Dynamic Software nv – Ring 37 – 2200 Noorderwijk
CONFIDATA Handleiding
Dynamic Software nv – Ring 37 – 2200 Noorderwijk
ALGEMEEN Vanaf versie 6.4.34 werkt Flexigar2000 voor de verwerking van de bestellingen wisselstukken met elektronische bestanden die teruggestuurd worden door de invoerder. Deze module vindt u in ons programma onder het menu ‘Merken/Mercedes/Bestellingen ontvangen.’ Voortaan wordt de mogelijkheid geboden om een naar de invoerder verstuurde bestelling ook verder op te volgen en te verwerken a.d.h.v. informatie die teruggestuurd wordt door de invoerder. Deze informatie beperkt zich tot de informatie die meegegeven wordt in de elektronische leveringsnota die zal beschikbaar zijn op het moment dat deze is opgesteld bij de invoerder. Er is geen boekhoudkundige manipulatie van deze informatie, welke zich louter beperkt tot het verwerken van magazijngegevens en verwerken van openstaande en verstuurde bestellingen. De elektronische informatie die terugkomt, gaat over zowel stockbestellingen, als spoedbestellingen, als bestellijnen rechtstreeks ingegeven in SPICS. U dient steeds rekening te houden met een overgangsfase voor de behandeling van de bestanden.
VOORBEREIDINGEN Volgende instellingen zijn nodig voor een correcte werking van de module:
Instellen van de locatie voor toegekomen bestanden. Via het menu ‘Merken/Mercedes/Parameters/Bestellingen’ dient u de plaats op te geven waar de bestanden zullen bewaard worden om te worden behandeld in de nieuw ontwikkelde modules.
De instelling van deze parameter is toestelafhankelijk en dient dus te worden ingesteld op elk toestel waar gegevens van CONFIDATA verwerkt zullen worden. Meestel is deze instelling enkel nodig op het toestel van de magazijniers, omdat zij meestal de opvolging en verwerking doen van de toegekomen bestanden.
Dynamic Software nv – Ring 37 – 2200 Noorderwijk
Procesverloop van bestellingen tot leveringen. Bestelvoorstel Stockbestelling Spoedbestelling Rechtstreeks SPICS Rechtstreeks SPICS
Besteld in Flexigar2000 JA JA JA NEEN
Verstuurd naar invoerder JA NEEN NEEN NEEN
Confidata JA JA JA JA
U kan iedere bestelling (stock of spoed) opmaken in Flexigar2000 via de module ‘Bestellingen’ in het magazijn. De verdere afwerking is afhankelijk van hoe deze bestelling verder wordt behandeld in Flexigar2000. Wij schetsen hier het verloop van een bestelling in een overzichtelijke tabel, die u inzicht geeft in de verschillende processen. Ongedacht de wijze waarop de bestelling is doorgevoerd naar de systemen van de invoerder, zal de invoerder u toch data aanleveren om de rechtstreekse integratie van de toegeleverde onderdelen in Flexigar2000 mogelijk te maken. Misschien moet u de werkwijze in uw bedrijf aanpassen om alle bestellingen perfect te kunnen opvolgen. De verdere afhandeling van de Confidata-bestanden zal verschillende stappen automatiseren en u informeren over aangepaste prijzen enz.
Inlezen van de ontvangen bestanden Voor de installatie van de File Transfert Systemen zal u gecontacteerd worden door T-Systems. Dit bedrijf zal een UTA-applicatie in uw netwerk installeren om de file transferts te doen naar een bepaalde PC of plaats in uw netwerk. Deze locatie dient u in te geven in het parameterscherm (zie 2.1). Via het menu ‘Merken/Mercedes/Bestellingen’ ontvangen’ kan u de ontvangen bestanden gaan inlezen. Onderstaand scherm verschijnt:
U ziet het aantal nieuwe bestanden dat is toegekomen sinds de vorige inlezing van bestanden. Normaal is uw antwoord steeds ‘JA’. Met inlezen wordt bedoeld dat deze data klaargezet wordt voor verdere verwerking. Dit is de eerste stap om de gegevens beschikbaar te maken voor verdere verwerking. Nadat u op ‘JA’ heeft geklikt, zal u bovenaan links alle bestanden vermeld zien: leveringsbon en bestelbonnummer worden weergegeven. De data is nu beschikbaar voor verdere verwerking.
Dynamic Software nv – Ring 37 – 2200 Noorderwijk
BESTELLINGEN ONTVANGEN SCHERM Na het inlezen van de bestanden ziet u in de linker bovenhoek van het scherm de gegevens verschijnen van de leveringsbons (nummer van Mercedes-Benz) en de bestelbons (uw nummer).
Indien er op de leveringsbons backorders staan, krijgt u bovenaan in de lijst een extra lijn (‘BO’) te zien, die het mogelijk maakt alle backorders gegroepeerd op het scherm te zien en te verwerken. Het is aangeraden om de backorders eerst te verwerken. Het is zelfs noodzakelijk dat u de backorder verwerkt indien u een stuk wil verwerken dat niet op de eerstvolgende leveringsbon staat.
De rest van de lijst is gesorteerd op volgorde van verwerking door Mercedes-Benz. Het is dan ook aangeraden om de bestanden in die volgorde te verwerken. Indien u een foute leveringsbon aanduidt, zal u niet beschikken over de ‘verwerkings’-knop (knop met heftruck) onderaan op het scherm.
Dynamic Software nv – Ring 37 – 2200 Noorderwijk
Meer uitleg over het verwerkingsscherm Na de selectie van een bepaalde leveringsbon krijgt u de detail te zien.
Statusknoppen Hier kan u kiezen uit 5 verschillende soorten overzichtslijsten.
‘Nummerwijzigingen’: overzicht van artikelnummerwijzigingen voor de aangeduide levering. ‘C-Codes’: overzicht van de uitzonderingen bv. de geleverde hoeveelheid is groter dan de bestelde hoeveelheid, gedeeltelijke levering, … Meer info vindt u telkens op de artikellijn zelf. ‘Prijzen’: alle informatie omtrent prijzen: alle prijsverschillen t.o.v. de bestellingen worden weergegeven. Ook de eventuele promoties worden getoond. Indien de bestelling in Flexigar2000 bestaat, worden de onderdeelprijzen vergeleken met de prijzen op moment van de bestelling.
Dynamic Software nv – Ring 37 – 2200 Noorderwijk
‘Pickinglist’: om eventueel via de ‘print’-knop een lijst af te drukken. Deze lijst wordt eerst op het scherm getoond en kan dan eventueel worden afgedrukt. ‘Algemeen’: algemene informatie omtrent de levering. Hiervan kan ook een lijst afgedrukt worden. In het voorbeeld hieronder ziet u dat prijswijzigingen in uw voordeel een groene kleur hebben en de wijzigingen in uw nadeel een rode kleur hebben. Deze extra info wordt automatisch weergegeven wij het klikken op de ‘Prijzen’-knop.
Kleurlegende U kan indien u dat wenst (aan te raden), werken met kleuren, zodat iedere lijn u onmiddellijk bijkomende informatie verschaft. Zie onderstaande tabel:
Het is aan te raden om beide keuzevakjes aan te vinken, zodat u meteen weet welke extra informatie er is over alle geleverde lijnen.
Dynamic Software nv – Ring 37 – 2200 Noorderwijk
Indien de lijn geen kleur heeft, is deze lijn nergens teruggevonden in de bestellingen die opgemaakt werden in Flexigar2000. Dit kan bijvoorbeeld omdat u een artikel rechtstreeks besteld heeft in SPICS. Dit artikel kan toch gewoon, op basis van de aangeleverde gegevens via CONFIDATA, in voorraad worden genomen in Flexigar2000.
Overige tools
Selectie: Via de knoppen onderaan rechts kan u alle lijnen in één keer aanvinken of uitvinken. Sortering: Via de optie ‘Afwijkende statussen’ kan u snel controleren op welke leveringen er afwijkingen zijn. Deze lijnen komen bovenaan in de lijst te staan. Afdruk: Elke status/overzichtlijst heeft zijn eigen specifieke afdruk. Wanneer u het keuzevakje ‘Info’ aanvinkt, zal ook de extra informatie worden afgedrukt in functie van de gekozen status.
VERWERKING BESTANDEN Verwerking van bestellingen en leveringen Wanneer u een bepaalde leveringsbon heeft geselecteerd en de gegevens ervan op het scherm ziet, kan u deze gaan verwerken in het magazijn. U gebruikt hiervoor onderstaande knop:
Nadat u op ‘Ja’ heeft geklikt, gebeurt de eigenlijke verwerking.
Dynamic Software nv – Ring 37 – 2200 Noorderwijk
1. De bestelbonlijnen die gekoppeld zijn met het bestand worden verwijderd uit de bestellingen. 2. De backorders worden eventueel aangepast. 3. De artikelhoeveelheden worden aangepast in het magazijn. 4. De artikelaankoopprijs wordt aangepast en de gemiddelde aankoopprijs wordt herberekend.
Wissen van een leveringsbon U kan in de verschillende overzichten een leveringsbon wissen met de knop U krijgt een laatste verwitting:
De geselecteerde lijnen worden uit de CONFIDATA gegevens gewist. Het is dus mogelijk om slechts één lijn of een gedeelte van een bestand te wissen (vinkje vooraan).
Deze actie is definitief en onomkeerbaar. De wis-functie past enkel de CONFIDATA gegevens aan. Er worden geen wijzigingen gedaan in de bestellingen zelf. Deze functie is ingebouwd om bij de opstartfase de bestellingen en de leveringsbons te kunnen synchroniseren en eventueel een mogelijke fout op te kunnen vangen.
