OLV Ziekenhuis SECRETARIAAT IT-AFDELING T. 053 72 89 89 F. 053 72 89 88
[email protected]
Gebruikershandleiding voor zorgverstrekkers
Hermes-Mediweb Om als zorgverstrekker uw medische informatie snel en doeltreffend terug te vinden stelt het OLV Ziekenhuis het platform HERMES ter beschikking. HERMES staat voor Huisartsenplatform voor E-Rapportering en MedischeElektronische Samenwerking. HERMES bevat vandaag Medibridge OPN-berichten (Opname) Mediweb: De Centrale resultatenserver
Campus Aalst Moorselbaan 164 9300 Aalst T. 053 72 41 11 F. 053 72 45 86 Campus Asse Bloklaan 5 1730 Asse T. 02 300 61 11 F. 02 300 63 00 Campus Ninove Biezenstraat 2 9400 Ninove T. 054 31 21 11 F. 054 31 21 21
Medibridge & OPN-berichten U wenst via Medibridge protocols, ontslagbrieven en labo-uitslagen elektronisch toegestuurd te krijgen? Ontvangt u reeds elektronische post, maar wenst deze service uit te breiden of wenst u inlichtingen of wijzigingen door te geven? U wenst via Medibridge automatisch opnameberichten van uw patiënten te ontvangen? Bezorg ons volgende gegevens: Naam, voornaam, adres, telefoonnummer, rizivnummer (11 posities) Medisch pakket en formaat, Service: Brieffunctionaliteit, opnameberichten Centrale resultatenserver ziekenhuis - Mediweb Om als zorgverstrekker uw medische informatie snel en doeltreffend terug te vinden stelt het OLV Ziekenhuis het platform HERMES ter beschikking. Vanaf 21 januari zullen huisartsen de mogelijkheid hebben om bepaalde gegevens van hun patiënten in te kijken via de centrale resultatenserver van het ziekenhuis. Dit project draagt de naam ‘HERMES, acroniem voor ‘Huisartsenplatform voor E-Rapportering en MedischeElektronische Samenwerking’.
Indien een patiënt voortaan niet uitdrukkelijk laat weten dat zijn huisarts geen inzage mag hebben in zijn gegevens, krijgt elke huisarts automatisch toegang tot de interne bestanden. Hij dient hiervoor wel eerst een aanvraag te richten tot de IT-dienst van het ziekenhuis, die hem de login-gegevens zal bezorgen. Heeft de patiënt bezwaren, dan kan hij deze toestemming altijd intrekken. Hij zal daarvoor een gestandaardiseerd document onderschrijven. (cfr. website) en volledig ingevuld en getekend naar het HERMES-secretariaat opsturen. Enkel de huisarts die in het ziekenhuis geregistreerd staat, kan de patiëntgegevens raadplegen. Soms kan het echter nuttig zijn dat, in het belang van de patiënt, ook een collega vanuit de groepspraktijk de gegevens tijdelijk kan inkijken (impersoneren). Hij zal hiervoor telkens opnieuw een reden moeten opgeven. Dit kan enkel na goedkeuring door de vaste huisarts van de patiënt. Via de website van het ziekenhuis zal hij hiervoor een speciale toelating moeten aanvragen. Samen met de doelstelling van informatiedoorstroming blijft de grootste zorg van het ziekenhuis om de integriteit van de gezondheidsgegevens te vrijwaren. Binnen het ziekenhuis worden alle handelingen, ook deze via HERMES, wat betreft inzage van patiëntendossiers bewaard. De hoofdarts volgt maandelijks elke uitwisseling van gegevens, om zo de integriteit en de veiligheid van de gezondheidsgegevens te bewaken. De huisarts kan, mits motivatie, details daarvan inkijken en via een verzoek tot onderzoek aan de hoofdarts verdere controles laten uitvoeren. 1. Wat is Mediweb? Mediweb is een informaticatoepassing die het ziekenhuis toelaat de centrale resultatenserver open te stellen voor externe artsen. Dankzij Mediweb kan de huisarts via het internet on-line gezondheidsgegevens van zijn patiënten raadplegen. Mediweb is gratis en de kosten worden volledig door OLV Ziekenhuis op zich genomen. Via een beveiligde weg kan de externe arts toegang krijgen tot de centrale resultatenserver, en heeft tot voordeel dat geen software op de eigen computer dient te worden geïnstalleerd. Mediweb is een aanvulling op de service van Medibridge, aldus een aanvullende bron van informatie maar laat geen bilaterale communicatie toe. Mediweb is volledig op internettechnologie gebaseerd en kan dus op elke computer worden gebruikt. 2. Welke informatie kan u zien via Mediweb Dankzij Mediweb kan u alle beschikbare resultaten van onderzoeken en briefwisseling van uw patiënten inkijken, dwz al de informatie die centraal en elektronisch opgeslagen is in het OLV Ziekenhuis. Uw krijgt hierbij de volledige toegang tot de gegevens, evenwel met uitzondering van deze gegevens die via een specifieke wetgeving of regelgeving worden beschermd. Dit omvat ondermeer de protocols van de medische beeldvorming en nucleaire geneeskunde incluis de digitale beelden. De labo-uitslagen , incluis de microbiologie. Verder alle medische correspondentie als protocols van onderzoeken en anatoompathologie. De ontslagbrieven en operatieverslagen. 3. Vervangt Mediweb Medibridge ?
Mediweb vervangt de elektronische uitwisseling tussen dossiers, zoals bv. via Medibridge, niet. Mediweb is in tegendeel aanvullend aan Medibridge: Mediweb geeft u de mogelijkheid het ziekenhuisdossier van uw patiënt in te kijken; en via kopiëren van stukken uit verslagen en/of bloeduitslagen, elementen uit dit dossier over te brengen naar u toe in uw eigen lokale dossier. U zal echter zelf actief in het dossier moeten gaan kijken; de informatie wordt u niet toegestuurd. Via Mediweb ziet u echter méér informatie dan wat via Medibridge verzonden wordt. U bent immers van alle elementen geen aanvrager en/of geadresseerde. 4. Hoe deze informatie interpreteren? Als externe zorgverstrekker wordt u verondersteld op een professioneel voorzichtige manier om te gaan met de informatie die via MEDIWEB wordt verkregen. Zo kan u via Mediweb zicht krijgen op de interne resultaten en medische besluiten, zelfs indien deze tegenstrijdigheden zouden bevatten. Daartegenover bevat de gangbare communicatie de door de behandelende arts of specialisme gevalideerde en ‘gefilterde’ informatie. Ook kan het zijn dat de resultaten van de klinische biologie per toeval eerst door u worden gezien, en pas later door de intern behandelende arts. Om dit zoveel mogelijk naar waarde te kunnen interpreteren werden door het OLV Ziekenhuis hieromtrent regels bepaalt. Zo zal bv de externe arts pas de protocols en brieven kunnen raadplegen de dag nadat deze effectief door de aanvrager als volledig gevalideerd worden aangeduid. Onmiddellijk zijn echter de protocols beschikbaar waarvan de externe arts als aanvrager optrad en de uitslagen van de klinische biologie. U kunt deze regels altijd specifiek bekijken in de korte voorstellingspresentatie op de website. 5. Beveiliging Mediweb wordt beschikbaar gesteld via het Internet. Het OLV Ziekenhuis maakt daarbij gebruik van Citrixtechnologie. Dit maakt het mogelijk om via een ‘beveiligde snelweg rechtstreeks binnen het ziekenhuis, op een daarvoor speciale opgezette computer te werken. Dit heeft tot voordeel dat er geen speciale software nodig is op uw thuissysteem. Bijkomend garandeert het ziekenhuis 24/24 de werking van de ter beschikking gestelde programma’s. Daarnaast is er de authentificatie van de gebruiker. Elke externe arts krijgt een persoonlijke gebruikersnaam en paswoord, en dit zowel voor de toegang op het netwerk, als voor de toegang tot Mediweb. Bijkomend moet u als externe zorgverstrekker in het patiëntendossier gekend zijn, met een geldige toegang. Het is immers onmogelijk, zelfs bij een geldige toegang ook maar één patiënt op te zoeken en/of er gegevens van te bekijken als u daarvoor niet bent aangeduid. Hierdoor wordt het praktisch onmogelijk dat de gegevens van de patiënt in verkeerde handen zou terecht komen. De externe arts draagt de verantwoordelijkheid voor het strikt persoonlijke gebruik van de gebruikersnaam en paswoord en moet bij elk vermoeden van misbruik onmiddellijk het OLV Ziekenhuis op de hoogte brengen. 6 Administratieve vereisten Vooraleer u toegang krijgt dient u een aanvraagformulier correct in te vullen en te tekenen. Dit dient via post of fax naar het ziekenhuis terug gestuurd te worden. U wordt dan persoonlijk opgebeld om deze service te activeren. Alle beschikbare informatie, incluis uw bevestigingsformulieren worden u via elektronische weg bezorgd. U vindt de nodige formulieren op de website van het ziekenhuis
De effectieve toegang tot het individuele dossier van de patiënt wordt slechts mogelijk als u daadwerkelijk als huisarts binnen het dossier staat geregistreerd. Dit kan aan de hand van de volgende manieren tot stand komen. Ofwel staat u al geregistreerd als effectieve huisarts bij uw patiënt, dan heeft u onmiddellijk toegang. Er word ook steeds bij inschrijving in het ziekenhuis aan de patiënt gevraagd wie zijn huisarts is. De patiënt kan dit bij een bezoek aan het ziekenhuis te allen tijde laten aanpassen. Dit gebeurt centraal op de dienst inschrijvingen. Ofwel kunt u dit doen van op afstand. Daarvoor vindt u de nodige documenten op de website ( Verklaring informatiedoorstroming huisarts) Hierop attesteert de patiënt wie zijn huisarts is en of er daadwerkelijk toegang kan en mag gegeven worden. Deze formulieren dienen getekende te worden opgestuurd naar het secretariaat van het HERMES-project. 7 Impersoneren van collega’s In het belang van de patiënt kan soms voor de organisatie van groepspraktijken, het samenwerken met Hibo’s en dergelijk de noodzaak bestaan om tijdelijk de gezondheidsgegevens van patiënten van uw collega te zien. Dit doet u via de knop impersoneren. U zal dan onder uw eigen naam, maar met de instellingen van uw collega de resultatenserver binnen gaan. Dit betekent concreet dat u op dat moment enkel en alleen gegevens van patiënten van uw collega zal kunnen bekijken. U dient hier evenwel eerst een aanvraag in te vullen, dewelke u vindt op de website. Deze dient via post of fax naar het ziekenhuis terug gestuurd te worden. De aanvraag dient gezamenlijk te worden ondertekend. 8 Beveiligingscontrole en logging Binnen het ziekenhuis worden alle acties, ook deze via HERMES, wat betreft inzage van patiëntendossier bewaard. Elke maand neemt hoofdarts van het ziekenhuis inzage in deze gegevens tot in detail om aldus de integriteit en de veiligheid van de gezondheidsgegevens te bewaken. De huisarts kan mits motivatie details daarvan inkijken en via een verzoek tot onderzoek aan de hoofdarts verdere controles laten uitvoeren. Vanuit het programma kan de huisarts echter zelf gegevens bekijken. Hij kan per patiënt zien welke arts ( hijzelf of een collega) het dossier de laatste drie maand heeft geopend. Ook zal hij kunnen opvragen om welke reden een collega van de groepspraktijk tijdelijk gegevens van zijn patiënten heeft ingekeken ( impersoneren) 9 Privacy Samen met de doelstelling van informatiedoorstroming blijft de grootste zorg van het ziekenhuis de integriteit van de gezondheidsgegevens te vrijwaren. Tevredenheid van patiënten staat hoog in het vaandel. Toch kan het gebeuren dat de patiënt hierover niet echt tevreden is. Naar analogie van andere klachten kan ook voor de dienstverlening via HERMES de patiënt beroep op de ombudsfunctie in ons ziekenhuis. Uiteraard wordt een klacht het best direct besproken met de behandelende arts. Lost dit gesprek zijn probleem niet op, dan kan hij zich wenden tot de ombudsverantwoordelijke. Wat zal de ombudsverantwoordelijke dan doen? Het verhelderen van een klacht of een ongenoegen, verder het geven van informatie en advies naar de betrokkenen toe, en het bemiddelen bij een klacht. U kan de ombudsdienst bereiken op 053 72 41 28 of via mail op
[email protected]
10 Toegang via de website
Ga naar de OLV-website: http://www.olvz-aalst.be en ga naar de pagina van HERMES. U vindt de koppeling ook bij de Nuttige Links, in de linkerbovenhoek van de hoofdpagina. U kunt uiteraard de pagina altijd invoegen bij uw favorieten.
Vervolgens klikt u Klik op de link ‘ Klik hier voor rechtstreekse toegang tot de resultatenserver. U komt vervolgens op het citrix-inlogscherm terecht. Handig is dat u deze pagina invoegt bij uw favorieten. U kunt de pagina ook rechtstreeks benaderen via volgend adres : https://citrix.olvz-aalst.be NA het invullen van uw gebruikersnaam en paswoord komt u terecht op het applicatievenster, waarin u klik op het icoon van Mediweb Huisartsen. De applicatie zal automatisch starten, en u vult opnieuw uw gebruikersnaam en paswoord in en drukt u op de knop ‘Aanmelden’
Indien u wenst een collega te impersoneren, drukt u op de de bewuste knop en kiest u de collega waarvan u wenst de patiënten te bekijken. NB: impersoneren kan enkel na een individuele aanvraag per arts en per collega.
Om effectief Mediweb te starten klikt u vervolgens onder de balk ‘Beschikbare applicaties’ op ‘Mediweb’ ( zie links) U wordt automatisch op het begin en zoekscherm doorverbonden.
9 Algemeen gebruik
Mediweb bestaat u twee tabkaarten, nl een waarop patiënten kan gaan zoeken en de tweede waarop u de resultaten terugvindt.
Na het inloggen komt u terecht op de zoekfunctie binnen Mediweb. U kunt dan naar uw patiënten gaan zoeken adhv diverse knoppen. Of u geeft binnen het primaire zoekscherm naam en voornaam in. U krijgt dan een selectie van de aan u toegewezen patiënten. “Selectie patiënt” Beschikbare knoppen binnen Mediweb en hun functie Patiënt zoeken: Ik kan enkel de patiënten zoeken waarvan ik de huisarts ben Recente patiënten: Ik kan enkel mijn recent gezochte patiënten zien Mijn beddenlijst: Ik kan enkel de patiënten zien, die opgenomen zijn over de drie campussen waarvan bij opname verklaard is dat ik de huisarts ben Mijn notificaties: Ik kan enkel correspondentie zien die aan mijzelf is geadresseerd, en openen als ik effectief de huisarts ben
“Resultaten” Beschikbare knoppen binnen Mediweb en hun functie Historiek patiënt: Ik zie enkel de historiek als de patiënt effectief is opgenomen of is opgenomen geweest. Verslagen medische beeldvorming en Nucleaire geneeskunde: Ik zie alle gevalideerde verslagen en protocols van de patiënt, ook al ben ik niet de aanvrager, of verwijzer, Andere verslagen: Ik zie alle andere gevalideerde verslagen, en APD-verslagen (gelezen door de aanvrager) beschikbaar voor deze patiënt. Alle labresultaten: Ik zie alle beschikbare labresultaten. U drukt gewoon op de beschikbare knoppen en de resultaten worden automatisch ingeladen. Patiënten worden gekozen door gewoon op hun naam te dubbelklikken Om de inhoud van verslagen te lezen hoeft u enkel de desbetreffende verslagen aan te vinken en op de knop ‘inhoud weergeven’ te drukken. De geselecteerde verslagen worden in pdf geopend.
U kunt door de verschillende verslagen bladeren door op de de bewuste selectieknop te drukken.
Om de beelden behorend bij een verslag van de radiologie te bekijken drukt u op de knop ‘Beelden selecteren’
U komt vervolgens in de lijst van de beschikbare studies. Vervolgens selecteert u de gewenste studie en drukt u op de knop ‘Inhoud weergeven’.
U vindt op de portaalsite nog meer handige tips over het efficiënte gebruik van de resultatenserver.
Hoe mijn paswoord wijzigen op Citrix niveau ? Volg de normale procedure, en log via de Citrix applicatie in op Mediweb. Druk op de toetsencombinatie: “Ctrl-F1”. Volgend scherm verschijnt/
Druk op de knop “Change password” en Volgend scherm verschijnt.
Ga naar het veld "Old paswoord". Tik uw huidig paswoord in. Ga naar het veld "New pasword". Tik uw nieuw gekozen paswoord in. ( Min 7 , Min 1 hoofdletter, Min 1 cijfer) Ga naar het veld "Confirm New Password". Tik nogmaals uw nieuw gekozen paswoord in. Druk op “Ok” en het paswoord is aangepast.
Hoe mijn paswoord wijzigen binnen Mediweb? Ga naar de AGFA Portaalsite, blok "Aanmelden nieuwe gebruiker". Klik met de muisaanwijzer (linkermuisknop) op het 'Hangslot'-icoon naast het veld 'Wachtwoord'.
Er verschijnt een nieuw blok "Wachtwoord wijzigen".
Ga naar het veld "Gebruikersnaam". Schrijf uw gebruikersidentificatie in. Ga naar het veld "Vorig wachtwoord". Schrijf uw huidig paswoord in. Ga naar het veld "Nieuw wachtwoord". Schrijf uw nieuw gekozen paswoord in. Ga naar het veld "Nieuw paswoord bevestigen". Schrijf nogmaals uw nieuw gekozen paswoord in. Klik met de muisaanwijzer op de knop "Annuleren" indien u de procedure vroegtijdig wenst af te breken. Klik met de muisaanwijzer op de knop "Opslaan". Uw nieuw paswoord is geregistreerd.
Algemeenheden Uw paswoord dient steeds te voldoen aan volgende criteria: Minimum zeven tekens lang, een verplichte combinatie van 1 hoofdletter, 1 cijfer of leesteken en geen hergebruik van vroegere paswoorden. Presentatie citrix en installatie van het certificaat Open Internet Explorer (versie 5.0 of hoger) en open het adres https://citrix.olvzaalst.be
Geef in de velden Username en password , de aan u toegekende coördinaten in, en volgend onderstaand scherm verschijnt.
In het Applicationsvenster krijgt u een overzicht van de u toegewezen programma’s. Door op Mediweb te klikken zal de toepassing via het internet naar u worden toegezonden en kan u deze gebruiken. Als Citrix nog nooit op Uw pc gewerkt heeft gaat er eerst een stukje software op uw pc moeten geïnstalleerd worden, dit gaat automatisch gebeuren, in dat geval zal na een paar seconden volgend scherm verschijnen: U klik op “installeren”, en het volgende scherm verschijnt. Als u de vraag wordt gesteld gelieve “always trust content from Citrix systems” aan te vinken en “JA” te klikken Na het automatisch uitpakken van de bestanden krijgt u volgende vraag: Klik op “Ja” de installatie duurt enkele seconden tot U onderstaand scherm krijgt: Gelieve op “OK” te klikken, en Uw
Internet Explorer af te sluiten (en waarschijnlijk opnieuw op te starten en naar de site “Citrix”) https://citrix.olvzaalst.be
Noot: Indien gewenst kan u dit ook manueel doen, Klik dan op de bewuste link voor de metaframe presentation client en installeer deze. Indien u beschikt over een MAC-systeem kan u op de site van Citrix zelf de meest recente cliënt downloaden.
Dit zou voldoende moeten zijn om Citrixapplicaties op te kunnen starten, het is mogelijk dat U eenmalig volgend scherm krijgt: Gelieve dan de opties “Full Access” en “Never ask me again” (zoals in het voorbeeld) aan te vinken en op “OK” te klikken )
U zou onderstaand scherm moeten krijgen. (waar U dan “Yes” klikt)
Komt u deze informatie tegen, klik dan op “Ja”
Om Citrix van buiten het ziekenhuis te gebruiken is er nog een extra stap nodig, het installeren op Uw pc van een beveiligingscertificaat. Dit staat rechts beneden op het scherm, opvallend in het rood en onderstreept, er staat ook uitleg bij hoe het te installeren.
U moet het eerst lokaal bewaren (dus op de rode “HIER” klikken, en dan “Opslaan” kiezen) Zoek vervolgens het bestand, klik het aan (OLVZaalst.crt), en kies via de rechtermuisknop en kies de 2e optie “certificaat installeren”, U
krijgt dan het volgende scherm:
Installatie certificaat bij windows vista/ Opgelet; bij de windows vista dient u het certificaat te installeren/importeren in de map met de vertrouwde basiscertificaten.
Hier klikt u gewoon op ‘Ja’. Mocht u met deze handelingen problemen ondervinden kan u altijd contact opnemen met de OLV-servicedesk. Aanvragen useraccount: Ga naar de website OLV en download het aanvraagformulier. Volledig ingevuld en getekend aanvraagformulier door te sturen via post of fax. Fax: 053 72 89 88 Via klassieke post 3-jaarlijks te hernieuwen Problemen: Inhoudelijk telefoon: 053 72 89 89 Technisch telefoon: 053 72 40 40 Via Mail:
[email protected] Procedure aanvraag toegang resultatenserver en impersoneren door de huisarts. Ga naar de website OLV en download het aanvraagformulier impersoneren. Ingevuld te faxen en/of op te sturen naar secretariaat HERMES (zie coördinaten). Opgeven/wijziging huisarts bij bezoek patiënt aan het ziekenhuis Patiënten laten hun huisartsgegevens ingeven en/of aanpassen door de dienst inschrijvingen of melden dit aan een medewerker van het ziekenhuis. Opgeven/wijziging huisarts zonder een bezoek aan het ziekenhuis Formulieren via download website OLV-HERMES. Invullen document informatiedoorstroming ‘Verklaring wijziging huisarts …………) en ingevuld te faxen en/of op te sturen naar secretariaat HERMES (zie coördinaten). Weigering informatiedoorstroming huisarts door patiënt bij bezoek aan het ziekenhuis Ziekenhuis geeft info aan de patiënt incluis verplichting tot melding door de patiënt aan elke behandelende arts in het ZH. Patiënt bespreekt situatie met behandelende arts(en). Invullen document informatiedoorstroming alhier
Weigering informatiedoorstroming huisarts zonder een bezoek aan het ziekenhuis Formulieren via download website OLV-HERMES: Invullen document informatiedoorstroming (‘Verklaring wijziging huisarts …………) Ingevuld te faxen en/of op te sturen naar secretariaat HERMES (zie coördinaten). Opheffen weigering informatiedoorstroming huisarts door patiënt bij bezoek aan het ziekenhuis Invullen document informatiedoorstroming ‘Verklaring wijziging huisarts …………) Document op te sturen secretariaat HERMES Ingevuld te faxen en/of op te sturen naar secretariaat HERMES (zie coördinaten).
