Interne controleplan 2013
gemeente Moerdijk
Versie 20-12-2012
Inhoudsopgave
Pagina
Inhoudsopgave
2
1. Inleiding
3
2. Kaderstelling en visie interne controle 2.1 Kaders gemeenteraad 2.2 Visie interne controle
3 3
3. Doelen interne controle? 3.1 3.2 3.3 3.4
Wat verstaan we onder interne controle? Doelen interne controle Relatie met de accountantscontrole Continue proces
4 4 4 4
4. Organisatie 4.1 Doorontwikkeling interne controlefunctie 4.2 Overleg en afstemming
5 5
5. Interne controleplan 2013 5.1 Speerpunten interne controle 2013 5.2 Diepgang en omvang controle 5.3 Opzet interne controle 5.4 Follow up aanbevelingen 5.5 Verslaglegging interne controle 5.6 Bespreken bevindingen met het afdelingsmanagement 6. Planning 6.1 Actualisatie Interne controleplan 6.2 Interne controle 6.3 Accountantscontrole 6.4 Tijdpad
6 7 7 8 8 8
9 9 9 9
Bijlagen: 1. Planning en omvang te controleren processen 2. Format verslaglegging interne controle 3. Format beheersmaatregelen Sisa-regelingen
2
1.
Inleiding
Op grond van de financiële verordening moet elk jaar door het college een interne controleplan worden vastgesteld. In het interne controleplan wordt geregeld hoe de interne controle voor het komende jaar wordt ingericht en welke accenten er zullen worden gelegd. Binnen de in gang gezette organisatieontwikkeling is de verbetering van de bedrijfsvoering een belangrijk thema. Het college en de directie zijn van mening dat ook de interne controlefunctie daarbij versterkt zal moeten worden.
2.
Kaderstelling en visie
2.1 Kaders gemeenteraad Het kader voor de interne controle is door de gemeenteraad vastgelegd in de financiële verordening. In artikel 7 van deze verordening is geregeld dat het college zorgdraagt voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Deze toetsing vindt plaats aan de hand van een interne controleplan. Financiële verordening (vastgesteld 28-04-2011) Artikel 7. Interne controle 1. Het college draagt er zorg voor dat de interne controle, d.w.z. de interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheersbehandelingen, in de reguliere werkprocessen wordt geïntegreerd. Een en ander onder meer ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening. 2. Het college stelt een interne controleplan op, welke ter kennisname aan de raad wordt aangeboden. 3. Het college draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van een aantal bedrijfsonderdelen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen. Een en ander zoals is vastgelegd in het in het tweede lid vermelde interne controleplan. 4. Het college zorgt op basis van de resultaten van de toets bedoeld in het derde lid indien nodig voor een plan van verbetering. Het college neemt op basis van het plan van verbetering maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. 5. De resultaten van de toets en het plan van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden.
In de loop van het jaar wordt het controleprotocol voor het lopend jaar door de gemeenteraad vastgesteld. Het controleprotocol omvat de geldende wet- en regelgeving waar aan voldaan moet worden. Verder zijn in dit protocol de goedkeurings- en rapportagetoleranties voor de externe accountant vastgelegd.
2.2 Visie interne controle De gemeentelijke visie met betrekking tot interne controle is dat: • De interne controle in opdracht van de gemeentesecretaris wordt uitgevoerd door de afdeling Concerncontrol vanuit zijn onafhankelijke rol; • De interne controlefunctie van nature kritisch is, maar daarbij nadrukkelijk wordt gezien vanuit de verbeterrol, waarbij wordt meegedacht in het optimaliseren van de processen; • Er efficiëncywinst gehaald kan worden door de interne controlefunctie centraal te organiseren; • De interne controle een continue en dynamisch proces is; • De interne controle, die momenteel gericht is op de controle van de processen met geldstromen, doorgroeit naar een kwaliteitscontrole van alle processen.
3
3.
Doelen interne controle?
3.1 Wat verstaan we onder interne controle? Onder interne controle wordt verstaan de controle op de oordeelsvorming en de activiteiten van de organisatie. De controle vindt plaats door of namens de leiding van de organisatie. De interne controle richt zich in hoofdzaak op het waarborgen van: • Juist gebruik van gedelegeerde bevoegdheden en mandaten; • Opvolgen van wet- en regelgeving, voorschriften, instructies en procedures; • Betrouwbaarheid (juistheid, volledigheid, tijdigheid) en rechtmatigheid van de transacties en de daarbij behorende gegevensverwerking; • Betrouwbaarheid (juistheid, volledigheid, tijdigheid) van informatievoorziening en verantwoordingsrapportages. 3.2 Doelen interne controle De interne controle heeft als doel het tijdig opsporen en corrigeren van onvolkomenheden in de uitvoering van processen, evenals het creëren van de mogelijkheid tot het treffen van maatregelen om gesignaleerde onvolkomenheden in de toekomst te voorkomen. Het gaat daarbij derhalve om het voortdurend verbeteren van de werkprocessen. De interne controle staat ten dienste van het management en het college. 3.3 Relatie met de accountantscontrole De organisatie van het stelsel van interne controlemaatregelen is er niet voor de accountantscontrole, maar staat in de eerste plaats ten dienste van de leiding van de gemeentelijke organisatie. Wel is het zo dat voor de accountant de interne controle een maatstaf kan zijn om, na toetsing van de effectiviteit ervan, mede de aard en omvang van zijn eigen werkzaamheden te bepalen om uiteindelijk te komen tot het geven van een oordeel over de verantwoording. Met andere woorden: bij het opstellen van een interne controleplan moeten we proberen om de interne controle-uitkomsten ook bruikbaar te laten zijn voor de accountant ten behoeve van de te verstrekken accountantsverklaring bij de jaarrekening en eventuele specifieke accountantsverklaringen. Daarom is het van groot belang dat, bij het proces van realisering van de interne controle in onze gemeente, de accountant een adviserende taak vervult. 3.4 Continue proces Uitgangspunt is dat de interne controle een continue proces is en niet alleen plaatsvindt rondom de twee momenten dat de accountant langskomt, namelijk bij de interim-controle en de jaarrekeningcontrole. Immers, in de eerste plaats wordt de interne controle uitgevoerd voor de organisatie zelf en niet voor de accountant. Interne controle vindt dus gedurende het gehele jaar plaats. De frequentie hangt verder samen met de aard van het betreffende proces en de risico’s die daarmee samenhangen.
4
4.
Organisatie interne controlefunctie
4.1 Doorontwikkeling interne controlefunctie Het college heeft een voorgenomen besluit genomen om per 1 juni 2013 de uitvoering van de interne controle centraal onder te brengen bij de afdeling Concerncontrol. De gemeentesecretaris en het afdelingsmanagement zijn de opdrachtgevers voor het uitvoeren van de interne controle. De afdeling Concerncontrol en de interne controlemedewerkers voeren uit. Voor een goede uitvoering van de werkprocessen zal het echter noodzakelijk zijn om bepaalde procescontroles in te bakken in het werkproces van de vakafdeling. Naast de uitvoerende rol heeft de afdeling Concerncontrol tevens voor de gehele organisatie een coördinerende rol op het terrein van de interne controle. Ook heeft Concerncontrol een eigen verantwoordelijkheid om de werking van de werkprocessen te toetsen en is daarbij niet afhankelijk van een opdracht van de directie of het afdelingsmanagement.
4.2 Overleg en afstemming Met de managers vindt minimaal één keer per jaar overleg plaats over de beheersing van de afdeling en de uit te voeren verbeteracties. Verder wordt minimaal twee keer per jaar de overall IC-rapportage besproken in het Management Team. Met de teamhoofden vindt minimaal twee keer per jaar overleg plaats over het op te stellen interne controleplan, de risico’s in de afdelingsprocessen, de bevindingen, conclusies en aanbeveling van de uitgevoerde interne controles en de follow up op de uit te voeren verbeteracties. Maandelijks vindt een overleg plaats van de overleggroep “Interne controle”. Deze groep bestaat uit de concerncontroller en de diverse controllers. Onderwerp van gesprek is met name de voortgang van de uitvoering van de interne controle en de ontwikkeling van de procesbeheersing in de organisatie.
Schematische weergave In onderstaande figuur is ten aanzien van interne controle de relatie tussen afdelingsmanagement en de afdeling Concerncontrol aangegeven, waarbij ook de rol van de externe accountant is verwerkt.
Externe controle door accountant: • werkt de interne sturing- en controlecyclus • aanvullende checks op risicogebieden
Terugkoppeling: doet de vakafdeling iets met de uitkomsten van de IC door Concerncontrol?
Procescontroles door de vakafdeling: • beheersmaatregelen zoals functiescheiding • procescontroles • vastleggen in traceerbare stappen
Verbijzonderde interne controle door Concerncontrol: • beheerst de vakafdeling de risico’s? • controles op recht, hoogte en duur in dossiers etc.
Afdeling Concerncontrol helpt vakafdeling om werkprocessen optimaal in te richten
5
5.
Interne controleplan 2013
5.1 Speerpunten interne controle 2013 De interne controle gericht op de financiële processen is de afgelopen jaren goed geborgd in de organisatie. Eén van de speerpunten voor 2013 is om voor 1 juni, met behoud van de goede borging, een efficiëncyslag te realiseren door middel van het centraliseren van de interne controlefunctie bij Concerncontrol. In 2012 is de doorgroei naar van een financiële rechtmatigheidcontrole naar een meer bredere kwaliteitscontrole van de processen in gang gezet en deze zal de komende jaren worden gecontinueerd. In dit beeld past het besluit om de formatie van de juridische kwaliteitszorg per juni 2013 van de Staf over te brengen naar Concerncontrol. Het verder inbedden van de juridisch control in de interne controle is in 2013 één van de speerpunten. De organisatie is bezig met de transitie naar het volledig digitaal werken. Dat brengt vraagstukken met zich mee met betrekking tot informatiebeveiliging, autorisaties en terugvindbaarheid. In 2013 zal de informatievoorziening en als onderdeel daarvan de digitalisering van de informatiestromen meer aandacht krijgen bij de interne controle. In 2012 is er een grote slag geslagen met betrekking tot het uitvoeren van de diverse verbeteracties uit de managementletters en de interne controles. Het is de bedoeling om daar in 2013 een goed vervolg e aan te geven door middel van het project Control 2 fase. Bij de onderdelen inkoopproces en de zogenaamde Sisa-regelingen zijn in 2012 tekortkomingen geconstateerd. Om die reden zullen deze twee onderdelen bij de interne controle 2013 extra aandacht krijgen. Ook de projecten/grote investeringen en bouwgrondexploitaties zullen in 2013 extra aandacht krijgen bij de interne controle vanwege het risicovolle karakter en de economische crisis. Het Havenschap Moerdijk vertegenwoordigt een aanzienlijke waarde, maar brengt ook de nodige financiële risico’s met zich mee. De gemeente Moerdijk is voor 50% eigenaar van het schap. In 2013 zal er extra aandacht besteed worden aan hoe de gemeente greep houdt op risico’s die de gemeenschappelijke regeling met zich meebrengt. Voor 2013 worden de volgende speerpunten benoemd: • • • • • • • •
het integreren van het interne controleproces en het proces van de verbijzonderde interne controle o efficiëncywinst in het proces; o hoe vindt de afstemming met het management het beste plaats; inbedding juridisch control in de interne controle; gemeentelijke informatievoorziening, dossiervorming (beschikbaarheid en volledigheid van dossiers) en Verseon; e afwikkeling van de aanbevelingen uit de follow-up (project Control 2 fase); interne controle op inkoop inclusief inhuur; interne controle SiSa-regelingen; interne controle op projecten / grote investeringen / bouwgrondexploitaties; risicobeheersing GR Havenschap Moerdijk (financieel).
6
5.2 Diepgang en omvang controle Jaarlijks zal worden bezien welke processen onderdeel uitmaken van de interne controle en wat de diepgang van de interne controlewerkzaamheden zal zijn. Principe hierbij is die processen in de controle te betrekken waar: • de risico’s in de processen als hoog worden ingeschat; • op één of andere wijze uitgaande en inkomende geldstromen plaatsvinden; • registraties of verstrekkingen plaatsvinden waaruit direct of indirect financiële rechten of verplichtingen voort kunnen vloeien; • bij eerdere controles verbeterpunten zijn geconstateerd. Bij het bepalen van de diepgang en omvang van de controle van een proces wegen een aantal aspecten mee, namelijk: • hoe risicovol is het proces; • de omvang van de geldstroom; • het aantal posten; • welke zekerheden er in onder andere het proces en de informatiesystemen zitten; • bevindingen uit eerdere controles. Naar mate de processen meer in control zijn, is er minder interne controle noodzakelijk. De afdeling Concerncontrol heeft, vanuit haar onafhankelijke rol, de bevoegdheid om een onderzoek te (laten) doen naar een door haar gekozen item dan wel bij de uitvoering van de (verbijzonderde) interne controle dit item als aandachtspunt mee te nemen.
5.3 Opzet interne controle Aan de hand van het normenkader (wet- en regelgeving) wordt jaarlijks een controleprotocol opgesteld dat een leidraad is voor de accountantscontrole en de interne controle. De interne controle beslaat zowel de getrouwheid, de volledigheid als de rechtmatigheid. De interne controlefunctionaris draagt zorg voor het opstellen van een checklist die gebaseerd is op het normenkader en stemt deze af met de concerncontroller en de accountant. De checklist van een proces geeft inzicht in: • de geldende in- en externe regelgeving; • de aan het proces verbonden risico’s; • de beheersmaatregelen waarmee de risico’s zijn te voorkomen / reduceren; • de uit te voeren interne controlewerkzaamheden. Ten behoeve van de zogenaamde Sisa-regelingen (verkregen subsidies) is een format opgesteld om inzicht te krijgen in de aan de regeling verbonden risico’s en te genomen beheersmaatregelen. Om goed zicht te krijgen op de werking van het werkproces wordt per proces minimaal één lijncontrole uitgevoerd. Van de uitgevoerde interne controle wordt een verslag gemaakt en er wordt een controledossier aangelegd waarin alle controlebescheiden, daar waar mogelijk digitaal, worden bewaard. De interne controle is een continue proces en vindt zodoende het hele jaar door plaats. Elke interne controlefunctionaris maakt voor 2013 een werkplan voor het uitvoeren van de interne controle op de aan hem/haar toebedeelde processen en stelt de concerncontroller in het bezit van dit plan. De diverse werkplannen maken onderdeel uit van dit interne controleplan. Tevens wordt aan de concerncontroller gerapporteerd over de uitgevoerde interne controles.
7
5.4 Follow up aanbevelingen Naast de processen die onderdeel uitmaken van de interne controle zal ook het volgen van de afwikkeling van de aanbevelingen uit de rapportages van de accountant en de interne controles deel uitmaken van de ic-werkzaamheden. Vanuit het project Control 2e fase zal een extra impuls gegeven worden aan het uitvoeren van de diverse verbeteracaties. 5.5 Verslaglegging interne controle Van de uitgevoerde interne controle wordt een verslag gemaakt. Daarvoor wordt een format (zie bijlage) gebruikt dat de volgende items bevat: • proces • verslagperiode • aan het proces verbonden risico’s • hoe is deelwaarneming bepaald (welke en hoeveel dossiers) • verrichte controlewerkzaamheden • bevindingen • conclusies • aanbevelingen • follow-up aanbevelingen uit eerdere controles • controle in cijfers • datum verslag • interne controle uitgevoerd door Het verslag is dusdanig geformuleerd dat het bruikbaar is op management- en bestuursniveau.
5.6 Bespreken bevindingen met het afdelingsmanagement Het is van groot belang dat de interne controlefunctionarissen met het afdelingsmanagement afstemmen of de bevindingen naar aanleiding van de uitgevoerde interne controlewerkzaamheden juist zijn verwoord. Over de uiteindelijk rapportage van de afdeling Concerncontrol vindt afstemming plaats met het afdelingsmanagement. Vermeden moet worden dat in het vervolgproces nog gediscussieerd wordt over het waarheidsgehalte van de bevindingen.
8
6.
Planning
6.1 Actualisatie interne controleplan Bij de uitgangspunten is aangegeven dat jaarlijks zal worden bezien welke processen onderdeel van de interne controle uitmaken en wat de diepgang van de interne controlewerkzaamheden zal zijn. Er zal dus jaarlijks een actualisatie worden uitgevoerd. Deze actualisatie zal in de maand oktober voorafgaand aan het controlejaar plaatsvinden. Het Interne controleplan zal in november/december besproken worden in het MT zodat de vaststelling door het college van B&W in december voorafgaande aan het controlejaar kan worden vastgesteld.
6.2 Interne controle Per proces wordt door de interne controlefunctionaris(sen) in een werkplan voor het komend jaar vastgelegd wanneer de interne controlewerkzaamheden worden uitgevoerd en wanneer hierover wordt gerapporteerd aan de concerncontroller en het afdelingsmanagement. Deze jaarplanning maakt onderdeel uit van dit interne controleplan. Dit werkplan is gereed in de eerste helft van november. In bijlage 1 is de planning van de uit te voeren interne controle per proces opgenomen.
6.3 Accountantscontrole De jaarrekeningcontrole 2012 zal in de loop van april 2013 worden uitgevoerd door de externe accountant. Dat betekent dat daarvóór de interne controles uitgevoerd moeten zijn en de uitkomsten op hoofdlijnen zijn besproken in het Management Team. De interim-controle waarvan door de accountant verslag wordt gedaan door middel van de managementletter vindt plaats in de loop van oktober 2013.
6.4.
Tijdpad
januari
managementletter interim controle 2012 in commissie B&M
februari
rapportages interne controle t/m 4e kwartaal 2012 gereed
maart
overall-rapportage interne controle 2e half jaar 2012 aan directie/MT en college
april
uitvoeren jaarrekeningcontrole 2012 door accountant
mei
rapport van bevindingen jaarrekeningcontrole aan directie/MT, college en rekeningcommissie/raad
juni
vaststellen jaarrekening door raad
juli
-
augustus
rapportages interne controle t/m 2e kwartaal 2013 gereed
september
overall-rapportage interne controle 1 half jaar 2013 aan directie/MT en college
oktober
uitvoeren interim-controle 2013 door accountant werkplannen actualiseren ten behoeve van interne controle 2014
november
managementletter interim-controle 2013 aan directie/MT en college werkplannen 2014 IC-ers gereed
december
managementletter interim-controle 2013 aan rekeningcommissie bespreken interne controleplan 2014 in directie/MT
e
vaststellen interne controleplan 2014 door college
9
Bijlage 1
Planning en omvang financieel belang van de te controleren processen in 2013
Financiële control Proces (lasten)
Toelichting
Uitvoering interne controle door 1
Planning uitvoering interne controle
Reden interne controle
Salarissen
Afstemming financiële administratie Bruto-netto berekening Betaalprocedure Onkostenvergoeding bestuurders Vaste en variabele mutaties
FPJ
Juli
Financieel belang
FPJ
Januari, april, juli, oktober Augustus
Inkoop / aanbesteding
Concerncontrol
Per kwartaal
Inhuur van derden (maakt onderdeel uit van de interne controle Inkoop / aanbesteding)
Concerncontrol
Per kwartaal
- Waarderingssubsidies - Jaarlijkse subsidies - Eenmalige subsidies
Bron
Bijlage 7 begroting: verdelingsmatrix lasten kolom 1.1
April April, oktober April, oktober
Treasury (leningen)
Subsidieverstrekkingen: - Budgetsubsidies
Omvang in € afgerond (begroting 2013) € 17.200.000
RMO Advies Vaststelling 2011 Vaststelling 2012 Vaststelling 2012 Verlening 2013 Verlening 2014 Verlening en vaststelling 2013
Januari December December Januari December December
Uitkeringen sociale zaken
Gemeentewinkel
Maandelijks
WMO
Gemeentewinkel
Maandelijks
Financieel belang Financieel belang, opmerkingen eerdere controles Financieel belang, opmerkingen eerdere controles Financieel belang, opmerkingen eerdere controles
Financieel belang, regelgeving Financieel belang, regelgeving
--€ 17.000.000 (inclusief € 800.000 Inhuur van derden) ---
Bijlage 7 begroting: verdelingsmatrix lasten kolom 2.1 Bijlage 7 begroting: verdelingsmatrix lasten kolom 3.0, kolom 3.1, kolom 3.3.3 en 3.4.3
Bijlage 7 begroting: verdelingsmatrix lasten kolom 3.0
€ 3.900.000
Beleidsbegroting 2013 paragraaf Subsidies 2013
€ 4.800.000
Bijlage 7 begroting: verdelingsmatrix lasten kolom 4.2.2
€ 4.900.000
Begroting: 6622000/44269/44272 6622001/44269 6652000/44228/44236/44269/44272 6652100/44229/44269/44272 6652200/44227/44269
1 Voor de uitvoering van de interne controle is nog uitgegaan van de situatie waarbij sprake is van uitvoering van die controle door de procesverantwoordelijke afdelingen. Het is de bedoeling dat vanaf 1 juni 2013 de interne controle wordt gecentraliseerd.
Leerlingenvervoer Onderwijshuisvesting Projecten
Verbonden partijen
Afstemming Coda Onderhoud Besluitvorming bestuurlijk Informatievoorziening bestuurlijk Projectexploitatie Financiële administratie Risicoparagraaf Begroting 2014 Jaarrekening 2012
Klein collectief vervoer
Gemeentewinkel
Oktober
RMO Advies RBOR RMO Ontwikkeling
Februari December Per kwartaal
Diverse afdelingen
Juni Juni Juni
RMO Advies
e
Reserveringen (lasten)
FPJ
1 kwartaal
Betalingsverkeer
FPJ
Juni, december
Financieel belang Financieel belang Financieel belang
€ 800.000
Financieel belang Financieel belang Financieel belang Financieel belang
€ 6.700.000
Totaal lasten Proces (baten)
€ 2.400.000
€ 500.000 € 4.400.000 ---
Toelichting
Pacht gronden
Reden interne controle
FPJ
Augustus
RBOR
3e en 4e kwartaal e
Snippergroen en volkstuinen
RBOR
1 kwartaal
Diversen eigendommen
RBOR
1e kwartaal en augustus
Multifunctionele centra
RBOR
1e kwartaal en augustus e
e
e
Financieel belang Financieel belang Financieel belang Financieel belang Financieel belang Financieel belang Financieel belang
Omvang in € afgerond (begroting 2013) € 2.800.000
Bron
Bijlage 7 begroting: verdelingsmatrix baten kolom 2.1
€ 10.000 € 60.000 € 100.000 € 225.000
Gymzalen
RBOR
1 , 2 en 3 kwartaal
Opbrengsten haven
Haven Moerdijk Haven Willemstad
RBOR
1e, 2e en 3e kwartaal
Projecten
Besluitvorming bestuurlijk Informatievoorziening bestuurlijk Projectexploitatie Financiële administratie Risicoparagraaf Projecten Gronden / reststrookjes
RMO Ontwikkeling
Per kwartaal
Financieel belang
€ 1.800.000
RMO Ontwikkeling RBOR
Per kwartaal 1e kwartaal
Financieel belang
€ 2.700.000
Grondverkoop
Bijlage 13 begroting: Overzicht verbonden partijen Bijlage 13 begroting: Overzicht verbonden partijen Bijlage 7 begroting: verdelingsmatrix lasten kolom 6.0
€ 65.700.000
Treasury (rentebaten) Verhuur en pacht
€ 3.100.000
Begroting: 6480100/43611 Bijlage 7 begroting: Verdelingsmatrix lasten kolom Lasten Coda Gemeente Moerdijk / Budgetten 2013 / Subproduct met kostensoort / Kostensoort 4* / Budgethouder 2ACTPROJECT
€ 70.000 € 370.000
Begroting: 653000. Begroting: 6221001/83500/83606 6561001/8… Coda Gemeente Moerdijk / Budgetten 2013 / Subproduct met kostensoort / Kostensoort 8* / Budgethouder 2ACTPROJECT
Bijlage 7 begroting: verdelingsmatrix baten kolom 3.3.1
Belastingen
Bouwleges
FPJ Aanslagoplegging gecombineerde aanslag 1e kohier Aanslagoplegging overige kohieren Bezwaarschriften gecombineerde aanslag / beschikking Mutatieverwerking bevolking / kadaster Toeristenbelasting V&H
Maart
Bijlage 7 begroting: verdelingsmatrix baten kolom 4.0.1 en kolom 4.0.2
Financieel belang Financieel belang Financieel belang Financieel belang
€ 1.200.000
Bijlage 7 begroting: verdelingsmatrix baten kolom 3.4 Bijlage 7 begroting: verdelingsmatrix baten kolom 3.4 Bijlage 7 begroting: verdelingsmatrix baten kolom Baten
Augustus, september
Maandelijks Augustus, november 2e en 4e kwartaal
Gemeentewinkel
Tweemaandelijks
Gravenadministratie
Gemeentewinkel
April
RBOR
Reserveringen (Baten)
FPJ
1e kwartaal 3e kwartaal 1e kwartaal 1e kwartaal
Algemene uitkering
FPJ
Mei
Zwembaden De Kristal MFC De Parel
€ 17.400.000
Maart, april, mei, juni, juli
Leges burgerzaken
Exploitatieovereenkomsten
Financieel belang
Financieel belang Financieel belang
Totaal baten
Toelichting
Financiële verantwoording Proces Financiële verantwoording Proces Financiële verantwoording Proces Verzorgd door WVS
G2
Investering stedelijke vernieuwing (ISV) Onderwijsachterstandenbeleid 2011 / 2014 Brede doeluitkering verkeer en vervoer Wet Sociale Werkvoorziening Gemeentedeel Wet Sociale Werkvoorziening Gemeenten incl WGR WWB Inkomen / Wij
G2 G2
D9 E27B G1C-1
G1C-2
€ 100.000 € 1.356.000
€ 2.200.000 € 28.000.000
Bijlage 7 begroting: verdelingsmatrix baten kolom 6.0 Bijlage 7 begroting: verdelingsmatrix baten kolom Baten
€ 58.991.000
SiSa (kruisjeslijst 2012)
C7C
€ 600.000
Reden interne controle
RMO Advies
1e kwartaal 4e kwartaal 1e kwartaal 4e kwartaal 1e kwartaal 4e kwartaal 1e kwartaal
Financieel belang Financieel belang Financieel belang Financieel belang
Verzorgd door WVS
RMO Advies
1e kwartaal
Financieel belang
Financiële verantwoording Proces
Gemeentewinkel
Maandelijks
IOAW
Gemeentewinkel
Maandelijks
IOAZ
Gemeentewinkel
Maandelijks
Financieel belang Financieel belang Financieel
RMO Ontwikkeling RMO Advies RMO Advies
Omvang in € afgerond (begroting 2013)
Bron
Begroting: 6480600/84104
€ 4.300.000
Begroting: 6610101/84106/84220 Begroting: 6612301/84100/84106 Begroting:
G3 G5
H102010
Bijstandverlening Zelfstandigen Participatiebudget WEB Inburgering Reïntegratie Brede doeluitkering Centra Jeugd en Gezin (BDU CJG) Totaal SiSa
Gemeentewinkel
Maandelijks
Financiële verantwoording Proces
Gemeentewinkel
1e kwartaal Januari, april, juli, oktober
Financiële verantwoording Proces
RMO Advies
1e kwartaal
belang Financieel belang Financieel belang
€0 € 500.000
6612302/84100/84106 Begroting: 6610102/84100/84106 Begroting: 6623000/84105, Begroting: 6623010/84100 en Begroting: 6623120/84100/84106
€ 4.800.000
Totaal lasten, baten en SiSa
€ 129.491.000
Overig
Toelichting
Bestel- en leenprocedure RBOR Buitendienst
Toetsen van de in 2012 opgestelde procedure
BTW-heffing / verrekening
Reden interne controle
RBOR
2e en 4e kwartaal
Risico’s M&O
FPJ
Januari, juni, november
Horizontaal toezicht belastingdienst
Omvang in € afgerond (begroting 2013)
Bron
Omvang in € afgerond (begroting 2013)
Bron
Juridische / informatie / personele control Proces
Toelichting
Reden interne controle
Contracten
Alle afdelingen
Maatwerk
Financieel belang
GBA
I&F
4e kwartaal
Informatiebeveiliging
I&F
n.n.b.
Kwaliteitszorg gerelateerd aan GBAregelgeving Risico’s, juridisch
I&F
Per kwartaal
Post- en archief
Digitaal werken via Verseon
Kwaliteit, juridisch
Bijlage 2
Format verslaglegging interne controle
Verslag Interne Controle Proces …
Verslagperiode …
Aan het proces verbonden risico’s …
Hoe is deelwaarneming bepaald (welke en hoeveel dossiers) …
Verrichte controlewerkzaamheden …
Bevindingen …
Conclusies …
Aanbevelingen …
Follow-up aanbevelingen uit eerdere controles …
Controle in cijfers Financieel belang in € Controleomvang in € Omvang rechtmatigheid in € Omvang onderzekerheid in € Omvang formele onrechtmatigheid in € Omvang financiële onrechtmatigheid in €
Datum verslag …
Interne controle uitgevoerd door …
Bijlage 3
Format Risicoanalyse Sisa-regelingen 2013
Sisa-regeling: Toetsingskader
Wat kan er fout gaan?
Beheersingsmaatregel
Stand van zaken
Opmerkingen Interne Controle Datum:
Beschrijving van het risico
Hoe wordt het risico beheerst
In te vullen door de vakambtenaar. Betreft de zelfcontrole op de uitvoering van de regeling
Betreft de IC-toets
Wettelijke regeling Art. 1 tekst artikel Art. 2 tekst artikel Art. 3 tekst artikel Art. 4 tekst artikel Etc. Betreft alleen de relevante artikels met de toetspunten. Ook de niet-financiële
1
