10/15/2015
BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH PROVINSI BANTEN
IMPLEMENTASI SIKP - JIKP DI LINGKUNGAN PEMERINTAH PROVINSI BANTEN Disampaikan Oleh:
Dra. E. SUHAETI, M.Si Kepala Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Banten
Pada Acara:
Rapat Koordinasi Nasional SIKN-JIKN Hotel Cosmo Amaroosa Jakarta, 8 Oktober 2015
1
10/15/2015
PEMBANGUNAN SIKP-JIKP DI PROVINSI BANTEN
2
10/15/2015
KENDALA IMPLEMENTASI SIKP-JIKP DI PROVINSI BANTEN Belum semua SKPD memberkaskan arsipnya sesuai ketentuan Sarana prasarana pendukung sistem informasi belum lengkap Koneksi internet yang masih terbatas untuk pengelolaan sistem informasi Belum terbentuknya Tim SIKD di lingkungan SKPD, sementara masih dilakukan oleh Pengelola Arsip SKPD Sebagian Pimpinan SKPD yang belum responsif terhadap manfaat Sistem Informasi Belum terbiasanya aparatur menggunakan teknologi informasi dalam pelaksanaan tugas fungsi organisasi
3
10/15/2015
BAGAIMANA BPAD PROVINSI BANTEN MEMULAINYA…
4
10/15/2015
MENGACU KEPADA PERATURAN PERUNDANGAN DAN KEBIJAKAN STRATEGIS DAERAH
5
10/15/2015
Berdasarkan Peraturan Perundangan
•
Penyelenggaraan Kearsipan (UU No. 43/2009 dan PP No.28/2012 )
• Penyelenggaraan E-Goverment Service ((UU No. 11/2008 ITE) • Layanan Informasi Publik (UU No. 14/2008 KIP) • Tuntutan Pelayanan Prima (UU No. 25/2009 PP) • Profesionalisasi PNS (UU No. 5/2014 ASN) • Program Reformasi Birokrasi (Permenpan No. 20/2010 RB)
Berdasarkan Kebijakan Strategis Daerah
•
RPJMD Provinsi Banten 2012-2017 (Perda Provinsi Banten No.13/2012)
• Penyelenggaraan Kearsipan (Perda Provinsi Banten No. 4/2014) • Tata Kelola Kearsipan (Pergub Banten No.75/2014)
6
10/15/2015
PEMERINTAH PROVINSI BANTEN Visi : "Bersatu Mewujudkan Rakyat Banten Sejahtera Berlandaskan Iman dan Taqwa "
Misi Ke- 5 : Peningkatan mutu dan kinerja pemerintahan daerah yang berwibawa menuju tata kelola pemerintahan yang baik dan bersih
7
7
10/15/2015
RENSTRA BPAD PROVINSI BANTEN VISI PROFESIONAL DALAM PENYELENGGARAAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI
MISI KE- 3 PENGEMBANGAN SISTEM DAN PENINGKATAN KUALITAS PENGELOLAAN KEARSIPAN
8
10/15/2015
PERDA PEMERINTAH PROVINSI BANTEN NO.4 TAHUN 2014 TENTANG PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
Untuk apa arsip dikelola dan dikembangkan melalui sistem informasi kearsipan..? •
SUMBER INFORMASI Mendukung Layanan Informasi Publik (PPID) Layanan akomodasi informasi bagi stakeholders
•
PENINGKATAN LAYANAN LEVEL PIMPINAN Kemudahan, kecepatan dan akurasi informasi guna pembuat keputusan Layanan informasi guna mendukung tugas dan fungsi organisasi Sebagai bahan evaluasi dan perencanaan kegiatan organisasi
•
SEBAGAI BACK UP DATA dan PEMELIHARAAN ARSIP Penyimpanan arsip melalui otomasi dan alih media arsip konvensional 9
9
10/15/2015
POLA STRATEGI DAN AKSI
PERENCANAAN STRATEGIS Menetapkan pembangunan SIKP-JIKP sebagai muatan lokal dalam PERDA KEARSIPAN
KESERIUSAN DALAM PERUBAHAN Menyusun anggaran kegiatan Pengelolaan SIKP-JIKP dalam DPA APBD Banten Mengusulkan insentif pengelolaan SIKP-JIKP pada SSH dan SBU
PENINGKATAN DAN PENYEBARAN TANGGUNG JAWAB DALAM MANAJEMEN ARSIP Penetapan dan pengaturan peran kelembagaan dan fungsi Aparatur melalui PERGUB TATA KEARSIPAN dan SOP Bidang Kearsipan
10
10/15/2015
PENGELOLAAN SIKP-JIKP
TIM TEKNIS
RUANGAN SERVER RUANG ALIH MEDIA ARSIP RUANG INPUT/ENTRY DATA LEMARI , RAK ARSIP FILING CABINET FOLDER, BOKS ARSIP
REGULASI
SERVER PC UNIT SCANNER PRINTER MEDIA BACK UP DATA PERANGKAT TAMBAHAN LAIN
S.O.P
RECORD CENTER
HARDWARE
SARANA
SARANA BAKU JADWAL RETENSI ARSIP LEMBAR DISPOSISI KARTU KENDALI BUKU AGENDA KODE KLASIFIKASI KLASIFIKASI AKSES ARSIP
PENCIPTAAN
SIMPAN PERMANEN
DISTRIBUSI
MUSNAH
GAMBARAN PEMBANGUNAN SIKP-JIKP PROVINSI BANTEN
SOFTWARE SISTEM OPERASI APLIKASI SIKD JARINGAN INTRANET KONEKSI INTERNET EMAIL CLIENT SISTEM INFORMASI ARSIP
PENGGUNAAN
SIMPAN INAKTIF
SIMPAN AKTIF
PINDAH
INSENTIF
11
10/15/2015
SISTEM INFORMASI KEARSIPAN DINAMIS (SIKD) PROVINSI BANTEN
SIKN JIKN
SIKP JIKP
ANRI
[email protected]
12
10/15/2015
KOORDINASI TEKNIS DAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA TAHUN 2013
BULAN
KEGIATAN
Oktober
Koordinasi dalam rangka Penerapan SIKP-JIKP ke ANRI
November
Kerjasama BPAD dengan Telkom untuk sewa storage SIKP-JIKP untuk 3 bulan Pelaksanaan In-house Training di BPAD oleh Tim SIKN-JIKN dari ANRI
Desember
Pengiriman 2 orang pegawai BPAD untuk pemagangan di ANRI Pengiriman 1 orang peserta diklat SIKN-JIKN ke Pusdiklat ANRI di Bogor
13
10/15/2015
PERKEMBANGAN PEMBANGUNAN SIKP-JIKP PROVINSI BANTEN
TAHUN 2014
BULAN
KEGIATAN
Januari
Kerjasama lanjutan sewa storage dgn Telkom untuk 1 tahun
Maret
Menyelenggarakan Workshop SIKP-JIKP dengan 30 peserta dari unsur Pengelola Arsip SKPD Provinsi Banten
April-September
Pelaksanaan Pengarahan teknis ke 30 SKPD Provinsi Banten
Mei-Juni
Pengadaan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD)
Oktober
Menyelenggarakan Workshop SIKD dengan 40 peserta dari unsur Pengelola Arsip dan PPID Provinsi Banten
November
Pelaksanaan instalasi software aplikasi SIKD ke SKPD
Desember
Penyelenggaraan Workshop Jaringan Komunikasi SIKP-JIKP dengan 8 LKD
14
10/15/2015
PERKEMBANGAN PEMBANGUNAN SIKP-JIKP PROVINSI BANTEN
TAHUN 2015
BULAN
KEGIATAN
Januari
Kerjasama lanjutan dgn Telkom Sewa Storage untuk 1 Tahun
Mei
Workshop Implementasi SIKP-JIKP angkatan pertama dgn 40 SKPD dan 8 LKD
Juni - Agustus
Instalasi Aplikasi SIKP-JIKP ke SKPD dan LKD
Oktober
Workshop Implementasi SIKP-JIKP angkatan ke-dua dgn 40 SKPD dan 8 LKD
November
Pembangunan Infrastruktur Jaringan Intranet dan Internet Sistem Informasi Kearsipan Pemerintah Provinsi Banten
Desember
Pembuatan Website Jaringan Informasi Kearsipan Provinsi Banten
15
10/15/2015
PENYEDIAN SARANA PRASANA dalam rangka IMPLEMENTASI SIKP-JIKP PROVINSI BANTEN
16
10/15/2015
GEDUNG DEPO ARSIP BANTEN
LUAS BANGUNAN: 4.000 M2, 4 LANTAI
17
10/15/2015
SARANA PRASARANA SIKP-JIKP DI BPAD PROVINSI BANTEN GEDUNG/RUANG
VOL.
LUAS
LOKASI
Ruang Server SIKP-JIKP
1
3 x 4 = 12 M2
BPAD Provinsi Banten
Ruang Alih Media Arsip
1
4 x 6 = 24 M2
Depo Arsip
Genset
1
3 x 4 = 12 M2
BPAD Provinsi Banten
PERLENGKAPAN
VOL.
JENIS
MERK
Komputer
6
PC
Lenovo
Printer
3
Laserjet, Inkjet
Cannon, Hp
Laptop
2
Portable
Acer, Lenovo
Scanner
2
Otomatic Multipage
Fujitsu
Server
1
Intelxeon 5017c-TF
Super Micro Server
Router Board
1
MPC8533
Power PC
Swicth Hub
1
16 volt 32 GBPS
Hewlet Pecker
UPS
1
1000 RM 12U
HPC- sua
Aplikasi SIKD
1
CD Master
-
18
10/15/2015
BANTUAN SARANA PRASARANA DALAM RANGKA IMPLENTASI SIKP-JIKP PROVINSI BANTEN BARANG
VOL.
JENIS
PERUNTUKAN
KOMPUTER
30
PC (set)
APLIKASI SIKD
40
CD Software Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis
BANTUAN TEKNIS
Pengelolaan SIKD oleh 30 SKPD Provinsi
VOL.
KEPADA
KETERANGAN
Instalasi Aplikasi SIKD
40
SKPD
Bantuan instalasi aplikasi untuk 40 SKPD Provinsi Banten
Pendampingan Teknis
40
SKPD
Pendampingan Teknis implementasi SIKD dan SIKP-JIKP untuk 40 SKPD Provinsi Banten
19
10/15/2015
REKAPITULASI DAFTAR ARSIP INAKTIF YANG TELAH DIALIHMEDIAKAN
TAHUN
INSTANSI SKPD PROVINSI BANTEN
2014 - 2015
URAIAN JENIS ARSIP
JUMLAH
1 Badan Ketahanan Pangan Daerah
Arsip Kegiatan
75
Lembar
2 Biro Administrasi Pembangunan
Produk Hukum
500
Lembar
3 Biro Organisasi
Produk Hukum
7.722
Lembar
4 Biro Pemerintahan
Produk Hukum
29
Lembar
5 Dinas Perhubungan, Komunikasi Dan Informatika
Produk Hukum
6
Lembar
6 Dinas Perindustrian dan Perdagangan
Produk Hukum
22
Lembar
7 Komisi Pemilihan Umum Daerah
Arsip Pilgub
307
Lembar
2.811
Lembar
20
10/15/2015
DAFTAR ARSIP IN AKTIF YANG TELAH DIINPUT DAN DIVALIDASI PADA APLIKASI SIKN-JIKN
N N O
Nama SKPD Provinsi Banten
1
Jumlah Arsip (Berkas)
Jumlah Arsip yang telah diinput
Jumlah Arsip yang telah divalidasi
Jumlah Arsip yang telah dipublish
307
307
307
-
1
KOMISI PEMILIHAN UMUM DAERAH
2
BIRO ADMINISTRASI
93
93
93
-
BADAN KETAHANAN 3 PANGAN DAERAH
28
28
28
-
Jumlah Berkas
428
428
428
-
2 3
21
10/15/2015
INFO DATA PENGGUNA SIKN
BPAD Provinsi Banten
22
10/15/2015
CONTOH SCREENSHOT SISTEM INFORMASI KEARSIPAN DINAMIS : ARSIP MASUK
[email protected]
23
10/15/2015
CONTOH SCREENSHOT SISTEM INFORMASI KEARSIPAN DINAMIS : ARSIP KELUAR
[email protected]
24
10/15/2015
CONTOH SCREENSHOT SISTEM INFORMASI KEARSIPAN DINAMIS : KOMPONEN DATA
[email protected]
25
10/15/2015
TERIMA KASIH
VISIT AND CONTACT US..
BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH PROVINSI BANTEN Jln. Raya Serang - Jakarta Km. 4 Pakupatan Serang – Banten
26
