapat Rosemary Cafasso)
Pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi pada setiap kegiatan penyelenggaraan organisasi tidak dapat dihindari. Oleh sebab itu, penerapan teknologi informasi dan komunikasi di setiap organisasi merupakan suatu kebutuhan yang tidak dapat ditawar-tawar lagi, dalam rangka pertukaran data dan informasi serta penyaluran berita secara cepat, akurat, dan aman. Teknologi informasi berperan sebagai alat bantu untuk memudahkan pengelolaan suatu sumber daya yang dimiliki oleh suatu organisasi. Faktor manusia akan sangat menentukan kebaikan dan kegunaan teknologi tersebut. Untuk itu, pengembangan sistem informasi membutuhkan suatu teknik dan perencanaan yang baik agar sistem yang dikembangkan tersebut dapat berjalan dan berfungsi secara efektif dan efisien serta tidak mengalami kegagalan. Dalam artikel ini akan dibahas mengenai faktor penentu kegagalan dari implementasi sistem informasi di suatu perusahaan. Mengembangkan solusi sistem informasi yang berhasil baik mengatasi masalah bisnis adalah tantangan utama untuk para manajer dan praktisi bisnis saat ini. Sebagai seorang praktisi bisnis bertanggungjawab untuk mengajukan atau mengembangkan teknologi informasi baru atau meningkatkannya bagi perusahaan. Adapun untuk seorang manajer bertanggungjawab untuk mengelola usaha pengembangan yang dilakukan para
spesialis
sistem
informasi dan
para
pemakai akhir bisnis.
Mengembangkan solusi sistem informasi untuk mengatasi masalah bisnis dapat diimplementasikan dan dikelola sebagai beberapa proses bertahap atau beberapa siklus seperti ditunjukkan pada Gambar 1 di bawah ini (O’Brien, 2005).
Gambar 1. Siklus Pengembangan Sistem Informasi 1
Pengembangan sistem informasi adalah menyusun sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Penggantian atau perbaikan ini disebabkan oleh beberapa hal antara lain : 1. Adanya permasalahan-permasalahan yang timbul pada sistem yang lama atau pada sistem yang lama timbul ketidakberesan dan pertumbuhan organisasi. Ketidakberesan sistem lama menyebabkan sistem yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan sehingga kebenaran data kurang terjamin. Sedangkan pertumbuhan organisasi adalah kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data yang semakin meningkat, dan adanya perubahan prinsip baru sebagai akibat sistem lama yang tidak dapat memenuhi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen. 2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan. Dalam persaingan pasar yang semakin ketat, kecepatan informasi sangat menentukan keberhasilan strategi dan rencana yang disusun untuk meraih kesempatan dan peluang pasar sehingga teknologi informasi perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi untuk mendukung proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen. 3. Adanya instruksi dari pimpinan atau dari luar organisasi, misalnya dari pemerintah. [1]
Implementasi sistem informasi bisa berhasil dan juga bisa gagal. Hal itu dipengaruhi oleh stakeholder yang terlibat dalam pembuatan dan implementasi sistem informasi tersebut. Menurut Sudono (2010), dalam berbagai survei yang telah dilakukan, terdapat rata-rata 70% angka kegagalan proyek TI. Standish Group menyatakan hanya 10% perusahaan yang berhasil menerapkan ERP, 35% proyek dibatalkan dan 55% mengalami keterlambatan. Meta Group menyatakan 55%-75% proyek CRM gagal. CRM Forum menyatakan lebih dari 50% proyek CRM di Amerika Serikat, dan lebih dari 85% di Eropa dianggap gagal. Gartner Group menyatakan bahwa 75% proyek TI di Amerika Serikat gagal. Di Indonesia pada tahun 2003 majalah SWA membuat pernyataan berdasarkan survei bahwa 75% proyek TI di Indonesia gagal. Menurut survei yang dilakukan oleh kelompok peneliti industri meliputi sebuah laporan yang menyatakan bahwa lebih dari 50 % proyek CRM tidak memberi hasil yang dijanjikan. Di dalam laporan penelitian lainnya 20 % dari perusahaan yang disurvei melaporkan bahwa implementasi CRM benar-benar telah merusak hubungan lama 2
mereka dengan pelanggan. Ada beberapa alasan yang menyebabkan tingginya tingkat kegagalan atau ketidakpuasan dengan usaha yang berkaitan dengan CRM. Penelitian menunjukkan bahwa alasan utamanya sangatlah umum yaitu kurangnya pemahaman dan persiapan. Dengan kata lain, seringkali para manajer perusahaan bergantung pada aplikasi baru terkenal dari teknologi informasi (seperti CRM) untuk mengatasi masalah bisnis tanpa mengembangkan terlebih dahulu perubahan proses bisnis dan program manajemen perubahan yang dibutuhkan. Contohnya, dalam banyak kasus, proyek CRM gagal diimplementasikan karena tidak adanya partisipasi dari pihak-pihak yang berkepentingan dengan perusahaan yang terlibat dengan proyek tersebut. Oleh karena itu, para karyawan dan pelanggan tidak siap untuk berbagai proses atau tantangan baru yang merupakan bagian implementasi baru CRM (O’Brien, 2005). Secara ringkas kesuksesan sistem informasi menurut Rosemary Cafasso dalam O’Brien (2005), antara lain disebabkan oleh: 1. Keterlibatan pengguna 2. Dukungan pimpinan (manajemen eksekutif) 3. Kejelasan pernyataan kebutuhan 4. Perencanaan yang tepat 5. Harapan yang realistis. Sedangkan kegagalan sistem informasi diantaranya disebabkan oleh : 1. Kurangnya input dari pengguna 2. Kurangnya dukungan dari pimpinan (manajemen eksekutif) 3. Tidak lengkapnya pernyataan kebutuhan dan spesifikasi 4. Pernyataan kebutuhan dan spesifikasi yang senantiasa berubah-ubah 5. Inkompetisi secara teknologi
Keterlibatan pihak manajemen sebagai end user mutlak dilakukan dalam penyusunan sistem informasi sebagai solusi permasalahan perusahaan. Selain itu, masalah perencanaan dan kebijakan yang tepat dalam mengimplementasikan sistem informasi juga harus diperhatikan karena sistem informasi bagi perusahaan sangat rentan terhadap suatu keputusan yang diambil dalam pengimplementasiannya. Perusahaan harus menyadari bahwa keinginan yang realistis dan cermat dalam merancang dan menerapkan sistem informasi serta penentuan batas biaya yang wajar dari manfaat yang akan diperoleh, maka sistem informasi yang dihasilkannya akan memberikan keuntungan. [1] 3
Tidak adanya keterlibatan end-user dalam proses pengembangan dan penerapan Sistem Informasi dalam setiap tahap pengembangan dari perencanaan hinga ke
pengembangan
sistem
informasi
dapat
menimbulkan
kegagalan
dalam
pengembangan dan penerapan sistem informasi. Tidak diikut sertakan end user dalam proses tersebut akan menyebabkan perusahaan tidak dapat menilai dan meningkatkan desain yang ada untuk penyempurnaan sistem yang ada, selain itu perusahaan juga tidak dapat memonitor dan mengetahui apakah sistem yang digunakan sesuai kebutuhan saat ini, mengakibatkan perusaahaan tidak dapat mengevaluasi, melakukan perbaikan, dan memodifikasi sistem untuk meningkatkan kemampuan sistem sehingga sistem yang digunakan tidak efektif atau bahkan dapat ditingalkan penguna karena sudah tidak sesuai kebutuhan. [2] Kurangnya dukungan para eksekutif dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam merancang sistem, mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi seluruh personil yang terlibat akan memberikan akibat kegagalan. Adanya pihak manajemen tidak paham dengan informasi yang disampaikan dalam bentuk “grafik, chart, notasi” sehingga informasi yang dibangun dengan baik untuk membantu pekerjaan manajer, sebaik apapun akan diangap tidak akan ada gunanya. Karena pihak yang akan memetik manfaat atas keberhasilan sistem manajemen adalah pihak manajemen, jadi diperlukan kelompok dalam organisasi menjadikan sistem itu tetap hidup adalah hanya manajemen. Pihak manajemen yang tidak terlibat akan mengakibatkan sistem informasi yang dibangun tidak sesuai dengan strategi perusahaan, karena strategi perusahaan dirumuskan oleh para manajer, sehingga SI tidak dapat optimal dalam mendukung stategi bisnis perusahaan dalam meningkatkan keuntungan juga tidak dapat mendukung pekerjaan para manajer dalam mengambil keputusan. SI juga diperlukan Inovasi rutin dalam jangka panjang, jika tidak dilakukan pihak manajemen dari awal akan menyebabkan SI tidak akan dapat meningkatkan kegunaannya dalam memecahkan masalah manajemen yang menjadi semakin kompleks. [2]
Menurut Sudono (2010), sebenarnya secara umum ada 3 hal penyebab kegagalan proyek pengembangan perangkat lunak yaitu: 1. Tidak adanya IT Master Plan atau IT Strategic Planning dari perusahaan. Dalam beberapa kasus biasanya juga tidak terdapat posisi CIO (Chief Information Officer) atau CTO (Chief Technology Officer) dalam perusahaan. 4
2. Fokus profesional TI hanyalah pada tools, sehingga methodologies dan procedures biasanya diabaikan. Dalam berbagai kasus, profesional TI tidak mempunyai pengetahuan dan kemampuan yang memadai dalam metodologi manajemen, proyek-proyek TI juga biasanya tidak mengacu kepada prosedur standar. 3. Profesional TI tidak berorientasi bisnis sehingga jarang sekali melihat TI dari kacamata bisnis perusahaan. Dalam perusahaan biasanya hanya CIO atau CTO lah yang berorientasi bisnis dan bisa melihat TI dari kacamata bisnis perusahaan, namun demikian sebenarnya profesional TI haruslah mempunyai orientasi bisnis walaupun seminim mungkin.
Sudono (2010) menjelaskan bahwa solusi umum untuk mengurangi kemungkinan kegagalan proyek pengembangan perangkat lunak mungkin bisa dilakukan dengan caracara berikut ini: 1. Posisi CIO atau CTO haruslah ada dalam perusahaan sehingga ada yang berbicara mewakili TI kepada CEO dan implementasi TI didukung penuh dari kalangan direksi. 2. IT Master Plan atau IT Strategic Planning haruslah ada. Perencanaan ini dibuat oleh CIO atau CTO. Perencanaan ini merupakan perencanaan keseluruhan TI untuk perusahaan dan dibuat berdasarkan kacamata bisnis perusahaan. 3. Profesional TI harus mempunyai pengetahuan dalam hal metodologi baik itu metodologi teknis maupun metodologi management seperti : IBM Rational Unified Process, Microsoft Solution Framework, Agile Development, Extreme Programming, UML, Design Pattern, Project Planning, Project Management, Requirement Management, Risk Management dan Change Management. 4. Selain itu kerja profesional TI harus mengacu kepada prosedur suatu standar agar dapat dikendalikan dan diprediksi hasilnya. Standar yang diambil bisa merupakan standar internasional seperti CMM (Capability Maturity Model) atau ISO. Memang standard tidak bisa diambil penuh secara mutlak namun harus dimodifikasi agar sesuai dengan kondisi perusahaan. 5. Profesional TI haruslah mempunyai pengetahuan dalam domain bisnis perusahaan dan haruslah mampu melihat TI dari kacamata bisnis perusahaan. Sebagai contoh Profesional TI mungkin harus diberi pelatihan mengenai Teori Kompetisi Michael Porter, perhitungan ROI (Return of Investment) dan Information Economics.
5
Dalam buku yang berjudul Perencanaan dan Pembangunan Sistem Informasi, Oetomo (2002) mengemukakan beberapa faktor yang menyebabkan terjadinya kegagalan sistem informasi. Adapun kegagalan sistem informasi tersebut yaitu sebagai berikut: 1. Kebanyakan orang memandang SI adalah hal yang paling utama dan penting, sementara mereka melupakan komitmen dan konsistensi terhadap materi informasi, produk, dan respon layanan kepada konsumen. 2. Pengelola perusahaan merasa bahwa pembangunan SI merupakan tugas dan kewajiban departemen TI sehingga segala sesuatu bahkan yang sifatnya kebijakan, diserahkan sepenuhnya ke Departemen TI yang notabene orang teknik dan bukan perumus strategi perusahaan. 3. Konsentrasi ahli SI sering lebih terarah pada penggunaan teknologi TI terbaru dan kemudahan bagi dirinya dalam melakukan pemrograman daripada penyusunan prosedur pengolahan data yang valid dan jitu. Akibatnya pemakai sering mengalami kesulitan dalam pengoperasian sistem karena mereka harus menyesuaikan dengan kemauan pembuat sistem 4. Interface SI seringkali kurang interaktif, komunikatif, dan agak sulit digunakan oleh pemakai karena interface sering dibangun berdasarkan selera dan kemampuan bahasa pembuatnya 5. Seluruh komponen perusahaan masih membutuhkan waktu untuk beradaptasi terhadap perusahaan SI tradisional menjadi berbasis TI.
Menurut Marimin et al. (2006), ada tujuh hal yang harus dihindari dalam mengembangkan sistem informasi, yaitu sebagai berikut: 1. Tidak berorientasi pada pengguna, meskipun secara teknis sistem canggih. Sistem seharusnya tidak dinilai atas dasar kecanggihan teknologi yang digunakan, tetapi sejauh mana sistem dapat membantu manajemen dalam pelaksanaan fungsifungsinya. Semakin besar perusahaan, semakin canggih teknologi informasi yang digunakan. Jika suatu perusahaan ingin mengembangkan sistem informasi, padahal perusahaannya kecil saja, maka tidak perlu menggunakan teknologi yang demikian canggih. Cukup teknologi yang standar atau dapat dibeli di pasar karena standar sistem informasi sudah banyak diperjualbelikan saat ini. 2. Mencoba melayani semua fungsi manajemen Pada tahap awal, tim proyek seharusnya tidak berupaya untuk mengembangkan lebih dari tiga atau empat fungsi manajemen utama, yang disebut sebagai modul6
modul SIM. Suatu sistem awal yang terlalu besar akan menambah kompleksitas rancangan, pengkodean, pelatihan, dan instalasi. Rancangan yang terlalu kompleks akan memerlukan waktu yang lama untuk membuatnya, karena banyaknya program yang harus dibuat. Pengkodean yang terjadi juga cukup kompleks. 3. Mengabaikan dukungan manajemen Dukungan manajemen puncak diperlukan agar proyek sistem berhasil. Dukungan penuh dari manajemen puncak harus diterima tim, paling tidak selama masa anggaran proyek SIM. Hal ini dikarenakan butuh waktu yang lama bagi sebuah tim untuk menyelesaikan proyek sistem, dari mulai investigasi sampai implementasi. 4. Semua anggota tim adalah orang ahli komputer Dalam pelaksanaannya, penyusunan SIM hanya ditangani oleh orang yang ahli komputer. Akibatnya, para ahli komputer tersebut mahir membuat program tapi tidak mengerti program itu akan digunakan untuk apa oleh perusahaan karena tidak adanya anggota tim yang memahami fungsi manajemen. 5. Menyepelekan waktu penyelesaian proyek Lemahnya pengendalian proyek dapat dipecahkan melalui penerapan manajemen proyek yang baik. Kelemahan umum dari berbagai proyek yang ada, termasuk proyek pengembangan SIM, adalah tidak dapat selesai pada waktunya (on time). 6. Menjanjikan pengurangan tenaga kerja pada tahap awal Kesalahan yang sering diajukan oleh tim proyek pada tahap awal adalah menjanjikan pengurangan tenaga kerja. Dengan diterapkannya SIM, maka beberapa tugas dan pekerjaan mungkin menjadi hilang. Tetapi, jika pada tahap awal sudah mengisukan akan ada rasionalisasi, maka tahapan pengembangan sistem selanjutnya akan mendapat gangguan. 7. Mengembangkan sistem sendiri, padahal dapat dibeli Sebelum membuat sistem sendiri, organisasi hendaknya mempertimbangkan alternatif pembelian paket-paket yang ada. Sesudah tim proyek menentukan spesifikasi sistem, langkah selanjutnya adalah mengkaji berbagai sistem yang ada di pasar, sebelum membuat keputusan untuk menyusunnya sendiri di dalam organisasi.
7
DAFTAR PUSTAKA
Marimin, Tanjung, H., dan Prabowo, H. 2006. Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia. PT Gramedia Widiasarana Indonesia, Jakarta O’Brien, J. 2005. Pengantar Sistem Informasi: Perspektif Bisnis dan Manajerial. Penerbit Salemba Empat, Jakarta. Oetomo, BSD. 2002. Perencanaan dan Pembangunan Sistem Informasi. Penerbit Andi, Yogyakarta. Sudono, A.S. 2010. Penyebab Kegagalan IT Project. http://itkelinik.com/?p=113. [23 November 2010]
LINK TERKAIT [1]http://posmals.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/11/pengembangan-sisteminformasi-di-perusahaan-melalui-cosourcing-dan-outsourcing/ [2] http://adwirman.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/12/27/penyebab-kegagalan-sisteminformasi-organisasi/
8
