Handleiding UniekLoket NV

Handleiding UniekLoket NV


Inhoud Inhoud ............................................................................................................................................. 2 Dossier registreren ........................................................................................................................ 3 Nieuw dossier .......................................................................................................................................... 3 Samenstelling dossier ............................................................................................................................ 5 Onderneming toevoegen ........................................................................................................................ 6 Beheer diensten....................................................................................................................................... 7 Dossier modaliteiten ............................................................................................................................. 10 Betalingsoverzicht................................................................................................................................. 11 Betalingsregime en betalingsmodaliteit .............................................................................................. 12 Betalingsregime medewerker wijzigt van geen betalingsuitstel naar betalingsuitstel ................................... 12

Mijn dossiers ................................................................................................................................ 13 Zoekscherm/filter................................................................................................................................... 13

Statussen ...................................................................................................................................... 14 Operationele statussen ......................................................................................................................... 14 Afgerond .................................................................................................................................................... 14 Bijkomende stukken ................................................................................................................................... 14 Gearchiveerd ............................................................................................................................................. 15 Geblokkeerd - saldo ontoereikend .............................................................................................................. 15 Geweigerd ................................................................................................................................................. 15 In verwerking.............................................................................................................................................. 15 Niet ontvangen ........................................................................................................................................... 15 Ontvangen-wachtend op betaling ............................................................................................................... 15

Dienststatussen ..................................................................................................................................... 16 Advies ........................................................................................................................................................ 16 Afgerond .................................................................................................................................................... 16 BijkomendeStukken ................................................................................................................................... 16 FoutOverheid ............................................................................................................................................. 16 Gecontroleerd ............................................................................................................................................ 16 Geweigerd ................................................................................................................................................. 16 Ingepland ................................................................................................................................................... 17 Niet ontvangen ........................................................................................................................................... 17 Ontvangen ................................................................................................................................................. 17 Vertaling..................................................................................................................................................... 17 Verwijderd .................................................................................................................................................. 17 WachtenOpVergunning .............................................................................................................................. 17

Oorspronkelijk doorgestuurd dossier ................................................................................................. 18

Verklarende woordenlijst ............................................................................................................ 19

Acerta Laatst afgedrukt op 12-12-2013 13:13:00

Pagina 2 van 23


Dossier registreren Als aanbrengpartner kan u een dossier initiëren via de Uniek Loket module in het klantportaal. In dit dossier kan u niet alleen een transactie met de Kruispuntbank van Ondernemingen aanvragen, maar ook bijkomende diensten van het Ondernemingsloket, Sociaal Verzekeringsfonds en Sociaal Secretariaat. Hieronder staat beschreven hoe u te werk gaat.

Nieuw dossier In de navigatiebalk van de module Transacties vindt u de keuze Nieuw dossier. Klik op ‘Nieuw dossier’.

Afb1

Hierbij komt u op het keuzemenu voor het registreren van nieuw dossier. Afb2


Pagina 3 van 23


Dit scherm bestaat uit vier keuzes. De beschrijving van elk type dossier vindt u onder iedere link. Als voorbeeld gaan we in deze handleiding verder met de aanvraag van een oprichting van een éénmanszaak. Klik hiervoor op de link: Afb3

De flow voor het ingeven van andere type dossiers zijn heel gelijkaardig. U kan beginnen met het invoeren van alle nodige gegevens.


Pagina 4 van 23


Samenstelling dossier Dit is een nieuw scherm in Uniek Loket. U krijgt een overzicht te zien van alle diensten van Acerta waarop u in deze transactie beroep kan doen.

Op ‘Startpagina: samenstelling dossier’ kiest u voor de diensten die geleverd moeten worden. De dienst ‘Aansluiting zelfstandige’ wordt standaard aangevinkt. Afb4



Klik rechtsonder op ‘Ga door naar dossier’.



Vervolgens voert u alle gekende gegevens in om de onderneming te identificeren. Dit doet u door te klikken op ‘Onderneming toevoegen’


Pagina 5 van 23


Onderneming toevoegen Afb5

   

Enkel naam en adres zijn verplichte velden, maar het is best dat u alle gegevens invult. Dit kan de verwerking van het dosiier versnellen. In het veld ‘Extra adresinfo’ noteert u bijvoorbeeld de titel van de persoon of de naam van het industriepark waar het bedrijf gelegen is. Klik op ‘OK’



Vervolgens komt u terug terecht in het scherm ‘Ondernemingsgegevens’ waar nu de basisgegevens van de onderneming zichtbaar zijn. U kiest nu voor ‘Toevoegen in te schrijven vestiging’.



Vul alle gekende gegevens in.



Klik op ‘OK’ (Als u kiest voor ‘Annuleren’ worden alle gegevens die u had ingevuld voor de vestiging gewist).

Afb6

Nieuw in Uniek Loket is de functionaliteit dat u meer dan één vestiging kan inschrijven in één en dezelfde transactie. 



Als er meer dan een vestiging moet worden ingeschreven, herhaalt u de bovenstaande stappen, klik dan op ‘Toevoegen in te schrijven vestiging’. Als u alle nodige vestigingseenheden hebt toegevoegd, klik je op ‘Volgende’.


Pagina 6 van 23


Beheer diensten U bent nu in het scherm ‘Beheer diensten’ Afb7



Het uitroepteken in het rode kader geeft aan dat u nog informatie moet invullen voor deze dienst.



Om de informatie aan te vullen, klik u op het vergrootglas ernaast.(zie hieronder voor meer uitleg).



Naast sommige diensten zal u in de kolom ‘Info’ een informatie-icoon zien staan.Als je hier op klikt, opent een document met meer achtergrondinformatie over de dienst.



In de laatste kolom staat bij elke dienst ook een kruisje kan je de dienst verwijderen uit het dossier.

. Hiermee

Mocht u nog een extra dienst willen toevoegen aan het dossier, klikt u op ‘Dienst(en) toevoegen’ en kiest u hier alle diensten die voor deze onderneming geleverd moeten worden. 

Zoals gezegd is de logische stap dat u nu de nodige informatie voor de diensten gaat aanvullen. Klik hiervoor op het vergrootglas naast de dienst Voor een aantal diensten (zoals de KBO-verrichtingen en aansluiting SVF moet u op het scherm gegevens invullen, voor andere staat er een link naar een bestelbon.



Bij diensten waarvoor u de gegevens op het scherm invult, moet u nu gegevens als bankrekeningnummer, hoedanigheid, activiteiten, bedrag teruggave BTW etc. invullen.


Pagina 7 van 23


Afb11



De verplichte velden zijn aangeduid met een sterretje * . Gelieve telkens alle gekende gegevens in te vullen. Zeker voor KBO-diensten is dit noodzakelijk omdat deze gegevens automatisch kunnen worden overgezet naar de KBO zelf.(= latere fase)



Voor diensten die u via de bestelbon invult, kiest u eerst het aantal (= afhankelijk van de dienst - voorbeeld kermisactiviteiten) en klikt u vervolgens op de link in de juiste taal. Het aantal is belangrijk voor de juiste prijsberekening.

Afb14

De gegevens die al zijn ingevuld bij ‘ondernemingsgegevens’ moet u niet noodzakelijk allemaal terug overnemen op de bestelbon. U kan verwijzen naar de reeds ingevulde gegevens. Noteer dan op de bestelbon wel duidelijk het dossiernummer en de naam van de onderneming. 

Wanneer u klikt op ‘Dienst opslaan en sluiten’, merkt u dat het uitroepteken veranderd is in een vinkje in een groene bol.


Pagina 8 van 23


Afb13

Wanneer de dienst niet volledig is aangevuld, verschijnt een rood uitroepteken. Afb12







Voor diensten die u ingeeft via een bestelbon, verschijnt het vinkje van zodra u de bestelbon hebt geopend en op ‘dienst opslaan en sluiten’ hebt geklikt. Wanneer u voor alle diensten de nodige informatie hebt aangevuld en alle diensten zijn gemarkeerd door een vinkje, ga je naar de volgende stap. Door te klikken op ‘volgende’ kom je in het scherm ‘Dossiermodaliteiten’


Pagina 9 van 23


Dossier modaliteiten Afb12



 

Contactgegevens: Hier duidt u aan wie de briefwisseling moet ontvangen. Als je een dossier ingeeft als medewerker front kan je enkel kiezen voor ‘klant’. U kan ook kiezen voor ’Ik wil ook briefwisseling via post aan derde’. Een derde kan bijvoorbeeld een notaris of een advocaat zijn. Betalingsmodaliteit: als u betalingsuitstel geniet bij Acerta, kan u kiezen voor ‘geen betalingsuitstel, factuur aan klant’ of ‘geen betalingsuitstel, factuur aan derde’. Als u kiest voor klant staan de gegevens vooringevuld die u bij Ondernemings-gegevens reeds ingevuld hebt.

Als u kiest voor klant staan de gegevens vooringevuld die u bij Ondernemingsgegevens reeds ingevuld hebt. Hiermee bespaart u weer tijd bij het ingeven van uw dossier. 



U hoeft moet bij ‘BTW’ nog een keuze maken. Als er al een BTWnummer is, kiest u voor ‘Van toepassing’ en vult u het BTW-nummer in. Als er een BTW-nummer wordt aangevraagd (bijvoorbeeld door de aanvullende dienst ‘BTW-aanvraag’, kiest u voor ‘In aanvraag’. Als de gefactureerde niet BTW-plichtig is, kiest u ‘Niet van toepassing’. Commentaar: Hierin kan nog een opmerking worden meegegeven. Zoals ‘Met klant afgesproken dat enkel de niet-gereglementeerde activiteiten moeten worden opgenomen in de KBO’. Ondertekeninggegevens: vul de velden in.



Klik weer op ‘Volgende’



U krijgt nu een overzicht van alle gevraagde diensten met de getailleerde prijzen.




Pagina 10 van 23


Betalingsoverzicht Afb16

1

Ten slotte kan u de aanvraag afronden. Klik op ‘Doorsturen naar EOL’.

Afb18

2

Er opent nu een afdrukbare versie van het dossier waarop alle ingevoerde gegevens staan én extra info. Als u een KBO- dienst hebt gekozen, staat er bijvoorbeeld een overzicht van de bijkomende verplichte vergunningen. Onder de titel ‘Ondertekeningsgegevens’ staan een aantal clausules.

Na het klikken op Doorsturen naar EOL staat er een verzoek tot betaling klaar. Dit wordt voor elk type dossier klaargezet, maar afhankelijk van de betalingsmodaliteit staat erbij vermeld of het verzoek tot betaling betaald moet worden. (Indien het verzoek betaald moet worden, wordt de rappeldatum ingevuld. Afb95

3

Als laatste bladzijde van het PDF-document staat het ‘Verzoek tot betaling’.

4

Na het klikken op ‘Doorsturen naar EOL’ blijft u in het scherm ‘Huidig dossier - Facturatie’

Na het klikken op ‘Doorsturen naar EOL’ wordt de status automatisch ‘klaar voor verwerking’ als het regime ‘betalingsuitstel’ werd aangeduid. De status wordt ‘ontvangen-wachtend-op-betaling’ als het dossier volgens een van de regimes ‘geen betalingsuitstel’ verwerkt moet worden. Tussentijds wordt de status ook nog ‘ontvangen’, maar dit zal u enkel in de historiek zien.

Als u als medewerker geen betalingsuitstel heeft, kan u het verzoek tot betaling meegeven of doorsturen naar uw klant. Dit versnelt de betaling en dus de verwerking van het dossier. Acerta Laatst afgedrukt op 12-12-2013 13:13:00

Pagina 11 van 23


Betalingsregime en betalingsmodaliteit Elke medewerker heeft ofwel het betalingsregime betalingsuitstel ofwel geen betalingsuitstel. Dit regime bepaalt uit welke betalingsmodaliteiten u als medewerker kan kiezen voor de verwerking van uw dossier. Een medewerker zonder betalingsuitstel kan enkel opteren om het dossier eerst te betalen vooraleer het verwerkt wordt, u kan wel kiezen wie de gefactureerde is. Als u betalingsuitstel geniet, kan naast ‘geen betalingsuitstel’ ervoor kiezen om het dossier pas na verwerking te betalen, u moet dan wel zelf de gefactureerde zijn. Ook bij de modaliteit betalingsuitstel kan u vooraf betalen, maar dit is dus niet nodig.

Betalingsregime medewerker wijzigt van geen betalingsuitstel naar betalingsuitstel Als het betalingsregime wijzigt van ‘geen betalingsuitstel’ naar ‘betalingsuitstel’ wordt er niets gewijzigd aan de betalingsmodaliteit van de al bestaande dossiers, in de meeste gevallen zal de klant immers al een verzoek tot betaling hebben ontvangen en mogelijk is die betaling al onderweg. Als u voor een bepaald dossier vraagt om het regime naar ‘betalingsuitstel’ te wijzigen, kan Acerta dit probleemloos voor u doen.


Pagina 12 van 23


Mijn dossiers Zoekscherm/filter Het zoekscherm staat op de openingspagina van ‘Mijn dossiers’ Er kan gezocht worden op een zoekterm ongeacht of die vooraan, achteraan of in het midden van een woord/getal komt. Als er per zoekcriterium meerdere zoektermen ingegeven worden, dan zal er op een combinatie gezocht worden en niet op de zoektermen apart. Voorbeeld: Jan Verhoeven, dan wordt er gezocht op de combinatie Jan Verhoeven en niet op Jan apart en Verhoeven apart. Afb48

U kan zoeken op volgende velden:  Dossiernummer: numeriek invoerveld (max. 7 cijfers)   

Operationele status: Maak uw keuze/Niet ontvangen/Ontvangen/In verwerking/Bijkomende stukken/Afgerond/Correctie/Verwijderd Naam: zoeken op de velden ‘Naam onderneming’, ‘Naam vestiging’, ‘Naam kennisbewijzer (bedrijfsbeheer en beroepskennis)’; Ondernemingsnummer

Als u alle zoekcriteria wilt wissen klik je op de knop ‘reset’ Afb49


Pagina 13 van 23


Statussen Er worden verschillende soorten statussen gebruikt om het verloop en de stand van zaken van het dossier weer te geven. De globale dossierstatus is afgeleid van de dienststatussen. Bijvoorbeeld in de situatie dat er al een dienst is afgerond en een andere dienst heeft nog de status ‘bijkomende stukken’, zal de dossierstatus ‘bijkomende stukken’ zijn De dienststatus geeft aan wat de precieze verwerkingsstatus is van een bepaalde dienst. Het is perfect mogelijk dat de ene dienst al de status ‘afgerond’ heeft en een andere de status ‘bijkomende stukken’. Deze kan u raadplegen door door te klikken op de globale status.

Operationele statussen Operationele statussen zijn dossierstatussen, ze geven globaal de stand van zaken van een dossier weer. Een operationele status is meestal afgeleid van de dienstatus(sen). Voor meer gedetailleerde informatie over het dossier moeten de dienststatussen worden geraadpleegd. Het kan immers zijn dat de operationele status van een dossier ‘Bijkomende stukken’ is terwijl er al verscheidene diensten binnen het dossier ‘afgerond’ zijn. Hieronder vindt u een beschrijving van alle operationele statussen die kunnen plaatvinden bij de verwerking van uw dossier. De statussen staan hier in alfabetische volgorde, niet in de logische verwerkingsvolgorde.

Afgerond ‘Afgerond’ is een eindstatus die betekent dat alle diensten binnen een dossier een eindstatus hebben gekregen waarvan een of meerdere diensten de status ‘afgerond’. ‘Afgerond’ betekent dat de afrondingsbrieven zijn gemaakt en verstuurd en de gevraagde vergunningen afgeleverd.

Bijkomende stukken ‘Bijkomende stukken’ geeft aan dat er nog een stuk of informatie ontbreekt om het dossier te kunnen afronden. Een dossier krijgt de status ‘bijkomende stukken’ als minstens een dienst een wachtstatus heeft.


Pagina 14 van 23


Gearchiveerd Dit is de ultieme status die automatisch wordt toegekend aan elke dossier dat al 6 maanden ononderbroken de eindstatus heeft, de fysieke status ‘gearchiveerd’, en de financiële status ‘betaald’, ‘gratis’ of ‘in kost genomen’. Een dossier met de operationele status ‘gearchiveerd’ kan niet meer worden heropend. Het kan nog wel geraadpleegd worden, er kunnen bijlagen of commentaar aan worden toegevoegd en er kunnen nog brieven gemaakt worden.

Geblokkeerd - saldo ontoereikend Deze status wordt toegekend aan een dossier dat al ontvangen en mogelijk al in verwerking was en waarvoor de betaling niet langer geregeld is. Het kan bijvoorbeeld zijn dat een dossier zonder betalingsuitstel al betaald was, maar dat er nog een dienst werd toegevoegd. Het saldo wordt dan ontoereikend en het dossier mag dus niet (verder) verwerkt worden. Als het dossier terug volledig betaald is krijgt het de status die het had voorafgaand aan ‘geblokkeerd - saldo ontoereikend’.

Geweigerd ‘Geweigerd’ is een eindstatus die betekent dat alle diensten binnen een dossier een eindstatus hebben gekregen waarvan een of meerdere diensten de status ‘geweigerd’ en geen enkele de status ‘afgerond’.

In verwerking Als een dossier de status ‘in verwerking’ heeft, wil dit zeggen dat de verwerking van het dossier pas gestart is, maar dat er nog geen bijkomende stukken of dergelijke zijn opgevraagd. ‘In verwerking’ kan ook betekenen dat het dossier op het einde van de verwerking zit, namelijk als alle diensten een eindstatus hebben, maar het dossier nog niet. In de meer uitzonderlijke situatie waarin het dossier al een eindstatus had, maar heropend wordt krijgt het dossier ook de status ‘in verwerking’.

Niet ontvangen Dit is de status die wordt toegekend aan een dossier dat is ingeleid door u vanaf het moment dat u op ‘Doorsturen naar EOL’ heeft geklikt. Het dossier behoudt deze status tot wanneer het ontvangen wordt in een acerta-kantoor.

Ontvangen-wachtend op betaling De status ‘ontvangen-wachtend-op-betaling’ geeft aan dat het dossier ontvangen is, maar nog niet verwerkt kan worden omdat de betaling nog niet (volledig) gebeurd is. De status volgt automatisch en onmiddellijk op de status ‘ontvangen’.


Pagina 15 van 23


Dienststatussen Dienststatussen geven gedetailleerd weer wat de stand van zaken van een bepaalde dienst binnen een dossier is. De dienststatus en de operationele status kunnen volledig verschillend zijn. Hieronder vindt u een beschrijving van alle dienststatussen. De statussen staan hier in alfabetische volgorde, niet in de logische verwerkingsvolgorde.

Advies ‘Advies’ wordt gebruikt wanneer een adviesaanvraag wordt overmaakt aan het servicecenter.

Afgerond ‘Afgerond’ is een eindstatus die betekent dat de dienst volledig verwerkt werd. De status ‘afgerond’ wordt automatisch toegekend nadat de input in de KBO hebt gedaan of nadat een aanvraagformulier naar de overheidsinstantie werd opgestuurd, de vergunning werd ontvangen…

BijkomendeStukken De status ‘bijkomende stukken’ wordt toeegekend nadat de klant of u zelf werd gecontacteerd voor bijkomende informatie of documenten.

FoutOverheid ‘FoutOverheid’ betekent dat er eerst een actie door een overheidsinstantie moet gebeuren vooraleer de dossierbeheerder verdere stappen kan zetten bij de verwerking van de dienst. De actie die door de overheid moet gebeuren kan bijvoorbeeld zijn: griffie moet rechtspersoon nog creëren, straat bestaat nog niet in het NIS, …

Gecontroleerd ‘Gecontroleerd’ betekent dat alle nodige stukken en informatie om een dienst af te ronden in het dossier zitten. Alles is dus klaar om in te voeren in de KBO, om een vergunningsaanvraag in te dienen etc. Een reden om de status ‘gecontroleerd’ te kiezen kan zijn: KBO is niet beschikbaar.

Geweigerd De status ‘geweigerd’ wordt enkel gebruikt bij een dienst die men wettelijk moet weigeren. Het gaat dus om aanvragen waarvoor de ondernemersvaardigheden niet in orde zijn of als de voorwaarde voor een kaart ambulante handel niet zijn vervuld.


Pagina 16 van 23


Ingepland De status ‘Ingepland’ is enkel bedoeld voor het specifieke geval waarin een aanvraag stopzetting in de toekomst wordt aangevraagd en de dienst op zich al volledig is.

Niet ontvangen ‘Niet ontvangen’ is de status die elke dienst heeft van het moment dat het dossier is doorgestuurd naar het ondernemingsloket tot het moment dat het ‘in verwerking’ wordt genomen. De status wordt dus automatisch toegekend.

Ontvangen Van zodra het dossier in verwerking werd genomen, wordt er nagekeke of de dienst de status ‘ontvangen’ kan worden gegeven. Dit is dus de taak van de dossiereigenaar die het dossier verwerkt. De status ‘ontvangen’ wordt toegekend van zodra er een stuk in verband met de dienst ontvangen is (de aanvraag, al een bijkomend stuk….). De status ‘ontvangen’ wordt vrijwel onmiddellijk gevolgd door een wacht -of een andere dienststatus.

Vertaling De status ‘Vertaling’ is bedoeld voor diensten waarvoor het Ondernemingsloket een vertaling moet aanvragen die nodig is vooraleer de dienst verder verwerkt kan worden. In de periode waarop de vertaling het eerste bijkomende stuk is en ook zolang de vertaling in aanvraag is krijgt de dienst de status ‘vertaling’. (Ondertussen wordt er uiteraard een dienst ‘vertaling’ toegevoegd aan het dossier, deze dienst krijgt een andere wachtstatus.)

Verwijderd ‘Verwijderd’ is een eindstatus die betekent dat de dienst niet uitgevoerd werd. De status ‘verwijderd’ kan op verzoek van de aanvrager worden toegekend als hij afziet van de aanvraag of de dossiereigenaar beslist om deze status toe te kennen wanneer de vereiste informatie niet werd bezorgd. In dit laatste geval moet voor bepaalde diensten en in bepaalde situaties de status ‘geweigerd’ worden toegekend en niet ‘verwijderd’.

WachtenOpVergunning De status ‘wachten op vergunning’ wordt gebruikt ingeval er voor een dienst zelf een (bijkomende) vergunning aangevraagd moet worden. In tegenstelling tot bijvoorbeeld de wachtstatus ‘bijkomende stukken’ geeft men door het gebruik van ‘wachten op vergunning’ aan dat niet u of uw klant het ontbrekende stuk moet aanleveren. Het kan zijn dat die vergunning dan een andere dienst van het dossier is. Deze andere dienst krijgt dan een andere wachtstatus.


Pagina 17 van 23


Je gebruikt de status ‘WachtenOpVergunning’ voor de dienst ‘beroepskaart’ en voor de dienst ‘gelegaliseerd uittreksel’. Deze dienst krijgt deze status vanaf het ogenblik dat de aanvraag beroepskaart is opgestuurd naar DEV of het gelegaliseerde uittreksel is opgevraagd bij de FOD tot het moment dat de documenten in ons bezit zijn en kunnen afgeleverd worden aan de klant of u zelf.

Oorspronkelijk doorgestuurd dossier U kan de oorspronkelijk doorgestuurde versie van uw dossier blijven raadplegen. U kan deze bekijken door op het pdf-icoontje te klikken bij ‘Reeds verstuurde dossiers’: Afb85

Verder ziet u elk nieuw VTB en alle wijzigingen in de detailgegevens. Het icoon voor het originele dossier is pas zichtbaar als er wijzigingen zijn aangebracht in het oorspronkelijke dossier. .


Pagina 18 van 23


Verklarende woordenlijst In de verklarende woordenlijst staat de betekenis uitgelegd van begrippen die in de processen voor dossierverwerking of in de daarvoor gebruikte applicatie, UniekLoket NV, voorkomen. De begrippen staan alfabetisch gerangschikt. In de verklaring wordt soms gebruikt gemaakt van een ander begrip uit de woordenlijst. Dit staat dan in het blauw. A AVD Deze afkorting staat voor AanVullendeDienst. De aanvullende diensten zijn de diensten die gekozen kunnen worden bij ‘Verplichtingen en vergunningen’. AXI Finance Dit is het boekhoudprogramma van Acerta. B Baliedossier Een baliedossier is een dossier van een klant of een medewerker die op kantoor langskomt. In de regel wordt het dossier opgesteld door de medewerker startersservice tijdens het bezoek van klant of medewerker. Het kan echter eventueel ook zo zijn dat het dossier reeds eerder werd ingevoerd in UniekLoket en dat een baliebezoek plaatsvindt om het dossier meteen te verwerken. Betalingsregime Een betalingsregime wordt toegekend aan een externe medewerker van Acerta en bepaalt de betalingsmodaliteiten waaruit die medewerker kan kiezen.. Er zijn twee regimes: betalingsuitstel en geen betalingsuitstel. Geen betalingsuitstel houdt in dat het dossier betaald moet zijn vooraleer aan de verwerking van het dossier wordt begonnen. Bij betalingsuitstel heeft u de mogelijkheid om pas te betalen nadat het dossier is afgerond. U moet in dat geval zelf de gefactureerde zijn. Bij geen betalingsuitstel kan de medewerker, de klant of nog een andere de gefactureerde zijn. Indien u betalingsuitstel wenst, mag u geen achterstallige betalingen hebben en moet u een betalingsverbintenis ondertekenen waarin u verklaart de betalingen zelf te voldoen na afronding van het dossier. Betalingsmodaliteit De betalingsmodaliteit wordt toegekend aan een concreet dossier en bepaalt of een dossier zal betaald worden voor of na verwerking van het dossier en wie de gefactureerde is. Er zijn vier betalingsmodaliteiten  Betalingsuitstel  Geen betalingsuitstel - factuur aan medewerker  Geen betalingsuitstel - factuur aan klant  Geen betalingsuitstel - factuur aan andere


Pagina 19 van 23


Als u een dossier opstelt in UniekLoket NV heeft u per dossier keuze uit alle modaliteiten als u betalingsuitstel heeft. Als u het betalingsregime geen betalingsuitstel heeft, kan u enkel opteren voor een van de regimes ‘geen betalingsuitstel’. Betalingsuitstel Betalingsuitstel is een van de twee betalingsregimes. Het andere betalingsregime is geen betalingsuitstel. Betalingsuitstel betekent dat de u de keuze heeft uit alle betalingsmodaliteiten, zowel geen betalingsuitstel als betalingsuitstel. Ingeval van betalingsuitstel kan u ermee wachten om de betaling te doen tot het dossier volledig verwerkt is en u de factuur heeft ontvangen. U kan kiezen voor het regime betalingsuitstel als u een betalingsverbintenis ondertekent en geen achterstallige betalingen opbouwt. Betalingsverbintenis Dit is een schriftelijke verklaring van u aan Acerta Ondernemingsloket. U verklaart zich hiermee akkoord zelf de betaling te voldoen van zodra een dossier Ondernemingsloket afgerond is. U bent dus in de plaats van uw klant verantwoordelijk voor de betaling. BU Dit is de afkorting voor ‘betalingsuitstel’. C D DEV Dit is een afkorting die staat voor ‘Dienst Economische Vergunningen’. Dit is een federale overheidsadministratie die bevoegd is voor kaarten ambulante handel, kermiskaarten en beroepskaarten. De beroepskaarten worden door deze dienst uitgereikt. De kaarten voor ambulante handel en kermisactiviteiten reikt het ondernemingsloket zelf uit (maar volgens de richtlijnen van DEV). Dienst Een dienst is een prestatie die geleverd wordt door Acerta ten bate van een onderneming. Een of meerdere diensten zijn een onderdeel van een dossier. Dossier Een dossier is een verzameling van een of meerdere diensten voor eenzelfde onderneming (uitzondering dient uittreksels). Een dossier is op zich geen verrichting; Op dossierniveau worden wel de algemene gegevens verzameld van de onderneming (rechtsvorm, benaming, adres….). Dossierbeheerder ‘Dossierbeheerder’ heeft in tegenstelling tot ‘Dossiereigenaar’ geen technische betekenis in de applicatie ULNV. De term wordt wel nog gebruikt om de functie aan te duiden van de personen die dossiers verwerken. Dossiereigenaar De dossiereigenaar is diegene die in de applicatie gekend is als diegene die het dossier op dat moment aan het verwerken is / bij wie het dossier ligt. Dit is de contactpersoon/het aanspreekpunt voor het dossier. De dossiereigenaar is degene die bijvoorbeeld automatische taken zal ontvangen voor het dossier. Er zijn momenten in de cyclus van een dossier dat er geen dossiereigenaar is, bijvoorbeeld zolang het op de autostrade staat. Dossiereigenaar is niet altijd gelijk aan diegene die het laatst een status heeft gewijzigd.


Pagina 20 van 23


E EDRL Dit is een afkorting die staat voor EuropeseDienstenRichtLijn. Deze richtlijn bepaalt dat in België de ondernemingsloketten bepaalde diensten moeten kunnen presteren voor een ondernemer uit de Europese Unie. Het gaat om vergunningen die nodig zijn om een onderneming te starten, te wijzigen of stop te zetten op Belgisch grondgebied. Het gaat in totaal om enkele honderden verschillende vergunningen. Door deze grote hoeveelheid, bestaat binnen Acerta Ondernemingsloket voor de meeste vergunningen geen uitgewerkte procedure. De meeste van deze diensten worden daarom op de afdeling Backoffice verwerkt. Daar bestaat de mogelijkheid om elke aanvraag grondig te onderzoeken. Eindstatus Eindstatus is een verzamelbegrip voor alle statussen die aanduiden dat een dossier is afgesloten. Er zijn eindstatussen op niveau van diensten en dossier. De operationele eindstatussen (niveau dossier): De eindstatussen op niveau van dienst:  afgerond  geweigerd  verwijderd F Factuur De factuur is het officiële document waarop de geleverde diensten en hun prijs worden vermeld. Ze wordt automatisch gemaakt bij het afsluiten van een dossier wanneer er geklikt wordt op ‘Afsluiten dossier’. Enkel als het dossier verwijderd of geweigerd is en er is geen enkele betalende dienst (totaalprijs is 0), dan wordt er bij het afsluiten van het dossier geen factuur gemaakt. (Ook al is er wel betaald. Voor dit betaalde bedrag krijgt de creditcontroller een taak. Er zal dan worden nagekeken of het bedrag zal worden teruggestort). Als de diensten nog niet (helemaal) betaald zijn, staat op de factuur het saldo en dient de factuur als betaaldocument. Dit is in ULNV enkel het geval voor boekhouders met betalingsuitstel die gekozen hebben voor de betalingsmodaliteit ‘Betalingsuitstel - factuur aan boekhouder’. Bij andere gefactureerde is de factuur altijd al ‘voldaan’ doordat de betaling gebeurde aan de hand van het VTB. FIFO Dit letterwoord staat voor first in first out en hiermee wordt aangeduid dat het oudste dossier steeds eerst verwerkt wordt, dus vóór een dossier dat op een latere datum is toegekomen. G GBU Dit is de afkorting voor ‘geen betalingsuitstel’.


Pagina 21 van 23


Geen betalingsuitstel Geen betalingsuitstel is een van de twee betalingsregimes. Het andere betalingsregime is betalingsuitstel. Geen betalingsuitstel betekent dat al uw dossiers worden verwerkt volgens een van de betalingsmodaliteiten geen betalingsuitstel. Het verzoek tot betaling moet altijd volledig betaald zijn vooraleer met de verwerking van het dossier wordt gestart. U kan zelf kiezen voor het regime geen betalingsuitstel, maar u kan er ook toe gedwongen worden als er teveel achterstallige betalingen zijn en u hierdoor betalingsuitstel verliest. H I J K L M Medewerker Met medewerker wordt u als onze externe medewerker (boekhouder) bedoeld. N O OGM Deze afkorting staat voor ‘overschrijving via gestructureerde mededeling’. Op elk betalingsverzoek en op elke factuur staat een OGM. De gefactureerde kan best uitsluitend deze OGM gebruiken bij zijn overschrijving. De OGM zorgt ervoor dat de betaling automatisch wordt geboekt. Dit vermijdt dus fouten, handmatig werk en wachttijd. ONP Deze afkorting staat voor ‘Onderneming Natuurlijke Persoon’. Deze term wordt gebruikt voor dossiers van het type ‘verrichting in de KBO’. Operationele status Een operationele status wordt toegekend voor een gans dossier. Het is een overkoepelende status die altijd is afgeleid van de dienststatus(sen). Voorbeeld:  dienst aanvraag kbo-inschrijving heeft status ‘afgerond’  dienst btw-aanvraag heeft de status ‘bijkomende stukken’ => status dossier, dus operationele status ‘bijkomende stukken’ ORP Deze afkorting staat voor ‘Onderneming rechtspersoon’. Deze term wordt gebruikt voor dossiers van het type ‘verrichting in de KBO’. P Postdossier


Pagina 22 van 23


Met postdossiers worden alle dossiers bedoeld die niet tot stand komen door een baliebezoek en die dus schriftelijk worden ingediend. Zodra een dossier arriveert op kantoor, wordt dit als ontvangen geregistreerd. Q R Rekening courant Een rekening courant is een betaalrekening waarop ontvangsten en vorderingen geregistreerd worden. Iedere klant heeft een aparte rekening courant. Het ondernemingsloket heeft momenteel (2011) circa 42.000 rekening couranten. S T U V VE Deze afkorting staat voor ‘Vestigingseenheid’. Deze term wordt gebruikt voor dossiers van het type ‘verrichting in de KBO’. Verzoek tot betaling Hiernaar wordt meestal verwezen als ‘VTB’ Bij het opstellen van een nieuwe aanvraag in UniekLoket wordt een verzoek tot betaling opgesteld (bij klikken op ‘Doorsturen naar EOL’). Dit is een soort voorlopige factuur. Het document bevat alle gegevens die nodig zijn om de betaling voor het dossier te kunnen doen. Het verzoek tot betaling wordt gegenereerd voor alle dossiers die niet gratis zijn. Enkel bij de betalingsmodaliteit geen betalingsuitstel moet er ook gevolg aan gegeven worden. W Wachtstatus Wachtstatus is een verzamelbegrip voor alle statussen die aanduiden dat er bijkomende informatie werd opgevraagd en die nodig hebt om de dienst verder te verwerken. Als een dienst een wachtstatus heeft, krijgt het dossier automatisch de status ‘bijkomende stukken’. De wachtstatussen op niveau van dienst:  BijkomendeStukken  Advies  FoutOverheid  BijkomendeStukkenUitgesteld  WachtenOpVergunning  Vertaling X Y Z


Pagina 23 van 23

Handleiding UniekLoket NV

Recommend Documents