2015 Handleiding Abonnementenwervingsproject
Irene Harmusial Uitgeverij Amigoe NV 7-10-2015
1
Inhoud Planning maken voor de sales medewerkers voor de aankomende 2 weken........................................ 3 Doorsturen van de nieuwe binnengekomen abonnees (geworven via de website) .............................. 3 Invoeren van de nieuwe abonnees in C-profit.................................................................................... 3 Het toevoegen van een nieuw product aan een bestaand contract ...................................................... 4 Het verwerken van (gewijzigde)e-mailadressen, telefoonnummers in een bestaand contract/persoon in C-profit ................................................................................................................................................ 5 Het verwerken van (gewijzigde)bezorgadressen in een bestaand contract/persoon in C-profit(bij bijvoorbeeld verhuizing) ......................................................................................................................... 5 Het bijhouden van het abonnementenwervingsonderzoek in Excel ...................................................... 5 Bijlagen.................................................................................................................................................... 7 Bijlage 1 ............................................................................................................................................... 7 Bijlage 2 ............................................................................................................................................... 8 Bijlage 3 ............................................................................................................................................... 9 Bijlage 4 ............................................................................................................................................. 11 Bijlage 5 ............................................................................................................................................. 12
2
Planning maken voor de sales medewerkers voor de aankomende 2 weken Wie: Irene Harmusial (Stagiaire). Wanneer: Uiterlijk donderdag eind van de dag. Deadlines: 15 oktober 2015 eind van de dag (rooster voor week 43&44) 29 oktober 2015 eind van de dag (rooster voor week 45&46) 12 november 2015 eind van de dag (rooster voor week 47&48) 26 november 2015 eind van de dag (rooster voor week 49&50) 10 december 2015 eind van de dag (rooster voor week 51&52) 24 december 2015 eind van de dag (rooster voor week 1&2) 7 januari 2016 eind van de dag (rooster voor week 3&4) 21 januari 2016 eind van de dag (rooster voor week 5&6) 4 februari 2016 eind van de dag (rooster voor week 7&8) 18 februari 2016 eind van de dag (rooster voor week 9&10) 3 maart 2016 eind van de dag (rooster voor week 11&12) 17 maart 2016 eind van de dag (rooster voor week 13&14) 31 maart 2016 eind van de dag (rooster voor week 15&16) enz. Hoe: Gebruik de templates (zie bijlage 1&2). Houd rekening met de wensen van de locaties en de inzetbaarheid van de sales medewerkers. Blijf op de hoogte van de meest recente openingstijden en evenementen. Zorg dat het rooster van de betreffende locatie wordt gecommuniceerd met de daarvoor aangegeven contactpersoon, zodat zij op de hoogte zijn van onze komst. Spreek ook duidelijk af waar (bijv. Bij binnenkomst rechts/links/bij het eerste pad), op de locatie, de sales medewerkers mogen staan met hun booth. Probeer te zorgen voor een opvallende plek waarbij de booth goed zichtbaar is voor de klanten zonder de locatie te hinderen. Afronding: mailen naar de sales medewerkers. Zij moeten hun gewenste wijzigingen/bevestiging doorgeven per mail uiterlijk vrijdagmiddag 15:30 voor het starten van het nieuwe rooster.
Doorsturen van de nieuwe binnengekomen abonnees (geworven via de website) Wie: Arletty Lacroes (Hoofd Districo). Wanneer: maandag t/m vrijdag voor 09:30. Hoe: per mail direct doorsturen naar
[email protected]. Afronding: de ontvangen e-mails worden dagelijks verwerkt in C-profit zodat zij voor de deadline van 10:30 meegenomen kunnen worden in de bezorging.
Invoeren van de nieuwe abonnees in C-profit Wie: Karin van der Lubbe (Sales Representative) & Irene Harmusial (Stagiaire) Wanneer: maandag t/m vrijdag voor 10:30. Hoe: Open C-profit. Log in d.m.v. je persoonlijke username en password Klik op ‘Subscription’. Zoek op naam van de nieuwe abonnee in het ‘search´ vakje om te checken of er al een klant geregistreerd staan met dezelfde naam. Zoek het routenummer op van het betreffende adres. Klik op ‘Costumer’ links boven in het scherm en maak een nieuwe klant aan via ‘new’. 3
Vul in: - ‘Name 1’: ACHTERNAAM VOORNAAM - ´Adress´: straat + huisnummer (eventueel kavel/appartement …) - ‘Zipcode, city’: Route nummer - ‘E-inv.code/bank’: e-mailadres - ‘Dept. Code’: id-nummer - ‘Phone’: privé nummer - ‘Mobile’: mobiel nummer Klik op ‘save’. Kies bij ‘paper’: het product waarvoor de abonnee heeft gekozen ‘Amigoe Curacao’ of ‘Amigoe Express’. LET OP: Indien een abonnee een Amigoe + een Express wil ontvangen moet je hier 2 aparte contracten voor maken binnen dezelfde klant!! Zie pagina 4. Kies bij ‘Payment type’: e-mail (indien het e-mail adres ontbreekt kies ‘Invoice’) In dit geval moet er ook een incassoloper geselecteerd worden. Klik op ‘Costumer’ links boven in het scherm en klik op ‘Customer classification’ en vervolgens op ‘Class’. Selecteer hier de incassoloper n.a.v. de lijst die daarvoor bestemd is. Wijken zijn verdeelt over verschillende incassolopers. Klik op ‘Insert’. Kies bij ‘Begin’ de datum van invoering (indien dit voor 10:30 is i.v.m. dagelijkse bezorging, anders de datum van de volgende dag). Kies bij ‘End’ de laatste dag waarop de abonnee een krant krijgt (bepaalde periode -1dag). Dit is alleen van toepassing als het gaat om een contract van een bepaalde periode. Is er sprake van een contract voor onbepaalde tijd dan dient de einddatum te worden opengelaten. Indien de abonnee geworven is via de website dient er bij ‘Payment’ ‘Month’ geselecteerd te worden. Indien de abonnee geworven is op locatie via sales, dient er bij ‘Payment’ aangegeven te worden hoe de abonnee heeft betaald tijdens de inschrijving. Na het invoeren van de nieuwe abonnees moet er een lijst uitgedraaid worden om te controleren of alle nieuwe abonnees correct zijn ingevoerd. Afronding: kopiëren van de originele formulieren/uitprinten van de e-mails. Kopietjes op de sales afdeling sorteren op sales medewerker en datum (nieuwoud). Na invoering, originele formulieren/extra kopie (incl. abonneenummers + routenummer genoteerd op het formulier) afleveren bij Irene Garcia-Goncalves (Administrateur).
Het toevoegen van een nieuw product aan een bestaand contract Wie: Karin van der Lubbe (Sales Representative) & Irene Harmusial (Stagiaire). Wanneer: maandag t/m vrijdag voor 10:30. Hoe: Open C-profit. Log in d.m.v. je persoonlijke username en password Klik op ‘Subscription’. Zoek op naam in het ‘search´ vakje en klik op de klant waarvoor er een nieuw product moet toegevoegd worden aan een bestaand contract.
4
In het scherm wat nu in beeld komt kan er een nieuw contract worden aangemaakt voor de klant. Klik op ‘Save’ om de wijzigingen op te slaan in het klantenbestand. Afronding: kopiëren van de originele formulieren/e-mails. Kopietjes op de sales afdeling sorteren op sales medewerker en datum (nieuwoud). Na invoering, originele formulieren (incl. abonneenummers + routenummer genoteerd op het formulier) afleveren bij Irene Garcia-Goncalves (Administrateur).
Het verwerken van (gewijzigde)e-mailadressen, telefoonnummers in een bestaand contract/persoon in C-profit Wie: hangt af van wie deze wijzigingen binnen krijgen. Eigen verantwoordelijkheid! Wijzigingen die je binnen krijgt moet jij ook zelf verwerken in C-profit. Wanneer: z.s.m. na het ontvangen van de wijzigingen. Hoe: Open C-profit. Log in d.m.v. je persoonlijke username en password Klik op ‘Subscription’. Zoek op naam in het ‘search´ vakje en klik op de klant waarvan de gegevens gewijzigd moeten worden. Klik op ‘Costumer’ links boven in het scherm. In het scherm wat nu in beeld komt kunnen de gegevens van de klant gewijzigd worden. Klik op ‘Save’ om de wijzigingen op te slaan in het klantenbestand.
Afronding: Irene Garcia-Goncalves (Administrateur)en Arletty Lacroes (Hoofd Districo) inlichten per mail van de wijzigingen en des betreffende personen (+ abonneenummers).
Het verwerken van (gewijzigde)bezorgadressen in een bestaand contract/persoon in C-profit(bij bijvoorbeeld verhuizing) Wie: Arletty Lacroes (Hoofd Districo) & Irene Garcia-Goncalves (Administrateur). Wanneer: z.s.m. na het ontvangen van de wijzigingen. Hoe: in C-profit. Is bekend bij de Administratie/Districo afdeling. Afronding: Indien de sales afdeling een (soortgelijke)wijziging binnen krijgt, dienen zij deze per mail door te geven aan Irene Garcia-Goncalves.
Het bijhouden van het abonnementenwervingsonderzoek in Excel Wie: Irene Harmusial (Stagiaire). Wanneer: maandag t/m vrijdag. Hoe: na het invoeren van de nieuwe abonnees in C-profit moeten de statistieken bijgehouden worden in het daarvoor bestemde onderzoek. Wat moet er bijgehouden worden: Aantal abonnees Abonneenummer Contract (bepaald/onbepaald) Abonnement (Amigoe/Express) Periode van.. Begindatum Laatste bezorg dag 5
Betaling Betalingswijze Dag (ma-zo) Datum Locatie Verkoper Adres Route Gebeld ja/nee? Via salesteam? Reden Zie template bijlage 3. Afronding: Eind van de maand uitprinten en ophangen op de sales afdeling. Dagelijks checken of onbekende informatie al opgevraagd kan worden en of er al gebeld is. HET VERLENGEN VAN EEN ABONNEMENT (GROTE IRENE/ARLETTY) KARIN EN KLEINE IRENE DOEN DE AFTERSALE/AFGELOPEN BEPAALDE CONTRACTEN. PER E-MAIL NAAR ARLETTY & IRENE NAAM ABONNEE + ABONNEENUMMER + WENSEN ABONNEE.
6
Bijlagen Bijlage 1 Week ..
Ma. ..-..
di. ..-..
Wo. ..-..
Do. ..-..
Vr. ..-..
Naam 1 Naam 2 Naam 3
-
00:00-00:00 VH -
-
00:00-00:00 VH -
00:00-00:00 CM 00:00-00:00 VH 00:00-00:00 CP
Week ..
Ma. ..-..
di. ..-..
Wo. ..-..
Do. ..-..
Vr. ..-..
Za. 17-10
Zo. 18-10
Check
Naam 1 Naam 2 Naam 3
-
-
00:00-00:00 VH -
-
00:00-00:00 CM 00:00-00:00 CP
00:00-00:00 CP 00:00-00:00 VH
00:00-00:00 VH -
√ √ √
Naam Karin van der Lubbe Irene Harmusial Naam 1 Naam 2 Naam 3 CP CM AH VH KZ MRC DZ
= Centrum Piscadera = Centrum Mahaai = Albert Heijn Zeelandia = Vreugdenhil = KooymanZeelandia = Mangusa Rio Canario = DijthamZeelandia
Telefoonnummers 767 2000 ext. 000 767 2000 ext. 000 000 0000 000 0000 000 0000
Za. ..-.. 00:00-00:00 KZ 00:00-00:00 KZ
E-mail
[email protected] [email protected]
Zo. ..-..
Check
00:00-00:00 CM 00:00-00:00 VH
√ √ √
Totaal aantal uren .. .. ..
Totaal aantal uren .. .. ..
Beschikbaarheid Ma t/m vr 09:00-17:00 Donderdag t/m zaterdag Vr, za, zo
Mededelingen:
7
Bijlage 2 Locatie Centrum Mahaai (CM)
Beschikbaar Iedere dag
Openingstijden Ma-za. 07:30-20:00 Zo 07:30-17:00
Spits Vr/ Za / Zo Vr 16.00 – 19.00 Za 9.00 - 14.00 16.00 - 19.00 Zo 09.00 –14.00
Contactpersoon Enrique Ribeiro
Telefoonnummer 515 9282
E-mail
[email protected]
Centrum Piscadera (CP) Albert Heijn Zeelandia (AH) Vreugdenhill (VH)
Een dag in de week Maandelijks 2 pers. Iedere dag
Ma-za. 07:30-19:30 Zo 07:30-17:00 ma-zo 08:00-20:00
ma, vr, za 17:00-19:00 vr. 16:00- 19:00 za. 10:00-16:00 Vr. + za. 16:3018:30 2e wo. v/d maand
Ronnie Jansen
564 7788
[email protected]
Lysanne Kuindersma
517 7309
[email protected]
Alan Evertz
461 1296
[email protected]
Mangusa Rio Canario (MRC) KooymanZeelandia (KZ)
Nog niet bevestigd Elke eerste za. v/d maand.
-
-
Anita
736 6400 ext. 115
[email protected]
ma-za 07:00-18:00 zo 09:00-14:00
Corwin van Hoof
565 2469
[email protected]
DijthamZeelandia (DZ)
In overleg
ma-za 08:00-18:00 zo gesloten
Elke eerste za. v/d maand (7 nov. 09:0015:00) -
Jolanda Dijkhuizen
521 2212
[email protected]
ma-za 08:00-20:00 zo 08:00-13:00
31 okt Promenade Bazaar 09.00 - 15.00 7 november Kooyman 09:00-15:00 17 dec AH Kerstmarkt Vanaf ongeveer 16.00 eindtijd nader bekend 19 dec Dijtham Kerstmarkt 08.00 - 18.00
8
Bijlage 3
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
Abonneenr. 33842 27782 22368 461343 461345 461347 461346 10037 461344 461353 461352 461349 461364 461362 461363 461374
Contract Abonnement Periode van bepaald Amgioe 3 maanden bepaald Amigoe 1 maand onbepaald Amigoe + Express onbepaald Amigoe onbepaald Amigoe onbepaald Amigoe onbepaald Amigoe onbepaald Amgioe onbepaald Amigoe bepaald Amigoe 1 maand bepaald Amigoe 1 maand bepaald Amigoe 1 maand bepaald Amigoe 12 maanden onbepaald Amgioe bepaald Amigoe 1 maand bepaald Amigoe 6 maanden
Begindatum 28/09/15 28/09/15 28/09/15 28/09/15 28/09/15 28/09/15 28/09/15 28/09/15 28/09/15 29/09/15 29/09/15 29/09/15 03/10/15 03/10/15 06/10/15 05/10/15
Laatste bezorgdag 27/12/15 27/10/15 28/10/15 28/10/15 28/10/15 03/10/16 05/11/15 04/04/15
Betaling 91.50 30.50 35.50 30.50 30.50 30.50 30.50 30.50 30.50 30.50 30.50 30.50 335.50 335.50 30.50 30.50
Betalingswijze pinnen pinnen pinnen cash pinnen pinnen pinnen cash cash pinnen pinnen pinnen pinnen pinnen pinnen pinnen
Dag zaterdag zaterdag zaterdag zaterdag zondag zondag zondag zondag zondag maandag maandag maandag donderdag donderdag donderdag vrijdag
Datum 26/09/15 26/09/15 26/09/15 26/09/15 27/09/15 27/09/15 27/09/15 27/09/15 27/09/15 28/09/15 28/09/15 28/09/15 1/10/15 1/10/15 1/10/15 02/10/15
9
Locatie AH AH AH AH CM CM VH VH VH CP CP VH CM CM CM CM
Verkoper Stefany/Jennifer Stefany/Jennifer Stefany/Jennifer Stefany/Jennifer Jennifer Jennifer Stefany Stefany Stefany Stefany Stefany Zuraina Zuraina Zuraina Zuraina Zuraina
Adres Dokterstuin NST 195B Kaya Tersichore 14 Residencia Pos Kabai B4 Kaya Fort De France 19 Dr. J. Eykmanweg 12A Mauritslaan 4 Schubappelweg 49 Granaatappelweg 125E Seru Loraweg 32 Sint Michielsweg 29 Parkweg 18 Socratesstraat 36 Blenchiweg 13 Dornasolweg 7 Kaya Yoshua 30 Kaya Seru Mahok 25
Route 87 4 18 78 61 55 58 58 57 60 60 22 54 54 69 30
Gebeld? Via salesteam n.v.t. Ja n.v.t. Ja n.v.t. Ja n.v.t. Ja n.v.t. Ja n.v.t. Ja n.v.t. Ja n.v.t. Ja n.v.t. Ja n.v.t. Ja n.v.t. Ja n.v.t. Ja n.v.t. Ja n.v.t. Ja n.v.t. Ja n.v.t. Ja
10
Bijlage 4 Telefoon script nieuwe abonnees Welkom heten
Bedankt voor uw aanmelding op onze website voor een abonnement op de Amigoe. Zo check je meteen of het klopt dat men de krant wil ontvangen.
Gegevens checken
NAW gegevens checken of alles klopt en aangeven dat men vanaf die dag ( of de dag erna) de krant zal ontvangen.
Op de hoogte stellen
Vraag of men op de hoogte is van onze opties en voor de volledigheid geven we u nog even een overzicht van opties en aanbiedingen. o
Op zaterdag krijgt u onze weekendbijlage de Ñapa samen met de Amigoe thuis bezorgd.
o
EXPRESS Voor slechts Nafl. 5,- per maand extra kunt u ook de Amigoe Express van maandag t/m vrijdag thuis bezorgd krijgen.
o
Nieuwe abonnees van deze maand kunnen een vliegticket van InselAir met bestemming Bonaire winnen.
o
Betalingen U wordt vanaf heden per maand gefactureerd, dit kost 30.50 nafl. per maand. U kunt u er ook voor kiezen om een half jaar of een jaar vooruit te betalen. Half jaar: Nafl. 175,50 met 1 week gratis Eind oktober verloten we onder deze abonnees een dinerbon t.w.v. Nafl. 100 van Pirates Nest. Jaar: Nafl. 335,50 met 1 maand gratis Hierbij komt u in aanmerking om uw volledige abonnementsgeld terug te winnen.
o
Aangeven dat men vanaf vandaag online de krant kan bekijken. Aanbieden om het abonneenummer te geven of per e-mail bevestigen is makkelijker.
Reden afsluiting van abonnement
Wat heeft uw interesse gewekt om bij ons abonnee te worden?
Antwoorden zouden kunnen zijn o.a.: Sales team, radio ( laser 101/ dolfijn fm) via de website online de krant al gelezen, etc. etc. Afronding Bedanken voor het afsluiten van het abonnement en nogmaals aangeven dat men vanaf vandaag de krant kan verwachten. 11
Bijlage 5 Beste ….
Welkom bij de Amigoe! Hartelijk dank dat u bij ons een abonnement heeft afgesloten. Uw abonneenummer is …… Voor de volledigheid geven we u nog even een overzicht van opties en aanbiedingen. Factuurperiode U krijgt maandelijks een factuur van ons. U kunt er echter ook voor kiezen om voor een andere periode gefactureerd te worden. Amigoe: Per kwartaal: Per half jaar: Per jaar:
Nafl. 91,50 Nafl. 175,50 Nafl. 335,50
(1 week gratis) (1 maand gratis)
Met Express: Nafl. 106,50 Nafl. 205,50 Nafl. 395,50
EXPRESS Voor slechts Nafl. 5,- per maand extra kunt u ook de Amigoe Express van maandag t/m vrijdag thuis bezorgd krijgen. Bent u in deze mogelijkheden geïnteresseerd, kunt u dit via onderstaand e-mailadres aan ons doorgeven. Mooie prijzen die u kunt winnen deze maand:
Eind oktober verloten we onder de nieuwe abonnees van deze maand een vliegticket van InselAir met bestemming Bonaire.
Eind oktober verloten we onder abonnees die een half jaar vooruit betalen een dinerbon t.w.v. Nafl. 100 van Pirates Nest.
Eind oktober kunnen abonnees die een heel jaar vooruit betalen het volledige abonnementsgeld terug winnen.
Extra’s voor abonnees
Gratis toegang tot de gehele website (www.amigoe.com)
Op zaterdag krijgt u onze weekendbijlage de Ñapa samen met de Amigoe thuis bezorgd.
Amigoe is onlangs vernieuwd, met onder anderen een aantal nieuwe rubrieken. We zijn continu bezig met het vernieuwen van Amigoe op basis van de wensen van onze lezers. Wij hopen dan ook dat u met plezier de Amigoe zal lezen! Als u vragen of opmerkingen heeft, kunt u ons bereiken via:
[email protected] T. 767-2000 ext. 130/136
12
We wensen u veel leesplezier! Met vriendelijke groet, Karin van der Lubbe & Irene Harmusial Sales Representative
13
