RIS079082_000922 Wethouder Economie en Personeel
mr drs G.A.A. Verkerk
Retouradres: Postbus 12 600, 2500 DJ Den Haag
de leden van de commissie EP
Gemeente Den Haag
Uw brief van
Uw kenmerk Ons kenmerk Doorkiesnummer
(070) 2712 Aantal bijlagen Datum
1 september 2000 Onderwerp
begroting personeelsbeleid 2001
Geachte leden van de commissie,
1.
INLEIDING
In deze begrotingsbrief wil ik u informeren over de ontwikkeling in de portefeuille personeel en organisatie en u de beleidsvoornemens voor 2001 voorleggen. Het is gewenst het voor dit jaar geïnitieerde personeelsbeleid voort te zetten en de concerndoelstellingen op het gebied van arbeidsmarktbeleid, diversiteit en arbeidsomstandigheden (ziekteverzuim en werkdruk) toe te spitsen. In het arbeidsvoorwaardenbeleid wordt de prioriteit gelegd bij het versterken van de gemeentelijke arbeidsmarktpositie door generieke afspraken en gerichte maatregelen. In paragraaf 1 van deze brief schets ik u de hoofdlijnen van het gemeentelijk personeelsbeleid en de daarin geboekte belangrijkste resultaten. In de daaropvolgende paragrafen zal ik ingaan op de beleidsvoornemens in de resterende raadsperiode en meer specifiek voor 2001. In bijlage 1 treft u een overzicht aan van de financiële consequenties van het beleid voor 2001.
2.
HOOFDLIJNEN VAN HET P&O-BELEID
Cruciaal voor het realiseren van de gemeentelijke beleidsdoelstellingen vormen de kwaliteit van de bedrijfsvoering, het gemeentelijk management en personeel. Investeren daarin en sturen op personele kwaliteit vormen daarom de kern van de portefeuille. Die visie is expliciet aan het beleid van dit college Inlichtingen bij:
mr. F.R. Biesta Postadres: Postbus 12 600, 2500 DJ Den Haag Bezoekadres: Spui 70, Den Haag
Telefoon 070 - 2551 Telefax 070 - 3533601
2
ten grondslag gelegd. In de afgelopen periode is er daarom voor gekozen om de investeringen in personeel op een structureel hoger niveau te brengen dan in de voorgaande periode mogelijk was. Het is daarom dan ook verheugend te constateren, dat uit de Stadsenquête naar voren komt, dat de burgers over het algemeen tevreden zijn over de deskundigheid en de klantvriendelijkheid van het personeel. Het beleid begint zijn vruchten af te werpen. Er is geen reden hiermee te stoppen. Ook zien we een relatie tussen de hoge beschikbaarheidsdruk - toenemende productiviteitsvraag aan het apparaat, gepaard gaande met oplopend ziekteverzuim, toegenomen adv en langere doorlooptijd van vacatures - en de ontevredenheid van burgers over de afdoeningsduur van hun vragen. Terugkijkend op de doelstellingen van het beleidsprogramma, zijn concreet goede resultaten geboekt. Een overzicht hiervan treft u aan in bijlage 2 bij deze brief.
3.
ARBEIDSMARKTBELEID
Een sterke positionering van de gemeente op de arbeidsmarkt is voor de continuïteit in de personeelsvoorziening van groot belang. De algemeen geconstateerde krapte op de arbeidsmarkt maakt dat aan dit vraagstuk in de komende tijd prioriteit moet worden gegeven door middel van strategische en operationele acties, zowel in de sector gemeenten als in eigen huis. In deze paragraaf komen de eigen beleidsmatige en operationele activiteiten aan bod. Paragraaf .8.1. gaat in op de arbeidsvoorwaardelijke aspecten van dit beleid. 3.1 Arbeidsmarktscan Binnen de gemeentelijke organisatie zal ook in 2001 een arbeidsmarktscan worden uitgevoerd, ter inventarisatie van knelpunten bij de werving van nieuw personeel. Aan de hand van deze scan zullen gericht maatregelen worden genomen ter bestrijding van deze knelpunten. 3.2 Imagocampagne De gemeente Den Haag ondersteunt door middel van een jaarlijkse financiële bijdrage de landelijke imagocampagne die door het A&O-fonds gemeenten wordt gevoerd. De looptijd van deze campagne is drie jaar. Aangezien deze campagne niet is gericht op individuele gemeenten, is het daarnaast zinvol dat Den Haag acties onderneemt ter onderscheiding van andere (concurrerende) werkgevers in de sector. Daarbij gaat het erom de gemeente krachtiger te profileren en aantrekkelijk en agressiever te adverteren. Ook promotiecampagnes via de media zullen in de komende periode worden gehouden. Den Haag organiseert reeds een breed scala van imagoversterkende activiteiten. Deze acties zijn vooralsnog overwegend gericht op hoger afgestudeerden. Daarnaast houdt een gemeentelijke werkgroep zich bezig met de organisatie van een imagocampagne voor de gehele gemeente. Het plan van aanpak hiervoor is in het najaar gereed. In 2001 wordt gestart met de uitvoering van deze campagne.
3
3.3 actie upgrading financieel en administratief personeel We constateren landelijk een grote vraag naar financieel/administratief personeel. Hierdoor ondervindt de gemeente Den Haag een knelpunt bij werving en behoud van deze categorie personeel. Dit is gebleken bij de behoeftepeiling in het kader van het traineeproject (zie hierna). Het weer op peil brengen van de personeelsvoorziening in deze functies vergt een gerichte, gemeentebrede aanpak. Momenteel wordt een grote wervingscampagne voorbereid. Voor 2001 wordt een breed wervings- en opleidingstraject voorgesteld voor alle niveaus. Hiermee zal tevens de doorstroming van I/D-medewerkers en de loopbaanontwikkeling van allochtone medewerkers op een hoger niveau in de organisatie worden betrokken (Zie ook par.6.4. actieplan SOC). De te nemen actie bestaat uit allereerst het inventariseren van huidige en toekomstige vacatures voor financieel/administratief personeel. Vervolgens zullen er opleidingsfaciliteiten worden gecreëerd voor eigen en nieuw te werven personeel voor de geïnventariseerde vacatures. Kandidaten worden vooraf voor de opleidingen geselecteerd, onder meer op de aanwezigheid van voldoende voorkennis. Voor de actie zal gedurende een aantal jaren een bedrag van fl. 400.000 -- per jaar beschikbaar worden gesteld, dat wordt gedekt uit de extra v&o-middelen (zie hierna). Indien de beschikbare middelen niet toereikend zijn, om door middel van bijscholing in de vacatures te voorzien zullen de activiteiten op basis van cofinanciering plaatsvinden. 3.4 “Gevorderd talent” De vier grote gemeenten zijn gestart met een gezamenlijke wervingcampagne, met als doelstelling zich op de arbeidsmarkt te profileren als een aantrekkelijke werkgever voor gevorderd talent (3 tot 5 jaar werkervaring). Na het zomerreces zal een convenant worden ondertekend door de wethouders-personeel van Amsterdam, Den Haag, Rotterdam en Utrecht waarbij het A&O-fonds als vijfde partij betrokken is. Deze laatste bevindt zich tegen die tijd in de start-fase van hun landelijke campagne, gericht op de profilering van de gemeentelijke overheid op de arbeidsmarkt.
4.
INVOERING VAN COMPETENTIEMANAGEMENT
Competenties zijn de benodigde kennis, vaardigheden en gedrag voor het duurzaam boeken van resultaten. Als zodanig kunnen zij als het ware beschouwd worden als het “DNA” van het personeelsmanagement. Bewust aandacht besteden aan competenties biedt daarom een goed fundament voor personeels- en organisatieontwikkeling. De ervaringen, conclusies en aanbevelingen uit de pilotprojecten geven voeding aan het concernkader, dat op hoofdlijnen de eisen bevat waaraan het door de diensten te voeren competentiemanagement moet voldoen en de werking van het instrument reguleert. Het gemeentelijk beleid is er op gericht competentiemanagement in de invoeringsfase vooralsnog te hanteren voor organisatie-ontwikkeling en bij het hanteren van het personeelsinstrumentarium voor
4
werving en selectie, vorming en opleiding, coaching, teamvorming en de begeleiding in het functioneren en bij de loopbaan. Verdergaande toepassing is pas gewenst, als het werken met competenties meer algemeen geschiedt. In de komende drie jaar is de doelstelling voor de invoering er dan ook op gericht een kritische massa competentieprofielen en persoonlijke ontwikkelingsplannen te realiseren. Hiervoor worden streefcijfers en stimulerings- en reguleringsmaatregelen opgenomen in het concernkader. De invoering van competentiemanagement geschiedt per dienst op basis van een door elke dienst op te stellen invoeringsplan dat aan de eisen van het concernkader voldoet. In een periode van 3 jaar zal competentiemanagement bij alle diensten worden ingevoerd, aansluitend bij de daarvoor natuurlijke momenten van elke dienst. Begonnen is bij DSO, FAD, BSD en DBZ. Medio 2001 zal de tweede fase starten bij: OCW, SZW, GKB, DOB en BRW.
5.
PRIORITEITEN BIJ VORMING EN OPLEIDING
In het beleidsprogramma is voor 2001 - net als voor 2000 - voor v&o-beleid een incidenteel bedrag van 2 ton opgenomen. Bij de begroting 2000 heeft de raad besloten de middelen voor vorming en opleiding in twee stappen structureel te verhogen met 2,5 mln. Voor het jaar 2000 zijn op concernniveau prioriteiten aangegeven ter grootte van 1,7 mln (zie bijlage 2). De volgende concernprioriteiten bestrijken een periode van 3 jaren: S Het integrale v&o-plan van elke dienst al kader voor de dienstprioriteiten (762.000) S Persoonlijke ontwikkelingsplannen in het kader van competentiemanagement (450.000) S Toerustingsplannen allochtonen (112.000) S Toerustingsplannen I/D-medewerkers (100.000) De diensten hebben deze geoperationaliseerd met jaarplannen welke voor 2001 opnieuw zullen worden gemaakt. De overige concernprioriteiten (agressietrainingen, terugdringing ziekteverzuim en arbeidsmarktbeleid, tezamen 3 ton) hadden een looptijd van 1 jaar. Vanaf 2001 wordt structureel 1 mln toegevoegd aan de middelen voor v&o en kan 3 ton worden herschikt. Deze worden geconcentreerd ingezet om de volgende bestaande concernprioriteiten te versterken: 1. Persoonlijke ontwikkelingsplannen en cursorische activiteiten in het kader van de invoering van competentiemanagement (zie par. 4): 610.000 2. Arbeidsmarktproblematiek (zie par 3.3): 390.000, waarvan 100.000 t.b.v. toerusting allochtonen wegens de impuls diversiteit (zie par. 7) 3. Terugdringing ziekteverzuim en aanpak werkdruk: 315.000 (zie par. 9) Over de besteding van de middelen worden met de diensten nog dit jaar uitwerkingsafspraken gemaakt. Voor het op peil houden van de ICT-functies worden uit het budget voor ICT in de stad (stelpost 3,7 mln) apart middelen met prioriteit ingezet. 6.
LOOPBAANONTWIKKELING
5
6.1 Actieprogramma loopbaanontwikkeling in de komende jaren Voor diverse AD-doelgroepen zullen afgestemde thematische besprekingen, seminars, congressen en colleges (in samenwerking met de Haagse Vestiging van de Leidse universiteit) worden georganiseerd. 6.2 Trainees In het kader van het gemeentelijke traineeprogramma, dat vooralsnog succesvol verloopt, zullen ook in 2001 wederom tenminste 10 academici en HBO’ers worden aangetrokken. Bij de behoeftenpeiling voor het jaar 2000 bleek dat er - naast 4 management- en één P&O-trainee - een vraag was voor 17 Financiën & Control-trainees, waarvan 14 op HEAO-niveau. De werving onder HEAO-ers heeft - hoewel adequaat uitgezet - in 2000 geen enkele response opgeleverd. Voor HEAO-ers is vanaf medio 2000 een actief stage-beleid opgezet, omdat gebleken is dat deze schoolverlaters dikwijls voor een baan kiezen bij het stagebedrijf en minder op de arbeidsmarkt rondkijken om te solliciteren. Deze nieuwe lijn wordt intensief doorgezet. 6.3 Ontwikkelingsactiviteiten Na het ontplooien van de benodigde vormings- en opleidingsactiviteiten voor de doelgroepen “P&O” en “Financiën &Control” (F&C), “Managers” en “Adviseurs” (M&A) (van salarisgroep 13 en hoger) staan vanaf november 2000, doorlopend in 2001 en 2002 de “Managers en Adviseurs” in de salarisgroepen onder 13 centraal: een gemeentelijke populatie van ruim 300 medewerkers. Ongeveer 300 managers en adviseurs zullen in de jaren 2001 en 2002 deelnemen aan de leergang “Haagse Vaardigheden”; het betreft hier een doorloop van de leergang, die in eerste instantie door managers en adviseurs in de salarisgroepen 13 en hoger werd gevolgd.
6.4 Algemene dienst In het jaar 2001 hebben alle medewerkers die tot de AD-doelgroep behoren (850 mensen) de mogelijkheid om toe te treden tot de Algemene Dienst. Deze toetreding geschiedt op vrijwillige basis, als een bewuste keuze voor ontwikkeling. Het criterium dat toetreding alleen mogelijk is na deelname aan V&O-activiteiten is inmiddels losgelaten. Vanaf medio 2001 krijgt de aanpak van de mobiliteit in het AD-programma prioriteit. Ter voorbereiding daarvan zal het instrument van de functiewissel worden geëvalueerd en zullen aanbevelingen worden gedaan om de mobiliteit binnen de algemene dienst te optimaliseren. De procedure “Werving en Selectie AD” kan dan vanaf diezelfde tijd volledig operationeel zijn. Deze procedure geeft de doelgroepen binnen de AD voorrang bij het solliciteren op functies die tot de AD behoren. Zij worden door middel van e-mail geattendeerd op vrijgekomen AD-functies, alvorens via
6
Intranet de vacatures gemeentelijk bekend worden gemaakt. Sinds de invoering van de procedure “werving en selectie AD” zijn vanuit de doelgroep P&O, - naast een instroom van buitenaf - twaalf medewerkers (14% van de totale P&O-AD populatie) overgegaan naar een andere dienst, in een andere functie. Met ingang van 2001 zullen alle AD-vacatures voor alle AD-groepen verspreid worden. Bij de AD-doelgroep F&C is een begin gemaakt met een schouw van de zittende medewerkers, waarbij de doelstelling is om eveneens tot een binnen-gemeentelijke roulatie te komen. Tevens is in de richting van het strategisch overleg van gemeentelijke controllers (SOC) een plan gezonden, waarin suggesties staan opgenomen die een belangrijke impuls vormen om het tekort aan gekwalificeerde F&C-krachten op te vullen en de zittende kwaliteit te kunnen behouden. Met een gerichte mobiliteit vanuit de AD wordt er voor het jaar 2001 er naar gestreefd de uitstroom voor deze doelgroep belangrijk terug te brengen, zodat kwaliteit voor de gemeentelijke organisatie behouden blijft. Een centrale wervingscampagne voor financiële functies - zoals in september 2000 is ingezet - is binnen dit kader eveneens een belangrijke bijdrage.
7.
IMPULS DIVERSITEITSBELEID
Den Haag ziet diversiteitsbeleid als positief beleid, gericht op het creëren van kansen en het benutten van talenten. Kernbegrippen zijn: gemeenschappelijke belangen, inzet en loyaliteit van alle betrokkenen, gelijkheid en openheid vanuit acceptatie van verschillen en eigen identiteit. Het komende jaar zal - in lijn met de herijkingsnota Integratiebeleid en gezien de ondervertegenwoordiging van allochtonen in de organisatie - een extra impuls worden gegeven aan een specifiek onderdeel van het diversiteitsbeleid: de instroom en doorstroom van allochtonen. Er wordt naar gestreefd op korte termijn resultaat te boeken met een aantal concrete acties. De voorstellen voor deze acties zijn verdeeld over de volgende vier categorieën: A. arbeidsmarktcommunicatie: banenmarkt, artikelen in tijdschriften, profileren op internet. B. werving- en selectiemethodiek: advertentietekst wijzigen, gebruik niet-discriminerende selectieinstrumenten, allochtone selecteurs/assessors. C. instroom/doorstroom: coachsysteem waarbij 30 allochtonen instromen of doorstromen. Elk diensthoofd en elk hoofd p&o zal persoonlijk een allochtone medewerker stimuleren tot een loopbaanstap, of zich daarvoor toe te rusten. De stagemogelijkheden zullen worden uitgebreid en allochtone stagiairs zullen actief worden gezocht. D. interne bewustwording: interviews/discussies met allochtonen, themadagen, bespreking in raadscommissies en aanpassing van de beoordelingsregeling. Bij de uitvoering van deze voornemens worden de aanbevelingen van de SAM inhoudelijk gevolgd. De middelen voor de uitvoering worden gevonden in de extra v&o-budgetten en de reguliere beleidsbudgetten van POI. In het ritme van de twee maraps en de jaarrekening zal over de voortgang van de bovenstaande acties worden gerapporteerd.
7
De hier beschreven impuls betekent uiteraard niet dat aan andere prioritaire groepen geen aandacht wordt besteed. Het bestaande beleid en de daarbij behorende projecten blijven doorgaan.
8.
ARBEIDSVOORWAARDENBELEID
8.1. Sector-CAO De huidige CAO-gemeenten loopt af op 1 oktober 2000. Voor de nieuwe CAO is, op basis van lederaadpleging, door het College van Arbeidszaken (CvA) de inzet van de gemeentelijke werkgevers tot stand gekomen. Het CvA streeft naar een CAO met een looptijd van 27 maanden. De kernthema's van het CvA voor deze CAO zijn: 3. verbetering van de wervingskracht van gemeenten op een krappe arbeidsmarkt. Het gaat hier om imagoversterking, marktconforme salarisontwikkeling (inzet 3,1%in 2001 en 3,1% in 2002 en verhoging van de eindejaarsuitkering met 0,5%), werk en zorgvraagstukken; cafetariamodel en studiefaciliteiten. 4. differentiatie tussen gemeenten binnen dezelfde rechtspositieregeling. Door het hanteren van keuzemodulen kunnen gemeenten beter omgaan met de verschillen in personeelsopbouw, de arbeidsmarktsituatie in de regio en de visie op personeels- en arbeidsvoorwaardenbeleid. Het gaat hier om bijv. kinderopvang, cafetariamodel en arbeidsduur 5. optimalisering van de bedrijfsvoering. Dit thema omvat voorstellen voor meer differentiatie in de arbeidsduur en werktijden en beloning (resultaatgericht belonen), studiefaciliteiten en vereenvoudiging van de regelingen. De onderhandelingen met de vakbonden spitsen zich toe op de looptijd van de CAO (1 jaar), de uitbreiding van het zorgverlof en de scholing en employability. 8.2. CAO-Den Haag De Haagse arbeidsvoorwaarden komen tot stand door wetgeving van het Rijk, in het LOGA (sector gemeenten) en in de Centrale Commissie van Overleg (CCvO). In het gemeentelijk arbeidsvoorwaardenbeleid zoekt Den Haag uit efficiency-overwegingen, zoveel mogelijk aansluiting bij de LOGA-afspraken. Landelijk gemaakte afspraken kunnen in het lokale overleg niet meer worden veranderd, wel worden ingevuld en uitgewerkt binnen de bandbreedte of het kader. In het lokale domein zal er in de komende periode naar worden gestreefd de arbeidsvoorwaarden zoveel mogelijk in een pakket af te spreken. Ambtelijk zijn de eerste verkennende besprekingen hiervoor gestart. Ik zal u hierover zo spoedig mogelijk in een aparte bespreking informeren. 8.3 In- en doorstroombanen. In voorbereiding is een voorstel voor een nieuwe rechtspositieregeling in verband met in- en
8
doorstroombanen (voorheen Melkertbanen). In de nieuwe regeling zal mede uitvoering worden
gegeven aan de in het kader van de Begroting 2000 door de VVD-fractie ingediende motie 1.5. Deze motie heeft betrekking op de doorstroom van I/D-banen naar niet gesubsidieerde arbeid en is aangenomen in de raadsvergadering van 4 november 1999. Complicerende factor in het overleg met de vakorganisaties over de regeling vormt de uitbetaling van de onregelmatige dienst. De rijkssubsidie voorziet hierin niet. De toelage voor het werken van op de normale werktijd afwijkende uren bedraagt per gewerkt uur 20, 40 of 65 % van het salaris, afhankelijk van het tijdstip waarop in onregelmatige dienst wordt gewerkt. De vergoeding voor in opdracht verricht overwerk bestaat uit verlof, gelijk aan het aantal uren dat de feitelijke arbeidsduur (in een volledige betrekking) per week wordt overschreden. De toeslag geldt voor overwerk op zaterdag en op zondag. Bovendien geldt de toeslag op doordeweekse dagen voor zover het overwerk meer bedraagt dan twee uur per week.
Instroombaan (vh Melkertbaan)
Doorstroombaan (1:6)
beloning
subsidie
beloning
subsidie
salaris max. 130 % minimumloon
max. 125 %
salaris max. 150 % minimumloon
max. 130 %
vakantie-uitkering
wel
vakantie-uitkering
wel
onregelmatige dienst
geen
onregelmatige dienst
geen
overwerk
geen
overwerk
geen
Momenteel wordt onderzocht of hiervoor binnen de diensten middelen te vinden zijn. Zolang hierover geen zekerheid bestaat, wordt de huidige gedragslijn van compensatie in vrije tijd, gehandhaafd. 8.4 Stand van zaken OOW (Overheidspersoneel onder de werknemersverzekeringen) De Werkloosheidswet (WW) en de Ziektewet (ZW) worden per 1 januari 2001 van toepassing op het overheidspersoneel. De invoering vindt stapsgewijs plaats en loopt tot 1 januari 2003. Om de verslechtering die de WW qua hoogte en duur ten opzichte van de wachtgeld- en uitkeringsregeling, op te heffen, wordt in LOGA-verband in een aanvullende (bovenwettelijke) regeling voorzien. Deze regeling wordt opgenomen in hoofdstuk 10a van het Ambtenarenreglement ‘sGravenhage. De LOGA-partijen achten het zinvol de uitvoering van de bovenwettelijke regeling bij werkloosheid uit te besteden aan de instelling die ook de wettelijke regeling uitvoert, in casu de USZO. Het ligt in de rede dat onze gemeente deze lijn volgt; eerder werd dit gedaan met de suppletieregeling (hoofdstuk 11a ARG). Van belang is te melden, dat de pseudopremies gehandhaafd blijven.
9
Voor onze gemeente betekent de fasegewijze invoering dat het bureau BUWU (bureau uitvoering wachtgelden en uitkeringen), thans werkonderdeel van de Facilitaire dienst, haar werkzaamheden geleidelijk aan zal zien verminderen. De afnemende hoeveelheid werk zal onvoldoende zijn om het bureau in stand te houden. Door de FAD wordt in overleg met de diensten besluitvorming hierover voorbereid. De verwerking van de organisatorische en rechtspositionele effecten van de grote operatie wordt binnen de gemeente projectmatig opgepakt door POI, die daarvoor mede participeert in de landelijke werkgroep van het CvA. U wordt hierover apart geïnformeerd. 8.5
pilot concurrentieverbetering
Het is gewenst onderzoek te doen naar mogelijkheden het arbeidsvoorwaardenpakket beter te laten aansluiten bij de lifestyles van mensen om zo makkelijker kwaliteit uit de arbeidsmarkt te trekken en mensen te behouden voor de gemeenten. Daarom zal in de komende maanden bij een dienst voor functionarissen waarvoor werving- en behoudsproblemen gelden een experiment worden gedaan.
9.
ARBEIDSOMSTANDIGHEDENBELEID
9.1
terugdringing ziekteverzuim
In 1999 is in de raadscommissie EP afgesproken dat de diensten via hun beheerportefeuillehouder de ziekteverzuimcijfers en de bijbehorende plannen omtrent ziekteverzuimbeleid bespreken in hun eigen raadscommissie. Deze aanpak heeft zijn vruchten afgeworpen. Bij veruit de meeste diensten is ziekteverzuimbeheersing een groot aandachtspunt geworden en er zijn veel acties ontplooid. (Zie verder bijlage 2). In de komende periode zal de gekozen aanpak van het bespreken van het ziekteverzuim in de commissies worden voortgezet. Daarnaast zal vanuit POI nadruk worden gelegd op de thema’s werkdruk (zie hierna), RSI-preventie, seniorenbeleid, veelvuldige communicatie over ziekteverzuim (wellicht d.m.v. een meldpunt of via Intranet). Verder wordt nog dit jaar gestart met een werkgroep ziekteverzuim die zich gaat buigen over mogelijke verbetering van de registratie van het ziekteverzuim waardoor een specifieker inzicht kan worden verkregen in feitelijke oorzaken van ziekteverzuim. Deze werkgroep beziet ook de verdere mogelijkheden van reïntegratie. Medio 2001 loopt het contract met de Arbo-unie Rijnmond af. Tezamen met de diensten wordt de aanbesteding van de arbodienst voorbereid. In het programma van eisen worden bepalingen opgenomen over de kwaliteit van de informatie en de dienstverlening van de arbodienst en zullen taakstellende afspraken over de terugdringing van ziekteverzuim worden gemaakt.
10
9.2
werkdruk
Het thema werkdruk vraagt de komende periode groter bestuurlijke en managementaandacht. Het ziekteverzuim is hoog en er komen steeds meer geluiden dat medewerkers het drukker hebben. In januari is er een bijeenkomst geweest over werkdrukonderzoek en vervolgens is een werkgroep opgericht die in opdracht van het OvD een handleiding voor de diensten heeft geschreven, met daarin: - eenduidige definities rondom werkdruk; - een overzicht van de belangrijkste inzichten (indicatoren, oorzaken, gevolgen en oplossingen); - een aantal praktische tips voor het aanpakken van de werkdruk. Omdat werkdruk zeer verschillende specifieke oorzaken kan hebben, vergt de aanpak van werkdruk maatwerk. Daarom worden vanuit het concern in eerste instantie geen verdere acties ondernomen. Wel wordt er geïnvesteerd in de communicatie en het bewustzijn over werkdruk en POI zal gedurende een jaar een contactpersoon Werkdruk instellen om de diensten te ondersteunen bij de aanpak van werkdruk met informatie en instrumenten. In de sfeer van vorming en opleiding zullen activiteiten worden ondernomen vanuit het concern die een algemeen karakter dragen: timemanagement, omgaan met stress, training burn-out en voorkoming van RSI.
10
ORGANISATIEBELEID
In de afgelopen periode is werking van het concern/diensten-model geëvalueerd. Naar aanleiding hiervan heeft het college besloten door een viertal ambtelijke werkgroepen verbeteringsadviezen te laten voorbereiden op de volgende thema's: a. werkgroep beleidscoördinatie: 1. structuur beleidscoördinatie 2. GMT-OvD b. werkgroep decentralisatie: 3. territoriaal beleid 4. (eenheid) publieke dienstverlening c. werkgroep planning en control: 5. planning & control 6. onderzoeken bedrijfsvoering d. werkgroep Strategisch personeelsbeleid: 7. strategisch personeelsbeleid 8. COR Deze adviezen worden in de loop van oktober van dit jaar uitgebracht.
De wethouder van Economie en Personeel,
mr drs G.A.A. Verkerk BIJLAGE 1: OVERZICHT FINANCIËLE CONSEQUENTIES BELEIDSPRIORITEITEN 2001 In het onderstaande overzicht treft u de financiële consequenties aan Hiervoor is dekking in de concernbegroting
11
en de begroting van POI.
BELEIDSTHEMA
ACTIEPROGRAMMA LOOPBAANONTWIKKELING VORMING EN OPLEIDING - meerjaren v&o-plannen diensten - Invoering competentiemanagement (incl. persoonlijke ontwikkelingsplannen en toerusting managers en p&o) IMPULS DIVERSITEIT - algemeen - toerusting allochtonen (doorstroming) - toerusting specifiek F&C-project
PERSONEELSBELEID
V&OMIDDELEN 2000/2001
2.938.000
TOTAAL
2.938.000
2.029.000 762.000 207.000 1.060.000 377.000 61.000 104.000
ARBEIDSMARKT - imago (bijdrage A&O-fonds) - F&C-project (v&o-diensten/ arb.marktknelp.)
100.000
KINDEROPVANG
254.000
112.000 100.000 305.000 15.000
I/D-BANEN - specifiek F&C-project
190.000
100.000
ARBEIDSVOORWAARDEN - pilot concurrentieverbetering ARBO-BELEID - terugdringing ziekteverzuim (v&o-inhaalslag) - contractbegeleiding arbodienst - vermindering werkdruk
DIVERSE BELEIDSBUDGETTEN POI
265.000
519.000
100.000 29.000
229.000
89.000
89.000
340.000 115.000
50.000 25.000 150.000
MEDEZEGGENSCHAP
65.000
65.000
ORGANISATIEBELEID
142.000
142.000
791.000
7.033.000
TOTAAL
3.718.000
2.524.000
12
BIJLAGE 2
RESULTATEN PERSONEELSBELEID
__________________________________________________________________________________
S
arbeidsvoorwaardenbeleid
In het arbeidsvoorwaardenbeleid wordt gestreefd naar een kwalitatief en financieel met de markt concurrerend pakket. De afspraken in de sector gemeenten voldoen daaraan. Met de introductie van het cafetariaplan is een aantrekkelijke mogelijkheid geïntroduceerd om meer maatwerk in het pakket in te brengen. Omtrent het gebruik van het plan valt op dat mensen overwegend verlofdagen verkopen en/of opsparen; van de mogelijkheid om dagen te kopen wordt in veel geringere mate gebruik gemaakt. Lokaal zijn de landelijke afspraken op goede wijze geïmplementeerd. Bovendien is vorig jaar het kinderopvangbeleid op moderne leest geschoeid en sterk uitgebreid. Alle diensten hebben het concernkader kinderopvang uitgevoerd. De middelen zullen dit jaar nog incidenteel aan de dienstbegrotingen worden toegevoegd en bij de eerstkomende mogelijkheid (februari 2001) structureel. In dat kader zullen tevens praktische verbeterpunten in de regeling worden opgenomen. S
competentiemanagement
De pilotprojecten competentiemanagement die in de afgelopen periode bij zes diensten zijn gehouden zijn inmiddels afgerond. De pilots hebben een schat aan leerervaringen met competentiemanagement opgeleverd. Zij bieden een goede grondslag voor verder beleid. Intern leeft de wens om dit instrument breed te introduceren, zij het fasegewijs bij clusters van diensten en aanhakend bij de bedrijfsvoering en de natuurlijke processen binnen de diensten. Met de vakorganisaties wordt momenteel overlegd over het daarvoor te hanteren concernkader. S vorming en opleiding In de pas met het gemeentelijk beleid om te streven naar een v&o-percentage van 2,1 % in 2001, waarvoor de raad in 2000 1,5 mln extra middelen heeft vrijgemaakt, hebben alle diensten een integraal meerjaren v&o-plan voor hun dienst gemaakt en hierin de realisatie van concernprioriteiten opgenomen. Het betreft persoonlijke ontwikkelingsplannen, doorstroming/toerusting van allochtonen en van medewerkers met een ID-baan, terugdringing van ziekteverzuim (agressietrainingen) en arbeidsmarktbeleid. De diensten voeren hun plannen momenteel voortvarend uit. Voor 2001 wordt dit bedrag nog eens structureel verhoogd met 1mln. Over de invulling daarvan en de toespitsing van de concernprioriteiten, treft u in de brief zelf de nodige voorstellen aan. S
diversiteit
POI werkt momenteel aan de volgende diversiteitsprojecten: concerndoelen t.a.v allochtonen in het V&O-beleid, diversiteitsdoelstellingen bij in- en doorstroom, doorstroom allochtone vrouwen,
13
sollicitatiecode en werving- & selectieprocedure screenen op discriminerende aspecten en een themadag organiseren voor P&O-functionarissen over multicultureel personeelsbeleid. Ook is er workshop georganiseerd, waarin vrouwen hindernissen verkennen bij doorstroom naar hogere functies. S
nieuwe medewerkers
Een pilot van het gemeentelijk introductieprogramma voor nieuwe medewerkers is in het jaar 2000 met een positieve evaluatie afgerond; het OvD heeft besloten vanaf september het introductieprogramma structureel te maken. De uitvoering van dit introductieprogramma zal elk jaar in handen liggen van een nieuwe groep trainees, die in het kader van het actieprogramma loopbaanontwikkeling worden aangetrokken. S
Actieprogramma Loopbaanontwikkeling
In 1998 is door de Raad ingestemd met het Actieprogramma Loopbaanontwikkeling (ALO). Dit programma - vervat in een projectplan voor de komende vier jaar met inmiddels een structurele financiering - voorziet o.a. in de werving van jong talent (trainee-programma), alsmede in de vorming en opleiding van de 850 medewerkers van alle gemeentelijke diensten die behoren tot de eerste tranche van de Algemene Dienst (AD). Binnen de AD worden de volgende doelgroepen onderscheiden: “Personeel en Organisatie”, “Financiën en Control”, “Management” en “Adviseurs” ; ongeveer 850 medewerkers. De hoofddoelstelling van de te ondernemen activiteiten op basis van het ALO is dat de betrokken medewerkers uit de genoemde doelgroepen in AD treden en van hieruit mobiel worden op diverse functies binnen de gemeente Den Haag. Tot de AD zijn inmiddels 150 medewerkers na deelname aan trainingsactiviteiten van het ALO toegetreden zoals in onderstaande tabel is weergegeven:
AD-categorie aantallen
P&O
F&C
73
62
M&A 15
In het kader van het Actieprogramma Loopbaanontwikkeling hebben inmiddels 660 medewerkers uit de Algemene Dienst-doelgroep (AD, totale omvang 850 mensen) deelgenomen aan één of meerdere vormings- en opleidingsactiviteiten, die de afgelopen twee jaar vanuit het ALO werden geïnitieerd.
AD-categorie
leergang
deelnemers
14
P&O
Adviesvaardigheden P&O is een vak Onderst. vaardigheden P&O-dag employability Coaching Integraal management P&O Training HCs
46 45 32 51 20 25 24
Financiën & Control
Adviesvaardigheden Teambuilding (FIN/GAD) Ondersteunende vaardigheden Integraal management F&C
74 14 66 13
Management & Adviseurs
Kwaliteit Bestuurlijke Stukken Haagse Vaardigheden
145 105
De vormings- en opleidingsactiviteiten leiden na afronding meer en meer tot een vraag naar seminars en congressen vanuit de AD-doelgroepen. Naast het inhoudelijk thema, vormt het elkaar periodiek ontmoeten een belangrijke bron van informatie uitwisseling die in vele gevallen een functionele vertaling vindt. Medewerkers kunnen sinds de zomer van 2000 hun eigen competenties in kaart te brengen door middel van het specifiek voor de gemeente Den Haag ontwikkelde Haags Competentie Systeem (HCS). Het HCS is een eenvoudig en snel softwareprogramma om de eigen competenties in beeld te brengen en te vergelijken met de referentie-competentieprofielen in de AD. Men kan zo voor zichzelf vaststellen of bepaalde competenties nog verder ontwikkeld moeten worden, of dat een volgende stap in de loopbaan tot de mogelijkheden behoort. Het doel dat hiermee verwezenlijkt wordt, is dat de AD gaat functioneren als een ontwikkelingsplatform en een coördinatiepunt van loopbaan en mobiliteit. Op de verschillende dienstservers is - in principe voor elke medewerker toegankelijk - het HCS geplaatst. Hiertoe zijn gemeentebreed 24 personeels-medewerkers getraind in het technische en inhoudelijke gebruik van het HCS, zodat zij binnen de diensten ondersteuning kunnen leveren waar dat noodzakelijk is. Op de gemeentelijke Intranet-site is vanuit het ALO - naast zakelijke informatie met betrekking tot het project - een scala van opleidingsmogelijkheden gepubliceerd, die bezoekers een idee geven op welke wijze zij zich verder kunnen ontwikkelen en bekwamen. S
Verjonging
Met de aangetrokken trainees is een basis gelegd binnen de gemeentelijke organisatie waarop in het jaar 2001 conform de planning van het project een verdere uitbreiding met trainees plaatsvindt. De huidige instroom van trainees over AD-categorieën is in onderstaand schema weergegeven.
15
Jaar
Financiën en Control
Management
P&O
Totaal
1998
1
2
3
6
1999
4
3
2
9
2000
4
5
1
10
Totaal
9
10
6
25
Van dit totaal nemen er tot nog toe 17 vrouwen en 5 allochtone medewerkers deel aan het traineeprogramma. Nadat de selectieprocedure is afgerond en de trainees zijn benoemd, beschikt de gemeente over een omvangrijk bestand van kandidaten die niet in het trainee-programma een plek krijgen, maar wel mogelijk geschikt zijn voor diverse vaste functies binnen de organisatie. Zo zijn er inmiddels vanuit de trainee-wervingscampagne vijf mensen (waarvan twee uit de prioritaire groepen) ingestroomd op reguliere formatieplaatsen. terugdringing ziekteverzuim Vrijwel alle diensten hebben in hun eigen raadscommissie het ziekteverzuim besproken. Zij hebben naast oorzaken van stijging van het ziekteverzuimpercentage ook gemeld welke acties zij naar aanleiding hiervan hebben genomen en de plannen die zij hebben ontwikkeld voor de nabije toekomst. Het algemene beeld dat uit deze rapportages naar voren komt is dat bij de oorzaken van de stijging van het ziekteverzuimpercentage genoemd worden het “meetellen” van langdurig ziekteverzuim, groot aantal oudere medewerkers en bij sommige diensten het grote aantal Melkertmedewerkers, reorganisaties, hoge werkdruk e.d. De acties die hierop door de diensten zijn genomen of in ontwikkeling zijn, geven een beeld dat er veel wordt gedaan om ziekteverzuim terug te dringen; zij het dat er bij de ene dienst meer gebeurt dan bij de andere. Genoemd kunnen worden werkplekonderzoeken, verbetering van procedures rond ziekmeldingen waarbij de leidinggevende een duidelijkere rol krijgt, reïntegratietrajecten, agressietrainingen, instelling personele zorgteams, cursus verzuimbegeleiding, workshop stressbestrijding e.d.
