Invoeren Beeldvormend Opiniërend en Besluitvormend (BOB) vergaderen. 1. Inleiding In het verleden is door de gemeenteraad de wens uitgesproken om te komen tot een nieuwe systematiek van vergaderen. Het doel hiervan was meerledig. Enerzijds zou de betrokkenheid van de burgers bij de voorbereidende fase van het besluitvormingsproces van de raad vergroot moeten worden zodat raadsleden deze inbreng kunnen meenemen in het proces van besluitvorming. Anderzijds zou de vergaderdruk voor de raad af moeten nemen. Dus naast het kaderstellen en controleren zou de raad door minder te vergaderen meer tijd hebben om de volksvertegenwoordigende taak beter vorm te geven. Sedert 2012 zijn diverse pilots gedraaid met het BOB vergaderen. Bij het BOB vergaderen vindt besluitvorming in drie fases plaats. De eerste fase is de beeldvormende vergadering. Bij deze vergadering komen burgers en direct betrokkenen bij het onderwerp aan het woord. Kort gezegd wordt hier door de raad een beeld gevormd van een onderwerp waar in een latere fase besluitvorming over gepleegd dient te worden. De beeldvorming is op basis van de inbreng van betrokkenen. De tweede fase is de opiniërende fase. Deze is vergelijkbaar met de huidige commissievergadering. De raad kan hier elkaar en het college bevragen op het onderwerp. Ook vindt er een eerste uitwisseling plaats van politieke standpunten. De besluitvormende fase is vergelijkbaar met de raadsvergadering. Door de intensieve voorbereiding van besluitvorming, zou deze in het eindtraject kort en krachtig kunnen zijn. De ervaringen met het beeldvormend vergaderen zijn wisselend. De werkgroep bestuurlijke vernieuwing en het presidium hebben hier telkens over gesproken. Speerpunten bij met name de beeldvormende fase zijn: Vooraf dient een heldere doelstelling met betrekking tot de beeldvormende bijeenkomst geformuleerd te worden. Eventuele stukken dienen (evenals de uitnodiging aan de direct betrokkenen) tijdig verstrekt te worden, waarbij de inhoud van de stukken helder en toepasbaar dienen te zijn, zonder een voorschot te nemen op het uiteindelijke gewenste resultaat van de vergadering. De rol van de voorzitter is cruciaal bij het bewaken van het behalen van de geformuleerde doelstelling van de vergadering. Het doel van deze notitie is handvaten aan te reiken voor de invoering van het BOB vergaderen. Er is gebruik gemaakt van de ervaringen bij de pilot en de evaluaties om te beoordelen op welke wijze het BOB vergaderen definitief ingevoerd kan worden waarbij dan de commissiestructuur opgeheven wordt.
2. Leeswijzer. In de hoofdstukken 3 en 4 worden de begrippen burgerparticipatie en het afnemen van vergaderdruk kort toegelicht en toegepast op de nieuwe systematiek van vergaderen. In hoofdstuk 5 wordt het proces om te komen tot het BOB vergaderen toegelicht en in hoofdstuk 6 het moment (dag en tijdstip) van vergaderen. Vervolgens worden de drie fases van vergaderen toegelicht in aparte hoofdstukken, alsmede de rol van diverse betrokkenen zoals het presidium, college en organisatie; de communicatie en de risico’s van de invoering. Verder is er een aantal kleine aandachtspunten bij het lezen van deze notitie. Vanwege het feit dat, indien het BOB vergaderen wordt ingevoerd, de commissies worden afgeschaft wordt in deze notitie gesproken over burgerraadsleden in plaats van burgercommissieleden. De besluitvormende fase dienen wij nog steeds een raadsvergadering te noemen. Dit in verband met de Gemeentewet, die spreekt over raadsvergaderingen en de wettelijke voorschriften die daaraan verbonden zijn. Getracht is in de volgende hoofdstukken alle elementen van het BOB vergaderen aan de orde 1
te stellen om een compleet overzicht te krijgen van de systematiek en de daarbij horende mogelijkheden per soort vergadering. In de hoofdstukken komen diverse vraagstukken aan de orde over de te nemen besluiten en de bijbehorende keuzemogelijkheden. Deze vraagstukken zijn doorgenummerd en worden aangeboden aan het presidium met het advies van de werkgroep bestuurlijke vernieuwing. Eventuele aanvullende suggesties en besluiten van de werkgroep en van het presidium kunnen hieraan toegevoegd worden.
3. Burgerparticipatie Over burgerparticipatie is veel gezegd en geschreven. Diverse onderzoekers alsmede bijvoorbeeld de raad voor het regeringsbeleid hebben publicaties laten verschijnen over dit onderwerp. Veelbeschreven onderwerpen hierbij zijn het verkleinen van ‘de kloof tussen burger en politiek’ en de invloed van burgers op besluitvormingsprocessen. Uit onderzoek blijkt dat vooral directe betrokkenheid bij het onderwerp (bijvoorbeeld wanneer een straat wordt heringericht) vaak veel burgers trekt. Bij andere onderwerpen is weer meer bijvoorbeeld het maatschappelijk middenveld of de besturen van verenigingen of stichtingen betrokken. Niet alle onderwerpen genereren dus evenveel geïnteresseerden. Hier dient de raad rekening mee te houden. Met het BOB vergaderen zal de beginfase van onderwerpen die beeldvormend besproken worden langer duren, maar de uiteindelijke besluitvorming zal sneller in zijn werk gaan, omdat rekening gehouden kan worden met de input van externe partijen in een vroeg stadium. Zoals wordt beschreven in hoofdstuk 12 is de communicatie omtrent de vergaderingen van groot belang. Aandachtspunt hierbij is dat de inspraak in de beeldvormende fase een advies aan de raad is en door de raad meegenomen wordt in besluitvorming. De raad is en blijft het hoogste orgaan van de gemeente en heeft dus beslissingsbevoegdheid. Daarnaast zijn er onderwerpen die meer tijd vergen. De raad wil nog extra informatie of komt er niet zomaar uit. Hiertoe is het verstandig de rust binnen het proces te vinden om met elkaar te overleggen en te kijken naar mogelijkheden om dit te bereiken. Dit is de zogenaamde (nieuwe) vorm van politiek: ‘slow politics’. Vaak zit de raad aan het eind van een lang proces. Ambtenaren hebben voorstellen geschreven en collegeleden hebben hierover besluitvorming gepleegd. Vaak heeft dit veel tijd in beslag genomen. Vervolgens dient de raad zo snel mogelijk een besluit te nemen, soms om beleid uit te kunnen voeren, soms om aan wettelijke termijnen te voldoen (voorbeeld: bestemmingsplan buitengebied). Deze situaties verdienen niet altijd de schoonheidsprijs wanneer het gaat om het proces van de gemeenteraad. Dit wordt dan soms onder druk gezet om besluitvorming te plegen. Vaak is het gevolg langdurige beraadslaging en ‘rommelige’ besluitvorming. In het kader van het tot zijn recht komen van de ingebrachte burgerparticipatie en de rol en positie van de raad als volksvertegenwoordiger dient hier in het proces rekening mee gehouden te worden.
4. Vergaderdruk van de raad. De vergaderdruk van de raad is hoog te noemen. In het verleden is het aantal commissies van drie naar twee teruggebracht. Met het invoeren van het BOB vergaderen kan de vergaderdruk verder afnemen. In het huidige systeem heeft de raad meerdere vergaderingen per maand op meerdere verschillende avonden. In 2013 wordt op (schatting op basis van huidige cijfers) 53 avonden vergaderd. Wanneer in 2013 het BOB vergaderen van kracht was geweest waren dit ongeveer 42 avonden geweest. Met invoering van het BOB vergaderen neemt de vergaderdruk af, maar moet de raad tevens de discipline op kunnen brengen om op hoofdlijnen te vergaderen zonder dat de rol van de raad onder druk komt te staan. Ook worden presidium, werkgroep bestuurlijke vernieuwing en overige raadsbijeenkomsten op deze maandag gepland.
5. Het proces om te komen tot het BOB vergaderen. 2
De werkgroep bestuurlijke vernieuwing heeft in de afgelopen periode in bijna iedere vergadering gesproken over (de ervaringen met) het BOB vergaderen. Diverse malen zijn stukken ter voorbereiding van besluitvorming in het presidium behandeld. De evaluaties zijn meegenomen in dit stuk en nu (in het voorverkiezingsjaar) lijkt het tijd definitief een besluit te nemen over de nieuwe vergaderstructuur. Deze planning wordt zo specifiek benoemd en aangehouden vanwege het feit dat de nieuwe raadsleden en collegeleden dan rekening kunnen houden met de nieuwe structuur van vergaderen en hier hun agenda op af kunnen stemmen. Vervolgens kan het vergaderschema 2014 voor na de verkiezingen definitief gemaakt worden en aangeboden worden aan het presidium ter besluitvorming. Momenteel zijn er voor 2014 twee vergaderschema’s voorbereid; Eén volgens het oude vergadersysteem en één volgens het BOB vergaderen. Deze notitie wordt aangeboden aan de werkgroep bestuurlijke vernieuwing ter voorbereiding van behandeling in het presidium. Na besluitvorming in het presidium wordt het genomen besluit vertaald naar nieuwe verordeningen waarover besluitvorming in de raad kan plaatsvinden. Met betrekking tot deze procedure dienen zich meteen de eerste vraagstukken zich aan. I. Op welke wijze vindt besluitvorming over het BOB vergaderen plaats? a. het presidium besluit over het invoeren van het BOB vergaderen. b. de raad besluit over het invoeren van het BOB vergaderen. II. Hoe vindt de voorbereiding plaats voor het aanpassen van de verordening(en). a. de werkgroep bestuurlijke vernieuwing zorgt voor de voorbereiding en biedt de raad via het presidium de verordeningen aan. b. het presidium biedt de raad de verordeningen aan (het presidium functioneert dus als werkgroep). c. het presidium wijst een werkgroep aan uit het midden van de raad om de verordeningen voor te bereiden, de werkgroep doet de voorbereiding en biedt het presidium de verordeningen aan.
6. Het moment van de vergadering(en). In de huidige situatie kennen we twee commissievergaderingen, een raadsvergadering en een presidiumvergadering per cyclus. In de praktijk komen hier diverse avonden bij voor extra onderwerpen (zoals bijvoorbeeld 'De toekomst van Steenbergen' en het bestemmingsplan buitengebied). Vanaf de start van de pilots met het BOB vergaderen is gesproken over het concentreren van alle drie de fases van besluitvorming op een wekelijkse avond. Het voordeel is, naast het afnemen van de vergaderdruk, dat door wekelijks te vergaderen (uiteraard indien er onderwerpen voorhanden zijn) er snellere besluitvorming plaats kan vinden, nog naast het voordeel van de beeldvormende bijeenkomsten. Vooralsnog lijkt de maandagavond een geschikte avond. De raad kan zich eventueel ook nog in het weekend voorbereiden en het college (op dinsdag) en de organisatie hebben die week ruim de gelegenheid om na de vergadering eventuele acties te ondernemen. Het begin van de week lijkt hier dus zeer geschikt voor. Gezien de incidentele zaken zou een reserveavond per maand (bijvoorbeeld de laatste woensdag van de maand) een goede uitloopmogelijkheid bieden. Alle betrokkenen dienen terdege rekening te houden met deze planning. De werkdruk van de raad dient niet alleen onder controle gehouden te worden maar een zoveel mogelijk rechtevenredige verdeling over het kalenderjaar te hebben. Ten overvloede wellicht goed om nog eens toe te lichten dat op de agenda van deze avond dan onderwerpen kunnen staan die in verschillende fases van besluitvorming zitten. Dus er kunnen op die avond een beeldvormend onderwerp, een opiniërend onderwerp en een besluitvormend onderwerp op de agenda staan. Ook lopen de onderwerpen portefeuille technisch door elkaar heen. Er is geen onderscheid meer in avonden voor onderwerpen die gerelateerd zijn aan maatschappelijke ontwikkeling en avonden voor onderwerpen die gerelateerd zijn aan ruimte en economie. Alle onderwerpen komen op de vergader (maandag)avond aan de orde en worden zoveel als mogelijk op een logische wijze 3
geagendeerd. De volgende vraagstukken lijken hiermee verbonden: III. Welke avond(en) worden benut voor het BOB vergaderen? a. de huidige systematiek van een maandag en een woensdag per maand waarbij de agendapunten verdeeld worden over de avonden zoals dit nu aan de orde is (met wellicht een aanpassing voor een evenredige verdeling van de agendapunten), met op één of beide avonden een besluitvormend deel. b. wekelijks een vergaderavond waar alle bijeenkomsten op plaatsvinden in het kader van het BOB vergaderen alsmede het presidium. Met als voorkeursavond de maandag en een reserveavond per maand: de laatste woensdag van de maand.
7. De beeldvormende vergadering. In de inleiding is een korte toelichting gegeven op de beeldvormende vergadering. Het is met name dit element van het BOB vergaderen dat is uitgetest in de pilot en dat nieuw is in de vergadercyclus.
7.1 De rol van de voorzitter in de beeldvormende vergadering. Aan het begin van de nieuwe periode worden uit de raad een twee- of drietal mensen aangewezen die bij toebeurt (per avond) als voorzitter functioneren. In overleg wordt hiertoe een schema opgesteld. De voorzitters van de commissies hebben tot nu toe besloten over de agenda en ook over welke onderwerpen beeldvormend besproken zouden kunnen worden. Het lijkt voor de hand te liggen dat dit door het presidium wordt bepaald en dan op basis van de beleidsagenda. De beleidsagenda geeft een goed overzicht van aankomende onderwerpen. Op basis van deze agenda zou het presidium aan kunnen geven welke onderwerpen geschikt en wenselijk zijn beeldvormend te behandelen en welke doelstelling de beeldvormende bijeenkomst heeft. De voorzitters worden aan het begin van iedere periode getraind op hun vaardigheden. De rol van de voorzitter is cruciaal. De voorzitter dient te zorgen voor het behalen van het geformuleerde doel van de avond. De voorzitter is verantwoordelijk voor de voorbereiding en het afconcluderen van de avond. In de vergadering kan een externe gespreksleider aanwezig zijn die de inhoudelijk discussie leidt. De voorzitter blijft echter altijd noodzakelijk voor het begeleiden van de formele procedure en het hanteren van de verordening. Publicatie van onderwerpen met eventuele stukken minimaal 14 dagen voor de vergadering (afhankelijk van het onderwerp en de beschikbare informatie). De raad kan hier van afwijken in spoedeisende gevallen.
IV. Wie zit de raadsvergadering (of besluitvormende fase) voor: a. De burgemeester. b. Een gekozen raadslid, bepaald aan het begin van de raadsperiode. V. Hoeveel voorzitters worden gekozen naast de voorzitter van de raadsvergadering? a. Twee. b. Drie. 7.2. De rol van de (burger)raadsleden in de beeldvormende vergadering. Bij de beeldvormende fase is het uitdrukkelijk de bedoeling dat (burger)raadsleden luisteren naar de inbreng van betrokkenen/burgers. Het behalen van de geformuleerde doelstelling van de vergadering zou moeten voldoen aan de informatiewens van de raad. gedurende de vergadering kunnen er altijd vragen of onduidelijkheden ontstaan. Het moet mogelijk zijn dat 4
raadsleden dan een korte en verhelderende vraag stellen. Deze vraag mag echter niet politiek zijn en op geen enkele wijze een mening in zich houden. Het is dan weer de rol van de voorzitter dat deze 'streng maar rechtvaardig' zijn rol oppakt. Voor het raadslid als voorzitter is het soms lastig zijn collega's terecht te moeten wijzen. De aanzittende raadsleden mogen hier geen misbruik van maken en de voorzitter dient hierop getraind te worden. Het streven is de betrokkenen fysiek 'aan de raadstafel' te hebben en de raad elders, bijvoorbeeld op de publieke tribune. Het is dus duidelijk dat iedereen, burgerraadslid of raadslid aanwezig kan zijn bij de beeldvormende fase, zolang men zich maar houdt aan bovenstaande afspraak. VI. De rol van de raadsleden in de beeldvormende vergadering wordt in de verordening omschreven in de trant van: a. De (burger)raadsleden stellen slechts verhelderende vragen. b. De (burger)raadsleden participeren volledig in de vergadering. 7.3 De rol van betrokkenen/geïnteresseerden in de beeldvormende vergadering. Hierbij dient een onderscheid gemaakt te worden in een tweetal groepen. De eerste groep is de groep van de direct betrokkenen. Bijvoorbeeld vertegenwoordigers van het maatschappelijk middenveld die te maken hebben met het onderwerp of direct omwonenden van een bestemmingsplan, besturen en leden van betrokken verenigingen etc. De tweede groep zijn burgers die in het onderwerp geïnteresseerd zijn. De eerste groep dient tijdig persoonlijk uitgenodigd te worden en wanneer er eventueel stukken zijn voor de behandeling van het onderwerp dient men nog eerder uitgenodigd te worden. Diverse besturen vergaderen niet wekelijks en dienen dus de mogelijkheid te hebben zich voor te bereiden op de vergadering. De tweede groep kan via de website en publicaties in kranten opgeroepen worden om een bijdrage te leveren aan het gesprek of de discussie of de vergadering bij te wonen als toehoorder.
7.4 De voorbereiding van de beeldvormende vergadering. Het presidium bepaalt op basis van de beleidsagenda welke onderwerpen wanneer beeldvormend behandeld worden. De beleidsagenda wordt dan een terugkerend onderwerp op de agenda. De voorzitter zorgt met de griffier voor een voorbereiding van de technische kant van de vergadering en beoordeelt of de eventueel te verstrekken informatie voldoende is. De vergadering wordt inhoudelijk door de griffie in samenwerking met de organisatie voorbereid. Afhankelijk van het onderwerp wordt gekozen voor de vorm van de vergadering en een eventuele gespreksleider. De griffie zorgt voor terugkoppeling aan de voorzitter. 7.5 De nazorg van de beeldvormende vergadering. Op basis van de gekozen vorm en het onderwerp wordt bepaald of er een verslag gemaakt wordt of bijvoorbeeld een samenvatting van de standpunten of dat een verslag extern aangeleverd wordt (bij bijvoorbeeld een workshop). De gegevens van de aanwezigen dienen bekend te zijn bij de griffie, zodat er terugkoppeling plaats kan vinden van de resultaten en het verdere proces. (Dit is een verbeterpunt ten opzichte van de pilots.) Het presidium bepaalt of het onderwerp naar de opiniërende ronde kan en zo nee wat ervoor nodig is om een volgende stap in het proces te zetten.
8. De opiniërende vergadering. 5
De opiniërende vergadering heeft als doel duidelijkheid te krijgen over vraagstukken die het ambtelijk voorstel met zich meebrengt en is een eerste verkenning van de wederzijdse standpunten. De opiniërende vergadering is het meest te vergelijken met de huidige commissievergadering. Hiertoe kunnen dan ook de bestaande regels met betrekking tot inspraak; afvaardiging etc. gehandhaafd blijven. Wanneer wij echter efficiënter dienen te vergaderen is het een mogelijkheid om via de verordening te bepalen dat technische vragen vooraf schriftelijk ingediend en beantwoord worden. Deze vragen en antwoorden kunnen dan openbaar gemaakt worden en gebruikt worden ter voorbereiding van de opiniërende vergadering. VII Het invoeren van een schriftelijke ronde voor technische vragen: a. Invoeren; in de opiniërende ronde worden geen technische vragen meer gesteld b. Invoeren; in de opiniërende ronde mogen ook nog mondeling korte technische vragen gesteld worden. c. Niet invoeren. Het is natuurlijk evident dat de voorzitter de orde omtrent het stellen van vragen dient te handhaven.
8.1 De rol van de voorzitter in de opiniërende vergadering. De rol van de voorzitter is dezelfde als bij de huidige commissies. De voorzitter geeft goedkeuring aan de keuze van de onderwerpen die opiniërend besproken worden. Dus zijn beeldvormende onderwerpen ‘rijp’ voor een opiniërende behandeling en wordt bij opiniërende onderwerpen de beeldvormende ronde niet overgeslagen? Hij controleert tevens of de afspraken naar aanleiding van de beeldvormende vergadering worden opgevolgd. 8.2 De rol van de (burger)raadsleden in de opiniërende vergadering. De rol van de (burger)raadsleden is hetzelfde als bij de huidige commissies (zie ook beslispunt VIII). 8.3 De rol van betrokkenen/geïnteresseerden in de opiniërende vergadering. Bij de opiniërende ronde kan ingesproken worden volgens het huidige spreekrecht. Tussen de opiniërende ronde en de raadsvergadering kan dan nog de inspraak meegenomen worden bij de standpuntbepaling van fracties. 8.4 De voorbereiding van de vergadering in de opiniërende vergadering . De vergadering wordt op gelijke wijze voorbereid als de huidige vergadering. Plaatsing stukken uiterlijk 14 dagen voorafgaand aan behandeling. 8.5 De nazorg van de opiniërende vergadering. De griffier verzorgt een besluitenlijst. 9. De besluitvormende vergadering. De besluitvormende vergadering is identiek aan de huidige raadsvergadering. Met betrekking tot de besluitvormende vergadering is alleen de vraag of de raad in dit stadium bij deze vergadering het spreekrecht nog wil handhaven. In het voortraject is dit uiteraard aan de orde geweest en de vraag is in hoeverre insprekers in de raadsvergadering de besluitvorming nog kunnen beïnvloeden. Wel is het vaak een manier om nogmaals de mening van de betrokkene(n) naar voren te brengen.
VIII Handhaven we het spreekrecht in de besluitvormende (raads)vergadering?
De stukken voor de besluitvormende vergadering worden minimaal een week van te voren 6
gepubliceerd. 10. De complete vergaderavond. De vergaderavond krijgt een ander karakter dan de huidige avonden. Uiteindelijk kunnen drie verschillende soorten onderwerpen op één avond behandeld worden. Invulling van de vertegenwoordiging van de fracties bij de vergaderingen kan door de fracties zelf ingevuld worden. Uiteraard dient de raad bij besluitvormende onderwerpen zo voltallig mogelijk te zijn. De positie van de burgercommissieleden wordt wellicht anders.
VIII Hoe wordt omgegaan met de burgercommissieleden in het nieuwe stelsel. a. Handhaven onder dezelfde condities als momenteel. b. Afschaffen
11. De indeling van de avond. Voor de avond wordt een agenda opgesteld met diverse onderwerpen. De beeldvormende en opiniërende onderwerpen worden door één voorzitter voorgezeten en de besluitvormende vergadering volgens beslispunt IV. Na afloop van deze onderwerpen kan het presidium bijeenkomen of er kan een andere bijeenkomst plaatsvinden. Het eerst afwikkelen van deze onderwerpen lijkt het meest logisch in verband met de verwachting dat er voor deze vergaderingen de meeste animo is. Het lijkt dan ook praktisch een tijdsindeling te maken voor de behandeling van de onderwerpen. Wellicht kunnen voorzitters op voorhand besluiten dat sommige onderwerpen hamerstukken zijn en dus ook niet opiniërend besproken dienen te worden. Met het vooraf indienen van technische vragen (beslispunt VII) zou dit tot een hoofdlijnen debat kunnen leiden. Op iedere maandagavond staan de onderwerpen ingekomen stukken, mededelingen en toezeggingenlijsten op de agenda, alsmede de rondvraag. Het invoeren van een tijdschema (geen spreektijden per fractie, maar een totale behandeltijd van beeldvormende onderwerpen en opiniërende onderwerpen) zou een hulpmiddel kunnen zijn bij de vergaderingen.
IX De agenda wordt wel of niet voorzien van een tijdschema.
VOORBEELD AGENDA 1. 2. 3. 4. 5.
Opening Vaststelling agenda Spreekrecht burgers 1 Vragenhalfuur 2 Ingekomen stukken en mededelingen (agendapunt 1 t/m 5 15 minuten)
6. 7. 8. 9.
Beeldvormend agendapunt (45 minuten) Opiniërend agendapunt (20 minuten) Opiniërend agendapunt (15 minuten) Sluiting
Raadsvergadering aanvang 21:15 uur 1. Opening 3 2. Vaststelling agenda 1 2
Er is iedere avond één vragenhalfuur. Ingekomen stukken kunnen 14 dagen later door een raadslid op de agenda gezet worden. 7
3. Ingekomen stukken (agendapunt 1 t/m 3: 5 minuten) 4. Besluitstuk III (hamerstuk 2 minuten) 5. Besluitstuk IV (hamerstuk 2 minuten) 6. Besluitstuk I (40 minuten) 7. Besluitstuk II (20 minuten) 8. Sluiting. 12. Diverse rollen bij het BOB vergaderen. De diverse gremia hebben verschillende (wellicht veranderende) rollen bij het BOB vergaderen. Het is goed om deze in dit kader ook onder de aandacht te brengen. 12.1 Het presidium. Het presidium blijft in deze vorm gehandhaafd. Het presidium besluit over de beeldvormende onderwerpen en het doel van de bijeenkomst en welke onderwerpen besluitrijp zijn. Indien dit aan de orde is, kan het voorkomen dat meerdere maandagen achter elkaar een (korte) presidiumbijeenkomst plaats heeft. Ook wordt regelmatig in het presidium een evaluatiemoment aan de orde gesteld. Omdat deze vergaderingen dus na de BOB vergaderingen plaatsvinden is het van belang dat er zakelijk vergaderd wordt onder een strakke leiding. 12.2 Het college. De portefeuillehouders worden standaard uitgenodigd voor de vergaderingen, afhankelijk van de onderlinge taakverdeling en de onderwerpen op de agenda kunnen de collegeleden onderling afstemmen wie waarbij aanwezig is. 12.3 De organisatie. De organisatie kan rekening houden met een kortere doorlooptijd van onderwerpen omdat er een continue stroom is van vergaderingen en niet meer 10 keer per jaar een commissiecyclus. De aanwezigheid van medewerkers wordt vanuit het college en de organisatie geregeld. Deze kunnen bij opiniërende punten het woord voeren na toestemming van de voorzitter. 12.4 De media. Het lijkt onhaalbaar om de SLOS iedere maandagavond uitzendingen te laten verzorgen. Zowel de bemensing van de camera's en regie als financieel lijkt dit onhaalbaar. Met de SLOS zal gesproken moeten worden over een eventuele andere invulling van politieke verslaggeving. De vergaderingen kunnen (zolang ze in de raadzaal plaatsvinden in verband met de technische mogelijkheden) wel live via de website uitgezonden worden. Het voorstel zal zijn om dit onderwerp op basis van de besluitvorming later verder uit te werken. 12. De communicatie van en over het nieuwe BOB vergaderen. De communicatie over het nieuwe BOB vergaderen kan via de griffie ingezet worden. Via de kranten en op de website kan hier aandacht aan gegeven worden. 13. Risico's van het invoeren van het BOB vergaderen. Na de invoering van het dualisme heeft bestuurlijk Nederland in een vacuüm verkeerd. Raden en college's gingen op elkaar zitten wachten; wie was aan zet? Een goede voorbereiding van het BOB vergaderen lijkt een herhaling van deze situatie te kunnen voorkomen. Duidelijke verordeningen en afspraken zijn nodig om de nieuwe vergadervorm succesvol in te voeren. En natuurlijk doemen er onvoorziene zaken op die opgelost moeten worden om het BOB vergaderen tot een succes te maken. Maar met elkaar kunnen daar oplossingen voor gevonden worden. In deze tijd van toenemende burgerparticipatie en afnemend vertrouwen in de overheid lijkt het voor de hand te liggen af te stappen van de oude vorm van vergaderen en een nieuwe vorm in te voeren die meer ruimte biedt voor burgers en betrokkenen en daarmee de raad in staat stelt tot goede besluitvorming te komen. Langer wachten lijkt niet noodzakelijk. 3
Hier kunnen moties aangekondigd worden die (in dit geval) als agendapunt 7a behandeld worden. 8
14. Tot slot. Vooralsnog lijkt de invoering van het BOB vergaderen een toegevoegde waarde te hebben voor het werk van de gemeenteraad. De werkgroep bestuurlijke vernieuwing wordt gevraagd om een besluit te nemen over vraagstukken I t/m IX en deze voorkeursvarianten aan te bieden aan het presidium. Lenneke van der Meer Juli 2013.
9
