Programma samenwerking UvA-VU
Kaders en principes voor sturing, bekostiging, bedrijfsvoering en verantwoording AAA 2 oktober 2013
Een belangrijke bijdrage op instellingsniveau aan het succes van de AFS en alle andere samenwerkingsverbanden in het kader van de AAA vormen gemeenschappelijke kaders en principes voor besturing, bekostiging, bedrijfsvoering en verantwoording. Het hanteren van gemeenschappelijke kaders en principes ondersteunt de samenwerking en de uitwisseling van studenten en medewerkers. Dergelijke kaders geven bovendien richting voor de werkzaamheden van de werkgroepen die de verschillende samenwerkingsverbanden tot stand gaan brengen. De kaders moeten gemeenschappelijk zijn maar ook herkend worden door en voldoende aansluiten bij de deelnemende instellingen. In deze notitie worden de gemeenschappelijke kaders en principes voor besturing, bekostiging, bedrijfsvoering en verantwoording voor de instellingen die deelnemen aan de AAA beschreven. Sommige kaders en principes zijn tamelijk scherp onderscheidend geformuleerd, andere staan er als principe maar dienen nader te worden verkend om tot concretisering te komen. Aandachtspunt daarbij is dat juist in de uitwerking en toepassing zich dilemma’s en vragen voordoen. Het abstractieniveau waarop de kaders en principes zijn geformuleerd is enerzijds hoog genoeg om beginselen uit te drukken die generieke geldigheid hebben (en te voorkomen dat zich op grote schaal uitzonderingen op de kaders voordoen), maar specifiek genoeg om sturende en convergerende werking te hebben in concrete gevallen. Vervolgproces Nadat de Colleges van bestuur in de gezamenlijke Collegevergadering van 2 oktober onderstaande kaders en principes hebben vastgesteld, vinden de volgende vervolgstappen plaats: -
De Colleges van Bestuur bespreken de kaders met de Raden van Toezicht en in hun overleggen met de decanen, de portefeuillehouders onderwijs, de
portefeuillehouders onderwijs en de directeuren van diensten en directeuren bedrijfsvoering - De Colleges van Bestuur bespreken de kaders met de medezeggenschap - De kaders m.b.t. generieke beleidskaders, shared services, scheiding beleid en uitvoering en standaarden worden in de werkgroepen van het programma samenwerking VU-UvA nader uitgewerkt. - De kaders en principes worden toegepast bij de uitwerking van de inrichting en besturing van de AFS en de harmonisatie van de besturing en bedrijfsvoering. Zij worden als kaderstelling meegegeven aan de betreffende werkgroepen. - De Colleges van Bestuur besluiten om het bestuurs- en beheersreglement van de VU en de UvA in overeenstemming te brengen met de kaders voor sturing, financiering, bedrijfsvoering en verantwoording AAA, voor zover van strijdigheid sprake is. - De voorstellen in de nieuwe Instellingsplannen voor de samenwerking tussen beide instellingen, de sturing en de bedrijfsvoering worden gebaseerd op de kaders voor sturing, financiering, bedrijfsvoering en verantwoording AAA. De vragen en dilemma’s die zich voordoen bij de nadere uitwerking en toepassing van de kaders en principes, mogen niet leiden tot vertraging bij de realisatie van de AFS.
Kader of principe Collectief bestuur samenwerking
1
Toelichting Zaken die de samenwerkingsverbanden tussen de instellingen die deelnemen aan de AAA of anderszins het gezamenlijke belang van de deelnemende instellingen betreffen, worden door de Colleges gezamenlijk bestuurd, om eenheid van beleid te waarborgen en risico’s te reduceren.1 Hierbij worden de wettelijke verantwoordelijkheden van de afzonderlijke besturen in acht genomen.
De gezamenlijke vaststelling van beleid met betrekking tot onderlinge samenwerkingsverbanden heeft in ieder geval betrekking op: de beoordelingscriteria en (her)benoeming van hoogleraren (zoals tbv ACTA en AFS) de daarvoor relevante onderdelen van het Instellingsplan ex artikel 2.2 WHW wijzigingen in de systematiek van interne toewijzing van budgetten externe afvaardiging, met het oog op de positionering als samenwerkingsverband de vaststelling van de jaarlijkse begroting (en eventuele tussentijdse begrotingswijzigingen), met inbegrip van investeringsplannen (Huisvestingsplan en IT-projectportfolio) de oprichting van rechtspersonen en het onderbrengen daarin van taken naamgevingskwesties, zoals ten aanzien van instituten en gebouwen de indiening van subsidieaanvragen, anders dan onderzoekssubsidies, alsmede van subsidieaanvragen voor onderzoek met een potentieel negatieve invloed op de samenwerking.
Kader of principe Eenhoofdige verantwoordelijkheid
Academisch leiderschap
Integraal management
Toelichting Verantwoordelijkheden en bevoegdheden worden eenduidig belegd bij personen en niet bij groepen of teams. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden kunnen intern gemandateerd worden voor zover niet expliciet anders is bepaald met inachtneming van de daarvoor geldende instellingsbrede bepalingen. Academische eenheden worden door wetenschappers met begrensde zittingstermijn geleid (bestuurslijn), ondersteund door een directeur bedrijfsvoering voor de beheerlijn. Sturing is gebaseerd op integraal management. Dat impliceert dat leidinggevenden verantwoordelijk zijn voor onderwijs én onderzoek én bedrijfsvoering (inclusief alle kosten) binnen de eigen eenheid (voor zover deze taken deel uitmaken van de opdracht van de eenheid). Daarbij worden de wet, het instellingsbeleid en de grenzen van het verleende (onder)mandaat in acht genomen.
Daarnaast vindt in meer algemene zin afstemming plaats met betrekking tot: de beoordelingscriteria en de (her)benoeming van decanen het opleidingsaanbod het aangaan of wijzigen van duurzame samenwerkingen met derden het wijzigen van de relatie tot het bijbehorende UMC, bedoeld in de WHW in resp. artikel 12.20 (voor de UvA) of 12.18 (voor de VU) reorganisaties (substantiële wijzigingen in de organisatie van diensten en faculteiten die in de zin van de cao kwalificeren als reorganisatie) secundaire en tertiaire arbeidsvoorwaarden.
Kader of principe Generieke beleidskaders
Toelichting VU en UvA(/HvA) stemmen de generieke kaders op elkaar af die gelden voor alle eenheden (faculteiten en diensten). Deze kaders hebben in ieder geval betrekking op: O&O beleid inclusief internationalisering en studentenbeleid Besturing en organisatie O&O Systematiek van verdeling van middelen Resultaatafspraken tussen eenheden en bestuur Wijze van verantwoording door eenheden HR beleid inclusief uitvoering cao en benoemingsystematiek toplaag Communicatie- en merkenbeleid IT-strategie en IT-beleid Generieke kaders worden zo mogelijk opgesteld op het niveau van de gezamenlijke instellingen, met variatie tussen of binnen de instellingen indien daar goede reden voor is. De generieke kaders worden vastgesteld na interne raadpleging en advisering.
Kader of principe Inrichting en bekostiging van bedrijfsvoering in shared services
Toelichting Uitvoering van de bedrijfsvoering ten behoeve van het primaire proces vindt binnen enkele jaren plaats in gezamenlijke shared service centres van VU en UvA/HvA waarbij verplichte winkelnering geldt. Faculteiten en andere eenheden, en in voorkomende gevallen de UMC’s, nemen daarvan diensten af tegen betaling en hebben zo invloed op prijs en kwaliteit, een en ander binnen de instellingskaders. Onder bedrijfsvoering wordt verstaan alle niet O&Ogebonden OBP-functies, behoudens secretariële ondersteuning en studentassistenten. De shared services omvatten in ieder geval: Alle concernadministraties Inkoop De standaard (non expert) ICT functies De gebouwservices/facility management (gebruikerszijde demarcatie) De HR-services inclusief arbozorg Technology Transfer en subsidiedesk Zij omvatten mogelijk, na nader onderzoek: De Universiteitsbibliotheken De onderwijsdiensten De werving en marketing Zij omvatten niet: Nieuwbouw, verbouw en groot onderhoud (eigenaarszijde demarcatie)
Kader of principe Scheiding beleid en uitvoering
Toelichting Nadat gekomen is tot gezamenlijke uitvoering in Shared Service Centers (SSC), dan worden beleidsvoorbereiding en uitvoering gescheiden zodat de afzonderlijke instellingen hun eigen strategisch beleid kunnen bepalen. Dit betreft het strategisch beleid en de generieke kaders op het gebied van onderwijs, onderzoek, internationalisering, studentenbeleid, HRM, financiën, besturing en verantwoording, communicatie- en merkenbeleid en de generieke kaders voor de bedrijfsvoering, huisvesting en ICT. Dit beleid is kaderstellend voor de eenheden (faculteiten en gemeenschappelijke diensten/shared service centres). De nadere invulling van deze kaders wordt ondergebracht bij faculteiten en shared service centres en belegd bij personen met mandaat tot het uitvoeren van de gemandateerde taken en genomen beslissingen. Een aantal bestuurlijk cruciale uitvoerende taken wordt niet ondergebracht bij de shared services, maar gekoppeld aan de instellingsbrede beleidsvoorbereiding. Dat betreft in ieder geval woordvoering, control en treasury.
Standaarden zijn de norm
De organisatorische vormgeving van de scheiding van beleidsvoorbereiding en uitvoering zal nog worden uitgewerkt. Uitgangspunt daarbij is dat beleidsvoorbereiding een staffunctie is ten behoeve van het CvB dat het beleid vaststelt, die op verschillende manieren kan worden georganiseerd. Standaardisering waarborgt de kwaliteit van de bedrijfsvoering, bevordert de kostenefficiëntie en de uitwisselbaarheid, en minimaliseert de interne transactiekosten. Standaards kunnen voor de hele instellingen gelden of alleen voor bepaalde (bijvoorbeeld medische) faculteiten. De faculteiten hebben invloed op de standaard service levels, omdat de diensten er voor hen zijn en zij ze betalen.
Kader of principe Samenwerken kost niet maar levert op
Toelichting Door de AAA samenwerking worden faciliteiten en ondersteunende taken goedkoper of in ieder geval niet duurder, gemeten naar kosten per eenheid “product”. Noodzakelijke investeringen, amortisaties en andere tijdelijke extra uitgaven worden in 5 tot maximaal 10 jaar terugverdiend. Zij gaan niet ten koste van andere faculteiten en eenheden.
