Federaal agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen
Jaarverslag 2013 Interne audit Raadgevend Comité 18 juni 2014
Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen
Plan 1. Nieuwigheden 2. Auditprogramma 2013 – –
3. 4. 5. 6. 7.
Inhoud Uitvoering
Belangrijkste vaststellingen KPI van de Cel interne audit Opvolging van actieplannen Externe audits Conclusies
Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen
2
1. Nieuwigheden (1) Federaal Auditcomité (ACFO – CAAF) -
-
Aftreding voorzitter de M. De Samblanx, aanduiding nieuwe Ph. Decre Aanduiding 2 nieuwe leden Wenste een gecentraliseerde dienst interne audit voor alles FOD’s en parastatalen van het KB 17.08.2007, ondertussen opstart : - FOD VVVL, Soc. Zekerheid, Maatschappelijke integratie en WASO - Kanselarij, B&B, Fedict, P&O - Justitie - Regie der Gebouwen Minister heeft wens tot afzonderlijke auditdienst FAVV hernieuwd KB is niet gepubliceerd voor verkiezingen, opmerkingen IF Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen
3
1. Nieuwigheden (2) •
Auditcomité FAVV Geen veranderingen in samenstelling in 2013
•
Cel interne audit Geen veranderingen in samenstelling in 2013 : 3,5 FTE
Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen
4
1. Nieuwigheden (3) •
Aanpassing audituniversum Stagewerk Bernard Marchoul 2 deeluniversums : 47 processen en 40 sectoren Risicobased (eerder gevoeligheid, specifieke wegingen per deeluniversum) Geeft waarde per onderwerp => 3 jarenplanning/prospectie Jaarlijks herevalueerbaar (aanpassing/actualisatie inschattingen) Keuze van 20 audits/jaar (6-7 per auditor + EMAS-audits)
Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen 18/06/2014
5
1. Nieuwigheden (4) Invoering ABS –systeem voor aanbevelingen De anomalie die aanleiding heeft gegeven tot de aanbeveling, betekent een onmiddellijk en ernstig gevaar en/of heeft een onmiddellijk en ernstig impact op:
A
-
de gezondheid voor mens, dier, plant; het imago van het FAVV; de financiering of interne werking van het FAVV; de objectieven of het managementsysteem van het FAVV; de toepassing van de nationale of Europese wetgeving.
Een actieplan dient opgesteld te worden in het kader van de interne audit en zal door de interne auditdienst opgevolgd worden. Een root cause analyse wordt ism geauditeerde uitgevoerd. Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen
6
1. Nieuwigheden (5) De anomalie die aanleiding heeft gegeven tot de aanbeveling, betekent op termijn een gevaar en/of heeft op termijn een impact op:
B
-
de gezondheid voor mens, dier, plant; het imago van het FAVV; de financiering of interne werking van het FAVV; de objectieven of het managementsysteem van het FAVV; de toepassing van de nationale of Europese wetgeving.
Een actieplan dient opgesteld te worden in het kader van de interne audit en zal door de interne auditdienst opgevolgd worden.
Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen
7
1. Nieuwigheden (6)
Suggesties of aandachtspunten worden meegedeeld met als bedoeling het systeem van de entiteit te verbeteren. Het betreft onder andere:
S
-
suggesties van het auditteam; mogelijkheden tot verbetering; verhogen van de efficiëntie.
Deze vaststellingen hebben een mindere impact op de organisaties en de opvolging dient te gebeuren door de geadresseerde entiteit in het kader van het intern kwaliteitssysteem
Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen
8
1. Nieuwigheden (7) • Vanaf september 2013 gestart met uitvoeren van een oorzakenanalyse voor de aanbevelingen type A: – – – – – –
Op vraag van het auditcomité Conform aan de goede interne auditpraktijken In samenwerking met de geauditeerden (1/2 extra auditdag) Bij voorkeur uit te voeren vóór de slotvergadering Aan de hand van een template (zie volgende slide) In 2013: één oorzaakanalyse uitgevoerd ism met PCCB/S1 en CONT/PRI (IA 2013-03: Verpakkingshout)
Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen
9
Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen
10
Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen
11
2. Auditprogramma 2013 (1) • 19 audits IAQP gepland : – Grensinspectieposten (uitbreiding ISO 17020) – Nationale Opsporingseenheid (uitbreiding ISO 9001) – Specifieke items controles : water, verpakkingsmateriaal (uitbreiding ISO 17020), veehandelaren, sierteelt en babyfood – Samenwerking externe partners : bemonsteringen en controles door FAGG, verpakkingshout TCHN-CTIB, spuittoestellen (CRA-W en ILVO) – Ondersteunende processen : facilities, sociale dienst – Horizontale processen : autocontrolesysteem, implementatie wetgeving, monsternemingen tot communicatie naar operator toe – Specifieke items : communicatie met DMO (slachthuizen) – 3 opvolgingsaudits : DG CONT, DG PCCB en UPC BRW Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen
12
2. Auditprogramma 2013 (2) • 22 audits LABO gepland : – 10 technische audits analyses voor ISO 17025 – 6 systeemaudits voor de laboratoria en hoofdbestuur – 1 systeemaudit voor de ringtesten – 5 veiligheidsaudits
• 10 audits EMAS gepland : – 5 binnen PCE’s – 5 binnen de Labo’s10 technische audits analyses voor ISO 17025
Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen
13
2. Auditprogramma 2013 – Uitvoering (1) •
25 20
22 19 19 16
15
Geprogrammeerd
10 10
Gerealiseerd
7
Op aanvraag
4
5 0
0
0 Interne auditdienst
DG Labo
EMAS
•
DG LABO – 6 niet uitgevoerd (5 veiligheid, 1 technische) – 4 bijkomende wel gerealiseerd (technische en klacht over monsters) EMAS – 2 niet uitgevoerd in PCE (auditor WVL en verhuis LUX) – 1 niet uitgevoerd in Labo (verhuis Wandre, niet klaar voor EMAS-registratie)
Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen
14
2. Auditprogramma 2013 – Uitvoering (2) IAQP • aanbevelingen – 8 NC A (Major) – 152 NC B (Minor)
• 162 suggesties en attentiepunten LABO • aanbevelingen – 26 NC A – 193 NC B
• 104 suggesties en attentiepunten
Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen
15
3. Belangrijkste vaststellingen – Audits uitgevoerd door de cel interne audit (1) Positieve punten en verbeterpunten •
• • • • • •
Meeste processen onder controle, worden opgevolgd maar documentair kan nog verbeterd worden (stavingen niet altijd bijgehouden), competent personeel, opgeleid Controles en inspecties verlopen volgens plan en conform wetgeving Ondersteunende processen : communicatie en derogaties kunnen nog verbeteren Overleg met externe partners verloopt vlot, rapportering en beheer dossiers Bijhouden van sommige (in beslag genomen) stukken GIP’s : beheer van controle en bemonsteringsmateriaal, ontbrekende procedures Registraties van sommige acties, correcties, documentaire opvolging
Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen
16
4. KPI’s van de Cel Interne audit KPI
Deadlines
Doelstelling 2013
Realisatie
Gemiddeld aantal dagen
Realisatie van het geplande auditprogramma
31 december 2013
80%
100%
-
< 5 werkdagen
100%
95%
< 30 kalenderdagen < 50 kalenderdagen
80% 100%
52,6% 47,4%
30,5
< 15 werkdagen < 30 werkdagen > 30 werkdagen
80% 100%
63,2% 31,6% 5,2%
10
Slotvergadering
Verzending van het ontwerpverslag Verzending van finaal rapport
• •
2
Niettegenstaande de aanpassing van de KPI voor het verzenden van het draftrapport blijft dit een attentiepunt Geen duidelijke reden voor aan te halen behalve persoonlijke planning => als individuele KPI opgenomen in ontwikkelcyclus van de auditoren voor 2014
Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen
17
5. Opvolging van de actieplannen (1) • 3 opvolgingsaudits werden uitgevoerd in 2013 • De reeds in werking gezette acties werden nagekeken voor een totaal van 336 aanbevelingen:
271 afgesloten (80,65%) 9 open na opvolging (2,68%) 51 in uitvoering na opvolging (15,18%) 5 geherformuleerd (1,49%) 3 nieuwe
Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen
18
5. Opvolging van de actieplannen (2) Aantal aanbevelingen
Jaar
Afgesloten
In uitvoering
Open na opvolging
Geherformuleerd
Nog te evalueren
2007
119
110
0
0
7
2
2008
228
199
4
0
25
0
2009
278
237
19
1
18
3
2010
432
385
20
6
9
12
2011
401
222
45
13
5
116
2012
195
57
11
0
1
126
Totaal
1653
1210
99
20
65
259
%
100
73,2
6,0
1,2
3,9
15,7
Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen
19
6. Externe audits • FOD VVVL : audit dierenwelzijn varkensslachthuizen • ALV : audit randvoorwaarden • FVO : 5 audits (Hygiëne criteria, official controls, follow up Food animal origin, TRACES, identification of hazards and management of risks) • AIB Vinçotte : 9001 en EMAS • BELAC : 17020 + 17025 + 17043
Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen
20
7. Conclusies • ISO- certificering, accreditatie en registratie is volbracht • Performant kwaliteitssysteem in organisatie, ondersteunt de interne controle (organisatiebeheersing) • Horizontale en verticale processen verlopen beheerst • • • •
ABS-systeem audit positief onthaald Risicogebaseerd meerjarenplanningsysteem audit ontwikkeld Rapportering draft kan vlotter Auditoren volgen evoluties en scholen bij
Toekomst • Procesmap FAVV • Verfijning risicogebaseerde methodologie • Andere vorm van rapportering? • Enquête onder geauditeerden Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen
21
8. Vragen
Kandidaten voor het Auditcomité ?
Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen
22
