Update Governance principes (code verzekeraars) Toepassing Governance principes en verantwoording door de OWM SAZAS

Update Governance principes (code verzekeraars) 20141. Toepassing Governance principes en verantwoording door de OWM SAZAS

Inhoud 1.

Inleiding

1.1

Verantwoording Code

2.

Raad van Commissarissen (door SAZAS ingevuld vanuit Algemeen Bestuur)

2.1

Samenstelling en Deskundigheid

2.2

Taak en werkwijze

3.

Raad van Bestuur (door SAZAS ingevuld door het Dagelijks Bestuur)

3.1

Samenstelling en Deskundigheid

3.2

Taak en werkwijze

4.

Risicomanagement

5.

Audit

6.

Beloningsbeleid

6.1

Uitgangspunt

6.2

Governance

6.3

Bestuurdersbeloning (OWM SAZAS past de SER vergoeding toe)

6.4

Variabele beloning (OWM SAZAS past de SER vergoeding toe)

7.

Naleving Wet- en Regelgeving

1

Versie 11022014

1. Inleiding De Governance principes, hierna de Code, zijn opgesteld door het Verbond van Verzekeraars en worden ook onderschreven door de Federatie van Onderlinge Verzekeraars. De Code is gepubliceerd in de staatcourant nr.9237 van 25 mei 2011. De Code is van toepassing op alle verzekeraars die beschikken over een vergunning verleend op grond van de Wet op het financieel toezicht (Wft). In overeenstemming hiermee past de OWM SAZAS de Code toe vanuit haar eigen (paritaire) One Tier bestuursmodel. Bij een One Tier bestuursmodel is er sprake van een Algemeen bestuur (te vergelijken met de rol van RvC ) en een dagelijks bestuur ( te vergelijken met een RvB). Vanuit dit model is naar de mening van het bestuur en de dragende organisaties de betrokkenheid tot de operationele processen en de achterban groter. In de Code wordt in het bijzonder ingegaan op de rol van het bestuur van de verzekeraar en op de functie van risicomanagement en audit binnen de verzekeraar. Daarnaast bevat de Code principes over beloning. De Code staat niet op zichzelf, maar maakt deel uit van het volledige stelsel van nationale, Europese en internationale wet- en regelgeving, jurisprudentie en codes, dat in zijn geheel wordt bezien. Bij de toepassing van de Code houdt OWM SAZAS rekening met deze nationale, Europese en internationale context en met de activiteiten en overige specifieke kenmerken. Bepalend voor de werking van de Code is niet de mate waarin deze naar de letter wordt nageleefd (geen ’afvinkgedrag’), maar de wijze waarop met de intenties van de Code wordt omgegaan. De raad van bestuur (vanuit het One Tier bestuursmodel is dit bij de OWM SAZAS het dagelijks bestuur) heeft een verantwoordelijkheid voor de evenwichtige afweging van de belangen van alle bij de verzekeraar betrokken partijen zoals de dragende organisaties haar klanten, leden en medewerkers. Hierbij wordt rekening gehouden met de continuïteit van OWM SAZAS, de maatschappelijke omgeving waarin de OWM SAZAS functioneert en wet- en regelgeving en codes die op de OWM SAZAS van toepassing zijn. De klant zal te allen tijde zorgvuldig worden behandeld. De Code treedt in werking op 1 januari 2011. In deze vertaling van de Code doet de OWM SAZAS verslag over de wijze waarop de beginselen uit de Code verzekeraars toegepast worden binnen de verzekeraar OWM SAZAS. Het algemeen bestuur van de OWM SAZAS staat volledig achter de Code Verzekeraars. 1.1. Verantwoording Code OWM SAZAS vermeldt gemotiveerd in zijn jaarverslag en op zijn website per bepaling uit de Code op welke wijze hij de betreffende bepaling toepast. Indien OWM SAZAS niet (volledig) voldoet aan de bepaling legt hij uit waarom. De verantwoordingstekst in het jaarverslag en op de website moeten eenvoudig vindbaar zijn. In het jaarverslag is de verantwoording als bijlage toegevoegd en op de website is de code te vinden op www.sazas.nl/over ons.

2. Raad van Commissarissen (OWM SAZAS vult dit in met een algemeen bestuur) 2.1 Samenstelling en deskundigheid Tekst Code Verzekeraars

Toepassing door OWM SAZAS

2.1.1 De raad van commissarissen is zodanig samengesteld, dat hij zijn taak naar behoren kan vervullen. Complementariteit, collegiaal bestuur, onafhankelijkheid en diversiteit zijn een voorwaarde voor een goede taakvervulling door de raad van commissarissen.

OWM SAZAS past dit principe proportioneel toe. SAZAS kent een algemeen bestuur. Het algemeen bestuur bestaat uit 7 leden en is paritair samengesteld. Hierdoor worden zowel de klanten van werkgevers als werknemers zijde bestuurlijk vertegenwoordigd. De samenstelling is divers in geslacht, leeftijd, sectoren en professionele achtergrond. De brede diversiteit naar professionele achtergrond van de leden van het algemeen bestuur waarborgt het complementaire profiel van het algemeen bestuur. Het algemeen bestuur treedt op als een collegiaal lichaam. Hoewel besluiten formeel bij meerderheid van stemmen en pariteit genomen worden, zoekt het bestuur in principe naar consensus. De leden voldoen aan de onafhankelijkheidscriteria. Er wordt jaarlijks geëvalueerd waarbij o.a. de samenstelling, geschiktheidsmatrix en continuïteit aan de orde komen. Verder streeft het algemeen bestuur ernaar om aan alle statutaire eisen te voldoen. De bestuursleden worden vermeld in het jaarverslag.

Tekst Code Verzekeraars


2.1.2 De raad van commissarissen beschikt over een voldoende aantal leden om zijn functie, ook in de commissies van de raad, goed te kunnen uitoefenen. Het geschikte aantal leden is mede afhankelijk van de aard, omvang en complexiteit van de verzekeraar.

OWM SAZAS past dit principe toe. Het algemeen bestuur is paritair samengesteld. Het bestuur telt 7 leden. Het algemeen bestuur beschikt over voldoende leden om zijn functie ook in commissies van het bestuur goed uit te kunnen oefenen. Het algemeen bestuur beschikt ook nog over een bestuursbureau dat ondersteuning biedt. Hierdoor is er nog voldoende ruimte om zijn functie binnen het algemeen bestuur naar behoren te kunnen uitoefenen. Verder streeft het algemeen bestuur ernaar om aan alle statutaire eisen te voldoen.



2.1.3 De leden van de raad van commissarissen beschikken over gedegen kennis van de maatschappelijke functies van de verzekeraar en van de belangen van alle bij de verzekeraar betrokken partijen. De raad van commissarissen maakt een evenwichtige afweging van de belangen van de bij de verzekeraar betrokkenen zoals zijn klanten, aandeelhouders en medewerkers.

OWM SAZAS past dit principe proportioneel toe. SAZAS kent geen aandeelhouders. Voor de bestuurders worden minimaal 3 studiedagen georganiseerd waarin nadere kennisverdieping plaats vindt. Hierbij komen marktontwikkelingen, risicomanagement, ORSA, Solvency II, zorg voor klanten, toereikendheidstoets voorzieningen en WFT ontwikkelingen aan de orde. Daarnaast houdt het algemeen bestuur bij de uitvoering van zijn taken rekening met de maatschappelijke functie van de OWM SAZAS en met alle belanghebbenden. Nieuwe bestuurders starten als aspirant bestuurder en worden vanuit een introductieprogramma (bestuurderskompas) en de beschikbare kennisbank op het gewenste geschiktheidsniveau gebracht. Voorts worden bestuurders door DNB en AFM onderworpen aan een betrouwbaarheid- en geschiktheidstoets om erop toe te zien dat het bestuur zodanig is samengesteld dat zij haar taak naar behoren kan vervullen.



2.1.4 Ieder lid van de raad van commissarissen is in staat om de hoofdlijnen van het totale beleid van de verzekeraar te beoordelen en zich een afgewogen en zelfstandig oordeel te vormen over de basisrisico,s die daarbij worden gelopen. Voorts beschikt ieder lid van de raad van commissarissen over specifieke deskundigheid die noodzakelijk is voor de vervulling van zijn rol binnen de raad van commissarissen. Daartoe wordt, zodra een vacature in de raad ontstaat, een individuele profielschets voor een nieuw lid van de raad van commissarissen opgesteld die past binnen de profielschets die voor de gehele raad is opgesteld.

OWM SAZAS past dit principe proportioneel toe. Risicomanagement en Solvency II vormen vaste agendapunten op de bestuursagenda. Ook op de studiedagen wordt hier volop aandacht aan gegeven. Het bestuur heeft in 2012 een ORSA (Own Risk Solvency Assessment ) doorlopen en gerapporteerd aan de DNB. Er zijn profielschetsen aanwezig voor de bestuurders. Vanwege de proportionaliteit is gekozen voor een functieprofiel voor het algemeen bestuur en alleen een afwijkend model voor de voorzitter(s) (raad van bestuur). Er is een risicocommissie die beleidsvoorbereidend werk doet voor het algemeen bestuur. De besluiten van het algemeen bestuur worden vastgelegd in een besluitenlijst.



2.1.5 Bij de vervulling van de vacature van voorzitter van de raad van commissarissen wordt in de op te stellen individuele profielschets aandacht besteed aan de door de verzekeraar gewenste deskundigheid en ervaring met de financiële sector en bekendheid met de sociaaleconomische en politieke cultuur en de maatschappelijke omgeving van de belangrijkste markten waarin de

OWM SAZAS past dit principe proportioneel toe. Er is een functiebeschrijving opgesteld voor de voorzitter. Hierbij is er rekening gehouden met de door de OWM SAZAS gewenste aandacht voor geschiktheid en ervaring met de financiële sector, evenals bekendheid met de sociaaleconomische en politieke cultuur en de maatschappelijke omgeving van de belangrijkste markten waarin SAZAS opereert.

verzekeraar opereert.

Geprobeerd wordt om vanuit het bestaande algemeen bestuur het voorzitterschap invulling te geven om de continuïteit van het algemeen bestuur te waarborgen.



2.1.6 Ieder lid van de raad van commissarissen, de voorzitter in het bijzonder, is voldoende beschikbaar en bereikbaar om zijn taak binnen de raad van commissarissen en de commissies van de raad waarin hij zitting heeft naar behoren te vervullen.

OWM SAZAS past dit principe toe. De leden van het algemeen bestuur zijn voldoende beschikbaar en bereikbaar om hun taak te vervullen. De beschikbaarheid van de leden is onder andere af te lezen aan de presentielijsten van de vergaderingen. In 2012 was de presentie op de vergaderingen van de besturen en voorzitters als geheel en de deelcommissies gemiddeld rond de 96%. Buiten deze vergaderingen worden diverse onderwerpen per e-mail en telefoon besproken. Ook is er een lijst met nevenfuncties voorhanden.



2.1.7 Ieder lid van de raad van commissarissen ontvangt een passende vergoeding in relatie tot het tijdsbeslag van de werkzaamheden. Deze vergoeding is niet afhankelijk van de resultaten van de verzekeraar.

OWM SAZAS past dit principe toe. Alle bestuurders krijgen een vacatie vergoeding per vergaderdagdeel en voorbereiding waarbij zoveel mogelijk de richtlijn van de SER wordt gevolgd.



2.1.8 De voorzitter van de raad van commissarissen ziet toe op de aanwezigheid van een programma van permanente educatie voor de leden van de raad van commissarissen, dat tot doel heeft de deskundigheid van de commissarissen op peil te houden en waar nodig te verbreden. De educatie heeft in ieder geval betrekking op relevante ontwikkelingen binnen de verzekeraar en de financiële sector, op corporate Governance in het algemeen en die van de financiële sector in het bijzonder, op de zorgplicht jegens de klant, integriteit, het risicomanagement, financiële verslaggeving en audit. Ieder lid van de raad van commissarissen neemt deel aan het programma en voldoet aan de eisen van permanente educatie.

OWM SAZAS past dit principe toe. Om de geschiktheid van het algemeen bestuur, audit- en de risicocommissie op peil te houden en waar nodig te verbreden is een geschiktheidsplan geïntroduceerd, waarin ook het onderhouden van de geschiktheid via permanente educatie is opgenomen. Als onderdeel van de jaarlijkse zelfevaluatie kunnen bestuurs- en commissieleden vragen om verdere scholing met betrekking tot specifieke onderwerpen, die worden vervolgens opgenomen in de permanente educatie.



2.1.9 De beoordeling van de effectiviteit van de in principe 2.1.8 bedoelde permanente educatie maakt deel uit van de jaarlijkse evaluatie van de raad van commissarissen.

OWM SAZAS past dit principe proportioneel toe. Het programma van permanente educatie wordt door het algemeen bestuur tijdens de jaarlijkse zelfevaluatie van het bestuur beoordeeld. Het bestuur heeft er voor gekozen een gezamenlijke evaluatie toe te passen waarin de diverse aspecten (functioneren, kennis op peil houden, wensen) aan de orde komen. Daarnaast wordt de geschiktheidsmatrix door elk bestuurslid afzonderlijk ingevuld. Voor het jaar 2013 vormt de DNB geschiktheidsmatrix het uitgangspunt.



2.1.10 Naast de jaarlijkse evaluatie van het eigen functioneren van de raad van commissarissen wordt dit functioneren eens in de drie jaar onder onafhankelijke begeleiding geëvalueerd. De betrokkenheid van ieder lid van de raad van commissarissen, de cultuur binnen de raad van commissarissen en de relatie tussen de raad van commissarissen en de raad van bestuur maken deel uit van deze evaluatie.

OWM SAZAS past dit principe nog niet toe. Het algemeen bestuur heeft ervoor gekozen de komende jaren eerst ervaring op te doen met de nieuwe systematiek en daarna vanuit voortschrijdend inzicht de evaluatie te verfijnen en onafhankelijke begeleiding bij de evaluatie te introduceren.

2.2 Taak en Werkwijze Tekst Code Verzekeraars


2.2.1 Bij zijn toezicht besteedt de raad van commissarissen bijzondere aandacht aan het risicobeheer van de verzekeraar. Iedere bespreking van het risicobeheer wordt voorbereid door een risico- of vergelijkbare commissie, die daartoe door de raad van commissarissen uit zijn midden is benoemd.

OWM SAZAS past dit principe proportioneel toe. Vanaf december 2011 is door het algemeen bestuur een risicocommissie benoemd. Twee keer per jaar worden alle financiële en niet financiële risico’s besproken en vervolgens met advies voorgelegd aan het algemeen bestuur. Veranderingen in de risicobereidheid worden eveneens eerst in de risicocommissie besproken en vervolgens in het algemeen bestuur. In de risicocommissie hebben 2 leden van het bestuursbureau, 2 leden vanuit de uitvoerder en 2 bestuursleden zitting. De risicocommissie doet beleidsvoorbereidend werk en geeft advies aan het algemeen bestuur. In het jaarverslag wordt er ieder jaar een aparte paragraaf aan het risicobeleid gewijd.



2.2.2 Voor de risicocommissie gelden, evenals voor de auditcommissie, specifieke competentie- en ervaringseisen. Zo moet

OWM SAZAS past dit principe proportioneel toe. Door de diversiteit van de diverse leden is het specifieke competentie- en ervaringsniveau op dit

een aantal leden van de risicocommissie beschikken over grondige kennis van de financieel-technische aspecten van het risicobeheer of over de nodige ervaring die een gedegen beoordeling van risico’ s mogelijk maakt en moet een aantal leden van de auditcommissie beschikken over grondige kennis van financiële verslaglegging, interne beheersing en audit of over de nodige ervaring die een gedegen toezicht op deze onderwerpen mogelijk maakt.

moment geborgd. Er wordt wel gekeken hoe een en ander. het beste aan kan sluiten bij het geschiktheidsbeleidsplan, om op die manier ook de permanente educatie van deze commissie leden te waarborgen. Er is een functie profiel voor de leden van de risico- en de auditcommissie beschreven waaraan de commissieleden moeten voldoen. Vanuit voortschrijdend inzicht zal hier op een later moment verder invulling aan worden gegeven.

3. Raad van Bestuur (OWM SAZAS vult dit in met een dagelijks bestuur) 3.1 Samenstelling en deskundigheid Tekst Code Verzekeraars


3.1.1 De raad van bestuur is zodanig samengesteld, dat hij zijn taak naar behoren kan vervullen. Complementariteit, collegiaal bestuur en diversiteit zijn een voorwaarde voor een goede taakvervulling door de raad van bestuur.

OWM SAZAS past dit principe proportioneel toe. Het dagelijks bestuur is paritair samengesteld en bestaat uit 2 leden. De leden hebben uiteenlopende achtergronden en deskundigheden. Hoewel besluiten formeel bij meerderheid van stemmen genomen worden, zoekt het dagelijks bestuur in principe naar consensus. Jaarlijks vindt er een zelfevaluatie samen met het algemeen bestuur plaats. Verder streeft het dagelijks bestuur ernaar om aan alle statutaire eisen te voldoen.



3.1.2 Ieder lid van de raad van bestuur beschikt over gedegen kennis van de financiële sector in het algemeen en het verzekeringswezen in het bijzonder. Ieder lid beschikt over gedegen kennis van de maatschappelijke functies van de verzekeraar en van de belangen van alle betrokken partijen. Voorts beschikt ieder lid van de raad van bestuur over grondige kennis om de hoofdlijnen van het totale beleid van de verzekeraar te kunnen beoordelen en bepalen en zich een afgewogen en zelfstandig oordeel te kunnen vormen over risico’s die daarbij worden gelopen.

OWM SAZAS past dit principe proportioneel toe. De leden van het dagelijks bestuur hebben uiteenlopende achtergronden en kennis van de financiële sector of op het gebied van risicobeheer. De eisen ten aanzien van de samenstelling en competenties zijn opgenomen in het functieprofiel van het dagelijks bestuur (de voorzitters). Voorts worden bestuurders door DNB en AFM onderworpen aan een integriteits- en geschiktheidstoets om erop toe te zien dat het bestuur zodanig is samengesteld dat hij zijn taak naar behoren kan vervullen.



3.1.3 De voorzitter van de raad van bestuur ziet toe op de aanwezigheid van een programma van permanente educatie voor de leden van de raad van bestuur, dat tot doel heeft de deskundigheid van de leden van de raad van bestuur op peil te houden en waar nodig te verbreden. De educatie heeft in ieder geval betrekking op relevante ontwikkelingen binnen de verzekeraar en de financiële sector, op corporate Governance in het algemeen en die van de financiële sector in het bijzonder, op de zorgplicht jegens de klant, integriteit, het risicomanagement, financiële verslaggeving en audit.

OWM SAZAS past dit principe toe. Om de deskundigheid op peil te houden en waar nodig te verbreden is in 2012 het deskundigheidsplan geactualiseerd in een geschiktheidsbeleidsplan. Daarnaast wordt er scholing aangeboden afgestemd op persoonlijke leerdoelen en wensen. De permanente educatie gaat in op ontwikkelingen in de financiële sector, corporate Governance, WFT- wetgeving, zorgplicht, klantbelang, integriteit, risicomanagement, financiële verslaglegging en audit. Er worden jaarlijks minimaal 3 studiedagen georganiseerd en aangevuld met presentaties tijdens bestuursvergaderingen. De ambitie is er om het geschiktheidsbeleidsplan blijvend te optimaliseren.



3.1.4 Ieder lid van de raad van bestuur neemt deel aan het programma als bedoeld in 3.1.3 en voldoet aan de eisen van permanente educatie. Eén en ander is voorwaarde voor het kunnen functioneren als lid van de raad van bestuur. De raad van commissarissen vergewist zich ervan of de leden van de raad van bestuur voldoende deskundig zijn.

OWM SAZAS past dit principe toe. Vanuit de bestuursevaluaties wordt het geschiktheidsniveau getoetst en de bevindingen vormen input voor de actualisering van het permanente educatie programma. Een en ander is beschreven in het geschiktheidsplan.



3.1.5 De verzekeraar vermeldt jaarlijks in zijn jaarverslag hoe invulling is gegeven aan de principes 3.1.3 en 3.1.4.

OWM SAZAS past dit principe toe. Het staat beschreven in het bestuursverslag bij de jaarrekening.



3.1.6 De raad van bestuur draagt, met inachtneming van de door de raad van commissarissen goedgekeurde risicobereidheid, zorg voor een evenwichtige afweging tussen commerciële belangen van de verzekeraar en te nemen risico’s.

OWM SAZAS past dit principe toe. Bij de uitvoering van zijn taken maakt het dagelijks bestuur een zorgvuldige afweging van zowel de commerciële belangen als de financiële- en niet financiële risico’s daarbij rekening houdend met alle belanghebbenden en de van toepassing zijnde wetten en gedragscodes. Bovendien zijn alle besturen paritair samen gesteld waardoor er een extra borging is tussen commerciële belangen en te nemen risico ‘s.



3.1.7 Binnen de raad van bestuur wordt aan een van de leden van de raad van bestuur de taak opgedragen besluitvorming binnen de raad

OWM SAZAS past dit principe proportioneel toe. Vanaf 2011 is er een risicocommissie gevormd waarin 2 leden van het dagelijks bestuur de

van bestuur op het punt van risicobeheer voor te bereiden. Het betrokken lid van de raad van bestuur is tijdig betrokken bij de voorbereiding van beslissingen die voor de verzekeraar van materiële betekenis voor het risicoprofiel zijn, in het bijzonder waar deze beslissingen een afwijking van de door de raad van commissarissen goedgekeurde risicobereidheid tot gevolg kunnen hebben. Bij het uitoefenen van de risicobeheerfunctie wordt tevens aandacht besteed aan het belang van financiële stabiliteit en de impact die systeemrisico’s mogelijk hebben op het risicoprofiel van de eigen instelling.

regie hebben. Om de diversiteit te borgen heeft het algemeen bestuur besloten 2 afgevaardigden van het bestuursbureau en 2 afgevaardigden van de uitvoerder toe te voegen aan de risicocommissie. Omdat de uitvoering is uitbesteed vindt een groot deel van de risico’s plaats binnen de uitvoering. De uitvoerder beschikt over een afdeling Risk& Quality Management. De manager van deze afdeling is ook lid van de risicocommissie. Daarnaast ondersteunt het bestuursbureau het bestuur bij de inrichting en handhaving van de risico ‘s. Ook het bestuursbureau is daarom vertegenwoordigd in de risicocommissie. Het risico bouwwerk van SAZAS is gebaseerd op het concept van de “drie verdedigingslinies”. Dit zorgt ervoor dat het risicobeheer geschiedt in overeenstemming met de risicobereidheid zoals vastgesteld en goedgekeurd door het algemeen bestuur. Een eerste oefenexercitie ORSA heeft in 2012 plaats gevonden. Er is een aantal risicoscenario’s onderzocht. De resultaten van de eerste ORSA oefening zien er goed uit. De aanbevelingen van de DNB worden in maart 2013 besproken en vormen weer input voor de verbeterslag in 2013. In 2011 is al een extern onderzoek gedaan naar risico ‘s van o.a. de stabiliteit, flexibiliteit en toekomstvastheid van het ICT systeem.



3.1.8 Het lid van de raad van bestuur bij wie de taak is belegd de besluitvorming binnen de raad van bestuur op het punt van risicobeheer voor te bereiden kan zijn functie combineren met andere aandachtsgebieden, op voorwaarde dat hij geen individuele commerciële verantwoordelijkheid draagt voor en onafhankelijk functioneert van commerciële taakgebieden.

OWM SAZAS past dit principe proportioneel toe. De dagelijkse bestuursleden passen dit vanuit hun paritaire samenstelling toe en combineren deze functie met geen enkele andere commerciële functionele verantwoordelijkheid. Daarnaast is de onafhankelijkheid vanuit de beloning geborgd.

3.2 Taak en Werkwijze Tekst Code Verzekeraars


3.2.1 De raad van bestuur van de verzekeraar draagt bij zijn handelen zorg voor een evenwichtige afweging van alle belangen van de bij de verzekeraar betrokken partijen zoals zijn klanten, aandeelhouders en medewerkers. Hierbij wordt rekening gehouden met de continuïteit van de verzekeraar, de maatschappelijke omgeving waarin de verzekeraar functioneert en wet- en regelgeving en codes die op de verzekeraar van toepassing zijn.

OWM SAZAS past dit principe toe. De dialoog met belanghebbenden is altijd een kernelement geweest van de besturen. Dit is ook nog verankerd in de paritaire samenstelling van de besturen. Uitgangspunt van SAZAS is om optimale, accurate, transparante en duidelijke informatie te geven over producten, diensten, de strategische richting, financiële en operationele prestaties en/of specifiek beleid om de uiteenlopende belangen van de verschillende betrokken partijen te dienen. Het dagelijks bestuur draagt verantwoording af aan het algemeen bestuur. Het algemeen bestuur legt op haar beurt verantwoording af aan de Algemene Leden Vergadering van de OWM SAZAS, die jaarlijks wordt gehouden.



3.2.2 Het centraal stellen van de klant is een noodzakelijke voorwaarde voor de continuïteit van de verzekeraar. Onverminderd principe 3.2.1 draagt de raad van bestuur er zorg voor dat de verzekeraar zijn klanten te allen tijde zorgvuldig behandelt. De raad van bestuur draagt er zorg voor dat de zorgplicht jegens de klant wordt verankerd in de cultuur van de verzekeraar.

OWM SAZAS past dit principe toe. Zorgplicht en het klantbelang zijn ingebed in het beleid, procedures, communicatie. Hierbij kun je denken aan klachtenprocedure, productwijzers etc.. Er wordt jaarlijks een klant tevredenheids onderzoek gehouden. SAZAS erkent dat het centraal stellen van de klant een continu proces is dat voortdurend onze aandacht vergt. In iedere vergadering is de zorg voor de klant verankerd andere vanuit voorleggers van het bestuursbureau, daarnaast ook in het productgoedkeuringsproces. Kortom het behoort tot de bestuurscultuur om het klantbelang centraal te stellen. Daarom is SAZAS ook een OWM; in de besturen zijn zowel werkgevers als werknemers vertegenwoordigd. De accountmanagers en de afdeling klantenservice bij de uitvoerder hebben daarnaast ook nog dagelijks klantcontacten om signalen op te vangen. Het dagelijks bestuur heeft ook nog 4 x per jaar een afstemming met vertegenwoordigingen uit de sector en 1 x per jaar met de leden van de Algemene Leden Vergadering. De klachten procedure en prolongatie vormen daarnaast ook een vangnet voor klantsignalen.



3.2.3 De leden van de raad van bestuur oefenen hun functie op een zorgvuldige, deskundige en integere manier uit met inachtneming van de van toepassing zijnde wet- en regelgeving, codes en reglementen. Ieder lid van de raad van bestuur tekent een moreel-ethische verklaring. In de inleiding is een model-verklaring opgenomen. Dit model kan iedere verzekeraar naar eigen inzicht aanvullen.

OWM SAZAS past dit principe toe. Alle bestuurs- en commissieleden en (mede) beleidsbepalers hebben een gedrags- en integriteitscode ondertekend. Hiervan maakt de moreel –ethische verklaring onderdeel uit. Conform de nieuwe wetgeving leggen de bestuursleden in de Algemene Leden Vergadering in mei 2013 de eed of belofte af. Bestuursleden die nadien aantreden leggen bij benoeming de eed of belofte af.



3.2.4 De raad van bestuur draagt er zorg voor dat de genoemde verklaring wordt vertaald in principes die gelden als leidraad voor het handelen van alle medewerkers van de verzekeraar. Iedere nieuwe medewerker van de verzekeraar wordt bij indiensttreding uitdrukkelijk gewezen op de inhoud van deze principes door middel van een verwijzing naar deze principes in het arbeidscontract en wordt geacht deze principes na te leven.

OWM SAZAS past dit principe toe. Alleen geldt hier dat een en ander vanuit de uitbestedingsovereenkomst is vastgelegd en dat de medewerkers van de uitvoerende partij bekend zijn met deze principes. De medewerkers van de uitvoerende partij passen deze principes zelf ook toe. Ook bij indiensttreding worden nieuwe medewerkers hierop gewezen en zij worden geacht deze principes na te leven.

4. Risicomanagement Tekst Code Verzekeraars


4.1 De raad van bestuur en binnen de raad van bestuur primair de voorzitter van de raad van bestuur, is verantwoordelijk voor het vaststellen, uitvoeren, monitoren en waar nodig bijstellen van het algehele risicobeleid van de verzekeraar. De risicobereidheid wordt op voorstel van de raad van bestuur tenminste jaarlijks ter goedkeuring aan de raad van commissarissen voorgelegd. Tussentijdse materiële wijzigingen van de risicobereidheid worden eveneens ter goedkeuring aan de raad van commissarissen voorgelegd.

OWM SAZAS past dit principe proportioneel toe. Hierbij wordt het volgende opgemerkt: Het voltallige bestuur heeft het risico model FIRM geadviseerd door de DNB helemaal doorlopen en de risico bereidheid geformuleerd. De oefening Own Risk Solvency Assessment is in 2012 uitgevoerd. Vanuit de uitkomsten van de ORSA en de afstemming met de DNB wordt de risicobereidheid waar nodig verder geoptimaliseerd, inclusief toleranties. Sinds 2012 bestaat er een Risicocommissie. Deze vergadert minimaal 2x per jaar. De discussie en besluitvorming over risicobeheer binnen het algemeen bestuur wordt door de Risicocommissie voorbereid.



4.2 De raad van commissarissen houdt toezicht op het door de raad van bestuur gevoerde risicobeleid. Daartoe bespreekt de raad van commissarissen het risicoprofiel van de verzekeraar en beoordeelt hij op strategisch niveau of kapitaalallocatie en liquiditeitsbeslag in algemene zin in overeenstemming zijn met de goedgekeurde risicobereidheid. Bij de uitoefening van deze toezichtrol wordt de raad van commissarissen geadviseerd door de risicocommissie die hiertoe uit de raad van commissarissen is gevormd.

Zie 4.1



4.3 De raad van commissarissen beoordeelt periodiek op strategisch niveau of de bedrijfsactiviteiten in algemene zin passen binnen de risicobereidheid van de verzekeraar. De voor deze beoordeling relevante informatie wordt op zodanige wijze door de raad van bestuur aan de raad van commissarissen verstrekt dat deze laatste in staat is zich daar een gedegen oordeel over te vormen.

OWM SAZAS past dit principe toe. Zie ook punt 4.1 Het bestuur bespreekt ieder kwartaal rapportages over het beheer van financiële en niet financiële risico’ s. Op basis hiervan kan het bestuur beoordelen of de bedrijfsactiviteiten van SAZAS passen bij de vastgestelde risicobereidheid. Er wordt nog gewerkt in samenwerking met de Risicocommissie, aan een verslag waarin het risicoprofiel goed tot uitdrukking komt en wordt vergeleken met de goedgekeurde risicobereidheid. Het is de bedoeling dat het risicoprofiel jaarlijks wordt getoetst aan de risicobereidheid en daarna aan het algemeen bestuur ter goedkeuring wordt voorgelegd. Bezien moet nog worden of dit ook vastgelegd wordt in het huishoudelijk reglement.



4.4 De raad van bestuur draagt er zorg voor dat het risicobeheer zodanig adequaat is ingericht dat hij tijdig op de hoogte is van materiële risico’s die de verzekeraar loopt opdat deze risico’s beheerst kunnen worden. Beslissingen die van materiële betekenis zijn voor het risicoprofiel, de kapitaalallocatie of het liquiditeitsbeslag, worden genomen door de raad van bestuur.

OWM SAZAS past dit principe proportioneel toe. Het is de verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur/risicocommissie om te zorgen voor de interne risicobeheersing. Deze zijn uitbesteed maar worden vanuit het bestuursbureau namens het dagelijks bestuur gemonitord. Er zijn in dit kader diverse beleidsrichtlijnen financiële en niet financiële. De risicocommissie is met ondersteuning van het bestuursbureau en de afdeling Risk& Quality Management van de uitvoerder mede verantwoordelijk voor alle activiteiten met betrekking tot het beheer van: operationeel risico, compliance risico, juridisch risico, reputatierisico etc. De rapportage lijnen zijn beschreven. Besluiten die van wezenlijk belang zijn voor het risicoprofiel, de kapitaalallocatie of het liquiditeitsbeslag worden genomen door het algemeen bestuur na voorbereiding in de risicocommissie. Voor de monitoring is een dashboard ingericht en met de uitvoerder is een dienstverleningsovereenkomst gesloten die getoetst is aan de Solvency II richtlijnen. Vanuit voortschrijdend inzicht zullen de rollen en verantwoordelijkheden nog verder vorm krijgen. The three Lines of defense zijn op de volgende wijze ingericht. ste 1 lijn: bestuur, directie, lijnmanagement. Zij monitoren en beheersen

risico’s binnen de afgesproken kaders van het risicomanagement. 2de lijn: risicomanagement commissie, compliance en actuariële functie. de 3 lijn; onafhankelijke interne audit. Gelet op de proportionaliteit is deze functie zodanig ingericht dat een aantal werkzaamheden worden overgenomen door de afdeling Risk& Quality Management en de Audit Commissie. Deze functie evalueert adequaatheid en doeltreffendheid van interne controle systemen en andere onderdelen van het Governance systeem. Daarnaast zijn er nog externe checks and balances: De externe accountant en actuaris en de Algemene Leden Vergadering.



4.5 Iedere verzekeraar heeft een Product Goedkeuringsproces. De raad van bestuur draagt zorg voor de inrichting van het Product Goedkeuringsproces en is verantwoordelijk voor het adequaat functioneren daarvan. Producten die het Product Goedkeuringsproces binnen de verzekeraar doorlopen worden niet op de markt gebracht of gedistribueerd zonder een zorgvuldige afweging van de risico’s door de risicomanagementfunctie binnen de verzekeraar en zorgvuldige toetsing van andere relevante aspecten, waaronder de zorgplicht jegens de klant. De interne auditfunctie controleert op basis van een jaarlijkse risicoanalyse of opzet, bestaan en werking van het proces effectief zijn en informeert de raad van bestuur en de desbetreffende (risico)commissie van het bestuur omtrent de uitkomsten hiervan.

OWM SAZAS past dit principe proportioneel toe. Het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur hebben samen bij de OWM de verantwoordelijkheid voor het adequaat functioneren van het productgoedkeuringsproces. De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het proces ligt bij de uitvoerder, hieraan is de uitvoering uitbesteed. Het productgoedkeuringsproces is zo ingericht dat relevante risico ‘s ( o.a. juridische, compliance, markt, krediet en operationele ) meegenomen zijn in de beoordeling en ook andere relevante factoren als kostenefficiëntie, nut, veiligheid en begrijpelijkheid voor de klant. Alle voorstellen worden altijd ter goedkeuring voorgelegd aan het algemeen bestuur. Dit proces moet er voor zorgen dat nieuwe of aangepaste producten aan de eisen voldoen die SAZAS stelt in het kader van de voortdurende aandacht voor het klantbelang. De afdeling Risk&Quality Management toetst op naleving van het productgoedkeuringsproces.

5. Audit Tekst Code Verzekeraars


5.1 De raad van bestuur draagt zorg voor systematische controle op de beheersing van de risico’s die met de (bedrijfs) activiteiten van de verzekeraar samenhangen.

OWM SAZAS past dit principe toe. SAZAS heeft naast een externe accountant en externe actuaris vanuit de uitbesteding ook een Risk&Quality Management afdeling ter beschikking. Met genoemde betrokkenen wordt jaarlijks een auditplan opgesteld. Dit plan wordt afgestemd met de auditcommissie en pas na goedkeuring door het dagelijks bestuur en het algemeen bestuur definitief. De uitkomsten van de audits worden besproken met het dagelijks bestuur, de auditcommissie en het algemeen bestuur. Daarnaast wordt er 2x per jaar door de uitvoerder een ICS (intern control statement ) verstrekt. De ICS geeft de controle resultaten weer op de primaire en secundaire processen en kent daar per proces een risicoweging aan toe.



5.2 Binnen de verzekeraar is een interne auditfunctie werkzaam die onafhankelijk is gepositioneerd. Het hoofd interne audit rapporteert aan de voorzitter van de raad van bestuur en heeft een rapportagelijn naar de voorzitter van de auditcommissie.

OWM SAZAS past dit principe proportioneel toe. Omdat SAZAS een relatief kleine organisatie is, is een aantal werkzaamheden van de interne auditfunctie belegd bij de afdeling Risk&Quality Management. De functie is wel onafhankelijk en de rapportagelijnen richting bestuur en voorzitter van de Auditcommissie zijn bij de medewerkers bekend. Er wordt nog bezien gelet op de proportionaliteit of het wenselijk is om de rapportage lijnen te formaliseren. Wel heeft de externe accountant een toets gedaan op de onafhankelijkheid van de medewerkers en deze is akkoord bevonden.



5.3 De interne auditfunctie heeft tot taak te beoordelen of de interne beheersmaatregelen in opzet, bestaan en in werking effectief zijn. Daarbij ziet zij onder meer op de kwaliteit en effectiviteit van het functioneren van de Governance, het risicobeheer en de beheersprocessen binnen de verzekeraar. De interne auditfunctie rapporteert over de bevindingen aan het bestuur en de auditcommissie.

OWM SAZAS past dit principe proportioneel toe. De afdeling Risk & Quality Management beoordeelt of de interne beheersmaatregelen in opzet, bestaan en in werking effectief zijn. Het bestuursbureau ziet toe op de kwaliteit en effectiviteit van het functioneren van de Governance, het risicobeheer en de beheersprocessen binnen SAZAS. Zowel de afdeling Risk&Quality Management als het bestuursbureau rapporteert hun bevindingen aan het dagelijks bestuur, het algemeen bestuur en de auditcommissie. De risk management rapportage ICS wordt 2x per jaar besproken in de risicocommissie, algemeen bestuur en auditcommissie. De audits ten aanzien van Governance en risicobeheer worden hierbij meegenomen. Door de externe compliance officer is een quick scan uitgevoerd om hierop vanuit compliance een beoordeling te doen.



5.4 Tussen de interne auditfunctie, de externe accountant en de risico- of auditcommissie van de raad van commissarissen vindt periodiek informatie-uitwisseling plaats. In het kader van deze informatie-uitwisseling is ook de risicoanalyse en het auditplan van de interne auditfunctie en van de externe accountant onderwerp van overleg.

OWM SAZAS past dit principe proportioneel toe. SAZAS stelt zijn audit en risicoplan op in overleg met het dagelijks bestuur en het algemeen bestuur, de auditcommissie en de externe accountant. Er vindt hierover regelmatig informatie-uitwisseling plaats tussen de diverse betrokkenen. Hierdoor kan er bijtijds bijstelling plaats vinden van de audit- en risico plannen indien dit gewenst is.



5.5 In het kader van de algemene controleopdracht voor de jaarrekening rapporteert de externe accountant in zijn verslag aan de raad van bestuur en de raad van commissarissen zijn bevindingen over de kwaliteit en effectiviteit van het functioneren van de Governance, het risicobeheer en de beheersprocessen binnen de verzekeraar.

OWM SAZAS past dit principe toe. De extern accountant levert eens per jaar een management letter met bevindingen en aanbevelingen aan de manager/MT van de uitvoerder, dagelijks bestuur en het algemeen bestuur inclusief een accountantsverklaring. Daarnaast krijgt het algemeen bestuur per kwartaal een rapportage van de voortgang van de relevante bevindingen en verwerking van adviezen met betrekking tot Governance, risicobeheer en de beheersprocessen. Het bestuur ziet toe op nakoming hiervan. De externe accountant bespreekt ook alle stukken met de auditcommissie. Ook is de code besproken en de wijze van verantwoording. Het algemeen bestuur legt verantwoording af aan de Algemene Leden Vergadering.



5.6 De interne auditfunctie neemt het initiatief om met de Nederlandsche Bank en de externe accountant tenminste jaarlijks in een vroegtijdige fase elkaars risicoanalyse en bevindingen en auditplan te bespreken.

OWM SAZAS past dit anders toe. Gelet op de proportionaliteit van SAZAS is er in overleg met de auditcommissie en het algemeen bestuur voor gekozen dit in de jaarlijkse afstemmingsgesprekken of rapportages met De Nederlandse Bank en het dagelijks bestuur te bespreken of te melden. Terugkoppeling van de bevindingen vindt plaats naar het algemeen bestuur en de auditcommissie. Daar waar wenselijk kan er bijgestuurd worden.

6. Beloningsbeleid 6.1 Uitgangspunt Tekst Code Verzekeraars


6.1.1 De verzekeraar voert een zorgvuldig, beheerst en duurzaam beloningsbeleid dat in lijn is met zijn strategie en risicobereidheid, doelstellingen en waarden en waarbij rekening wordt gehouden met de lange termijn belangen van de verzekeraar, de relevante internationale context en het maatschappelijk draagvlak. De raad van commissarissen en de raad van bestuur nemen dit uitgangspunt in acht bij het vervullen van hun taken met betrekking tot het beloningsbeleid.

OWM SAZAS past dit anders toe. SAZAS hanteert voor de besturen en gelieerde commissies vergoedingen zoals de SER vergoedingsrichtlijn voorschrijft. De Algemene leden vergadering moet hier vanuit de statuten goedkeuring aan verlenen. Voor de uitvoerder geldt dat hier het beloningsbeleid van de partij van toepassing is waaraan de werkzaamheden zijn uitbesteed. In de uitbestedingsovereenkomst is vastgelegd dat dit aan de WFT uitgangspunten en Code verzekeringen moet voldoen.

6.2 Governance Tekst Code Verzekeraars


6.2.1 De raad van commissarissen is verantwoordelijk voor het uitvoeren en evalueren van het vastgesteld beloningsbeleid ten aanzien van de leden van de raad van bestuur. Daarnaast geeft de raad van commissarissen goedkeuring aan het beloningsbeleid voor het senior management en ziet hij toe op de uitvoering daarvan door de raad van bestuur. Tevens keurt de raad van commissarissen de beginselen van het beloningsbeleid voor overige medewerkers van de verzekeraar goed. Het beloningsbeleid van de verzekeraar omvat mede het beleid met betrekking tot het toekennen van retentie-, exiten welkomstpakketten.

OWM SAZAS past dit anders toe. Zie hiervoor 6.1



6.2.2 De raad van commissarissen bespreekt jaarlijks de hoogste variabele inkomens. De raad van commissarissen ziet erop toe dat de raad van bestuur ervoor zorg draagt dat de variabele beloningen binnen de verzekeraar passen binnen het vastgestelde beloningsbeleid van de verzekeraar en in het bijzonder of deze voldoen aan de in deze paragraaf genoemde principes. Tevens bespreekt de raad van commissarissen materiële retentie-exit en welkomstpakketten en ziet erop toe dat deze passen binnen het vastgestelde beloningsbeleid van de verzekeraar en niet excessief zijn.

OWM SAZAS past dit anders toe. Zie hiervoor 6.1

7. Naleving wet- en regelgeving Tekst Code Verzekeraars


7. Naleving wet- en regelgeving De verzekeraar beschikt over een proces dat borgt dat nieuwe wet- en regelgeving tijdig wordt gesignaleerd en geïmplementeerd. Dit proces evalueert de verzekeraar jaarlijks. Betrokken bij dit proces zijn in ieder geval de volgende functies: het bestuur, de interne toezichthouder, risicomanagement, compliance, internal audit en de actuariële functie.

OWM SAZAS past dit principe toe. De diverse functies hebben een continu signalerende taak binnen OWM SAZAS. Op het moment dat er nieuwe wet- en regelgeving aangekondigd wordt komt dit direct terug op de bestuurstafel of in het voorzittersoverleg.. Indien de aangekondigde of gewijzigde wet- en regelgeving effect heeft op de bedrijfsvoering van SAZAS worden aanpassing geïmplementeerd in de organisatie. Bij dit proces zijn genoemde functies betrokken. Periodiek wordt gemonitord of (nog steeds) voldaan wordt aan de geldende wet- en regelgeving.

Update Governance principes (code verzekeraars) Toepassing Governance principes en verantwoording door de OWM SAZAS

Recommend Documents