Řízení rizik. červenec Deloitte Česká republika

Řízení rizik červenec 2014 • Zkušenosti z auditů dotovaných projektů (část 7.) Nejčastější chyby při administraci veřejných zakázek

Řízení rizik Deloitte Česká republika

Řízení rizik červenec 2014

Zkušenosti z auditů dotovaných projektů (část 7.) Nejčastější chyby při administraci veřejných zakázek

• Zkušenosti z auditů dotovaných projektů (část 7.) Nejčastější chyby při administraci veřejných zakázek

Níže uvádíme nejčastější chyby při administraci veřejných zakázek s uvedením daného paragrafu a popisu, v čem příjemci/zadavatelé nejčastěji chybují. Textace použitých paragrafů vycházejí ze zákona č. 137/2006 Sb. (dále také „ZVZ“), v aktuálním znění: § 83 – Oznámení o výsledku zadávacího řízení „(1) Veřejný zadavatel je povinen do 15 dnů od uzavření smlouvy odeslat oznámení o výsledku zadávacího řízení k uveřejnění. V případě sektorového zadavatele činí lhůta 30 dnů. V případech uvedených v odstavcích 4 a 5 jsou informace, které nebudou uveřejněny, předávány provozovateli Věstníku veřejných zakázek, případně Úřadu pro publikace Evropské unie (dále jen „Úřad pro publikace“), ke statistickým účelům.“

§ 84 – Zrušení zadávacího řízení Během kontrol, které jsme provedli v posledních 5 letech a které byly více méně zaměřeny na čerpání finančních prostředků z fondů EU, popř. jiných fondů, jsme zaznamenali jako jedno z vážnějších zjištění porušení vztahující se ke zrušení zadávacího řízení. S ohledem na naši zkušenost lze konstatovat, že většina těchto zjištění nebyla z důvodu neznalosti ZVZ, ale spíše z vypočítavosti zadavatele, kterému se lidově „příliš nehodilo“, jaké obdržel nabídky, nebo raději zrušil veřejnou zakázku sám, protože to tak nebylo „úplně ono“. Zákon však říká naprosto přesně, kdy může být veřejná zakázka zrušena, resp. kdy zadavatel musí zrušit veřejnou zakázku bez zbytečného odkladu, popř. kdy může zrušit veřejnou zakázku. „(1) Zadavatel zruší bez zbytečného odkladu zadávací řízení, pokud

Jedním ze zjištění, které je chápáno spíše jako formální nedostatek, než zjištění, které by nějakým způsobem ovlivnilo výběr nejvhodnějšího dodavatele, je zjištění týkající se neplnění termínů odeslání oznámení výsledku zadávacího řízení. Před novelou ZVZ k 1. 1. 2014 bylo znění paragrafu odlišné, cit. „Veřejný zadavatel je povinen do 48 dnů po uzavření smlouvy odeslat oznámení o výsledku zadávacího řízení k uveřejnění.“. Novelou tedy došlo k výraznému zkrácení termínu ze 48 dnů na 15 dnů. Velmi častou argumentací, proč zadavatelé dané termíny neplnili, bylo, že zkrátka zapomněli. Za změnou termínů tak může být snaha zajistit větší celistvost a kompletnost administrace veřejné zakázky, aby nedocházelo k tomu, že zadavatelé veřejných zakázek opomenou splnit některou z povinností jen proto, že mají příliš mnoho časového prostoru pro její splnění.

a. nebyly ve stanovené lhůtě podány žádné nabídky, žádosti o účast či potvrzení zájmu o účast, b. byli z účasti v zadávacím řízení vyloučeni všichni dodavatelé, c. v důsledku okolností předvídaných v § 82 odst. 4 nebyla uzavřena smlouva nebo rámcová smlouva s posledním uchazečem v pořadí, s nímž bylo možné tuto smlouvu uzavřít, d. v jednacím řízení s uveřejněním nepředložil upravený návrh smlouvy podle § 32 odst. 5 ani poslední uchazeč v pořadí, s nímž bylo možné tuto smlouvu uzavřít, nebo zadavatel nevyzval dalšího uchazeče v pořadí k předložení upraveného návrhu smlouvy podle § 32 odst. 5, nebo e. obdržel pouze jednu nabídku nebo po posouzení nabídek zbyla k hodnocení pouze jedna nabídka; to neplatí v případech uvedených v § 71 odst. 7 větě druhé.

2

Řízení rizik červenec 2014 • Zkušenosti z auditů dotovaných projektů (část 7.) Nejčastější chyby při administraci veřejných zakázek

Právě v případě, kde je stanovena „možnost“ zrušit veřejnou zakázku, si zadavatelé pravidla ZVZ vykládali nejvíce odlišně. V rámci odst. 2 daného paragrafu je uvedeno, cit. „se vyskytly důvody hodné zvláštního zřetele“. Definice, co je chápáno pod tímto pojmem, však chybí, a tudíž nastupuje „lidová tvorba“. Avšak i zde by si zadavatelé měli uvědomit, že se musí pohybovat v mezích zákonů a „zdravého rozumu“. Výčet, kdy je možné zrušit veřejnou zakázku je uveden níže: „(2) Zadavatel může bez zbytečného odkladu zrušit zadávací řízení, pouze pokud a. stanovil minimální počet zájemců, kteří mají podat žádost o účast, nebo potvrzení zájmu o účast v užším řízení, jednacím řízení s uveřejněním či soutěžním dialogu, a tento stanovený počet nebyl naplněn, popřípadě nebyl naplněn po posouzení kvalifikace, b. počet zájemců vyzvaných zadavatelem k podání nabídky v užším řízení, jednacím řízení s uveřejněním či soutěžním dialogu byl nižší či roven minimálnímu zákonnému počtu a nabídku podá menší počet uchazečů než zadavatelem vyzvaný, c. vybraný uchazeč, popřípadě uchazeč druhý v pořadí, odmítl uzavřít smlouvu nebo neposkytl zadavateli k jejímu uzavření řádnou součinnost podle § 82 odst. 4, d. odpadly důvody pro pokračování v zadávacím řízení v důsledku podstatné změny okolností, které nastaly v době od zahájení zadávacího řízení a které zadavatel s přihlédnutím ke všem okolnostem nemohl předvídat a ani je nezpůsobil, e. v průběhu zadávacího řízení se vyskytly důvody hodné zvláštního zřetele, pro které nelze na zadavateli požadovat, aby v zadávacím řízení pokračoval.“

Do kategorie formálních zjištění pak opět spadají nedostatky vztahující se k neodeslání oznámení o zrušení zadávacího řízení jak jednotlivým uchazečům, tak i do Věstníku veřejných zakázek, popř. nesplnění termínů stanovených pro tuto povinnost. V praxi zadavatelé velmi často zapomněli zaslat spíše oznámení o zrušení veřejné zakázky do Věstníku, než že by zapomněli obeslat jednotlivé uchazeče, i přesto byly nedostatky identifikovány také tam. V některých případech nebylo zasláno oznámení, ale dle informací zadavatelů byli uchazeči informováni telefonicky či jiným způsobem, což není v souladu se ZVZ. Zákon mluví jasně, povinnost informovat je založena na písemném oznámení (viz níže). Z hlediska ověření auditora je tím zajištěna tzv. auditní stopa, písemný dokument je možno ověřit, ověření telefonátu či ústního předání informace však nikoli. „(7) Zadavatel odešle oznámení o zrušení zadávacího řízení k uveřejnění ve Věstníku veřejných zakázek v informačním systému podle § 157 do 3 dnů ode dne přijetí rozhodnutí; tato povinnost neplatí pouze pro jednací řízení bez uveřejnění a řízení na základě rámcové smlouvy.“ „(8) Zadavatel je povinen odeslat písemné oznámení o zrušení zadávacího řízení do 2 pracovních dnů po přijetí rozhodnutí všem známým zájemcům či uchazečům s uvedením důvodu.“

3

Řízení rizik červenec 2014 § 85 – Písemná zpráva zadavatele „(1) Zadavatel vyhotoví o každé veřejné zakázce písemnou zprávu.“

• Zkušenosti z auditů dotovaných projektů (část 7.) Nejčastější chyby při administraci veřejných zakázek

V tomto případě došlo k významné změně při novele ZVZ k 1. 1. 2014. Předchozí verze ZVZ totiž tuto povinnost stanovovala pouze v případě tzv. nadlimitních veřejných zakázek. Novela tedy rozšířila tuto povinnosti na všechny typy veřejných zakázek. Pokud bylo toto zjištění identifikováno při ověřování veřejné zakázky, bylo častým argumentem zadavatelů, že nepovažovali za nutné připravovat „další“ zprávu, když již byly vypracovány takové dokumenty jako protokol o otevírání obálek, protokol o jednání hodnotící komise, popř. zpráva o posouzení a hodnocení nabídek. Novela ZVZ však dala jasnou odpověď na tyto výmluvy a povinnosti zadavatelů ještě zpřísnila. Novela ZVZ také drobně doplnila již stávající požadavky na obsah písemné zprávy (viz níže): „(2) Písemná zpráva musí obsahovat alespoň a. identifikační údaje zadavatele, předmět veřejné zakázky a cenu sjednanou ve smlouvě, b. zvolený druh zadávacího řízení, c. identifikační údaje vybraného uchazeče, popřípadě uchazečů, je-li smlouva uzavírána s více osobami na straně uchazeče, odůvodnění výběru nejvhodnější nabídky a uvedení, jaká část veřejné zakázky má být plněna prostřednictvím subdodavatele, d. identifikační údaje všech uchazečů a jejich nabídkovou cenu (NOVĚ PO NOVELE ZVZ), e. identifikační údaje zájemců či uchazečů, jež byli vyloučeni z účasti v zadávacím řízení a odůvodnění jejich vyloučení, popřípadě identifikační údaje zájemců, jež nebyli vyzváni k podání nabídky, k jednání či k účasti v soutěžním dialogu, a odůvodnění této skutečnosti,

f. odůvodnění vyloučení uchazeče, jehož nabídka obsahovala mimořádně nízkou nabídkovou cenu, došlo-li k takovému vyloučení, g. důvod použití soutěžního dialogu, jednacího řízení s uveřejněním či jednacího řízení bez uveřejnění, byla-li taková možnost využita, h. důvod zrušení zadávacího řízení, bylo-li zadávací řízení zrušeno a i. v případě veřejné zakázky v oblasti obrany nebo bezpečnosti odůvodnění 1. překročení celkové doby trvání podle § 23 odst. 5 písm. b), došlo-li k překročení této doby, 2. nedodržení lhůty podle § 23 odst. 7 písm. b) bodu 5, došlo-li k jejímu nedodržení, 3. uzavření rámcové smlouvy na dobu delší než 7 let, byla-li taková smlouva uzavřena.“ Novinkou, která se objevila po novele ZVZ k 1. 1. 2014, je povinnost zadavatelů poskytnout tuto písemnou zprávu uveřejním zprávy do 15 dnů od ukončení zadávacího řízení na profilu zadavatele. Nová povinnost je ustanovena v § 85, odst. 4 ZVZ.

4

Řízení rizik červenec 2014

Kontakty Máte-li zájem o další informace ohledně služeb poskytovaných firmou Deloitte v České republice, obraťte se prosím na odborníky oddělení auditu:

• Zkušenosti z auditů dotovaných projektů (část 7.) Nejčastější chyby při administraci veřejných zakázek

David Batal Žaneta Krupičková

+420 603 196 371 [email protected] +420 737 235 501 [email protected]

Deloitte Advisory s.r.o. Nile House Karolinská 654/2 186 00 Praha 8 - Karlín Česká republika Tel.: +420 246 042 500 Fax: +420 246 042 555 www.deloitte.cz

Deloitte označuje jednu či více společností Deloitte Touche Tohmatsu Limited, britské privátní společnosti s ručením omezeným zárukou, a jejích členských firem. Každá z těchto firem představuje samostatný a nezávislý právní subjekt. Podrobný popis právní struktury společnosti Deloitte Touche Tohmatsu Limited a jejích členských firem je uveden na adrese www.deloitte.com/cz/onas. Společnost Deloitte poskytuje služby v oblasti auditu, daní, poradenství a finančního poradenství klientům v celé řadě odvětví veřejného a soukromého sektoru. Díky globálně propojené síti členských firem ve více než 150 zemích má společnost Deloitte světové možnosti a poskytuje svým klientům vysoce kvalitní služby v oblastech, ve kterých klienti řeší své nejkomplexnější podnikatelské výzvy. Přibližně 200 000 odborníků usiluje o to, aby se společnost Deloitte stala standardem nejvyšší kvality. © 2014 Deloitte Česká republika