Arbo bijlage 04 A Programma van eisen thuiszorginstelling
Hierna treft u een uitwerking aan uit de praktijk van een thuiszorginstelling van: •
een plan van aanpak voor het contracteren van een Arbo-dienst (intern proces)
•
het programma van eisen dat is opgesteld en besproken met diverse Arbo-diensten
De interne beleidsnotitie waarin de keuze voor meer eigen regie wordt uitgewerkt, is uitgewerkt in document Arbo bijlage 08
Kennisdocument Arbo-dienstverlening M.P. Mes, Werkveld Ontwikkelcentrum voor de arbeidsmarkt
bijlage 4
Plan van aanpak keuze Arbo-dienst Aktie
1b
In OCA aan directeuren vragen wie hun afvaardiging is ivm betrokkenheid pakket van eisen Uitnodigen betrokken partijen voor bespreking pakket van eisen
2
Voorstel Pakket van eisen formuleren
3
Bespreken voorstel Pakket van eisen met betrokkenen van werkmaatschappijen
4
Oriënterend gesprek met Arbo-diensten
5
In globale termen de financiële kosten van een dergelijk pakket
6
Pakket van eisen + globale financiële kosten voorleggen aan de Raad van Bestuur
7
Vaststellen Pakket van eisen
8
Arbo-diensten uitnodigen voor een presentatie en een offerte op basis van het vastgestelde pakket van eisen
9
Advies opstellen op basis van de gesprekken en dit advies bespreken met afvaardiging van de werkmaatschappij en de COR
10
Rapporteren aan de RvB
1a
Wie
Kennisdocument Arbo-dienstverlening M.P. Mes, Werkveld Ontwikkelcentrum voor de arbeidsmarkt
Wanneer
bijlage 4
een programma van eisen voor het contract met de Arbo-dienst 1. Conformering aan en onderschrijving van het beleid ’ziekteverzuim’ en de werkwijze / rolverdeling binnen ( ..... ) 2. Minimale noodzakelijke administratieve afhandeling (overeenkomstig de werkwijze ‘eigen regie’ van ( ..... )) met een omschrijving van waaruit deze administratie bestaat 3. Beschikking over 26-30 uren per week bedrijfsarts, waarin de bedrijfsarts: • spreekuur houdt op diverse locaties, • relevante zaken terugkoppelt / bespreekt met de leidinggevende • dossiers bespreekt tijdens het Sociaal Medisch Team • de probleemanalyse en overige documenten in het kader van de Wet Verbetering Poortwachter aanlevert • deelneemt deel aan overleg met de COR, de Arbo-coördinator, de directie en de Raad van bestuur en alle overige gewenste overlegvormen • Open spreekuur houdt • Alle overige werkzaamheden verricht die ( ..... ) van belang acht in het kader van verzuimpreventie en verzuimbegeleiding. Voor de bedrijfsarts is een profiel opgesteld. De agenda van de bedrijfsarts wordt ingevuld (in overleg) door de eigen verzuimadministratie. 4. Directe en eenvoudige bereikbaarheid van bedrijfsarts voor leidinggevenden: snel terugbellen / telefonisch spreekuur / voor noodgevallen bereikbaar op 06-nummer/ etc. 5. Goede bereikbaarheid van de Arbo-dienst tijdens kantooruren 6. Vast aanspreekpunt voor organisatorische en algemene zaken 7. Adequate vervanging bij afwezigheid eigen bedrijfsartsen door ingewerkte vervanger met toegang tot alle noodzakelijk dossiers / documentatie 8. Tijdige communicatie naar contactpersoon ( ..... ) over zaken als vervanging bedrijfsarts en andere functionarissen, wijziging telefoonnummers, adressen etc. 9. Adequate regeling en vastlegging van de uitvoerende contacten tussen de Arbo-dienst en ( ..... ) 10. Beschikbaarheid van actuele dossiers van zieke medewerkers tijdens SMT’s, telefonisch spreekuur leidinggevenden etc. 11. Waarborging van de continuïteit en de kwaliteit van dienstverlening 12. Op aanvraag bezoek thuis 13. Op aanvraag ondersteuning bij de uitvoer van risico-inventarisaties 14. Op aanvraag ondersteuning bij de uitvoer van Periodieke ArbeidsGezondheidskundige Onderzoeken (PAGO’s) 15. Op aanvraag diverse reïntegratie producten / diensten 16. Op aanvraag training / scholing voor betrokkenen NB: De punten 1 tot en met 12 omvatten de diensten uit het basispakket. De punten 13 tot en met 17 moeten, indien een werkmaatschappij hierom verzoekt, geleverd kunnen worden. Dit vraagt een flexibele instelling van de Arbo-dienst. Aandachtspunt: Mogelijkheden voor resultaatafspraken / aangaan van service level agreement
Kennisdocument Arbo-dienstverlening M.P. Mes, Werkveld Ontwikkelcentrum voor de arbeidsmarkt
bijlage 4
Profiel bedrijfsarts: • • • • •
• • •
Conformering aan en onderschrijving van het beleid ’ziekteverzuim’ Grondige kennis van het bedrijfsonderdeel en het werk en de processen daarbinnen Begrip van / voor de cultuur van de organisatie Sterke communicatieve vaardigheden op het niveau van management, direct leidinggevenden, medewerkers en medezeggenschap Vaardigheid om het management optimaal te ondersteunen, zonder daarbij zijn/haar onafhankelijke positie te verliezen (balans tussen bedrijfs- en medewerkersbelang, vanuit de missie: zieke medewerkers op een verantwoorde wijze weer zo snel mogelijk gezond aan het werk te krijgen) Pro-aktieve houding bij zowel de individuele gevalsbehandeling als bij de signalering van algemene / werkmaatschappij gerelateerde knelpunten Analyse en adviesvaardigheden op het terrein van verzuim en arbeidsomstandigheden Vaardigheid om goed belasting / belastbaarheidprofielen van medewerkers op te stellen in termen van ‘in staat tot wat voor werkzaamheden onder welke voorwaarden ter verrichten ten behoeve van gerichte reïntegratieactiviteiten
Na selectie hebben wij de Arbo-dienst geselecteerd met het aanbod dat het beste aansloot bij onze wensen en eisen. Uiteindelijk zijn we hiermee een dienstverlenerscontract aangegaan Met daarin opgenomen de volgende punten • • • • • • • • • • • •
•
• •
garantie dat alle medewerkers van de Arbo-dienst die werkzaamheden voor ( ..... ) verrichten het verzuimbeleid van ( ..... ) naar letter en geest onderschrijven Committent van de Arbo-dienst aan de doelstelling van de Raad van Bestuur en directeuren aangaande reductie van het verzuim De belangen van de werkgever en werknemer worden op professionele en transparante wijze ingediend Uniforme begeleiding door een kernteam Extra uren bedrijfsarts kunnen worden ingekocht ( ..... ) mag advies uitbrengen over voorgedragen bedrijfsarts, welke alleen bij positief advies wordt ingezet Bij vertrek bedrijfsarts binnen een jaar worden het tarief voor een bedrijfsarts gereduceerd Bij afwezigheid van de arts wordt vervanging gegarandeerd. Wij kopen 50 weken per jaar bedrijfsarts uren in De bedrijfsarts voert taken uit conform verzuimbeleid en in het kader van de Wet Verbetering Poortwachter en in nauw overleg met ( ..... ) ( ..... ) ontvangt notulen van het interne klantenteam overleg Overige diensten en producten kunnen worden geleverd, indien een werkmaatschappij hierom vraagt De bedrijfsarts levert de terugkoppeling van consulten direct na het consult in bij ( ..... ). Ook ontvangt de medewerker een kopie. ( ..... ) verzorgt vanaf 1 juli alle ziek- en hersteldmeldingen en doormeldingen aan het UWV zelf, deze worden niet doorgestuurd naar de Arbo-dienst, de bedrijfsarts heeft inzage in het systeem ( ..... ) ontvangt ieder kwartaal een overzicht van de ingezette capaciteit op werkmaatschappij niveau (ivm doorberekening). ( ..... ) betaalt alleen realisatie (dus eigenlijk op verrichtingenbasis) Spreekuur worden gehouden op 5 locaties en er kan gebruik gemaakt worden van een neutrale locatie Wij huren 7 dagdelen bedrijfsarts in voor 50 weken, dus 28 uur per week. Wij vullen zelf de agenda van de bedrijfsarts vanaf 1 juli.
Kennisdocument Arbo-dienstverlening M.P. Mes, Werkveld Ontwikkelcentrum voor de arbeidsmarkt
bijlage 4
•
•
We betalen een minimale basisbijdrage per medewerker, omdat het grootste deel van de hierin opgenomen kosten niet op ons van toepassing zijn. Waar we nu nog voor betalen is: Vast administratief aanspreekpunt, algemene informatie voorziening, melding beroepsziekten en registratie bedrijfsongevallen, onderhoud kwaliteitssysteem Vanaf 1 juli beheren wij zelf de medische dossiers en zorgen we voor het logistieke proces ten behoeve van de spreekuren. Hier zitten wel wat haken en ogen aan, die we nog aan het uitzoeken zijn.
Samengevat: Wij betalen een basisbijdrage voor aansluiting bij de Arbo-dienst en 28 uur bedrijfsarts per week (50 weken).
Kennisdocument Arbo-dienstverlening M.P. Mes, Werkveld Ontwikkelcentrum voor de arbeidsmarkt
bijlage 4
