KAIZEN SYSTEM GUIDANCE 2017
FOR CONTINUOUSLY IMPROVEMENT AT KALLA AUTOMOTIVE 2017
DAFTAR ISI I.
Apakah Kaizen System itu ? .................................................................................................................. 2
II.
Kaizen System, Performa Karyawan, dan Perusahaan ................................................................ 2
III.
Bagaimana Terlibat Dalam Kaizen System Tersebut ................................................................... 3
IV. Struktur Organisasi Kaizen System .................................................................................................... 4 V.
Bagaimana Melakukan Kaizen System Tersebut........................................................................... 6 A. Metode PDCA Delapan Langkah .................................................................................... 6 B. TA (Tujuh Alat/Seven Tools of Quality) yang banyak digunakan ................................ 7 C. Penyampaian Ide Improvement ................................................................................... 10
VI. Teknik Penyelesaian Masalah & Ide Inovasi .................................................................................11 VII. Mekanisme Penilaian Kaizen System ..............................................................................................12 VII. 1. Kategori Penilaian dan Time Schedule.................................................................... 12 VII. 2. Mekanisme Penilaian Kaizen System ...................................................................... 13 VIII. Kategori Pemenang dan Bentuk Apresiasi ....................................................................................17 Lampiran A.1 - Form Pengajuan Judul IP/SGP/GP .......................................................... 19 Lampiran A.2 - Form Summary A3 Group Project (GP) ................................................... 20 Lampiran B.1 - Form Audit Kaizen Activity........................................................................ 21 Lampiran B.2 - Form Audit Kaizen Implementation ......................................................... 22 Lampiran C.1 – Contoh Template Presentasi Pelaporan SGP ......................................... 23 Lampiran C.2 – Contoh Template Presentasi Pelaporan IP ............................................. 25
1
KAIZEN SYSTEM GUIDANCE 2017 FOR CONTINUOUSLY IMPROVEMENT AT KALLA AUTOMOTIVE
I. Apakah Kaizen System itu ? Kaizen System atau Program Perbaikan Berkelanjutan adalah sebuah sistem yang dibentuk untuk mendorong ide kreatif dan pemecahan masalah dengan menggunakan Kaizen Skill (Problem Solving Skill) melalui langkah-langkah yang tepat, berlangsung secara konsisten dan berkesinambungan. Tujuan dari Kaizen System adalah : •
Mendorong improvement/inovasi yang diperlukan dalam mendukung pencapaian sasaran perusahaan
•
Mendorong peningkatan kualitas, baik kualitas personal maupun kualitas hasil kerja
•
Menjadi tempat mengembangkan dan menggali potensi diri
•
Membangun budaya kerja yang peka terhadap masalah dan potensi masalah di lingkungan kerjanya
II. Kaizen System, Performa Karyawan, dan Perusahaan Selama 2 (dua) tahun Kaizen System dijalankan, berbagai improvement telah dikembangkan dan memberikan kontribusi terhadap performa perusahaan, antara lain berupa percepatan lead time, cost reduction pada kegiatan operasional dan supporting, penerapan SOP baru, serta sinergi yang lebih baik antar bagian kerja. Pada tahun ketiga pelaksanaan Kaizen System 2017 akan dilaksanakan di seluruh area Kalla Automotive. Penentuan target ini sesuai dengan scorecard di area internal business process yaitu “implementasi best practice dalam process & quality management di Kalla Automotive”. Hal ini terkait langsung dengan KPI Kalla Automotive yaitu (%) Participant Improvement dengan target 50% participant dari seluruh karyawan Kalla Automotive.
Gambar 1 KPI Automotive
2
III. Bagaimana Terlibat Dalam Kaizen System Tersebut Kaizen System terdiri atas 5 jenis problem solving project, digambarkan sebagai berikut :
Gambar 2 Hierarki Kaizen System Project 2017
1. IP adalah suatu sistem yang menampung dan mengimplementasikan saran (usulan) tertulis dari pekerja (terdiri 1 orang). Saran ini merupakan hasil pemikiran maupun percobaan sehingga implementasinya dapat membantu kelancaran/percepatan proses kerja atau meningkatkan pre-Kaizen lingkungan kerja berupa 5S/5R. 2. SGP / SGA adalah sekelompok pekerja (terdiri dari 3-5 orang) pada unit kerja yang sama yang bertemu secara berkala mengupayakan pengendalian mutu dengan cara mengidentifikasi, menganalisa, dan mencari pemecahan masalah yang dihadapi dalam pekerjaan pada unit kerjanya tersebut dengan menggunakan teknik problem solver secara berkesinambungan. 3. GP merupakan sekelompok pekerja yang terdiri atas orang-orang pada unit kerja berbeda, yang membutuhkan sinergi dengan bagian lain untuk meningkatkan hasil kerjanya, menyangkut lebih dari satu bagian/lintas departemen (posisi department head). Misal: kerusakan Equipment dibagian Service, maka untuk mengatasi permasalahan tersebut tidaklah cukup jika hanya dari bagian Maintenance yang menanganinya, perlu juga melibatkan bagian Engineering, bagian Procurement, bagian Keuangan, dan lainnya.
3
IV. Struktur Organisasi Kaizen System
Gambar 3 Struktur Organisasi Head Office
Gambar 4 Struktur Organisasi Cabang (Branch)
Tugas dan Tanggung Jawab Jabatan pada Organisasi Kaizen System sebagai berikut : Advisor a. Menempatkan IP/SGP/GP sebagai salah satu aktivitas dibagiannya. b. Menghargai faktor kemanusiaan. c. Mempunyai kepekaan terhadap mutu, masalah, dan aktivitas improvement. d. Memberikan pengarahan dan dukungan kepada IP/SGP/GP.
4
Facilitator a. Membuat rencana mengajar, membimbing dan mengarahkan: 1. agar sasaran aktivitas tercapai 2. agar aktivitasnya semakin berkembang b. Menciptakan suasana agar karyawan berpartisipasi secara sukarela dalam aktivitas tersebut. c. Memberikan pelatihan bagaimana membuat laporan akhir dan melakukan presentasi yang baik. d. Memberikan apresiasi dan dukungan atas hasil aktivitas. e. Mengadakan hubungan dan penyesuaian dengan circle lain. Leader a. Meningkatkan kinerja melalui peningkatan pengetahuan dan skill dirinya sendiri serta anggotanya melalui : 1. Evaluasi prestasi kelompok 2. Evaluasi PDCA b. Mengadakan training c. Mengatasi masalah-masalah yang ada baik sistem maupun SDMnya. d. Tanggapan terhadap sikon yang ada e. Memberikan solusi (team building) f.
Try & error (strategi & kreativitas)
g. Aktivitas lain berkaitan sebagai pusat aktivitas tema, bertanggung jawab terhadap keberhasilan tema sebagai berikut : 1. Menunjukkan sikap kepemimpinan. 2. Menguasai hal-hal yang berkaitan dengan tema yang dipilih. 3. Membuat rencana aktivitas, rencana meeting dengan circle leader. 4. Mengadakan komunikasi dengan circle leader, facilitator dan pimpinan. Member a. Rajin hadir. b. Pro-aktif dalam meeting. 1. Berani mengeluarkan pendapat 2. Menghargai pendapat orang lain c. Aktif dalam pengumpulan data, improvement, report dan aktivitas lain. d. Berbagi ilmu, pengetahuan dan pengalaman. Notulen a. Membuat ringkasan hasil pertemuan. b. Membagikan ringkasan hasil pertemuan kepada anggota. c. Menyimpan dokumen yang ada hubungannya dengan aktivitas SGP/GP dengan rapi. d. Mengingatkan leader hasil pertemuan terakhir, sebelum memulai meeting 5
Selain jabatan pada Organisasi Kaizen System, juga terdapat Jury Committee yang dibentuk melalui Surat Keputusan Manajemen, dengan kategori : 1. Juri Tetap (penilaian tahap awal s.d akhir) 2. Juri Tamu (penilaian tahap kedua) 3. Juri Final Presentation (penilaian tahap akhir) 4. Juri IP (juri khusus IP) dengan tugas dan tanggung jawab semua kategori, sebagai berikut : Juri a. Membuat ringkasan hasil pertemuan. b. Memberikan hasil penilaian yang obyektif dan dapat menjadi acuan Manajemen dalam menindaklanjuti peningkatan kualitas & kuantitas IP/SGP/GP. c. Melakukan audit kaizen activity (Genchi Genbutsu). d. Melakukan audit kaizen implementation (Genchi Genbutsu). e. Menunjukkan kekuatan & kelemahan individu/group baik teknis maupun non teknis. f.
Memberikan masukan & saran perbaikan.
g. Memotivasi & memberi dorongan/ semangat. h. Mendampingi peserta/group yang dikirimkan untuk external competition.
V. Bagaimana Melakukan Kaizen System Tersebut Menyelesaikan masalah atau penuangan ide improvement dengan konsep Kaizen System menggunakan metode PDCA dalam setiap kegiatan dan proses, karena dapat dilakukan dengan sederhana dan mudah dalam pelaksanaannya. Penjabaran PDCA terdiri dari 8 Delapan Langkah Tujuh Alat (DELTA)
A. Metode PDCA Delapan Langkah 8 Steps Problem Solving ACTIO
7 CHEC
8
1
2
3
PLA
6
4
DO
5
1.
Alasan Pemilihan Tema
2.
Analisa Kondisi yang Ada
3.
Penetapan Target
4.
Analisa Sebab Akibat
5.
Rencana Penanggulangan
6.
Penanggulangan dan Pemeriksaan Hasil
7.
Evaluasi Proses & Hasil
8.
Standardisasi & Penentuan Tema Berikutnya
Gambar 5 Langkah - Langkah PDCA
Lima langkah pertama merupakan penjabaran dari "PLAN" atau Perencanaan.
Langkah keenam merupakan "DO" atau Pelaksanaan. 6
Langkah
ketujuh
merupakan
"CHECK"
sebagai
langkah
evaluasi
atau
pemeriksaan. Langkah kedelapan merupakan penjabaran "ACTION" atau tindakan pelaksanaan
standardisasi dan rencana selanjutnya.
B. TA (Tujuh Alat/Seven Tools of Quality) yang banyak digunakan : 1. Lembar Pemeriksaan (Check Sheet) 2. Histogram 3. Diagram Pareto 4. Diagram Sebab Akibat 5. Diagram Pencar 6. Stratifikasi 7. Peta Kendali 1. Lembar Pemeriksaan (Check Sheet) Check Sheet biasanya berbentuk formulir kertas dengan item-item yang diperlukan sudah dicantumkan dan disusun sedemikian rupa. Digunakan untuk mengumpulkan data hasil pemeriksaan (pengecekan), disebut juga dengan Lembar Pengumpul Data. Tujuan penggunaan Check Sheet adalah sebagai alat untuk mengumpulkan data dan informasi mengenai aspek dan kondisi tertentu yang diperlukan serta untuk memudahkan proses pengumpulan dan analisa data. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat Check Sheet, antara lain:
Sasarannya harus jelas
Keterangan yang diperlukan memenuhi sasaran
Dapat diisi dengan mudah dan cepat
Dapat disimpulkan dengan cepat
Gambar 6 Contoh Pengisian Check Sheet
7
2. Histogram Histogram merupakan jenis grafik balok khusus yang menggambarkan penyebaran data sebagai hasil satu macam pengukuran dari suatu kejadian atau proses, apakah data tersebut keluar dari batas pengendalian atau tidak.
Gambar 7 Contoh Histogram
3. Diagram Pareto Diagram Pareto merupakan suatu alat untuk melihat permasalahan yang paling tinggi prioritasnya, digambarkan dalam sebuah diagram yang tersusun mulai data terbesar/terbanyak. Kegunaan dari Diagram Pareto adalah sebagai berikut :
Menunjukkan masalah utama/pokok masalah
Menyatakan perbandingan masing-masing masalah terhadap keseluruhan
Menunjukkan perbandingan masalah sebelum dan sesudah perbaikan
Gambar 8 Contoh Diagram Pareto
4. Diagram Sebab Akibat (Fish Bone) Fish Bone adalah diagram yang berfungsi untuk mengidentifikasi penyebab suatu masalah. Karena fungsi tersebut, diagram Fish Bone sering juga disebut "Cause & Effect Diagram". Pada diagram Fish Bone penyebab biasanya berupa suatu permasalahan yang akan diperbaiki dan ditempatkan pada "kepala ikan". Penyebab dari masalah kemudian diletakkan disepanjang "tulang", dan diklasifikasikan ke dalam tipe berbeda sepanjang cabang. Penyebab masalah berikutnya dapat ditempatkan di samping sisi cabang berikutnya. 8
Penggunaan Analisis Sebab Akibat :
Untuk mengenal penyebab yang penting
Untuk memahami semua akibat dan penyebab
Untuk membandingkan prosedur kerja
Untuk menemukan pemecahan yang tepat
Untuk memecahkan hal apa yang harus diilakukan
Untuk mengembangkan proses
Gambar 9 Contoh Fish Bone
5. Diagram Pencar Scatter Diagram digunakan untuk menyatakan hubungan antara sebab dan akibat, adalah diagram yang digunakan untuk mengetahui apakah 2 variabel mempunyai hubungan (korelasi) yang saling mempengaruhi atau tidak.
Gambar 10 Contoh Scatter Diagram
6. Stratifikasi (Pemisahan Masalah)
Gambar 11 Contoh Stratifikasi
9
Stratifikasi adalah mengelompokkan data menjadi kelompok yang lebih homogen (tunggal). Tujuannya adalah untuk menghindarkan salah interpretasi dalam membaca suatu data sehingga persoalan menjadi lebih jelas/sederhana. 7. Peta Kendali Peta Kendali untuk menunjukkan batas maksimum dan batas minimum daerah pengendalian serta memperlihatkan perkembangan yang dinamis suatu proses.
Gambar 12 Chart Peta Kendali
C. Penyampaian Ide Improvement : Penyampaian Ide Penyampaian ide improvement pertama kali dilakukan dengan mengirimkan judul/tema improvement dengan mengisi Form Registrasi yang dikirimkan oleh Panitia Kaizen System. Pembuatan Materi Power Point (PPT) Penyampaian ide IP dan SGP dituliskan dalam bentuk power point sesuai format materi yang ditentukan Panitia. Materi power point ini selanjutnya dikirimkan melalui email kepada Panitia Kaizen System sesuai batas waktu yang telah ditentukan. Pengiriman materi dapat dilakukan secara bertahap sesuai dengan progress selesainya materi, sampai dengan H-7 sebelum tahap presentasi dimulai. Pembuatan Materi A3 Penyampaian ide GP dituliskan dalam bentuk A3 dan Power Point sesuai format materi yang ditentukan Panitia. Materi power point ini selanjutnya dikirimkan melalui email kepada Panitia Kaizen System sesuai batas waktu yang telah ditentukan. Pengiriman materi dapat dilakukan secara bertahap sesuai dengan progress selesainya materi, sampai dengan H-7 sebelum tahap presentasi dimulai.
10
VI. Teknik Penyelesaian Masalah & Ide Inovasi L an gk ah
P DCA
1
Urai an K egi atan
IP
SGP
GP
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
5W+2H
Ya
Ya
Ya
Penanggulangan & Pemeriksaan Hasil 5W+2H
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Standardisasi : Ya Tema Berikut : Tidak
Ya
Standardisasi : Ya Tema Berikut : Tidak
Pemilihan Tema
2
Tu j u h A l at
Analisa Kondisi yang Ada
- Checksheet - Stratifikasi - Diagram Pareto - Bagan Kendali - Histogram - Stratifikasi - Diagram Pareto - Bagan Kendali - Histogram - Diagram Pencar - Bagan Kendali - Histogram
3
PLAN
Penetapan Target
4
Analisa Sebab Akibat
5
Rencana Penanggulangan
6
7
8
DO
CHECK
ACTION
Evaluasi Proses & Hasil
Standardisasi & Penentuan Tema Berikutnya
- Checksheet - Stratifikasi - Diagram Sebab Akibat - Diagram Pareto - Diagram Pencar
- Checksheet - Stratifikasi - Diagram Pareto - Bagan Kendali - Histogram - Checksheet - Stratifikasi - Diagram Pareto - Bagan Kendali - Histogram
Teknik Pembuatan Materi Power Point Individual Project (IP), Small Group Project (SGP), dan Form A3 untuk Group Project (GP) diuraikan lebih lanjut pada training Kaizen atau file terpisah. Tata cara pengisian Form Summary A3 untuk GP adalah sebagai berikut: 1. Scope tema terkait problem yang melibatkan cross Department/Branch. 2. Pada form terdapat pilihan apakah tema terkait dengan SWOT perusahaan khususnya untuk mengatasi Company Weakness.
11
VII. Mekanisme Penilaian Kaizen System VII. 1. Kategori Penilaian dan Time Schedule a. Internal Competition IP dibagi dalam kategori supporting dan operation, sehingga setiap karyawan disemua level jabatan dan area kerja secara otomatis akan masuk kategori peilaian sesuai area kerja. Peserta IP yang terpilih sebagai Pemenang atau dengan urutan score tertinggi, akan mewakili SBUnya masing-masing pada Kalla Kaizen Contest 2017 (jika terdapat kategori IP pada KKC 2017). Peserta IP terbaik dari area operation Kalla Toyota akan mewakili Kalla Toyota pada Regional Kaizen Marathon 2017 dan National Kaizen & Innovation Marathon 2017 yang dilaksanakan oleh PT Toyota Astra Motor. b. Internal Competition SGP dibagi dalam kategori supporting dan operation, sehingga setiap SGP secara otomatis akan masuk ke dalam kategori penilaian sesuai area kerjanya. Contoh: SGP Marketing akan otomatis berkompetisi antar SGP di area operation; SGP Finance otomatis berkompetisi antar SGP di area supporting. Peserta SGP yang terpilih sebagai Pemenang atau dengan urutan score tertinggi, akan mewakili SBUnya masing-masing pada Kalla Kaizen Contest 2017. Peserta SGP terbaik dari area operation Kalla Toyota akan mewakili Kalla Toyota pada Regional Kaizen Marathon 2017 dan National Kaizen & Innovation Marathon 2017 yang dilaksanakan oleh PT Toyota Astra Motor. Juga akan direkomendasikan untuk mengikuti external competition lainnya seperti Operational Excellence Conference. Penentuan akhir untuk Peserta yang akan dikirimkan ke external competition akan diseleksi kembali sesuai kriteria penilaian dan bobot external competition yang akan diikuti. c. Internal Competition GP tidak dibagi dalam kategori, setiap GP akan berkompetisi dengan Peserta GP lainnya. Peserta GP yang terpilih sebagai Pemenang akan direkomendasikan untuk mengikuti external competition seperti Operational Excellence Conference, dan lainnya. Penentuan akhir untuk Peserta yang akan dikirimkan ke external competition akan diseleksi kembali sesuai kriteria penilaian dan bobot external competition yang akan diikuti. Individual Project
12
Small Group Project
Group Project
Peserta
Division
IP/SGP/GP Kaizen Activity
1
Materi Pres
Presentation Material
3
Juri
Juri
Internal
External
Competition
Competition
Genchi Genbutsu (Audit Kaizen Activity) Interview (Optional)
Juri Final Presentation
2 3
b Presentation &
Genchi Genbutsu (Audit Kaizen Implementation)
4 5 Presentation & A3 Review
6
VII. 2. Mekanisme Penilaian Kaizen System A. Penilaian Tahap Awal (Presentasi 1) SGP/SGA Penilaian Tahap Awal berupa Review Materi Power Point dihadapan Juri Tetap. Penyerahan Materi Presentasi kepada Panitia sesuai batas waktu pengumpulan materi Presentasi 1 Presentasi 1 dilakukan dihadapan Juri Tetap Peserta dipersilahkan membawa alat peraga berupa contoh alat atau hasil improvement 13
Setiap Juri Tetap akan memberikan feedback berupa masukan, saran, dan kritik membangun Juri memberikan penilaian sementara sesuai poin penilaian yang ditentukan Panitia
IP Tidak terdapat Tahap Awal untuk Penilaian IP. GP Penilaian Tahap Awal berupa Presentasi dihadapan Juri Tetap dan Juri Tamu (all Division Head)
Penyerahan Materi Presentasi & A3 kepada Panitia sesuai batas waktu pengumpulan materi Presentasi 1
Presentasi 1 dilakukan dihadapan Juri Tetap dan Juri Tamu
Peserta dipersilahkan membawa alat peraga berupa contoh alat atau hasil improvement
Setiap Juri Tetap dan Juri Tamu akan memberikan feedback berupa pertanyaan menguji, evaluasi, masukan, saran, dan kritik membangun
Juri memberikan penilaian sesuai poin penilaian yang ditentukan Panitia
B. Penilaian Tahap Kedua (Presentasi 2 dan Genba) SGP/SGA Penilaian Tahap Kedua berupa Presentasi seleksi dihadapan Juri Tetap dan Juri Tamu (cross department head)
Penyerahan Materi Presentasi (revisi) kepada Panitia sesuai batas waktu pengumpulan materi Presentasi 2
Presentasi 2 dilakukan dihadapan Juri Tetap dan Juri Tamu
Peserta dipersilahkan membawa alat peraga berupa contoh alat atau hasil improvement
Setiap Juri Tetap dan Juri Tamu akan memberikan feedback berupa pertanyaan menguji, evaluasi, masukan, saran, dan kritik membangun
Juri memberikan penilaian sesuai poin penilaian yang ditentukan Panitia
Juri Tetap akan melakukan genba (genchi genbutsu) pada area kerja Peserta untuk memastikan pelaksanaan hasil/proses Kaizen dengan melakukan Audit Kaizen Implementation
Panitia akan mengumumkan 20 besar yang akan mengikuti Presentasi Final
IP Tidak terdapat Tahap Kedua untuk Penilaian IP. 14
GP Tidak terdapat Tahap Kedua untuk Penilaian SGP. C. Kriteria Penilaian Kaizen System IP, SGP/SGA, GP Indikator penilaian pada tahap Plan :
Keterkaitan tema dengan KPI & Action Plan
Keterlibatan anggota di dalam menentukan tema
Pendataan & Evidence
Peran atasan
Metode melakukan ANAKONDA (Analisa kondisi yang ada) Man, Method, Material, Machine, Environments
Bukti-bukti pengamatan
Ilustrasi pada risalah
Unsur target Specific, Measurable, Achievable, Reliable, Tangible (SMART)
Pengujian sebab akibat
Metode perhitungan
Ketajaman mengurai
Proses pencarian solusi penanggulangan
Kejelasan (5W2H) Why, What, Who, Where, When, How, How Much
Indikator penilaian pada tahap Do :
Bentuk ide penanggulangan
Aktivitas PDCA dalam mewujudkan target penanggulangan
Ilustrasi penanggulangan
Indikator penilaian pada tahap Check :
Pencapaian target 100%
Data perbandingan kondisi sebelum dan sesudah
Cost/benefit (aspek safety)
Indikator penilaian pada tahap Action :
Standarisasi
Tindak lanjut dan penetapan tema berikutnya
D. Penilaian Tahap Akhir (Presentasi 3) SGP/SGA Presentasi Akhir akan dilakukan dihadapan Juri Final Presentation (BOD Kalla Automotive)
Penyerahan Materi Presentasi (revisi) kepada Panitia sesuai batas waktu pengumpulan materi Presentasi 3 15
Presentasi 3 dilakukan dihadapan Juri Final Presentation
Peserta dipersilahkan membawa alat peraga berupa contoh alat atau hasil improvement
Juri Final Presentation tidak memberikan feedback kepada Peserta
Juri Final Presentation akan memberikan penilaian melalui Papan Score, yang langsung akan dicatat oleh Panitia
Setiap Peserta akan mendapatkan score total yang merupakan akumulasi score yang diberikan oleh para Juri Final Presentation
Penentuan Pemenang SGP dilakukan oleh Panitia berdasarkan akumulasi nilai Presentasi Awal, Presentasi Kedua, hasil Genba, dan Presentasi Akhir. IP Peserta IP akan memaparkan idenya pada satu kali sesi Presentasi dihadapan Juri Tetap dan Juri dari Organizational Development Division.
Penilaian dilakukan oleh atasan langsung Peserta IP, yang dituliskan pada kolom penilaian pada Form A3
Penilaian juga dilakukan pada sesi presentasi dihadapan Juri Tetap dan Juri khusus IP
Total penilaian IP adalah jumlah total penilaian Juri Tetap dan Juri Khusus IP, ditambahkan hasil penilaian pada A3 Paper
Penentuan Pemenang IP dilakukan oleh Panitia berdasarkan akumulasi nilai dari Juri Tetap dan Juri khusus IP. GP Penilaian Tahap Akhir berupa Presentasi dihadapan Juri Final Presentation (BOD Kalla Automotive)
Penyerahan Materi Presentasi & A3 kepada Panitia sesuai batas waktu pengumpulan materi Presentasi Akhir
Presentasi Akhir dilakukan dihadapan Juri Final Presentation
Peserta dipersilahkan membawa alat peraga berupa contoh alat atau hasil improvement
Setiap Juri Final Presentation akan memberikan feedback berupa pertanyaan menguji, evaluasi, masukan, saran, dan kritik membangun
Juri Final Presentation akan memberikan penilaian melalui Papan Score, yang langsung akan dicatat oleh Panitia
Setiap Peserta akan mendapatkan score total yang merupakan akumulasi score yang diberikan oleh para Juri Final Presentation
Penentuan Pemenang SGP dilakukan oleh Panitia berdasarkan akumulasi nilai Presentasi dan A3 Paper. 16
E. Penilaian Total Kaizen System Skor Penilaian IP/SGP/GP
Platinum / Gold / Silver / Bronze
Langkah-langkah penilaian IP/SGP/GP sebagai berikut: 1. Berikan nilai dalam bentuk poin untuk setiap item kriteria penilaian yang ada pada tabel penilaian IP/SGP/GP berdasarkan kesesuaian setiap item dengan improvement yang dilakukan peserta dan bukti (evidence) yang ada selama proses penilaian. Range nilai untuk setiap kriteria diberikan dalam tabel penilaian (Lampiran B.1 s/d Lampiran B.6). 2. Membuat catatan-catatan sebagai bahan wawancara (jika diperlukan). 3. Menjumlahkan nilai seluruh item kriteria penilaian. 4. Menetapkan jenis penghargaan (awarding category) sesuai dengan kriteria sebagai berikut : Jenis Penghargaan
Skor Akhir
Platinum
Skor ≥ 800
Gold
600 ≤ Skor < 800
Silver
450 < Skor < 600
Bronze
400 < Skor ≤ 449
VIII.
VIII. Kategori Pemenang dan Bentuk Apresiasi Perusahaan sangat mengapresiasi keikutsertaan setiap karyawan secara aktif dalam Kaizen System baik dalam bentuk IP/SGP/SGA/GP. Apresiasi ini diberikan berupa reward pemenang dalam bentuk nominal rupiah, medali, plakat, dan paket trip. Keikutsertaan ini juga, baik secara individu maupun organisasi akan mempengaruhi secara langsung penilaian kinerja tahunan dan menjadi pertimbangan dalam pemberian bonus tahunan. Kaizen System juga dapat menjadi ajang untuk menunjukkan bakat dan potensi yang dimiliki, yang seringkali tidak dapat terlihat secara maksimal pada proses kerja seharihari.
17
Insentif Motivasi a. Insentif motivasi diberikan sebagai apresiasi kepada Peserta IP/SGA dari cabang/bengkel Kalla Toyota b. Setiap karyawan cabang/bengkel dari semua area kerja berhak mendapatkan insentif motivasi, dengan syarat menjadi Peserta IP/SGP dan atau ide IP/SGPnya terpilih mewakili cabang/bengkelnya mengikuti kompetisi Kaizen System 2017 c. Mekanisme pemberian insentif motivasi untuk cabang/bengkel akan diatur kemudian oleh Customer First Department (Kaizen Support Section)
Pemenang IP & Bentuk Apresiasi Kategori Pemenang dan apresiasi yang diberikan adalah sebagai berikut:
8 Pemenang untuk kategori operation, total apresiasi sebesar Rp 11.250.000,-
8 Pemenang untuk kategori supporting, total apresiasi sebesar Rp 11.250.000,-
1 Pemenang Best of the Best, apresiasi berupa Paket Umroh
Masing-masing Pemenang akan mendapatkan medali Gold, Silver, Bronze sesuai score yang didapatkan
Pemenang SGP dan Bentuk Apresiasi Kategori Pemenang dan apresiasi yang diberikan adalah sebagai berikut:
5 Pemenang untuk kategori operation, total apresiasi sebesar Rp 14.500.000,-
5 Pemenang untuk kategori supporting, total apresiasi sebesar Rp 14.500.000,-
1 Pemenang Best of the Best, dalam bentuk Trophy bergilir
1 Pemenang the Best Kaizen Implementation 2016, total apresiasi sebesar Rp 3.000.000,-
Pemenang kategori operation, supporting, dan the Best Kaizen Implementation juga akan mendapatkan Plakat
Pemenang GP dan Bentuk Apresiasi Pemenang dan apresiasi yang diberikan adalah sebagai berikut:
1 Pemenang untuk Best GP, total apresiasi sebesar Rp 5.000.000,-
Pemenang juga akan mendapatkan Plakat
18
Lampiran A.1 - Form Pengajuan Judul IP/SGP/GP
Kaizen System 2016 Monitoring Progress (8 Step) Sect./Dept./Div. Nama Karyawan
Judul IP
INDIVIDUAL PROJECT
No
Tahapan
1 2 3 4 5 6 7 8
Menentukan Tema Analisa Kondisi Yang Ada Penetapan Target Analisa Sebab Akibat Rencana Penanggulangan Penanggulangan & Pemeriksaan Hasil Evaluasi Hasil Standarisasi & Tema Berikutnya
Status
Notes: 1. Isilah kolom yang berwarna merah 2. Berikan tanda checklist (√) di kolom Status untuk tahapan yang sudah dilalui IP anda
Kaizen System 2016 Monitoring Progress (8 Step) Sect./Dept./Div. Nama SGP
Nama Anggota SGP
Judul SGP
Leader Anggota Anggota Anggota Anggota
SMALL GROUP PROJECT
No
Tahapan
1 2 3 4 5 6 7 8
Menentukan Tema Analisa Kondisi Yang Ada Penetapan Target Analisa Sebab Akibat Rencana Penanggulangan Penanggulangan & Pemeriksaan Hasil Evaluasi Hasil Standarisasi & Tema Berikutnya
Status
Notes: 1. Isilah kolom yang berwarna merah 2. Berikan tanda checklist (√) di kolom Status untuk tahapan yang sudah dilalui SGP anda
Kaizen System 2016 Monitoring Progress (8 Step) Sect./Dept./Div.
GROUP PROJECT
Nama GP
Nama Anggota GP
Judul GP
Leader Anggota Anggota Anggota Anggota
No
Tahapan
1 2 3 4 5 6 7 8
Menentukan Tema Analisa Kondisi Yang Ada Penetapan Target Analisa Sebab Akibat Rencana Penanggulangan Penanggulangan & Pemeriksaan Hasil Evaluasi Hasil Standarisasi & Tema Berikutnya
Notes: 1. Isilah kolom yang berwarna merah 2. Berikan tanda checklist (√) di kolom Status untuk tahapan yang sudah dilalui GP anda
19
Status
PERSONIL :
NOTULIS
TEMA LEADER
PROJECT LEADER
2. Analisa Kondisi yang Ada
5. Rencana Penanggulangan
Saran DVH/ Facilitator
20
Perhitungan hasil dalam Rupiah (gross)
Rp. …………………../Bln
Hasil bersih
(Evaluasi terhadap Nilai target)
Hal-hal Penting
Hal-hal positif
No
:
:
Is i
Tgl/Bln
Kesan-kesan Aktivitas (hal-hal Positif dan Penting)
8. Standardisasi
Saran DVH / ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. Advisor
(P
7. Evaluasi Hasil
Saran DVH/ Saran DVH/ ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. Facilitator Facilitator
4. Analisa Sebab-Akibat
Hadir (%)
Jam
NAMA GP
......... & ...........
CATATAN PERTEMUAN
DEP'T
DIRECTORATE
Bulan
PIC
Tanggal
Bulan
Berakhir
Target
Tahun
SECT.
DIVISI GROUP
....... & .......
................ & ..................
PIC
Cara Penyimpulan
Tindak lanjut : - Berkomitmen implementasi standar yang telah dibuat terus-menerus.
Nama :
Saran Advisor (Division Head)
Rata-rata
Standardisasi Peningkatan Teknik GP Bagus sekali
Hasil Kualitas Masalah istimewa
Catatan :
Penanggulangan Pembagian Kerja
Penelitian/Analisa
Penentuan Tema
Saling Asah/Sinergi
Kerja Sama
Kemandirian
Nama :
Saran Director
Usaha lagi
Saran DVH/ …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. Facilitator Penilaian Penilaian Aspek Teknis Aspek Pengelolaan Advisor Sendiri Advisor Sendiri
Periode
Saran Division Head / Facilitator
......... & .........
6. Penanggulangan & Pemeriksaan Hasil
Kesimpulan
Penanggulangan & cek hasil Evaluasi hasil
Rencana penanggulangan
6
8
Analisa sebab - akibat
5
7
Penetapan target
4
Langkah
3
No
Tahun
Mulai
Rencana Kerja
Tanggal
Periode
Satuan target
3. Penetapan Target
DLL
ENVIRONMENT
PRODUCTIVITY
MORALE
Tgl/Bulan
SAFETY
DELIVERY
COST
QUALITY
Non KPI KPI: Financial/Customer/Internal Process/Learning & Growth
AKTIVITAS GROUP PROJECT (GP) TEMA
Saran DVH/ ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. Facilitator Saran Dir / ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. Advisor
1. Alasan Pemilihan Tema
KE
TEMA
PERIODE
PT HADJI KALLA
Standardisasi
Lampiran A.2 - Form Summary A3 Group Project (GP)
:
:
Progress PDCA (Status Langkah Kegiatan) yang Telah Selesai 6. Penanggulangan & Pemeriksaan Hasil 1. Alasan Pemilihan Tema 7. Evaluasi Proses & Hasil 2. Analisa Kondisi yang Ada Plan 8. Standardisasi & Penentuan Tema 3. Penetapan Target Berikutnya 4. Analisa Sebab Akibat 5. Rencana Penanggulangan Keterangan :
Nama IP/SGP/GP Tema yang Dibahas
Kaizen System
Audit Kaizen Activity
Do Check Action
Tanggal :
Nama
Auditee
Department/Section: Advisor / Nopek : Fasilitator / Nopek : : Leader / Nopek Anggota/ Nopek
Auditor :
PT HADJI KALLA
Ttd:
Ttd:
Lampiran B.1 - Form Audit Kaizen Activity
21
Auditor 1 2 3
Kondisi Saat ini :
Value Creation Keterangan masing-masing :
Tanda Tangan
Quality
GP
Cost
Auditee
Nama Gugus :
Tanda Tangan
Delivery
Moral
Tanggal
Department/Section :
SGP
Judul Risalah : IP
PT HADJI KALLA
Kaizen System
Audit Kaizen Implementation
HSSE
Lampiran B.2 - Form Audit Kaizen Implementation
22
Lampiran C.1 – Contoh Template Presentasi Pelaporan SGP
23
24
Lampiran C.2 – Contoh Template Presentasi Pelaporan IP
4 1 2
5
7 3
6
Keterangan :
Peserta IP dipersilahkan menggunakan format pelaporan 1 (satu) slide seperti contoh di atas
Peserta IP juga diperbolehkan untuk melakukan modifikasi pada slide presentasi. Tidak hanya menampilkan 1 slide, tetapi boleh menambahkan slide dengan jumlah maksimal 5 (lima) slide, dengan batasan seluruh langkah – langkah pada contoh slide di atas terpenuhi, yaitu : 1. Cek Kondisi dan Temukan Masalah 2. Identifikasi Penyebab 3. Ambil Tindakan Perbaikan 4. Sebelum Perbaikan 5. Sesudah Perbaikan 6. Improvement Selanjutnya 7. Tanda Tangan Persetujuan
25
