Harmonie dat zijn we samen! Beleidsplan 2013 – 2015
Harmonie St. Gerlachus Oirsbeek
Maart 2013
2
Inhoudsopgave Voorwoord 1. Inleiding 2. Beleidsplan op hoofdlijnen 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5
Doel van de vereniging Groepsverband Goede sfeer Muziek maken Financiën
3. Hoofdlijnen van het beleidsplan; een nadere uitwerking 3.1 3.2 3.3 3.4
Muzikale aspecten Instrumentarium Werving, opleiding en doorstroming Harmonie St. Gerlachus en de Oirsbeekse gemeenschap
4. Commissies en taken 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10
Orkestcommissie Opleidingscommissie Jeugdcommissie Instrumentencommissie Activiteitencommissie PR-commissie Websitecommissie Commissie beheer loods Uniformencommissie Jaarmarktcommissie
5. Tijdpad met betrekking tot het Beleidsplan 2013 - 2015
3
Voorwoord Beste lezer, het beleidsplan 2013 – 2015 van de Harmonie St. Gerlachus is een document waarin beschreven staat hoe de Harmonie zich de komende jaren gaat ontwikkelen en welke uitgangspunten als leidraad hierbij gebruikt worden. De leden en het bestuur van Harmonie St. Gerlachus willen met dit document duidelijk maken en beschrijven hoe aan de organisatie van de Harmonie samen vorm gegeven wordt. Het beleidsplan 2013 – 2015 wordt gepresenteerd in een nieuwe vorm. In dit beleidsplan wordt in hoofdlijnen aangegeven welke koers de komende jaren aangehouden wordt voor de ontwikkeling van de Harmonie. Binnen dit beleidsplan is nadrukkelijk ruimte voor het vergroten van de betrokkenheid van de leden bij de organisatie van de Harmonie. Het plezier in het samen muziek maken is de hoofddoelstelling van onze vereniging. De leden van onze vereniging zijn hierbij ons belangrijkste kapitaal. We zijn trots op onze vereniging en trots op wat we samen in een lange traditie met passie voor muziek hebben opgebouwd. Deze traditie willen we graag voortzetten. Dit beleidsplan bevat bijzondere aanknopingspunten om ook de komende jaren deze traditie op een nieuwe manier verder uit te bouwen. Met het aanbieden van dit beleidsplan 2013 -2015 wordt aan de leden en aan de commissies van de Harmonie nadrukkelijk de mogelijkheid geboden om meer invloed uit te oefenen op de activiteiten die binnen de vereniging ontwikkeld worden. Ook biedt dit beleidsplan de mogelijkheid voor de leden om, samen met elkaar en met het bestuur, invulling te geven aan de ambitie van de Harmonie als vereniging en aan de muzikale ontwikkeling van de leden. Dit doel kan alleen bereikt worden als we met elkaar, ieder naar eigen vermogen en met een eigen inbreng, samen vaststellen wat we met de harmonie willen en kunnen bereiken de komende jaren. Met dit beleidsplan spreken we waardering uit voor ieders bijdrage aan onze vereniging en willen we de komende jaren volop ruimte geven aan ideeën en initiatieven om de vereniging en de betrokkenheid van de leden bij de Harmonie verder te ontwikkelen. Door ruimte te geven aan de inbreng van de leden zijn we waarachtig een vereniging van en voor de leden. Daarom ook bieden we bij het uitwerken van dit beleidsplan, en de vertaling hiervan naar jaarwerkplannen, de commissies en de leden van de vereniging de mogelijkheid om aan te geven wat we als Harmonie willen bereiken. Het bestuur heeft uitgesproken, samen met en namens de leden, de verbindende schakel te willen zijn om op deze manier de ontwikkeling van onze vereniging verder vorm te geven. Vanuit dit perspectief zien we dan ook met vertrouwen de toekomst van onze vereniging en onze Harmonie tegemoet. We hebben getalenteerde mensen binnen onze vereniging en zij vormen de basis voor de toekomst van de Harmonie St. Gerlachus; onze Harmonie! Immers; Harmonie dat zijn we samen! Namens de Algemene Leden Vergadering en het bestuur Harmonie St. Gerlachus.
Pierre Dols Voorzitter
4
1. Inleiding Een aantal maatschappelijke ontwikkelingen gaan niet aan ons voorbij. De wereld om ons heen verandert. Denk maar eens aan o.a. de vergrijzing, individualisering, andere interesses van de jeugd, afnemende subsidies en het brede aanbod van alternatieve vrijetijdsbesteding enz.. Ook onze vereniging kan deze ontwikkelingen niet negeren. Om ons bestaan te continueren en onze doelstelling te blijven realiseren moet de harmonie daarom proactief op deze ontwikkelingen inspelen. We moeten blijven aansluiten bij de veranderende wensen, mogelijkheden en ambities van leden en publiek. We blijven samen werken aan het behoud van een blijvend gezonde financiële positie, aan het op peil houden van het muzikale niveau, de orkestbezetting en het werven van nieuwe leden. Dit beleidsplan geeft richting aan de koers van onze vereniging. Op onderdelen nader uitgewerkt geeft het sturing aan bestuur, dirigent en leden, die o.a. in commissies actief zijn voor onze vereniging.
2. Beleidsplan op hoofdlijnen 2.1 Doel van de vereniging Het in groepsverband in goede sfeer muziek maken. Deze doelstelling bevat een aantal kernwoorden waaraan in een beleidsplan aandacht besteed wordt: groepsverband, goede sfeer en muziek maken.
2.2 Groepsverband Om in groepsverband te kunnen musiceren moet een evenwichtige samenstelling van het harmonieorkest gewaarborgd zijn. Werving en opleiding van nieuwe leden moet afgestemd zijn op die evenwichtige samenstelling en met name bij jeugdleden moet het opleidingstraject gericht zijn op het uiteindelijk spelen in het groot harmonieorkest. Gericht op het groepsverband worden leden in opleiding in een vroeg stadium gestimuleerd middels samenspel. Vooral voor jonge leden in opleiding moet de aansluiting (muzikaal en sociaal) met het harmonieorkest nadrukkelijk aandacht krijgen om de instroom in het groot harmonieorkest te bevorderen.
2.3 Goede sfeer Een goede sfeer in de vereniging wordt bevorderd door een goede balans te zoeken tussen de muzikale ambitie van de vereniging en de individuele muzikale kwaliteiten van de leden. Voorop staat dat binnen deze doelstelling alle muzikanten, binnen hun eigen muzikale ontwikkeling, optimaal kunnen presteren. Plezier in het samen muziek maken staat centraal, waarbij prestatie en gezelligheid hand in hand gaan. Alle leden onderhouden samen de goede sfeer binnen de Harmonie en ieder lid levert hierbinnen naar eigen vermogen een herkenbare persoonlijke positieve bijdrage.
2.4 Muziek maken Harmonie St. Gerlachus wil een breed repertoire spelen, bestaande uit verschillende muziekstijlen en -stromingen. Door dit vernieuwende aspect van het repertoire is Harmonie
5
St. Gerlachus een aantrekkelijke vereniging voor muzikanten in alle leeftijdsgroepen en bereikt zij een breed publiek. We streven daarbij het niveau na waarbij de muzikanten op een plezierige en vriendschappelijke manier worden gestimuleerd om het beste uit zichzelf te halen en zich maximaal in te zetten voor het resultaat van het totale orkest.
2.5 Financiën Een gezonde financiële basis is voorwaarde om de verenigingsdoelstelling blijvend te kunnen waarmaken. Naast een muzikale inspanning wordt er ook van de leden een inspanning verwacht die inkomsten oplevert en bijdragen aan het (ook financieel) in stand houden van de Harmonie. Onze vereniging draait op enkele financiële pijlers: contributie en lesgelden, subsidies, oud papier en jaarmarkt. Afnemende subsidies, fluctuerende opbrengsten van de jaarmarkt, het hoge aandeel kosten voor opleiders en een hogere bijdrage per leerlingen vragen om een nadere nuancering en herijking van uitgangspunten voor het verwerven van financiële middelen en de wijze van besteding hiervan. Zoeken naar andere geldbronnen is hierbij noodzakelijk waarbij o.a. gedacht wordt aan het meer/anders laten sponsoren van activiteiten die de Harmonie onderneemt. Hiermee wordt de vereniging op een ander manier op de kaart gezet. Ook de kosten voor opleiding/lesgeld zal hierbij anders worden bepaald en ingericht.
3. Hoofdlijnen van het beleidsplan; een nadere uitwerking 3.1
Muzikale aspecten
Doel: er moet een wervende kracht uitgaan van de optredens van de harmonie. Het behoort tot de taak van de dirigent te streven naar een goede balans tussen het muzikale niveau van de uit te voeren muziek en de individuele capaciteiten van de muzikanten, waarbij het orkest uitgedaagd wordt meer dan gemiddeld te presteren passend bij wat voor het harmonieorkest en voor de individuele leden mogelijk en uitdagend is. Hierbij streeft onze vereniging vooralsnog niet naar deelname aan concoursen. Veel meer zoeken we de uitdaging in het werken aan en uitvoeren van regelmatig te organiseren (thema-)concerten. Daarbij streven we na tenminste jaarlijks twee muzikale piekmomenten, verspreid over het jaar, enerzijds ter realisering van de geformuleerde ambities/doelen en anderzijds om de motivatie en de uitdaging binnen de groep te houden. Het vaststellen van het muzikale repertoire is eveneens een jaarlijks meermaals terugkerend item gekoppeld aan de ambities en doelen die de vereniging heeft vastgesteld. Muzikale vernieuwing wordt nagestreefd door het, op projectbasis (themaconcerten) zoeken van de muzikale samenwerking met b.v. zang (koren) of popgroepen (cross-overs), het organiseren van workshops voor andere muziekstijlen enz.. Bij de instrumentkeuze van aankomende leden wordt nadrukkelijk rekening gehouden met de evenwichtige instrumentale opbouw van het harmonieorkest.
3.2 Instrumentarium Het instrumentarium is een continue en standaard aandachtspunt voor de Harmonie. Kosten voor onderhoud en voor vernieuwing van instrumenten maakt onderdeel uit van de jaarbegroting. Binnen het meerjarenbeleidsplan wordt een meerjaren investerings- en
6
onderhoudsplan opgenomen, waarmee een toekomstige planning van vervangingen en/of uitbreiding van het instrumentarium richtinggevend vorm wordt gegeven.
3.3 Werving, opleiding en doorstroming Voor het werven van nieuwe jeugdleden richten we ons speciaal op de basisschool en buitenschoolse opvang. Werving vindt plaats middels het organiseren van muziekworkshops waarin getracht wordt kinderen actief met muziek en met aan de harmonie gerelateerde instrumenten bezig te laten zijn Er wordt maximaal gebruik gemaakt van de ondersteuning die stichtingen zoals Ecsplore en de LBM daarbij kunnen bieden. De vereniging organiseert jaarlijks een VIO-cursus (Voorbereidend Instrumentaal Onderwijs, ‘blokfluitles’) waaraan kinderen vanaf groep 5 kunnen deelnemen. Om een zo breed mogelijke groep te bereiken staat deelname ook open voor kinderen die een niet-harmonie instrument willen gaan spelen. Om de kwaliteit van de opleiding van onze toekomstige muzikanten te waarborgen is Harmonie St. Gerlachus aangesloten bij Stichting Opmaat. Stichting Opmaat verzorgt middels raamleerplannen kwalitatief hoogwaardig muziekonderwijs voor de Harmonie. Stichting Opmaat leidt muzikanten op voor het behalen van gecertificeerde landelijk erkende HaFaBra diploma’s A, B, C en D. Kwalitatief goed opgeleide muzikanten vormen de basis voor het muzikale niveau en het functioneren van de Harmonie. De Harmonie stelt zich dan ook ten doel een positief leerklimaat aan te bieden, waarbinnen leerlingen en de leden van de Harmonie gestimuleerd worden om zich maximaal muzikaal te blijven vormen. Leden kunnen in overleg met de dirigent en via de orkestcommissie een eventuele behoefte aan opleiding en/of muzikale vorming kenbaar en bespreekbaar maken. De Harmonie St. Gerlachus heeft een opleidingsorkest. Doel van het opleidingsorkest is het bevorderen van het samenspel en het stimuleren van de muzikale vorming van de leden van het opleidingsorkest. In het opleidingsorkest worden de leden voorbereid op het toetreden tot het groot harmonieorkest. Het opleiden van nieuwe muzikanten is een relatief lang en voor de vereniging kostbaar traject. Daarom is het zaak dat er zoveel mogelijk startende muzikanten uiteindelijk in het grote harmonieorkest instromen. Vooral moet voor de jeugdleden muziek maken bij de harmonie ‘cool’ zijn. De keuze van het repertoire en de optredens van het opleidingsorkest Gerlachus (het OOG) maar ook van de grote Harmonie, zijn mede daarop gericht. Om te bevorderen dat de overgang van het opleidingsorkest naar het groot harmonieorkest soepel(er) gaat verlopen zal er gewerkt worden met het in het groot harmonieorkest benoemen van mentoren. Deze mentoren gaan ‘de instromers’ vanuit het opleidingsorkest naar het groot harmonieorkest begeleiden en deze overgang in goede banen leiden. Een mentor ontfermt zich over enkele (jeugdige) ‘instroom’ muzikanten en houdt hiermee nauw contact zowel op muzikaal als ook op sociaal/emotioneel vlak. Door middel van een overleg tussen de mentoren en de dirigent wordt sturing gegeven aan de instroom van de (jeugd)leden uit het opleidingsorkest naar het groot harmonieorkest en wordt dit overgangsproces bewaakt.
7
Tevens investeert harmonie St. Gerlachus in het behouden van jeugdleden uit het opleidingsorkest door nadrukkelijk aandacht te besteden aan bindende activiteiten die jeugdleden aanspreken om hiermee te bevorderen dat zij zich betrokken voelen bij de vereniging en hierbij betrokken willen blijven.
3.4 Harmonie St. Gerlachus en de Oirsbeekse gemeenschap Doel: De Harmonie gaat naar het publiek toe! Harmonie St. Gerlachus heeft een maatschappelijke rol te vervullen. Daartoe luistert zij (desgevraagd) in de gemeente Schinnen wereld- en kerkelijke activiteiten op zoals de carnavalsoptocht, dodenherdenking, Koninginnedag/Koningsdag, Sinterklaas, processie enz.. Het beeld van de Harmonie naar buiten wordt voor een belangrijk deel door deze optredens bepaald. Om het beeld in het dorp nog te versterken wordt gestreefd naar een tweetal openlucht concerten per jaar. Deze vervangen de traditionele (kermis-) rondgangen. De komende jaren zal ook nadrukkelijk onderzocht worden of er vernieuwende ideeën zijn om hieraan invulling te geven.
4. Commissies en taken Harmonie St. Gerlachus heeft binnen haar organisatie diverse commissies benoemd die uitwerking geven aan het voorgenomen beleid. De onderstaande commissies worden hierbij als volgt genoemd:
4.1
Orkestcommissie De orkestcommissie vertegenwoordigt alle instrumentgroepen (koper, hout, slagwerk). De orkestcommissie is met de dirigent betrokken bij het vaststellen van het aantal concerten per jaar. De orkestcommissie stelt, in overleg met de dirigent, het repertoire vast gekoppeld aan het concertprogramma. De orkestcommissie draagt in overleg met de dirigent en de opleidingscommissie zorg voor een evenwichtige instrumentenbezetting in het orkest De orkestcommissie adviseert vanuit een klankbordfunctie het bestuur/harmonie inzake muzikale aangelegenheden en signaleert en informeert over ontwikkelingen die het functioneren van het orkest belemmeren of bevorderen. De orkestcommissie neemt zitting in de themaconcertcommissie.
4.2
Opleidingscommissie De opleidingscommissie verzorgt de werving van nieuwe leden en ontwikkelt initiatieven hiervoor. De opleidingscommissie verzorgt de voortgang van de leerlingen bij de opleidingen. De opleidingscommissie verzorgt contacten met de werkgroep Opmaat. De opleidingscommissie onderhoudt contacten met opleiders, leerlingen, ouders en bestuur.
8
De opleidingscommissie stimuleert de muzikale ontwikkeling van leerlingen middels deelname aan voorspeelmiddag en solistenconcours(en). De opleidingscommissie stimuleert de ontwikkeling van het samenspel van leden in opleiding in de opleidingsorkesten ‘OOG’ en ‘KNIPOOG’.
4.3
Jeugdcommissie De jeugdcommissie stimuleert bij de jeugdleden de onderlinge binding en de binding aan de vereniging door het organiseren van hierop gerichte buitenmuzikale activiteiten zoals een bowlingmiddag, BBQ, enz..
4.4
Instrumentencommissie De instrumentencommissie beheert en verzorgt de uitgifte van instrumenten naar de leden. De instrumentencommissie bewaakt de kwaliteit van het instrumentarium en adviseert het bestuur inzake onderhoud en aanschaf van instrumenten.
4.5
Activiteitencommissie De activiteitencommissie stimuleert het verenigingsleven en de onderlinge saamhorigheid van de leden door het organiseren van buitenmuzikale activiteiten waaronder de jaarlijkse BBQ, kerst- en Gerlachusviering.
4.6
PR-commissie De PR-commissie bevordert de uitstraling van en de positieve aandacht voor de harmonie. De PR-commissie verzorgt de publiciteit rondom optredens en andere activiteiten van harmonie. De PR-commissie werft, onderhoudt en coördineert de contacten met sponsoren. Overige commissies en bestuur stemmen met de PR-commissie af over het uitvoeren van PR-activiteiten en over contacten met (potentiële) sponsoren.
4.7
Websitecommissie De websitecommissie faciliteert de communicatie binnen de vereniging middels moderne communicatiemiddelen waaronder internet. De websitecommissie onderhoudt de website van de vereniging.
4.8
Commissie beheer loods De commissie ‘beheer loods’ onderhoudt en beheert de loods van de Harmonie.
4.9
Uniformencommissie De uniformencommissie onderhoudt en beheert de uniformen van de Harmonie.
4.10 Jaarmarktcommissie De jaarmarktcommissie organiseert de jaarmarkt. De jaarmarktcommissie werkt aan vernieuwende initiatieven om zeker te stellen dat de jaarmarkt een blijvende inkomstenbron is of de daartoe nog te ontwikkelen alternatieven daarvoor een blijvende inkomstenbron zijn.
9
5. Tijdpad met betrekking tot het Beleidsplan 2013 - 2015 Globaal tijdpad en actiepunten vanaf maart 2013 tot 2015 1. Voorafgaand aan de ALV van april ’13 is het beleidsplan 2013 – 2015 voorgelegd aan de voorzitters van de verschillende commissies van de Harmonie. 2. De voorzitters van de genoemde commissies zijn in de maand maart ‘13, en voorafgaand aan het bijwonen van de ALV (april ’13), in de gelegenheid gesteld om met de leden van de commissies het beleidsplan te bespreken en vanuit de commissie aan te vullen. 3. Bij de bespreking per commissie is minstens één bestuurslid aanwezig geweest voor het geven van uitleg en het beantwoorden van vragen. 4. De vraag (van het bestuur) is aan de voorzitters van de commissies voorgelegd om specifiek aan te geven wat vanuit de commissie op hoofdlijnen aanvullend ingebracht wordt voor het beleidsplan 2013-2015. 5. Nadat het beleidsplan is vastgesteld door de ALV wordt aan de commissies en aan de voorzitters van de commissie de vraag voorgelegd om voor het jaar 2014 een werkplan op te stellen. 6. Het bestuur zal in de aanloop naar 2014 vaststellen of de verschillende commissies binnen de begroting 2014 een deel-, commissiebudgetafspraak kunnen krijgen. 7. Als een budgetafspraak gerealiseerd kan worden, zal hiertoe door de penningmeester een systematiek worden opgesteld en uitgewerkt, waarbinnen de voorzitters van de commissies het budgetgebruik rapporteren en verantwoorden. Het bestuur wordt hiermee in staat gesteld het budgetgebruik te monitoren en waar nodig (tijdig) bij te sturen. 8. De concept werkplannen worden uiterlijk begin september 2013 aangeboden aan het bestuur voor het beoordelen van de samenhang en de mogelijkheid om de voorgelegde plannen binnen de toegewezen budgetruimte uit te voeren. 9. Het bestuur komt in overleg met de commissievoorzitters tijdens een gezamenlijke (bestuur)vergadering tot het vaststellen van het beleid en de begroting voor 2014 en van de bijbehorende deel-, commissiebudgetten. 10. De leden krijgen inzage in het jaarplan 2014 via publicatie op de webpagina voor leden. 11. In 2014 gebruiken de commissievoorzitters en het bestuur de vastgestelde begroting en de beleidsafspraken om periodiek met de commissievoorzitters vast te stellen hoe voorgenomen doelen uitgevoerd worden. 12. Op basis van behaalde (deel)resultaten in 2014 worden medio 2014 de eerste voorbereidingen getroffen voor het opzetten van de werkplannen voor 2015. 13. Het voorliggende beleidsplan wordt gebruikt om tot en met 2015 te werken aan het opzetten en uitwerken van 'het werken aan meer betrokkenheid vanuit de basis van de Harmonie/de leden, hiermee te oefenen en ervaring op te doen. 14. Doelstelling: In 2015 ligt er een basis om samen met de leden vanuit de nieuwe structuur en de ervaring met het 'samen-werken' binnen de Harmonie, een nieuw beleidsplan 2015 - 2018 uit te werken en vorm te geven.
10
